Приоритеты в работе: Расстановка приоритетов в работе по принципу Эйзенхауэра

Расстановка приоритетов в работе по принципу Эйзенхауэра

Принцип Эйзенхауэра позволяет комбинировать только два критерия — «важно» и «срочно»; таким образом, получается четыре класса приоритетов. Для успешного планирования вам необходимо проанализировать и классифицировать все стоящие перед вами задачи. И тогда у вас выстроится иерархичный список, благодаря которому вы будете знать что, когда и как нужно делать для того, чтобы достигнуть своих целей.

Само слово «приоритет» содержит в себе латинскую приставку «prio», которая означает «перед, прежде». Расстановка приоритетов — это когда вы ежедневно решаете, что нужно сделать в первую очередь для того, чтобы достигнуть своих целей.

Принцип Эйзенхауэра поможет вам приступать к своим задачам и работе по порядку в соответствии с расставленными приоритетами. И для этого прежде всего спросите себя: являются ли данные дела важными или срочными?

Согласно принципу Парето, 20% наших задач будут по всем параметрам важными. Забавно, но большинство из них также являются срочными. Исполнение важных дел приближает вас к намеченной цели. Срочные же дела переключают на себя ваше внимание, не оказывая при этом большого влияния на вашу цель. Наиболее важные дела и задачи, ведущие к успеху и достижению целей, ни в коем случае не должны отодвигаться назад под давлением дел неважных, но срочных.

Однако, к сожалению, все мы имеем тенденцию начинать с второстепенных, несущественных дел, так сказать, «размениваться по мелочам». Лежащие на рабочем столе печатные бланки кажутся нам гораздо привлекательнее, чем вот уже в течение нескольких дней откладываемый нами важный проект. Поэтому обращайте в первую очередь внимание на те задачи, которые больше всего могут повлиять на ваш успех. В этом вам помогут приоритеты.

Чтобы достичь наилучших результатов, вы должны потратить большую часть своего времени на действительно важные дела и задачи.

Небольшой тест: важно или срочно?

Отметьте правильный вариант (только один).

 

1. Вы решились работать над достижением своей «годовой» цели. Однако все это еще лежит «отложенным в долгий ящик».

 

____ важно или ____ срочно ?

 

2. Вам только что принесли газету. Прочитать газету сейчас — это

 

____ важно или ____ срочно?

 

3. Вы решили, что будете раз в год посещать зубного врача. Год уже прошел, а Вы так и не побывали в стоматологии.

____ важно или ____ срочно?

Правильные ответы:

вопрос 1 — важно; вопрос 2 — срочно; вопрос 3 — важно.

Принцип Эйзенхауэра позволяет комбинировать только два критерия — важно и срочно, таким образом, получается четыре класса приоритетов. Для успешного планирования вам необходимо проанализировать и классифицировать все стоящие перед вами задачи. И тогда у вас выстроится иерархичный список, благодаря которому вы будете знать что, когда и как нужно делать.

Иерархичный список Эйзенхауэра

А-приоритет: это дела, которые необходимо сделать сегодня, поскольку они являются срочными и необходимыми.

В-приоритет: важные дела, которые не обязательно делать сегодня. Просто регулярно выделяйте себе время на выполнение дел В и найдите им место в своем расписании. Выполнение задач из этой группы обеспечит успех и приблизит вас к намеченной цели.

Очень часто дела В просто откладываются в долгий ящик, поскольку они не являются срочными. И все же их своевременное выполнение позволит избежать многих проблем.

Пример задачи В. Вам нужно подготовить доклад к заседанию правления, вполне возможно, что он даже принесет вам повышение по службе. У вас в запасе есть целый месяц, однако, если Вы будете судорожно составлять доклад в последние два дня перед заседанием, то это может привести вас к кризису.

Для всех, кто вынужден составлять многочисленные документы, задачей В безусловно является приобретение навыка десятипальцевого метода набора. Даже если на это потребуется тридцать часов вашего времени — не страшно, в будущем, умея быстро печатать, можно сэкономить массу времени, больше того, чем раньше начать обучение, тем лучше.

Подобное значение имеет и так называемый опрос покупателей, проводимый для улучшения продукта, благодаря чему значительно повысится такой показатель, как удовлетворение покупателя.

В частной жизни задачей В можно назвать регулярное профилактическое обследование у врача, которое позволит выявить особые угрозы вашему организму и предотвратить серьезные заболевания и, как следствие, последующие долгие недели нетрудоспособности.

С-приоритет: навыки, овладение, которыми кажется нам срочным делом, но не является важным. Сюда относятся: умение сохранять спокойствие, перепоручать свои обязанности (так сказать, «умение отправлять делегации») или говорить «нет». С помощью этого вы выиграете время для решения важных задач из группы В.

D-приоритет: сюда относятся дела, которые не являются ни важными, ни срочными. Вы можете спокойно отложить их в ящик для бумаг или же, если речь идет о сроках или некоторых заданиях, отказаться от них или же просто перепоручить сделать это кому-то еще.

Сознательно оградите себя на время от выполнения дел D, которые позволяют отдохнуть и развлечься в дни наибольшего стресса.

Расстановка приоритетов по методу Эйзенхауэра: сделайте это правильно

1. Расстановка приоритетов в работе по принципу Эйзенхауэра

Распределите все ваши задачи и обязанности по вышеуказанным группам А, В, С и D. Таким образом вы отделите «нужное» от «бесполезного».

