Цель планирования работы: Как организовать процесс планирования в компании?

Как организовать процесс планирования в компании?

Планирование — ключевой процесс,  который помогает преобразовать цели в реальные результаты. Правильный бизнес начинается с постановки целей и планирования. В тех компаниях, где работа организована по плану, ключевые показатели выше, а сотрудники эффективнее.     

Планирование является базовой функцией менеджмента наряду с организацией, мотивацией и контролем. Грамотный управленец действует так: сначала ставит цели, затем разрабатывает план для их достижения, организует процессы, воодушевляет персонал и контролирует исполнение. Если убрать из схемы хотя бы один пункт, то она не будет работать.

К чему приводит отсутствие планирования в компании?

• к недостижению миссии компании;
  
• к невозможности улучшить финансовые показатели;
  
• к непониманию сотрудниками своих конкретных задач;
  
• к “топтанию на месте” в течение многих месяцев, а то и лет;
  
• к тому, что вас могут опередить конкуренты;
  
• к полной неразберихе в вашем бизнесе и хаосу.
        

Процесс планирования включает 4 элемента:

1. Анализ — оценка внешних и внутренних факторов, ресурсов, рисков и возможностей. 
2. Разработка — определение целей, промежуточных этапов, действий и мероприятий.
3. Распределение — распределение ресурсов, времени, людей и задач.
4. Фиксация — перевод содержания плана в документ.

* Планирование иногда путают с прогнозированием. Это неверно, поскольку прогнозирование сосредоточено на поиске возможных путей развития и альтернатив. А планирование – это генерация реальных управленческих решений, обязательных к исполнению. Прогнозирование можно рассматривать как подготовительный этап перед разработкой планов.

Необходимость в планировании возникает всегда, когда появляется цель.

Для чего нужно планирование в компании? 

Планирование — это разработка мероприятий для достижения стратегической цели компании. Суть процесса в том, чтобы оптимально распределить временные, материальные и организационные ресурсы для скорейшего получения желаемого результата. Планирование всегда ориентировано на практику.

Функции планирования заключаются в следующем:      

• Собрать ресурсы и энергию для реализации общих целей и задач компании.
• Оптимизировать силы, чтобы прийти к цели кратчайшим путём.
• Упорядочивать деятельность всех структур компании.
  
• Координировать руководителей, сотрудников и партнёров в соответствии с общей концепцией действий.
  
• Контролировать эффективность работы.
• Документировать деятельность руководителей и сотрудников: наличие плана позволяет фиксировать и анализировать действия персонала.

Принципы и правила планирования

Планирование — универсальный процесс: он строится на основе стандартных принципов. Неважно, какая у вас компания – огромная или совсем маленькая, при разработке планов вам придётся учесть следующие базовые принципы планирования:

• Принцип системности. Планирование всегда имеет системный характер. Это значит, что планы охватывают все направления деятельности компании и её структурных подразделений.
• Принцип непрерывности. Состоит в том, что планы должны разрабатываться непрерывно на каждый период времени. Когда один план заканчивается, следующий уже готов.
• Принцип иерархии. Это принцип, определяющий распределение элементов по уровням. Текущие планы должны быть частью достижения стратегических планов.
• Принцип конкретности и детализации. План – это всегда чёткий алгоритм действий, который описан точно и конкретно. Двоякие трактовки, размытые и неполные формулировки в планах компании недопустимы.
• Принцип участия. Каждый сотрудник организации – участник плановой деятельности, независимо от позиции, которую он занимает. Желательно, чтобы работники принимали участие не только в реализации задач, но и в их постановке.
• Принцип гибкости. Планы не статичны. Если изменились какие-то условия внутри компании или во внешней среде, значит, следует скорректировать ранее составленный план. Документ всегда должен соответствовать реальной ситуации.
• Принцип фиксации. Заключается в том, что все планы фиксируются в официальных документах компании. План не может существовать только в мыслях или на обрывках листов.

Это основные принципы планирования, которые нужно учитывать всегда. 

Практические методы планирования

Суть планирования в том, чтобы находить оптимальные варианты для решения задач, стоящих перед компанией. То, каким образом это будет делаться, определяет метод планирования.

Ниже приведены методы, которые чаще всего применяют на практике:

• Бюджетный метод. Состоит в том, чтобы планировать работу компании на основе учёта и распределения денежных средств. Руководители составляют сметы доходов и расходов в соответствии с целями компании. Приоритетные задачи получают больший объём финансирования.
• Балансовый метод. Заключается в составлении и ведении двух типов планов: в одном учитываются ресурсы, которыми располагает организация, в другом они распределяются в течение планового периода. Если ресурсов недостаточно, то они изыскиваются из дополнительных источников. В балансовом методе вместо бюджетов составляются балансы.
• Нормативный метод. Состоит в установлении норм для каждого направления работы. Для сотрудников определяются нормы выработки, которые они должны достичь. Для производства устанавливаются нормы расхода сырья. Для отделов – нормы численности и т.д. Нормативный метод может использоваться самостоятельно или в сочетании с балансовым.
• Метод составления дерева целей. Относится к графическим методам планирования. Суть его в том, чтобы составить графическую многоуровневую модель целей, подцелей и задач компании. Каждый новый уровень – это конкретная задача для отдела или сотрудника со сроком выполнения и описанием необходимых ресурсов. Планы на основе дерева целей всегда наглядны и понятны.
  

Вы можете использовать один из перечисленных методов или сразу все вместе.

Виды планирования

В любой компании существует несколько видов планов. Каждый из них решает конкретную управленческую задачу. Чтобы понять, какие планы нужны вашей организации, узнайте о видах планирования.

Виды планирования и их классификация:

1. По сроку планирования:

   1. Долгосрочные (перспективные). Составляются на пять и более лет. Реализуют стратегические цели организации.
   2. Среднесрочные. Разрабатываются на основе долгосрочных планов на период от одного года до пяти лет. В небольших компаниях среднесрочное планирование совмещается с оперативным.
   3. Оперативные (текущие). Составляются на полугодие, квартал, месяц или неделю. Включают оперативные задачи.

2. По уровню реализации управленческих решений:

   1. Стратегические. Определяют стратегические цели организации, её основные направления развития. В их основе лежат Миссия и Видение компании.
   2. Тактические. Реализуют тактические цели предприятия. Ставят задачи перед структурными подразделениями, филиалами отделами, ключевыми сотрудниками.
   3. Оперативные. Определяют задачи для линейного персонала и рядовых сотрудников, формируют ежедневную деятельность компании.

3. По обязательности выполнения плановых заданий:

   1. Директивные. Они обязательные для исполнения. Имеют адресный характер, отличаются подробностью и детализацией.
   2. Индикативные. Носят рекомендательный характер. Используются в основном макроэкономике.

4. По сферам планирования выделяют планы:

   1. По сбыту продукции. Устанавливают, как, кому, в каких объёмах и каким образом продавать продукцию, оказывать услуги. 
   2. По производству. Показывают, как должно развиваться производство, какую продукцию производить и в каких объёмах.
   3. По трудовым ресурсам. Определяют количественное и качественное развитие персонала компании.
   4. По материальным ресурсам. Устанавливают задачи по получению и распределению сырья, оборудования и прочих средств производства.   
   5. По финансам. Определяют задачи в финансовой сфере, включая достижение определённых показателей выручки, прибыли, оборота и т.д.  
      

Как проходит процесс планирования

Процесс планирования, как и его принципы, универсален. Разработка любого плана включает следующие этапы:

1. Определение целей верхнего уровня. Это такие цели, которые определяют стратегическое развитие объекта. Пример стратегической цели – увеличить чистую прибыль в два раза, стать лидером на рынке/в компании, получить статус эксперта в какой-либо области.

2. Целеполагание. Трудоёмкий и длительный этап, но без некого никак. Заключается в том, чтобы определить цели и подцели, которые позволят достичь цели первого порядка.

3. Установление числовых показателей для целей и задач. Носит прогнозный характер, но опирается на реальные возможности. На этом этапе задаются основные параметры, которых предстоит достичь.

4. Поиск оптимальных методов и путей для достижения поставленных целей. Творческий и энергозатратный этап. Здесь разрабатываются техники, технологии, мероприятия, конкретные действия, которые в совокупности способны достичь необходимого результата.

5. Поиск ресурсов. На этом этапе аккумулируются все возможные ресурсы компании – финансовые, материальные, трудовые, организационные, временные.

6. Распределение времени. Когда сбор и анализ данных завершён, необходимо установить сроки реализации выработанных мероприятий. Для удобства временной график разделяется на этапы, которые объединяет родственные по содержанию и порядку группы действий.

7. Фиксация основных этапов плана с указанием сроков и ответственных. Итоговый план должен быть понятным и наглядным. Составляется в формате таблицы, заносится в планировщик. В некоторых компаниях к плану дополнительно создаётся его графическая версия.

8. Реализация, контроль и корректировка плана. Планирование в обязательном порядке включает этап контроля и корректировки.

Настоящая схема актуальна для создания всех видов планов, включая тактические и оперативные. 

Как организовать процесс планирования

Планирование в компании – это функция руководителя. Но вовлечены в него должны быть все сотрудники: кто-то на этапе создания планов, кто-то на этапе реализации и корректировки.

Организовать планирование в компании можно следующим образом:

• Определить ответственных за создание планов в каждом отделе.
• Установить сроки утверждения годовых, полугодовых, квартальных и месячных планов.
• Создать систему ознакомления с планами каждого причастного сотрудника. Возможные способы – рассылка по электронной почте, размещение планов на доске объявлений, занесение планов в платформу WorkTek, для организации процесса контроля.  
• Установить сроки подведения промежуточных и общих итогов.

Помните, что запустить цепочку вы сможете только в том случае, если в вашей компании существует генеральный план развития, поскольку все остальные документы составляются на его основе.

Полезные советы по продуктивному планированию

Мы подготовили несколько полезных советов для тех, кто занимается планированием в организации:

• При разработке плана сосредоточьте внимание на главном. Не зацикливайтесь на деталях. Спускайтесь от сложных задач к простым.

• Не стремитесь включить все задачи в один план. Разделите единый документ на несколько планов, распределив их по направлениям работы или по срочности.  

• Не форсируйте сроки. Реально оценивайте время, которое потребуется на достижение цели. Если не знаете точно, сколько уйдёт на её реализацию, сделайте контрольный замер.

• Своевременно вносите изменения в план. Этот документ – не устав вашей организации, не бойтесь его менять. План – рабочий «живой» документ, который должен отражать актуальные задачи. Если условия поменялись, то и план должен быть скорректирован.

• Ставьте во главу угла не ресурсы, а цели. Когда есть чёткая конкретная и значимая цель, всегда найдутся ресурсы для её достижения.

• Контролируйте промежуточные результаты работы. Опасная ошибка – подводить итоги только, когда реализация плана завершилась. Вы увидите общую картину, но многие пункты плана могут быть не реализованы в силу разных обстоятельств. Промежуточный контроль позволит менять ситуацию на этапе выполнения.

• Держите план перед глазами. Хорошо, если в компании внедрено ежедневное планирование, когда задачи руководителю и сотрудникам выставляются на день. Идеально, если этот процесс автоматизирован.

• Визуализируйте планы. Наглядность – один из факторов, который помогает успешной успешно выполнять задачи. Хорошие примеры визуализации – дерево целей, календарь мероприятий и т.д. 

Основные выводы статьи

Планирование часто воспринимается как рутинный процесс. Причины – формальное отношение и оторванность от реальной работы.

В реальности планирование – это основа управленческой деятельности. Руководитель ставит цели и в плане показывает, как они должны быть реализованы.

Для сотрудников план – чёткое руководство к действиям. Они смотрят в план и понимают, что нужно делать. Без планирования работа компании погружается в хаос.

Для того, чтобы грамотно спланировать будущие управленческие действия в большой компании согласно всем вышеперечисленным принципам (иерархии,  системности,  непрерывности), рекомендую использовать платформу WorkTek.

Благодаря этому инструменту, вы сможете:

• определить приоритетность будущих задач;
• спланировать их осуществление к конкретным срокам;
• составить систему целей и определить точные даты их достижения;
• определить сотрудников, ответственных за те или иные задачи;
• также в процессе движения к своим планам вы сможете их постоянно корректировать;
• вы будете планировать бюджетные показатели компании и легко их анализировать благодаря специальным инструментам WorkTek.

Для ваших сотрудников план – это необходимый элемент их работы, благодаря которому можно отслеживать их эффективность. Они смотрят в план и понимают, что нужно делать. Без планирования работа компании погружается в хаос.

Заходите на WorkTek и выбирайте подходящий инструмент для реализации ваших целей.

Как планировать работу?

Скачать

Существуют ли законы планирования в работе? Чтобы при их соблюдении задачи решались систематически, отражаясь в результате?

На каждую проблему всегда найдется решение. Имеется проблема планирования работы — для нее электронное решение LeaderTask. Планировщик с набором команд и инструментов для решения задач — оружие для истребления насущной проблемы.

