Доклад на тему деловое общение: Реферат на тему «Деловое общение»

Доклад на тему: «Основы делового общения»

	Министерство образования, науки и молодёжной политики Краснодарского края
	Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение Краснодарского края «ЕЙСКИЙ ПОЛИПРОФИЛЬНЫЙ КОЛЛЕДЖ»

ПРОВЕРИЛ ________/_________/ «___»_________20___г.

«ОСНОВЫ ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ»

Выполнила:

cтудентка Ш-21 группы

Горбунова Алиса

Ейск, 2022г.

Понятие делового общения неразрывно связано с взаимодействием в сфере сотрудничества. Ни один предприниматель или работодатель в своей работе не обходится без делового взаимодействия. Деловое общение, его виды и формы выступают своеобразным звеном, на котором и строится любое деловое взаимодействие между людьми. Руководитель предприятия должен взять на себя функцию мудрого наставника, который будет направлять своих сотрудников в нужную сторону, помогать им профессионально расти и развиваться. Сотрудники должны в обязательном порядке уважать своего руководителя. Только в этом случае они смогут действительно чему – то полезному у него научиться.

Правила делового общения должны быть известны каждому уважающему себя человеку. Иначе он рискует сам попасть в неприятную ситуацию и поставить других в неловкое положение.

Виды делового общения 

Деловое общение в той или иной степени предполагает целенаправленное взаимодействие в рамках коллективной работы с целью получения определенного результата. 

Традиционно принято выделять несколько видов делового общения.

Деловая переписка. Этот вид общения относится к так называемому заочному взаимодействию, когда информация доносится до собеседника при помощи письма. Составить деловое письмо не так просто, как может показаться на первый взгляд. Нужно учитывать некоторые моменты, такие как: оформление электронного послания, сроки, в рамках которых ответ будет оставаться актуальным, лаконичность изложения необходимой информации. В результате деловой переписки люди могут прийти к определенным заключениям и выводам.

Деловая беседа. Этика делового общения в обязательном порядке включает в себя проведение таких бесед, которые шли бы на пользу развития компании или предприятия. В деловой беседе руководитель и подчиненный могут прояснить для себя значимые вопросы, определить круг необходимых задач, требующих немедленного решения, обсудить результаты. Именно в ходе деловой беседы проясняются значимые элементы деятельности и уточняются необходимые детали. Любые рабочие моменты могут быть рассмотрены именно с помощью данного вида делового общения.

Деловое совещание. Иногда недостаточно просто провести с сотрудниками беседу в рамках корпоративной работы. Для достижения  более эффективного взаимодействия и лучшего понимания требуется прибегать к деловому совещанию. На этих собраниях рассматриваются значительные срочные вопросы, не терпящие отлагательств. Совещания могут проводиться как среди руководителей, так и быть направлены на работу начальника с персоналом.

Публичное выступление. Деловое общение призвано обеспечить установление деловых связей между сотрудниками. Публичное выступление используется в тех случаях, когда важно донести какую – то информацию, имеющую ознакомительный и презентационный характер до слушателей. Тот, кто выступает перед аудиторией, должен обладать всеми необходимыми знаниями по предмету своего доклада, а так же рядом личностных характеристик, позволяющих ему свободно и легко воспроизводить эту информацию.  Основные требования к выступающему: грамотная речь, уверенность в себе, четкость и последовательность изложения материала.

Деловые переговоры. Являются неотъемлемым элементом делового общения. С помощью переговоров можно быстро решить важную проблему.

Дискуссия. Нередко возникает в ходе делового общения как следствие столкновения разных точек зрения. Дискуссия обнаруживает различные взгляды на одну и ту же проблему и нередко может охватить предмет спора с противоположных сторон.

Деловое общение всегда происходит в несколько этапов, которые следуют поочередно друг за другом. Нельзя опустить ни один из них, так как в совокупности они способствуют формированию процесса адекватного делового общения. Этика делового общения, как правило, подразумевает четкое следование всем правилам. Нормы делового общения не могут быть соблюдены в полной мере без учета основных этапов делового общения.

                 Особенности делового общения

Деловое  общение тем и отличается от личных контактов, что обладает рядом характеристик, которые выделяют его из всех других взаимодействий. Что же это за особенности? Рассмотрим их в совокупности друг с другом.