2. Помните: «важное» коренным образом отличается от «срочного». «Важное» приближает намеченную вами цель, но при этом оно не обязательно является «срочным». «Срочное» же, наоборот, требует вашего непосредственного внимания.
3. Обратите внимание на так называемое «правило преимущества»: «важное» стоит перед «срочным». Не обязательно выполнять все то, что требует спешки. Постарайтесь не подчиняться больше диктатуре срочных дел, поскольку в ней таится следующая опасность: мы начинаем отвлекаться на то, что является срочным, но абсолютно неважным и не обязательным.
4. Для разумного планирования вашего времени данный совет будет весьма полезен: всегда начинайте работу с задания, стоящего под номером 1 в группе А, а не с того, что стоит под номером 3 или 4, как бы привлекательны и интересны они ни были. Если к концу рабочего дня вы не успели справиться со всеми задачами и делами из группы А, то продолжайте работу с ними и на следующий день. Не делайте других заданий, пока не закончите с первыми.
5. Каждый день работайте над какой-нибудь задачей из группы В, требующей больших временных затрат. Наряду со своими повседневными делами вы должны также думать о своих «стратегических» важных задачах и целях. Только так вы сможете уже сегодня обеспечить себе «завтрашний» успех.

Уясните себе раз и навсегда, что у вас никогда не хватит времени на все то, что вам хотелось бы сделать, и на то, чего хотят от вас остальные. Позаботьтесь о том, чтобы использовать свое время лишь на действительно важные для вас вещи, которые могут приблизить поставленную вами перед собой цель. А время вы можете выиграть лишь в том случае, если научитесь говорить «нет» и отказываться выполнять необязательные дела.

Тест: правильно ли вы расставляете приоритеты?

Теперь вы можете проанализировать свое умение расставлять приоритеты. Обратите внимание: только задачи, являющиеся действительно важными для вас, могут входить в группы приоритетов А и В!

 

1. Сколько процентов от общего времени вы проводите в каждом из четырех квадратов А, В, С, D? (см. рисунок)

 

А__________ %

B__________ %

С__________ %

D__________ %

 

2. К какой бы группе вы отнесли дела, которыми займетесь завтра?

 

1.____________________=_________ — приоритет

2,____________________=_________ — приоритет

3.____________________=_________ — приоритет

4.____________________=_________ — приоритет

 

3. Теперь запишите, на что или на кого вы бы хотели затрачивать больше времени, чем обычно, а на что хотели бы сократить время.

 

Я бы сократил (а):__________________________

Вместо этого: __________________________

Автор: Йорг Кноблаух (Jorg Knoblauch),(профессор, один из руководителей компании Firmen Drilbox, специализирующейся на разработке систем управления собственным временем, автор многочисленных публикаций о планировании профессиональных и жизненных целей. Материал публикуется в сокращенном переводе с немецкого.)

 

Как вы расставляете приоритеты в своей работе?

Большинство рабочих мест требует от вас решения нескольких задач, и вы столкнетесь с конкурирующими приоритетами.

Поэтому работодатели задают на собеседовании такие вопросы, как «Как вы расставляете приоритеты в своей работе?» или «Расскажите мне о случае, когда у вас были противоречивые приоритеты на работе».

И если вы не можете показать работодателю, что у вас есть проверенная система тайм-менеджмента и управления задачами, они будут беспокоиться.

(Что может стоить вам предложения о работе. )

Далее я покажу вам, как отвечать на вопросы интервьюера о противоречивых приоритетах, чтобы вы могли произвести впечатление на интервьюера и получить работу.

Что означает «конфликтующие приоритеты»?

Противоречивые приоритеты — это цели, конкурирующие за ваше время и внимание, которые невозможно выполнить все сразу. Столкнувшись с конфликтующими приоритетами, вы вынуждены управлять своим временем и ранжировать эти задачи в порядке важности, решая одни перед другими.

Работодатели часто задают на собеседовании вопрос о конкурирующих приоритетах, чтобы убедиться, что вы сможете справиться с наиболее важными задачами, которые они вам поручают, и завершить проекты в установленные сроки.

Чтобы правильно справляться с конфликтующими приоритетами, вам потребуются навыки тайм-менеджмента, коммуникативные навыки (если вы работаете в команде), способность сохранять спокойствие во время работы в условиях стресса и умение решать проблемы.

Примеры конфликта приоритетов на работе

• Ваш непосредственный начальник сказал вам, что задачу А нужно выполнить немедленно, но начальник отдела, который работает выше вашего начальника, отвел вас в сторону и спросил, не могли бы вы помочь им с задачей Б.
• Вам дали два срочных проекта и сказали, что оба имеют наивысший приоритет, но у вас есть время только на один до конца дня.
• Член команды уволился, вы получили его рабочую нагрузку в дополнение к вашей в последнюю минуту, и вы не сможете завершить свой самый важный проект, управляя его рабочей нагрузкой.
• Ваш менеджер поручил вам срочное задание, но, прежде чем вы закончили, попросил вас поддержать другой проект, который имеет решающее значение и требует большего внимания.

Общие вопросы на собеседовании о расстановке приоритетов

Наиболее распространенные вопросы на собеседовании, касающиеся расстановки приоритетов в вашей работе:

1. Как вы расставляете приоритеты в своей работе?
2. Как вы распределяете свое время и расставляете приоритеты?
3. Как вы справляетесь с несколькими задачами и приоритетами?
4. Расскажите мне о случае, когда вам приходилось справляться с конфликтующими приоритетами на работе.

На вопросы интервью 1, 2 и 3 вы можете ответить одинаково, поскольку они сосредоточены на вашем общем подходе к расстановке приоритетов в течение дня.

Вопрос 4 — это вопрос поведенческого интервью. Чтобы ответить на этот вопрос, вам нужно описать конкретное время, когда у вас были конфликтующие приоритеты.

Но общая идея того, что сказать работодателю, одинакова для всех четырех вопросов:

Лучший способ ответить на любой вопрос о том, как вы справляетесь с конфликтующими приоритетами или множеством задач/сроков, — показать, что вы сохраняете спокойствие и логику, а самое главное — имеете систему.

Если вы можете показать работодателям, что вы сталкивались с конкурирующими приоритетами в прошлом, и у вас есть способ справиться с ними, приведя пример или описав свою систему, вы удовлетворите интервьюера.

Ниже я поделюсь примерами того, как бы вы отвечали на вопросы интервью о расстановке приоритетов в своей работе.

