Как правильно составить план действий: Как создать работающий план — Лайфхакер

В ситуации, описанной выше, когда вы обнаружили себя с ощущением перегрузки и незнанием, что же делать сейчас, рецепт прост: берите лист бумаги и пишите. Пишите все, что сидит в вашей голове и не дает покоя. Все дела, которые вам необходимо сделать сегодня, на этой неделе, в этом месяце и даже в этом году. Распишите все, что вас мучает.

Посмотрите внимательно ваш список и отметьте звездочкой (или как вам угодно) те дела, которые нужно было выполнить “еще вчера”. Кружочком отметьте те дела, которые важно сделать сегодня, но не прямо сейчас. Стрелочкой отметьте то, что можно перенести или вообще выкинуть из списка. Проделайте это для всех дел на неделю.

Теперь, когда вы провели сортировку дел, вы видите, с чего вам нужно начать. Не откладывайте, берите первое дело с экстремальной срочностью (дело из категории “нужно было еще вчера”) и принимайтесь за его исполнение. Далее переходите к делам, которые нужно завершить сегодня. Если после этих дел остается время, сделайте что-нибудь из списка со стрелочками. Если времени нет — перенесите дела на другие дни.

Год назад я решилась провести вебинар по теме новогодних желаний. Идея меня вдохновляла, желание свернуть горы бурлило внутри, но я ничего не делала. Почему? Потому что не знала, как подступиться к этой новой для меня теме — проведение вебинара. Я, как и многие, была слушателем многих вебинаров, но как организовать процесс с той другой стороны, я не имела представления.

Чтобы не дать себе возможности соскочить, я проанонсировала вебинар, повесила его на TimePad и попросила друзей о перепосте в соцсетях. Начались регистрации. Назад дороги не было. Но дело не двигалось.

С приближением даты вебинара я поняла, что откладывать больше нельзя. Я села и написала все, что я знаю о вебинарах (что нужна презентация, хороший интернет и т.п.), все дела, которые я уже могу сделать, и все, что я не знаю (как выбрать площадку, как провести трансляцию и т.п.). У меня получилось 2 списка — список задач и список вопросов.

Далее я села и ответила на все свои вопросы. Да, даже если вам кажется, что вы ничего не знаете, на самом деле какой-то ответ у вас все равно имеется. Например, на вопрос “как выбрать площадку для проведения вебинара?” я ответила “спросить Дашу, Лену и Аню (поскольку у них есть опыт вебинаров)”. Эти ответы я также дописала в список задач. В итоге, у меня получился большой список дел, которые я УЖЕ могла начать делать. Задача перестала казаться нереальной. Процесс пошел.

Если сейчас перед вами стоит новая или сложная задача, пугающая вас, сядьте и напишите эти 2 списка, о которых я писала выше. Ответьте на свои вопросы и переходите к чтению текста ниже.

Что сделать со списком

Получив первоначальный список дел, нам необходимо расставить приоритеты, наметить промежуточные результаты и поставить сроки. Если вы проделали упражнение из статьи “Повышение продуктивности: как взломать свой поведенческий код” и определили свои условия продуктивности, начинайте внедрять их на этапе планирования (для меня был важен четко определенный конечный срок и результат). Также на этом этапе важно отсечь те дела, которые делать необязательно. Приступая к чему-то новому, мы часто хотим сделать все идеально, поэтому добавляем в список много дел, которые на первом этапе лучше не пытаться реализовать.

Посмотрите на свой список дел и примените к нему правило Паретто. Отсеките все то, что можно отсечь. Когда вы закончите более важные дела и ваша цель будет близка как никогда, тогда вы сможете добавить “красоты”, но пока оставьте лишь самое необходимое, то, без чего ваша цель не будет реализована. Не гонитесь за идеальным решением, начните с прототипа.

Теперь выберите составляющие вашей цели. В примере с вебинаром я выбрала следующие промежуточные подцели:

— составление презентации,

— написание речи и репетиция,

— техническая подготовка к вебинару (выбор площадки, тест функций, подгрузка презентации и т.п.).

Все свои задачи я разнесла по этим трем категориям.

После этого определите, какая подцель идет первой, какая за ней, а какая параллельно. Написание и репетицию речи я оставила на самый конец, поэтому дела из этого списка я делала в самую последнюю очередь и не отвлекалась на них в начале. Часть дел из технической части я поставила в главный приоритет (выбор площадки), далее пошла подготовка презентации.

Разбейте крупные дела на конкретные действия, запишите все ресурсы, которые вам необходимы…и приступайте! Ваш первый план готов!

1. Чтобы помочь себе в дни, когда совсем ничего не хочется делать и нет сил, составьте план на “ленивые дни”. Запишите в него задачи, которые можно сделать легко и быстро, и задачи, которые не требуют серьезных усилий, механическую работу, не загружающую мозг. В дни, когда вы чувствуете, что не можете ничего делать, нет сил, доставайте свой “ленивый” план и делайте 1-2 дела из него. Вечером вы будете гордиться собой, вот увидите 🙂
2. Ежедневно перед началом работы потратьте 5 минут, запишите свои цели и приоритеты. Это вернет фокус внимания на текущие задачи и поможет избежать зависания в соц.сетях. После того, как вы запишите свои цели и приоритеты, перечислите задачи, которые вы сегодня сделаете.
3. Оформляйте ваши планы таким образом, чтобы вам хотелось на них почаще смотреть. Используйте стикеры, цветные маркеры, красивую бумагу.
4. Не перегружайте свой ежедневный план. Лучше написать меньше, но выполнить список, чем изо дня в день переносить одни и те же задачи, на которые у вас не хватило времени.
5. Заведите себе партнера по планированию и раз в неделю обсуждайте с ним свои задачи и проблемы. Вместе с единомышленниками процесс идет легче.

В вопросах планирования важно найти “свои” инструменты. Пробуйте разные способы ведения плана — бумажный, электронный, списки, таблицы, майнд-карты.

Сегодня я веду план в бумажном ежедневнике + Trello. Некоторые задачи для наглядности я планирую через майнд-карты на сайте www.mindmeister.com.

В бумажном ежедневнике я использую систему Bullet Journal. Она претерпела некоторые изменения, но в общем, очень мне нравится. Также у меня есть мини-блокнот, в который каждое утро перед работой я переписываю цели и записываю список дел на день.

В дни, когда я не чувствую высокой концентрации, я начинаю планирование с фрирайтинга. Пишу свои приоритеты и спрашиваю себя, что я могу сделать сегодня, чтобы приблизиться к желаемой цели. Сначала со скрипом, но дела появляются, а фокус становится четче.

В Trello я веду несколько досок, они носят стратегический характер. Туда я записываю все идеи и дела, которые мне нужно обдумать, задачи на дальнее будущее. Там же у меня имеется список клиентов, доработок по сайту и прочее.

Майнд-карты для меня достаточно новый инструмент, но он позволяет по некоторым задачам прописать последовательность действий. Я не использую его повседневно, но для сложных задач он помогает мне наметить главные составляющие и разделить дела по категориям.

Никто не сможет дать вам идеальный рецепт того, как именно вам стоит составить план и вести свою систему планирования, однако без опробования разных методик, прийти к своей собственной будет практически невозможно.

Пробуйте, экспериментируйте с разными методами, планируйте и, конечно же, действуйте! Я надеюсь, что статья «Как составить план» станет вашим помощником на пути к желаемому результату.

Как составить план и получить от жизни желаемое

Представьте, что вы однажды проснулись и решили построить дом.

С чего вы начнете? Просто возьмете молоток и гвозди и приступите к работе? Или для начала подумаете над чертежами, очистите участок и подготовите прочный фундамент?

Если идея начать без плана кажется вам смешной — вы абсолютно правы. Это практически гарантия провала или, как минимум, очень хлипкой постройки. Но именно это вы делаете со своей жизнью, если не составляете план.

Сначала внесем ясность: наличие плана отличается от наличия цели. У многих людей есть цели, например, найти новую работу, заработать больше денег или похудеть. Но без плана достижения этих целей, согласно исследованиям, 92 процента людей терпят неудачу.

Что делают оставшиеся восемь процентов преуспевших, о чем не знаем мы, все остальные? Они знают, что «цель без плана — это просто желание».

Преимущества планирования

Если вам хочется прямо сейчас сделать жизнь лучше, создание плана кажется неприятным неудобством. Однако путешествовать гораздо проще, если у вас есть карта местности — будь то путешествие, повышение по работе или начало нового бизнеса.

Вот четыре четких преимущества планирования:

• Повышение продуктивности. Если вы знаете, как добраться из одного места в другое, вы с меньшей вероятностью пострадаете от так называемого «бессилия от изобилия». Планирование не позволит вам тратить энергию на ненужные задачи, и, как говорит автор Брайан Трейси, «каждая минута, потраченная на планирование, экономит до десяти минут от выполнения задачи».
• Повышение концентрации. Планирование помогает сосредоточиться на поставленной задаче — вы знаете, что вам нужно сегодня сделать и почему. Это помогает лучше контролировать ситуацию, показывая, что вы можете контролировать и над чем вы не властны.
• Большая уверенность в себе. Если вам никогда не удавалось добиться поставленных целей, возможно, вы никогда не создавали эффективный план по их достижению. Вы удивитесь, как многое вы можете сделать с планом.
• Повышение самосознания. Создать план — значит начать понимать самого себя. План помогает узнать ваши увлечения и приоритеты, а также то, насколько они отражают ваши истинные ценности. Вы познакомитесь со своими склонностями, сильными и слабыми сторонами — и поймете, как с ними обращаться!

Когда вы составляете план, вы создаете невидимый путь от отправной точки в настоящем к вашей цели в будущем. Таким образом ваша цель перемещается из области фантазий в реальность.

Как создать план, который работает

Теперь, когда мы разобрали важность планирования, мы предлагаем четыре шага для создания плана.

Запишите свою цель

Как только вы определились с целью, запишите ее. Доктор Гейл Мэтьюз из Доминиканского университета Калифорнии обнаружил, что простое написание цели увеличивает вероятность ее достижения на 42 процента.

Сначала представьте вашу цель. Закройте глаза и попробуйте ее увидеть … почувствовать, попробовать. Теперь запишите все настолько подробно, насколько это возможно, используя формулу SMART:

• Конкретная. Это «кто, что, когда, где и почему» вашей цели. Опишите, как именно вы определяете успешно достигнутую цель, и перечислите действия, которые вы готовы предпринять для ее достижения.
• Измеримая. Как вы будете измерять успех? Например, если ваша цель — сэкономить деньги, на сколько вам нужно сократить расходы? Как говорит писатель Пауло Коэльо : «Никто не может поразить цель с закрытыми глазами».
• Достижимая. У вас есть необходимые навыки для достижения цели? Если нет, можете ли вы их получить? Не подумайте, это не должно вас разубедить идти к цели; скорее это должно мотивировать вас ставить реалистичные цели и обращаться за помощью в случае необходимости.
• Актуальная. Вы действительно хотите добиться этой цели? Это соответствует вашим амбициям? Создание «карты жизни» с использованием подхода Swiss PDP может помочь вам разобраться, что для вас действительно важно.
• Ограниченная по времени. Когда вы хотите добиться цели? Если у вас нет четких сроков, у вас не будет необходимости приступать к реализации цели. Ограничение по времени мотивирует начать действовать, пока не стало слишком поздно.

Профессиональные советы:

• Как только вы определились с целью, запишите ее в шаблон Evernote Цели на год. Если цель записана а бумаге, отсканируйте ее в Evernote, чтобы она не вылетела из памяти.
• Используйте Web Clipper, чтобы сохранить любую мотивирующую информацию из Интернета, которая может помочь приблизиться к цели.
  

Создайте план, разделив вашу цель на отдельные задачи

Определение цели — важный первый шаг. Но слишком масштабные цели могут казаться неподъемными. К сожалению, на этом этапе многие сдаются.

Не сдавайтесь, просто, зная цель, попробуйте разбить ее на задачи. Например, если вы хотите построить бизнес с нуля за два года, какой у вас план на ближайший год? На шесть месяцев? Что должно быть готово уже на следующей неделе?

Создайте план, разбивающий цель на маленькие этапы. Запишите каждый шаг и установите срок его завершения. Таким образом, вы не сталкиваетесь с непреступной скалой, а просто переставляете ногу с одной ступени на другую. Каждое утро вы знаете, что нужно сделать в течение дня.

Профессиональный совет:

• Используйте шаблоны Evernote Ежедневник и Еженедельник, чтобы разбить цель на задачи. Опишите каждый шаг, который вам нужно сделать, и не забывайте хвалить себя за достигнутые результаты!

Ежедневно пересматривайте свой план

От плана нет никакого смысла, если вы ни разу на него не взглянете. Чтобы не сбиться с курса, регулярно возвращайтесь к первоначальному плану — по возможности ежедневно.

Читайте цели вслух, лучше всего делать это утром сразу после пробуждения. Это отличный способ настроиться на продуктивный день и сосредоточиться главном: на плане, который вы разработали, и на конкретных действиях, которые приблизят вас к вашей цели.

Профессиональные советы:

• Установите напоминание о своей цели на одно и то же время каждый день. Когда вы получите напоминание, потратьте несколько минут, чтобы открыть заметку и продумать планы на день по достижению цели.
• Добавьте свой план в ярлыки в Evernote. Таким образом, он всегда будет виден в верхней части списка в левой части экрана.

Будьте целеустремленными

Если ваша цель слишком амбициозна, вам нужно сосредоточиться на ее достижении — в конце концов, мы говорим о деле жизни.

Выполнив каждую часть плана, найдите время, чтобы оценить результаты. Это позволит отпраздновать достижения и переоценить проект: он все еще актуален? Нужно ли что-то скорректировать? Переключение внимания на поставленную цель поможет вам вспомнить, почему вы все это начали, и даст вам заряд энергии на будущее.

Профессиональные советы:

• Поделитесь планами с другом. Если кто-то узнает о ваших планах, вы будете более ответственно относиться к поставленной цели, друг может стать источником мотивации и поддержит вас в сложный период.
• Наряду с основной целью, не забывайте возвращаться к ежедневным и еженедельным планам, чтобы максимально эффективно использовать время.

Достижения в жизни не даются случайно; это результат тщательного планирования и решимости добиться успеха. Как только вы создадите четкий план по достижению цели, вы удивитесь, насколько возрастет ваша мотивация. Теперь достижение — это только вопрос времени.

Примечание автора: хотя я не цитировал его в этой статье, я обязан вдохновением культовой книге Наполеона Хилла «Думай и богатей». Несмотря на то, что книга была написана в 1937 году, многие из принципов, которые он назвал важными для достижения успеха, остаются в силе и сегодня. Возможно, язык немного устарел, но если смотреть сквозь призму того времени, книга остается отличным руководством по планированию успешной жизни.

КАК СОСТАВИТЬ ПЛАН ДЕЙСТВИЙ?. Логико-структурный подход и его применение для анализа и планирования деятельности

Читайте также

ЗАПОЛНЯЕМ СХЕМУ – ПЛАН ДЕЙСТВИЙ

ЗАПОЛНЯЕМ СХЕМУ – ПЛАН ДЕЙСТВИЙ Итак, чтобы составить план действий, необходимо:1. Определить действия, которые надо выполнить для достижения каждого из промежуточных результатов: «корни дерева целей» и действия, необходимые для достижения цели проекта.2. Определить

Часть II. Бизнес-план. Вы готовы составить его самостоятельно?