Значимость репутации в деловом общении просто огромна. В мире бизнеса репутация – это все, утратить ее фактически означает потерять свою деятельность. Она нарабатывается годами, и поэтому каждый грамотный руководитель очень ценит свое имя. Имя в индивидуальном предпринимательстве – это гарантия, основа, на которой выстраивается успех. Ни один уважающий себя бизнесмен не сделает ничего такого, что могло бы опровергнуть или уронить его репутацию в глазах общественности. Иначе все достижения, которые были наработаны до настоящего времени, будут неизбежно потеряны. Бизнес – это не только число удачно совершенных сделок, но и возможность расти в своем деле, действовать на благо других людей. Если компания занимается производством спортивной одежды, то крайне заинтересована в том, чтобы товар отличался высоким качеством. В ином случае очень скоро лицо предприятия будет потеряно.

Конкретность и четкость – важная составляющая делового общения. Руководители должны очень точно и достоверно определять свои цели.

В деловом общении принято традиционно выделять несколько разных стилей руководства. Все они кардинально отличаются друг от друга.

Ø Авторитарный стиль

Основан на абсолютной власти начальника и полном подчинении служащих. Выбирая такой стиль руководства, директора хотят видеть четкое выполнение поставленных задач (причем, иногда в достаточно короткие сроки) и особенно не считаются с тем, как себя будут ощущать сотрудники. Авторитарный стиль взаимодействия предполагает, что руководитель подает идеи, а подчиненные должны их реализовывать. При этом их собственное мнение, индивидуальные стремления, личностные достижения очень часто не замечаются и не учитываются.

Начальники, избравшие авторитарный стиль взаимодействия, должны быть готовы к тому, что в коллективе не будет свободных высказываний и по – настоящему креативных мыслей. Сотрудники привыкают думать в соответствии с требованиями руководителя и очень скоро перестают вообще проявлять инициативу. Они выполнят только необходимую работу и при этом не хотят делать ничего сверхурочного. А причиной тому служит невозможность проявить свою творческую фантазию, полет мысли.

Ø Демократический стиль

Его основой является слаженная работа всего коллектива, в котором учитываются любые смелые и креативные идеи, показавшиеся руководителю интересными и полезными.  Начальник демократического склада управления настроен более дружелюбно, чем авторитарный: он справедлив, в меру разумен и больше всего заботится о благополучии компании. Если полезной окажется идея уборщика, то его мысль будет признана и, возможно, работник пойдет на повышение. Демократический стиль взаимодействия признается самым эффективным из всех существующих, поскольку он подчеркивает значимость каждой отдельной личности, поддерживает ее способность к профессиональному росту и развитию.

В коллективе, где царит сугубо демократический дух, у каждого сотрудника увеличивается реальный шанс к самореализации. Если работать под грамотным руководством, то можно получить неплохие навыки, которые весьма пригодятся в будущем. Демократический стиль общения с сотрудниками способствует лучшей производительности труда, высвобождению внутренних сил, появлению интереса к работе, выдвижение новых уникальных идей.

Ø Попустительский стиль

Проявляется в явном безразличии руководства к организации труда и результатам деятельности. Обычно такой стиль взаимодействия выбирает начальник, который действует скорее формально, чем осознанно. Это могут быть и молодые руководители, которым попросту не хватает опыта, и они еще не научились должным образом организовывать коллектив.

Попустительский стиль руководства предполагает, что директор мало интересуется тем, что происходит. Разумеется, такой метод вовсе нельзя назвать конструктивным. При подобном подходе совершенно невозможно профессионально расти и плодотворно работать. Сотрудники привыкают к такому положению дел и вскоре уже считают его допустимой нормой.

Ø Официально – деловой стиль

В основном используется для составления контрактов и иных деловых бумаг. На важных совещаниях и переговорах деловое общение – это значимый показатель, демонстрирующий общий уровень подготовленности специалистов, поэтому он должен быть проявлен на высоте.

В обычной жизни люди не разговаривают друг с другом намеренно официальными фразами. Однако на деловых совещаниях только так и необходимо проявлять себя, демонстрируя компетентность и осведомленность в важных вопросах. Такой стиль беседы сразу настраивает окружающих на серьезный лад, создает рабочую атмосферу.

Ø Научный стиль

Научный стиль в основном используют педагоги и руководители образовательных учреждений. Как бы то ни было, со своей стороны данный метод на деле оказывается весьма эффективным. В результате делового взаимодействия все участники семинаров и иных форм собраний получают достоверную информацию о том или ином предмете или явлении. Научный стиль характеризуется предельной строгостью, выдержанностью и лаконичностью.

Таким образом, формы делового общения, его виды, принципы и правила создают единую картину целостного взаимодействия, в котором и проявляются индивидуальности людей.

