5 простых действий для повышения эффективности общения
1. Будьте искренним
Мозг человеку был дан с единственной целью – улавливать опасность. Эта функция мозга позволяла нам выживать в течение последних нескольких тысячелетий. Хотя за нами больше не охотятся саблезубые тигры, способность чувствовать страх, называемая также интуицией, по-прежнему находится в прекрасной форме. Люди способны чувствовать неискренность других. Нам присуще это внутреннее чувство, которое, хотя мы и не можем этого объяснить, подсказывает нам – завязывать ли с кем-то деловые, дружеские и другие отношения, или не делать этого. Не имеет значения, чем вы занимаетесь, главный способ повысить эффективность общения и построить долгосрочные отношения – это быть искренним.
Вывод: Это очень просто. Не нужно играть, следите, чтобы ваши поступки совпадали со словами. А самое главное: говорите честно. Не умаляйте другую компанию, чтобы заманить клиента — это не сработает.
Если сомневаетесь, спросите себя: «Как они это воспринимают?»
2. Не отвлекайтесь, будьте здесь и сейчас
Во время разговора я часто ловлю себя на том, что понимаю, что собеседник не уделяет мне должного внимания. Он осматривает помещение в поисках «лучшего» партнера или проверяет свой телефон, едва слушая меня. Но больше всего меня обижают те, кто только и ждет своей очереди высказаться, чтобы взять разговор в свои руки. Современные технологии приучили нас бояться что-то упустить. Но нужно осознать, что отвлекаясь на другие задачи, вы как раз упускаете нечто. Отсутствующий вид при разговоре является непочтительным, даже более того — вы упускаете возможность установить связь с тем, кто может оказаться для вас ценным в будущем. Требуется менее 7 секунд, чтобы произвести первое впечатление, поэтому постарайтесь воспользоваться этим сполна: твердое рукопожатие, улыбка и визуальный контакт при личном общении или улыбка и членораздельная речь при разговоре по телефону.
Вывод: Вы установите гораздо более прочные и длительные отношения, заключите больше сделок и приобретете больше прочных и поддерживающих вас связей, если будете просто присутствовать во время общения с кем-либо!
3. Задавайте вопросы
Доказано, что больше всего люди любят обсуждать себя. Почему бы не извлечь из этого пользу, выступив в роли детектива? Завязываете ли вы новое знакомство или привлекаете нового клиента, факт остается фактом – чтобы эффективно общаться, нужно больше слушать, чем говорить. Задавая вопросы, вы переводите разговор на них самих и предоставляете им полную возможность поделиться с вами всей информацией о себе. Если вы слушаете и задаете правильные вопросы, они расскажут именно то, что вам нужно знать: от своих проблем и желаемых решений до того, каким образом они собираются двигаться дальше. Не нужно недооценивать силу вопросов как способа установить прочные связи — личные и профессиональные.
Вывод: Если у вас намечается крупная сделка, вы хотите завоевать нового клиента или улучшить свое положение на работе, задавайте больше вопросов!
Запишись
на бесплатный пробный урок в любую группу
Нажимая, вы соглашаетесь на обработку ваших персональных данных4.
Построить доверие
Если, встречаясь с людьми и завязывая с ними отношения, вы оцениваете их значимость только в денежных единицах, у вас проблема. Вам следует прочесть книгу Боба Бергса «Дающий человек: небольшая история мощной бизнес-идеи». Как уже было сказано, эффективными в общении являются те люди, которые больше слушают, чем говорят. Но по-настоящему эффективным общение делает доверие. Наиболее эффективный способ построить доверие – это предложить что-то прежде, чем что-то получить. Сделать это можно просто представив собеседника кому-то во время мероприятия, которое он захотел посетить, или отправив ему статью, которая представляет для него ценность, или направив к ним клиента, прежде чем они даже осознают, что вы для них делаете. Создание доверия сродни разжиганию костра: начинать нужно с мелкого хвороста – это начальный контакт, затем можете добавить поленья побольше. Встреча за чашкой кофе или разговор по телефону; затем еще несколько поленьев — интересная статья, электронное письмо, реферальная ссылка на них; после этого можете положить большой кусок дерева, который будет тлеть всю ночь – просьба, деловые отношения, заключение сделки, взаимоотношения.
Вывод: Вся тайна кроется в подпитывании отношений, их терпеливом поддерживании. Придерживайтесь этой концепции и доверьтесь процессу.
