Как распределить день: Как организовать свой день: методики гениев продуктивности

Как планировать свой день, чтобы все успевать: 10 лучших советов

Статья обновлена и дополнена 30.04.2023

Ежедневно вы можете тратить впустую до 70% времени и более. Из-за прокрастинации вы можете постоянно откладывать на потом даже критически важные дела. Банальная неорганизованность и неумение планировать свой день могут лишить вас успехов в работе, учебе и счастья в жизни в целом.

Технологии тайм-менеджмента вызвали особый интерес в момент, когда люди осознали ценность времени в условиях бешеного темпа современной жизни. Давайте поговорим о том, как планировать свой день – приведем гениальные методики, эффективные советы и даже программы и приложения, которые помогут вам правильно распределять время.

1 Тайм-менеджмент – что это и зачем

2 Как правильно планировать свой день? 5 гениальных методик

2.1 Техника Бенджамина Франклина

2.2 Техника Стивена Кови

2.3 Техника Тима Ферриса

2.4 Техника Глеба Архангельского

2. 5 Техника Франческо Чирилло

3 Как научиться планировать свое время: ТОП-10 советов

4 5 лучших приложений для тайм-менеджмента

4.1 Резюме

Тайм-менеджмент – что это и зачем

Под тайм-менеджментом понимаются технологии экономии и эффективного использования рабочего и свободного времени. Это направление стало настолько популярным, что сегодня его наиболее перспективным методикам обучаются миллионы сотрудников крупнейших корпораций по всему миру. Тайм-менеджмент предполагает анализ, моделирование стратегии, постановку целей и задач, расстановку приоритетов, реализацию стратегии и контроль над достижением целей.

Обучение специалистов обычно предполагает исследование следующих техник:

• матрица Эйзенхауэра;
• метод Парето;
• метод «Помидора»;
• техника «Хронометраж»;
• АВС-анализ.

Но наиболее эффективным принято считать самоменеджмент. Имеет смысл изучить ключевые техники, понять принципы анализа, расстановки приоритетов и разработки стратегии, после чего взять от них лучшее (на ваш взгляд) и реализовать в собственной концепции. Вам в помощь специальные программы и приложения для эффективного тайм-менеджмента – о лучшем софте мы поговорим далее.

Как правильно планировать свой день? 5 гениальных методик

Эти методики разработаны людьми, которые на деле доказали свою эффективность и способность к планированию. Среди них Бенджамин Франклин, Глеб Архангельский и Стивен Кови. Каждый из них объяснил самому себе и миллионам других людей, как научиться планировать свое время. Приведем 5 методик, которые по праву считаются гениальными.

Не пропустите: Как выучить французский язык с нуля?

Техника Бенджамина Франклина

История Бенджамина Франклина поистине уникальна: будучи сыном простого мыловара, он смог стать ведущим дипломатом, политиком, ученым и публицистом, де-факто участвовал в создании Декларации независимости, конституции США и становлении Соединенных Штатов в целом. Именно его портрет находится на купюре номиналом в 100 долларов. Именно ему приписывают фразу «Время – деньги».

Еще с 20-летнего возраста Бенджамин Франклин создал для себя алгоритм управления временем, которого придерживался на протяжении всей жизни. Его принято называть пирамидой продуктивности или пирамидой Франклина.

В ее основе находятся жизненные ценности – принципы (добродетели), на которые вы ориентируетесь в достижении любых целей. Для себя Бенджамин определил 13 таких ценностей, среди них были трудолюбие, спокойствие, молчаливость и справедливость. Франклин использовал записную книжку, в которой 13 страниц были отведены под жизненные принципы. Он разлиновал ежедневник, и каждый день отмечал победы или поражения на пути к духовному совершенствованию.

Остальные ступени пирамиды Франклина по мере убывания значимости:

1. Глобальные цели – де-факто жизненные цели, наиболее значимые задачи.
2. Генеральные планы – стратегии достижения глобальных целей.
3. Долгосрочные планы – комплекс целей на 3-4 ближайших года.
4. Краткосрочные планы – цели, которых нужно достигнуть в течение 1-12 месяцев.
5. Ежедневное и еженедельное планирование.

В соответствии с этой схемой вам необходимо определиться с принципами и ценностями, которые составляют основу вашего мировосприятия, поставить глобальную цель и разработать стратегию ее достижения. Метод предполагает использование технологий долгосрочного и краткосрочного планирования – проще всего делать это при помощи специальных приложений, но подойдет и обычная записная книжка.

