Как справиться с завалом на работе?
Век цифровых технологий принес нам как существенные плюсы, так и неоспоримые минусы, заключающиеся в колоссально большом объеме информации, которую ежедневно необходимо обрабатывать, запоминать и использовать в повседневной работе. С каждым днем появляется все больше так называемых мероприятий, всевозможных графиков, программ, предназначенных для «облегчения» работы. И все бы хорошо, но нет, как правило, во всевозможные графики, мероприятия, таблички, корпоративные программы мы изо дня в день вносим одну и туже немного измененную информацию. И не дай бог сделать это не вовремя. А если вдруг вашему начальнику, работнику другого отдела, что-то понадобилось от вас, то это обязательно необходимо будет сделать срочно, непременно сиюминутно и безотлагательно. При этом необходимо каждый промежуток времени держать в голове, что и когда нужно сделать, как это делать, кому и когда нужно позвонить, кому и что отдать. И естественно такой темп, и режим работы рано или поздно ломает любого и наступает неминуемый завал на работе, с которым очень трудно справиться.
Отсюда и появляется усталость на работе и от работы, а также непонимание, что с этим делать. Наступают серые рабочие будни. Работа становится не по душе, и вы начинаете на нее ходить как на каторгу изо дня в день. Более того со временем весь рабочий аврал непременно переходит в семью, вы начинаете срываться на своих родных и близких из-за трудностей на работе, а проблемы в семье неминуемо проецируются на вашу работоспособность. Несомненно, такое положение дел не приносит никакой пользы, как вам, так и вашим близким.
Три шага на пути к беззаботной работе
Каждый, так или иначе, явно или скрытно, сам того не подозревая, переживает и нервничает на работе и из-за работы. У кого-то это связано с большим количеством дел, у кого-то с рутиной, а кто-то просто переживает, что не успевает выполнить все в установленные сроки. Но при этом важно тут одно, мы нервничаем и тем самым изводим себя, ухудшая свое здоровье, и в конечном итоге зарабатываем хроническую усталость и болезнь.
Которая рано или поздно даст о себе знать.
Так как же организовать свой рабочий процесс, чтобы держать все под контролем, успевать в отведенный срок, просто без нервов и переживаний выполнять то, что требуется? Для достижения такого результата необходимо воспользоваться пошаговой инструкцией о том, как все успевать на работе, включающую в себя три простых шага.
Шаг 1. Собрать все, о чем вы думаете в одном месте.
Задумывались ли вы, почему люди, работающие в офисе, устают больше тех людей, которые работают физически? Ответ настолько прост насколько и сложен: отсутствие концентрации на текущем моменте.
Люди, занятые физическим трудом, сконцентрированы на текущем моменте своей жизни, ведь им нужно четко и верно выполнить поставленную задачу физическим способом. А когда человек занят физически, все остальные чувства притупляются и концентрируются в месте физического взаимодействия. Сами попробуйте вспомнить таблицу умножения подтягиваясь на турнике.
Мало у кого такое выйдет сделать это легко и быстро. Более того, что немало важно, физическая работа четко нормирована и по окончании отведенных рабочих часов необходимость размышлять о ней отпадает сама собой.
При этом людям, работающим умственно, необходимо постоянно помнить о необходимости выполнения тех или иных задач, например:
- помнить про встречу в 16:30;
- о необходимости позвонить Максу насчет предоставления чертежей на тепловой узел;
- как решить проблему с неработающим глонасом в автомобиле КАМАЗ гос. № Р 365 РУ 164?
- о необходимости заключить договор с подрядчиков ООО «Контур» насчет технического обслуживания системы кондиционирования;
- как сделать отчет начальнику, чтобы ему понравилось?
- не забыть сходить в баню с друзьями в четверг на следующей неделе
Более того, вышеуказанные задачи с окончанием рабочего дня не исчезают вне куда, а остаются и периодически продолжают всплывать в памяти.
Так или иначе, мы отвлекаемся на них и теряем концентрацию на текущем моменте времени. У некоторых людей из-за такого ритма работы сбивается нормальный, здоровый сон. Так что для уменьшения ненужной мозговой активности и необходимости «помнить всё» — первым делом необходимо собрать все, о чем вы думаете в одном месте.
