Как распределять время: Как всё успевать, как правильно распределить своё время — основы тайм-менеджмента

Как всё успевать, как правильно распределить своё время — основы тайм-менеджмента

Правильное распределение времени

Чтобы хорошо учиться и успевать готовиться к аттестациям, необходимо научиться планировать время, чтобы всё успевать — и прочитать учебник, и сделать домашку, и погулять с друзьями, и заняться спортом или своим хобби.  

Тайм-менеджмент является одним из самых важных навыков в 21 веке. Умение распределять время поможет в выполнении задач, расстановке приоритетов и достижении целей. 

Мы составили для вас алгоритм, следуя которому вы сможете привести в порядок все свои дела, добиться успехов и всё успеть. А ещё это поможет в борьбе с прокрастинацией, которая часто мешает отбросить всё ненужное и приступить к делам. 

1. Определите цель

О чём вы мечтаете? Поступить в лучший вуз мира, выиграть Всеросс или стать чемпионом по танцам? Сформулируйте свою мечту и запишите. А теперь подумайте, что нужно сделать, чтобы достичь этой цели. Если ничего не приходит в голову, попросите взрослых помочь вам. Это поможет вам выделить главное, чтобы затем распорядиться своим временем правильно.

Когда вам покажется, что цель недостижима, не изменяйте цель — изменяйте свой план действий.
                                                                                                                                          Конфуций

2. Составьте список дел

Сдать эссе, сходить в магазин, выучить конспект — мы держим в голове множество задач. Из-за этого может казаться, что ничего не успеваешь, а учёба занимает всё время. Но это ощущение обманчиво. Просто мозг перегружен. Постоянно прокручивая задачи в голове, мы испытываем страх перед ними и откладываем всё на потом. Если с вами такое случается, значит, пришло время учиться планировать своё время.

<<Форма демодоступа>>

Чтобы выйти из замкнутого круга, возьмите ежедневник или блокнот и составьте список всех задач, которые у вас есть. Конкретизируйте их: вместо «позаниматься английским» напишите «читать в течение 30 минут книгу на английском». Согласитесь, последний вариант звучит уже не так сложно, как первый.

<<Блок перелинковки>>

После этого распределите задачи по приоритету: что нужно сделать срочно, а что может немного подождать. Для этого начертите большой квадрат, как на картинке, и перенесите задачи в подходящие блоки.

3. Распределите задачи по дням

Начните планирование своего времени с малого: возьмите за отрезок неделю. Постепенно вы перейдёте на долгосрочные перспективы — от месяца до года. 

Выделите каждому дню страницу и распределите задачи на неделю. Сначала запишите срочные и важные дела из первого квадрата — их поставьте в верх списка.

Одна из главных ошибок новичков — планировать на день десять дел, а выполнять только два или три. Приходится переписывать невыполненные задачи на завтра и ощущать неудовлетворённость. Чтобы этого избежать, записывайте только те дела, которые вам точно нужно сделать именно в этот день. Для остальных сделайте список «дела на неделю» и обращайтесь к нему, когда появится время. В этом случае вам легче будет распределять своё время и всё успевать.

Не пытайтесь занять весь день, задача планирования — высвободить время для творчества и отдыха, эффективно распределив ресурсы в течение дня. 

Найдите наставника, который будет контролировать ваш прогресс и интенсивность нагрузок. В «Домашней школе Фоксфорда» вы можете попросить наставника напоминать вам об учебных задачах и помочь составить учебный план, а также научиться правильно организовать своё время.

4. Зафиксируйте время выполнения задач

К каждому делу напишите примерное время выполнения, так вы научитесь оценивать свои ресурсы и эффективнее планировать день. Некоторые задачи требуют работы в течение трёх часов, а на другие понадобится 15 минут.