Техника Стивена Кови

Стивен Кови – один из самых популярных тренеров в области тайм-менеджмента, его семинары и курсы востребованы во всем мире. Он же автор множества тематических книг, многие из которых входят в рейтинги наиболее значимой литературы для бизнесменов. Кови считают последователем Франклина, однако ему удалось разработать свою, принципиально новую методику. Автор описал ее в книге «7 навыков высокоэффективных людей» – именно на них базируется техника Стивена Кови.

Какие навыки, по мнению Кови, присущи высокоэффективным людям:

1. Постоянное самосовершенствование.
2. Стремление к выгодному для обеих сторон взаимодействию.
3. Проактивность.
4. Умение слышать и стремление быть услышанным.
5. Четко представление цели любого действия.
6. Мышление победителя.
7. Умение правильно расставлять приоритеты в делах.

Помимо этого Кови предлагает использовать матрицу распределения задач и правильной расстановки приоритетов. Задачи он делит на срочные и важные, несрочные и важные, срочные и неважные, несрочные и неважные. Дела последней категории стоит сразу вычеркивать, первой – делать в первую очередь. При этом в день рекомендуется решать порядка 60% важных и срочных задач, а также порядка 40% важных и несрочных.

Техника Тима Ферриса

Тим Феррис – еще один известный коуч, создавший сотни курсов по повышению персональной эффективности. Его метод базируется на 2-х четко сформулированных законах:

1. Закон Парето. Необходимо направить максимум сил на решение действительно важных задач, так как 20% усилий помогают достичь 80% цели, а оставшиеся 80% ваших усилий позволят добиться только 20% результата.
2. Закон Паркинсона. Не отводите на решение одной задачи больше или меньше времени, чем нужно на ее выполнение – работа займет все отведенное на ее выполнение время.

Феррис рекомендует не увеличивать, а сокращать рабочий день. По его мнению, необходимо делать самому лишь самое важное, а все остальное – делегировать. Коуч создал технику планирования «1-3-5», в основе которой лежит принцип выборки дел. В соответствии с этой методикой вам необходимо ежедневно вносить в список дел одну важную задачу, три менее важных и пять мелких дел.

Техника Глеба Архангельского

Метод еще одного известного эксперта в области тайм-менеджмента, который максимально корректно адаптирует зарубежные технологии под отечественные реалии. Глеб Архангельский уделяет особое значение мотивации, правильной постановки целей, планированию и борьбе с прокрастинацией. Его техника базируется на принципах, которые кажутся достаточно простыми:

• утро стоит начинать с «поедания лягушки», то есть с выполнения наиболее скучной и неприятной задачи и только потом переходить к оставшимся делам;
• большие задачи необходимо дробить на мелкие;
• важно использовать эмоциональные привязки – ими могут быть книги, музыка, путешествия и все, что вы любите;
• работу необходимо чередовать с отдыхом, иначе вы быстро перегорите;
• важно научиться делегировать не самые важные задачи.

Архангельский также убежден в том, что повышение персональной эффективности невозможно без здорового сна, регулярной физической активности и душевного отдыха. Если вы постоянно будете работать на пределе, то быстро перегорите. Поэтому так важно отдыхать, уметь делегировать дела и правильно расставлять приоритеты.

Техника Франческо Чирилло

Франческо Чирилло является автором всемирно известного метода тайм-менеджмента Pomodoro (техника «Помидора»). Суть алгоритма предельно проста: всю работу необходимо разделить на «помидоры», каждый из которых содержит 25 минут на достижение задачи и 5 минут на отдых. Все задачи выполняются с использованием обычного таймера.

При этом необходимо заранее составлять список дел и, возможно, вещей, на которые вы планируете отвлекаться во время перерывов. Франческо Чирилло говорил о том, что с этой техникой можно и нужно экспериментировать. Соответственно 25-30 минут – это оптимальная «длительность» для каждого «помидора». Однако вы можете подстраивать продолжительность интервалов «под себя», увеличивая или уменьшая его.

Как научиться планировать свое время: ТОП-10 советов

Эти советы – выжимки из книг популярных коучей и экспертов в области тайм-менеджмента. Де-факто они объясняют, как правильно планировать свой день, находить время на работу и отдых, достигать глобальных целей и одновременно с этим не тратить слишком много сил на само планирование и самоорганизацию.

1. Поймите, куда уходит время

Проведите анализ: вспомните два последних дня в деталях и запишите все, что вы делали, указав примерное количество затраченного на каждую задачу времени. Вы удивитесь тому, что до 5-7 часов в день вы тратите на откровенно бесполезные, неважные и ненужные дела, а также на «сборы», подготовку к делам и банальную прокрастинацию.