Часть II. Бизнес-план. Вы готовы составить его самостоятельно? 2.1. Зачем, кому и когда он нужен? Итак, вы в начале бизнес-пути. И это означает, что вас ждут увлекательные приключения и открытия. Вы узнаете, что нужно делать для вашего бизнеса каждый день, ведь провал многих

8.3. Как составить маркетинговый план и провести аудит своего маркетинга?

8.3. Как составить маркетинговый план и провести аудит своего маркетинга? Разработка маркетингового плана включает в себя пять основных этапов:1. Сначала исследуется внешняя ситуация, а именно: клиенты, конкуренты, посредники, воздействие других институтов, например,

5. Как составить толковый бизнес-план?

5. Как составить толковый бизнес-план? Здесь есть два варианта: когда вы делаете бизнес-план для себя и когда вам нужен бизнес-план для инвестора. Сначала о том, как составить бизнес-план для себя.Всегда и везде в любом бизнес-плане закладывайте самый пессимистичный

План действий при непредвиденных обстоятельствах

План действий при непредвиденных обстоятельствах Компании, где существует культура исполнения, могут перейти к работе по плану действий при непредвиденных обстоятельствах в любое время и немедленно – вспомните, как компания Honeywell International отреагировала на кризис 11

План действий

План действий Составляя план действий по управлению людскими потоками, HR-специалисту полезно оценить собственные навыки управления сотрудниками. Инструмент самооценки 5.1 поможет вам определить свои сильные и слабые стороны и понять, на чем стоит сконцентрироваться,

План действий по рабочим потокам

План действий по рабочим потокам Выбирая опции, остановитесь для начала на двух-четырех аспектах деятельности. Из инструмента оценки для коммуникационного аудита 6.3 вы узнаете полезную информацию о том, какие возможные шаги помогут достичь наибольшего эффекта.Выбрав

Создайте план действий

Создайте план действий Вероятно, ведение учета времени открыло вам глаза на то, куда оно уходит. А сейчас вам нужен план действий для подтверждения и укрепления решимости усовершенствовать тайм-менеджмент.Впервые встречаясь с управлением временем, многие люди

Предложите план действий

Предложите план действий Предложите рабочей группе план действий – это облегчит совместную деятельность. Порядок действий может быть следующим (в случае необходимости обсудите его

Глава 1 Разработайте личный стратегический план действий

Глава 1 Разработайте личный стратегический план действий Лелейте свои мечты, это дети вашей души, это проекты ваших высочайших достижений. Наполеон Хилл Пробовали ли вы в последние полгода сформулировать для себя конкретные цели в карьере или бизнесе? Если вы поставили

Глава 8. Офлайн: когда у коучируемого есть тема для обсуждения или план действий

Глава 8. Офлайн: когда у коучируемого есть тема для обсуждения или план действий Давайте представим, что один из членов вашей команды желает о чем-то поговорить с вами, и для него важно провести этот разговор вне рабочего места. Возможно, речь идет о проблеме, которую

Альтернативные подходы, если план действий никак не появится

Альтернативные подходы, если план действий никак не появится Если коучинговая сессия подходит к концу, а у клиента все еще нет четкого плана действий, вам необходимо стимулировать процесс его рождения. Любые намеченные шаги на пути к цели – это лучше, чем никакие. Для

79. Создайте план действий на случай кризиса

79. Создайте план действий на случай кризиса КРИЗИС МОЖЕТ ПРОИЗОЙТИ в любой момент. Правда в том, что, когда это случается, вы должны быть готовы к руководству. Вот несколько советов по управлению собой и своим воздействием на коллектив, когда приходится

Начальный план действий для информационных предпринимателей

Начальный план действий для информационных предпринимателей 1. Выберите тему, наиболее подходящую вашей страсти или опыту. 2. Найдите самую голодную рыбу в водоеме.Проведите опрос в Интернете и привлеките работающих со списками брокеров, чтобы выявить группы «голодной

Как составить хороший план

Как составить хороший план Теперь можно сосредоточиться на особенностях составления хорошего плана разработки ПО. В этом процессе три основных этапа: определение задач, объединение задач в группы, называемые базовыми уровнями, и группировка последних в этапы

План действий (Action Plan): 6 шагов внедрения

ПЛАН ДЕЙСТВИЙ (ACTION PLAN): ЧТО ЭТО ТАКОЕ

Что такое план действий (Action plan)?

Это обязательный элемент стратегического планирования и регулярного менеджмента. Экшн план может применяется в управлении отделами, подразделениями и проектами. А может контролировать регулярные действия по отношению к тому или иному сегменту клиентов или к тому или иному сотруднику.

План действий — обязательный элемент для того, чтобы добиться стабильного роста продаж. Любой рост — это внедрение каких-то стратегических улучшений в отделе. И эти улучшения всегда являются микро-проектами. Их приходится делать помимо стандартных обязанностей.

План действий описывает шаги или мероприятия, которые должны быть выполнены, чтобы вы смогли достичь цели.

План действий может формироваться локально, на каждую неделю, с корректировкой выполнения задач за предыдущую неделю. Разработка плана действий на следующую неделю осуществляется в пятницу.

А может быть частью глобального стратегического планирования. Цель такого плана действий — долгосрочная. И в этом случае вы формируете план действий после того, как сделали SWOT анализ, выбрали стратегию развития и сформулировали SMART цель.

Читать подробнее «SWOT-анализ в увеличении продаж»

Почему важно составлять план действий?

Без четких планов действий управление продажами неэффективно. Как и управление любой другой деятельностью в компании.

Однако очень часто составление плана действий часто воспринимается как утомительная процедура по сравнению с ранними этапами стратегического планирования (SWOT-анализ и SMART цель).

Поэтому часто Action plan игнорируется.

Как результат работа на этапах анализа и формирования целей оказывается бесполезной, хотя на нее потрачено силы и время. SMART цель остается на бумаге в виде «воздушного замка». Четкого плана действий по шагам не разработан и не контролируется.

Значит нет продвижения вперед.

Привычка составлять план действий в управлении продажами и в целом организацией подтверждает, что а) компания действительно совершает определенные действия для достижения цели и б) использует многочисленные методы проверки и оценки масштаба реализации плана действий.

План действий (Action plan) в управлении продажами обычно бывает двух видов:

1. план действий по стратегическому развитию отдела продаж;***
2. план действий по развитию клиентов.

Без плана действий (Action plan) развитие и управление продажами в компании невозможно

ПЛАН ДЕЙСТВИЙ (ACTION PLAN): В ЧЕМ ПОЛЬЗА ДЛЯ РОПА

Если у вас сложные продажи и ваш цикл сделки превышает 2 недели, таких инструментов управления как контроль отчетности в CRM и планерки, будет недостаточно.

Особенно на стадии Account management процесса продажи при развитии ключевых клиентов продавцу нужен четкий план действий: что и когда он будет делать именно с этим клиентом для того, чтобы подвести его к сделке.

В продажах есть проектная работа: например привлечение клиентов на выставке или конференции, различного рода networking. С помощью какого инструмента менеджмента вы будете контролировать подготовку мероприятия и обработку результатов?

Если вы внедряете стратегические изменения в вашем отделе продаж, у РОПа обычно в разработке от 5 до 10 проектов: от подбора кадров до внедрения или оптимизации CRM. Как вы проконтролируете работу РОПа по усилению системы продаж?

В чем польза Action plan для руководителя?

План действий (Action plan) — это обязательный элемент ежедневного управления отделом

1. План действий структурирует рабочий день: action plan это ежедневная шпаргалка, которая наглядно демонстрирует как шаг за шагом реализуется цели одного или нескольких отделов или менеджеров;///

2. План действий является инструментом тайм менеджмента : управляет вашим временем и помогает существенно снизить временные затраты на тот или иной проект или активности.///

3. План действий существенно сокращает цикл PDCA: за счет снижения временных издержек вы быстрее проходите цикл, внедряете изменения и достигаете целей.

Читать подробнее «Цикл Деминга (PDCA): как увеличить продажи

План действий (Action plan) в обоих случаях является обязательным элементом ежедневного управления отделом.

План действий — это четкая дорожная карта вашего дня.

План действий поддерживает ваш тонус и эффективность. Он назначает вам временные рамки для каждого отдельного шага процесса. 

Вы отслеживаете прогресс, сохраняя проекты в соответствии с графиком и бюджетом.

ПЛАН ДЕЙСТВИЙ (ACTION PLAN): ТРЕБОВАНИЯ

План действий должен содержать следующую информацию:

• Какое действие следует сделать;***
• Кто будет выполнять это действие;***
• Когда оно состоятся и как долго продлится;***
• Какие ресурсы (персонал, деньги, другое) необходимы для осуществления этого действия;***
• Какая коммуникация должна происходить между участниками плана (кто должен знать и что?)

Ваш план действий должен отвечать следующим требованиям:

1. Быть исчерпывающим***План действий должен содержать все необходимые действия для реализации той или иной задачи.
2. Быть понятным***План действий должен быть понятно изложен и быть доступным в изложении для менеджеров.
3. Быть релевантным***План действий должен отражать текущую работу над задачей, использовать все новые возможности и решать все появляющиеся проблемы.

ПЛАН ДЕЙСТВИЙ (ACTION PLAN): ПРИМЕР

Многие CRM-системы сегодня позволяют вести контроль за реализацией задач, проектов и планов. В случае, если ваша CRM-система не имеет такого функционала, используйте таблицу Excel.

Разработка плана действий в «электронно-бумажного» виде — это первый шаг. После того, как он будет освоен, переносите шаблон в CRM.

Важно: бумажная версия плана действий стимулирует общаться с подчиненными лично. Автоматизированный план действий в CRM хуже мотивируют сотрудников на решение задач чем распечатанная таблица плана действий в Excel и личное совещание с Руководителем.

ПЛАН ДЕЙСТВИЙ ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ ОТДЕЛОМ ПРОДАЖ

План действий (Action plan) для управления отделом продаж в табличной форме:

ПЛАН ДЕЙСТВИЙ (ACTION PLAN): РАЗВИТИЕ КЛИЕНТА

План действий по развитию клиентов мы используем в своих проектах по развитию отделов продаж. План формирует мероприятия по следующим направлениям:

1. Определение вероятности долгосрочного сотрудничества***Это этап квалификации клиента. В случае, если клиент сложный и собрать информации для оценки его потенциала не удалось, продавец составляет план действий для сбора нужной информации и оценки потенциального клиента.///
2. Формирование стратегии работы с ЛПР, ЛВПР и/или ГПР (группа принятия решения)***На сложных рынках решение о покупке принимает не один сотрудник. Продавец должен оценить приоритеты в системе управления клиента, цели и задачи, стратегию бизнеса и прочие факторы для того, чтобы сформулировать ценностное предложение клиенту.///
3. Утепление клиента***Действия по утеплению клиента: какие встречи и с кем из ГПР необходимо провести? Командировки, визиты на производство — все это мероприятия, необходимые для подготовки клиента к подписанию договора.///
4. Развитие ассортимента***После подписания договора необходимо разработать шаги по стратегии развития клиента с целью увеличения продаж.///
5. Развитие ресурсов***Количество требуемых ресурсов для работы особенно с ключевым клиентом может изменяться. С целью долгосрочного планирования и эффективного контроля в план действий необходимо закладывать новые данные по этому разделу.

План действий по развитию и управлению клиентом:

ПЛАН ДЕЙСТВИЙ (ACTION PLAN): 6 ШАГОВ ВНЕДРЕНИЯ

Во многих компаниях даже собственники не умеют применять инструменты регулярного менеджмента. Ниже приводим алгоритм внедрения плана действий.

Используйте его для того, чтобы приучить сотрудников детально отчитываться и самостоятельно контролировать свои действия.

Шаг 1: Сформулируйте или выберите цель. Разработайте список мероприятий, которые на ваш взгляд должны быть сделаны для реализации цели.

Шаг 2: Поставьте менеджерам сформулировать по каждой задаче:

1. Список мероприятий, необходимых для выполнения;***
2. Период, необходимый для выполнения и количество часов, требуемых для выполнения;***
3. Ресурсы, необходимые для выполнения;***
4. Сотрудники других подразделений, участие которых требуется для выполнения.

Шаг 3: Согласуйте список мероприятий, задачи и все параметры по ним с исполнителем.

Шаг 4: Назначьте дату промежуточной проверки по выполнению задач и корректировке.

Шаг 5: Следуйте принятому расписанию промежуточной проверки выполнения задач, их корректировки и окончательной приемки.

Шаг 6: Помечайте выполненные задачи как выполненные. Закрывайте то, что сделано.

Шаг 7: Обсуждайте отложенные или просроченные задачи. Анализируйте, почему возникли препятствия или причины, по которым некоторые задачи не выполняются. Иногда они нуждаются в дополнительном сопровождении с вашей стороны или от другого сотрудника.

Используйте план действий (Action plan) для регулярного управления отделом продаж.

Как составить план проекта за восемь простых шагов

Четверг. Вечер. Вы знаете, как идут дела у вашей команды, дальнейший план работ намечен. Вы готовы к следующей неделе и впереди у вас прекрасные выходные.

И вдруг начальник приносит вам неожиданную новость. Вам предстоит возглавить новый крупный проект, работать над которым будут несколько команд. Запуск должен состояться уже на следующей неделе. Новость отличная, но над вашими выходными нависла угроза. Вам нужно организовать все как можно скорее. Но когда в проекте принимают участие столько различных сторон, с чего лучше начать?

Процесс составления плана проекта может быть непростым, особенно если речь идет о сложных проектах. По данным Forbes, 25% технологических проектов оканчиваются провалом. Но есть и хорошая новость — вам вовсе не обязательно быть крутым специалистом в управлении проектами или жертвовать своими выходными, чтобы спланировать успешный запуск проекта за минимальное время. Чтобы составить план проекта, достаточно восьми простых шагов.

Как составить план проекта за восемь простых шагов…

Шаг 1. Объясните суть проекта ключевым участникам. Определите цели и заручитесь поддержкой

Первый этап любого проекта сводится к ответам на вопросы «что?» и «зачем?». У ключевых заинтересованных лиц достаточно влияния и полномочий, чтобы чтобы от них зависела успешность проекта, и поэтому их цели обязательно нужно достичь. Даже если выполнить проект вам поручил генеральный директор, вам все равно понадобится его хорошее отношение.

В ходе первоначальных переговоров постарайтесь найти общий язык, сформулировать цели и определить ценность проекта. На первом этапе планирования вам нужно обсудить потребности и ожидания и заложить основу для определения объема работ по проекту, составления сметы и календарного плана. Все эти данные станут надежной платформой для рабочего плана проекта.

Вопросы, которые нужно согласовать с ключевыми участниками:

• Как согласуется проект с целями компании?
• Чего ожидают участники? Что ожидается от них?
• Каким образом будет измеряться успех?
• Какими ресурсами вы располагаете?
• Какие материалы или конечные продукты должны быть созданы при выполнении проекта?

Шаг 2. Составьте список целей, согласуйте OKR и наметьте план

По мнению руководителей высшего звена, отсутствие четко поставленных целей становится причиной срыва 37% проектов. Если у вас нет четкой цели, не будет и связи между требованиями, задачами и сроками, указанными в плане проекта. Но на данный момент у вас уже есть список потребностей основных участников, вы заручились их поддержкой, и пора назначать им цели и ключевые результаты (OKR). OKR — это методика планирования и постановки целей, которая стала известной благодаря таким компаниям, как Intel и Google. Ваш проект должен быть согласован с корпоративными OKR и с OKR вашей команды.

Попытайтесь записать цели проекта на доске планирования проекта и свяжите их с требованиями ключевых участников, которые обязательно нужно удовлетворить. От этой исходной точки начинайте выстраивать структуру, вехи и задачи, необходимые для достижения целей. Вехи могут выполнять роль контрольных точек на протяжении всего проекта и помогать участникам следить за ходом выполнения работ, оценивать прогресс и помнить об ожиданиях.  

