Деловое общение что это: Деловое общение, его особенности

7. Понятие и формы делового общения. Основы делового общения

Читайте также

Факторы успеха делового общения маркетолога

Факторы успеха делового общения маркетолога Маркетинг начинается с общения – исключительно важного компонента в маркетинговой деятельности предприятия. Он основывается на общении, им пронизана вся работа специалистов-маркетологов. Деловое общение в маркетинге

Средства делового общения маркетолога

Средства делового общения маркетолога Средства общения маркетолога подразделяются на вербальные (речевые) и невербальные (неречевые). К вербальным относятся устная и письменная речь. Невербальные средства представляют собой своеобразный фон общения, то есть

8.

2. Стимулы: понятие и формы

8.2. Стимулы: понятие и формы Стимулирование – это побуждение человека действовать под влиянием определенных причин, условий, обстоятельств; воздействие на работника конкретными методами, приемами, средствами. Разные люди на разные стимулы реагируют по-разному. Может

1. Понятие МТО: функции, формы

1. Понятие МТО: функции, формы Материально-техническое обеспечение – система организации обращения и использования средств труда, основных и оборотных фондов предприятия (материалов, сырья, полуфабрикатов, машин и оборудования). МТО также отвечает и за их распределение

1. Основы этикета делового общения

1. Основы этикета делового общения Умение вести себя с людьми надлежащим образом является важнейшим фактором, определяющим шансы добиться успехов, облегчает установление контактов, способствует достижению взаимопонимания, создает хорошие, устойчивые взаимоотношения

11.

 Формы группового делового общения

11. Формы группового делового общения Формы группового делового общения:1) совещания;2) конференции;3) выставки-презентации;4) приемы.Основной формой группового делового общения являются деловые совещания, которые представляют собой способ открытого коллективного

22. Национальные особенности делового общения

22. Национальные особенности делового общения Деловое международное общение предусматривает необходимость понимания и учета особенностей характера и отличительных черт поведения народов, представителей разных стран.В последние годы многие предприятия и организации

Глава 2 ЭТИКЕТ ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ

Глава 2 ЭТИКЕТ ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ 2.

1. Невербальные средства общения Средства человеческого общения делятся на две группы: вербальные и невербальные. Подробно о вербальных средствах и культуре общения рассказывается в гл. 7.Эффективность общения определяется не только

Законы делового общения по телефону

Законы делового общения по телефону 1. Следите за интонацией своего голоса. Помните, в главе «Основы невербального общения» мы выяснили, что при общении люди передают друг другу информацию с помощью трех каналов: «языка жестов» (55%), интонации (38%) и слов (7%)?По телефону мы

22. Понятие структуры управления и факторы, ее определяющие. Понятие и роль коммуникаций в управлении

22. Понятие структуры управления и факторы, ее определяющие. Понятие и роль коммуникаций в управлении Коммуникация может быть определена как процесс обмена и понимания информации между двумя и более людьми с целью мотивирования определенного поведения или влияния на

Деловое общение

Понятие деловое общение тесно связано с взаимодействием в сфере сотрудничества. Ни один работодатель или предприниматель в своей работе не может обойтись без деловой коммуникации.

Итак, давайте разберемся, в чем заключаются ее особенности. Первое, на чем строится любое взаимодействие в деловых кругах, – это репутация. Процесс ее зарабатывания может занять долгие годы. Ведь бизнес представляет собой не только выгодные контракты и сделки, это еще и искусство, позволяющее реализовать себя как личность.

Важно заметить, что деловые отношения могут развиваться успешно только в случае, если будут соблюдены следующие рекомендации:

1. Точность и конкретика. Любой успешный руководитель должен ясно формулировать цели, которых он хочет достичь, и реально оценивать свои возможности. Такой подход не только гарантирует эффективное развитие предприятия, но, как следствие, помогает формировать благоприятный имидж организации в целом и ее руководства в частности.
2. Плодотворные бизнес-контакты. Основная задача любого предприятия – это выгодное сотрудничество с другими участниками рынка. Работая в этом направлении, целесообразно вести дела таким образом, чтобы взаимодействие было выгодно всем сторонам. Только такой подход позволяет рассчитывать на долгосрочный успех.
3. Личная ответственность. В бизнесе, как и в любой другой сфере человеческой жизни, важна межличностная связь. Ведь это взаимодействие людей, которое должно удовлетворить потребности обеих сторон. Способность руководителя брать на себя ответственность за принятые решения и совершенные ошибки является ключом к достижению поставленных целей.

Способность руководителя брать на себя ответственность за принятые решения и совершенные ошибки является ключом к достижению поставленных целей.

Правила делового общения

Специфика делового общения подразумевает, что все участники компетентны и соблюдают правила поведения в общении с клиентами. Именно поэтому навыки эффективного общения с партнерами, коллегами, клиентами и конкурентами – это ценные элементы в управлении организацией. Чтобы использовать их, важно, чтобы теме разговора соответствовала сфера компетентности сотрудников.

Также важно знать требования, которыми характеризуется техника ведения переговоров, и их основные принципы. Нужно не только иметь знания по предмету деловой беседы, но и уметь учитывать особенности взаимодействия.

Рассмотрим наиболее важные из них.

Умение держать все под контролем

Важно быть уверенным в том, что делаешь, и не допускать, чтобы окружающие заподозрили обратное. Если руководителю кажется, что это не самая сильная сторона его характера, стоит задуматься над этим и провести работу над собой.

В России, как и во всем мире, большой популярностью пользуются технологии развития личности, позволяющие тренировать свою волю. Кроме того, всегда можно найти список литературы, хорошо раскрывающей этот аспект.

Приведем здесь несколько книг:

1. Деловое общение. Деловой этикет. Юнити-Дана, 2008.
2. Блюм М. А., Герасимов Б. И., Молоткова Н. В. Этика деловых отношений.
3. Ковальчук А. С. Основы делового общения.
4. Кузнецов И. Н. Деловой этикет.
5. Самохвалова А. Г. Деловое общение. Секреты эффективных коммуникаций.

Кроме самоконтроля, важно своевременно мониторить ситуацию. Такой подход позволяет быть в курсе всего и оперативно корректировать свою тактику.

Если ваш собеседник сознательно переходит границы и нарушает нормы, которые предполагает этика делового общения, не уподобляйтесь ему. Возможно, это именно то, чего он добивается, чтобы манипулировать вами. Помните: удача всегда на стороне терпеливых.

1. Умение слушать. На этом навыке базируется даже повседневное человеческое общение, не говоря о бизнесе. Помните крылатое выражение «клиент всегда прав»? Оно означает, что важно понять его правоту, уметь услышать то, о чем он вам говорит, каковы его потребности, мотивы и пожелания. Это базовое понятие, на котором строится структура современного маркетинга. На нее опираются методы, показавшие успешность в практике ведения переговоров. Чем бы ни занималась ваша организация, очень важно уметь слышать своих партнеров.
   Тогда ваш бизнес будет успешным.
2. Фокус на главном. Очевидно, что бизнес – это достаточно сложная вещь, и успех в нем удел немногих. Мало быть просто упрямым, сосредоточенным аскетом, способным ради своей цели отказаться от многого. Важно правильно расставлять приоритеты. Можно знать в совершенстве приемы ведения дела, но без умения фокусироваться на главном, вы будете «мнимым руководителем», а ваши функции могут легко выполняться исполнителем.
3. Дружба дружбой, но. Общие правила ведения бизнеса включают в себя и такой пункт, как умение не путать личные отношения с рабочими. Хотя наш менталитет и не располагает к этому. Еще на заре российского капитализма было замечено, что в отечественных компаниях люди предпочитают дружить, в то время как в западных – работать. Безусловно, сегодня все поменялось. Назначение бизнеса приблизилось к его истинному смыслу. Тем не менее, следует напомнить, что оценивать работников, коллег и партнеров нужно исключительно по их профессиональным качествам, а не по своим личным пристрастиям.

Деловое общение в компании, его виды и формы – своеобразный фундамент, на котором строится деловое взаимодействие между людьми. Чтобы деловое общение развивалось успешно, необходимо придерживаться вышеперечисленных правил и рекомендаций.

Деловое общение с точки зрения психологии

Человек является существом социальным. Сложилось так, что человеку комфортно быть среди таких же, как он, чем в одиночестве или с другими сущностями. Наша жизнь, работа происходит в окружении людей. Практически любая ситуация подразумевает общение с другим человеком, иногда даже независимо от нашего желания. К одним людям мы испытываем симпатию, к другим, напротив, резкую неприязнь, а кто-то не вызывает у нас никаких эмоций.

Люди взаимодействуют друг с другом, а не просто слаженно осуществляют определенную деятельность. Для человека играет важную роль его место и влияние, на окружающий мир, то, как воспринимают и оценивают его действия важные для него люди. Во время коммуникации происходит процесс обмена переживаниями с другими людьми, мы понимаем, что на нас влияет их мнение. Это порой вызывает подражание и использование их опыта. Часто человек может изменить свои пристрастия под влиянием моды. Когда человек принимает решение по важному для него вопросу, часто он старается учесть не собственный интерес, а мнение окружающих. Также важно отметить, что работа с одними людьми у нас получается продуктивной, а с другими при взаимодействии возникают большие сложности.

Люди живут и развиваются в обществе, обмениваются друг с другом сообщениями вербального и невербального характера. Эти сообщения могут быть информационные или эмоциональные. Все эти процессы возможны благодаря общению. Категория «общение» предстает в виде основы взаимодействия людей друг с другом. Выделяют немало подходов к этому явлению. В данной статье мы рассмотрим классические характеристики общения.

Замечание 1

Социально-психологическая наука и практика выделяют мнение, что общение является коммуникативной деятельностью.

Основные характеристики и содержание общения

Определение 1

Общение воспринимается как коммуникативно-информационное взаимодействие между людьми.

Межличностное общение сосредоточено на вопросах непосредственных контактов людей в группах или парах. Общение представляется как сложный и многогранный процесс. Человек даже не задумывается о том, что такое общение, что влияет на его эффективность, по каким причинам с одними людьми у нас получается договориться, а с другими нет. Чтобы получить ответы на эти вопросы необходимо использовать системное понимание сущности общения.

Российская психология рассматривает общение как широкий круг явлений, в который входят различные процессы взаимодействия, взаимопонимания, взаимовлияния и сопереживания. Общение имеет множество содержаний и форм проявления. Различают несколько психологических концепций общения. Рассмотрим некоторые из них:

• общение – это средство передачи информации;
• общение воспринимается как деятельность в учениях Б. Г. Ананьева и А. Н. Леонтьева;
• общение как специфическая форма взаимодействия в учениях Б. Ф. Ломова;
• общение воспринимается в качестве способа познания другого человека в трудах А. А. Бодалева и В. Н. Мясищева;
• общение как условие жизнедеятельности в трудах А. А. Бодалева;
• общение воспринимается способом передачи общественного и культурного опыта в учениях А. А. Леонтьева и других психологов;
• общение как способ влияния в трудах В. М. Бехтерева, Е. Л. Доценко, А. Ю. Панасюка;
• общение воспринимается в качестве средства раскрытия субъективного мира человека в учениях Г. М. Андреева и др.

Для межличностного общения необходимы две парадигмы психологических воздействий: «субъектно-объектная», иными словами направленная, а как следствие, манипулятивная и «субъект-субъектная», то есть равноправная и развивающаяся.

Виды общения

Выделяют несколько видов общения. Рассмотрим классификацию видов общения по А. Ю. Панасюку:

• доверительный вид общения, субординационный, служебно-товарищеский;
• общение как монолог, диалог и полилог;
• общение как совещание, переговоры, выступления, выслушивания и дискуссии;
• опосредованное и непосредственное общение.

В. Г. Крысько выделял следующие виды общения:

• вербальная и невербальная форм общения;
• массовое и межличностное;
• ролевой вид общения и межперсональный;
• доверительный и конфликтный вид общения;
• кратковременный и длительный вид общения;
• законченный и незаконченный вид общения;
• прямой и опосредованный вид общения;
• личное и деловое общение.

По Л. Д. Столяренко выделяют следующие виды общения:

• «контакт масок»;
• примитивное общение;
• формально-ролевой вид общения;
• деловое общение;
• манипулятивный вид общения;
• светский вид общения.

Структурные компоненты общения

А. Н. Леонтьев выделяет ряд структурных компонентов общения:

1. Предмет общения – это партнер по общению;
2. Потребность в общении понимается как стремление субъекта к оценке и познанию через других личностей;
3. Коммуникативный мотив общения воспринимается как акт коммуникации, которая адресована другому человеку. Существует две базовые группы действий общения: инициативная и ответная;
4. Под задачами общения понимаются цели, для достижения которых в данной коммуникативной ситуации направляются разные действия, которые совершаются во время общения;
5. Средством общения считается операция, которая служит основой для осуществления действий общения;
6. Под продуктом общения понимается образование материального и духовного плана, которые в итоге создадут общение.

Если рассматривать общение как деятельность, то оно состоит из системы элементарных актов. Для того чтобы определить каждый акт, необходимо обозначить:

• субъект – инициатор общения;
• субъект, которому адресуется инициатива;
• нормы, определяющие общение;
• цели, преследуемые участниками общения;
• ситуацию, в которой происходит общение.

Нужна помощь преподавателя?

Опиши задание — и наши эксперты тебе помогут!

Описать задание

Функции и цели общения

Отечественные ученые определили ряд ключевых функций общения:

• коммуникативная функция, которая связана с непосредственной передачей информации;
• аффективная функция, которая проявляется в передаче эмоциональной составляющей;
• регулятивная функция, которая побуждает к переменам в поведении и отношениях;
• перцептивная функция, которая связана с познанием человека человеком.

