Расставление приоритетов: планирование дел и расстановка приоритетов

Содержание

планирование дел и расстановка приоритетов

Автор: Йорг Кноблаух (Jorg Knoblauch), профессор, один из руководителей компании Firmen Drilbox, специализирующейся на разработке систем управления собственным временем, автор многочисленных публикаций о планировании профессиональных и жизненных целей. Материал публикуется в сокращенном переводе с немецкого.

 

Само слово «приоритет» содержит в себе латинскую приставку «prio», которая означает «перед, прежде». Расстановка приоритетов — это когда вы ежедневно решаете, что нужно сделать в первую очередь для того, чтобы достигнуть своих целей.

Принцип Эйзенхауэра поможет вам приступать к своим задачам и работе по порядку, в соответствии с расставленными приоритетами. Для этого прежде всего спросите себя: являются ли данные дела важными или срочными?

Согласно принципу Парето, 20% наших задач будут по всем параметрам важными. Забавно, но большинство из них также являются срочными. Исполнение важных дел приближает вас к намеченной цели. Срочные же дела переключают на себя ваше внимание, не оказывая при этом большого влияния на вашу цель. Наиболее важные дела и задачи, ведущие к успеху и достижению целей, ни в коем случае не должны отодвигаться назад под давлением дел неважных, но срочных.

Однако, к сожалению, все мы имеем тенденцию начинать с второстепенных, несущественных дел, так сказать, «размениваться по мелочам». Лежащие на рабочем столе печатные бланки кажутся нам гораздо привлекательнее, чем вот уже в течение нескольких дней откладываемый нами важный проект. Поэтому обращайте в первую очередь внимание на те задачи, которые больше всего могут повлиять на ваш успех. В этом вам помогут приоритеты.

Чтобы достичь наилучших результатов, вы должны потратить большую часть своего времени на действительно важные дела и задачи.

 

Небольшой тест: важно или срочно?

Отметьте правильный вариант (только один).

1. Вы решились работать над достижением своей «годовой» цели. Однако все это еще лежит «отложенным в долгий ящик».

____ важно или ____ срочно ?

2. Вам только что принесли газету. Прочитать газету сейчас — это

____ важно или ____ срочно?

3. Вы решили, что будете раз в год посещать зубного врача. Год уже прошел, а Вы так и не побывали в стоматологии.
____ важно или ____ срочно?

Правильные ответы:

вопрос 1 — важно; вопрос 2 — срочно; вопрос 3 — важно.

Принцип Эйзенхауэра позволяет комбинировать только два критерия — важно и срочно, таким образом, получается четыре класса приоритетов. Для успешного планирования вам необходимо проанализировать и классифицировать все стоящие перед вами задачи. И тогда у вас выстроится иерархичный список, благодаря которому вы будете знать что, когда и как нужно делать.

 

Иерархичный список Эйзенхауэра

А-приоритет: это дела, которые необходимо сделать сегодня, поскольку они являются срочными и необходимыми.

В-приоритет: важные дела, которые не обязательно делать сегодня. Просто регулярно выделяйте себе время на выполнение дел В и найдите им место в своем расписании. Выполнение задач из этой группы обеспечит успех и приблизит вас к намеченной цели.

Очень часто дела В просто откладываются в долгий ящик, поскольку они не являются срочными. И все же их своевременное выполнение позволит избежать многих проблем.

Пример задачи В. Вам нужно подготовить доклад к заседанию правления, вполне возможно, что он даже принесет вам повышение по службе. У вас в запасе есть целый месяц, однако, если Вы будете судорожно составлять доклад в последние два дня перед заседанием, то это может привести вас к кризису.

Для всех, кто вынужден составлять многочисленные документы, задачей В безусловно является приобретение навыка десятипальцевого метода набора. Даже если на это потребуется тридцать часов вашего времени — не страшно, в будущем, умея быстро печатать, можно сэкономить массу времени, больше того, чем раньше начать обучение, тем лучше.

Подобное значение имеет и так называемый опрос покупателей, проводимый для улучшения продукта, благодаря чему значительно повысится такой показатель, как удовлетворение покупателя.

В частной жизни задачей В можно назвать регулярное профилактическое обследование у врача, которое позволит выявить особые угрозы вашему организму и предотвратить серьезные заболевания и, как следствие, последующие долгие недели нетрудоспособности.

С-приоритет: навыки, овладение, которыми кажется нам срочным делом, но не является важным. Сюда относятся: умение сохранять спокойствие, перепоручать свои обязанности (так сказать, «умение отправлять делегации») или говорить «нет». С помощью этого вы выиграете время для решения важных задач из группы В.

D-приоритет: сюда относятся дела, которые не являются ни важными, ни срочными. Вы можете спокойно отложить их в ящик для бумаг или же, если речь идет о сроках или некоторых заданиях, отказаться от них или же просто перепоручить сделать это кому-то еще. Сознательно оградите себя на время от выполнения дел D, которые позволяют отдохнуть и развлечься в дни наибольшего стресса.

 

Расстановка приоритетов по методу Эйзенхауэра: сделайте это правильно

  1. Расстановка приоритетов в работе по принципу Эйзенхауэра

    Распределите все ваши задачи и обязанности по вышеуказанным группам А, В, С и D. Таким образом вы отделите «нужное» от «бесполезного».

  2. Помните: «важное» коренным образом отличается от «срочного». «Важное» приближает намеченную вами цель, но при этом оно не обязательно является «срочным». «Срочное» же, наоборот, требует вашего непосредственного внимания.

  3. Обратите внимание на так называемое «правило преимущества»: «важное» стоит перед «срочным». Не обязательно выполнять все то, что требует спешки. Постарайтесь не подчиняться больше диктатуре срочных дел, поскольку в ней таится следующая опасность: мы начинаем отвлекаться на то, что является срочным, но абсолютно неважным и не обязательным.

  4. Для разумного планирования вашего времени данный совет будет весьма полезен: всегда начинайте работу с задания, стоящего под номером 1 в группе А, а не с того, что стоит под номером 3 или 4, как бы привлекательны и интересны они ни были. Если к концу рабочего дня вы не успели справиться со всеми задачами и делами из группы А, то продолжайте работу с ними и на следующий день. Не делайте других заданий, пока не закончите с первыми.

  5. Каждый день работайте над какой-нибудь задачей из группы В, требующей больших временных затрат. Наряду со своими повседневными делами вы должны также думать о своих «стратегических» важных задачах и целях. Только так вы сможете уже сегодня обеспечить себе «завтрашний» успех.

Уясните себе раз и навсегда, что у вас никогда не хватит времени на все то, что вам хотелось бы сделать, и на то, чего хотят от вас остальные. Позаботьтесь о том, чтобы использовать свое время лишь на действительно важные для вас вещи, которые могут приблизить поставленную вами перед собой цель. А время вы можете выиграть лишь в том случае, если научитесь говорить «нет» и отказываться выполнять необязательные дела.

 

Тест принципа Эйзенхауэра: правильно ли вы расставляете приоритеты?

Теперь вы можете проанализировать свое умение расставлять приоритеты. Обратите внимание: только задачи, являющиеся действительно важными для вас, могут входить в группы приоритетов А и В!

1. Сколько процентов от общего времени вы проводите в каждом из четырех квадратов А, В, С, D? (см. рисунок)

А__________ %
B__________ %

С__________ %
D__________ %

2. К какой бы группе вы отнесли дела, которыми займетесь завтра?

1.____________________=_________ — приоритет
2,____________________=_________ — приоритет
3.____________________=_________ — приоритет
4.____________________=_________ — приоритет

3. Теперь запишите, на что или на кого вы бы хотели затрачивать больше времени, чем обычно, а на что хотели бы сократить время.

Я бы сократил (а):__________________________
Вместо этого: __________________________

 

Изучите другие методы и приемы организации времени, управления личной карьерой, рационализации труда, убеждения и повышения работоспособности в курсе «Самоменеджмент: управление карьерой»:

Самоменеджмент: управление карьерой: практический интерактивный мультимедийный дистанционный курс

Расстановка приоритетов в тайм-менеджменте (управление временем)

Расстановка приоритетов в тайм-менеджменте – это базис, на котором строится весь остальной процесс. Неправильная градация привнесет еще больший хаос в повседневность и только усугубит положение. Как справиться с этой задачей, расскажет наша статья.

Методики расстановки приоритетов

Испокон веков люди прикладывали колоссальные усилия, чтобы подчинить себе время. Точной даты зарождения тайм-менеджмента неизвестно, однако первые упоминания о нем были зафиксированы еще в Древнем Риме, в записках философа Луцция Аннея Сенеки (3-65 гг. н.э.).

С тех пор человечество приобрело много опыта и смогло сформировать принципы, используя которые, можно грамотно и удобно расставлять приоритеты в собственных делах и работать эффективно. Предлагаем вашему вниманию обзор популярных и хорошо зарекомендовавших себя методик распределения приоритетов.

Планирование по АВС-системе

Началом создания данной системы послужило то, что, как показывает опыт, процентное соотношение важных и неважных дел практически одинаково. Поэтому все занятия распределяются по степени значимости, где каждой ступени присвоена буква.

То, что нужно выполнить в первую очередь, – помещается в группу «А»: это самые важные и значимые дела. В группы «В» и «С» распределяются дела с меньшим показателем срочности.

  • Срочные дела группы «А» составляют 15% времени и приносят 65% результатов.
  • Менее срочные дела группы «В» забирают около 20% времени, при этом приносят столько же результатов.
  • Малозначительные дела «пожирают» 65% ресурсов и приносят около 15% результата.

Исходя из этого была разработана следующая «инструкция по эксплуатации» системы:

  1. Составьте общий список дел.
  2. Систематизируйте каждое по срочности.
  3. Пронумеруйте дела по установленной важности.
  4. Распределите все задачи по вышеупомянутым категориям.
  5. Задачи из группы «А» решайте самостоятельно.
  6. Из группы «В» перепоручите сотрудникам.
  7. Задачи группы «С» нужно свести к минимуму (устранить) или также перепоручить.

Планирование по Эйзенхауэру

Здесь управление временем происходит по принципу распределения всех дел по категориям:

  • Важно и срочно.
  • Не важно, но срочно.
  • Важно, но не срочно.
  • Не важно и не срочно.

В идеале, основную часть времени нужно уделять второй группе. При правильном планировании первая группа вообще должна оставаться пустой, что говорит о рациональном использовании времени. Дела из четвертой области должны отнимать минимум времени, так как сюда входят развлекательные мероприятия.

При правильном планировании первая группа вообще должна оставаться пустой, что говорит о рациональном использовании времени.

Для удобства ежедневного планинга метод Эйзенхауэра подразумевает построение матрицы, состоящей из четырех квадрантов, где по две оси, срочности и важности. В каждый из них вписываются ежедневные дела (после распределения их по представленным группам).

Планирование по правилу Парето

Пользуется популярностью метод итальянского экономиста и социолога Вильфредо Парето: 80/20. Согласно его наблюдениям, всего 20% эффективно потраченного времени приносит 80% результатов.

Вот лишь часть примеров его подсчетов, результаты которых доказывают природную закономерность:

  • 20% работы = 80% прибыли.
  • 80% работы = 20% прибыли.
  • 20% клиентуры = 80% дохода.
  • 80% клиентуры = 20% дохода.

Используйте эту закономерность в повседневности и увидите, как изменится ваша продуктивность. Как правило, люди привыкли тратить свое драгоценное время на отдых и развлечения, а делам уделять остатки сил.

Смените ориентир, используйте 20% времени, вкладывая максимум личного потенциала, что приведет к 80% результата. В первую очередь делайте только самые важные дела, и только потом остальные. Правило Парето удобно применять в тандеме с методом Эйзенхауэра.

Как подступиться к планированию времени

Вне зависимости от того, какой из методов будет предпочтен, подходить нужно одинаково. Не хватайтесь за распределение дел сразу – это не приведет ни к чему хорошему. Начните с подготовки, которая заключается в наблюдениях. На протяжении двух-трех недель следите за своим графиком, ведите точную хронологию, вплоть до 5 минут. Сроки ведения хронологии и точность в подсчетах очень важны для конечных результатов.

Записи ведите следующим образом:

  • 07:00-07:30 – проснулся, сделал зарядку, принял душ.
  • 07:30-08:00 – позавтракал, проверил почту и социальные сети.
  • 08:00-08:30 – подготовил рабочую документацию.

Фиксацию событий можно производить в любом удобном для вас месте: в тетрадке, компьютере, специальной программе, на диктофон. На основе полученных данных вы увидите, на что расходуется время, а дальше решите, что из этого приоритетнее, а что наименее важно.

Несколько советов

Если вы решили «рулить» своим временем осознанно и эффективно, вам обязательно пригодятся следующие советы:

  1. Никогда не тормозитесь на достигнутом. Как только вы добились желаемого – ставьте перед собой новую задачу и идите к ней. Это позволит всегда оставаться в тонусе.
  2. Находите время на саморазвитие.
  3. Не берите на себя чужих обязанностей и задач. Вы должны двигать вперед себя, а не становиться инструментом для продвижения других. Для этого научитесь говорить твердое «НЕТ» и не испытывать за это чувство вины.
  4. Проанализируйте свои желания, подумайте, чего вы хотите добиться в этой жизни. Это даст вам понять, чему нужно уделять свое основное время.
  5. Посмотрите критически на свою жизнь, чтобы выявить вредные привычки, которые «пожирают» время. Не сожалея, исключите их из своей жизни. В крайнем случае, оставьте им самый мизер времени.
  6. Если занимаясь каким-либо делом, вы ощутили, что вам это не приносит никакой пользы, а только тормозит или оттягивает назад, – бросьте его!
  7. Прежде чем приступать к какому-нибудь делу подумайте, нужно ли оно вам? Продвинет ли оно вас к намеченной цели? Да – дерзайте, нет – забудьте о нем.
  8. Ведите журнал, в который будете записывать все свои победы и достижения. В трудные времена вы можете «черпать» оттуда вдохновение и силы, которые не дадут отступиться от намеченного.
  9. Составляйте планы дел не на день, а на неделю – такой подход гораздо эффективнее.
  10. При завале в делах не торопитесь и не паникуйте. Не нужно стараться выполнить все сразу – эффективности от этого никакой не будет, а вот ошибок наделать можно, да и нервную систему сломать. Начните с самых важных дел, постепенно переходя к менее значимым.
  11. Не пытайтесь все запоминать, в суете будней это практически невозможно. Заведите ежедневник, куда вписывайте все необходимое.

Найдите методику, которая наиболее комфортна для вас, примите к сведению советы, приведенные выше, и проживайте каждый день не только с удовольствием, но и с пользой.

Расстановка приоритетов в списке дел

Расстановка приоритетов в списке дел

Итак, вы сидите за рабочим столом, и перед вами список сегодняшних дел. Десятки пунктов. Как вы определите, с чего начать?

Этот раздел посвящен расстановке приоритетов в этом списке. В разных ситуациях приходится использовать разные подходы. В предыдущих главах мы придерживались очень простой схемы: если дело нужно выполнить сегодня, оно имеет приоритет А; если его нужно закончить скоро (но не сегодня), оно получает приоритет В; все остальные дела имеют приоритет С.

«А что делать, если все дела в списке имеют приоритет А?» Прочитать эту главу.

Выполнение дел в порядке их следования в списке

Я часто слышу от системных администраторов, что у них уйма времени уходит на размышления о том, что делать дальше. Я и сам замечал, что могу потратить пять и больше минут только на то, чтобы читать список дел и думать, какой пункт выполнить следующим. Если суммировать все это время, получится не так уж мало.

Если вы теряете время на раздумья о том, что делать дальше, остановитесь. Упростите процедуру принятия решений до предела: просто начните с первого пункта списка и двигайтесь сверху вниз. За то время, что вы сидите и размышляете, вы смогли бы выполнить пару простых дел. Кроме того, в результате переноса невыполненных пунктов на следующий день более старые пункты всплывают к началу списка. Если вы выполните их в первую очередь, это будет хорошим началом дня.

? В детстве моей домашней обязанностью было выносить мусор вечером в понедельник и четверг. Я это ненавидел. Я жаловался на судьбу, откладывал до последнего и всячески пытался избежать этой обязанности. (Думаю, все дети так же относятся к домашним обязанностям.) Хоть это и был большой, трехэтажный викторианский дом, мне хватило бы десяти минут на то, чтобы опорожнить все мусорные корзины. Но вот что занятно! Прежде чем взяться за дело, я изобретал тысячу способов задержаться, теряя при этом полчаса. Есть много ситуаций, когда собственно на дело уходит гораздо меньше времени и усилий, чем на попытки его избежать.

Выполнять дела в том порядке, в каком они идут в вашем списке, гораздо лучше, чем откладывать их на потом. Приведу лозунг фирмы Nike: «Просто сделай это».

Если ваш список настолько короткий, что вы можете переделать все дела за один день, такой подход тем более оправдан. Если неважно, в какое время дня вы выполнили ту или иную задачу, не все ли равно, в каком порядке вы их выполняли?

Здесь уместна аналогия с загруженностью компьютерной сети. Когда нагрузка невелика, службы, связанные с телефонией, не испытывают проблем. Но когда нагрузка в сети возрастает, эти службы работают лучше, если принята одна из более сложных схем расстановки приоритетов или система оценки качества обслуживания (quality of service, QoS). При малой нагрузке годится любая схема. При большой требуется что-то более структурированное. Если список дел невелик, можно расставлять приоритеты как угодно. Если мы завалены делами, нам потребуется схема посложнее.

Развивая аналогию, хочу спросить вас: знаете ли вы, что система оценки качества обслуживания часто сводится не к тому, что какие-то пакеты обслуживаются лучше? Фактически она сводится к тому, что некоторые пакеты обслуживаются хуже! Если разобраться, внутри системы оценки качества обслуживания происходят довольно любопытные вещи. При небольшой загрузке сеть работает так, словно никакой системы оценки качества нет. Пакеты приходят и уходят. Но когда нагрузка возрастает, отсутствие системы оценки качества приводит к отбрасыванию любого пакета, поступившего последним. Иными словами, в буфере нет места для новых пакетов, и они игнорируются. Совсем другое дело, если работает система оценки качества обслуживания. Когда буфер переполнен, последний пакет не отбрасывается; вместо этого из буфера выкидывается пакет с более низким приоритетом. То есть, платя интернет-провайдеру за лучшее обслуживание при определенном трафике, вы платите за то, чтобы вас не выкинули при повышенной нагрузке. Вы буквально даете провайдеру взятку, чтобы, когда нагрузка в сети возрастает, он выкидывал пакет другого клиента!