Планирование и организация работы в LeaderTask 

Чтобы освоить принципы правильного планирования, необходимо узнать, что не стоит делать и каких ошибок не стоит повторять.

Список ошибок:

1. Отсутствуют цели на будущее
2. Нет разделения на главные и второстепенные задачи
3. Все цели в одной категории без дополнительных обозначений
4. Количество целей не соответствует реальной картине
5. Задачи без установки срока

1. Чтобы быть на шаг впереди, необходимо продумать план на будущее. Да, не исключены форс-мажоры, но их всегда можно откорректировать. LeaderTask гибко подстраивается под новые планы:

• Создание и удаление задач
• Изменение имени у задач
• Перенос задач между собой в списке, на другую дату или в проекты

Создаем план на будущее в планировщике ЛидерТаск на неделю, месяц, год вперёд, просматриваем задачи в календаре (компьютерная версия). 

2. Главные и второстепенные задачи

Чтобы создать иерархию в задачах, используем перемещение в списке задач, метки и цвета для задач. Метки в планировщике имеются цветные или бесцветные на выбор, а цвет для задач выбирается из большого набора палитры.  

3. Разбить цели на категории

Используем для этого команду создания проектов. Создаем проект с любым названием и перемещаем в него задачи, распределяем задачи по разным тематикам и работаем в удобном формате.

4. Если количество целей превышает лимит на физическом уровне, удаляем их из списка или переносим на другую дату. Рассчитываем свои силы и ставим задачи по реальным объемам!

5. Задачи без установки срока

Задачи без даты и времени — не выполняются, а регулярно переносятся, поэтому устанавливаем срок выполнения для задачи. Когда подойдет время, органайзер напомнит и подаст информацию в виде всплывающего уведомления. 

Ошибки планирования в компании

1. Большой объем работ для одного сотрудника или руководителя 
2. Ручной контроль выполнения поручений (без использования программного обеспечения)
3. Местоположение данных в разных хранилищах

1. Большой объем работ для одного сотрудника или руководителя 

Делегируйте задачи в ЛидерТаск, распределяйте объем работ на несколько человек, и тогда задачи будут выполнены, и планы не сорваны. Чтобы делегировать задачу, используем поручения. В органайзере для этого существуют команды «Поручить» и «Перепоручить» задачу. 

2.  Ручной контроль выполнения поручений (без использования программного обеспечения)

Контролируем поручения в органайзере с помощью:

• просмотра задач сотрудников
• статусов выполнения задач
• внутреннего чата с исполнителем

3. Местоположение данных в разных хранилищах

В ЛидерТаск информация находится внутри задач и всегда в открытом доступе, а если вы потеряли задачу, то данные можно найти через поиск в программе. 

Виды планирования работы

Такие виды могут разделяться на категории:

• по целям направления 
• по времени действия
• по сфере направления и уровню управления

Цель планирования работы 

Планирование — карта всех задач, которая показывает весь путь со всеми детальными шагами. Если шаги продуманы — вероятность достижения желаемого результата в несколько раз больше, чем реализация целей без продуманного планирования. Хаотичное движение приводит к хаотичному результату. У нас имеются конкретные задачи и мы стремимся к конкретным показателям. 

Планирование выполнения работ 

• Создание задачи 
• Установка срока (напоминания для задачи)
• Процесс выполнения (установка статуса)
• Завершение

Выполнение задачи в ЛидерТаск происходит следующими этапами: 

Создаем задачу. Если задача большая, разделяем ее на подзадачи. Устанавливаем срок выполнения, устанавливаем статус, переходим к выполнению, и при готовности завершаем задачу с помощью статуса: «Завершено». Все выполненные задачи находятся в архиве завершенных задач и всегда в открытом доступе.

Планирование процесса работы

Для процесса выполнения задач выше описаны команды, которые помогут, но это не весь вспомогательный функционал. В ЛидерТаск для больших целей существуют проекты. Проекты для персонального использования, или общие проекты для командной работы. Планируйте процесс работы с помощью проектов и их внутренних структур. (Проекты-подпроекты-задачи-подзадачи). 

Методы планирования работы

Используйте расширения ЛидерТаск для применения методов из любых вариантов. 

Этапы планирования работы

• Цели и их постановка
• Техническое задание для целей
• Определение процесса выполнения задач
• Последовательность выполнения
• Дополнительная информация и ресурсы и для выполнения задач
• Внесение правок (корректировка)
• Стратегия плана и установка срока (количество часов, дней и др.)
• Наблюдение за выполнением

Узнайте все возможности LeaderTask 

Скачать

Планирование деятельности

Сегодня мы поговорим о важности планирования деятельности и научимся планировать свое время самостоятельно.

Перед тем, как перейти непосредственно к изучению материала, давайте поговорим в общем, что такое планирование деятельности и почему оно столь ценно?

ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ — активное взаимодействие живого существа с окружающим миром, в ходе которого оно целенаправленно воздействует на объект и за счет этого удовлетворяет свои потребности.

 

Планирование — это вид деятельности, связанный с постановкой целей, задач и действий в будущем. Планирование в самом общем виде подразумевает выполнение следующих этапов:

• Постановка целей и задач
• Составление программы действий
• Выявление необходимых ресурсов и их источников
• Определение непосредственных исполнителей и доведение планов до них

В первые дни вы уже прослушали учебную программу по целеполаганию, теперь вы знаете, как формулировать цель. Но между целью и результатом огромное количество работы, которое нужно эффективно организовать.

• принцип необходимости планирования – означает обязательное выполнение планов при выполнении любого вида деятельности.
• принцип единства планов предусматривает разработку такого плана деятельности, в котором отдельные пункты способствуют достижению конечной цели.
• принцип непрерывности планов заключается в том, что процессы планирования, организации и управления своей деятельностью, являются взаимосвязанными между собой и должны осуществляться постоянно и без остановки;
• принцип гибкости планов предполагает возможность корректировки
• принцип эффективности требует разработки такого варианта деятельности, который при существующих ограничениях используемых ресурсов обеспечивает получение наибольшего эффекта/результата.
• принцип оптимальности подразумевает необходимость выбора лучшего варианта
• принцип пропорциональности, т.е. сбалансированный учет ресурсов и возможностей.
• принцип детализации, т.е. степени глубины планирования.

 

План на день!

Не стоит загонять себя в слишком жесткие рамки и планировать в своем дне такие моменты, как например чистка зубов, план нужен для того чтоб в изменяющихся обстоятельствах ориентироваться. Как же делать планирование гибким и комфортным, при этом, чтоб он содержал в себе наиболее полно важные моменты мы это и обсудим. 

Самое главное чтоб план был материальным!!!!!!!! (он может быть в ежедневнике, на бумажном листе или в электроном виде, главное чтоб он был).

Когда же стоит начать планировать свой день с вечера или с утра. Чаще всего планирование происходит с вечера. Но у планирования с утра есть несколько плюсов.

• Планирование дня с вечера. Новый день начинается с достаточно ясной определенной картиной предстоящих дел, так как вечером становится понятно достижение всех задач поставленных на текущий день.
• Планирование с утра. Хорошо сочетается с решением «уточняющих» задач. Например, с уточнение неопределенных встреч.

!!!!! план должен корректироваться в течение дня.

Инструментами планирования может служить как простой листок с карандашом, так и ежедневник, доска с картой задач, электронные версии планировщиков(LeaderTask,) а так же MSOutlook, LotusNotes.

Таблица заполняется вместе с ребятами (приведены примерные ответы)

Планирование дня		Без плана на день
+	—	+	—
Планирование деятельности служит картой дня	Требует определённых временных затрат	Можно решать задачи по мере их поступления	Нет эффективности в будущей деятельности
Планирование деятельности устанавливает приоритеты	Не все задачи можно запланировать	Требует быстрых принятий решений
процесс планирования работы программирует наш ум.

 

МЕТОДЫ ПЛАНИРОВАНИЯ

 

1. Планирование для новичков

Для самого простого планирования вам достаточно иметь листок бумаги и ручку. На бумаге написать цели и планы на следующий день. И по ходу выполнения вычеркивать сделанные дела. Этот способ очень простой и достаточно эффективный. Этот способ позволяет видеть и планировать вашу жизнь всего лишь на 1 день вперед, что является уже большим плюсом, потому что 80% людей не делают даже этого.

 

2. Улучшенное планирование

Для улучшенного планирования нам потребуются

1. Дневник
2. Ежедневник
3. Календарь планирования

 

Алгоритм планирования дня.

При планировании дня мы имеем дело с тремя типами задач:

• Жесткие встречи — привязанные к конкретному моменту времени (занятия в школе, тренировки, посещение бассейна).
• Гибкие – не привязанные к жесткому времени. У этой задачи есть срок, но не имеет конкретный момент времени на её исполнение (поход в магазин, уборка в доме).
• «Бюджетируемые» задачи — крупные приоритетные задачи, у которых нет жесткого срока исполнения, но требуемые достаточного количества времени (подготовка к презентации).

Алгоритм следующий:

1. В свободном порядке составьте полный список гибких задач.
2. Определите в списке гибких задач наиболее приоритетные, выделите их ярким цветом, и выполнение начинайте именно с них.
3. Запланируйте жесткие встречи с размещением их на шкалу времени. Для приоритетных задач, требующих достаточно большого временного ресурса на их выполнение, забюджетируйте это время.
4. Время между жесткими встречами начинайте заполнять с выполнением приоритетных задач.

!!!!!!!! Выделяйте 10 минут вечером или утром для того чтоб создать полную карту задач на день.

При планировании в ежедневнике используйте разные цвета, стикеры, закладки.

Выделяйте 2 – 3 приоритетных задач и начинайте с них

 

Техника планирования «день — неделя».

У нас есть целый спектр задач, которые имеют более или менее жесткие сроки их выполнения. Для того чтоб держать все под контролем предлагаем вам такую систему планирования:

День – задачи на сегодня

Месяц – выполнение которых требует в течение следующий недели или месяца

Год – долгосрочные задачи

Для того чтоб ваши планы не рухнули нужно не жесткое планирование а жесткое перемещение задач по разделам:

Вечером при планировании плана на день посмотрите раздел «Неделя» и все дозревшие для выполнения, наиболее актуальные задачи переносятся в раздел «День»

При планировании следующей недели просматривайте раздел «Год». Все наиболее актуальное переносится в раздел «Неделя».

Такая система не позволит загнать вас в рамки жесткого планирования, не пытаться прописывать будущее слишком детально, с другой стороны нужная задача вспомнится в нужное время за счет просмотра разделов.

 

Как подводить итоги?

 

1. В привязке ко времени: 1 раз в неделю, в месяц, в квартал, в год.

Удобнее всего выделить определенный день, дату, когда вы будете заниматься именно подведением итогов. Избавляемся от абстракций: «подведу итоги ближе к концу недели», «после выходных», «перед поездкой на отдых». Если ведете ежедневник — обозначте дату подведения итогов в нем. Если нет — то в любой письменной форме или в электронном варианте. Все это позволит вам проконтролировать себя в дальнейшем, а также настроит на серьезное отношение к процессу подведения итогов, а правильный настрой, как известно, уже часть успеха!

2. В привязке к объему работы. Более сложный подход, чем 1-й. Подходит людям с высокой степенью самоорганизованности и мотивации. Запланированный объем работы делим на части, по мере выполнения подводим итоги для каждой из частей и для всего объема в целом. Оптимальнее всего сочетать с привязкой ко времени.

3. В привязке к запланированному. Не перестаем обращаться к запланированным делам. В процессе подведения итогов — планировщик под рукой. Читаем, сравниваем с реально выполненными делами. В первую очередь при подведении итогов указываем то, чего достичь удалось.

 

При подведении итогов мы получаем:

• объективную картину происходящего в той или иной области нашей жизни (как правило, тщательный анализ и подведение итогов мы проводим для одной из приоритетных сфер нашей жизни)
• видим наши «проблемные» зоны, те, в которых не достигнуты цели, те, где события разворачиваются по незапланированному сценарию. Если за этот же промежуток времени вы провели хронометраж, то наверняка окажется, что затраты времени были распределены некорректно, что тем областям, где есть проблемы, времени уделялось недостаточно.
• подводя итоги, мы видим, где наши возможности были явно переоценены, опять же получаем объективную картину самих себя и наших способностей.
• подведя итоги, мы можем внести изменения в наши дальнейшие планы, с учетом полученной картины, что делает планы все более реалистичными и достижимыми.

 

Ключевые области

Ключевые области – это несколько основных направлений вашей деятельности. Это главные русла, в которых движется ваша жизнь. Для чего они нужны?

Это поможет увидеть четкую структуру в хаосе дел, и двигаться в жизни более сбалансировано, поддерживая гармонию различных направлений вашей жизни нужно определить. Личность, которая развивается во всех сферах, наиболее успешна. Мало кому интересен человек, который работает только над личностным ростом, но при этом ни с кем не общается и не может выстроить никаких отношений?!