Фиксация времени позволяет не растягивать дело. Например, отведя на тест по физике один час, мозг будет автоматически стараться уложиться в этот отрезок. Умение укладываться в заданное время пригодится вам на экзаменах. Используйте секундомер, чтобы натренировать свои внутренние часы. 

<<Форма курс 5-11>>

5. Следите за регулярностью

Некоторые задачи нужно делать ежедневно: например, 40 минут в день заниматься английским. Чтобы не писать одинаковые задачи каждый день, сделайте трекер привычек. Вот примерный график, который может помочь распределять время и отказаться от какой-либо привычки или привить её. Отмечаете дни, когда выполняли дело и таким образом отслеживайте регулярность.

6. Найдите источники мотивации

Как правильно распределить день и заставить себя начать что-то делать? Вот наши рекомендации:

• Вспомните о мечте и зачем вы это делаете. Распечатайте вдохновляющие фразы или картинки и повесьте на стену.
• Подумайте, что вы уже успели сделать, и поблагодарите себя. Заведите дневник благодарностей и выписывайте туда перед сном как минимум пять «спасибо».
• Хвалите себя за выполненные дела, дарите себе подарки. Сдали тест на отлично — купите мороженое или сходите в кино.
• Поделитесь планами с другом. Например, расскажите, что хотите пройти курс по программированию до конца декабря. Так у вас появится ответственность ещё перед кем-то и мотивация возрастёт, а вместе с тем вы научитесь распоряжаться временем.

Как правильно распределить время что бы все успевать

Жанна Мигунова

Темп жизни человечества ускоряется век от века. В наше время распределять свое свободное время правильно – это целая наука. Дом, работа, семья, друзья – где найти для всего этого время и не заработать синдром хронической усталости? И все же нужно помнить, что «объять необъятное» все равно не получится, все успевать невозможно. Стоит делать все по мере собственных сил. Однако для тех, кто не терпит компромиссов и всячески борется с нехваткой времени, существует несколько советов.

Начните с планирования своего дня. Мысленно составьте расписание, а лучше зафиксируйте его в специальном ежедневнике.

Не думайте, что ежедневник — вещь, необходимая только бизнесменам и людям, работающим в офисе. Ежедневник – это ваш верный помощник в борьбе за свободные минуты. Он поможет не забыть о важных делах и «отфильтровать» менее значимые из них. Напротив каждого пункта в перечне необходимых дел напишите число, месяц или час, к которому вы планируете закончить с ним. Такое самоограничение во времени будет дисциплинировать, призывать к выполнению своих обязательств в срок.

Начинайте свой день вовремя. Лишние 5-10 минут, проведенных в кровати, не помогут вам выспаться. А вот время на сборы существенно прибавится. Ведь в утренней спешке частенько забываешь дома мобильный телефон или ежедневник, что значительно усложняет работу на целый день. А еще лучше собираться на работу загодя. С вечера сложите в сумочку необходимые вам вещи, подготовьте костюм или туфли.

Для того, чтобы рутинная работа не отбила всякое желание исполнять ее, добавьте в нее немного «драйва». Если есть возможность, включите веселую, энергичную музыку, проветрите помещение, встряхнитесь и приступайте к своему труду! Конечно, в случае с офисной работой музыка может быть не совсем уместна. Но, если ваш начальник не против – наслаждайтесь заряжающей музыкой через наушники. Однако при этом постарайтесь не увлечься, помня о своей основной работе.

Расположение предметов

Правильно обращайтесь с расположением предметов в квартире. Старайтесь держать документы, рабочие файлы, которые случайно оказались у вас дома, в отдельном месте, чтобы не искать квиток на оплату электроэнергии полдня. То же самое касается и вашего рабочего места в офисе. Поддерживайте порядок на своем столе, не сваливайте бумаги в одну кучу, а папки можете поименовать, чтобы легче в них ориентироваться.

Домашние дела

Ежедневная домашняя работа не должна становиться прерогативой одного человека. Подключайте к домашним «субботникам» своих домочадцев.

