Основные виды делового общения: Деловое общение его виды и формы

Содержание

Деловое общение его виды и формы

Деловое общение

Деловое общение, его виды и формы в совокупности представляют собой процесс взаимосвязи и взаимодействия, при котором осуществляется обмен информацией (опытом, действием). Деловое общение предполагает достижение соответствующих результатов, решение конкретных проблем или реализацию определенных целей.

Деловое общение, его виды и формы в общем виде можно разделить на непосредственное (прямое) общение и косвенное (при существовании пространственно-временной дистанции). Для прямого делового общения присуща большая результативность, сила эмоционального воздействия и внушения, для косвенного общения основными механизмами действия являются психологические и социальные.

Особенности делового общения

В современном мире деловое общение, включая его виды и формы, занимает до 80% рабочего времени руководителей любого уровня управления. Также деловое общение пронизывает все области человеческой жизнедеятельности, поскольку без него не может обходиться политика, бизнес, образование, управление и др.

В процессе делового общения происходит передача эмоционального и интеллектуального содержания работы в сфере управления. Это происходит посредством двухстороннего потока информации, когда участник общения получает информацию, отвечая и реагируя при этом либо незамедлительно, либо через определенный отрезок времени.

Эффективность делового общения обусловлена обязательным наличием канала обратной связи и усиленного внимания к собеседникам. Деловое общение, его виды и формы представлены множеством принципов, психологических приемов, в том числе этическими нормами и правилами этикета.

Формы делового общения

Деловое общение, его виды и формы всегда подразумевают определенные цели. Можно выделить следующие формы делового общения: деловые беседы, переговоры, совещания, выступления.

Основной формой делового общения являются деловые переговоры, которые представляют собой взаимное общение в деловом стиле для достижения совместного решения. Переговоры существенно различаются в соответствии с поставленными целями (например, переговоры о заключении договора поставки, о проведении научно-исследовательских работ, о сотрудничестве и координации деятельности и др.

).

Переговоры могут осуществляться в виде деловой беседы по вопросам, которые представляют взаимный интерес для обеих сторон, служа при этом налаживанию кооперационных связей.

Виды делового общения

Деловое общение, его виды и формы, способствует решению важных вопросов и достижению целей, при этом происходит приобретение деловых и личностных качеств. Для лучшего понимания следует рассмотреть основные виды делового общения.

Виды делового общения условно можно разделить на 2 большие группы: прямое и косвенное общение. Прямое общение осуществляется при непосредственном контакте собеседников, когда их не разделяет ни время, ни пространство. Косвенное общение может осуществляться посредством технических средств (интернет, телефон и др.). Практика показала, что необходимо стремиться к прямому общению, поскольку оно является более результативным при достижении определенных целей.

Также существуют такие виды делового общения, как невербальное и вербальное общение. Вербальное общение осуществляется в виде слов и обмена фразами, а невербальное деловое общение при помощи жестов, мимики, передачи письменных сообщений и др.

Часто по мимике, жестам и интонации собеседника можно нарисовать его невербальный портрет, что существенно облегчает результаты переговоров и способствует более эффективному достижению целей общения.

Примеры решения задач

его основные типы и краткие понятия, особенности письменных правил этикета

Деловое общение

Деловое общение является неотъемлемой частью жизни современного общества. Каждый день на работе люди, имеющие определенный статус и занимающие ту или иную должность, прибегают к различным его видам и строго соблюдают гласные и негласные правила делового этикета.

Правильно выстроенное деловое общение приведет даже начинающего менеджера к успешному достижению цели.

Особенности

За понятием делового общения скрывается разновидность коммуникации, цель которой не сам процесс переговоров, а решение конкретной задачи или достижение определенной цели, которая является связующей для всех участников беседы и лежит за пределами самого процесса общения.

Данный вид коммуникации отличатся от других видов наличием следующих обстоятельств:

  • цель, мотивы или деятельность должны быть общими для всех собеседников;
  • участники переговоров находятся в общем пространственно-временном промежутке: бизнес-коммуникации могут происходить в какой-либо организации, группе или команде;
  • все участники данного процесса взаимосвязаны, между ними четко распределены социальные роли и выстроена иерархия общения;
  • общение в данном контексте имеет жесткий регламент, которому должны подчиняться все участники вне зависимости от статуса: нормы поведения в рабочей обстановке – это деловой этикет.

Основные правила делового этикета предполагают следующее:

  • Деловые собеседники должны придерживаться определенного стиля общения, четко и кратко формулировать свои мысли, приводить весомые доводы в пользу своей точки зрения и уметь слушать и слышать собеседника. Это поможет продуктивно провести беседу, не отнимая лишнего времени у деловых людей.
  • При таком общении участники беседы должны быть максимально вежливыми. Деловые встречи преследуют какую-то выгоду, поэтому иногда приходится общаться с не особо приятными людьми.
  • Понятность слов и простые предложения присущи данному стилю. Выражаясь сложными терминами и иностранными словами, можно ввести человека в заблуждение или вовсе оскорбить его. В свою очередь, это помешает достижению поставленной цели.

Функции

Деловое общение несет в себе три основные функции, которые имеют различные конечные цели и принципы воздействия на человека:

  • Информационно-коммуникативная функция предполагает сбор и формирование конкретной информации участниками беседы, а также обмен накопленными знаниями в процессе переговоров.
  • Регулятивно-коммуникативная функция направлена на коррекцию поведения участников общения. Во время корпоративного общения субъект регулирует не только собственную модель поведения, но и других участников беседы. Для выполнения этой функции подходят такие методы: убеждение или внушение в рамках речевого этикета, копирование поведения.
  • Эффективно-коммуникативная
    функция непосредственно связана с эмоциональными аспектами субъектов общения.

Любой вид коммуникации оказывает колоссальное влияние на психоэмоциональное состояние человека, которое влияет на его отношение к окружающему миру.

Виды

Все существующие разновидности делового общения классифицируются по многим параметрам. Рассмотрим наиболее популярные среди существующих.

В зависимости от метода обмена информацией выделяют устное и письменное деловое общение:

  1. К письменным типам бизнес- коммуникации можно отнести всевозможные документы служебного предназначения. Это могут быть справка-доклад, пояснительная записка, отчеты и протоколы заседаний, деловые письма, заявление, внутренний устав фирмы, акт о списании, приказ, указание в письменном виде, должностная инструкция и многое другое. Любой официальный документ с подписями или печатями является субъектом делового общения.
  2. Переговоры, встречи, совещания, бизнес беседы, доклады, планерки могут быть отнесены к устному типу делового общения.

По способу взаимодействия между участниками существуют прямые и косвенные виды делового общения:

  • Прямое общение предполагает проведение переговоров между партнерами без использования дополнительных средств, то есть собеседники находятся в одном помещении и общаются лицом к лицу.
  • Косвенный контакт происходит с применением современных средств связи – телефона, электронной почты, видеосвязи.
  • Дистанционное общение позволяет оперативно решать некоторые вопросы между партнерами из разных стран. Но опыт показывает, что личные беседы являются наиболее продуктивными.

Еще одна классификация предполагает разделение видов бизнес-коммуникаций на вербальное и невербальное общение:

  1. Вербальная коммуникация подразумевает взаимодействие между людьми с помощью человеческой речи. При помощи языковых систем и в зависимости от намерений человека формируются речевые тексты. Они могут иметь как письменную, так и устную форму.
  2. Невербальное взаимодействие между людьми происходит без использования речи. Средством этого общения является внешнее проявление чувств и эмоций – язык жестов, мимика лица, взгляд и моторика тела. Их объединяет общее понятие: кинестика.

Формы взаимодействия

Помимо видов, выделяют и формы делового общения, они разделяются на монологические и диалогические.

  1. В первую группу входят формы коммуникации с одним участником: доклад, обращение, приветственная речь, реклама. В данном случае человек выступает в роли оратора и доносит слушающим какую-то информацию. Он должен четко понимать то, о чем говорит, и уметь понятно излагать свои мысли.
  2. Диалогические формы предполагают наличие двух и более участников.

Переговоры являются подходящей формой коммуникации при обсуждении наиболее важных вопросов и бывают:

  • вертикальные – с вышестоящим начальством;
  • горизонтальные – внутри организации;
  • несанкционированные – то есть незапланированные, проводящиеся внеурочно;
  • на высшем уровне – встречаются только лица в статусе руководителей заинтересованных компаний;
  • за расширенным столом – встреча рабочих групп или специально назначенных комиссий.

Беседа среди прочих форм имеет самый неформальный, упрощенный характер взаимодействия в рабочей обстановке. К этой форме можно отнести любой контакт на работе, который призван решить проблему. Далеко не все обладают даром в нужный момент завести непринужденную беседу с начальством и тактично подвести к решению интересующих вопросов.

Дискуссия или спор – путь к решению поставленной задачи посредством сопоставления разных, нередко противоположных точек зрения. Результат продуктивной дискуссии – принятие единого решения по взаимному согласию сторон после поочередного выслушивания всех положительных и отрицательных моментов. Эта форма общения имеет наиболее яркую эмоциональную окраску, но в деловых кругах принято следовать некоторым правилам. Оппоненты не должны говорить долго, перебивать друг друга.

Залогом успеха является взаимоуважение и лояльное отношение к мнению других.

Фазы

Процесс делового разговора от своего начала до достижения поставленной цели принято разделять на определенные этапы или фазы.

Рассмотрим каждую из них более подробно.

  • Подготовка к назначенной встрече. На этом этапе очень важно наметить план предстоящей беседы, четко обозначить для себя круг необходимых к решению задач. Заранее стоит навести справки о собеседнике, исходя из чего выбрать тактику беседы и необходимые доводы. Ведь от того, насколько содержательной будет встреча, зависит и ее результат.
  • Обозначение места и временного промежутка для проведения переговоров. Определение этого параметра зависит от роли собеседников. Обычно координаты переговоров задаются вышестоящим собеседником. Если встреча на равных, то участники могут договориться обоюдно.
  • Установка и налаживание контакта с собеседником. Эта фаза по своему функциональному назначению и является началом переговоров. Нередко первый взгляд или слово собеседника складывают подсознательное отношение к нему и влияют на желание продолжать разговор. Во время установления контакта важно как можно быстрее расположить к себе собеседника и завершить этап установкой психологического контакта – момента, когда все участники общения готовы перейти к сути.
  • Обозначение проблемы и обмен имеющейся информацией. В этой фазе важно озвучить все интересующие вопросы, обозначить направленность беседы, дать общее понимание проблемы.
  • Аргументы в пользу предлагаемого решения. Фаза аргументации тесно взаимосвязана с предыдущим этапом и плавно вытекает из него. В этот период очень важно отметить все позитивные стороны своего видения разрешения вопроса, применить навыки убеждения, особенно если собеседник придерживается другой точки зрения.
  • Контраргументы. На этом этапе происходит выслушивание встречных доводов собеседника, который не всегда может быть согласен. Важно внимательно и спокойно выслушивать собеседника, понять суть его позиции. Наводящие вопросы помогут понять, не связаны ли возражения с недостатком представленной информации.
  • Поиск компромисса в решении поставленной задачи. В процессе поочередного выдвижения аргументов и предложений и происходит поиск решения, которое устроит все стороны переговоров.
  • Принятие решения. Этот этап обозначает согласие всех сторон с единой позицией, приход к общему знаменателю.
  • Фиксация результатов. Все бизнес-встречи завершаются подписанием письменного подтверждения о принятии совместного решения. Договор является отражением того, что встреча имеет конечный приемлемый для всех результат.
  • Завершение контакта. После обсуждения важных вопросов нужно уметь правильно расстаться с собеседниками, возможно, оставить визитку или попросить контактные данные у партнеров.
  • Анализ полученных результатов. Эта фаза является завершающей. Она призвана показать, насколько принятое решение было правильным и прибыльным для участников беседы.

На основе такого анализа бизнес-партнеры принимают решение о дальнейшем сотрудничестве или прекращении контактов.

Советы и рекомендации

Залог успешного ведения бизнеса – правильно выстроенное деловое общение со своими клиентами и партнерами. Чтобы достичь этого, следует принять во внимание некоторые нюансы.

  • Необходимо всегда держать ситуацию под контролем. Проявление эмоций и чувств неуместно в деловой среде. Чувство страха и неуверенность могут помешать принятию решения, а вызванное манипуляциями собеседника чувство жалости привести к подписанию невыгодного контракта. Неприемлемо проявление несдержанности и агрессии во время проведения диалогических видов общения — таких, как дискуссия. С неуравновешенным и вечно сомневающимся партнером вряд ли кто-то захочет иметь дело.
  • Умение предугадывать желания клиента – еще одна важная составляющая успешного ведения дел, ведь в любом бизнесе вся деятельность предприятия направлена на удовлетворение потребностей клиента. Внимательность и обходительность, обслуживание по высшему разряду заставят клиента возвращаться вновь.
  • Планирование и умение отличить главное от второстепенного. В любых переговорах важно изъясняться коротко и ясно, не углубляясь в детали второго плана. Обычно у деловых людей время ограничено, поэтому не стоит готовить длинные монологи для важных встреч.
  • Деловые отношения не должны пересекаться с личными. Даже если человек вызывает неприязнь, это не означает, что он не может быть полезен в деловом отношении. Проявление доброжелательного и благосклонного отношения, искренний интерес к аргументам собеседника позволят продуктивно провести встречу.
  • Честность и прозрачность намерений. Во время переговоров нужно вести себя искренне, подтверждая свои слова фактами и статистикой. Ведь любой нечестный поступок ради выгодной сделки может навсегда подорвать доверие партнера и испортить репутацию.
  • Знание основ делового этикета.