5. Лучше позвонить, чем переписываться
Со многими моими клиентами я убедился, что почти всех неприятных конфликтов можно было избежать, просто подняв телефонную трубку. В своей работе мы так часто полагаемся на СМС, письма или другие способы общения с помощью текстовых сообщений.
Это легкий способ получить ответ или связаться с кем-либо, но он лишен двух крайне важных для эффективного общения элементов – тона и контекста. Просто вспомните: как часто вы в текстовом сообщении воспринимали то, что не подразумевал отравляющий? Ваше радостное настроение внезапно сменяется грустью, стрессом и, возможно, даже раздражением в отношении того, что может оказаться простым недоразумением. Мой совет: если вы получаете сообщение, заставляющее вас волноваться и вызывающее приступы боли в животе, просто снимите трубку телефона и попросите разъяснений.
Вывод: Нет ничего, что могло бы заменить старое доброе личное общение.
Автор перевода — Давиденко Вячеслав, основатель компании MBA Consult.
Оригинал
Приёмы эффективного общения / Хабр
Павел Кондратьев
Руководитель проектов в ГК Юзтех
Введение
Здравствуйте, меня зовут Павел Кондратьев, и я руководитель проектов.
Начинал работу в небольшой компании, создавая кросс-платформенные и нативные мобильные приложения на Kotlin/Swift и веб-сервисы на Yii2, пока не перешел в ГК Юзтех, где веду самые разные проекты на .NET/Vue.JS в мультивендорных командах.
В этой статье хочу поделиться приёмами, которым я научился на своем пути РП. Они помогают мне строить маленькие и большие команды, в разных по своей сложности проектах, с управляемым и предсказуемым результатом. В эффективности приёмов я убедился на личном опыте, поскольку проблемы в построении коммуникации возникают на проектах как с начинающими специалистами, так и со специалистами достаточно высокого уровня.
Проблематика
В какой бы компании я не работал, выстраивание процессов всегда краеугольный камень, от которого во многом зависит конечный результат. Если про выстраивание процессов внутри команд написано уже довольно много статей на профильных ресурсах, в том числе на Хабре, то про коммуникацию и правила эффективного общения, к моему удивлению, статей практически нет.
Есть разные мнения, являются ли общение и коммуникация синонимами, или эти понятия нужно разделять. Я придерживаюсь того мнения, что общение и коммуникация это всё-таки не одно и тоже.
Общение — это про обмен сообщениями и чувствами для установления и поддержания межличностного контакта с собеседником, а коммуникация — про специфический обмен информацией, которое направлено на передачу информации, где важна точность.
Конечно, и общение и коммуникация используют один и тот же метод передачи данных, однако специфичность информации передаваемой при коммуникации определяет ущерб от потери данных при неправильной её настройке.
Таким образом мы выводим главную проблему в коммуникации — потеря данных.
При работе в команде, потеря данных между разными участниками становится тем более критичной, чем больше команда по количеству людей и количеству их ролей и специализации.
Каналы связи
Что выбрать в качестве канала связи, мессенджер, почту или ежедневные синки? Зависит от типа обсуждаемых задач, но правил всего два — скорость общения и ведение коммуникации только в одном канале связи.
Каналы связи всегда должны быть зафиксированы в правилах ведения проекта и доступны всем. Деловую коммуникацию лучше хранить в почте, рабочую и техническую в мессенджерах.
При работе с юридически значимой информацией это позволяет сократить поиск до канала связи, при работе с технической коммуникацией это даёт возможность повторного обращения к информации и понятные правила.
При онбординге нового участника команды сокращается погружение, поскольку даёт возможность быстрого обращения за информацией (текущее общение, история сообщений, поиск по сообщениям).
Казалось бы, правила просты, однако ими часто пренебрегают даже на крупных проектах с мультивендорной разработкой.
Шина
Наверное, все представляют интеграционную шину, когда любой источник и потребитель подключен к общему каналу связи. Информация передаётся в этот канал связи и из него забирается.
Метод организации каналов связи по принципу шины зарекомендовал себя годами практики. Организовывая коммуникацию команды на старте проекта или на любом этапе подключения к нему, я всегда ввожу одно общее правило — в личных сообщениях технически значимую информацию не обсуждаем.
В любой момент времени у команды проекта должен быть доступ к обсуждаемой информации, которая может попадать в сферу интересов любого из её участников. Это позволяет избежать ошибок при обсуждении решений, от которых зависят коллеги, и соблюдать принцип погружённости, где руководитель проекта и лиды в курсе текущих проблем и принимаемых решений.