2. Изучите основные принципы тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент – это целая наука, которую достаточно сложно постигнуть в деталях. Однако стоит познакомиться с основными его принципами, ценностями, методиками и технологиями. Почитайте тематические статьи, пробегите глазами книги Стивена Кови или Глеба Архангельского. Не нужно что-то учить и зазубривать – ваш мозг сам вычленит для себя самое важное из прочитанного.

3. Займитесь индивидуальным планированием

Не следуйте шаблонам – берите за основу популярные методики планирования, но подгоняйте их под себя. Как организовать свой день по индивидуальной стратегии? Наблюдайте и экспериментируйте. Так в технике «Помидора» можно делать более короткие или более длинные временные интервалы, а в методе «1-3-5» можно создать схему «1-3-3».

4. Научитесь расстановке приоритетов

Правильно расставляйте приоритеты и делайте в первую очередь то, что важно для вас именно здесь и сейчас, что необходимо для достижения поставленных целей (краткосрочных и долгосрочных). Безжалостно отметайте несрочные и неважные задачи, боритесь с прокрастинацией. В вашем графике не должно остаться бесполезных и неприятных дел.

5. Следуйте составленному плану

Не отклоняйтесь от составленного плана. Если он слишком тяжелый – уменьшите количество дел, добавьте времени на решение задач. Очень важно выполнять все запланированные дела и при этом оставлять достаточно времени на отдых. При серьезных проблемах с дисциплиной сделайте планирование обязательным, даже если оно будет неприятным и покажется неэффективным.

6. Начинайте день с наиболее сложных и неприятных дел

Золотое правило: самые важные, сложные, скучные и неприятные дела необходимо делать сначала и только потом переходить к более приятным и менее важным задачам.

Помните, что 20% времени мы в среднем тратим на решение 80% ежедневных задач. Чем дольше вы откладываете дела на потом и чем менее важные занятия выбираете в начале дня, тем ниже ваша эффективность.

7. Отдыхайте и развлекайтесь

Без отдыха вы быстро перегорите, потеряете мотивацию и приобретете синдром хронической усталости. Чтобы не допустить этого, находите время на развлечения даже при самом плотном графике. Обязательно устраивайте себе приятные выходные и полноценные отпуска. При этом брать выходной стоит каждый раз, когда вы чувствуете в этом реальную необходимость.

8. Создайте условия для повышения персональной эффективности

Важные условия для повышения персональной эффективности – это физическое и моральное здоровье, вдохновение и достаточное количество сил. Высыпайтесь – сон должен составлять минимум 6-7 часов в день. Занимайтесь фитнесом, проводите больше времени на воздухе, получайте максимум положительных эмоций и периодически устраивайте себе психологическую разгрузку.

8. Научитесь говорить «нет»

Масса неважных дел исчезнут из вашего графика, если вы просто научитесь говорить людям «нет». Безотказность – главный враг вашей эффективности. Это не значит, что вы должны перестать помогать – это значит, что вы должны не позволять людям садиться вам на шею и отказываться от дел, которые не хотите, не успеваете и не считаете нужным выполнять.

9. Создайте комфортную обстановку

Приятная атмосфера, удобное рабочее место, эмоциональные привязки вроде музыки и предметов искусства, источники вдохновения, правильное и полноценное питание – все это ключевые составляющие комфортной обстановки, способной значительно повысить вашу эффективность. Добейтесь максимального удобства выполнения стоящих перед вами задач.

5 лучших приложений для тайм-менеджмента

Эти приложения помогут вам понять, как планировать свой день, чтобы все успевать. Они оптимизируют и ускоряют сам процесс планирования. Более того, программы обладают массой дополнительных функций – многие из них способны к обучению, что позволяет им автоматически подстраиваться под ваш график и индивидуальные особенности вашего тайм-менеджмента. ТОП-5 приложений для планирования дня по версии экспертов и рейтингов Рунета:

1. TimeTune – гибкий планировщик времени, который позволяет создавать даже нестандартные графики (это особенно удобно, если вы работаете посменно, имеете плавающий график или являетесь фрилансером). Приложение также помогает анализировать расход времени.
2. Pomodoro Timer – удобное приложение для планирования времени по технике «Помидора», которое, по сути, представляет собой сочетание таймера и записной книжки.
3. TickTick – универсальный планировщик, который помогает рассчитывать время, составлять структурированные списки дел и вести заметки.
4. Sectograph – приложение для краткосрочного и долгосрочного планирования с гибким таймером и удобной системой напоминаний.
5. aTimeLogger – эффективный инструмент анализа затраченного времени, который наглядно продемонстрирует объемы дел и затраченного на них времени в графическом режиме.