«Взаимное влияние участников делового общения»

Реферат: «Взаимное влияние участников делового общения»

Народное образование. Педагогика

Другие учебные работы

Вуз: Орловский государственный университет (ОГУ)

ID: 61eeba96e4dde50001bcb81d

UUID: a224fa80-5f51-013a-4019-0242ac180005

Язык: Русский

Опубликовано: больше 1 года назад

Просмотры: 82

Find:

Highlight allMatch case

Current View

Current View

Automatic ZoomActual SizeFit PageFull Width50%75%100%125%150%200%300%400%

Enter the password to open this PDF file:

File name:

—

File size:

—

Title:

—

Author:

—

Subject:

—

Keywords:

—

Creation Date:

—

Modification Date:

—

Creator:

—

PDF Producer:

—

PDF Version:

—

Page Count:

—

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ «ОРЛОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ имени И. С. ТУРГЕНЕВА» Социальный факультет Кафедра методики и технологии социальной педагогики и социальной работы РЕФЕРАТ по дисциплине: «Психолого-педагогическое взаимодействие субъектов социально-педагогического процесса» на тему: «Взаимное влияние участников делового общения» Выполнила: студентка группы 11ППОмн-мз Богайскова Алиса Вениаминовна Проверила: к.п.н., доцент Бондарева Татьяна Владимировна Орел 2022

Содержание Введение………………………………………………………………………………………… 3 1. Психологическое влияние в процессе делового общения………………. 4 2. Стратегия и тактика взаимного влияния участников делового общения………………………………………………………………….… 7 Заключение………………………………………………………………… 10 Список литературы..……………..…….…………………………………. 11

Введение Процесс взаимного влияния участников делового общения является одной из важнейших проблем. Успешная и эффективная коммуникация предполагает построение общения с учетом особенностей личности собеседника, его отношения к говорящему и текущего эмоционального фона.

Деловое общение представляет собой процесс формирования и налаживания коммуникации между собеседниками в процессе их сотрудничества. Основным звеном процесса взаимного влияния участников делового общения являются сами участники этого процесса. Индивидуальные особенности личности оказывают прямое влияние и накладывают отпечаток на дальнейшее выстраивание деловых отношений. Психологически воздействовать на собеседника можно с помощью вербальных и невербальных средств влияния. Эффективность взаимного влияния в первую очередь зависит от внушаемости личности собеседника. Важно подчеркнуть, что совместная деятельность участников делового общения определяется их объективной взаимозависимостью. 3

1. Психологическое влияние в процессе делового общения Деловое общение представляет собой процесс формирования и налаживания коммуникации между собеседниками в процессе их сотрудничества. Суть делового общения заключается во взаимном обмене информацией и знаниями для достижения определенных целей. Деловое общение как раз и отличается от других видов общения тем, что служит средством только лишь для достижения конкретной цели. В процессе коммуникации собеседники оказывают влияние друг на друга с помощью определенных психологических приемов, благодаря которому происходит психическое воздействие на состояние собеседника (Рис. 1). Рис. 1. Приемы взаимного влияния в деловом общении Основным звеном процесса взаимного влияния участников делового общения являются сами участники этого процесса. Эффективность коммуникации в большей степени зависит от взаимной совместимости собеседников в различных аспектах: физиология, психо-физиология, 4

психология, социальный статус и пр. Психологическая совместимость очень важна при взаимном влиянии участников коммуникации, особенно при слаженной работе в коллективе. Люди разного склада могут совершенно по-разному проявлять себя в одинаковых ситуациях. Некоторым комфортно находиться в обществе, другим нужно уединение и индивидуальная работа.

Как раз и важно учитывать психологическую совместимость для формирования и комфортного общения в деловой среде. Индивидуальные особенности личности оказывают прямое влияние и накладывают отпечаток на дальнейшее выстраивание деловых отношений (Рис. 2). Рис. 2. Личностные особенности, влияющие на психологическую совместимость участников делового общения Как видно из рисунка, психологическая совместимость участников делового общения с разными индивидуальными особенностями личности с трудом находят общий язык друг с другом и это важно учитывать для 5

формирования и комфортного общения. Исключением, пожалуй, являются только экстраверты и интроверты, они могут эффективно взаимодействовать между собой. В психологическом влиянии участников делового общения выделяют несколько видов:  Функционально-ролевой – заключается в апелляции к социальной роли собеседника.  человека, Направленное его ценности, влияние – учитывается мировоззрение, характер специфические личности особенности личности.