Как вы расставляете приоритеты в своей работе? Примеры ответов на интервью

Пример ответа 1:

Мне нравится расставлять приоритеты в своей работе, ведя электронную таблицу Excel со своими проектами и их сроками, чтобы я мог видеть все с первого взгляда.  Затем я сортирую и корректирую электронную таблицу, чтобы расставить приоритеты в моей работе в зависимости от важности проекта, того, сколько времени он займет, насколько он срочный и потребуется ли мне участие других членов команды для завершения работы. Я просматриваю этот лист каждое утро. На моей нынешней должности у меня обычно от шести до восьми проектов. Я обнаружил, что благодаря четкому общению со своей командой и менеджером на нескольких этапах каждого проекта, а затем отслеживая все в Excel, я могу управлять всеми своими задачами и укладываться в сроки, даже если мы сталкиваемся с некоторыми неожиданными проблемами или задержками.. Я обнаружил, что общение также играет ключевую роль во всем этом.

Пример ответа 2:

Работая в сфере обслуживания розничных клиентов, не всегда возможно сразу справиться со всем срочным, поэтому важно знать, что является наибольшим приоритетом.  Например, если покупатель уронил и разбил стеклянную банку в проходе, необходимо срочно убрать ее, поскольку это представляет угрозу безопасности. Я взял на себя обязательство изучить и узнать, что является самым срочным в работе, и если я не уверен, я руководствуюсь своим здравым смыслом, а затем спрашиваю своего менеджера постфактум, правильно ли я действовал. Благодаря этому я всегда учусь и совершенствуюсь, и это помогает мне определить правильный приоритет, которому нужно следовать в следующий раз, когда я столкнусь с подобной ситуацией.

Пример ответа 3:

Каждую неделю я просматриваю свою рабочую нагрузку и проекты и составляю расписание на день, чтобы расставлять приоритеты. Обычно я оцениваю, сколько времени займет проект, и определяю его степень срочности на основе этого. Наличие четкого приоритета на каждый день позволяет мне лучше управлять своей рабочей нагрузкой и совмещать несколько задач, не пропуская сроки.  При необходимости я могу расставить приоритеты в течение дня, чтобы быть уверенным, что с утра первым делом займусь самой важной работой.

Пример ответа 4:

Мне приходилось совмещать несколько сроков и проектов на двух моих последних работах, поэтому я разработал систему, которая хорошо работает для меня. Я использую календарь и систему оповещений, чтобы отслеживать свой список приоритетов, чтобы я мог видеть, какие из моих задач наиболее срочные и срочные. Я также разбиваю каждый проект на этапы, чтобы увидеть, какие части работы наиболее срочные или требуют больше всего времени. Таким образом, я могу каждый день устанавливать приоритет для более крупных заданий или проектов, что позволяет мне укладываться в сроки даже при выполнении длинных и сложных задач. Например, некоторые из проектов, которыми я руководил в моей нынешней роли, длились несколько месяцев и включали 10-20 членов команды.

Расскажите мне о случае, когда вам приходилось справляться с конфликтующими приоритетами: примеры

Пример ответа 1:

На последнем курсе колледжа у меня было три профессора, которые поручали большие многонедельные проекты, которые должны были быть сданы на одну неделю. Я знал, что это будет сокрушительная рабочая нагрузка, если я отложу ее на последнюю минуту или не расставлю приоритеты и не планирую заранее, поэтому я сел, разбил каждый проект на более мелкие задачи и оценил, сколько времени займет каждая более мелкая задача. Это показало мне, какие задачи нужно решить в ближайшее время, и я смог использовать эту систему, чтобы сдать все вовремя. Это сработало, и я закончил выпускной год со средним баллом 3,8.

Пример ответа 2:

Как разработчик программного обеспечения, я обычно работаю одновременно над двумя-тремя проектами разной степени важности и срочности. У каждого из них также есть свой руководитель проекта, поэтому мне часто поручают конфликтующие задачи, срочные и важные.  Например, недавно мой менеджер сказал мне прекратить то, чем я занимаюсь, и помочь с неотложной задачей до конца рабочего дня. Он не знал, что я уже был отвлечен для работы над другим срочным проектом менеджером проекта из другой группы. Поэтому я просто сказал: «Я рад это сделать, но знаете ли вы, что меня привлек к работе над <имя проекта> <имя руководителя проекта>?» Оказывается, мой босс этого не понимал,

Адаптируйте свой ответ компании, когда это возможно

Работодатели задают вопросы о расстановке приоритетов, потому что хотят увидеть, сможете ли вы эффективно расставить приоритеты на их должности.

В большинстве случаев у вас будет множество примеров, которыми вы можете поделиться, когда вам приходилось управлять конкурирующими приоритетами.

Но больше всего вы произведете впечатление на интервьюера, если сможете сосредоточиться на примерах и ответах, которые аналогичны той работе, которую вы будете выполнять на той работе, которую обсуждаете.

Например, представьте, что ваша последняя работа сочетала в себе аналитические навыки и работу с электронными таблицами, а также межличностное взаимодействие и командную работу.

Если следующая вакансия, на которую вы подали заявку, почти полностью ориентирована на командную работу и вам предстоит взаимодействовать с клиентами/покупателями, тогда вы захотите поделиться примерами того, как вы справлялись с конфликтующими приоритетами при работе с клиентами/покупателями.

Если вы продемонстрируете, что умеете расставлять приоритеты в ситуациях, схожих с работой, которую вы обсуждаете, это покажет интервьюеру, что вы подходите для его компании.

Однако, если вы сейчас претендуете на должности, связанные с большей аналитической работой и индивидуальной работой с электронными таблицами и другими инструментами, вместо этого вам следует обсудить, как вы эффективно управляете индивидуальной работой.

Так что посмотрите на описания должностей, на которые вы ориентируетесь, и обратите внимание, какие важные задачи они упоминают.