То же самое происходит при расстановке приоритетов ваших заданий. В вашем распоряжении ограниченные ресурсы и ограниченный запас времени. Если мы завалены работой, то начинаем недовольно ворчать по поводу любого нового запроса. В действительности же нам следует просмотреть список текущих дел и определить, нет ли там пунктов, выполнение которых можно отсрочить. (К сожалению, взятки нам не светят!)

Расстановка приоритетов с учетом ожиданий клиентов

Вот маленький секрет, который я узнал от Ральфа Лоуры (Ralph Loura), когда он был моим начальником в Bell Labs. Если у вас имеется список дел, то при любом порядке их выполнения будет затрачено (примерно) одно и то же время. Однако если вы будете выполнять их в том порядке, какого ждут от вас клиенты, они будут считать, что вы работаете быстро. При том же объеме работы для вас больше понимания у клиентов. Круто, а?!

Чего же ждут от вас клиенты? Разумеется, каждый из них хочет, чтобы его запрос был выполнен немедленно, тем не менее, отдавая себе отчет в том, что на все требуется время. Представление может быть далеким от реальности часто по причине непонимания компьютерных технологий, но все же мы можем разбить ожидания пользователей на несколько категорий:

• Некоторые запросы должны выполняться быстро. В качестве примеров можно привести восстановление пароля, выделение IP-адреса и удаление защищенного файла. У таких запросов есть одна общая особенность. Как правило, это малозначительные дела, которые задерживают выполнение чего-то серьезного (со стороны пользователя). Представьте себе раздражение пользователя, который не может приступить к работе, пока не восстановлен пароль, а вы выполняете его просьбу лишь через несколько часов.

• Срочные задачи, включающие период ожидания («Поспеши и подожди»), должны начинаться как можно раньше. Задачи, выполнение которых предшествует другим задачам, должны, по мнению пользователей, начинаться безотлагательно. Например, заказ какой-нибудь детали включает в себя собственно размещение заказа и долгий период ожидания поставки. Только после этого вышедшую из строя деталь можно заменить на новую. Если ожидание длится две недели, то пользователь рассчитывает, что вы быстро сделаете заказ, и две недели не растянутся на три.

• Некоторые запросы выполняются долго. Сюда относятся установка нового компьютера, создание службы «с нуля» и вообще все, что связано с поставкой товаров. Даже если продавец обещает доставку в течение суток, люди понимают, что их запрос нельзя выполнить немедленно.

• При аварийной ситуации вся остальная работа прекращается. Последняя категория — аварийные ситуации. Пользователи не только считают, что в таких случаях приостанавливается любая другая работа, но и верят в то, что все системные администраторы заняты ликвидацией аварии. Как правило, пользователи не знают, что в группе системных администраторов есть разделение труда.

Теперь, лучше представляя ожидания клиентов, вы можете воспользоваться этим знанием. Как? Предположим, ваш список дел выглядит так, как показано на рис. 8.1.

Выполнив эти дела в том порядке, в каком они перечислены, вы, скорее всего, будете весьма довольны своей производительностью. Вы сделали все в тот день, когда требовалось, и у вас ушло шесть с половиной часов (плюс час на обед). Очень неплохо для вас.

Рис. 8.1. Задачи, не упорядоченные в соответствии с ожиданиями пользователей

Однако ваша деятельность разошлась с представлениями клиентов о том, сколько времени должно уйти на решение их проблем. Сотрудник, сделавший запрос Т7, был вынужден целый день ждать того, на что, по его мнению, требуется пара минут. Если бы этим клиентом был я, то вспылил бы. Из-за отсутствия IP-адреса на целый день задержалась установка нового лабораторного оборудования.

(На самом деле, скорее всего, раздраженный нетерпеливый клиент не стал бы ждать целый день. Он «пинговал» бы IP-адреса до тех пор, пока не нашел свободный на тот момент и не воспользовался бы им. Мог случиться какой-нибудь конфликт, и вся система перестала бы работать, и вы потеряли бы на этом целый день. Впрочем, я отвлекся…).

Давайте изменим порядок выполнения дел с учетом представления клиентов о том, сколько времени требует та или иная задача. Задачи, о которых известно, что они решаются быстро, мы переставим в начало и выполним с утра. Остальные можно выполнить позже. Из этого правила мы сделаем одно исключение, в чем вы вскоре убедитесь. Список с новым порядком задач представлен на рис. 8.2.

Вы начинаете свой день с выполнения задач Т1 и Т7, потому что клиенты ожидают их скорого выполнения, и еще потому, что эти задачи, скорее всего, тормозят крупные проекты. Вы, конечно, уложитесь в предполагаемые сроки выполнения этих задач.

Следующая задача (Т5) относится к категории «Поспеши и подожди». Независимо от того, насколько быстро вы оформите заказ, он будет выполнен только через день-два. Однако если вы не будете тянуть с заказом, то избежите претензий со стороны клиента.

Следующая задача (Т4) выполняется за 30 минут. Можете проверить.

Задача Т2 не требует много времени, но ожидание ее выполнения выражается в сроках, а не в часах и минутах. Если завтра к работе приступает новый сотрудник, ожидается, что к его приходу учетная запись будет создана независимо от того, создадите вы ее за минуту или за день, утром или вечером. Поскольку для задачи установлен крайний срок, важно, чтобы она просто была выполнена.

Рис. 8.2. Задачи, упорядоченные в соответствии с ожиданиями пользователей

Если бы возникла аварийная ситуация (например, из-за того, что два хоста оказались сконфигурированы с одним IP-адресом) и вся работа остановилась, то наше расписание было бы нарушено. Тем не менее я все равно постарался бы создать учетную запись до появления нового сотрудника. Другие дела пришлось бы отложить на день, и это не вызвало бы непонимания клиентов в условиях аварийной ситуации. Но ради создания учетной записи я готов остаться на работе допоздна, чтобы не нарушить срок.

Установку нового сервера (ТЗ) я отношу к категории «черных дыр». По идее, требуется несколько минут на монтаж оборудования, около часа на установку операционной системы и чуть больше часа на ее конфигурирование. По крайней мере, так считают производители. Мы-то, системные администраторы, знаем, что это нереально. В первый раз монтируя незнакомое устройство, вы не один час потратите на то, чтобы разобраться со своеобразной системой монтажа, изобретенной производителем. Процесс установки операционной системы на сервере, как правило, включает в себя ее многократную установку, настройку и последующее удаление, пока не будет достигнута идеальная конфигурация. (Этот ящик будет стоять тут несколько лет, так что имеет смысл потратить время на то, чтобы довести все до ума.) Конфигурирование тоже никогда не укладывается в предполагаемые рамки. Следовательно, браться за задачи типа «черная дыра» следует только после успешного завершения задач, время выполнения которых прогнозируется точнее.

Присваивая приоритет задаче Т6, мы немного отклонились от правил. Учитывая ожидаемое время выполнения этой задачи, можно было ожидать, что я запланирую ее на более раннее время — где-нибудь до задачи ТЗ. Однако на всех сайтах, с которыми я работал, сетевые новости Usenet имеют низкий приоритет, и работа с ними считается очень простой, чем-то вроде подарка для сотрудника. (Я никогда не встречал интернет-провайдера, у которого ситуация была бы иной.) Таким образом, решение низкоприоритетного вопроса переносится в конец списка. Общее правило гласит: если все согласны с низким приоритетом какой-то задачи (или он установлен руководством), то ее следует поместить в конец списка. Задумайтесь: если кто-то пожалуется, что одна из других задач не выполнена, как вы будете смотреть в глаза шефу, объясняя, что отложили клиентский запрос, занимаясь устранением небольшой ошибки в Usenet? Нет, только не это!

Просто? Да. Вам потребуется какая-то практика, но клиенты быстро заметят разницу.

Делегируйте, регистрируйте или действуйте

Когда я излагаю эту систему, основное возражение, выдвигаемое моими слушателями, заключается в том, что их список дел меняется. В начале рабочего дня у них нет фиксированного списка дел, которые надо сделать. Новые дела добавляются в список на протяжении всего дня.

В таком случае следует применять технологию «Делегируйте, регистрируйте или действуйте», описанную в главе 2, где речь шла о прерываниях. Решая, как поступить, вы можете руководствоваться ожиданиями клиентов.

Запрос на восстановление пароля должен быть выполнен быстро, поскольку он задерживает другую работу. Следовательно, лучше сделать это самому, чем делегировать запрос другому сотруднику. И уж, конечно, не стоит регистрировать этот запрос, откладывая его выполнение и расстраивая планы клиента.

Взаимная защита от прерываний

Описанные приемы годятся не только для расстановки приоритетов в вашем личном списке дел, но и для более масштабного планирования. Воспользуйтесь ими для организации работы всего отдела компьютерной поддержки!

Помните технику взаимной защиты от прерываний, описанную в главе 1? По сути, она позволяет вам действовать с учетом ожиданий клиентов. Ваш коллега перехватывает все прерывания в течение половины дня, чтобы вы могли поработать над проектами, а во второй половине дня вы меняетесь ролями. Фактически этот подход обеспечивает постоянное наличие системного администратора, готового снять вопросы, решение которых, по мнению клиентов, не займет много времени.

Большинство служб технической поддержки имеют двухуровневую структуру. Сотрудники первого уровня отвечают на телефонные звонки и переадресуют их на второй уровень, только если не в состоянии решить вопрос самостоятельно. Это не что иное, как вариант взаимной защиты от прерываний для всей команды, который обеспечивает время отклика, соответствующее ожиданиям пользователей!

Расстановка приоритетов, основанная на ожиданиях клиентов, и применение взаимной защиты от прерываний копируют работу службы технической поддержки, что свидетельствует в пользу предложенного мной подхода. А, может, как раз наоборот: двухуровневая структура службы технической поддержки хороша именно потому, что учитывает ожидания пользователей. В любом случае это круто, не так ли?

Расставить приоритеты в жизни, работе и отношениях. Как правильно это сделать

Иногда наши желания и идеи не совпадают с реальными возможностями (время, силы, здоровье, финансы), но еще чаще мы сталкиваемся с проблемой выбора. Ежедневно нам приходится совершать десятки выборов. Какие-то из них малозначимы, например, что съесть на завтрак или какой кофе выпить, а какие-то влияют на всю дальнейшую жизнь. Самый серьезный выбор, с которым мы сталкиваемся – что нужно выполнить обязательно, а чем можно пожертвовать. Говоря по-другому, нам постоянно приходится расставлять приоритеты в жизни, отношениях, работе.

Как расставить приоритеты в работе

Расставлять приоритеты в работе необходимо для того, чтобы избежать профессионального выгорания, переутомления и просрочек в выполнении задач. Решающее значение в этом имеет тренировка внимания и освоение тайм-менеджмента. Но сначала давайте разберемся, почему мы успеваем сделать кучу второстепенных дел, но забываем о главных задачах.

Всему виной особенности человеческого внимания. Одна из его характеристик – рассеянность (сосредоточение). Это частое непроизвольное переключение внимания с одного объекта на другой. Бывает двух видов:

  1. Мнимая рассеянность. Это физиологическая особенность мозга. В коре возникает сильный очаг возбуждения, который блокирует все соседние зоны. Проще говоря, человек заостряет внимание на одном задании и ничего кроме него не замечает. Его внимание отличается избирательностью и трудной переключаемостью. Такие люди в любой момент могут уйти в себя или зациклиться на одной задаче, в том числе малозначимой.
  2. Подлинная рассеянность. Слабая интенсивность и переключаемость внимания, вызванная переутомлением и чрезмерным эмоциональным возбуждением. На физиологическом уровне это объясняется слабым развитием процесса торможения и легко протекающими реакциями возбуждения.

Таким образом, невнимательность и рассеянность, как и способность к сосредоточению – это врожденные особенности личности. И тот, и другой вид рассеянности поддается коррекции. Благодаря упражнениям можно улучшить концентрацию внимания. Однако на работу влияют не только индивидуально-психологические особенности, но и организация процесса деятельности. Так мы с вами подошли к распределению времени и приоритетов.

Придерживайтесь следующих рекомендаций:

  1. Планируйте каждый день с вечера. Делайте это в конце рабочего дня вместе с подведением итогов. На это уйдет 15-20 минут. Заранее определяйте одно важное дело на день и остальные по приоритетности. Начинайте день с выполнения главного дела. Если всего задач на день больше 5, то обязательно составляйте письменный анализ. Мозгу сложно концентрироваться устно более чем на 4 задачах. Но лучше все дела расписывать в ежедневнике, неважно одно это дело или десять. Кстати, больше 10 задач на день ставить не рекомендуется.
  2. Научитесь жертвовать второстепенным. Это похоже на игру в шахматы: чтобы победить, нужно в процессе пожертвовать несколькими фигурами. Второстепенные дела можно сделать частично, не делать совсем или перенести на другой день. На каждый день у вас должен быть план-минимум и план-максимум. При составлении списка дел указывайте приоритет от 0 до 10. То задание, которое получило 0, можно исключить, если не будете успевать.
  3. Не путайте срочные и важные задачи. При расстановке приоритетов описывайте серьезность последствий от невыполнения, а не сроки.
  4. Не поддавайтесь эмоциям. В ходе дня неизбежно будут возникать новые задания и поручения, просьбы коллег. Казалось бы, мелочь (позвонить, найти информацию и т. д.), но за всем этим вы можете забыть о своих задачах. А эмоции, возникающие при общении и столкновении с чем-то новым, только усилят эту вероятность. Возьмите за правило каждое дело вносить в свой список и сравнивать с другими. Возможно, оно автоматически отправится на последние места, и за день вы до него дойти не сможете.
  5. Поручите часть дел другим людям. Но при этом помните о двух правилах: час вашей работы стоит больше, чем вы платите за услугу; человек выполняет поручение так же, как вы, или лучше.
  6. Планируйте перерывы: один утром, один во второй половине дня и полноценный обед вдали от рабочего места (стола). Если не будете во время обеда отвлекаться от работы, то мозг не успеет понять, что он отдохнул. Лучше нормально отдохните и подумайте, что вы уже успели сделать, что еще сделаете, все ли идет по плану, если нет, то почему.
  7. Научитесь отказывать. Безотказные люди чаще других сталкиваются с проблемой нехватки времени и сил на свои дела. Ведь им постоянно подкидывают чужие задачи, конечно, в форме милых просьб. Вы не обязаны углубляться в подробности отказа, просто скажите «не могу помочь по личным причинам». Иногда не стоит углубляться в причины, потому что для другого человека они могут иметь меньшую ценность, чем для вас. Но старайтесь не отказывать постоянно и всем. Сравнивайте просьбы и свой план. Если можете помочь без ущерба себе и другому человеку или если отношения с конкретным человеком для вас приоритетнее, чем другие дела, то почему бы не сделать этого.

Умение говорить «нет» полезно не только на работе, но и вообще в жизни. Однако это не единственное условие расстановки приоритетов во всех сферах.

Как расставить приоритеты в жизни

По сути, жизнь взрослого человека – это и есть работа и отношения. Трудовая деятельность – ведущий вид деятельности во взрослой жизни. Работа нужна для самореализации и жизнеобеспечения. И даже межличностные отношения и увлечения строятся возле рабочих отношений.

Почему же на работе, в быту, на отдыхе мы стремимся выполнить второстепенные задачи, а главные цели откладываем на потом? Так работает наш мозг. Он подсказывает путь наименьшего сопротивления. Малозначимые дела обычно и усилий требуют немного. А вот удовлетворение от их выполнения велико. Вот и получается, что быстро выполняем то одно дело, то другое и параллельно хвалим себя. Но потом выясняется, что главное дело так и осталось невыполненным, а сил и времени на него уже нет. Все самоудовлетворение от выполненных задач сходит на нет.

Что же важно оценивать, чтобы расставить приоритеты в жизни:

  • важность – неважность;
  • срочность – несрочность;
  • главное – второстепенное;
  • быстрый и короткий результат – перспективы, отсроченный результат и выгода.

Также предстоит научиться отделять важное от срочного. Для этого срочные дела нужно обязательно проверять на важность. Как это сделать:

  1. К любому делу задайте вопрос: «Что будет, если я этого не сделаю?»
  2. Оцените значимость последствий. Где они серьезней для вас (хуже, опаснее), то дело и важнее, то есть приоритетнее.

Пример: профилактические медицинские консультации, курсы массажа при больной спине или другие поддерживающие процедуры необходимы для здоровья. Нет времени или средств на это? А что если отказаться от нескольких походов в бар (что, кстати, портит здоровье) или от просмотра ленты в социальных сетях? Тогда можно найти и время, и средства. Примерно так и выглядит расстановка приоритетов. Но, как вы могли заметить, приоритеты тесно связаны с ценностями личности.

Ценности личности – это значимые для человека вещи. У каждого человека своя система ценностей. А соответственно и приоритеты в жизни будут разные. Кто-то на первое место ставит семью, а кто-то работу; кто-то здоровье, а кто-то опасные развлечения; кто-то погоню за мечтой, а кто-то стабильную работу. Проблема ценностей тянет на отдельную статью, и об этом мы еще обязательно поговорим. А пока могу порекомендовать самостоятельно разобраться в своих ценностях или воспользоваться диагностическим тестом из опросника Рокича или Шварца.

Как и на работе, в жизни должна быть главная цель и второстепенные. Второстепенные цели строятся вокруг главной. Главная жизненная идея (месседж) определяет характер ваших взаимоотношений с другими людьми. Так, если вы женщина и хотите самореализоваться как женщина (в классическом понимании этой роли), то большее внимания уделите построению семейной жизни.

Проанализируйте, как вы провели последний месяц жизни. Вас устраивает такой результат? Вы довольны тем, как складывается ваша жизнь в сфере карьеры, отношений, работы, здоровья, финансов, личностного развития. Если нет, то почему и что вас тревожит. Те сферы, в которых вы не получаете удовлетворения и которые беспокоят вас, и нужно сделать приоритетом.

Как расставить приоритеты в отношениях

Учитесь выстраивать и соблюдать личные границы. Личные границы – это невидимая стена между личностью, другими людьми и внешним миром. Личными границами принято называть то, что человек не потерпит в отношениях, и то, что мешает его счастью и благополучию. Главное правило расстановки приоритетов в отношениях: не жертвовать собой, не ущемлять себя.