Шаг 2. Сесть и подумать, каким образом можно решить каждую из записанных задач.
Мало того что необходимо сиюминутно помнить о своем списке дел, так при этом четкая картина решения каждой задачи в отдельности, как правило, отсутствует. При этом вспоминая о задаче необходимо каждый раз обдумывать пути ее решения, которые также имеют свойство забываются, что приводит к повторению этой процедуры из раза в раз.
Например, когда вспоминаете что нужно сходить в баню с друзьями в четверг на следующей неделе. Вы начинаете обдумывать, что же нужно сделать в первую очередь. Ага, сначала нужно позвонить в баню и узнать, свободна ли она в 20:00 четверга? Так, а по какому же номеру звонить? А все ли мои друзья смогут пойти? А что нам с собой взять? Так и нужно не забыть собрать с собой сумку? А что же взять с собой, шлепки, полотенце, плавки? Так, точно, я ж в прошлый раз обещал принести дубовые веники? Где же их купить? И так далее.
Поэтому после выполнения шага №1 необходимо сесть и подумать, каким образом можно решить каждую из записанных ранее задач.
Шаг 3. Автоматизировать, то, что требует от вас монотонной работы.
После выполнения первых двух шагов, появится давно забытая легкость, чувство контроля над ситуацией и вы взгляните на мир широко открытыми глазами, ведь перед вами предстанет вся картина целиком.
Но не в коем случае не нужно останавливаться на достигнутом. Третьим заключительным шагом на пути к беззаботной работе является автоматизация того, что требует от вас монотонной работы.
Например, у Вас есть перечень ключевых слов сайта, и вы еженедельно с помощью программы Key Collector определяете позиции ресурса по этим ключам. На итог, необходимо еженедельно записывать номера позиций, на которых находится сайт, в другой файл, при этом сравнивая результаты. Скажите, это не проблема, просто бери и копируй с одного файла excel в другой. Так то да, но, а что делать, когда количество ключевых слов превысит сотню? Не очень то и интересно делать такую работу в ручную каждую неделю. Куда приятнее нажать одну лишь кнопку, например, «заполнить позиции ключевых слов в выдаче» и получить результат за пару секунд, а свое драгоценное время потратить, например на отдых. Эту задачу мы решили в этой статье.
Для автоматизации рабочего времени предпочтительнее использовать макросы, доступные в любой корпоративной сети. Если вы не знаете что это такое, рекомендуем ознакомиться со статьей «Самоучитель по макросам в Excel».
Готовые кейсы по автоматизации рутинной работы:
- Отправить почту через Excel с помощью макроса
- Автоматическая отправка писем из Excel через Outlook используя VBA
- Перенос данных из таблицы в таблицу по условию
- Автоматическая нумерация строк в Excel по порядку с помощью VBA
Создание универсальной системы напоминаний Планеро, на базе трех шагов:
- Структура Планеро.
- Автоматический подсчет задач, перемещение, нумерация.
- Подсчет выполненных и невыполненных подпунктов на странице «Проекты» с указанием процентов выполнения.
- Автоматическое формирование списка задач на главной странице.
- Автоматическое перемещение выполненной задачи со страницы «Отложенные» в архив.
- Автоматизация работы с выполненными задачами на листе «Периодическое».
- Автоматизация работы с выполненными задачами и подзадачами на листе «Проекты»;
- Выбор даты формирования задач на календаре.
- Выбор даты «Выполнить до» на календаре.
- Создание новых задач с главной страницы.
Что же делать когда сильно устаешь на работе?
На итог перед вами находится пошаговая инструкция как все успевать на работе. Наша задача – рассказать и наглядно показать, как можно и нужно организовывать рабочий процесс, чтобы раз и навсегда забыть о стрессе и усталости. Итак, начнем: Шаг №1. Собрать все, о чем вы думаете в одном месте. А если у Вас нет времени — расскажите нам о своей проблеме и мы обязательно поможем.