Такие нехитрые правила, как предложение чашки кофе перед началом встречи, искренне желание помочь в мелочах, умение вовремя извиниться за ошибку настроят партнера или клиента на позитивный лад и дадут почувствовать себя важным.

На видео ниже рассказано о 5 основных правилах делового общения.

Деловое общение его виды и формы

Виды делового общения

Определение 1

Деловое общение представляет собой взаимосвязь и взаимодействие, сопровождающееся обменом опытом, деятельностью, информацией, который предполагает достижение определенных результатов, решение обозначенных проблем или реализацию поставленной цели.

Деловое общение бывает двух видов:

  • прямое, построенное на непосредственном контакте,
  • косвенное, при котором между партнерами присутствует пространственно — временная дистанция.

Деловое общение прямого вида обладает большей степенью эмоционального воздействия, внушения и соответственно большей результативностью, по сравнению с косвенным. При таком способе общения социально – психологические механизмы действуют прямо, непосредственно.

Замечание 1

Отличие делового общения от неформального заключается в том, что в процессе его реализации определяются цели и задачи, требующие своего решения. Прекратить взаимодействие в деловом общении с партнером нельзя без потерь для обеих сторон.

Деловое общение может быть представлено в разных формах:

  • деловая беседа;
  • переговоры;
  • совещания;
  • публичные выступления.

Деловые переговоры — основная форма делового общения

Переговоры представляют собой деловое общение, цель которого заключается в достижении совместного решения. Переговоры подразумевают обмен обязательствами и обещаниями. Переговоры проводятся в виде деловой беседы, в которой затрагиваются вопросы, представляющие интерес для обеих сторон, и способствующие налаживанию деловых связей.

Переговоры могут существенно различаться по своим целям, например, заключение договоров, на проведение работ научно-исследовательского или проектного характера, соглашение о сотрудничестве, координация деятельности.

В процессе переговоров, как правило, каждый из партнеров хочет:

  • добиться взаимной договоренности по вопросам, в которых сталкиваются интересы;
  • выдержать конфронтацию, спровоцированную противоречивыми интересами при этом, не разрушая отношения.

Для достижения этого, необходимо выполнить ряд условий:

  • решить, возникшую проблему;
  • установить межличностное взаимодействие;
  • управлять своими эмоциями.

Переговоры состоят из двух основных этапов: подготовка и непосредственное ведение переговоров. Подготовка переговоров включает в себя:

  • анализ проблемы;
  • планирование переговоров;
  • планирование организационных моментов;
  • контакты до переговоров с партнером.

Ведение переговоров в обобщенной схеме, также должно быть структурировано:

  • приветствие и определение круга решаемых проблем;
  • характеристика проблемы и предложения о процессе переговоров;
  • изложение позиции каждого оппонента;
  • диалог;
  • решение проблемы;
  • завершение.

Переговоры позволяют путем взаимного обмена мнениями добиться отвечающего интересам обеих сторон соглашения и достичь результатов, устраивающих всех участников переговоров. Но не всегда данный результат достигается. Это может происходить по следующим причинам:

  • «Холодный запуск», когда партнер начинает переговоры, не обдумав предварительно цель, возможные сложности и последствия. В таком случае ему остается только ответно реагировать, а не действовать на переговорах.
  • «Отсутствие программы», когда партнер не имеет плана действий в рамках максимальных и минимальных требований.
  • Позиция «Главное чтобы меня это устраивало» порождает у представителей другой стороны ощущение отсутствия для них преимуществ и желания далее вести переговоры.
  • Отсутствие четких собственных предложений, аргументов, требований и критериев оценки предмета переговоров.
  • Неправильное поведение одного из оппонентов, которое может заключаться в неумении слушать, излишней эмоциональности, в неумении аргументировать свою позицию.

Замечание 2

На переговорах не обойтись без уверенной целенаправленной аргументации. Для успешного развития переговоров необходимо в самом начале обозначить общую с партнером позицию, затронуть бесспорные аспекты обсуждаемого вопроса. Далее можно перейти к обсуждению тех пунктов, по которым договориться можно достаточно легко. И только на последнем этапе надо остановиться на вопросах, требующих подробного обсуждения.

Виды и формы делового общения — конспект — Деловое общение

6

Сугубо деловой и конкретный характер описания товаров и процессов

их производства и реализации препятствует, как уже отмечалось,

проникновению в деловую речь грамматико-стилистических средств

художественной литературы, что, например, так характерно для обычной

речи. И, тем не менее, разговорная речь деловых людей складывается из об-

щих, присущих и письменной деловой речи грамматико-стилистических

явлений. Специфика языка устной деловой речи проявляется лишь в том, что

отдельные лексические образования и синтаксические конструкции

встречаются в ней несколько чаще, чем в ее письменной форме.

Высокий научно-технический уровень производства промышленных

товаров предопределяет большой удельный вес в разговорной деловой речи

специальной лексики, оборотов профессионального характера и речевых

формул, связанных с наименованием различных товаров и их

комплектующих. Среди них на первом месте производственные термины, т. е.

слова и словосочетания, которые, с одной стороны, служат основой

профессионального языка производителей промышленной продукции, а с

другой — являются официально закрепленными названиями специальных

технических и технологических понятий.

Наряду с производственными терминами в разговорной речи деловых

людей встречается большое количество наименований конкретных систем и

типов технических устройств, а также видов сырья и материалов. Подобные

лексические элементы по своей природе довольно специфичны. Они

представляют собой как бы собственное имя аппарата, прибора, механизма

или машины в форме марки завода-изготовителя, которая прикрепляется к

ним произвольно и является условной.

Названия марок и моделей состоят обычно или из одного слова, или из

сочетания слова с цифровым обозначением. В практике многих отраслей

промышленности существует правило, по которому машине новой

конструкции, имеющей то же самое назначение и аналогичный принцип

Виды делового общения. — Этика. Виды общения. Этика в коллективе

Деловое общение — это процесс взаимосвязи и взаимодействия, в котором происходит обмен деятельностью, информацией и опытом. Деловое общение отличается от общения в широком смысле тем, что в его процессе ставятся цель и конкретные задачи, которые требуют своего решения.

   Деловое общение можно условно разделить на прямое и косвенное . Прямое деловое общение обладает большей результативностью, силой эмоционального воздействия и внушения, чем косвенное.

   Различают два вида делового общения: вербальное и невербальное. Вербальное общение

осуществляется с помощью слов. При невербальном общении средством передачи информации являются позы, жесты, мимика, интонации, взгляды.

    Выделяют три основных стиля общения:

•ритуальный стиль главной задачей партнеров является поддержание связи с социумом.

•манипулятивный стиль.Огромное количество профессиональных задач предполагает именно манипулятивное общение. По сути, любое обучение, убеждение, управление всегда включает манипулятивное общение;

•гуманистический стиль предполагает удовлетворение такой человеческой потребности, как потребность в понимании, сочувствии, сопереживании.

Внимание!

Если вам нужна помощь в написании работы, то рекомендуем обратиться к профессионалам. Более 70 000 авторов готовы помочь вам прямо сейчас. Бесплатные корректировки и доработки. Узнайте стоимость своей работы.

Деловое общение реализуется в следующих основных формах: деловая беседа; деловые переговоры; спор, дискуссия, полемика; деловое совещание; публичное выступление; телефонные разговоры; деловая переписка.

Деловая беседа — передача или обмен информацией и мнениями по определенным вопросам или проблемам.

Деловые переговоры — основное  средство  согласованного  принятия решений в процессе общения заинтересованных сторон.

Спор — столкновение мнений, разногласия по какому-либо вопросу

Деловое совещшше — способ открытого коллективного обсуждения проблем группой специалистов.

Публичное выступление — передача одним выступающим информации различного уровня широкой аудитории

Деловая переписка — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста.

Поможем написать любую работу на аналогичную тему

Получить выполненную работу или консультацию специалиста по вашему учебному проекту

Узнать стоимость

Этика делового общения. — Виды и формы делового общения.

Страница 9 из 26

Виды и формы делового общения.

По характеру и содержанию общение бывает формальным (деловое) и неформальным (светское, обыденное, бытовое).

Деловое общение — это процесс речевой взаимосвязи и взаимодействия, в котором происходит обмен деятельностью, информацией и опытом, предполагающим достижение определенного результата, решение конкретной проблемы или реализацию определенной цели.

Деловое общение можно условно разделить на прямое (непосредст­венный речевой контакт) и косвенное (когда между партнерами существует пространственно-временная дистанция).

Прямое деловое общение обладает большей, чем косвенное, результативностью, силой эмоционального воздействия и внушения. В нем непосредственно действуют социально-психологические механизмы.

В целом деловое общение отличается от обыденного (неформального) тем, что в его процессе ставятся цель и конкретные задачи, которые требуют своего решения. В деловом общении мы не можем прекратить взаимодействие с партнером (по крайней мере без потерь для обеих сторон). В обычном дружес­ком общении чаще всего не ставятся конкретные задачи, не преследуют­ся определенные цели. Такое общение можно прекратить (по желанию участников) в любой момент.

Деловое общение реализуется в различных формах:

деловая беседа – речевое общение между собеседниками, которые имеют необходимые полномочия от своих организаций и фирм для установления деловых отношений, разрешения деловых проблем или выработки конструктивного подхода к их решению.

деловые переговоры – основное средство согласованного принятия решений в процессе общения заинтересованных сторон.

деловые совещания – способ открытого коллективного обсуждения проблем группой специалистов.

публичные выступления – передача одним выступающим информации различного уровня широкой аудитории с соблюдением правил и принципов построения речи и использованием ораторских приемов.



Структура, виды и формы делового общения. Часть 1

Главная » Деловое общение » 4.2 Структура, виды и формы делового общения. Часть 1


Структура, виды и формы делового общения. Часть 1

Структура делового общения. В деловом общении принято различать такие структурные компоненты, как содержание, цель, средства, формы, стороны общения.
Содержание делового общения детерминируется социально значимым предметом общения, в качестве которого может выступать любая социально-значимая проблема какой-либо сферы жизни общества (материальной, духовной, регулятивной). Она может быть связана с производством материальных или духовных продуктов, созданием и предложением разного рода услуг (информационных, образовательных, финансовых, менеджерских, маркетинговых).
В зависимости от содержания такая многопредметность делового общения позволяет выделить основные виды делового общения: деятельностное, когнитивное, мотивационное, материальное, духовное, регулятивное.
Деятельностное деловое общение осуществляется в виде обмена действиями, приемами, навыками, умениями в совместной профессионально-предметной деятельности людей. Здесь общение между деловыми партнерами носит явно выраженный научающий и инструментально-операциональный характер. С помощью этого вида делового общения идет усвоение профессиональных приемов, навыков, умений, отдельных операциональных действий, поведенческих актов.
Когнитивное деловое общение предполагает обмен познавательным профессиональным и социальным жизненным опытом деловых партнеров. Этот обмен осуществляется как на базовом, социально значимом для делового общения, профессиональном уровне (обмен профессиональными знаниями, идеями, представлениями),
так и на обыденно-практическом уровне. Последний присутствует в деловом общении лишь в косвенной форме, как когнитивный фон общения, обнаруживая себя лишь в отдельных вербализированных суждениях, верованиях, убеждениях, сложившихся на основе повседневного практического опыта деловых партнеров.
Особенность мотивационного делового общения состоит в том, что оно обеспечивает избирательную направленность действий деловых партнеров, стимулирует их поведенческую активность и поддерживает ее на определенном уровне. Мотивационное общение осуществляется как взаимный обмен деловых партнеров личностными диспозиционными (внутренне им присущими) мотивациями; стремлениями, желаниями, потребностями, интересами, установками, побуждениями. Этот обмен может активизироваться под влиянием ситуационной мотивации — детерминирующих факторов самой деловой ситуации. Потребность в мотивационном деловом общении возникает тогда, когда у деловых партнеров необходимо сформировать определенную установку к действию или актуализировать какую-либо потребность.
Специфика материального делового общения проявляется в том, что оно реализуется преимущественно в экономической сфере общества, связанной с производством непосредственных материальных средств к жизни, обменом материальными продуктами и услугами и удовлетворением насущных материальных потребностей деловых партнеров. Именно поэтому материальное деловое общение является определяющим среди других форм делового общения, так как посредством его создается базисная материальная основа для формирования и функционирования всех других форм.
Деловое общение в духовной сфере общества — духовное деловое общение — имеет свои особенности. Оно связано с производством духовных ценностей и созданием услуг в таких сферах общества, как наука, искусство, религия. Здесь в наибольшей мере проявляется творческий ментальный характер делового общения. Оно выступает формой реализации социально значимой научной, эстетической деятельности деловых партнеров. При этом деловое общение реализуется как обмен духовными ценностями: научной информацией, философскими, эстетическими представлениями и идеями. Духовное деловое общение, таким образом, в наибольшей степени способствует развитию духовного, ментального внутреннего мира деловых партнеров.
Лекция, реферат. Структура, виды и формы делового общения. Часть 1 — понятие и виды. Классификация, сущность и особенности. 2018-2019.

