К основным видам делового общения не относится: Деловое общение его виды и формы — ШПИЛЬКИ

Содержание

Деловое общение его виды и формы

Деловое общение

Деловое общение, его виды и формы в совокупности представляют собой процесс взаимосвязи и взаимодействия, при котором осуществляется обмен информацией (опытом, действием). Деловое общение предполагает достижение соответствующих результатов, решение конкретных проблем или реализацию определенных целей.

Деловое общение, его виды и формы в общем виде можно разделить на непосредственное (прямое) общение и косвенное (при существовании пространственно-временной дистанции). Для прямого делового общения присуща большая результативность, сила эмоционального воздействия и внушения, для косвенного общения основными механизмами действия являются психологические и социальные.

Особенности делового общения

В современном мире деловое общение, включая его виды и формы, занимает до 80% рабочего времени руководителей любого уровня управления. Также деловое общение пронизывает все области человеческой жизнедеятельности, поскольку без него не может обходиться политика, бизнес, образование, управление и др.

В процессе делового общения происходит передача эмоционального и интеллектуального содержания работы в сфере управления. Это происходит посредством двухстороннего потока информации, когда участник общения получает информацию, отвечая и реагируя при этом либо незамедлительно, либо через определенный отрезок времени.

Эффективность делового общения обусловлена обязательным наличием канала обратной связи и усиленного внимания к собеседникам. Деловое общение, его виды и формы представлены множеством принципов, психологических приемов, в том числе этическими нормами и правилами этикета.

Формы делового общения

Деловое общение, его виды и формы всегда подразумевают определенные цели. Можно выделить следующие формы делового общения: деловые беседы, переговоры, совещания, выступления.

Основной формой делового общения являются деловые переговоры, которые представляют собой взаимное общение в деловом стиле для достижения совместного решения. Переговоры существенно различаются в соответствии с поставленными целями (например, переговоры о заключении договора поставки, о проведении научно-исследовательских работ, о сотрудничестве и координации деятельности и др.).

Переговоры могут осуществляться в виде деловой беседы по вопросам, которые представляют взаимный интерес для обеих сторон, служа при этом налаживанию кооперационных связей.

Виды делового общения

Деловое общение, его виды и формы, способствует решению важных вопросов и достижению целей, при этом происходит приобретение деловых и личностных качеств. Для лучшего понимания следует рассмотреть основные виды делового общения.

Виды делового общения условно можно разделить на 2 большие группы: прямое и косвенное общение. Прямое общение осуществляется при непосредственном контакте собеседников, когда их не разделяет ни время, ни пространство. Косвенное общение может осуществляться посредством технических средств (интернет, телефон и др.). Практика показала, что необходимо стремиться к прямому общению, поскольку оно является более результативным при достижении определенных целей.

Также существуют такие виды делового общения, как невербальное и вербальное общение. Вербальное общение осуществляется в виде слов и обмена фразами, а невербальное деловое общение при помощи жестов, мимики, передачи письменных сообщений и др.

Часто по мимике, жестам и интонации собеседника можно нарисовать его невербальный портрет, что существенно облегчает результаты переговоров и способствует более эффективному достижению целей общения.

Примеры решения задач

основные типы и понятия, языковые и письменные особенности, функции и принципы, роль вопросов

Деловое общение помогает построить взаимоотношения с коллегами, подчиненными, партнерами и клиентами. В процессе общения происходит обмен не только информацией, но и опытом, знаниями в определенной области. Деловой этикет проникает абсолютно во все сферы жизни, существуют различные виды делового общения.

Без знания определенных правил невозможно вести дискуссию в области науки, искусства, производства или даже торговли.

Что это такое?

Деловое общение является важной составляющей жизни человека. Этикет в деловой среде служит своеобразной опорой. В бизнесе существует несколько форм общения. Выбирать подходящие варианты следует, учитывая личностные и психологические особенности участников дискуссии.

Можно выделить следующие формы общения:

Беседа – устный контакт между собеседниками, сводится к обсуждению важных проблем и задач, уточнению некоторых нюансов, касающихся работы. Участники разговора в таком случае должны иметь право разбираться с различными задачами и принимать решения. Статусы собеседников должны быть равными.
Переговоры имеют более жесткую структуру. В них, как правило, участвуют представители разных компаний или подразделений. Переговоры используются для объединения усилий с партнерами, которые заинтересованы в решении конкретной задачи.
В совещании принимает участие группа или большой круг заинтересованных и вовлеченных лиц. Совещание предполагает сбор, анализ информации, обмен данными, а также принятие решения в спорных моментах.

Выступление – в данном случае один человек или небольшая группа делится необходимой информацией с аудиторией. В таком случае сообщение не сводится к обсуждению темы, а преподносится как информация. Данная форма общения требует от выступающего лидерских качеств, умения держаться в обществе, а также ораторских навыков.
Переписка – непрямой способ коммуникации, играет своеобразную роль заочного общения. К данному виду общения относятся приказы, протоколы, постановления, запросы, отчеты, официальные письма, инструкции и так далее. Переписка используется для общения между подразделениями или организациями. Необходимо соблюдать конкретные правила при ведении переписки.

Все официальные обращения должны соответствовать принятым шаблонам, необходимо также составлять текст грамотно и без ошибок.

Деловому общению нужно учиться. Личностные качества и демонстрация своего «Я» при этом уходят на второй план. Главным остается умение учитывать интересы и пожелания оппонента и совмещать их со своими требованиями таким образом, чтобы обе стороны достигали желаемого результата.

Деловое общение состоит из нескольких этапов:

Формирование мотива. Без него не получится добиться эффективного взаимодействия.
Подготовка к общению – это составление плана беседы, подготовка доводов и информации. Необходимо также подготовить список задач, которые необходимо решить во время дискуссии.
Начало беседы. Нужно установить контакт, после этого необходимо создать благоприятный для беседы «климат отношений».
Постановка проблемы – выделение круга проблем, изложение своей позиции и видения данной задачи. Однако учтите, что вы должны заранее подготовить тезисы по теме беседы и быть готовыми отвечать на поставленные вопросы.

Обмен информацией – выяснение позиции собеседника. Важно поддерживать общение и отвечать на вопросы на доступном официальном языке, упуская при необходимости профессиональную терминологию.

Убеждение и аргументация – необходимы при разногласиях и вытекают из предыдущего этапа общения. Необходимо отметить позитивные стороны вашего видения ситуации и разрешения спорного момента.

Поиск решения проблемы или задачи – конец дискуссии, ее итог должен устроить всех участников.
Составление контракта – это означает, что по итогу встречи участники дискуссии пришли к общему знаменателю или заручились поддержкой партнеров при решении различных задач. Позитивный исход дискуссии завершается письменным подтверждением.
Анализ результатов – демонстрирует, были ли принятые решения правильными.
Принятие решения – предполагает согласие всех сторон после проведения анализа. В данном случае участники дискуссии принимают решение о дальнейшем сотрудничестве или прекращении контактов.

Принципы корпоративного диалога

В современном обществе люди осознанно соблюдают правила делового общения для достижения конкретных целей в корпоративной среде. В бизнесе мало занимать определенную должность, необходимо также укреплять взаимоотношения с разными людьми. Большое значение имеет следующее:

Умение располагать к себе людей и держаться в обществе – это важные аспекты корпоративного диалога. Для этого необходимо уметь четко и ясно формулировать свои мысли, грамотно аргументировать свою точку зрения.

Аналитические данные и способность быстро принимать решение – всегда на вашей стороне. При общении с партнерами помните о том, что все стороны заинтересованы в быстром разрешении спорных моментов.
Важно учитывать культурные особенности и национальные традиции собеседника: несомненно, некоторые обычаи и нормы, принятые в другой стране, могут казаться неприемлемыми или оскорбительными.

Если вы овладеете навыками корпоративного диалога, вам будет проще и легче строить отношения с партнерами и коллегами, общаться с конкурентами и достигать поставленных целей. Кроме того, перед вами, несомненно, откроются перспективы карьерного роста.

Разновидности

Основные понятия и нормы деловой этики должны быть известны каждому уважающему себя человеку. Необходимо понимать, что в бизнесе общение между людьми выстраивается не по взаимному улавливанию настроения партнеров, а по определенным стандартам. Выделяют следующие разновидности делового общения (по функциональному назначению):

Вербальное и невербальное – заключаются в необходимости следить за речью, мимикой, жестами и позами. При невербальной коммуникации положение рук, ног, взгляды, наклон головы и непроизвольные движения могут рассказать о чувствах и настроении человека гораздо больше, чем устная речь. Стоит научиться контролировать мимику и жесты.
Письменные и устные. Для каждой формы общения выделяют отдельные понятия и нормы. К письменному виду общения относится любой документ, заверенный подписями и печатями. К устному – планерки, совещания, переговоры, доклады и другие формы делового общения.

Монологические и диалогические – имеют значительные языковые различия. Диалог является межличностным общением. Монолог отражает единственную точку зрения; к данному типу общения относится презентационная или торжественная речь, а также доклад или вступительное слово.

Дистанционное и личное. К дистанционному общению относятся телефонные разговор, переписка по почте. Особое внимание уделяется интонационному рисунку речи, краткости сообщения. Использовать жестикуляцию невозможно.

При личном общении оцениваются внешний вид собеседника, интонация, а также невербальные коммуникации.

Стили

Каждый стиль отличается определенными особенностями. Нужно уметь в них разбираться.

Классификация стилей:

Авторитарный. В его основе – неоспоримая власть начальника и абсолютное подчинение сотрудников. Любые решения принимаются единолично и не обсуждаются с заинтересованными или вовлеченными лицами.
Демократический – главной особенностью являются совместное обсуждение вопросов и стремление к взаимопониманию. При общении с собеседником используются просьба, рекомендации и мотивация.
Попустительский или формальный – определяется минимальным участием руководителя в управлении персоналом, ведении переговоров и принятии решений. Сложные дела и принятие рискованных решений переносятся на других. Эффективность такого управления зависит больше не от руководителя, а от уровня развития группы.
Либеральный – нечто среднее между авторитарным и демократическим стилями. Обсуждение различных вопросов с партнерами или коллегами сводится к минимуму, но используется в редких случаях и только с целью переложить ответственность на оппонента.
Официально-деловой – предполагает строгое соблюдение коммуникативных норм, речевых клише и регламента делового общения, где нет места проявлению индивидуальности.
Научный – строгая, краткая и выдержанная речь, уместная лишь в сферах науки и образования. Применяется в исследовательской или преподавательской деятельности.

Цели

Деловое общение касается всех внешних сторон поведения и разделяется на несколько направлений:

участники разговора имеют общие цели и мотивы;
разговор проходит в одном пространственно-временном промежутке;
между всеми участниками дискуссии выстроена четкая иерархия общения, распределены социальные статусы;
участники коммуникации придерживаются общепринятых правил и норм при общении.

Деловое общение помогает быстрее установить нужные контакты, заручиться поддержкой надежных покровителей. Оно помогает добиться взаимопонимания.

Можно выделить 4 функции делового общения, являющихся основными:

Информационно-коммуникативная – предполагает сбор и предоставление конкретной информации, а также обмен знаниями и опытом.
Интерактивная – обусловленная процессом взаимодействия между людьми. Применяется в процессе взаимодействия (поведение, деятельность и решения партнеров).
Перцептивная – заключается в понимании другого человека. Установление или ослабление контакта происходит на основе взаимопонимания.
Регулятивно-коммуникативная – позволяет скорректировать поведение участников дискуссии. Для этого необходимо в совершенстве владеть специальными методиками: уметь убеждать, находить компромиссы и идти на уступки.

Кроме того, необходимо учитывать особые правила при общении с деловыми людьми. Любые обращения, сообщения и информация должны соответствовать трем основам:

по содержательной направленности – сообщения и предоставляемая информация должны быть четкими и лаконичными;
выразительная часть – относится к эмоциональной составляющей;
побудительная сторона – направлена на мысли и чувства собеседника.

Речевой этикет

При общении человек обращает внимание на речь и голос собеседника. Он оценивается по определенным показателям:

Словарный запас – отсутствие слов-паразитов и грамотная, выразительная речь позволяют с уверенностью заявлять, что человек образованный и культурный.
Разборчивая речь и правильное произношение слов – залог успеха любого человека.
Интонирование – позволяет расставить необходимые акценты.
Темп речи – медленная речь вызовет тоску, а быстрая не позволит сконцентрироваться на предоставляемой информации.
Обсуждение положительных и отрицательных качеств конкурентов. Старайтесь затрагивать подобные темы крайне тактично и осторожно. Это своего рода безобидная манипуляция, которая поможет расположить к себе собеседника.
Сочетание длинных и коротких фраз. Такой прием позволит удерживать внимание собеседника.

Речевой этикет так или иначе связан с конкретной ситуацией общения. Поскольку каждый человек относится к социуму, без соблюдения определенных правил невозможно построить взаимовыгодные отношения в любой сфере жизни.

Памятка на каждый день: тезисы

Чтобы добиться уважения среди коллег и партеров, необходимо учитывать некоторые нюансы:

Обсуждение положительных и отрицательных качеств конкурентов. Старайтесь затрагивать подобные темы крайне тактично и осторожно. Это своего рода безобидная манипуляция, которая поможет расположить к себе собеседника.
Сочетание длинных и коротких фраз. Такой прием позволит удерживать внимание собеседника.
В деловой среде не следует демонстрировать свои личные предпочтения и эмоции при решении различных задач. Главную роль играют интересы компании, которую вы представляете, и интересы собеседника. Не стоит переходить на повышенные тона или вступать в словесную перепалку: любые проявления эмоций негативно скажутся на вашей репутации и имидже.
Не смешивать работу и личную жизнь. Взаимоотношения с коллегами не должны влиять на решение проблем компании. Если не удается построить теплые отношения с человеком, это не значит, что следует игнорировать его мнение и советы при решении общих задач. Умение отделять личные отношения от бизнеса помогает сконцентрироваться на желаемых задачах и разрешить споры.

Подготовьтесь к дискуссии: наведите справки о собеседнике и выберите подходящую тактику общения.
Будьте пунктуальны – не отнимайте время у деловых партнеров.
Умение слушать собеседника – ваше неоспоримое преимущество. Без умения общаться с клиентами, понимать их потребности и желания невозможно добиться успеха.
Доброжелательное отношение ко всем собеседникам. Даже к нечестному партнеру нельзя относиться пренебрежительно. Забудьте про неприязнь и постарайтесь относиться к собеседнику благосклонно и доброжелательно. Помните о том, что обсуждать ваши отношения с другими людьми в деловой среде не стоит. Взаимоотношения, личная жизнь не должны обсуждаться ни с кем.
Умение сосредотачиваться на главном. Постарайтесь выяснить, чего хочет ваш собеседник. Учитывая его интересы, постарайтесь разрешить проблему и прийти к общему знаменателю, не упуская свои пожелания.
Умение быть честным. Если информация будет недостоверной, искаженной, это может выясниться в любой неподходящий момент и отразиться на вашей репутации.
Не забывайте о правилах хорошего тона. Всегда обращайтесь к человеку по имени, улыбайтесь и старайтесь делать комплименты, но избегайте лести.

В следующем видео вас ждут самые важные навыки делового общения.

основные типы и понятия, языковые и письменные особенности, функции и принципы, роль вопросов

Без знания определенных правил невозможно вести дискуссию в области науки, искусства, производства или даже торговли.

Что это такое?

Беседа – устный контакт между собеседниками, сводится к обсуждению важных проблем и задач, уточнению некоторых нюансов, касающихся работы. Участники разговора в таком случае должны иметь право разбираться с различными задачами и принимать решения. Статусы собеседников должны быть равными.
Переговоры имеют более жесткую структуру. В них, как правило, участвуют представители разных компаний или подразделений. Переговоры используются для объединения усилий с партнерами, которые заинтересованы в решении конкретной задачи.
В совещании принимает участие группа или большой круг заинтересованных и вовлеченных лиц. Совещание предполагает сбор, анализ информации, обмен данными, а также принятие решения в спорных моментах.
Выступление – в данном случае один человек или небольшая группа делится необходимой информацией с аудиторией. В таком случае сообщение не сводится к обсуждению темы, а преподносится как информация. Данная форма общения требует от выступающего лидерских качеств, умения держаться в обществе, а также ораторских навыков.
Переписка – непрямой способ коммуникации, играет своеобразную роль заочного общения. К данному виду общения относятся приказы, протоколы, постановления, запросы, отчеты, официальные письма, инструкции и так далее. Переписка используется для общения между подразделениями или организациями. Необходимо соблюдать конкретные правила при ведении переписки.

Все официальные обращения должны соответствовать принятым шаблонам, необходимо также составлять текст грамотно и без ошибок.

Деловое общение состоит из нескольких этапов:

Формирование мотива. Без него не получится добиться эффективного взаимодействия.
Подготовка к общению – это составление плана беседы, подготовка доводов и информации. Необходимо также подготовить список задач, которые необходимо решить во время дискуссии.
Начало беседы. Нужно установить контакт, после этого необходимо создать благоприятный для беседы «климат отношений».
Постановка проблемы – выделение круга проблем, изложение своей позиции и видения данной задачи. Однако учтите, что вы должны заранее подготовить тезисы по теме беседы и быть готовыми отвечать на поставленные вопросы.
Обмен информацией – выяснение позиции собеседника. Важно поддерживать общение и отвечать на вопросы на доступном официальном языке, упуская при необходимости профессиональную терминологию.

Убеждение и аргументация – необходимы при разногласиях и вытекают из предыдущего этапа общения. Необходимо отметить позитивные стороны вашего видения ситуации и разрешения спорного момента.
Поиск решения проблемы или задачи – конец дискуссии, ее итог должен устроить всех участников.
Составление контракта – это означает, что по итогу встречи участники дискуссии пришли к общему знаменателю или заручились поддержкой партнеров при решении различных задач. Позитивный исход дискуссии завершается письменным подтверждением.
Анализ результатов – демонстрирует, были ли принятые решения правильными.
Принятие решения – предполагает согласие всех сторон после проведения анализа. В данном случае участники дискуссии принимают решение о дальнейшем сотрудничестве или прекращении контактов.

Принципы корпоративного диалога

Умение располагать к себе людей и держаться в обществе – это важные аспекты корпоративного диалога. Для этого необходимо уметь четко и ясно формулировать свои мысли, грамотно аргументировать свою точку зрения.
Аналитические данные и способность быстро принимать решение – всегда на вашей стороне. При общении с партнерами помните о том, что все стороны заинтересованы в быстром разрешении спорных моментов.
Важно учитывать культурные особенности и национальные традиции собеседника: несомненно, некоторые обычаи и нормы, принятые в другой стране, могут казаться неприемлемыми или оскорбительными.

Если вы овладеете навыками корпоративного диалога, вам будет проще и легче строить отношения с партнерами и коллегами, общаться с конкурентами и достигать поставленных целей. Кроме того, перед вами, несомненно, откроются перспективы карьерного роста.

Разновидности

Вербальное и невербальное – заключаются в необходимости следить за речью, мимикой, жестами и позами. При невербальной коммуникации положение рук, ног, взгляды, наклон головы и непроизвольные движения могут рассказать о чувствах и настроении человека гораздо больше, чем устная речь. Стоит научиться контролировать мимику и жесты.
Письменные и устные. Для каждой формы общения выделяют отдельные понятия и нормы. К письменному виду общения относится любой документ, заверенный подписями и печатями. К устному – планерки, совещания, переговоры, доклады и другие формы делового общения.

Монологические и диалогические – имеют значительные языковые различия. Диалог является межличностным общением. Монолог отражает единственную точку зрения; к данному типу общения относится презентационная или торжественная речь, а также доклад или вступительное слово.

Дистанционное и личное. К дистанционному общению относятся телефонные разговор, переписка по почте. Особое внимание уделяется интонационному рисунку речи, краткости сообщения. Использовать жестикуляцию невозможно.

При личном общении оцениваются внешний вид собеседника, интонация, а также невербальные коммуникации.

Стили

Каждый стиль отличается определенными особенностями. Нужно уметь в них разбираться.