Вдобавок все мы понимаем, что в любой момент времени, кто-то из разработчиков может по разным причинам прекратить своё участие на проекте (болезнь, отпуск, ротация на другой проект и т.д.), поэтому такой подход даёт возможность сохранить экспертизу внутри проекта.
Фиксация значимой информации
Если позволяет возможность и ресурсы на проекте, все обсуждаемые решения на проекте по методу шины, желательно фиксировать в комментариях к задачам в рамках которых они обсуждались. Чаты — это хорошо, но спустя полгода невозможно вспомнить, по каким причинам приняли решение использовать тот или иной метод, паттерн или подход. Комментарии к задачам позволяют агрегировать эту информацию.
Также из стопроцентного must have наличие в документации на проекте страницы, которая содержит всю важную технически значимую информацию по проекту.
Доступы к окружениям, ссылки на репозитории и документацию, ключи к картам или для интеграции сторонних сервисов — кладите всё в одно место и вы увидите, как быстро выдохнут разработчики, которым не надо каждый раз искать это в разных задачах или по сотням страниц документации.
Аналогично с правилами работы на проекте, списком общих вопросов по проекту или с составом команды. Если есть возможность собрать в одном месте информацию закрывающую чужие вопросы — не стесняйтесь это делать. Нагрузка и трудозатраты ваши и других участников команды на передачу одной и той же информации стоят дороже, чем составление нескольких страниц.
Парафраз или давайте повторим задачу
Если задача не состоит из команды в 2-3 слова, в которых сложно запутаться, лучше переспрашивать, как сотрудники поняли ту или иную задачу. До введения этого правила у меня на проектах неоднократно возникали проблемы при разночтении в постановке задачи.
Парафраз — рассказ своими словами. Просите повторить как поняли задачу ваши сотрудники и это существенно сократит количество неправильно выполненных задач.
Например, в армии это одна из самых распространенных практик. Вашим сотрудникам это позволит избежать двойной работы, а вам быть уверенным, что задачу поняли правильно. И это явно ценнее, чем бояться быть навязчивым. Инфа сотка 🙂
Правила обращения
“Надо закрыть окно” и “Паша, открытое окно создает сильный сквозняк, закрой его сейчас”.
Чувствуете разницу?
В первом случае есть просто информация о проблеме, но нет ответственного, сроков и призыва к действию. В общении с командой я стараюсь использовать простую формулу:
<Обращение> + <вводная информация> + <призыв к действию/призыв к бездействию>
Избегайте повисших в воздухе вопросов или информации отданной в пустоту. Обращайтесь к людям в явном виде и говорите, что конкретно вы хотите получить в качестве результата и почему.
А если вы добавите желаемый срок, ваш собеседник автоматически оказывается вовлечённым в процесс и вынужден сроки либо подтвердить, либо начать их обсуждать, как и постановку задачи в целом. Не 100%, конечно, но шансов явно становится побольше.
Ну и всё это не работает без следующего пункта.
Обратная связь и квитанция
Ты что-то сказал, но не увидел реакции? Услышали тебя или нет? Когда будет готова задача? Все эти вопросы разбиваются о железные правила, которые лучше как можно раньше вводить на проектах.
“Квитанция” — такое смешное, но такое важное слово.
Квитанция — это в первую очередь про строгую отчётность. Когда вы сдаёте одежду в химчистку, подтвердить тот факт, что вы вообще кому-то что-то отдавали можно только с помощью квитанции. Квитанция используется в авиации и у военных, многие из нас слышали в фильмах или играх “Roger that” = “Вас понял”. Это всё — о квитанции и это та форма обратной связи, без которой управлять процессами нормально не получится.
Отсутствие такой обратной связи порождает эффект “болота” и является благодатной почвой для развития “синдрома студента”.
Синдром студента — особая форма прокрастинации. Если у человека есть возможность отложить решение задачи на потом, он обязательно рано или поздно этой возможностью начнет пользоваться, пока это не войдёт в стабильную привычку.
Введите правило давать обратную связь на запросы внутри команды и вы удивитесь, насколько прозрачными станут сроки, а процессы понятными.
Ведь если вы никогда не просили вам отвечать, этого могут никогда и не начать делать. Даже если прочитали.
Грамотно настроенная обратная связь в команде позволяет создать рамки внутри которых “синдрому студента” развиваться очень сложно. А вы и другие участники, между которыми действуют такие правила, начинаете дышать свободнее и понимать, что происходит при постановке задач.
Эскалация
Эскалация — это повышение приоритета у обращения.