Затем вспомните свою прошлую работу и создайте несколько примеров, связанных с похожими задачами и задачами, где вы использовали организацию и управление временем, чтобы оставаться впереди и расставлять приоритеты.

Это даст вам лучшие результаты в поиске работы.

Если вы можете рассказать о времени, когда вы превзошли все, что от вас ожидают, это также здорово, потому что это мягкий навык, который переносится на любую новую работу.

Ошибки, которых следует избегать

Есть несколько ошибок, которых следует избегать, рассказывая интервьюеру о том, как вы расставляете приоритеты в работе.

Во-первых, я рекомендую вам не говорить ничего, что могло бы создать впечатление, что вы с трудом справляетесь со временем или задачами.

Таким образом, ваш ответ должен освещать ситуации, когда кто-то был бы перегружен или ему пришлось бы совмещать несколько задач.

Но если вы говорите как человек, который всегда отстает или чувствует себя перегруженным на работе, то это может стоить вам предложений о работе.

Еще одна ошибка: я рекомендую исключить личные истории из вашего ответа.

Заманчиво поговорить о балансе между работой и личной жизнью и о том, как вы расставляете приоритеты в своей работе, одновременно совмещая воспитание детей или множество других личных и семейных обязанностей.

Однако ваш ответ будет намного проще и меньше беспокоит потенциального работодателя, если вы сосредоточитесь на разговоре о том, как вы подходите к каждой задаче на работе.

Поговорите о том, как вы расставляете приоритеты в своей работе по сравнению с другими поставленными перед вами задачами, чтобы уложиться в сроки.

Хотя этот метод ответа немного сух / скучен, он позволит избежать слов, которые потенциально могут насторожить работодателя, и это то, что вам нужно делать, когда вам задают этот вопрос.

Это не тот вопрос, где вам нужно удивить интервьюера. Вместо этого вы стремитесь убедить их, что у вас есть метод расстановки приоритетов и вы можете справиться с любой задачей, которую они вам поручают.

Вывод

Для любого типа работы работодатели хотят знать, что вы можете расставлять приоритеты в зависимости от того, что срочно, и создавать рабочий процесс, чтобы сосредоточиться на том, что необходимо.

Им также нравится слышать, что вы общаетесь со своей командой и руководством в рамках расстановки приоритетов, когда это необходимо.

Если вы дадите ответ на собеседовании, похожий на примеры ответов выше, вы покажете работодателям, что способны работать продуктивно в их среде и понимать, что является срочным и важным.

В завершение придумайте несколько ответов, основанных на вашем собственном карьерном опыте, особенно те, которые подходят для работы, на которую вы проходите собеседование.

Потренировавшись заранее, вы почувствуете себя более уверенно и будете готовы ответить на вопросы интервью о том, как вы расставляете приоритеты в работе.

 

7 секретов установления приоритетов на работе и информирования о них

Расстановка приоритетов на работе заключается не только в том, чтобы предпочесть одно дело другому; речь идет о том, чтобы сначала делать важные вещи, чтобы вы могли достичь своих долгосрочных целей. Как только приоритеты установлены, они помогают нам оставаться организованными и выполнять задачи.

Лично мы больше всего знакомы с индивидуальной постановкой целей, выбором приоритетов и составлением списков задач. Команды и организации также должны поступать так же.

Высшее руководство тратит много времени на обсуждение, переговоры и планирование стратегий и целей компании. После установления эти приоритеты должны быть четко доведены до сведения и каскадно распределены по всей организации. Эти семь шагов помогут вам сосредоточиться.

1. Приведение в соответствие со стратегическим планом

Во многих крупных компаниях вы можете наблюдать исчезновение актов высшего руководства, когда они приступают к стратегическому планированию на следующий финансовый год. Этот процесс может занять несколько месяцев, а результатом может стать двухдюймовый переплет и серия собраний или вебинаров для всех сотрудников. В небольших компаниях может просто потребоваться однодневное выездное совещание, результатом которого станет разумная презентация в PowerPoint для сотрудников.

В любом случае, есть продуманный план роста. Стратегии могут включать запуск нового продукта, слияние или поглощение или новый географический целевой рынок. И наоборот, план может включать снятие продукта с производства, продажу подразделения или закрытие рынка. Каким бы ни был план, его будут выполнять команды сотрудников, которым необходимо понять план и согласовать с ним свои усилия.

2. Запишите

В идеале высшее руководство составит краткую сводку стратегического плана, которую можно раздать сотрудникам. На нем может быть даже указано название плана или аббревиатура. Распечатав эти материалы и развесив их по офису, вы сможете донести информацию и обозначить приоритеты для всех.

Есть что-то в процессе записи вещей, что придает нашим идеям ощущение постоянства и важности. Будьте максимально конкретными и конкретными. Когда вы мысленно создадите свой собственный список приоритетов, запишите их. Некоторым сотрудникам нравится видеть свой список на контрольном листе бумаги или на собственной небольшой доске. Отображение списка поможет вам сосредоточиться на нужных задачах.

3. Установить временную шкалу

Срок выполнения должен быть у одного драйвера любого приоритета. Управление временной шкалой является критически важным компонентом управления проектами. Это помогает привлечь людей к ответственности и организовать задачи. Что-то зависит от другой задачи или может выполняться одновременно? Можете ли вы оценить количество времени, необходимое для работы? Сколько членов команды требуется для выполнения этой части проекта? Какие вехи ведут к установленной дате?

Обычный подход к успешному достижению ваших целей — это постановка целей SMART. «Т» означает ограниченный по времени. Если вы не установите крайний срок для задачи или проекта, другие приоритеты выскочат вперед и вытеснят его. Это становится «приятно иметь» за «обязательными» проектами.

4. Встреча с заинтересованными сторонами

Обсуждение плана и приоритетов должно включать живые встречи с ключевыми заинтересованными сторонами. Письменный план может обеспечить основу для встреч как при запуске, так и для регулярных обновлений на протяжении всей временной шкалы. Встреча высшего руководства с руководителями. Встреча руководителей с сотрудниками. Сотрудники могут даже делиться приоритетами с внешними поставщиками, партнерами и агентствами.