Цель общения должна отражать потребность совместной деятельности людей. В результате общения должен быть определенный результат. Это может быть изменения поведения или каких-либо действий других людей. Исходя из этого, можно сказать, что межличностное взаимодействие является «последовательностью развернутых во времени реакций людей на действия других».

Выделяют следующие цели общения:

• контактная цель;
• информационная цель;
• побудительная;
• амотивная;
• установочная цель;
• развивающая цель;
• цель, связанная с достижением взаимопонимания;
• оказание влияния;
• цель в познании себя и другого человека.

Часто общение сочетает в себе несколько целей.

Для общения важна инструментальная направленность и личностная направленность.

Инструментальная направленность предполагает осуществление социально важной задачи, дела, получение результата.

Личностная направленность сосредоточена на удовлетворение личных потребностей.

Психология делового общения

Определение 2

Под деловым общением понимается предметно-целевая деятельность, которая направлена на организацию и оптимизацию определенного вида предметной деятельности.

Ю. М. Жуков считает, что предмет общения и отношения участников к нему во время деловой коммуникации является ключевым моментом процесса общения. То, насколько хорошо человек может воспринимать предметные позиции партнеров, а также свою позицию, определяет успех коммуникации. Основная задача деловой коммуникации заключается в продуктивном сотрудничестве, стремлении к сближению целей, установлению и улучшению партнерских отношений.

А. П. Панфилова выделяет ряд условий, которые реализовывает деловая коммуникация:

• все участники общения обязаны контактировать, вне зависимости от симпатий и антипатий;
• определение предметно-целевого содержания коммуникации;
• необходимо соблюдать формально-ролевые принципы взаимодействия, беря во внимание должностные роли, права и функциональные обязанности;
• все участники делового общения взаимозависимы в достижении финального результата и во время осуществления личных планов;
• осуществление постоянного коммуникативного контроля участников общения;
• различные формальные ограничения.

Выделяют следующие виды формальных ограничений в психологии делового общения:

• конвенциональное ограничение предусматривает следование правовым и социальным нормам, соблюдение регламентации;
• ситуативное ограничение подразумевает взять во внимание случаи делового общения (совещания, презентации, переговоры и т.д). Общение в таком случае имеет целенаправленный характер, регулируется регламентом, использует адекватные коммуникативные средства;
• эмоциональное ограничение выражается в проявлении стрессоустойчивости, навыках управления собственными чувствами и эмоциями при напряженных деловых ситуациях;
• насильственное ограничение допускает прерывание контакта одной из сторон при определенных ситуациях, в которых содержание данным более не имеет предметный характер, когда реакция партнера приобретает неадекватный окрас и общение не соответствует установленным нормам поведения.

Способ общения определяется целью взаимодействия, особенностью его организации, эмоциональным настроем собеседников, уровнем их культуры.

Замечание 2

Важно отметить, что психологическая особенность делового общения заключается в следующем: общение подобно диалектическому процессу содержит в себе единство двух диаметрально противоположных начал: сотрудничество и интеграция с одной стороны и борьба с дифференциацией с другой стороны. Деловое общение является ярким примером дуализма взаимодействий.

Психологи отметили несколько основных характеристик общения: функция, содержание, сторона, манера и стиль.

Взаимодействию характерно разное содержание, выражаемое в следующем:

• в передаче информации друг другу;
• в восприятии друг друга;
• во взаимооценке;
• во взаимовлиянии партнеров друг на друга;
• во взаимодействии партнеров;
• в управлении групповой деятельностью и т.д.

Так как деловое общение воспринимается как предметно-целевая деятельность, то содержание любой коммуникативной формы или речевой конструкции попадает под влияние коммуникативного намерения и прогнозируемого результата. Любая определенная цель делового общения требует такого содержания коммуникации, которое позволит ее осуществить и получить нужные результаты. Ю. М. Жуков отмечает, что успех деловой коммуникации напрямую зависим от адекватности установок, определения своего межличностного и предметного мнения, уровня знаний в закономерностях разных форм общения и стандартов поведения при различных ситуациях, от навыков формирования тактического плана и реализации его в ключе имеющихся социальных умений.

Это положение имеет значение во время тех ситуаций, когда есть место возможной неискренности делового партнера. Общество выработало определенную систему образцов поведения, при нарушении которых запускаются механизмы социального контроля, обеспечивающие коррекцию не принятого поведения.

О письменном деловом общении Текст научной статьи по специальности «Науки об образовании»

4. Панфилова А. П. Инновационные педагогические технологии. М.: Издательский центр «Академия», 2009. 192 с.

5. Цукерман Г. А. Психология саморазвития: задача для подростков и педагогов. М., 1994.

6. Apraksin O. A. Modem requirements for school music teacher / O. A. Apraksin // Musical education in school. M., 1982. Vol. 15. S. 32-43.

7. Archazhnikova L. G. structure of professional work of music teacher / JI. G. Archazhnikova // Prepare a music teacher for professional work in the school: Hi. Sat. scientific. tr. Yaroslavl, 1985. C. 5-17.

8. Zimnyaya I. A. Competence approach. What is its place in the system of approaches to the problem of education? / I. A. Winter // Higher education today, 2006. № 8. S. 20-26.

9. Panfilov A. P. Innovatsionnye educational technology. M.: Publishing Center «Academy», 2009. 192 s.

10. Zuckerman G. A. The psychology of self-development: a challenge for teenagers and teachers. M., 1994.

About written business communication Mamytkanova G. О письменном деловом общении Мамытканова Г. Н.

Мамытканова Гульмира Нуркасымовна /Mamytkanova Gulmira — соискатель, лаборатория педагогики и профессионального образования, Кыргызская академия образования, г. Бишкек, Кыргызская Республика

Аннотация: рассматривается понятие «деловое общение». Обосновывается важность подготовки специалистов по навыкам ведения письменного делового общения. Приводятся письменные виды делового общения. Представлены различные виды и формы написания деловых писем. Abstract: discusses the concept of «business communication». The importance of training in the skills of written communication is explained. The types of business communication are written. Various types and forms of writing business letters are presented.

Ключевые слова: деловое общение, письмо, деловая переписка, письменное деловое общение. Keywords: business communication, writing, business correspondence, written business communication.

В нашем постоянно развивающемся мире, как никогда, важны навыки письменного делового общения. Данный процесс нельзя назвать легким, ведь человек должен обладать определенными навыками и умениями, которые необходимы для ведения деловой переписки, и относятся к числу базовых умений специалиста любого профиля. Оба этих фактора доказывают необходимость подготовки специалистов по навыкам ведения письменного делового общения.

Исследователи отмечают, что пути и способы реализации дифференцированного подхода к обучению деловому общению зависят от многих факторов и, прежде всего, от того, что понимается сегодня под «деловым общением». Зачастую это понятие подменяется близким ему, но не равным объему понятием «профессиональное общение» в экономической сфере. Понятие «деловое общение» полифункционально, так как в основе данной сферы общения лежит не только официально-деловой стиль и его документальные жанры, но и элементы профессионального языка, публицистики, разговорной речи [1, c. 27].

Как известно общение — сложный процесс взаимодействия между людьми, заключающийся в обмене информацией, а также в восприятии и понимании партнерами друг друга. Деловое общение -это сложный многоплановый процесс развития контактов между людьми в служебной сфере, в которой происходит обмен деятельностью, информацией и опытом. Его участники выступают в официальных статусах и ориентированы на достижение цели, конкретных задач.

Деловое общение представляет собой широкий диапазон жанровых разновидностей письменного и устного общения.

Устное деловое общение представлено деловыми беседами и переговорами, встречами, консультациями и т.д.

Письменное деловое общение — общение с документами, фиксирующими социально-правовые отношения (деловые письма, контракты, договоры, соглашения).

Письменное деловое общение отличается от других видов делового общения тем, что протекает в письменной форме. Если переговоры состоялись по телефону, то какие-либо гарантии в отношении предлагаемых услуг партнеру или клиенту, подтверждение документов предоставляются в письменной форме. Именно в сфере письменного делового общения, как ни в одной другой сфере, ярко проявляется

такая специфическая особенность процесса деловой коммуникации, как регламентированность, т.е. подчиненность установленным ограничениям, которые определяются национальными и культурными традициями, а также профессиональными этическими принципами [2, с. 235].

Существуют правила, которые должны служить основанием для письменного общения: необходимо писать так, чтобы вас поняли, чтобы вас не могли понять неправильно, т.к. написанные слова, если в них есть хотя бы малейшая ошибка, двусмысленность, почти всегда истолковывается негативно.

Таким образом, умение успешно общаться в письменной форме, является ценным навыком на всех уровнях деятельности, особенно это важно для юристов.

Письменные виды делового общения — это многочисленные служебные документы: деловое письмо, указание, приказ, доверенность, протокол, отчет, справка, докладная и объяснительная записка, акт, заявление, договор, устав, положение, инструкция, решение, распоряжение и др.

Основным видом письменных сообщений, несомненно, являются деловые письма. Деловые письма составляют до 80% входящей и исходящей документации компании [3].

В зависимости от содержания деловой информации существуют различные виды деловых писем: письмо-приглашение; письмо-просьба; письмо-запрос; письмо-требование; письмо-согласие; письмо-отказ; письмо-жалоба; письмо-оферта; сопроводительное письмо; письмо-благодарность; письмо-извещение; письмо-извинение; письмо-напоминание; письмо-претензия; гарантийное письмо; рекламное письмо, письмо-уведомление и др. [4].

Письма составляются по самым различным вопросам деятельности, их предметом могут быть соглашения, претензии, разъяснения, запросы, уведомления, соглашения, претензии, разъяснения, отзывы, изменения и т.п.

Выбор типа делового письма определяется целью сообщения и его получателем. В отличие от других документов, таких как приказ, акт и иные, в письме в наибольшей степени проявляются точность исполнителя, его профессиональная подготовка, грамотность, уровень владения языком и необычность стиля. При создании делового письма очень важно правильно его оформить. Для этого необходимо использовать стандартные официальные бланки организации и помнить о необходимых реквизитах.

Формы написания деловых писем практически одинаковы для всех стран:

1) деловое письмо зарубежному партнеру должно быть составлено на языке адресата. При невозможности сделать это — трудности с переводом на редкие языки, допустимо составление письма на английском языке как наиболее распространенном в деловом мире;

2) деловое письмо пишется исключительно на белой бумаге и только на лицевой стороне листа;

3) деловое письмо пишется на бланке фирмы-отправителя, на котором изображена эмблема фирмы, помещены полное ее название, почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, телефакса и банковские реквизиты;

4) деловое письмо, как правило, состоит из шести частей: даты, адреса, вступительного обращения, основного текста, заключительной формулы вежливости, подписи;

5) письмо должно быть кратким, грамотным, четко выражать мысль отправителя и не допускать двояких толкований. В тексте нежелательны исправления.

Письменное деловое общение значительно укрепляет и расширяет возможности взаимодействия людей в деловой сфере.

Литература

1. Литвинов А. В. О структуре содержания обучения деловому общению студентов-нефилологов //

Актуальные проблемы иностранного языка делового и профессионального общения: межд. конф.

М., РУДН. С. 27-29.

2. Баландина Л. А. Русский язык и культура речи. М.: Издательство МГУ, 2008. 303 с.

3. МилехинаЕ. В. Стратегия письменных коммуникаций. М.: ИНФРА-М, 2004. 156 с.

4. Панфилова А. П. Деловая коммуникация в профессиональной деятельности. СПб.: Знание, 2004.

496 с.

Деловое общение и виды коммуникаций в бизнесе

Деловое общение это комплексный процесс. Нужно уметь установить контакт с собеседником, расположить его к себе, научиться выслушивать, понимать другого человека и уважать его мнение. Иногда люди позволяют себе невнимательно отнестись к разговору, не задумываясь о последствиях. Подобное поведение при общении в деловой сфере влечёт за собой ощутимые неприятности. Это может разрушить карьеру отдельного сотрудника или привести к пропасти целую компанию.

Что такое деловое общение

Деловое общение — процесс достижения взаимодействия, при котором происходит обмен информацией, знаниями и деятельностью. Оно направлено на достижение поставленных целей, конкретного результата или решение вопроса.

Передача информации может происходить разными способами. Эффективность донесения мыслей и идей, сильные стороны и ограничения также будут разными. Верный баланс между выбранными способами коммуникации обеспечит максимальный охват целевой аудитории с необходимым уровнем конверсии в результат.

Способы общения в бизнесе

Деловое общение может быть реализовано через непосредственный контакт. В этом случае его называют прямым общением. Такой способ коммуникации наиболее эффективен, поскольку имеет силу эмоционального воздействия. В бизнесе также имеет место косвенное общение. Это такие случаи, когда между участниками взаимодействия пролегает пространственная или временная дистанция.

По признаку дистанции

Прямое	Косвенное
Лицом к лицу	На дистанции
Эмоциональное воздействие усиливает эффект	Обстоятельное изложение информации
Ограниченное количество встреч	Пониженная конверсия в результат

Деловое общение может выражаться с помощью слов или знаков, как это происходит при обычной коммуникации. Разговор посредством голосовой речи называется вербальным. Речь позволяет передать интеллектуальные соображения индивида и однозначные сообщения. Когда в разговоре имеют место жесты, сила голоса, мимика, то говорят о невербальном общении. Оно используется для установления эмоционального контакта и выяснения реального отношения между людьми через распознавание настроений.

По вербальному признаку

Вербальное	Невербальное
Голосовая речь	Жесты и мимика
Однозначная передача информации	Установление эмоционального контакта
Сложность в передаче эмоций	Вероятность выдать скрытые мотивы

Конечно же, в прямом общении невозможно отделить вербальное обращение к собеседнику от невербального. Их условное разделение призвано подчеркнуть важность эмоционального окраса речи в процессе коммуникации. На деловых встречах, презентациях и других публичных выступлениях навыки оратора помогают убедить слушателей принять нужное решение.