Личные границы нужны для сохранения внутреннего мира, отделения потребностей и эмоций личности от потребностей и эмоций других людей, определения своей ответственности и ответственности других людей. Личные границы помогают человеку отделять своя «Я» (мироощущение, самоощущение) от «других».

Пример работы личных границ в дружбе:

  • Коллега просит подвести ее до дома (живет рядом). Вы соглашаетесь, но каждый раз подруга задерживается. Вам приходится ее ждать, что нарушает ваши дальнейшие планы. В итоге вы жертвуете чем-то своим.
  • Достаточно сказать о своих границах, и проблема исчезнет. Как тактично сказать: Ольга, я не могу ждать тебя дольше 5 минут. Если ты не сможешь подойти, то я уеду.

Вы предупредили, даже дали запас времени. Дальше все зависит от действий подруги. Если она проигнорирует просьбу, то будет сама нести ответственность за то, что ей придется добираться на автобусе. А вы не выбьетесь из своего графика. Как видите, можно быть вежливым без самопожертвования. Однако избегайте чрезмерно строгих и слишком мягких границ. Сохраняйте их гибкость. Уважайте личные границы других людей.

В любовных отношениях для кого-то на первом месте стоят отношения с супругом, для кого-то дети, кто-то ставит на первое место поддержание отношений с родителями. А для кого-то в приоритете остается только он сам. Нельзя сказать, что правильно, а что нет. Нет единого рецепта человеческого счастья. Потому только вам предстоит определить, что для вас ценнее, при каких приоритетах вы будете счастливы.

Упражнения

Предлагаю познакомиться с тремя упражнениями, помогающими в расстановке приоритетов. По одному упражнению на три компонента: концентрация внимания, планирование времени, расстановка приоритетов.

На развитие внимания

Несколько простых упражнений на улучшение концентрации внимания:

  1. Сядьте на стул, поднимите голову, держите шею прямо, а плечи расправленными и опущенными. Поднимите правую руку, указывая пальцами направо. Поверните голову (только шея, не туловище) и одновременно сконцентрируйтесь на пальцах. Удерживайте руку и взгляд в течение минуты. Повторите то же левой рукой.
  2. Займите удобное положение, закройте глаза, представьте кувшин и шарик. Представьте, как шарик заходит в кувшин. Повторите несколько раз. Тщательно следите за действиями. Результат упражнения – повышение концентрации внимания и разгрузка мыслей.
  3. Возьмите лист и ручку. Начните вести прямую линию. Делайте это плавно, думайте только о линии. Если заметили, что отвлекались, то нарисуйте ответвление вверх и снова вернитесь к прямой линии. Это упражнение позволяет не только тренировать внимание, но и отслеживать динамику тренировок.

На планирование времени

Воспользуйтесь матрицей Эйзенхауэра (один из методов тайм-менеджмента). Распределите все дела по 4 группам:

  • срочные и важные;
  • срочные, но неважные;
  • важные, но несрочные;
  • несрочные и неважные.

Срочные и важные дела нужно делать сразу. Важные и несрочные дела можно отложить на какое-то время, но не стоит злоупотреблять этим (в итоге накопится много срочных и важных дел). Под срочными и неважными делами обычно подразумеваются чьи-то случайные поручения. Старайтесь перепоручать их другому человеку или отказывайтесь. Под несрочными и неважными делами обычно скрываются пожиратели времени (курение, общение в социальных сетях, просмотр телевизора и т. д.). От них можно смело избавляться.

На расстановку приоритетов

Потренируйтесь в расстановке приоритетов по методу «А, Б, В, Г». А – главный приоритет. Г – самый низкий приоритет. Запишите все актуальные задачи, напротив каждой поставьте буквы. Дополнительно поставьте еще одну букву:

  • с – срочные;
  • н – несрочные.

Срочных дел может быть несколько. Тогда их можно ранжировать так: Ас1, Ас2, Ас3 и т. д. А чтобы было проще разобраться в значимости дел, изучите характеристики букв:

  1. А – самые важные дела. От них зависит ваше будущее. Пример важного и срочного дела: сходить к врачу при острых болях, сдать отчет по работе. Пример важного и несрочного дела: выучить иностранный язык для продвижения по работе.
  2. Б – менее важные дела, от которых в экстренной ситуации можно отказаться. Невыполнение этих дел повлечет неприятные последствия, но в целом для будущего это некритично. К делам группы Б нельзя приступать, пока не выполнены все дела из группы А.
  3. В – малозначимые дела, от невыполнения которых ничего не будет. Пример: прочитать новости или книгу на досуге. К делам группы В приступаем только после выполнения дел из группы А и Б.
  4. Г – ненужные дела и привычки, от которых вы давно хотели избавиться.

Главное правило для любой сферы: делайте то, что хотите и можете делать, следуйте своему предназначению. Каждый человек от природы наделен уникальными задатками, которые превращаются в способности. Развивайте то, к чему у вас есть склонности, и ставьте в приоритет то, что вам интересно. В психологии это называется принцип природосообразности, то есть следование своей индивидуальности и уникальности. А о том, как воплотить это в жизнь, вы можете узнать из статьи «Хочу, могу, надо – правила выбора. Как их совместить в жизни и быть счастливым».

Расстановка приоритетов в работе по принципу Эйзенхауэра — №3 (март 2013) — Внауке.by


Расстановка приоритетов в работе по принципу  Эйзенхауэра

Срочные дела, как правило, не самые важные,

а важные — не самые срочные.
 

Дуайт Эйзенхауэр.

Существующий на сегодня ритм жизни вряд ли можно назвать спокойным и размеренным. Большинство из нас каждый день ставит перед собой грандиозные задачи, планирует переделать кучу дел,  и когда нерешённые вопросы приходится переносить на следующий день, и они растут как снежный ком, возникает аврал, жесткий цейтнот.  

Постоянное пребывание в состоянии «не знаю, за что хвататься» вряд ли можно назвать подходящим, когда речь идет о личной эффективности. Возникающее при этом эмоциональное напряжение блокирует производительность, приводит к быстрой утомляемости и апатии. Поэтому, чтобы не стать жертвой стресса или, еще хуже, синдрома хронической усталости, займемся управлением временем или тайм-менеджментом.

Тайм-менеджмент (управление временем) – наука позволяющая достигать поставленных целей в этом сумасшедшем скоростном мире

Управление временем — это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность.

В управлении временем может помочь ряд навыков, инструментов и методов, используемых при выполнении конкретных задач, проектов и целей. Этот набор включает в себя широкий спектр деятельности, а именно: планирование, распределение, постановку целей, делегирование, анализ временных затрат, мониторинг, организацию, составление списков и расстановку приоритетов.

Одним из инструментов тайм-иенеджмента тайм-менеджмента является, так называемая, матрица Эйзенхауэра, позволяющая правильно расставить приоритеты в делах. Авторство принадлежит 34-му президенту США Дуайту Дэвиду Эйзенхауэру.

У Эйзенхауэра был живой и пытливый ум. Он интересовался историей, спортом, математикой, его привлекали устройство вещей и мотивы поведения людей. Свою немалую энергию он направлял на то, чтобы известное работало лучше, а не иным способом. И внутренне Дуайт был более ориентирован на самосовершенствование, а не на переделку самого себя.

Итак, в чём же заключается суть метода?

Начнём с того, что одним из важнейших навыков правильного планирования работы, повышения личной результативности, экономии времени и других ресурсов является умение классифицировать дела по степени их срочности и важности.

Согласно предложенному Дуайтом Эйзенхауэром правилу, приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела.

  • A Важное и срочное. К данной категории следует отнести наиболее важные дела, требующие немедленного выполнения.
  • B Важное, но несрочное. Сюда входят дела важные, выполнение которых может подождать.
  • C Срочное, но неважное. В данную категорию входят не очень важные дела, которые, однако, нуждаются в срочном выполнении.
  • D Не срочное и не важное. К этой группе относятся вопросы, которые можно вообще не решать, поскольку никакой отдачи они не принесут.

Распространенной ошибкой многих людей, терпящих неудачи в планировании, является именно нехватка умения расставить приоритеты в задачах, требующих решения.

Люди склонны заниматься прежде всего, тем, что им нравится, а затем переживать периоды цейнтнотов, вгоняющие человека в стресс и приводящие к синдрому эмоционального выгорания.

Важность дела определяется тем, насколько результат его выполнения влияет на Вашу работу.

Срочность — тем, насколько быстро надо выполнить это дело.

A Важное и срочное. Если большинство дел и задач попали именно в этот сектор, то стрессы и кризисы – это ваше обычное расписание. Надежда, что дела из квадранта 1 будут закончены и потом начнется новая, наполненная смыслом и более размеренная жизнь,  — это огромное заблуждение.

Как показывает практика, зачастую такая ситуация является следствием:

  • нерационального планирования: весь день мы заняты работой, однако почему-то начинаем выполнение дел «с конца», откладывая всё важное «на потом»;
  • отсутствия самодисциплины, неумения заставить себя заниматься делами, которые действительно имеют значение;
  • ленью;
  • в целом плохой организации работы кафедры, отдела, подразделения, в котором не ведется планирование, и ситуация аврала считается «нормальной».

Скорее всего, неправильно расставляются приоритеты, или не делегируются обязанности (нет доверия в коллективе). При таком положении вещей вы всегда будете заняты важными проблемами сегодняшнего дня. Суть системы в том, чтобы не допускать попадания дел в эту категорию. Для этого достаточно заранее начинать выполнение важных, но не срочных дел.

В данную категорию дел могут входить:

  • Незапланированный поход к стоматологу, вызванный, как всегда, внезапной зубной болью.
  • Написание статьи, подготовка отчета, срок сдачи которых вот-вот наступит. Разумеется, о статье вы знали еще неделю назад, об отчете – еще раньше, но все как-то руки не доходили…
  • Срочный звонок.
  • Хроническая усталость, явившаяся следствием отсутствия режима дня, полноценного сна и отдыха, перегрузок и т.д.

Необходимо научиться делегировать обязанности, найти и «воспитать» себе помощника, который заменит вас при необходимости. Подготовьте список обязанностей, которые Ваши подчиненные и коллеги могут выполнять вместо вас. Пересмотрите лист приоритетов. Перенесите «центр тяжести» Вашей деятельности в квадрант 2.

B Важное, но не срочное. Данную категорию дел можно назвать очень важной, поскольку именно ей успешные люди уделяют больше всего времени и сил. Своевременно начать выполнение важного задания означает не только избавить себя от стрессов, но и получить удовольствие от сложной, но интересной задачи. Ведь у вас есть время, чтобы обдумать дело, а затем не спеша, без суматохи начать его выполнение. Кстати, такой подход исключает ошибки или, по крайней мере, минимизирует их вероятность. Но даже если они возникают, у вас есть время все исправить.

Если не начать выполнение этих дел вовремя, со временем они перейдут в категорию «А». И вот тогда придется крутиться, вертеться, вздыхать, жаловаться на жизнь и возненавидеть свою работу.

Примеры дел для квадранта B:

  • Написание статей, тезисов, отчетов по науке, отчетов о деятельности кафедры и др. плановая работа;
  • своевременная оплата автомобильной страховки, за коммунальные услуги и т.д.;
  • регулярные обращения к врачу – с целью профилактики и предупреждения заболеваний.

C Срочное, но не важное. К данной категории относятся вынужденные дела, которые вам приходится выполнять, даже если они не приближают вас к поставленной цели. Сюда относится временное выполнение обязанностей другого сотрудника, который ушел в отпуск или на больничный, устранение внезапно возникших неполадок (например, вода из стиральной машины затопила соседей). Подобные дела только отвлекают от работы и не дают сконцентрироваться на главном. Увы, ни один человек не застрахован от их появления.

Обычно люди, занимаясь деятельностью, перечисленной в квадранте 3, считают, что они находятся в квадранте 1. Их деятельность представляется им не только действительно срочной, но и чрезвычайно важной. В силу каких-то причин вы изо всех своих должностных обязанностей выбрали только неважные. Причем вы сами определили, что для вас является основным делом, и что – суета сует.

Просто перенесите «центр тяжести» ваших дел в квадрант 2, выполнение срочных, но не жизненно важных задач из квадранта 3, вы просто обязаны делегировать. Для этого надо немедленно пересмотреть список приоритетов, графики выполнения задач, освоить все техники экономии времени. Именно эти способы помогут вам получить солидный запас времени, которое вы потратите на действительно важные мероприятия, которые приведут вас к намеченной цели.

D Не срочно и не важно. Дела данной группы не приносят человеку никакой практической пользы. К ним можно отнести:

  • бесцельное хождение по магазинам «просто посмотреть», хотя в действительности вам ничего не нужно – просто хотите улучшить настроение;
  • бесцельное чтение интернет-страничек – развлекательное, но абсолютно бесполезное;
  • зависание в аське, скайпе и других месседжерах;
  • компьютерные игры;
  • долгие телефонные разговоры;
  • просмотр телешоу, развлекательных программ, музыкального канала; бесцельное переключение каналов, когда вы по чуть-чуть смотрите все подряд;
  • чтение анекдотов, забавных историй и др.

Дела данной категории не приносят человеку никакой пользы, однако они очень приятны. Главная рекомендация специалистов по тайм-менеджменту сводится к тому, чтобы уделять данным делам как можно меньше времени или использовать их для кратковременного отдыха между выполнением важных дел. К сожалению, немало людей начинают свой рабочий или выходной день с этих занятий, нерационально растрачивая свой утренний заряд энергии.

Расстановка приоритетов: как это сделать правильно

1. Распределите все ваши задачи и обязанности по вышеуказанным группам А, В, С и D. Таким образом вы отделите «нужное» от «бесполезного».

2. Помните: «важное» коренным образом отличается от «срочного». «Важное» приближает намеченную вами цель, но при этом оно не обязательно является «срочным». «Срочное» же, наоборот, требует вашего непосредственного внимания.

3. Обратите внимание на так называемое «правило преимущества»: «важное» стоит перед «срочным». Не обязательно выполнять все то, что требует спешки. Постарайтесь не подчиняться больше диктатуре срочных дел, поскольку в ней таится следующая опасность: мы начинаем отвлекаться на то, что является срочным, но абсолютно неважным и не обязательным.

4. Для разумного планирования вашего времени данный совет будет весьма полезен: всегда начинайте работу с задания, стоящего под номером 1 в группе А, а не с того, что стоит под номером 3 или 4, как бы привлекательны и интересны они ни были. Если к концу рабочего дня вы не успели справиться со всеми задачами и делами из группы А, то продолжайте работу с ними и на следующий день. Не делайте других заданий, пока не закончите с первыми.

5. Каждый день работайте над какой-нибудь задачей из группы В, требующей больших временных затрат. Наряду со своими повседневными делами вы должны также думать о своих «стратегических» важных задачах и целях. Только так вы сможете уже сегодня обеспечить себе «завтрашний» успех.

Нужно уяснить себе раз и навсегда, что у нас никогда не хватит времени на все то, что нам хотелось бы сделать, и на то, чего хотят от нас остальные. Необходимо использовать свое время лишь на действительно важные для нас вещи, которые могут приблизить поставленную нами перед собой цель. А время можно выиграть лишь в том случае, если научиться говорить «нет» и отказываться выполнять необязательные дела.

Кроме того, чтобы быть более продуктивным в своей деятельности и не жить в промежутках между стрессами и кризисами, надо уметь делегировать обязанности и не тратить время на решение чужих проблем.

Таким образом, идеальное расписание на день должно по большей части содержать дела и задачи, которые попадают в квадрант 2 (важные/не срочные) матрицы Эйзенхауэра.


Комментарии отсутствуют

Добавление комментариев доступно только зарегистрированным пользователям

Как расставить приоритеты, когда всё кажется важным: 7 техник

Вам никогда не хватит времени и ресурсов, чтобы воплотить все задуманное. Всегда приходится от чего-то отказываться. Но что делать, если все дела из вашего списка кажутся сверхважными, и вы никак не можете принять решение, какое из них выполнять первым? В этом случае вам помогут техники приоритизации. Они дают формальный метод оценки важности каждого дела. Так вы сможете разгрузить свой мозг, чтобы направить его ресурсы на работу. В этой статье мы даем 7 техник из сферы тайм-менеджмента: попробуйте их, и выберите наиболее подходящую.

1

Матрица приоритетов

В этом методе вы выписываете задачи в матрицу из четырех блоков. Ось Х представляет одно значение, а ось У – другое. Каждый квадрат, таким образом, указывает приоритет на основе определенных критериев.

Матрица Эйзенхауэра

Популярным примером является матрица Эйзенхауэра, которая использует важность в качестве значения оси У и срочность в качестве значения оси Х. Вы оцениваете задачи по критериям срочности и важности, а затем помещаете каждую из них в правильный квадрат на основе вашей оценки:

Важные и не срочные Важные и срочные
Не важные и не срочные Не важные и срочные
  • Важные и срочные задачи – это ваши главные приоритеты.
  • Важные, но несрочные задачи имеют более низкие приоритеты – их вы должны запланировать на потом.
  • Срочные, но не важные задачи – хорошие кандидаты для делегирования.
  • Не срочные и не важные задачи – это то, что вы, вероятно, просто не должны делать.

Помещая каждую задачу в свой список в квадрат матрицы Эйзенхауэра, вы можете определить, над чем вам нужно работать сейчас, что вы оставите на потом, что следует делегировать и что можно удалить из списка.

Матрица Усилия-Влияния

В матрице усилия-влияния вы оцениваете задачи на основе того, сколько усилий они потребуют и какое влияние окажет их выполнение:

Большие усилия и низкое влияние Большие усилия и высокое влияние
Низкие усилия и низкое влияние Низкие усилия и высокое влияние

Задачи в двух правых квадрантах являются вашими приоритетами. «Низкие усилия, высокая отдача» – эти задачи, вероятно, ваши самые высокие приоритеты, потому что они представляют собой быстрые победы, а вот пункты из нижнего левого угла можно смело вычеркивать.

2

Самая важная задача (Most Important Task)

Most Important Task (MIT) – это исключительно простой метод приоритизации без какого-либо шаманства. Не пытайтесь расставить приоритеты по всему списку дел, начните каждое утро с выбора 1-3 Самых Важных Задач (MITs), которые вы должны сделать в этот день.

По крайней мере, одна из Самых Важных Задач дня должна быть связана с вашими главными целями, чтобы убедиться, что вы делаете что-то ежедневно для их достижения. Вы наверняка успеете выполнить больше за день, чем только ваши MITs. Но выбор MITs утром и установка крайнего срока гарантируют, что вы каждый день посвящаете время работе над важными, высокоприоритетными задачами.