Эскалация бывает двух видов:
Горизонтальная
Вертикальная
Горизонтальная эскалация — меняет канал связи на тот, у которого более высокий отклик:
Написали коллеге в почте, но через пару часов нет ответа, а ответ аффектит выполнение важной задачи? Используйте чат.
Через час нет ответа в чате? Позвони по телефону или сходите в другой отдел ножками.
Вертикальная эскалация — меняет ответственного:
Написал разработчику другой команды, но он некомпетентен или затягивает с ответом? Напишите его лиду.
Лид не отвечает? Используйте контакты аккаунта или технического директора.
И так по цепочке, пока вопрос не эскалируется на того, кто в состоянии повлиять на сложившуюся ситуацию.
Виды эскалации легко комбинируются между собой, думаю, это очевидно.
Но самое главное — умение грамотно использовать эскалацию настраивает всех участников процесса на оперативную отдачу информации, поскольку достаточно быстро сложится понимание, что вы всё равно добьётесь ответа.
Так ли нужно для этого ждать, чтобы позвонили “сверху”?
Кстати, на самом деле, “сверху” вам будут благодарны, поскольку станет понятно, что вы хотите быстро и эффективно решать поставленные перед вами задачи. Почему бы не помочь?
Заключение
Спасибо за то, что уделили время и прочитали статью. Некоторые из методик необязательно должны использоваться абсолютно всегда. Например, если начать использовать парафраз всегда, от вас могут устать, но общаясь с новым участником команды или при постановке критически важной задачи, лучше синхронизироваться и убедиться, что вы не потратили силы впустую, а коллеги видят задачу и решение задачи так же как и вы.
Аналогичная история с шиной. Команда может быть очень большой и разбиваться на микрокоманды по платформам или виду деятельности. В таком случае чаты неизбежно начнут дробиться на более мелкие, иначе в общем будет полный хаос. Но правило ведения бесед в одном канале должно сохраняться вне зависимости от количества чатов, а сами они должны быть самодостаточными: как минимум один должен быть со всеми участниками команды для общего взаимодействия.
Для кого-то всё, что я написал, может оказаться прописной истиной. Но даже на крупных проектах с мультивендорной разработкой я часто встречал ситуации, когда на проектах разработчики сидят в личке, лид и РП знают о проблемах только из дейли и проблемы, которые можно было бы перехватить на уровне обсуждений, влияют на проект так сильно, что потом рефакторить приходится огромный кусок на несколько человеко-недель.
Если есть желание, можете поделиться, что вы используете при выстраивании коммуникации на проекте?
Как эффективно и результативно общаться | Азфан Джаффер | Повысьте мою эффективность
Опубликовано в·
3 мин. на чтение·
21 июля 2016 г. Способность эффективно общаться, пожалуй, самый важный жизненный навык. Четкость и лаконичность вашего сообщения поможет другим понять вашу точку зрения. Улучшение ваших коммуникативных навыков также приведет к тому, что вы поможете другим выразить свои потребности и опасения. Это создает чувство взаимопонимания и укрепляет доверие между вашими коллегами, друзьями и семьей, что приведет к более счастливой и полноценной жизни.
Коммуникация — это акт передачи идеи, сформировавшейся в вашем уме, через средство (голос, книги, журналы и т. д.) для формирования этой идеи в сознании слушателя**.
Терминология
Согласно Оксфордскому словарю английского языка:
Эффективный (прил.) — успешный в достижении желаемого или намеченного результата 03
Другими словами:
Эффективно: Поступать правильно
Эффективно: Поступать правильно
Нахождение баланса между эффективным и продуктивным общением
Большинство говорящих склонны либо к эффективному общению, либо к эффективному общению. Хитрость заключается в том, чтобы найти баланс между ними. Эффективная коммуникация означает, что говорящий сосредотачивается на том, чтобы слушатель полностью понял сообщение, которое он пытается донести. Эффективная коммуникация означает, что говорящий пытается передать сообщение в кратчайшие сроки.
Рисунок 1 — Влияние сообщения на время, необходимое для общения Рисунок 1 иллюстрирует 3 основные категории, к которым обычно относятся люди.
Сценарий 1
Ораторы этой категории слишком сосредоточены на том, чтобы быть эффективными, что не могут быть эффективными. Обычно они предполагают, что вы уже знаете, о чем они говорят, и не тратят достаточно времени на то, чтобы убедиться, что вы полностью понимаете, что они пытаются сказать. Стремясь свести к минимуму напрасные усилия, они в конечном итоге снижают эффективность своего сообщения, вырезая важные детали.