Запуск электронной почты для всех сотрудников является односторонним и может оставить сотрудников неуверенными в следующих шагах. Создание видео гарантирует, что все получат последовательное сообщение. Если вы можете развернуть видео в своей системе управления обучением, вы сможете отслеживать просмотры и сообщать о них. Живые встречи позволяют вести открытый диалог о видео, плане и приоритетах. Будь то лично или посредством онлайн-встреч и телеконференций, диалог является ключом к обсуждению и согласованию индивидуальных приоритетов в рамках более крупного плана. Члены команды могут поднимать непредвиденные вопросы, требующие дальнейшего обсуждения с руководством и внесения изменений в сроки или проекты.

5. Уточните действия и роли

После того, как стратегический план запущен и поставлены цели, они должны быть переведены в практические действия для всех сотрудников. Это может быть очень тактическая беседа, в ходе которой можно просмотреть существующие проекты и списки задач, чтобы убедиться, что они соответствуют новым целям. Могут быть дополнительные сеансы мозгового штурма для определения новых программ для достижения новых целей.

По мере того, как менеджеры определяют роли со своей командой, они также получают обязательство сосредоточиться на приоритетах, делать все возможное для достижения своих целей и оставаться на месте. Если у сотрудников нет ясности в отношении приоритетов, они могут отвлечься на новый крутой проект или «что-то блестящее». Во время диверсии могут быть потеряны дни или недели.

6. Просмотрите и оцените

После того, как вы установили и сообщили о приоритетах, уделите время измерению прогресса, отслеживанию результатов и оценке прогресса. Просмотрите вехи и временную шкалу. Все идет по плану? Возможно, вам придется создать некоторую гибкость для поворота.

Были ли изменения в окружающей среде, которые повлияли на ваши планы? Сделал ли конкурент неожиданное объявление? Была ли текучка среди ваших сотрудников выше средней? Предстала ли новая возможность? Любой из этих факторов может потребовать от вас пересмотра приоритетов вашей команды.

7. Своевременное общение

Поскольку вы регулярно просматриваете и оцениваете, вы также общаетесь.

• Усилить план и цели.
• Отчет о проделанной работе.
• Признать успех.
• Просмотрите изменения.

В HSI руководители по очереди записывают ежемесячное видео с обновлениями. Иногда мы прячем викторину или задание-сюрприз в описании или в конце видео, чтобы добавить немного интереса и веселья!

Мы анализируем цели и сообщаем о достижениях каждого отдела. Благодаря офисам в Канзас-Сити и Сент-Луисе, штат Миссури, эти обновления помогли всем оставаться на связи и сосредоточиться. Кроме того, мы проводим два собрания всех сотрудников в год, по одному в каждом месте. Время, проведенное лицом к лицу, доставляет массу удовольствия и укрепляет отношения. Это также дает нам возможность проводить мозговой штурм в больших группах и участвовать в упражнениях по построению команды.

Большие камни

Все мы слышали урок больших камней в каменной кладке. Большие камни представляют ваши самые большие приоритеты и проекты. История учит нас, что если вы освободите место для больших и важных вещей, найдется место и для «мелких вещей», но не наоборот.

Если вы потратите время на то, чтобы расставить приоритеты для своих сотрудников, вы убедитесь, что они знают, что такое большие камни, и у них будет место для заполнения мелких камней, песка и воды.

Обучение поддерживает этот процесс

Библиотека бизнес-навыков от HSI предлагает широкий выбор курсов, которые могут помочь вам на всем пути установления и информирования о ваших приоритетах. Вот несколько примеров:

• Миссия, видение и ценности: надежное место для начала процесса стратегического планирования.
• Цели SMART: руководство по постановке конкретных, измеримых, достижимых, актуальных и ограниченных по времени целей.
• Управление проектами: эта серия охватывает документирование устава проекта, установление сроков, измерение и отслеживание.
• Искусство говорить «нет»: этот курс поможет сотрудникам отказаться и сказать «нет» специальным проектам и запросам, которые выходят за рамки назначенных им приоритетов.

Ознакомьтесь с другими материалами нашего блога и примерами обучающих видео ниже:

• Сообщение в блоге: 7 характеристик динамики команды-победителя
• Учебные видеоролики по навыкам общения
• Учебные видеоролики по лидерству
• Обучающие видеоролики по повышению профессиональной продуктивности

Как вы расставляете приоритеты в своей работе? Шаги по приоритизации задач

Все ли задачи в вашем конвейере одинаково срочные?

Вы составляете простой список дел и выполняете каждое задание от начала до конца?

Ну, если так — это большой красный флаг.

Почему?

Если вы на самом деле не устанавливаете приоритеты задач, это просто вопрос времени, когда вы станете хроническим узким местом проекта. Когда вы не знаете, как расставлять приоритеты в проектах на основе вашей продуктивности или продуктивности вашей команды, это может сильно навредить вашей работе в целом.

Без какой-либо иерархии в ваших задачах вы идете вразрез со своими навыками управления командой, что приводит только к нездоровой командной среде. Если ваша команда не может доверить вам решение самых срочных задач, они, скорее всего, не будут просить вас о помощи.

Все, что нужно сделать, это создать хаос в проекте.

Так что, возможно, мы полностью избежим этого сценария и изучим лучшие способы расстановки приоритетов задач. Это руководство поможет вам в первую очередь сосредоточиться на наиболее важных задачах, внушить доверие вашей команде и избежать срыва сроков.

Как более эффективно приоритизировать задачи

8 шагов к приоритезации задач на работе

Знание того, какие задачи можно решить сейчас или позже, повлияет на успех вашего проекта. Неэффективная расстановка приоритетов влияет на большие и сложные проекты, начиная от отвлечения сотрудников и невыходов на работу и заканчивая низкой производительностью и продуктивностью.