видов делового общения | Малый бизнес

Как владелец малого бизнеса, вам необходимо эффективно общаться с клиентами, сотрудниками и другими бизнесменами для эффективной работы. Для этого доступны различные способы связи, позволяющие поддерживать связь с вашими сотрудниками, а также предоставлять средства для связи с клиентами. Деловое общение может быть внутренним, например, при разговоре с вашими сотрудниками, или внешним, например, при рекламе или взаимодействии с поставщиками.

Лицом к лицу

Личное общение, пожалуй, самая личная форма общения на рабочем месте. Это происходит, когда два сотрудника обсуждают рабочую ситуацию или вместе работают над проектом. Руководители используют этот метод при передаче важной информации подчиненным или при проведении служебной аттестации. Личное общение часто используется в процессе обучения, например, когда новый работник «затмевает» более опытного сотрудника.

Письменный

Письменное общение традиционно принимало форму деловых заметок или отчетов, хотя распространение компьютеров сделало электронную почту и электронные таблицы предпочтительным письменным методом выбора во многих деловых ситуациях.Электронную почту можно использовать для отправки краткого сообщения отдельному сотруднику или для передачи политики или процедурных изменений всей компании. При общении с другими компаниями часто используется более официальное деловое письмо.

Собрания

Собрания — это способ собрать группу людей, имеющих общие интересы, например, членов определенного отдела. Встречи часто используются для сообщения новой идеи или изменения существующей процедуры. Торговые встречи используются как способ мотивировать продавцов или сообщать о целях продаж.Встречи могут проводиться регулярно или по мере необходимости.

Телефон

Телефоны используются для связи с другими работниками в рамках предприятия или с другими компаниями. Широкое использование сотовых телефонов позволяет вести дела вне офиса или во время путешествий. Развитие телеконференцсвязи облегчает встречи между сотрудниками, находящимися в разных географических регионах.

Клиент

Помимо общения с сотрудниками и другими деловыми партнерами, общение также используется для взаимодействия с клиентами.Реклама и маркетинг побуждают людей опекать бизнес, а отделы обслуживания клиентов дают клиентам возможность связаться с бизнесом с жалобой или вопросом. Веб-сайты компаний предоставляют клиентам другой способ покупки продуктов или услуг или получения информации, а также предоставляют дополнительные средства для взаимодействия с клиентами.

Ссылки

Биография писателя

Крис Джозеф пишет для веб-сайтов и онлайн-публикаций, посвященных бизнесу и технологиям.Он имеет степень бакалавра наук в области маркетинга Йоркского колледжа Пенсильвании.

11 причин, почему деловое общение имеет решающее значение для успеха вашей компании

Деловое общение подразумевает постоянный поток информации внутри и за пределами компании.

💡Загрузите нашу электронную книгу «10 принципов современного взаимодействия сотрудников» и узнайте, как общаться с современным сотрудником в сегодняшнюю цифровую эпоху.

Корпорации с большим количеством людей и разными уровнями иерархии часто испытывают трудности с управлением бизнес-коммуникациями эффективно.Следовательно, должна быть эффективная и непрерывная связь между начальством и подчиненными в организации, между организациями и обществом в целом.

Что такое деловое общение?

Деловые коммуникации — процесс обмена информацией между сотрудниками внутри компании и за ее пределами.

Эффективное деловое общение — это то, как сотрудники и руководство взаимодействуют друг с другом для достижения целей организации и в большей степени соответствуют основным ценностям компании.Его основная цель — улучшить организационные методы, устранить разрозненность, информировать сотрудников и уменьшить количество ошибок.

Эффективное деловое общение важно для успеха и роста каждой организации. В отличие от повседневного общения, деловое общение всегда ориентировано на цель .

Тем не менее, данные показывают, что 60% специалистов по внутренним коммуникациям не измеряют внутренние коммуникации.

Для того, чтобы корпоративная компания могла успешно работать, все правила, основные ценности компании, положения и политики компании должны быть доведены до сведения людей внутри и за пределами организации.

Какие существуют типы делового общения?

Существует 4 основных типа бизнес-коммуникаций.

1. Внутренняя восходящая связь

Внутреннее восходящее деловое общение — это общение, которое происходит от подчиненного к менеджеру или отдельному лицу вверх по организационной иерархии. Каждый руководитель должен позволить информации течь вверх, чтобы иметь истинное представление о деятельности компании.

Внутренние восходящие коммуникации обычно включают опросов, отзывов, форм и отчетов, которые сотрудники доставляют своим менеджерам или руководителям групп.

Например, маркетинговый отчет может включать такую ​​статистику, как общее количество посетителей веб-сайта, участие в социальных сетях или общее количество привлеченных потенциальных клиентов.

2. Внутренняя нисходящая связь

Внутренняя нисходящая связь идет от вышестоящего к одному или нескольким подчиненным. Этот тип общения может быть в форме письма, служебной записки или устной директивы.

При общении с сотрудниками руководители должны поддерживать профессионализм и четкость общения. Примером такого типа связи может быть памятка, касающаяся новой операционной процедуры компании, такой как требования безопасности и новые правила.

3. Внутреннее боковое сообщение

Внутреннее горизонтальное деловое общение происходит среди сотрудников на рабочем месте. Сегодня существует множество различных способов общения сотрудников: чаты, обмен сообщениями, электронная почта, программные решения для общения сотрудников.

Этот тип общения может быть внутри или между отделами, и он происходит более регулярно, чем другие виды делового общения. Более того, частое общение между сотрудниками играет решающую роль для вовлеченности и производительности сотрудников.

4. Внешняя связь

Внешнее деловое общение — это любое общение, которое происходит с внешними сторонами, такими как клиенты, потенциальные клиенты, поставщики или партнеры.

В отличие от всех типов внутреннего делового общения, внешние коммуникации происходят менее регулярно.

11 причин, почему эффективное деловое общение так важно

Вот 11 основных причин, почему бизнес-коммуникации так важны для успеха каждой компании:

1. Повышает вовлеченность сотрудников

Исследование Рагана о вовлеченности сотрудников показывает, что коммуникация между руководителями является главным фактором внутренней коммуникации, который статистически коррелирует с и степенью вовлеченности сотрудников . Команды внутренней коммуникации играют важную роль в поддержке, обучении и напоминании лидерам о важности коммуникации.

Чтобы понять важность вовлеченности сотрудников, вот несколько полезных статистических данных.

2. Устраняет перегрузку электронной почты

Внутри компаний электронная почта используется для всего: от информационных запросов, общения и обратной связи с сотрудниками, отчетов о состоянии, назначения задач, общения с клиентами и поставщиками, приглашений на встречи, распространения документов, уведомлений от HR о различных командных мероприятиях, преимуществах и пожеланиях ко дню рождения.

Radicati сообщил, что средний корпоративный работник тратит 25% рабочего дня на различные задачи , связанные с электронной почтой.

Однако лишь небольшая часть писем, попадающих в наш почтовый ящик, заслуживает нашего немедленного внимания. Мы отфильтровываем важные электронные письма по отправителю или теме. Более того, многие получаемые нами электронные письма не имеют к нам никакого отношения.

Внутренние бизнес-коммуникации, в которых используют современные инструменты для взаимодействия с сотрудниками и общения , устранили проблему перегрузки электронной почты.

3. Устраняет разрозненные коммуникации

Слишком много нерелевантного контента часто приводит к разрозненным хранилищам информации .Это означает, что информация, которая действительно важна для сотрудника, может легко потеряться. Спросите себя, почему информация теряется в вашей организации.

Надлежащее внутреннее деловое общение и использование правильных средств коммуникации имеют решающее значение для устранения этой проблемы.

4. Повышает продуктивность сотрудников

4 из 5 сотрудников считают, что эффективная внутренняя деловая коммуникация помогает им выполнять работу .

Из-за информационной перегрузки сотрудники часто тратят слишком много информации на поиск контента, который им нужен для работы.

Более того, средний сотрудник тратит 2,5 часа каждый день на поиск необходимой информации. Ежемесячно это приводит к потере времени на то, чтобы найти что-то, что должно быть под рукой у сотрудников.

Вот лишь несколько способов, как внутренние деловые коммуникации повышают продуктивность сотрудников.

5. Улучшает межведомственные связи

Без надлежащей коммуникационной стратегии очень сложно поддерживать эффективные межведомственные связи внутри компаний.

Чтобы сотрудники могли работать более продуктивно, они должны иметь возможность легко общаться и сотрудничать.

Например, ваш исследовательский отдел должен находиться на одной странице с вашей маркетинговой командой, а ваш бизнес-офис должен быть синхронизирован с ИТ-отделом.

Помимо самой коммуникации, вот еще несколько советов по улучшению межведомственного взаимодействия команды.

6. Улучшает общение с удаленными работниками

Удаленные команды — будущее работы. По оценкам Global Mobile Workforce Forecast Update, более 40% работающего населения мира будут мобильными к 2022 году человек. Более того, в развитых странах, таких как США, скоро эти цифры могут достичь 75%.

Это означает, что требуется новый вид коммуникации, лидерства и управленческого подхода. Координация между часовыми поясами, разрозненность информации и преодоление языковых и культурных барьеров — это лишь некоторые из коммуникативных проблем, с которыми сталкиваются удаленные команды. Кроме того, из-за расстояния членам команды зачастую сложнее чувствовать себя командой.

Улучшение внутренних бизнес-коммуникаций может оказать значительное положительное влияние на то, как удаленные команды взаимодействуют и ощущают себя.

7. Снижает текучесть кадров

Компании с более заинтересованными и довольными сотрудниками имеют гораздо более низкую текучесть кадров . Чтобы привлечь и удержать миллениалы и молодое поколение на рабочем месте, работодатели должны постоянно информировать своих сотрудников о том, что имеет отношение к их работе.

С другой стороны, слишком много нерелевантной информации часто приводит к стрессу, разобщению, разочарованию и, как следствие, снижению удержания сотрудников.

8. Улучшает обмен знаниями

Одной из основных целей, которые компании пытаются достичь путем инвестирования во внутренние коммуникации, является улучшение Передовой опыт обмена знаниями .

В мире, где сотрудники постоянно растут и учатся новому, работодателям необходимо обеспечить легкий обмен знаниями в своих организациях.

Без хорошо продуманной стратегии внутренних деловых коммуникаций страдают обмен знаниями и знания организации.

9. Повышает уровень защиты интересов сотрудников

Когда работодатели знают, как эффективно общаться со своими сотрудниками, они добиваются большего успеха в , превращая своих сотрудников в послов бренда .

Стать послом бренда не так уж и сложно, как считают многие компании. На самом деле счастливые сотрудники хотели бы участвовать в программах по продвижению бренда.

Есть 4 основных способа, как представитель бренда и защита сотрудников могут помочь в работе компании:

  • Повышение узнаваемости бренда
  • Улучшение бренда работодателя и привлечение качественных кандидатов
  • Повышение эффективности маркетинга
  • Увеличение продаж

10.Повышает удовлетворенность и удержание клиентов

Лучшее деловое общение также означает большее удовлетворение потребностей клиентов . Если в организации плохая коммуникация, то когда дело касается обслуживания клиентов и их удовлетворенности, происходят две вещи.

Во-первых, сотрудники, работающие с клиентами, не будут иметь необходимой информации. Во-вторых, клиенты почувствуют низкий моральный дух сотрудников и получат негативный опыт.

Фактически, одно исследование показало, что отношение сотрудников оказывает существенное влияние на удовлетворенность клиентов , что затем приводит к увеличению доходов.

11. Создает лучшую корпоративную культуру

Наконец, правильная стратегия бизнес-коммуникаций имеет решающее значение для построения лучшей корпоративной культуры и рабочей среды.

Компании, которые общаются открыто и открыто, имеют более здоровую рабочую атмосферу, мотивацию и удовлетворенность сотрудников.

С другой стороны, организации, пренебрегающие бизнес-коммуникациями как средством повышения культуры на рабочем месте, страдают от низкой вовлеченности, высокой текучести кадров и низкого уровня удовлетворенности сотрудников и клиентов.

Расцвет мобильных бизнес-коммуникаций

Миллениалы составляют 50% рабочей силы во всем мире, и, по прогнозам, к 2025 году они будут составлять 75% рабочей силы.

Как мы все знаем, миллениалы, а также сотрудники поколения Z технически подкованы и ориентированы на мобильные устройства. Следовательно, если вы хотите, чтобы эти поколения взаимодействовали с контентом вашего делового общения, вам необходимо скорректировать свои коммуникационные усилия в соответствии с их привычками и предпочтениями в отношении мобильных устройств.

Организации теперь осознают, что рассылки обычных электронных писем в масштабах компании или использования устаревшей внутренней сети недостаточно, чтобы привлечь внимание сотрудников!

Таким образом, многие компании в настоящее время внедряют мобильные приложения для общения сотрудников, чтобы улучшить общение сотрудников. , гарантируют, что сотрудники всегда имеют доступ к важной информации, а также для обеспечения согласованности всей организации.

Кроме того, растущий сдвиг в сторону удаленной работы также является одной из причин, по которым работодатели ищут пути внедрения коммуникационных решений, которые лучше всего имитируют социальные и коммуникационные приложения, которые сотрудники используют в своей личной жизни.