Двухуровневый диалог

В официальном общении иногда имеет место двухуровневый диалог. Так называют стиль разговора, в котором значительную роль играют невербальные знаки. Звучат слова определённого значения, но общий смысл передаваемой информации расширяется за счет контекста: жестов, мимики, скрытых от посторонних фактов, известных только собеседникам. Воспринять такой диалог в полной мере способен лишь определённый круг лиц.

Формы делового общения

Коммуникации в мире бизнеса могут принимать разные формы, от почтовой переписки до виртуальных встреч. Основные виды делового общения для наглядности приведены в таблице.

Виды делового общения

Форма коммуникации	Характеристики
Переписка	Обмен документами в бумажном и электронном виде
Беседа	Короткая форма устного обмена деловой информацией
Совещание	Общение руководства и исполнителей в одной организации
Выступление	Публичная передача сведений выступающего аудитории
Переговоры	Партнёрская форма общения
Спор	Конфликт в ходе деловой коммуникации
Вебинар	Дистанционное общение посредством телекоммуникаций

Официальная переписка

Одна из форм делового речевого этикета, при которой общение осуществляется письменно, в бумажном или электронном виде.

Специально обученный менеджмент составляет и отправляет письма разной тематики. Деловую переписку можно разделить по направлениям:

• Внешняя: от имени организации в адрес сторонних учреждений
• Внутренняя: личная деловая переписка между отделами и сотрудниками

По содержанию официальные письма могут быть такими:

• Благодарственные письма
• Коммерческого содержания с предложениями или претензиями
• Требовательные или в форме запросов
• Письма-опровержения
• Поздравительные, соболезнования и другие

К разным видам писем предъявляются свои требования, сообразно тематике и направлению. В письме должны присутствовать формулы вежливости — обращение и заключительная фраза.

Деловая беседа

Это основной вид коммуникации в бизнесе, он подразумевает устный контакт между собеседниками. В разговоре решаются срочные и текущие вопросы, поэтому он должен иметь конкретную цель и временной лимит, чтобы не превратиться в пустую болтовню. Собеседование соискателя и нанимателя — отдельная форма делового общения, важная для обеих сторон.

Деловые совещания

Совещание — ключевой способ управления бизнесом. В ходе общения руководителя, глав подразделений и других приглашённых сотрудников происходит обмен оперативной информацией и подведение итогов предыдущих встреч. Результатом должны стать конкретные решения и назначены ответственные за их исполнение. Селекторные совещания дистанционно проводят руководители высшего звена с управленцами на местах.

Публичное выступление

Выступающий доносит до аудитории информацию по конкретной теме. Он должен доходчиво осветить проблему, ответить на уточняющие вопросы. Презентация сопровождается демонстрацией вспомогательных материалов. Эта форма общения экономит общие затраты времени коллектива, за счёт изучения темы одним сотрудником.

Деловые переговоры

Общение между партнёрами, при участии не менее двух сторон. Переговоры должны привести к достижению соглашения, заключению контракта или договорённости о сделке. Они требуют тщательной подготовки и могут отличаться техникой проведения.

Спор и конфликты

Деловое общение может обернуться спором и возникновением конфликтной ситуации. Исчерпание фактов, достоверной информации и веских аргументов приводит к столкновению интересов. Бурные эмоции порождают откровенный спор, при котором не всегда рождается истина, поэтому он часто заводит ситуацию в тупик. Участники конфликта забывают о деловом этикете, упорно доказывая свою точку зрения. Признаком профессионализма считается умение в ходе спора выйти на конструктивный диалог.

Вебинары и видеоконференции

Традиционные теле- и видеоконференции в прошлом веке были доступны лишь крупным компаниям. Благодаря развитию интернета, этот способ коммуникации стал общедоступным. Вебинары в корне изменили принципы функционирования бизнеса, давая колоссальную экономию времени и материальных затрат.

что это такое, кратко о понятии и принципах, психология и этикет, профессиональная культура

В основе работы успешного коллектива всегда лежат законы и принципы профессионального общения. Только отношения, построенные на законах делового ведения диалога, создадут в организации атмосферу комфорта, позитива, доверия, доброжелательности и высокой работоспособности. Знать и применять главные законы делового общения необходимо всем участникам делового диалога.

Введение

Этика определяется как наука, изучающая принципиальные позиции, нормы и сущность нравственности в обществе. Специалисты выделяют следующие принципы этического поведения:

• ставить и выполнять только долгосрочные задачи и цели;
• решать задачи только честно, открыто и добросовестно;
• поддерживать и развивать взаимопомощь в коллективе;
• не нарушать закон, который содержит минимальные этические нормы;
• не нарушать права членов коллектива;
• увеличивать прибыль, только основываясь на знаниях законных норм;
• не нарушать права подчиненный;
• не препятствовать интеллектуальному и творческому развитию окружающих.

Деловое общение – это такое понятие, сущность которого заключается в преобладании интересов дела над личностными расхождениями. Этика делового общения – это набор норм, правил и принципов как для руководителей, так и для подчиненных, связанных профессиональной и деловой деятельностью.

Основная задача – это сотрудничество и взаимодействие разных людей для достижения результата по решению одной задачи. Специалисты выделяют несколько видов этических стандартов руководящих поведением людей, а именно:

• честность;
• целостность;
• справедливость;
• уважение;
• ответственность.

Основные принципы делового общения:

• принцип личности;
• принцип профессионализма;
• принцип гражданина.

Неотъемлемой частью делового общения является этикет. Этикет – это совокупность негласных и специфических правил поведения членов коллектива в традиционном обществе, при котором изначально учитывается должностной статус собеседника.

Среди основных правил можно выделить следующие:

• культуру обращения;
• соблюдение субординации;
• применение норм приветствия;
• правила представления коллеги;
• наличие обязательного атрибута – визитной карточки;
• использование подарков как механизма отражения доброжелательного отношения к собеседнику;
• корректное ведение переговоров по телефону.

Составляющие

Этика деловых отношений состоит из обязательных элементов направления, а именно:

• философия организации;
• служебные взаимоотношения;
• стиль руководства;
• решение конфликтов.

Этапы содержания этики общения в коллективе:

• установка контакта;
• изучение ситуации;
• обсуждение вопроса;
• выбор правильного решения;
• окончание контакта.

Процесс общения включает в себя следующие стадии контакта:

• потребность в получении информации;
• понимание ситуации и целей ведения диалога;
• определение личностных качеств собеседника;
• планирование, построение диалога и линии поведения;
• выбор речевых оборотов и фраз;
• оценка достижения результатов диалога;
• выбор метода общения.

Виды

При ведении делового общения выделяют следующие типы:

• доброжелательный;
• враждебный;
• нейтральный;
• доминантный;
• общение по горизонтали;
• подчиненный.

Нравственные принципы руководителя в отношениях сверху вниз представлены следующими:

• стремление сплотить коллектив и привить моральные нормы поведения;
• умение разобраться в причинах конфликта и принять объективное решение;
• предупреждение появления конфликтов и разногласий;
• повышение значимости распоряжений среди подчиненных и контроль их выполнения;
• строгое соблюдение этических норм при вынесении выговоров и замечаний;
• осуществление оценки только профессиональных качеств без перехода на критику личности;
• умение закончить любой разговор с положительными эмоциями;
• отстраненное отношение к личной жизни подчиненных;
• одинаковое отношение ко всем работникам учреждения;
• ориентирование в любой ситуации повысит уважение в коллективе;
• справедливое распределение вознаграждений, которое повысит работоспособность и моральное состояние коллектива;
• утаивание собственных ошибок – это признак слабости и непорядочности;
• умение отстаивать не только свои интересы, но и подчиненных;
• выбирать форму распоряжения в соответствии с поставленными задачами, ситуацией и личностью подчиненного.

Нравственные принципы подчиненных в отношениях сверху вниз представлены следующими:

• помощь в создании доброжелательных отношений;
• высказывание собственного мнения и замечаний тактично и с уважением;
• предлагать свою помощь при решении сложных ситуаций даже в экстремальных условиях;
• выбирать уместный тон общения;
• быть надежным и преданным членом коллектива.

Существуют следующие виды этики ведения диалога:

• открытый – полное выражение своей идеи с учетом мнения оппонента;
• закрытый – неумение вести разговор с четким выражением своих мыслей;
• монологический – одностороннее высказывание задач и требований;
• ролевой – с учетом социального значения личности.

Правила

Для реализации целей делового общения специалисты, работающие в сфере психологии, вывели основные принципы и категории морали деловой этики.

• Конфиденциальность. Информация о деятельности учреждения, функциональных обязанностях и личной жизни сотрудников не должна передаваться посторонним лицам. Утечка информации может навредить и принести ущерб организации, а также должностным лицам.
• Внимательность. Внимание к коллегам, подчиненным и руководителям поможет создать дружный и сплоченный коллектив. Понимание проблем других, способность объективно разобраться в сложившейся ситуации даже в экстремальных ситуациях, восприятие критики и советов поможет избежать и предупредить ссоры и конфликты в коллективе.
• Доброжелательность. Вежливое, приветливое отношение в коллективе – это залог спокойной и гармоничной работы организации. Выход из стрессовых и проблемных ситуации необходимо находить без повышения голоса и оскорблений, с желанием вести конструктивный диалог.

• Внешний вид. Соответствие внешнего вида и занимаемой должности поможет гармонично вписаться в структуру нового коллектива. Опрятный вид и грамотный подбор одежды, аксессуаров и цветовой гаммы поможет создать доверительные отношения с коллегами.
• Грамотность. Умение правильно составить документы и четко выразить свои мысли, не применять в разговорной речи бранных слов поможет в выполнении профессиональных обязанностей и общественной жизни в коллективе. Каждая личность имеет свои уникальные особенности, черты – интеллектуальные, моральные, нравственные, которые сформировались под влиянием коллектива, семьи, культуры.
• Пунктуальность. Задержки и опоздания свидетельствую о ненадежности человека, о невозможности возложить на него выполнение ответственных заданий и поручений. Выполнение всех служебных заданий в строго оговоренный срок – это основной принцип служебных отношений.

Процесс общения с собеседником станет более приятным и понятным, если знать типичные черты поведения людей и свойства их характера. Базой для делового общения должны стать честность, ответственность, совесть, долг, доброжелательность, которые придадут отношениям нравственный оттенок.

Для этического решения профессиональных конфликтов существует четкий алгоритм, следуя которому появится возможность решить проблему в моральном и правовом поле. Он включает следующие инструкции:

• поиск моральной и этической базы;
• согласование на соответствие действий с нормами профессионального кодекса;
• сопоставление и сравнение с этическими правилами;
• приведение к соответствию правилам нравственности и порядочности;
• проверка на общественное мнение и отзывы окружающих.

Примеры

Современное общество установило правила и нормы этического поведения, позволяющие честно и добросовестно осуществлять профессиональную деятельность. Реальная жизнь очень часто показывает другие примеры поведения людей, которые имеют свои особенности и нарушают принципы делового общения. К их числу принадлежат:

• уклонение от уплаты налогов и честного ведения предпринимательской деятельности;
• совершения правонарушений с ощущением безнаказанности;
• приписывание профессиональных качеств несоответствующих действительности;
• нарушения авторских прав и плагиат;
• утаивание правдивых данных с целью получения материальной прибыли;
• разглашение корпоративной информации или предоставление ее конкурирующим структурам.

Достижения собственных интересов с нарушением прав других людей – это основа неэтического поведения. Ощущение безнаказанности и утаивание отрицательных поступков в современном мире стало нормой поведения и не осуждается обществом. Среди основных причин неэтического поведения можно выделить следующие:

• получение материальной компенсации и прибыли;
• ошибочное понимание конечных целей;
• стремление к карьерному росту и завышенные личные амбиции;
• безнаказанность;
• низкий этический уровень руководящего состава;
• незнание этических норм и правил делового поведения.

Нарушение этики делового общения обязательно приведет к таким проблемам в коллективе, как:

• этические – неравенство, несправедливость, возникновение конкуренции, обмана, сокрытие информации;
• управленческие – недоверие к руководству, отсутствие мотиваций, неконтролируемое решение проблем и конфликтов;
• экономические – текучесть кадром, отсутствие материальной заинтересованности, нежелание квалифицированно выполнять должностные обязанности.

Роль

Деловой этикет – это нормы, диктующие стиль ведения деловых отношений. Этика деловых отношений прошла сложный процесс формирования. Существуют следующие факторы, повлиявшие на этот процесс:

• экономическая и политическая свобода;
• исполнительная власть;
• стойкость законодательной системы.

Этика деловых отношений – это посредник, способствующий быстрому поиску правильных решений, уменьшающий количество конфликтов, барьеров и взаимных претензий. Главным инструментом является деловая риторика. Риторика – это умение четко и правильно выражать свои мысли и желания.

Успешным предпринимателям для достижения поставленных задач необходимо знать и владеть риторическими способностями.

В современном обществе нет единой точки зрения по поводу роли этики делового общения в профессиональной деятельности. Неоднозначное отношение к этому понятию, привело к возникновению нескольких теорий.

• Отказ от использования этических норм и правил при ведении профессиональной деятельности, соблюдение экономических законов при ведении предпринимательской деятельности с целью достижения результата и получения прибыли.
• Применения законов этики делового общения только в диалоге с вышестоящими руководителями и полное их отрицание в общении по горизонтали.
• Убежденность в деструктивной роли этических норм на экономику учреждения и гармонические отношения в коллективе.
• Использование корпоративной этики в качестве инструмента для сбалансированного развития организации и только как механизм получения прибыли, в общении коллектива ее применение не целесообразно.