Классификация стилей:

Авторитарный. В его основе – неоспоримая власть начальника и абсолютное подчинение сотрудников. Любые решения принимаются единолично и не обсуждаются с заинтересованными или вовлеченными лицами.
Демократический – главной особенностью являются совместное обсуждение вопросов и стремление к взаимопониманию. При общении с собеседником используются просьба, рекомендации и мотивация.
Попустительский или формальный – определяется минимальным участием руководителя в управлении персоналом, ведении переговоров и принятии решений. Сложные дела и принятие рискованных решений переносятся на других. Эффективность такого управления зависит больше не от руководителя, а от уровня развития группы.
Либеральный – нечто среднее между авторитарным и демократическим стилями. Обсуждение различных вопросов с партнерами или коллегами сводится к минимуму, но используется в редких случаях и только с целью переложить ответственность на оппонента.
Официально-деловой – предполагает строгое соблюдение коммуникативных норм, речевых клише и регламента делового общения, где нет места проявлению индивидуальности.
Научный – строгая, краткая и выдержанная речь, уместная лишь в сферах науки и образования. Применяется в исследовательской или преподавательской деятельности.

Цели

Деловое общение касается всех внешних сторон поведения и разделяется на несколько направлений:

участники разговора имеют общие цели и мотивы;
разговор проходит в одном пространственно-временном промежутке;
между всеми участниками дискуссии выстроена четкая иерархия общения, распределены социальные статусы;
участники коммуникации придерживаются общепринятых правил и норм при общении.

Можно выделить 4 функции делового общения, являющихся основными:

Информационно-коммуникативная – предполагает сбор и предоставление конкретной информации, а также обмен знаниями и опытом.
Интерактивная – обусловленная процессом взаимодействия между людьми. Применяется в процессе взаимодействия (поведение, деятельность и решения партнеров).
Перцептивная – заключается в понимании другого человека. Установление или ослабление контакта происходит на основе взаимопонимания.
Регулятивно-коммуникативная – позволяет скорректировать поведение участников дискуссии. Для этого необходимо в совершенстве владеть специальными методиками: уметь убеждать, находить компромиссы и идти на уступки.

по содержательной направленности – сообщения и предоставляемая информация должны быть четкими и лаконичными;
выразительная часть – относится к эмоциональной составляющей;
побудительная сторона – направлена на мысли и чувства собеседника.

Речевой этикет

Словарный запас – отсутствие слов-паразитов и грамотная, выразительная речь позволяют с уверенностью заявлять, что человек образованный и культурный.
Разборчивая речь и правильное произношение слов – залог успеха любого человека.
Интонирование – позволяет расставить необходимые акценты.
Темп речи – медленная речь вызовет тоску, а быстрая не позволит сконцентрироваться на предоставляемой информации.
Обсуждение положительных и отрицательных качеств конкурентов. Старайтесь затрагивать подобные темы крайне тактично и осторожно. Это своего рода безобидная манипуляция, которая поможет расположить к себе собеседника.
Сочетание длинных и коротких фраз. Такой прием позволит удерживать внимание собеседника.

Речевой этикет так или иначе связан с конкретной ситуацией общения. Поскольку каждый человек относится к социуму, без соблюдения определенных правил невозможно построить взаимовыгодные отношения в любой сфере жизни.

Памятка на каждый день: тезисы

Чтобы добиться уважения среди коллег и партеров, необходимо учитывать некоторые нюансы:

Обсуждение положительных и отрицательных качеств конкурентов. Старайтесь затрагивать подобные темы крайне тактично и осторожно. Это своего рода безобидная манипуляция, которая поможет расположить к себе собеседника.
Сочетание длинных и коротких фраз. Такой прием позволит удерживать внимание собеседника.
В деловой среде не следует демонстрировать свои личные предпочтения и эмоции при решении различных задач. Главную роль играют интересы компании, которую вы представляете, и интересы собеседника. Не стоит переходить на повышенные тона или вступать в словесную перепалку: любые проявления эмоций негативно скажутся на вашей репутации и имидже.
Не смешивать работу и личную жизнь. Взаимоотношения с коллегами не должны влиять на решение проблем компании. Если не удается построить теплые отношения с человеком, это не значит, что следует игнорировать его мнение и советы при решении общих задач. Умение отделять личные отношения от бизнеса помогает сконцентрироваться на желаемых задачах и разрешить споры.

Подготовьтесь к дискуссии: наведите справки о собеседнике и выберите подходящую тактику общения.
Будьте пунктуальны – не отнимайте время у деловых партнеров.
Умение слушать собеседника – ваше неоспоримое преимущество. Без умения общаться с клиентами, понимать их потребности и желания невозможно добиться успеха.
Доброжелательное отношение ко всем собеседникам. Даже к нечестному партнеру нельзя относиться пренебрежительно. Забудьте про неприязнь и постарайтесь относиться к собеседнику благосклонно и доброжелательно. Помните о том, что обсуждать ваши отношения с другими людьми в деловой среде не стоит. Взаимоотношения, личная жизнь не должны обсуждаться ни с кем.
Умение сосредотачиваться на главном. Постарайтесь выяснить, чего хочет ваш собеседник. Учитывая его интересы, постарайтесь разрешить проблему и прийти к общему знаменателю, не упуская свои пожелания.
Умение быть честным. Если информация будет недостоверной, искаженной, это может выясниться в любой неподходящий момент и отразиться на вашей репутации.
Не забывайте о правилах хорошего тона. Всегда обращайтесь к человеку по имени, улыбайтесь и старайтесь делать комплименты, но избегайте лести.

В следующем видео вас ждут самые важные навыки делового общения.

основные типы и понятия, языковые и письменные особенности, функции и принципы, роль вопросов

Без знания определенных правил невозможно вести дискуссию в области науки, искусства, производства или даже торговли.

Что это такое?

Беседа – устный контакт между собеседниками, сводится к обсуждению важных проблем и задач, уточнению некоторых нюансов, касающихся работы. Участники разговора в таком случае должны иметь право разбираться с различными задачами и принимать решения. Статусы собеседников должны быть равными.
Переговоры имеют более жесткую структуру. В них, как правило, участвуют представители разных компаний или подразделений. Переговоры используются для объединения усилий с партнерами, которые заинтересованы в решении конкретной задачи.
В совещании принимает участие группа или большой круг заинтересованных и вовлеченных лиц. Совещание предполагает сбор, анализ информации, обмен данными, а также принятие решения в спорных моментах.
Выступление – в данном случае один человек или небольшая группа делится необходимой информацией с аудиторией. В таком случае сообщение не сводится к обсуждению темы, а преподносится как информация. Данная форма общения требует от выступающего лидерских качеств, умения держаться в обществе, а также ораторских навыков.
Переписка – непрямой способ коммуникации, играет своеобразную роль заочного общения. К данному виду общения относятся приказы, протоколы, постановления, запросы, отчеты, официальные письма, инструкции и так далее. Переписка используется для общения между подразделениями или организациями. Необходимо соблюдать конкретные правила при ведении переписки.

Все официальные обращения должны соответствовать принятым шаблонам, необходимо также составлять текст грамотно и без ошибок.

Деловое общение состоит из нескольких этапов:

Формирование мотива. Без него не получится добиться эффективного взаимодействия.
Подготовка к общению – это составление плана беседы, подготовка доводов и информации. Необходимо также подготовить список задач, которые необходимо решить во время дискуссии.
Начало беседы. Нужно установить контакт, после этого необходимо создать благоприятный для беседы «климат отношений».
Постановка проблемы – выделение круга проблем, изложение своей позиции и видения данной задачи. Однако учтите, что вы должны заранее подготовить тезисы по теме беседы и быть готовыми отвечать на поставленные вопросы.
Обмен информацией – выяснение позиции собеседника. Важно поддерживать общение и отвечать на вопросы на доступном официальном языке, упуская при необходимости профессиональную терминологию.

Убеждение и аргументация – необходимы при разногласиях и вытекают из предыдущего этапа общения. Необходимо отметить позитивные стороны вашего видения ситуации и разрешения спорного момента.
Поиск решения проблемы или задачи – конец дискуссии, ее итог должен устроить всех участников.
Составление контракта – это означает, что по итогу встречи участники дискуссии пришли к общему знаменателю или заручились поддержкой партнеров при решении различных задач. Позитивный исход дискуссии завершается письменным подтверждением.
Анализ результатов – демонстрирует, были ли принятые решения правильными.
Принятие решения – предполагает согласие всех сторон после проведения анализа. В данном случае участники дискуссии принимают решение о дальнейшем сотрудничестве или прекращении контактов.

Принципы корпоративного диалога

Умение располагать к себе людей и держаться в обществе – это важные аспекты корпоративного диалога. Для этого необходимо уметь четко и ясно формулировать свои мысли, грамотно аргументировать свою точку зрения.
Аналитические данные и способность быстро принимать решение – всегда на вашей стороне. При общении с партнерами помните о том, что все стороны заинтересованы в быстром разрешении спорных моментов.
Важно учитывать культурные особенности и национальные традиции собеседника: несомненно, некоторые обычаи и нормы, принятые в другой стране, могут казаться неприемлемыми или оскорбительными.

Если вы овладеете навыками корпоративного диалога, вам будет проще и легче строить отношения с партнерами и коллегами, общаться с конкурентами и достигать поставленных целей. Кроме того, перед вами, несомненно, откроются перспективы карьерного роста.

Разновидности

Вербальное и невербальное – заключаются в необходимости следить за речью, мимикой, жестами и позами. При невербальной коммуникации положение рук, ног, взгляды, наклон головы и непроизвольные движения могут рассказать о чувствах и настроении человека гораздо больше, чем устная речь. Стоит научиться контролировать мимику и жесты.
Письменные и устные. Для каждой формы общения выделяют отдельные понятия и нормы. К письменному виду общения относится любой документ, заверенный подписями и печатями. К устному – планерки, совещания, переговоры, доклады и другие формы делового общения.

Монологические и диалогические – имеют значительные языковые различия. Диалог является межличностным общением. Монолог отражает единственную точку зрения; к данному типу общения относится презентационная или торжественная речь, а также доклад или вступительное слово.

Дистанционное и личное. К дистанционному общению относятся телефонные разговор, переписка по почте. Особое внимание уделяется интонационному рисунку речи, краткости сообщения. Использовать жестикуляцию невозможно.

При личном общении оцениваются внешний вид собеседника, интонация, а также невербальные коммуникации.

Стили

Каждый стиль отличается определенными особенностями. Нужно уметь в них разбираться.

Классификация стилей:

Авторитарный. В его основе – неоспоримая власть начальника и абсолютное подчинение сотрудников. Любые решения принимаются единолично и не обсуждаются с заинтересованными или вовлеченными лицами.
Демократический – главной особенностью являются совместное обсуждение вопросов и стремление к взаимопониманию. При общении с собеседником используются просьба, рекомендации и мотивация.
Попустительский или формальный – определяется минимальным участием руководителя в управлении персоналом, ведении переговоров и принятии решений. Сложные дела и принятие рискованных решений переносятся на других. Эффективность такого управления зависит больше не от руководителя, а от уровня развития группы.
Либеральный – нечто среднее между авторитарным и демократическим стилями. Обсуждение различных вопросов с партнерами или коллегами сводится к минимуму, но используется в редких случаях и только с целью переложить ответственность на оппонента.
Официально-деловой – предполагает строгое соблюдение коммуникативных норм, речевых клише и регламента делового общения, где нет места проявлению индивидуальности.
Научный – строгая, краткая и выдержанная речь, уместная лишь в сферах науки и образования. Применяется в исследовательской или преподавательской деятельности.

Цели

Деловое общение касается всех внешних сторон поведения и разделяется на несколько направлений:

участники разговора имеют общие цели и мотивы;
разговор проходит в одном пространственно-временном промежутке;
между всеми участниками дискуссии выстроена четкая иерархия общения, распределены социальные статусы;
участники коммуникации придерживаются общепринятых правил и норм при общении.

Можно выделить 4 функции делового общения, являющихся основными:

Информационно-коммуникативная – предполагает сбор и предоставление конкретной информации, а также обмен знаниями и опытом.
Интерактивная – обусловленная процессом взаимодействия между людьми. Применяется в процессе взаимодействия (поведение, деятельность и решения партнеров).
Перцептивная – заключается в понимании другого человека. Установление или ослабление контакта происходит на основе взаимопонимания.
Регулятивно-коммуникативная – позволяет скорректировать поведение участников дискуссии. Для этого необходимо в совершенстве владеть специальными методиками: уметь убеждать, находить компромиссы и идти на уступки.

по содержательной направленности – сообщения и предоставляемая информация должны быть четкими и лаконичными;
выразительная часть – относится к эмоциональной составляющей;
побудительная сторона – направлена на мысли и чувства собеседника.

Речевой этикет

Словарный запас – отсутствие слов-паразитов и грамотная, выразительная речь позволяют с уверенностью заявлять, что человек образованный и культурный.
Разборчивая речь и правильное произношение слов – залог успеха любого человека.
Интонирование – позволяет расставить необходимые акценты.
Темп речи – медленная речь вызовет тоску, а быстрая не позволит сконцентрироваться на предоставляемой информации.
Обсуждение положительных и отрицательных качеств конкурентов. Старайтесь затрагивать подобные темы крайне тактично и осторожно. Это своего рода безобидная манипуляция, которая поможет расположить к себе собеседника.
Сочетание длинных и коротких фраз. Такой прием позволит удерживать внимание собеседника.

Речевой этикет так или иначе связан с конкретной ситуацией общения. Поскольку каждый человек относится к социуму, без соблюдения определенных правил невозможно построить взаимовыгодные отношения в любой сфере жизни.

Памятка на каждый день: тезисы

Чтобы добиться уважения среди коллег и партеров, необходимо учитывать некоторые нюансы:

Обсуждение положительных и отрицательных качеств конкурентов. Старайтесь затрагивать подобные темы крайне тактично и осторожно. Это своего рода безобидная манипуляция, которая поможет расположить к себе собеседника.
Сочетание длинных и коротких фраз. Такой прием позволит удерживать внимание собеседника.
В деловой среде не следует демонстрировать свои личные предпочтения и эмоции при решении различных задач. Главную роль играют интересы компании, которую вы представляете, и интересы собеседника. Не стоит переходить на повышенные тона или вступать в словесную перепалку: любые проявления эмоций негативно скажутся на вашей репутации и имидже.
Не смешивать работу и личную жизнь. Взаимоотношения с коллегами не должны влиять на решение проблем компании. Если не удается построить теплые отношения с человеком, это не значит, что следует игнорировать его мнение и советы при решении общих задач. Умение отделять личные отношения от бизнеса помогает сконцентрироваться на желаемых задачах и разрешить споры.

Подготовьтесь к дискуссии: наведите справки о собеседнике и выберите подходящую тактику общения.
Будьте пунктуальны – не отнимайте время у деловых партнеров.
Умение слушать собеседника – ваше неоспоримое преимущество. Без умения общаться с клиентами, понимать их потребности и желания невозможно добиться успеха.
Доброжелательное отношение ко всем собеседникам. Даже к нечестному партнеру нельзя относиться пренебрежительно. Забудьте про неприязнь и постарайтесь относиться к собеседнику благосклонно и доброжелательно. Помните о том, что обсуждать ваши отношения с другими людьми в деловой среде не стоит. Взаимоотношения, личная жизнь не должны обсуждаться ни с кем.
Умение сосредотачиваться на главном. Постарайтесь выяснить, чего хочет ваш собеседник. Учитывая его интересы, постарайтесь разрешить проблему и прийти к общему знаменателю, не упуская свои пожелания.
Умение быть честным. Если информация будет недостоверной, искаженной, это может выясниться в любой неподходящий момент и отразиться на вашей репутации.
Не забывайте о правилах хорошего тона. Всегда обращайтесь к человеку по имени, улыбайтесь и старайтесь делать комплименты, но избегайте лести.

В следующем видео вас ждут самые важные навыки делового общения.

Контрольная работа: Деловое общение как особый вид общения (контрольная 19 стр.)

Тема: Деловое общение как особый вид общения

Раздел: Бесплатные рефераты по деловому общению

Вуз: ВЗФЭИ

Год и город: Калуга 2010

План работы:

Вопрос 1. Отличительные особенности и основные признаки делового общения 3

Вопрос 2. Виды и формы делового общения 6

Вопрос 3. Виды делового общения 12

Практическое задание 17

Список литературы 19

Вопрос 1. Отличительные особенности и основные признаки делового общения

Если отношения определяются через понятие «связи», то общение понимают как процесс взаимодействия человека с человеком, осуществляемый с помощью средств речевого и неречевого воздействия и преследующий цель достижения изменений в познавательной, мотивационной, эмоциональной и поведенческой сферах участвующих в общении лиц. В ходе общения его участники обмениваются не только своими физическими действиями или продуктами, результатами труда, но и мыслями, намерениями, идеями, переживаниями и т.д.

В повседневной жизни человек учится общению с детства и овладевает разными его видами в зависимости от среды, в которой живет, от людей, с которыми взаимодействует.

Общение может быть личным и деловым. Личное общение — это обмен неофициальной информацией, а деловое — процесс взаимодействия людей, выполняющих совместные обязанности или включенных в одну и ту же деятельность. То есть, деловое общение – процесс взаимосвязи и взаимодействия, в котором происходит обмен деятельностью, информацией и опытом предполагающим достижение определенного результата, решение конкретной проблемы или реализацию определенной цели.

От качества делового общения зависят взаимопонимание, согласованность действий и четкость приоритетов, возникающих у субъектов, занятых общим делом.

В деловой коммуникации предметом общения является деятельность (дело), и партнер по общению всегда выступает как личность, значимая для другого. Основные задачи деловой коммуникации – продуктивное сотрудничество, стремление к сближению целей, улучшение партнерских отношений.

Существуют признаки делового общения, которые отличают этот вид общения от других. Первым существенным признаком делового общения является то что в объективной реальности деловое общение существует не само по себе, как обособленный процесс, а всегда включено в какую-либо совместную социально значимую предметную деятельность людей (экономическую, политическую, правовую, педагогическую и т.д.) и является формой организации этой деятельности. Это очень важная особенность делового общения, которая отличает его от других видов общения. Например, в целевом общении, общение само по себе служит средством удовлетворения какой-либо потребности людей, в том числе и потребности в общении. Личностное общение всегда затрагивает внутренний мир субъектов общения, их глубоко личностные переживания, ощущения, желания, намерения, когнитивные и ценностные смыслы.

Модальное общение всегда ограниченное рамками самого процесса общения. В нем различные мотивации общения находятся в пределах самого общения и субъектов общения занимает сам процесс общения. Социальное общение служит средством расширения межличностных отношений и информационного фонда субъектов общения. Наиболее близко к деловому инструментальное общение, в котором само общение «не является самоцелью и не стимулируется самостоятельной потребностью».

Следующий признак делового общения — то, что содержание общения определяется самим предметом общения: тем, чем непосредственно заняты субъекты общения. Предмет делового общения, определяющий его содержание, для деловых партнеров становится главной социально значимой целью общения. Таким образом реализуется инструментальная направленность делового общения на решение социально значимой проблемы. Что же касается внутреннего личностного мира деловых партнеров, то в деловом общении он практически не затрагивается. Но его влияние может сказываться на эмоциональном фоне делового общения.

Наличие в деловом общении взаимного психологического влияния деловых партнеров также является значимым признаком делового общения. К наиболее распространенным типам психологического влияния относятся убеждение, внушение, расположение, игнорирование, прошение, побуждение, подражание. Тип психологического влияния может определяться как структурой делового общения, так и конкретной деловой ситуацией. Средства психологического влияния, как правило, используются на двух базовых уровнях: вербальном и невербальном.

В деловом общении мы не можем прекратить взаимодействие с партнером (по крайней мере, без потерь для обеих сторон). В обычном дружеском общении чаще всего не ставятся конкретные задачи, не преследуются определенные цели. Такое общение можно прекратить (по деланию участников) в любой момент.

Очень важным в деловом общении является взаимопонимание людей, поскольку оно обеспечивает эффективный результат взаимодействия, что и определяет эффективность сотрудничества.

Деловое общение требует и более строгого отношения к использованию его участниками речевых средств. В деловом общении не допускаются бранные слова и нецензурные выражения, просторечие, нежелательным является использование слов ограниченной сферы употребления (жаргонизмов, диалектизмов, архаизмов и др.).