3

Метод Айви Ли

История метода Айви Ли очень ярко показывает его эффективность. Однажды предприниматель Чарльз М. Шваб нанял консультанта по продуктивности Айви Ли, чтобы повысить производительность своей стальной корпорации. Ли не просил авансового платежа за консультацию. Вместо этого он попросил Шваба подождать три месяца, а затем заплатить ему любую сумму, которую он посчитает подходящей, основываясь на результатах. Три месяца спустя Шваб выписал Ли чек на 25 тысяч долларов (по тем временам это были очень большие деньги).

Метод Айви Ли прост (и похож на метод MIT):

  1. В конце каждого рабочего дня выберите шесть наиболее важных задач в вашем списке, чтобы работать над ними завтра.
  2. Затем упорядочите эти шесть задач с точки зрения приоритетности.
  3. Когда вы приступите к работе на следующий день, трудитесь над задачей номер один, пока она не будет завершена.
  4. Затем работайте над задачей номер два, номер три и т. д.

Продолжайте, пока все шесть задач не будут завершены, и повторяйте процесс каждый день.

4

Два списка

Этот метод советовал знаменитый инвестор Уоррен Баффет. Он основан на принципе Парето, когда вы беретесь за выполнение только 20% самых важных дел, которые принесут 80% результата:

  1. Напишите список из 25 дел, которые вы хотите сделать.
  2. Выберите из них пять наиболее важных приоритетов – это ваш новый список дел.

Выполняйте только эти пять дел, а оставшиеся вычеркните или делегируйте – они не окажут особого влияния на вашу жизнь. Возьмитесь за остальные 20, только если у вас останется время после выполнения самых важных задач.

5

Метод MoSCoW

В этой технике вы относите каждое дело к одной из 4-х категорий:

  1. M (Must Do) – задачи, которые вы должны выполнить обязательно.
  2. S (Should Do) – это то, что вы должны делать, но они имеют более низкий приоритет, чем M-задачи.
  3. C (Could Do) – эти задачи можно бы и сделать, но если вы их не выполните, то ничего страшного не случится.
  4. W (Won’t Do) – эти задачи вообще можно не делать.

Если вы всегда работаете над своим списком сверху вниз, вы убедитесь, что тратите время только на самые приоритетные дела.

6

Техника ABCDE

Метод MoSCoW не учитывает одну вещь – это задачи, которые вам нужно поручить кому-то другому. MoSCoW подходит, если у вас нет никого, кому можно делегировать. Если же у вас есть подчиненные – вооружитесь техникой ABCDE.

Как и в предыдущем случае, метод ABCDE начинается с помещения каждой задачи в вашем списке в категорию:

  1. A – это то, что вы должны делать в первую очередь (так же, как задачи M в MoSCoW).
  2. B – это то, что вы должны делать во вторую очередь (так же, как задачи S в MoSCoW).
  3. C – это то, что можно, но не обязательно делать (так же, как задачи C в MoSCoW).
  4. D – это задачи, которые вы должны делегировать (или автоматизировать).
  5. E – дела, которые вы можете устранить (так же, как задачи W в MoSCoW).

Процесс для ABCDE такой же, как и для MoSCoW: просмотрите каждую задачу в вашем списке, назначьте ей букву на основе ее приоритета, и отсортируйте. Делегируйте задачи D и удалите задачи E, чтобы у вас остались только A, B и C, а затем работайте сверху вниз, чтобы убедиться, что вы всегда сосредоточены на своих самых важных целях.

7

Скрам-приоритизация

Скрам-приоритизация основана на упорядочении. Если у вас есть 20 дел в списке, вы назначаете каждому номер от 1 до 20 на основе приоритета и последовательности. Скрам-приоритизация работает очень хорошо, когда вам нужно учитывать последовательность.

Скажем, ваша самая приоритетная задача – покрасить пол в ванной комнате. Тем не менее, вы знаете, что вам также нужно поменять трубы в ванной, и для этого придется вырезать пол. Запуск новых труб может быть более низким приоритетом, но, поскольку это повлияет на вашу самую главную задачу по повторной облицовке пола, второстепенное дело нужно завершить в первую очередь.

В этом методе вы оцениваете каждую задачу в своем списке, используя три критерия:

  1. Насколько важна эта задача?
  2. Насколько это важно по сравнению с другими задачами из этого списка?
  3. Зависит ли какая-либо другая задача от этой задачи?

Затем, используя ответы на эти вопросы, вы назначаете каждому число 1-n (где n-общее количество задач в вашем списке). Вы не можете иметь две задачи, которые являются #1. Вы должны сделать один #1 и один #2. Каждое дело получает уникальный номер.

Скрам-приоритизация отлично работает сама по себе, но она также хорошо сочетается с другими методами, такими как MoSCoW и ABCDE. После классификации задач по приоритетам (как M, C и W или A, B и C) можно начать упорядочивать задачи в том порядке, в котором вы планируете их выполнять по методу Скрам.

Заключение

Люди сжигают очень много драгоценного времени на выполнение ненужных дел, не достигая при этом своих целей. Техники приоритизации помогают решить эту проблему, позволяя выделить самые важные и результативные задачи. Этих методов очень много и не все они работают одинаково эффективно для разных людей. Попробуйте их все, выберите наиболее подходящий и поделитесь своим опытом в комментариях.

А команда 4brain желает вам продуктивного дня и достижения всех ваших целей!

приоритизация в жизни и работе

Как часто, оглядываясь назад, многие вздыхают о том, что и вспомнить нечего. Речь идет не об авралах или серой череде будней. Досадно, когда мечты так и остались нереализованными, а желания — несбывшимися. Хорошо верить в фею-крестную или волшебную палочку. Но можно сделать так, чтобы ей стал обычный карандаш. Правильную расстановку жизненных приоритетов, примеры того, как их расставить и как это понять, можно увидеть у всех успешных людей. Начинается все именно с карандаша и небольшого листка бумаги. Они помогут сконцентрироваться и выбрать самое значимое, наметить дальние и ближние цели, найти пути к их достижению, ведь время — невосполнимо, оно наш самый ценный и ограниченный ресурс, который мы зачастую тратим неразумно и неэффективно. Именно поэтому так важно учиться распределять часы  в соответствии с важностью.

Что это значит

Приоритет — это самое важное дело на данный момент, для решения которого сконцентрировано все время и силы.

Часто наблюдается своеобразное распыление между массой маленьких, но срочных задач, отнимающих энергию, но не дающих практического результата. Соблюдение определенной иерархии поможет распределить их по и срочности.

Направлений много, основными считаются:

  • здоровье;
  • семья;
  • карьера;
  • финансовое благополучие;
  • насущные потребности в еде и одежде;
  • общение;
  • самореализация;
  • творчество;
  • отдых.

Определить, какой вариант на сегодня требует самого пристального внимания, поможет выбор и расставление приоритетов в жизни.

Пирамида Маслоу

Эта известная таблица систематизирует человеческие  потребности. Все наши нужды выстроены здесь в определенном подчинении по отношению к друг другу: не удовлетворив нижний уровень, невозможно двигаться выше.

Взаимосвязь практического и духовного давно доказана. Без удовлетворения базовых потребностей не получится сделать шаг дальше. Система, разработанная психологом Абрахамом Маслоу, наглядно показывает возможное определение приоритетных задач и целей. В основу он положил физиологические потребности, дающие силы для продвижения по дороге жизни. Следующим требованием становится безопасность человека и его близких. Далее следует потребность в любви, которая дополняется желанием признания заслуг и уважения других членов общества. На вершину он поместил самовыражение, как акт высшего творчества. Но он невозможен без соблюдения базовых требований хотя бы в минимальном объеме. Это распределение обязательно учитывается, иначе планы рискуют так и остаться в виде таблиц и графиков, не имея под собой основы для фактической реализации.

Время делать выбор

Как сложится судьба человека, сможет ли мечта стать реальностью, зависит только от него самого. Знание о том, что такое и как правильно расставлять приоритеты в жизни человека, работе, делах и как этому научиться, открывает простор не только для самосовершенствования, но и для упорядочивания своей судьбы. Для этого разработаны целые системы, они базируются на утверждении, что каждый человек идет к достижению цели своими путями и предлагают модели поведения. Остается только вникнуть в их действие и выбрать самый близкий по алгоритму вариант. Любой из них подразумевает несколько этапов осуществления задуманного. Почувствовав, что какая-то из жизненных сфер выходит из-под контроля или препятствует выходу следующий уровень развития, меняйте положение сразу же. 

Первый шаг — откровенный разговор с бумажным листом

У каждого свои приоритеты в жизни. Под давлением обстоятельств они могут немного меняться местами, когда вместо отдыха требуется забота о малыше или аврал на работе заставляет на некоторое количество дней уменьшить время, уделяемое семье. Это реальность и это нормально. Но сначала нужно определить личные ценности и расставить их по степеням важности. Я рекомендую на некоторое время отставить в сторону тезис » я должен» по отношению к окружающим и выдвинуть на первое место » я хочу», применительно к себе.

Психолог Дарья Милай

Теперь нужно взять карандаш и чистый лист, чтобы ответить максимально честно на простые вопросы.

  1. Что является самым важным. Допускается короткий список с выделением центрального пункта.
  2. Что съедает основную часть времени. Это будет видно лучше, если распорядок дня оформить в подпунктах с указанием временных границ.
  3. Прописать свои желания и стремления с ожидаемым результатом через 10, 20, 30 лет учитывая все основные жизненные аспекты.
  4. Какие условия необходимы для достижения каждой цели.
  5. Что мешает реализации задуманного. Тут придется пройтись по предыдущему пункту, но со знаком минуса.
  6. Отметить, что не подлежит обсуждению и должно выполняться неукоснительно, например, забота о родителях.
  7. Вынести в перечень то, без чего можно обойтись, наименее важное.

Записывать или зарисовывать информацию допустимо в любом виде, главное, чтобы она была наглядной и понятной.

Шаг второй — вдумчивый анализ

Для успеха не на одном направлении, а с учетом каждого из них, сил и времени хватит с запасом. Главное, правильно определить и расставить приоритеты в жизни. Сначала нужно выделить конечную цель, а потом, как опытный полководец, рассмотреть варианты ее достижения, проинспектировав имеющиеся ресурсы и изыскав возможности пополнить недостающее.

Нельзя действовать сгоряча, не продумав каждый нюанс. Так можно только разрушить уже имеющееся, ни на йоту не продвинувшись к желаемому.

Третий — план предстоящих действий

Когда ясна цель и виден стартовый уровень, настало время тщательно разработать поэтапное продвижение к идеалу. Нельзя сдвинуть скалу голыми руками, но можно ее раздробить на куски и постепенно перенести по одному. Так я рекомендую поступать и тем, кто решил изменить все к лучшему. Глобальная цель должна состоять из череды промежуточных, для них определяется время и просчитываются необходимые шаги.

Иногда приходится встречать людей, которые попытались сразу объять необъятное. В результате они потеряли веру в себя и опустили руки. С такими клиентами работать тяжело, но помочь им можно, проходя вместе с ними предварительные этапы и совместно намечая пути достижения цели. Как правило, их вторая попытка оказывается гораздо результативнее.

Важно не оповещать окружающих о своих планах, пока не началась их реализация. Пустые разговоры растрачивают драгоценную энергию, превращая благие начинания в бахвальство и могут серьезно навредить.

Шаг четвертый — действуйте

После тщательной подготовки пора приступать к воплощению и тут уже колебания неуместны. Реальность вокруг будет меняться постепенно, в процессе приходится иногда пересмотреть приоритеты и это нормально. Начинать нужно с мелких повседневных задач, постепенно продвигаясь к главному и сверяясь с выработанным курсом. Я рекомендую обязательно фиксировать промежуточные успехи, сравнивая запланированное с достигнутым, корректируя по мере необходимости сроки. Важно не затягивать выполнение намеченного, но и не допускать пустой суеты.

Очная консультация

Каковы особенности и преимущества очной консультации?

Консультация по скайпу

Каковы особенности и преимущества консультаций по скайпу?

В процессе работы нельзя поддаваться нерешительности, но уместно проявить дальновидность и еще раз проанализировать вектор движения.

Шаг пятый — научиться искусству жонглирования

Поняв, что такое ставить приоритеты в жизни и какие они бывают, становится гораздо легче выстроить их по важности, двигаясь вперед и не упуская из виду основной. Судьба преподносит сюрпризы и придется научиться реагировать на них, не теряя главного. Цели напоминают хрустальные шары, наполненные светом. Нельзя допустить, чтобы они упали и разбились, но иногда нужно их менять местами, образно говоря, перехватывать из одной руки в другую.

Теперь при любой неожиданности будет готов план действий, который позволит относительно безболезненно и оперативно переместить акценты, чтобы потом снова выровнять курс и уверенно двигаться в выбранном направлении. Расстановка приоритетов в работе и жизни поможет сделать путь к самой главной цели простым и понятным, разделив его на временные отрезки, определив для каждого протяженность и объем усилий.

Правильная расстановка 

На первый взгляд все довольно просто, если взять за аксиому, что важное дело не терпит отлагательств. Но тогда есть риск захлебнуться в лавине неотложных проблем, требующих немедленного решения. Для оптимизации усилий есть опробованные на практике инструменты.

Методы 

У каждого человека свой алгоритм, нужно подобрать способ, входящий в резонанс с жизненными ритмами и тогда результат от усилий увеличится в несколько раз. Можно испытать их на практике или довериться интуиции.

Матрица Эйзенхауера

Для его реализации приоритеты распределяются по двум критериям — срочность и важность. Они выписываются по принципу системы координат, где задачи выстраиваются наискосок с левого верхнего угла к правому нижнему.

Таблица наглядна и позволяет оценить как общий масштаб, так и количество промежуточных этапов. Она подстраховывает от выпадения из поля зрения дел, попадающих в категорию неотложных. Такая система не только удобна в применении, но и дисциплинирует, координирует. 

Составление списков 

Некоторые не понимают, как важно умение правильно расставить приоритеты в работе и жизни и что это значит для качественного выполнения намеченных целей. Хватаясь сразу за все, они рискуют все и упустить, как песок сквозь пальцы. Основной принцип списка — от важного к более незначительному. Желательно составить 2 перечня, ориентируясь по важности и срочности, а затем сверить их на предмет совпадений.

Правило Парето

Еще один оригинальный и действенный метод заключается в выделении с 20% самых необходимых дел и сосредоточить усилия именно на них, оставив остальные на постепенное выполнение по мере возможности. Получается, что первоочередное решение основных задач высвобождает массу времени и энергии для других занятий, ускоряя продвижение к финишной прямой.

Квадрат Декарта

В каком бы веке ни жил человек, но знание о том, что такое правильно расставленные приоритеты, будет экономить ему внутренние ресурсы. Он прост, как все гениальное, требует сосредоточенности, но дает очень точный результат. Применим для удаленных целей на несколько лет или всю жизнь. Каждая рассматривается с 4 сторон, где учитывается:

  • следствия отказа;
  • что исчезнет или не свершится при осуществлении задуманного;
  • чего можно лишиться, если не предпринять ничего.

Трудоемкость процесса компенсируется быстрой расстановкой заданий по мере важности.

Метод АВС

Исключает потерю значимых дел в суматохе повседневности. Для его реализации достаточно распределить все задачи на 3 колонки:

  • важно;
  • не слишком;
  • можно обойтись.

Несмотря на кажущуюся простоту способ работает великолепно, при планомерном применении дисциплинируя мысли и тренируя память.

Олимпийское устройство

Применяется соревновательный подход по принципу » победитель — проигравший», где задачи выводятся по уровню важности путем сравнения, та, что признана более весомой, проходит следующий круг, от 1\8 до финала. Выстраивается стройная система, которая уже не подвергается сомнению и является руководством к действию. Это помогает понять, как поставить в приоритет что-то и добиться положительного результата.

Метод попарного сравнения

Похож на оценку в фигурном катании, но, кроме «артистичности и техники» должно быть еще 3-4 критерия, где значимость определяется по шкале из 5 баллов. Лидеры по суммарному количеству выдвигаются на первые строки, обязательные к выполнению. Идеальным вариантом будет совпадение по нескольким позициям, значит, цели дополняют друг друга и будут наиболее эффективно двигать систему к завершению процесса.

Взаимное влияние

Здесь придется просчитывать ходы, как в шахматной партии. Смысл в том, чтобы найти цель, которая косвенно влияет на осуществление других. Например, чтобы получить новую должность, нужно пройти обучение, что повысит уважение окружающих и компетентность человека как сотрудника. Для поездки на курсы необходима определенная сумма денег, что сподвигнет на поиски новых источников дохода, а они со временем повысят благосостояние семьи в целом. Отмечать зависимость удобно стрелочками или любыми другими значками. Та, на которую укажет самое большое количество знаков и становится основной на данный момент.

Задайте вопрос

Вклад в глобальные цели

Здесь объектом поиска становится задача, которая ведет к удовлетворению большего количества запросов. Метод диаметрально противоположный приоритету взаимного влияния. Тоже достоин рассмотрения и фрагментарного применения.

Многофакторный анализ

Для его реализации придется выделить не просто свободную минутку, а потратить значительное количество времени, получив в итоге довольно точный план работы. Для этого все выписывается в общий перечень, задаются несколько параметров и по каждому проставляются оценки от 1 до 5. Чем больше критериев, и честнее ответ, тем точнее прогноз.

Кроме научно обоснованных методов, существуют довольно самобытные способы приоритизации задач, которые выполнить правильно просто. К ним относятся:

  • способ жареного петуха, когда откладывать уже не получится;
  • скрипящее колесо, где критерием становится раздражение от невыполненного;
  • система мишени, предполагающая реализацию того, что попалось на глаза.

Такие способы действия дают кратковременный эффект, но тоже имеют право на жизнь. Главное, чтобы они приносили результат.

От накопления досадных мелочей спасает правило 2 минут. Его применяют ежедневно. Смысл в том, что если дело займет меньше 120 секунд, то оно выполняется незамедлительно и вычеркивается из перечня, не зашлаковывая пространство.

Богатство методов позволяет выбрать один или несколько, начиная с простых и осваивая постепенно более сложные и эффективные. Организация расхода времени отзовется повышением результативности работы по решению текущих задач. Доказательством утверждения является пример самых загруженных людей. Они успевают выполнить намеченное, заняться спортом, уделить некоторое количество часов любимому занятию и оставить вечер для общения с друзьями. 