Таким образом, бизнес-коммуникация становится намного проще, быстрее и удобнее.

20 интересных фактов о деловом общении

Если вам нравится статистика, то этот раздел вам тоже понравится. Давайте рассмотрим некоторые из наиболее интересных фактов о внутреннем деловом общении.

  1. 60% компаний не имеют долгосрочной стратегии внутренних коммуникаций
  2. Только 13% сотрудников ежедневно используют свои интрасети
  3. 74% сотрудников чувствуют, что упускают из виду новости компании
  4. 72% сотрудников не полностью понимают стратегию компании
  5. 87% людей используют мобильный телефон для общения на работе хотя бы раз в неделю
  6. Повышение продуктивности сотрудников на 20-25% в организациях, где сотрудники связаны
  7. В 38% компаний растет количество удаленных сотрудников
  8. Только 23% руководителей утверждают, что их компании превосходно согласовывают цели сотрудников с корпоративными целями
  9. 60% людей сталкиваются с кризисом хотя бы раз в месяц из-за проблем со связью
  10. 29% сотрудников считают, что плохое внутреннее деловое общение является причиной провала проектов
  11. Только 40% специалистов по информационным технологиям считают, что сотрудники «хорошо» или «очень хорошо» понимают свой вклад в стратегию своей организации
  12. 62% писем, полученных сотрудниками, не важны
  13. 60. 8% сотрудников говорят, что время от времени или часто игнорируют электронные письма на работе
  14. 47,7% сотрудников говорят, что меньшее количество писем на работе, вероятно, сделает их счастливее
  15. Сотрудники на 75% чаще смотрят видео, чем читают текст
  16. Только 24% профессионалов в области информационных технологий считают, что они эффективно используют свои каналы связи
  17. Организации с эффективными программами изменений и коммуникации в 3,5 раза чаще превосходят своих конкурентов
  18. 28% руководителей считают плохую коммуникацию основной причиной неспособности выполнить проект в первоначальные сроки
  19. 77% сотрудников держат свои телефоны под рукой на работе
  20. Только 17% работодателей считают линейных руководителей хорошими коммуникаторами

Как технологии могут помочь вам улучшить деловое общение на рабочем месте

В мире цифровой трансформации компании должны быть готовы к внедрению новых технологий для улучшения своих организационных усилий.

По мере того, как коммуникация и вовлеченность сотрудников становятся чрезвычайно важными, появляются новые инструменты в этой области.

Как упоминалось ранее, электронной почты, интрасети и других устаревших коммуникационных решений для сотрудников уже недостаточно.

Сегодня мы видим новых программных решения, которые позволяют компаниям улучшить как внутренние, так и внешние бизнес-коммуникации. .

Благодаря Smarp, нашему коммуникационному решению для сотрудников, компании по всему миру смогли:

  • Повышение вовлеченности сотрудников
  • Повысьте продуктивность сотрудников
  • Устранение разрозненности информации
  • Повышение защиты интересов сотрудников
  • Повышение эффективности маркетинга и продаж
  • Повышение узнаваемости бренда работодателя
  • Привлечь больше талантливых специалистов

Будущее деловой коммуникации

Пандемия коренным образом изменила общение на рабочем месте. Чтобы лучше понять, как бизнес-коммуникация может выглядеть в ближайшем будущем , посмотрите это короткое видео, в котором эксперты по внутренним коммуникациям объясняют, какие основные навыки необходимо развивать специалистам в области связи, чтобы приспособиться к новым нормам 👇

Что дальше? Загрузите электронную книгу «10 принципов современного взаимодействия сотрудников», в которой мы делимся советами и передовыми методами успешного общения с вашими сотрудниками в сегодняшнюю цифровую эпоху.

Различные типы делового общения — определение, классификация

Определение : Деловое общение относится к обмену мыслями, идеями, взглядами и информацией между персоналом, работающим в организации или связанным с ней. Общение, то есть взаимодействие тем или иным образом, необходимо людям для выживания в социальной среде.

Аналогичным образом, эффективная коммуникация является основой успешной организации и бесперебойного ведения бизнеса.

Различные типы делового общения

Коммуникации необходимы в современном деловом мире. Люди либо работают в организации, либо связаны с ней, включая сотрудников, заинтересованные стороны, банки, клиентов, поставщиков, рекламодателей и т. Д. Таким образом, им необходимо взаимодействовать и общаться друг с другом для достижения бизнес-целей, а также выполнения своих требований.

Давайте теперь разберемся с различными способами взаимодействия в организации.Деловое общение можно классифицировать по его структуре, направлению потока информации, способам общения и реакции.

Содержание: типы делового общения

  1. на основе структуры
  2. на основе средства связи
  3. на основе направления потока
  4. Основано на ответе
  5. Заключение

на основе структуры

Первый — это структура коммуникации; канал, используемый для взаимодействия, играет жизненно важную роль.

Его можно разделить на следующие две категории:

Официальное сообщение

Это регулярный и организованный канал служебной коммуникации внутри компании, где сотрудники должны координировать свои действия между собой через надлежащую среду.

Типы формальных сетей связи: Сеть связи — это шаблон, предназначенный для понимания того, как информация передается от одного человека к другому.
Давайте теперь рассмотрим различные сети, представленные в рамках формального общения:

Неформальное общение

Это неофициальная форма общения, возникающая на основе дружбы или случайных отношений, когда обсуждения могут иметь или не иметь отношения к работе или организации.

Типы неформальных коммуникационных сетей : Хотя не существует конкретной системы, которая используется для неформального общения, все же следующие четыре идентифицированные неформальные сети:

  • Однонитевая : Подобно цепочке, в однониточной тоже информация передается от одного человека к другому; затем к следующему; и так далее.
  • Gossip / Grapevine : Один человек распространяет информацию в неформальной группе, где сообщение может быть или не быть достоверным.Этот узор еще называют виноградной лозой.
  • Вероятность : Это похоже на схему сплетен, но здесь не обязательно, чтобы все участвовали в общении.
  • Кластер : Когда человек передает информацию только своим надежным людям, полагая, что они никому ее не расскажут, но они делают то же самое. Таким образом, сообщение распространяется на выбранную группу людей; эта сеть известна как кластер.

на основе средства связи

Способ оформления сообщения и канал, используемый для отправки информации получателю, определяют следующие формы связи:

Устное общение

Передача информации, заключенной в словах, будь то письменная или сказанная, называется устным общением.

Сообщение, сформированное словами при обращении к получателю, называется устным сообщением . Он включает в себя личное общение, звонки, голосовые вызовы, видеозвонки, записанное сообщение и т. Д.

Принимая во внимание, что когда отправитель составляет текст сообщения для чтения получателем, это называется письменное сообщение . Например; письмо, электронное письмо, брошюры, проспекты, уведомление, сообщение в чате и т. д.

Невербальное общение

Как мы говорим, «действия говорят громче, чем слова», передача информации, отличной от слов, называется невербальной коммуникацией.Любое общение остается неполным без использования невербальных средств.

Существуют различные типы невербальной коммуникации, включая кинезис, параязык, хронемику, артефакты, проксемику и тактильные ощущения.

Kinesis относится к взаимодействиям посредством мимики, языка тела, зрительного контакта, жестов, позы и т. Д. Однако параллельный язык — это то, как мы говорим, то есть тон, громкость, высоту звука и т. Д.

Артефакты включают в себя внешний вид, личность, чувство одежды и презентабельность человека.Тогда как хронемика — это время, пунктуальность, пауза и т.д. во время разговора.

Proxemics — это расстояние, которое человек поддерживает при общении с другими, много говорит об отношениях между ними. Наконец, тактильные ощущения или прикосновение также информируют о чувствах и выразительности человека.

На основе направления потока

Направление, в котором потоки информации или сообщений в рамках формального устройства организации, определяет тип коммуникации.

Ниже приведены четыре основных формы коммуникации в зависимости от направления:

Связь снизу вверх

В восходящем общении подчиненные делятся своими проблемами, предложениями и идеями со старшими.

Нисходящая связь

Когда старшие передают приказы, инструкции, политику, правила, нормы и т. Д. Своим подчиненным, это называется нисходящей коммуникацией.

Горизонтальная связь

Когда общение происходит между двумя людьми, занимающими аналогичную должность в организации, это называется горизонтальным общением.Например; Менеджер по продажам предоставляет финансовому менеджеру отчет о доходах от продаж.

Диагональная связь

Когда руководитель одного отдела делится некоторой информацией с подчиненным другого отдела и наоборот. Например; Менеджер отдела кадров предупреждает руководителя отдела продаж о чрезмерных отпусках.

На основе ответа

Коммуникация в организации может быть дифференцирована в зависимости от потребности в ответе или обратной связи.

Ниже приведены два типа делового общения, основанные на ответе:

Односторонняя связь

При односторонней связи отправитель передает информацию получателю, не запрашивая обратной связи или ответа. Например; реклама определенного продукта на телевидении.

Двусторонняя связь

Когда отправитель делится некоторой информацией с получателем, а получатель в ответ отвечает на такую ​​информацию, это называется двусторонней связью.Например; менеджер обсуждает с командой проблему низкой продуктивности, и они приводят причины того же.

Заключение

Мы, люди, считаются социальными животными, и поэтому взаимодействие друг с другом является для нас необходимостью. Так обстоит дело с бизнесом, никакая бизнес-деятельность не может выжить без общения.

различных типов общения | Бизнес-менеджмент

Подборка ответов по разным типам общения.Узнайте о: 1. Нисходящем общении 2. Восходящем общении 3. Горизонтальном общении 4. Вербальном общении 5. Невербальном общении 6. Формальном общении 7. Неформальном общении.


Ответ 1. Типы коммуникации :

Коммуникации в организациях можно разделить на нисходящие, восходящие и горизонтальные. Они могут быть устными или письменными. Их также можно разделить на вербальные и невербальные коммуникации.Устное общение включает устное и письменное общение. Под невербальной коммуникацией понимается язык тела или использование жестов и движений тела. Фактически, ни один способ общения не является независимым.

Все эти типы связи обсуждаются ниже:

1. Связь вниз:

Связь сверху вниз — это поток информации сверху вниз. Иерархическая система между начальством и подчиненными поддерживается посредством нисходящего взаимодействия.Нисходящая коммуникация осуществляется с сотрудниками на более низких уровнях посредством указаний и инструкций.

В соответствии с формальным каналом коммуникации, нисходящая коммуникация проходит через различные иерархические уровни в организации. Нисходящая коммуникация используется для практики делегирования полномочий, при которой начальство поручает задачи, которые должны быть выполнены их подчиненными, санкционирует полномочия, а также делает их ответственными за достижение результатов.

2.Восходящее сообщение:

В восходящем сообщении информация течет снизу вверх. Это предназначено для облегчения получения менеджерами информации с операционных уровней. Более высокие уровни управления должны получать обратную связь с более низкими уровнями в форме отчетов и ответов. Им необходимо знать, как подчиненные выполняют поставленную задачу, а также их реакцию и удовлетворенность.

Связь снизу вверх обычно становится медленной. Обычно они подвергаются задержке и фильтрации.Менеджеры на каждом уровне не хотят поднимать проблему наверх, потому что это считается признанием неудачи. Следовательно, каждый уровень задерживает общение, пытаясь решить, как решить проблему.

Если проблема не может быть решена, сообщение может быть отфильтровано, чтобы высшее руководство получило только часть информации. Сотрудник стремится передать начальнику только то, что, по его мнению, руководитель хочет услышать. Таким образом, у каждого подчиненного есть свои причины выбора, интерпретации и других действий фильтрации.

3. Горизонтальное общение:

Это также известно как горизонтальное общение, которое имеет место среди людей, равных по иерархии. Это необходимо для достижения взаимной поддержки и взаимного сотрудничества для эффективного функционирования различных организационных единиц. Например, как менеджер по маркетингу, человек должен сообщать руководителю производства о тенденциях рынка, ожиданиях клиентов, изменениях спроса на продукцию и т. Д.

Аналогично, менеджер магазина и финансовый менеджер должны работать вместе для оптимизации финансовых ресурсов.Менеджер по персоналу должен работать с другими менеджерами для обмена информацией о кадровом обеспечении, обучении и развитии, а также об их благополучии.

4. Устное общение:

Сюда входит как устное, так и письменное общение, которое обсуждается ниже:

a. Устное общение:

Наиболее распространенная форма общения в организациях — устная. Это принимает форму личного разговора, когда говорящий и слушатель физически находятся в одном месте, или они могут использовать систему громкой связи, домофон или телефон, когда они находятся на расстоянии. Это эффективно, потому что получатель не только слышит сообщение, но также одновременно наблюдает используемые жесты, тон, громкость, высоту произнесенных слов.

Голос говорящего играет важную роль в влиянии на отношение и чувства человека, а не письменные слова, используемые для общения. Кроме того, можно получить немедленную обратную связь, избегая любой задержки. Спикер может передать личное тепло и дружелюбие помимо сообщения. На самом деле это менее затратная форма общения.

Тем не менее, в устном общении также есть некоторые ограничения. Поскольку он не записан, он не будет служить для справки в будущем. В отсутствие доказательств эту попытку любой из сторон невозможно проверить. Кроме того, когда устное общение проходит по длинному иерархическому каналу, оно может быть неправильно истолковано и в конечном итоге искаженная информация передается людям.

