Деловое общение и его особенности: Деловое общение, его особенности

2. Деловое общение

3. Общие положения

4. Общение и его функции

5. Средства общения

6. Этикет и культура общения.

7. Деловой этикет

8. Правила этикета

9. Эффективность слушания.

10. Деловой завтрак, обед, ужин

Особенности делового общения

Деловое общение — процесс взаимосвязи и взаимодействия, в котором происходит обмен деятельностью, информацией и опытом, предполагающим достижение определенного результата, решение конкретной проблемы или реализацию определенной цели. Деловое общение можно условно разделить на прямое (непосредственный контакт) и косвенное (когда между партнерами существует пространственно-временная дистанция, то есть с помощью пере писки или технических средств. Прямое деловое общение обладает большей результативностью, силой эмоционального воздействия и внушения, чем косвенное, в нем непосредственно действуют социально-психологические механизмы.

В целом деловое общение отличается от обыденного (неформального) тем, что в его процессе ставятся цель и конкретные задачи, которые требуют своего решения. В деловом общении мы не можем прекратить взаимодействие с партнером. В обычном дружеском общении чаще всего не ставятся конкретные задачи, не преследуются определенные цели. Такое общение можно прекратить в  любой момент. Деловое общение реализуется в различных формах:

· деловая беседа;

· прием подчиненных;

· деловые переговоры;

· деловые совещания и собрания;

· публичные выступления.

Особенности делового общения заключаются в том, что:

·  партнер в деловом общении всегда выступает как личность, значимая для субъекта;

·  общающихся людей отличает хорошее взаимопонимание в вопросах дела;

·  основная задача делового общения — продуктивное сотрудничество.

Умение вести себя с людьми надлежащим образом является одним из важнейших, если не важнейшим, фактором, определяющим шансы добиться успеха в бизнесе, служебной или предпринимательской деятельности. Дейл Карнеги еще в 30-е годы ХХ века заметил, что успехи того или иного человека в его финансовых делах, даже в технической сфере или инженерном деле процентов на пятнадцать зависят от его профессиональных знаний и процентов на восемьдесят пять — от его умения общаться с людьми. В этом контексте легко объяснимы попытки многих исследователей сформулировать и обосновать основные принципы этики делового общения или, как их чаще называют на Западе, заповеди personal рublic relation (весьма приближенно можно перевести как «деловой этикет»). Джен Ягер в книге «Деловой этикет: как выжить и преуспеть в мире бизнеса» выделил шесть следующих основных принципов:

1. Пунктуальность (делайте все вовремя). Только поведение человека, делающего все вовремя, является нормативным. Опоздания мешают работе и являются признаком того, что на человека нельзя положиться. Принцип делать все вовремя распространяется на все служебные задания. Специалисты, изучающие организацию и распределение рабочего времени, рекомендуют прибавлять лишних 25 процентов к тому сроку, который, на ваш взгляд, требуется для выполнения порученной работы.

2. Конфиденциальность (не болтайте лишнего). Секреты учреждения, корпорации или конкретной сделки необходимо хранить так же бережно, как тайны личного характера. Нет также необходимости пересказывать кому-либо услышанное от сослуживца, руководителя или подчиненного об их служебной деятельности или личной жизни.

3. Любезность, доброжелательность и приветливость. В любой ситуации необходимо вести себя с клиентами, заказчиками, покупателями и сослуживцами вежливо, приветливо и доброжелательно. Это, однако, не означает необходимости дружить с каждым, с кем приходится общаться по долгу службы.

4. Внимание к окружающим (думайте о других, а не только о себе). Внимание к окружающим должно распространяться на сослуживцев, начальников и подчиненных. Уважайте мнение других, старайтесь понять, почему у них сложилась та или иная точка зрения. Всегда прислушивайтесь к критике и советам коллег, начальства и подчиненных. Когда кто-то ставит под сомнение качество вашей работы, покажите, что цените соображения и опыт других людей. Уверенность в себе не должна мешать вам быть скромным.

5. Внешний облик (одевайтесь как положено). Главный подход — вписаться в ваше окружение по службе, а внутри этого окружения — в контингент работников вашего уровня. Необходимо выглядеть самым лучшим образом, то есть одеваться со вкусом, выбирая цветовую гамму к лицу. Важное значение имеют тщательно подобранные аксессуары.

6. Грамотность (говорите и пишите хорошим языком). Внутренние документы или письма, направляемые за пределы учреждения, должны быть изложены хорошим языком, а все имена собственные переданы без ошибок. Нельзя употреблять бранных слов. Даже если вы всего лишь приводите слова другого человека, окружающими они будут восприняты как часть вашего собственного лексикона.

Пред. — След. »
Бесплатная система онлайн-бронирования (записи) для любого бизнеса

7.

Читайте также

Факторы успеха делового общения маркетолога

Факторы успеха делового общения маркетолога Маркетинг начинается с общения – исключительно важного компонента в маркетинговой деятельности предприятия. Он основывается на общении, им пронизана вся работа специалистов-маркетологов. Деловое общение в маркетинге

Средства делового общения маркетолога

Средства делового общения маркетолога Средства общения маркетолога подразделяются на вербальные (речевые) и невербальные (неречевые). К вербальным относятся устная и письменная речь. Невербальные средства представляют собой своеобразный фон общения, то есть

8.

8.2. Стимулы: понятие и формы Стимулирование – это побуждение человека действовать под влиянием определенных причин, условий, обстоятельств; воздействие на работника конкретными методами, приемами, средствами. Разные люди на разные стимулы реагируют по-разному. Может

1. Понятие МТО: функции, формы

1. Понятие МТО: функции, формы Материально-техническое обеспечение – система организации обращения и использования средств труда, основных и оборотных фондов предприятия (материалов, сырья, полуфабрикатов, машин и оборудования). МТО также отвечает и за их распределение

1. Основы этикета делового общения

1. Основы этикета делового общения Умение вести себя с людьми надлежащим образом является важнейшим фактором, определяющим шансы добиться успехов, облегчает установление контактов, способствует достижению взаимопонимания, создает хорошие, устойчивые взаимоотношения

11.

11. Формы группового делового общения Формы группового делового общения:1) совещания;2) конференции;3) выставки-презентации;4) приемы.Основной формой группового делового общения являются деловые совещания, которые представляют собой способ открытого коллективного

22. Национальные особенности делового общения

22. Национальные особенности делового общения Деловое международное общение предусматривает необходимость понимания и учета особенностей характера и отличительных черт поведения народов, представителей разных стран.В последние годы многие предприятия и организации

Глава 2 ЭТИКЕТ ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ

Глава 2 ЭТИКЕТ ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ 2. 1. Невербальные средства общения Средства человеческого общения делятся на две группы: вербальные и невербальные. Подробно о вербальных средствах и культуре общения рассказывается в гл. 7.Эффективность общения определяется не только

Законы делового общения по телефону

Законы делового общения по телефону 1. Следите за интонацией своего голоса. Помните, в главе «Основы невербального общения» мы выяснили, что при общении люди передают друг другу информацию с помощью трех каналов: «языка жестов» (55%), интонации (38%) и слов (7%)?По телефону мы

22. Понятие структуры управления и факторы, ее определяющие. Понятие и роль коммуникаций в управлении

22. Понятие структуры управления и факторы, ее определяющие. Понятие и роль коммуникаций в управлении Коммуникация может быть определена как процесс обмена и понимания информации между двумя и более людьми с целью мотивирования определенного поведения или влияния на

ТОП 12 способов вывести его на новый уровень

Всем доброго времени суток! Умение грамотно и доступно выражать свои мысли, понимать собеседника и вести переговоры, понимая задачи и цели партнёра – залог успешной деятельности. От навыков коммуникации вообще зависит очень многое в нашей повседневной жизни, и если вы хотите продвинуться по карьерной лестнице или начать предпринимательскую деятельность – вы просто обязаны знать, что такое деловое общение и его особенности.

Особенности этикета

В каждом коллективе и компании существуют свои правила, такие себе «неписаные» нормы поведения. Они официально приняты, универсальны и ими руководствуются во время переговоров, заключении договоров и проведении собеседования. Такие правила называют — деловой этикет. Он помогает упростить понимание и привнести удобство в контакт. Ведь согласитесь, когда ты знаешь как себя вести, намного меньше возникает тревоги перед встречей, так есть шаблон, которого необходимо придерживаться.

Замечали неловкость людей, которые впервые пошли на свидание, и не особо понимают, что можно себе позволить в контакте, а что будет воспринято как наглость или бестактность, невоспитанность?

Так вот, как, в принципе и при любых межличностных отношениях, общим требованием является приветливость, независимо от того, нравится вам собеседник или вызывает раздражение, необходимо вести себя корректно по отношению к нему. Но этикет делового мира включает в себя правила, которые различаются по типу общения:

• Горизонтальные – то есть, непосредственно между равными по статусу, когда сотрудники с одинаковым уровнем ответственности.
• Вертикальные – обычно это наставления руководителя своим подчинённым.

Я уже говорил про важность чёткости, поэтому:

Процесс переговоров обязательно должен состоять из следующих этапов

1. Установление контакта. Это может быть как знакомство, так и встреча уже ранее имевших разговор людей.
2. Осмысление цели контакта. То есть попытка понять, что происходит и сориентироваться в ситуации.
3. Поиск возможных путей решения проблемы и сложившейся ситуации.
4. Непосредственно действия – само решение.
5. Завершение контакта.

Взаимодействие в мире бизнеса бывает как устным, так и письменным. О том, как вести официальную переписку, вы можете почитать в этой статье, сегодня же мы изучим вербальные особенности. Итак, устное общение бывает в форме монолога, например, доклада, презентации, приветственной речи. А также диалога, который имеет такие виды:

• Беседа – длительный обмен информацией, в процессе которого собеседники делятся своей точкой зрения и пытаются найти пути решения проблем.
• Переговоры – проводятся с целью нахождения компромисса и заключения взаимовыгодного соглашения.
• Дискуссия — когда обнаруживаются различные взгляды на одну ситуацию и все участники дискуссии обмениваются своей точкой зрения.
• Совещание – когда рассматриваются общие и срочные вопросы, требующие внимания и решения.
• Пресс-конференция – мероприятие для СМИ с целью дать комментарии по какому-либо значимому вопросу.

Основные принципы

Хоть и существуют национальные различия особенностей этики, эти принципы являются универсальными, которых придерживаются в разных странах мира:

1.Пунктуальность

Неважно, какую должность вы занимаете, и по какому типу строится ваше общение, горизонтальному или вертикальному, вы просто обязаны являться на встречу в указанное время и выполнять обязательства в срок. Иначе к вам не будет формироваться доверие, что значительно будет мешать достигать успеха, так как в мире бизнеса вы прослывёте безответственным руководителем или сотрудником.