 

Заключение

Людям, не владеющим способностью расстановки приоритетов, трудно сразу сориентироваться в обилии информации, перевести теоретические выкладки в практические действия. Часто нужно показать направление и помочь сделать первые шаги, поддерживая и ободряя.

Я давно работаю с проблемой нехватки времени и помогаю тем, кто не в состоянии вырваться из повседневной трясины мелких дел. Силы на достижение мечты есть у каждого человека, для этого требуется раскрыть его внутренний потенциал. 

Помощь психолога Дарьи Милай

Записывайтесь ко мне на личную консультацию и я помогу:

  • выявить приоритетность задач;
  • пользоваться методами расстановки целей по степени важности;
  • эффективно планировать время и распределять силы;
  • стойко переносить психологические трудности на пути к заветной мечте.

В сложных жизненные ситуациях, возникает ощущение безысходности и отчаяния. Самым действенным способом является личная консультация.

Часовая встреча по вашему уникальному запросу в Москве.

Записаться на консультацию

Интенсивный ритм жизни?
Получите он-лайн консультацию из любого уголка мира.

Skype, Viber.

Записаться на консультацию

Как расставить приоритеты, когда все кажется важным

У вас никогда не бывает достаточно времени, чтобы сделать все, что вы хотите. Это универсальная проблема. И мы все принимаем этот факт и живем с его реальностью до тех пор, пока наихудший сценарий не поднимет свою уродливую голову: не хватит времени, чтобы сделать все, что у вас, , есть .

Когда кажется, что все в вашем списке дел имеет решающее значение (или когда кто-то, кому вы отвечаете, думает так), пришло время использовать один или несколько методов определения приоритетов, чтобы сделать ваш список дел более управляемым и решаемым.

Что такое метод приоритезации?

У вас 300 задач в вашем списке дел. Какой из них самый важный?

Метод расстановки приоритетов поможет вам ответить на этот вопрос, предоставив формальный метод оценки необходимости выполнения каждой задачи из вашего списка. Процесс расстановки приоритетов позволяет вам принимать обоснованные решения о том, что вам нужно делать, что вам не нужно делать и когда вам нужно сосредоточиться на определенных задачах.

Методы расстановки приоритетов решают два ключевых вопроса:

  • Стоит ли вам действительно пойти на встречу / ответить на это электронное письмо? Если вы позволите другим людям создавать за вас список дел с помощью приглашений на собрания и входящих писем, вы никогда не сможете выполнить свою важную работу.Легче чувствовать себя оправданным, отклоняя приглашение на встречу или откладывая ответ на электронное письмо, когда вы точно знаете, на чем вам нужно сосредоточиться и почему.

  • Все критично! Если вам кажется, что вы тратите свой день на борьбу с пожарами, потому что все, что вас просят сделать, является «срочным», список приоритетов может помочь вам восстановить контроль над своим временем и противостоять необоснованным паническим заданиям в последнюю минуту.

Когда я работал над разработкой продукта, наши списки приоритетов были нашим щитом от задержек и отвлекающих факторов.Когда заинтересованные стороны появлялись с новыми, срочными запросами, мы просто показывали им список приоритетов и спрашивали: «Что мы должны сократить, чтобы удовлетворить этот запрос?» Увидев важность других вещей в списке, срочные запросы часто внезапно становились менее срочными.

Но это работает не только при разработке продукта. Вы можете использовать его, чтобы управлять приоритетами своего начальника, коллег, семьи и даже той части вашего мозга, которая постоянно ищет новые идеи для дел / новые способы откладывать дела на потом, которые удерживают вас от выполнения важной работы.

Сосредоточьтесь на своей самой важной работе с помощью этих 9 методов приоритизации

Выбор правильной техники расстановки приоритетов — дело личное: выбранный вами метод должен иметь смысл и быть правильным. К счастью, существует множество методов расстановки приоритетов, которые следует учитывать в вашем стремлении найти метод, который вам подходит.

  1. Матрица приоритезации

  2. MoSCoW

  3. ABCDE

  4. Приоритезация Scrum

  5. Пузырьковая сортировка

  6. Наиболее важная задача

  7. Ivy

  8. Ivy 9

  9. Два списка


1.Матрица приоритетов

Метод матрицы приоритетов состоит из размещения всех ваших задач в матрице из четырех блоков. Ось X представляет одно значение, а ось Y — другое. Таким образом, каждый квадрант представляет приоритет на основе определенных значений.

Это метод, который легче показать, чем рассказать:

Матрица Эйзенхауэра

Популярным примером является матрица Эйзенхауэра, в которой важность используется в качестве значения по оси Y, а срочность — в качестве значения по оси X. Вы оцениваете каждую задачу на основе ее срочности и важности, а затем помещаете каждую задачу в правильный квадрант на основе вашей оценки.

  1. Важные и срочные задачи — ваш приоритет.

  2. Важные, но не срочные задачи имеют более низкий приоритет — их следует запланировать на потом.

  3. Срочные, но не важные задачи — хорошие кандидаты для делегирования.

  4. Несрочные или важные задачи — это то, что вам, вероятно, просто не следует делать.

Поместив каждую задачу в своем списке в квадрант матрицы Эйзенхауэра, вы можете определить, над чем вам нужно работать сейчас, над чем нужно работать позже, что вам нужно делегировать, а что нужно удалить. из вашего списка.

Но вы можете заменить значения по осям x и y в матрице Эйзенхауэра на любые значения, которые вам подходят. Вот еще несколько примеров:

Матрица «усилие-влияние»

В матрице «усилие-влияние» вы оцениваете задачи на основе того, сколько усилий они потребуют для выполнения, и влияние, которое их выполнение окажет. Задачи в двух правых квадрантах — ваши приоритеты. Задачи с минимальными усилиями и высокой отдачей, вероятно, являются вашими наивысшими приоритетами, потому что они представляют собой быструю победу.

Матрица стоимости-стоимости

В матрице стоимости-стоимости два верхних квадранта являются вашими приоритетами. Предметы «высокой стоимости по низкой цене» — это ваш быстрый выигрыш, а предметы «с низкой стоимостью, высокая стоимость» — это то, чего вам, вероятно, следует избегать.

Если модель матрицы приоритетов кажется вам подходящей техникой приоритизации, вы можете построить свои матрицы на бумаге или в электронной таблице, или вы можете использовать приложение, предназначенное для построения матриц приоритетов, такое как Матрица Эйзенхауэра (бесплатно) или Матрица приоритетов ( от $ 12 / чел. / мес., оплата ежегодно).

2. MoSCoW

Метод MoSCoW (произносится как столица России) — это простой метод определения приоритетов, при котором вы относите каждую задачу в вашем списке дел к одной из четырех категорий:

  1. M — Что нужно сделать: M задач — это то, что вам обязательно нужно сделать.

  2. S — Что нужно делать: S задачи — это то, что вы должны делать, но они имеют более низкий приоритет, чем задачи M .

  3. C — Смогли выполнить: C задачи легко выполнить.Вы бы хотели их сделать, но если вы этого не сделаете, это, вероятно, не имеет большого значения.

  4. W — Не буду: W задачи — это то, что просто не стоит делать.

Чтобы использовать эту технику, просмотрите свой список дел и присвойте каждой задаче категорию MoSCoW. Затем отсортируйте список по категориям. Ваши задачи M должны быть вверху. За ними следуют задачи S , за которыми следуют задачи C . W задач следует удалить.

Если вы всегда работаете со своим списком сверху вниз, вы можете быть уверены, что всегда работаете над задачами с наивысшим приоритетом.

Канбан-приложение, такое как Trello (доступен бесплатный план), хорошо работает с методом MoSCoW. Создайте главный список несортированных задач, а затем перетащите каждую задачу в соответствующую категорию. Вы также можете перетаскивать задачи вверх и вниз в списках, чтобы указать порядок, в котором вы хотите работать над ними.

Но для того, чтобы MoSCoW действительно работал, вы должны убедиться, что все задачи, которые вам нужно выполнить, добавлены в ваш главный список, чтобы вы могли их распределить по категориям.Простой способ обеспечить добавление задач в ваш список — использовать Zap (автоматический рабочий процесс от Zapier) для автоматического перемещения задач из таких мест, как ваш почтовый ящик или Slack, в ваш главный список дел. Вот несколько примеров:

3. ABCDE

Одна вещь, которую метод MoSCoW не учитывает, — это задачи, которые нужно делегировать кому-то другому. Это делает MoSCoW отличным, если вам не кому делегировать, но если вы можете делегировать задачи, это делает неясным, какие задачи следует делегировать.Альтернативой является метод ABCDE Брайана Трейси из его книги Eat That Frog .

Подобно MoSCoW, метод ABCDE начинается с помещения каждой задачи в вашем списке в категорию:

  • Задачи — это то, что вы должны сделать (то же самое, что и задачи MoSCoW M ).

  • Задачи B — это то, что вы должны делать (то же самое, что и задачи MoSCoW S ).

  • Задачи C удобны для выполнения (такие же, как задачи MoSCoW C ).

  • Задачи D — это задачи, которые вы должны делегировать кому-то другому (или автоматизировать).

  • Задачи E — это задачи, которые необходимо устранить (такие же, как задачи MoSCoW W ).

Процесс для ABCDE такой же, как и для MoSCoW: просмотрите каждую задачу в вашем списке, присвойте ей букву в зависимости от ее приоритета, затем отсортируйте задачи по буквам. Делегируйте задачи D и удалите задачи E , чтобы у вас остались только задачи A , B и C , а затем работайте сверху вниз, чтобы убедиться, что вы всегда сосредотачиваетесь на самых важных задания.

Канбан-приложения также отлично подходят для этой техники. У вас будет один главный список, за которым следуют дополнительные списки, содержащие задачи A , B , C , D и E . Перетащите задачи из главного списка в соответствующую категорию, затем приступайте к задачам A .

4. Приоритизация Scrum (упорядочивание)

Приоритезация Scrum (также известная как расстановка приоритетов Agile) — это метод расстановки приоритетов, основанный на упорядочивании.Если в вашем списке 20 задач, вы назначаете каждому заказ, пронумерованный 1-20, в зависимости от приоритета и последовательности.

Приоритизация Scrum действительно хорошо работает, когда нужно учитывать последовательность.

Например, скажем, ваша первоочередная задача — заново выложить плитку на полу в ванной комнате. Однако вы знаете, что вам также нужно, чтобы сантехники проложили новые трубы в вашей ванной комнате, и для этого им придется прорезать пол. Прокладка новых труб может быть менее приоритетной задачей, но поскольку это повлияет на вашу первоочередную задачу по замене плитки на пол, ее необходимо выполнить в первую очередь.

При расстановке приоритетов Scrum вы оцениваете каждую задачу в своем списке по трем критериям:

  1. Насколько важна эта задача?

  2. Насколько это важно по сравнению с другими задачами в этом списке?

  3. Зависит ли от этой задачи какая-либо другая задача?

Затем, используя ответы на эти вопросы, вы присваиваете каждому номер 1- n (где n — общее количество задач в вашем списке). У вас не может быть двух задач №1.Вы должны сделать один №1 и один №2. Каждой задаче присваивается уникальный номер.

Приоритизация Scrum хорошо работает сама по себе, но также хорошо сочетается с другими методами, такими как MoSCoW и ABCDE. После классификации задач по приоритету ( M , C и W или A , B и C ) вы можете начать упорядочивать задачи в том порядке, в котором вы планируете выполнить их, учитывая любые зависимости задач, которые должны повлиять на этот порядок.

Любое приложение со списком дел, которое позволяет упорядочивать перетаскивание, хорошо подходит для приоритезации Scrum. Однако вы также можете использовать специальный инструмент Scrum, такой как Yodiz (доступен бесплатный план), чтобы назначать фактические номера задачам, а не перетаскивать их.

5. Пузырьковая сортировка

Я упоминал, что при расстановке приоритетов с помощью сортировки Scrum можно задать следующий вопрос: «Насколько важна эта задача по сравнению с другими задачами в этом списке?» Но реальность такова, что это хороший вопрос для любого упражнения по приоритизации, особенно если вы страдаете от проблемы «все срочно, все — №1».

Пузырьковая сортировка — хороший способ ответить на этот вопрос. Это процесс сравнения важности каждой задачи в вашем списке с важностью каждой другой задачи в вашем списке.

Вы начинаете с размещения каждой задачи в горизонтальной сетке:

Затем вы берете первые две задачи и сравниваете их друг с другом, спрашивая: «Какая задача важнее?»

Самая важная задача перемещается влево. Итак, в этом примере, если задача 2 более важна, чем задача 1, две задачи меняются местами.

Затем вы сравниваете следующие две задачи. Что важнее? Более важная задача остается включенной / перемещается влево.

Продолжайте этот процесс, пока не дойдете до конца списка. После этого полезно начать с самого начала и снова задавать эти вопросы для каждого набора задач. Продолжайте упражнение до тех пор, пока каждая более важная задача не окажется слева от менее важной. Теперь ваши приоритеты перечислены слева направо.

К сожалению, мне не удалось найти никаких инструментов, разработанных специально для использования с техникой пузырьковой сортировки, но вы можете легко обойти эту проблему с помощью приложения Kanban, списка дел или управления проектами, которое позволяет перетаскивать и — отказаться от приоритезации.Вам просто нужно работать над наборами задач сверху вниз, а не слева направо.

6. Самая важная задача (MIT)

Самая важная задача (MIT) — это исключительно простой метод определения приоритетов от Дзен до Лео Бабауты из Done. Вместо того, чтобы пытаться расставить приоритеты для всего списка дел, каждое утро начинайте с выбора 1-3 MIT — вещей, которые вы должны сделать в этот день .

По крайней мере один из ваших ежедневных MIT должен быть связан с вашими целями, чтобы вы каждый день что-то делали, чтобы помочь вам достичь своих целей.И хотя вы, скорее всего, сделаете за день больше, чем только ваши MIT, выбор MIT утром и установка крайнего срока гарантирует, что вы каждый день будете посвящать время работе над важными, высокоприоритетными задачами.

В MIT хорошо то, что технически вам даже не нужен список дел, чтобы использовать эту технику. Тем не менее, бесплатное расширение Momentum для Chrome предлагает хороший способ держать ваш MIT в центре внимания. Он предлагает вам выбрать фокус на день при первом открытии Chrome, а затем показывает вам этот фокус каждый раз, когда вы открываете новую вкладку браузера.

7. Метод Айви Ли

История метода Айви Ли состоит в том, что Чарльз М. Шваб однажды нанял консультанта по производительности по имени Айви Ли, чтобы тот помог ему повысить эффективность своей сталелитейной корпорации. Ли попросил не вносить предоплату за консультацию. Вместо этого он сказал Швабу подождать три месяца, а затем заплатить ему ту сумму денег, которую он посчитал подходящей, исходя из результатов.

Три месяца спустя Шваб выписал Ли чек на 25 000 долларов.

Метод Айви Ли прост (и похож на метод MIT):

  • В конце каждого рабочего дня выбирайте шесть самых важных задач из вашего списка, над которыми вы будете работать завтра.

  • Затем расположите эти шесть задач по приоритету.

  • Когда вы придете на работу на следующий день, работайте над задачей номер один, пока она не будет завершена.

  • Затем работайте над задачей номер два, пока она не будет завершена, номер три и т. Д.

Продолжайте, пока все шесть задач не будут завершены, и повторяйте процесс каждый день.

Опять же, любой список дел / Канбан / приложение для управления проектами хорошо подходит для метода Айви Ли. Однако, если вы обнаружите, что из-за встреч и других отвлекающих факторов вам сложно выполнить свои шесть задач, вы можете подумать о создании своего списка дел в приложении для блокировки времени, которое позволяет вам планировать время для этой работы в своем календаре.

8. 1-3-9

Техника приоритета 1-3-9 напоминает смесь MoSCoW и MIT / Ivy Lee. Это побуждает вас сосредоточиться на важных задачах, но также дает вам метод расстановки приоритетов для менее важных задач, над которыми вам неизбежно придется работать.

Каждый день вы планируете выполнять 13 задач:

  • одна очень важная задача (задача M от MoSCoW или задача от ABCDE)

  • три несколько важных задач ( S из MoSCoW или B из ABCDE)

  • девять задач низкой важности ( C из MoSCoW или ABCDE)

Вы можете даже извлечь из матрицы Эйзенхауэра:

Закажите свои списки 3 и 9 задач с точки зрения приоритета, затем поработайте и выполните сначала задачу 1 , затем задачи 3 по порядку и, наконец, задачи 9 по порядку.

В идеальном мире мы все могли бы работать только над первоочередными, наиболее важными задачами по достижению целей, но работа редко работает таким образом. Метод 1-3-9 обращается к этой реальности, давая вам возможность убедиться, что вы, по крайней мере, работаете над наиболее важными из своих менее важных задач.

Упомянутые выше приложения с матрицей приоритетов — Матрица Эйзенхауэра или Матрица приоритетов — хорошо работают для метода 1-3-9, как и приложение Канбан с основным списком, за которым следуют последующие списки для ваших 1 , 3 и 9 задач.

9. Два списка

Метод двух списков Уоррена Баффета — еще один действительно простой подход к расстановке приоритетов.

Сначала вы составляете список из 25 вещей, которых хотите достичь. Когда список будет завершен, обведите пять самых важных пунктов в нем.

Когда вы закончите, объедините результаты в два списка:

Вам не следует тратить время на задачи из списка дел, которые нельзя делать, пока вы не выполните все из своего списка дел.

Техника двух списков действительно предназначена для работы на бумаге, но вы можете сделать то же самое с любым приложением, которое позволяет перемещать задачи из одного списка в другой.Или, если вы хотите проявить творческий подход, вы превратите свои 25 целей в каракули.

Выбор идеальной техники расстановки приоритетов

Каждый метод в этом списке приводит вас к одной и той же цели: убедиться, что вы всегда работаете над своими наиболее важными задачами. Так что, в конце концов, не имеет значения, какую технику вы используете. Неважно, используете ли вы несколько техник. И не имеет значения, смешиваете ли вы части разных техник, чтобы создать свой собственный метод.

Выберите что-нибудь, что имеет смысл и кажется естественным, и приступайте к работе.

Восемь важных советов по расстановке приоритетов, когда все кажется важным

В бизнесе время — деньги, и предприниматели могут легко перегружать себя работой. Но из-за того, что в их расписаниях так много требований, каждая задача может начать казаться важной, и слишком много информации может выйти из-под контроля. В этих случаях жизненно важно, чтобы предприниматели сделали паузу и нашли время, чтобы выяснить, как лучше всего управлять своим временем.