Где научиться работе в Excel: ТОП-7 онлайн курсов по Excel для начинающих

Рекомендуем тестировать планировщики и подбирать оптимальную программу с учетом индивидуальных особенностей вашего планирования. Разработчики создали сотни приложений, каждое из них обладает своими фишками и преимуществами. Среди программ есть масса планировщиков для детей и взрослых, для работы и жизни в целом. Используйте их, чтобы максимально облегчить процесс планирования.

Резюме

Как научиться планировать свое время и все успевать? Прежде всего, проведите анализ и расставьте приоритеты в задачах. Вы поймете, как много времени уходит на совершенно ненужные и бесполезные дела. Рассортируйте задачи, очистите их от мусора. Научитесь планированию и грамотной постановке целей, воспитайте в себе внутреннюю дисциплину. Обязательно используйте специальные приложения и программы, которые помогут организовать ваш день и правильно планировать время.

Написано статей

Как все успевать школьнику: советы правильного распределения времени

центр детского и

молодёжного

развития

Телефоны

+7(495)135-15-45+7(901)388-61-35

---

Автор: Наталья Визер

Оглавление:

• Каким может быть свободное время подростка?
• Тайм-менеджмент позволит успевать больше
• Эксперимент, который покажет ребенку эффективность тайм –менеджмента.
• Как научить ребенка планировать день?
• Как организовать школьнику расписание – чтобы он всё успевал
• Составляем расписание – практическое упражнение для детей
• Тест – умеет ли Ваш ребенок распределять своё время.
• Тайм менеджмент для детей и подростков – курсы в центре К.О.Т.

Каким может быть свободное время ребенка?

Прежде, чем узнать, как планировать время школьнику эффективно, чтобы он всё успел, нужно подробнее разобраться в том, что же такое свободное время школьника.

Вы же знаете, чем занимаются современные школьники, когда они свободны? Конечно, знаете, вы же сами такими были.

Наиболее популярные варианты:

• учатся и выполняют домашнее задание
• посещают тренировки, репетиторов, дополнительные занятия
• играют в компьютерные игры
• проводят по несколько часов в день в социальных сетя
• смотрят телевизор

Есть ли в этом списке то, что вы не одобряете? Возможно. Но сейчас мы не будем говорить о том, насколько полезны компьютерные игры и телевизионные программы для развития ребенка, и как было бы здорово, если бы ребёнок больше гулял. Некоторые сильно тревожные родители, у которых нет доверительных отношений со своими детьми, задают вопрос про досуг подростков интернету. Их интересует, что делают современные школьники, когда они не заняты. Отличный способ пощекотать себе нервы! Тем более, что коварный поисковик предлагает им такие запросы, как «чем занимаются подростки в свободное время фото», «чем занимаются школьники в свободное время шок» и тому подобное.

Советуем вам все же ориентироваться на своих детей, а не на интернет.

Тайм-менеджмент позволит успеть больше

Итак, как научить ребенка планировать свой день? Самый интересный и эффективный способ — познакомить его с основами тайм-менеджмента, или управления временем.

Тайм-менеджмент – это искусство эффективно управлять своим временем.

Если думать более глобально, тайм-менеджмент – это верное средство для достижения своих целей и качественной жизни в целом. Изучив его основы, ребёнок узнает:

• что такое планирование, и все его плюсы
• как быстро и просто принимать решения, не теряя минуты и часы на долгие раздумья, успевать справиться с делами
• как успевать делать все, что необходимо
• как освободить несколько часов свободного времени в день
• как правильно организовать себя, чтобы всё успеть
• что такое лень, и как ее использовать себе во благо
• как достигать больших результатов, за более короткие сроки
• как определять свои истинные желания и ставить цели в соответствии с ним

Самое главное, что все эти знания пригодятся и в школе, и в университете, и на работе. Умение четко выстраивать свою деятельность необходимо людям любого возраста, и чем раньше ему научиться, тем лучше. Результатом освоения тайм-менеджмента станет получение сразу же нескольких навыков, необходимых каждому современному человеку:

• правильная расстановка приоритетов
• планирование
• определение каналов утечки драгоценных часов и минут, коррекция своей деятельности
• точный расчет времени для решения задач

Важно не только узнать, как научить подростка планировать, его нужно этому обучить.

Эксперимент, который покажет ребенку эффективность тайм –менеджмента.

Как известно, умение ставить себе цели и достигать их, грамотное планирование – ключ к успешной учёбе и счастливой жизни.