 Ненаправленное влияние – охватывает широкую аудиторию, объединенную общими целями. В контексте ненаправленного влияния их личные убеждения, цели, темперамент не учитывается, поскольку нужно охватить как можно больше людей.  Прямое влияние – открытое, незамаскированное влияние на субъект. Чаще всего реализуется через способ убеждения.  Косвенное влияние – связано не с собеседником, а с условиями его деятельности.  Поощрение – стимулирование человека к действиям через обещание награды за успешное его выполнение.  находится Принуждение – работает только в случае, когда человек в зависимом положении. Собеседник осознает, что за невыполнение требований последуют санкции или наказание. Каждый из видов влияния зависит от личности собеседника и его готовности выслушать противоположную точку зрения. 6

2. Стратегия и тактика взаимного влияния участников делового общения Действия, влияющие на собеседника для достижения определенной цели являются стратегией влияния. Тактика влияния зависит от поставленных целей (Табл. 1). Таблица 1 Виды тактик влияния Виды Определение Сотрудничество Оба собеседника способствуют друг другу в достижении индивидуальных и общих целей совместной деятельности Противоборство Собеседники противодействуют друг другу в достижении индивидуальных целей, ориентируясь лишь на цели без учета целей партнера Компромиссное взаимное Собеседники в чем-то способствуют, а в чем-то влияние противодействуют друг другу Уклонение от взаимного Собеседники стараются избегать активного влияния взаимодействия, избегают контактов, идут на риск недостижения собственных целей для того, чтобы сделать невозможным выигрыш другого Контрастное взаимное Один из собеседников пытается способствовать влияние другому, а второй прибегает к стратегии активного противодействия первому Однонаправленное Один из собеседников приносит в жертву содействие собственные цели и способствует достижению целей другого, уклоняющегося от сотрудничества Стремление доминировать, подчинять себе других, управлять ситуацией и поведением других в общении обусловлены курсом на контроль.

Курс на понимание в общении предполагает равноправие, осознание ситуации и поведения собеседника, желание избежать конфликта для достижения взаимных целей. Взаимодействие выбранных курсов в общении позволяет выявить некоторые закономерности, так стремящийся к контролю и избегающий 7

конфликта придерживаются противоположных стратегий влияния в общении (Табл. 2). Таблица 2 Стратегии влияния Стратегия «контролера» Стратегия «понижателя» Стремление заставить собеседника Предполагает адаптацию к принять свой план взаимодействия, собеседнику, желание лучше навязать свое понимание ситуации. взаимодействовать. Довольно часто эта стратегия действительно позволяет достичь контроля. Из этого можно сделать вывод, что стратегию «контролера» выбирают люди властные, называемая стремящиеся «вертикаль доминировать власти». А выбор над собеседником, стратегии так «понижателя» осуществляют для комфортной горизонтальной коммуникации. Успешная и эффективная коммуникация предполагает построение общения с учетом особенностей личности собеседника, его отношения к говорящему воздействовать и текущего на эмоционального собеседника можно с фона.

помощью Психологически вербальных и невербальных средств влияния (Табл. 3). Таблица 3 Психологические средства влияния в деловом общении Вербальные средства Невербальные средства Слова. При воздействии словом Паралингвистические значение и смысл могут быть характеристики речи и язык разными для разных людей и телодвижений. Эти сигналы могут оказывать самое разное влияние, изменять воздействие произносимых которое зависит от особенностей слов, в одних случаях усиливая или характера человека, уровня его ослабляя его, а в других – изменяя их самооценки, интеллектуальных смысл. Вся невербальная способностей, темперамента и других информация имеет знаковый личностных особенностей. характер и влияет на настроение, поведение, степень доверия собеседника. 8

Большая часть участников коммуникации обдумывает свои слова, но не следит за действиями, а ведь невербальные сигналы человека считываются собеседником в первую очередь. Инициатор влияния – собеседник, проявляющий инициативу к общению. Адресат влияния – собеседник, который испытывает влияние инициатора общения. Дальнейшая коммуникация может предполагать переход инициативы от одного собеседника к другому, в соответствии с этим собеседники будут меняться ролями. Деловое общение предполагает постоянное взаимное влияние его участников друг на друга, один из собеседников может являться инициатором и адресатом одновременно. 9

Заключение Исходя из вышеизложенного, можно сделать выводы, что успешное взаимное влияние участников очень важно для построения делового общения. Эффективная коммуникация зависит от личностных особенностей собеседника и эмоционального фона. Участники процесса делового общения являются его основным звеном. На собеседника оказывают воздействие вербальные и невербальные средства влияния, индивидуальные особенности личности также накладывают отпечаток на дальнейшее выстраивание деловых отношений. Процесс формирования и налаживания деловой коммуникации между собеседниками очень важен для дальнейшего сотрудничества, карьерного роста, повышения квалификации и достижения поставленных целей. 10