Это поможет вам избавиться от вечного материнского комплекса: мало провожу времени с ребенком. Конечно, помощь их будет не столько весомой, сколько полезной для них же самих. Ваши малыши должны приучаться помогать маме. К тому же, во время мытья посуды и чистки картошки вы можете поболтать с ребенком, узнать, что его волнует, как дела в школе.

Поглотители времени

Самые большие поглотители времени – это телевизор и Интернет. Если вы действительно хотите правильно построить расход своего времени, то от ежедневного просмотра сериалов, ток-шоу и проч. придется отказаться. Можно оставить себе право смотреть телесериалы по выходным, но, не увлекаясь, по часу-полутора в день. А вот от того, чтобы использовать в личных целях всемирную сеть на работе нужно отказываться как можно скорее. Во-первых, тогда будете успевать справляться со своими должностными обязанностями. А во-вторых, стоит помнить, что не всякий начальник положительно отнесется к такому использованию корпоративной сети.

А если вы поставили перед собой какую-нибудь сложную задачу (выучить иностранный язык, научиться играть на гитаре или вышивать крестиком), разбейте эту большую задачу на несколько дней. Выделите в сутках то время, которое вы могли бы регулярно отводить на это новое для вас занятие.

Метод Юлия Цезаря

Следующий совет чуть более сложен в исполнении. Его можно назвать методом Юлия Цезаря. Постарайтесь максимально автоматизировать процесс выполнения тех функций, которые становятся для вас ежедневными. Так, например, не зацикливайтесь на уборке комнаты, мытье посуды или, скажем, ксерокопировании бумаг. Во время выполнения этих операций продумывайте свои следующие «шаги», которые требуют от вас большего внимания и сосредоточенности. Но при таком параллельном режиме случайно не положите сахар вместо соли в кастрюлю, и все же одним глазом поглядывайте: какой документ сейчас распечатываете.

Отдых — это важно

И самое главное – позволяйте своему организму хоть немного отдохнуть. Порой так хочется, чтобы в сутках было не 24 часа, а побольше. Но помните, что ваш человеческие силы не безграничны. Отдых – это важная составляющая любого рабочего дня. Отблагодарите себя за плодотворно потраченное время в течение рабочей недели. Раз в месяц позвольте себе посетить театр или балет. Несмотря на то, что это потребует немалой затраты времени, после такого мероприятия чувствовать вы себя будете отдохнувшим и зарядившимся энергией. Таково благотворное и волшебное действие культуры! На выходные запланируйте себе отдохнуть активно: поехать в лес с семьей, сходить в бассейн с подругой. Такой отдых доставит вам больше удовольствия и пользы, чем просто «отлеживание» на диване. Отдыхая, вы закладываете фундамент для новых свершений и побед.

Используйте надежный инструмент для управления делами — персональный Органайзер LeaderTask!

Скачайте ЛидерТаск сейчас!

15 способов распределения времени для повышения производительности

Обычно, когда вы вычеркиваете один пункт из списка дел, появляются еще два. Поэтому вот 15 техник распределения времени, которые помогут вам не отставать от расписания.

Говорят, что тот, кто сумеет овладеть временем, станет всемогущим.

Если подумать, в этом есть доля правды, потому что люди способны на великие дела, пока у них есть время для их достижения.

Если вы стремитесь к лучшему и хотите повысить свою продуктивность, мы подготовили для вас 15 техник распределения времени:

1. The Pomodoro Technique
2. Образец задачи
3. Ешьте лягушку
4. Золотые часы
5. Eisenhower Matrix
6. 80/20 Правило
7. Automate Your Tasks
8. Plan
11. Устранение отвлекающих факторов
12. Метод «блокировки времени» Илона Маска
13. Следите за своим временем (используйте приложения для отслеживания времени)
14. Определите MIT (наиболее важные задачи)
15. Не выполняйте многозадачность (потеря производительности)

Эти советы могут не научить вас управлять временем, но они могут приблизить вас к цели.