У современных детей, да и у взрослых тоже, часто возникают вопросы:

• Почему я ничего не успеваю?
• Как перестать опаздывать в школу, посещать кружки и секции, выполнять домашние задания, отдыхать и общаться с друзьями?
• Что делать с тем, что есть столько дел, которые я совсем не хочу делать?

Предлагаем выполнить домашний эксперимент под названием «Зачем мне нужны цели или как всё успеть»

Суть тайм-менеджмента заключается том, чтобы правильно и эффективно распределять временные ресурсы. А это напрямую зависит от постановки целей. Потому что, когда знаешь, куда идешь, когда есть основная задача, дорога становится ясной и все второстепенные дела даются проще.

Выполняйте задание вместе с ребёнком – это интересно, и есть возможность в итоге обсудить результаты, сделать выводы.

Вам понадобится:
Кастрюля 1 л., упаковка гречки/фасоли/гороха и т.д., 1 апельсин, 3 мандарина.

Что делаем:

1. Возьмите кастрюльку, насыпьте туда крупу. Теперь попробуйте положить туда мандарин, апельсин.
2. Теперь положите сначала мандарины потом апельсин, потом крупу.
3. Теперь — сначала апельсин, потом мандарины, потом крупу.

В каком случае уместилось все? Конечно, В 3!

Теперь обсудите результат- Апельсин — это наши крупные дела, мандарин — средние, крупа — мелочи. Выходит, что можно заполнить свой день мелочами, и больше ничего в него не поместится. А можно ориентироваться на важное, заполировать его, потом выполнить второстепенные дела, портом мелочи.

Попробуйте, тут и для воды место останется!

Пообщайтесь с ребенком на тему «чем бы я хотел заполнить свой день, что важно для меня? Расскажите ему о своём дне.

Как научить ребенка планировать день?

Заставить это сделать не получится, школьник должен понимать, что это – интересно и очень полезно для него. Именно поэтому такие практические упражнения – эксперименты максимально подходят для обучения тайм менеджменту. Главный принцип – это наглядность и удобство.

Хотите помочь ребенку всё успеть – научите его планировать и соблюдать расписание, в обучении используйте максимум интерактива.

Как организовать расписание школьника – планирование и дедайны?

Этот вопрос возникает у родителей уже в 1 ом классе. Но чем старше становится школьник, тем больше у него обязанностей и занятий.

Вывод один – стоит начинать как можно раньше. Будем учиться составлять с соблюдать расписание.

Если вы сделали эксперимент, то уже поговорили о том, почему стоит ставить цели и планировать.

Расписание – это ВАЖНЫЙ ИНСТРУМЕНТ ДЛЯ КОНТРОЛЯ СВОЕГО ВРЕМЕНИ И ДОСТИЖЕНИЯ ЦЕЛЕЙ.

Вот несколько важных моментов — зачем иметь расписание

• Это возможность видеть картину дня — чем на самом деле занят день,
• Тестировать цели на реалистичность, понимать, можно ли добавить ещё что-то в расписание, или на новые задачи просто не хватит времени
• Это возможность контролировать своё время, распоряжаться им самостоятельно.
• С помощью расписания можно определить, подросток занят, он сможет предупредить об этом родителей и предотвратить ненужные конфликты

У ребёнка обязательно должно быть свободное время!

Несколько способов планирования

Расписанный день/неделя/месяц

Наверняка, вы встречали такой метод. В этом случае, каждый день расписывается по часам, когда ты должен что успеть и сделать. Конечно, можно так панировать, но всегда будут возникать НО. Что – то случилось, не успел. Попросил помочь друг – а ты не справился с расписанием, и скорее всего стало грустно. Наверняка, вы или ваш школьник пробовали так планировать день и разочаровались в этом способе.

Пример жесткого расписания

• 8:00 Подъём
• 8:05 Заправить кровать
• 8:10 Умыться
• 8:15 Завтрак и тд
• 8:30 Выйти в школу и т.д.

Уже стало не по себе, правда?…

Гибкое и жесткое планирование – реальный способ всё успеть

Жёсткая часть – это то, что обязательно привязано ко времени + дорога.

Все секции, школа, походы в кино, встречи с друзьями. То есть, если нужно быть в школе в 9:00, а добираться туда 30 минут, значит школа начинается в 8:30

Гибкая часть – дела, которые нужно делать, но они не привязаны к конкретным часам.

Например, нарисовать картину для кружка, выполнить домашнее задание, убраться дома (если не четкой договоренности, когда это должно произойти).

Дедлайн – тот срок, когда должно быть выполнены задания из гибкой части.