Когда проекты накапливаются и возникает чувство подавленности, эксперты Совета молодых предпринимателей рекомендуют следовать этому совету.Ниже они предложили несколько действенных советов для предпринимателей, которые хотят лучше распределять свое время и избегать информационной перегрузки.

Члены Совета молодых предпринимателей обсуждают, как профессионалы могут лучше управлять своим временем.

Фотографии любезно предоставлены отдельными участниками.

1. Расстановка приоритетов задач на основе потенциальной прибыли

Приоритет времени — ключевой компонент успеха предпринимателей. «Если все важно, то нет ничего важного» — это цитата, которую необходимо знать и запоминать всем предпринимателям.Необходимо установить приоритеты деятельности в соответствии с их потенциалом получения дохода. Деятельность, приносящая доход, всегда следует планировать в первую очередь в течение дня; это ваши «лягушки», которых нужно съесть в первую очередь. Это также те виды деятельности, которые вы, скорее всего, откладываете на потом и которые будут иметь наибольшие последствия, если вы их не выполните. Выполняя эти задачи в первую очередь в течение дня, когда у вас есть наибольшая мотивация и самодисциплина, вы настраиваете себя на успех и остаетесь в соответствии со своими приоритетами.- Линн Лопес Мосли, GROW Coaching Solutions

2. Скажите «Нет» работе, в которой нет необходимости

Говорите «нет» чаще — намного чаще. Я считаю, что слишком много генеральных директоров и молодых предпринимателей загружают свои тарелки занятой работой, встречами и обязательствами, которых им лучше избегать. Вместо этого сосредоточьтесь на основных бизнес-операциях, которыми вы должны управлять для развития вашей компании. Поручите другие приоритетные задачи своему персоналу, помощнику или другому дню или неделе, если вам нужно разобраться с этим самостоятельно.Худшее, что вы можете сделать, — это сказать «да» на каждый запрос и оказаться, что у вас нет времени сосредоточиться на важных и важных вещах, от которых зависит ваш бизнес. — Тайлер Галлахер, Regal Assets

3. Заблокируйте свой день по времени

Первое, что вам следует сделать, это спланировать свое расписание на день с блокировкой времени. По сути, временная блокировка — это когда вы назначаете себе задачи на определенные периоды времени. Итак, вы можете сказать, что вы потратите первый час дня на ответы на электронные письма, следующие два часа на написание текста для своего веб-сайта, а затем час на собрания.Затем вы можете потратить день, работая над своими задачами по одной, что позволит избежать перегрузок. — Джон Брэкетт, Smash Balloon LLC

4. Составьте график важной работы в часы максимальной производительности

Я считаю, что выполнение самых важных рабочих задач в первую очередь утром — лучший способ расставить приоритеты, чтобы не перегружать себя и иметь возможность выполнить все из моего списка дел на день. Я наиболее умственно бдителен рано утром, поэтому мне легче выполнять эти трудные или сложные обязанности.Я бы посоветовал предпринимателю выполнять свою самую важную или неотложную работу, когда он наиболее умственно собран. — Кристин Кимберли Марке, Marquet Media, LLC

5. Составьте список дел

Начните использовать список дел. Расставьте приоритеты между наиболее важными и наименее важными и не беспокойтесь о том, чтобы выполнять их на 100% каждый день. Если в конце дня в списке осталось несколько второстепенных пунктов, просто перенесите их в список на следующий день.- Эндрю Шраге, Money Crashers Personal Finance

6. Установите четкие границы для индивидуального планирования и работы

Первый шаг, который вы должны предпринять, чтобы остановить информационную перегрузку, — это установить четкие границы в работе. Вам нужны четкие границы с вашим временем и энергией. Если вы этого не сделаете, вы медленно (или быстро) начнете брать на себя все больше и больше ответственности, пока не почувствуете себя подавленным. Один из лучших способов установить границы — это управлять собственной доступностью.Вам нужно выделить время в течение недели, которое является вашим собственным, когда вас нельзя будет отвлекать, где вы свободны от всех других отвлекающих факторов и можете сосредоточиться на более крупных и долгосрочных проектах и ​​идеях. Если вы будете держать часть недели в одиночестве, это позволит вам предпринять важные шаги в направлении делегирования полномочий и планирования, чего вы не сможете сделать, если вы увязли в повседневных делах. — Джордан Конрад, Writing Explained

7. Выполните одну единственную задачу

Самое полезное, что вы можете сделать в такой ситуации, — это решить одну-единственную задачу и избавиться от нее.Это дает вам некоторую передышку, мотивирует продолжать работать, а также может дать вам ясность ума. Вы сможете понять, что вам нужно расставить по приоритетам. Ваш злейший враг — промедление. Итак, начните с чего-то одного, и вы настроитесь на более эффективное выполнение своей работы. — Сайед Балхи, WPBeginner

8. Установка нескольких сроков для крупных проектов

Поскольку я управляю центром обработки данных, большая часть моей работы приходится на большие проекты.Вот почему для меня важно разбивать более крупные проекты на этапы, которые я затем могу установить в сроки для выполнения. Сроки — это то, что заставляет меня сосредоточиться на целях проектов, над которыми мы работаем, и помогает мне расставлять приоритеты в свое время. — Джо Морган, Joe’s Datacenter, LLC

Расстановка приоритетов: 10 методов, которые вы должны знать

Letztes Обновление:

Наверное, вам знакомо это чувство. Каждый день начинается с полного списка дел, и вы уже знаете, что справиться со всеми этими задачами будет сложно.Но что делать? Расстановка приоритетов здесь — ключ к успеху. Мы попросили экспертов по приоритизации дать лучшие советы о том, как расставить приоритеты для ваших повседневных задач.

Лучшие методы определения приоритетов

# 1 Зная, куда вы идете

Ключ к расстановке приоритетов — знать, куда вы направляетесь. Если вы потратите время на то, чтобы помечтать и получить действительно четкую картину будущего, расставленные приоритеты станут намного проще.

Например, если вы знаете, чем вы хотите заниматься по работе, как вы хотите проводить свое время, где вы хотите жить, и ваше будущее семейное положение, вы можете легче сформулировать свои планы.

Кроме того, когда вы знаете свои будущие мечты, вы можете знать, действительно ли дела, с которыми вы сталкиваетесь, являются приоритетными или отвлекающими.

Шон Макбрайд, владелец McBride For Business, LLC

# 2 Поедание лягушки

Мой лучший способ расставить приоритеты — съесть лягушку. Как сказал Марк Твен: «Съешьте с утра живую лягушку, и до конца дня с вами не случится ничего хуже». «Лягушка» — наименее желательное занятие в вашем списке дел.Если вы сначала избавитесь от этого, вы высвободите умственную энергию, зная, что худшее уже позади.

Утром я первым делом вычеркиваю желаемое из своего списка дел. Сегодня утром эта задача заключалась в определении надлежащего баланса и процентов по сложному соглашению о ссуде для одного из наших клиентов. На это ушло много работы — более трех часов — но теперь она сделана и позади, и я могу потратить остаток дня на более простые задачи.

Перед тем, как покинуть офис вечером, я напишу завтрашнее задание на лягушку в своем желтом блокноте, чтобы оно ждало меня с утра.Мне не нужно думать о том, чем заниматься, я просто ныряю.

Уловка состоит в том, чтобы выполнять только ОДНУ задачу с лягушкой в ​​день. Вы можете почувствовать импульс, исходящий от успешной задачи лягушки, и захотите сразу же выполнить другую. Я обнаружил, что обычно теряю пар, когда делаю это. Я добиваюсь большего успеха, если выполняю задание с лягушкой, выполняя веселую, творческую и менее утомительную работу.

Джулия Келли, соучредитель Rigits

# 3 Классификация ежедневных задач

Я считаю, что использование матриц приоритезации (таких как матрица воздействия / сложности или матрица срочности / важности) может быть действительно полезным при принятии решения, скажем, о том, какой из 2 срочных задач следует выполнить в первую очередь, или влияние конкретного проекта будет стоить усилий / сложности.

Однако ежедневно я обучаю следующей структуре. Если у вас есть список того, что вам нужно сделать сегодня, делайте это в следующем порядке:

.

1. * Должен сделать * — Сначала сделайте то, что нужно сделать сегодня. Это кажется простым, но вместо этого мы часто начинаем день с электронной почты, а затем оказываемся втянутыми в водоворот чужих приоритетов, никогда не уделяя достаточно времени важным вещам. Обязательное действие — это то, что будет катастрофой, если отложить это до завтра. Подумайте о начислении заработной платы.

2. * Заблокировано * — После того, как вы выполнили обязательные задачи, обратитесь к людям, которые блокируют вас в других ваших проектах, чтобы вы могли продвигать их. Извлеките информацию, необходимую для продвижения вперед.

3. * Quick Hits * — Как только это будет сделано, делайте все те мелочи, которые занимают от 2 до 10 минут каждое. Перезвоните по телефону; следить за этим предложением. Вы получаете небольшую дозу дофамина каждый раз, когда что-то вычеркиваете из списка.

4. * Приятно иметь * — Наконец, делайте те вещи, которые вам нравятся, которые вам нравятся.Это вещи, в которых было бы здорово, если бы вы могли сделать это сегодня, но если нет, то в этом нет ничего страшного.

5. * Изменить приоритеты! * — Наконец, измените приоритеты для всего, чего вы не добились в будущем. Вот тогда ты и займешься этим.

Алексис Хазельбергер, тренер по продуктивности, тайм-менеджменту и лидерству, Алексис Хазельбергер Коучинг

# 4 Использование техники 5 Whys

Расстановка приоритетов — важный навык, которому нужно овладеть в любой сложной работе, особенно если у вас есть бизнес и у вас много дел..

Я полагаюсь на технику «5 почему», чтобы убедиться, что дохожу до конца каждого пункта в списке приоритетов. Если нужно принять бизнес-решение, я обязательно создаю документ, в котором я все время спрашиваю, почему (обычно 3 раза достаточно, но может быть и до 5), пока не будет четкого ответа, почему этот элемент важен.

Технология 5 Whys была создана японским промышленником, основавшим компанию Toyota Industries. Он был задуман в 1930-х годах, но получил широкую популяризацию несколько десятилетий спустя, в 70-х годах.Основное преимущество этой техники — ее простота и практический подход к решению проблем. Он был разработан как способ выяснить причину проблемы путем опроса наиболее вовлеченных людей (на заводе Toyota), а не в комнате, заполненной руководителями, которые не понимают проблему с технической точки зрения.

Понимание основной проблемы любого случая или возможности в бизнесе помогает понять ее приоритет.

Чем меньше вопросов задается, тем очевиднее приоритет или проблема.Если вам нужно много раз спрашивать, почему обычно выгода не так важна для бизнеса. Иногда, конечно, необходимо повторить, почему именно сложность выбора.

Тони Аревало, Carsurance

# 5 Распределение ежедневных задач

Вы должны быть предельно осторожны, когда речь идет о расстановке приоритетов для важных задач, которые необходимо выполнить своевременно. Мое любимое занятие — составить список всего, что мне нужно сделать.

В этом списке у меня есть второй столбец, показывающий, когда необходимо выполнить задачи. Вместо того, чтобы быть ошеломленным, глядя на ВСЕ задачи в целом, легче разбить их по дням и временам.

Если что-то зависит от времени, я добавляю КАК МОЖНО СКОРЕЕ или СЕГОДНЯ, чтобы знать, что нужно сделать в первую очередь. Если что-то не так важно, я добавляю день, когда это должно быть сделано, обычно несколько дней из более срочных пунктов.

Клэр Биттурна, Кодал

# 6 Использование списка дел в качестве основы

Мой первый метод определения приоритетов — составить список дел.Все мои другие методы приоритизации основаны на этом единственном методе. Список дел позволяет мне просматривать задачи, которые у меня есть в этот день, и может позволить мне расположить их в том порядке, в котором они мне нужны, чтобы я мог выполнять их в хронологическом порядке. Кроме того, мне очень приятно иметь возможность отмечать список дел.

Как руководитель и владелец бизнеса, я должен знать, когда расставлять приоритеты, а когда откладывать задачи. Для начала я думаю о важности поставленной задачи. Если в списке дел есть еще одна задача, имеющая большее значение, я решаю ее в первую очередь.Это может быть так же просто, как провести встречу и заранее поговорить с кем-то один на один по поводу встречи. Первым делом поговорите с этим человеком, если вы хотите, чтобы он что-то узнал до встречи. Такие вещи требуют некоторого размышления о том, каким будет результат, если вы измените порядок задач, и это помогает принимать решения намного более плавно.

Наконец, мой последний любимый метод определения приоритетов — это подумать о задаче, которую я хочу выполнять меньше всего, а затем выполнить ее в первую очередь.Лучше покончить с такими вещами раньше, чем позже. Это требует некоторой силы воли, но помогает избежать беспокойства и отвлекающих факторов, которые уходят в размышления об этой задаче в течение всего дня. Кроме того, если вы выполняете эти задачи в первую очередь, вы можете выполнять простые задачи в последнюю очередь. Какой лучший способ завершить день, отметив эти простые задачи?

Джон Рэмптон, основатель и генеральный директор Calendar

# 7 Работа со сроками и расчетным временем завершения

Управление малым бизнесом означает много дел, и выяснение того, как расставить приоритеты для всех этих малых и больших задач, может оказаться рутинной задачей.Мой испытанный и проверенный метод приоритезации — это назначение сроков и расчетных сроков завершения для всего, над чем мне нужно работать. Имея в руках обе эти точки данных, я могу составить для себя примерное расписание, основанное на моих предпочтениях и наиболее продуктивном времени дня.

Оценивая время, необходимое мне для выполнения задачи, я приблизительно знаю, сколько своего целенаправленного времени мне нужно посвятить этой деятельности. И, устанавливая жесткие сроки выполнения, я беру на себя ответственность за выполнение задач в определенное время.Я обычно планирую шесть часов в день, используя этот метод, чтобы у меня было достаточно места для маневра для внезапно возникающих проблем, которые нужно решать немедленно, или если что-то займет больше времени, чем ожидалось.

Отслеживание всех задач (простых или сложных) — это инструмент управления проектами, такой как Asana, также помогает мне отслеживать свой прогресс, придерживаться графика и визуализировать свои обязанности с помощью удобной временной шкалы. Уведомления о приближении задачи также являются полезными напоминаниями, которые гарантируют, что ничто не будет забыто в суете малого бизнеса.

Еще Бет, руководитель отдела контента Tekcompare

# 8 Сделайте ваш почтовый ящик снова вашей повесткой дня

Один из лучших советов по расстановке приоритетов, который я когда-либо слышал, был: «Помните, что, по большому счету, ваш почтовый ящик состоит из повесток дня других людей, а не ваших. «(Источник) Этот совет был получен из интервью с доцентом кафедры лидерства и предпринимательства Северо-Западного университета Картером Кастом. Пока я не прочитал, что мой почтовый ящик был, по сути, моим списком дел, а каждое электронное письмо было еще одной задачей, которую нужно было добавить в нескончаемый список.Переосмыслив свой взгляд на папку «Входящие» и изменив свое взаимодействие с ней, я могу работать более продуктивно и более эффективно расставлять приоритеты в своих обязанностях. Вся моя команда знает, что я проверяю свою электронную почту только в определенные моменты дня и никогда не делаю это по утрам. Если у них есть что-то действительно срочное, требующее немедленного внимания, они знают, что могут связаться со мной через Slack, чтобы решить эту проблему. Это простое действие также подтверждает, что элементы в моем почтовом ящике являются приоритетами других людей, не обязательно моими собственными, и не должны обходить мои другие обязанности и переходить в начало моего списка.Проверка электронной почты только несколько раз в день также сокращает отвлекающие факторы от рекламных сообщений, информационных сообщений и других электронных писем, которые легко отвлекают внимание от более насущных задач.

Хенсон Ву, соучредитель и генеральный директор, Отзыв

# 9 Записывайте свои ежедневные задачи и управляйте своим временем

Как супервайзер по управлению проектами, моя мантра никогда не останавливает меня. Я каждый день спрашиваю себя, какой минимальный объем работы я могу сделать, чтобы продвинуть вперед это и свою команду? Мои методы приоритизации можно разбить на три части:

1.Выписка ежедневных задач

2. Использование инструмента для заметок на собраниях

3. Автоматизация напоминаний

Записывание повседневных задач: хотя я и являюсь миллениалом, я предпочитаю записывать свои ежедневные задачи в блокнот от руки. Я буквально составляю рукописный контрольный список. Я понимаю, что это может показаться архаичным, но я получаю неприличное количество радости от вычеркивания выполненных задач и письма супер красочными ручками. Это мелочи. В конце каждого дня я начинаю список завтрашних дел на новой странице.Этот прием заставляет меня скорее наслаждаться своим списком дел, чем возмущаться.

Использование инструмента для заметок на собраниях: Google Keep — мой лучший друг. Этот инструмент — мечта любого, кто считает себя типом A, и включает в себя цветовую кодировку, права доступа и возможности тегирования. Google Keep — это менее известная функция заметок в Google Suite, которая доступна на любом устройстве, подключенном к Интернету. Я составляю отдельные контрольные списки для всех моих повторяющихся встреч и добавляю пункты повестки дня по мере их обсуждения на предстоящих встречах.

Автоматизация напоминаний: как вы справляетесь со своим уродом внутреннего контроля? Установите напоминания об отправленных электронных письмах и заранее запланируйте отправку писем. Это простой способ быть в курсе всех проектов, вопросов без ответов и (что наиболее важно) дать людям возможность выполнять свою работу.

Дана Абрам, руководитель по управлению проектами в Ситуация

# 10 Сначала выполняй самые короткие задачи

Выполняйте самые короткие задачи первыми, чтобы получить импульс для остальной части вашего списка.То, как я определяю свой следующий, самый важный приоритет на день, — это честно найти то, на что у меня уйдет меньше всего времени. Эти предметы идут вверху списка. Причина этого в том, что как только они закончены, я начинаю видеть, как пункты в моем списке дел вычеркиваются, и я использую этот импульс, чтобы подтолкнуть меня вперед, чтобы избавиться от остальных пунктов. Затем я думаю о своих клиентах и ​​о том, что им больше всего нужно, и это следующее в моем списке дел на день. Если мне нужно адресовать накопившиеся электронные письма службы поддержки клиентов или обновления в социальных сетях, о них нужно позаботиться, прежде чем я смогу перейти к чему-то другому.Затем, после этого, я

спрашивает себя, какая задача поможет мне заработать больше денег или расширить охват моего бренда. Затем эти предметы добавляются в следующие слоты в моем списке.