Как управлять временем?

Существует множество различных стратегий тайм-менеджмента, которые можно легко применять в повседневной деятельности, чтобы снизить уровень стресса.

Все зависит от ваших целей и самодисциплины, потому что вы можете хорошо планировать, но вы также должны придерживаться составленного вами графика, чтобы быть продуктивным.

Таким образом, вы должны быть реалистами и составлять выполнимые графики.

Я понимаю, что вы стремитесь успеть все за один день, но даже машинам нужен отдых, иначе они перегреваются.

Вам придется поэкспериментировать с множеством различных методов, приемов и систем, пока вы не найдете наиболее подходящий для вас.

1. Техника Помидора

Тоггл говорит, что эта техника может решить ваши проблемы, если вы заметили, что ваши коллеги или сотрудники легко отвлекаются.

Все, что вам нужно сделать, это убедить их установить таймер.

Этот метод более равномерно распределяет вашу рабочую нагрузку в течение дня и помогает вам сосредоточиться на задаче.

• Возьмите свой список дел
• Выберите задачу, которую хотите выполнить
• Установите таймер на 25-минутный блок (он же Помидор).
• Не работайте в режиме многозадачности, не прерывайте рабочий процесс мелкими отвлекающими факторами. Работайте исключительно над задачей по своему выбору.
• Когда время истекло, вы заслужили 5-минутный перерыв.
• После 4 циклов Помидора сделайте более длительный перерыв – около 20 минут.

2. Пакетирование задач

Если вы постоянно работаете в режиме многозадачности, но понимаете, что в конце дня не выполнили полностью ни одно из своих дел, вам может подойти метод пакетирования задач.

Возьмите свой список дел и набор маркеров и приступайте к работе.

Цель состоит в том, чтобы найти в вашем списке несколько похожих задач, которые можно было бы выполнить одновременно.

С помощью различных маркеров вы сможете группировать действия по категориям на основе их сходства.

Возможно, вы привыкли решать срочные дела в первую очередь, и это может немного изменить порядок, но на самом деле это сделает вас более продуктивным, чем раньше, если вы склонны легко сбиваться с пути.

3. Поедание лягушки

Вы изо всех сил пытаетесь выполнить более сложные и неприятные задачи? Вы любитель откладывать дела на потом?

Опять же, возьмите своего старого доброго друга — список дел и глоток смелости, и выполните худшее задание, которое вы видите в списке.

Эта техника вдохновлена ​​Марком Твеном, который однажды сказал, что если работа человека состоит в том, чтобы есть лягушку, то первое, что он должен сделать утром, это съесть эту лягушку. Возможно, он мог бы использовать более приятный пример, чтобы проиллюстрировать свое сообщение.

В любом случае, идея в том, что человек должен заниматься в первую очередь самыми неприятными задачами дня. Потом становится только лучше.

4. Золотые часы

Невозможно постоянно оставаться мотивированным. На человека постоянно влияют другие обстоятельства, настроения, чувства и мысли.

Поэтому не судите себя строго, если вам не хватает внимания или мотивации.

Эта деятельность по тайм-менеджменту очень похожа на циркадный ритм с той лишь разницей, что вы можете заниматься ею в личных целях, а не для создания идеальной команды.

Заведите журнал, в котором будете документировать свои рабочие дни. Постарайтесь сохранить его в течение недели или около того.

Опишите, как проходит ваш день и когда вы чувствуете себя наиболее продуктивно, чтобы найти закономерность. Это поможет вам определить ваши золотые часы .

Теперь вы будете знать, когда браться за более энергоемкие дела.

5. Матрица Эйзенхауэра

Эта стратегия распределения времени связана с чувством дезориентации, когда у вас куча работы и вы не знаете, с чего начать.

