Ежедневник руководителя: Ежедневник руководителя – купить на Ярмарке Мастеров

Хорошие навыки ведения дневника сосредоточены на:

• Планировании встреч с достаточным запасом времени между ними, чтобы выделить время на поездку, подготовку перед встречей или даже столь необходимый перерыв на обед.
• Убедитесь, что вы всегда осведомлены о своих обязательствах и ничего не пропустите, даже если ваше расписание изменится в кратчайшие сроки.
• Убедитесь, что время отведено только в том случае, если (и только , если !) есть четкая цель и повестка дня для каждой встречи. Вам нужно максимально эффективно использовать свое время, а не тратить его впустую на плохо организованные встречи или встречи, на которые вам вообще не нужно было идти!
• Попытка совместить свой естественный стиль работы с вашими дневниковыми обязательствами. Возможно, вы рано встаете и любите устраивать встречи за завтраком, или вы предпочитаете работать позже и не любите брать на себя какие-либо обязательства во второй половине дня в пятницу, ваше расписание должно быть составлено таким образом, чтобы максимально эффективно использовать ваше рабочее время (а не заставить вас чувствовать себя подавленным или неэффективным!).
• Желательно синхронизировать дневник с почтой. То есть, если вы делегируете управление дневником, зачастую более эффективно, если этот же человек имеет доступ (и активно управляет) также и вашим почтовым ящиком. В противном случае они легко что-то упустят, и вам также придется приложить дополнительные усилия, выступая посредником между вашим почтовым ящиком, вашим личным помощником и вашим дневником.
• Проверяем, что у вас есть лучшая настройка технологии для вы . Будь то облачное решение, такое как Google G Suite или Office 365, или что-то менее современное, но более удобное для вас, дневником можно эффективно управлять только в том случае, если вы можете, ну, легко управлять это!

Конечная цель — максимально эффективно использовать свое время. Это включает в себя сочетание сильной техники и правильных инструментов для работы.

Практические советы по успешному составлению расписания

С практической точки зрения существует несколько способов лучше организовать свое расписание с помощью правильного ведения дневника. Приложив немного внимания и настойчивости, эти идеи могут стать ценными привычками на всю жизнь! Вот наши главные советы.

Цветовой код Ваши мероприятия

Занятый дневник может утомить. Нашему мозгу может быть сложно обработать большой блок текста и чисел, даже если они разделены на блоки.

Звучит просто, но попробуйте раскрасить события календаря, чтобы помочь вашему мозгу понять, как выглядит ваше расписание на неделю, в секундах, а не в минутах. Например, ваш новый подход к ведению дневника может заключаться в использовании:

• Синий для внутренних встреч один на один — вы даже можете использовать светло-синий для подчиненных и темно-синий для встреч с начальником.
• Желтый для групповых совещаний — опять же, вы даже можете использовать вариации похожих цветов (например, желтый, оранжевый и красный) для обозначения ключевой информации.
• Зеленый для встреч с клиентами.

… вы поняли!

Основная идея состоит в том, чтобы просто превратить стену серого текста в организованный планировщик, который вы можете посмотреть и за считанные секунды увидеть, как выглядит ваша неделя (и как мысленно расставить приоритеты соответственно).

Используйте соглашения об именах

Далее, давайте посмотрим, что вы пишете в этих красочных прямоугольниках: название мероприятия.

Опять же, важно уметь быстро находить нужную информацию. Море имен само по себе мало о чем говорит. Будет сложно, если каждое событие в моем календаре будет называться как вариант «Сэм Уилсон и Боб Смит».

Возможно, попробуйте что-то вроде [Тип события] — [Имя] (название компании) — [Дополнительная информация]

Всего в нескольких словах мы можем увидеть, что:

• Встреча с новым партнером, чтобы узнать, как будут развиваться отношения в будущем. Это в отличие, например, от «существующего» или «потенциального».
• Это с Бобом Смитом из Smith Inc.
• Встреча в форме кофе-встречи (т.е. довольно короткая и, возможно, более неформальная).
• Это будет проходить в Starbucks, который вы регулярно посещаете в Лондоне NW1.