Честно говоря, то, как я буду составлять оставшуюся часть моего списка дел, зависит от того, где я буду в этот день и какие встречи уже назначены. Например, если я знаю, что буду в зоне без Wi-Fi или слабого сигнала, я использую это время для написания статей, очистки и редактирования сообщений в блогах, мозгового штурма новых идей для цифровых продуктов и т. Д. собеседование с подкастом, я позабочусь о том, чтобы все, что я делаю в этот день, было сделано по крайней мере за час или два до собеседования, а затем использую время непосредственно перед тем, как мы начнем процесс собеседования, чтобы подготовиться к вопросам, которые я собираюсь задать спросил.Приоритетность того, что делать каждый день, — это думать о более широкой картине и обо всех важных моментах, которые вам нужно выполнить, чтобы продвинуть свой бизнес вперед.

Лорен Макманус, соучредитель / постоянный блогер в Create and Go

124 Структуры приоритезации: 124 Методы определения приоритетов отставания в реализации идей и проектов по функциям продукта | Окончательное руководство по управлению продуктами

Что такое структура приоритезации?

Структура приоритезации — это широкий термин для любого вида структурированного метода или метода обработки списка элементов таким образом, чтобы определить, какие элементы являются наиболее важными, а какие — наименее важными.

Каковы методы приоритизации?

Существует множество различных методов приоритизации. На высоком уровне методы приоритезации — это процессы или методы, которые позволяют кому-либо определять наиболее важные рабочие элементы, чтобы можно было принимать компромиссные решения в соответствии с бизнес-целями.

Какие методы расстановки приоритетов используются в гибкой разработке?

Гибкие методы приоритезации — это любые методы, используемые для определения наиболее важных элементов для информирования о дорожной карте в гибкой рабочей среде, где команды признают неопределенности и неизбежные неточности, сохраняя при этом решимость принимать обоснованные решения на основе данных.

Важен ли навык приоритезации?

Расстановка приоритетов — один из самых важных навыков и один из самых сложных навыков для менеджеров по продукту. Однако процесс расстановки приоритетов можно упростить, если иметь четкое видение и / или цели для бизнеса и разработать прочную структуру с участием заинтересованных сторон.

Как расставить приоритеты в списке?

Существует более 100 задокументированных методов определения приоритетов для списка функций, требований или проектов невыполненных работ.Некоторые из наиболее распространенных методов — это RICE, MoSCoW, Impact vs Effort, но лучший метод будет варьироваться в зависимости от команды в зависимости от целей и рынка.

Какие методы приоритезации используются чаще всего?

Наиболее часто используемые методы приоритезации — это оценка RICE, ICE, MoSCoW и Impact vs Effort. Однако в этих методах могут отсутствовать некоторые важные критерии, в зависимости от целей команды. Например, ценность с точки зрения клиента, стратегическая согласованность и уровень уверенности или доказательств.

Кто уделяет приоритетное внимание отставанию?

Обычно менеджер продукта или владелец продукта действительно владеет бэклогом и дорожной картой продукта. Однако это не следует делать изолированно. Должны быть тесные отношения с внутренними партнерами, клиентами, инженерами, разработчиками пользовательского интерфейса и аналитиками.

Какое отставание?

Бэклог — это любой список вещей, которые отложены и предназначены для следующих — что бы это ни значило в конкретной среде.Задержки должны быть относительно короткими и обновляться. Распространенная ошибка заключается в том, что незавершенные дела могут быть переполнены устаревшими или плохо продуманными идеями.

Кто создает отставание?

Владелец продукта или менеджер по продукту обычно создает список невыполненных работ, но тесно сотрудничает с партнерами в других командах, чтобы убедиться, что это наиболее актуальная работа, наиболее эффективная и актуальная.

Каковы три метода приоритизации?

Существует более 100 методов, которые использовались менеджерами по продукту для ранжирования функций, проектов, ошибок или идей мозгового штурма.Есть 2 или 3, которые обсуждаются больше всего, и это MoSCoW, RICE и Kano. Однако это не означает, что это лучшие методы. В них отсутствуют ключевые критерии, такие как ценность для пользователя (по сравнению с ценностью для бизнеса), уровень доказательности и соответствие бизнес-целям.

Есть что добавить или отзывы? Дай мне знать!

Вам также могут понравиться эти сообщения о других фреймворках:

определение приоритетов в The Free Dictionary

Кроме того, корпоративные путешественники получат приоритет при отказе в посадке и пониженный приоритет в том маловероятном случае, если Delta или наши партнеры не смогут разместить всех пассажиров, как первоначально планировалось.В частности, объем включает оказание помощи государственной администрации в поддержании стандартной методологии определения приоритетности инвестиций, включая процесс выбора, определения приоритетов, оценки жизнеспособности и устойчивости и разработки инфраструктурных проектов. Комитет Codex Alimentarius по вопросам питания согласился разработать новую систему приоритетов. Резюме: компания Tenable объявила об общедоступности Predictive Prioritization, первого в своем роде предложения, которое изменит то, как… Технология Predictive Prioritization компании Tenable направлена ​​на выявление 3% уязвимостей, которые будет использоваться в ближайшие 28 дней, что поможет пользователям расставить приоритеты в ответных мерах безопасности.Цель должна быть достигнута за счет повышения приоритетности детского рака и расширения возможностей по внедрению передовых методов лечения онкологических заболеваний у детей. Исследование направлено на предоставление обзора состояния и тенденций, связанных с конкуренцией в производстве, а также на формулировку матрицы приоритезации для служат основой для PCC в его инициативах по защите интересов и в выборе секторов для углубленных исследований рынка. Схема приоритезации — это инструмент, разработанный для проекта, чтобы рационализировать выбор лучших подпроектов из длинного списка предложений от LGU в рамках Интенсивного строительства. Up of Infrastructure and Logistics Development, или компонент IBUILD.В том же заявлении DA-PRDP говорится, что схема приоритезации — это инструмент, разработанный для проекта, чтобы рационализировать выбор лучших подпроектов из длинного списка предложений от LGU в рамках компонента Intensive Building Up of Infrastructure and Logistics Development или IBUILD. Поскольку защита сетевого нейтралитета официально отменяется в течение нескольких недель, AT&T уже начинает (https://www.attpublicpolicy.com/consumer-broadband/lets-take-action-and-enact-a-federal-consumer -bill-of-rights /) раскрывает планы по преобразованию Интернета с помощью платных схем приоритизации.В этом смысле Филлипс (2003, стр. 160) утверждает, что проблема, которая исторически преследует теорию заинтересованных сторон, относится к тому, как менеджеры распределяют время, внимание, возможности и другие ограниченные ресурсы между заинтересованными сторонами, то есть вопрос приоритизации заинтересованных сторон.

5 впечатляющих методов овладения наукой расстановки приоритетов | Павел Ку | Hygger.io

Приоритезация — это талант, навык, который приходит с опытом, а также кропотливая наука. Легко ли научиться быстро расставлять приоритеты?

Зависит от количества задач и целей, внутренних и внешних условий проектов, продуктов и компании в целом.

Если вы хотите, чтобы мог правильно определять приоритеты и работать с бэклогом продукта как ПРО, тогда вы должны быть успешным стратегом. Есть много умных технологий для улучшения этих навыков. Однако любой метод эффективен в своем контексте и не может иметь абсолютно никакого смысла в применении к конкретному продукту или услуге.

Перед изучением и применением любого умного метода убедитесь, что вы достаточно знаете о общих рекомендациях по планированию , таких как:

  • Определение значений — даже используя свою интуицию, вы можете понять, что принесет вам больше пользы и что вызовет проблемы.
  • Составление списков поможет организовать целый день. Разгрузите мысли в бумаги.
  • Повышение гибкости — поскольку всегда полезно знать, как расставлять приоритеты и изменять приоритеты для факторов, находящихся вне вашего контроля.
  • Постановка реалистичных, достижимых и измеримых целей.

В настоящее время менеджеры по продуктам, владельцы бизнеса, руководители команд и все, кто заботится об успехе компании, имеют возможность изучить и применить десятки различных эффективных и интересных методологий: от простого Lean приоритизации до самых сложных методов и научные подходы.

В Университете Хиггера мы описали различные методы, которые используются менеджерами по продуктам во всем мире.

Теперь мы можем изучать их популярность среди пользователей и читателей, определяя количество просмотров, лайков, комментариев и сеансов обмена. Согласно этой простой статистике, следующие методы приоритизации из топ-5 выглядят наиболее востребованными:

Модель Кано

Эта мощная методология хорошо известна благодаря усилиям японского исследователя Нориаки Кано, опубликовавшего свою научную работу в 1984 году.Это была статья, в которой он объединил множество плодотворных идей для определения удовлетворенности клиентов характеристиками продукта. Метод также называется «Теория привлекательных качеств».

Модель помогает четко описать удовлетворение потребностей, которые оставляют клиентов равнодушными, неудовлетворенными или полностью удовлетворяют их.

Кано определил следующие предпосылки:

  • Удовлетворенность характеристиками продукта зависит от уровня предоставляемой функциональности. Речь идет о том, насколько хорошо были реализованы функции.
  • Все функции продукта можно разделить на категории в зависимости от того, как клиенты реагируют на уровень предоставляемых функций.
  • Анкеты помогают определить, как клиенты относятся к этим функциям.

Подход Кано помогает определить взаимосвязь между обновлением продукта, уровнем удовлетворенности клиентов и динамикой рынка.

Согласно Кано, профиль качества включает основные компоненты:

  • Основные компоненты .Они соответствуют обязательным характеристикам товара.
  • Ожидаемые компоненты . Они соответствуют «количественным» характеристикам продукта.
  • Привлекательные . Эти компоненты соответствуют характеристикам продукта, которые вызывают восхищение. Это похоже на сюрприз.

Однако клиенты могут со временем изменить требования. Функция, которая сегодня интересна, завтра станет стандартом качества, а через некоторое время может стать просто обязательным условием качества.

Приоритизация MoSCoW

При разработке продукта всегда есть чем заняться, чем есть время. Методика приоритизации MoSCoW используется в менеджменте, бизнес-анализе и разработке программного обеспечения. Это помогает достичь общего понимания с заинтересованными сторонами.

Используя методологию, вы можете выбрать, какие проблемы, задачи или цели являются необходимыми, должны иметь, могли иметь и не иметь.

  • Должен иметь — критические требования к текущему графику доставки.Осуществление проекта следует рассматривать как провал, если не включено даже одно обязательное требование.
  • Должны иметь требования, которые важны, но не необходимы для поставки в текущий период времени. Часто они не так критичны по времени, как Must have.
  • Может быть желательны, но не обязательны. Они могут улучшить пользовательский опыт или удовлетворенность клиентов за небольшую плату за разработку.
  • Не будет — это требования, которые были согласованы заинтересованными сторонами как наименее критичные, с наименьшей окупаемостью или неприемлемые в то время.Они не включены в график следующей поставки.

Как видите, этот подход предлагает быстрое и простое решение проблем с приоритезацией продукта. Однако зачастую такой классификации по категориям бывает недостаточно.

Считается, что техника MoSCoW лучше подходит для внутренних проектов, но не для продуктов с большим количеством клиентов.

Метод оценки стоимости и стоимости

Оценка стоимости и стоимости — это довольно распространенная методология, преимущество которой также состоит в том, что она очень проста и легко реализуема.

Характеристики продукта можно оценивать по их стоимости и стоимости реализации — это основная идея метода. Функции с лучшими соотношениями будут иметь более высокий приоритет. Этот подход кажется интуитивно понятным, а также встроен в другие методологии приоритизации.

Метод соотношения стоимости и стоимости дает вам возможность максимизировать отдачу от стоимости с течением времени. В течение заданного срока выпуска вы работаете над наиболее ценными элементами, которые вы можете уместить в этот период.

Это можно визуализировать с помощью функции Value vs.График затрат.

Постройте график всех рассматриваемых функций с учетом их оценки в каждом измерении. Ранжирование по приоритетам будет отображаться как наклон линий (от исходной точки до каждого объекта). Чем выше наклон, тем выше приоритет.

Оценка RICE

Согласно сокращению, методология RICE помогает определить охват, влияние, уверенность и усилия.

Методика также популярна и помогает руководителям определять приоритеты и получать отличные бизнес-результаты.Модель

RICE Score позволяет вам и вашей команде задать следующие вопросы:

  • На скольких людей ваш проект повлияет за определенный период? Сколько клиентов / пользователей почувствуют изменения? Это примерно . Достичь .
  • Как ваш продукт повлияет на ваших клиентов? Это примерно Impact .
  • У вас есть ценные данные, подтверждающие вашу оценку? Это примерно Доверие .
  • Какая командная работа требует проекта? Это может быть исследование, разработка, тестирование, проектирование, встречи и т. Д.И все это про Усилий .

Оценив эти факторы, объедините их в одну оценку, и вы сможете сразу сравнивать проекты. В результате будет измерено общее воздействие за отработанное время.

Модель RICE действительно очень помогает при выборе между трудно сравниваемыми идеями. С его помощью вы думаете о том, почему идея проекта окажет влияние, и о том, какие усилия необходимы для ее реализации.

Структура приоритезации RICE поможет вам принимать более обоснованные решения о том, над чем работать в первую очередь.

Оценка возможностей

Американский исследователь Энтони Ульвик вывел метод оценки возможностей из концепции инноваций, ориентированных на результат (ODI).

Согласно его научному подходу, люди покупают товары и услуги, чтобы выполнить некоторую работу. Речь идет о получении ожидаемого результата.

Одна из основных идей метода заключается в том, что клиенты / пользователи не являются лучшими источниками решений, поскольку они не являются экспертами.

Однако их вклад чрезвычайно важен для понимания результатов, которые они хотят получить от продукта или услуги.

Вы можете создать список желаемых результатов для продукта с помощью специальных исследований и других методов.

Затем вам нужно попросить клиентов оценить каждый результат, а также то, насколько он важен для них. А потом — узнать степень удовлетворенности от 1 до 10 баллов.

Визуализируется в формуле:

Он определяет наиболее плодотворные возможности для инновационных областей, включая области с высокой степенью важности продукта и низким уровнем удовлетворенности.

Для визуализации результатов можно использовать специальный график. Это показывает лучшее понимание того, где есть возможности.

От теории к практике

Любой из этих методов можно улучшить с помощью специальных инструментов визуализации и услуг по управлению продуктами.

Какие есть инструменты для определения приоритетов?

Существуют интеллектуальные программные решения, такие как Hygger, RealtimeBoard, ProductPlan или другие удобные сервисы, которые были разработаны для больших и малых групп продуктов для облегчения планирования, составления расписания, анализа задач и помощи в быстрой расстановке приоритетов.

Один из них — График приоритетов бэклога в Hygger.io.

Используя диаграмму, вы не потеряете свои проблемы, а удобная система Value & Efforts с 4 специальными квадрантами поможет их систематизировать.

  • Quick Wins — за идеи первоклассного порядка.
  • Big Bets — для идей с высоким приоритетом, но они могут быть выполнены после идей Quick Wins.
  • Maybes — для идей с меньшей ценностью и срочностью.Их можно отложить.
  • Раковины времени — для идей, которые можно полностью забыть.

Hygger также позволяет структурировать бэклог с помощью универсальных досок Scrum и Kanban, лейблов и Swimlanes.

Заключение

У всех этих методов есть контексты, в которых они имеют смысл использовать.

Идеального варианта нет. Вам просто нужно выбрать то, что больше подходит для вашего продукта, команды, компании, отрасли и так далее.Попробуйте, смешайте и сопоставьте их. Обсуди и внеси изменения. В конце концов, создавайте отличные продукты 🙂

Как вы находите эти умные методы определения приоритетов? Вы когда-нибудь пробовали их?

Хотели бы вы погрузиться в другие простые и сложные методики определения приоритетов? Не стесняйтесь комментировать этот пост, и я подготовлю дополнительный список.

10 матриц и методов приоритизации, необходимых для сужения бэклога продукта

Достигнув роли лидера в своей компании, вы начинаете сталкиваться с дополнительной ответственностью и давлением с точки зрения различных аспектов.От поддержания положительной репутации до правильного определения приоритетов задач и функций на ежедневной основе.

Каждый из нас постоянно сталкивается с необходимостью расставлять приоритеты в разных жизненных ситуациях. Для рабочих задач расстановка приоритетов — это двигатель успеха, который помогает быстро и эффективно справляться с рутинными задачами и кучей невостребованных задач. Все руководители проектов знают, что приоритезация качества станет важным инструментом в 2021 году.

Умение расставлять приоритеты может показаться простым и доступным навыком.Однако для менеджеров по продукту и менеджеров проектов без опыта это может стать настоящей причиной неудач.

Приоритизация невыполненных работ по продукту — это не только создание стека функций в определенном порядке. Этот процесс включает в себя подтасовку мнений и мнений многих заинтересованных сторон. По правде говоря, сужение списка запросов функций продукта может быть самой сложной частью работы владельца продукта / менеджера продукта. К счастью, существует мощных метода приоритезации , которые призваны помочь вам справиться с различными иерархиями и определить срочные, важные, необходимые и ненужные элементы.Они определенно будут полезны, если вам нужно определить приоритеты для задач, целей, требований и характеристик продукта вашего проекта.

Что такое бэклог продукта?

Бэклог продукта — это набор элементов, которые необходимо выполнить. Эти элементы должны быть ранжированы в соответствии с описанием функций и разбиты на пользовательские истории.

Agile backlog собирает и определяет приоритетность деталей уровня задач в стратегическом плане, изложенном в дорожной карте продукта. Он должен сообщить, что будет дальше в списке дел команды разработки.

Хорошо расставленный по приоритетам бэклог призван упростить планирование выпуска и итераций и систематизировать все, на что команда собирается тратить время. Бэклог продукта — это ответственность владельца продукта, который заботится о содержании, доступности и приоритете бэклога.

Почему это важно?

  • Каждую деталь можно оценить
  • Это помогает спланировать дорожную карту для продукта
  • Помогает переоценить характеристики, влияющие на стоимость продукта
  • Помогает командам ранжировать предмет, а затем повышать его ценность

Характеристики задела

Существует аббревиатура, которая сочетает в себе характеристики незавершенных заказов хороших продуктов.Это ГЛУБОКОЕ:

  • Подробное описание
  • Срочная
  • Предположительно
  • с приоритетом

Здесь мы остановимся на последнем пункте — как сделать бэклог качественно приоритетным и как быстро этого добиться.