Список литературы 1. Душкина, М.Р. Психология влияния в деловом общении и социальных коммуникациях: учебник для вузов / М.Р. Душкина. – 2-е изд., испр. и доп. – М.: Изд-во Юрайт, 2020. – 228 с. 2. практикум Лавриненко В.Н. Психология делового общения: учебник и для вузов / В.Н. Лавриненко [и др.]; под редакцией В.Н. Лавриненко, Л.И. Чернышовой. – М.: Изд-во Юрайт, 2021. – 350 с. 3. Свободная энциклопедия Википедия: [Официальный сайт]. – https://ru.wikipedia.org/ 11

Как написать мощный бизнес-отчет

Урок 8: Как написать мощный бизнес-отчет

/en/business-communication/how-to-write-a-formal-business-letter/content/

Как писать мощный бизнес-отчет

Когда компании необходимо принять взвешенное решение, она может создать бизнес-отчет , который поможет ее руководителям. В бизнес-отчетах используются факты и исследования для изучения данных, анализа эффективности и предоставления рекомендаций относительно будущего компании.

Посмотрите видео ниже, чтобы узнать, как написать и отформатировать бизнес-отчет. . Каждый факт должен быть ясным и поддающимся проверке, независимо от того, фокусируется ли отчет на отдельной ситуации или исследует общую производительность всей компании.

Поскольку объективность имеет решающее значение в бизнес-отчете, избегайте субъективных описаний, которые сообщают читателю, что он чувствует. Например, если продажи в прошлом квартале снизились, не говорите: «Продажи в прошлом квартале были ужасными», а пусть данные о продажах говорят сами за себя. Также не должно быть личных местоимений, таких как «Я думаю, нам следует инвестировать больше капитала». Бизнес-отчет должен оставаться безличным и составлен с точки зрения компании.

Структура бизнес-отчета

Хотя размер отчета может варьироваться от одной до 100 страниц, структура всегда важна, поскольку позволяет читателям легко перемещаться по документу. Хотя эта структура может варьироваться в зависимости от длины отчета или стандартов компании, ниже мы перечислили общепринятую и надежную структуру:

• Вводная часть : Укажите свое имя, должность, контактную информацию и дату подачи. Вы также можете создать заголовок для отчета.
  
• Справочная информация : Укажите предысторию темы, которую вы будете рассматривать, а также цель самого отчета.
• Ключевые выводы : Предоставьте фактов , данных и ключевых выводов , которые имеют отношение к цели, указанной в справочной информации. Будьте ясны и конкретны, особенно потому, что весь отчет зависит от информации в этом разделе.
• Заключение : Обобщить и интерпретировать основные результаты, определить проблемы, обнаруженные в данных, и ответить на вопросы, поставленные целью.
• Рекомендации : Рекомендовать решения любых проблем, упомянутых в заключении, и обобщить, как эти решения будут работать. Хотя в этом разделе вы высказываете свое собственное мнение, избегайте использования личных местоимений и оставляйте все в рамках точки зрения компании.
• Ссылки : Перечислите источников для всех данных, которые вы цитировали в отчете. Это позволяет людям видеть, откуда вы получили информацию, и исследовать эти же источники.

Некоторым компаниям также может потребоваться резюме после вводной части, которое представляет собой полное резюме, включающее предысторию отчета, основные выводы и рекомендации. Этот раздел позволяет людям быстро изучить основные моменты, не читая весь документ. Размер исполнительного резюме может варьироваться от абзаца до нескольких страниц, в зависимости от длины отчета.

Редакция

Как упоминалось в Основах делового письма, редакция является ключом к созданию эффективного документа. Проверяйте свое письмо, чтобы оно было целенаправленным и не содержало ошибок корректуры, а также убедитесь, что ваша фактическая информация верна и представлена ​​объективно. Мы также рекомендуем вам получить обратная связь от коллеги перед отправкой вашей работы, потому что они могут обнаружить ошибки, которые вы пропустили, или найти новые возможности для анализа или обсуждения.

После того, как вы пересмотрели свое содержание, подумайте о внешнем виде отчета . Подумайте о том, чтобы превратить вступительную часть в титульную страницу, чтобы добавить визуального блеска. Вы также можете создать оглавление, если отчет длинный. Если вы распечатываете его, используйте качественную бумагу и папку или скоросшиватель, чтобы скрепить отчет. Чтобы разнообразить представление ваших данных, попробуйте использовать маркированные списки, графику и диаграммы.

Пример бизнес-отчета

Чтобы продемонстрировать принципы этого урока, мы создали для вас краткий бизнес-отчет.

Давайте начнем с первой страницы этого двухстраничного отчета.

Макет передней части прост и эффективен, а фон задает тон быстрому и конкретному образу. Основные выводы содержат основные выводы, требующие дальнейшего изучения, а также диаграмму, которая добавляет акцент и визуальное разнообразие.