2.Конфиденциальность

Она указывает на вашу надёжность и желание продолжать отношения. И неважно, будете вы умалчивать о секретах фирмы или непосредственно хранить личную информацию какого-то сотрудника или начальника – вы будете достойны доверия и уважения.

3.Приветливость

Она не обязывает дружить и заставлять себя «любить» кого-то, но быть доброжелательным, улыбаться и тактично относиться как к надоевшему клиенту, так и к сотруднику, руководителю или подчинённому вы просто обязаны. Помните, мы изучали невербальные виды эмоциональных проявлений, с помощью которых возможно повлиять на другого человека в этой статье? Так вот, улыбка – располагает к себе собеседника, порой обезоруживая, если изначально был настроен на конфликт.

4.Внимание к другим

Включает в себя и умение слышать, уважать чужое мнение, замечать эмоциональное состояние собеседника, желание понять его точку зрения и готовность находить что-то общее в споре. Если вы чувствуете, что не всегда вам это удаётся, то попробуете научиться технике активного слушания, это значительно повысит эффективность и результативность диалога. Как это сделать, ознакомьтесь в статье про техники активного слушания.

5.Внешний вид

Он просто обязан соответствовать регламенту компании, в которой вы находитесь. Каким бы образованным и общительным вы ни были, если при встрече ваш внешний вид отталкивает и совсем не вписывается в обстановку – это очень повлияет на исход беседы и вообще желание с вами продолжать сотрудничество. У вас не просто должен быть опрятный внешний вид, но и выдержан стиль, ведь, как вы помните: «Встречают по одёжке, а провожают по уму».

6.Грамотность

Заключается не только в умении написать письмо без грамматических и орфографических ошибок, но и в изложении своего мнения без использования слов-паразитов и нецензурной лексики. Считается преимуществом, если вы умеете оперировать терминами, которые не нарушают доступность понимания окружающих. Языковые сложности вообще доставляют массу проблем на пути взаимопонимания, поэтому грамотность и корректность важна в любых межличностных отношениях.

7.Конкретность

Если руководитель не может определять цели или быть понятным для сотрудников – компания далеко не продвинется. Точно также и с подчинёнными, они не будут нести ответственность за какой-то «кусок» фирмы, а соответственно, продвигаться по службе, пока не научаться планировать и принимать конструктивные решения. Почитайте «Как правильно ставить цели, чтобы добиваться успехов в любой деятельности».

8.Терпимость к другим

В бизнесе нельзя идти на поводу у эмоций. Ваши действия должны быть просчитаны, а ситуация под контролем, в этом и состоит специфика мира бизнеса. Поэтому, хоть это и не полезно для организма – сдерживать эмоции, но умение стиснуть в зубы в напряжённый момент очень ценно. Главное, потом позволить себе выпустить пар и расслабиться, иначе появляется вероятность приобрести психосоматическое заболевание.

9.Честность

Чтобы вам доверяли и ваше партнёрство, сотрудничество продолжалось – нельзя хитрить на сделках и пытаться получить одностороннюю выгоду. В мире бизнеса очень большую роль играет репутация, которую легко разрушить, как карточный домик всего одним некрасивым поступком.

10.Разграничение

Некоторые люди способны смешивать личное с работой, а это не правильно, потому что, если, к примеру, кто-то вызывает неприязнь, это не означает, что он не сможет принести пользу компании. Поэтому особо не стоит включаться, у каждого из нас есть какие-то психологические нюансы, которые могут вызывать раздражение и нежелание контактировать. Необходимо замечать ресурсы и возможности, просчитывать пользу непосредственно профессионального характера.

11.Признавать свои ошибки

Нет совершенных людей, человеческий фактор всегда имеет место быть, и чтобы сохранить свой авторитет, а порой и повысить его – следует всегда извиняться за причинённые неудобства и исправлять ситуацию. Такой поступок достойный уважения и в мире бизнеса очень ценится.

12.Умение достойно выходить из конфликтных ситуаций

Чтобы не порушить сложившиеся отношения, а попробовать еще и продвинуться в них. Не каждый способен находить ресурсы в споре, но вы можете легко этому научиться, прочитав статью «Виды конфликтов и лучшие способы их решения».

Заключение

Современное общество просто обязывает каждого знать и соблюдать правила делового этикета, по крайней тех, кто стремиться к успеху. И неважно, какая профессия и тип деятельности – иметь дело с воспитанным и тактичным человеком приятно в любых отношениях.

Деловое общение как психолого-педагогическая проблема

Рассматриваются различные подходы к проблеме общения с учетом достижений философской мысли, педагогики, психологии, социологии, уточняется сущность понятия «деловое общение”, его особенности и признаки. Приведено обобщение понятий “общение”, “деловое общение”.

Ключевые слова: общение, деловое общение.

Изменения, происходящие на современном этапе развития нашего общества во всех сферах его жизнедеятельности: экономике, политике, образовании, искусстве, требуют пересмотра отношения ко многим вопросам современной действительности, в том числе и проблеме общения между людьми. Существовали и существуют до сих пор разные подходы к данной проблеме. Ученые, придерживающиеся различных теоретических позиций, с большой настойчивостью выявляют, описывают и классифицируют феномены общения, определяют и субординируют закономерности, которые ими управляют, а также раскрывают механизмы, которые при этом действуют.

Проблема общения как специфического социального отношения издавна привлекала внимание ученых различных областей науки. Общение — чрезвычайно многогранный процесс, реализующийся в разных сферах и на разных уровнях социальных отношений и изучаемый различными науками: философией, педагогикой, психологией и теоретической лингвистикой, общим языкознанием и социальной психологией, социологией и логикой, а также дополняемый изысканиями в таких областях как риторика, теория и практика аргументации. Общение стало предметом исследований во вновь появившихся отраслях знаний: управленческий менеджмент, медиаторинг, полемология, техника и методика делового общения, социология массовых коммуникаций, изучение и формирование общественных связей и отношений. По утверждению ряда исследователей создать всеобъемлющую теорию человеческого общения, погрузив в неё все нюансы речевого взаимодействия людей, довольно сложно.Для понимания сущности делового общения как части человеческого общения необходимо обратиться к анализу трактовок категории общения в базовых для педагогики науках.

Из проведённого анализа определений общения в философии, психологии, социальной психологии и педагогике следует важный для целей и задач нашего исследования вывод о том, что общение существует как полисистема и присутствует в той или иной степени практически во всех сферах жизнедеятельности человека, на разных уровнях человеческих взаимоотношений, проявляясь в различных видах, исходя из этого, его формирующая функция реализуется через приобретение личностью социокультурных ценностей и реализации себя как творческой, уникальной индивидуальности в процессе социального взаимодействия с другими людьми.

Термин «деловое общение» появился на страницах научных публикаций в последние десятилетия. Деловое общение как один видов общения является предметом изучения различных областей науки. Существуют сферы человеческой деятельности, в которых взаимоотношения людей, их межличностные контакты становятся профессионально значимыми. По мнению, В. А. Кан-Калика, в педагогической профессии общение из фактора, сопровождающего деятельность, соответствующего ей, превращается в категорию профессионально значимую. По нашему мнению, это утверждение верно не только для педагогической, но и ряда других профессий, в частности для профессий в системе «человек — человек»: юристов, менеджеров, журналистов, переводчиков, предполагающих включение партнеров в деловое общение. В деловом взаимодействии определяются роли его участников — руководителей и подчиненных, предпринимателей и клиентов, продавцов и покупателей, должностных лиц, функции которых обусловлены спецификой их служебной деятельности. Кроме того, на сегодняшний день появились профессии, такие как референт, менеджер персонала, специалисты по рекламе, по связям с общественностью и др. , целиком состоящие из коммуникативной деятельности — делового общения. Именно поэтому внимание многих исследователей привлекает этот вид общения. Одним из первых деловое общение (в ходе учебной деятельности) сделал предметом психологического исследования Б. Г. Ананьев. В настоящее время деловое общение исследуют В. И. Андреев, О. А. Баева, Г. В. Бороздина, Л. В. Власов, Ю. Н. Емельянов, Ю. М. Жуков, А. П. Журавлев, А. Ю. Панасюк, А. Л. Свенцицкий, В. К. Сементовская и другие.

В определение делового общения различные авторы вкладывают неодинаковый смысл. Деловое общение понимается как средство психологического обеспечения деятельности, в котором выделяются такие особенности как регламентированность в отношении распределения функций между партнерами, средств общения, а также отношение к проблемным ситуациям [7], как «взаимодействие, взаимоотношение, по меньшей мере, двух равных по активности партнеров, субъектов общения» [7], как «общение, имеющее цель вне себя и служащее способом организации и оптимизации того или иного вида предметной деятельности: производственной, научной, коммерческой и т. д. [7]. Т. Н. Астафурова понимает под деловым общением межличностный аспект профессиональной коммуникации [9, с.53]. Как официальный контакт с обратной связью рассматривают деловое общение Л. В. Власов и В. К. Сементовская, причем, само понятие «деловое общение», по их мнению, является относительно условным и выражает служебные, т. е. деловые отношения, контакты с целью получения информации (необходимой деловой информации). Разделение общения на деловое и бытовое авторы связывают с официальными и неофициальными отношениями, формальными и неформальными группами. По их мнению, деловое общение имеет не узкоутилитарные цели, оно отражает нравственно-духовную атмосферу общества. Критерий эффективности этого общения определяется не только экономическими подсчетами, но и моральными, нравственными приобретениями людей. В деловом общении воспитываются и проявляются определенные качества человека, характеризующие высокий потенциал общества.

Рассматривая деловое общение с точки зрения философии, В. Г. Успенский высказывает интересную мысль о единстве социального и психического в содержании делового общения, которое основывается на деловых взаимоотношениях между членами трудового коллектива. По мнению ученого, деловое общение — социально-психологический процесс взаимного влияния членов коллектива друг на друга в целях согласованного и эффективного выполнения ими определенных действий, в которых реализуется потенциал личности на основе установленных служебных отношений.

В современной литературе имеются самые разнообразные определения делового общения. Так, например, С. Л. Жукова дает следующее определение деловому общению: «общение, включенное в процесс какой-либо профессиональной деятельности, взаимодействие людей в процессе производственной деятельности, связанное с их официальной ролью» [10, с.З].