Что такое приоритезация?

В поисках определения приоритетов вы, вероятно, наткнетесь на несколько интерпретаций, но все они будут сводиться к одной мысли. Приоритезация означает организацию вещей, когда в первую очередь делается или решается самое важное.

Это может включать в себя организацию группы задач или вещей, которые необходимо выполнить, а также их ранжирование в соответствии с различными факторами (например, критичностью). Приоритезация помогает нам четко определить, на чем следует сосредоточиться, чтобы добиться большего и достичь максимальной производительности.

Есть два распространенных способа определения приоритетов:

  • что нужно сделать в первую очередь, когда у вас много задач.
  • , когда вы расставляете приоритеты в течение дня, чтобы убедиться, что у вас есть время для всего.

Почему важна расстановка приоритетов?

Установка приоритетов необходима для выполнения всего, что необходимо сделать. Процесс расстановки приоритетов позволяет вам сосредоточиться на задачах, которые являются важными и срочными, чтобы впоследствии вы могли направить свое внимание на задачи с более низким приоритетом.

Если вы проигнорируете расстановку приоритетов, у вас будут проблемы с выполнением задач вовремя и вы будете беспокоиться о том, как вы закончите все в своем списке дел.

У каждого есть много дел, которые нужно сделать.Часто люди отслеживают свои дела, составляя списки дел. Списки дел могут быть действительно полезны, чтобы увидеть ваши потребности с высоты птичьего полета и выяснить, на чем вам нужно сосредоточиться прямо сейчас, эффективно работать и экономить время и энергию. Это, наверное, один из самых простых способов разобраться с приоритетами.

Как установить приоритеты

Чтобы понять, что нужно сделать здесь и сейчас, вы должны пройти через все свои дела и уточнить следующие моменты:

  • Является ли это неотложным приоритетом с приближением крайнего срока и возможными последствиями, если он не будет завершен вовремя?
  • Является ли это важнейшим приоритетом, что означает, что этот пункт должен быть выполнен, но без четких сроков?
  • Это необязательный приоритет без возможных последствий?

Пытаясь установить приоритеты, вы также должны учитывать, какое место занимает каждый элемент по сравнению с другими элементами.Существует множество конкретных методов и структур приоритизации, которые мы рассмотрим в этой статье ниже, чтобы помочь вам расставить приоритеты.

Каковы цели процесса определения приоритетов?

Каждый человек стремится достичь как можно большего в личной и служебной жизни. По этой причине очень важно определить, какие цели нужно решать в первую очередь.

Чтобы определить приоритетность классификации ваших целей и задач, вы сначала должны перечислить их все.Определите, сколько времени вы хотели бы потратить на достижение каждой цели или задачи и когда вы хотели бы ее достичь. Помните, что вы единственный, кто знает свои цели лучше, чем кто-либо.

Вот несколько вопросов, которые помогут вам разобраться:

  • О какой цели я думаю больше всего?
  • Какая цель может дать мне больше всего энергии?
  • Соответствует ли это моим истинным ценностям?
  • Какие цели не зависят от других людей или обстоятельств?
  • Какие голы вызывают у меня сильную сенсацию, когда я думаю о них?
  • Какие цели вызывают у меня положительные эмоции, когда я думаю о них?
  • Насколько важна для меня будет эта цель через десять лет?
  • Какие достижения заставят меня гордиться собой?
  • Какие цели лучше всего подходят для моего текущего жизненного контекста?

Приоритезация в управлении продуктами / проектами

Один из основных артефактов, которые используются в Agile разработке программного обеспечения , — это отставание продукта.Продуктовые команды собирают его как источник рассказов или задач, которые необходимо выполнить в следующем спринте. Перед тем, как присоединиться к бэклогу, каждой задаче (или любому элементу) необходимо определить приоритеты, чтобы определить, что выглядит наиболее разумным или приносит наибольшую пользу.

Кроме того, умение управлять приоритетами определенно помогает, когда вы имеете дело с Scope Creep , пытаясь оптимизировать и сохранить ваши проекты.

Топ-10 матриц и методов приоритизации для любых целей

Опора на интуицию часто ставит проект под угрозу.Вот почему менеджеры по продуктам и проектам, которые обычно несут ответственность за приоритизацию задач в бэклоге, должны постоянно расширять свои профессиональные навыки и знания с помощью популярных методов и фреймворков приоритизации.

Вот список наиболее распространенных техник и методов приоритизации, которые определенно будут полезны в 2021 году. После краткого описания каждого метода мы дадим нашу субъективную оценку того, насколько прост или сложен метод, расположив их в звездочках

Матрицы приоритезации

1.Матрица приоритетов Эйзенхауэра

Матрица

Эйзенхауэра — это классическая модель в системе матриц приоритезации. Матрица получила свое название от тридцать четвертого президента США, который умел правильно расставлять приоритеты. Эта матрица обычно состоит из четырех квадратов для следующего:

  • Квадрат 1 содержит принципиально важные и наиболее актуальные задачи и вопросы. Их нужно закончить как можно скорее.
  • Square 2 включает в себя набор очень важных, но не очень срочных задач.На основе этого квадрата складывается основной рабочий процесс для каждого сотрудника с его текущими обязанностями и запланированными задачами.
  • Квадрат 3 — это срочные, но не очень важные дела. Эта часть может выглядеть как набор отвлекающих факторов, которые следует тщательно продумать перед непосредственным выполнением.
  • Квадрат 4 включает в себя задачи самого низкого приоритета как по срочности, так и по важности. Эти действия и задачи являются определенными частями некоторых более глобальных процессов и, наконец, тоже должны быть выполнены.

Многие специалисты во всем мире уважают матрицу Эйзенхауэра за ее простоту и гибкость использования. Он активно используется при разработке продуктов, разработке бизнес-стратегии, планировании работы и других процессах управления высокого уровня.

2. Матрица стоимости и усилий

Эта простая структурная матрица позволяет специалистам по продуктам более комфортно выполнять свои задачи.

Матрица также имеет классический вид из четырех квадратов. Каждый из них определяет ценность группы задач и примерное количество усилий для выполнения задачи.Вот как эта матрица приоритетов может выглядеть в реальной жизни:

  • Квадрат 1 представляет быстрые победы. Эти задачи отличаются высокой важностью для всего рабочего процесса, на самом деле они не требуют больших усилий.
  • Квадрат 2 представляет большие ставки. Эти задачи весьма ценны. Они могут привести организацию к успеху, однако им часто требуется больше времени и усилий.
  • Square 3 представляет Maybes — задачи и действия, которые легко выполнить без особых усилий.Однако вряд ли они имеют большое значение для бизнес-процессов.
  • Квадрат 4 представляет раковины времени. Здесь вы найдете задачи с низким приоритетом с минимальными усилиями, поэтому рекомендуется не обращать внимание на эти задачи в течение дня.

3. Матрица стоимости и риска

Еще один интересный и простой в реализации способ приоритизации задач — метод Value and Risk. Это помогает специалистам разделить задачи на четыре категории по их значимости для рабочего процесса, а также осознать реальный риск того или иного вида деятельности.Стоимость каждой задачи определяется индивидуально, но есть три различных критерия оценки риска, а именно:

  • Риск расписания означает, что риск можно определить к моменту запуска задачи.
  • Ценовой риск означает достаточно высокую стоимость задачи, превышающую возможности бизнеса.
  • Функциональный риск — это отсутствие технологической возможности выполнить задачу.

4. Матрица значений и сложности

Эта упрощенная методология широко используется менеджерами продуктов и проектов для оценки функций в дорожной карте продукта.Value vs Complexity требует сбалансированного подхода к бизнесу и техническим аспектам разработки.

Структура основана на матрице Эйзенхауэра , где характеристики распределяются по четырем квадрантам с двумя измерениями: ценность и сложность. Согласно методике, первыми выполняются наиболее ценные и наименее сложные задачи.

Команда продукта оценивает ценность функций, и критерии определяются командой произвольно. Они могут отражать вовлеченность клиентов, их удержание, потенциал привлечения клиентов, рыночный спрос, ожидаемую выручку и т. Д.

Команда оценивает общую стоимость функции и представляет ее как показатель Сложности, необходимой для ее реализации.

Плюсы Минусы
  • Легко проводить.
  • Отлично подходит для определения быстрых выигрышей и возможностей с низкими доходами.
  • Обеспечивает повышенную гибкость.
  • Нет необходимости в подробных расчетах.
  • Субъективный характер.
  • Может быть сложно ориентироваться, когда есть обширный список функций.
  • Выглядит довольно много времени для больших продуктовых команд.
  • Требуются высокие затраты на координацию.

Простота для всех матриц:

Методы и модели приоритезации

5. MoSCoW

Один из самых популярных в среде управления проектами и простейших подходов к расстановке приоритетов продуктов состоит из аббревиатуры, которая объединяет четыре приоритетные категории: «Должен», «Должен», «Могу ли я» и «Хотел бы (или не хотел бы)».

Используя этот метод, вы можете легко оценить относительную важность каждой задачи. MoSCoW одинаково популярен как среди компаний, которые применяют методы разработки программного обеспечения Agile, так и среди команд, ориентированных на водопад.

Методика предлагает разбить все сюжетные точки на следующие категории:

  • «Обязательно» — об обязательных предметах. Когда вы отказываетесь от них, текущий спринт, скорее всего, не удастся.
  • «Следует» представляет элементы, которые можно иметь, но не с наивысшим приоритетом.Они не оказывают большого влияния на доставку, однако должны быть реализованы.
  • «Могли бы» элемента представляют собой существенные мелкие улучшения. Они не требуют значительных ресурсов и их отсутствие существенно не повлияет на выпуск.
  • «Мог бы» относится к элементам с наименьшей важностью. Вы можете легко опустить их или перенести на будущие выпуски.
Плюсы Минусы
  • Удобство в эксплуатации и простота.
  • Метод не требует глубокого понимания или сложных расчетов.
  • Он способствует взаимопониманию между командой и заинтересованными сторонами.
  • Быстрое и прозрачное планирование.
  • Отсутствие фокусировки на большом изображении.
  • Слабая последовательность реализации.
  • Метод не вводит последовательность задач и не имеет планирования.

Простота:

6.Kano Модель

Метод основан на разных уровнях удовлетворенности пользователей функциями и поведением продукта. Автор метода — японский исследователь Noriaki Kano , описавший его модель в 1980-х годах.

Есть разные способы реализации модели Кано. Одна из версий предлагает разделение элементов бэклога пользователей по следующим критериям: Должен быть, Привлекательный, Одномерный, Безразличный и Обратный.

Методика, основанная на удовлетворенности пользователей, требует проведения опросов и интервью с пользователями перед определением приоритетов.

  • Должны быть функции — покупатель считает продукт функциональным только в том случае, если эти функции включены.
  • Одномерные функции не являются обязательными для работы, но они кажутся чрезвычайно желательными для клиентов.
  • Привлекательные функции призваны доставить дополнительное удовольствие. Обычно они неожиданные, но приятные.
  • Безразличные свойства имеют наименьшее возможное влияние на удовлетворенность клиентов и фактически не имеют ценности.
  • Обратный особенности больше всего раздражают. Обычно они отрицательно сказываются на удовлетворенности клиентов.
Плюсы Минусы
  • Выделение сильных и слабых сторон продукта.
  • Ранжирование характеристик продукта по их ценности.
  • Возможность указать соответствие продукта на ранней стадии разработки.
  • Постоянная обратная связь с пользователями.
  • Нет данных о требуемых ресурсах.
  • Модель не учитывает время и затраты.
  • Ограничение по мнению клиентов.
  • Необходимость обсуждения всех технических концепций отдельно.

Простота:

7. Оценка возможностей

Модель оценки возможностей (или анализ возможностей) — это метод определения приоритетов, который исходит из концепции инноваций, ориентированных на результат, Энтони Улвика. Согласно теории известного автора, клиенты покупают товары и услуги для выполнения определенной работы.

Их отзывы по-прежнему важны, даже несмотря на то, что они не очень хорошо умеют находить решения своих проблем. Команда будет использовать их отзывы, чтобы прийти к желаемым результатам.

Подход к оценке возможностей использует два графика для измерения и ранжирования возможностей: удовлетворенность и важность.

Заполнив список идеальных результатов, вы сможете опросить своих клиентов, задав им вопросы:

  • Насколько важна конкретная функция?
  • Насколько они довольны решением?

Затем вы должны нанести их ответы на диаграмму, которая даст вам возможность увидеть функции, которые имеют наибольшее значение для клиентов, но в настоящее время имеют низкие оценки удовлетворенности вашим продуктом.

Эти предметы будут приоритетными для вашего следующего спринта.

Плюсы Минусы
  • Отлично подходит для поиска пробелов в доставке ценности.
  • Может быть легко применен в нескольких областях бизнеса, кроме управления продуктами (ИТ, маркетинг, продажи, управление ИТ, инвестирование и т. Д.)
  • Помогает повысить окупаемость инвестиций.
  • В управлении продуктом он представляет собой более узкую структуру.
  • Не работает с новыми продуктами или функциями из-за отсутствия данных о клиентах и ​​исследования рынка.

Простота:

8. Картографирование историй

Техника Story Mapping была впервые описана в статье Джеффа Паттона. Согласно этой методологии определения приоритетов, отставания по продукту недостаточно для определения приоритетов работы. Джефф Паттон считает, что для успеха нужна более подробная структура.Он предлагает следующую механику:

  • Горизонтальная ось , на которой отображается последовательность использования. Задачи расставлены в той последовательности, в которой они выполняются клиентом.
  • Вертикальная ось демонстрирует критичность. Задачи расположены сверху вниз в зависимости от их важности. Есть и не менее важные задачи, которые можно визуализировать на той же высоте.

Группы связанных историй сгруппированы как действия.

Story Mapping позволяет командам, партнерам и клиентам делиться общим пониманием того, что происходит. Методика определяет, как постепенно выпускать итерации продукта.

Плюсы Минусы
  • Достаточно гибкий и простой в использовании.
  • Обеспечивает целостное представление о пути клиента и подробное представление о реализации проекта.
  • Позволяет добавлять уровни сложности и замысловатости, не отрываясь от карты-истории верхнего слоя.
  • Он зависит от наличия доступа в Интернет, а научный процесс рецензирования еще не полностью разработан для обеспечения образовательного качества содержания карты-истории.
  • Большая карта-история может охватывать несколько выпусков, вероятно, в течение длительного периода времени. Трудно сохранить его актуальность и безопасность, чтобы выдержать этот полный период.

Простота:

9. Приоритет ICE

Модель приоритезации баллов ICE — это концепция, описанная Шоном Эллисом .Чтобы применить подсчет баллов ICE, вы должны рассчитать балл за идею по формуле:

Воздействие * Уверенность * Легкость = Оценка ICE

где:

  • Воздействие показывает, насколько определенная идея положительно влияет на ключевой показатель, который вы пытаетесь улучшить.
  • Уверенность демонстрирует, насколько вы уверены в воздействии. Это также в некотором роде отражает простоту реализации.
  • Ease показывает легкость реализации.

В соответствии с методом вы оцениваете значения по относительной шкале от 1 до 10, чтобы не перевесить ни одно из них.Вы можете выбрать, что означает 1–10, пока рейтинг остается неизменным.

Плюсы Минусы
  • Удобный формат матрицы
  • Метод полезен для сортировки задач, которые необходимо реализовать, но которые конкурируют за одни и те же ресурсы.
  • Метод позволяет лучшим идеям подняться на вершину, откуда бы они ни исходили.
  • Избыточная субъективность.
  • Один и тот же объект может быть оценен по-разному одним и тем же человеком в разное время.
  • Когда люди выставляют оценку функции для тестирования, все они оценивают ее по-разному.

Простота:

10. Приоритезация RICE

Метод RICE кажется довольно трудоемким, но сбалансированным подходом к приоритезации зрелых продуктов. Этот метод выставления оценок предполагает расчеты, поэтому его нельзя рассматривать как простой.Кроме того, это применимо не во всех случаях приоритизации.

RICE позволяет эффективным командам детально взглянуть на продукт с разных сторон.

Акроним включает в себя: охват, влияние, уверенность и усилия — факторы, позволяющие оценить каждую функцию в отдельности.

  • Reach показывает количество людей, способных использовать его в определенный период времени. Этот параметр оценивается с помощью показателей активности пользователей за день или за месяц.
  • Impact отражает вклад функции в общее продвижение продукта.
  • Уверенность приходит на помощь, когда вы думаете, что проект может иметь огромное влияние, но у вас нет данных для его резервного копирования. Это поможет вам оценить, насколько вы уверены в преимуществах данной функции.
  • Effort демонстрирует время, затраченное командой разработчиков и разработчиков. В зависимости от потребностей оно оценивается как количество «человеко-месяцев», недель или часов.

Вам необходимо взять предложенные функции, ранжировать каждую из них с использованием критериев охвата, воздействия, уверенности и трудозатрат и использовать полученные оценки, чтобы решить, какие функции будут сокращены.Формула выглядит так:

РИС = охват * влияние * уверенность / усилия

Чем больше скорость, тем выше приоритет.

Плюсы Минусы
  • Обеспечение исчерпывающей картины.
  • Соответствующие показатели и числа.
  • Считаю, что пользовательский опыт очень важен.
  • Модель трудоемкая.
  • Очень много вычислений.
  • Это зависит от данных, которых у вас может не быть.
  • Не всегда ясно, кто за это отвечает.

Простота:

Применяя некоторые из этих методологий приоритизации, компании узнают, что установка и изменение приоритетов является важным фактом жизни организации. При эффективном внедрении системы приоритезации коренным образом меняют компании, но только в том случае, если высшее руководство принимает трудные решения.

Заключение

Хорошая идея — собрать и применить их все вместе. Убедитесь, что если ваши невыполненные задачи превращаются в линию, значит, вам нужно расставить приоритеты.

Расстановка приоритетов — это не сложная наука, это просто ваш помощник в достижении цели. Имея некоторый опыт, вы найдете лучшую технику приоритизации продукта или комбинацию методов, которая лучше всего работает для вашего продукта и команды.

Если вы хотите узнать больше о программном обеспечении для управления продуктами со встроенной приоритизацией, вы найдете идеи в наших будущих статьях здесь.

Добавить комментарий