Шаг 3. Создайте документ с описанием объема работ по проекту

Вы составили предварительный план, согласовали задачи и цели и заручились поддержкой команды. Теперь пришла пора составить описание объема работ по проекту и подробно задокументировать все элементы проекта, перечисленные в пункте 2.

Взгляните на каждый из отчетных материалов и определите серию задач, которая должна быть выполнена для создания данного материала. Для каждой задачи укажите продолжительность ее выполнения, необходимые ресурсы и ответственного исполнителя. Доработайте и запишите все сведения о проекте, чтобы ваши сотрудники смогли пользоваться единым источником достоверной информации. Обеспечьте свободный доступ к этому документу, например, разместив его в системе управления проектами, чтобы предотвратить возможные недоразумения, которые ведут к лишним затратам.

Хотя подготовка документации об объеме работ по проекту должна быть стандартной процедурой, каждый четвертый менеджер проекта, принявший участие в опросе об управления проектами Wellingstone State, признался, что «никогда» не занимался подготовкой таких документов или составлял их «изредка». Создание такой документации даст вам преимущество и поможет всем участникам проекта быть в курсе событий.

Шаг 4. Составьте подробный календарный план проекта

Когда цели, задачи и вехи уже намечены, пора приступить к составлению календарного плана. Диаграмма Ганта — удобный инструмент, позволяющий представить временную шкалу проекта в наглядном виде. Эта интерактивная временная шкала дает полное представление о ходе выполнения проекта, объеме работ и зависимостях.

Зависимости указывают, какие задачи необходимо выполнить до начала других задач. При планировании сроков используйте подзадачи, чтобы разбивать задачи на более удобные элементы. Это упрощает последующее составление отчетов и управление загруженностью команды. Давайте дадим определения:

• Задачи — это отдельные операции, которые необходимо выполнить для достижения целей.
• Подзадачи с длительностью не более пары дней позволяют разбить задачу на более мелкие составные этапы.
• Вехи — крупные этапы или события в ходе проекта, помогающие в разбиении проекта. Вехи можно использовать в качестве контрольных точках на протяжении работы над проектом.

Совет от профессионала. Хотите узнать секрет? Настраивая сроки задач, добавляйте к ключевым задачам буферное время, чтобы у вас была возможность для маневра. Например, если клиенту потребуется дополнительное время для утверждения или участник команды неожиданно заболеет. В идеальном мире некоторые задачи можно сделать за день. Возможно, стоит запланировать для них два дня. Впрочем вовсе необязательно добавлять буферное время к каждой из ваших задач. Взвесьте риски и добавьте его только в том случае, если это имеет смысл. В будущем вы скажете себе спасибо.

Шаг 5. Определите роли, обязанности и ресурсы

Под ресурсами обычно подразумевается персонал, оборудование или деньги, необходимые для выполнения проекта. Выбрав инструменты и получив финансирование, не забудьте и про нужных специалистов. Даже люди, умеющие составлять рабочий план проекта и делавшие это сотню раз, могут недооценить свои потребности в рабочей силе.

Схема распределения ответственности поможет вам определить, кто будет выполнять ту или иную работу по проекту. Это таблица с перечислением всех задач по проекту и указанием ответственных исполнителей (назначенных для выполнения работы), подотчетных (с правом голоса и правом наложить вето), консультантов (участвующих в согласовании или обсуждении работ) и сотрудников, которые ставятся в известность (должны знать о выполненном действии или принятом решении). Шаблон схемы распределения ответственности для скачивания вы найдете по ссылке.

Когда начнете назначать задачи, обязательно учитывайте возможности сотрудников. Четко определите круг обязанностей и ожидания, которые возлагаете на каждого из них. Не забывайте, что 95% сотрудников работают с более чем одной командой или над несколькими проектами. Если эти проекты не согласованы, рабочая загрузка становится для них чрезмерной. Стресс — именно та причина, по которой 50% сотрудников начинают искать другую работу, а 25% увольняются, как показал наш недавний отчет «Эпидемия стресса».

В ходе планирования проекта подумайте, как вы будете фильтровать входящие запросы, влияющие на сроки и смету проекта. Такие инструменты, как Wrike Resource, помогают менеджерам проектов представить в наглядном виде задачи по проекту с точки зрения рабочих процессов команды, позволяя наглядно и гибко сбалансировать рабочую загрузку.

Шаг 6. Определите процессы взаимодействия и проверки

По данным исследования McKinsey, за неделю сотрудники тратят около 20% рабочего времени на сбор и поиск нужной информации. К тому же неэффективное общение и сотрудничество — это две главные причины стресса на рабочем месте. Когда участникам приходится рыться в куче электронных сообщений или постоянно задавать вопросы, чтобы узнать последние новости, от их мотивации не остается и следа.

Вы можете снизить уровень стресса, если будете хранить всю информацию по проекту — материалы, обсуждения, задачи, сроки, новости, отчеты — централизованно, например, в решении для совместной работы. Так вам будет проще следить за ходом работ, обмениваться новостями и вносить исправления. Установите правила для общения в ходе работы над проектом и храните все данные в одном программном инструменте, чтобы у всех участников имелся доступ к информации.

Шаг 7. Составьте план на случай, если что-то пойдет не по плану

Даже если вы крутой специалист и умеете составлять планы проектов, правда в том, что каждый из проектов может преподнести вам неожиданный сюрприз, и именно это делает их интересными. Допустим, вы предусмотрели буферное время при составлении календарного плана, вы убедились, что все участники знают свою роль, и внедрили правила обмена информацией.

Но перед запуском вам все же стоит поискать возможные источники проблем, такие как отпуск кого-нибудь из сотрудников, праздники или привлечение сторонних специалистов. Установите четкую цепочку команд и составьте список ключевых контактных лиц. Заранее обсудите с командой возможные риски, чтобы ваши сотрудники были к ним готовы.

Шаг 8. А вот теперь можно праздновать запуск проекта!

В ходе каждого успешного проекта обязательно проводится установочное совещание. Организуйте встречу с ключевыми участниками и разработайте четкую повестку дня. Ваша цель — донести до всех информацию о целях, ролях, процессах и сроках. В повестку дня должна быть включена вся информация, о которой мы говорили выше:

• Определите цели проекта и пользу, которую он принесет.
• Составьте список материалов, которые будут созданы в ходе проекта.
• Составьте схему связей между требованиями участников и задачами проекта.
• Продемонстрируйте временную шкалу проекта (диаграмму Ганта), чтобы все могли видеть зависимые задачи и ожидаемые даты.
• Опишите роли и обязанности всех участников.
• Объясните, как будет осуществляться взаимодействие в ходе проекта, где искать нужную информацию, например документ об объеме работ, и к кому обращаться с вопросами.
• Обсудите риски и убедитесь, что команда к ним готова.
• И на этом все!

Дополнительный совет. Вам не нужно каждый раз начинать планирование с нуля! Набирая опыт, вы сможете создавать различные шаблоны для планирования проектов определенного типа. Для начала предлагаем воспользоваться этими бесплатными шаблонами плана проекта.

Прямиком к счастливому финалу

Похоже, мы избавили вас от необходимости работать на выходных! Всегда пожалуйста. Теперь у вас есть готовый процесс планирования проекта, а заодно и простой шаблон плана, который поможет привести к успеху ваш следующий проект и все остальные проекты. Возможно, когда все это сложное планирование упростится, работа будет доставлять вам больше удовольствия. Как вы считаете?

Ну а теперь, когда вы освоили составление плана проекта, предлагаем лучшие советы от руководителей, которые помогут вашей команде работать более эффективно.

Разработка плана действий

Права человека и история

Группа школьников в селе Плюсса, Россия, захотела узнать больше об эпохе Сталина и о жизни при том режиме. Школьники решили обратиться к людям, которые помнят те годы; они несколько раз встречались, чтобы обсудить, как они будут подходить к людям, проводить интервью, а затем собирать, сопоставлять и представлять информацию общественности. 
Они провели более 70 интервью с родственниками, соседями, учителями школ и теми, кто захотел поделиться воспоминаниями и размышлениями о прожитом. Затем дети организовали выставку в нескольких деревнях Псковской области с фотографиями и фрагментами из разных интервью. Опрашиваемые были рады, что к ним проявляют интерес и у них есть возможность поговорить о трудных временах, но то были годы их становления. Иногда рассказы отзывались болью и грустью в сердцах представителей старшего и молодого поколения. Но теперь у тех и других появилось больше взаимопонимания и симпатии друг к другу, они стали глубже понимать события, их мотивы и влияние на личную жизнь и опыт выживания людей в такие трудные времена. Интервью можно посмотреть на http://wiki.antarchia.org/tiki-index.php.

Как правило, любое действие требует тщательного планирования, и  активизм не является исключением. Посвященное планированию занятие поможет группе сосредоточиться на том, что вы хотите и способны совершить, каков наилучший способ достижения цели. Если у вас более амбициозные цели, то такой первый шаг необходим, так как акция, которая не достигает желаемого результата или сталкивается с неожиданными проблемами, деморализует. Необходимо, чтобы ваше первое дело было успешным.

Этот раздел познакомит вас с одним из способов построения плана, а также поможет сосредоточить внимание группы на наиболее эффективном способе достижения поставленной цели. Эти методы полезны для разовой акции, подобной тем, которые описаны в предыдущем разделе, но они также применимы для подготовки длительной кампании, которая может включать в себя целый ряд акций, направленных на достижение одной цели.

Перед началом работы…

Узнайте себя — SWOT-анализ или метод стратегического планирования

Знаете ли вы, какими навыками обладают члены группы?  Знаете ли вы их конкретные интересы?

В каждой группе есть скрытые таланты, и каждый член группы имеет свои симпатии и антипатии, особые навыки, а также всегда есть что-то, что ему дается с большим трудом. Чтобы быть уверенным в том, что группа сделает максимум в соответствии со способностями и возможностями ее членов, полезно организовать специальные занятия. SWOT-анализ – эффективный способ решения этой задачи. Такой анализ также учитывает не зависящие от группы внешние обстоятельства, которые помогут определить, что вы в состоянии сделать.

Акроним SWOT представляет собой аббревиатуру английских слов, которые расшифровываются как:

• Strengths («сильные стороны»): то, что группа делает хорошо
• Weaknesses («слабые стороны»): то, что группа делает не очень хорошо
• Opportunities («возможности»): возможности за пределами группы, которые могут быть использованы в интересах ее деятельности
• Threats («угрозы»): внешние факторы, которые могут стать на пути поставленных группой целей.

При проведении анализа не спешите, потратьте на него не меньше часа. Разделите группу на четыре рабочие секции и распределите между ними задачи выявления SWOT: сильных и слабых сторон, возможностей и угроз. Затем вновь соберите группу и выясните, согласны ли участники с выводами своих коллег. При необходимости уточните и дополните соответствующие разделы.

Приведенная ниже диаграмма является примером завершенного анализа и может подсказать группе полезные идеи. Однако не позволяйте в точности ее копировать! Имейте в виду, что каждая группа уникальна, и у нее будут другие сильные (и слабые) стороны, которые предстоит определить.

Выбор проблемы 

Как группе выбрать проблему, над которой она будет работать? В большинстве случаев речь идет о вопросах, которые члены группы считают важными и над которыми они хотят работать. Реальные события, такие как землетрясение на Гаити, голод в Судане или выселение семьи из дома в вашем районе, могут дать импульс для такого выбора. Основной трудностью может стать достижение общего согласия по тому, какую проблему выбрать и каким образом лучше всего ее решить.

Вам нужно будет убедить всех членов группы не торопиться с выбором, так что не спешите начинать рассмотрение проблем: выделите достаточно времени, чтобы обсудить предпочтения и обговорить преимущества выбора этой, а не другой проблемы. Обратите внимание на то, что им еще представится случай заняться другими проблемами. А также, что самое главное – сделать так, чтобы в ходе мероприятия группа оставалась сплоченной, а если кто-то категорически против определенного выбора, то не стоит настаивать. Попробуйте достичь консенсуса в группе, а не принимать решение большинством.

Как вы определяете, что разногласия в группе скорее полезны, чем разрушительны?

Изучение проблемы

Дерево проблем 

Полезным инструментом для постижения вопроса, над которым вы будете работать, является дерево проблем. Этот метод позволяет разобрать вопрос, рассмотреть причины и следствия и вписать его в контекст других проблем в обществе. Дерево проблем может быть полезно как для более глубокого понимания вопроса участниками, так и для  поиска более стратегического решения.

Образец дерева проблем можно увидеть на следующей странице; в качестве отправной точки здесь взята проблема беспризорных детей. Группа может использовать такой порядок действий, чтобы построить дерево для собственного вопроса:

• Начните с того, что в центре большого листа бумаги запишите проблему, над которой вы хотите работать.
• Ниже выпишите все факторы, от которых зависит проблема, и соедините их так, чтобы сформировались корни вашей исходной проблемы.
• Рассмотрите каждый корень по одному и проанализируйте их, принимая во внимание все факторы, от которых зависит проблема.
• Делайте так до тех пор, пока можете продолжать: дерево может иметь более глубокие корни, чем вы думаете.
• Попробуйте продлить таким же образом и «ветви» дерева: они будут следствиями вашей исходной проблемы. Может обнаружиться, что то, с чего вы начали, как с основной задачи, на самом деле корень или ветвь другого дерева.
• Когда вы закончите, посмотрите на дерево. Надо ли вам заниматься задачей, которую вы изначально поставили перед собой, или сначала одним из ее факторов? Помогло ли вам построение дерева продумать пути, как взяться за решение проблемы?

Поиск верного решения 

Важно знать, что вы хотели бы получить в результате вашей акции! Что будет считаться успехом? Предложите группе обдумать, чего ее члены хотят добиться и как будут определять, достигли они успеха или нет. Участники могут снова обратиться к дереву проблем и использовать его для поиска конкретных решений. Как правило, тщательное изучение корней ведет к решениям, расположенным выше по дереву. Например, если бы было больше социального жилья или арендная плата была бы ниже, гораздо больше молодых людей могли бы иметь крышу над головой.

 Помните, что при решении сложного вопроса зачастую трудно добиться изменения в существующей на государственном или местном уровне политике, и одна акция редко приводит к переменам. Группа должна отдавать себе отчет в том, на что она может рассчитывать. Напомните членам группы, что даже «маленький» результат может быть неоценимым вкладом в решение более серьезной проблемы. Эффективные кампании почти всегда строятся именно из таких «малых» действий, и все, чего бы ни достигла ваша группа, может в дальнейшем быть использовано либо подхвачено другими активистами, занимающимися этой проблемой.

Для группы полезно провести мозговой штурм некоторых общих оснований предпринимаемых действий. Вполне вероятно, что это поможет выбрать те действия, которые будут наиболее подходящими для решения вопроса, и поможет определить ряд конкретных задач, которые, по мнению членов группы, реально достижимы..

Вспомните протестную акцию, свидетелем которой вы были или о которой недавно слышали: какого результата, по вашему мнению, пытались добиться организаторы? Преуспели они в этом или нет? Почему?

Планирование мероприятия

Ваша группа определилась с проблемой и теперь имеет представление о том, что она могла бы предпринять. Настало время определить механизм, который будет использован для достижения поставленной цели.

Блок-схему, размещенную ниже, можно использовать как пошаговый подход к выбору этого механизма, а также для обретения уверенности в том, что группа сможет достичь желаемого с помощью выбранного метода. Блок-схема включает 5 шагов, которые подводят к принятию решения о наиболее подходящей форме мероприятия, и показывает, как этот процесс может работать в случае 5 условных примеров.