Таким образом, в целом деловое общение отличается от обыденного (неформального) тем, что в его процессе ставятся цель и конкретные задачи, которые требуют своего решения. Здесь велика значимость партнера в общении, это личность, деловой субъект. Деловое общение является одним из самых важных для руководителя, ведь его целью является организация связей, посредством которых сотрудники будут взаимодействовать внутри организации, а также оно направлено на деятельность вне фирмы. Эта деятельность может носить научный производственный характер, преследовать коммерческие цели и т.д.

Вопрос 2. Виды и формы делового общения

По способам обмена информацией различают устное и письменное деловое общение. Устное общение — это монолог и диалог. К монологам относят приветственную речь, торговую презентацию, рекламу, доклад на конференции, совещании, заседании и другие информационные монологи.

Диалоги подразумевают участие нескольких участников. Это может быть деловой разговор — небольшой контакт на какую-то определённую тему, обычно одну. Деловая беседа — развернутое обсуждение какого-то вопроса, как правило, сопровождаемая принятием конкретного решения. Деловые переговоры — обсуждение с целью принятия решения по обсуждаемому вопросу. Дискуссия, совещание, интервью, телефонный разговор, пресс-конференция.

Письменное деловое общение — это протокол, отчет, справка, деловое письмо, приказ, инструкция, распоряжение, заявление, договор и другие официальные документы.

По средствам общения выделяют:

Прямое — предполагает личные контакты.
Косвенное — общение через посредников.
Непосредственное — с помощью голоса, жестов, интонации.
Опосредованное — с использованием специальных средств — диктофона, видеокамеры, компьютера и так далее.

По содержанию деловое общение бывает:

Материальное — обмен продуктами деятельности и предметами.
Когнитивное — обмен информацией, знаниями.
Деятельностное — обмен навыками, умениями, операциям.
Мотивационное — обмен побуждениями, мотивами, целями, потребностями.

Деловое общение можно разделить на виды еще по очень многим принципам и показателям. К примеру, корпоративное общение предполагает глубокий процесс взаимодействия, в ходе которого вырабатывается общая корпоративная культура. В свою очередь, корпоративное общение можно разделить на вербальное и невербальное. Вербальное (от лат. verbalis — словесный) осуществляется при помощи слов, невербальное — с помощью жестов, взглядов, мимики.

К видам корпоративного общения так же относятся деловая беседа, публичное выступление, переговоры, дискуссии, обсуждения, прием. Все эти виды делового общения выполняют определенные цели:

организация совместной деятельности;
познание друг друга;
достижение определённого результата;
развитие и формирование межличностных отношений.

Деловое общение реализуется в различных формах:

Деловой разговор;
Деловая беседа;
Деловые переговоры;
Деловые совещания;
Деловые презентации;

Деловой разговор — контакт людей в устной форме, касающийся деловой деятельности и ее различных аспектов: производственного, творческого и иных направлений. Он не обязательно должен осуществляться посредством личного общения, могут применяться и технические средства, например телефон, Интернет, видеотехника и др.

Деловой разговор обязательно имеет предмет, касающийся определенной ситуации в производственной, управленческой или другой сфере.
Как правило, одна из сторон общения запрашивает у другой информацию, интересующую ее по тому или иному вопросу. В свою очередь другая сторона предоставляет ее по мере возможностей.

Деловой разговор должен иметь конечную цель. По его итогам производится принятие решений или достигаются соглашения, договоренности. Также предпринимаются заранее обговоренные, согласованные действия.

Деловая беседа — это разговор между двумя собеседниками, соответственно ее участники могут и должны принимать во внимание специфические особенности личности, мотивов, речевых характеристик друг друга, т.е. общение носит межличностный характер и предполагает разнообразные способы речевого и неречевого воздействия партнеров друг на друга.

В теории управления беседа рассматривается как вид делового общения, специально организованный предметный разговор, служащий решению управленческих задач. В отличие от деловых переговоров, которые значительно более жестко структурированы и, как правило, ведутся между представителями разных организаций (или подразделений одной организации), деловая беседа, хотя всегда имеет конкретный предмет, не предлагает заключения договора или выработку обязательных для исполнения решений, более личностно ориентирована и происходит между представителями одной организации. Она может предварять переговоры или быть их составной частью.

Две основные формы деловой беседы: диалог и многостороннее деловое общение. Но они характерны для демократичных руководителей, которые прислушиваются к мнениям и суждениям своих подчиненных.
Авторитарный лидер использует в основном форму монолога, так как не считает необходимым выслушивать мнения работников. Такие выступления чаще всего превращаются в отчет или подведение итогов. При этом не предполагается участие в такой «беседе» остальных сотрудников.
Деловая беседа не может обходиться без анализа существующей проблемы или ситуации, в которую попала организация. В ее процессе выясняются мнения сотрудников на этот счет, их взгляд на всю ситуацию. Также происходит выяснение настроений среди партнеров организации или потребителей продукции.

После получения всей этой информации руководитель вырабатывает решение, приемлемое в данной ситуации, учитывая интересы и мнения всех сторон, участвующих в деловой беседе.

Организация деловой беседы должна быть проведена на достаточно высоком уровне. Это требует определенной подготовки: выбора места и времени ее проведения, состава ее участников, ограничения по времени, список вопросов, а также стремление достичь желаемого результата, который и является целью. Без этого деловая беседа станет просто разговором нескольких лиц на деловые темы.

К числу целей, требующих проведения деловой беседы, можно отнести, во-первых, стремление одного собеседника посредством слова оказать определенное влияние на другого, вызвать желание у другого человека или группы активно действовать, с тем чтобы изменить существующую деловую ситуацию или деловые отношения, другими словами, создать новую деловую ситуацию или новые деловые отношения между участниками беседы; во-вторых, необходимость выработки руководителем соответствующих решений на основании анализа мнений и высказываний сотрудников.

Деловое совещание – это общепринятая форма делового общения по обсуждению производственных вопросов и проблем, требующих коллективного осмысления и решения. Совещания необходимы для ускорения принятия решений и повышения их обоснованности, для эффективного обмена мнениями и опытом, более быстрого доведения конкретных задач до исполнителя и эмоционального воздействия на персонал организации.

В теории управления деловое совещание определяется как форма организованного, целенаправленного взаимодействия руководителя с коллективом посредством обмена мнениями. Оно может принимать различные формы: личная встреча, селекторное совещание, электронная конференция и т.д. Главная цель делового совещания — выработка и подготовка к выполнению решений в сфере управления. К ним относятся решения по поводу разработки планов, организационные вопросы, проблемы изменения структуры фирмы, разработка системы мер стимулирования, способы устранения недоработок и недостатков в ходе выполнения задач, контроль, учет и т.д.
Совещание тоже требует немалых усилий по его подготовке. Так же, как и в ходе приготовления к деловой беседе, определяются состав участников, вопросы, время проведения и т.д. Управлять ходом совещания должен руководитель. Сперва заслушивается и принимается к сведению вся имеющаяся у сторон информация, а затем на ее основе принимается решение. Утверждать принятое по результатам совещания решение может только руководитель и никто более.

Деловые переговоры – специфический вид деловой коммуникации, имеющий свои правила и закономерности, использующий разнообразные пути к достижению соглашения, совместный анализ проблем. Цель переговоров – найти взаимоприемлемое решение, избегая крайней формы проявления конфликта.

Переговоры могут быть официальными – с протоколом, строгой процедурой, соблюдением специальных ритуалов – и неофициальными, похожими на непринужденную беседу, не предполагающими по окончании подписания тех ли иных официальных бумаг. Переговоры могут быть внешними (с деловыми партнерами и клиентами) и внутренними (между сотрудниками).

Выделяют два подхода к переговорам: конфронтационный и партнерский. В основе конфронтационного подхода лежит уверенность, что целью переговоров является победа, а отказ от полной победы означает поражение. Партнерский подход реализуется путем совместного с партнером анализа проблем и поиска взаимоприемлемого решения, при котором в выигрыше оказываются оба участника.

Деловые переговоры — это особая форма совещания. Существует ряд их отличительных признаков.

В деловых переговорах принимает участие не менее двух сторон, каждая из которых преследует свои интересы;
Согласование по результатам переговоров интересов является главной их целью;
После проведения переговоров результат обязательно фиксируется в каком-либо юридическом документе.

Под презентацией обычно понимают первое официальное представление заинтересованной аудитории некоторой еще неизвестной или малоизвестной продукции, фирмы и ее создателей. В современных рыночных условиях презентация становится необходимым условием утверждения на рынке услуг и товаров. При ее успешном проведении имидж и престиж фирмы более привлекательны и способствуют успешному заключению договоров и контрактов. На презентации, как правило, присутствуют заинтересованные группы, пресса, представители бизнеса.

Предметом презентации может быть товар или услуга, а также книга, журнал, телепрограмма, модель автомобиля, инновационная структура, эффективная технология и т.п. В целях демонстрации товара или услуг подготавливаются пресс-релизы, слайды, видеосюжеты, схемы и диаграммы, другие средства визуализации и информирования. Готовится специальное извещение о презентации, которое дается, как правило, через средства массовой информации.

Каким бы ни было деловое общение, оно всегда должно соответствовать законам деловой этики. Самые главные правила таковы — в любой форме общения должны присутствовать доброжелательность, уважение, конкретность, открытость, восприимчивость.

Вопрос 3. Виды делового общения

Специалисты в сфере общения различают шесть видов делового общения: познавательное, убеждающее, экспрессивное, суггестивное, ритуальное и манипулятивное. Для каждого из них характерны свои цели и ожидаемый результат, условия организации, коммуникативные формы и средства.

Познавательное общение. Цель: расширить информационный уровень партнера, передать необходимую для профессиональной деятельности информацию, прокомментировать инновационные сведения.

Условия организации коммуникации: учет познавательных возможностей конкретных деловых партнеров, их индивидуальных установок на получение новой информации и интеллектуальных возможностей для ее переработки, понимания и восприятия.

Коммуникативные формы: лекции и семинары, доклады и информационно-аналитические сообщения, беседы и консультации, уроки, отчеты, а также письменные работы: рефераты, контрольные, курсовые, дипломные, проектные работы, позволяющие оценить степень освоения теории вопроса, просмотр видео и телевизионных обучающих передач.

Коммуникативные средства и технологии: комментарий, аргументация и доказательство; характеристика причинно-следственных связей, сравнительный анализ; рациональное структурирование информации; речевая культура и ораторское мастерство.

Ожидаемый результат: освоение новой информации и применение ее в практической деятельности, внедрение инноваций, саморазвитие.

Убеждающее общение. Цель: вызвать у деловых партнеров определенные чувства и сформировать ценностные ориентации и установки; убедить в правомерности тех или иных стратегий взаимодействия; сделать своим единомышленником.

Условия организации коммуникации: опора на восприимчивость партнера, его личностную мотивацию и интеллектуально-эмоциональную культуру.

Коммуникативные формы: убеждающая, призывающая к действию речь, пресс-конференция, дискуссия, спор, полемика, переговоры, напутствие, комплимент, беседа, презентация, «круглые столы».

Коммуникативные средства и технологии: аргументация, демонстрация и доказательство; разъяснение и сравнительный анализ; факты, цифры и примеры, свидетельствующие о преимуществах; опора на эмоциональный настрой партнера и включение его основной и ведущей систем восприятия с помощью вербальных и невербальных ключей доступа; учет контраргументации и критического настроя партнера; психологические приемы присоединения, создание атмосферы доверия.

Ожидаемый результат: привлечение партнера на свою позицию, изменение личностных установок, взглядов, убеждений, переориентация целей.

Экспрессивное общение. Цель: сформировать у партнера психоэмоциональный настрой, передать чувства, переживания, побудить к необходимому социальному действию.

Условия организации коммуникации: опора на эмоциональную сферу партнера, использование художественно-эстетических средств воздействия на сенсорные каналы делового партнера.

Коммуникативные формы: речи по специальному поводу; презентации; беседы и собрания; митинг; рассказ о ситуации, о фирме, о человеке; брифинг; мозговой штурм, а также демонстрация видео- и кинофрагментов; анализ потенциальных проблем, возможных последствий; лозунги и призывы.

Коммуникативные средства и технологии: аудио-, видео- и художественные средства; краткость речевых конструкций; эмоционально окрашенный, образный лексикон; актерское мастерство: аффектация, акцентация через улыбку, голос, взгляд, демонстративный характер поз; яркость жестикулирования, интонирования, мимики; демонстрация конгруэнтности; ситуативная обусловленность информации, опора на актуальные потребности слушателей; искренность демонстрируемых чувств.

Ожидаемый результат: изменение настроя партнера; провоцирование необходимых чувств: сострадания, сопереживания; вовлечение партнера в конкретные акции и действия.

Суггестивное общение. Цель: оказать внушающее воздействие на делового партнера для изменения его мотивации, ценностных ориентаций и установок, поведения и отношения.

Условия организации коммуникации: внушаемость партнера (суггерента), его недостаточная информированность, недостаточная критичность, слабый уровень контрсуггестии, высокий авторитет суггестора (осуществляющего внушение), создание атмосферы доверительности.

Коммуникативные формы: беседа, митинг, речь-напутствие, пресс-конференция, брифинг, дебаты, реклама, собрание, консультация, тренинг.

Коммуникативные средства и технологии: разъяснение внушаемых установок, управление эмоциональным напряжением; внушение через приемы, идентификация, ссылки на авторитет, персонификация; предупреждение, угроза, шантаж, психологический террор и другие приемы манипулирования; психологическое присоединение и интонационное стимулирование.

Ожидаемый результат: изменение поведения партнера, смена установок, ценностных ориентаций.

Ритуальное общение. Цель: закрепить и поддержать конвенциональные отношения в деловом мире; обеспечить регуляцию социальной психики в больших и малых группах людей; сохранять ритуальные традиции фирмы, предприятия, создавать новые.

Условия организации коммуникации: ритуальный (церемониальный) характер акций. Художественно оформленная пространственная среда; соблюдение конвенций; праздничное или адекватное ситуации ритуала настроение; опора на национальные, территориальные, профессиональные традиции и нормы общения.

Коммуникативные формы: рамочная. Торжественная, траурная речи, речь в дружеском кругу; ритуальные акты, церемонии, обряды; праздники, посвящения, чествования, презентации и торжественные собрания.

Коммуникативные средства и технологии: использование вербальных и невербальных ключей доступа в аудиальный, визуальный и кинестетический сенсорные каналы участников общения; включение участников в активную массовую деятельность; импровизации и неординарность сюжетов при сохранении ритуальных и церемониальных тенденций.

Ожидаемый результат: формирование соответствующих ситуации общения, например чувства патриотизма, гордости, причастности и проч.; сохранение традиций, формирование и закрепление новых ритуалов.

Манипулятивное общение. Основной целью манипулятивного общения является оказание воздействия на партнера по общению, но при этом достижение своих намерений осуществляется скрытно. Цель манипуляции — стремление добиться контроля в том, что при манипулятивном виде партнер по общению не информирует о своих истинных целях, цели скрываются или подменяются другими.

При манипулятивном виде общения партнер не воспринимается как целостная уникальная личность, он является носителем определенных, «нужных» манипулятору свойств и качеств. Например, неважно, насколько добр человек, что его доброту можно использовать в своих целях. Однако нередко человек, выбравший в качестве основного именно этот тип отношений с другими, в конечном итоге сам становится жертвой собственных манипуляций. Самого себя он тоже воспринимает как фрагмент, руководствуется ложными целями и переходит на стереотипные формы поведения. Манипулятивное отношение к другому приводит к нарушению доверительных связей, построенных на дружбе, любви, взаимной привязанности.

Практическое задание

В жизни любой организации или предприятия виды и формы делового общения занимают важное место. Обмен информацией, выдвижение и разработка рабочих идей, контроль и координация деятельности сотрудников, подведение итогов и оценка достигнутого — вот лишь некоторые стороны деятельности организации, которые связаны с проведением совещаний и деловых бесед разного рода. Деловые беседы, деловые совещания и деловые презентации можно рассматривать как самостоятельные виды деловой коммуникации, они отличаются друг от друга целями, ради которых проводятся. Ниже приведена таблица основных форм делового общения.

Таблица основных форм делового общения

Форма делового общения	Краткая характеристика	Цель проведения
Деловой разговор	Контакт людей в устной форме, касающийся деловой деятельности и ее различных аспектов: производственного, творческого и иных направлений. Он не обязательно должен осуществляться посредством личного общения, могут применяться и технические средства, например телефон, Интернет, видеотехника и др.	Принятие решений или достигаются соглашения, договоренности.
Деловая беседа	Это разговор между двумя собеседниками, соответственно ее участники могут и должны принимать во внимание специфические особенности личности, мотивов, речевых характеристик друг друга, т.е. общение носит межличностный характер и предполагает разнообразные способы речевого и неречевого воздействия партнеров друг на друга.	Выработка руководителем соответствующих решений на основании анализа мнений и высказываний сотрудников.
Деловые переговоры	Специфический вид деловой коммуникации, имеющий свои правила и закономерности, использующий разнообразные пути к достижению соглашения, совместный анализ проблем.	Цель переговоров – найти взаимоприемлемое решение, избегая крайней формы проявления конфликта.
Деловое совещание	Общепринятая форма делового общения по обсуждению производственных вопросов и проблем, требующих коллективного осмысления и решения. Совещания необходимы для ускорения принятия решений и повышения их обоснованности, для эффективного обмена мнениями и опытом, более быстрого доведения конкретных задач до исполнителя и эмоционального воздействия на персонал организации.	Принятие совместного решения после коллективного обмена информацией
Деловая презентация	Первое официальное представление заинтересованной аудитории некоторой еще неизвестной или малоизвестной продукции, фирмы и ее создателей. При ее успешном проведении имидж и престиж фирмы более привлекательны и способствуют успешному заключению договоров и контрактов.	Демонстрации товара или услуг с целью заключения договоров и контрактов

Список литературы:

Психология и этика делового общения. Учебник/Под ред.Лавриненко В.Н. – М.:ЮНИТИ-ДАНА, 2-5 изд., 1997-2006.
Титова Л.Г. Деловое общение. Учебное пособие. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005.
Андреева Г.М. Социальная психология. М.: Аспект Пресс, 2001.
Годфруа Ж. Что такое психология: В 2 т.:пер с фр. М.: Мир, 1992.
Крысько В.Г. Социальная психология. Курс лекций. М.: Омега-Л.,2005.
Люшер М. Цвет Вашего характера. М.:Вече Персей-ЛЕТ, 1996.
Майерс Д. Социальная психология. М.: Питер, 2005.
Морозов А.В. Деловая психология. Курс лекций – СПб.:Союз,2002.
Психодиагностика: Учебник для вузов/Л.Ф.Бурлачук. – СПб.:Питер.2003.
Психология. Учебник для экономических вузов/Под общ.ред.В.Н.Дружинина. – СПб.:Питер, 2000.
Скаженик Е.Н. Деловое общение: Учебное пособие. Таганрог: Изд-во ТРТУ, 2006.

Понравилось? Нажмите на кнопочку ниже. Вам не сложно, а нам приятно).

Чтобы скачать бесплатно Контрольные работы на максимальной скорости, зарегистрируйтесь или авторизуйтесь на сайте.

Важно! Все представленные Контрольные работы для бесплатного скачивания предназначены для составления плана или основы собственных научных трудов.

Друзья! У вас есть уникальная возможность помочь таким же студентам как и вы! Если наш сайт помог вам найти нужную работу, то вы, безусловно, понимаете как добавленная вами работа может облегчить труд другим.

Если Контрольная работа, по Вашему мнению, плохого качества, или эту работу Вы уже встречали, сообщите об этом нам.

Добавить отзыв могут только зарегистрированные пользователи.

Основные формы делового общения :: BusinessMan.ru

Деловое общение – это довольно жестко регламентированная, узкая коммуникация, направленная на достижение определенных целей. Его характер связан с решением рабочих вопросов. Выделяют самые разные формы делового общения, в зависимости от ситуации. Это и беседа, и переговоры, и служебная переписка, и даже издание приказов.

Следует отличать формы делового общения от разновидностей межличностной коммуникации. В некоторых ситуациях они могут довольно тесно переплетаться. Но следует помнить, что межличностное общение не подразумевает под собой явной материальной выгоды.

Виды современного делового общения

Деловое общение, его виды и формы – это многогранный процесс, подразумевающий под собой много разновидностей. Одна из его специфических особенностей – регламентированность, т. е. следование определенным правилам и нормам. Они могут быть как официально задокументированны, так и носить характер неписаных требований.