Поделись с друзьями:
Комментарии 2
Введите текст сообщения перед отправкой
Сергей Алексеевич
18 декабря 2020 в 18:59
С помощь программы я нашёл очень много времени на другие свои задачи и дела. Ежедневник свой, которым много пользовался, просто выкинул в мусорку от ненужности. В общем всем советую, разработчику огромный респект, я очень доволен )))
Сергей Некрасов
15 сентября 2020 в 14:23
Помимо описанного в статье, есть еще такие ситуации, когда на работе вне плана вам подкидывают срочную работенку, и ее нужно выполнить сию минуту.
Анатолий Ефремов
08 сентября 2020 в 21:43
Чтобы хорошо организовать работу, нужно все распланировать. Что сделать в первую очередь, что во вторую и т.д.
Завал на работе — как все успевать?
Представь, что каждый день ты носишь за плечами рюкзак со своими делами. Если успела выполнить все намеченное, то твоя ноша легка. А когда что-то не доделала, то каждое упущение, словно увесистый камень, отягощает твою поклажу, лишая тебя сил, энергии и позитивного отношения к жизни…
А давай эти камни обратим… в цветы! Согласись, приносить с работы букеты из маленьких трудовых подвигов куда приятнее. Совершить такое волшебство под силу каждому, нужно только соблюдать два важных правила: грамотно организовать свое рабочее место и четко планировать день.
Разбери рабочий стол
Источник: unsplash.com
✔︎ Окинь придирчивым взглядом свое рабочее пространство
✔︎ Первым делом избавься от давно утративших актуальность бумаг, старых журналов, визиток, сломанных и ненужных канцелярских принадлежностей. Это позволит тебе не отвлекаться на все эти раздражающие мелочи, а, значит, повысить свою продуктивность. Иначе твой взгляд будет постоянно натыкаться то на грязную кружку, то на толстенную папку с неразобранными документами. Ты начнешь мысленно себя ругать – сосредоточиться в такой обстановке не получится.
✔︎ Для документов заведи два лотка. Один — для новых бумаг и свежей корреспонденции. Второй — для всего того, что уже находится в работе.
Уделяй время для разбора этих двух «провокаторов тревожности»: занимайся этим, скажем, по понедельникам, а если бумаг много – каждое утро. Важные документы перед передачей в смежные отделы можешь отсканировать, чтобы они остались у тебя — на всякий случай.
Не пропустите
Не пропустите
5 эффективных способов улучшить память и концентрацию внимания
✔︎ Не копи лишнее. Получила визитку, которая тебе может пригодиться — сразу занеси контакт в телефон или в файл на компьютере, а от карточки избавься, чтобы не плодить мусор. Строгое «нет» говори и канцелярским принадлежностям. Да, эта яркая ручка такая симпатичная, но она уже пятая — вряд ли ты пишешь всеми сразу. Держи под рукой только то, чем пользуешься каждый день, остальное клади в стол или отдавай коллегам-растеряшам, у которых все «куда-то пропадает».
✔︎ Чтобы не разводить бардак в ящиках стола, разложи мелкие предметы по небольшим открытым коробочкам. Не клади их среди документов.
✔︎ Держи свое рабочее место в чистоте. Ведь пыль и грязь ужасно раздражают!
Раздели свой стол на полезные зоны
Источник: pexels.com
✔︎ В идеале на рабочем столе в зоне видимости должно быть только то, с чем ты работаешь постоянно. Например, компьютер, ежедневник, папки с нужными документами и необходимые канцелярские принадлежности. Остальные предметы лучше вывести из поля зрения, чтобы они тебя не отвлекали.
✔︎ А как же фото близких, комнатные растения? Милые вещицы и яркие акценты помогают взгляду «отдохнуть», снять напряжение, переключиться — и в итоге получить заряд энергии и новых идей. Но это работает только в том случае, если ты трудоголик (в хорошем смысле слова): способна сосредоточиться на рабочей задаче и крутить ее в голове, пока не решишь.
Если же ты мечтательница, лучше убери все отвлекающее с глаз, чтобы не витать весь день в облаках. Не поощряй свою лень!