Прагматичный мир бизнеса и его жесткие правила ведения дел, борьба за лидирующие позиции не принимают нормы этики деловых отношений в связи с тем, что основной задачей предпринимательства является получение прибыли, а не формирование гармоничных отношений в коллективе.

Памятка на каждый день

Для полноценной реализации всех правил и норм этики делового общения в коллективе, руководящему составу необходимо позаботиться о создании специальной программы по развитию этики в учреждении.

• Создание этического кодекса с включением принципов и правил применяемых в учреждении с обязательным внесением санкций и наказаний за его несоблюдение и нарушение.
• Внесение специальных штатных единиц в структуру учреждения с должностными обязанностями по ведению этической политики, моральной оценки деятельности сотрудников и объективным расследованием конфликтных ситуаций с вынесением соответствующих наказаний.
• Внедрение телефонов доверия, дающих возможность работникам сообщать о нарушения деловой этики и о неэтическом поведении в коллективе.
• Проведение обучающих курсов для сотрудников с изучением норм этики делового общения и правильного выхода из конфликтной ситуации.

Памятка для ежедневного применения включает следующие этические нормы:

• обращаться к коллегам по имени;
• быть доброжелательным и отзывчивым к окружающим;
• не браться за непосильные дела;
• кратко и содержательно выражать свои мысли;
• при общении не переходить на личность;
• прислушиваться к мнению собеседника;
• открыто вести беседу;
• соблюдать речевой этикет;
• грамотно подбирать гардероб и его цветовую гамму;
• соблюдать правила конфиденциальности;
• сохранять чувства собственного достоинства.

В современном мире для того, что бы стать успешным и востребованным специалистов, необходимо знать и применять правила и нормы этики делового общения, которые станут незаменимыми помощниками на пути к достижению поставленных задач и успеху.

В следующем видео смотрите лекцию на тему «Психология и этика делового общения».

Деловое общение его виды и формы

Деловое общение

Деловое общение, его виды и формы в совокупности представляют собой процесс взаимосвязи и взаимодействия, при котором осуществляется обмен информацией (опытом, действием). Деловое общение предполагает достижение соответствующих результатов, решение конкретных проблем или реализацию определенных целей.

Деловое общение, его виды и формы в общем виде можно разделить на непосредственное (прямое) общение и косвенное (при существовании пространственно-временной дистанции). Для прямого делового общения присуща большая результативность, сила эмоционального воздействия и внушения, для косвенного общения основными механизмами действия являются психологические и социальные.

Особенности делового общения

В современном мире деловое общение, включая его виды и формы, занимает до 80% рабочего времени руководителей любого уровня управления. Также деловое общение пронизывает все области человеческой жизнедеятельности, поскольку без него не может обходиться политика, бизнес, образование, управление и др.

В процессе делового общения происходит передача эмоционального и интеллектуального содержания работы в сфере управления. Это происходит посредством двухстороннего потока информации, когда участник общения получает информацию, отвечая и реагируя при этом либо незамедлительно, либо через определенный отрезок времени.

Эффективность делового общения обусловлена обязательным наличием канала обратной связи и усиленного внимания к собеседникам. Деловое общение, его виды и формы представлены множеством принципов, психологических приемов, в том числе этическими нормами и правилами этикета.

Формы делового общения

Деловое общение, его виды и формы всегда подразумевают определенные цели. Можно выделить следующие формы делового общения: деловые беседы, переговоры, совещания, выступления.

Основной формой делового общения являются деловые переговоры, которые представляют собой взаимное общение в деловом стиле для достижения совместного решения. Переговоры существенно различаются в соответствии с поставленными целями (например, переговоры о заключении договора поставки, о проведении научно-исследовательских работ, о сотрудничестве и координации деятельности и др.).

Переговоры могут осуществляться в виде деловой беседы по вопросам, которые представляют взаимный интерес для обеих сторон, служа при этом налаживанию кооперационных связей.

Виды делового общения

Деловое общение, его виды и формы, способствует решению важных вопросов и достижению целей, при этом происходит приобретение деловых и личностных качеств. Для лучшего понимания следует рассмотреть основные виды делового общения.

Виды делового общения условно можно разделить на 2 большие группы: прямое и косвенное общение. Прямое общение осуществляется при непосредственном контакте собеседников, когда их не разделяет ни время, ни пространство. Косвенное общение может осуществляться посредством технических средств (интернет, телефон и др.). Практика показала, что необходимо стремиться к прямому общению, поскольку оно является более результативным при достижении определенных целей.

Также существуют такие виды делового общения, как невербальное и вербальное общение. Вербальное общение осуществляется в виде слов и обмена фразами, а невербальное деловое общение при помощи жестов, мимики, передачи письменных сообщений и др.

Часто по мимике, жестам и интонации собеседника можно нарисовать его невербальный портрет, что существенно облегчает результаты переговоров и способствует более эффективному достижению целей общения.

Примеры решения задач

Важность делового общения в вашей организации

Коммуникация важна и критична как для менеджеров / руководителей, так и для персонала более низкого уровня. Руководители обычно общаются с разными сторонами (через три основные формы), в том числе:

• Акционеры: Акционеры должны получать честную, своевременную и краткую информацию, которая может помочь в формировании будущего бизнеса. Во время заседаний совета директоров крайне важно, чтобы все известные члены обсуждали важнейшие организационные вопросы наиболее эффективным и действенным образом.

• Персонал: Для управления бизнесом руководители должны правильно планировать и направлять всю деятельность и персонал, что включает в себя эффективное информирование о том, что необходимо сделать, и как именно это должно быть сделано. В свою очередь, от персонала иногда требуется обратная связь, которая часто связана с переданной информацией, то есть с тем, что было сделано и что необходимо сделать — вместе с вопросами — для обеспечения того, чтобы все цели организации — будь то краткосрочные или долгосрочные — выполнены правильно и так, как того желает руководство.

• Клиенты / заказчики: Руководители часто встречаются с клиентами и заказчиками, чтобы убедиться, что их желания исполняются, и получить ключевые и важные данные, которые могут помочь в управлении внешними (ориентированными на клиентов) рабочими процессами, которые делают бизнес работоспособным. . Поскольку клиенты / клиенты составляют основу бизнеса, знание того, как эффективно общаться с ними, является ключом к пониманию того, чего они хотят, как они этого хотят, и наилучшего способа полностью удовлетворить потребности клиентов и клиентов в том, в чем они нуждаются больше всего.

• Продавцы / подрядчики: Продавцы часто предоставляют бизнесу критически важную ИТ-инфраструктуру, например, корпоративные пакеты. Внешние подрядчики и консультанты, а также другой внешний персонал часто работают не так, как внутренний персонал. При этом как поставщики, так и внешние подрядчики требуют, чтобы бизнес эффективно информировал о том, что от них ожидается, когда это ожидается (временные рамки) и как каждая задача должна быть выполнена в отношении критических проектов и ключевых процессов.

С сотрудником, деловое общение является внутренним делом, тогда как с акционерами, клиентами / покупателями, и поставщиками деловое общение обычно является внешним. Чтобы руководство могло эффективно выполнять свою работу — включая планирование, организацию, укомплектование персоналом, руководство и контроль — они должны знать, как эффективно сообщать о том, что и как нужно делать.

Преимущества хорошего общения?

Бизнесы работают в сфере постоянного потока данных и информации.Совместное использование и ретрансляция информации, а также получение обратной связи могут выполняться оптимально или неоптимально. Когда деловое общение осуществляется правильно, все находятся на одной странице, путаница смягчается, и каждый может выполнять свою работу, что повышает продуктивность и даже творческий потенциал, что приводит к лучшим прибылям и прибыли. Напротив, некачественная коммуникация приводит к путанице, конфронтации, задержкам, проблемам с бюджетом и множеству других проблем, которые могут привести к остановке бизнеса, не масштабированию и / или задержке проектов или превышению бюджета. отрицательно влияет на нижнюю и верхнюю строчки организации.

Важно осознавать, что хорошие методы коммуникации, основанные на ключевых этических принципах кодекса поведения (или этического кодекса) компании, могут привести к ощутимым результатам, связанным с производительностью и общей эффективностью рабочего процесса.

Сбой связи

Хорошее общение означает, что все находятся на одной волне и могут завершить свои задачи, завершить свои проекты и действовать максимально эффективно, оставаясь при этом продуктивными.Каждый знает свои конкретные обязанности, что помогает снизить нагрузку на персонал, выполняющий работу, которая не предназначена для них, или выполнение работы неоптимальным образом. Обе вышеупомянутые проблемы часто возникают в результате сбоев в общении.

Сбой коммуникации часто является результатом отсутствия последовательной информации, недобросовестности (отсутствие этических норм общения), расплывчатости (предоставление недетализированных инструкций) и неспособности руководства отвечать на вопросы и опасения персонала.Все эти проблемы приводят к множеству трудностей, которые могут значительно снизить общую продуктивность и эффективность персонала, проектов и командных операций.

Каковы последствия плохого общения?

В то время как хорошее общение помогает создавать продуктивные команды, недопонимание, конфронтация и разногласия часто возникают из-за плохого общения, что приводит к плохой командной работе, потере времени (например, время, которое используется для споров о задачах) и низкой производительности.На рабочем месте очень важно, чтобы сотрудники и менеджеры были на одной волне и чтобы разногласия не превращались в споры. В конечном итоге, если все хотят работать эффективно и оптимально, все должны быть на одной волне. Проект, в котором члены команды или менеджеры спорят и следуют плохим методам общения, никогда не будет успешно завершен.

Введение в деловые коммуникации | Безграничный бизнес

Важность ясности в профессиональных настройках

Коммуникация необходима для эффективного ведения бизнеса, а ясность ведет к эффективному общению.

Цели обучения

Определите деловое общение и важность ясности в деловом общении

Основные выводы

Ключевые моменты

• Деловое общение используется для продвижения продукта, услуги или организации; передавать информацию в рамках бизнеса; или для решения юридических и аналогичных вопросов.
• Сбои в человеческом общении могут усиливаться в профессиональных условиях. В деловых операциях, особенно связанных с большими суммами денег, небольшое недопонимание может иметь разрушительные последствия.
• Управление взаимоотношениями с клиентами (CRM) — это широко применяемая модель управления взаимодействием компании с клиентами, клиентами и перспективами продаж. Это необходимо, потому что с клиентом часто контактируют несколько деловых партнеров.
• Препятствия на пути к ясности в общении включают: сложные сообщения, утаивание информации, неэффективное общение по всей цепочке подчинения и отсутствие доверия из-за конкуренции.

Ключевые термины

• связь : экземпляр передачи информации; беседа или дискурс
• недопонимание : взаимодействие между двумя сторонами, при котором информация не передается должным образом

Определение делового общения

Деловое общение используется для продвижения продукта, услуги или организации; передавать информацию в рамках бизнеса; или решать юридические и подобные вопросы.Он охватывает множество тем, включая поведение потребителей, рекламу, связи с общественностью, корпоративные коммуникации, исследования и измерения, управление репутацией и управление событиями. Деловое общение может также относиться к внутреннему общению: директор по коммуникациям обычно управляет внутренним общением и создает сообщения, отправляемые сотрудникам. Жизненно важно, чтобы внутренние коммуникации управлялись должным образом, потому что плохо составленное сообщение может вызвать недоверие или враждебность среди сотрудников.

Сбои в человеческом общении могут усиливаться в профессиональных условиях. В деловых операциях, особенно связанных с большими суммами денег, небольшое недопонимание может иметь разрушительные последствия. По этой причине ясность абсолютно необходима. Общение должно быть последовательным, кратким и честным, чтобы гарантировать получение предполагаемого сообщения.

Препятствия на пути к ясности в деловом общении

• Сложные сообщения: использование сложных технических терминов может привести к нечеткости.Решение состоит в том, чтобы придерживаться сути, используя ясные и краткие сообщения, которые легко понять.
• Утаивание информации: в рамках организации некоторая информация остается конфиденциальной в соответствии с политикой компании. Убедитесь, что необходимая информация легкодоступна и легко доступна.
• Цепочка подчинения: поддержание иерархии организации важно, но само ее присутствие может уменьшить поток коммуникации. Поэтому очень важно снизить уровень иерархии и усилить взаимодействие и коммуникацию между отделами.
• Недоверие: самой важной причиной отсутствия коммуникации внутри организации является конкуренция, которая приводит к недоверию среди сотрудников. Поэтому сотрудники должны обмениваться информацией, общаться открыто и честно и привлекать других к принятию решений.

Управление взаимоотношениями с клиентами

Управление взаимоотношениями с клиентами (CRM) — широко применяемая модель управления взаимодействием компании с клиентами, клиентами и перспективами продаж.Это необходимо, потому что с клиентом часто контактируют несколько деловых партнеров. CRM включает в себя использование технологий для организации, автоматизации и синхронизации бизнес-процессов — в основном продаж, но также и для маркетинга, обслуживания клиентов и технической поддержки. CRM помогает всем сотрудникам компании оставаться на одной странице и способствует ясности общения с людьми за пределами организации.

Управление взаимоотношениями с клиентами (CRM) : Управление взаимоотношениями с клиентами (CRM) — широко применяемая модель управления взаимодействием компании с клиентами, клиентами и перспективами продаж.

Развитие отношений : Развитие отношений необходимо для эффективного ведения бизнеса, а ясность общения важна для развития отношений.

Создание эффективных сообщений

Целью связей с общественностью является распространение информации о бизнесе (то есть создание эффективного сообщения).