Среди большого разнообразия видов делового общения следует выделить:

Устные виды. Разговор, беседа, переговоры, совещание, выступление перед коллегами, рекламное обращение, пресс-конференция, телефонный разговор.
Письменные виды. Деловая переписка между партнерами и конкурентами, приказы и распоряжения руководства, служебные записки от подчиненных, договоры, акты.

Любой из видов делового общения важен для успешного развития бизнеса. Каждый специалист организации, занятый на должностях, связанных с внешней и внутренней коммуникацией, должен знать виды общения и владеть ими.

Основные формы делового общения

Умение правильно выбрать форму коммуникации – одна из важнейших составляющих успеха в бизнесе. Ситуативно-деловая форма общения предполагает гибкость всех участников, способность переключаться на другие варианты коммуникации. Кроме того, при выборе варианта общения необходимо учитывать личностные и психологические особенности собеседников. Это позволит достичь большего успеха в переговорах и беседах.

Среди прочих стоит выделить следующие наиболее распространенные и современные формы делового общения:

Беседа – одна из самых распространенных форм бизнес-коммуникации. Это и обсуждение особенностей работы начальника с подчиненным, и свободное общение на рабочие темы коллег равных по статусу, и наставническая речь, обращенная к новым сотрудникам. Деловая беседа может проходить как в жестко регламентированной, так и в относительно неформальной обстановке.
Деловое совещание – это групповая форма коммуникации. В нем участвуют от двух человек. Предполагается четкая регламентация, часто сопровождается ведением протокола, подписанием документов, принятием определенных решений.
Публичное выступление как форма делового общения применяется чаще всего на различных массовых мероприятиях. Может иметь информационный, рекламный или научно-прикладной характер. Регламентировано по времени и ограничено темой мероприятия.
Переговоры – форма бизнес-коммуникации направленная на общение с конкурентами или партнерами предприятия, для получения каких-либо выгод или предотвращения финансовых потерь. Приговоры могут проходить при личной встрече, так и посредством переписки либо телефонных звонков.
Деловая переписка включает в себя все формы письменного бизнес-общения, в том числе и электронную почту.

Кроме того, распространенными формами делового общения являются – пресс-конференции, спор, конфронтация, заключение сделки, общение через переводчика, видеотрансляция связанная с бизнесом и многое другое.

Деловая беседа как форма делового общения

Деловая беседа, как и другие формы делового общения индивидуального характера, носит наименее регламентированный характер. Она играет важную роль как в бизнесе, так и в политической сфере. Любой специалист организации должен владеть основными навыками ведения деловой беседы.

Деловая беседа – это, прежде всего, обмен мнениями, она может привести к дальнейшему развитию событий, например, заключению договора. Так как эта форма вербальной коммуникации, то очень важно в совершенстве владеть правилами родного языка, выражаться культурно и достойно. Кроме того, важно следить за мимикой и жестами, а также тоном голоса.

Особенности групповой формы делового общения

Если беседа чаще всего происходит между двумя оппонентами, то большая часть бизнес-коммуникации — это групповая форма общения.

Среди них выделяют:

совещания;
собрания;
переговоры;
заседания;
конференции;
пресс-конференции и т. д.

Основное отличие групповой формы общения – наличие большого количества участников, что существенно усложняет весь процесс коммуникации. Преодолеть эту сложность можно при соблюдении основных правил делового вербального этикета. Не перебивать собеседника, давать слово в порядке очереди, высказывать свое мнение четко, аргументировано и по существу.

Форма делового общения с помощью коммуникативных средств

Кроме личного общения, современные технологии предлагают много вариантов альтернативных форм коммуникации. Они позволяют наладить бизнес-контакты без личной встречи, провести первичные переговоры и даже заключать сделки.

Наиболее распространенные формы коммуникации это:

телефонные переговоры;
переписка по почте;
переписка по электронной почте;
переговоры по скайпу.

Такие формы коммуникации имеют свои особенности. Прежде всего, это возможность документировать сообщение, что является большим преимуществом при возникновении конфликтных ситуаций и неразрешимых споров. Кроме того, их отличает максимальная оперативность и доступность.

Вступая в такую форму коммуникации, надо придерживаться всех правил делового этикета. Не затягивать разговор, соблюдать нормы вежливости, грамотно выражать мысли.

Правила деловой коммуникации с помощью переводчика

В случае общения с иностранными партнерами разумнее всего будет воспользоваться услугами переводчика. Однако такой способ общения с помощью посредника имеет свои нюансы, соблюдение которых — залог успешных переговоров:

говорите медленно и короткими предложениями;
уберите из речи намеки, неточные выражения, национальные шутки;
желательно заранее пообщаться с переводчиком и предоставить ему общую информацию о сути предстоящей беседы.

Деловое общение – основа современного успешного бизнеса. Выбирайте правильную его форму и соблюдайте основные требования.

Правила делового общения, формы, принципы, норма, средства, цели и организация

Перечень основных правил
Процессы делового общения
Формы и цели бизнес коммуникации
Принципы и средства делового общения
Роль и характеристика
Организация делового общения
Заключение

Правила делового общения – нормы, стандарты, используемые в ходе общения, цель которого заключается в решении определенной задачи в сфере экономических, а также социально-правовых отношений. Их применение обязательно, если поставлена цель бесконфликтно и грамотно решить задачу. Использование таких норм – общепринятая закономерность среди деловых людей, заботящихся о своем имидже и репутации. Поэтому их следует знать, как и правила деловой переписки, чтобы иметь возможность результативно вести бизнес деятельность.

Основные правила

Пунктуальность – проявление уважительного отношения к партнерам. Для соблюдения пунктуальности деловые люди используют планирование.
Немногословность. Не следует говорить лишнего. Это касается как общения на тему решения конкретной задачи, так и личной жизни сотрудников, коллег, партнеров.
Уважение к коллегам, партнерам. В деловом общении нет места любопытству, эгоизму, нетерпимости. Необходимо уважать мнение собеседника, каким бы неправильным оно вам не казалось.
Использование правильного языка. Умение вести беседу, заинтересовывать в процессе общения.
Умение четко формулировать цель беседы, разговора, переговоров и пр.
Сохранение самообладания, контроля над чувствами, эмоциями. Спокойное общение без грубостей, даже если собеседник ведет себя неподобающим для делового человека образом.
Необходимо придерживаться делового стиля одежды. Дресс-код влияет на особенности и итог делового общения.
Отсутствие ненужных жестов при встрече. Кроме рукопожатия, никаким другим образом не нужно прикасаться к собеседнику.

Процессы делового общения

Процесс бизнес общения – это не только разговоры и переписка. Это понятие охватывает эмоции, жесты, манеры. Исследования показывают, что более 60-70% общения строится на невербальной коммуникации. И только примерно 30-40% — на вербальной.

При вербальном процессе применяются правила речевой коммуникации. Сюда же можно отнести и речевой этикет, соблюдение которого позволяет на более цивилизованном уровне строить бизнес отношения. Существуют правила и невербального процесса общения. Они касаются языка жестов, мимики, общего поведения человека. Это уже отдельное крупное направление, которое при желании каждый может масштабно изучить. Тому помогут тренинги по этикету, которые проводятся нашей компанией. Из основных же вышеперечисленных правил сюда можно причислить контроль над эмоциями. Недопустимо грубое общение, излишняя резкость. Эмоциональность при ведении тех же переговорах не должна присутствовать.

Формы и цели делового общения, его функции

Существует несколько форм делового общения. Основными из них являются:

Беседа;
Переговоры;
Дискуссия;
Совещание;
Собрание;
Переписка;
Выступление.

Каждая из перечисленных форм имеет свои особенности. Однако при всех соблюдаются общие правила делового общения. К примеру, уважение к оппонентам присутствует при каждой форме. Другим примером может являться правило пунктуальности. Опаздывать на те же переговоры недопустимо.

Если говорить о цели делового общения, то она определяется как воздействие на окружающих. Такое воздействие выражается в стремлении склонить оппонентов к каким-то действиям, поступкам, изменить их мнения, добиться от них желаемого в бизнес рамках. Дополнительной целью можно назвать стремление узнать о собеседнике больше информации, чтобы при дальнейшем общении использовать ее для достижения главной цели. При этом соблюдаются правила, к примеру, ведется беседа в вежливой форме, так как в общении деловых людей недопустимо невежливое отношение к оппоненту.

Функции делового общения:

Информационно-коммуникативная – связанная с накоплением, формированием, а также передачей, приемом информации;
Регулятивно-коммуникативная – предполагающая корректирование поведения, выбор способов воздействия на оппонента;
Эффективно-коммуникативная – выражающаяся в становлении эмоциональной оболочки собеседников.

Принципы и средства делового общения

Принципы делового общения:

Межличностность

Деловые контакты характеризуются межличностностью. Общение касается обсуждаемых, интересуемых стороны тем, а также демонстрирует отношение друг к другу.

Целенаправленность

Деловая коммуникация всегда строится на достижении какой-то цели.

Непрерывность

Общение происходит непрерывно. Даже если оппонент молчит, о том, что он, к примеру, думает, можно понять из особенностей его поведения. Любое поведение способно нести в себе ту или иную информацию.

Многомерность

В процессе общения происходит не только информационный обмен. Оппоненты в ходе коммуникации корректируют свои взаимоотношения.

При коммуникации используются те или иные средства общения: вербальные и невербальные. К вербальным относится речь. У делового человека она должна отличаться точностью, понятностью, правильностью, чистотой, краткостью. Сюда же следует отнести умение слушать. От степени владения этим умением всегда зависит результат делового общения. Если человек не умеет слушать, то он не сможет общаться с партнерами, коллегами, клиентами так, чтобы общение было результативным и эффективным.

Важно! Культура речи и деловое общение – неотъемлемые друг от друга понятия.

К невербальным средствам относится интонация, жесты, мимика, позы и пр. Причем в деловом мире всем перечисленным моментам придается даже больше значения, чем словам. Для бизнесмена не только важно контролировать свое невербальное поведение, но и уметь правильно оценивать мимику, жесты, позы оппонента в деловом разговоре, беседе и т.д.

Психология делового общения: роль и характеристика

Деловое общение – многоплановый процесс развития отношений. Его роль важна. Нередко оппоненты забывают о ней, что приводит к разным проблемам. Необходимо знать о должном уровне общения в деловой среде, не завышая мнения о себе. При этом важно понимать, что роль делового общения разная, если оценивать ее с точки зрения статусности собеседников. Однако общее в ней присутствует – ее важность неоспорима.

Характеристика делового общения — это:

Регламентированность – подчиненность определенным правилам, которые определяются видом общения, степенью официальности, целью, а также национальными, культурными традициями;
Соблюдение ролевого амплуа. В разных коммуникативных ситуациях человеку приходится выступать в различной роли: начальника, подчиненного и т.д.;
Ответственность за результат. Успешность деловой коммуникации определяется стратегией, тактикой, другими словами, умением четко формулировать свои цели и определять интересы оппонентов;
Строгость в отношении к применению языковых средств. Недопустимо использовать ненормативную лексику, жаргон, вести грубый разговор, что является требованием этики делового общения.

Организация бизнес коммуникации

При организации делового общения действуют определенные правила. Они касаются подготовки с учетом разного результата, как позитивного, так и негативного. Требуется планировать время, создать соответствующую обстановку, подготовить свое эмоциональное состояние, ознакомиться с информацией о партнере.

Место общения не должно отвлекать, мешать коммуникации. При необходимости нужно предусмотреть оснащение – приготовить вспомогательные материалы, какие-то нужные документы и пр. Выбирая стратегию, тактику, следует определить направление, понять, чем можно будет пожертвовать в ходе общения. Процесс непосредственной коммуникации необходимо начинать с установления контакта с целью добиться создания благоприятной атмосферы. Важен процесс обмена информацией. Нужно уметь задавать вопросы, слушать оппонента, наблюдать за его поведением, правильно анализировать реакции собеседника.

Заключение

Правила, нормы делового общения, их соблюдение – важная составляющая деловой коммуникации. Без них невозможно наладить результативные бизнес отношения. При этом важно знать основы этики и эстетики, этикет делового общения. Их знание обеспечит грамотное ведение тех же переговоров, дискуссий и прочих видов деловой коммуникации.

Получить знания о правилах делового общения можно путем обучения руководителей, сотрудников, которым приходится выступать коммуникаторами для достижения важных для компании целей. Такое обучение организуется нашей компанией в форме тренингов. В результате участники тренинга делового общения обретают знания и умения, способствующие налаживанию эффективных контактов как внутри компании, так и за ее пределами.

4 типа делового общения и как они могут помочь командам добиться успеха

Внутреннее деловое общение лежит в основе успеха компании. Это влияет на все, от счастья сотрудников и отношений с клиентами до идентичности бренда и чистой прибыли.

Но, несмотря на его значимость, 57% опрошенных компаний США не имеют специальных специалистов по внутренним коммуникациям, а 60% бизнес-профессионалов говорят, что они не измеряют результаты своих внутренних коммуникаций.

Учитывая эти цифры, неудивительно, что, согласно опросу Gallup, 65% рабочих были «отключены» на рабочем месте.

В отчете Economist Intelligence Unit указывается, почему: Это в значительной степени связано с тем, что сотрудники ссылаются на дополнительный стресс (52%), задержку или невыполнение проекта (44%) и низкий моральный дух (31%) в результате плохое общение.

Чтобы улучшить эти результаты, бизнес-лидеры должны добиться полного понимания четырех основных типов делового общения.Мы рассмотрим их ниже, а также то, как их эффективное внедрение может положительно повлиять как на внутренние команды, так и на ключевые внешние связи.

Вообще говоря, четыре ведущих типа делового общения включают вверх, , вниз, , , боковой и внешний, . Не существует единственного «правильного» способа общения внутри организации. Однако тщательное рассмотрение плюсов и минусов каждого типа поможет вам определить, какие стратегии лучше всего подходят для вашей команды / организации, а также будет ли лучше всего использовать несколько типов коммуникации.

1 Восходящая связь

Что это такое: Восходящее деловое общение происходит от прямого подчинения руководителю и от менеджера к руководителю высшего звена или собственнику. Связь снизу вверх позволяет ответственным лицам держать руку на пульсе того, что происходит на первом этаже.

Как это работает в действии: Пример 1) Специалист по данным готовит маркетинговый отчет, содержащий аналитику веб-сайта, для принятия решений на верхнем уровне.Пример 2) Опросы сотрудников предоставляют руководителям основу для внесения изменений в повседневные операции для повышения производительности и удовлетворенности.

Плюсы:

Информация, полученная от членов команды, помогает руководству реагировать на потребности своих сотрудников. Делая вклад таким образом, сотрудники, которые чувствуют, что их ценят, будут более склонны прилагать все усилия на своей работе.
Руководство может выявить проблемы на раннем этапе до их эскалации.
Легкий доступ к управлению позволяет сотрудникам делиться своим творчеством и инновациями, что может мотивировать развитие компании стремительно быстрее, чем если бы бизнес-команды были полностью изолированы.
Компании с восходящей коммуникацией обычно известны своей дружелюбной и гармоничной атмосферой.

Минусы:

Точность предоставленной сотрудниками информации может быть ограничена или искажена в зависимости от их уровня комфорта при общении со своим руководителем.
Подчиненные могут не захотеть делиться информацией с руководством, особенно если они чувствуют, что никаких действий не будет предпринято или будут последствия.
Связь снизу вверх может быть успешной только при наличии четкой, доступной и быстрой цепочки команд вплоть до самого верха.

Советы по максимальной эффективности: Руководители играют ведущую роль в обеспечении успешной восходящей коммуникации, поэтому им необходимо будет сделать следующее:

Соблюдайте политику открытых дверей.
Вовлекайте сотрудников в регулярный разговор.
Слушайте, что беспокоит сотрудников, проявляя сочувствие.
Используйте несколько каналов связи, чтобы обеспечить легкий доступ для всех сотрудников.
Создайте доступную, инклюзивную среду.
Обеспечьте анонимные ящики для предложений, опросы, сеансы вопросов и ответов, внутренние чат-форумы или цепочки электронных писем, чтобы получить как можно больше честных отзывов.

2 Нисходящая связь

Что это: Нисходящие потоки бизнес-коммуникаций от руководства к непосредственным подчиненным. Сообщения проходят через заранее заданную иерархию сверху вниз.

Как это работает в действии: Пример 1) Руководство информирует сотрудников о новой производственной процедуре, требованиях безопасности или индивидуальных ожиданиях посредством служебной записки компании.Пример 2) Менеджер передает информацию о проекте команде. Пример 3) Генеральный директор проводит собрание, чтобы обсудить результаты деятельности за предыдущий год и обсудить цели на следующий год.

Плюсы:

Необходимая информация (инструкции, объяснения сложных вопросов и рабочие детали) может быть быстро распространена по нисходящему потоку.
Есть более легкое делегирование ключевых обязанностей.
Менеджеры наделены полномочиями брать на себя соответствующие полномочия.
Стандарты, правила и дисциплинарные санкции, характерные для компании, можно легко усилить, чтобы обеспечить соблюдение требований.

Минусы:

Это может быть медленный процесс, особенно когда информация должна проходить через несколько уровней иерархии.
Подобно игре в «телефон», информация также может искажаться или терять детали на пути по цепочке управления.
Сильная зависимость от нисходящего стиля общения может заставить сотрудников чувствовать себя неважными, разочарованными или лишенными энтузиазма по поводу своей работы.

Советы по максимальной эффективности:

Сделайте руководство видимым, доступным и заслуживающим доверия.
Составьте график общения, чтобы сотрудники ценили и расставляли приоритеты в ваших сообщениях, а не чувствовали себя ошеломленными или раздраженными.
Руководство должно использовать доступный язык тела, сохранять дружелюбный настрой, спрашивать сотрудников, как у них дела, и держать двери офиса открытыми.
Руководству следует предложить здоровое сочетание восходящего взаимодействия и нисходящего , которое может хорошо послужить на рабочем месте.
Руководство должно вести подробные записи о сотрудниках, позволяя им добавлять индивидуальный подход к своим коммуникациям при обращении к отдельным сотрудникам.

3 Боковое сообщение

Что это такое: Боковое общение перемещается между отделами и сотрудниками или руководителями с равным статусом внутри организации.

Как это работает в действии: Пример 1) Команда обменивается данными по электронной почте. Пример 2) Коллеги участвуют в командном чате для решения проблемы.Пример 3) Менеджеры объединяются для мозгового штурма. Пример 4) Член маркетинговой группы обсуждает изменение дизайна рекламной кампании с веб-дизайнером из технологической группы.

Плюсы:

Это часто необходимо для обмена информацией, решения проблем и координации задач.
Это особенно актуально для крупных предприятий, которые полагаются на межведомственную координацию.
Он имеет тенденцию к органическому синтезу, без необходимости одобрения на высшем уровне, служа в качестве быстрого и морального способа общения.
Непонимание и конфликты часто можно пресечь в зародыше, одновременно укрепляя командную работу.
Сотрудники часто чувствуют поддержку как эмоционально, так и социально.

Минусы:

Сотрудники могут общаться более непринужденным и непрофессиональным тоном, что может вызвать ссоры.
Может создать культуру «мы против них», если никакие другие межведомственные / иерархические каналы связи не установлены должным образом.
Команды могут проявлять территориальность в отношении задач, над которыми они работают, и отвергать междометия со стороны других отделов, тем самым подрывая совместные усилия.

Советы по максимальной эффективности:

Общение через видеочат, индивидуальные беседы или телефонные звонки является наиболее эффективным средством предотвращения или устранения недоразумений.
Письменное продолжение, такое как электронное письмо или памятка, также усиливает сообщения / встречи и помогает уменьшить путаницу.
Руководство должно заботиться о том, чтобы не стимулировать конкуренцию между отделами, сообщая о значении каждой группы в рамках всей организации.
Использование современных инструментов управления проектами для обеспечения межведомственного взаимодействия может иметь большое значение для уменьшения препятствий и узких мест.

4 Внешняя связь

Что это такое: Внешняя коммуникация перемещает информацию изнутри организации к внешним сторонам, таким как потенциальные клиенты, клиенты, инвесторы, поставщики, партнеры, спонсоры, законодатели, регулирующие органы, средства массовой информации, консультанты или широкая общественность.