Не пропустите
✔︎ Вещи полезны тогда, когда находятся на нужном месте. Например, мусорную корзину сложно назвать функциональной, если она стоит в трех метрах от твоего рабочего стола. Либо ты будешь отвлекаться на каждый фантик, чтобы дойти до нее (хотя ходить полезно), либо мусор будет копиться у тебя на столе. Ни то, ни другое не сказывается положительно на работе и нервной системе. Поэтому расставляй предметы так, чтобы тебе было удобно. Бумагу для печати храни около принтера, ручки и стикеры — рядом с ежедневником.
✔︎ Стикеры удобно использовать как закладки — в книгах, журналах. А вот в качестве «напоминалок» их надо применять «дозированно»: цветные бумажки, развешанные по периметру монитора, а то и по всему столу, стали мощным отвлекающим фактором. Лучше делай записи в ежедневнике. Но если не можешь обойтись без стикеров, наклеивай не больше 5-7.
Большее количество наш мозг просто не способен воспринимать.
✔︎ Постарайся разделить рабочее пространство на зоны. Определи место для папок с документами, ежедневника. Можешь сделать маленький «личный уголок», где будет стоять фото любимой собаки, чашка для кофе. Важно, чтобы вещи знали свое место и не «гуляли» по всему столу, создавая хаос.
✔︎ Структурируй информацию в компьютере. Разгребание информационных завалов – подвиг, но результат стоит того. Для каждого проекта заведи отдельную папку, в ней храни подпапки по задачам. К названию можно добавлять дату изменения — это поможет избежать путаницы и сэкономит время поиска. Неактуальную информацию архивируй или храни на облачном сервере.
Записывай задачи
Источник: pexels.com
Ты переживаешь, что не успеешь что-то сделать, постоянно думаешь о том, что нужно не забыть… Все это сильно отвлекает от работы и не дает спокойно жить. В итоге все равно ты что-то упускаешь, еще больше нервничаешь, злишься на себя.
Как справиться с тревожностью и успеть все сделать в срок? Спасет планирование.
1. Веди ежедневник. Он помогает структурировать работу и контролировать саму себя. Задачи записывай каждый день по мере поступления, а вечером, уходя с работы, проверь, что нужно сделать завтра. Ничего? Странно, ты не находишь? Задержись на пять минут – и запланируй. Так ты избавишься от навязчивых мыслей о том, что ты чего-то не успеешь или забудешь.
2. Выделяй дела, назначенные на определенное время. Совещание, встреча с клиентом — все то, что важно не пропустить: отмечай их маркером или другим способом. Если у тебя много таких дел, можешь разбить страницу ежедневника на две части, озаглавив их, например, «№ 1» и «№ 2». В первую записывай то, где есть четкая привязка ко времени (можешь их дублировать «напоминалками» в телефоне), во вторую — остальное.
Не пропустите
3. Расставь приоритеты. Со сложными и неприятными делами расправляйся с утра, когда твоя «батарейка» показывает полный заряд.
Такие задачи можешь пометить, например, молнией. Восклицательным знаком обозначь дела, которые надо выполнить обязательно. Улыбающуюся рожицу поставь напротив того, что хорошо бы сделать, но не горит.
Нейтральным смайликом отметь задачи, направленные на долгосрочную перспективу, не требующие немедленного исполнения. Кстати, срочные и несрочные дела, так же как сложные и простые, должны чередоваться. Если ты непомерно нагрузишь себя или распишешь свой день по минутам и не сможешь выполнить намеченное, то отклонение от графика сильно тебя расстроит, а в любом деле главное — позитивный настрой.
4. Выполнив дело, вычеркни его из списка. Это простое действие вдохновляет, ведь ты справилась с задачей — это маленькая победа. Кстати, мозг воспринимает как руководство к действию цели, которые написаны от руки. Но многие предпочитают электронные ежедневники. Чем пользоваться — решай сама. Главное, планировать свою жизнь, а не пускать на самотек.
Не забывай о физическом состоянии
- Чтобы избежать болей в пояснице, на стул в зону прогиба спины положи небольшую подушку.
- Подставка для ног обеспечит необходимый угол в 90 градусов и предотвратит проблемы с коленями.
- При работе за компьютером клади кисть на специальную подушечку — избежишь «туннельного синдрома».
Какое впечатление произвела на вас эта статья?