• Возьмите чистый лист бумаги и разделите его на четыре равных квадранта.
• Вверху пометьте два столбца «Срочно» и «Не срочно».
• Назовите строки «Важно» и «Не важно».
• Распределите задачи по назначенным им категориям.
• Когда вы их все заказали, следуйте этой системе:
• Срочно и важно: сначала нужно сделать.
• Срочно и не важно: следующий на очереди.
• Не срочно и важно: разработайте план действий.
• Не срочно и не важно: зачем вообще беспокоиться? Сотрите их.

Это прекрасно само по себе, но также может быть дополнением к любой другой технике расстановки приоритетов.

6. Правило 80/20

Правило 80/20, также известное как принцип Парето, представляет собой метод распределения времени, который предполагает, что наши повседневные задачи делятся на 2 части – жизненно важные и тривиальные.

Жизненно важные задачи занимают 20% нашего списка дел, а тривиальные, более простые задачи — 80%.

Важно понять это правило, так как оно применимо ко всему в нашей жизни. Включая управление нашим бизнесом.

💡Совет профессионала

Определите самые важные задачи на день и сосредоточьте на них свое время. Это поможет вам быть более продуктивным и эффективным. Правило 80/20 можно применить ко всему в вашей жизни, но это особенно полезен, если вы занимаетесь бизнесом .

Перед тем, как приступить к работе, всегда спрашивайте себя: «Эта задача входит в 20 % основных задач или в 80 % последних?»

Правило для этого: не поддавайтесь искушению сначала разобраться с мелочами.

7. Автоматизируйте свои задачи

Держу пари, вам надоело заниматься повторяющимися ручными задачами, которые машина может легко сделать за вас. Все, что вам нужно, это правильное программное обеспечение или набор инструментов.

Процесс автоматизации может снизить эксплуатационные расходы, повысить надежность и дать вам больше времени, которое вы можете потратить на что-то более важное.

Различные платформы могут предложить вам лучшие инструменты автоматизации.

Вы можете спросить, что можно автоматизировать?

• Маркетинг, а точнее – сообщения в социальных сетях.
• Административные задачи, такие как планирование встреч и сортировка электронной почты.
• Финансы и бухгалтерский учет – управление счетами и расчет налога с продаж.

8. Планируйте свой день

Если вы планируете свой день заранее, вы будете гораздо более организованным. Это факты.

Вы можете подумать, что систематизируете то, чем занимаетесь в течение дня или сразу после пробуждения, однако чаще всего это не так.

Вы можете проснуться и не чувствовать себя в настроении делать что-то конкретное, поэтому у вас должно быть четкое представление о вчерашнем дне.

Самодисциплина тоже играет огромную роль, ведь если вы ведете собственный бизнес, то у вас нет начальника, который бы говорил вам, что вы ДОЛЖНЫ делать.

Вам придется мотивировать себя и никогда не слушать внутренний голос, который пытается убедить вас, что прокрастинация — это хороший вариант.

9. Составляйте списки дел

Списки дел — это лучший инструмент распределения времени, потому что они дают вам четкое представление о том, что вам осталось сделать.

Если вы не запишете все задачи или забудете обновить уже существующий список, вы можете что-то забыть.

День предпринимателя беспокойный, не полагайтесь на свою хорошую память.

Когда вы изложите все на бумаге, вы также сможете обдумать свои задачи и объединить некоторые из них.

Не будем забывать о чувстве самоудовлетворения, когда вы что-то вычеркиваете из списка, что может мотивировать и вдохновить вас сделать еще одно.

10. Приоритезация задач

Я уже упоминал правило 80/20. Это иллюстрация соотношения неважных и важных действий.

Чтобы быть эффективным, вы должны расставлять приоритеты и выполнять важные задачи в первую очередь.

Они могут занять больше времени; их может быть труднее решить. Однако, в конце концов, они будут намного полезнее по сравнению с остальными.