Как это работает в действии: Пример 1) Пресс-релиз размещен для информирования СМИ о выходе нового продукта.Пример 2) Коммерческое предложение представлено, чтобы заинтересовать инвесторов. Пример 3) Веб-сайт информирует потенциальных клиентов, почему они могут захотеть продукты или услуги компании.

Плюсы:

При успешном выполнении внешняя коммуникация положительно влияет на публичный имидж и репутацию компании, делая ее более привлекательной для заинтересованных сторон и клиентов.
Внешнее общение также напрямую связано с общением с клиентами и способностью создавать и поддерживать эти отношения, поэтому качество такого рода общения имеет первостепенное значение.
Внешние коммуникации — это то, как внешние компании, клиенты, партнеры, инвесторы и остальная часть вашей аудитории воспринимают ваш бизнес и узнают о нем. Чтобы обеспечить тщательный контроль каждого элемента внешней коммуникации, требуется время, но, если все сделано правильно, это в значительной степени способствует росту компании.

Минусы:

При некачественной работе внешние коммуникации могут направлять клиентам противоречивые сообщения, которые порочат репутацию компании.
Один неверный фрагмент данных, упущенная целевая аудитория или неосторожная цитата могут погубить всю маркетинговую кампанию и оказать длительное негативное влияние на способность компании добиться успеха, поэтому каждый фрагмент внешней коммуникации требует тщательного анализа и анализа.
Без хорошей внутренней коммуникации сотрудникам, скорее всего, будет сложно наладить хорошую внешнюю коммуникацию.

Советы по максимальной эффективности:

Будьте прямолинейны и по делу; читатели хотят ценности.Другими словами, помните, что они хотят знать: «О чем это?» и «Что в этом для меня?»
Знайте свою аудиторию. Обширные исследования — ключ к внешнему обмену сообщениями, так как вам нужен правильный язык, тон, изображения и канал.
Дополняет внутренние стили общения, но никогда не заменяет их.
Соедините сотрудников и клиентов, что может привести к жизненно важному обмену информацией, который побудит клиентов больше взаимодействовать с вашим брендом. Это также позволяет сотрудникам лучше понять целевую аудиторию.

Поскольку каждый тип делового общения преследует уникальный набор целей, большинство предприятий используют несколько коммуникационных стратегий в своей организации. Возможно, ваш бизнес уже применяет эти формы делового общения, но вы этого не осознаёте!

Теперь, когда вы знаете правильную терминологию и примеры использования для делового общения, вы лучше можете создавать устойчивую коммуникационную стратегию и обучать сотрудников передовому опыту.

Обучение в масштабах компании может показаться сложной задачей, но есть инструменты, которые можно использовать для оптимизации процессов обучения и внедрения.

Обеспечение успешного делового общения с Grammarly Business

Grammarly Business выполняет функции помощника по цифровым коммуникациям, который тренирует и улучшает внутренние и внешние деловые коммуникации в соответствии со стандартами индивидуального стиля вашей компании. Помимо грамматики, орфографии и пунктуации, Grammarly в режиме реального времени предоставляет предложения по улучшению ясности, тона и взаимодействия с каждым сообщением. Этот динамичный инструмент подходит каждому сотруднику с учетом его индивидуального уровня квалификации, обеспечивая максимальную эффективность и производительность.

Расширение Grammarly для браузера интегрируется с рядом популярных платформ, таких как Gmail, Salesforce, Google Docs, Zendesk, Slack и др., Что значительно упрощает внедрение и внедрение в масштабах всей компании.

Нельзя отрицать, что успешное деловое общение является неотъемлемой частью способности компании процветать на существующем сегодня гиперконкурентном рынке. Наличие передового инструмента рядом с вашей компанией делает этот подвиг гораздо более осуществимым.

Использование различных типов делового общения в вашей организации намного проще с Grammarly Business. Свяжитесь с нами , чтобы узнать больше о том, как Grammarly Business расширяет возможности вашего бизнеса, или обновите сейчас !

видов делового общения | Малый бизнес

Кимберли Леонард Обновлено 31 января 2019 г.

Как бизнес-лидер вы знаете, что коммуникация является ключевой частью успеха вашей компании.Методы, которые вы используете для общения, включают личное общение, телефонные разговоры, обмен текстовыми сообщениями и другие более традиционные формы письменной корреспонденции. Есть разные типы делового общения, которые могут изменить ваш тон или содержание.

Совет

Четыре основных типа делового общения: внутреннее (восходящее), внутреннее (нисходящее), внутреннее (боковое) и внешнее.

Внутреннее, восходящее взаимодействие

Этот тип делового общения — это все, что исходит от подчиненного до менеджера или отдельного лица по иерархии организации.Лидерам необходимо, чтобы информация текла вверх, чтобы иметь истинное представление о деятельности компании. Большая часть коммуникаций, идущих вверх, основана на систематизированных формах, отчетах, опросах, шаблонах и других ресурсах, которые помогают сотрудникам предоставлять необходимую и полную информацию.

Например, отчет о продажах может включать общее количество презентаций вместе с фактическими продажами. Он также может запрашивать обратную связь, например, краткое изложение проблем или успехов, которые руководство хотело бы отслеживать.

Внутренняя нисходящая связь

Это любой тип связи, исходящий от вышестоящего к одному или нескольким подчиненным .Общение может быть в форме письма, служебной записки или устной директивы. Руководители должны поддерживать профессиональное и четкое общение с подчиненными. Например, меморандум о новой производственной процедуре может включать требования безопасности и новые правила. Не должно быть места для интерпретации требований безопасности; язык должен кратко объяснять, что именно должно происходить.

Внутренняя, боковая связь

Боковая связь — это разговоры, обмен сообщениями и электронная почта между коллегами в офисе .Это может быть межведомственное общение или просто внутренние отношения отделов. Примером сценария, предполагающего обмен информацией между отделами, является ситуация, когда у менеджера по выполнению заданий возникает вопрос о специальном заказе, и он запрашивает разъяснения у торгового представителя по электронной почте или в офисной системе обмена сообщениями. Сотрудники одного отдела могут общаться, чтобы сообщать обновления отчетов о состоянии и координировать графики. Сотрудников всегда следует поощрять к общению в уважительном и профессиональном тоне на работе.

Внешнее общение

Внешнее общение — это любое общение , которое выходит из офиса и касается клиентов, потенциальных клиентов, поставщиков или партнеров. В нем также могут быть задействованы регулирующие органы или городские офисы. Торговые презентации или маркетинговые письма должны быть интересными, чтобы вызвать интерес у покупателя, но они также должны быть основаны на фактах. При переписке с внешними организациями по вопросам партнерства или других потребностей делового администрирования укажите цель и кратко изложите информацию, будь то устное или письменное сообщение.Уважайте время людей, переходя к сути дела и формулируя свою просьбу.

11 причин, почему деловое общение имеет решающее значение для успеха вашей компании

Деловое общение предполагает постоянный поток информации внутри и за пределами компании.

💡Загрузите нашу электронную книгу «10 принципов современного взаимодействия сотрудников» и узнайте, как общаться с современным сотрудником в сегодняшнюю цифровую эпоху.

Корпорации с большим количеством людей и различными уровнями иерархии часто не могут эффективно управлять бизнес-коммуникациями .Следовательно, должна быть эффективная и постоянная связь между начальством и подчиненными в организации, между организациями и обществом в целом.

Что такое деловое общение?

Деловые коммуникации — процесс обмена информацией между сотрудниками внутри компании и за ее пределами.

Эффективное деловое общение — это то, как сотрудники и руководство взаимодействуют друг с другом для достижения целей организации и обеспечения большей согласованности с основными ценностями компании.Его основная цель — улучшить организационные методы, устранить разрозненность, держать сотрудников в курсе и уменьшить количество ошибок.

Эффективное деловое общение необходимо для успеха и роста каждой организации. В отличие от повседневного общения, деловое общение всегда ориентировано на цель .

Тем не менее, данные показывают, что 60% специалистов по внутренним коммуникациям не измеряют внутренние коммуникации.

Для успешной работы корпоративной компании все правила, основные ценности компании, положения и политики компании должны быть доведены до сведения людей внутри и за пределами организации.

Какие существуют типы делового общения?

Существует 4 основных типа бизнес-коммуникаций.

1. Внутренняя восходящая связь

Внутреннее восходящее деловое общение — это общение, которое происходит от подчиненного к менеджеру или отдельному лицу вверх по организационной иерархии. Каждый руководитель должен позволить информации течь вверх, чтобы иметь истинное представление о деятельности компании.

Внутренние восходящие коммуникации обычно включают опросов, отзывов, форм и отчетов, которые сотрудники доставляют своим менеджерам или руководителям групп.

Например, маркетинговый отчет может включать такую статистику, как общее количество посетителей веб-сайта, участие в социальных сетях или общее количество привлеченных потенциальных клиентов.

2. Внутренняя нисходящая связь

Внутренняя нисходящая связь идет от вышестоящего к одному или нескольким подчиненным. Этот тип общения может быть в форме письма, служебной записки или устной директивы.

При общении с сотрудниками руководители должны поддерживать профессионализм и четкость общения. Примером такого типа коммуникации может быть памятка, касающаяся новой операционной процедуры компании, такой как требования безопасности и новые правила.

3. Внутреннее боковое сообщение

Внутреннее горизонтальное деловое общение происходит среди сотрудников на рабочем месте. Сегодня существует множество различных способов общения сотрудников: чаты, обмен сообщениями, электронная почта, программные решения для общения сотрудников.

Этот тип общения может быть внутри или между отделами, и он происходит более регулярно, чем другие виды делового общения. Более того, частое общение между сотрудниками играет решающую роль для вовлеченности и производительности сотрудников.

4. Внешняя связь

Внешнее деловое общение — это любое общение, которое происходит с внешними сторонами, такими как клиенты, потенциальные клиенты, поставщики или партнеры.

В отличие от всех типов внутренней деловой коммуникации, внешние коммуникации происходят менее регулярно.

11 причин, почему эффективное деловое общение так важно

Вот 11 основных причин, почему бизнес-коммуникации так важны для успеха каждой компании:

1. Повышает вовлеченность сотрудников

Исследование Рагана о вовлеченности сотрудников показывает, что коммуникация между руководителями — это главный фактор внутренней коммуникации, который статистически коррелирует с тем, насколько вовлечены сотрудники . Команды внутренней коммуникации играют важную роль в поддержке, обучении и напоминании лидерам о важности коммуникации.

Чтобы понять важность вовлеченности сотрудников, вот несколько полезных статистических данных.

2. Устраняет перегрузку электронной почты

В компаниях электронная почта используется для всего: от информационных запросов, общения и обратной связи с сотрудниками, отчетов о статусе, назначения задач, общения с клиентами и поставщиками, приглашений на встречи, распространения документов, уведомлений от HR о различных командных мероприятиях, льготах и пожеланиях ко дню рождения.

Radicati сообщил, что средний корпоративный работник тратит 25% рабочего дня на различные задачи , связанные с электронной почтой.

Однако лишь небольшая часть писем, попадающих в наш почтовый ящик, заслуживает нашего немедленного внимания. Мы отфильтровываем важные электронные письма по отправителю или теме. Более того, многие получаемые нами электронные письма не имеют к нам никакого отношения.

Внутренние бизнес-коммуникации, в которых используют современные инструменты для взаимодействия с сотрудниками и коммуникации , устранили проблему перегрузки электронной почты.

3. Устранение разрозненных коммуникаций

Слишком много нерелевантного контента часто приводит к разрозненным хранилищам информации .Это означает, что информация, которая действительно важна для сотрудника, может легко потеряться. Спросите себя, почему информация теряется в вашей организации.

Надлежащие внутренние деловые коммуникации и использование правильных коммуникационных инструментов имеют решающее значение для устранения этой проблемы.

4. Повышает продуктивность сотрудников

4 из 5 сотрудников считают, что эффективная внутренняя деловая коммуникация помогает им выполнять работу .

Из-за информационной перегрузки сотрудники часто тратят слишком много информации на поиск контента, необходимого им для работы.

Более того, средний сотрудник ежедневно тратит 2,5 часа на поиск необходимой информации . Ежемесячно это приводит к потере времени на то, чтобы найти что-то, что должно быть у сотрудников под рукой.

Вот лишь несколько способов, как внутренние деловые коммуникации повышают продуктивность сотрудников.

5. Улучшает межведомственные связи

Без надлежащей коммуникационной стратегии очень сложно поддерживать эффективные межведомственные связи внутри компаний.

Чтобы сотрудники могли работать более продуктивно, они должны иметь возможность легко общаться и сотрудничать.

Например, ваш исследовательский отдел должен быть на той же странице, что и ваша маркетинговая команда, а ваш бизнес-офис должен быть синхронизирован с ИТ-отделом.

Помимо самой коммуникации, вот еще несколько советов по улучшению межведомственного взаимодействия команды.

6. Улучшает общение с удаленными работниками

Удаленные команды — будущее работы.По оценкам Global Mobile Workforce Forecast Update, более 40% работающего населения мира будут мобильными к 2022 году . Более того, в таких развитых странах, как США, скоро этот показатель может достигнуть 75%.

Это означает, что требуется новый вид коммуникации, лидерства и управленческого подхода. Координация между часовыми поясами, разрозненность информации и преодоление языковых и культурных барьеров — вот лишь несколько коммуникативных проблем, с которыми сталкиваются удаленные команды. Кроме того, расстояние часто мешает членам команды чувствовать себя командой.

Улучшение внутреннего делового общения может иметь значительное положительное влияние на то, как удаленные команды взаимодействуют и ощущают себя.

7. Снижает текучесть кадров

Компании с более заинтересованными и довольными сотрудниками имеют гораздо меньшую текучесть кадров . Чтобы привлечь и удержать миллениалы и молодое поколение на рабочем месте, работодатели должны постоянно информировать своих сотрудников о том, что имеет отношение к их работе.

С другой стороны, слишком много нерелевантной информации часто приводит к стрессу, отключению, разочарованию и, как следствие, снижению удержания сотрудников.

8. Улучшает обмен знаниями

Одной из основных целей, которые компании пытаются достичь путем инвестирования во внутренние коммуникации, является улучшение Передовой опыт обмена знаниями .

В мире, где сотрудники постоянно растут и учатся чему-то новому, работодатели должны облегчить обмен знаниями в своих организациях.

Без хорошо продуманной стратегии внутренних бизнес-коммуникаций страдают обмен знаниями и организационные знания.

9. Повышает уровень защиты интересов сотрудников

Когда работодатели знают, как эффективно общаться со своими сотрудниками, они намного успешнее превращают своих сотрудников в послов бренда .

Стать послом бренда не так уж и сложно, как считают многие компании. Фактически, счастливые сотрудники хотели бы участвовать в программах по продвижению бренда.

Есть 4 основных способа, как посланник бренда и защита сотрудников могут помочь в работе компании:

Повышение узнаваемости бренда
Улучшить бренд работодателя и привлечь качественных кандидатов
Повышение эффективности маркетинга
Увеличение продаж

10.Повышает удовлетворенность и удержание клиентов

Лучшее деловое общение также означает большее удовлетворение потребностей клиентов . Если внутри организации плохая коммуникация, то когда дело касается обслуживания клиентов и их удовлетворенности, происходят две вещи.

Во-первых, сотрудники, работающие с клиентами, не будут иметь необходимой информации. Во-вторых, клиенты почувствуют низкий моральный дух сотрудников и получат негативный опыт.

Фактически, одно исследование показало, что отношение сотрудников оказывает существенное влияние на удовлетворенность клиентов , что затем приводит к увеличению доходов.

11. Улучшает корпоративную культуру

Наконец, правильная стратегия бизнес-коммуникаций имеет решающее значение для построения лучшей корпоративной культуры и рабочей среды.

Компании, которые общаются прозрачно и открыто, имеют более здоровую рабочую атмосферу, мотивацию и удовлетворенность сотрудников.

С другой стороны, организации, пренебрегающие бизнес-коммуникациями как средством повышения культуры на рабочем месте, страдают от низкой вовлеченности, высокой текучести кадров и низкого уровня удовлетворенности сотрудников и клиентов.

Расцвет мобильных бизнес-коммуникаций

Миллениалы составляют 50% рабочей силы во всем мире, и, по прогнозам, к 2025 году они будут составлять 75% рабочей силы.

Как мы все знаем, миллениалы, а также сотрудники поколения Z технически подкованы и ориентированы на мобильные устройства. Следовательно, если вы хотите, чтобы эти поколения взаимодействовали с контентом вашего делового общения, вам необходимо, , скорректировать свои коммуникационные усилия в соответствии с их привычками и предпочтениями, ориентированными на мобильные устройства.

Организации теперь осознают, что рассылки общих электронных писем в масштабах компании или использования устаревшей внутренней сети недостаточно, чтобы привлечь внимание сотрудников!

Таким образом, многие компании в настоящее время внедряют мобильные приложения для общения сотрудников, чтобы улучшить общение сотрудников. , гарантируют, что сотрудники всегда имеют доступ к важной информации, и чтобы обеспечить согласованность всей организации.

Кроме того, растущий сдвиг в сторону удаленной работы также является одной из причин, почему работодатели ищут пути внедрения коммуникационных решений, которые лучше всего имитируют социальные и коммуникационные приложения, которые сотрудники используют в своей личной жизни.

Таким образом, бизнес-коммуникация становится намного проще, быстрее и удобнее.

20 интересных фактов о деловом общении

Если вам нравится статистика, то этот раздел вам тоже понравится. Давайте рассмотрим некоторые из наиболее интересных фактов о внутреннем деловом общении.

60% компаний не имеют долгосрочной стратегии внутренних коммуникаций
Только 13% сотрудников ежедневно используют свои интрасети
74% сотрудников чувствуют, что упускают из виду новости компании
72% сотрудников не полностью понимают стратегию компании
87% людей используют мобильный телефон для общения на работе хотя бы раз в неделю
Производительность сотрудников увеличивается на 20-25% в организациях, в которых работают сотрудники
38% компаний имеют растущее количество удаленных сотрудников
Только 23% руководителей говорят, что их компании превосходно согласовывают цели сотрудников с корпоративными целями
60% людей сталкиваются с кризисом хотя бы раз в месяц из-за проблем со связью
29% сотрудников считают, что плохое внутреннее деловое общение является причиной провала проектов
Только 40% специалистов по информационным технологиям считают, что сотрудники «хорошо» или «очень хорошо» понимают свой вклад в стратегию своей организации.
62% писем, полученных сотрудниками, не важны
60.8% сотрудников говорят, что время от времени или часто игнорируют электронные письма на работе
47,7% сотрудников говорят, что получение меньшего количества писем на работе, вероятно, сделает их счастливее
Сотрудники на 75% чаще смотрят видео, чем читают текст
Только 24% профессионалов в области ИС считают, что они эффективно используют свои каналы связи
У организаций с эффективными программами изменений и обмена информацией в 3,5 раза больше шансов превзойти своих коллег
28% руководителей отмечают плохое общение как основную причину невыполнения проекта в первоначальные сроки
77% сотрудников держат свои телефоны под рукой на работе
Только 17% работодателей считают линейных руководителей хорошими коммуникаторами

Как технологии могут помочь вам улучшить деловое общение на рабочем месте

В мире цифровой трансформации компании должны быть готовы к внедрению новых технологий для улучшения своих организационных усилий.

По мере того, как коммуникация и вовлеченность сотрудников становятся чрезвычайно важными, появляются новые инструменты в этой области.

Как упоминалось ранее, электронной почты, интранетов и других устаревших коммуникационных решений для сотрудников уже недостаточно.

Сегодня мы видим новых программных решения, которые позволяют компаниям улучшить как внутренние, так и внешние бизнес-коммуникации .

Благодаря Smarp, нашему коммуникационному решению для сотрудников, компаниям по всему миру удалось:

Повышение вовлеченности сотрудников
Повысьте продуктивность сотрудников
Устранение разрозненности информации
Повышение защиты интересов сотрудников
Повышение эффективности маркетинга и продаж
Повышение узнаваемости бренда работодателя
Привлечь больше качественных талантов

Будущее делового общения

Пандемия коренным образом изменила общение на рабочем месте.Чтобы лучше понять, как может выглядеть бизнес-коммуникация в ближайшем будущем , посмотрите это короткое видео, в котором эксперты по внутренним коммуникациям объясняют, какие основные навыки необходимо развить профессионалам в области коммуникаций, чтобы приспособиться к новым нормам 👇

Что дальше? Загрузите электронную книгу «10 принципов современного взаимодействия сотрудников», в которой мы делимся советами и передовыми методами успешного взаимодействия с вашими сотрудниками в сегодняшнюю цифровую эпоху.