Цели обучения

Объясните, как создать эффективный обмен сообщениями через связи с общественностью

Основные выводы

Ключевые моменты

• Все сообщения со СМИ должны быть четкими, краткими и содержать всю соответствующую информацию о мероприятии или продукте, например дату, время и место.
• Не допускайте опечаток и грамматических ошибок в сообщениях.
• Один из способов привлечь внимание — описать проблему, а затем объяснить, как компания или продукт решают эту проблему.
• Одна из целей кампании по связям с общественностью — обеспечить редакционное освещение компании, поскольку редакционное освещение воспринимается как более достоверное, чем реклама.

Ключевые термины

• распространять : сеять и распространять принципы, идеи, мнения и ошибки для роста и распространения, такие как семена
• жужжание : Основная тема разговора; распространенный слух; информация распространяется за кадром.

Создание эффективных сообщений

Целью связей с общественностью является распространение информации о бизнесе. Эта информация может быть перед предстоящими событиями или запуском продукта, а также для подавления слухов или предотвращения распространения неверной информации о компании. Связи с общественностью также предполагают активное обучение персонала тому, как реагировать на сообщения СМИ, чтобы неверная информация вообще не публиковалась.

Многие малые предприятия и стартапы не имеют больших рекламных бюджетов; они полагаются на связи с общественностью, чтобы создать «шум» о предстоящем запуске бизнеса или продукта.Одна из целей кампании по связям с общественностью — обеспечить редакционное освещение компании, поскольку редакционное освещение воспринимается как более достоверное, чем реклама.

Эффективные сообщения : пресс-релиз содержит всю необходимую информацию о мероприятии, продукте или компании.

Проблема привлечения внимания СМИ непростая. Решение состоит в том, чтобы создавать хорошо написанные, привлекающие внимание пресс-релизы и отправлять их в нужные средства массовой информации. Например, пресс-релиз о моде должен публиковаться в СМИ, связанных с модой, а не в спортивном журнале.

Связь со СМИ

Все сообщения со СМИ должны быть четкими, краткими и содержать всю соответствующую информацию о событии (или продукте), такую ​​как дата, время и место. Эта информация часто является самой важной, поэтому она должна быть в верхней части пресс-релиза.

Многие пресс-релизы также включают некоторую справочную информацию о компании, а иногда и о членах команды для конкретного проекта. Эта информация обычно находится внизу пресс-релиза.

Не допускайте опечаток и грамматических ошибок в сообщениях. Для максимального эффекта попробуйте использовать привлекающую внимание лексику. Один из способов привлечь внимание — описать проблему и объяснить, как компания или продукт решают эту проблему.

Что такое деловое общение

Связь не является ни передачей сообщения, ни самим сообщением. Это взаимный обмен пониманием, исходящий от получателя.Коммуникация должна быть эффективной в бизнесе. Коммуникация — это суть управления. Основные функции управления (планирование, организация, укомплектование персоналом, руководство и контроль) не могут быть выполнены хорошо без эффективной коммуникации. Деловое общение предполагает постоянный поток информации. Обратная связь — неотъемлемая часть делового общения. Организации в наши дни очень большие и включают в себя большое количество людей. В организации есть разные уровни иерархии.Чем больше уровней, тем сложнее управление организацией. Коммуникация здесь играет очень важную роль в процессе управления людьми в организации. Можно получить немедленную обратную связь и избежать недопонимания. Должна быть эффективная связь между начальством и подчиненными в организации, между организацией и обществом в целом (например, между руководством и профсоюзами). Это важно для успеха и роста организации.Коммуникационные пробелы не должны возникать ни в одной организации.

Деловое общение ориентировано на достижение цели. Правила, положения и политика компании должны быть доведены до сведения людей внутри и за пределами организации. Деловое общение регулируется определенными правилами и нормами. Раньше деловое общение ограничивалось бумажной работой, телефонными звонками и т. Д. Но теперь, с появлением технологий, у нас есть сотовые телефоны, видеоконференцсвязь, электронная почта, спутниковая связь для поддержки делового общения.Эффективное деловое общение помогает укрепить репутацию организации.

Business Communication может быть двух типов:

1. Устное общение — Устное общение может быть формальным или неформальным. Как правило, деловое общение — это формальное средство общения, например: встречи, интервью, групповые обсуждения, выступления и т. Д. Примером неформального делового общения может быть — Виноградная лоза.
2. Письменное общение — Письменные средства делового общения включают повестку дня, отчеты, руководства и т. Д.

Авторство / ссылки — Об авторе (ах)

Статья написана «Прачи Джунджа» и проверена группой Management Study Guide Content Team . В состав группы MSG по содержанию входят опытные преподаватели, профессионалы и эксперты в предметной области. Мы являемся сертифицированным поставщиком образовательных услуг ISO 2001: 2015 . Чтобы узнать больше, нажмите «О нас». Использование этого материала в учебных и образовательных целях бесплатно.Укажите авторство используемого содержимого, включая ссылку (-ы) на ManagementStudyGuide.com и URL-адрес страницы содержимого.

Что это такое и как его использовать —

Один из самых простых способов повысить прибыль и моральный дух — это использовать эффективную форму делового общения. К сожалению, это не так просто, как кажется.

Деловые коммуникации развиваются благодаря современным технологиям. Хотя это уже не так высокопарно, как раньше, поддержание профессионального тона по-прежнему важно для создания правильного имиджа вашего бизнеса.Речь также идет о создании открытого и продуктивного общения внутри компании.

Правильный способ общения может сделать сотрудников более продуктивными, упростить процессы и улучшить общий моральный дух в компании. Эта статья представляет собой ускоренный курс по созданию эффективных вербальных и невербальных коммуникаций в вашем бизнесе для связи с вашими клиентами и содействия более продуктивным внутренним обсуждениям.

Краткое определение

Большинство людей не собираются спрашивать, «что такое деловое общение», потому что большинство из нас думает, что мы знаем ответ.К сожалению, это не так однозначно, как мы думаем. Прежде чем двигаться дальше, давайте удостоверимся, что мы знаем, что считается деловым общением.

Термин «деловое общение» относится к любой передаче информации для продвижения целей и задач компании, агентства или организации. Это включает как внутренние, так и внешние коммуникации.

Это определение кажется довольно простым, но оно гораздо более неестественно, чем то, как вы, вероятно, определили бы.Вот менее формальное определение.

Деловое общение — это все, что вы делаете для передачи информации компании или бизнесу.

Первое определение, вероятно, — это то, как вы будете передавать бизнес-информацию в профессиональной среде. Второе определение более неформально и действительно менее информативно. Другими словами, первое определение — более точное описание делового общения. Мы хотим проинформировать наших читателей о том, что важно для нашего бизнеса — общении.

Критический характер делового общения

Хотя это может быть трудно представить, то, как вы передаете информацию — даже внутреннюю — имеет решающее значение для роста и успеха вашей организации. Основы делового общения просты, но их часто упускают из виду.

Ниже перечислены способы, которыми ваше общение может негативно повлиять на ваш бизнес.

• Общение без передачи реальной информации снижает вероятность того, что люди обратят внимание на сообщение.
• Неспособность держать сотрудников в курсе почти всегда приводит к высокой текучести кадров. Люди просто не хотят продолжать работать в компании, где слишком много неуверенности или слишком мало информации.
• Неспособность согласовать сообщение может привести к путанице и потере доверия как со стороны ваших клиентов, так и со стороны ваших сотрудников.
• Использование неправильного метода связи может держать людей в неведении.
• Позволение людям «плыть по течению» часто приводит к срыву сроков и непоследовательности продуктов.
• Неспособность предложить процессы и процедуры для коммуникации может привести к слишком большому или слишком маленькому общению, разрозненности информации, разногласиям в отделах и апатии сотрудников.

Исследования показывают, что 80% сотрудников стремятся к эффективному внутреннему общению для повышения своей производительности. Однако такое общение должно быть эффективным. Поскольку для достижения успеха так много полагается на эффективное деловое общение, жизненно важно, чтобы ваш бизнес использовал передовой опыт для вашей компании.

Формы делового общения

Зная, насколько это важно, давайте рассмотрим различные формы делового общения.

Внутренняя связь

Существует три основных формы внутренней связи:

• Внутренняя связь снизу
• Внутренняя связь снизу
• Внутренняя связь

Внутренняя связь снизу

Внутренняя связь снизу вверх — это информация, передаваемая от подчиненного к начальнику.Это может включать широкий диапазон входных данных, в том числе следующее:

• Подробная информация об обсуждениях или проектах
• Отзывы
• Формы
• Отчеты и обзоры
• Опросы

Связь обычно передается на собраниях и в регулярных обновлениях. Обычно в командах и на предприятиях есть процессы для такого рода общения. Отчеты о рынке, диаграммы и графики о конкурентах и ​​официальные документы — распространенные типы восходящей внутренней коммуникации.Сюда также входят электронные письма, ежедневные обсуждения и другие менее регламентированные виды общения. Это не значит, что такое общение неважно, просто его намного сложнее регулировать, поскольку оно в основном спонтанное.

Нисходящее внутреннее общение

Это общение, которое переходит от вышестоящего к кому-то на более низком уровне (не обязательно к своим подчиненным). Это обычно называется управленческой коммуникацией. Помимо спонтанных обсуждений, наиболее нисходящее общение происходит в записках, письмах и директивах, издаваемых на собраниях.Большинство из них также регулируются, но чаще всего шаблоны и руководящие принципы менее ясны, чем методы, используемые для восходящей коммуникации.

Боковое внутреннее общение

Это просто общение между коллегами. Общение может происходить между группой менеджеров или встречей подчиненных, работающих над проектом. Пока люди при общении занимают примерно равные позиции, это считается боковым. Это, наверное, самая распространенная и наименее регулируемая из форм внутреннего общения.Как правило, боковая коммуникация почти полностью неформальна и все чаще происходит через мессенджер.

Боковое общение абсолютно необходимо, поэтому оно не должно строго регулироваться. Вы не хотите препятствовать дискурсу. Однако вы хотите убедиться, что это эффективно и продуктивно. Самая большая проблема бокового общения в том, что оно часто смешивается с личными обсуждениями. Коллеги обсуждают в комнате отдыха или кафетерии свои планы на выходные после обсуждения предстоящего крайнего срока.Важна личная связь. Это помогает создать лучшую командную среду. Лучший способ регулировать этот вид болтовни — убедиться, что любые решения, принятые неформально, доводятся до сведения остальной команды, когда это необходимо.

Внешняя связь

Любая информация, передаваемая людям за пределами компании или организации, является внешней связью. Независимо от того, общаетесь ли вы с клиентами, партнерами, поставщиками или подрядчиками, это считается внешним общением.Это самый регулируемый вид связи, и большинство предприятий уже очень серьезно к нему относятся. Существуют шаблоны, формы, веб-сайты и процессы, созданные для обеспечения согласованности и эффективности внешнего взаимодействия. Обслуживание клиентов и продажи / маркетинг — это целые отделы, которые вращаются вокруг такого рода коммуникации.

Невербальная коммуникация в бизнесе

Язык тела и тональность — две основные формы невербальной коммуникации. Некоторые эксперты предположили, что эти две формы коммуникации составляют от 80 до 90% того, как мы передаем конкретное значение.Да — тон считается невербальным. Хотя это действительно происходит, когда вы говорите, это может полностью противоречить тому, что вы говорите.

Подумайте о сарказме — это означает, что вы говорите одно, а подразумеваете совершенно другое. Или тон, используемый кем-то, кто действительно воодушевлен решением или новой идеей. Люди часто жалуются, что их тон не встречается в электронных письмах и текстовых сообщениях. Это потому, что тон невербален. Если у вас есть только словесный аспект — слова — вы можете потерять большую часть смысла.Передача правильных невербальных сигналов — одна из важнейших составляющих делового общения, которую часто упускают из виду.

Способы общения

Технологии изменили способ общения. Три десятилетия назад компании общались лично, по телефону, по обычной почте или по факсу. В 2020 году у организаций теперь так много способов общения, что может быть непосильной задачей попытаться сделать так, чтобы все были на одной волне.

Наиболее распространенные методы связи

Основными средствами делового общения являются следующие:

• Конференц-связь
• Документы (включая официальные документы, отчеты и уведомления)
• Форумы (часто используются для облегчения внутренних дискуссий)
• Лично
• Презентации
• Социальные сети
• Опросы и обзоры
• Телефон
• Интернет (включая веб-сайты, чаты, электронную почту и обмен мгновенными сообщениями)

Некоторые из этих средств являются специализированными.Обычно отделы маркетинга поддерживают присутствие в социальных сетях. Однако большинство из этих форм общения используется большинством (или всеми) сотрудниками.

Определение методов, которые следует использовать

Как минимум, каждой организации необходимы средства для совершения телефонных звонков, проведения личных встреч, установления присутствия в Интернете, наличия нескольких учетных записей в социальных сетях и создания эффективных презентаций. По состоянию на 2020 год можно утверждать, что личные встречи больше не нужны.Вместо этого компании должны иметь возможность проводить конференц-звонки.

Есть несколько факторов, которые определяют, какие формы коммуникации вам нужны:

• Размер организации
• Отрасль
• Характер работы (группы разбросаны по небольшой территории или по всему миру)
• Предпочтения сотрудников

У каждого свой предпочтительный способ общения. Пока у компании есть основные средства общения, все лишнее зависит от личных предпочтений.Например, более крупные компании часто выигрывают от форумов, особенно если их команды расположены в разных часовых поясах. Однако, если ни одна из команд не использует форумы, создание их будет потрачено впустую. Возможно, регулярные конференц-звонки были бы более выгодными. В конечном счете, метод проб и ошибок — лучший способ определить, что подходит вашей компании (помимо самого необходимого).

Распространенные ошибки делового общения и их решения

Поскольку существует так много способов общения, есть много места для ошибок.Ниже приведены наиболее распространенные (и которых можно избежать) ошибки, которые допускают компании.

Слишком много писем

Проблема: Около 25% времени сотрудник тратит на управление своим почтовым ящиком. Многие из этих писем не имеют к ним отношения и не содержат много информации.