Также прекрасно разделить это событие с Бобом. В нем нет ничего такого, что вы бы предпочли, чтобы он не читал.

В качестве более простого варианта можно попробовать использовать [Имя] <> [Ваше имя]. Например, Боб Смит <> Сэм Уилсон, , если вы предпочитаете что-то более короткое и не хотите делиться некоторыми названиями календаря с другим участником.

Все зависит от вашей роли и ваших потребностей в расписании. Поэкспериментируйте с комбинацией цветового кодирования и хорошо продуманными соглашениями об именах. Со временем вы должны найти шаблон, который лучше всего подходит для вас!

Добавление важной информации к записям календаря

Конечно, заголовок ограничен очень небольшим количеством символов. Использование описания события может быть идеальным способом получить любую дополнительную информацию, которая вам нужна. Сюда могут входить:

• Моментальная повестка собрания. Запишите несколько пунктов, чтобы помочь структурировать встречу и убедиться, что вы охватили все, что вам нужно.
• Полезная подготовка перед встречей. Краткая биография каждого из потенциальных клиентов, с которыми вы встречаетесь, или сводка предпринятых действий.
• Цели и задачи. Какова общая цель встречи? Чего вы надеетесь достичь? Если вы будете помнить о своей конечной цели, это поможет не отклоняться от графика встречи и уменьшить ненужный «шум».
• Практическая информация. Адрес места проведения или, возможно, номер бронирования вашего билета на поезд.

Большую часть этой информации легко хранить в отдельных документах или заметках или даже просто держать ее в папке в папке «Входящие», однако может быть полезно хранить все в одном месте: календарь, который вы проверяете перед каждой встречей Вы посещаете!

Уточните часовые пояса

Если вы много путешествуете, часовые пояса входят в уравнение. У вас, естественно, будут личные встречи по местному времени, но, возможно, у вас все еще есть телефонные звонки с командой дома. Это может добавить немного путаницы в микс, если его не отметить.

Я бы порекомендовал вам «втыкай или крути». То есть вы либо ведете свой онлайн-календарь в своем домашнем часовом поясе (например, в Великобритании), независимо от того, где вы находитесь в мире, а затем мысленно рассчитываете время ваших встреч — возможно, отсчитывая 3 часа, чтобы вы знали, когда приходить на любые личные встречи рядом с вами.

Или, в качестве альтернативы, убедитесь, что ваш календарь обновляется в соответствии с вашим местным часовым поясом каждый раз, когда вы путешествуете. Затем убедитесь, что вы создаете события в том же часовом поясе! Будет легче планировать свою неделю, поскольку записи календаря точно соответствуют тому, где вы находитесь в мире в этот момент, но если вы по-прежнему будете поддерживать регулярные телефонные звонки с командой дома, вам нужно будет учитывать разницу во времени в любые доступные слоты календаря.

Если вы часто путешествуете (например, каждые 2 дня), может быть проще придерживаться вашего домашнего часового пояса и мысленно определить время местных встреч оттуда.

В любом случае это работает, это просто зависит от вашего графика, типа встреч, которые у вас чаще всего бывают во время путешествий (в основном местные встречи или звонки с командой в Великобритании) и, следовательно, от того, как вы хотите управлять своим дневником. Важным моментом является убедиться, что вы придерживаетесь одного метода!

Эффективное планирование встреч

Легко придерживаться 30-минутного или 1-часового интервала при ведении дневника, но самый ли это разумный способ управлять своим расписанием?

Если вы установите для коротких внутренних совещаний, например, 25 минут, это не только поможет сделать совещание немного более целенаправленным, но и вам будет легче складывать свои совещания друг за другом. Теперь у вас есть 5 минут, чтобы закончить встречу, и вы все еще направляетесь к следующей.

Аналогично, более длительные встречи могут длиться 50 минут вместо 1 часа.