Существуют тенденция к выделению делового общения в качестве специфической формы межличностного взаимодействия, однако в литературе отсутствует единый подход к его определению в зависимости от трактовки связи деятельности и общения: является ли общение стороной или уровнем процесса деятельности или представляет собой особую его форму или вид.

На наш взгляд, для определения и анализа специфики делового общения необходимо вернуться к базовым категориям психологической науки — категориям деятельности и общения. В отечественной психологии большинством исследователей принимается идея единства общения и деятельности. Такой вывод логически вытекает из понимания общения как реальности человеческих отношений, предполагающего, что любые формы общения включены в специфические формы совместной деятельности: люди не просто общаются в процессе выполнения ими различных функций, но они всегда общаются в некоторой деятельности, «по поводу» неё. Таким образом, общается всегда деятельный человек: его общение неизбежно пересекается с деятельностью других людей. Но именно это пересечение деятельностей и создает определенные отношения деятельного человека не только к предмету своей деятельности, но и к другим людям. Именно общение формирует общность индивидов, выполняющих совместную деятельность. Таким образом, факт связи общения с деятельностью констатируется, так или иначе, всеми исследователями.

В деловом общении, как и в любом другом виде деятельности, где используется речь, функционируют три основных элемента — субъект речевой коммуникации, речевое сообщение и объект (получатель) сообщения. В связи с этим успех здесь связан с особенностями коммуникатора, качеством его речевой «продукции» и психическим состоянием того, кто эту продукцию получает и усваивает. Как видно, необходимо качественное и надежное функционирование речи в трех аспектах: а) порождение речевых элементов; б) в структуре и содержании сообщения; в) в готовности объекта воспринять и переработать это сообщение.

Объективными условиями делового общения выступают обстановка, время, освещенность, пространственное положение партнеров, внешние помехи; субъективные условия: пол, возраст, социальное положение, индивидуальные характеристики, психическое и физическое состояние партнеров.

Средствами делового общения выступают вербальные, мимические, пантонимические и паралингвистические средства и умения партнеров; способами — конкретные приемы использования коммуникативных средств в различных формах делового общения.

Предметом в деловом общении является дело. Любое общее дело предполагает общение и взаимодействие участников как необходимое средство обеспечения его эффективности.

Результатом делового общения могут стать не только как у других видов общения поведение, мировоззрение или эмоциональное состояние партнера, измененное в соответствии с идеальной целью коммуникативной деятельности, а также информация, полученная одним партнером или усвоенная другим, и достижение поставленной цели. Необходимо отметить, что результат может совпадать или не совпадать с целью деятельности. Во втором случае деятельность может быть продолжена.

Деловое общение имеет ряд специфических признаков, обусловленных процессами производства и руководства коллективным трудом. В целом деловое общение отличается от обыденного (неформального) тем, что в его процессе ставятся цель и конкретные задачи, которые требуют своего решения. В деловом общении нельзя прекратить взаимодействие с партнером (по крайней мере, без потерь для обеих сторон). Деловые контакты образуются между людьми, которых связывают интересы какого-либо определенного дела. Деловое общение всегда имеет целевую направленность. Основной задачей делового общения является продуктивное сотрудничество. В обычном дружеском общении чаще всего не ставятся конкретные задачи, не преследуются определенные цели. Такое общение можно прекратить (по желанию участников) в любой момент. Общение в широком смысле не обязательно означает совместную деятельность. Взаимосвязь, контакт между людьми может реализовываться в понимании, сочувствии, сопереживании. Вступление в деловой контакт предполагает, что партнеров по общению интересует, прежде всего, то, насколько они могут быть полезны друг другу.

В отличие от профессионального общения, которое чаще всего происходит в социальном коллективе (производственном коллективе), деловое общение может протекать в диаде и является более широким понятием, которое включает в себя и профессиональное общение. Существенную роль при этом играет ориентация участников общения только на техническую и технологическую сторону бизнеса или производства или на людей, участвующих в деле. В первом случае мы говорим о профессиональном общении, во втором — о деловом общении. При направленности управления на технику или технологию общение приобретает сугубо официальный характер, при ориентации на человека в нем значительное место наряду с официальными занимают и чисто человеческие отношения.

Исходя из вышеизложенного, представляется оправданным в качестве определения делового общения предложить следующее определение: деловое общение — взаимодействие деловых партнеров для разрешения конкретных проблем и организации делового сотрудничества, которое имеет своей целью установление, поддержание и развитие контактов с партнерами по совместной деятельности для достижения определенных результатов, является неотъемлемой частью любой организаторской и управленческой деятельности, охватывает различные по уровню, содержанию и по форме организации контакты, осуществляется в устной и письменной форме и опирается на знание таких дисциплин как психология, социология, риторика, и в первую очередь, на высокие профессиональные знания.

Деловое общение — это коммуникативная деятельность, характеризующаяся достаточно высокой степенью формализации. Основной мотив такой деятельности — мотив достижения цели, основанный на материальных, социальных и духовных потребностях личности. Это — деятельность, имеющая свои собственные средства и способы (формы делового общения и умения делового общения), связанная с другими видами человеческой деятельности и имеющая свой специфический продукт — поведение, решение, эмоциональное состояние, измененные в соответствии с идеальной целью, информация (полученная или переданная), достигнутый уровень интеграции партнеров.

Литература:

1. Толковый словарь русского языка: в 4 т. / Под ред. Д. Н. Ушакова. Т.2 — М.: «Русские словари», 1994. — 523 с.
2. Кант И. Соч.: в 6 г., т. 4, ч.11 Под общ. ред. В. Ф. Асмуса. — М.: Мысль, 1965. — 541 с.
3. Философский энциклопедический словарь. М.: Сов. энциклопедия, 1989–815 с.
4. Батищев Г. С. Принципы материалистической диалектики как теории познания. — М., 1984
5. Бодалев A. A. Проецирование и взаимодействие в общении // Педагогика. — 1994.-№ 1.-с. 11–14
6. НемовP. C. Психология. Учеб. для студентов высш. пед. учеб. заведений. В 3 кн. Кн. 1 Общие основы психологии. — М.: Просвещение: ВЛАДОС, 1995. — 576 с.
7. Формирование умений делового общения у студентов неязыковых вузов средствами иностранного языка (общепедагогический аспект) // электронная библиотека диссертаций. URL: http://www.dissercat.com/content/formirovanie-umenii-delovogo-obshcheniya-u-studentov-neyazykovykh-vuzov-sredstvami-inostrann (дата обращения: 28.02.2016).
8. Парыгин Б. Д. Основы социально-психологической теории. — М.: Мысль, 1971- 351 с.
9. Астафурова Т. Н. Прагматика делового общения // Вестник ВолГУ. Сер.2. Филология. Научно-теоретический журнал. Вып.1. 1996. — с.52–58
10. Жукова С. Л. Подготовка будущего специалиста к деловому общению в условиях обучения в техническом вузе. Дисс…. к.п.н., М.,1987. — 168 с.

Основные термины (генерируются автоматически): деловое общение, общение, вид общения, деятельность, коммуникативная деятельность, отношение, проблема общения, профессиональное общение, совместная деятельность, деятельный человек.

8 Характеристики делового общения | Малый бизнес

Кимберли Леонард Обновлено 9 марта 2019 г.

Владельцы бизнеса постоянно обмениваются идеями и директивами с персоналом, клиентами и стратегическими партнерами. Чем эффективнее вы будете обмениваться идеями, тем успешнее вы будете вдохновлять других и влиять на них. Потратив время на понимание характеристик делового общения, вы сможете стать более сильным лидером, независимо от того, представляете ли вы идею большой толпе или пишете письмо потенциальному клиенту.Прочтите, чтобы узнать о восьми характеристиках делового общения. Эффективный коммуникатор в бизнесе:

Организует идеи для ясности

Независимо от того, насколько хорошо вы знаете предмет, найдите время, чтобы изложить свои идеи. Это позволяет вам переходить от одной идеи к другой, не прыгая. Это помогает аудитории следить за историей, а не пытаться выяснить, как один пункт соотносится с другим.

Ясность для лучшего понимания

Стремитесь к ясности.Используйте простые слова и избегайте жаргона или отраслевых аббревиатур при общении с группами, не относящимися к вашей отрасли. Хотя вы знаете, что POS относится к «точкам продаж» в розничной торговле, ваша аудитория может быть не знакома с этим аббревиатурой. Не ставьте их в такое положение, когда они могут отвлечься от вашего сообщения.

Лаконичен и пунктуален на встречах

При написании письма, обращении к клиенту или разговоре с группой помните, чтобы не становиться слишком многословным или занимать слишком много времени.Деловая переписка должна быть лаконичной и по существу. Прочтите черновик и удалите все расплывчатое, помпезное, устаревшее или цветочное. Встречи должны начинаться и заканчиваться вовремя. Хотя вы не хотите смотреть на часы каждые несколько минут, установите часы, которые вы можете легко увидеть, чтобы быть уверенным в пунктуальности.

соблюдает этические стандарты

Хорошее общение следует этическим стандартам. Ваша репутация бизнес-лидера основана на том, что вы делаете и говорите.Во-первых, ваши действия показывают, кто вы. Тогда ваши слова покажут, кто вы. Убедитесь, что все заявления или исследования, которые вы представляете, действительны и точны.

Если вы обнаружите, что допустили ошибку, признайте это. Не позволяйте своему эго мешать вашей этике.

Говорит напрямую с людьми

Великие коммуникаторы говорят с людьми, а не с ними. Это означает, что вы понимаете свою аудиторию и пишете или говорите так, как они ее поймут. Вы же не хотите, чтобы ваша аудитория чувствовала себя так, как будто она сидит на уроке физики на первом курсе, где каждая концепция настолько сложна, что они почти сразу чувствуют себя потерянными. Избегайте снисходительности; будьте экспертом в том смысле, чтобы другие чувствовали, что вы работаете, чтобы помочь им понять все.

Уважает других и хочет, чтобы они понимали

Когда кто-то проявляет уважение, уважение кажется частью всего, что он делает; это поведение интегрировано в то, кем он является. Это означает, что вы помните о преимуществах краткости и действительно хотите, чтобы люди поняли, о чем вы говорите. Не позволяйте вашей страсти и энтузиазму по поводу вашей темы преобладать над вашим восприятием чувств аудитории.Сарказм и оскорбления могут быть быстрыми способами выразить свою точку зрения, но аудитория воспринимает такое поведение негативно.

заслуживает доверия и готов принимать критику

Каждый владелец бизнеса должен стремиться к тому, чтобы ему доверяли все, кого он встречает: сотрудники, клиенты, члены сообщества и партнеры. Чтобы быть заслуживающим доверия, нужно убедиться, что вы владеете информацией, которую представляете. Вы также скромны и готовы принимать критику, не защищаясь.