При планировании своей деятельности нужно помнить о всех сферах. Для этого нам нужно разобраться, в какой из сфер мы уже делаем успехи, а какие нам нужно подтянуть. Сейчас мы попробуем вместе с вами это определить.

Для этого нам нужно для начала нарисовать круг и разделить его на 8 частей.

Итак, у вас есть круг, который разделен на 8 частей. Каждая часть это одна из сфер нашей жизни:

• Здоровье/спорт

• Окружение (друзья, близкие люди, все те, общение с которыми дает нам энергию)

• Карьера (то в чем вы хотите себя реализовать и что вы делаете для этого)

• Финансы (насколько вы финансово свободны)

• Личностный рост

• Яркость жизни

Теперь когда все сферы были обозначены, нужно оценить по 10 бальной шкале каждую сферу круга. Нулем является центр круга, а край круга это 10. Пройдись по этому Колесу и оцените, насколько вы удовлетворен каждой гранью своей жизни. Ноль – это если совсем все ужасно. Десять – идеал, куда нужно стремиться.

Только когда колесо круглое можно гармонично двигаться по жизни. Но если есть где то провалы, то это мешает тебе быть эффективным в других областях.

После того как мы обозначили сферы и разобрались в степени вашей удовлетворенности каждой для успешного планирования нам нужно рядом с каждым кругом написать конкретные цели на ближайшие два месяца и промежуточные шаги по их достижению. Все те дела, которые сейчас висят на вас, запиши в подходящую сферу. Все, что вы должен и хотел бы сделать – по работе, по дому, в области здоровья, отношений и так далее.

Мы разобрались с ключевыми сферам нашей жизни. Мы это делали для того, чтоб при планировании нашей деятельности мы не забывали о том, что жизнь это не только карьера, но еще и работа над собой, личностный рост, друзья… Теперь нам остается сделать подробный план, учитывая ваши цели. Возможно, в вашем ежедневном расписании появятся новые каждодневные задачи. А возможно вы уже работаете на их достижения и у вас уже сложившаяся гармоничная личность.

Планирование работы: достижение намеченного плана

«Конечно, обдумывай «что», но еще больше обдумывай «как»!», — И. Гете (немецкий поэт).

Часто мы любим планировать, устанавливать сроки, а потом их не выполнять. Этот замкнутый круг разрушить не так уж и сложно. Нужно заставить профессиональный план работать, это приведет к порядку в делах. Составляя план деятельности, не забывайте, что он должен быть объективным и соответствовать возможностям. Занимаясь планированием дел, распределяйте задачи равномерно. К достижению цели нужно идти последовательно и постепенно, не пытаясь выполнить всю работу сразу.

Возьмите на себя обязательство неуклонно следовать плану и через определенные сроки отчитываться перед собой за выполненную работу. Конечно, возможна такая ситуация, что, составив идеальный план, он так и останется нереализованным, так как что-то сорвалось. Виновником этого являетесь Вы сами. Стремясь сохранить свою жизнь спокойной и безопасной, человек ленится выполнять действия, направленные на решение профессиональных задач. Такой подход может привести к нулевому результату. Важно не только составить план, а заставить его работать, сделать его основой своего профессионального развития и карьерного роста.

Помните, что план составляется не для других, а себе в помощь, чтобы облегчить профессиональную деятельность. Не нужно устанавливать слишком жесткие сроки выполнения задач, потому что плотный график деятельности не повысит эффективность труда. Не требуйте также от себя невыполнимого. Не успев выполнить намеченное, Вы будете испытывать чувство вины перед собой, начальником и коллективом. Внутренние упреки приводят только к тому, что человек теряет всякое желание воплощать в жизнь задуманное. В то же время, отказавшись от жесткого контроля своих действий, можно сдвинуть на неопределенное время достижение своей цели. Не будьте к себе слишком строги и слишком снисходительны. Адекватно оценивайте и анализируйте свои действия. Записывайте поставленные задачи в ежедневник, это облегчит вам работу.

Не забывайте поощрять себя. Выполнив часть работы, которую запланировали, вознаградите себя. Награда может быть любой, главное, чтобы Вы знали, что получаете ее за хорошо выполненную работу. Таким образом, можно воспитать в себе силу воли и придерживаться намеченного плана, который будет работать на достижение успешного результата.

Многие люди не любят ограничивать себя рамками и конкретными сроками и не берут в учет того, что процесс планирования позволяет повысить результативность деятельности.

Семинары и упражнения портала «Простой бизнес» учат рационально планировать и завершать дела в срок, управлять проектами и задачами в организации, а также личными делами, для того чтобы контролировать свою деятельность.

Воспользовавшись системой «Простой бизнес» Вы узнаете простой способ управления организацией и личной эффективностью, благодаря которым можно эффективно управлять временем, сконцентрировать внимание на более важных делах и задачах, а также оптимально распределять рабочую нагрузку. Это позволит повысить производительность и избежать ситуаций, когда Вы будете загружены работой — стремитесь к равномерной нагрузке.

Планирование и организация работы структурного подразделения

Сущность и цели планирования

Определение 1

Планирование работы структурного подразделения — это процесс выбора целей, определения задач его деятельности и способов их реализации.

С помощью планирования менеджмент компании устанавливает фундаментальные направления усилий и принятия решений, обеспечивающих единство целей для всех сотрудников. В менеджменте планированию выделяют одно из основных мест, так как оно воплощает в себе начало всего процесса достижения целей компании.

Определение 2

Планирование – это процесс формулирования целей, расстановки приоритетов, прогнозирование средств и методов их достижения.

По форме и содержанию планирование может ответить на следующие вопросы:

1. Текущее состояние компании?
2. Вектор движения компании?
3. Способы движения в заданном направлении?

Смысл планирования состоит в описании адекватности целей и способов их достижения на базе выявления группы задач и работ, ну и поиска эффективных методов и способов, различных ресурсов, нужных для выполнения этих задач и создания их взаимодействия. Планирование отвечает за наиболее полное использование ресурсов компании и исключение неверных шагов, которые могут вести к понижению эффективности деятельности организации, оттоку клиентов.

Определение 3

Основная цель планирования — мобилизация всех сотрудников компании и координация их действий, направленных на решение задач и выполнение работ, которые необходимы для эффективного достижение итоговых результатов.

Сущность же планирования проявляется в детализации целей, направленных на развитие всей компании в целом и каждого из ее подразделений в отдельности на определенный временной период, обозначение ее финансовых ресурсов, нужных для решения установленных задач. Назначение планирования заключается в стремлении заранее учитывать все внешние и внутренние факторы, влияющие на благоприятные условия для корректного функционирования и развития всей компании в целом.

Готовые работы на аналогичную тему

Виды планирования

Планирование классифицируется по следующим направлениям:

1. По степени охвата сфер деятельности:

   • общее планирование, т.е. всех областей деятельности компании;
   • частное планирование, т.е. планирование конкретных областей деятельности.

2. По видам планов:

   • стратегическое — поиск незадействованных возможностей, создание конкретных предпосылок;
   • оперативное — использование возможностей и контроль процесса деятельности.
   • текущее — планирование, объединяющее все аспекты деятельности организации и работы всех его структурных подразделений на ближайший финансовый год.

3. По объектам функционирования:

   • планирование производства;
   • планирование сбыта;
   • планирование бюджетов;
   • планирование кадров.

4. По периодам:

   • краткосрочное, рассчитанное на период от месяца до года действия компании;
   • среднесрочное, рассчитанное на период от 1 года до 5 лет
   • долгосрочное планирование, рассчитанное на период более 5 лет.

5. По возможности внесения корректив:

   • жесткое — не предполагает коррекции;
   • гибкое – когда корректировки допустимы.

Для понимания качества планирования можно использовать несколько параметров:

• полнота планирования, т.е. охват планированием всех подразделений компании;
• непрерывность планирования;
• гибкость планирования, т.е. возможность вносить корректировки в план действий;
• контроль за выполнением плана;
• экономичность планирования;
• точность планирования.

Все планирование в экономической компании делится на три основные стадии: процесс стратегического планирования, процесс оперативного планирования и процесс текущего планирования.

Стратегическое планирование стремится дать общее научное обоснование трудностей, которые преодолевает компания в предстоящем периоде, и на основе этого разработать показатели выхода организации на плановый период. Стратегическое планирование направляет деятельность фирмы и позволяет ей оптимизировать маркетинговые исследования, процессы понимания потребителей, планирования номенклатуры, ее продвижения, и продажи, а также ценовую политику.

Оперативное планирование как правило охватывает пятилетний срок, как наиболее корректный для обновления ресурсов производства и ассортимента услуг и продукции. В нем формируются основные задачи на данный период, например, производственная стратегия компании в общем и каждого ее филиала; стратегия продажи услуг; финансовая стратегия, кадровая политика; определение структуры и объема нужных ресурсов и форм материально-технического снабжения. Это планирование предусматривает проработку в конкретной последовательности мероприятий, нацеленных на реализацию целей, поставленных долгосрочной программой развития.

Текущее планирование осуществляется с помощью подробной разработки оперативных планов для организации в общем и ее отдельных подразделений, а именно, маркетинговых программ, научных исследований, планов по производству, материально-техническому и ресурсному снабжению. Ключевыми звеньями текущего плана производства зачастую являются календарные планы (месячные, квартальные, полугодовые), представляющие собой детальную проработку задач и целей, разработанных перспективным и среднесрочным планами. В календарных планах заложены расходы на обновление имеющихся производственных и сырьевых мощностей, ремонт и обновление оборудования, стройку новых производств, повышение квалификации персонала.

Основные принципы планирования

Принципы планирования компания выбирает самостоятельно. К основным принципам планирования можно отнести следующие:

1. Гибкость (адаптивность) — реакция на изменение условий, выражающаяся в придании планам возможности менять свое направление с целью не допустить уменьшения эффективности работы экономического объекта — это значит, что компания должна иметь определенный запас прочности.
2. Непрерывность предполагает, что процесс планирования должно осуществляется постоянно в рамках установленного цикла; такое планирование использовать для разработки плана сотрудников предприятия.
3. Холизм — объединяет два направления интеграцию и координацию. Принцип координации показывает зависимость деятельности любой части компании от остальных единиц данного уровня. Принцип интеграции предполагает, что в компании есть различные обособленные подразделения со своими собственными планами, каждая из подсистем действует в рамках общих стратегий развития фирмы и ее план является частью плана подразделения более высокого уровня. Что значит, чем больше элементов и уровней в системе, тем выгоднее планировать одновременно и во взаимозависимости.
4. Оптимальность — выбор из нескольких вариантов развития того, который предоставит максимальную эффективность деятельности организации.
5. Комплексность – связь и зависимость всех частей системы планирования.
6. Целенаправленность — разработка планов для эффективного достижения поставленных целей.
7. Точность — планы конкретны и детально проработаны до той степени, которая необходима для наилучшей реализации плана с учетом внутренних возможностей.

Советы для тех, кто хочет эффективно планировать свой день

Вам знакомо чувство паники перед приближающимся дедлайном? Когда понимаешь, что время пролетело, а окончание задачи не виднеется даже вдали. Бывало, что я не успевала выполнить поручение, хотя записывала сроки и вносила задачу в план на день. 

• Я решила разобраться, что с моим планированием не так и почему список дел не работает. После изучения ряда книг и просмотра вебинаров по тайм-менеджменту я определила ошибки и нашла способы, как планировать день эффективно. Проверила их работоспособность и хочу поделиться итогами с вами.

1. Найти подходящий инструмент планирования

Инструмент первый: календарь как список дел

Сегодня нам предлагается множество инструментов, которые помогут распланировать день: от блокнотов с ручкой до компьютерных программ, которые будут составлять список за вас. Важно методом проб и ошибок найти подходящий именно вам. 

• Я начинала составлять списки с блокнота, записывала рабочие задачи, которые предстоит выполнить, фильмы, которые хочу посмотреть. Но со временем поняла, что мне некомфортно, когда рядом с конспектом рабочей встречи есть напоминание о том, что нужно записаться с собакой к ветеринару. Пробовала пользоваться двумя блокнотами: для работы и личной жизни, но в итоге либо забывала один дома, либо оба занимали слишком много места в сумке. Так я выяснила, что блокнот мне не подходит, теперь я использую его для конспектов или быстрых заметок, которые потом переношу в телефон. 
• В итоге я опробовала 12 программ для составления списков дел: блокноты, планировщики, заметки. В итоге остановилась на календаре, который синхронизирован между компьютером и телефоном. Использую один календарь для работы и личной жизни. Это удобно тем, что коллеги видят мою занятость при планировании встреч, а я настраиваю напоминания на телефоне о делах, которые предстоит сделать.
• Заношу в календарь все дела, начиная с рабочих встреч, заканчивая стиркой и приготовлением еды. Так я трезво оцениваю возможности, знаю, сколько времени потрачу на ту или иную задачу. В течение недели список может меняться и корректироваться, для этого оставляю получасовые зазоры между запланированными делами. Для меня это самый рабочий инструмент, который не отвлекает, а наоборот, помогает сосредоточиться на том, что необходимо сделать.