Решение: Разработайте процесс, чтобы определить, какие коммуникации требуются. Для внеклассных мероприятий или программ разрешите сотрудникам отказаться от получения электронных писем. Отправка электронных писем о конкретных мероприятиях команды, пожеланиях по случаю дня рождения и общих уведомлениях обычно является просто шумом для большинства ваших сотрудников.

Вы также можете предоставить сотрудникам инструкции по фильтрации электронных писем, чтобы неактуальные электронные письма попадали в указанные папки, а не в почтовый ящик. Когда у сотрудников будет время просмотреть эти электронные письма, они это сделают, но они не станут беспорядком в почтовом ящике.

Апатия сотрудников

Проблема: исследования показывают, что лидерские коммуникации могут повлиять на апатичность сотрудников. Без регулярного общения сотрудники могут чувствовать, что работают в вакууме.

Решение: наладить регулярную коммуникацию о текущих целях и проектах внутри компании.Убедитесь, что в каждом отделе всегда найдется что-то, что сделает электронные письма актуальными и информативными.

Пылесосы для коммуникаций

Проблема: Если команда получает слишком много неважных сообщений, они с меньшей вероятностью получат важную информацию. Без регулярного перекрестного общения это может создать разрозненные коммуникации.

Решение. Устранение ненужных писем и других форм связи поможет обеспечить внимание людей к актуальной информации.

Вам также необходимо убедиться, что команды и отделы общаются, когда это необходимо. Устраивайте встречи, чтобы убедиться, что товарищи по команде разговаривают, а команды передают важную информацию нужным людям.

Снижение мотивации и производительности сотрудников

Проблема: Отсутствие значимого внутреннего взаимодействия снижает производительность. Сотрудники чувствуют себя неважными, скучными и немотивированными, когда они не уверены в том, какова цель или цель проекта, задачи или миссии.

Решение: при наличии соответствующей нисходящей связи вы можете избавить сотрудников от необходимости искать эту информацию. В среднем сотрудники тратят более двух часов в день на поиск информации, что означает, что вы теряете более 10 часов работы в неделю на одного сотрудника.

Создавайте репозитории для информации, в которых легко перемещаться для предоставления важной информации. Это уменьшит количество писем, отправляемых сотрудникам, и даст им единое место для поиска ответов и ресурсов. Отстаивайте интересы сотрудников и содействуйте обсуждениям.Это не только расширяет возможности сотрудников, но и дает им мотивацию. Когда сотрудники мотивированы и вовлечены, могут происходить инновации. это может помочь компании двигаться в лучшем направлении.

Отсутствие связи для удаленных сотрудников

Проблема: удаленные сотрудники традиционно не информированы, потому что команды и компании не могут приглашать их на собрания или отправлять обновления.

Решение. В течение 2020 года это стало меньшей проблемой, но для достижения наилучших результатов важно обеспечить включение всех членов команды в общение.

Связь всегда должна включать удаленных сотрудников. Они должны быть частью рассылки электронной почты, всех соответствующих встреч и обсуждений.

Ниже приведены несколько советов, которые помогут держать удаленных сотрудников в курсе событий.

Отсутствие межведомственных обсуждений

Проблема: Неспособность наладить коммуникацию между отделами может помешать прогрессу. Обсуждать особо нечего, но каждый отдел играет жизненно важную роль, поэтому компаниям нужны стратегии делового общения для облегчения обмена знаниями.

Решение: создайте коммуникационные стратегии, чтобы отделы взаимодействовали друг с другом по мере необходимости. Служба поддержки клиентов должна быть подключена ко всем отделам для обеспечения наилучшего обслуживания. Взаимосвязь является ключевой, и она должна быть и в других отделах, помимо обслуживания клиентов.

Убедитесь, что ваш отдел исследований и разработок, производство и маркетинг находятся на одной странице. Это гарантирует, что маркетинг правильно продает то, что могут предложить ваши клиенты. Ниже приведены несколько советов, которые помогут вам здесь улучшить, поскольку это довольно универсальная проблема.

Отсутствие процессов обслуживания клиентов

Проблема: Отсутствие процесса обслуживания клиентов — одна из худших вещей, которые может сделать бизнес. Должны быть процессы для внутренней и внешней коммуникации, чтобы гарантировать клиентам хорошее обслуживание.

Решение: Разработайте процесс работы с клиентами. Этот процесс должен включать в себя вклад сотрудников, потому что у них будет совершенно другой взгляд на то, как обращаться с клиентами (и они, вероятно, будут правы).

Поощряйте обратную связь со службой поддержки клиентов, чтобы вы могли реагировать на технологические изменения, общие жалобы / проблемы и предложения клиентов. Всех этих ошибок легко избежать, хотя решения могут существенно отличаться.

Установление коммуникационных политик и руководств

Политики и процедуры могут раздражать и требовать много времени, но они играют важную роль в создании решений для бизнес-коммуникации. Более трети сотрудников считают, что жизненно важная информация теряется из-за слишком большого количества ненужных коммуникаций.Почти треть чувствует, что они обделены вниманием, что дает им меньше понимания того, что ожидается от их усилий. Наличие политик и руководств по коммуникациям поможет значительно сократить эти цифры.

Определите цели коммуникации

Одна из основных проблем, связанных с коммуникациями команды, отдела или бизнеса, заключается в том, что коммуникации кажутся несфокусированными. Каждое общение должно иметь цель, и каждая организация должна быть уверена, что никакое общение с их сотрудниками не идет без очевидной цели.Создавая цель для различных типов общения, вы можете гарантировать, что люди получат максимальную отдачу от каждого усилия.

Регулярно проводите аудиты коммуникаций

Когда у вас есть цели, вы можете начать определять, насколько хорошо коммуникации вашей компании способствуют достижению этих целей. Ниже приведены некоторые признаки того, что ваше общение не так эффективно, как должно быть.

• Жалобы удаленных сотрудников (отсутствие информации о чем-то важном)
• Быстрый рост, приводящий к нарушению или спорадической связи
• Высокая текучесть кадров
• Негативные отзывы об организации на досках вакансий
• Часто пропускаемые сроки, низкое качество продукции / услуг и низкая производительность труда

Создание организационной схемы и взаимоотношений между отделами

У большинства компаний есть организационные схемы, но они часто не учитывают, как отделы связаны между собой.У каждого отдела должны быть хотя бы минимальные отношения, потому что все они необходимы. Насколько тесно они должны работать вместе, зависит от того, насколько важна информация из одного отдела для успеха другого. Это легко для небольших компаний, но, вероятно, для крупных компаний потребуется гораздо больше времени. Обязательно выделите время, чтобы полностью изучить взаимоотношения между отделами, чтобы вы могли создать эффективные коммуникационные процессы.

Создание шаблонов для регулярных сообщений

Отчеты, презентации, заметки и другие формы документов могут содержать существенно различающуюся информацию, но структура для каждого из этих типов документов должна быть одинаковой.Это помогает людям предвидеть, что они узнают, прочитав документ.

Определите, какие виды связи вы хотите использовать

Существует множество коммуникационных технологий. Чтобы обеспечить безопасность коммуникаций в вашей организации, вам необходимо иметь утвержденные и установленные инструменты коммуникации. На это нет правильного ответа, потому что все организации разные.

Убедитесь, что сотрудники знают или знают, какие методы одобрены. Цель состоит в том, чтобы избежать компрометации информации компании.Например, если вы не хотите, чтобы сотрудники получали доступ к личной информации с помощью бизнес-оборудования, вам, вероятно, потребуется создать способ, позволяющий людям проверять свою электронную почту удаленно. Это должно быть то, что люди знают с первого дня работы в вашей организации.

Документируйте все свои процессы

Слишком многие компании полагаются на знания племен, чтобы следовать процессу. Документирование политик, процедур и руководств так же важно для делового общения, как и для любого другого аспекта вашего бизнеса.

Установление правильных невербальных сигналов

Этот тип общения нельзя регулировать, задокументировать или управлять. Невербальные сигналы часто подсознательны. Правильное их использование требует большей самооценки.

Это область, которая постоянно меняется, и психологи все время не могут прийти к единому мнению о том, как лучше всего подойти к ней. Однако есть некоторые вещи, которые помогут вам лучше понимать, что вы говорите, с помощью языка тела и тона.

Осведомленность о невербальных сигналах

• Запишите свой разговор, если возможно, в присутствии людей.Вернитесь и проверьте свой тон, чтобы увидеть, что он говорит о том, что вы, возможно, не имеете в виду в своих словах. Делайте это периодически, чтобы устранить недопонимание с помощью тона. Вы также можете записать видео своего взаимодействия, чтобы уменьшить использование слишком большого количества жестов или убедиться, что вы не выглядите слишком скованным во время разговора. Цель состоит в том, чтобы быть анимированным, но не мультяшным.
• Поддерживайте зрительный контакт при обращении к толпе, в том числе во время встреч. Постарайтесь вовлечь всех в собрание. Если вы выступаете публично, периодически меняйте фокус.Это придает уверенности (даже если вы ее не чувствуете).
• Move во время презентаций и длительных дискуссий. Если вы стоите на месте, это выглядит неестественно и может вызвать дискомфорт у людей. Возможно, вам нужно будет практиковать это регулярно, пока это не станет привычным.
• Обратите внимание на слова-вставки. Если вы всегда начинаете говорить с чего-то вроде «ммм» или «ммм» или откашливаетесь, это означает, что вы либо нервничаете, либо снисходительны.

Во время более продолжительного разговора убедитесь, что вы не используете одно и то же слово или фразу в качестве вставного слова.Такие слова и фразы, как «на самом деле», «виртуально» и «я не знаю», часто являются излишними уточнениями, которые не добавляют к тому, что вы говорите.

Технически это вербальный сигнал, но когда он становится привычкой, это ненамеренное вербальное общение.

Советы по деловому общению

Предыдущие разделы содержали более обширные предложения о том, что вам следует делать для улучшения вашего (и вашей компании) профессионального общения, но есть много мелких вещей, которые вы можете сделать.Ниже приведены советы, которые помогут вам сделать маленькие шаги для улучшения ваших процессов.

Удаленная работа

1. При необходимости собрания можно настроить как конференц-связь. Даже если все участники, скорее всего, будут в офисе, кто-то, кто работает удаленно, может быть добавлен к собранию в последнюю минуту.
2. Создайте списки рассылки электронной почты и рабочие места для команд и отделов. Все сроки, документы, изменения и информация о проекте должны быть отправлены по электронной почте или опубликованы, чтобы гарантировать, что у всех есть необходимая информация.Командные календари — хороший способ соблюдать дедлайны.
3. Всегда учитывайте часовые пояса при назначении конференций и дедлайнов. Удаленные сотрудники могут не находиться в вашем часовом поясе, поэтому вам нужно уделять особое внимание времени.

Улучшение межведомственного взаимодействия

1. Организуйте мероприятия, которые помогают отделам работать вместе. Есть много видов деятельности, которые могут помочь людям работать вместе. Вечеринки и пикники — отличный способ собрать людей и просто пообщаться.

Поскольку некоторые люди не склонны «работать» в нерабочее время, вы можете позволить им участвовать в общественных мероприятиях (таких как очистка окружающей среды и благоустройство парка) в любое время суток. Это также укрепляет репутацию вашей компании в обществе.

1. Создавайте форумы и чаты, где отделы могут общаться. Чат-группы могут помочь поддерживать общение открытым, хотя вы захотите дать некоторые рекомендации, чтобы чаты оставались профессиональными и по теме.
2. Обеспечьте сайт, который объяснит жаргон различных отделов.Это обеспечит им более легкое понимание друг друга.

Но не переусердствуйте. Юридическим и техническим отделам не нужно объяснять все — это займет страницы, которые большинство отделов не прочитают. Просто убедитесь, что предоставлены термины и идеи, которые необходимо понять другим отделам.

Управление техническими коммуникациями

1. Всегда корректируйте и проверяйте орфографию во всех электронных письмах, даже в боковых внутренних. Чем больше вы игнорируете эту деталь, тем больше вероятность того, что вы допустите досадные ошибки, когда это имеет значение.
2. Выключайте звук на телефоне, когда идете на собрания. Это не только неуважительно по отношению к участникам собрания, но и снижает эффективность собрания. Это может отвлекать внимание на собрании и без необходимости увеличивать его продолжительность.
3. Текст должен быть коротким. Если вы обнаружите, что набираете очень длинное электронное письмо или текст, возможно, лучше всего поднять трубку и позвонить получателю или назначить встречу для обсуждения темы. Длинное электронное письмо так же вредно, как почтовый ящик с более чем 100 непрочитанными сообщениями каждое утро.

Организация встреч

1. Необходима ли встреча? Определение необходимости встречи. Формат встречи также важен. Не проводите встречу, если достаточно отправить пару писем. Не ждите, пока наконец возникнет проблема, чтобы назначить встречу.

Standup-встречи — прекрасный пример отличной виртуальной встречи, которая очень эффективна. Это позволяет людям быть в курсе того, чем занимаются другие команды или отделы, не отнимая слишком много времени.

1. Если вы проводите собрание по конференц-связи, приходите на несколько минут раньше, чтобы начать конференц-связь.
2. Всегда запускайте вовремя. Мало что расстраивает больше, чем слушать, как люди говорят о личных вещах в течение первых 5 минут встречи. Если кто-то опаздывает, они могут наверстать упущенное из протокола встречи.

Своевременный старт с уважением относится к людям, которые прибывают вовремя.

1. Держите людей в курсе. Одна из причин, по которой люди ненавидят собрания, заключается в том, что они отнимают много времени.Позволяя людям обсуждать другие проекты или уходить от темы, сводится к минимуму эффективность встречи.