Ждет обратной связи

Эффективное общение — это столько же слушания, сколько и представление ваших идей.Используйте возможности в письменной или устной речи, чтобы спросить мнение, отзывы и вопросы у вашей аудитории. В письмах это часто бывает в конце перед закрытием. При презентации разумно согласовывать с аудиторией на протяжении всей презентации.

Вы не хотите говорить о девятом пункте, когда аудитория все еще застряла на втором пункте и пропустила все, начиная с третьего и последующего пункта.

Особенности делового общения

Письмо и речь — это коммуникативные навыки.Есть люди, которые могут писать как ангелы, но говорят как попугаи. На самом деле, хорошая речь и хорошее письмо — дополнительные навыки. Их можно совершенствовать одновременно с практикой. Во время разговора или письма нужно придерживаться определенных основных принципов. Краткость, ясность и простота — три основных качества хорошей речи или письма. «Краткость — душа остроумия», — гласит старинная пословица. Умный человек коротко говорит или пишет. Краткость делает речи и письма привлекательными. Говорят, что любое общение должно быть достаточно кратким, чтобы быть привлекательным, но достаточно большим, чтобы охватить предмет.Но в то же время нельзя жертвовать информацией ради краткости. Автор делового письма всегда должен помнить, что он пишет с определенной целью, и он должен всегда осознавать эту цель. Цель письма должна быть в центре внимания и также должна быть подчеркнута в восприятии получателя. Деловые письма читаются под большим давлением. Писатель не должен вдаваться в темы, не относящиеся к делу, и разрушать цель письма. Коммуникации должны быть четкими.Они не должны путать получателя. Но ясность в общении возможна только при ясных мыслях. Запутанная речь или письмо указывают на растерянность ума. Простота — еще одна важная черта хорошего общения. Мы не должны гнаться за словами из-за их звучности и напыщенности. Деловое общение отличается от написания стихов или сочинений. Следует избегать украшений.

В последнее время предметом делового общения было много исследований.Исследование дало бесчисленное множество рекомендаций. Эти правила применяются как к устному общению, так и к письмам, меморандумам, отчетам, объявлениям и обращениям. Они актуальны для стиля делового общения. Существует специальное исследование, называемое стилистикой, которое определяет стиль литературного письма и занимается им. Следует внимательно изучить следующие рекомендации, которые сделают все письмо эффективным. Они тем более актуальны для делового общения.

(Есть еще несколько старомодных деловых писем, в которых используются такие выражения, как «Обратите внимание», «Мы хотим заявить», «Я получил ваше письмо».Но современные буквы четкие, простые, ясные и актуальные).

7 основ делового общения

Последнее обновление 29 ноября 2015 г.

Если вы собираетесь эффективно общаться в бизнесе, важно, чтобы вы твердо владели этими семью элементами. Узнайте, что это такое и как их использовать.

Есть семь основных элементов успешного делового общения:

• Конструкция
• Ясность
• Последовательность
• Средний
• Соответствие
• Первенство / Давность
• Психологическое правило 7 ± 2

Если вы собираетесь эффективно общаться в бизнесе, важно, чтобы вы твердо владели этими семью элементами.Итак, давайте рассмотрим каждый по очереди …

1. Структура

От того, как вы структурируете свое общение, зависит, насколько легко оно воспринимается и понимается вашей аудиторией.

Каждое хорошее общение должно иметь следующие три структурных элемента:

• проем,
• кузов,
• близко.

Это структурное правило остается в силе независимо от того, чем вы общаетесь — запиской, телефонным звонком, сообщением голосовой почты, личной презентацией, речью, электронной почтой, веб-страницей или мультимедийной презентацией.

СВЯЗАННЫЕ С: Навыки эффективного общения, приносящие результаты

Помните — аудитория вашего сообщения может быть одним человеком, небольшой командой, аудиторией, полной людей, или национальной, даже глобальной, группой из миллионов.

В данном случае размер не имеет значения — правила остаются прежними.

Открытие
Открытие позволяет аудитории вашего общения быстро понять, о чем идет речь.

Короткое, резкое и по существу хорошее начало позволяет вашей аудитории быстро решить, стоит ли обращать внимание на ваше сообщение.

В конце концов, время — ценный ресурс, и чем быстрее вы сможете «добраться до сути» и чем быстрее ваша аудитория сможет принять это решение «не обращать внимания / не обращать внимания», тем более позитивно они будут смотреть на вас, что может быть ОЧЕНЬ важно, если вам нужно или вы хотите общаться с ними в будущем.

Тело
Здесь вы попадете в «самую суть» вашего сообщения.

Именно в теле сообщения вы сообщаете все свои факты и цифры, относящиеся к действиям, которые вы хотите, чтобы аудитория вашего сообщения предприняла после ознакомления с вашим сообщением.

Держите ваши факты, цифры и любые графики или диаграммы, которые вы можете представить, по существу. Не утомляйте аудиторию нерелевантным материалом или диаграммами с запутанными, неразборчивыми числами и цветами.

Есть ключ к быстрому восприятию вашего сообщения — KISS.

Представьте графику вашей презентации ребенку семи классов.Если ОНИ могут следить за ними и понимать их, велики шансы, что ваша аудитория тоже.

СВЯЗАННЫЕ С: 10 самых смертоносных слов и фраз в бизнесе

* Закрыть
Закрытие — это то место, где вы подводите итоги своего общения, напоминаете своей аудитории о ваших ключевых моментах и ​​оставляете им четкое понимание того, что вы хотите, чтобы они сделали дальше.

Чем мощнее вы закончите свое общение, тем легче его запомнят вашей аудитории.

2. Четкость

Четко сформулируйте сообщение, которое вы хотите донести, так как передача запутанного сообщения вашей аудитории приводит только к тому, что они сбиваются с толку, а ваше сообщение игнорируется.

Если вы даете сообщение, скажем, о сверхурочных выплатах, не добавляйте сообщения о подробных бюджетных проблемах или предстоящем пикнике для персонала — ЕСЛИ они АБСОЛЮТНО не соответствуют вашему исходному сообщению.

Будет намного лучше и понятнее для вашей аудитории, если вы создадите отдельное сообщение об этих дополнительных вопросах.

3. Согласованность

Ничто так не расстраивает постоянного читателя, скажем, вашего информационного бюллетеня, как непоследовательность вашего сообщения.

Занятие позиции по проблеме в течение одной недели, только для того, чтобы отменить ее на следующей, а затем отменить ЭТУ позицию на следующей неделе, только порождает недоверие к вашему сообщению.

И недоверие к тебе!

Люди, которые не доверяют вам, вряд ли предпримут действия, которые вы от них хотите. Кроме того, они вряд ли обратят внимание на ваши будущие сообщения.

Имейте в виду, что несогласованность в вашем сообщении не менее опасна для понимания аудитории.

Рискуя показаться ворчливым грамматистом, пожалуйста, убедитесь, что ваши времена остаются прежними, что ваша точка зрения не колеблется между 1-м и 3-м лицом и обратно (если вы специально не хотите создать лингвистический или повествовательный эффект — будьте осторожны с этим!) и что ваша общая «тема» или сообщение не изменится.

4. Средний

Если единственный инструмент, который у вас есть в сумке с инструментами, — это молоток, довольно скоро все начинает походить на гвоздь.

Точно так же, если все, что вы считаете, что у вас есть в качестве средства коммуникации, — это PowerPoint ™, то довольно скоро все, что вы будете делать, — это свести все возможности коммуникации к презентации PowerPoint ™. И, как подтвердит любой из нас, кто просмотрел слишком много скучных слайд-шоу, «видел один, видел все»

Есть множество способов передать свое сообщение — хитрость в том, чтобы использовать правильное.

Какой правильный? Тот, который передает ваше сообщение:

• с максимальной точностью
• с наибольшей вероятностью понимания аудитории
• по минимальной фискальной стоимости
• по минимальной временной стоимости

Примечание: он должен соответствовать всем этим критериям. Абсолютно бессмысленно тратить наименьшую сумму денег, если выбранный вами носитель не соответствует ни одному из других критериев.

Итак, какие носители доступны? У вас есть выбор из одного или комбинации из следующих:

бумажная памятка
письмо
индивидуальная презентация лицом к лицу
семинар
индивидуальная телефонная презентация
встреча
индивидуальная личная презентация
текстовая электронная почта
телефонная связь один ко многим презентация
текст + графика электронная почта
голосовая электронная почта
веб-страница
веб-трансляция / веб-видео
радиопередача
телепередача
пресс-релиз
телевизионный / рекламный ролик
cd-rom / dvd

Выбор подходящего носителя или носителя, очевидно, имеет решающее значение, поскольку финансовые затраты некоторых из приведенных выше списков выше, чем других. Неправильно подобрав медиа-микс, вы можете в конечном итоге потратить кучу времени и денег на визуально привлекательное деловое общение, обеспечивающее практически нулевую рентабельность инвестиций (возврат инвестиций).

5. Соответствие

Меня никогда не перестает удивлять, что бизнес-менеджеры по-прежнему верят, что их сообщение заинтересует всех, и затем приступают к тому, чтобы подвергать всех и каждого, кого они могут, ужасающим слайд-шоу в PowerPoint, составленным из лучших побуждений, но эстетически сложным подчиненным.

Экран за экраном длинного текста с маленьким, едва различимым размером шрифта (потому что маленький размер шрифта — единственный способ уместить все слова на слайде), который менеджер должным образом и скучно зачитывает дословно.

Ух!

Психологическая реальность такова, что, если человека не интересует тема сообщения, вряд ли он обратит на него внимание.

Это означает, что если вы заставите их внимать вашему сообщению, вы фактически настроите их против вас и еще менее вероятно, что они привлекут их внимание в будущем.

Сохраните подробный анализ бюджета и производительности с помощью диаграмм, созданных в Excel, для тех, кто действительно заботится о таких вещах и должен знать о них.

Если ваше деловое общение должно затрагивать несколько областей, которые могут не представлять интереса для всей вашей аудитории, сообщите им об альтернативных ресурсах, которые более полно охватывают каждую из этих дополнительных областей.

Вы можете сделать это, например, предоставив им легко запоминающуюся и записанную ссылку на веб-страницу, где может храниться более подробная информация.

6. Первенство / время давности

Важно знать, что неделю спустя деловое общение запоминается одним или обоими из двух:

• мощность и запоминаемость своего открытия
• мощь и запоминаемость своего близкого

Психологи называют эффект запоминания первых нескольких представленных вещей «эффектом первенства». Точно так же они называют эффект запоминания нескольких последних представленных вам предметов «эффектом недавнего времени».