Инструмент второй: заметки в телефоне

Еще один инструмент планирования, которым я пользуюсь, — заметки в телефоне. В заметках планирую бюджет на месяц, составляю списки покупок и дел, которые нужно сделать перед путешествием. Также записываю новые идеи для статей или вебинаров, которые могут прийти в любое время и в любом месте. Визуально разделяю такие заметки по цветам:

• синий — для рабочих, желтый — для семейных, фиолетовый — для личных. Так я могу быстро найти нужную мне заметку. 

Оба инструмента синхронизирую между собой. В календарь заношу задачу, например «спланировать траты на месяц», а планирую траты уже в заметках. В календаре настраиваю напоминания на особо важные дела, которые могу забыть. Например, передать показатели счетчиков или принять лекарство. Эти два инструмента планирования подходят мне больше всего, но я смогла это понять, только перепробовав десяток других. 

• Не бойтесь пробовать и искать. Чем комфортнее будет ваш планировщик, тем чаще вы будете им пользоваться.

2. Составлять список дел с учетом бытовых планов и обязанностей

Моя первая и основная ошибка в планировании заключалась в том, что я вносила в план на день только «очень важные» задачи. Написать статью, прочитать 100 страниц книги, написать план по завоеванию мира. И каждый день, когда я не выполняла и 20% от всего списка, я очень расстраивалась. Я не понимала, почему все вокруг так много успевают, а я только два пункта зачеркнула. Шла искать информацию том, как бороться с прокрастинацией и быть еще эффективнее. Так я сама закапывала себя в яму. 

Когда я поняла, что дело с мертвой точки не двигается и я никак не могу выйти за пределы двух-трех крупных задач, я решила, что пора проанализировать, что идет не так.

• В один день я стала записывать все дела, которые выполняю. Мне было интересно, куда уходит мое время. Я ожидала увидеть пробелы в моей продуктивности в виде прокрастинации — валянии на диване и просмотре сериалов. Я отчаянно хотела победить лень. Каково было мое удивление, когда в конце дня в списке было: почистила картошку, поставила варить картошку, погуляла с собакой, помыла собаку, помыла ванну, сделала салат из картошки, помыла посуду. И никаких сериалов! Оказалось, бороться нужно не с прокрастинацией, а с нерациональным планированием. Я составляла список «развивающих и рабочих» задач, не учитывая, что половину моего дня занимают бытовые дела, которые я не могу отложить.

У каждого из нас есть ряд бытовых обязанностей, которые мы должны выполнять каждый день. Часто эти дела занимают весомую часть нашего свободного времени. Поэтому нельзя не учитывать их при составлении плана на день. Поддержание порядка в доме положительно сказывается на нашей продуктивности, а правильный баланс между работой и отдыхом помогает не выгорать. 

Лайфхак: можно разделить свои заметки по сферам жизни: работа, дом, личное. Это помогает упорядочивать списки, чтобы не потеряться в одном очень большом списке. При планировании я беру дела из этих списков и составляю один большой план на день или неделю. Если дело становится несрочным, то переношу его обратно в тематическую заметку, если дело сделано — удаляю из обоих списков. Так разделять удобно, когда заметок накопилось очень много и сложно в них ориентироваться. Если у вас их немного, то можно хранить все в одном списке.

3. Уйти от многозадачности к качественному выполнению небольшого количества задач

Одна моя знакомая жаловалась на то, что у нее не получается планировать. На вопрос, 
в чем заключается проблема, она стыдливо опустила глаза и еле слышно прошептала:
«Я никогда не выполняю план…» Мне стало очень интересно посмотреть на план, который никак не удается выполнить. Последний состоял из 27 дел, 15 из которых физически выполнить за сутки было нельзя.

Частой ошибкой при планировании становится излишняя многозадачность. Для чего планировать, если в плане две задачи? Если составлять план, то только грандиозный. К сожалению, грандиозные планы разбиваются о недостаток времени и сил, после чего забрасываются насовсем.

Когда я спросила свою знакомую, по какому принципу она составляет список дел, она ответила: «Все, что нужно сделать!» Выяснилось, что у задач не было четкого дедлайна. Для чего их нужно было выполнять все в один день — непонятно. Тогда я задала определяющий вопрос: для чего она составляет список дел? Она ответила, чтобы видеть, что день прошел не впустую. В ответе содержалась ошибка, на крючок которой и я однажды попалась. 

Часто мы составляем планы и списки для того, чтобы самоутвердиться в собственных глазах. Перед нами возникает иллюзия: чем больше задач за день я выполню, тем я продуктивнее. Но это ошибка, из-за которой наши ожидания о планировании рушатся и мы делаем вывод, что нам это не подходит.

При планировании нужно понимать цель. Нас интересует результат. Мы работаем не на количество, а на качество. Важно не количество прочитанных книг, а качество материала, который мы из них усвоим и сможем применить в жизни.

• Поэтому начинать планирование нужно с малого, постепенно вырабатывая навык, который в будущем будет экономить силы и время. Планирование позволяет держать перед глазами главную цель и не сходить с пути. Но взамен требует осознанности и терпения. 

4. Фиксировать выполненные задачи и количество времени, которое на них уходит

Бывает за день мы выполняем очень много дел, жалуемся на то, что в сутках только 24 часа, возвращаемся домой абсолютно разбитыми. А когда нас спрашивают, чем мы сегодня занимались, мы не можем четко сформулировать ответ. Кажется, будто ничего толком не сделано. Чтобы такого не происходило, очень важно записывать дела, которые вы выполняете
в течение дня. Список может корректироваться, какие-то дела отменяться, а новые добавляться.

• Настоятельно советую все записывать. А в конце дня церемониально зачеркивать выполненные дела. Так мы даем мозгу установку: я с делами справился, я молодец! 

Для того чтобы научиться грамотно планировать свой день, необходимо знать и понимать себя. Нужно знать, сколько времени занимает та или иная задача, в какое время суток они даются легче, а в какое затягиваются. Изучать себя — очень полезно. Если вы будете фиксировать не только действия, которые выполняли, но и время выполнения, в каком расположении духа вы были, что вас отвлекало или стимулировало — это позволит вам лучше узнать самого себя и в последующем более грамотно планировать свой день, а значит, больше успевать.

Лайфхак: попробуйте упражнение «будильник». При составлении плана на день откладывайте определенное количество времени на каждую задачу, а перед выполнением включайте таймер или будильник. Если вы закончите выполнение дела раньше, чем прозвучит будильник, то нужно понять, что позволило вам справиться быстрее. Может быть, для выполнения этого действия вы идеально подобрали время суток. Это стоит отметить и учесть при дальнейшем планировании. Если же будильник прозвенел раньше, чем вы успели закончить дело, стоит понять, почему вам потребовалось больше времени, сделать выводы и учесть их при выполнении этого действия в следующий раз.

5. Помнить про главную цель

В мире планирования существует схема под названием «Пирамида Франклина». Ее суть заключается в том, что план на день является начальной точкой к достижению главной жизненной ценности и идеи. В пирамиде шесть ступеней:

1. План на день.
2. Краткосрочный план на недели или месяцы.
3. Долгосрочный план на годы.
4. Генеральный план достижения глобальной цели.
5. Глобальная жизненная цель.
6. Главные жизненные ценности — то, чего человек хочет от жизни.

• Идея заключается в том, что действия, которые мы совершаем каждый день / неделю/ месяц, должны в итоге привести нас к той самой цели жизни, ради которой мы двигаемся вперед. Наши дни состоят из бытовых хлопот, мелких задач и поручений, пробок, готовки и уборки. Мы не можем от этого избавиться, потому что из таких маленьких действий состоит вся наша жизнь. Но чтобы не утонуть в рутине повседневности, нужно каждый день делать шаг, который приблизит вас к вашей заветной цели.

Мне исходный вид пирамиды не нравится, потому что он требует от меня здесь и сейчас решить всю мою судьбу. Я хочу оставить для себя возможность изменить взгляды на жизнь и основные цели, поэтому предлагаю ее немного модифицировать:

1. План на день.
2. План на неделю / месяц.
3. План на год / несколько лет.

Считаю, что цели и задачи, которые мы ставим перед собой, должны быть измеримыми и достижимыми, поэтому предлагаю не ставить цели дольше чем на пару лет. Полезно периодически оглядываться назад, видеть свои достижения и ставить новые цели.

Предлагаю начать с постановки цели на ближайший год-два. Цель должна быть сформулирована по SMART:

SMART — это аббревиатура, используемая в менеджменте и проектном управлении для определения целей и постановки задач

Аббревиатура	Расшифровка
S — Specific	Конкретность
M — Measurable	Измеримость
A — Attainable	Достижимость
R — Relevant	Уместность
T — Time-bound	Ограниченность во времени

Цель должна быть:

• Конкретной. Например, «увеличить суммарный доход семьи».
• Измеримой. Мы должны иметь возможность измерить ее результат. Если показатель количественный, то необходимо выявить единицы измерения, если качественный, то необходимо выявить эталон отношения. Например, «увеличить доход семьи на 25% относительно доходов в этом году».
• Достижимой. Мы должны понимать, что у нас есть возможность эту цель достигнуть. Если у нас нет партнеров и стартового капитала для начала нефтяного бизнеса, то вряд ли мы сможем за пару лет повысить доход на 500%.
• Уместной. Необходимо удостовериться, что выполнение задачи действительно необходимо.
• Ограниченной во времени. Необходимо зафиксировать время, через которое мы достигнем цель. 

Важно помнить: чем масштабнее цель, тем глубже яма при ее недостижении. 

Давайте сформулируем пример правильной цели по SMART:

• К 31 декабря 2021 года (ограничение по времени) я повышу свой доход (конкретность) на 25% от текущего (измеримость) за счет повышения уровня квалификации и сложности выполняемых задач на работе (достижимость).

Сформулировав глобальную цель на ближайшие два года, я должна декомпозировать ее на 12 частей и внести их в месячные планы. Каждую из частей нужно разбить на более мелкие и быстро выполнимые задачи и вносить их в план на день.

Бесплатные вебинары в Контур.Школе

Изменения в учете. Практические ситуации. Судебная практика.

Расписание вебинаров

Давайте на примере сформулированной цели попробуем составить план по ее достижению. Мы хотим повысить доход на 25% с помощью повышения уровня экспертности и квалификации и сложности выполняемых задач. Для этого нам нужно изучить рынок труда и понять, какому уровню квалификации мы должны соответствовать, чтобы получать на 25% больше. Определив нужный уровень, мы ищем инструменты для его достижения. 

Пример. Виктор работает программистом. Для того чтобы получать на 25% больше, ему нужно повысить уровень профессионализма с новичка до среднего уровня. Для того чтобы перейти на следующий уровень, он должен владеть пятью языками программирования. Сейчас он владеет двумя. Значит, ему нужно за два года пройти три курса по изучению новых языков программирования. Год он откладывает на изучение и год на практику. Он должен проходить новый курс каждые 4 месяца. В планы на январь, май и сентябрь Виктор внес начало обучений по новым курсам. А при планировании он будет вносить задачи, которые приблизят его к завершению этих курсов: просмотр лекций и прохождение тестов по темам.Подводя итог, хочу сказать, что не существует универсального средства для достижения успехов. К высоким результатам приведут усердный труд, старания и упорство. А грамотное планирование может помочь сократить путь к достижению цели.