Каждый шаг объясняется более подробно в следующем разделе.

Планирование мероприятия

Какую проблему вы хотите решать?

Этот шаг простой: он получится в результате выполнения группой упражнения с деревом проблем. Если вы это упражнение еще не выполняли, постарайтесь, чтобы группа как можно точнее сформулировала проблему, которой она хочет заняться.

Какова ваша целевая аудитория?

Если только вы не надеетесь решить проблему немедленно, целевой аудиторией для вашего мероприятия вряд ли будут те люди, которые обладают возможностью осуществить необходимое изменение. Скорее всего, ваше мероприятие будет не более чем шагом на этом пути; например, можно постараться привлечь внимание общественности к вашему вопросу и таким образом оказать давление на правительство. Или организовать группу из местных активистов, чтобы она могла работать над интересующим вас вопросом.

Вашей целевой аудиторией в блоке B будет группа людей, на которых вы воздействуете через свое мероприятие. Она может состоять из более чем одной группы; например, в первой ячейке блок-схемы целевой аудиторией являются и жители города, и руководители компаний. Реализация акции зависит от жителей города, подписавших петицию, которая затем передается руководителям компании, в надежде, что она окажет свое влияние, и они будут вынуждены очистить реку.

Какие изменения вы надеетесь увидеть?

Этот вопрос опять же относится к вашему мероприятию, но не обязательно к тому самому изменению, которое является вашей конечной целью. Вряд ли, например, какоето мероприятие, проведенное вашей группой, сможет положить конец эксплуатации детского труда транснациональными компаниями! Однако вы способны пробудить интерес к этой проблеме, что подтолкнет других к проявлению активности в разных формах, а это, в свою очередь, может быть достаточным, чтобы вызвать изменения в политике компании или в государственном регулировании таких компаний.

 Этот блок – для того, чтобы подумать над вопросами, чего должна достичь акция и как определить, удалась ли она. Постарайтесь настроить группу на то, чтобы быть максимально конкретной и решить, как оценить удачу или неудачу мероприятия. Используйте подсказки из раздела «Найдите верное решение».

Как, по-вашему, будет происходить изменение? 

Этот вопрос не о механизме, который группа будет использовать, а о том, как акция, по ожиданиям группы, будет «работать», и этот вопрос часто связан с психологией изменения человеческого сознания или осознания необходимости поступать по-другому. Это очень важный вопрос, о котором нередко забывают, а его игнорирование может нанести вред мероприятию.

Предположим, например, что группа обеспокоена ростом популярности националистических или профашистских организаций и хочет заняться этим вопросом. Члены группы могутначать подкладывать информационные листовки под двери людей, живущих в районе, где поддержка этих организаций высокая. Однако если члены группы не поймут, почему люди симпатизируют националистическим организациям, листовки могут даже произвести эффект, противоположный ожидаемому. Группа должна подумать о том, как листовка может изменить такое отношение, и какое содержание будет эффективным для этой цели. Члены группы должны быть в курсе конкретных причин и проблем, которые лежат в основе растущей поддержки националистических организаций.

История, описанная ниже, носит, по существу, «контрольный» характер. Подумайте о том, что должно происходить, чтобы «результат» тотчас и непременно следовал из созданной ситуации.

Ученики против расизма: их помощь администрации школы

В сельской школе в Португалии, новички, приехавшие из Румынии и Украины, стали предметом расистских высказываний и действий со стороны других учеников школы. Учителя и совет школы не знали, как реагировать,   для региона это была совершенно новая проблема.
Ряд учащихся, озабоченных тем, что происходит, обратились к сотруднику местного центра отдыха молодежи за помощью и советом. Вместе они организовали в школе недельную кампанию, названную «Иные снаружи, одинаковые внутри» (Diferente por fora, Igual por dentro). Для того чтобы поднять эту проблему, использовалась каждая минута в течение всего дня   прием пищи, уроки, свободное время, – и постоянно проводились разные мероприятия. Клуб театрального искусства использовал форум-театр, выдавались самодельные плакаты и значки, в центре досуга были организованы художественные представления, были показаны фильмы и в столовой подавались пирожные из разных стран. Неделя была такой успешной, что школа решила организовывать подобное мероприятие каждый год.

Какие средства вы будете использовать для воздействия на вашу аудиторию?

Вот в чем вам поможет блок-схема! Выбор на данном этапе именно того, что должна сделать группа, удастся сузить путем прохождения предыдущих шагов. Группа должна теперь суметь составить список возможных мероприятий, которые помогут добиться перехода, определенного в предыдущем блоке. Призывайте группу творчески мыслить, посмотрите на некоторые из предложений раздела 2 этой главы и используйте кейс-метод. И напомните, что нельзя забывать характерные особенности группы. Попробуйте еще раз сделать окончательный выбор на основе консенсуса.

 «Новые тактики в области прав человека»

«Новые тактики» представляет собой разнородную группу международных организаций, консультантов и практиков, которая существует для продвижения тактических инноваций и стратегических решений в рамках международного сообщества по правам человека. С 1999 года проект «Новые тактики в области прав человека» создал уникальные ресурсы, организованные скорее вокруг возможных решений, чем вокруг конкретных вопросов, географических регионов или целевых групп. Эти ресурсы позволяют активистам распознавать уникальные особенности их ситуации и искать подходы, которые были использованы в других местах, но могут подойти и здесь. Ресурс помогает активистам объединять различные тактики в комплексную стратегию. 
Многие из ресурсов и на разных языках могут быть найдены на веб-сайте www.newtactics.org.

Организационная работа

Есть еще один заключительный этап перед проведением идей группы в жизнь. Прежде чем дело дойдет до практики, настоятельно рекомендуется, чтобы группа разработала план действий для решения организационных вопросов. Хотя он может быть несущественным для простого мероприятия, такой план послужит полезной привычкой для группы и будет гарантировать, что задачи распределены на равной основе в соответствии с навыками и предпочтениями участников. План должен также гарантировать, что ничто не забыто!

Нужно будет решить:

• Какие задачи должны быть выполнены?
• Кто какую задачу (или задачи) будет выполнять?
• Когда задачи должны быть выполнены?

Создание таблицы задач 

Ниже приводится таблица, которая показывает воображаемое мероприятие с задачами, расположенными в соответствии с тремя указанными выше вопросами. Заполните ее с группой, используя следующие пункты как руководство:

1. Убедитесь, что все записано, чтобы можно было контролировать выполнение планов. Вам понадобятся два больших листа бумаги и фломастер.
2. Убедитесь, что всем ясен обсуждаемый пункт. Выберите одного человека писцом и напишите заголовок в верхней части бумаги. Продумайте вместе список всех работ, которые необходимо выполнить, и запишите их на большом листе бумаги, так чтобы каждый мог их видеть.
3. Продумайте с группой весь день, представьте, что должно происходить, и проверьте еще раз, что вы ничего не упустили.
4. Теперь пройдитесь по списку и определите, следует ли выполнять работы «Немедленно», «Скоро» или «Позже»: проставьте Н, С или П возле каждой работы.
5. Используйте второй лист бумаги в качестве «листа решения». Перечислите все задачи, которые предстоит сделать, сверху вниз на левой стороне; затем в следующей колонке запишите, кто будет выполнять каждую из них. Наконец, в третьей колонке отметьте предельные сроки выполнения каждой работы.
6. Распределите работу среди всех участников: не поручайте ее одному или двум. Подумайте, что произойдет, если они заболеют или будут перегружены другими делами!

Анализ и оценка

Как в любой деятельности, в  образовании в области прав человека –  жизненно важно взять тайм-аут после завершения дела, чтобы опросить группу и оценить, что прошло хорошо и что могло быть сделано лучше. Группа, скорее всего, по окончании акции испытывает сильные эмоции, отрицательные либо положительные. Важно дать возможность обсудить их и принять в этом участие. Это также поможет в планировании дальнейших мероприятий.

Следующие вопросы могут быть полезны в качестве основы для проведения анализа.

• Каковы ваши ощущения на следующий день после акции? (Это можно сделать в форме быстрого опроса группы).
• Что, по вашим ощущениям, удалось?
• Оказалось ли что-то более трудным, чем вы себе представляли?
• Было ли что-то неожиданное?
• Как вы думаете, можно ли из прошедшего мероприятия извлечь уроки, которые пригодились бы в следующий раз?
• Достигли ли мы того, что запланировали?
• Добились ли мы еще каких-то результатов, которые, возможно, не предвидели?
• Довольны ли вы собой и хотели бы вы взяться за что-нибудь подобное снова?
• Что мы будем делать теперь?

Бутсы для Африки

Эмиль был учеником 7 класса в школе Фредериксберга в Сорё, Дания, а Анаклайто был в этой школе приглашенным учителем из Южной Африки. В ходе дискуссии с классом о домашней и школьной жизни Анаклайто высказался о том, что у детей и молодых людей в Дании много возможностей и много вещей. Он сказал, что у него дома, в Южной Африке, у его учеников не было приличного футбольного поля, а уж о футбольных бутсах и говорить нечего. Это навело учеников на мысль организовать сбор подержанных футбольных бутс, чтобы послать их в школу Анаклайто. Они спросили его, что он об этом думает. Ответ был положительным, и ученики разместили объявления с просьбой о пожертвованиях в их собственной и в соседних школах. Местный футбольный клуб услышал об этой идее и пожертвовал несколько пар со своего склада невостребованного имущества.
Неожиданно у Эмиля и его друзей образовалась целая груда обуви из 100 пар бутс, послать которые в Йоханнесбург будет стоить, как они обнаружили к своему смятению, 500 датских крон (целых 67 евро)! Они задумались, что же делать дальше. Для начала они рассортировали обувь, чтобы понять, действительно ли всю ее стоит отправлять. Остановились на 75 парах. Затем им надо было найти деньги на почтовые расходы, и их класс написал письма в несколько благотворительных агентств и в местный совет, обратились они за поддержкой в местную газету и на радио. После ряда неудач один человек – председатель местной туристической ассоциации, организующей путешествия в Южную Африку, – связался с газетой и предложил свою помощь. В итоге полугодичных хлопот и усилий Эмиль смог, наконец, отнести посылки на почту и отправить обувь в Йоханнесбург для учеников Анаклайто. Источник: Международный обмен учителей (The Global Guest Teacher), Фонд Интеркультура (AFS Interkultur), Дания

Как написать план действий

Планируете воплотить свое видение в жизнь? И как лучше всего избежать трудностей и проблем на этом пути? Твердый план действий.

Мы выделили 6 шагов, объясняющих, как написать план действий. После того, как вы ознакомитесь с ними, используйте редактируемые шаблоны ниже, чтобы сразу приступить к планированию.

Что такое план действий

План действий — это контрольный список шагов или задач, которые вам необходимо выполнить для достижения поставленных вами целей.

Это важная часть процесса стратегического планирования, помогающая улучшить планирование совместной работы. Не только в управлении проектами, но и планы действий могут использоваться людьми для подготовки стратегии для достижения своих личных целей.

Компоненты плана действий включают

• Четкое описание цели, которую необходимо достичь
• Задачи / шаги, которые необходимо выполнить для достижения цели
• Люди, которые будут отвечать за выполнение каждой задачи
• Когда эти задачи будут выполнены ( сроки и вехи)
• Ресурсы, необходимые для выполнения задач
• Меры для оценки прогресса

Что хорошего в том, что все перечислено в одном месте, так это то, что это упрощает отслеживание прогресса и эффективное планирование.

План действий — это не что-то высеченное на камне. По мере роста вашей организации и изменения окружающих обстоятельств вам придется пересматривать ее и вносить коррективы в соответствии с последними потребностями.

Зачем нужен план действий

Иногда компании не тратят много времени на разработку плана действий перед инициативой, что в большинстве случаев приводит к провалу. Если вы еще не слышали, «неудача в планировании означает провал», — предположительно однажды сказал Бенджамин Франклин.

Planning поможет вам подготовиться к предстоящим препятствиям и не сбиться с пути.А с помощью эффективного плана действий вы сможете повысить свою продуктивность и сосредоточиться.

Вот некоторые преимущества плана действий, которые вам следует знать;

• Это дает вам четкое направление. Поскольку в плане действий четко указано, какие шаги необходимо предпринять и когда они должны быть выполнены, вы будете точно знать, что вам нужно делать.
• Написание и поэтапное планирование ваших целей даст вам повод сохранять мотивацию и приверженность на протяжении всего проекта.
• Имея план действий, вы можете отслеживать свой прогресс в достижении цели.
• Поскольку вы перечисляете все шаги, которые необходимо выполнить в своем плане действий, это поможет вам расставить приоритеты для ваших задач на основе усилий и воздействия.

Как написать план действий | Лучшие Лрактики

На первый взгляд, создание плана действий кажется довольно простым. Но есть несколько важных шагов, которые нужно выполнять с осторожностью, чтобы извлечь из этого максимум пользы. Вот как составить план действий, состоящий из 6 простых шагов.

Шаг 1. Определите конечную цель

Если вы не уверены в том, что хотите делать и чего хотите достичь, вы настраиваете себя на неудачу.

Планируете новую инициативу? Начните с определения того, где вы находитесь и где хотите быть.

Решаете проблему? Прежде чем расставить приоритеты, проанализируйте ситуацию и изучите возможные решения.

Тогда запишите свою цель. И прежде чем перейти к следующему шагу, прогоните свою цель по критериям SMART.Или, другими словами, убедитесь, что это

• Конкретный — четко определенный и ясный
• Измеримый — включает измеримые индикаторы для отслеживания прогресса
• Достижимый — реалистичный и достижимый в пределах ресурсов, времени, денег, опыта и т. Д. У вас есть
• Актуально — согласован с другими вашими целями
• Своевременно — имеет дату окончания

Используйте эту таблицу целей SMART, чтобы упростить этот процесс. Поделитесь этим с другими, чтобы получить их мнение.

И обратитесь к нашему простому руководству по процессу постановки целей, чтобы узнать больше о постановке и планировании целей.

Шаг 2: Перечислите шаги, которые необходимо выполнить

Цель ясна. Что именно нужно сделать, чтобы это осознать?

Создайте примерный шаблон, чтобы перечислить все задачи, которые необходимо выполнить, сроки выполнения и ответственных лиц.

Важно убедиться, что вся команда участвует в этом процессе и имеет доступ к документу.Таким образом, каждый будет знать свои роли и обязанности в проекте.

Убедитесь, что каждая задача четко определена и достижима. Если вы сталкиваетесь с более крупными и сложными задачами, разбейте их на более мелкие, которые легче выполнять и управлять ими.

Советы: Используйте шаблон матрицы RACI, чтобы уточнить роли и обязанности в проекте, а также спланировать проекты

Шаг 3. Расставьте задачи по приоритетам и добавьте крайние сроки

Пора реорганизовать список, расставив приоритеты задач.Некоторые шаги вам, возможно, придется расставить по приоритетам, поскольку они могут блокировать другие подэтапы.

Добавьте крайние сроки и убедитесь, что они реалистичны. Прежде чем определять сроки, проконсультируйтесь с лицом, ответственным за его выполнение, чтобы понять его или ее возможности.

Шаг 4: Установите вехи

вех можно рассматривать как мини-цели, ведущие к главной цели в конце. Преимущество добавления вех в том, что они дают членам команды возможность чего-то с нетерпением ждать и помогают им сохранять мотивацию, даже если окончательный срок еще далеко.