ВАЖНО, ЧТОБЫ ДЕДЛАЙНОВ НЕ БЫЛО МНОГО.

Потому что всегда будет люди, которые всё же буду претендовать на ваше время, и непредвиденные обстоятельства. То есть, если нужно подготовить доклад в среде, лучше не ставить дедлайн на вечер вторника.

Для того, чтобы расписание работало, важно познакомить своих близких с ним!!!

Составляем расписание – практическое упражнение для детей

Переложите ребенку выполнить задание, а лучше – сделайте его вместе.

1. Нарисуй таблицу – дни недели.
2. Заполни её сначала жёсткую часть (удобно, что эта часто в течении всего года почти неизменна, и её придётся сделать только раз.
3. Теперь заполни гибкую часть.
4. Выдели СВОБОДНЫЕ ЧАСЫ– не занятые ничем.

Теперь то что получилось – вешаем на видное место и пробуем соблюдать!

Тайм менеджмент для детей и подростков – курсы в центре К.

О.Т.

В нашем центре был разработан тренинг «Управляй временем», на котором мы научим вашего ребёнка всему вышеперечисленному. Наши профессиональные тренера умеют увлечь детей, найти индивидуальный подход к каждому.

Программа интересная, содержит много практики и много раз доказала свою эффективность – тренинги по тайм менеджменту проводятся в центре К.О.Т. с 2019 года! Узнать программу и записаться можно на нашем сайте или по телефону +7 495 135 15 45.

Тест – умеет ли Ваш ребенок распределять своё время.

Если Вам интересно, насколько развиты навыки планирования и управления временем у ребенка – просто ответьте на несколько вопросов тест и получите ответ.

Кроме того, в зависимости от результата, вы получите рекомендации психологов по развитию этого навыка и полезные советы на каждый день!

Пройти тест

подписаться

на новости

заказать тренинг

для группы

связаться

с нами

Используйте NewDay, чтобы разделить свой день на десять частей.

Изображение: Shutterstock

Если вы чувствуете, что не хватает времени, чтобы сделать все, что вы хотите (и нужно), одним из решений — как бы парадоксально это ни звучало — может быть сокращение количества часов в сутках.

Не буквально, конечно. Мы не можем остановить течение времени. Но с системой времени NewDay мы можем разделить наши дни на десять равных частей, что, на удивление, значительно облегчило мне выполнение всего, что я хочу сделать за обычный день.

Вот как работает система NewDay:

• NewDay делит ваше время бодрствования на десять 100-минутных сегментов. (Это оставляет вам 440 минут или 7,33 часа на сон.)
• Каждый из ваших десяти 100-минутных сегментов получает намерение. Если ваш первый сегмент начинается, например, в 6:30 утра, первые 100 минут вашего дня могут быть посвящены «йоге, душе, завтраку» или, если вы хотите быть более целостным, «утренней рутине». ”
• Заполните остальные 100-минутные сегменты тем, что обычно происходит в течение обычного рабочего дня. Я знаю, что это не будет идеально ровно — например, вы можете взять только 30-минутный обеденный перерыв, а это значит, что вы не сможете посвятить «обеду» целый слот. (Конечно, это означает, что вашим основным намерением в этот временной интервал на самом деле является «работа», и оно должно быть закодировано соответствующим образом.)

Скриншот: Николь Дикер (NewDay)

Что мне нравится в системе учета времени NewDay, так это то, что она помогает точно определить, куда уходит ваше время. Уделяете ли вы себе больше, чем несколько минут здесь и там, или вы заполняете большую часть своих 100-минутных сегментов работой? Вы когда-нибудь посвящали целый 100-минутный сегмент семье, упражнениям, отдыху или роскошному ужину? (Помните, если вы не уделяете время таким вещам, вы рискуете перегореть.)

Чтобы сделать то, как вы проводите свои дни, еще более очевидным, NewDay позволяет добавить визуальный значок (человек за столом, человек ест, человек тренируется) к каждому 100-минутному слоту. Иконки разочаровывающе ограничены — например, нет ни одной, представляющей семью, — но они по-прежнему являются достойными инструментами, помогающими вам визуализировать то, что вы обычно делаете со своим временем.

Как только вы узнаете, как вы проводите обычный день, состоящий из десяти порций, вы можете начать его настраивать. Вместо того, чтобы загромождать свой рабочий процесс короткими неудовлетворительными перерывами, вы можете сказать себе: «Я собираюсь сосредоточиться на работе в течение следующих 100 минут, а затем сделаю 100-минутный перерыв на обед и прочту этот роман. собирался прочитать.