Думайте на бумаге. Каждая минута, затраченная на планирование, экономит 10 минут при осуществлении плана
Брайан Трейси

 

Планирование дел | Интерактивный портал службы труда и занятости населения министерства труда и социального развития Краснодарского края

Если задуматься о том, какие факторы оказывают влияние на жизнь человека, в общем и целом, то их можно отыскать великое множество. Любая область жизни и каждая сфера деятельности обладают рядом свойственных им особенностей. Однако есть некие основополагающие принципы, которые являются действенными абсолютно во всём. Одним из таких принципов, который вполне можно считать гарантом успеха в любой области, можно назвать умение планировать и расставлять приоритеты, особенно если вы находитесь в поиске работы                             
Планированием называют процесс оптимального распределения ресурсов, необходимый для достижения поставленных целей и задач. В самой простой интерпретации планирование характеризуется следующими этапами:
1) Умение расставлять приоритеты можно назвать ещё одним показателем эффективности и действенности любого процесса планирования, т.к. акцент на самых значимых пунктах плана зачастую является решающим в вопросе, будет ли достигнута цель или нет. В нашем случае это трудоустройство.
Планирование является тем фактором, который во многом определяет не только то, добьётся ли человек того, чего хочет, но и то, чего он добьётся вообще. Дело в том, что сам процесс планирования оказывает не какой-то единичный и узконаправленный эффект, а влияет комплексно, воздействуя на многие личностные показатели человека, направленность его действий и образ жизни в целом. Ниже мы перечислим лишь несколько положительных моментов планирования и преимущества, которые оно даёт.
2) Конкретизация цели: какая работа нужна
Как только человек начинает заниматься планированием своей деятельности, активизируется его мышление, задействуется творческий потенциал, повышается мозговая активность. Можно чего-то хотеть и «как бы» себе это представлять, при этом, думая, что точно знаешь, чего хочешь. Но как только вы беретесь за составление плана и начинаете его тщательно продумывать, ваша цель из абстрактной начинает трансформироваться в конкретную. Вы начинаете представлять её в деталях, учитывать её особенности, как-то варьировать. Планирование даёт возможность понять и осознать, чего вы хотите на самом деле и обрести конкретную цель.
3) Чёткий план действий: способы поиска работы и временные рамки
Даже зная о том, чего мы хотим, мы можем никогда этого не достичь, если не будем знать, что нам для этого необходимо. Четкий план действий, во-первых, позволяет определить конкретные шаги, которые необходимо совершить для достижения нужного результата. Во-вторых, помогает определить необходимые ресурсы и их источники. В-третьих, даёт возможность поставить временные рамки. Таким образом, составив точный план, вы будете знать, что вам нужно сделать, чтобы его реализовать, кого или что для этого привлечь, и, самое главное, когда вы хотите это сделать. Планирование значительно ускоряет процесс достижения цели, т.к. представляет собой практическое руководство к действию.
4) Действие, а не мысли о действии
Пока у нас нет плана по реализации того, чего мы хотим, мы находимся в постоянном раздумывании на эту тему. Мы думаем о том, как мы сильно этого желаем, как хорошо было бы, если бы у нас это было, размышляем на тему того, как сейчас этого не хватает, быть может, даже представляем себя в процессе действия. Но есть одно НО – кроме размышлений мы ничего больше не делаем. А это указывает на то, что, скорее всего, на этом всё и закончится. Важно понять, что, приступая к планированию, вы уже делаете первый и самый большой шаг на пути к реализации задуманного. Одно только это уже существенно продвигает вас вперёд. А затем начинается цепная реакция: после составления плана вы начинаете выполнять конкретные действия, за первым пунктом идёт второй, за вторым – третий и т.д. Если вы сумеете привить себе привычку планировать даже самые маленькие дела, вы сразу заметите, как ваши желания начнут становиться реальностью.
5) Возможность маневрирования
Не зная конкретно, что необходимо делать, чтобы достичь поставленных результатов, мы не можем скоординировать свои действия. Когда же вы имеете план вы можете управлять процессом: не получается так, попробуйте по-другому, не подходит одно, подумайте, чем можно это заменить. В итоге у вас будет комплексный план, который будет учитывать всевозможные нюансы и варианты развития событий. Умение планировать – это умение быть гибким и готовым к любым ситуациям.
6) Высокая вероятность успеха
И, пожалуй, самое важное преимущество планирования – это огромная вероятность успеха. Как много мы видим людей, которые, желают очень немногого, но, не имея плана, так ничего и не достигают! И, в противовес им, есть огромное количество примеров людей, имеющих фантастические цели, которые, казалось бы, недостижимы, несмотря ни на что достигают их и даже больше. Первых от вторых отличает именно умение планировать и расставлять приоритеты. Определите свои цели, составьте план – через время вы увидите, что дошли до цели, а тысячи зевак так и остались на своих местах. Планирование выведет вас в лидеры в любой области!
Планирование – это часть жизни и деятельности успешного человека, желающего повысить свою продуктивность и достичь серьёзных результатов. Именно по этой причине, начните прямо сейчас! О специально разработанных методиках планирования, которые доказали свою эффективность, мы расскажем в следующий раз.
 

 
Специалист отдела организации профобучения
и профессиональной ориентации
ГКУ КК «Центра занятости населения Тихорецкого района»
(базового центра по социальной адаптации
безработных граждан на рынке труда)                                                             Затолокина Е.А.
 

Цель планирования сотрудников | Малый бизнес

Планирование сотрудников обеспечивает эффективность на рабочем месте. Соблюдение ежедневного расписания помогает офисным работникам более эффективно распоряжаться своим временем, что поддерживает индивидуальную производительность и общую продуктивность компании. Кроме того, планирование сотрудников позволяет предприятиям соблюдать правила найма, которые контролируют и обеспечивают соблюдение справедливых трудовых стандартов и ведения учета.

Соблюдение правовых норм

Закон о справедливых трудовых стандартах требует, чтобы работодатели вели особый учет своих сотрудников.Записи должны включать информацию, касающуюся личной информации сотрудников, а также их часов работы и заработка. Некоторые из основных записей, которые должна вести компания, включают имя сотрудника и рабочий идентификационный номер; полный адрес; пол и род занятий; и заработная плата, выплачиваемая за каждый платежный период. Самая заметная запись, которую работодатель должен вести, чтобы соблюдать закон в отношении планирования, — это время и день начала рабочей недели сотрудника, количество отработанных часов каждый день и общее количество отработанных часов каждую неделю.

Управление рабочей нагрузкой

Сотрудники должны управлять рабочей нагрузкой компании. Деловые потребности часто диктуют, когда у сотрудников есть расписание, продолжительность их смен и когда им следует делать перерывы и обедать. Например, центры обработки вызовов используют сложные методы прогнозирования, чтобы определить, сколько звонков клиентов они получат в любой момент рабочего дня. Сотрудники планируются на основе прогнозов звонков и того, сколько сотрудников потребуется, чтобы ответить на звонки.

Управление компенсациями

Планирование сотрудников помогает работодателям управлять компенсациями и начислением заработной платы. Расписания — это способ регистрации количества часов работы сотрудника, и они получают компенсацию в зависимости от количества часов, проведенных в течение периода оплаты. Графики также являются способом обеспечения справедливой оплаты труда сотрудников и возможности работать сверхурочно. Работники могут иметь право на оплату сверхурочных, если они превышают запланированные 40 часов в течение данной рабочей недели.

Монитор производительности

Планирование сотрудников — это способ мониторинга производительности и производительности сотрудников.Менеджеры часто заняты своими рабочими обязанностями, и у них мало времени, чтобы контролировать каждое движение сотрудника. Штатные сотрудники понимают время прихода и ухода на работу, а также время, отведенное на перерывы и обеды. Менеджеры могут контролировать производительность работника, проверяя объем работы, выполненной в течение запланированной смены.

Посещаемость

График работы сотрудников — ключ к управлению посещаемостью. Компании, поддерживающие организованную систему расписания, точно знают, когда каждый сотрудник должен работать, а когда нет.Расписания — это средство создания счетности сотрудников. Управление производительностью стало более рациональным, поскольку руководители могут отмечать точные даты и время, когда сотрудник пропустил свою смену.

Ссылки

Биография писателя

Шерри Скотт — внештатный писатель из Лас-Вегаса, статьи которого публикуются на различных веб-сайтах. Она изучала политологию в Университете штата Аризона, и ее образование вдохновило ее на то, чтобы писать честно и стремиться к точности во всем, что она делает.

Какова цель рабочего графика?

Назначение рабочего графика не требует пояснений. Это просто даты и время, когда человек должен работать. В зависимости от типа работы, праздников, которые вы выбираете, или законов вашего штата или страны — существуют разные типы графиков работы.

Различные типы графиков работы

Наиболее знакомым является старое доброе расписание с 9 до 5. Здесь вы будете работать с понедельника по пятницу в течение этих восьми часов.Однако у вас будут выходные каждую субботу и воскресенье. Главное преимущество этого расписания в том, что оно предсказуемо. В результате это может немного упростить планирование. Поскольку вы на работе во вторник в 10 часов утра, вы не планируете стрижку на это время. Вместо этого это будет позже, примерно в 18:00.

В последнее время гибкие графики работы становятся все более популярными. Если у вас есть часы и работа сделана, вы можете приходить и уходить, когда вам заблагорассудится. Если возможно, вы даже сможете работать удаленно.Причина, по которой так много сторонников гибкого графика, заключается в том, что он позволяет им работать, когда они наиболее продуктивны. И это делает поддержание баланса между работой и личной жизнью более достижимым.

Еще один популярный вид рабочего графика — посменная работа. Чаще всего он используется для предприятий, которые работают круглосуточно и без выходных, например для больниц, службы безопасности или ужинов. Здесь можно работать три дня с четырьмя выходными. На следующей неделе будет четыре, три. Уловка? Каждая смена будет длиться двенадцать часов. Или одну неделю вы можете работать с 8:00 до 16:00, а следующая будет с 16:00 до 8:00.

За сменной работой уследить немного сложнее. Поскольку это непостоянно, оно может также отражаться в повседневных делах, например, в вашем графике сна. С другой стороны, в середине недели у вас может быть несколько выходных. Это прекрасное время, чтобы побегать по делам или заняться чем-нибудь интересным, например посмотреть фильм, потому что там меньше людей.

Почему так важны графики работы

Неважно, какой у вас точный график работы или где вы работаете. Создание и поддержание последовательного графика работы — ключ к успешному ведению бизнеса.И жить полноценной жизнью.

Обеспечивает структуру.

Лично я считаю, что это основная цель рабочего графика. Это гарантирует, что вы выполните свои обязанности в отведенное время. Конечно. Бывают моменты, когда вы заканчиваете досрочно или вам придется работать сверхурочно. Но наличие последовательного графика работы побуждает людей выполнять свою работу эффективно и результативно.

Если вы занимаетесь бизнесом, применима та же идея. Поскольку ваша команда знает свое рабочее время, они будут продуктивными.Опять же, если у них есть определенное количество часов для выполнения своих обязанностей, это может побудить их оставаться сосредоточенными на своих приоритетах, а не на работе

Более того, наличие рабочего графика позволяет узнать, когда сделать перерыв. В это время можно пойти на прогулку или пообедать. Это может показаться не таким уж большим. Но нам нужны эти перерывы для отдыха и дозаправки.

Сохраняет баланс между работой и личной жизнью.

Без графика работы не было бы такой вещи, как баланс между работой и личной жизнью.Это потому, что вы можете работать 80 часов в неделю или не устанавливаете границ. С другой стороны, вы можете не уделять работе достаточно времени. Это особенно актуально для тех, кто работает дома. Либо вы не можете оторваться от работы, либо постоянно отвлекаетесь.

Когда вы знаете, что пора работать, тогда вам следует сосредоточить все свое внимание на этом. Но когда вы не работаете, вам следует наслаждаться отдыхом. Это лучший способ сохранить свежесть и избежать выгорания.

Управляет посещаемостью, рабочей нагрузкой, компенсацией и соблюдением требований.

Если вы не летите в одиночку, вам не о чем беспокоиться. Но если вы занимаетесь руководящей ролью, вам абсолютно необходим график работы.

Во-первых, это гарантирует, что у вас всегда будет покрытие. Только представьте, как было бы хаотично, если бы вы были на работе, и никто не пришел бы, потому что вы не добавили их в расписание? Или что, если половину вашего рабочего времени попросили отвлечься на той же неделе? У вас будет нехватка рабочих рук.

Он также предотвращает конфликты планирования, двойное планирование или планирование с недостаточным или избыточным расписанием. Кроме того, это может помочь управлять рабочими нагрузками, так как у вас всегда будет под рукой необходимое количество людей, чтобы их работа была управляемой.

Ах да. Вам также понадобятся графики работы для оплаты труда и расчета заработной платы. И, согласно Закону о справедливых трудовых стандартах, вы должны соблюдать его, записывая часы, которые они отработали каждый день для вас.

Следит за производительностью.

Рабочие графики — это простой способ контролировать продуктивность вас и вашей команды.В основном потому, что вы можете посмотреть, сколько было сделано за указанную смену. Например, если вам нужно было написать три статьи за восемь часов, а вы написали только одну, то вам нужно выяснить, что мешает вам работать не так продуктивно.

Соблюдайте сроки.

Любите их или ненавидьте, дедлайны — это просто часть жизни. График работы может помочь вам уложиться в эти сроки, поскольку вы знаете, что есть определенное время, чтобы выполнить свою работу, прежде чем ее нужно будет отправить.

Снижает стресс.

В целом, график работы может снизить уровень стресса в вашей жизни. Как я уже упоминал. График работы предотвращает конфликты в расписании, обеспечивает соблюдение сроков и помогает оставить работу на работе. Если у вас есть команда, вы не будете изо всех сил искать покрытие, когда оно вам нужно.

Кроме того, когда вы знаете, что вам нужно работать, гораздо легче сказать «нет». Например, вы не можете встретиться с другом за чашкой кофе или взять новое задание, потому что вы уже преданы своей работе.

Соберите все это вместе, и у вас будет менее напряженная жизнь. И это просто невыгодно для вашей продуктивности. Это также один из лучших способов защитить свое психическое и физическое здоровье.

Как составить идеальный график

Не заблуждайтесь. График работы невероятно важен. Но как вы можете составить идеальный график для вас и / вашей команды?