б. Письменное общение :

Письменное общение также является частью устного общения, которое принимает форму писем, отчетов, служебных записок, инструкций, руководств, руководств по политике, годовых отчетов и т. Д.Человеческая память коротка и поэтому желательно общаться с людьми в письменной форме. Он обеспечивает постоянную запись для использования в будущем и служит доказательством. Возможность неправильного толкования или неправильного понимания сообщения мала. Перед передачей его можно проверить на точность.

Письменное общение, однако, требует навыков и умений со стороны менеджеров или работников организаций. Обычный рабочий может быть не очень сильным в своих письменных навыках.Иногда даже некоторые менеджеры оказываются неэффективными в письменном общении по сравнению с устным общением. Если есть конфиденциальная информация, которую необходимо передать, письменная форма связи нежелательна из-за возможной утечки.

5. Невербальная коммуникация :

В этой форме коммуникации используются невербальные методы, такие как движение органов тела. Его еще называют языком тела. Люди участвуют в таком общении посредством рукопожатия, махания рукой, улыбки, пристального взгляда, подмигивания глаз, кивка головы, поднятия бровей, пожимания плечами, сгибания корпуса вперед, наклона назад и многих других. другие способы.

В повседневном общении вы можете делать все это. Все эти движения тела передают другим свои значения. В организациях менеджеры, а также работники должны использовать телесные жесты для общения.

Письменное общение неадекватно для передачи ваших эмоций, чувств или предрасположенностей, для чего требуется какое-то выражение лица, может быть, чтобы показать вашу любовь или гнев, страх или разочарование, высокомерие или тревогу.

Однако можно признать, что случаев общения исключительно невербальными методами очень мало. Чаще всего они сочетаются с устными методами общения, чтобы сделать последнее более эффективным. На самом деле, невозможно вести устное общение без использования невербальных методов.

6. Формальная коммуникация :

Формальная организация формирует коммуникационный процесс таким образом, чтобы облегчить поведение ее членов.Формальная организационная структура устанавливает отношения между различными членами организации и описывает формальную линию полномочий, полномочий, ответственности и подотчетности. Все эти отношения составляют формальное общение.

7. Неформальное общение :

Неформальное общение дополняет формальное общение, и эти отношения называются «виноградной лозой». У него нет структуры. У него нет направления. Он возникает, когда официальные члены организации, которые знают друг друга, передают информацию, относящуюся к организации.Он основан на неформальных отношениях между членами организации.

Передается простым жестом, взглядом, а не улыбкой или молчанием. Это очень эффективно для быстрого общения. Информация, передаваемая через неформальную структуру, не является открыто доступной для всей группы из-за того, что она считается конфиденциальной. Виноградная лоза может процветать, если формальное общение неадекватно. Это неизбежно и ценно.

Особенности Grapevine:

(i) По своей природе это устное общение.

(ii) Имеет длинную цепочку. Он также может следовать за цепочкой кластеров.

(iii) Три четверти от общего числа Виноградных лоз являются точными.

(iv) Это продукт ситуации.

(v) Оно быстро распространяется в атмосфере незащищенности, неуверенности и волнения, такой как период забастовки.

(vi) Это может быть связано с работой или людьми.

(vii) Он помогает руководству интерпретировать свою политику для сотрудников и сообщать их о реакции руководству.

Преимущества Grapevine заключаются в следующем:

(i) Он привносит некую сплоченность в формальную организацию.

(ii) Он дает членам официальной организации чувство принадлежности, статусного самоуважения и удовлетворения.

(iii) Многие менеджеры сознательно используют его как канал коммуникации и формирования морального духа сотрудников.


Ответ 2. Типы коммуникации:

В современных организациях информация должна передаваться быстрее, чем когда-либо прежде.Даже ужасная остановка из-за стремительного рабочего времени может стоить очень дорого. Что более важно, так это предоставление более актуальной и оперативной информации. Менеджеры нуждаются в информации для эффективного выполнения управленческих функций и деятельности. Универсальной системы связи не существует. Но отдельные менеджеры должны адаптировать свою собственную систему в зависимости от своих потребностей.

Обмен данными осуществляется по различным каналам. Эти каналы включают вертикальные, т.е. нисходящие и восходящие, горизонтальные и диагональные или поперечные.Традиционно упор делался на нисходящую коммуникацию. Но позже становится понятно, что не менее важна и коммуникация снизу вверх.

1. Вертикальная связь :

Вертикальная связь включает в себя связь сверху вниз и связь снизу вверх.

(i) Нисходящая коммуникация :

Нисходящая коммуникация передается с более высокого уровня на более низкий уровень в организационной иерархии. Этот тип течения — неотъемлемый признак авторитарной атмосферы.Таким образом, поток информации идет от вышестоящего к подчиненному.

Основная цель связи:

i. Предоставить конкретные директивы или инструкции по задаче;

ii. Предоставлять информацию о взаимосвязях задач;

iii. Предоставлять информацию о задачах, целях, политике, процедурах, программах организации и т. Д .;

iv. Для обратной связи о работе подчиненного;

в.Дать людям почувствовать гордость за то, что они относительно хорошо информированы.

Преимущества нисходящей связи:

i. Это помогает информировать сотрудников о политике; цели и т.д .;

ii. Выполнять и внедрять различные программы;

iii. Это способствует повышению качества ответа.

Недостатки нисходящей связи:

i. Это вызывает задержку и длительный процесс;

ii.Это только односторонний процесс;

iii. Обратная связь не предусмотрена;

iv. Обеспечивает жесткую сеть связи; и

v. У подчиненных нет возможности выражать свое мнение.

Средства массовой информации, используемые для нисходящей коммуникации:

Организационная культура, относящаяся к ее структуре, линиям команд и коммуникаций, резко изменилась после глобализации и приватизации бизнеса. Существенно изменился традиционный стиль нисходящего общения.Традиционная нисходящая коммуникация включает печатные и устные СМИ. Письменные носители включают письма, руководства, справочники, домашние журналы, предметы на досках объявлений, отчеты, плакаты, приказы и тому подобное.

Устные средства коммуникации в нисходящем общении включают личные приказы, инструкции, телефонные приказы, речи, собрания, программы закрытого телевидения и тому подобное.

Сдвиг в организационной культуре сократил разрыв между организационными иерархиями.Следовательно, нисходящее общение приобрело характеристики неформального общения с целью свободного потока информации. Кроме того, развитие телекоммуникаций повысило эффективность нисходящей связи. Эти разработки включают видеоконференции. Локальная сеть (LAN), глобальная сеть (WAN), факс, телефон и т.п.

(ii) Восходящая коммуникация :

Восходящая коммуникация передается с нижнего уровня на верхний уровень организационной иерархии. Этому потоку часто препятствуют менеджеры в цепочке, особенно в случае неблагоприятной информации.

Связь снизу вверх необходима, чтобы предлагать предложения по подаче жалоб, выдвижению жалоб, ответам на консультации, опросам общественного мнения и выходным собеседованиям, обсуждению на собраниях и участию в принятии решений.

Методы разработаны для улучшения функционирования организации путем предоставления высшему руководству информации об отношении и идеях сотрудников.Они используются для продвижения восходящего потока информации.

Менеджеры должны поощрять коммуникацию снизу вверх с целью:

i. Создать восприимчивость к общению;

ii. Создайте чувство принадлежности через общий смысл;

iii. Оценить общение; и

iv. Продемонстрируйте заботу об идеях и взглядах сотрудников более низкого уровня.

Преимущества восходящей связи:

i.Возможности для двусторонней связи;

ii. Возможность немедленной обратной связи; и

iii. Возможности для удовлетворения сотрудников.

Методы повышения эффективности восходящей коммуникации:

Глобализация и приватизация бизнеса привели к значительным изменениям в культуре коммуникации из-за жесткой конкуренции. Высшее руководство инициирует и поощряет коммуникацию снизу вверх для повышения операционной и организационной эффективности.

Руководители используют следующие методы для повышения эффективности восходящей коммуникации:

(i) Управление путем обхода:

Руководители с таким стилем лидерства не ограничивают свои офисы своими кабинетами.Вместо этого они ходят и встречают всех своих подчиненных на рабочем месте последних. Они обсуждают различные вопросы, касающиеся работы, организации и сотрудника. Подчиненные свободно выражают взгляды, делятся своими идеями, предлагают свои предложения и выявляют свои проблемы, поскольку подчиненный находится на своем рабочем месте, а начальник спускается туда. Многие менеджеры начали использовать этот стиль, поскольку он улучшал коммуникацию снизу вверх.

(ii) Политика открытых дверей:

Политика открытых дверей действительно означает, что менеджеры будут приглашать и поощрять подчиненных всегда встречаться с ними и свободно общаться с ними по различным рабочим, организационным и индивидуальным вопросам.

Когда менеджеры говорят, что «мои двери всегда открыты для вас», они имеют в виду, что другие могут иметь неограниченный доступ к первым. Эта политика также улучшает коммуникацию снизу вверх. Менеджеры должны применять эту политику на практике как пословицу; «Действия говорят громче, чем слова».

(iii) Должность омбудсмена:

Должность омбудсмена в основном занимают старшие сотрудники организации, которые собираются выйти на пенсию. Эти старшие люди предлагают младшим сотрудникам предложения и советы по карьерным и личным вопросам.Эти старшие люди предлагают предложения, основанные на их опыте и знаниях. Омбудсмен играет роль номинального руководителя и роль доброжелателя. Поэтому он поощряет коммуникацию снизу вверх через политику открытых дверей.

(iv) Стратегия расширения прав и возможностей:

Расширение прав и возможностей включает в себя передачу власти подчиненным путем предоставления им информации, знаний, опыта и специальных навыков в дополнение к делегированию полномочий. Менеджеры наделяют своих сотрудников полномочиями с целью наделить последних необходимыми полномочиями для принятия соответствующих решений в нужное время, избегая ненужных процедур и формальностей.Это, в свою очередь, помогает выполнять работу наиболее эффективно. Фактически, подчиненные свободно общаются наверху в ситуации расширения прав и возможностей, поскольку они считаются знающими и опытными сотрудниками.

(v) Управление с участием:

Стиль управления с участием сотрудников предполагает обмен информацией, аргументацию, предложения и встречные предложения, разработку альтернативных решений и выбор лучшего решения. Весь этот процесс позволяет и улучшает восходящую коммуникацию.Сотрудники, участвующие в процессе принятия решений, более удовлетворены и мотивированы, поскольку им разрешено свободно общаться.

(vi) Консультации, опросы и увольнительные интервью:

Отдел управления персоналом проводит консультации с сотрудниками и по вопросам карьеры, чтобы побудить сотрудника свободно выражать свои чувства. Кроме того, руководство проводит опросы отношения с помощью анкет, чтобы узнать мнения сотрудников. Аналогичным образом, собеседования при увольнении также позволяют узнать реакцию сотрудников на политику и методы руководства.Таким образом, консультации, опросы относительно отношения и собеседования при выходе способствуют общению снизу вверх.

(vii) Процедура рассмотрения жалоб:

Если сотрудники не удовлетворены действиями своего начальства, они могут сообщить о своей неудовлетворенности не только своему непосредственному начальнику, и потребовать рассмотрения жалобы. Этот процесс позволяет сотрудникам общаться наверху.

(viii) Электронная почта:

Отправка сообщений по электронной почте любому человеку стала сегодня обычным порядком общения. Сотрудники, которые не хотели разговаривать с начальством лицом к лицу или разговаривать по телефону, могут свободно пользоваться электронной почтой. Таким образом, использование электронной почты способствует общению снизу вверх.

Проблема восходящей и нисходящей связи:

Нисходящая коммуникация продолжает сокращаться, поскольку она изменяется и фильтруется на каждом уровне. Начальство всегда думает о том, что следует передать подчиненным, и передает только то, что, по их мнению, можно передать. Коммуникация снизу вверх также проходит через все это, поскольку менеджеры среднего звена считают, что это часть их работы — решать, какая информация должна расти и в какой степени.По этим причинам вертикальное общение часто бывает неполным.

2. Горизонтальная коммуникация :

Коммуникация называется горизонтальной, когда она происходит между двумя сотрудниками одного уровня в организационной иерархии. Например, общение менеджеров по производству и маркетингу. Горизонтальная коммуникация важна, потому что отделы в организации взаимозависимы и необходима координация их деятельности.

Горизонтальная коммуникация используется для координации задач между сверстниками, для обеспечения эмоциональной и социальной поддержки, для укрепления отношений между сверстниками и ускорения потока информации.

3. Диагональная связь :

Диагональная или перекрестная связь осуществляется между двумя или более людьми из различных отделов организации. Диагональная коммуникация позволяет коммуникатору передать сообщение именно тому человеку, которому оно предназначено.Например, контролер качества отправляет сообщение руководителю отдела продаж, чтобы выяснить, продвигается ли высококачественный продукт на определенном рынке или нет? Это диагональное общение.

Контролеру качества нет необходимости отправлять сообщение через руководителя производства и менеджера по маркетингу. Эта система связи нарушает принцип единоначалия. Тем не менее, диагональное общение подходит для условий соревнований, где быстрота является нормой дня.