Поскольку люди различаются по тому, какой Эффект является для них наиболее доминирующим, лучше всего «прикрыть свои базы» и приложить усилия, чтобы иметь как мощное и запоминающееся открытие, так и мощное закрытие.

Мощным дебютом может быть все, что привлекает внимание аудитории:

• цитата,
• шутка,
• громкий шум,
• — абсурдное заявление.

Просто убедитесь, что ваше открытие соответствует теме сообщения и относится к ней.

Например, в то время как первая фраза «Бесплатный секс доступен в фойе», несомненно, привлечет внимание вашей аудитории, если тема вашего сообщения после этого будет о некоторой реорганизации процесса, происходящей в вашем отделе, ваша аудитория будет раздражены (некоторые будут очень раздражены вашей двуличностью). Они почувствуют себя обманутыми!

Точно так же мощное завершение, не имеющее ничего общего с основной частью сообщения, просто сбило бы с толку и разочаровало аудиторию, воспитанную, чтобы ожидать чего-то большего.

И не думайте, что юмор вас спасет.

Деловое общение — это серьезный бизнес, и очень немногие люди обладают навыками, чтобы доставить юмористическое сообщение, которое аудитория сохранит и будет действовать.

Фантастический пример того, как юмор привлек аудиторию, но не вызвал желаемого отклика, — это великолепная книга Джеффри Робинсона «Манипуляторы».

Один из величайших комедийных писателей Америки, Стэн Фребург, был убежден заняться рекламой.Решив, что его собственное агентство должно называться «Parsley, Sage, Rosemary and Osborn, a Division of Thyme, Inc.», Фребург создал серию невероятно забавных рекламных объявлений. На основании этого он был нанят для создания рекламы для Pacific Southwest Airlines (PSA), навсегда запомнившейся в анналах рекламы как «Листовка с белыми костяшками».

Он нацелился на людей, которые ненавидят летать и вечно переживают, что самолеты разбиваются. Чтобы успокоить их, он попросил авиакомпанию раздать защитные одеяла — буквально крошечные одеяла с логотипом PSA — любому пассажиру, опасающемуся, что полет может их убить.

Это было весело.

И авиакомпания умерла от смеха.

«Где-то между сочинением кляпов и всем весельем», — комментирует Джерри Делла Фемина, которую PSA в панике вызвало отменить то, что сделал Фребург, потому что они не думали, что переживут его, что-то. Поцелуй смерти в рекламе — это когда вы совершаете ошибку, влюбляясь в собственные слова «.

PSA поддался юмору и, как ни странно, вышел из бизнеса.

Как сказал Грэнвилл Тугуд в своей превосходной книге «Четкий руководитель», юмор — очень рискованная стратегия.

Если вы настроены использовать юмор в своей презентации, следуйте рекомендации Toogood:

Расскажите историю так, как если бы она была правдой. Изюминка намного смешнее, если мы ее не ожидаем

Расскажите историю, чтобы привлечь внимание к делу. Если вы не говорите, вам нечего рассказывать анекдоты

Убедитесь, что вы рассказываете историю правильно, не испортите изюминку и убедитесь, что она уместна.

Начало и завершение вашего делового общения — два наиболее легко запоминающихся и поэтому важных элемента. Убедитесь, что вы даете своей аудитории что-то запомнить.

7. Психологическое правило 7 ± 2 (семь плюс-минус два)

Психологам давно известно, что человеческий мозг имеет ограниченную способность удерживать информацию в краткосрочной или «рабочей» памяти.

Точно так же мозг также устроен так, чтобы сохранять информацию в «кластерах» или группах элементов.

Эти кластеры или группы в среднем по всему человечеству составляют семь пунктов плюс-минус два.

Это означает, что ваша аудитория может одновременно удерживать от пяти до девяти единиц информации.

Точно так же ваша аудитория сгруппирует сообщение вашего делового общения от четырех до восьми других сообщений в своей долговременной памяти.

Теперь вы понимаете важность ясности сообщения и наличия отличительного и запоминающегося открытия и закрытия?

Если вы хотите, чтобы о ваших ключевых моментах вспомнили даже через пять минут, важно, чтобы вы ограничили свое деловое общение от пяти до девяти ключевых моментов.

Точно так же, если вы хотите, чтобы ваши ключевые моменты действия запомнились пятью неделями позже, убедитесь, что ваше общение входит в число пяти-девяти самых запоминающихся сообщений, на которые ваша аудитория обращала внимание за последние пять недель.

Человеческий мозг собирает информацию вместе, поэтому, если у вас есть длинный документ или сообщение, которое вы хотите передать, особенно на бумаге, структурируйте свой документ так, чтобы у вас было:

• 7 ± 2 «глав» или разделов
• 7 ± 2 подраздела в каждом разделе

Если вы обнаружите, что у вас 10 или 11 подзаголовков в главе или подразделов в разделе, посмотрите, можете ли вы объединить два или три подраздела в один или создать новый основной раздел. раздел из них.

Заключение

Есть семь основных элементов успешного делового общения:

1. Структура
2. Ясность
3. Последовательность
4. Средний
5. Соответствие
6. Первенство / Давность
7. Правило 7 ± 2

Если вы собираетесь эффективно общаться в бизнесе, важно, чтобы вы твердо владели этими семью элементами.

Ли Хопкинс — бизнес-психолог, который советует своим клиентам, как лучше общаться для достижения лучших результатов в бизнесе.

Что такое деловое общение? | Элементы делового общения

Деловое общение — это особая отрасль общего общения. Когда происходит общение между двумя или более сторонами по вопросам бизнеса. Это называется деловым общением. Итак, основная цель делового общения — обмен информацией, пожеланиями, мнениями и т. Д., Относящимися к деловой деятельности. Посредством делового общения такие стороны, как владельцы, менеджеры, сотрудники, клиенты, инвесторы, поставщики, банкиры и широкая общественность обмениваются информацией, касающейся деловой активности.

Фактически, общение является источником жизненной силы бизнеса и управленческого процесса. Ни один бизнес не может работать даже день без общения. Деловое общение может иметь место как с внутренними, так и с внешними сторонами в организации. Обмен информацией между различными внутренними сторонами, такими как владельцы, менеджеры и работники, называется внутренним деловым общением. С другой стороны, внешнее деловое общение происходит, когда организация обменивается сообщениями с внешними сторонами, такими как клиенты, поставщики, инвесторы, государственные органы, регулирующие органы, конкуренты, банкиры и т. Д.

Многие авторы по-разному определяют деловое общение. Некоторые цитаты указаны ниже:

По словам Бреннана, «Деловое общение — это выражение, направление, получение и обмен идеями в торговле и промышленности».

Уильям Скотт определил: «Организационная коммуникация — это процесс, который включает в себя передачу и точное воспроизведение идей, обеспечиваемых обратной связью, с целью выбора действий, которые будут способствовать достижению целей организации.”

По мнению W.H. Смысла, «Обмен идеями, новостями и взглядами в связи с бизнесом между связанными сторонами называется деловым общением».

Элементы делового общения

Деловое общение начинается с передачи информации, связанной с бизнесом, и заканчивается обратной связью от получателя. Отправитель передает сообщения с целью обмена пониманием с получателем. Это понимание зависит от положительного ответа получателя. В бизнесе всегда желательно двустороннее общение, так как оно обеспечивает обратную связь с получателем. Однако успех делового общения зависит от некоторых аспектов или элементов.Эти элементы кратко описаны ниже:

1. Две или более стороны : Деловое общение должно включать как минимум две стороны. Одна сторона действует как отправитель сообщения, а другая — как получатель этого сообщения.
2. Значимое сообщение : Вторым важным элементом коммуникации является сообщение или информация, которую отправитель хочет передать. Сообщения могут принимать форму чувств, желаний, отношений, идей, фактов, информации или любых других воспринимаемых материалов.Сообщения, которые отправитель хочет отправить, должны быть значимыми для получателя.
3. Деловая информация : Информация, которую передает отправитель, должна иметь отношение к коммерческой деятельности. Точно так же обратная связь от получателя также должна быть коммерческой.
4. Медиа или канал : Канал среды является предварительным условием связи. Это средство передачи сообщений от отправителя к получателю. Средства коммуникации могут быть вербальными и невербальными. Устные СМИ могут быть устными и письменными.Вербальные средства общения включают телефонный разговор, факс, газету, книги, журналы и т. Д. С другой стороны, жесты, язык тела, выражение лица и т. Д. Являются средствами невербального общения. Отправитель должен выбрать подходящий носитель для успешного обмена данными.
5. Обратная связь : Последний элемент коммуникации — обратная связь. Это ответ или реакция получателя на сообщение отправителя. Обратная связь описывает, как сообщение интерпретируется получателем.Он рассматривается как инструмент для оценки успешности коммуникационного процесса.

Из приведенного выше обсуждения мы можем сказать, что бизнес-коммуникация — это специализированная часть коммуникации, которая имеет дело с обменом сообщениями, относящимися к деловой активности. Успех бизнеса и экономической деятельности зависит от эффективного общения, а успех делового общения зависит от вышеуказанных элементов.

Эффективное общение в бизнесе | Навыки делового общения для менеджеров

Что вы научитесь делать: обсуждать важность эффективного общения в бизнесе

Общение происходит, когда все стороны участвуют в раскрытии и понимании смысла слов. Это не то, что делает один человек. Но когда вы, как бизнес-профессионал, вносите свой вклад в процесс раскрытия и понимания, вы должны стремиться быть:

• Прозрачный
• Краткое
• Объектив
• Последовательный
• Завершено
• Соответствует
• Понимание знаний аудитории

Это семь столпов или принципов делового общения. Если вы открываете рот, кладете ручку на бумагу или берете камеру, чтобы снять видео, вы должны стремиться создать сообщение, которое соответствует этим критериям.

Почему? Ну, дело не в том, чтобы разговаривать. Это нужно понять. Когда ваша команда понимает вас, они добиваются результатов. Когда ваши клиенты понимают вас, они покупают. Когда ваш менеджер понимает вас, он защищает вас и поддерживает в вашей карьере.

Этот модуль расскажет о преимуществах эффективного делового общения и о том, как, используя приведенные выше принципы, вы можете улучшить свои коммуникативные навыки и добиться большего успеха в бизнесе.