Лучший способ обратиться к людям, говорящим о других проектах или конкретных деталях, которые нужно знать лишь нескольким людям, — это любезно, но твердо попросить их обсудить это после встречи. Дайте им понять, что это важно, но сейчас не время.

Движение вперед

Деловое общение необходимо для успеха бизнеса, но есть много способов сделать это правильно.То, что работает для вашего бизнеса, может не работать для других. Эта статья может служить руководством, которое поможет вам нацелить улучшения или переосмыслить ваши текущие стратегии делового общения. Да, на то, чтобы все исправить, может потребоваться время. Но начать исправлять это сейчас будет намного проще, чем через год или два, когда вредные привычки, незаинтересованность и негативные впечатления затруднили изменение вашего делового общения.

Что такое деловое общение и зачем оно вам?

Плохое деловое общение может привести к слишком большому количеству рисков, которые нужно учитывать.С другой стороны, эффективное общение может помочь вашему бизнесу развить конкурентное преимущество, повысить продуктивность и вовлеченность сотрудников, а также повысить удовлетворенность клиентов.

Почему эффективное деловое общение лежит в основе успеха каждой компании? Как этого добиться в собственной компании? Пришло время получить нужные ответы — и мы их получили!

Что такое деловое общение?

Деловое общение — это процесс обмена информацией между людьми внутри и вне компании.Некоторые виды делового общения включают:

• Команда сотрудников проводит мозговой штурм
• Два сотрудника обмениваются информацией для совместной работы над проектом
• Менеджер, дающий обратную связь непосредственному подчиненному
• Команда руководителей, разделяющая видение компании со своими сотрудниками
• Менеджер по работе с клиентами представляет клиенту результат
• Клиент дает отзыв о результатах

Помимо обмена информацией, эффективное общение также важно для выполнения повседневных бизнес-процессов и задач, таких как:

• Создание и распространение планов и предложений
• Представление новых идей клиентам, коллегам или руководству
• Проведение продуктивных встреч
• Достижение договоренностей в команде или организации
• Исполнительные решения
• Осуществление продаж
• Прием, отправка и выполнение заказов

Работа с другими компаниями в вашей цепочке поставок

Важность делового общения

Эффективное общение является обязательным условием для любого современного бизнеса, который хочет развивать конкурентное преимущество и быть по-настоящему успешным.Почему?

Цель делового общения — улучшить процессы и уменьшить количество ошибок, что стало еще более важным в современном мире бизнеса, основанного на гиперподключениях и цифровых технологиях. Когда вы и ваши сотрудники используете так много разных устройств, инструментов, программного обеспечения, приложений и платформ для выполнения различных бизнес-процессов, вам необходимо убедиться, что все находятся на одной странице и работают над достижением одних и тех же организационных целей. Хотя одновременное использование множества различных инструментов увеличивает риск ошибки или чего-то ускользнувшего, надежное общение может значительно минимизировать их риски.

Если — это недопонимания, ваши основные системы и процессы могут быстро развалиться, что отрицательно скажется на вашем бизнесе, ваших клиентах и ​​ваших сотрудниках. Фактически, еще одним преимуществом сильного делового общения является более высокая вовлеченность сотрудников. Когда сотрудники осведомлены о своих личных целях, целях команды и целях всей организации, они могут работать в их направлении с мотивацией и уверенностью.

В конце концов, если ваши сотрудники не знают, каковы цели определенной инициативы, не чувствуют себя комфортно, обращаясь к своему руководителю с проблемой или прося коллег высказать свое мнение, как они должны эффективно выполнять свою работу?

Кроме того, когда сотрудники чувствуют, что они могут общаться и строить отношения со своими менеджерами, коллегами и клиентами, они будут более счастливы на работе.Это помогает снизить текучесть кадров и высокие расходы, связанные с текучестью кадров.

Когда ваши сотрудники увлечены и довольны, они также будут более продуктивными, а это значит, что они смогут производить более качественную работу и , а это означает более довольных клиентов и больший доход для вашего бизнеса. Доказательство этому — цифры: компании с высоко вовлеченной рабочей силой видят рост операционной прибыли на 19,2% за 12-месячный период, в то время как компании с низкими показателями вовлеченности зарабатывают в среднем 32.На 7% меньше!

Проблемы, решаемые с помощью эффективного делового общения

Без правильных бизнес-коммуникационных процессов и инструментов для их выполнения поток информации в вашем бизнесе будет быстро прерван, что приведет к недопониманию, неопределенности и ошибкам.

С другой стороны, наличие надлежащих процессов делового общения может минимизировать риски, разочарование и целый ряд проблем, в том числе:

• Перегрузка электронной почты. Нет ничего более подавляющего, чем почтовый ящик, переполненный сотнями новых сообщений. Это не только расстраивает, но и позволяет упустить или полностью упустить из виду важную информацию. Описав четкие процессы делового общения (например, когда уместно отправить быстрое мгновенное сообщение, а не целое электронное письмо), вы можете уменьшить количество цифровых отвлекающих факторов и создать больше пространства для творчества и совместной работы.
• Сток по производительности. Когда ваши сотрудники не могут найти часть информации, которая им нужна для выполнения проекта, им часто приходится искать в бесконечных цепочках электронной почты или тратить время на то, чтобы найти нужного человека, чтобы спросить. Но когда они наладят процессы коммуникации и получат доступ к нужным средствам коммуникации, эти потери производительности прекратятся.
• Горизонтальные и вертикальные силосы связи. Часто команды и отделы внутри организации не общаются друг с другом так много, как следовало бы.Эту разрозненность можно легко исправить с помощью четких коммуникационных процессов, позволяющих установить связь между отделами и своевременно получать ответы.
• Низкая работа Удовлетворенность . Статистика показывает, что удаленные сотрудники на 57% более склонны быть довольны своей работой, работая удаленно. Эффективное общение является ключом к тому, чтобы удаленные сотрудники продолжали заниматься своей работой и чувствовали, что их вклад оказывает влияние.
• Отсутствие ясности в отношении корпоративной культуры. Когда ваши сотрудники не понимают ваших ценностей и видения, культура вашей компании не будет настолько сильной, насколько могла бы быть. Это может привести к моральным проблемам на рабочем месте, что отрицательно скажется как на удовлетворенности работой, так и на производительности.
• Текучесть кадров. Потеря талантливых специалистов обходится дорого, и одна из основных причин ухода сотрудников с работы — это недостаток общения и разобщенность. Согласно данным Owl Labs, сотрудники, которые работают удаленно, сообщают, что, вероятно, останутся на своей «текущей работе в течение следующих 5 лет» на 13% больше, чем сотрудники, работающие на месте.«
• Плохое обслуживание клиентов. Если внутри вашей организации плохая коммуникация, есть вероятность, что сотрудники, работающие с клиентами, также не будут иметь нужной информации. Это может повлиять на качество обслуживания клиентов, которое вы можете предоставить, что может быстро разочаровать клиентов и отправить их прямо в руки конкурентов.

Типы делового общения

В типичной организации существует два основных типа делового общения:

1.Внутреннее деловое общение

Внутреннее деловое общение — это любая форма общения между людьми внутри вашей организации. Существует три основных формы внутреннего делового общения:

• Восходящая связь. Это любая форма делового общения, исходящая от подчиненного к вышестоящему, например, от менеджера, руководителя группы или руководителя C-Suite. Примером может быть член команды, который просит у своего начальника дополнительную информацию о задаче перед ее выполнением.
• Нисходящая связь. Это любая форма делового общения, которая исходит от начальника к подчиненному. Примером может служить менеджер, дающий своему непосредственному подчиненному оценку эффективности работы.
• Боковое сообщение. Это любая форма внутреннего или межведомственного взаимодействия между коллегами на одном уровне иерархии организации. Примером может служить сотрудник творческого отдела, который дает сотруднику отдела маркетинга дизайн для рекламного материала.

2. Внешнее деловое общение

Внешнее деловое общение — это любая форма общения, которая покидает ваш офис и внутренний персонал. Это включает в себя общение с внешними сторонами, которые могут включать:

• Клиенты
• Клиенты
• Продавцы
• Поставщики
• Заинтересованные стороны
• Инвесторы

Методы делового общения

Когда на самом деле происходит деловое общение, оно бывает устным или письменным.Кроме того, как устные, так и письменные формы делового общения будут происходить либо лично, либо дистанционно.

У каждого есть свои плюсы и минусы: личное общение облегчает чтение языка тела другого человека и уменьшает недопонимание или ошибки, удаленное общение имеет важное значение для наших современных сотрудников, а «работать откуда угодно» — новая норма.

Тем не менее, вот некоторые из наиболее распространенных методов делового общения:

• Связь через Интернет. Сюда входят онлайн-каналы связи, такие как электронная почта, а также приложения для обмена мгновенными сообщениями, такие как Slack.
• Телефоны и аудиоконференцсвязь. Эти инструменты позволяют проводить продуктивные собрания, даже когда некоторые или все участники находятся удаленно. Этот тип делового общения часто позволяет лучше обмениваться идеями по сравнению с письменным общением, поскольку позволяет уловить тон голоса говорящего.
• Видеоконференцсвязь. Это наиболее эффективный способ проведения виртуальных встреч, которые кажутся максимально приближенными к личным встречам, поскольку вы можете видеть язык тела, а также слышать тон голоса.
• Личные встречи. Исследования показывают, что личные встречи генерируют больше идей, чем виртуальные встречи, поэтому, когда у вас есть возможность собрать всех участников встречи в одной комнате, вы должны это сделать. Но для современных предприятий с большим количеством удаленных сотрудников или клиентов по всему миру это может быть невозможно.
• Отчеты, файлы, презентации и документы. Наличие важной деловой информации в письменной форме снижает вероятность путаницы, к ней можно вернуться позже, чтобы внести дополнительную ясность, и ее можно легко передать между сторонами.
• Обзоры. Как внутренние опросы сотрудников, так и опросы внешних клиентов — отличный способ собрать отзывы, открыть дополнительный канал связи и найти способы для будущих улучшений как бизнеса.
• Деятельность по управлению клиентами. Это может включать сбор или обмен информацией через поддержку в чате, систему управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), процесс адаптации ваших клиентов, обзоры клиентов и т. Д.

Создание вашего бизнес-процесса коммуникации

Надежные бизнес-коммуникационные процессы необходимы для счастья и продуктивности ваших сотрудников, а также для удовлетворения ваших клиентов. Но с чего начать их создание? Выполните следующие шаги, чтобы установить четкие процессы, которые преобразуют коммуникацию в вашем бизнесе:

1.Проанализируйте свое текущее состояние делового общения

Невозможно улучшить процессы делового общения, если вы не знаете, где они сейчас находятся. Итак, первый шаг к созданию новых процессов, которые выведут ваше деловое общение на новый уровень, — это внимательно посмотреть на то, где вы находитесь сейчас.

2. Выявление пробелов и препятствий

Подводя итоги текущих процессов делового общения, подумайте о проблемах, с которыми часто сталкиваетесь вы и ваши сотрудники.Например, есть ли какая-то конкретная команда, у которой были низкие показатели вовлеченности сотрудников по результатам недавнего опроса, который вы провели? С трудом ли справляются сотрудники определенного отдела с эффективностью и своевременностью выполнения проектов? Есть ли у вас плохие отзывы об обслуживании клиентов в Интернете?

3. Обозначьте основные группы в вашей организации и то, как они общаются друг с другом

Изучите структуру вашей организации и то, как эти группы взаимодействуют друг с другом. Вот несколько примеров вопросов, которые вы хотите задать:

• Какие команды и люди должны общаться друг с другом ежедневно, еженедельно и ежемесячно? О чем они говорят?
• Как менеджеры отслеживают прогресс в своих отделах? Как работает этот процесс отчетности? Как дается обратная связь?
• Какие проекты и процессы требуют одобрения других людей в компании? Каким образом запрашивается и упрощается этот процесс утверждения? Что происходит после получения одобрения?

4.Установите будущие цели делового общения

Теперь, когда вы знаете, где в настоящее время находятся ваши бизнес-коммуникационные процессы, в чем заключаются проблемы и с кем каждый должен иметь возможность эффективно общаться в будущем, пришло время установить некоторые цели. Вы хотите, чтобы ваши цели были реалистичными, своевременными и измеримыми. Например, некоторые цели делового общения могут включать:

• Обеспечение текучести кадров 10% в годовом исчислении к 2022 году
• Получите конкретный уровень удовлетворенности сотрудников в вашем следующем ежеквартальном опросе, например, 90% сотрудников ответят с оценкой 8 или выше на вопрос: «По шкале от 1 до 10, насколько вы чувствуете себя вовлеченным в свою текущую должность?»
• Уменьшение количества ненужных писем, отправляемых в следующем квартале, на 20%
• Достижение определенного уровня удовлетворенности клиентов, например, средний отзыв 4.5 звезд и выше в Google Reviews, в течение шести месяцев

5. Определите способы коммуникации

Теперь, когда у вас есть несколько целей, вы можете выбрать методы делового общения, которые будут согласованы. Например, чтобы сократить количество ненужных писем, отправляемых в следующем квартале, на 20%, отличным началом будет определение того, когда наступает подходящее время для отправки быстрого мгновенного сообщения вместо всего электронного письма.

6. Документируйте и делитесь своими новыми бизнес-коммуникационными процессами

Постановка целей ничего не значит, если вы не можете нести ответственность за их достижение, а определение методов коммуникации для различных ситуаций будет бесполезным, если ваши сотрудники не знают о них.По этим причинам важно задокументировать цели и процессы делового общения. Затем вы можете легко поделиться этими документами с другими в организации и при необходимости обращаться к ним. Эти документы также станут ценным инструментом, которым можно будет поделиться с новыми сотрудниками, чтобы быстро их освоить.