Если вам не нужно много готовиться перед каждым слотом, возможность объединять свои встречи вместе может быть ценной практикой. Вместо того, чтобы тратить 2,5 часа на 3 короткие встречи — тратить 30 минут, а затем (совершенно зря) 30-минутный перерыв между каждым, поскольку это кажется единственным способом их чередовать, вы можете вместо этого уместить 3 слота продолжительностью 25 минут каждый в один. итого 1,5 часа. Затем этот дополнительный час можно потратить на работу, а не просто бесцельно слоняться между встречами!

Аналогичным образом, есть ли способы повысить эффективность вашей работы? Попробуйте проводить ежедневные 10-минутные встречи с командой, чтобы установить приоритеты на день и решить любые проблемы вместе со всеми присутствующими, вместо того, чтобы ждать, пока эти проблемы прервут остальную часть вашего рабочего дня.

Со временем, если вы перестанете думать о том, как вы ведете свой дневник, это может заметно повлиять на ваш график и, в конечном счете, на вашу производительность!

Набор удобных напоминаний

Используете ли вы напоминания? Календари, такие как Календарь Google, позволят вам установить несколько напоминаний для каждого события и получать эти напоминания по электронной почте или в виде уведомления (push-уведомление на ваш телефон и/или уведомление в браузере).

Если вы чувствуете себя очень умным, вы можете даже использовать Zapier, чтобы отправить вам SMS-сообщение в подходящее время (например, отправить вам подробности встречи, которая включает краткую повестку дня, за 30 минут до встречи — это действительно это ведение дневника версии 3.0!) или даже добавить важную подготовку к встрече в свой список дел.

Напоминания можно использовать не только для того, чтобы вы не забыли о совещании, но и для того, чтобы спланировать его. Некоторые идеи могут включать:

• Установите напоминание в календаре за день до поездки на важную встречу, чтобы вы или ваш помощник позвонили, чтобы подтвердить встречу. Это дополнительная гарантия того, что вы не тратите время на поездку на встречу, о которой забыли!
• Установите напоминание за 2 часа до аттестации с вашим начальником, а затем еще одно за 20 минут. Во-первых, убедитесь, что вы подготовились к встрече (т. е. прекратите все, что вы делаете, и займитесь подготовкой). Следующим будет прервать работу и попасть на встречу впереди времени!
• Установить напоминание по электронной почте на время телефонного звонка. Важно отметить, что не удаляйте и не архивируйте электронное письмо с напоминанием, пока вы не отправите электронное письмо после встречи, чтобы поблагодарить потенциального клиента за уделенное время. Эта дополнительная гарантия гарантирует, что любые отвлекающие факторы после встречи не помешают вам произвести отличное впечатление!

Сохраняйте задачи в списке дел

Последний совет: держите свой календарь полностью отдельно от списка дел.

Очень легко добавить в свой дневник небольшие напоминания (возможно, в виде событий на весь день), но они просто загромождают ваш график и затрудняют отделение ваших встреч от любой работы, которую вам нужно сделать.

Вместо этого попробуйте использовать приложение, например Wunderlist. Приложения со списками дел — это совсем другая тема, но Wunderlist и другие не только лучше упорядочат ваш список задач (особенно по сравнению с сохранением задач в календаре!), но также позволят вам устанавливать сроки выполнения и напоминания. Вы также можете часто просматривать элементы списка дел по дате; например, вы можете просто увидеть задачи, которые необходимо выполнить сегодня.

Это означает, что вам не нужно хранить напоминания в календаре, но напоминания все равно будут…

Нужен дополнительный совет по организации? Это выходит далеко за рамки хорошего ведения дневника. Ознакомьтесь с нашими советами по управлению перегрузкой электронной почтой или даже попробуйте инструмент для отслеживания времени!

17 лучших советов по ведению дневника для занятых сотрудников

Ведение дневника личного помощника — огромная задача. У некоторых работодателей есть сложные и часто громоздкие дневники, которые могут отнимать у вас огромное количество времени.

Чтобы быть успешным личным помощником, необходимо быть в курсе дневника своего начальника, иначе это может привести к пропущенным встречам или важным жизненным событиям. Итак, что вы можете сделать, чтобы добиться высокоэффективного ведения дневника физической активности?

В этой статье мы поделимся нашими лучшими советами по ведению дневника для личных помощников.