Ответ 3.Типы коммуникации :

Типы коммуникации можно в широком смысле классифицировать как внутреннюю и внешнюю коммуникацию, где внутренняя коммуникация относится к коммуникации между начальниками / подчиненными, существующими внутри организации. Внешнее общение связано с общением с людьми за пределами организации.

1. Формальное общение :

Формальное общение относится к официальному обмену информацией в соответствии с цепочкой подчинения и также признается как официальный поток общения.При формальном общении информация передается в письменной или устной форме, но на языке, соответствующем профессиональным правилам, стандартам или процессам. Во время официального общения соблюдается профессиональный этикет, требующий уважительного и порядочного поведения.

Характеристики формального общения :

1. Письменный и устный — Начальник / подчиненный может общаться друг с другом письменно и устно. Повседневная работа осуществляется устно, а вопросы, связанные с политикой, необходимо сообщать в письменной форме.В идеале, большая часть общения записывается в письменной форме, чтобы избежать неправильного толкования и неясности.

2. Формальные отношения — это общение применяется между сотрудниками, где официальные отношения были установлены организацией.

3. Предписанный путь — коммуникация должна передаваться через определенный канал, который проходит от одного человека к другому (выше или ниже) в иерархии. Например, если рабочий в цехе хочет что-то сообщить, этот работник сначала связывается с руководителем, который, в свою очередь, общается с менеджером, который далее общается с генеральным менеджером, следуя предписанному пути по формальным линиям связи.

4. Организационное сообщение — Официальная коммуникация позволяет передавать официальные сообщения, относящиеся к организации. Он не включает личные сообщения.

5. Осознанное усилие — этот канал коммуникации не создается автоматически, но необходимо приложить усилия для его создания в соответствии с целями организации.

Преимущества формального общения:

1. Сохранение власти — Формальное общение поддерживает постоянные и непрерывные отношения между начальством и подчиненными, что в дальнейшем восстанавливает достоинство линейного начальника.Выгодно удобный подход к управлению задачами / обязанностями подчиненных.

2. Ясный и эффективный — существует прямой контакт между начальством и подчиненными, которые понимают способности, привычки, чувства и т. Д. Друг друга. Следовательно, общение становится ясным и эффективным благодаря своевременной передаче информации от начальства к подчиненным и наоборот.

3. Упорядоченный поток информации — информация должна проходить определенный путь вдоль линии цепочки команд, что делает поток информации упорядоченным.

4. Простое знание источника информации — поскольку передача информации следует определенному и предписанному пути, начальство / подчиненные могут очень легко получить знания об источнике информации.

Ограничения формального общения:

1. Перегрузка работы — информация, направляемая по определенному каналу, занимает много времени между начальством и подчиненными, особенно когда она требует отслеживания и обратной связи после передачи каждого сообщения.Это приводит к перегрузке работы в дополнение к назначенным задачам / обязанностям, которые необходимо выполнить.

2. Искажение информации. Формальная коммуникация может затруднить процесс передачи сообщений, если расстояние между отправителем и получателем велико по иерархии. Информация может легко искажаться, пока не достигнет рецептора.

3. Безличный и безразличный. Определенный и формальный маршрут делает передачу сообщения безличной между начальством и подчиненными.Также начальство может не обращать внимания на предложения подчиненных, из-за чего они теряют веру в эффективность общения.

Типы формального общения :

1. Вертикальное общение:

Вертикальное общение называется двусторонней связью, включающей периодическую передачу сообщений от начальства к подчиненным.

Ниже рассматриваются два типа вертикальной связи:

(a) Нисходящая связь — это когда информация отправляется или передается с более высоких уровней на более низкие уровни управления (например, рабочие инструкции, процедуры и методы, обратная связь по производительности и т. д.), в то время как;

(b) Связь снизу вверх — это когда информация отправляется с более низкого уровня на более высокий уровень управления (например, отчеты о производительности, предложения по улучшению, проблемы и жалобы и т. Д.).

2. Горизонтальная коммуникация:

Горизонтальная коммуникация — это когда информация передается через разные отделы и уровни. Горизонтальное общение может быть далее разделено на внутриведомственное решение проблем, когда информация передается между членами одного отдела для решения проблем; Межведомственная координация, при которой информация течет между членами разных отделов, совместно работающих над проектом или продуктом, и Изменяйте инициативы и улучшения, которые включают сообщения, предназначенные для обмена информацией между командами и отделами.

Официальные коммуникационные сети — это система или система взаимосвязанных людей и процессов посредством формальных средств коммуникации. Он отражает формальные каналы связи и поток информации в рамках организационной структуры. Существует пять моделей формальных коммуникационных сетей — Колесо; Круговой; Свободный поток; Цепочка и; Перевернутые V-сети.

(i) Колесная сеть:

Колесная сеть относится к сети подчиненных, в которой связь обязательно должна проходить через человека в центре.Как показано на рис. 7.8, четыре подчиненных передают сообщения только человеку «А» в центре и от него. Эта сеть не дает возможности для взаимодействия между подчиненными и, возможно, предполагает автократическое лидерство.

(ii) Круговая сеть:

Связь в кольцевой сети может происходить между двумя соседями каждого подчиненного по кругу связи. Это означает, что подчиненный может общаться с любыми двумя другими подчиненными.

(iii) Цепная сеть:

Цепная сеть также известна как вертикальная сеть, которая включает в себя передачу информации от одного человека к другому, а затем он передает ее другому человеку. Такой тип сети можно наблюдать в учреждениях с иерархической системой, таких как государственные службы. В сети есть лидер наверху, который наблюдает за всеми операциями организации и осуществляет нисходящую и восходящую связь с различными областями бизнеса.

(iv) Перевернутая V-сеть:

Перевернутая V-сеть включает быстрое общение между подчиненными и их начальством и начальством их начальства. И наоборот, общение начальников со своими подчиненными ограничено.Эта сеть может быть выгодна подчиненным, желающим получить доступ к ресурсам корпоративной сети за минимальное время.

Свободная сеть — В этой сети все подчиненные могут свободно общаться друг с другом, и каждый имеет максимальную возможность свободно выражать свои взгляды, идеи и мнения. Сеть этого типа в основном существует среди стартапов или малых предприятий.

2. Неформальное общение:

Неофициальное общение означает неофициальное общение между разными людьми в разных группах и отделах. Обмен неформальными сообщениями обычно происходит в особых случаях, таких как светские мероприятия, вечеринки и т. Д. Неформальное общение похоже на случайные беседы или подшучивания между двумя или более людьми, которые могут быть друзьями или членами клуба или имеют сходство в местах проживания или происхождения и т. Д.

Характеристики неформального общения:

1. Формирование через социальные союзы — Общение происходит благодаря неформальным социальным союзам между людьми из разных отделов.Не существует определенных путей к общению, ведущим к созданию общительной среды.

2. Два типа информации — Неформальное общение позволяет собирать два типа информации — о работе и о человеке.

3. Неопределенный путь — Он не следует определенным путем, как виноградная лоза.

4. Возможность слухов и искажений — Неформальные ассоциации обеспечивают поток информации, который может быть случайным, эмоциональным или юмористическим. Информация может превратиться в слухи и искажения.

5. Быстрая передача — общительная среда позволяет информации быстро распространяться среди людей, что также может стать слухами.

Преимущества неформального общения:

1. Быстро и эффективно — сообщения с помощью этой формы коммуникации передаются быстрее, и ее воздействие также более эффективно, чем формальное общение.

2. Свободное окружение — Свободное окружение подразумевает, что нет необходимости следовать строке команды. Сотрудники в основном расслаблены, и их реакции можно легко собрать.

3. Улучшение человеческих отношений — Напряженность между начальником / подчиненными может быть легко устранена с помощью неформального общения. Это помогает построить лучшие человеческие отношения, чем формальное общение.

4. Простое решение сложных проблем — Есть много проблем, которые нельзя решить с помощью формального общения. Имея больше возможностей для свободного взаимодействия в неформальной обстановке, он помогает находить решения сложных проблем.

5. Удовлетворение социальных потребностей — Социальные потребности сотрудников могут быть удовлетворены посредством неформального общения.Организации способствуют неформальному общению в форме офисных обедов, развлекательных мероприятий и т. Д. Для мотивации сотрудников.

Ограничения неформальной коммуникации:

1. Несистематическая коммуникация — коммуникация идет по неопределенному и случайному пути. Небрежность в общении может быть не в состоянии передать важное сообщение заинтересованному человеку.

2. Ненадежная информация. Большая часть информации, полученной посредством этого сообщения, ненадежна, и поэтому невозможно принять соответствующее решение.

3. Утечка информации — это может привести к утечке конфиденциальной информации во время любых случайных взаимодействий между социальными группами.

4. Неполная информация — поскольку информация может быть ненадежной, информация, передаваемая во время такого взаимодействия, также может быть неполной.

3. Сеть Grapevine:

Связь Grapevine — это неформальная форма общения, которая передается от разных начальников / подчиненных во время случайных или социальных взаимодействий в организации.Виноградная лоза буквально означает виноградную лозу (растение со слабым стеблем), на которой выращивают виноград. Как и в случае с виноградной лозой, информация может искажаться и искажаться, когда сообщение передается между двумя или более людьми. Информация Grapevine может появиться из-за давления руководства на сотрудников или неудовлетворенности и демотивации сотрудников.

Существует четыре типа коммуникации виноградной лозы, как показано на рис. 7.9:

1. Одна нить — в одной нити человек передает сообщение надежному человеку, который, в свою очередь, передает эту информацию другому надежному человеку в единую цепочку.Информация также может перемещаться вверх и вниз по цепочке.

2. Цепочка сплетен — В цепочке сплетен человек передает сообщение более чем одному человеку или группе людей. Один из членов группы может знать что-то интересное, что сообщается этой конкретной группе. На диаграмме человек A знает часть информации, которая передается людям B, C, D и E.

3. Вероятность. В этой форме общения человеку безразлична известная / выдуманная информация.Он / она случайным образом передает эту информацию группе людей. Эта группа также окружена другими группами, которым эта информация передается в дальнейшем. На диаграмме человек A окружен случайными людьми E, F и D. Он случайным образом передает сообщение людям E и D, сознательно игнорируя F. Затем E передает информацию C, B и G, в то время как D передает L. , J and K.

4. Кластер. В виноградной лозе, основанной на кластерах, человек передает информацию выбранным людям. Те, кто получает информацию, затем передают ее другой группе избранных лиц.На схеме человек A выбирает B, D и E и передает сообщение, основанное на доверии. Человек D никому не передает это сообщение, но B передает его выбранному человеку C, а E передает его F, G, H и так далее.


Ответ 4. Типы делового общения:

1. Согласно организационной структуре :

i. Формальные коммуникации :

Такие коммуникации — это те коммуникации, которые связаны с формальной структурой организации.Они проходят через официальный канал, официально признанные позиции в организационной структуре. Они устанавливаются в основном организационной структурой. Формальные коммуникации в основном черно-белые. Обычно мы слышим фазу «через правильный канал».

Объясняет суть формальных каналов такой коммуникации, включая приказы и указания начальника. Это путь линейной власти, связывающий две должности в организации. Он также известен как «Командный канал».По этой цепочке проходят все нисходящие, восходящие и горизонтальные коммуникации.

Преимущества формальных коммуникаций :

Важными преимуществами формальных коммуникаций являются следующие:

(1) Это помогает поддерживать власть линейных руководителей:

Кто контролирует подчиненных и является несут ответственность перед начальством за свою работу и поведение на работе. Они легко могут установить ответственность за действия, выполняемые подчиненными.

(2) Этот канал помогает понять отношение и поведение начальника и подчиненных друг к другу:

Поскольку непосредственный начальник имеет прямой контакт со своими подчиненными, что способствует лучшему пониманию и общению более эффективно.

(3) Лучшее решение проблем может быть легко найдено:

Поскольку руководитель лучше знает организацию и ее проблемы, чем подчиненные.Таким образом, можно легко найти лучшее решение проблем и установить хорошие отношения между лидером и его подчиненными.

Недостатки :

Ниже перечислены недостатки или ограничения формального общения:

(1) Основанное на действии или непредвиденное событие не может быть формализовано:

Невозможно предвидеть каждое событие в организации Следовательно, действие, основанное на непредвиденном событии, не может быть оформлено официально.

(2) Увеличивает нагрузку на вышестоящих руководителей:

Потому что все коммуникации передаются через них. У начальства не остается времени на то, чтобы хорошо выполнять другие организационные функции.

(3) Это увеличивает шансы на большее количество ошибок передачи и снижает точность сообщения:

Потому что существует длинная очередь начальников снизу вверх, и это иногда искажает суть информации, влияя на точность сообщение неблагоприятно.

(4) Это подразумевает тактику отсрочки и тапизм:

Потому что руководители игнорируют интересы своих подчиненных. Любое общение в пользу подчиненных, направленное вверх или вниз, чаще подавляется или откладывается начальством.

(5) Это отрицательно сказывается на отношениях руководителей и подчиненных:

В большинстве крупных организаций контакты подчиненных на низшем уровне с высшим высшим руководителем очень далеки.Иногда они даже не узнают друг друга.

ii. Неформальное общение :

Этот тип общения также известен как «GRAPEVINE». Они свободны от всех формальностей, поскольку основаны на неформальных отношениях между сторонами, таких как дружба, членство в одном клубе или ассоциации или происхождение из одного и того же места. Такие сообщения также включают комментарии, предложения или любую другую неформальную реакцию.