3 типа делового общения_Unified Communications_ezTalks_Видеоконференцсвязь, веб-семинар, онлайн-встреча, советы и обзоры по демонстрации экрана

Деловое общение — неотъемлемая часть любого предприятия. Любой член организации должен иметь возможность эффективно делиться своими идеями и выражать четкие рекомендации по теме, связанной с компанией. Деловое общение также связано с людьми за пределами компании, такими как партнеры или поставщики.Эффективное общение внутри деловой среды принесет несколько преимуществ компании и сотрудникам. Далее мы обсудим эту концепцию, представим наиболее полезные формы делового общения и объясним, почему это так ценно для корпоративной среды.

Лучшее коммуникационное программное обеспечение

Бесплатно до 100 участников
Плавное HD видео / аудио / чат
Совместное использование экрана и интерактивная доска
Интерактивные опросы и опрос
Запись и онлайн-воспроизведение

ЗАПИСАТЬСЯ БЕСПЛАТНО СЕЙЧАС

Часть 1.Что такое деловое общение?

Деловое общение охватывает такие темы, как реклама, внешние связи, брендинг, управление событиями, маркетинг и любые другие темы, связанные с организационной структурой этой компании. Деловое общение не следует принимать за техническое или профессиональное общение, даже если они тесно связаны. Деловой вид общения можно считать общим языком для любой компании, независимо от области ее компетенции.Этот тип взаимодействия имеет единственную цель — улучшить организационные методы, уменьшить количество ошибок и предоставить четкое руководство для членов команды. Несмотря на то, что он существует уже давно, деловое общение значительно улучшилось за последние десятилетия. Вот почему сегодня мы можем выделить ряд типов делового общения, подходящих для разных обстоятельств.

Часть 2. Типы делового общения

В зависимости от каждого конкретного предприятия реализовано несколько способов делового общения.Эти методы имеют несколько общих шаблонов, но имеют разные стили доставки информации. Наиболее распространенные виды делового общения:

— Электронный (онлайн-общение)

Электронная коммуникация больше не находится в экспериментальном состоянии, и вскоре ожидается, что она станет стандартом, когда дело доходит до делового взаимодействия. Несмотря на другие формы делового общения, деловое онлайн-общение может предложить все преимущества вышеупомянутых методов и даже больше.При электронном общении информация будет доставляться быстрее, точнее и не будет зависеть от местонахождения собеседника. Для более качественного делового онлайн-общения настоятельно рекомендуется использовать продвинутую платформу, которая предоставит вам доступ к набору полезных инструментов.

ezTalks Meetings — одно из таких программ, и оно позволяет объединить всю вашу команду за несколько секунд, независимо от их физического местоположения. С помощью этого программного обеспечения встречи будут более продуктивными, и у всех участников будет возможность взаимодействовать друг с другом.После того, как вы организовали встречу, любой человек может получить приглашение и присоединиться к ней, используя только устройство (мобильное или статическое) и подключение к Интернету. Благодаря функции облачного хранилища любую встречу участники могут записать и просмотреть, если у них возникнут какие-то недоразумения. Кроме того, эта функция позволяет вам обмениваться любой презентацией, техническим документом, бизнес-планом и другими формами письменного документа всего за несколько секунд.

— Устный

Это старейшая форма делового общения, но она по-прежнему остается популярной.Этот метод взаимодействия включает живые встречи, личные интервью, личные задания и некоторые другие связанные методы. Некоторые люди считают вербальное общение лучшей формой делового общения из-за его простоты и прямого взаимодействия между участниками. Человеческое взаимодействие позволяет менеджеру наблюдать за своей командой и исследовать любую форму невербального общения. С другой стороны, вербальное общение сильно зависит от физического присутствия всех участников, и иногда этого бывает трудно достичь.Устное общение часто приводит к недопониманию, и участники склонны забывать или неверно истолковывать некоторые обсуждаемые вопросы. Вот почему, когда дело касается деликатных тем, многие руководители команд используют другую форму делового общения.

— письменный

Письменное общение считается более кратким и пояснительным. Он состоит из официальных писем, служебных записок, плакатов, листовок и всего, что написано на бумаге. Письменное деловое общение также используется для более сложных заданий, где необходимы дополнительные инструкции.Технические отделы часто используют эту форму взаимодействия для обмена четкой информацией без права на ошибку. Кроме того, он используется для любых юридических ситуаций, таких как официальные уведомления и трудовые договоры. Тем не менее, письменное деловое общение считается многими предпринимателями устаревшим методом и в основном используется в юридических ситуациях. Технический прогресс предоставил нам новый способ общения, который, кажется, стоит превыше всего.

Часть 3. Важность делового общения

Отсутствие связи проиграло войны.Эта старая поговорка применима и к бизнес-среде, и без должного взаимодействия между командой вся бизнес-стратегия может быть разрушена. В этом контексте общение может обеспечить лучшее развитие текущих проектов, сохранить вовлеченность сотрудников и позволить им понять свои задачи. Тем не менее, эффективное сообщение ничего не значит, если оно не доставлено вовремя. Вот почему многие предприятия переходят на деловое общение в Интернете из-за его точности и скорости обработки.Эффективное деловое общение с внешними партнерами обеспечит вам плодотворное партнерство и лучшее сотрудничество.

Заключение

Деловое общение может быть сложной концепцией, но оно может принести много удовольствия любому предприятию. Когда компания выбирает наиболее подходящую форму общения, она выиграет от улучшения межведомственных отношений, более быстрого исполнения и большей ясности внутри команды. Выберите свою любимую форму делового общения сегодня и будьте готовы улучшить развитие своей компании.

Что это такое и как его использовать

Один из самых простых способов повысить прибыль и моральный дух — это принять эффективную форму делового общения. К сожалению, это не так просто, как кажется.

Деловые коммуникации развиваются благодаря современным технологиям. Хотя это уже не так высокопарно, как раньше, поддержание профессионального тона по-прежнему важно для создания правильного имиджа вашего бизнеса. Речь также идет о создании открытого и продуктивного общения внутри компании.

Правильный способ общения может сделать сотрудников более продуктивными, упростить процессы и улучшить общий моральный дух в компании. Эта статья представляет собой ускоренный курс по созданию эффективных вербальных и невербальных коммуникаций в вашем бизнесе для связи с вашими клиентами и содействия более продуктивным внутренним обсуждениям.

Краткое определение

Большинство людей не собираются спрашивать, «что такое деловое общение», потому что большинство из нас думает, что мы знаем ответ.К сожалению, это не так однозначно, как мы думаем. Прежде чем идти дальше, давайте удостоверимся, что мы знаем, что считается деловым общением.

Термин «деловое общение» относится к любой передаче информации для продвижения целей и задач компании, агентства или организации. Это включает как внутренние, так и внешние коммуникации.

Это определение кажется довольно прямым, но оно гораздо более неестественно, чем вы, вероятно, определили бы.Вот менее формальное определение.

Деловое общение — это все, что вы делаете для передачи информации компании или бизнесу.

Первое определение, вероятно, — это то, как вы будете передавать бизнес-информацию в профессиональной среде. Второе определение более неформально и действительно менее информативно. Другими словами, первое определение — более точное описание делового общения. Мы хотим проинформировать наших читателей о том, что важно для нашего бизнеса — общении.

Критический характер делового общения

Хотя может быть трудно представить, как вы передаете информацию — даже внутреннюю — имеет решающее значение для роста и успеха вашей организации. Основы делового общения просты, но их часто упускают из виду.

Ниже перечислены способы, которыми ваше общение может негативно повлиять на ваш бизнес.

Общение без передачи реальной информации снижает вероятность того, что люди обратят внимание на сообщение.
Неспособность держать сотрудников в курсе почти всегда приводит к высокой текучести кадров. Люди просто не хотят продолжать работать в компании, где слишком много неопределенности или слишком мало информации.
Неспособность согласовать сообщение может привести к путанице и потере доверия как со стороны ваших клиентов, так и со стороны ваших сотрудников.
Использование неправильного способа связи может держать людей в неведении.
Позволение людям «плыть по течению» часто приводит к срыву сроков и непоследовательности продуктов.
Неспособность предложить процессы и процедуры для коммуникации может привести к слишком большому или слишком маленькому общению, разрозненности информации, разногласиям в отделах и апатии сотрудников.

Исследования показывают, что 80% сотрудников стремятся к эффективному внутреннему общению для повышения своей производительности. Однако такое общение должно быть эффективным. Поскольку для достижения успеха так много полагается на эффективное деловое общение, жизненно важно, чтобы ваш бизнес использовал передовой опыт для вашей компании.

Формы делового общения

Зная, насколько это важно, давайте рассмотрим различные формы делового общения.

Внутренняя связь

Существует три основных формы внутренней связи:

Внутренняя связь снизу
Внутренняя связь снизу
Внутренняя связь снизу

Внутренняя связь снизу

Внутренняя связь снизу вверх — это информация, передаваемая от подчиненного начальнику.Это может включать широкий диапазон входных данных, в том числе следующее:

Подробная информация об обсуждениях или проектах
Отзывы
Формы
Отчеты и обзоры
Опросы

Связь обычно передается на собраниях и в регулярных обновлениях. Обычно в командах и на предприятиях есть процессы для такого рода общения. Отчеты о рынке, диаграммы и графики о конкурентах и официальные документы — распространенные типы восходящей внутренней коммуникации.Сюда также входят электронные письма, ежедневные обсуждения и другие менее регулируемые виды общения. Это не значит, что такое общение неважно, просто его намного сложнее регулировать, поскольку оно в основном спонтанное.

Внутреннее общение вниз

Это общение, которое переходит от вышестоящего к кому-то на более низком уровне (не обязательно к своим подчиненным). Это обычно называется управленческой коммуникацией. Помимо спонтанных обсуждений, наиболее нисходящее общение происходит в записках, письмах и директивах, издаваемых на собраниях.Большинство из них также регулируются, но чаще всего шаблоны и руководящие принципы менее ясны, чем методы, используемые для восходящей коммуникации.

Боковое внутреннее общение

Это просто общение между коллегами. Общение может происходить между группой менеджеров или встречей подчиненных, работающих над проектом. Пока люди при общении занимают примерно равные позиции, это считается боковым. Это, наверное, самая распространенная и наименее регулируемая из форм внутреннего общения.Как правило, боковая коммуникация почти полностью неформальна и все чаще происходит через мессенджер.

Боковое общение абсолютно необходимо, поэтому оно не должно строго регулироваться. Вы не хотите препятствовать дискурсу. Однако вы хотите убедиться, что это эффективно и продуктивно. Самая большая проблема бокового общения в том, что оно часто смешивается с личными обсуждениями. Коллеги обсуждают в комнате отдыха или кафетерии свои планы на выходные после обсуждения предстоящего крайнего срока.Важна личная связь. Это помогает создать лучшую командную среду. Лучший способ регулировать этот вид болтовни — убедиться, что любые решения, принятые неформально, доводятся до сведения остальной команды, когда это необходимо.

Внешняя связь

Любая информация, передаваемая людям за пределами компании или организации, является внешней связью. Независимо от того, общаетесь ли вы с клиентами, партнерами, поставщиками или подрядчиками, это считается внешним общением.Это самый регулируемый вид связи, и большинство предприятий уже очень серьезно к нему относятся. Существуют шаблоны, формы, веб-сайты и процессы, созданные для обеспечения согласованности и эффективности внешней коммуникации. Обслуживание клиентов и продажи / маркетинг — это целые отделы, которые вращаются вокруг такого рода коммуникации.

Невербальное общение в бизнесе

Язык тела и тональность — две основные формы невербального общения. Некоторые эксперты предположили, что эти две формы коммуникации составляют от 80 до 90% того, как мы передаем конкретное значение.Да — тон считается невербальным. Хотя это действительно происходит, когда вы говорите, это может полностью противоречить тому, что вы говорите.

Подумайте о сарказме — это означает, что вы говорите одно, а подразумеваете совершенно другое. Или тон, используемый кем-то, кто действительно воодушевлен решением или новой идеей. Люди часто жалуются, что их тон не встречается в электронных письмах и текстовых сообщениях. Это потому, что тон невербален. Если у вас есть только словесный аспект — слова — вы можете потерять большую часть смысла.Передача правильных невербальных сигналов — одна из важнейших составляющих делового общения, которую часто упускают из виду.

Способы общения

Технологии изменили способ общения. Три десятилетия назад компании общались лично, по телефону, по обычной почте или по факсу. В 2020 году у организаций теперь так много способов общения, что может быть непосильной задачей попытаться сделать так, чтобы все были на одной волне.

Наиболее распространенные методы общения

Основными средствами делового общения являются следующие:

Конференц-вызовы
Документы (включая официальные документы, отчеты и уведомления)
Форумы (часто используемые для облегчения внутренних дискуссий)
Лично
Презентации
Социальные сети
Опросы и обзоры
Телефон
Интернет (включая веб-сайты, чаты, электронную почту и обмен мгновенными сообщениями)

Некоторые из этих средств являются специализированными.Обычно отделы маркетинга поддерживают присутствие в социальных сетях. Однако большинство из этих форм общения используется большинством (или всеми) сотрудниками.

Определение того, какие методы использовать

Как минимум, каждой организации необходимы средства для совершения телефонных звонков, проведения личных встреч, установления присутствия в Интернете, наличия нескольких учетных записей в социальных сетях и создания эффективных презентаций. По состоянию на 2020 год можно утверждать, что личные встречи больше не нужны.Вместо этого компании должны иметь возможность проводить конференц-звонки.

Есть несколько факторов, которые определяют, какие формы коммуникации вам нужны:

Размер организации
Отрасль
Характер работы (группы разбросаны по небольшой территории или по всему миру)
Предпочтения сотрудников

У каждого свой предпочтительный способ общения. Пока у компании есть основные средства общения, все лишнее зависит от личных предпочтений.Например, более крупные компании часто выигрывают от форумов, особенно если их команды расположены в разных часовых поясах. Однако, если ни одна из команд не использует форумы, создание их будет потрачено зря. Возможно, регулярные конференц-звонки были бы более выгодными. В конечном счете, метод проб и ошибок — лучший способ определить, что подходит вашей компании (помимо самого необходимого).

Распространенные ошибки делового общения и их решения

Поскольку существует так много способов общения, есть много места для ошибок.Ниже приведены наиболее распространенные (и которых можно избежать) ошибки, которые допускают компании.

Слишком много писем

Проблема: около 25% времени сотрудник тратит на управление своим почтовым ящиком. Многие из этих писем не имеют к ним отношения и не содержат много информации.

Решение: Разработайте процесс, чтобы определить, какие коммуникации требуются. Для внеклассных мероприятий или программ разрешите сотрудникам отказаться от получения электронных писем. Отправка электронных писем о конкретных мероприятиях команды, пожеланиях по случаю дня рождения и общих уведомлениях обычно является просто шумом для большинства ваших сотрудников.

Вы также можете дать сотрудникам инструкции по фильтрации электронных писем, чтобы неактуальные электронные письма попадали в указанные папки, а не в почтовый ящик. Когда у сотрудников будет время просмотреть эти электронные письма, они это сделают, но они не станут беспорядком в почтовом ящике.

Апатия сотрудников

Проблема: исследования показывают, что лидерские коммуникации могут повлиять на апатичность сотрудников. Без регулярного общения сотрудники могут чувствовать, что работают в вакууме.

Решение: наладить регулярную коммуникацию о текущих целях и проектах внутри компании.Убедитесь, что в каждом отделе всегда найдется что-то, что сделает электронные письма актуальными и информативными.

Пылесосы для коммуникаций

Проблема: Если команда получает слишком много неважных сообщений, они с меньшей вероятностью получат важную информацию. Без регулярного перекрестного общения это может создать разрозненные коммуникации.

Решение. Устранение ненужных электронных писем и других форм связи поможет гарантировать, что люди обращают внимание на соответствующую информацию.

Вам также необходимо убедиться, что команды и отделы общаются, когда это необходимо. Устраивайте встречи, чтобы убедиться, что товарищи по команде разговаривают, а команды передают важную информацию нужным людям.

Снижение мотивации и производительности сотрудников

Проблема: Отсутствие значимого внутреннего взаимодействия снижает производительность. Сотрудники чувствуют себя неважными, скучными и немотивированными, когда они не уверены в том, какова цель или цель проекта, задачи или миссии.

Решение: при наличии соответствующей нисходящей связи вы можете избавить сотрудников от необходимости искать эту информацию. В среднем сотрудники тратят более двух часов в день на поиск информации, что означает, что вы теряете более 10 часов работы в неделю на одного сотрудника.

Создавайте репозитории для информации, в которых легко перемещаться для предоставления важной информации. Это уменьшит количество писем, отправляемых сотрудникам, и предоставит им единое место для поиска ответов и ресурсов. Отстаивайте интересы сотрудников и содействуйте обсуждениям.Это не только расширяет возможности сотрудников, но и дает им мотивацию. Когда сотрудники мотивированы и вовлечены, могут происходить инновации. это может помочь компании двигаться в лучшем направлении.

Отсутствие связи для удаленных сотрудников

Проблема: удаленные сотрудники традиционно не информированы, потому что команды и компании не могут приглашать их на собрания или отправлять обновления.

Решение: в течение 2020 года это стало меньшей проблемой, но для достижения наилучших результатов важно обеспечить включение всех членов команды в общение.

Связь всегда должна включать удаленных сотрудников. Они должны быть частью рассылки электронной почты, всех соответствующих встреч и обсуждений.

Ниже приведены несколько советов, которые помогут держать удаленных сотрудников в курсе событий.

Отсутствие межведомственных обсуждений

Проблема: Неспособность облегчить общение между отделами может помешать прогрессу. Обсуждать особо нечего, но каждый отдел играет жизненно важную роль, поэтому компаниям нужны стратегии делового общения для облегчения обмена знаниями.

Решение: создайте коммуникационные стратегии, чтобы отделы взаимодействовали друг с другом по мере необходимости. Служба поддержки клиентов должна быть подключена ко всем отделам для обеспечения наилучшего обслуживания. Взаимосвязь является ключевой, и она должна быть и в других отделах, помимо обслуживания клиентов.

Убедитесь, что ваш отдел исследований и разработок, производство и маркетинг находятся на одной странице. Это гарантирует, что маркетинг правильно продает то, что могут предложить ваши клиенты. Ниже приведены несколько советов, которые помогут вам здесь улучшить, поскольку это довольно универсальная проблема.

Отсутствие процессов обслуживания клиентов

Проблема: Отсутствие процесса обслуживания клиентов — одна из худших вещей, которые может сделать бизнес. Должны быть процессы для внутренней и внешней коммуникации, чтобы гарантировать клиентам хороший опыт.

Решение: Разработайте процесс работы с клиентами. Этот процесс должен включать в себя вклад сотрудников, потому что у них будет совершенно другой взгляд на то, как обращаться с клиентами (и они, вероятно, будут правы).

Поощряйте обратную связь со службой поддержки клиентов, чтобы вы могли реагировать на технологические изменения, общие жалобы / проблемы и предложения клиентов. Всех этих ошибок легко избежать, хотя решения могут существенно отличаться.

Установление коммуникационных политик и руководств

Политики и процедуры могут раздражать и требовать много времени, но они играют важную роль в создании решений для бизнес-коммуникации. Более трети сотрудников считают, что жизненно важная информация теряется из-за слишком большого количества ненужных коммуникаций.Почти треть чувствует, что они обделены вниманием, что дает им меньше понимания того, что ожидается от их усилий. Наличие политик и руководств по коммуникациям поможет значительно сократить эти цифры.

Установите цели коммуникации

Одна из основных проблем, связанных с коммуникациями команды, отдела или бизнеса, заключается в том, что коммуникации кажутся несфокусированными. Каждое общение должно иметь цель, и каждая организация должна быть уверена, что никакое общение с их сотрудниками не идет без очевидной цели.Создавая цель для различных типов общения, вы можете гарантировать, что люди получат максимальную отдачу от каждого усилия.