Начните с конечной цели и возвращайтесь назад, устанавливая вехи. Помните, что не следует оставлять слишком мало или слишком много времени между установленными вами вехами. Лучше всего разделять вехи на две недели.

Шаг 5: Определите необходимые ресурсы

Перед тем, как начать свой проект, очень важно убедиться, что у вас есть все необходимые ресурсы для выполнения задач. И если они в настоящее время недоступны, вам необходимо сначала составить план их приобретения.

Это также должно включать ваш бюджет. Вы можете назначить столбец своего плана действий, чтобы отмечать стоимость каждой задачи, если таковая имеется.

Шаг 6: Визуализируйте свой план действий

Смысл этого шага — создать что-то, что всем будет понятно с первого взгляда, и чем можно будет поделиться со всеми.

Независимо от того, представлен ли ваш план действий в форме блок-схемы, диаграммы Ганта или таблицы, убедитесь, что он четко передает элементы, которые мы определили до сих пор — задачи, владельцев задач, крайние сроки, ресурсы и т. Д.

Этот документ должен быть доступен для всех и должен быть доступен для редактирования.

Шаг 7. Отслеживание, оценка и обновление

Выделите время, чтобы оценить прогресс, которого вы достигли со своей командой.

В этом окончательном плане действий вы можете отметить выполненные задачи как выполненные, обратив внимание на то, как вы продвинулись к цели.

Это также выявит незавершенные или отложенные задачи, и в этом случае вам нужно выяснить причину и найти подходящие решения.А затем соответствующим образом обновите план действий.

Шаблоны планов действий

Бизнес-план действий

Простое руководство по созданию бизнес-плана для презентаций

План маркетинговых мероприятий

Стратегический план действий

Шаблон плана корректирующих действий

Найти больше шаблонов плана корректирующих действий

Простое руководство по созданию плана действий на случай непредвиденных обстоятельств

Шаблон плана действий

Есть еще советы по созданию плана действий?

План действий разработан, чтобы указать вам путь к достижению ваших целей.Он превращает ваше видение в действенные цели и шаги. И это помогает вам оставаться сосредоточенным и мотивированным.

От отдельного сотрудника в организации до более крупных отделов могут использовать планы действий, чтобы направлять свой путь к достижению своих целей.

Может быть, вы собираетесь создать свой самый первый план действий, или вы уже являетесь профессионалом в его написании. В любом случае, мы хотели бы услышать ваше мнение о том, как составить план действий. Поделитесь ими с нами в разделе комментариев ниже.

Присоединяйтесь к более чем тысячам организаций, которые используют Creately для мозгового штурма, планирования, анализа и успешного выполнения своих проектов.

Как составить план действий для достижения целей

Эта статья была одобрена карьерным тренером Indeed.

Хорошо продуманный план действий может облегчить отслеживание и реализацию ваших целей. Независимо от того, есть ли у вас карьера, бизнес или личная цель, вы можете использовать план действий, чтобы проложить четкий путь к успеху.Уровень детализации вашего плана действий может варьироваться в зависимости от имеющихся у вас ресурсов и сложности вашего проекта или цели.

В этой статье мы обсудим, что такое план действий, почему он важен и как составить план действий, который поможет вам эффективно и успешно достичь своих целей.

Что такое план действий?

План действий — это документ, в котором излагаются задачи, которые вам необходимо выполнить для достижения вашей цели. Он также разбивает процесс на практические задания на основе графика.Хороший план действий излагает все необходимые шаги для достижения вашей цели и поможет вам эффективно достичь поставленной цели, назначив временные рамки — дату начала и дату окончания — для каждого шага процесса. В зависимости от ваших потребностей и предпочтений вы можете использовать этот документ для постановки одной или нескольких целей.

Связано: Постановка целей для улучшения вашей карьеры

Чем полезен план действий?

План действий полезен для широкого круга лиц и организаций, от сотрудников, которые хотят улучшить свою работу, до менеджеров проектов, назначающих задачи членам команды.Это может помочь вам определить четкий путь для продвижения к вашей цели и уверенно организовать связанные задачи в соответствующем порядке для наиболее эффективного достижения вашей цели.

План действий также может помочь вам сохранять мотивацию и отслеживать прогресс в достижении целей, позволяя выполнять проекты в соответствии с графиком и, если применимо, в рамках бюджета. Если вы сотрудничаете с другими, вы можете использовать его как инструмент, чтобы указать, кто должен нести ответственность за каждую задачу, что может помочь вам избежать задержек и устранить ошибки.

Как составить план действий за 5 простых шагов

Написание плана действий может показаться сложным, но стоит потрудиться заранее, чтобы сосредоточиться на будущем, а использование простой схемы поможет вам прояснить ситуацию. Хотя планы действий могут различаться по задачам и срокам, они обычно соответствуют одной и той же структуре и включают одни и те же типы информации. Создайте план действий, который поможет вам достичь своей цели, выполнив следующие пять шагов:

1. Установите цели SMART.
2. Создайте список действий.
3. Установить временную шкалу.
4. Назначьте ресурсы.

5. Следите за прогрессом.

1. Установите цели SMART

Прежде чем приступить к написанию плана действий, подумайте об использовании схемы SMART для постановки правильной цели. Ваша цель должна быть:

• Конкретная: Ваша цель должна быть четко определена. Например, вместо того, чтобы говорить, что вы хотите увеличить продажи, вы можете установить определенный порог, которого вы хотите достичь, например, увеличение продаж на 20%.
• Измеряемый: Убедитесь, что ваша цель может быть измерена. Например, если ваша цель — увеличить объем продаж, попробуйте создавать еженедельные или ежемесячные отчеты о продажах, чтобы отслеживать свой прогресс.
• Достижимый: Хотя ставить высокие цели и бросать вызов самому себе — это хорошо, уверенность в том, что они достижимы, поможет вам достичь желаемого прогресса.
• Релевантно: Ваша цель должна соответствовать вашим способностям, потребностям и интересам. Например, если вы хотите увеличить доход от рекламы на 25%, установка цели инициировать новую программу безопасности на рабочем месте может быть неуместной.

• По времени: Вы должны установить конкретный срок для достижения вашей цели, например, увеличения вашего дохода на 10% в течение следующих 12 месяцев.

Подробнее: Цели SMART: определение и примеры

2. Создайте список действий

Затем создайте список задач, которые необходимо выполнить, чтобы достичь своей цели. Этот процесс влечет за собой разделение вашей основной цели на более мелкие. Поступая так, вы можете сделать конечную цель менее сложной и приблизиться к ней организованным, пошаговым образом.Убедитесь, что действия достижимы и связаны с вашей целью. Если данная задача кажется слишком расплывчатой ​​или пугающей, вы можете разделить ее на два или три элемента меньшего размера, которые кажутся более выполнимыми.

Например, если вы хотите получить повышение по службе, вам, возможно, придется выполнить ряд задач для достижения своей цели, таких как достижение контрольного показателя производительности или изучение нового навыка. Изучение нового навыка — это одна из задач, которую, вероятно, придется разбить на более мелкие, четко определенные шаги. Четко опишите каждую задачу, чтобы создать план, который приведет вас к вашей конечной цели.

Связано: Понимание процессов и этапов управления проектом

3. Установите временную шкалу

Помимо установки крайнего срока для вашей основной цели, вы также должны установить временные рамки для выполнения каждой задачи в процессе. Очень важно создать график, которому вы можете разумно следовать, чтобы вы могли стабильно продвигаться к своей цели. Оцените требования и подумайте, сколько времени вам нужно, чтобы заполнить каждый пункт в вашем списке.

Например, вы хотите увеличить посещаемость своего веб-сайта на 100% за один год с помощью социальных сетей и поисковой оптимизации.Установите временные рамки для достижения желаемых результатов для каждой из задач, таких как увеличение количества подписчиков в социальных сетях на 30% за четыре месяца и создание первой страницы результатов веб-поиска по определенным ключевым словам через шесть месяцев.

Связано: Навыки управления временем: определение и примеры

4. Назначьте ресурсы

Если вы управляете большим проектом, вы, вероятно, будете назначать задачи нескольким людям. Оцените навыки и способности своей команды, чтобы определить, кто из них лучше всего подходит для выполнения каждой задачи.Затем запишите, кто будет отвечать за цель и ресурсы, необходимые для выполнения задачи, такие как деньги, оборудование и персонал.

Например, если вы управляете маркетинговой кампанией, вам необходимо выяснить, кто из ваших сотрудников лучше всех занимается планированием, производством контента, маркетингом в социальных сетях и поисковой оптимизацией. У вас также должны быть приложения и инструменты для создания контента, графического дизайна и маркетинговой аналитики.

Связано: каковы обязанности менеджера?

5.Отслеживайте прогресс

Наконец, опишите, как вы обеспечите своевременное выполнение каждой задачи в вашем плане действий, например, с помощью внутренней отчетности или проведения регулярных встреч. Поступая так, вы получите более четкое представление о том, как вы продвигаетесь к своей цели. Укажите показатели, которые вы будете использовать для отслеживания хода выполнения плана, которые могут быть вехами, такими как количество выполненных задач, или количественными показателями, такими как продажи или доля рынка.

Например, вы хотите, чтобы к концу года ваш отдел обслуживания клиентов мог обрабатывать 1000 запросов в день.Однако для достижения цели вам необходимо иметь как минимум 10 представителей клиентов. Вы можете легко определить, насколько вы близки к своей конечной цели, оценив, сколько запросов вы можете обработать и сколько представителей службы поддержки у вас будет через полгода.

Связано: Использование ключевых показателей эффективности (KPI) для достижения целей

Шаблон плана действий

Вы можете сэкономить время, используя шаблон для создания плана действий.Вот эффективный шаблон для широкого диапазона ситуаций постановки целей:

Проблема:

Цель:

План действий:

• Действия (шаги, которые вы планируете предпринять для достижения своих целей)
• Ответственные лица (сотрудники, которые будут обрабатывать каждый шаг)
• Срок (крайний срок для каждого шага)
• Ресурсы (активы, которые необходимо выделить для каждого шага)
• Потенциальные препятствия (факторы, которые потенциально могут помешать завершению каждого шага) step)
• Результаты (желаемый результат для каждого шага)

Свидетельство успеха:

Процесс отслеживания и оценки:

Пример плана действий

Ниже приведен пример плана действий для продавец одежды:

* Проблема: Медленный рост прибыли в результате недостаточного обслуживания клиентов.*
* Цель: Увеличить прибыль на 50% в течение трех лет. *
* Наша трехлетняя цель (Совет : , это УМНЫЕ цели) *
Мы ожидаем, что наш розничный бизнес по продаже одежды повысит нашу прибыльность на 40%, поскольку мы следуем этому плану по улучшению обслуживания клиентов и увеличению штата сотрудников в течение следующих трех лет.

• * Текущее состояние нашего бизнеса: Годовая прибыль в размере 150 000 долларов США, четыре сотрудника и множество жалоб клиентов *

• Наш бизнес за шесть месяцев: Каждый сотрудник будет обучен обслуживанию клиентов и получению прибыли увеличится на 10%

• * Наш бизнес через 12 месяцев: Годовая прибыль 180000 долларов США, шесть сотрудников, отсутствие вакансий и сильная культура обслуживания клиентов *

• * Наш бизнес через три года : Входит в 20% лучших розничных продавцов одежды с наибольшей долей рынка в Пало-Альто, Калифорния *

План действий по достижению нашей цели

Задача 1.Обучение

• * Действие: Все сотрудники пройдут обучение по обслуживанию клиентов. *
• * Дата завершения: Сентябрь 20XX *
• * Ответственное лицо: Менеджер по продажам *

Задача 2. Набор

• * Действие: Определите набор навыков, необходимых для новых сотрудников, и работайте с кадровым агентством, чтобы нанять нужных специалистов. *
• * Дата завершения: ноября 20XX *
• * Ответственное лицо: Менеджер по продажам *

Задача 3.Улучшение обслуживания клиентов

• * Действие: Обновите наш веб-сайт и поддерживайте его в актуальном состоянии. *
• * Дата завершения: Начинается в декабре 20XX года и продолжается *
• * Ответственное лицо: ИТ-менеджер *

Задача 4. Увеличить объем продаж

План A

• * Действие: Встретьтесь с 20% лучших клиентов и разработайте стратегии для увеличения продаж на одного клиента. *
• * Дата завершения: Январь 20XX *
• * Ответственное лицо: Менеджер по продажам *

План B

• * Действие: Создайте брошюру о продуктах и ​​услугах.*
• * Дата завершения: май 20XX *
• * Ответственное лицо: Менеджер по маркетингу *

Задача 5. Увеличение денежного потока и снижение затрат

• * Действие: Ввести более удобный способ оплаты план для клиентов. *
• * Дата завершения: января 20XX *
• * Ответственное лицо: Финансовый менеджер *

Задача 6. Расширение клиентской базы

План A

• * Действие : Ищите региональные торговые мероприятия и участвуйте в соответствующих.*
• * Дата завершения: июнь 20XX *
• * Ответственное лицо: Менеджер по продажам *

План B

• * Действие: Изучите предложения наших конкурентов и выявите недостатки в их предложениях. *
• * Дата завершения: Октябрь 20XX *
• * Ответственное лицо: Менеджер по продажам *

* Доказательства успеха: Годовая прибыль 225 000 долларов *

* Процесс отслеживания и оценки: Оценка прибыльности , численность персонала и количество жалоб клиентов.*

Как составить план действий (пример включен)

Что такое план действий? Как правило, это предлагаемая стратегия, курс или действие. В частности, в управлении проектами это документ, в котором перечислены шаги, необходимые для достижения цели. То есть в плане действий уточняется, какие ресурсы вам понадобятся для достижения этой цели, составляется график выполнения задач, необходимых для достижения этой цели, и определяется, какие члены команды вам понадобятся для всего этого.

План действий — это документ, который документирует проект.То есть это подробный список работ, которые необходимо выполнить для достижения цели проекта. В нем указано, какие ресурсы вам понадобятся для достижения этой цели и каковы будут ваши сроки, включая задачи, которые необходимо выполнить от начала проекта до конца. Это начало планирования проекта.

Вы не только выясняете задачи и сроки, но также определяете, кого вы соберете в свою команду для работы над этими задачами.

Шаги к плану действий

Преимущества плана действий просты: теперь вы обрисовали в общих чертах, какой курс и какие ресурсы необходимы для достижения поставленной вами цели в проекте.Собрав все это в виде документа, вы сможете более успешно спланировать, как завершить свой проект.

Люди переплетаются с жаргоном при планировании проекта, но слово «действие» может понять каждый.

В основу составления плана действий для любого проекта входят следующие четыре основных шага:

Создайте или используйте простой шаблон плана действий для сбора задач, сроков и назначений.Это место, где все, что связано с задачами, входит в план действий вашего проекта, поэтому у вас есть место для всей этой важной информации.

Используйте инструмент, чтобы не отвлекаться от задачи. ProjectManager имеет функции, которые помогут вам отслеживать и сообщать о прогрессе и производительности. Получите общее представление о проекте с помощью наших интерактивных информационных панелей. В отличие от других инструментов, мы не заставляем вас настраивать панель инструментов. Он готов к использованию, как только вы откроете инструмент. Более того, мы рассчитываем различные показатели, такие как дисперсия проекта, рабочая нагрузка и т. Д.Они отображаются в виде удобных для чтения диаграмм и графиков. Делитесь ими с заинтересованными сторонами, чтобы сообщать им обновления, когда они захотят. Звучит неплохо? Попробуйте наш инструмент бесплатно, воспользовавшись 30-дневной пробной версией.