10 вещей, которые нужно сделать в плохой рабочий день
У всех нас время от времени бывают плохие дни на работе. (Если вы читаете это из своего офиса, возможно, сегодня у вас будет такой.)
«Нет никаких сомнений в том, что у сотрудников больше забот, чем когда-либо прежде», — говорит Марк Стронг, коуч по вопросам жизни, карьеры и руководителей из Нью-Йорк. «Однако у всех нас бывают дни, когда наша рабочая нагрузка снижается или наше желание выполнять настоящую работу ослабевает. И важно использовать дни затишья более стратегически, потому что они случаются не так уж часто».
Тери Хокетт, исполнительный директор What’s For Work?, сайта вакансий для женщин, соглашается. По ее словам, хотя сегодня на рабочих местах мало дней, и они редки, они, безусловно, не исчезли.
«В большинстве отраслей есть периоды естественного простоя, из-за чего дни работают медленнее, чем обычно», — добавляет она. «Всегда есть возможность перевести дух; хитрость в том, чтобы правильно использовать время».
Галерея: 10 вещей, которые нужно сделать в медленный рабочий день
11 изображений
Посмотреть галерею
К сожалению, сотрудники, как правило, не знают, как максимизировать свое время в медленные рабочие дни, «потому что эти редкие промежутки времени так же чужды, как слова вашего начальника: «Вы так хорошо поработали в последнее время, я думаю, вы должны просто прекратить это». и иди домой», — говорит Линн Тейлор, национальный эксперт по рабочим местам и автор книги «Приручи своего ужасного офисного тирана». «Однако, если вы мудры, ваш список дел включает более долгосрочные проекты; на задний план, задания по умолчанию для более медленного времени.
Или вы будете использовать время, чтобы подумать о своей общей роли и о том, достигаете ли вы своих более крупных целей».
Стронг говорит, что работники довольно часто используют более спокойные дни, чтобы переключиться на «низкую передачу» и выполнить такие задачи, как уборка рабочего стола, выполнение личных задач или общение с коллегами. «Замечательно.» он говорит. «Но часть более медленных дней может и должна быть посвящена менее очевидным задачам «на высокой передаче», что является областью, которая заслуживает некоторого освещения».
«Большая часть того, что я вижу и слышу, это то, что из-за замедления многие сотрудники выходят в Интернет, — говорит Синтия Кириазис, президент Productivity Partners, Inc. играть в игры, изучать новые сайты и концепции и, возможно, совершать покупки в Интернете».
Другие будут брать более длительные обеденные перерывы, уходить из офиса раньше или заниматься личной перепиской — и это не обязательно плохой выбор, в зависимости от ваших обстоятельств, добавляет Тейлор.
«Выделение некоторого времени для занятий, не связанных с работой, может быть необходимо для вашего психического здоровья», — говорит она. «Исследования на рабочем месте показали, что перерывы необходимы, чтобы освежить мысли и повысить вашу продуктивность на работе. Если вы будете работать неделями без перерыва, вы почувствуете последствия».
В наши дни возможность работать над личными и рабочими приоритетами без всего давления и хаоса, которые часто приносит напряженный день, — это подарок, — говорит Кириазис. Таким образом, вы должны быть готовы заранее, чтобы это время было учтено.
Вот 10 вещей, которые вы должны сделать в медленный рабочий день:
Будьте организованы. По словам Кириазиса, время, потраченное на поиск неуместной информации, истощает концентрацию и энергию, а также усиливает стресс. «Поскольку беспорядок является симптомом задержки принятия решений, медленный день может быть прекрасным временем, чтобы принять некоторые решения и взять под контроль бумажного и информационного монстра.
Это помогает очистить ваш стол и ваш разум».
Теперь у вас также есть шанс оказаться перед теми электронными письмами, которые наводняют ваш почтовый ящик, добавляет Хокетт. » Используйте это время, чтобы очистить свой почтовый ящик, следуя классическому подходу к управлению, известному как «сделай это — сбрось это — делегируй». Вы почувствуете себя хорошо после того, как убедитесь, что все в порядке, и, вероятно, выделитесь в положительном ключе. внутри вашей организации».