Что такое ведение дневника?

Ведение дневника включает в себя ведение дневника и повседневной жизни бизнес-лидера. Хотя эта задача может показаться довольно простой, в ней гораздо больше, чем просто отслеживание важных событий.

Ключевые задачи управления дневником PA могут включать:

• Максимально эффективное использование вашего времени и обеспечение выполнения ваших обязательств, даже если в последнюю минуту происходят изменения
• Обеспечение достаточного времени между запланированными встречами для поездки, подготовки или обеда
• Синхронизация почтового ящика с дневником, особенно если вы назначаете задачи другим. В этом случае предоставление им доступа к вашему почтовому ящику упрощает успешное выполнение этих задач
.
• Использование вашего времени для обеспечения надлежащего проведения встреч и совещаний, если есть цель
• Используйте самые лучшие технологии для управления своим дневником, независимо от того, требуется ли вам найти новые инструменты для более эффективной работы или обновить свои технологии, чтобы помочь делегировать задачи

Любому личному помощнику важно использовать свое время максимально эффективно. Имея это в виду, вот некоторые из лучших советов по ведению дневника для PA.

Установка напоминаний

Установка полезных напоминаний является эффективным советом по управлению дневником персонального компьютера, особенно когда речь идет о важных событиях/встречах. Вы можете использовать Календарь Google для электронной почты или push-уведомлений или Zapier для текстовых сообщений на свой телефон. Вы также можете установить напоминания для планирования, чтобы помнить важные детали. Просто убедитесь, что вы внимательно вводите дату и время, чтобы избежать ошибок. Дьявол кроется в деталях в роли PA.

Ответить на встречу

Ответить на встречу, как только ваш начальник подтвердит свое присутствие. Это помогает предотвратить любое недопонимание с другими. В качестве альтернативы вам может потребоваться сообщить, что ваш начальник надеется присутствовать, если он не сможет подтвердить свое присутствие. Если неясно, будет ли встреча полезной для вашего начальника, спросите у организатора встречи дополнительную информацию, чтобы вы могли помочь сделать этот звонок.

Поговорите со своим боссом

Поговорите со своим боссом о встречах. Поддержание открытой линии связи позволяет вам быть гибким в своем дневнике, чтобы максимально эффективно использовать свое время. Вы можете перенести встречи или встречи, чтобы более эффективно управлять их временем. У каждого начальника свой стиль работы, поэтому определите их предпочтения в первые несколько дней работы.

Цветовая маркировка важных встреч или событий

Один из лучших советов по ведению дневника личного помощника — цветовая маркировка событий или встреч. Например, вы можете использовать зеленый цвет для внутренних совещаний, синий для внешних совещаний, оранжевый для групповых совещаний и т. д. Помимо добавления всплеска цвета, это помогает разрушить стену черного текста, чтобы вы могли получить обзор недели и того, на что тратится время.

Выделение часовых поясов

Если вы регулярно путешествуете, важно отметить часовые пояса, особенно если вы общаетесь со своей командой дома. Вы можете внести изменения в календарь, чтобы включить часовые пояса, что упрощает планирование местных событий, или вы можете отметить разницу во времени. В любом случае, придерживайтесь одного метода, чтобы упростить управление.

Держите под рукой контрольный список/список дел

Храните контрольный список отдельно от своего дневника. Это позволяет вам расставлять приоритеты для ваших задач, а также четко видеть, какие задачи необходимо выполнить в течение дня. Wunderlist — эффективное приложение для ведения цифрового списка дел. Кроме того, вы можете записывать свои задачи в блокноте или планировщике. Просто убедитесь, что вы всегда держите его под рукой.

Записывайте важные сроки

У вашего начальника приближаются важные сроки? Запишите их либо с отказом от ответственности, либо с помощью цветовой кодировки. Важные сроки компании должны быть соблюдены, поэтому рекомендуется добавлять их в дневник, как только вы о них узнаете. Вам также нужно будет связаться со своим начальником, чтобы убедиться, что занятые рабочие периоды зарегистрированы, а любые другие неотложные вопросы отмечены и решены, чтобы проект был успешным.