И, в конце концов, от этого зависит прибыль вашей компании. Вот почему вы должны понимать, как расставлять приоритеты для задач, чтобы управлять своим временем и определять срочность среди своей команды.

Если ваша команда считает, что вы просто выполняете задачи, потому что вы их менеджер, общение в команде уже начало разрушаться. Приоритизация задач имеет решающее значение для высокоэффективных команд, но что вы можете сделать, чтобы решить эту проблему?

1. Перечислите свои задачи без какой-либо иерархии

Для начала запишите список всех своих задач. Включите текущие и будущие задачи для всех ваших проектов в этот список дел. И ни по какой причине не оставляйте ни одно из них вне списка дел.

Соберите свои задачи в ClickUp, чтобы легко визуализировать работу или настроить список по своему вкусу.

Это может показаться необязательным. Однако эффективное расставление приоритетов и управление задачами в нашей голове — это иллюзия. Конечно, это возможно для небольших проектов с одним человеком, но для большинства проектов это будет сага.

У вас должна быть полная картина всех текущих, запланированных и еще не начатых задач в одном месте вне вашей головы. А для некоторых in должен быть неупорядоченным, чтобы вы не просто спускались по списку или обрабатывали все задачи одинаково.

Вместо этого попробуйте расставить приоритеты задач и сообщить о приоритетах своей команде. Именно так вы включаете управление рабочей нагрузкой и получаете представление о своем списке приоритетов, чтобы при необходимости можно было его перераспределить.

Используйте представление рабочей нагрузки ClickUp, чтобы увидеть, кто впереди или позади, и легко перетаскивайте задачи для перераспределения ресурсов

^{ВСЕГДА НАЧИНАЙТЕ С СОЗДАНИЯ ВАШЕГО СПИСКА ПЕРВЫМ}
Не пытайтесь пропустить шаг списка задач, чтобы ускорить работу! Это ловушка. И вы не сможете избежать всех высоких издержек, связанных с отсутствием приоритезации задач, о которых мы уже говорили. Разбивайте большие задачи на подзадачи. Это упрощает следующие шаги, а в программном обеспечении для управления задачами, таком как ClickUp, вы даже можете переупорядочивать или редактировать подзадачи массово.

Сейчас нет необходимости упорядочивать задачи в списке. Но это отличное время для их группировки по дням, неделям, месяцам и годам. И то же самое касается добавления продолжительности и срока выполнения для каждой задачи.

Помните, что задачи включают не только работу над результатами проекта. Это также встречи, телефонные и видеозвонки, презентации и ответы на мгновенные сообщения и электронные письма. Но обычно это шаги внутри задач.

Чтобы составить список задач, используйте ручку и бумагу или программу ClickUp. Но позвольте вам кое-что сказать: использование инструмента упрощает бесконечную работу по обновлению списка по мере появления новых задач. И этот метод приоритизации задач и управления временем может сэкономить массу времени.

Организуйте задачи с помощью альтернатив Taskade!

2. Определите, какие задачи вы должны выполнить в первую очередь

Все мы чувствуем себя обязанными сначала выполнять небольшие, легкие и быстрые задачи, независимо от их приоритета. Это проявляется в нашей склонности к завершению. Кроме того, исследования показывают, что наш мозг выделяет дофамин в кровоток всякий раз, когда мы заканчиваем важные задачи, что заставляет нас продолжать их делать.

Но ты должен дать отпор! А сделать это можно по:

Отличать важные дела от срочных

Какое важное задание? А что за срочная задача?

Несомненно, важная задача, которая не является срочной, должна быть в вашем списке задач. Вы должны запланировать задачу, но вам не нужно выполнять ее сразу. Вы действительно можете отложить задачу.

С другой стороны, вы должны выполнить срочные и важные задачи сегодня или в ближайшие несколько часов. Но это не обязательно важные задачи, поэтому вы можете делегировать их выполнение кому-то другому.

Тогда у вас, вероятно, есть другие важные и срочные задачи. Вы должны сделать это немедленно, чтобы избежать серьезных негативных последствий, таких как нарушение срока клиента, потеря клиентского контракта, невыпуск продукта или невыпуск услуги.

Наконец, некоторые из ваших ежедневных задач не являются ни важными, ни срочными. Это означает, что вы можете удалить их из своего списка задач, не оказывая негативного влияния на команду, отдел или всю компанию.

Установите приоритеты в ClickUp, чтобы лучше различать, что нужно сделать прямо сейчас, а что может подождать.

ClickUp позволяет добавлять пользовательские теги к задачам, чтобы помечать их как важные, срочные, и то, и другое или никакие. Кроме того, всем задачам можно присвоить определенные приоритеты, например , срочные, , 9.0010 высокий , нормальный и низкий .

Упорядочить задачи по их ценности

Какие из ваших задач имеют большую ценность для бизнеса? Эти задачи являются приоритетными, но не все из них являются критическими.

Их приоритет зависит от их значения. Критические задачи являются срочными и дорогостоящими. Высокоприоритетные задачи не являются срочными, но приносят большую пользу бизнесу. Задачи со средним приоритетом срочные, но малоценные. Наконец, задачи с низким приоритетом несрочные и малозначительные.

Вот несколько примеров задач, представляющих большую ценность для любого бизнеса:

• Выполнение работы по проекту клиента (вместо внутренней работы по проекту)
• Исправление доступа к корпоративной платформе видеоконференцсвязи удаленной компании (перед поиском более качественной альтернативы)
• Ответ на запросы в службу поддержки (вместо редизайна вашего сайта )
• Описание требований к новому продукту, который будет создавать ваша команда (в отличие от задачи, от которой команда не зависит)

Легко просматривать зависимости задач в представлении списка ClickUp и быстро узнавать, что требует вашего внимания в первую очередь.

Создавайте отношения между задачами и вашей командой в ClickUp, чтобы легко перемещаться по каждой задаче и проверять ее статус. Кроме того, вы можете использовать ClickUp, чтобы установить зависимости для задач и в конечном итоге установить порядок их выполнения.