Теперь давайте посмотрим на следующую страницу.

Заключение содержит небольшое мнение автора по ключевым выводам, хотя основное внимание по-прежнему уделяется точке зрения компании. Рекомендации ясны и подкреплены данными, а ссылки подробны.

Хотя бизнес-отчеты могут показаться пугающими, у вас есть возможность создать подробный, информативный документ путем практики и тщательного исследования. Собирайте факты и представляйте их организованно и объективно, и вы поможете своему бизнесу принимать взвешенные решения.

Продолжать Предыдущий: Как написать официальное деловое письмо

Далее:Как написать эффективное деловое письмо

/en/business-communication/how-to-write-an-efficient-business-email/content/

Написание отчета о деловом общении | Примеры и типы

Содержание

В этом руководстве вы узнаете, что такое написание отчетов о деловой коммуникации. Как составить бизнес-отчет, каковы цели и особенности написания отчета с живыми примерами.

Что такое бизнес-отчет

Бизнес-отчет — это официальная документация, состоящая из теоретической и количественной информации о бизнесе. Он основан на исследованиях и подкреплен данными, фактами и анализом.

Следует отметить, что каждый отчет о деловом общении служит бизнес-цели. Это должно помочь организации принимать обоснованные решения на основе данных и точной информации.

Официальный бизнес-отчет составляется в упорядоченном порядке, начиная с:

• Введение
• Корпус 
• Заключение
• Рекомендация 
• Каталожные номера

Согласно (Bovée & Thill, 2017, стр. 442) деловой отчет определяется как 

«Письменное или устное сообщение, в котором описывается и анализируется ситуация и рекомендуются действия» (Bovée & Thill, 2017, стр. 442). )

Источник

Типы бизнес-отчетов

1) Информационные отчеты

Бизнес использует этот отчет для предоставления четкой, но описательной информации. Отчет не содержит личного мнения, но более объективен. Например, количество филиалов компании. Сумма дохода, полученного этими филиалами. Количество сотрудников и т. д.

2) Аналитический отчет

Как следует из названия, этот отчет представляет собой аналитическую основу для бизнеса. Которые могут использоваться различными отделами, такими как продажи, управление персоналом, администрация или финансы, для реализации стратегии.

Бизнесу, который хочет вырасти на 20% к следующему кварталу, потребуется аналитический отчет для анализа конкурентов, предпочтений клиентов, каналов продаж и внешних факторов, чтобы достичь своей цели.

3) Отчет об исследовании

Отчет об исследовании является одной из ключевых движущих сил любого бизнеса. Для устойчивого роста бизнесу необходимо предлагать новые продукты и услуги и выявлять новые рыночные возможности.

Для этого бизнес должен сосредоточиться на исследованиях и сборе данных о потребителях, которые помогут отделам производить новые продукты и тестировать новый рынок в соответствии с изменяющейся средой.

4) Обычные отчеты

Обычные отчеты готовятся для оценки повседневной деятельности предприятия. Ручной аудит проводится для всех процессов и СОП, за которыми следуют отделы. Это позволяет бизнесу выявлять отклонения и несоответствия и измерять производительность.

Обычные отчеты носят более краткий характер и не содержат длинных описаний. Эти отчеты часто используются менеджерами и руководителями высшего звена, чтобы обеспечить бесперебойную и эффективную работу команды.

5) Отчет о проделанной работе

Также известен как отчет после работы. Представлять прогресс и анализ усилий и действий, предпринятых командой. Отчет о ходе выполнения измеряет улучшение и сравнивает его с набором контрольных показателей. Если результат усилий не на должном уровне, то фирма предпринимает корректирующие действия.

Дополнительная литература: Типы бизнес-отчетов в деловом общении

Цель написания отчета о деловом общении

Цель бизнес-отчета должна быть четкой и целенаправленной. Есть больше шансов получить неправильную интерпретацию, если цель отчета не установлена.

Чтобы установить цель, менеджеры должны выявить пробелы и оценить улучшения, которые будут инициированы отчетом. Общая цель любого отчета должна состоять в том, чтобы помочь организации предпринять корректирующие действия и поддерживать эффективность бизнеса.

Кроме того, при составлении отчета также важно убедиться, что отчет не является предвзятым, так как здесь нет места субъективизму.

Как составить отчет

После понимания типов и целей отчета пришло время его подготовить. Этот этап включает в себя планирование структуры отчета и включение соответствующей информации. Для его принятия необходимо соблюдать надлежащий формат вашего бизнес-отчета.