Оставляйте свободное время для работы

Легко заполнить свой дневник встречами и встречами, но необходимо выделять свободное время для работы, особенно если у вашего начальника много дел. Чтобы обеспечить достаточное время для своевременного выполнения определенных задач, избегайте назначения встреч в эти рабочие часы. Поддержание открытой линии связи с вашим начальником позволит вам планировать важные периоды, когда ему нужно быть на своем рабочем месте.

Время для встреч

Рассчитывайте свои встречи как можно точнее, чтобы не перегружаться. Вместо того, чтобы планировать одночасовые интервалы, ваша встреча может длиться всего 20 минут, что дает вам дополнительные 10 минут, если вы превысите лимит. Однако, если вы планируете 3 короткие встречи вместе, это дополнительные полчаса, которые можно потратить на важные задачи, поэтому разумно использовать свое время наилучшим образом. Попробуйте распределять встречи по наиболее разумным интервалам, а не просто блокировать время, поскольку это может повысить вашу производительность.

Будьте информативны в записях календаря

Используйте имена контактов и названия компаний в записях календаря, чтобы избежать путаницы. Например, простое запоминание распространенных имен, таких как «Бен Джонс», может привести к путанице, если вы не помните, из какой они компании. Вместо этого попробуйте добавить [имя] – [компания] – [событие] – [дополнительная информация]. Затем вы можете раскрасить записи кода.

Будьте гибкими

Гибкий подход может быть действительно полезным, позволяя вам расставлять приоритеты, на что лучше всего тратить время в данный момент. Хотя некоторые важные встречи, возможно, не удастся перенести, обеспечение некоторой гибкости в вашем дневнике помогает поддерживать бесперебойную работу бизнеса и позволяет вашему боссу быть доступным для реагирования на важные обстоятельства по мере их возникновения.

Еженедельное планирование работает хорошо

Еженедельное планирование вашего дневника позволяет вам планировать на неделю или недели вперед, особенно в периоды занятости. Вы можете выделить немного времени в пятницу днем, чтобы спланировать свою неделю вперед. Вы можете включить важные события/встречи/встречи, обеденные перерывы, запланированные задачи, личные задачи и мероприятия.

Обновляйте свой дневник каждый день

Обновляйте свой дневник каждое утро, чтобы отслеживать важные даты или выделять время на любые незапланированные «чрезвычайные ситуации». Это поможет вам уведомить любых коллег или внешних встреч о любых изменениях, которые необходимо внести, а также убедиться, что вы не пропустите ни одной важной задачи.

Записывайте информацию о путешествии

Путешествовать с умом означает делать заметки о важной информации о путешествии. Вы можете использовать приложение или инструмент, например Tripit, чтобы быть организованным, особенно если вам предстоит много путешествовать. Вы также можете попробовать запланировать онлайн-встречи или конференц-звонки, если это необходимо, чтобы сэкономить время на поездку.

Понимание привычек вашего начальника

Ведение дневника — это во многом баланс, поэтому попытайтесь расшифровать, когда ваш начальник проявляет себя лучше всего. Если он не жаворонок, важные встречи рано утром могут быть ему противопоказаны. Однако, если они, как правило, наиболее продуктивны по утрам, назначение встреч в это время может быть очень эффективным. Вам также может понадобиться знать об их личных обязательствах. Нужно ли им быть на вечере у родителей ребенка в рабочее время? У них есть важная встреча с ветеринаром, которую они должны посетить? Вам не нужно следить за их социальным календарем, но знание того, есть ли какой-либо конфликт между работой и личной жизнью, может помочь вести ваш дневник гладко и максимально эффективно.

Будьте реалистами и руководствуйтесь здравым смыслом

Здравый смысл и инициатива могут значительно облегчить вашу работу. Спросите своего босса, каковы его приоритеты, чтобы вы могли успешно спланировать свой дневник. Спросите себя: должен ли ваш босс присутствовать на каждой встрече или вы можете делегировать это другим членам команды? Необходима ли встреча или решение можно принять по электронной почте? Это поможет вам не тратить лишнее время на встречи, которые не нужно проводить.