Отслеживание достижений. У большинства из нас нет времени на инвентаризацию своих достижений, но медленный рабочий день дает прекрасную возможность сделать это. «Это очень важно по многим причинам, — говорит Стронг. «Конечно, это значительно упрощает подготовку к обзору производительности в середине и конце года. Но что еще более важно, этот список бесценен, когда в вашей компании открывается вакансия, которую вы хотите, или становится доступно продвижение по службе. Всегда будь готов».
План. Пять минут планирования экономят 30 минут выполнения , говорит Кириазис. «Проведите время, планируя, как будет выглядеть ваш следующий день или неделя, и особенно планируя, что делать со следующим медленным днем или временем, которое катится вокруг. Худшее, что можно сделать, — это получить время и не иметь идей, как его потратить».
В картинках: 10 вещей, которые нужно сделать в медленный рабочий день
Сеть. Общение с другими специалистами в вашей области поможет вам быть в курсе отраслевых тенденций и оставаться заметным в кругу профессионалов отрасли, говорит Тейлор. «Независимо от того, планируете ли вы оставаться на своей текущей работе в течение многих лет, наличие солидной репутации в вашей области усиливается вашей заметностью. Возможно, вы потеряли связь с бывшими коллегами, и пришло время зарегистрироваться.
Вы можете узнать о некоторых хитростях, новых поставщиках или даже найти новых сотрудников. Всегда разумно поддерживать контакты».
Установите контакт с вашей командой. Воспользуйтесь этой возможностью, чтобы пообедать с коллегой или даже с вашим начальником, если это возможно, говорит Тейлор. В обычном головокружительном темпе бизнеса трудно найти время в социальной обстановке, чтобы обсудить общую картину; миссия компании и отдела; или просто для укрепления связи с членами команды. «Это добавляет чувство общности при создании чего-то вместе: одна из главных причин, по которой люди получают удовольствие от работы».
Хокетт соглашается. «Возьмите трубку, отправьте мгновенное сообщение или, что еще лучше, прогуляйтесь и пообщайтесь с коллегами. Спросите их, как идут дела, и постарайтесь больше слушать, чем говорить. Это даст ценную информацию о личном и деловом аспекте, а также предоставит большую информацию для вас лично».
Мечта. «Потратьте час на размышления о том, как бы вы хотели, чтобы все было, об идеях новых продуктов, о том, какой может быть работа без барьеров», — говорит Стронг.
«Никто из нас не делает этого в достаточной мере, а дни медленного темпа позволяют мозгу делать это хорошо».
Хокетт говорит, что мечтание может быть эффективным в ненастный день, «потому что оно будоражит ум и дает возможность визуализировать то, что вы хотите сделать на работе». Например, если вы мечтаете о новой роли или должности в вашей компании, ваш мозг поможет вам разработать план, как лучше всего этого достичь.
Узнать. Используйте это время, чтобы расширить свои профессиональные знания, говорит Хокетт. «Познакомьтесь с журнальными статьями, которые вы собираете, книгами, собирающими пыль, или цифровыми мероприятиями, такими как вебинары, блоги или общение с коллегами на форумах».
Если вы иногда чувствуете, что ваши глаза стекленеют, когда ваши коллеги рассказывают о последнем виджете, или вы быстро меняете тему, услышав о последних тенденциях слишком много раз, возможно, пришло время добавить в закладки некоторые ключевые сайты, которые вас удерживают.
в курсе, говорит Тейлор. «Просматривайте лучшие онлайн-публикации и сайты о бизнесе, торговле и блогах в вашей отрасли, поскольку знание — это сила . Ваш начальник, коллеги и клиенты всегда оценят статьи и интересные ссылки, которые вы отправляете, что еще больше пойдет на пользу вашей карьере».
Потренируйся. Прогуляйтесь на свежем воздухе или позанимайтесь в тренажерном зале. «Сделайте что-нибудь, что заставит вас встать и двигаться», — говорит Кириазис. «Возьми друга, если нужно, но очистить разум и дать ему отдохнуть — вот что нам нужно».