Подключите всех к этому инструменту, чтобы он работал на команду. Убедитесь, что команда знает, как его использовать. Будь то совещание по процессу или более структурированное учебное занятие, вы хотите, чтобы все могли использовать этот инструмент, прежде чем они начнут работать над проектом.

Настройте оповещения, которые помогут вам стать более эффективными. Автоматизируйте большую часть загруженной работы, чтобы вы могли больше заниматься практическим управлением. Оповещения — отличный способ держать вас в курсе прогресса проекта, не отвлекая вас от других ваших обязанностей.

Оповещения можно использовать для уведомления об изменениях в задачах и о добавлении каких-либо элементов, и всегда есть потребность в улучшении управления задачами. Они также могут отметить завершение важной вехи проекта.Наконец, оповещения могут действовать как заметки для отзывов о задачах, документах и ​​многом другом.

Советы по плану действий

Когда у вас есть план действий, как вы работаете с ним, чтобы запустить успешный проект? Вот несколько советов, которые помогут в реализации вашего плана действий:

• Шаг 1: Сосредоточьтесь на приоритетах и ​​на том, что сейчас должно быть
• Шаг 2: Отметить завершенные задачи как завершенные
• Шаг 3: Назначьте кого-нибудь для выполнения каждой задачи
• Шаг 4: Обсуждение незавершенных или последних задач

Пример плана действий

Следуйте этому примеру, чтобы увидеть, как обычно составляются планы действий.

Задачи

ProjectManager может помочь вам составить план действий, а затем претворить его в жизнь. Соберите все свои задачи в нашем представлении списка, которое делает больше, чем просто легкие приложения со списком дел. В отличие от них, мы можем расставлять приоритеты, настраивать теги и показывать процент выполнения для каждой задачи. Наше облачное программное обеспечение предоставляет вам данные в режиме реального времени, чтобы помочь вам составить план действий и придерживаться его.

Фазы и назначения примечаний

Важно отметить все этапы проекта, чтобы знать, какие задачи и когда будут выполняться.Вы также захотите дать задания, чтобы убедиться, что работа выполняется правильно.

Отслеживание прогресса

Как только вы начнете проект, вам нужно будет наметить, как продвигается работа. Это приводит нас к временной шкале, где у вас будет дата начала и окончания для каждой из ваших задач, а также сколько времени вы планируете на это, чтобы вы могли использовать это в качестве основы и убедиться, что вы остаетесь на цели. Вы можете построить график своего проекта на диаграмме Ганта.

Ресурсы для заметок

Наконец, в вашем плане действий будут перечислены ресурсы.Кто за какую задачу отвечает, какие материалы задействованы? Что это за затраты? У вас также должен быть раздел в плане действий для заметок, которые не попадают ни в одну из других категорий.

Управляйте своим проектом с помощью плана действий

Составление плана — это только первая часть управления проектом. Помните, это не то, что нужно писать и откладывать, это живой документ, который должен сопровождать вас на протяжении всего жизненного цикла проекта. Дженнифер Бриджес, PMP, предлагает больше советов по планам действий в видео ниже.

Вот скриншот для справки:

Как ProjectManager может помочь вашему плану действий

Если вы хотите составить план действий, а затем принять меры, выполнив, отслеживая и создавая отчеты по проекту, вам понадобится ProjectManager. Наше облачное программное обеспечение для управления проектами может импортировать ваш план действий в онлайн-диаграмму Ганта. Теперь вы можете организовать свои задачи, связать зависимости и установить контрольные точки. Более того, вы можете фильтровать критический путь.Когда вы закончите планирование, установите базовый план. Это позволяет вам всегда видеть запланированный и фактический прогресс вашего проекта, чтобы помочь вам не сбиться с пути. Попробуйте наш инструмент бесплатно сегодня.

Отсюда вы можете назначать задачи и предоставить командам платформу для совместной работы, чтобы комментировать и публиковать соответствующие документы. Зависимые задачи можно связать, чтобы избежать узких мест, а когда что-то изменится, расписание можно легко редактировать, просто перетаскивая даты начала и окончания.

Транскрипция:

Сегодня мы поговорим о том, как составить план действий.Работая с некоторыми командами, я понял, что слова «диаграмма Ганта», «график проекта» или «план проекта» могут показаться слишком громоздкими.

Но трудно опровергнуть термин «план действий». Я имею в виду, что мы все должны принять меры, чтобы завершить проект. Итак, сегодня я хочу поговорить о нескольких основах и нескольких советах по составлению плана действий.

Итак, прежде всего, вы хотите создать простой шаблон, чтобы сэкономить время. Итак, что в шаблоне? Когда вы составляете план действий, вы хотите знать, что это за шаг? Когда придет время? И кому это назначено?

Мы также хотим использовать инструмент, который поможет вам справиться с задачей.Используя инструмент, особый онлайн-инструмент, которым пользуются все, каждый получает доступ к онлайн-данным в реальном времени.

И номер три — вы хотите подключить всех к инструменту, чтобы он работал для всех, а не только для нескольких человек. Если все будут использовать один и тот же инструмент, вы гарантируете, что у вас есть данные в реальном времени, к которым каждый может получить доступ.

Четвертый — настроить оповещения, которые помогут вам стать более эффективными. Ну, это что-то вроде задач.Предупреждения о добавлении или изменении задач помогают повысить эффективность своей работы и помогают другим участникам проекта узнавать об изменениях. Кроме того, когда вехи завершены, каждый знает, когда основные вещи произошли или завершились в рамках проекта.

А потом заметки. Заметки отлично подходят для совместной работы над задачами или даже документами, например, вашими документами требований или некоторыми другими документами, важными для проекта.

Итак, вот несколько советов.

Номер один: сосредоточьтесь на приоритетах того, что должно быть сейчас. Таким образом, люди или члены команды не будут ошеломлены, глядя на все, что уже сделано, а сосредоточатся на том, что «давайте сделаем это сейчас».

Номер два: отметьте выполненные задачи как выполненные. Таким образом, вам не придется постоянно заниматься одними и теми же задачами. Они уже закончены, готовы, завершены. Уберите их с дороги, чтобы больше не смотреть на них.

Номер три — назначать кого-нибудь для каждой задачи.Вы хотите быть уверены, что знаете, кто отвечает за каждую задачу. Таким образом, если у вас есть вопросы, что-то не получается, вы знаете, к кому обратиться.

И номер четыре — обсуждение незавершенных или просроченных задач. Вы хотите быть уверены, что узнаете, когда есть препятствия или причины, по которым некоторые вещи не удается сделать. Иногда они нуждаются в вас и вашей помощи, чтобы добиться цели.

Итак, это основные принципы и несколько советов, которые помогут вам составить план действий. А если вам нужен инструмент, который поможет вам управлять своим планом действий и отслеживать его, то подпишитесь на наше программное обеспечение прямо сейчас в ProjectManager.

(Этот пост был обновлен в феврале 2021 г.)

Как написать план действий (с примерами) — Zippia

Мечтать об успехе — врожденное человеческое качество. Сновидение — легкая часть, но достичь его намного сложнее. Это требует видения, постановки целей и, самое главное, подробного плана действий для достижения даже самых смелых целей.

Что такое план действий?

Постановка цели указывает на то, чего вы хотите достичь.План действий приводит в действие этот результат.

Подробный план воплощения целей в жизнь содержит необходимые руководящие принципы того, что делать дальше, основные этапы, которые необходимо достичь, и определяет конечный успех. Это упрощает понимание того, как далеко вы продвинулись и что еще нужно сделать, прежде чем вы достигнете цели.

Составление плана действий на ранних этапах стратегического планирования имеет важное значение. Он устанавливает шаги, которые необходимо предпринять для завершения. Это очень важная практика для любого типа проекта, будь то профессиональный или личный, потому что он предоставляет подробную информацию о том, как действовать.

Почему план действий полезен

1. Указывает, как далеко вам нужно пройти. Четкое представление о том, как далеко вам осталось пройти, прежде чем вы достигнете своей цели, — веский аргумент в пользу написания плана действий.

   Это показывает, что у вас еще много работы, и что именно она влечет за собой. Наличие этого графика особенно полезно для достижения долгосрочных целей.

2. Указывает направление. Достичь цели намного сложнее, когда у проекта нет цели.План действий укажет вам правильное направление и поможет вам не сбиться с пути.

3. Усиливает мотивацию. Одна из главных причин, по которой не удается достичь цели, — это слабая мотивация. Требуется много личного стремления, чтобы продолжать двигаться к цели, на достижение которой уходит много лет и невероятно много усилий.

   Письменный план действий дает дополнительную мотивацию, когда вы хотите отложить проект в сторону. Это напоминание о том, что конец близок.

4. Устанавливает вехи. В плане действий прописаны шаги, которые необходимо выполнить для достижения цели. Это может быть полезно, потому что достижение каждой вехи на пути является подтверждением и мотивацией.

   Кроме того, установление контрольных точек в плане действий позволяет сосредоточить внимание на текущей задаче.

Кому нужен план действий?

Планы действий могут быть полезны в личной или профессиональной жизни любого человека и в самых разных ситуациях.Хотя план действий высшего руководства может сильно отличаться от плана действий вашего сотрудника начального уровня, конечная цель у обоих одна и та же — обеспечить, чтобы ежедневные задачи строились на достижении конкретной цели.

Единственная реальная разница между планами действий на разных уровнях компании — это масштаб. Менеджеру необходимо спланировать достижимые цели для своих сотрудников и создать систему для измерения результатов, предоставления и получения обратной связи, разумного бюджетирования и в целом продвижения и создания атмосферы, в которой работа может выполняться эффективно и результативно.

Сотрудник начального уровня, с другой стороны, может разработать план действий после встречи с руководителем. Если вы точно запишите главные бизнес-цели, пока они еще свежи в вашей памяти, вам будет намного проще ставить и достигать краткосрочные цели, которые соответствуют более широким корпоративным интересам.

Как написать план действий

1. Укажите цель SMART. Первым шагом к написанию плана действий является определение конкретной цели, соответствующей стандартам SMART.Это структура, которая помогает согласовать причудливые идеи цели, чтобы стать реалистичной целью.

   Буквы SMART framework означают:

   Специфическая. Хорошая цель должна быть подробной и ясной. Хотя общая цель, такая как получение большего количества денег, кажется, дает много информации, здесь слишком много места для отклонений и недостаточно направления.

   Измеримый. Цель, которую вы решили преследовать, должна поддаваться количественной оценке.Попутно это позволяет вам отслеживать свой прогресс и рост. Например, если ваша цель — продать больше билетов на концерт, укажите, сколько именно вы хотите продать.

   Возможно. Никогда не ставьте перед собой задачу, которую невозможно достичь в ваши временные рамки или уровень ваших навыков. Хотя амбициозность — хорошее качество, ее нужно встречать в равной степени с реализмом. Оцените свои обстоятельства и потратьте время на достижимую цель.

   Актуально.Цели SMART должны соответствовать общему результату, которого вы пытаетесь достичь. В профессиональной среде убедитесь, что ваши цели соответствуют вашим долгосрочным карьерным планам — и наоборот, для личных целей.

   Таймфрейм . Последний аспект цели SMART — определение сроков, в течение которых вы достигнете конечной цели. Установление графика позволяет сосредоточить ваше внимание на достижении поставленных целей к установленному сроку.

   Система SMART работает как единая система.У цели, в которой отсутствует один или несколько факторов структуры, меньше шансов на успех.

2. Составьте список задач, ведущих к цели. После того, как цель SMART установлена, начните разрабатывать стратегию действий, которые вы предпримете для ее достижения. Лучший способ добиться этого — создать список этих задач.

   Для долгосрочных целей, для достижения которых необходимо выполнить много шагов, разбейте их на более мелкие задачи.Перечислите инструкции по выполнению этих более крупных шагов, ведущих к конечной цели. Это делает продолжительный процесс более удобоваримым и легким в использовании.

3. Запланируйте график. Наличие графика — это критерий соответствия цели стандартам SMART, а также требование для написания плана действий. Сроки должны представлять собой серию крайних сроков в дополнение к конечной дате, на которую вы нацелены для достижения конечной цели.

   При перечислении этапов вашего плана действий подумайте о реалистичной дате завершения каждой задачи и включите ее.Некоторые части проекта требуют всего пары недель внимания, а другие занимают месяцы.

4. Установите вехи. Определите основные этапы проекта на этапе написания плана действий. Включение этапов в график плана действий поддерживает мотивацию и дает вам хорошее представление о том, где вы находитесь.

5. Отслеживайте прогресс и оценивайте успех. После написания подробного плана действий последним аспектом является проработка карты успеха, которую вы наметили.Усилия, которые вы вкладываете в планирование, подтверждаются выполнением работы, которую вы разработали. Немедленно приступайте к составлению расписания.

   Отслеживайте свой прогресс на пути к достижению цели. Это можно сделать, назначив встречу команды на работе или просто размышляя над своими личными целями. Если что-то нужно настроить или что-то идет не по плану, отслеживание прогресса — это когда вы об этом узнаете.

   Часть мониторинга прогресса вашего плана действий — это проверка того, насколько вы были успешны.На каждом этапе или в конце каждого дедлайна проверяйте, насколько успешно вы справились с задачей.

СХЕМЫ плана действий

Хороший способ проверить, является ли ваш план действий исчерпывающим и у вас есть все необходимое, — запустить его с помощью SCHEMES, что является аббревиатурой, обозначающей:

• Космос

• Наличные

• Помощники

• Оборудование

• Материалы

• Экспертиза

• Системы

Не каждый план действий должен учитывать все эти элементы.Например, для некоторых небольших проектов вам потребуется всего лишь помощников и опыт.

помогут убедиться, что вы не упустили ничего важного при планировании своей большой цели. В конце концов, было бы очень обидно, если бы ваше видение упало с рельсов из-за того, что у вас закончились деньги или недостаток экспертных знаний создает узкое место в производстве.

Шаблон для плана действий

Проблема:

Конечная цель SMART:

Пример плана действий

Проблема: Отсутствие серверов в ресторане

Конечная цель: Увеличить ресторан на 3 опытных сотрудника в следующем месяце

Задачи, ведущие к цели	Кто занимается этой задачей?	График задачи	Ресурсы, необходимые для завершения	Ход выполнения	Результат
Разместите подробное объявление о вакансии в Интернете как минимум на трех веб-сайтах, посвященных вакансиям.Включите подробную информацию о ресторане, ожидаемой должности и требованиях к должности.	Владелец ресторана	28 декабря 2020 г.	Компьютер Интернет Информация о местонахождении и ресторане	Завершено написание описания должности (21.12.2020) Было найдено пять бесплатных карьерных веб-сайтов, на которых размещалось объявление о вакансии (23.12.2020) Объявление о вакансии размещено на карьерных сайтах (28.12.2020)	Описание вакансии было утверждено, и объявление опубликовано 28.12.2020.
Запустите заявки, полученные из открытого объявления о вакансии, через систему отслеживания кандидатов (ATS).Просмотрите резюме оставшихся кандидатов. Обратитесь к кандидатам с наибольшим потенциалом для прохождения собеседования.	Менеджер ресторана	4 января 2021 г.	Компьютер Доступ к программному обеспечению системы отслеживания кандидатов (ATS)	Принято 25 заявлений о приеме на работу (31.12.2020) Заявки были обработаны через систему отслеживания заявителей (1/2/2021) В ОВД прошло 14 заявок (01.01.2021) 6 кандидатов проявили потенциал и были приглашены на собеседование (1/4/2021)	После получения множества заявок на собеседование было выбрано шесть перспективных соискателей.
Запланируйте собеседование с потенциальными сотрудниками. Задайте серию утвержденных и актуальных вопросов, чтобы оценить способности кандидата добиться успеха в этой должности. Делайте заметки об особенно замечательных респондентах.	Менеджер ресторана	15 января 2021 г.	Место для проведения интервью Ручка и бумага Соответствующие вопросы на собеседовании	Шесть потенциальных кандидатов должны были прийти на собеседование в разное время (1/6/2021). Все первые три интервью были завершены.Два кандидата казались отличными кандидатами на работу (01.01.2021) Последние три интервью завершены. Один из претендентов так и не явился, а у другого не хватило опыта. Последний кандидат идеально подходил для работы (15.01.2020)	Шесть кандидатов прошли собеседование на должности официантов в ресторане, и трое оказались подходящими.
Составьте список самых сильных собеседников и предложите им работу.Обсудите документы, которые им понадобятся, чтобы начать, их требования к зарплате и когда они смогут начать. Нанять как минимум трех новых сотрудников ресторана.	Менеджер ресторана	22 января 2021 г.	Контактная информация для соискателей Необходимые документы для приема на работу	Собрана информация о трех выбранных кандидатах (17.01.2021) Все кандидаты были приглашены для предложения должности и предоставления более подробной информации.Все трое кандидатов приняли эту должность. (21.01.2021) Каждый вновь нанятый сотрудник должен был начать свою первую смену обучения 25 февраля (22.01.2021).	Все трое претендентов, которым была предложена должность, согласились. Планируется, что они начнут тренировки 25 февраля 2021 года.