Результаты обучения

• Обсудите, насколько эффективное общение улучшает вас как сотрудника
• Определите характеристики вашей аудитории в деловом общении
• Обсудить процесс модели социальной коммуникации
• Определите ключевые особенности эффективного письма в бизнесе
• Обсудите совпадение профессионального и личного общения

Стать лучшим сотрудником

Общение — это то, что мы часто принимаем как должное, но не часто думаем, что нужно улучшить.И тем не менее, умение общаться с людьми может открыть двери для вас как сотрудника, сделать вас более ценным для вашего работодателя и помочь вам продвинуться вперед.

Подумайте о качелях дерева на рис. 1. Создание этих качелей началось неправильно, а потом стало еще хуже.

Рис. 1. Этот типичный пример качания дерева показывает, как что-то может пойти не так, когда вы создаете новый продукт или услугу.

Давайте подойдем к этому процессу так, как если бы вы были главными. Как вы могли бы стать лучшим сотрудником и улучшить этот результат за счет лучшего общения? Мы рассмотрим это шаг за шагом.

1. Встреча со спонсором проекта: Как продавец этих качелей, вы встретились со спонсором проекта Марком и услышали его перевод пожеланий клиента. Марк очень четко сказал вам, что ему нужны качели с тремя сиденьями, одно над другим. Теперь вы эксперт по качелям на деревьях. Имеет ли смысл его просьба? Это эффективная возможность общения. Вы могли бы задать вопросы, уточнить и повторить то, что сказал вам Марк. Вы могли бы сказать ему, что такая конструкция качелей очень необычна и обычно не приветствуется поклонниками качелей на деревьях.Была упущена возможность наладить эффективное общение с заказчиком.
2. Указание запроса на проект: Здесь вы, как продавец-консультант, сделали свою первую ошибку. Вы попросили не три сиденья, а три веревки, чтобы прикрепить качели к дереву. Это еще одна эффективная возможность общения. Вы могли вычитать и перепроверить, чтобы убедиться, что ваш запрос соответствует запросу Марка, но вы этого не сделали. Была упущена возможность обеспечить эффективное общение посредством подкрепления и повторения.
3. Проектирование, производство и установка: Вот где проект превратился из неправильного в неправильный. Ваша производственная группа не только не поставила под сомнение ваш запрос на три веревки, но и пошла по собственному пути с концепцией и дизайном продукта. Архитектор полностью неверно понял вашу просьбу. Производственная группа рассмотрела запрос архитектора и поняла, что его проект не работает, и внесла свои изменения. Наконец, команда установщиков пришла туда, и продукт не мог работать без дополнительных подкреплений, поэтому они сделали все, что было необходимо, чтобы продукт работал.Это еще одна эффективная возможность общения. Они не только упустили возможность общаться друг с другом, но и вы упустили возможность для продолжения, подкрепления и повторения.

Вашему руководителю, Глории, будут звонить клиенты, и когда она закончит их жалобы, сочтет ли она вас лучшим сотрудником года? Возможно нет. Вы не добились хороших результатов.

Сотрудники, которые эффективно общаются путем слушания, повторения, подкрепления и последующих действий, избегают всех этих проблем.Им ставят задачу, они получают всю необходимую информацию, а затем направляют свои команды с помощью сообщений

• Прозрачный
• Краткое
• Объектив
• Последовательный
• Завершено
• Соответствует
• Учитывая знания, которыми обладает его аудитория

Благодаря лучшему общению они становятся лучшими членами команды, коллегами и служащими.

Деловая аудитория

Как деловой коммуникатор, вы будете общаться с двумя типами аудитории.

• Ваша основная аудитория — это аудитория, для которой предназначено ваше общение. Например, если вы готовите отчет о прибылях и убытках, аудитория, скорее всего, — это ваша старшая команда. Они изучат информацию, дадут вам отзыв и решат, нужно ли им действовать на основе предоставленной вами информации.
• Ваша вторичная аудитория — это группа людей, которые не являются заинтересованными сторонами в вашем общении. Тот же отчет о прибылях и убытках, основной аудиторией которого является высшее руководство, может найти другую аудиторию среди инвесторов, акционеров или даже ваших конкурентов или СМИ.Они могут комментировать ваши данные или принимать меры по ним.

Почему важно понимать первичную и вторичную аудитории и в чем разница между ними? Учтите следующие моменты:

• Управляющая информация: Когда вы рассматриваете информацию, которую вы должны передать, вам нужно в первую очередь учитывать потребности вашей основной аудитории. Информация, которая им нужна для работы, — это ваша первая забота. Любую информацию, которая будет важна для вторичной аудитории, следует отнести к менее заметной части отчета.
• Управляющий язык: Ключевым фактором в эффективном общении является оценка знаний, которые ваша предполагаемая аудитория привносит. Если ваша основная аудитория — это группа школьников, и ваша задача состоит в том, чтобы объяснить ключевые экономические факторы обвала фондового рынка 1929 года, ваш язык будет сильно отличаться от того, если вы объясните это группе историков. Выберите правильный язык для общения.
• Управление глубиной вашей темы: Команда отдела кадров может захотеть подробно изучить отчет о текучести кадров, и, если они являются вашей основной аудиторией, ваша задача — сообщить им эту информацию.С другой стороны, генеральный директор может просто захотеть узнать, какова годовая ставка. «Люди останутся или уезжают?» он спросит. Иногда простое «остаться» — это все, что ему нужно знать.

Вы будете общаться более эффективно, если поймете свою аудиторию и глубину знаний, которые они привносят с собой на коммуникационное мероприятие.

Модель социальной коммуникации

Коммуникация предполагает линейный процесс. Есть отправитель сообщения — допустим, это вы говорите.Вы выражаете свои мысли словами. А еще есть получатель сообщения. Он слышит эти слова и обдумывает их значение. Это ваш коллега, слушает. Выглядит это примерно так:

У вас, отправителя, возникла мысль. Вы выражаете эту мысль словами (кодировка). Сообщение выходит из вашего рта, а затем оно декодируется (обрабатывается) получателем, вашим коллегой, который затем принимает решение о значении ваших слов в результате этого процесса декодирования.

Но не всегда то, что вы говорите, слышит ваш коллега.И вот тут что-то идет не так.

Давайте представим, что вы слушаете музыку, хорошую мелодию Джими Хендрикса. И вы поете вместе с лирикой «Извините, пока я целую небо»: Purple Haze — классический Джими Хендрикс.

Итак, вы вдохновлены музыкой и поете слова почти так же, как Джими. Вы думаете об этом, вы выражаете это словами (кодируете), и это становится сообщением. Все хорошо? Может быть нет. Возможно, «стилизованный» подход Джими к пению текстов помешает вашему посланию.Это называется шумом.

Шум, мешающий вашему сообщению, может возникнуть в любой момент. Это может быть настоящий шум, это может быть концепция, которую отправитель неправильно понял еще до того, как сообщение было сформировано, это может быть сообщение, которое не сформулировано должным образом, или это может быть сообщение, которое просто не понимается получателем. В данном случае «шум» — это то, что вы имитируете то, как Джими поет свою лирику, которая не так четко выражена.

Ваш коллега слышит ваше общение, а сообщение, которое вы ему закодировали и отправили, не декодируется таким же образом, потому что на процесс декодирования влияет «шум».В результате ваш коллега думает, что вы сказали: «Простите, пока я целую этого парня».

Он хмурится и говорит: «Наверное, не стоит никого целовать на работе». Это называется обратной связью.

Ваш получатель сообщил вам, что вас неправильно поняли, предоставив вам отзыв. На данный момент вы можете:

• Повторить сообщение второй раз
• Задайте несколько уточняющих вопросов, чтобы определить, почему получатель не понял, что вы сказали, и затем ответьте на эти вопросы при следующей попытке донести вашу идею.

В таком случае сразу понимаешь, как тебя неправильно поняли. Это происходит постоянно, когда люди слышат эту песню. Вы обрабатываете отзыв и кодируете новое сообщение. Вы говорите ему: «Нет. Это «Простите, пока я целую небо, ». Не «Простите, пока я целую этого парня».

Когда общение носит линейный характер и распространяется от отправителя к получателю, вы говорите в своей аудитории. В тот момент, когда появляется обратная связь от аудитории, как в модели социальной коммуникации, вы говорите с вашей аудиторией.Разговор с аудиторией обеспечивает лучший уровень понимания.

Эффективное общение означает использование модели социального общения, чтобы убедиться, что вся ваша команда поет одну и ту же песню.

Список литературы

Базовая модель социальной коммуникации. В: ManagementMania.com [онлайн]. Уилмингтон (Германия) 2011–2018, 24.08.2016 [цит. 05.06.2018]. Доступно по адресу: Management Mania Basic Model of Social Communication

Письмо в бизнесе

Так же, как и личное обсуждение, эффективное деловое письмо должно основываться на семи принципах делового общения:

• Прозрачный
• Краткое
• Объектив
• Последовательный
• Завершено
• Соответствует
• Учитывать знания аудитории

Когда вы кладете перо на бумагу, вы должны учитывать все принципы.Мы уже рассматривали эти принципы раньше, но теперь давайте углубимся в то, как они могут повлиять на ваше письмо.

Отказ телефонной системы

Предположим, вы пишете сообщение, чтобы сообщить всем, что в следующую пятницу утром телефонная система в офисе будет отключена на определенное время. Давайте посмотрим, как каждый из принципов делового общения фигурирует в этом письменном сообщении.