Волонтер . Подумайте о том, чтобы добровольно пожертвовать своим временем, чтобы помочь другому сотруднику или отделу, говорит Хокетт. «Это может помочь тем, у кого день не затянулся, а также даст вам возможность приобрести новые навыки, либо стратегически связанные с вашим карьерным ростом, либо для развлечения».
Догнать или опередить. « Это включает в себя работу с установленными сроками, сегменты более крупных проектов, которые необходимо продолжать продвигать, и личные задачи», — говорит Кириазис.
Если вы откладывали личные задачи, которые можно выполнить только в течение рабочей недели, сейчас самое подходящее время, чтобы заняться ими, при условии, что вы позаботились о себе, говорит Тейлор.
«Кроме того, пришло время избавиться от проектов, которые вы оставили на черный день», — добавляет она. «Твой список дел нуждается в пресловутой стряхивании пыли? Есть ли новые, более важные проекты? Вам нужно изменить приоритеты и запустить ваш пересмотренный список вашим менеджером?»
Время тишины позволяет вам заняться более долгосрочными, отложенными проектами. Иногда эти, казалось бы, низкоприоритетные задачи внезапно выходят на передний план. Вы будете рады, что получили фору на них позже. «Самое сложное — погрузиться в первые 10 минут; после этого вы, вероятно, будете в ударе», — говорит она.
Плохие дни в большинстве рабочих сред случаются редко, заключает Хокетт. По этой причине важно максимально использовать их и рассматривать эти дни как возможность сосредоточиться на своих собственных интересах и проявлять инициативу, а не реагировать на потребности других.
«Используйте это время с пользой, и вы сможете продвинуться по карьерной лестнице, получить профессиональные знания и почувствовать себя лучше».
В картинках: 10 вещей, которые нужно сделать в медленный рабочий день
—
Вы также можете потратить несколько минут в медленный рабочий день, чтобы просмотреть мои статьи на Forbes.com или подписывайтесь на меня в Twitter и Google+.
10 быстрых советов, как пережить напряженный сезон на работе
Каждый может вспомнить месяц в году, когда кажется, что света в конце туннеля нет. Подышать воздухом нельзя. Нет возможности перевести дух ни на минуту.
Как вы ориентируетесь в этой ужасной грязи? У многих из лучших стратегий есть одна общая черта: подготовка. Если ваш сезон напряженной работы приходится на одно и то же время каждый год, найдите минутку перед тем, как случится бедствие, чтобы подумать о том, что вам нужно сделать, чтобы избежать проблем.
В этом посте специалисты Insperity делятся своими секретами не только того, как выжить в напряженное время года, но и пережить его, чувствуя себя энергичным и заинтересованным.
1. Делегат
«Используйте эту возможность, чтобы привлечь других. Это облегчение для вас и возможность развития для них. И обязательно сделайте им слабину. Они могут делать это не так, как вы, но, по крайней мере, есть прогресс, и некоторые из них могут вас удивить».
Джефф Миллер, директор, Learning & Performance
2. Измените свою точку зрения
«Обычно мы склонны испытывать все больший и больший стресс, потому что сосредоточены на собственных ситуациях. Вы можете изменить свою энергию и стресс, изменив свою точку зрения. Отвлеките свою повседневную жизнь от стресса и направьте ее на то, как вы можете помочь членам команды достичь того, что для них важно. Слово «страсть» относится не к энтузиазму, а к тому, что мы делаем или чем жертвуем ради другого.
Стремитесь помочь своим людям добиться успеха, и они помогут добиться успеха вашей компании.
«Подумайте о своем «почему». Подумайте об изначальной причине, по которой вы начали свой бизнес. Это ключ к тому, чтобы оставаться мотивированным и избегать стресса. Великая причина, изначальная миссия, то, что имеет для вас смысл и цель. «Почему» — это единственное, что побудило вас принять все вызовы в самом начале. Внешние стрессоры всегда будут рядом, поэтому боритесь с ними своим внутренним «почему».
Пит Инохоса, директор по развитию лидеров продаж
Кингвуд, Техас
3. Запланируйте перерыв
«Прогуляйтесь по зданию, найдите тихое место, чтобы послушать успокаивающую музыку или сделать несколько глубоких вдохов. Выезд в 17:00. и попал в спортзал. Работа без перерывов и в течение долгих часов будет мешать вам сосредоточиться и быть таким же четким. В конечном итоге это будет контрпродуктивно».