Последние мысли

План действий — ваш билет в гораздо менее напряженный проект.Ставя достижимые цели на раннем этапе, вы не только помогаете своему времени, но и своему мышлению. Гораздо лучше начинать проект с плана по его достижению, чем с расплывчатых решений или заявления о миссии без столь же убедительного видения процесса.

Написание плана действий не должно быть сложной задачей. Несмотря на то, сколько времени это сэкономит вам в долгосрочной перспективе, стоит потратить время на то, чтобы разработать план действий сегодня.

Никогда не упускайте возможность, которая подходит именно вам.
Начать

Семь этапов планирования действий

Семь этапов планирования действий

1. Определите проблему (проблемы)
2. Соберите и проанализируйте данные
3. Уточните и расставьте приоритеты проблемы (-ий)
4. Напишите формулировку цели для каждого решения
5. Внедрите решения: план действий
6. Отслеживайте и оценивайте
7. Перезапустите новую проблему или уточните старую

Ниже приведен простой пример процесса решения проблемы на практике: Владелец молочной фермы замечает, что масса баков на этой неделе ниже, чем на прошлой неделе.В следующих разделах мы рассмотрим семь шагов для решения этой проблемы:

Шаг 1: Определите проблему (ы)

Оцените ситуацию. Были ли учтены все возможности? На этом этапе изучите все возможности, попросите всех вовлеченных или заинтересованных лиц внести свой вклад в определение проблемы. Есть только одна проблема или их больше?

Владелец нашей фермы проводит тщательное расследование, пытаясь определить причину снижения веса бункеров. Он проконсультируется с ветеринаром, чтобы убедиться, что это не влияет на здоровье.Он также просит диетолога оценить рацион, чтобы убедиться, что они кормят на должном уровне. Кроме того, он берет интервью у сотрудников, которые ежедневно общаются с коровами. Вот что он обнаруживает:

• В доильном зале тщательно соблюдаются стандартные рабочие процедуры.
• Несколько кормушек-заменителей обнаружили дефицит некоторых премиксов. Для того, чтобы накормить дойных коров, они должны были приготовить премиксы перед смешиванием рационов стада.
• Ветеринар посещает и сообщает, что коровы здоровы.
• Диетолог оценивает рационы и находит их подходящими для различных производственных групп.

Владелец фермы начинает подозревать, что проблема связана с различиями в рационе кормления, которые скармливаются разными людьми.

Шаг 2: Сбор и анализ данных

Теперь, когда мы определили проблему, мы собираем и анализируем данные, чтобы доказать или опровергнуть предположение, что наша проблема является результатом несоответствующего рациона.Анализируем ситуации, задавая вопросы.

• Какие ингредиенты в рационе компьютера являются вероятной проблемой?
• В чем другие (ветеринар, диетолог, пастух) видят причину меньшего веса резервуара?
• Что видят кормушки? Сколько корма в переулке при раздаче нового корма?
• На что указывают данные испытаний? Сравните результаты анализа образцов кормимого рациона, рациона, который съедают коровы, и рациона, оставшегося после подачи нового корма.

В нашем сценарии владелец фермы проверяет вес резервуара навалом и подтверждает, что вес резервуара уменьшился. Затем он проверяет количество коров, чтобы увидеть, не снизилось ли оно. Вместо этого он обнаруживает, что количество коров увеличилось. По мере того как он собирает данные от сотрудников, ему напоминают, что старый кормилец ушел на новую должность. Он обнаруживает, что разные люди пытались смешать кормовой рацион. Владелец начинает подозревать, что дневной рацион коровы не производится постоянно.Он просматривает анализ образцов корма при следующих трех кормлениях и обнаруживает, что отклонения превышают допустимые пределы.

Шаг 3: прояснение и определение приоритетности проблем

Если существует более одной проблемы, вам нужно будет расставить приоритеты для проблем, чтобы вы могли в первую очередь сосредоточиться на наиболее важных проблемах. Задайте следующие вопросы, чтобы помочь вам отсортировать проблемы с проблемами с более высоким приоритетом в верхней части списка.

• Какая проблема может иметь негативные последствия для здоровья коровы или сотрудников?
• Есть ли какие-либо проблемы, которые могут привести к несоблюдению правил эксплуатации?
• Какие проблемы больше всего влияют на долгосрочную экономическую стабильность производства?
• Какие проблемы оказывают кратковременное влияние на стабильность работы?

В этом случае у нас есть только одна проблема — отсутствие единообразного рациона, поэтому в расстановке приоритетов нет необходимости.

Шаг 4. Напишите формулировку цели для каждого решения

Следующим шагом в процессе является установка S.M.A.R.T. цели или задачи:

• S — специфические
• M — измеримые
• A — достижимые
• R — соответствующие
• T — своевременные

Команде необходимо пройти через выявленные проблемы и оценить их для каждого из этих элементов. Если все поставленные цели — S.M.A.R.T. цели, отлично — вы готовы перейти к мониторингу прогресса.В противном случае, поработайте с командой, чтобы внести необходимые коррективы для достижения целей S.M.A.R.T.

S — Конкретные

Конкретные цели ясны и сфокусированы, а не являются общими, двусмысленными или общими. Конкретные цели предоставляют конкретную информацию о поведении, связанном с целью. Эти цели указывают, кто что будет делать, когда и как.

• Пример цели, которая не является конкретной — «Консультационная группа повысит прибыльность Pleasantview Dairy».
• Пример конкретной цели — «Сотрудники Pleasantview Dairy снизят затраты на корма, производя высококачественные корма (RFV> 125), имея кормовое оборудование в рабочем состоянии к 1 мая, и заготовив первый урожай силоса сена к 25 мая. и продолжая сбор урожая с 31-дневным интервалом в течение всего вегетационного периода.»

M — Измеримый

Измеримые цели представляют собой измеримый индикатор успеха, так что становится легко отслеживать прогресс и определять, когда был достигнут успех. Измерения успеха могут быть количественно выражены с помощью чисел или простого определения да / нет.

• Пример цели, которую невозможно измерить — «Сотрудники Pleasantview Dairy улучшат качество корма».
• Пример измеримой цели — «Сотрудники Pleasantview Dairy увеличат среднюю относительную ценность корма со 100 до более 140 для весь силос сена, хранящийся этим летом »или« Все ингредиенты в TMR будут взвешены с помощью электронных весов и доставлены на кормушку к 10:00 a.м. «

A — достижимо

Достижимые цели реалистичны и находятся в пределах возможностей, ответственности и ресурсов руководства и персонала. Это не означает, что цели должны быть легко достижимыми. Необходимо приложить все усилия для достижения более высокий уровень производительности. Иногда «растянутые» цели могут побудить кого-то выйти из своей зоны комфорта и решать задачи новым, сложным, но достижимым способом, который приводит к общему улучшению работы.

• Пример цели, которая недостижимо — «Надои превысят x количество», где x выходит за рамки ограничений для породы крупного рогатого скота, помещений и управления производством.
• Пример достижимой цели — «Сотрудник фермы x точно смешает ингредиенты корма (влажный корм менее 5 процентов, а сухой корм менее 1 процента погрешности) и доставит его коровам к 10:00 утра».

R — Соответствует

Соответствующая цель соответствует человеку, который будет пытаться ее достичь, а также общим целям и задачам фермы.

• Пример несущественной цели — «Весь корм будет доставлен коровам к 10:00 a.м. «Эту цель достаточно легко измерить и достичь, но она ничего не делает для обеспечения качества кормов.
• Пример соответствующей цели -« Персонал фермы улучшит производство молока и сократит отходы кормов, убедившись, что рассчитанный рацион скармливается коровам точно, в надлежащих количествах и к 10:00 каждое утро ».

T — Своевременно

Достижение цели не должно быть неограниченным, а должно быть установлено на определенное время. По возможности следует определить точную дату достижения цели.Когда у цели есть крайний срок, это дает измеримую точку и ускоряет прогресс в достижении критических целей. Сотрудники обычно уделяют больше внимания целям, для которых установлены конкретные сроки, чем целям, для которых не установлено время для измерения.

• Пример несвоевременной цели — «Мы увеличим продажу молока на одного рабочего до 1,2 миллиона фунтов».
• Пример своевременной цели — «Мы увеличим продажу молока на одного работника до 1,2 миллиона фунтов к 1 июля следующего года».

Вернемся к нашему примеру — подходящему S.M.A.R.T. целью для этой ситуации было бы написать стандартную рабочую процедуру (СОП) к завтрашнему вечернему кормлению, чтобы каждый, кому назначено неожиданное кормление коров, мог легко следовать инструкциям и гарантировать, что коров кормят правильно два раза в день, в 6 часов утра и в 6 часов утра. 18:00

Шаг 5: Реализация решений — план действий

Шаг пятый — написать план действий по устранению проблем. План действий составлен таким образом, что любой сотрудник может успешно справиться с задачей в одиночку, и его следует соблюдать как рецепт.Он превращает цель или план в человеческий процесс. Он состоит из трех основных частей:

1. Исходя из поставленной цели, план действий отвечает на пять вопросов — Что? Когда? Как? Где? ВОЗ?
2. Перечисляет ресурсы
3. Перечисляет возможные препятствия

В приведенном ниже примере эти шаги применяются к нашей проблеме. Некоторые шаги плана действий очевидны.

• Что? — Кормите коров правильно два раза в день.
• Когда? — К завтрашней ночи.
• Как? — Письменный СОП.

Некоторые вопросы все еще нуждаются в ответах в плане действий

• Где? — Смешивание кормов в кормовом прицепе с помощью зеленого трактора на бетонной площадке у товарных бункеров рядом с силосами. Затем корм следует скармливать коровам партиями 2, 3 и 4 два раза в день, в 6:00 и 18:00.
• Кто? — Назначаются пастухом до тех пор, пока не будет нанят и обучен новый корм.

Список ресурсов

• При возникновении вопросов обращайтесь за помощью к пастуху.
• Корма находятся в зоне хранения кормов и будут заменяться по мере использования.
• Трактор и вагон-смеситель находятся в навесе у кормохранилища.
• Кормушка имеет право заказывать корм или запрашивать это в офисе.
• Устройство подачи может потратить до 300 долларов на устранение неполадок, когда офис закрыт, а запчасти должны поступать на счет в Dickerson’s Equipment.

Потенциальные препятствия

• Истощенный корм в силосах или бункерах.
• Трактор используется где-то еще.
• Неисправное оборудование.
• Заболевшие сотрудники.
• Коровы не в той партии.
• Весы сломаны.

Вы захотите разнести альтернативный план для каждого из этих непредвиденных обстоятельств.

Шаг 6: Мониторинг и оценка

Нашим следующим шагом в процессе решения проблемы является разработка метода мониторинга результатов. Выбранный нами метод должен оценить, устраняет ли проблема цель и план действий. Кроме того, хорошо продуманный метод мониторинга поможет команде определить, когда необходимо улучшить план действий.

Команде профессионалов не следует тратить много времени на изучение множества наборов данных. У них должны быть простые таблицы или графики, которые показывают, насколько хорошо работает план действий, и переходят к более серьезным проблемам. Большинству команд нужен краткий список ключевых параметров, связанных с целями, которые они преследуют на каждой встрече. В разделе «Ресурсы / специальные инструменты» представлен обширный список производственных предметов для поиска идей. Многие группы отслеживают сводные данные из бухгалтерских отчетов, инвентаризаций ресурсов или других элементов, критически важных для мониторинга планов действий.

На каждом собрании команды команда должна получать обновленную информацию о прогрессе в достижении целей, включая любые возникшие трудности или полученные преимущества. Печатные отчеты, сводки и таблицы ускоряют работу команды и помогают отслеживать прогресс. По прошествии времени и изменении ситуации команде потребуется переоценить индивидуальные цели и действия, а также исключить те, в которых больше нет необходимости. Добавляйте новые цели по мере необходимости.

В нашем примере было несколько компонентов процесса мониторинга и оценки.

• Взятые пробы отбирались и анализировались при каждом кормлении в течение следующих двух недель.
• Пастух регулярно наблюдал за процессом смешивания кормов, чтобы убедиться, что соблюдаются стандартные рабочие процедуры.
• Вес резервуара навалом контролировался и наносился на график с количеством коров на стене в офисе доильного зала.

Инструменты мониторинга: образец отчета по стаду

Шаг 7: Перезапустите с новой проблемой или уточните старую

Этапы решения проблемы цикличны.Если первый цикл успешен, процесс начинается с новой проблемы. Если та же проблема не устранена, необходимо ее уточнение, поэтому процесс начинается заново с уточнения исходной проблемы по мере анализа более свежих данных.

Процесс решения проблемы может длиться от нескольких минут или до нескольких лет в зависимости от сложности и сложности решаемой проблемы. Некоторые проблемы решит владелец фермы «на лету». Другие потребуют тщательного рассмотрения группой консультантов фермы.

Как создать план действий: шаг за шагом

Из еженедельного информационного бюллетеня по электронной почте, который вы отправляете подписчикам на правительственные разрешения, которые вы получаете для продолжения бизнеса, определенные действия приведут вас из пункта А в пункт Б — и, в конечном итоге, помогут вы достигнете поставленной цели.

Забыть включить призыв к действию в свой информационный бюллетень — это упущенная возможность, и если цель состоит в том, чтобы заставить подписчиков купить продукт, ваше электронное письмо должно ссылаться на страницу продукта.

Что касается разрешения на ведение бизнеса, вы сначала должны знать, какой тип вам нужен.Затем вы должны проверить требования в вашем районе, чтобы убедиться, что документы, которые вы отправляете вместе с заявлением, являются правильными.

Если вы пропустили — или испортили — важный шаг, такой как встраивание неправильной ссылки в информационный бюллетень, вы либо:

• Отправьте дополнительное электронное письмо с извинениями за оплошность и включите на этот раз правильную (лучше всего — случайный сценарий)
• Или потеря с трудом заработанных подписчиков, которые думают, что вы рассылаете спам (наихудший сценарий)

Избегать дорогостоящих, отнимающих много времени ошибок и следить за тем, чтобы вы не упустили ничего важного для выполняемой работы. именно зачем вам нужен хорошо продуманный план действий.

Обзор: Что такое план действий?