• Ясно: Создавая сообщение, вы должны убедиться, что оно ясно для ваших читателей.В этом случае вы хотите, чтобы вся компания знала, что телефонные системы в корпоративном офисе будут отключены с 9 до 12 часов. Четкость означает, что вы добавляете утра, и вечера. , даже если вы думаете, что это очевидно. Вы должны указать, что говорите о стандартном тихоокеанском времени и т. Д.
• Краткий: Поскольку это сообщение о телефонной системе, оно должно быть только о телефонной системе. А дальше сообщение только об отключении. Если вы хотите сказать: «Том сломал телефонную систему на прошлой неделе, и теперь ее нужно отремонтировать», не поддавайтесь этому побуждению.Даже если Том несет ответственность за отключение, может быть уместно пошутить с Томом по этому поводу, если он ваш личный друг, но это не тот вид сообщений, который должен распространяться на весь офис.
• Цель: Ваши личные чувства и комментарии не обязательно должны быть частью телефонного общения. Например, «Даже если у тех, кто работает над проектом опроса, плохие сроки, мы намерены отремонтировать нашу телефонную систему в пятницу» — отличный пример того, что , а не , является объективным.
• Согласовано: Если до этого телефонная система отключалась три или четыре раза, ваше сообщение должно быть похоже на те, что были до него. Если одной из деталей телефонной системы является то, что она модернизируется, чтобы мы могли добавить новый вспомогательный офис к магистральной линии, не включайте информацию, противоречащую этому факту, если это не объясняется. Согласованность означает, что детали каждый раз одинаковы — общение выглядит одинаково, звучит одинаково; и что любые новые подробности вызываются.
• Завершено: Если вы решили сообщить компании, что телефонная система будет отключена в 9:00 утра в пятницу, а затем не сообщите им, когда она будет восстановлена, то ваше сообщение будет неполным. Старайтесь быть полными в своем письменном общении, предвидя любой вопрос, который может задать читатель: «Телефонная система выйдет из строя в эту пятницу или в следующую пятницу?» «Как долго он будет работать?» «Это затрагивает весь корпоративный офис или только его часть?»
• Релевантно: Обдумывая, актуально ли сообщение, вы можете спросить себя: «Повлияла ли эта информация на этих читателей?» «Имеет ли значение, что телефоны будут отключены в пятницу, если офис будет закрыт на праздники?» Это также означает исключение информации, не имеющей отношения к читателю, например: «Ремонтники думают, что, заменив левый виджет на главном распределительном щите, они могут решить проблему, но это также может быть правый виджет, в этом случае им нужно будет заказать деталь.Это , а не .
• Учитывать знания аудитории: Всегда помните о знаниях, которые ваша аудитория привносит в сообщение. Если вы рассказываете группе о делении ядер, вы будете говорить с ними по-разному, в зависимости от того, насколько они осведомлены о науке. В этом случае все понимают, что такое телефон. (Хотя этим двум инопланетянам, только что нанятым в сфере недвижимости, возможно, нужно будет знать, что это черная штука на их столе с трубкой, которую можно поднести к уху.)

Невероятно важно соотносить ваше письменное общение с семью принципами делового общения, потому что в письменном общении не всегда доступна «обратная связь». Когда в ваше письменное общение входит шум, вы часто не сразу понимаете, что аудитория не понимает, иногда до тех пор, пока не становится слишком поздно. Убедитесь, что вы соизмеряете свое послание с семью принципами, чтобы не допустить недопонимания.

Личное и профессиональное общение

Когда вы рассматриваете разницу между общением на личном уровне и общением на профессиональном уровне, первое, что приходит на ум, — это уровень формальности. В личном общении вы обычно используете непринужденный язык, и уровень знаний, которые ваша аудитория привносит в общение, обычно значительный и личный. Потребность в ясности и краткости, в объективности отбрасывается. Личное общение часто предназначено только для одной аудитории и часто доступно только для этой аудитории.

Профессиональное общение, с другой стороны, читает аудитория, которую вы тоже не знаете. Вы обнаружите, что вам необходимо приложить усилия, чтобы быть ясным, кратким, актуальным и объективным. Вы прилагаете усилия, чтобы обратиться к более разнообразной группе и быть понятой для нее.

Однако с появлением технологий и социальных сетей границы между личным и профессиональным общением стираются. Ваши клиенты хотят связаться с вашей компанией на более глубоком и личном уровне.Технологии превратили сотрудника с 9 до 5 в всегда доступного члена команды, и из-за этого профессиональные отношения превращаются в нечто, находящееся между формальным и неформальным. Клиенты, поставщики и даже сотрудники хотят иметь дело с человеком, а не с кем-то, кто прячется за занавес и управляет великой и могущественной говорящей головой, которая управляет компанией. Добавьте к этому множество методов неформальных коммуникационных платформ, таких как текстовые сообщения и социальные сети, и вы увидите, что здесь происходит революция.

Эти перемены повлияют на ваши деловые коммуникации. Если компании с сильными брендами изо всех сил стараются общаться со своими клиентами в социальных сетях и делиться «человеческой стороной» своего бизнеса, то нет причин, по которым вы не должны следовать их примеру, если вам это удобно.

О чем следует помнить, если вы собираетесь попробовать:

• Не отказывайтесь от семи принципов делового общения: Независимо от того, насколько личным вы становитесь, эти принципы по-прежнему являются отличительной чертой успешного сообщения.Ваша более широкая аудитория по-прежнему нуждается в ясности, единообразии и так далее. Ваша цель — быть понятой, приносить определенный бизнес-результат, и это не меняется.
• Не переходите к личному и неуместному: Вашим коллегам и продавцам может быть приятно знать, что вы большой футбольный фанат, но им не нужно знать, что вы ели сегодня на обед.
• Не сообщайте подробности, которые могут быть нелегко воспринять: Люди не всегда хорошо воспринимают сообщение, если вы выражаете твердые политические убеждения, которые не соответствуют их.Будьте осторожны, делясь своими «идеалами». Генеральный директор GoDaddy.com Боб Парсонс был вызван в 2011 году, когда он снял видео о своих подвигах охоты на слонов и разместил его на сайте своей компании, чтобы он мог «поделиться» собой со всем миром. Внимание, которое он привлек в момент личного общения, не было положительным.

Несмотря на то, что профессиональное общение и личное общение быстро превращаются в просто «общение», ваш успех по-прежнему зависит от успеха в нем. Укрепите свое владение семью принципами общения и смело двигайтесь вперед со своим списком общих черт личности.

Что такое деловое общение

Деловое общение ориентировано на достижение цели. Правила, положения и политика компании должны быть доведены до сведения людей внутри и за пределами организации. Деловое общение регулируется определенными правилами и нормами. Раньше деловое общение ограничивалось бумажной работой, телефонными звонками и т. Д. Но теперь, с появлением технологий, у нас есть сотовые телефоны, видеоконференции, электронная почта, спутниковая связь для поддержки делового общения.Эффективное деловое общение помогает укрепить репутацию организации.

Business Communication может быть двух типов:

1. Устное общение — Устное общение может быть формальным или неформальным. Как правило, деловое общение — это формальное средство общения, например: встречи, интервью, групповые обсуждения, выступления и т. Д. Примером неформального делового общения может быть — Виноградная лоза.
2. Письменное общение — Письменные средства делового общения включают повестку дня, отчеты, руководства и т. Д.

Статья написана «Прачи Джунджа» и проверена группой Management Study Guide Content Team . В состав группы MSG по содержанию входят опытные преподаватели, профессионалы и эксперты в предметной области. Мы являемся сертифицированным поставщиком образовательных услуг ISO 2001: 2015 . Чтобы узнать больше, нажмите «О нас». Использование этого материала в учебных и образовательных целях бесплатно.Укажите авторство используемого содержимого, включая ссылку (-ы) на ManagementStudyGuide.com и URL-адрес страницы содержимого.

11 инструментов делового общения, которые нужны каждой компании

Чтобы повысить эффективность и продуктивность, где бы вы ни находились, упростить управление ИТ, найти удобные для пользователя решения и стимулировать мотивацию сотрудников, организации обратились к программному обеспечению для внутренних коммуникаций.

Это очевидное решение — современные средства коммуникации позволяют малым, средним и крупным компаниям достигать всего вышеперечисленного и даже большего.

Инструменты делового общения решают самый важный вопрос — с какими основными проблемами внутреннего взаимодействия сталкиваются организации — и решают их.

Вот 11 инструментов для бизнес-коммуникации , с которыми вы можете начать работу сегодня.

1. Программное обеспечение для социальных сетей.

Каждая организация проходит этап или переходный период, когда становится очевидным, что ее внутренние коммуникации не работают.

Слишком часто ваш ИТ-отдел использует технологии, не спрашивая , почему это делается.Выявив несколько симптомов в вашей организации, вы можете оценить, какой тип программного обеспечения или инструментов улучшит взаимодействие участников.

Некоторые из этих симптомов включают:

• Трудности с обновлением новостей и объявлений компании.
• Отключенные сотрудники и отделы.
• Документы пропадают или теряются в электронной почте.
• Отсутствует четкая или стандартизированная политика ориентации для новых сотрудников и стажеров.
• Слишком много документов.

Решение?

Центральный портал, где каждый может получить доступ ко всей необходимой информации, сообщениям, документам и контрактам в одном месте… независимо от того, где они находятся.

Social intranet делает это возможным, одновременно экономя деньги вашего бизнеса за счет снижения затрат на обслуживание ИТ. В эпоху BYOD и удаленной работы решение для интрасети способствует формированию более гибкой рабочей силы … что повышает производительность за счет согласования всех сотрудников для достижения одних и тех же целей.

2. Частные, групповые сообщения и инструменты чата.

Сотрудникам и проектным группам нужны инструменты для совместной работы, которые помогут им работать вместе более эффективно. Без платформы для совместной работы участникам становится сложно делиться идеями и следить за прогрессом группы. Электронные письма часто теряются, непрочитаны или цепочки становятся удручающе длинными. Предоставление вашим командам простого способа общения объединяет участников и помогает им работать более продуктивно.

Обратите внимание на следующие симптомы:

• Невозможность найти конкретные разговоры из-за слишком длинной цепочки писем.
• Входящие забиты ненужными письмами.
• Обязанности и прогресс членов команды не ясны.

Решение?

Частные и групповые приложения для обмена сообщениями устраняют необходимость в электронной почте и являются идеальным средством делового общения, позволяющим группам работать вместе. Эти функции важны, когда членам команды нужно обсудить работу.

Это особенно важно, когда сотрудники находятся в разных географических точках в разных часовых поясах.Хотя общедоступные места, такие как группы Facebook, могут работать, специальные службы чата в интрасети гарантируют, что каждый находится на расстоянии одного касания. Их также можно использовать для обмена файлами (с функцией перетаскивания) и поиска контактов или прошлых разговоров.

3. Управление задачами.

Ваш общий бизнес не будет таким успешным, как мог бы, если у вас нет эффективного инструмента управления задачами. Сочетая эффективные функции коммуникации с возможностями отслеживания назначений, инструмент управления задачами изменит способ выполнения сотрудниками самого важного аспекта вашей компании: своей работы.

Без сильной системы управления проектами проекты могут быть запутанным и своевременным процессом для членов команды, которые не уверены в том, что им следует делать. Эти проблемы еще больше усугубляются, когда у руководства нет прямого способа отслеживать прогресс, тем самым отвлекая их от ситуации.

Остерегайтесь этих симптомов:

• Руководство не знает статуса текущих проектов.
• Персонал сбит с толку при выполнении задач.
• Участники не знают важности задач, сроков их выполнения и того, как расставлять приоритеты для текущих проектов.
• Management не имеет организованной системы для мониторинга всех проектов.
• Ожидания и лицо, которому следует отчитаться, не ясны членам команды.

Решение?