Ранжирование важных задач по затраченным усилиям

Если вы хотите настроить свой день на продуктивность, полагайтесь на оценки усилий. Это означает, что вы должны сначала выполнить самую трудоемкую задачу, прежде чем делать что-либо еще каждый день.

Наиболее трудоемкие задачи часто являются более сложными задачами дня или тесно связаны с OKR компании. Если каждый день решать их в первую очередь, это резко снижает уровень стресса, создавая импульс и повышая мотивацию.

Раскрывающийся список точек схватки в ClickUp упрощает для команд отслеживание и мониторинг сложности выполненной работы.

С помощью ClickUp легко добавлять настраиваемые поля со значением «Число» для оценки и определения предполагаемой работы по каждой задаче на числовой основе (т. е. от 1 до 5, где 5 — самая сложная). Этот процесс используется в управлении скрам-проектами, но он может работать и в вашей команде!

Определите приоритеты на день

Вероятно, вы планируете важные задачи на длительный период, например, на недели или даже годы. Но этот метод помогает вам подходить к плану задач на неделю день за днем:

1. Перед тем, как закончить день, выберите самые важные задачи, которые вы должны выполнить на следующий день (шесть, максимум)
2. Расставьте приоритеты задач в зависимости от их важности
3. На следующий день сосредоточьтесь на первой задаче в списке и не переходите к следующей задаче, пока не закончите эту, и так далее
4. В конце дня переместите незавершенную работу в список на следующий день — будь то одна задача или несколько — и повторите весь процесс

3. Продолжайте корректировать свои приоритеты

Если вы хотите научиться расставлять приоритеты задач, вам нужно научиться приспосабливаться. Потому что вы никогда не знаете, когда появится приказ об изменении или неожиданная проблема с командой, бизнесом или продуктом.

Но вы можете подготовиться к непредсказуемым событиям, которые меняют приоритеты задач. Выработайте привычку пересматривать приоритеты задач и настройте систему, чтобы не забывать делать это довольно часто.

Перетащите задачи в табличное представление ClickUp для простой организации

Проверяйте приоритеты задач каждый день в начале или в конце дня. Но если вы предпочитаете, делайте это в пятницу днем ​​на следующей неделе и пересматривайте приоритеты к концу каждого дня.

^{ИЗБЕГАЙТЕ ПОСТОЯННЫХ ПОТЕРИ ВРЕМЕНИ}
Навыки тайм-менеджмента являются основным ключом к расстановке приоритетов ваших задач. Отбросьте задачу, которая внезапно перестала быть приоритетной, даже если вам хочется ее закончить и вы уже вложили в нее много времени и сил. Продолжать выполнять задачу, которая не является приоритетной, было бы пустой тратой времени и могло бы нарушить сроки, особенно когда какая-то другая задача стала приоритетной.

4. Реально оценивайте свои усилия по выполнению задачи

Подкрепляются ли ваши оценки усилий послужным списком времени выполнения задачи? Что ж, если нет, вы должны начать отслеживать это время, потому что они вам понадобятся, даже если вы не расставили приоритеты задач по усилиям.

Отслеживайте время выполнения своих задач с помощью программного обеспечения ClickUp для учета рабочего времени. После этого уточните свои оценки усилий на основе этой записи.

Записывайте время по ходу или вводите его вручную с отслеживанием времени в ClickUp

Вам нужно распределять ресурсы на основе разных критериев, и, скорее всего, одной областью будет время, затрачиваемое на задачи.

Последнее, что вы хотите сделать, это делать нереальные усилия и оценки времени для вашей команды. В конечном итоге вы будете торопиться с выполнением проекта, что приведет к ошибкам.

5. Осознайте пределы своей продуктивности и помните о балансе между работой и личной жизнью

За день или определенное состояние ума можно сделать не так много. Типичный рабочий день обычно длится восемь часов. И все мы время от времени сталкиваемся с творческими блоками. Кроме того, большинство из нас не могут работать на высоте, находясь в состоянии стресса.

Иногда продуктивнее отложить задачу на следующий день или просто бросить ее. Но, конечно, это возможно только в том случае, если это не критическая или важная и срочная задача, которую вы не можете делегировать или переназначить.

Используйте журнал рисков ClickUp, чтобы увидеть, какие задачи или подзадачи могут быть выполнены с опозданием или невыполнением

Использование журнала рисков может серьезно помочь вам понять влияние и вероятность задач вашей команды (или ваших личных задач), если они были незавершенными. Понимание ваших потенциальных рисков может помочь вам лучше понять общую производительность ваших команд.

Вопрос на собеседовании Совет профессионала:
Обычный вопрос на собеседовании: Как вы расставляете приоритеты в своей работе? Каждый раз выбивайте этот вопрос из парка, показывая менеджеру по найму свою способность мыслить критически и стратегически. Объясните, как вы оцениваете важность и срочность каждой задачи и как вы расставляете приоритеты в своей рабочей нагрузке на основе этих факторов. Продемонстрируйте свои организаторские способности и способность управлять несколькими приоритетами одновременно, не перегружая себя.

6. Планируйте все свои задачи

Планирование задач должно быть пунктом в вашем контрольном списке управления проектами. Он начинается с определения даты начала и окончания для каждой задачи в списке приоритетных задач. И подходит для нескольких целей, от добавления задач в календарь до управления рабочими нагрузками.

Если вы уже добавили срок выполнения для каждой задачи, не проблема! На самом деле они нужны вам в качестве справки для определения дат начала и окончания.

Возможно, вы захотите завершить одну задачу до установленного срока, чтобы учесть непредвиденные задержки. Но давайте считать, что ваша цель — закончить задачи как минимум к сроку.

Теперь выполнение каждой задачи к сроку зависит от ваших возможностей. И это также зависит от того, есть ли у вас параллельные приоритеты. Но вы можете сделать твердые выводы о своих возможностях и приоритетах только после того, как запланируете свои задачи в своем календаре.