Мэри Лу Пэрротт, консультант по эффективности
4.
Сформулируйте правильные ожидания
«Когда наступает пик сезона, очень важно, чтобы ожидания ваших клиентов и сотрудников были правильно установлены. Если вероятны задержки производства, обязательно сообщите всем, кто ожидает ваших продуктов или услуг, о новом графике. Это может означать, что то, что вы обычно можете сделать за несколько часов, может занять несколько дней. Сорванные сроки часто являются одним из самых распространенных способов вызвать недовольство клиентов. Но при правильном общении этого также можно избежать».
Келли Занфардино, старший советник по персоналу
Сан-Диего, Калифорния
5. Зарезервируйте рабочее время
«Выделите как минимум один полный день в офисе, чтобы работать над проектами и наверстывать упущенное. В напряженное время постарайтесь свести к минимуму количество совещаний, которые вы планируете или посещаете каждый день. Таким образом, у вас будет больше времени для завершения проектов или помощи вашим сотрудникам.
Планируйте заранее и максимально расставляйте приоритеты в работе с клиентами, чтобы избежать запросов в последнюю минуту и поспешных проектов.
Карен Кавано, старший специалист по кадрам
Роузмонт, Иллинойс
6. Это не ты, это я
«Не будьте человеком, который добавляет стресса в сезон. Не позволяйте чьему-то темпераменту или негативу тянуть вас вниз. Старайтесь, чтобы ваши мысли и разговоры были позитивными и спокойными».
Джилл Чепмен, старший консультант по эффективности
Кингвуд, Техас
7. Создайте план с приоритетами
«Выделите 20 минут в начале недели, чтобы определить приоритеты ваших целей. Воскресенье днем или вечером также прекрасное время, чтобы подумать об этом занятии. Ежедневно просматривайте список, чтобы приспособиться к другим требованиям. Выделите время для рутинных дел, таких как телефонные звонки, электронные письма и незапланированные обсуждения.
Сосредоточьтесь на одном деле или проекте за раз. Многозадачность в проектах одновременно непродуктивна.
«Этот подход отличается от планирования блоков времени для проекта. Если блок времени посвящен выполнению определенной задачи, сосредоточьте всю свою энергию на достижении этой конкретной вехи. Точно так же с электронными письмами: откройте одно и завершите его (ответьте, удалите или заархивируйте), прежде чем переходить к следующему. Ясность завершения ряда этих задач и целей в течение дня даст вам большее чувство выполненного долга. Это также будет держать вас в тонусе».
Майкл Тиммс, старший специалист по кадрам
Флорхэм Парк, Нью-Джерси
8. Сделайте «внимательность» привычкой
«Уделите три или четыре минуты утром упражнениям на осознанность — наблюдайте за своим дыханием и окружающим миром. Это принесет огромные дивиденды в течение дня. Садясь в машину, проведите первые шесть-семь минут за рулем в тишине, без радио и музыки.
Затем убедитесь, что вы назначили несколько «встреч осознанности» в течение дня, чтобы сосредоточиться на своем дыхании и сосредотачиваться».
Крис Бреннан, специалист по производительности
Лос-Анджелес, Калифорния
9. Назначайте свои собственные встречи
«Запланируйте определенные задачи в своем календаре. Например, если у вас есть проект, который требует полной концентрации, выделите час в своем календаре, чтобы выполнить его. В это время закройте электронную почту и выключите уведомления, чтобы меньше отвлекаться.
«Также важно не терять себя в загруженное рабочее время. Найдите время для занятий, которые вам нравятся (даже если это сон!).
Дон Мотсифф, старший специалист по кадрам
Атланта, Джорджия
10. Не делайте больше и меньше
«Не перегружайте свой график. Можно перемещать или удалять элементы/задачи в зависимости от срочности и сроков выполнения».
Эйб Тернер, консультант по эффективности
Кингвуд, Техас
Чтобы получить дополнительные советы, которые помогут вам вести свою команду в напряженное время года, загрузите наш бесплатный журнал The Insperity Guide to Leadership and Management.