Сценарий 2
Ораторы этой категории — прирожденные коммуникаторы. Им нужно время, чтобы построить свои предложения, внимательно слушать, когда вы говорите, и очень хорошо общаться. Несмотря на то, что для них может быть «более эффективным» сократить свое сообщение, эти говорящие понимают, что для того, чтобы быть эффективными и гарантировать, что вы понимаете их сообщение, им нужно тратить больше времени на объяснение своей точки зрения.
Сценарий 3
Говорящим в этой категории требуется слишком много времени, чтобы передать свое сообщение, и обычно вы теряете концентрацию.
Они склонны разглагольствовать и чрезмерно объяснять свою точку зрения. Это приводит к размыванию их сообщения и заставляет вас чувствовать себя бомбардированным их мнением.
На рисунке 2 показаны общие симптомы коммуникации и предложено несколько решений для исправления ситуации.
Я надеюсь, что эти инструменты дадут некоторое представление о ваших коммуникативных навыках и помогут вам стать отличным коммуникатором. Я хотел бы услышать о вашем опыте с проблемами общения, с которыми вы столкнулись, и о том, как вы их преодолели.
**Секрет хороших публичных выступлений TED
Нажмите здесь, чтобы прочитать статью на моем веб-сайте
Если вы хотите повысить свою личную эффективность и продуктивность, нажмите здесь, и я буду держать вас в курсе последних новостей 🙂
Поставьте лайк и поделитесь, если вам понравилась эта статья!Роль коммуникации в повышении эффективности работы
Коммуникация играет важную роль в повышении эффективности сотрудников.
Сотрудникам нужно чаще взаимодействовать друг с другом, чтобы растопить лед и чувствовать себя комфортно на рабочем месте. Проблемы возникают, когда информация не поступает в нужной форме. Эффективная коммуникация способствует свободному обмену информацией между сотрудниками и уменьшает недопонимание и путаницу . Эффективная коммуникация гарантирует, что все находятся на одной волне.
Менеджеры должны правильно загружать своих сотрудников, чтобы они могли достичь своего уровня. Сотрудники должны понимать, чего от них ожидает начальство. Сотрудники должны иметь возможность свободно выражать свои взгляды и мнения, обсуждать идеи на общей платформе, чтобы предлагать уникальные решения, которые в конечном итоге приведут к повышению эффективности. Эффективная коммуникация играет важную роль в мотивации сотрудников.
Менеджеры должны регулярно взаимодействовать с членами своей команды, чтобы развить у них чувство лояльности по отношению к организации. Заставьте членов вашей команды чувствовать себя важными.
Дублирование работы снижает эффективность сотрудников. Члены команды должны общаться между собой, чтобы узнать, чем занимается каждый? Если вы работаете над определенным заданием, убедитесь, что ваш коллега работает над чем-то еще . Менеджеры должны взаимодействовать со своими подчиненными, чтобы понять уровень их знаний и заинтересованности. Делегирование работы — одна из важнейших обязанностей менеджера команды. Убедитесь, что работа не становится обузой для членов вашей команды; иначе они бы не задерживались надолго.
Помните, сотрудники — это люди, которым нужны люди, с которыми можно поговорить, поделиться своим счастьем и обсудить свои проблемы. Прошли те времена, когда начальство обращалось с членами своей команды как с простыми рабами. Не мешайте своим сотрудникам разговаривать с лицами, представляющими другие отделы.
Нет ничего плохого, если у человека есть друзья на рабочем месте. Ведь в самом офисе человек проводит максимальную часть своего дня.
Отдельные люди могут не открываться перед своим начальством, но обязательно сообщат о своих проблемах своим коллегам по работе. Пусть они перенимают опыт и знания друг друга. Эффективное общение также снижает уровень стресса и, таким образом, мотивирует сотрудников работать на пределе своих возможностей. Позвольте им придумать свои проблемы для вас, чтобы помочь им найти решения.
Как менеджер, вы должны знать, чего им не хватает, и ваше руководство и помощь помогут им работать лучше. Взаимодействие имеет важное значение. Поверьте, половина проблем испаряется, когда сотрудники сидят друг с другом и обсуждают вопросы на открытом форуме.
Сотрудники должны иметь право входить в каюту своего начальника в случае возникновения вопросов. Только общение по электронной почте и сообщениям недостаточно для мотивации сотрудника . Вербальное общение имеет огромное значение.