• Определите свои потребности. Очевидно, это будет зависеть от вашего бизнеса.Но вы можете использовать прогнозы продаж, расходы и нормативные требования, чтобы определить, сколько человек должно быть в расписании. Вы также должны использовать эту информацию, чтобы определить, в какие часы работает ваш бизнес.
• Знайте, когда вы наиболее продуктивны. Если вы живете на ночь, то график с 9 до 5 не самый эффективный. Вместо этого строите свой рабочий график на периоды пика продуктивности. Что касается управления командами, обращайтесь к ним и узнавайте, когда их энергия достигает максимума или минимума.
• Заблокируйте время для перерывов и «времени для сосредоточения».«Вы или кто-либо другой просто не можете работать всю смену без перерыва. Включите их в свой рабочий график, чтобы вы могли его соответствующим образом спланировать.
• Освободите графики работы как можно скорее, чтобы избежать личных и профессиональных столкновений.
• Создавайте календари и делитесь ими, а также используйте программное обеспечение для планирования, чтобы рабочие расписания могли видеть соответствующие стороны.
• Установите правила отпусков, чтобы не было нехватки персонала.
• Имейте резервные планы.Например, если вас не будет в городе, назначьте ответственным сотрудника. Они будут тем человеком, который потушит пожар в ваше отсутствие. Вы также можете позволить своим сотрудникам выбирать своих подчиненных.

5 причин, почему планирование сотрудников должно быть вашим главным приоритетом

Расписание сотрудников важно для всех предприятий, больших и малых. График работы в малом бизнесе составляет менеджер или начальник.

В крупных организациях планирование сотрудников осуществляется менеджментом персонала.Грамотно спланированный график необходим для эффективной работы бизнеса. Если сотрудник приходит в офис и не знает, что делать, это может повлиять на его / ее моральное состояние, потому что нет надлежащего графика для удовлетворения его / ее потребностей и навыков. В конечном итоге это может повлиять на их карьерный рост.

Что касается организаций, то они не смогут использовать максимальную продуктивность сотрудников без правильного графика.

1. Обеспечивает бесперебойную и эффективную работу

Все предприятия должны иметь плавный и стабильный поток повседневных операций, чтобы обеспечить успех.Когда все сотрудники будут знать свое рабочее время, свою ответственность и свое рабочее место (в случае внешних сотрудников), они смогут добиться максимальной производительности.

2. Это помогает эффективно решать проблемы посещаемости сотрудников

Одной из основных проблем, с которыми сталкиваются многие организации, является проблема с посещаемостью сотрудников. Когда есть правильный график, руководство может с ним справиться. Например, если один сотрудник регулярно опаздывает и берет слишком много отпусков, руководство сможет отследить это, обсудить проблему с сотрудником и принять соответствующие меры.

3. Простое и эффективное управление сменами, особенно для предприятий, работающих круглосуточно и без выходных

Если нет надлежащего расписания, возникнут конфликты относительно того, какие сотрудники должны приходить в определенную смену. Это может привести к хаосу, особенно в часы пик. Правильный график гарантирует, что нужные сотрудники будут назначены на определенную смену. Например, ресторан всегда будет занят во время обеда и в определенное время. Назначение опытных сотрудников на это время обеспечит эффективное и бесперебойное обслуживание.Это также помогает составлению расписания быть прозрачным, что означает, что сотрудники не будут недовольны тем, что конкретный человек получает предпочтительное время смены.

4. Обеспечение справедливой политики

График работы сотрудников обеспечивает справедливое отношение ко всем сотрудникам в отношении отпусков. Руководство может просматривать отчеты о расписании и соответственно распределять отпуска. Система может настроить, как будет обрабатываться отпуск, будь то в порядке очереди или по стажу.

5.Эффективное управление сверхурочными часами

При наличии надлежащей системы расписания руководство сможет распределять сверхурочные часы для сотрудников, а также отслеживать их. Это особенно полезно, когда дело доходит до эффективного определения ежемесячной заработной платы сотрудника / рабочего.

Планирование рабочей силы: определение, преимущества и способы оптимизации

В любой организации, которая полагается на почасовую рабочую силу, решение для планирования рабочей силы формирует саму основу бесперебойного функционирования бизнеса.

Одна из основных причин потери прибыли может быть связана с неэффективным распределением кадров. В любой день менеджеры сталкиваются с множеством проблем с расписанием. К ним относятся избыток кадров, недоукомплектованность и неспособность вовремя выполнять большую рабочую нагрузку. Также ожидается, что они будут заглядывать под каждую скалу, чтобы тщательно снизить накладные расходы.

В любой бизнес-организации эффективное планирование персонала проявляется в ее деятельности, удовлетворенности сотрудников, а также в получении прибыли.

Неэффективное планирование и нехватка персонала приводят к назначению неправильного числа работников, не обладающих необходимыми навыками для работы, выгоранию сотрудников и снижению эффективности. Все вышеперечисленные сценарии негативно влияют на организацию. К сожалению, владельцы бизнеса упускают из виду важность эффективного планирования рабочей силы. Это приводит к огромным потерям, увеличению количества прогулов, отсутствию сотрудничества и плохому удержанию сотрудников.

Планирование рабочей силы — это не вариант, а необходимая стратегия управления персоналом, которая должна использоваться любой организацией, которая полагается на почасовую рабочую силу для бесперебойного функционирования бизнеса.Это помогает решить все проблемы планирования в организации, точно прогнозировать потребности в рабочей силе и управлять ежедневным расписанием персонала на ежедневной и почасовой основе. Планирование рабочей силы должно быть эффективным, чтобы удовлетворять потребности всей организации, а также учитывать изменения или задержки в последнюю минуту, которые нарушают течение рабочего дня.

Сегодня планирование рабочей силы стало автоматизированным процессом, что значительно упрощает более быстрое прогнозирование и решение проблем планирования, с которыми сталкивается организация.

В этой статье мы подробно рассмотрим, что такое планирование рабочей силы, его преимущества, типы организаций, которые могут его оптимально использовать, и многое другое. Но сначала давайте начнем с самого начала.

График работы сотрудников: что это такое?

График работы сотрудника включает дни и время, в которое он должен находиться на работе. В зависимости от организации и должности график работы сотрудника может быть традиционным, 40 часов в неделю, с понедельника по пятницу, или может меняться на ежедневной, еженедельной или сезонной основе.

Что такое график работы сотрудника?

График работы — это время, в течение которого сотрудник должен находиться на работе и работать. Во многих случаях это будет определяться работодателем и представляет собой установленное количество дней и часов в неделю. График работы не регулируется Министерством труда.

Как работает график сотрудников

Когда работодатель нанимает для заполнения открытой вакансии, организация определяет график работы для этой должности.

Многие организации назначают своим сотрудникам расписание.

График может быть установленным графиком с заранее определенными часами, и в этом случае сотрудник точно знает, когда он будет работать каждую неделю.

Другие организации могут иметь гибкую политику планирования. У этих работодателей порядок расписания сотрудников определяется политикой компании. Гибкие графики позволяют сотрудникам варьировать время прибытия и убытия, а иногда даже выбирать дни работы.

Организация может назначать часы работы по расписанию, сотрудник может записываться на открытые смены или сотрудник может устанавливать свой собственный график.

Процесс составления расписания может быть выполнен по старинке, когда компания вручную определяет график работы для своих сотрудников либо на бумаге, либо с помощью компьютерной электронной таблицы или календаря. Более крупные работодатели используют программное обеспечение и приложения для составления расписания для составления расписания сотрудников.

Виды графиков работы сотрудников

Ниже приведены примеры различных типов графиков работы, которые используют работодатели.

График работы «с 9 до 5»

График «с 9 до 5» является наиболее распространенным графиком работы, требующим от сотрудников стандартного рабочего времени: с понедельника по пятницу с 9:00 до 17:00. Однако некоторые работы могут незначительно отличаться от этих часов. Например, некоторые вакансии «с 9 до 5» на самом деле являются работами «с 8 до 4». Или со вторника по субботу, а не с понедельника по пятницу. Но в целом типичная работа с 9 до 5 включает восемь часов работы в день, пять дней в неделю.

Варианты рабочего графика зависят от типа работы и компании.Хозяйке ресторана, возможно, придется работать с 16:00. например, до полуночи, или охраннику придется работать всю ночь.

Посменный график работы

Сменные графики работы возникают, когда компания делит день на смены и назначает сотрудников на определенные периоды времени. Иногда эти смены меняются изо дня в день или из недели в неделю (они известны как чередующиеся графики), в то время как в других случаях сотрудник нанимается для работы в определенную смену (они известны как фиксированные графики).

Существуют также измененные графики смен, при которых компании не работают круглосуточно, а вместо этого открываются рано и закрываются поздно. Сотрудники берут на себя смены в течение дня, чтобы покрыть эти часы. Например, у кого-то может быть смена с 7:00 до 16:00, а у другого — с 13:00. до 22:00

Сменная работа особенно распространена в медицине, где многие врачи и медсестры работают по сменному графику. Другие профессии, которые обычно имеют сменный график, включают правоохранительные органы, службу безопасности, армию, транспорт и розничную торговлю.График смен может включать чередование дневных и ночных смен, четыре дня работы в одну смену, а затем три выходных дня перед переходом в другую смену; работать четыре двенадцатичасовых смены в неделю; или какое-то другое сочетание.

Гибкий график работы

Остальные графики работы гибкие. Например, компания может разрешить сотрудникам приходить в любое время, когда они хотят, при условии, что они отработают восемь часов каждый день.

Гибкий график позволяет сотрудникам варьировать время прибытия и убытия, а иногда даже выбирать дни работы.

У других компаний несколько более строгие, но все же гибкие графики. Например, организация может разрешить сотрудникам приходить в любое время с 9:00 до 11:00 и уходить в любое время с 17:00. и 19:00 Им также может быть разрешено взять выходной в течение рабочей недели, если они приходят в выходной день.

График работы с частичной и полной занятостью

Стандартное определение сотрудника, работающего полный рабочий день, — это того, кто работает 40 часов в неделю, но не существует официальных юридических правил.Точно так же не существует законодательных норм в отношении количества часов, отработанных частично занятыми сотрудниками в неделю. Это просто определяется как человек, который работает меньше часов в неделю, чем штатный сотрудник той же компании.

Общее различие между сотрудниками, занятыми полный и неполный рабочий день, заключается в их графиках: сотрудники, занятые полный рабочий день, часто имеют установленный график, который не меняется от недели к неделе.

Часто штатным сотрудникам не нужно приходить или уходить. Хотя это также может относиться к сотрудникам, работающим неполный рабочий день, график сотрудников, работающих неполный рабочий день, часто сильно варьируется в зависимости от сезона, бизнеса компании и других факторов.

Другое распространенное отличие состоит в том, что штатные сотрудники с большей вероятностью будут получать льготы, такие как медицинское страхование, оплачиваемый отпуск и больничный. Часто они не выдаются сотрудникам, работающим неполный рабочий день.

Наконец, большинство сотрудников, работающих полный рабочий день, считаются освобожденными от уплаты налогов, что означает, что им не нужно оплачивать сверхурочные. Большинство сотрудников, занятых неполный рабочий день, считаются необлагаемыми, что означает, что они получают сверхурочную оплату за любую дополнительную работу после 40 часов работы в неделю.

Требования к графику работы сотрудников

Хотя у работодателей есть большая свобода действий при установлении графиков работы для своих сотрудников, некоторые ограничения все же применяются.

Федеральный закон

Не существует федеральных законодательных требований в отношении расписания и того, в какие часы сотрудник может быть запланирован на работу, кроме требований закона о детском труде, которые ограничивают рабочие часы для несовершеннолетних, не достигших 18 лет.

Государственные и местные законы

Государственные и местные органы власти могут иметь законы, регулирующие графики работы. Например, компаниям розничной торговли города Нью-Йорка с более чем 20 сотрудниками не разрешается заставлять сотрудников работать «по вызову».Они должны предоставить вам ваш письменный график работы по крайней мере за 72 часа до его начала. Дополнительные правила включают размещение графика на вашем рабочем месте, включая даты, время начала и окончания смен, а также место (а) всех смен в графике работы.

Сверхурочные

Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) требует, чтобы работники, не освобожденные от уплаты налогов, получали сверхурочную оплату за время, отработанное более 40 часов. Кроме того, существует федеральное законодательство и законодательство штата, которое устанавливает ограничения на количество сверхурочных, которые могут работать некоторые сотрудники.

Ключевые выводы

• График работы сотрудника — это заранее определенные дни и время, в которое они должны находиться на работе.
• Ваш график работы будет зависеть от типа работы, организации и отрасли, в которой вы работаете.
• Если вы ищете работу, узнайте как можно больше о графике работы во время процесса приема на работу, чтобы знать, чего ожидать, если вы получите предложение о работе.
• В вашем регионе могут быть правовые нормы, определяющие, как и когда организации могут назначать сотрудников.