Это меняет правила игры — и именно поэтому я так люблю маленький браузерный трекер времени NewDay. Если вы разделите свой день на 10 частей и действительно сосредоточитесь на одном деле для каждой из них, вы можете обнаружить, что на самом деле — это достаточно времени для всего, что есть в вашем списке.

Конечно, полезно, если вы достаточно контролируете свой распорядок дня, чтобы выполнять 100-минутную рабочую сессию со 100-минутным перерывом. Если вы являетесь родителем или опекуном, также полезно, если у вас есть такая поддержка, которая позволяет вам потратить 100 минут на работу, прежде чем следующие 100 минут посвятить семье.

Но если вы сможете разделить свой день на десять частей и и установить четкое намерение для каждой из них, вы будете удивлены тем, как много вы успеваете и сколько времени у вас остается как в середине, так и в конце дня. конец дня, для отдыха и расслабления.

Четыре способа разделить свой день

Харви Шахтер

Специально для The Globe and Mail

Опубликовано 25 января 2018 г.

Эта статья была опубликована более 5 лет назад. Некоторая информация может быть устаревшей.

Один час может показаться таким же, как и любой другой час, но 60 минут можно разыграть. Но время отличается, потому что наша продуктивная энергия прибывает и убывает в течение дня в зависимости от наших циркадных ритмов, кофеина, режима питания и умственного истощения.

Для консультанта по продуктивности Чарли Гилки это означает, что важно следовать политике «блокировки времени», выделяя тщательно продуманные отрезки времени для соответствующих задач.

«Наша терпимость и желание работать над задачами зависят от того, какие это задачи, а над некоторыми задачами невозможно последовательно работать в слишком короткие промежутки времени», — пишет он. «Нам нужно хорошее сочетание создания, связи и потребления».

Обычно вы смотрите в свой календарь, находите случайное время и беретесь за задачу, которую можно выполнить в этот период. Вместо этого он предлагает разделить ваше время на четыре категории:

• Фокусные блоки: Это 90–120-минутные блоки времени, когда вы особенно креативны, вдохновлены и способны выполнять работу высокого уровня, требующую сосредоточенности. .

• Административные блоки: Меньшие, от 30 до 60 минут, отрезки времени с меньшей энергией, когда вы не готовы к тяжелой работе, но можете оставить позади некоторые рутинные дела.

• Социальные блоки: Периоды от 90 до 120 минут, когда вы готовы и находитесь в нужном месте для энергичных и энергичных встреч с другими людьми.

• Восстановительные блоки: Различная продолжительность времени для упражнений, медитации и ухода за собой.

Вероятно, вы почувствуете разницу между этими четырьмя блоками времени и поймете, какие задачи подходят, когда вы склонны выполнять их сейчас и когда в вашем календаре может быть лучшее время для этих занятий.

Идея состоит в том, чтобы заранее разделить день на эти категории, а не на конкретные задачи, а затем в течение недели выбрать подходящие занятия.

Если это поможет, данные Redbooth, разработчика программного обеспечения для управления проектами, показывают, что 11 часов утра — самый продуктивный час, когда выполнено 10 процентов дневных задач.

«Производительность падает, и с приближением конца дня выполняется меньше задач. К 16:00 делается очень мало, и процент выполненных задач стремительно падает. Понедельник — самые продуктивные дни, а в пятницу все ждут выходных, что делает его наименее продуктивным днем ​​​​недели», — сообщает Патрик Лукас Остин на Lifehacker.

Г-н Гилки предлагает бесплатные ежемесячные календари на своем веб-сайте, раскрашивает собственные временные блоки и поощряет однословное описание каждого дня, например, коучинг, наверстывание или запись. Одна среда для коучинга состояла из восьми блоков: восстановление, фокус, фокус, общение, восстановление, общение, администрирование и общение.

Он предлагает следующие советы:

• В лучшем случае вы можете втиснуть три фокус-блока в день. «Хорошая новость заключается в том, что вы можете многое сделать, используя три блока в день, и принятие ограничения сделает вашу жизнь намного проще и счастливее», — говорит он.

• Расписание этих блоков фокуса сложнее, чем кажется. Консультируя других людей, он обнаруживает, что их графики непоследовательны, и они не могут сопоставить свободный фокус-блок с проектами, над которыми они больше всего хотят работать. Они пытаются заняться творчеством после того, как сделали другие виды работы — либо весь день, либо первым делом — и нет правильного потока.

• При планировании считайте фокусные блоки, а не время, которое они составляют, так как последнее может стать слишком аморфным. Пять блоков легче понять, чем 10 часов, потому что вы можете подумать о кусках проектов, которые вы можете сделать за это время. Вы избежите переутомления.