Если вы привыкнете заниматься тривиальными делами, то всегда будете оставлять самые насущные дела на потом, что абсолютно запрещено в профессиональном мире.

Кроме того, выполнение более незначительных задач может оставить у вас обманчивое ощущение, что ваш день был плодотворным, что не так.

11. Устранение отвлекающих факторов

Есть поговорка, что мы строим планы, чтобы жизнь (или судьба) могла их отменить. Рассматривайте отвлекающие факторы как маленькие попытки жизни сбить вас с дороги.

Конечно, если это что-то действительно важное, вам следует разобраться с этим как можно скорее.

Но не тратьте слишком много времени, обращая внимание на то, что не навредит вам или не поможет.

Распределение времени не является точной наукой, и вы всегда должны помнить, что случаются неожиданные вещи, которые могут вас задержать.

Постарайтесь быть готовым, и что бы ни случилось, не теряйте концентрацию на своих целях.

12. Метод «блокировки времени» Илона Маска

Какую технику распределения времени использует Илон Маск? Это так просто и в то же время так эффективно.

• Разделите весь свой день на 5-минутные интервалы.
• Расставьте задачи на день и подумайте, сколько времени займет каждая из них.
• Назначьте задачи на определенные временные интервалы в вашем календаре.
• Выполняйте эти задачи точно так, как это указано в вашем календаре. Не затягивайте, не выполняйте многозадачность.
• Один временной интервал = одно действие.

Этот метод объединит ваш список дел с вашим календарем и поможет вам избежать прокрастинации.

13. Отслеживайте свое время

Когда вы отслеживаете свое время, вы знаете, сколько времени у вас уходит на выполнение конкретной задачи. Это может очень помочь вам, когда вы планируете свой следующий день.

У вас будет четкое представление о том, требует ли задача много времени, и вы сможете лучше структурировать графики и соблюдать сроки.

Вы также будете осознавать количество времени, затрачиваемого на неважные дела, и либо сократите его, либо перейдете к следующему делу.

Вам будет легче заметить, что вы застряли.

14. Определить MIT

Как я уже несколько раз повторял в этой статье, любой предприниматель должен уметь отличать самые важные задачи от тех, которые могут немного подождать.

Но как это сделать?

Что самое важное среди них всех?

Все, что может повлиять на ваш доход, следует рассматривать как критическое и решать как можно скорее.

Неважно, положительный эффект или отрицательный, сделайте это первым!

Обычно у вас должно быть одно или два неотложных дела такого рода в день. Они, как правило, более сложные и трудоемкие, поэтому никогда не позволяйте им накапливаться!

15. Не используйте многозадачность

Многозадачность — главный враг методов распределения времени по разным причинам.

• Вы легко отвлекаетесь.
• Вы начинаете делать разные вещи одновременно, и они остаются незавершенными.
• Вы не следуете четкому плану и можете запутаться.
• Перегруженность работой также является ключевым недостатком.
• Даже если вам удастся выполнить все, качество исполнения будет не таким хорошим, как если бы вы сосредоточились на чем-то одном.

В общем, я настоятельно не рекомендую вам заниматься этим делом, даже если у вас осталось мало времени.

Лучше извиниться, объясниться и сделать как следует с опозданием, чем делать из задачи лажу.

Комбинируйте различные методы распределения времени, чтобы получить максимум от дня

Я надеюсь, что нам удалось предоставить вам лучшее руководство по тайм-менеджменту, и вы сможете начать день с большей уверенностью, чем когда-либо.

Не забывайте, что вы можете использовать разные стратегии распределения времени для разных ситуаций, а также можете комбинировать несколько из них, чтобы быть максимально эффективными.

Экспериментируйте, пробуйте разные вещи и смотрите, что работает именно для вас.

В конце концов, у настоящего мастера времени есть много трюков в рукаве.