Их можно передать одним взглядом, жестом кивка, улыбкой или простым молчанием. Здесь обсуждаются организационные и личные вопросы. Здесь это не результат каких-либо официальных действий, а результат действия личных, социальных и групповых отношений людей.

Этот вид общения свободен от всех формальностей, запланированных в организации. Никакой формальной организационной схемы для передачи сообщения не соблюдается. Он основан на неформальных отношениях между двумя сторонами, отправителем и получателем, которые развиваются в организации между двумя сторонами.

Преимущества неформального общения :

Ниже приведены преимущества неформального общения:

(1) На более высокой скорости:

В этом случае сообщения могут передаваться или передаваться быстрее скорость.

(2) Он динамичен и может быстро реагировать:

Потому что неформальные каналы имеют свое разрешение в социальных группах, которые развиваются внутри организации, и сообщения свободно передаются друг другу.Он свободен от всех формально делегированных полномочий.

(3) Это многомерно:

Нет канала управления; обсуждение может проводиться на любую интересующую группу тему и с любым человеком, независимо от его положения в организационной структуре. Это может доходить до любой степени, все ограничения в отношении направления и степени коммуникации устанавливаются сами собой. Следовательно, он способствует сотрудничеству в области звуков.

(4) В Tunes он может дополнять официальный канал:

При правильном использовании он может распространять и разъяснять точку зрения руководства, которая в противном случае может не быть привлекательной при передаче по официальным каналам.Он также может предоставить менеджерам обратную связь о возможных последствиях решения о действиях со стороны руководства.

Недостатки неформального общения :

Он страдает следующими недостатками:

(1) Он несет слухи и искаженную информацию:

Было замечено, что очень часто он несет полуправду , слухи и искаженная информация с угрожающей скоростью. В отсутствие механизма аутентификации новостей и мнений члены организации могут быть дезинформированы и введены в заблуждение неформальной организацией.

(2) Действие ошибочной информации не может быть исправлено:

При отсутствии подлинного канала командования ответственность за действие или ошибочная информация не может быть исправлена, и поэтому любое действие, предпринятое на основе такого сообщения, может быть неустойчивым и может привести к затруднениям в организации.

Очевидно, что ни одна формальная или неофициальная система не является полной, и обе могут дополнять, дополнять и заменять друг друга. Обе системы существуют во всех организациях вместе.

В то время как некоторые сообщения передаются через формальное общение, некоторые другие могут распространяться через неформальные обсуждения, виноградную лозу и т. Д. Два канала обеспечивают возможность взаимодействия между функциональной и социальной системой организации.

2. Согласно направлению связи :

Это разделено на три части, а именно:

i. Нисходящее общение.

ii. Восходящая связь

iii.Горизонтальное или боковое сообщение.

и. Связь по нисходящей линии:

Связь, которая течет от верхушки организации вниз через различные уровни к низу организации вместе со скалярной цепочкой, называется нисходящей связью. Такие сообщения включают приказы, инструкции, правила, политику, программы, директивы и т. Д. От высшего руководства компании и достигают должностных лиц низшего уровня через менеджмент среднего звена.При передаче директив следует линия в организационной схеме. Он определяет степень полномочий подчиненных и их обязанности.

Цели нисходящей коммуникации :

Согласно Кацу и Хану, нисходящая коммуникационная система преследует пять основных целей, и они заключаются в следующем:

(1) Дать указание о конкретной задаче об удовлетворенности работой.

(2) Предоставлять информацию об организационных процедурах и практике.

(3) Предоставить информацию об обосновании работы.

(4) Сообщать подчиненным об их работе.

(5) Предоставлять информацию идеологического типа для облегчения идеологической обработки целей.

Оценка :

Здесь система —

(1) Помогает в объяснении политики, планов и программ компании, а также помогает в методологии работы и необходимой информации членам организации.

(2) Он используется в качестве средства контроля над ними, намекая на их выполнение работы.

(3) Это приносит людям удовлетворение и помогает их мотивировать.

Но система не работает, когда информация должна пройти через чрезмерные уровни иерархии и интерпретироваться и повторно интерпретироваться на каждом промежуточном уровне. Исходная информация может достигать самого низкого уровня, возможно, в искаженной и измененной форме. Это может потерять саму цель общения.

Меры предосторожности :

Чтобы выстроить эффективную линию связи, менеджеры должны быть достаточно осторожны в отношении следующих моментов:

(1) Сообщение должно быть недвусмысленным и недвусмысленным.

(2) Он должен соответствовать времени и месту.

(3) Он должен соответствовать обязанностям, ответственности, возможностям и способности принимать решения получателя.

(4) Это должно соответствовать организационной практике и инструкциям.

(5) Он должен соответствовать целям и задачам организации.

ii. Восходящая связь :

Эта связь прямо противоположна нисходящей связи.В рамках этой системы коммуникация идет снизу вверх и вверх через менеджеров среднего звена.

Такое общение бывает двух типов:

(1) обратная связь с информацией,

(2) добровольное сообщение.

(1) Информация для обратной связи:

В ответ на исходное сообщение руководства. Иногда менеджеры запрашивают информацию, чтобы узнать реакцию подчиненных на приказы и инструкции, выражающие их чувства относительно своей работы и рабочей среды.

(2) Добровольная коммуникация:

Передавать от подчиненных их жалобы, предложения, информацию, отчеты, новаторские идеи, мнения, реакции и т. Д.

Оценка:

(1) Обычно этот второй тип восходящей коммуникации игнорируется начальством, потому что: —

(a) Высшее руководство может не желать слушать младших руководителей; и

(b) Информация, полученная высшим руководством, может быть направлена ​​в несколько промежуточных органов.

(2) Проблема автора в статусных различиях. Должностные лица нижнего уровня не решаются свободно передать сообщение своему начальству из-за отсутствия социальных и вербальных навыков.

Чтобы облегчить ситуацию, высшее руководство и его команда должны изменить свое отношение и должны придерживаться проблем и недовольств подчиненных. Они должны прислушиваться к людям на более низких уровнях и иметь политику открытых дверей, чтобы они могли знать реальную картину происходящего в организации.

iii. Горизонтальная или боковая связь :

Это относится к потоку информации между отделами или людьми равного уровня в организационной структуре. Два отдела могут находиться под одним и тем же начальником или иметь разных руководителей. Такое общение может быть письменным или устным. Основная цель этого общения — координировать усилия различных отделов или лиц.

Оценка :

Боковое общение:

(1) Помогает в координации усилий различных отделов равного уровня под одним и тем же начальником, например, менеджеры по продажам, закупкам, производству, финансам и персоналу могут сидеть вместе, чтобы разработать общую формулу для достижения цели организации.

(2) Устраняет дублирование работы и, таким образом, сводит к минимуму потери времени, денег, рабочей силы и материалов.

Проблемы в боковом общении :

Основная проблема, которая возникает очень часто, — это различия в подходах и видении разных должностных лиц, которые защищают вещи со своей точки зрения, и это отрицательно влияет на продуктивность и эффективность организации.

Таким образом, эффективность коммуникации во многом зависит от способности и готовности экспертов видеть точку зрения друг друга и проявлять свою способность приспосабливаться, чтобы проблемы могли быть решены согласованным образом.

3. Согласно выражению :

Согласно выражению, связь может быть:

i. Орал,

ii. Письменный; и

iii. Другие.

и. Устное общение :

Устное общение — это такой тип передачи, при котором произносимые слова являются обычной системой общения. При этом обе стороны процесса обмениваются своими идеями устными словами либо лицом к лицу, либо через любое механическое устройство, такое как телефон и т. Д., встречи, лекции и конференции — некоторые из других средств такого общения.

Преимущества устного общения :

Важными преимуществами устного общения являются следующие:

(1) Это экономит время и деньги.

(2) Это более эффективная система связи. Жесты, тона и мимика делают общение эффективным и действенным.

(3) Заинтересованные стороны могут легко обмениваться своими мыслями и чувствами.Они могут немедленно узнать реакцию друг друга и могут устранить сомнения, если таковые имеются, в умах любой стороны.

(4) Это единственный выход в аварийный период.

(5) Эффективность коммуникации можно измерить немедленно и удобно. Коммуникатор может мгновенно определить, следует ли за ним получатель или нет.

(6) Это помогает ему повысить мотивацию людей и вызвать чувство сопричастности.

Недостатки устного общения :

Устное общение не подходит в следующих случаях:

(1) Если передаваемое сообщение слишком длинное, чтобы его можно было прояснить, устное общение не подходит.

(2) Влияние вербального общения носит временный характер, и документального подтверждения такого общения нет.

(3) Серьезные размышления невозможны, потому что получатель должен немедленно принять решение в ответ на сообщение, полученное от отправителя.

(4) Существует большая вероятность того, что произнесенные слова нечетко слышны или понятны или могут быть приняты в каком-то другом смысле. Очень часто это возможно при общении с помощью механических устройств.

Таким образом, использование устного общения очень ограничено.

ii. Письменное общение :

В тех случаях, когда устное общение невозможно для всех без исключения из-за большого количества контактов в организации или из-за географической удаленности отправителя и получателя сообщений, письменное общение становится важным. Когда общение сводится к черному и белому, это называется письменным общением.

Сюда входят письменные слова, графики, диаграммы, диаграммы, изображения и т. Д.Это наиболее распространенная форма общения, используемая в организации. Письменное сообщение помогает определить ответственность.

Преимущества письменного общения :

Письменное общение имеет следующие преимущества:

(1) Если обе стороны, то есть отправитель и получатель, находятся далеко за пределами телефонного диапазона, письменное общение является единственным средства коммуникации.

(2) Если сообщение слишком длинное и рассчитано на большое количество людей — письменное общение — единственный выход.

(3) Это необходимо для будущих ссылок. Вопросы политики, условия обслуживания, секретные приказы и инструкции и т. Д. Могут быть удовлетворительно и эффективно сообщены только посредством письменного сообщения, потому что они необходимы для будущих ссылок, чтобы можно было предпринять соответствующие действия против подчиненных, которые не следят за сообщением.

(4) Письменное общение дает получателю время подумать, проанализировать, а затем решить, как действовать.

(5) Уменьшает количество споров — Трения юрисдикции, обратный проход и т. Д.

(6) Имеет постоянный эффект. Письменное общение оказывает постоянное влияние на получателя.

Недостатки письменного общения :

Письменное общение страдает следующими недостатками:

(1) Это дорого и требует много времени — Время тратится на подготовку черновиков и общение отправителем с помощью возможных доступных средств и в понимании сообщения и передаче его получателю. Его нельзя передать так быстро, как устное общение.

(2) В этом все не может быть черно-белым.

(3) Письменное сообщение не может оставаться конфиденциальным, потому что оно проходит через многие руки.

(4) Она не гибкая и приводит к «красной печати».

iii. Другие или сочетание обоих :

Относительные преимущества и недостатки устного и письменного общения ясно показывают, что применение любого из двух методов вредно и не решит цели. Рекомендуется использовать оба этих метода в устной и письменной форме.


Ответ 5. Типы делового общения

Общение можно в целом разделить на три категории:

1. На основе организационной структуры:

(a) Формальное общение

(b) Неформальное общение

2. На основе направления коммуникации:

(a) Нисходящая связь

(b) Восходящая связь

(c) Горизонтальная связь

3.На основе способа выражения:

(а) Устное общение

(б) Письменное общение

Теперь мы обсудим эти типы общения подробно.

1. Коммуникация на основе организационной структуры:

(а) Официальная коммуникация:

Она тесно связана с формальной структурой организации. Коммуникации проходят через формальный канал, то есть на признанные эффективные позиции в организационной структуре.Делается попытка сделать поток информации упорядоченным, чтобы он плавно и своевременно передавался туда, где это необходимо. По этой цепочке проходят все нисходящие, восходящие и горизонтальные коммуникации.

Ниже перечислены преимущества формальной связи:

1. Это помогает поддерживать авторитет линейных руководителей. Они легко могут установить ответственность за действия, выполняемые подчиненными.

2. Формальный канал помогает лучше понять отношение и поведение начальника и подчиненных друг к другу, потому что непосредственный руководитель имеет прямой контакт со своим подчиненным.

3. Поскольку руководитель лучше знает организацию и ее проблемы, чем подчиненные, возможно, легко найти лучшее решение проблем.

Недостатки формального общения приведены ниже:

1. Невозможно предвидеть каждое событие в организации, поэтому действия, основанные на непредвиденном событии, не могут быть формализованы.

2. Это увеличивает нагрузку на вышестоящую линию, потому что все коммуникации передаются через них.

3. Это увеличивает вероятность большего количества ошибок передачи и снижает точность сообщения, поскольку существует длинная очередь вышестоящих снизу вверх.

4. Это подразумевает тактику отсрочки и «красной тапочки», потому что руководители игнорируют интересы своих подчиненных.

(б) Неформальное общение:

Этот тип общения свободен от всех формальностей, запланированных в организации. Для передачи сообщения не соблюдается никакой формальной организационной схемы.Он основан на неформальных отношениях между двумя сторонами, то есть отправителем и получателем, когда между ними происходит взаимодействие, небольшие группы возникают спонтанно с целью социального удовлетворения, и они развивают свою собственную систему общения, называемую неформальной системой общения или виноградной лозой.