Получите общий обзор того, как продвигаются согласованные инициативы, с помощью виджета «Портфолио» в ClickUp

Распределяя задачи по дням, вы можете отслеживать свой прогресс по срокам. И под «прогрессом» мы подразумеваем продолжительность (количество или процент дней), оставшуюся до даты окончания. Однако, если вы регистрируете трудозатраты в каждой из своих задач, вы также можете отслеживать прогресс в зависимости от усилий (оценивается в человеко-часах).

Визуализация календаря очень эффективна для определения того, можете ли вы взять на себя больше задач. И если вы уже достигли максимальной рабочей нагрузки, вам понадобится дополнительная помощь (в сутках не так много часов).

Чтобы эффективно управлять задачами и расставлять приоритеты, планируйте все, включая личные задачи, а также внутренние и внешние задачи проекта.

Организовывайте проекты, планируйте сроки и визуализируйте работу вашей команды в гибком календаре, который держит всех на одной странице

Если вы выберете ClickUp, вы сможете планировать еженедельные встречи (и ежедневные напоминания) с повторяющимися задачами. Но вы можете сделать еще один шаг вперед, используя представление календаря ClickUp для планирования ваших ежедневных задач (еженедельных или ежемесячных). И если вы предпочитаете представление временной шкалы или таблицы (или электронной таблицы), у ClickUp они тоже есть.

Наконец, ClickUp содержит представление рабочей нагрузки, чтобы сбалансировать вашу рабочую нагрузку, как шарм. Отмечайте дни, когда вы уже находитесь на грани перегрузки или находитесь за несколько миль от нее. Затем действуйте соответственно: запланируйте больше задач в последнем случае и сдвиньте задачи в первом случае.

7. Блокируйте свое время, чтобы выполнять больше работы

Запланируйте блоки времени для бесперебойного выполнения задач. Это предотвращает многозадачность, что является противоположностью стратегии приоритезации задач.

Выполнение задачи проекта в течение каждого из этих блоков времени или даже задачи, не принадлежащей ни к одному проекту. Вы также можете работать над несколькими задачами в течение одного периода времени, но они должны быть небольшими и не связанными между собой задачами.

Легко отслеживайте свое время и расписание с помощью шаблона блокировки расписания от ClickUp

Обозначьте блоки времени в вашем общем календаре как «время фокусировки» и отключите уведомления на это время. Это способ для ваших коллег и руководителя не беспокоить вас, пока вы сосредоточены на выполнении своих задач, особенно высокоприоритетных.

Если вы выбираете ClickUp для управления своими задачами, рассмотрите возможность использования наших шаблонов блокировки времени.

8. Общайтесь со своей командой по мере необходимости

Умение расставлять приоритеты задач является одним из краеугольных камней эффективной работы в команде. Или иначе, как вы могли бы зацикливаться на команде, когда они ждут, когда вы начнете или закончите свою работу?

А как бы они себя чувствовали, если бы вы заставили их бесконечно ждать выполнения ваших задач? Вы должны предупреждать своих товарищей по команде всякий раз, когда вы испытываете задержку в выполнении ваших задач. И сообщите им, когда вы планируете выполнить эти задачи.

Вы также должны сообщать своему руководителю обо всех блокировщиках, с которыми вы сталкиваетесь при выполнении своих задач. Их работа состоит в том, чтобы помочь вам преодолеть эти блокираторы.

Преобразуйте комментарии в задачи ClickUp или назначьте их, чтобы мгновенно превращать мысли в действия

ClickUp отлично подходит для обмена обновлениями и последующего комментирования конкретных задач. И эти комментарии могут включать записи экрана, которые вы можете захватить с помощью инструмента. Или вы можете назначать комментарии товарищам по команде, чтобы они знали, что вы ждете от них завершения задачи.

3 Экономящие время шаблоны приоритизации работы

Следующие шаблоны ClickUp будут использовать теорию, лежащую в основе методов приоритезации, которую вы только что изучили:

1. Шаблон ClickUp «Getting Things Done»

Шаблон Getting Things Done (GTD), основанный на системе GTD Дэвида Аллена, помогает организовывать задачи и проекты, записывая их и разбивая на рабочие элементы. Он легко настраивается с помощью настраиваемых полей и даже позволяет вам совместно работать над документами с другими членами команды.

Этот шаблон приоритезации задач можно использовать для:

• Разделите задачи на категории или контексты, в соответствии с шаблоном, которые можно создать из настраиваемых полей
• Будьте дисциплинированы и расставляйте приоритеты задач по контексту, сроку выполнения, предполагаемой продолжительности и уровню усилий
• Планируйте задачи в представлении календаря
• Организуйте задачи на настраиваемой доске Канбан по приоритету

Скачать этот шаблон

2.

Шаблон матрицы затрат на воздействие ClickUp Использование матрицы усилий на воздействие позволяет создать визуальное представление усилий, необходимых для каждой функции, чтобы лучше расставить приоритеты задач и ресурсов

Если вам не хватает времени, чтобы тщательно оценить приоритет ваших задач, этот шаблон просто идеален! Шаблон ClickUp Impact Effort Matrix помогает расставлять приоритеты задач в зависимости от количества усилий, необходимых для их выполнения.

Для тех, кому необходимо быстро оценить влияние или стоимость проекта, этот шаблон поможет вам определить, что должно иметь приоритет. Совместите свою команду, чтобы понять, что наиболее важно для успеха вашей коллективной команды с помощью этого визуального шаблона.

Загрузить этот шаблон

3. Шаблон матрицы приоритетов ClickUp

Повысьте эффективность команды и управляйте своими ресурсами, чтобы лучше определять идеи, концепции и задачи, требующие наибольшего внимания

Мы разработали шаблон матрицы приоритетов ClickUp, чтобы расставить приоритеты в списке задач в соответствии с любыми двумя критериями, которые вы выберете.