Регулярно проводите аудиты коммуникаций

Когда у вас есть цели, вы можете начать определять, насколько хорошо коммуникации вашей компании способствуют достижению этих целей. Ниже приведены некоторые признаки того, что ваше общение не так эффективно, как должно быть.

Жалобы от удаленных сотрудников (отсутствие информации о чем-то важном)
Быстрый рост, приводящий к нарушению или спорадической связи
Высокая текучесть кадров
Отрицательные отзывы об организации на досках вакансий
Часто пропускаемые сроки, низкое качество продукции / услуг и низкая производительность труда

Создание организационной схемы и взаимоотношений между отделами

У большинства компаний есть организационные схемы, но они часто не учитывают, как связаны отделы.У каждого отдела должны быть хотя бы минимальные отношения, потому что все они необходимы. Насколько тесно они должны работать вместе, зависит от того, насколько важна информация из одного отдела для успеха другого. Это легко для небольших компаний, но, вероятно, для крупных компаний потребуется гораздо больше времени. Обязательно выделите время, чтобы полностью изучить взаимоотношения между отделами, чтобы вы могли создать эффективные коммуникационные процессы.

Создание шаблонов для регулярного общения

Отчеты, презентации, заметки и другие формы документов могут содержать существенно различающуюся информацию, но структура для каждого из этих типов документов должна быть одинаковой.Это помогает людям предвидеть, что они узнают, прочитав документ.

Определите, какие виды связи вы хотите использовать

Существует множество коммуникационных технологий. Чтобы обеспечить безопасность коммуникаций в вашей организации, вам необходимо иметь утвержденные и установленные средства коммуникации. На это нет правильного ответа, потому что все организации разные.

Убедитесь, что сотрудники знают или знают, какие методы одобрены. Цель состоит в том, чтобы избежать компрометации информации компании.Например, если вы не хотите, чтобы сотрудники получали доступ к личной информации с помощью бизнес-оборудования, вам, вероятно, потребуется создать способ, позволяющий людям проверять свою электронную почту удаленно. Это должно быть то, что люди знают с первого дня работы в вашей организации.

Документируйте все свои процессы

Слишком многие компании полагаются на знания племен, чтобы следовать процессу. Документирование политик, процедур и руководств так же важно для делового общения, как и для любого другого аспекта вашего бизнеса.

Установление правильных невербальных сигналов

Этот тип общения нельзя регулировать, задокументировать или управлять. Невербальные сигналы часто подсознательны. Правильное их использование требует большей осознанности.

Это область, которая постоянно меняется, и психологи все время не могут прийти к единому мнению о том, как лучше всего подойти к ней. Однако есть некоторые вещи, которые помогут вам лучше понимать, что вы говорите, с помощью языка тела и тона.

Осведомленность о невербальных сигналах

Запишите свой разговор, если возможно, в присутствии людей.Вернитесь и проверьте свой тон, чтобы увидеть, что он говорит о том, что вы, возможно, не имеете в виду в своих словах. Делайте это периодически, чтобы устранить недопонимание с помощью тона. Вы также можете записать видео своего взаимодействия, чтобы уменьшить использование слишком большого количества жестов или убедиться, что вы не выглядите слишком скованным во время разговора. Цель состоит в том, чтобы быть анимированным, но не мультяшным.
Поддерживайте зрительный контакт при обращении к толпе, в том числе во время встреч. Постарайтесь вовлечь всех в собрание. Если вы выступаете публично, периодически меняйте фокус.Это придает уверенности (даже если вы ее не чувствуете).
Перемещение во время презентаций и длительных дискуссий. Если вы стоите на месте, это выглядит неестественно и может вызвать дискомфорт у людей. Вероятно, вам нужно будет практиковать это регулярно, пока это не станет привычным.
Обратите внимание на слова-вставки. Если вы всегда начинаете говорить с чего-то вроде «ммм» или «ммм» или откашливаетесь, это означает, что вы либо нервничаете, либо снисходительны.

Во время более продолжительного разговора убедитесь, что вы не используете одно и то же слово или фразу в качестве вставного слова.Такие слова и фразы, как «на самом деле», «виртуально» и «я не знаю», часто являются ненужными уточняющими условиями, которые не добавляют к тому, что вы говорите.

Технически это вербальный сигнал, но когда он становится привычкой, это ненамеренное вербальное общение.

Советы по деловому общению

Предыдущие разделы содержали более обширные предложения о том, что вам следует делать, чтобы улучшить свое (и вашу компанию) профессиональное общение, но есть много мелких вещей, которые вы можете сделать.Ниже приведены советы, которые помогут вам сделать маленькие шаги для улучшения ваших процессов.

Удаленная работа

При необходимости собрания можно настроить как конференц-связь. Даже если все участники, скорее всего, будут в офисе, кто-то, кто работает удаленно, может быть добавлен к собранию в последнюю минуту.
Создайте списки рассылки электронной почты и рабочие места для команд и отделов. Все сроки, документы, изменения и информация о проекте должны быть отправлены по электронной почте или опубликованы, чтобы гарантировать, что у всех есть необходимая информация.Командные календари — хороший способ соблюдать дедлайны.
Всегда учитывайте часовые пояса при назначении конференций и дедлайнов. Удаленные сотрудники могут не находиться в вашем часовом поясе, поэтому вам нужно уделять особое внимание времени.

Улучшение межведомственного взаимодействия

Организуйте мероприятия, которые помогают отделам работать вместе. Есть много видов деятельности, которые могут помочь людям работать вместе. Вечеринки и пикники — отличный способ собрать людей и просто пообщаться.

Поскольку некоторые люди не склонны «работать» в нерабочее время, вы можете разрешить им участвовать в общественных мероприятиях (таких как очистка окружающей среды и благоустройство парка) в любое время суток. Это также укрепляет репутацию вашей компании в обществе.

Создавайте форумы и чаты, где отделы могут общаться. Чат-группы могут помочь поддерживать общение открытым, хотя вы захотите дать некоторые рекомендации, чтобы чаты оставались профессиональными и по теме.
Обеспечьте сайт, который объяснит жаргон различных отделов.Это обеспечит им более легкое понимание друг друга.

Но не переусердствуйте. Юридическим и техническим отделам не нужно все объяснять — это займет страницы, которые большинство отделов не прочитают. Просто убедитесь, что вам предоставлены термины и идеи, понятные другим отделам.

Управление техническими коммуникациями

Всегда корректируйте и проверяйте орфографию во всех электронных письмах, даже в боковых внутренних. Чем больше вы игнорируете эту деталь, тем больше вероятность того, что вы допустите досадные ошибки, когда это имеет значение.
Выключайте звук на телефоне, когда идете на собрания. Это не только неуважительно по отношению к участникам собрания, но и снижает эффективность собрания. Это может отвлекать внимание на собрании и без необходимости увеличивать его продолжительность.
Текст должен быть коротким. Если вы обнаружите, что набираете очень длинное электронное письмо или текст, возможно, лучше всего поднять трубку и позвонить получателю или назначить встречу для обсуждения темы. Длинное электронное письмо так же вредно, как почтовый ящик с более чем 100 непрочитанными сообщениями каждое утро.

Организация встреч

Необходима ли встреча? Определение необходимости встречи. Формат встречи также важен. Не проводите встречу, если достаточно отправить пару писем. Не ждите, пока наконец возникнет проблема, чтобы созвать встречу.

Standup-встречи — прекрасный пример отличной виртуальной встречи, которая очень эффективна. Это позволяет людям быть в курсе того, чем занимаются другие команды или отделы, не отнимая слишком много времени.

Если вы проводите собрание по конференц-связи, приходите на несколько минут раньше, чтобы начать конференц-связь.
Всегда запускайте вовремя. Мало что расстраивает больше, чем слушать, как люди говорят о личных вещах в течение первых 5 минут встречи. Если кто-то опаздывает, они могут наверстать упущенное из протокола встречи.

Своевременный старт с уважением относится к людям, которые прибывают вовремя.

Держите людей в курсе. Одна из причин, по которой люди ненавидят собрания, заключается в том, что они отнимают много времени.Позволяя людям обсуждать другие проекты или уходить от темы, сводится к минимуму эффективность встречи.

Лучший способ обратиться к людям, говорящим о других проектах или конкретных деталях, которые нужно знать лишь нескольким людям, — это любезно, но твердо попросить их обсудить это после встречи. Дайте им понять, что это важно, но сейчас не время.

Движение вперед

Деловое общение необходимо для успеха бизнеса, но есть много способов сделать это правильно.То, что работает для вашего бизнеса, может не работать для других. Эта статья может служить руководством, которое поможет вам нацелить улучшения или переосмыслить ваши текущие стратегии делового общения. Да, на то, чтобы все исправить, может потребоваться время. Но начать исправлять это сейчас будет намного проще, чем через год или два, когда вредные привычки, незаинтересованность и негативные впечатления затруднили изменение вашего делового общения.

Руководство по деловым, корпоративным и организационным коммуникациям

Коммуникация происходит как внутри организации (организационная коммуникация), так и между организациями и другими организациями или отдельными лицами (деловая и корпоративная коммуникация).В самом широком смысле, организационные, деловые и корпоративные коммуникации сосредоточены на установлении и управлении взаимоотношениями как внутри, так и за пределами организации. В это широкое поле коммуникации входят такие специальности, как интегрированные маркетинговые коммуникации, связи с общественностью и стратегические коммуникации. Это руководство разработано, чтобы предоставить студентам обзор ролей и навыков в этой области, а также различных образовательных возможностей.

Студенты должны знать, что приведенные выше и ниже определения различают разные типы общения (например,g., организационная vs корпоративная) часто носят более академический характер, и что на практике эти типы коммуникации часто пересекаются и пересекаются друг с другом. Например, в то время как некоторые предприятия могут иметь отдельные отделы для организационных коммуникаций и корпоративных / деловых коммуникаций, большинство предприятий объединяют функции в одном отделе или даже в пределах одной или двух должностей.

Организационное общение использует устные, письменные и электронные методы (например,грамм. памятки, встречи, электронные письма, вебинары) для передачи информации внутри организации. Цель — достижение как индивидуальных, так и общих целей. Каждый в организации участвует в этом потоке коммуникации, будь то в малом бизнесе, где владелец обучает нового сотрудника тому, как пользоваться кассовым аппаратом, или в транснациональной корпорации, где генеральный директор проводит телеконференцию со всеми сотрудниками. Специального обучения для участия в организационной коммуникации не требуется; однако знание принципов и стратегий коммуникации может помочь членам организации сформировать свое общение, чтобы повысить эффективность, действенность и прозрачность организации.

Деловое и корпоративное общение использует одни и те же методы устных, письменных и электронных средств для создания сообщений и обмена ими с другими организациями (например, поставщиками, дистрибьюторами, другими предприятиями) и отдельными лицами (например, потребителями, общественностью, текущими и потенциальными клиентами) . В отличие от организационной коммуникации, которая касается внутренних коммуникаций внутри организации, деловая и корпоративная коммуникация является внешней, и ее цель — налаживание и развитие коммерции — производства и распределения товаров и услуг.

Ассоциация делового общения отмечает, что деловое общение — это междисциплинарная область, основанная на других областях, таких как теория и риторика коммуникации, информационные системы, лингвистика, менеджмент, маркетинг и связи с общественностью. Практики могут работать в крупных корпорациях, малых предприятиях или некоммерческих организациях или в качестве независимых консультантов. Кроме того, некоторые предпочитают оставаться в академических кругах в качестве исследователей и преподавателей.

В дополнение к этим широким областям существуют также подспециальности или ниши, которые способствуют развитию организационных и корпоративных коммуникаций.К ним относятся, но не ограничиваются:

Маркетинговые коммуникации и интегрированные маркетинговые коммуникации : По данным Бюро статистики труда США (bls.gov), ожидается, что рост занятости в маркетинговой профессии вырастет на 10% в период с 2016 по 2026 год (последние доступные данные с сайта bls.gov ). Специалисты по маркетингу оценивают текущий рынок своей компании, продукта или услуги, включая отслеживание конкурирующих брендов; разработка и управление маркетинговыми кампаниями с целью привлечения соответствующих клиентов; и отслеживание и измерение воздействия их маркетинговых коммуникаций, включая рентабельность инвестиций (ROI).За последнее десятилетие усилилась тенденция к интеграции всех аспектов маркетинговых усилий, чтобы создать единый опыт для целевой аудитории. Это привело к изобретению интегрированных маркетинговых коммуникаций (IMC) как отдельной и междисциплинарной области. Совсем недавно социальные сети открыли множество возможностей в области маркетинга и цифровых коммуникаций.
Связи с общественностью : В то время как маркетинг напрямую связан с продажами и доходами, связи с общественностью представляют собой более широкую практику создания положительной репутации компании и ее продуктов или услуг.Связи с общественностью также могут использоваться отдельными лицами (для продвижения себя), некоммерческими организациями (для продвижения миссии или кампании) и государственными учреждениями (для продвижения повестки дня или для создания общественной поддержки). Специалисты по связям с общественностью развивают отношения с прессой, правительственными чиновниками и лидерами отрасли. В то время как специалисты по маркетингу разрабатывают рекламные кампании, специалисты по связям с общественностью пишут статьи, в которых их компания или продукт ассоциируются с положительным социальным воздействием, а также рассматриваются ситуации в компании, которые могут повлиять на репутацию организации, такие как отзыв продукта или смена руководства компании.Несмотря на эти различия, маркетинг и связи с общественностью часто пересекаются, и, как упоминалось ранее, некоторые компании могут совмещать обязанности в одном отделе или даже в одном человеке.
Стратегические коммуникации : Поскольку как коммерческие, так и некоммерческие организации диверсифицируют свои цели и продукты / услуги, перед специалистами в области стратегических коммуникаций ставится задача координировать и интегрировать видение, миссию, маркетинг, связи с общественностью и стратегическое планирование своей организации.Подобно тому, как IMC сочетает в себе функции маркетинга и коммуникации, которые ранее были разделены, стратегическая коммуникация пытается объединить коммуникационные функции (например, внутреннюю и внешнюю коммуникацию) в рамках всего бизнеса в одно скоординированное усилие.

Краткая история делового общения

Торговля — обмен товарами и услугами — всегда была частью человеческих отношений. Сообщения о торговле были обнаружены в письменных источниках Китая, Вавилонии, Египта, Греции, Месопотамии и Финикии в виде глифов, пиктограмм, идеографов, клинописи и алфавита, на глиняных табличках, папирусе, пергаменте, керамике, панцирях черепах и дереве.Для каждого периода времени и культуры были разработаны протоколы, позволяющие лучше всего общаться, но не было письменных установленных правил.

В 1916 году Джордж Бертон Хотчкисс опубликовал первый учебник по бизнес-коммуникациям: Business English Its Principles and Practice , который был основан на давно устоявшихся риторических принципах. Он охватил основы хорошего письма; деловые формы, такие как письма, телеграммы и рекомендации; как развивать продажи и рекламу продукции; и различные системы хранения документов.Его книга продвигала 5 принципов коммуникации: ясность, последовательность, творческий подход, содержание и связи.

С тех пор эти простые практики распространились во многие отрасли организационных, деловых и корпоративных методов, практик и теорий коммуникации. Все они продолжают развиваться по мере развития новых технологий. Это было так же верно, когда пишущая машинка стала широко использоваться в конце 1870-х годов, как и сейчас с широким использованием социальных сетей для продвижения корпоративного присутствия в 21 веке..

Типы организационных, деловых и корпоративных коммуникаций

Хотя все коммуникации исходят от одного человека или группы людей, организационные, деловые и корпоративные коммуникации можно разделить на категории в соответствии с их источником. Формальный источник общения можно рассматривать как компанию, где лицо анонимно; от физического лица; или из системы. Связь может осуществляться внутри компании (внутри компании) или за ее пределами (внутри компании). Примеры типов корпоративной, индивидуальной и системной коммуникации включают:

Компания предоставила:
- Внутри: встречи в масштабе компании, информационные бюллетени для сотрудников, интранет компании
- Inter: сообщения в Twitter, годовой отчет, кампания по сбору средств
Индивидуальный источник:
- Внутри: ежегодный обзор сотрудников менеджером, встречи по созданию команды
- Inter: благодарственное письмо клиенту, запрос цены поставщику
Источники систем:
- Внутри: общие файлы, автоматизированные процессы
- Inter: пользовательский интерфейс банкомата, онлайн-покупки, подписка на информационный бюллетень

Примеры проектов делового общения

Типы проектов, в которых участвуют профессионалы в области коммуникации, будут различаться в зависимости от нескольких факторов, включая их должность, должность, опыт, тип организации, в которой они работают, и от того, предназначен ли тип коммуникации для внутренней или внешней аудитории.Проекты для внутренней аудитории могут включать создание или оптимизацию корпоративных программ обучения и развития, работу с руководителями для создания внутренних сообщений о миссии и целях компании или распространение информации среди сотрудников во время кризисной ситуации. Типичные проекты для внешней коммуникации могут включать в себя исследование рынка, создание или продвижение бренда компании, поддержание или расширение цифрового присутствия компании, включая их веб-сайт, мониторинг и взаимодействие с клиентами через учетные записи в социальных сетях или создание пресс-релизов для продвижения запуска продуктов, организационных вех. , ключевые приемы на работу, приобретения и многое другое.

Ниже приведены несколько примеров различных типов коммуникационных проектов.

Брендинг : Просто сделай это! Большинство людей в США и во всем мире узнают эту короткую, казалось бы, банальную фразу как часть бренда Nike. Брендинг — это отрасль маркетинга, целью которой является создание названия, логотипа, определенного набора цветов или даже простого изображения, которое запомнится потребителям. Последовательность является ключевым моментом в брендинге, так что покупатели могут легко идентифицировать компанию или продукт по небольшим подсказкам, таким как логотип Nike, цвета Pepsi или яблоко Apple.Когда потенциальный покупатель видит сигнал к бренду, он легко ассоциирует его с чем-то, что он может узнать, доверять, предпочесть и в конечном итоге купить. Брендинг — это коммуникация от компании, предназначенная в первую очередь для других организаций и частных лиц.

Crisis Communication : В любой компании, большой или маленькой, бывают ситуации, когда бренд компании может пострадать из-за проблем со стороны руководителей, сотрудников, продуктов или услуг. Затем персонал по связям с общественностью вместе с командой менеджеров разрабатывает план коммуникаций в кризисных ситуациях, который реализуется с целью ограничения ущерба репутации компании и ее чистой прибыли, а также устранения любого ущерба для клиентов или клиентов.Одна из ситуаций, которая стала обычным явлением в эпоху социальных сетей, — это неподходящий пост от сотрудника, у которого есть доступ к корпоративной учетной записи. В этой ситуации ответом компании может быть публичное извинение, использование юмора для разрядки ситуации или публичный выговор или увольнение сотрудника.

Другие формы кризисной коммуникации возникают в таких ситуациях, как отрицательные отзывы клиентов в Интернете; отзыв лекарств, продуктов питания или автомобилей; или в крайних случаях, когда могут иметь место широко распространенные притеснения и / или дискриминация сотрудников, или экологические бедствия, такие как разлив нефти.В каждой ситуации проблема должна быть решена быстро и таким образом, чтобы это не оттолкнуло бизнес. Хотя некоторая информация о кризисных ситуациях может исходить от компании, она наиболее эффективна, когда она осуществляется через уважаемого человека, который представляет организацию.

Организационная коммуникация : Будь то семейный рынок или транснациональная корпорация, информация о компании должна распространяться среди сотрудников. Некоторая информация направляется сверху вниз — от руководства к персоналу — например, обзоры производительности, собрания отделов и информационные бюллетени компании.Некоторая информация поступает снизу вверх — от персонала к руководству — например, жалобы, предложения и отчеты. Некоторая информация передается по горизонтали между сотрудниками на аналогичных уровнях с организацией, таких как собрания управленческой команды, команды волонтеров, поддерживаемых работодателем, или проектные группы. Одной из новых форм организационной коммуникации являются обсуждения в интранете онлайн-сообщества. Это часто заменяет негативные сплетни «Я слышал это через виноградную лозу» на более продуктивные и вдохновляющие разговоры между отделами и внутри них.