• Количество имеющихся у вас фокус-блоков ограничивает скорость и постоянство ваших творческих проектов. «Многие люди ошибочно диагностируют свои трудности с выполнением творческой работы как прокрастинацию, отсутствие способностей или отсутствие творчества, хотя на самом деле более распространенной основной причиной является то, что в их расписании просто нет или достаточно блоков, чтобы сосредоточиться на работе. начали и продолжают работать», — говорит г-н Гилки.

• Ваш конкретный контекст будет определять, что считать административной работой, но в целом это все, что поддерживает вашу более глубокую работу, но не является самой глубокой работой. Это может быть работа, которую вы не хотите делать, например, ведение документации или бухгалтерского учета, но она необходима, так что внесите ее в список. терпимо, а иногда даже приятно. Блоки администратора дают вам время подумать о своей работе и предлагают пространство и контекст для согласования вещей. Знание того, что будут административные блоки, позволяет вам меньше беспокоиться обо всей административной работе, с которой необходимо справиться.

• Многие люди сбрасывают со счетов ценность социальных блоков, потому что им кажется, что они ничего не делают. Г-н Гилки возражает: «Производительность — это больше, чем просто выполнение задач. Она заключается в использовании ваших ресурсов таким образом, чтобы приносить наибольшую пользу в вашей жизни. Время, которое вы проводите с друзьями, семьей, коллегами и своим племенем, очень ценно».

• Вы вкладываете энергию в эти три блока — фокус, администрирование и общение. Как и аккумулятор, вам нужно подзаряжаться в блоках восстановления. «Хотя может показаться, что нам не нужно преднамеренно устанавливать блоки восстановления, я на собственном горьком опыте убедился, что на самом деле нам нужно быть более преднамеренно относимся к ним, чем к любому другому блоку, именно потому, что мы слишком сосредоточены на выводе», — пишет он.

Так что подумайте об его системе, если вы боретесь с текущим распределением времени. Делайте больше из каждого часа, решая, как лучше всего его можно использовать.

13 добродетелей Бенджамина Франклина Вы, наверное, слышали о 13 добродетелях Бенджамина Франклина. Большую часть своей жизни он носил в кармане карточку с семью колонками (для дней недели) и 13 строками для добродетелей, стараясь не забывать о них в своих действиях. Вот эти достоинства:

• Умеренность: Ешьте не до отупения; пить не до возвышения, как он выразился.
• Молчание: Не говори ничего, кроме того, что может принести пользу другим или себе; избегать пустых разговоров.
• Заказ: Пусть все ваши вещи будут на своих местах; позвольте каждой части вашего бизнеса иметь свое время.
• Решение: Примите решение выполнить то, что вы должны; обязательно исполняй то, что решишь.
• Бережливость: Не делайте никаких расходов, кроме как делать добро другим или себе.
• Промышленность: Не теряйте времени; быть всегда занятым чем-то полезным; отрезать все ненужные действия.
• Искренность: Не используйте злонамеренный обман; мыслите невинно и справедливо и, если говорите, говорите соответственно.
• Справедливость: Никто не ошибается, причиняя вред или отказываясь от льгот, которые являются вашими обязанностями.
• Умеренность: Избегайте крайностей.
• Чистота: Не допускать нечистоты в теле, одежде или жилище.
• Спокойствие: Не беспокойтесь по пустякам, а также по обычным или неизбежным случайностям.
• Целомудрие: Редко пользуйтесь венером, но для здоровья или потомства, никогда не для отупения, слабости или ущерба своему или чужому спокойствию или репутации.
• Смирение: Подражайте Иисусу и Сократу.

Быстрые советы

• Если вы склонны бунтовать даже против своего собственного списка дел, рассмотрите список возможных дел, который оставляет выбор за вами, советует Гретхен Рубин, автор книги 9.0037 Четыре тенденции (одной из которых является импульс личности сопротивляться внутренним и внешним ожиданиям).
• Консультант Джош Линкнер пропагандирует продуктивный подход 5-30-30: пять дней в неделю посвящайте 30 минут обучению и 30 минут движениям.
• Джордж Шульц, госсекретарь во время президентства Рональда Рейгана, каждую неделю выделял один час на уединение, сидя с ручкой и бумагой и ничего больше.
• Если в январе и феврале вы склонны к депрессии, поставьте перед собой цель «хорошего самочувствия», что-то, что вы можете сделать (или увеличить количество своих действий), что заставляет вас чувствовать себя хорошо, а не является еще одним расслабляющим обязательством.