Неофициальный канал связи:

Это неофициальный канал связи, который возникает из социально-психологических потребностей людей во взаимодействии друг с другом.Это важный и спонтанный продукт официальных каналов коммуникации. Он делает упор больше на личности, чем на позиции. Он возникает, когда люди общей национальности, касты или религии взаимодействуют друг с другом, или когда люди делят машину или встречаются в столовых, библиотеках, автобусных остановках и т. Д.

Grapevine Communication:

Это неформальная коммуникационная сеть где информация свободно течет по всей организации. Виноградная лоза — наиболее распространенная форма неформального общения.Он связывает людей во всей организации и передает информацию во всех направлениях: вертикальном, горизонтальном и диагональном. Он пересекает формальные позиции и способствует социальному, личному и психологическому взаимодействию между людьми. Он распространяется быстрее, чем официальный канал связи, но вместе с правдой несет в себе сплетни и слухи.

Особенности коммуникации Grapevine:

Связь Grapevine характеризуется следующими особенностями:

(a) Она объединяет почти всех в организации.

(b) Он течет во всех направлениях — вертикальном, горизонтальном и диагональном.

(c) Он не соответствует официальной цепочке подчинения.

(d) Это быстрый канал связи.

(e) Обычно это происходит на рабочем месте, хотя может происходить и за пределами организации.

(f) Он возникает в результате социального и личного взаимодействия между людьми в организации.

(g) Он основан на людях, а не на задаче.

(h) Обычно это происходит устно.

(i) Это может происходить в различных формах, известных как коммуникационные цепочки.

Паттерны коммуникации Grapevine — Цепочки коммуникации Grapevine:

Цепочка коммуникации Grapevine представляет собой паттерн, в котором информация течет в разных направлениях.

Кейт Дэвис выделяет четыре типа коммуникационных цепочек:

(a) Однонитевая цепочка:

В этой цепочке информация передается от одного человека к другому в последовательном порядке.A сообщает что-то B, который сообщает это C, C — D и так далее, пока информация не достигнет заинтересованного лица, скажем J.

(b) Цепочка сплетен:

В этой цепочке один человек передает информацию всем остальным в организации. Он не избирательно передает информацию. Эта информация не имеет отношения к работе, но интересна всем.

(c) Цепочка вероятностей:

В этой цепочке информация случайным образом передается одним человеком всем тем, кто с ним контактирует.Эти люди в дальнейшем передают информацию таким же случайным образом. Эта информация незначительна, но в некоторой степени интересна.

(d) Кластерная цепочка:

В этой цепочке один человек конфиденциально передает информацию нескольким избранным. Некоторые из них хранят информацию при себе, а другие передают ее другим избранным, которым они доверяют. Интересующая информация передается дальше, а остальное остается у участников. Это наиболее распространенный образец непринужденного или неформального общения.

Достоинства связи Grapevine:

Неформальный канал связи или канал связи grapevine имеет следующие достоинства:

(a) Скорость:

Связь по этому каналу распространяется очень быстро. Он распространяется по всей организации как лесной пожар. «Это только между вами и мной» — это основа распространения информации через виноградную лозу.

(b) Поддерживает официальный канал связи:

Этот канал является важным дополнением к официальному каналу связи.То, что не может быть передано через официальный канал из-за временных или официальных ограничений, может быть успешно передано через неформальные каналы.

(c) Характер информации:

Информация об истории компании, моральных ценностях и традициях может передаваться по неформальным каналам лучше, чем по формальным каналам.

(d) Обратная связь:

Менеджеры могут получать отзывы от подчиненных относительно политики, указаний, инструкций и т. Д.Обратная связь по неформальному каналу происходит быстрее, чем по официальному.

(e) Отношения с людьми:

Поскольку неформальные каналы пересекают официальные должности и иерархические отношения, они развивают здоровые отношения между людьми в организации.

(f) Социально-психологические потребности:

Этот канал удовлетворяет социальные и психологические потребности людей общаться друг с другом и делиться своими радостями и горестями.

Ограничения связи Grapevine:

Неформальный канал связи страдает следующими ограничениями:

(a) Искажение информации — поскольку информация не основана на фактах; он может быть неправильным и искаженным.

(b) Недостаточная достоверность — Неформальное общение не является подлинным. Разные люди могут интерпретировать одну и ту же информацию по-разному.

(c) Проблемы с установлением ответственности — Источник информации не может быть установлен в этом канале. Поэтому трудно привлечь кого-либо к ответственности за распространение ложной информации.

(d) Неполная информация. Фильтрация и искажение информации — общие черты неформального общения. То, что сказал первый отправитель, не получено последним получателем.Таким образом, имеется неполная передача информации.

(e) Недостаток доказательств — неформальное общение распространяется устно. Это не подтверждается письменными фактами. Это часто делает его невероятным или ненадежным.

Хотя неформальный канал имеет ограничение, менеджеры не могут его устранить. Это неизбежный канал общения. Менеджеры должны правильно использовать этот канал для достижения своих формальных целей. Они могут использовать этот канал, чтобы быстро получать отзывы о планах и политиках организации и избегать распространения сплетен и слухов в организации.

Как эффективно использовать коммуникации Grapevine?

Поскольку нельзя обойти стороной неформальный или неформальный канал коммуникации, менеджеры должны эффективно использовать его для достижения формальных целей организации.

(a) Менеджеры должны информировать сотрудников о целях, планах, политике и т. Д., Помимо общения через формальный канал. Это позволит избежать распространения слухов и сплетен. Общаясь с подчиненными, менеджеры не должны дистанцироваться с ними.

(б) Улучшение групповых дискуссий и мероприятий, чтобы люди открыто обсуждали свои формальные и неформальные проблемы.

(c) Менеджеры должны один раз в неделю или месяц лично встречаться с сотрудниками и обсуждать с ними формальные и неформальные проблемы.

(d) Менеджеры должны завоевывать доверие руководителей групп, чтобы цели группы не противоречили индивидуальным целям.

(e) В максимально возможной степени принятие решений должно носить совместный характер.

(е) Менеджеры должны постоянно спрашивать сотрудников об эффективности планов и политик организации.Регулярная обратная связь может улучшить существующее положение дел.

(g) Менеджеры должны быть хорошими слушателями. Если они хотят, чтобы их слушали, они тоже должны их слушать.

2. Связь на основе направления:

(a) Связь по нисходящей линии:

Связь, которая течет от верха организации вниз через различные уровни к низу организации вместе со скалярной цепочкой известны как нисходящие коммуникации. Такие сообщения включают приказы, инструкции, правила, политики, программы и директивы.

Ниже перечислены преимущества нисходящей связи:

i. Помогает в объяснении политики, планов и программ компании, методологии работы и необходимой информации членам организации.

ii. Он используется как средство контроля над ними, намекая на их эффективность на работе.

iii. Приносит людям удовлетворение и помогает их мотивировать.

Ниже перечислены недостатки нисходящей связи:

i. Иногда ценность общения может быть потеряна из-за статусных барьеров.

ii. Связь может задерживаться из-за разных уровней.

(b) Связь снизу вверх:

Связь снизу вверх означает поток сообщений от более низких уровней (подчиненных) к более высоким уровням (вышестоящим) власти. Такое общение позволяет руководству знать, что происходит в организации.Руководитель может узнать результат своих решений и инструкций из надежной информации от сотрудников.

Ниже перечислены преимущества восходящей связи:

i. Он служит мерой эффективности нисходящей коммуникации.

ii. Он предоставляет руководству необходимую информацию для принятия решений.

iii. Это избавляет сотрудников от давления и разочарования в рабочих ситуациях.

iv. Это дает сотрудникам чувство причастности к управлению.

Ниже перечислены недостатки восходящей связи:

i. Высшее руководство может не желать слушать младших руководителей.

ii. Другая проблема — различия в статусе.

(c) Горизонтальная коммуникация:

Горизонтальная или горизонтальная коммуникация относится к потоку информации между отделами или людьми равного уровня в организационной структуре. Коммуникации между функциональными менеджерами, между суперинтендантами отдела, работающими под одним начальником, являются примером таких коммуникаций.Горизонтальное общение может быть как устным, так и письменным.

Ниже приведены преимущества горизонтальной связи:

i. Это помогает в координации усилий разных отделов равного уровня под одним и тем же начальником.

ii. Это устраняет дублирование работы и, таким образом, сводит к минимуму потери времени, денег, рабочей силы и материалов.

Ниже перечислены недостатки горизонтальной связи:

i.Иногда отсутствует координация между различными отделами.

ii. Это отрицательно сказывается на производительности и эффективности организации.

3. Общение на основе способа выражения:

На основе способа выражения общение может быть устным / письменным.

(a) Устное / устное общение:

Передача с помощью устных слов является распространенной системой общения. При устном общении обе стороны процесса обмениваются своими идеями посредством устных слов либо лицом к лицу, либо через любое механическое устройство, такое как телефон и т. Д., встречи, лекции, конференции — другие средства такого общения.

Преимущества устного общения:

i. Это экономит время и деньги.

ii. Это более эффективная система связи. Тональность жестов и мимика делают общение эффективным и действенным.

iii. Заинтересованные стороны могут легко обмениваться мыслями и чувствами. Они могут сразу узнать реакцию друг друга и могут устранить сомнения, если таковые имеются, в умах любой стороны.

iv. Это единственный выход в аварийные периоды.

v. Эффективность коммуникации можно измерить немедленно и удобно. Коммуникатор может мгновенно определить, следует ли получатель за ним или нет.

vi. Это помогает повысить мотивацию людей и вызвать чувство сопричастности.

Недостатки устного общения:

Однако устное общение не подходит в следующих случаях:

i.Если сообщение, которое нужно передать, слишком длинное, чтобы прояснить, что устное сообщение не подходит?

ii. Влияние вербального общения носит чисто временный характер, и документального подтверждения такого общения нет.

iii. Серьезные размышления невозможны, потому что получатель должен немедленно принять решение в ответ на сообщение, полученное от отправителя.

iv. Существует большая вероятность того, что произнесенные слова нечетко слышны или поняты или могут быть приняты в каком-то другом смысле.Очень часто это возможно при общении с помощью механических устройств.

Таким образом, использование устного общения очень ограничено.

(b) Письменное общение:

Когда общение сводится к черно-белому, это называется письменным общением. Сюда входят письменные слова, графики, диаграммы, диаграммы, изображения и т. Д. Это наиболее распространенная форма общения, используемая в организации. Письменное сообщение помогает определить ответственность.

Письменное общение имеет следующие преимущества:

i.Если сообщение слишком длинное и предназначено для большого количества людей, письменное общение — единственный выход.

ii. Вопросы политики, условия обслуживания, секретные приказы и инструкции и т. Д. Могут быть удовлетворительно и эффективно доведены до сведения только в письменной форме, поскольку они необходимы для будущих ссылок.

iii. Письменное общение дает получателю время подумать, проанализировать, а затем определить причину действия.

iv. Это уменьшает споры, юрисдикционные трения, обратный проход и т. Д.

v. Письменное общение оказывает постоянное влияние на получателя.

Письменное общение имеет следующие недостатки:

i. Это дорого и требует много времени

ii. Все нельзя выразить черным по белому.

iii. Письменное сообщение не может оставаться конфиденциальным, потому что оно проходит через многие руки.

iv. Это не гибко и приводит к красной тапу.

Улучшение письменного общения:

Следующие рекомендации, которые следует помнить, чтобы улучшить письменное общение:

(i) Используйте простые слова и фразы.

(ii) При необходимости используйте личные местоимения, такие как «вы».

(iii) Используйте короткие и знакомые слова.

(iv) Используйте короткие предложения и абзацы.

(v) Приведите иллюстрации и примеры.

(vi) Используйте диаграммы, модели, графики, компьютерные презентации и презентации Power Point.

(vii) Избегайте лишних слов и длинных абзацев.

Концепция «KISS» в коммуникации:

Здесь «KISS» означает, что коммуникатор должен «быть простым и кратким».

Есть шесть принципов для выбора слов для эффективных сообщений:

1. Выберите понятные слова:

Это должен быть первый принцип при выборе слов, т.е. выбирайте такие слова, которые могут быть легко понятны. получатель.

2. Используйте конкретные, точные слова:

При отправке сообщения всегда помните, что слова должны быть четкими, и у получателя может не возникать никаких сомнений относительно предполагаемого значения.При этом слова должны быть ясными и точными, чтобы получатель мог их легко понять.

3. Выбирайте сильные слова:

Сильное слово — это то слово, которое создает яркий образ в уме получателя. Например, в английском языке глаголы сильнее существительных.

4. Подчеркните положительные слова:

Эти сильные слова внушают уверенность принимающему. А отрицательные слова вызывают у получателя неприятные эмоции.Положительные слова создают благоприятные отношения, желаемый отклик и делают акцент на достижении целей общения.

5. Избегайте чрезмерного употребления слов:

Это то слово, которое теряет эффективность, потому что оно слишком часто используется в обычном разговоре или в письменных сообщениях. Таким образом, сделайте свое сообщение интересным, избегая чрезмерно употребляемых слов.

6. Избегайте устаревших слов:

Устаревшее слово — это слово, которое устарело, скучно или невнятно.Таких слов следует избегать в деловом общении.


Типы делового общения | Консультация руководства