Ключевые моменты, на которые следует обратить внимание при структурировании отчета

1) Тип отчета:

Как обсуждалось выше, существует множество типов отчетов, которые может создавать бизнес. Поэтому важно выбрать правильный отчет в соответствии с поставленной целью.

2) Миссия для отчета:

Понимание цели команды, которой нужен отчет, имеет решающее значение. Это поможет вам найти вопросы, запросы или сомнения, которые отчет может решить. Ведь каждый отчет будет служить инструментом для принятия решений топ-менеджментом. Таким образом, помня о цели творения, вы сможете двигаться вперед.

3) Цель отчета:

Всегда указывайте цель отчета на первой странице. Это поможет вам оставаться в теме и избежать включения личных точек зрения.

4) Переменная изучаемого отчета:

В каждом отчете необходимо задать переменные для сравнения и тестирования. Переменные позволяют вам доказать свою гипотезу и прийти к выводу.

5) Размер выборки:

Чтобы предоставить достоверные факты и цифры, вам необходимо знать аудиторию тестирования и размер выборки. Это поможет вам ответить на такие вопросы, как, откуда будут собираться данные? Первичный и вторичный источник вашего отчета?

6) Инструмент для анализа данных:

Какие инструменты и программное обеспечение вы собираетесь использовать для проверки ваших данных? Техника анализа должна быть ясной, прежде чем делать какие-либо выводы.

Связанное чтение

16 Лучшая система управления студенческой документацией | С преимуществами и функциями

7) Устраненные проблемы и результаты:

В отчете должны быть указаны проблема и полученные вами выводы. Читателю будет удобно читать отчет и интерпретировать выводы.

8) Рекомендации:

Иногда отчеты о деловом общении носят неформальный характер. Это означает, что вам нужно иметь свою собственную рекомендацию и предложения в конце отчета.

9) Ссылки:

Это один из наиболее важных аспектов любого отчета. Вы должны указать свою рекомендацию, чтобы ваша организация могла доверять вашему исследованию и принимать обоснованные решения.

Элементы бизнес-отчета

1) План отчета:

Всегда создавайте план перед написанием отчета. Это дает вам четкое представление о формате и моментах, которые необходимо осветить в отчете. Просто подумайте об этом как об индексной странице, на которой вы пишете все подзаголовки, которые будут существовать в отчете.

2) Название доклада:

Титульный лист вашего доклада состоит из темы в стиле заголовка, следующего за именами представленных и представленных. Если вы руководите подготовкой отчета, вы можете указать свое имя в представленном разделе. Дата подачи также должна быть указана на титульном листе.

3) Резюме:

Резюме используется для краткого объяснения основной теории вашего отчета читателю. Он содержит информацию в сжатой форме, охватывающую каждый раздел отчета.

Обычно он составляется с использованием от 200 до 300 слов. В резюме также рассказывается о выводах отчета и использованных вспомогательных ресурсах.

4) Введение:

Вводный раздел — это первая точка взаимодействия с вашим отчетом. Руководитель начинает введение с объяснения причин отчета, предыстории выбранной темы и того, как отчет помогает решить упомянутую проблему.

Очень важно изложить вступительную часть по существу, не вдаваясь в более глубокие объяснения. Читатели ищут простое введение с ясной объективностью во вступлении.

5) Краеугольный камень основного сообщения:

Основная часть вашего отчета должна быть четко видна в вашем исследовании. Выделите основные выводы и убедитесь, что они видны во всем отчете.

6) Обновление отчета с достоверными фактами:

Как обсуждалось выше, включите все соответствующие данные и цифры, подтверждающие ваш вывод. Всегда помните, что данные говорят сами за себя, поэтому убедитесь, что они точны и надежны.

7) Включите графические изображения для элементов и наборов данных:

Сделайте отчет более привлекательным, добавьте диаграммы и диаграммы для лучшего представления. Никто не любит читать стену текста, поэтому позаботьтесь о своем визуальном представлении.

8) Используйте скользкие слайды для поддержания интереса:

Используйте маркеры, если вы считаете, что содержание слишком техническое для чтения. Использование коротких абзацев для создания скользких слайдов вызывает у читателя интерес к чтению большего количества контента.

9) Окончательная проверка перед отправкой:

Перед отправкой окончательного экземпляра обязательно отредактируйте отчет и проверьте все указанные факты и цифры. Вы также можете получить обратную связь от своих сверстников и коллег.

Ознакомьтесь с нашим подробным руководством по элементам бизнес-отчета, чтобы узнать больше.

Как организовать отчет

Существуют три основные формы организации отчета.