7. Оцените прогресс и при необходимости отрегулируйте

Цель состоит в том, чтобы постоянно улучшать процессы делового общения, чтобы ваш бизнес мог стать более эффективным, а ваши сотрудники могли оставаться вовлеченными в работу в долгосрочной перспективе.По этой причине важно постоянно следить за своим прогрессом и определять, приближаетесь ли вы к своим целям или не попадаете в цель. Таким образом, вы можете внести необходимые изменения.

Возможно, вы захотите создать повторяющееся календарное напоминание для себя и своей команды, чтобы раз в квартал переоценивать процессы делового общения и продвигаться к поставленным целям. Таким образом вы сможете определить, на правильном ли вы по-прежнему пути или вам нужно сделать поворот.

Технология, помогающая улучшить деловое общение

Создание процессов бизнес-коммуникации — это одно, а их эффективное выполнение — совсем другое.Ключом к этому является доступ к нужным инструментам и технологиям. К сожалению, не существует справочника или универсального подхода, который определял бы, какие коммуникационные инструменты лучше всего подходят для каждой цели.

Gmail против Outlook? Slack против Google Hangouts? Skype против Zoom? Существует почти бесконечное количество вариантов инструментов для делового общения. Ваш выбор будет зависеть от ваших предпочтений и ваших сотрудников, а также от размера вашего бизнеса, целей и бюджета.

В AVAIL мы хотим сделать эффективное деловое общение в облаке проще, чем когда-либо прежде.Вот почему мы предлагаем экономичные и простые в использовании пакеты облачных инструментов для совместной работы, которые преобразят ваше повседневное использование инструментов для аудио / видеоконференций, платформ обмена сообщениями, бизнес-приложений и многого другого!

Результат? Более счастливые сотрудники, более высокая производительность и огромный рост доходов! Готовы начать? Свяжитесь с нами сегодня!

5 советов по эффективному деловому общению

Коммуникативные навыки — один из важнейших инструментов в арсенале профессионала.Ежедневные деловые операции обычно зависят от устного общения, электронной почты, телефонных звонков или какой-либо другой формы общения. Эффективное общение может быть важным фактором при получении продвижения по службе, заключении сделки с новым клиентом или продвижении идеи руководителям бизнеса.

Доцент бизнес-коммуникаций Джен О’Мира, доктор философии, поделилась своими пятью основными советами, как успешно общаться в деловой среде.

1.Используйте правильный канал для своего сообщения.

Есть много способов общаться с коллегами. Убедитесь, что вы используете наиболее подходящий инструмент для своего сообщения. Если вы доставляете официальное объявление (например, о закрытии офиса на определенный праздник), используйте официальный канал, например служебную электронную почту или служебную записку для всей компании. Если вы доставляете неформальное сообщение (например, подробности о ежегодной игре в софтбол Департамента маркетинга), вы можете отправить мгновенное сообщение или систему текстовых сообщений.

2. Всегда считайте свою аудиторию.

Коммуникация — это то, что вы хотите сказать … но также и то, что ваша аудитория должна услышать. В любом общении важно учитывать точку зрения аудитории. Например, представьте, что вы запускаете фитнес-инициативу на работе, которая, как вы знаете, не понравится всему персоналу.Представляя информацию, вы можете включить подробности о пользе конкурса для здоровья, чтобы убедить тех, кого эта идея может не заинтересовать.

Имея в виду аудиторию, также важно продумать выбор слов!

3. Короткие знакомые слова обычно лучше, чем длинные незнакомые.

Это предложение, «Сторонники раздутой лексики претендуют на то, чтобы быть изощренными», можно записать более просто и эффективно, как: «Люди, которые используют громкие слова, думают, что они звучат изощренно.» Простое письмо легче читать и понимать вашей аудитории. Если ваш читатель спотыкается о вашем словарном запасе, сообщение, которое вы пытаетесь донести, вероятно, будет потеряно.

Независимо от того, какое слово вы выбрали, у людей всегда будут вопросы. Будьте готовы к ним, следуя этому совету:

4. Спрогнозируйте, какие вопросы могут быть заданы, и приготовьте свои ответы.

Если вы проводите презентацию на непонятную тему (например, «Долговечность углеродных волокон и их отношение к корму для кошек»), вероятно, кто-то спросит, как вы заинтересовались этой темой. Вам не обязательно включать эту информацию в саму презентацию, но лучше подготовить ответ для сеанса вопросов и ответов.

Попробуйте потренироваться в презентации перед членами семьи, друзьями или коллегами, чтобы получить представление о возможных вопросах, которые может задать ваша аудитория!

5.Помните, что 93% общения невербальное.

Помните, что 93% общения невербальное. Отвечая на вопросы, проводя презентацию или общаясь в целом, помните о своих невербальных сигналах и общении. Убедитесь, что ваша поза, жесты, мимика и другие невербальные сигналы передают сообщение, которое согласуется с вашим вербальным. Если вам кажется, что вы не верите в сообщение, которое доносите, вашей аудитории тоже будет трудно в это поверить.

5 способов улучшить вашу коммуникацию в бизнесе и почему это важно

Понимание важности методов коммуникации в деловом мире имеет решающее значение для успеха компании. Коммуникация — это процесс обмена информацией в устной или письменной форме. Умение лучше общаться может повысить производительность труда и продвинуть вашу карьеру. В этой статье мы обсудим, почему общение важно в бизнесе и как вы можете улучшить свои навыки делового общения.

Типы делового общения

Деловое общение имеет несколько различных форм и не ограничивается речью. Компании работают с широким кругом людей и других предприятий, побуждая их общаться с помощью различных средств. Чтобы сообщение было эффективным, необходимо уделять внимание тону и ясности сообщения независимо от метода связи.

Существует четыре стандартных метода делового общения:

• Устное общение — это использование вашего голоса для передачи идеи или выражения мнения.Примеры включают виртуальные встречи, телефонные звонки и личные беседы.
• Визуальная коммуникация — это использование изображений или графики, чтобы прояснить идею. Примеры включают диаграммы, карты, инфографику и видео.
• Невербальное общение — это сообщение, которое мы отправляем и получаем через поведение. Примеры включают язык тела, жесты, одежду и мимику.
• Письменное общение — это то, что мы доставляем через печатные или цифровые носители.Примеры включают электронные письма, письма, заметки, отчеты и другую документацию.

Подробнее: 4 типа общения (с примерами)

Описание изображения

Типы общения
1. Устный

• Говорите уверенно и уверенно.
• Активное прослушивание.
• Избегайте слов-заполнителей.
• При необходимости избегайте промышленного жаргона.

2. Невербальный

• Обратите внимание на то, как ваши эмоции ощущаются физически.
• Будьте осторожны в невербальном общении.
• Подражайте невербальному общению, которое вы считаете эффективным.

3. Визуальный

• Спросите других, прежде чем включать наглядные пособия.
• Учитывайте свою аудиторию.
• Используйте визуальные эффекты, только если они добавляют ценность.
• Сделайте их ясными и легкими для понимания.

4. Письменный

• Стремитесь к простоте.
• Не полагайтесь на тон.
• Найдите время, чтобы просмотреть свои письменные сообщения.
• Сохраните файл с записями, которые кажутся вам эффективными или интересными.

Почему общение важно в бизнесе?

Коммуникация в бизнесе важна для передачи четких и убедительных сообщений о стратегии, обслуживании клиентов и бренде. Бизнес, создающий бренд, отражает последовательное сообщение, адаптированное к его аудитории. Внутреннее общение способствует установлению взаимопонимания между сотрудниками и руководителями и способствует командной работе и сотрудничеству.

Хорошие коммуникаторы жизненно важны для рентабельности и репутации бизнеса.Сотрудники, которые хорошо общаются и понимают видение компании, помогают ей добиваться успеха. Использование эффективных коммуникативных навыков может принести пользу бизнесу и его сотрудникам различными способами, в том числе:

• Создание лучших команд
• Предотвращение недопонимания и конфликтов
• Улучшение обслуживания клиентов
• Достижение целей и достижение успеха
• Поощрение творчества и инноваций
• Улучшение индивидуальных карьерных перспектив

Создание лучших команд

Эффективное общение создает позитивную атмосферу, в которой команды могут процветать.Когда общение является позитивным и обнадеживающим, члены команды становятся сильнее и лучше работают вместе. Те, кто обладает хорошими коммуникативными навыками, облегчают работу рядом с собой и делают менее стрессовой. Напряженность на работе или трения решаются незамедлительно, поскольку эффективные коммуникаторы работают над поиском решений.

Предотвращение недопонимания и конфликтов

Слушание — это часть общения, используемая для полного понимания ситуации. Хорошие коммуникаторы хорошо слушают, думают, прежде чем говорить, и реагируют соответствующим образом.Хорошие слушатели с большей вероятностью найдут решения, не защищаясь. Когда возникают конфликты, хорошие коммуникаторы сразу же решают проблему и прислушиваются к мнению другой стороны.

Связано: 8 шагов к созданию успешной команды

Улучшение обслуживания клиентов

Компании должны знать, чего хотят и чего хотят их клиенты, чтобы обслуживать их. Формирование деловых отношений — это то, как компании укрепляют доверие к своему бренду и возвращают клиентов.Надежное и позитивное общение с клиентами имеет первостепенное значение для поддержания высокой репутации службы поддержки клиентов.

Эффективное общение с клиентами путем ответов на вопросы и предоставления решений помогает улучшить репутацию бизнеса. Хорошее общение по телефону, через социальные сети или электронную почту повышает доверие и лояльность клиентов. Письменное общение, соответствующее голосу бренда, может способствовать развитию сообщества между клиентами и организациями.

Достижение целей и успех

Для того, чтобы бизнес был успешным, краткосрочные и долгосрочные цели должны быть ясными и краткими.Когда сотрудники знают, каковы цели и видение их компании, они могут лучше сосредоточить свои усилия на их достижении. Четко формулируйте цели и регулярно напоминайте сотрудникам о командных или индивидуальных целях, чтобы поддерживать их мотивацию и воодушевление. Это также может помочь сотрудникам понять важность своей роли в достижении успеха компании, что может повысить лояльность внутри компании и снизить текучесть кадров.

Поощрение творчества и инноваций

Люди, которые умеют общаться, обычно открыты для обмена идеями без осуждения.Когда доверие строится на эффективном общении, члены команды более склонны делиться друг с другом, чтобы вдохновить на творчество. Эффективные коммуникаторы также более склонны к сотрудничеству для поиска творческих решений. Когда сотрудники стремятся делиться идеями, компании могут изменить свои подходы и найти уникальные способы обслуживания клиентов и клиентов.

Расширение индивидуальных карьерных перспектив

Хорошие коммуникативные навыки, такие как открытое и честное общение, исключают неожиданности и укрепляют вашу приверженность решению проблем и поддержке бизнеса.Это может помочь вам получить продвижение по службе и занять руководящие должности в вашей нынешней организации или найти новые возможности для карьерного роста в другом месте.

Пять способов улучшить свои навыки делового общения

Улучшение коммуникативных навыков требует небольшой практики и вдумчивости. Попробуйте один или несколько из приведенных ниже методов, чтобы научиться лучше общаться:

1. Практикуйтесь в слушании.
2. Улучшите память лиц и имен.
3. Пройти курс.
4. Посещайте мотивационные семинары.
5. Использовать технику.

1. Практикуйтесь в слушании

Применяйте техники активного слушания и отключите внутренний диалог, чтобы полностью сосредоточиться на том, что говорится. Повторите то, что вы слышали, но сформулируйте иначе, чтобы продемонстрировать, что вы все поняли. Попробуйте использовать невербальное общение, например утвердительный язык тела, мимику и жесты, чтобы говорящие знали, что вы заняты, пока они разговаривают.

Связанные: Активные навыки аудирования: определение и примеры

2.Улучшите вашу память для лиц и имен

Возможность запоминать имя другого человека может помочь вам лучше общаться с коллегами, руководителями и клиентами на рабочем месте. Найдите время, чтобы сопоставить имена с лицами и найти способы улучшить свою память. Узнайте факты о каждом человеке, например, его родной город или любимую еду. Сделайте мысленные заметки или запишите их. Вы также можете подумать об использовании мнемонической стратегии, которая поможет вам вспомнить, например, Брайан любит рогалики или Маргарет живет в Мэдисоне.

3. Пройдите курс

Подумайте о том, чтобы пройти курс общения в вашем местном колледже или университете. Онлайн-классы также могут позволить вам установить свой собственный график обучения и могут предлагать различные курсы с различными стилями общения. Пригласите коллегу присоединиться и попрактикуйтесь друг с другом.

Кроме того, вы также можете попросить своего начальника рассмотреть возможность проведения семинара по коммуникации или спланировать групповое упражнение, которое также будет сосредоточено на этих навыках.Этот шаг может продемонстрировать вашу приверженность совершенствованию своих навыков и навыков коллег для улучшения совместной работы и разрешения конфликтов на рабочем месте.

4. Посещайте мотивационные семинары

Мотивационные спикеры умеют общаться. Посетите семинар и отметьте положительный язык, который использует говорящий. Обратите внимание на язык их тела, использование зрительного контакта, сопутствующие визуальные эффекты и последовательность и / или повторение сообщения. Затем примените эти техники.Встаньте перед зеркалом и потренируйтесь в своей мотивационной речи. Вы также можете попытаться использовать эти методы на следующей встрече, разговаривая с клиентом или проводя презентацию.

5. Использование технологий

Современные технологии делают общение более быстрым и эффективным. Рассмотрите возможность использования интрасети компании или общих платформ, которые позволят вам общаться быстро и эффективно. Интегрируйте программы совместной работы, которые могут держать сотрудников в курсе прогресса друг друга и давать рекомендации на протяжении всего проекта.