Пресс-релизы : Поскольку средства массовой информации становятся все более разрозненными, а журналисты не всегда доступны для освещения каждой ситуации, сотрудники по связям с общественностью и пресс-релизы становятся мостом к средствам массовой информации. У большинства организаций есть информация, которую они хотят, чтобы общественность, их деловые партнеры и / или их клиенты знали о следующих конкретных событиях. Например, ежеквартальные финансовые отчеты, продвижение по службе или прием новых сотрудников на ключевые должности или предстоящие выпуски продуктов могут потребовать выпуска пресс-релиза.Будь то в частном, государственном или некоммерческом секторе — хорошие отношения со СМИ важны и хорошо написаны, целевые пресс-релизы являются одним из способов поддержания этих отношений.

Пресс-релизы также могут использоваться для информирования общественности. Например, при вспышке гриппа в конкретном регионе местные СМИ могут не знать, что это значимая история для их сообщества или что вспышка даже началась. Местный департамент здравоохранения выпустит пресс-релиз для соответствующих газет, радиостанций и телеканалов, чтобы проинформировать общественность.Кроме того, они также предоставят ссылку на пресс-релиз в любых учетных записях в социальных сетях, которыми они управляют. Пресс-релиз может быть опубликован как есть, или, если средство массовой информации заинтересовано в расширении истории на основе основных фактов, предоставленных министерством здравоохранения, они отправят журналиста для получения дополнительной информации, и может быть написан более подробный рассказ.

Карьера в области организационных, деловых и корпоративных коммуникаций

В области коммуникации существует широкий спектр карьерных путей и ниш, которые могут быть использованы студентами, заинтересованными в карьере в сфере делового общения.Ниже приводится краткий список некоторых из многих областей, в которых работают специалисты по коммуникациям:

Администрация
Бизнес-аналитик
Консультант по коммуникациям
Планирование и управление мероприятиями
Цифровая коммуникация (включая: маркетинг в социальных сетях, взаимодействие с сообществом, веб-производство)
Высшее образование (в том числе: исследования, преподавание)
Человеческие ресурсы (включая: коучинг, общение с сотрудниками, политики, подбор персонала)
Обучение и развитие
Маркетинг
Связи с общественностью (включая: фирменный стиль, антикризисное управление, отношения со СМИ)
Продажи

Необходимые навыки в области организационных, деловых и корпоративных коммуникаций

Коммуникация — это область, которая охватывает широкий спектр возможных профессий; поэтому невозможно составить полный список необходимых навыков, которыми должны обладать профессионалы в области коммуникации.Тем не менее, Бюро статистики труда США (bls.gov) рекомендует следующие качества и навыки как неотъемлемую часть любого практикующего специалиста в этой области:

Аналитический : анализ тенденций для определения лучших стратегий для организации
Общение : письменные и устные навыки
Творчество : генерирование творческих и подходящих идей
Принятие решений : делайте выбор на основе наилучшей доступной информации
Межперсональный : возможность эффективно работать с коллегами и деловыми партнерами, клиентами, заказчиками и общественностью.
Организационная : эффективное управление бюджетом, людьми, проектами и временем.

Подобно тому, как группа шеф-поваров может использовать одни и те же ингредиенты и создавать совершенно разные блюда, навыки, используемые профессионалами в области коммуникации, могут показаться одинаковыми. Разница заключается в конкретном контексте: компания, должность, цель, команда и конкуренция — это лишь некоторые из элементов, составляющих этот контекст. Лица, занимающие руководящие и административные должности, будут уделять основное внимание аналитическим навыкам, навыкам принятия решений и организационным навыкам.Лица, которым поручено разработать маркетинговую кампанию, будут использовать свои творческие навыки, а также свои аналитические и межличностные навыки. У других может быть роль, которая требует в первую очередь только одного набора навыков, например бизнес-аналитика.

Примеры должностей в деловом общении

Согласно справочнику BLS по профессиональным перспективам, области, связанные с организационными, деловыми и корпоративными коммуникациями, растут. Людей с обучением и навыками в этих областях можно найти в любой профессиональной нише, включая академическую, корпоративную, инженерную, финансовую, государственную, информационную, юридическую, медиа, военную, некоммерческую, медицинскую, научную и транспортную.Краткий обзор недавних объявлений о вакансиях включал:

Ежегодный управляющий фондом
Business Analytics Professional
Специалист по коммуникациям
Менеджер творческих мероприятий
Специалист по внешним связям
Менеджер по финансовым отношениям
Внутренние продажи
Сотрудник по вопросам политики и развития бизнеса
Координатор всплывающих окон
Администратор предложения
Координатор по связям с общественностью
Агент по работе с малым бизнесом
Стратегический бизнес-консультант
Публицист в области технологий

Обучение организационным коммуникациям

Для большинства рабочих мест в этой области требуется как минимум степень бакалавра, а многим требуется степень магистра для более специализированных должностей.Как правило, программы, специализирующиеся на деловом общении, не предлагаются на уровне младшего специалиста, хотя есть общие степени общения, по которым студенты могут получить степень младшего специалиста. Программы бакалавриата доступны как в кампусе, так и в онлайн-программах.

В США имеется 155 колледжей и университетов со степенью магистра, которые предлагают 189 степеней магистра в области организационных, деловых или корпоративных коммуникаций. Есть 142 программы на территории кампуса, 44 онлайн-программы (классифицируются как те, которые требуют двух или менее посещений кампуса в год) и три программы MastersinCommunications.com классифицируется как онлайн-гибридные программы, большая часть которых проводится онлайн, но требует от трех до примерно шести посещений университетского городка в год. Большинство этих программ можно найти в школах или на факультетах коммуникации или коммуникационных исследований; тем не менее, некоторые программы могут предлагаться в школах бизнеса, школах журналистики или колледжах / школах профессиональных исследований.

Несмотря на то, что есть специализированные магистерские программы по коммуникационным программам в организации, большинство программ являются общими магистерскими программами по коммуникационным программам с акцентом или специализацией в области деловых, организационных или корпоративных коммуникаций.Существуют также магистерские программы со специальными специализациями или курсовыми работами в области стратегических коммуникаций, IMC, маркетинговых коммуникаций и / или связей с общественностью.

Для получения дополнительной информации о программах магистратуры, включая исчерпывающий каталог программ, посетите нашу страницу магистерских программ в области организационных, корпоративных и деловых коммуникаций.

Примечание: MastersinCommunications.com в настоящее время имеет 189 программ магистратуры в области коммуникаций, которые имеют специализацию в области деловых, корпоративных или организационных коммуникаций или предлагают по крайней мере три-четыре курса в этих областях.Сюда не входят другие типы магистерских программ, которые могут предусматривать курсовую работу в области делового общения, например магистра делового администрирования, магистра по связям с общественностью, магистра по маркетингу, магистра по управлению человеческими ресурсами или магистра по программам организационного лидерства.

Что такое деловое общение и зачем оно вам?

Плохое деловое общение может привести к слишком большому количеству рисков для бизнеса. С другой стороны, эффективное общение может помочь вашему бизнесу развить конкурентное преимущество, повысить производительность и вовлеченность сотрудников, а также повысить удовлетворенность клиентов.

Почему эффективное деловое общение лежит в основе успеха каждой компании? Как этого добиться в собственной компании? Пришло время получить нужные ответы — и мы их получили!

Что такое деловое общение?

Деловое общение — это процесс обмена информацией между людьми внутри и вне компании. Некоторые виды делового общения включают:

Команда сотрудников проводит мозговой штурм
Два сотрудника обмениваются информацией для совместной работы над проектом
Менеджер, дающий обратную связь непосредственному подчиненному
Команда руководителей, разделяющая видение компании со своими сотрудниками
Менеджер по работе с клиентами представляет результат клиенту
Клиент дает отзыв о результатах

Помимо обмена информацией, эффективное общение также важно для выполнения повседневных бизнес-процессов и задач, таких как:

Создание и обмен планами и предложениями
Представление новых идей клиентам, коллегам или руководству
Проведение продуктивных встреч
Достижение договоренностей в команде или организации
Исполнительные решения
Продажи
Прием, отправка и выполнение заказов

Работа с другими компаниями в вашей цепочке поставок

Важность делового общения

Эффективное общение является обязательным условием для любого современного бизнеса, который хочет развивать конкурентное преимущество и быть по-настоящему успешным.Почему?

Цель делового общения — улучшить процессы и уменьшить количество ошибок, что стало еще более важным в современном мире бизнеса, основанного на гиперподключениях и цифровых технологиях. Когда вы и ваши сотрудники используете так много разных устройств, инструментов, программного обеспечения, приложений и платформ для выполнения различных бизнес-процессов, вам необходимо убедиться, что все находятся на одной странице и работают над достижением одних и тех же организационных целей. Хотя одновременное использование множества различных инструментов увеличивает риск ошибки или чего-то ускользнувшего, надежное общение может значительно минимизировать их риски.

Если есть — это недопонимания, ваши основные системы и процессы могут быстро развалиться, что отрицательно скажется на вашем бизнесе, ваших клиентах и ваших сотрудниках. Фактически, еще одним преимуществом сильного делового общения является более высокая вовлеченность сотрудников. Когда сотрудники осведомлены о своих личных целях, целях команды и целях всей организации, они могут работать в их направлении с мотивацией и уверенностью.

В конце концов, если ваши сотрудники не знают, каковы цели определенной инициативы, не чувствуют себя комфортно, обращаясь к своему руководителю с проблемой или прося коллег высказать свое мнение, как они должны эффективно выполнять свою работу?

Кроме того, когда сотрудники чувствуют, что они могут общаться и строить отношения со своими менеджерами, коллегами и клиентами, они будут более счастливы на работе.Это помогает снизить текучесть кадров и высокие расходы, связанные с текучестью кадров.

Когда ваши сотрудники увлечены и довольны, они также будут более продуктивными, а это значит, что они смогут производить более качественную работу и , что означает более счастливые клиенты и больший доход для вашего бизнеса. Доказательство этому — цифры: компании с высоко вовлеченной рабочей силой видят рост операционной прибыли на 19,2% за 12-месячный период, в то время как компании с низкими показателями вовлеченности зарабатывают в среднем 32.На 7% меньше!

Проблемы, решаемые с помощью эффективного делового общения

Без правильных бизнес-коммуникационных процессов и инструментов для их выполнения поток информации в вашем бизнесе будет быстро прерван, что приведет к недопониманию, неопределенности и ошибкам.

С другой стороны, наличие надлежащих процессов делового общения может минимизировать риски, разочарование и целый ряд проблем, в том числе:

Перегрузка электронной почты. Нет ничего более подавляющего, чем почтовый ящик, переполненный сотнями новых сообщений. Это не только расстраивает, но и позволяет упустить или полностью упустить из виду важную информацию. Описав четкие процессы делового общения (например, когда уместно отправить быстрое мгновенное сообщение, а не целое электронное письмо), вы можете уменьшить количество цифровых отвлекающих факторов и создать больше пространства для творчества и совместной работы.
Сток по производительности. Когда ваши сотрудники не могут найти часть информации, которая им нужна для завершения проекта, им часто приходится искать в бесконечных цепочках электронной почты или тратить время на то, чтобы найти нужного человека, чтобы спросить. Но когда они наладят процессы коммуникации и получат доступ к нужным средствам коммуникации, эти потери производительности прекратятся.
Горизонтальные и вертикальные силосы связи. Часто команды и отделы внутри организации не общаются друг с другом так много, как следовало бы.Эту разрозненность можно легко исправить с помощью четких коммуникационных процессов, позволяющих установить связь между отделами и своевременно получать ответы.
Низкая работа Удовлетворение 900 24. Статистика показывает, что удаленные сотрудники на 57% более склонны быть довольны своей работой, работая удаленно. Эффективное общение является ключом к тому, чтобы удаленные сотрудники продолжали заниматься своей работой и чувствовали, что их вклад оказывает влияние.
Отсутствие ясности в отношении корпоративной культуры. Когда ваши сотрудники не понимают ваших ценностей и видения, культура вашей компании не будет настолько сильной, насколько могла бы. Это может привести к моральным проблемам на рабочем месте, что отрицательно скажется как на удовлетворенности работой, так и на производительности.
Текучесть кадров. Потеря талантливых специалистов обходится дорого, и одна из основных причин ухода сотрудников с работы — это недостаток общения и разобщенность. Согласно данным Owl Labs, сотрудники, которые работают удаленно, сообщают, что, вероятно, останутся на своей «текущей работе в течение следующих 5 лет» на 13% больше, чем сотрудники, работающие на месте.«
Плохое обслуживание клиентов. Если в вашей организации плохая коммуникация, есть вероятность, что сотрудники, работающие с клиентами, также не будут иметь нужной информации. Это может повлиять на качество обслуживания клиентов, которое вы можете предоставить, что может быстро разочаровать клиентов и отправить их прямо в руки конкурентов.

Типы делового общения

В типичной организации существует два основных типа делового общения:

1.Внутреннее деловое общение

Внутреннее деловое общение — это любая форма общения между людьми внутри вашей организации. Существует три основных формы внутреннего делового общения:

Восходящая связь. Это любая форма делового общения, исходящая от подчиненного к вышестоящему, например, от менеджера, руководителя группы или руководителя C-Suite. Примером может быть член команды, который просит у своего начальника дополнительную информацию о задаче перед ее выполнением.
Нисходящая связь. Это любая форма делового общения, которая исходит от начальника к подчиненному. Примером может быть менеджер, дающий своему непосредственному подчиненному оценку эффективности работы.
Боковое сообщение. Это любая форма внутреннего или межведомственного общения между коллегами на одном уровне иерархии организации. Примером может служить сотрудник креативного отдела, который дает сотруднику отдела маркетинга дизайн для рекламного материала.

2. Внешнее деловое общение

Внешнее деловое общение — это любая форма общения, которая покидает ваш офис и внутренний персонал. Это включает в себя общение с внешними сторонами, которые могут включать:

Клиенты
Клиенты
Продавцы
Поставщики
Заинтересованные стороны
Инвесторы

Методы делового общения

Когда на самом деле происходит деловое общение, оно бывает устным или письменным.Кроме того, как устные, так и письменные формы делового общения будут происходить либо лично, либо дистанционно.

У каждого есть свои плюсы и минусы: личное общение облегчает чтение языка тела другого человека и снижает недопонимание или ошибки, а удаленное общение имеет важное значение для наших современных сотрудников, а «работать отовсюду» — это новая норма.

Тем не менее, вот некоторые из наиболее распространенных методов делового общения:

Связь через Интернет. Сюда входят онлайн-каналы связи, такие как электронная почта, а также приложения для обмена мгновенными сообщениями, такие как Slack.
Телефоны и аудиоконференцсвязь. Эти инструменты позволяют проводить продуктивные собрания, даже когда некоторые или все участники находятся в удалении. Этот тип делового общения часто позволяет лучше обмениваться идеями по сравнению с письменным общением, поскольку позволяет уловить тон голоса говорящего.
Видеоконференцсвязь. Это наиболее эффективный способ проведения виртуальных встреч, которые кажутся максимально приближенными к личным встречам, потому что вы можете видеть язык тела, а также слышать тон голоса.
Личные встречи. Исследования показывают, что личные встречи генерируют больше идей, чем виртуальные встречи, поэтому, когда вы можете собрать всех участников встречи в одной комнате, вы должны это сделать. Но для современных предприятий с большим количеством удаленных сотрудников или клиентов по всему миру это может быть невозможно.
Отчеты, файлы, презентации и документы. Наличие важной деловой информации в письменной форме снижает вероятность путаницы, к ней можно вернуться позже, чтобы обеспечить дополнительную ясность, и ее можно легко передать между сторонами.
Обзоры. Как внутренние опросы сотрудников, так и опросы внешних клиентов — отличный способ собрать отзывы, открыть дополнительный канал связи и найти способы для будущих улучшений как бизнеса.
Работа с клиентами. Это может включать сбор или обмен информацией через поддержку в чате, систему управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), процесс адаптации ваших клиентов, отзывы клиентов и т. Д.

Создание вашего бизнес-процесса коммуникации

Надежные бизнес-коммуникационные процессы необходимы для счастья и продуктивности ваших сотрудников, а также для удовлетворения ваших клиентов. Но с чего начать их создание? Выполните следующие шаги, чтобы установить четкие процессы, которые преобразуют коммуникацию в вашем бизнесе:

1.Проанализируйте свое текущее состояние делового общения

Невозможно улучшить процессы делового общения, если вы не знаете, где они сейчас находятся. Итак, первый шаг к созданию новых процессов, которые выведут ваше деловое общение на новый уровень, — это внимательно посмотреть на то, где вы находитесь сейчас.

2. Выявление пробелов и препятствий

Подводя итоги текущих процессов делового общения, подумайте о проблемах, с которыми часто сталкиваетесь вы и ваши сотрудники.Например, есть ли какая-то конкретная команда, у которой были низкие показатели вовлеченности сотрудников по результатам недавнего опроса об удовлетворенности работой, который вы провели? С трудом справляются ли сотрудники какого-либо отдела с эффективностью и своевременностью выполнения проектов? Есть ли у вас плохие отзывы об обслуживании клиентов в Интернете?

3. Обозначьте основные группы в вашей организации и то, как они общаются друг с другом

Изучите структуру вашей организации и то, как эти группы взаимодействуют друг с другом. Вот несколько примеров вопросов, которые вы хотите задать:

Какие команды и люди должны общаться друг с другом ежедневно, еженедельно и ежемесячно? О чем они говорят?
Как менеджеры отслеживают прогресс в своих отделах? Как работает этот процесс отчетности? Как дается обратная связь?
Какие проекты и процессы требуют одобрения других сотрудников компании? Каким образом запрашивается и упрощается этот процесс утверждения? Что происходит после получения одобрения?

4.Установите будущие цели делового общения

Теперь, когда вы знаете, где в настоящее время находятся ваши бизнес-коммуникационные процессы, в чем заключаются проблемы и с кем каждый должен иметь возможность эффективно общаться в будущем, пришло время установить некоторые цели. Вы хотите, чтобы ваши цели были реалистичными, своевременными и измеримыми. Например, некоторые цели делового общения могут включать:

Уровень текучести кадров на уровне 10% к 2022 году по сравнению с аналогичным периодом прошлого года
Укажите конкретный уровень удовлетворенности сотрудников в вашем следующем ежеквартальном опросе, например, 90% сотрудников ответили с оценкой 8 или выше на вопрос: «По шкале от 1 до 10, насколько вы заинтересованы в своей текущей должности?»
Уменьшение количества ненужных писем, отправляемых в следующем квартале, на 20%
Достижение определенного уровня удовлетворенности клиентов, например, средний отзыв 4.5 звезд и выше в Google Reviews, в течение шести месяцев

5. Определите способы связи

Теперь, когда у вас есть несколько целей, вы можете выбрать методы делового общения, которые будут согласованы. Например, чтобы сократить количество ненужных писем, отправляемых в следующем квартале, на 20%, отличным началом было бы определение того, когда самое подходящее время для отправки быстрого мгновенного сообщения вместо всего электронного письма.

6. Документируйте и делитесь своими новыми бизнес-коммуникационными процессами

Постановка целей ничего не значит, если вы не можете нести ответственность за их достижение, а определение методов коммуникации для различных ситуаций будет бесполезным, если ваши сотрудники о них не знают.По этим причинам очень важно задокументировать цели и процессы делового общения. Затем вы можете легко поделиться этими документами с другими в организации и при необходимости обращаться к ним. Эти документы также станут ценным инструментом, которым можно будет поделиться с новыми сотрудниками, чтобы быстро их освоить.

7. Оцените прогресс и при необходимости отрегулируйте

Цель состоит в том, чтобы постоянно улучшать процессы делового общения, чтобы ваш бизнес мог стать более эффективным, а ваши сотрудники могли оставаться вовлеченными в работу в долгосрочной перспективе.По этой причине важно постоянно следить за своим прогрессом и определять, приближаетесь ли вы к своим целям или не попадаете в цель. Таким образом, вы можете внести необходимые изменения.

Возможно, вы захотите создать повторяющееся календарное напоминание для себя и своей команды, чтобы раз в квартал переоценивать процессы делового общения и продвигаться к поставленным целям. Таким образом вы сможете определить, на правильном ли вы по-прежнему пути или вам нужно сделать поворот.

Технология, помогающая улучшить деловое общение

Создание процессов бизнес-коммуникации — это одно, а их эффективное выполнение — совсем другое.Ключом к этому является доступ к нужным инструментам и технологиям.