Эффективное планирование — Обучение управлению временем от MindTools.com

Планирование, чтобы максимально использовать свое время

© iStockphoto
damircudic

Насколько эффективно вы используете свое время?

Это конец еще одного напряженного рабочего дня, и даже если вы пришли в офис рано и ушли поздно, вы не чувствуете, что сделали что-то значимое.

Это слишком просто.Столкнувшись с бесконечными встречами, частыми перерывами и неотложными задачами в последнюю минуту, вы можете легко быть занятым весь день, не добиваясь прогресса в выполнении высокоприоритетных проектов и целей.

Вот почему так важно знать, как правильно планировать свое время. В этой статье мы рассмотрим шаги, которые вы можете предпринять для этого, чтобы выделить время для действительно важной работы, оставив при этом время для личного развития, семьи и друзей.

Важность планирования

Планирование — это искусство планирования вашей деятельности, чтобы вы могли достичь своих целей и приоритетов в то время, которое у вас есть.Когда это сделано эффективно, это поможет вам:

• Поймите, чего вы реально можете достичь со своим временем.
• Убедитесь, что у вас достаточно времени для важных дел.
• Добавьте время на случай непредвиденных обстоятельств.
• Избегайте брать на себя больше, чем вы можете выдержать.
• Неуклонно работайте над достижением личных и карьерных целей.
• Достаточно времени для семьи и друзей, занятий спортом и хобби.
• Добейтесь хорошего баланса между работой и личной жизнью.

Время — единственный ресурс, который мы не можем купить, но мы часто тратим его впустую или используем неэффективно. Планирование помогает вам подумать о том, чего вы хотите достичь за день, неделю или месяц, и держит вас на пути к достижению ваших целей.

Как распланировать свое время

Установите регулярное время для выполнения расписания — например, в начале каждой недели или месяца.

Есть несколько различных инструментов на выбор. Простой и легкий способ вести расписание — использовать ручку и бумагу, систематизируя свое время с помощью еженедельного планировщика.(Щелкните здесь, чтобы получить бесплатный загружаемый шаблон планировщика, чтобы начать работу.)

Вы также можете использовать приложения и программное обеспечение, такие как Google Calendar®, MS Outlook® и Canva. Выберите инструмент планирования, который соответствует вашей ситуации, текущей структуре вашей работы, вашему личному вкусу и вашему бюджету.

Самым важным при выборе планировщика является то, что он позволяет легко вводить данные и позволяет просматривать соответствующий промежуток времени (день / неделя / месяц) с необходимой степенью детализации.

После того, как вы определились, какой инструмент вы хотите использовать, подготовьте свое расписание следующим образом:

Шаг 1: Определите доступное время

Начните с определения времени, которое вы хотите выделить для своей работы.

Количество времени, которое вы проводите на работе, должно отражать цель вашей работы и ваши личные цели в жизни.

Например, если вы продвигаетесь по службе, было бы разумно работать сверхурочно каждый день, чтобы продемонстрировать свою преданность делу.Если, с другой стороны, вы хотите иметь достаточно времени для неработающих занятий, вы можете решить выполнять отведенные часы и не более того.

Шаг 2. Запланируйте основные действия

Затем заблокируйте действия, которые вы обязательно должны предпринять, чтобы хорошо выполнять свою работу. Часто это те вещи, по которым вас будут оценивать.

Например, если вы управляете людьми, убедитесь, что у вас достаточно времени для решения личных проблем членов команды, а также для решения задач наставничества и контроля.Кроме того, дайте время пообщаться со своим начальником и ключевыми людьми вокруг вас.

Шаг 3. Расписание высокоприоритетных действий

Просмотрите свой список дел , а также график высокоприоритетных и срочных действий, а также основных задач по техническому обслуживанию, которые нельзя делегировать или избежать.

Постарайтесь назначить их на то время дня, когда вы наиболее продуктивны — например, некоторые люди наиболее энергичны и эффективны утром, а другие более эффективно сосредотачиваются днем ​​или вечером.(Наша статья «Это утреннее задание?» может помочь вам определить лучшее время дня.)

Шаг 4: График времени на случай непредвиденных обстоятельств

Затем выделите дополнительное время, чтобы справиться с непредвиденными обстоятельствами и чрезвычайными ситуациями. Опыт подскажет, сколько разрешить — как правило, чем более непредсказуема ваша работа, тем больше времени вам понадобится. (Если вы не запланируете это время, чрезвычайные ситуации все равно будут происходить, и вы в конечном итоге будете работать допоздна.)

Получите бесплатный информационный бюллетень

Изучайте новые карьерные навыки каждую неделю и получайте бонус Рабочая тетрадь по управлению временем , бесплатно !

Прочтите нашу Политику конфиденциальности

Частые перерывы отнимают у вас время.Учимся управлять ими может сократить время на непредвиденные обстоятельства, которое вам нужно выделить. Некоторые прерывания будет трудно предсказать, но оставление некоторого свободного места в вашем расписании дает вам гибкость, необходимую для перегруппировки задач и реагирования на важные проблемы по мере их возникновения.

Шаг 5: Запланировать свободное время

Место, которое вы оставили в вашем планировщике, — это «свободное время»: время, которое доступно для выполнения ваших приоритетов и достижения ваших целей.Просмотрите список ваших приоритетных дел и личные цели , оцените время, необходимое для их достижения, и запланируйте их.

Шаг 6. Проанализируйте свою деятельность

Если к тому времени, когда вы дойдете до пятого шага, вы обнаружите, что у вас мало или совсем нет свободного времени, вам нужно вернуться к шагам два, три и четыре и спросить, все ли введенные вами задачи абсолютно необходимы . Может случиться так, что некоторые вещи можно будет делегировать или решить более оперативным образом.

Один из самых важных способов добиться успеха — это максимизировать леверидж. Вы можете достичь своего. Увеличьте объем работы, которую вы можете выполнить, делегировав другим людям, аутсорсинг ключевые задачи или использование технологий для максимальной автоматизации вашей работы. Это освободит вас для достижения ваших целей.

Если вы обнаружите, что ваше дискреционное время все еще ограничено, вам может потребоваться пересмотреть условия ваша рабочая нагрузка или попросите о помощи .Используйте свой недавно составленный график как свидетельство ваших серьезных обязательств. Это продемонстрирует вашему боссу, насколько вы хорошо организованы, и может сделать его более восприимчивым к вашим запросам!

Ключевые моменты

Планирование — это процесс, с помощью которого вы планируете, как вы будете использовать свое время. Если вы будете делать это правильно, это повысит вашу эффективность и снизит уровень стресса.

Чтобы подготовить расписание, выполните следующие шесть шагов:

1. Определите время, которое у вас есть.
2. Заблокируйте основные задачи, которые вы должны выполнять, чтобы добиться успеха в своей работе.
3. Запланируйте высокоприоритетные срочные задачи и жизненно важные «хозяйственные» мероприятия.
4. Заблокируйте соответствующее время на случай непредвиденных обстоятельств для обработки непредсказуемых событий и прерываний.
5. Запланируйте мероприятия, которые соответствуют вашим приоритетам и личным целям, на оставшееся время.
6. Проанализируйте свою деятельность, чтобы определить задачи, которые можно делегировать, передать на аутсорсинг или полностью сократить.

Важно, чтобы в вашем графике находилось время для ваших профессиональных и личных целей. Если у вас мало или совсем нет свободного времени, когда вы достигнете пятого шага, пересмотрите свои задачи, чтобы увидеть, можете ли вы выполнять их по-другому — в противном случае ваш баланс между работой и личной жизнью пострадает.

Скачать лист

График работы

сотрудников: передовой опыт на 2021 год

В этом руководстве вы изучите семь шагов для создания беспроигрышного графика работы сотрудников и управления им; тот, который приносит пользу как вашим сотрудникам, так и вашей организации.

Составление расписания сотрудников сложно. Это жонглирование, заключающееся в прогнозировании потребностей в рабочей силе, управлении запросами и предпочтениями сотрудников и обеспечении покрытия смены. На этом все не заканчивается: планирование сотрудников также включает в себя управление затратами на рабочую силу, соблюдение правил соответствия и при этом максимальную производительность.

Таким образом, график сотрудников служит важной точкой связи между организацией и ее почасовыми сотрудниками. Вот почему эффективное планирование сотрудников помогает улучшить их впечатления, улучшить удержание и удовлетворенность сотрудников.В определенных секторах, таких как производство, график работы имеет важное значение для удовлетворения производственных потребностей или других важных бизнес-целей.

Согласно нашему отчету об исследовании почасовых рабочих, 87 процентов почасовых работников считают, что контроль над своим графиком работы чрезвычайно важен, а 55 процентов заявили, что они бросили бы свою работу, если бы им не хватало контроля над своим графиком.

Это означает, что качество, с которым расписание сотрудников планируется, публикуется и доводится до сведения, напрямую влияет на их удовлетворенность, «неявки» и, в конечном итоге, на текучесть кадров.Текучесть кадров на 174% выше без возможности планирования в реальном времени. Неудивительно, что это так. Согласно недавнему исследованию, опубликованному в American Sociological Review, «постоянная нестабильность рабочего графика связана с психологическим стрессом, плохим качеством сна и несчастьем».

87 процентов

заявили, что бросят работу, если не смогут контролировать свой график.

55 процентов

сказали, что они уйдут с работы, если им не удастся контролировать свой график.

Помимо затрат, связанных с текучестью кадров, расписание сотрудников влияет на многие другие аспекты деятельности, включая затраты на рабочую силу, производительность и соответствие отраслевым нормам, внутренней политике, а также трудовому законодательству. Планирование персонала вручную часто неэффективно и обременительно для сложных операций (но может хорошо работать для малых предприятий). Когда «большая тройка» американских производителей автомобилей перешла от ручного к автоматизированному составлению расписаний сотрудников, они увидели значительный рост эффективности и контроля затрат, сэкономив 800 долларов на сотрудника на расходах на рассмотрение жалоб и 1 доллар.5 миллионов ненужных сверхурочных в течение первого года реализации.

Текучесть кадров на 174% выше без возможности планирования в реальном времени.

Bersin от Deloitte

Здесь мы расскажем о семи проверенных шагах, которые вы можете предпринять, чтобы оптимизировать и улучшить процесс планирования работы сотрудников. Мы понимаем, что не существует универсального подхода, поэтому включайте только те меры, которые лучше всего подходят для рабочего процесса планирования сотрудников вашей организации.

---

Шаг 1. Определение потребностей в рабочей силе

Во-первых, четко определите, какие трудовые ресурсы необходимы для достижения производственных целей.Поскольку все основано на главном расписании, которое соответствует вашим производственным целям, планирование рабочей силы имеет важное значение для правильного выполнения. Вам нужно:

Карта потребностей в зависимости от ролей и местоположения

Важно определить точные ресурсы, необходимые для каждой должности, в зависимости от местоположения и продолжительности смены. Например, супервизору могут понадобиться четыре оператора и два других квалифицированных специалиста с 6:30 до 15:00. для выполнения производственных задач за первую смену. Есть бесчисленное множество способов определить местоположение (например,g., отделы или линии), поэтому убедитесь, что вы четко и последовательно классифицируете местоположения. Вы можете организовать ресурсы для каждой роли разными способами, например, в виде сетки на доске, в электронной таблице или с помощью программного обеспечения для планирования работы сотрудников.

Определите исторические тенденции

Просмотр данных за прошлые периоды планирования может помочь вам предвидеть потребности и справедливо планировать сотрудников. Быстрый анализ вашего производства или истории объемов может показать, что ваш бизнес имеет тенденцию иметь больше потребностей в определенные дни недели или в пик сезона, оправдывая решение о назначении большего количества сотрудников в этот период времени для поддержки спроса.Использование прошлого опыта для прогнозирования ваших кадровых потребностей поможет в планировании как более загруженных, так и более медленных периодов в течение года.

Определите необходимые квалификации

Это необходимый шаг для каждой смены. Если у вас есть процесс отбора людей на смену, вы получите нужных сотрудников в нужное время. Например, предположим, что вам нужно всего четыре оператора для смены поворота, но по крайней мере один должен пройти обучение работе с определенной машиной.Наличие плана по квалификации доступных сотрудников до того, как вы их составите, гарантирует, что у вас есть нужные сотрудники, запланированные в нужное время.

Объедините время и посещаемость

Использование технологии для отслеживания времени и посещаемости повышает эффективность процессов планирования рабочей силы за счет автоматизации. Если на вашем рабочем месте не используется программное обеспечение для учета рабочего времени, вы можете попробовать добавить эту функцию в службу программного обеспечения для планирования рабочего времени вашего сотрудника.

---

Шаг 2. Оценка пула рабочих

Как только вы точно поймете, сколько труда вам нужно, пора оценить, соответствуют ли ваши текущие трудовые ресурсы этим потребностям.Помимо почасовой оплаты, на этом этапе вам может потребоваться учесть любые ресурсы, не связанные с персоналом.