Что превращает заявление о видении, Полярную звезду вашей организации, из идеи в реальность, в которой вы можете жить и дышать? Действие.

То же самое и для проектов, управления командой и даже для личных целей. Вы добиваетесь успеха благодаря своим действиям.

Но не все действия созданы одинаково — одни приводят к успеху, другие саботируют его. С планом действий у вас будет документ с изложением шагов по достижению ваших целей.Это план вашего пути к тому, чего вы хотите — будь то простой краткосрочный проект или другая деятельность, связанная с бизнесом.

План действий обычно содержит следующие элементы:

• Описание вашей цели
• Шаги, необходимые для достижения цели
• Люди и ресурсы для выполнения и завершения каждой задачи в плане
• Даты начала и завершения, включая этапы и крайние сроки
• Метрики для оценки прогресса

План действий vs.план проекта

План действий отличается от плана управления проектом тем, что он часто используется для небольших простых проектов, в то время как сложные или долгосрочные проекты с обширным списком заинтересованных сторон и требованиями к результатам обычно следуют за более комплексным процессом планирования проекта.

План действий и список дел

Список дел описывает задачи, которые необходимо выполнить в течение определенного периода — часто в течение дня. Это полезный инструмент организации, и многие люди создают списки дел, чтобы не гоняться за электронными письмами, заметками или стикерами, чтобы оставаться в курсе дел.

План действий следует за конкретными шагами, ведущими к достижению одной главной цели, а списки дел содержат все задачи, которые должны быть выполнены в течение определенного периода, независимо от важности и от того, указывают ли все задачи на одну и ту же цель. .

Как написать план действий

Следуйте этим инструкциям, чтобы написать план действий.

Шаг 1. Установите цель

Все начинается с цели. Чего ты хочешь добиться? Куда именно вы направляетесь? Как только вы узнаете свой пункт назначения, вам будет проще проложить путь к нему.Как и в случае с целями в целом, старайтесь выбирать те, которые являются УМНЫМИ:

• Конкретные: Ясные для всех участников. Они должны быть четкими, однозначными и узкими.
• Измеримость: Измеряется с использованием определенных критериев, чтобы вы знали, добились ли вы хороших результатов.
• Достижимый: Большой и смелый, но в пределах возможностей. Ваша команда должна быть в состоянии выполнить их в разумные сроки.
• Релевантно: Соответствует ценностям, целям и долгосрочным целям вашего проекта или организации.
• Своевременно или по времени: Соблюдайте амбициозные, но реалистичные сроки. Это создает ощущение срочности, дает мотивацию и определяет приоритетность задач.

Шаг 2. Определите задачи

Теперь, когда вы уточнили свою цель, вы готовы перечислить шаги, необходимые для ее достижения. Например, если вы создаете виртуальную программу обучения для недавно нанятых продавцов, в ваш список задач может входить:

• Приобрести систему управления обучением или убедиться, что ваша существующая технология работает
• Создавайте своевременный и актуальный контент
• Получить содержание рассмотрено и одобрено
• Пригласите участников

Разделите большие задачи на управляемые части, поскольку для некоторых задач могут потребоваться подзадачи, а для достижения некоторых целей может потребоваться больше усилий, чем для достижения других.

Шаг 3. Распределение ресурсов

Вы хотите, чтобы проект был выполнен правильно, а назначенные ему люди несли ответственность за его результат. Поэтому выделяйте правильные ресурсы — то есть нужных людей с нужными навыками, соответствующими инструментами и оборудованием и т. Д. — для каждой задачи или деятельности.

Назначения, роли и обязанности должны быть четко изложены и поняты членами команды. Вы не хотите путаницы в том, кто за что отвечает.

Шаг 4: Добавьте сроки выполнения

Установите временную шкалу для всего, чтобы проект не отклонялся от графика.Действия без окончательного срока расширяются или откладываются на второй план. Другие никогда не завершаются.

Укажите даты начала и окончания, но не забудьте согласовать их с ответственным лицом. Таким образом, они могут лучше планировать свою деятельность и расставлять приоритеты задач в соответствии с срочностью и важностью. Контрольные точки проекта помогают разделить работу на управляемые части и отметить важные даты на временной шкале. Воспользуйтесь ими.

Шаг 5: Отслеживайте и обновляйте

Сообщите план действий своей команде.Затем выполните стандартные последующие действия.

Лучшие системы программного обеспечения для управления проектами имеют функции чата и прямой трансляции для обмена обновлениями, возможности составления отчетов в реальном времени и истории для анализа данных, а также функции хранения файлов для всех документов, которые необходимы членам группы на протяжении всего проекта.

Советы по реализации вашего плана действий

Чтобы ваш разумный план действий реализовывался максимально эффективно, примите во внимание эти передовые практики.

Совет 1. Используйте инструмент управления задачами

Инструменты управления проектами, такие как Trello, Asana и monday.com имеют встроенные функции управления задачами для отслеживания задач. Кроме того, инструменты визуализации, такие как круговые диаграммы и гистограммы, позволяют сразу узнать важную информацию, например:

• Как вы делаете по сравнению с предписанными задачами или действиями на сегодняшний день
• Как продвигается проект в целом

Совет 2. Создайте шаблон

Не всегда нужно начинать с нуля. Многие инструменты планирования проектов предоставляют шаблоны планов действий, которые вы можете использовать прямо из коробки. Если в библиотеке шаблонов нет того, что вам нужно, создайте собственное.Как минимум, набросок вашего плана действий должен включать:

• Этапы действий
• Сроки выполнения
• Ответственные члены

Добавьте столько деталей, сколько вам нужно. Столбец примечаний, как в примере ниже, позволяет членам команды сотрудничать и получать отзывы по определенным задачам или документам, а столбец приоритета позволяет вам сосредоточиться на задачах, которые необходимо выполнить прямо сейчас.

Вот шаблон плана действий, который вы можете бесплатно загрузить из Smartsheet.

Совет 3. Настройте оповещения в реальном времени

Создайте оповещения для уведомления членов группы о предстоящих задачах, задачах, которые были добавлены или изменены, или контрольных точках, обозначающих завершенные основные события.

Совет 4. Отметьте дела как выполненные по мере продвижения

Не тратьте время на уже выполненные задачи. Отметьте задачи как выполненные, как только вы их закончите. Используйте цветовые коды, чтобы их было легко обнаружить.

Совет 5. Обсудите просроченные или незавершенные задачи

Выявите основную причину запоздалых задач, обсудив с ответственными лицами.Иногда проблемы или препятствия создают проблему, например, необходимый документ, который все еще ожидает утверждения. Часто членам команды требуется помощь.

Достигайте своих целей с помощью плана действий

Чтобы достичь цели, вам нужен четкий путь действий. Чтобы прибыть в пункт назначения, вы должны знать, как туда добраться. Чтобы получить наилучшие результаты, вам нужен план. Это именно то, что дает хорошо продуманный план действий: четкий путь, пути к нему и наилучшие возможные результаты.

Как составить план действий для компании за 7 шагов

Знаете ли вы, как составить план действий?

Для компании очень важно иметь план действий для достижения целей в своих проектах и ​​получения наилучших результатов.

План действий — это организованная форма, которая следует определенной методологии для определения целей и задач, действий, которые должны быть выполнены, лиц, ответственных за разработку каждой из них, а также тех, кто также следит за ходом каждого проекта, чтобы могут быть достигнуты наилучшие результаты.

Фактически, создание плана действий для лучшего планирования совместной работы — это деятельность, которую в какой-то момент должны делать все менеджеры.

И задача создания плана действий состоит в том, чтобы привлечь на свою сторону лидеров и сохранить их вовлеченность, чтобы они действительно принимали решения и способствовали успеху операции.

Итак, в этом посте мы поговорим о том, как разработать эффективный план действий и привлечь вашу команду.

Вы также увидите этапы плана действий и некоторые инструменты плана действий, которые могут вам помочь.

Вы готовы?

Научиться создавать план действий несложно.

Существует несколько очень эффективных методологий и инструментов плана действий, и мы представим некоторые из них здесь.

Но для того, чтобы все шло более естественно, давайте начнем с представления простого плана действий из семи шагов.

Структура плана действий должна включать следующие шаги, которые, кстати, также являются отличной дорожной картой для представления плана действий.

Проверьте это:

Первым шагом в создании плана действий является рассмотрение стратегического планирования компании.

Вы, как руководитель, направляете свои действия к корпоративным целям.

Начните с перечисления того, какой вклад ваша команда вносит в достижение этих целей компании.

Таким образом, и вы, и ваша команда будете знать, как ваше повседневное отношение способствует достижению ваших корпоративных целей.

Это помогает вовлечь команду, имея видение ее роли во всем.

Когда у вас есть четкое представление о том, чего вам нужно достичь, следующим шагом будет постановка измеримых целей.

Цель плана действий должна быть четко определена, ведь план действий служит достижению целей.

Подумайте о целях, которые позволят вашей команде визуализировать, что было достигнуто. Таким образом, они успеют исправить отклонения и достичь поставленных целей.

Если они не выполняются, вы можете собрать и оценить работу профессионалов и группы.

Позже мы представим инструмент, который покажет вам, как составить план целей для ваших проектов.

Важно, чтобы все действия, необходимые для достижения цели, были перечислены и назначены ответственному за них лицу.

Итак, вместе с командой составьте список всех задач и мероприятий, которые необходимо выполнить.

Попросите каждого специалиста изложить на бумаге свои основные связанные с этим виды деятельности, а затем обсудить их с каждым из них.

Таким образом, всем ясно, какие действия следует разработать и кто отвечает за их выполнение.

Некоторые задачи или цели могут показаться более сложными для достижения, чем другие.

Вот почему там, где это возможно, разбивайте большие задачи на более мелкие части, чтобы их было легче выполнять, а также управлять ими.

Это позволяет работающим с ними сотрудникам легче управлять ими и иметь большую ясность в отношении действий, которые им необходимо выполнить, чтобы иметь возможность выполнять их своевременно.

Для менеджера меньшие задачи также означают большую легкость в управлении.

Это позволяет отслеживать ход выполнения действий с большей ясностью, так как они меньше, происходят быстрее, это позволяет отслеживать ход выполнения цели или задачи.

Без конкретных сроков вы не сможете составить план действий, и работа определенно будет расширяться и продолжаться со временем.

Некоторые задачи могут никогда не быть завершены.

Действия, в которых уже есть четко определенные процессы, вполне могут быть ориентированы на заранее установленные сроки.

Здесь также стоит проконсультироваться с каждым профессионалом, чтобы определить время выполнения этих задач.

С заранее установленными сроками сотрудники могут лучше планировать выполнение своих действий, расставляя приоритеты в соответствии с их важностью и срочностью.

Это позволяет менеджеру лучше контролировать продуктивность команды.

Это также облегчит общение для всех, так как команда уже будет знать, когда будет завершено определенное действие.

После того, как вы создадите элементы действий и установите временные рамки, следующим шагом будет создание некоторого визуального представления вашего плана.

Это представление помогает в вовлечении вашей команды, так как каждый может следить за ходом деятельности.

В то же время графическая визуализация также позволяет легко определить, какие задачи или цели плана действий не выполняются или не достигнуты, что позволяет расставить приоритеты для их достижения.

После того, как ваш план составлен и передан команде, а достижения запланированы, следующий шаг прост: сделайте частые последующие действия привычкой.

Он распространяется на лиц, ответственных за обеспечение того, чтобы все люди выполняли свою часть работы.

Вы можете, например, создать расписание для отправки бизнес-отчетов или представления индивидуальных или групповых результатов.

Невозможно создать план действий, не определив, как вы будете его выполнять.

План действий может иногда, в связи с событиями или непредвиденными обстоятельствами, быть изменен или отменен.

Не позволяйте этому случиться.

В конце концов, какова цель плана действий, если не в качестве руководства, чтобы способность соблюдать сроки, выполнять задачи и достигать целей возобновлялась сразу после нежелательного прерывания.

Всегда пересматривайте свой план действий и побуждайте сотрудников двигаться вперед, не теряя при этом внимания к целям.

Хотите узнать, как лучше всего контролировать свои планы действий?

Воспользуйтесь одним из лучших инструментов управления планами действий: отслеживайте планы действий вашей компании простым способом! Узнайте о STRATW ONE

Вы нашли эти инструкции немного сложными?

Были ли у вас трудности с визуализацией на практике, как создать план действий?

Сохраняйте спокойствие, продолжайте читать, чтобы узнать больше.

Прежде чем мы покажем другие методологии составления плана действий, мы выбрали для вас пример готового плана действий:

План действий «что, когда, где, как и почему»

Как шаг за шагом составить план действий, задав эти 5 вопросов?

На самом деле, если вы посмотрите внимательно, ответы на эти вопросы тесно связаны с этапами плана действий, который мы изложили выше.

Идея состоит в том, чтобы ответить на каждый из этих вопросов и таким образом определить:

• Что будет сделано? Это цели и задачи плана действий.
• Когда это будет сделано? Это даты и расписание.
• Где это будет делать? В этом случае речь идет об указании мест, где будет происходить действие, которым может быть конкретное помещение (или несколько) компании, веб-сайты и инструменты в Интернете или внешнее местоположение.
• Как? Какая методология будет использоваться? Какие критерии будут использоваться? Есть ли инструмент, который должен использовать каждый, руководство по передовой практике или стандарт ISO? Какие этапы проекта?
• Почему мы это делаем? Необходимо четко определить, какую пользу проект принесет компании, как он повысит ценность для бизнеса и клиентов.

План действий «что, когда, где, как и почему» возник в методологии создания плана действий 5W, который затем эволюционирует в 5W2H и соответствует следующим вопросам:

• Что?
• Почему?
• Где?
• Кто?
• Когда?
• Как?
• Сколько?

Как создать план действий с помощью других инструментов

Как и было обещано, вот несколько идей инструментов управления планом действий, которые могут вам помочь:

Этот инструмент помогает на этапе план действий по определению целей.

Они должны основываться на буквах, составляющих слово SMART, посмотрите, как это работает:

• Конкретные: цель не может быть общей и широкой, без ссылок на команду. Он должен быть очень объективным, иметь фокус и, без сомнения, детализировать, куда вы хотите прибыть.
• Измеримый: в идеале цель должна быть представлена ​​числом, которое необходимо достичь. Для этого должна быть точка, которую можно будет измерить без затруднений или задержек.
• Достижимо: цели, недоступные для команды, приводят только к демотивации. Очень важно ставить амбициозные, но никогда не достижимые цели.
• Релевантно: Достигнутая цель должна принести важные выгоды для достижения стратегических целей организации.
• Своевременно: очень важно определить временные рамки для достижения цели.

Метод PDCA конкретно касается того, как создать план действий для компании по улучшению ее процессов.

Он разделен на 4 этапа в соответствии с буквами:

• План: выявить проблему, ее основную причину, спланировать улучшения и разработать план действий.
• Do: нанять сотрудников и выполнить план.
• Проверка: проверьте результаты и проанализируйте, все ли прошло так, как ожидалось.
• Закон: дела идут хорошо? Отлично, процесс улучшения определенно идет. Не получилось? Перезапустите цикл PDCA!

Несмотря на все, что мы сказали о создании плана действий и его этапах, не всегда легко увидеть, в чем заключаются проблемы и как их решать.

Чтобы помочь вам, у нас есть еще один инструмент — метод View and Act.

Выполните следующие действия:

• Определите: Проведите обзор проблем компании во время встреч с командой о возможных решениях.
• Расставить приоритеты: Разберитесь с наиболее серьезными проблемами с помощью матрицы приоритетов GUT и матрицы Эйзенхауэра.