PS. Не забывайте старый добрый рабочий лист тайм-менеджмента. Час планирования сэкономит вам часы работы.

Как стратегически распределять время и другие ресурсы 6 | Майкл Дж. Мотта | Mission.org

Было бы здорово, если бы у учеников было достаточно времени, чтобы подготовиться к уроку, ходить на занятия, работать и заниматься увлеченными проектами… но у большинства этого не происходит.

Тем не менее, учащиеся могут максимально эффективно использовать время, которое у них есть, если они думают стратегически. Моя цель здесь — показать студентам (или кому угодно), как это сделать.

Первое, что нужно понять, это то, что время — это только один из ресурсов, которыми мы должны управлять. Когда школы предлагают учащимся семинары по личной продуктивности, речь обычно идет об «управлении временем». Хотя время — самый очевидный из наших ресурсов, и эффективное управление им имеет решающее значение, этого недостаточно. В нашем распоряжении есть еще шесть ресурсов.

Второе, что нужно знать, это то, что распределение ресурсов должно быть запланировано. Вы можете просто прочитать эту статью, если хотите — вы узнаете кое-что, — но для максимизации эффективности ваших ресурсов требуется вдумчивость. Сядьте с чашкой кофе и отнеситесь к этому серьезно.

Урок, который жизнь повторяет и постоянно навязывает: «смотри под ноги». Вы всегда ближе к божественному и истинным источникам своей силы, чем вы думаете.

– Джон Берроуз

Основная стратегия состоит в том, чтобы выделить большое количество ресурсов (время плюс шесть других ресурсов, обсуждаемых ниже) на фокус-сессии . Фокус-сессия — это когда вы отрезаете себя от внешнего мира (насколько это возможно) и делаете действительно важные дела. Во время этих сессий вы предпринимаете действия, наиболее соответствующие вашим целям. Не низко висящие плоды. Вместо этого вы карабкаетесь по дереву за хорошими вещами. Остальные ресурсы выделяются для менее важных действий.

Семь ресурсов:

• T IME
• E NERGY
• F OCUS
• L ENGTH OF SESSIO лучше)
• O организационная эффективность
• N находчивость (способность добиваться долгосрочных целей даже тогда, когда краткосрочный мир встаёт на ноги)
• упорство

Самый простой способ запомнить эти ресурсы — это подумать ТЕФЛОН .

(Посмотрите на выделенные жирным шрифтом буквы выше — они объясняют это.) Седьмой ресурс, песок, представлен самим словом «тефлон».

Ниже я опишу каждый из этих ресурсов и способы их наиболее эффективного распределения.

Действие Этап: Время — самый простой ресурс для расчета. Набросайте свой типичный недельный и ежедневный график. Включите все обязанности, учебу, работу и прочее: сон, прием пищи, вождение автомобиля, время, проведенное с семьей и/или друзьями и т. д. Как и у большинства людей, ваши ежедневные и еженедельные изменения иллюстрируют эти концепции, поэтому при необходимости дайте широкое определение термину «типичный». Как наиболее очевидный личный ресурс, время обеспечивает идеальную отправную точку, а также «фон» для остальной части этого упражнения.

Некоторые задачи требуют больше или меньше энергии, чем другие, и уровень нашей энергии меняется достаточно предсказуемо (например, «жаворонки» против «полуночников»). когда наша энергия высока, и задачи с меньшей энергией, когда наша энергия низка.

Краткосрочный мир любит отвлекать нас, когда мы в лучшей форме. Он также любит обманом заставлять нас жертвовать энергией и тратить больше времени, пропуская сон или другие вредные привычки. Хорошее управление энергией имеет решающее значение.

Действие Этап: В своем расписании отметьте, когда уровень вашей энергии особенно высок и особенно низок. Другой способ подумать об этом — задать такие вопросы, как:

• Когда я лучше всего могу сосредоточиться и выполнять свою работу наилучшим образом?
• Когда мне тяжело?
• Чувствую ли я себя лучше после определенной деятельности (например, после физических упражнений или просмотра клипа Рокки)?
• Мне хуже всего по понедельникам?