Функция управления задачами является одним из наиболее эффективных инструментов делового общения, поскольку решает все вышеперечисленные проблемы. От выполнения до завершения программное обеспечение для управления задачами помогает сотрудникам и директорам достигать своих целей максимально эффективно и успешно.Менеджеры могут напрямую назначать задачи членам команды и отслеживать их прогресс. Они также могут устанавливать сроки выполнения и настройки приоритета, которые отображаются в организованном списке для всех участников.

Управление задачами со встроенными инструментами коммуникации помогает сотрудникам узнать, кто делегирует задание, когда оно должно быть выполнено и уровень важности, чтобы они могли соответствующим образом планировать проекты.

4. Дела, отслеживание проблем и программное обеспечение для продажи билетов.

Сегодняшний клиент хочет иметь возможность связываться с вами по множеству каналов.Проблема в том, что не существует инструментов, предлагающих комплексный подход к поддержке и обслуживанию клиентов. Запросы клиентов обычно теряются, объемы звонков растут, а невозможность назначить правильных сотрудников для обработки запросов клиентов разочаровывает многих клиентов.

Симптомы:

• Удержание клиентов снижается.
• Клиенты долго ждут помощи, и в целом отзывы клиентов отрицательные.
• Сотрудникам не хватает запросов клиентов.
• Руководство не может отслеживать ход рассмотрения дел.
• Нет организованной системы для размещения решенных и текущих дел.

Решение?

— один из лучших инструментов внутренней коммуникации для управления запросами клиентов. Клиенты или сотрудники могут подать заявку или заявку, передать ее нужному сотруднику и разрешить вовремя.

Программное обеспечение для обработки обращений, отслеживания проблем и продажи билетов помогает централизовать запросы в службу поддержки, отслеживать открытые проблемы, отслеживать продуктивность команды, расставлять приоритеты для наиболее важных вопросов и собирать ценные отзывы клиентов, которые помогают улучшить ваши продукты и услуги.

5. Внутренние блоги и видео.

Распространенная поговорка: «люди едят глазами». Когда ваш контент выглядит хорошо, люди захотят его прочитать. Хороший контент будет определяющим показателем того, будут ли задействованы ваши внутренние команды или нет. Если у вас низкая вовлеченность сотрудников, мало или совсем нет обратной связи и растет соотношение скрытых к активным участникам, тип контента, который вы публикуете, скорее всего, является проблемой.

Симптомы включают:

• Персонал не чувствует себя уполномоченным или мотивированным для загрузки контента.
• Низкий процент чтения и комментариев для контента.
• Сотрудники не делятся информацией и не ссылаются на нее во внутренней сети компании.

Решение?

Мозг обрабатывает визуальную информацию в 60 000 раз быстрее, чем текст. Поэтому нетрудно понять, что изображения и видео на вашем цифровом рабочем месте получат больше внимания от ваших сотрудников.

Размещение обучающих видеороликов, сообщений от руководителей высшего звена или видеороликов о культуре в интранете вашей компании повысит вовлеченность и удержание сотрудников.Когда дело доходит до контента, ориентированного на изображения, инфографика — еще один отличный способ показать важную информацию. Инфографика, в частности, для данных, графиков или объяснения сложных тем, упростит информацию в броской и увлекательной форме.

Создание обучающих видеороликов, видеосообщений от руководителей высшего звена, закулисных съемок, а затем их размещение во внутренней сети компании, вероятно, повысит вовлеченность и удержание сотрудников.

Инфографика особенно подходит для отделов маркетинга, а также для демонстрации и объяснения процессов.Они визуально привлекательны и помогают быстро и легко передавать инструкции.

6. Аналитика и настроения.

Определить, где вам нужны улучшения, сложно, если у вас нет точного способа анализа информации. Часто сотрудники отдела внутренних коммуникаций вручную отслеживают и записывают информацию в таблицу Excel, когда они могут тратить время на другую работу. А может быть, у компании вообще нет инструмента аналитики.

Ваша интрасеть — это инвестиция в ваши бизнес-коммуникации.Поэтому важно отслеживать вовлеченность сотрудников и отслеживать, что приносит вашей компании наибольшую пользу.

Симптомы:

• Руководство не знает, насколько сотрудники вовлечены в работу компании.
• Неясно, путаются ли сотрудники в конкретных аспектах бизнеса.
• Руководству сложно сортировать и отслеживать внутренние данные.

Решение?

Функция аналитики и настроений — один из наиболее эффективных инструментов делового общения для оценки поведения пользователей.Вам никогда не придется задаваться вопросом, сколько участников читают статью, комментируют сообщение на форуме или их общий отзыв о контенте.

Эти данные автоматически сохраняются в подробный отчет. Определите, какой контент работает, а какой нет. Вы также можете глубже погрузиться в сообщения вопросов и ответов, чтобы понять, сколько людей задают одни и те же вопросы. Сбор этой информации поможет вам внести необходимые изменения, чтобы улучшить ваши внутренние средства коммуникации.

7. Дискуссионные форумы.

Обмен информацией на рабочем месте жизненно важен для внутреннего роста и развития сообщества. Опытные сотрудники могут ориентировать новых сотрудников на то, что есть к чему в организации, помогая им быстро освоиться и с меньшим количеством ошибок. В то же время цифровое рабочее пространство, где сотрудники могут задавать вопросы, обсуждать проекты и проблемы на рабочем месте, помогает объединить всех в организации.

Вот некоторые симптомы, на которые следует обратить внимание:

• Вопросы сотрудников остаются без ответа.
• Управление разделено на то, к кому обращаться с запросами.
• На рабочем месте отсутствует обмен знаниями.

Решение?

Дискуссионный форум, который побуждает руководство и сотрудников открыто обсуждать любую тему.

Дискуссионные форумы распространяют внутренние знания и сближают всех. Они также отлично подходят для архивирования всех организационных знаний — иногда разговоры вызывают самые ценные идеи.Теперь все эти мысли сохранены и доступны для всей вашей организации.

8. Помещения

Когда отделы или филиалы не имеют собственного пространства для обмена соответствующей информацией, внутренние коммуникации могут быть беспорядочными. У руководителей отделов нет организованного способа обмена информацией с сотрудниками своего подразделения, а у сотрудников этого подразделения нет специально отведенного места для поиска информации. Это также изолирует отделы друг от друга, что приводит к полной разобщенности компании.

Симптомы:

• Члены отдела не осведомлены о новостях в их сфере деятельности.
• Сотрудники компании не знают об обновлениях и проектах в различных отделах.
• Члены не знают, где найти информацию, относящуюся к определенной группе внутри компании.
• Управленческий персонал имеет сложный опыт, делясь новостями отдела напрямую с персоналом.

Решение?

Spaces — лучший инструмент для общения, позволяющий разделить важный контент, файлы и людей в одном удобном месте.Вы можете создать пространство для чего угодно — для отдела кадров или офиса в Остине, штат Техас.

Установите разрешения для определенных лиц, которые могут распространять информацию и контролировать пространство. Участники в пространстве могут обмениваться фотографиями, создавать форумы и получать уведомления о каждом обновлении, не перегружая свои почтовые ящики.

9. Оповещения и уведомления.

Создание и обмен ценным контентом бесполезно, если участники не знают об этом.Часто у предприятий уже есть материалы и преданный персонал, но нет надежного программного обеспечения для доставки и подключения.

В этих случаях компании полагаются на электронную почту, но есть много ситуаций, когда социальная форма общения более уместна и эффективна, чем электронная почта.

Представьте себе: вы хотите уведомить персонал об обновленной кадровой политике. Вы отправляете электронное письмо и получаете несколько ответов. Но как насчет сотрудников, о которых вы не слышали? Читали ли они электронное письмо и новости HR? Они полностью проигнорировали письмо? И теперь дюжина полученных вами писем занимает ненужное место в вашем почтовом ящике.

Остерегайтесь этих симптомов:

• Персонал не читает важные сообщения, потому что они теряются в электронных письмах.
• Персоналу сложно найти информацию из определенного отдела.
• Руководители отделов не уверены, были ли получены сообщения.

Решение?

Инструмент предупреждений и уведомлений существенно изменит вашу стратегию внутренних коммуникаций. Уведомляйте сотрудников об объявлениях в масштабах компании или отправляйте обновления, ориентированные на отдел, неинвазивным и прямым способом.Участники будут мгновенно получать уведомления о любом пространстве, в котором они состоят.

Инструменты делового общения позволяют централизовать общение коллег в одном месте. Персоналу никогда не придется беспокоиться о пропаже электронного письма от клиента или внешнего контакта. Быстрое автоматическое уведомление предупреждает участников о важной информации, которой вы хотите поделиться на своей платформе.

10. Профили сотрудников.

Чтобы сделать ваше деловое общение максимально связанным, вы хотите, чтобы ваши сотрудники знали друг друга.Независимо от того, является ли компания большой или маленькой, если член не знает людей и ролей в вашей организации, общаться по конкретной теме или задавать вопросы сложно.

Симптомы включают:

• Участники не знают, к кому обратиться за вопросами или информацией.
• Сотрудники проводят много времени, отслеживая людей или информацию через других коллег.
• Персонал не знает членов в отделах и не знает, кому они подчиняются.

Решение?

Профили сотрудников предоставляют информацию о каждом человеке в вашей организации. Участники могут читать о конкретных людях, понимать их роль, интересы и то, кому они подчиняются. Это устраняет путаницу, когда сотруднику необходимо связаться с конкретным человеком.

Кроме того, профили дают имя лицу; ваши сотрудники — люди, и к ним следует относиться как к таковым в рамках вашей внутренней коммуникации.

11.Рабочие процессы.

Неважно, руководите ли вы командой из двух человек или из 25 человек, все могут согласиться: мы все заняты. Слишком часто команды ждут отзывов от занятых менеджеров, у которых почти нет времени на обед. Это может задержать своевременное завершение проектов — раздражение для всех участников. Это также ставит команды в неудобное положение, когда они задаются вопросом, как долго и часто они должны напоминать менеджерам о проектах, ожидающих утверждения.

Симптомы включают:

• Контент не является своевременным, поскольку ждал одобрения вышестоящих органов.
• Менеджеры теряют информацию о проектах и ​​сроках их выполнения.
• Сотрудники не уверены, когда считать проекты завершенными.

Решение?

Инструмент рабочего процесса реализует организованную систему для всей вашей компании для передачи и утверждения проектов. Когда сотрудники завершают проект, руководитель получает уведомление немедленно (дополнительный бонус: уведомления отправляются прямым, неинвазивным способом, без электронной почты).

Проект может быть передан любому количеству супервайзеров, и каждый участник участвует в цикле на протяжении всего процесса.