Вот несколько важных факторов, которые следует учитывать при оценке:

План впереди

Предстоящий праздник или длинные выходные могут повлиять на ваш доступный трудовой запас. Заблаговременное планирование этих изменений избавит вас от попыток заполнить пропущенные смены в последнюю минуту.

Анализируйте и распределяйте ресурсы

Если приближается напряженный сезон и вы прогнозируете значительное увеличение потребностей в ресурсах, оцените, что вам понадобится, по роли, местоположению и доступности.Дайте себе дополнительное пространство сверх ожидаемого спроса, чтобы убедиться, что вы можете выделить достаточно ресурсов.

Включить все ресурсы в расписание

Например, если на складе есть вилочные погрузчики для использования своим персоналом, оборудование должно быть добавлено к сменам в рабочем графике, чтобы обеспечить надлежащее покрытие.

Программное обеспечение для планирования персонала

Точное прогнозирование потребностей в ресурсах имеет важное значение, но может быстро усложниться, когда задействованы не связанные с персоналом ресурсы, почасовые потребности в работниках и колеблющийся спрос.В сложных средах планирования огромным подспорьем является технология планирования рабочей силы. Такие инструменты, как Планировщик спроса Shiftboard, используют сложные алгоритмы для прогнозирования ресурсов на основе исторических моделей.

---

Шаг 3. Определение правил планирования

Стаж, сверхурочная работа, местонахождение и сертификаты — общие факторы, которые необходимо отразить в почасовом графике. Правила планирования, основанные на этих факторах, также могут быть уникальными для вашей организации, поэтому четкие рекомендации чрезвычайно важны.Чтобы избежать путаницы, перед назначением смен убедитесь, что все менеджеры понимают политику или правила.

Соблюдение законов о безопасности, занятости и труде

Убедитесь, что сотрудники не работают дольше, чем разрешено законом, правилами профсоюзов или руководящими принципами управления утомляемостью. Вам также необходимо будет отслеживать и соблюдать любые внутренние или внешние ограничения сверхурочной работы.

Стаж

Присваивается ли сотрудникам статус стажа на определенные смены? Эти рекомендации также необходимо будет отразить при составлении расписания.

Обучение и сертификация

Требуется ли для определенных смен персонал, прошедший специальную подготовку? Если это так, установите правила, гарантирующие, что только люди с текущими сертификатами будут рассматриваться для назначения во время этих смен.

---

Шаг 4: Назначьте смены сотрудников

Теперь, когда график вашего сотрудника составлен, все понимают правила и вы уверены, что сможете удовлетворить свои потребности в ресурсах, пришло время заполнить открытые смены.Места и время уже должны быть определены на этом этапе. Как только они появятся, вы можете сосредоточиться на том, чтобы привлечь нужных людей в нужное место в нужное время.

На этом этапе полезно обдумать свой подход. Ваши смены назначаются менеджерами, запрашиваются персоналом или что-то среднее? Распространенным подходом является планирование сверху вниз, когда менеджеры создают расписание и назначают смены, которые соответствуют потребностям в ресурсах с минимальным участием сотрудников. Этот подход часто используется в статических, повторяющихся недельных расписаниях.

Планирование снизу вверх, когда сотрудники записываются на открытые смены, которые они имеют квалификацию для работы, является дополнительным подходом к планированию сверху вниз. Эта стратегия самообслуживания может значительно сократить время планирования для менеджеров. Хотя не во всех случаях практично, восходящее планирование увеличивает удовлетворенность и удержание сотрудников, предоставляя им больше автономии в своих графиках работы.

Независимо от того, какой подход вы выберете, при создании расписания сотрудников полезно учитывать, как распределяются смены.Чтобы добиться максимальных результатов, учитывайте следующие ключевые критерии:

Квалификация

Используйте определенные критерии навыков и компетенций, чтобы гарантировать, что все сотрудники, назначенные в смену, соответствуют предъявляемым к ней требованиям. Назначение сотрудников с просроченными полномочиями может представлять значительный юридический риск и большие штрафы. Перед назначением на смену важно убедиться, что у сотрудников хорошая репутация.

Правила планирования

Применить все определенные правила планирования. Возможно, вам придется учитывать правила стажа, сверхурочной работы или другие правила, уникальные для вашей организации или отрасли.

Эффективность сотрудников

Иногда вам нужны ваши лучшие люди на работе, но определить их бывает сложно. Это особенно верно в больших или сложных организациях, где сотрудники выполняют несколько ролей. Отслеживайте рейтинги производительности, чтобы знать, кого планировать, когда это наиболее важно.

Наличие

Проблемы с доступностью сотрудников — от заявок на отпуск до отпусков различного рода — являются главной движущей силой изменения графика. Во время пандемии работодатели также должны учитывать просьбы сотрудников об изменении расписания из-за колебаний школьного расписания для детей, ухода за близкими с COVID-19, а также когда они подверглись заражению и должны быть помещены в карантин.Использование инструмента, который показывает вам доступность в режиме реального времени — например, тех, которые доступны в наборе инструментов Shiftboard — может иметь решающее значение для того, чтобы сотрудники были довольны, при этом создавая эффективный график.

Настройки

Когда вы принимаете во внимание предпочтения сотрудников, вы сокращаете количество запросов на изменение. Что еще более важно, вы повышаете удовлетворенность сотрудников, снижая количество прогулов и текучести кадров.

Конфигурация расширенного профиля

Вероятно, у вас есть обширная информация о ваших сотрудниках, которую вам нужно использовать при планировании и составлении отчетов.Эта информация часто включает роль, уровень должности, учетные данные, стаж, ставки заработной платы и предпочтения доступности для каждого сотрудника. Если вы используете программное обеспечение для планирования работы сотрудников, убедитесь, что оно поддерживает данные вашего профиля.

Автоматизация назначения смен

Назначение смен обычно является наиболее трудоемкой частью процесса планирования. Подбирать людей по позициям вручную сложно, и сложно уточнить все детали. Программное обеспечение для составления расписания сотрудников может помочь.Ищите возможность автоматически назначать смены на основе множества правил. Дополнительные функции, такие как смена смены и автоматическое заполнение в режиме ожидания, также часто чрезвычайно полезны.

Некачественное расписание персонала может иметь серьезные последствия для непрерывной работы, даже если это не выглядит так, как на поверхности. В средах с высокими ставками разработайте формальный процесс проверки затрат, соответствия и других ключевых факторов.

Опубликуйте и сообщите расписание, чтобы все знали, где и когда его найти.Решения для онлайн-планирования гарантируют, что каждый будет иметь доступ к своим расписаниям в любое время и в любом месте — и они будут уведомлены о любых изменениях.

---

Шаг 5. Управление изменениями расписания

Недавние мировые события доказали, что все может измениться в одно мгновение, а это значит, что планирование никогда не прекращается. Независимо от того, насколько безупречно ваше расписание на момент публикации, оно обязательно изменится с той минуты, когда оно было опубликовано, до тех пор, пока оно не перестанет быть активным.

Эффективное управление изменениями означает быстрое и эффективное реагирование на изменения.Это также требует общения с вашими сотрудниками в режиме реального времени. Внимательно следите за следующими распространенными причинами изменения расписания:

Колебания спроса

В течение периода планирования потребности в рабочей силе могут увеличиваться или уменьшаться. Резервные пулы, состоящие из частично занятых или временных сотрудников, которые могут работать в короткие сроки, являются популярным решением для управления скачками. С другой стороны, падение спроса может быть более серьезным. Если у вас есть значительный и гибкий резервный пул, вы можете укомплектовать последние 10–15% потребностей обычного расписания с помощью дополнительного персонала.Это обеспечивает буфер как для увеличения, так и для снижения спроса.

Изменения в доступности сотрудников

Доступность часто является основной причиной изменений в расписании сотрудников. Многие организации требуют, чтобы сотрудники определяли подходящую замену после публикации графика. Это может привести к неоднозначным результатам в зависимости от размера и сложности организации. Программное обеспечение для составления расписания сотрудников, которое обеспечивает возможность смены смены, позволяет сотрудникам размещать и принимать открытые смены в режиме реального времени.Менеджеры могут настроить этот рабочий процесс для автоматической обработки изменений или запроса утверждения. Это жизненно важная функция для сотрудников, которым могут потребоваться изменения расписания, связанные со здоровьем.

Неявка сотрудников

Реагировать на ситуацию в последнюю минуту — это стресс. Списки вызовов и текстовые сообщения не помогут быстро найти подписку в последнюю минуту. Создайте пул «горячего резерва», состоящий из небольшого числа очень гибких сотрудников, которые могут подключиться в любой момент. Эти пулы часто включают сотрудников, занятых неполный рабочий день, временных рабочих и даже сотрудников, работающих полный рабочий день, которые жаждут возможности сверхурочной работы.

Средства связи

Целенаправленная коммуникация в реальном времени также жизненно важна для эффективного управления изменениями. Популярность смартфонов делает обмен текстовыми сообщениями важным инструментом для связи с сотрудниками, поэтому мобильный доступ может быть важен для вас. Сочетание возможностей программного обеспечения для планирования и мобильных технологий — фантастический способ улучшить общение. Тем не менее, вы хотите, чтобы и менеджеры, и сотрудники имели круглосуточный доступ к своим расписаниям, чтобы они могли мгновенно взаимодействовать и настраиваться на лету.

Интеграции

Если вы используете разные технологии для управления сотрудниками и их расписаниями, интеграция между системами имеет важное значение. На многих рабочих местах расписание является ключом к повседневной работе. Программное обеспечение для планирования персонала может быть интегрировано с системами управления заработной платой и человеческим капиталом для автоматизации бизнес-процессов. Убедитесь, что ваши технологические интеграции хорошо работают в вашей организации.

Сотрудники, имеющие возможность управлять своим расписанием в режиме реального времени, довольны в 6 раз больше, чем те, у кого нет.

Абердин Групп

---

Шаг 6: Измерение, изучение и корректировка

Конец периода планирования одной смены означает, что скоро начнется новый период. Такие точки перехода часто служат триггерами для расчета заработной платы и многочисленных операционных отчетов.

В эти переходные моменты критически важно отступить, чтобы оценить эффективность планирования рабочей силы за предыдущий период. В этих периодических обзорах должны участвовать заинтересованные стороны из сфер бизнеса, человеческих ресурсов и финансов.Обязательно включите в свой обзор следующие области:

Точность прогнозов

Сравнение прогнозируемой потребности в ресурсах с фактической — ключевой момент. Как планировщик, у вас есть уникальная перспектива. Используйте его для анализа отклонений и совместной работы в вашей организации, чтобы повысить точность прогнозов. Кажущееся незначительным улучшение может иметь большое влияние на ваш бизнес.

Оценка ресурсов

Очень важно отслеживать и измерять состояние ваших пулов трудовых ресурсов.При проверке доступности сотрудников учитывайте период времени и ожидаемый спрос. Например, заметив резкое увеличение количества совпадающих запросов на отпуск, вы сможете заранее скорректировать расписание. Кроме того, мониторинг пулов ресурсов, привязанных к критически важным ролям, поможет вам всегда заполнять их лучшими специалистами. Если вы используете программное обеспечение для планирования сотрудников, у вас есть богатый источник данных, от рейтингов навыков до данных о посещаемости.

Процессы планирования рабочей силы

Проверяйте ключевые процессы с другими составителями графиков, руководством и сотрудниками и регулярно проверяйте любые идеи по улучшению.В посменной рабочей среде график оказывает значительное влияние на производительность и моральный дух сотрудников. Отзывы сотрудников откроют возможности, которые трудно увидеть с точки зрения планирования.

Аналитика и отчетность

Правильное программное обеспечение для составления расписания соберет данные, необходимые для оценки и анализа. Благодаря новому пониманию ваших данных вы можете полностью оптимизировать процесс планирования.

---

Шаг 7. Оптимизация с помощью технологий

Программное обеспечение для составления расписания персонала превосходно делает процесс составления расписания сотрудников более эффективным для управления — особенно во время постоянных изменений, вызванных непредвиденными событиями.Это также помогает обеспечить соблюдение многих правил и положений, влияющих на рабочие места, работающие посменно.

Настраиваемое программное обеспечение для составления расписания сотрудников имеет надежные функции, которые значительно улучшают процесс составления расписания:

• При определении потребности в рабочей силе и дефицита рабочей силы особенно полезны инструменты прогнозирования спроса.
• Интегрированная функция учета рабочего времени исключает ручную обработку.
• При создании графиков работы сотрудников мгновенный доступ к информации профиля сотрудника гарантирует, что в расписание будут включены только квалифицированные и имеющие на это право люди.
• Инструменты двусторонней связи в реальном времени и автоматическое распределение смен помогают составителям графиков эффективно управлять ежедневными изменениями расписания.
• Возможности аналитики и отчетности позволяют в реальном времени получать информацию о том, что работает, а что нет, поэтому процесс планирования постоянно оптимизируется.
• Составление графика сменной работы может быть трудным и трудоемким, но технологии могут помочь вам сделать его более эффективным и простым в управлении.