1) Форма письма:

Форма письма соответствует стандартному подходу, начиная с даты написания, адресной строки и четкой темы в верхнем левом углу. Следующий этап начинается с основной части, которая включает краткое объяснение поднятой проблемы. Заканчивается благодарностью за прочтение с последующей подписью и ссылкой.

2) Форма меморандума:

Отчеты формы меморандума, также известные как отчеты меморандумов, являются наиболее часто используемыми отчетами в деловом общении. Структура выглядит следующим образом 

Кому : Для кого составляется отчет

От : Кем составлен отчет

Дата : Дата написания отчета

9012 5 Res : Тема для написание отчета

Основная часть : Подробное освещение поднятой проблемы

Связанное Чтение:

3) Комбинация букв и текста Форма:

Наиболее авторитетные отчеты формируются с помощью комбинации букв и текста. Автор разделил этот отчет на три части, которые включают:

• Вводное начало:

В этом разделе указаны имя автора и заинтересованная сторона, а также дата написания.

Краткий обзор отчета приводится с оглавлением в начале. В этом разделе также содержится благодарность стороннику отчета.

• Основная часть отчета:

Основная часть начинается со вступления к теме, а также с цели отчета. Следующий этап охватывает подробное описание с проверенными фактами и цифрами. Наконец, отчет представлен с действительным заключением.

• Добавленный:

Этот раздел отчета представлен со всеми использованными ссылками и вспомогательными материалами. Он включает в себя все первичные и вторичные источники собранных данных.

Реальные примеры бизнес-отчетов

 

Бизнес-отчет Hindustan Uniliver за 2021-2022

 

Балансовый отчет Infosys с активами и пассивами 0124 Как написать заключение в отчете о деловой коммуникации

Заключение является наиболее важным аспектом формата вашего письменного отчета, он помогает вам ответить на вопрос, поднятый в вашем отчете. Заключение бизнес-отчета должно резюмировать цель отчета с подтверждающими выводами.

Заключение должно логически описывать результаты отчета и в то же время быть релевантным. Убедитесь, что заключение не вводит новую концепцию, полностью вводя читателя в замешательство. При необходимости составитель отчета может также использовать данные и факты из выводов отчета для обоснования своего вывода.

 На основе сделанного вывода рекомендация должна быть тематически согласована с кратким отчетом для лучшего направления действий.

Раздел рекомендаций должен быть футуристичным и определять план действий для организации. Заключение и рекомендация бизнес-отчета помогут организации найти ответы на такие вопросы, как 

1. Что нужно сделать?
2. Как это будет сделано?
3. А кто это будет делать?

Поэтому рекомендации следует составлять на основе тщательного анализа отчета, поскольку он может повлиять на общую производительность организации.

Пример заключения бизнес-отчета

Источник

Приведенный выше пример заключения из бизнес-отчета резюмирует необходимость мультикультурного обучения сотрудников и менеджеров в австралийской компании.

Компания должна придавать большое значение межкультурному общению и поддерживать разнообразную культуру для сотрудников для создания атмосферы сотрудничества.

Характеристики хорошего отчета (контрольный список)

Решите цель:

Каждый отчет предназначен для достижения цели. Поэтому крайне важно помнить о цели при подготовке отчета.

Для аудитории:

Независимо от того, насколько подробным будет отчет. Если он не составлен с учетом потребностей аудитории, он не окажет существенного влияния.

Надежно и подкреплено фактами:

Ваш отчет всегда должен подтверждать ваши претензии и представленную информацию.

Хорошо структурированный:

Официальный деловой отчет всегда должен быть хорошо структурирован и отформатирован.

Легко просмотреть:

Бизнес-отчет должен быть разделен на более мелкие разделы, чтобы людям было легко найти то, что они ищут.

Использование простого языка:

Использование слишком большого количества сокращений и сложных слов может привести к путанице. Вы хотите, чтобы люди легко понимали ваш контент.

Ориентированность на результат:

Каждый отчет составляется вокруг цели. Отчет всегда должен предлагать ориентированные на решение альтернативы для решения проблемы, с которой сталкивается организация.

Актуально:

Теория, упомянутая в отчете, должна соответствовать контексту решаемой проблемы.

Дополнительная литература: Характеристики и особенности хорошего бизнес-отчета

Важность написания отчета в деловом общении

Помощь организации в достижении ее целей:

Хорошо структурированный отчет может позволить предприятиям принимать обоснованные решения. Ищите различные альтернативы для решения сложных бизнес-задач и достижения общей цели. Все найденные альтернативы подкреплены реальными отзывами и данными, собранными в ходе первичных и вторичных исследований.

Мониторинг поддержки:

Также готовятся отчеты для оценки работы сотрудников и проверки их прогресса.