Нет необходимости рисовать всю схему ваших приливов и отливов, достаточно самых очевидных. Кроме того, начните думать об этих энергетических фазах в контексте ваших временных ресурсов. Ваша энергия выше всего в доступные промежутки времени или когда вы бездумно едете на работу?

У нас может быть бесконечное время и бесконечная энергия, но если мы не сосредоточимся на конкретной задаче, мы ничего не добьемся.

Фокус не выключен/включен, все или ничего. Чем больше у нас внимания, тем эффективнее мы. Фокусировку, как и мышцы, можно тренировать. Есть много шагов, которые мы можем предпринять, чтобы повысить уровень нашего внимания. Мы можем спрятаться и выключить наши телефоны, уменьшая вероятность перебоев. Мы можем очистить наше рабочее пространство от беспорядка, чтобы наш разум не блуждал. Вместо того, чтобы работать за кухонным столом, мы можем делать это в библиотеке.

На более высоком уровне мы также можем поддерживать мир с членами нашей семьи и друзьями, поэтому эмоциональная драма остается низкой. Мы можем пить кофе, есть питательную пищу или делать что-то одно из множества вещей. В дополнение к этим подходам «сверху вниз» мы также можем улучшить наше внимание «снизу вверх», точно определяя, какова наша цель, прежде чем мы начнем рабочую сессию. Если мы ограждаем свой разум, мы даем ему меньше места для блужданий.

Действие Этап: Отметьте в своем расписании те периоды времени, когда вы лучше и меньше всего способны сосредоточиться.

Это может или не может совпадать с вашими энергетическими состояниями. Если нет установленных сроков, то подумайте, каковы установленные обстоятельства. Может быть, после тренировки или когда вы находитесь в определенной комнате, слушаете музыку определенного типа и т. д.

Каждый раз, когда вы переключаетесь между задачами, вы платите цену. Неизбежно, когда вы переключаетесь между задачами, ваш мозг должен обработать то, что вы только что сделали и где остановились в задаче А, а затем должен переориентироваться на задачу Б. Вот почему многозадачность обычно плохая идея. На самом деле вы просто переключаетесь с задачи на задачу, оплачивая затраты без пропорциональной выгоды. Со временем затраты из мизерных превращаются в существенные.

Чем дольше ваши сеансы (особенно при выполнении самых сложных задач) и чем короче промежутки между сеансами, тем меньше времени вы тратите на эти промежуточные моменты. Таким образом экономится время.

Позвольте мне привести пример: сравните 5 минут, потраченных на задачу в течение 12 дней подряд (1 час), и 30 минут, потраченных на задачу в течение двух дней подряд (1 час). Что лучше? Я бы сказал, что последний намного лучше. В первом вы потратите большую часть 5 минут на выяснение того, что делать, и мало времени на то, чтобы сделать это. За два 30-минутных занятия вы сможете глубоко обдумать свою задачу и добиться прогресса.

Если я изменю пример и сделаю два 30-минутных сеанса с разницей в несколько дней, то сравнение станет более сложным. Вероятно, все же лучше провести 2 более длинных сеанса, но вам, несомненно, придется провести время во время второго сеанса, вспоминая первый. Вы неизбежно пройдете одну и ту же землю дважды. Чем короче промежуток между сеансами, тем лучше для нас.

Чем больше внимания требуется от проекта, чем он сложнее, тем важнее иметь большие блоки непрерывного времени. На таких сеансах, обладая необходимой энергией и вниманием, вы можете войти в «состояние потока». В таком состоянии — что редкость, по крайней мере для меня — вы можете стать, как Майкл Джордан, бросая мяч в кольцо, сбивая свои задачи и продвигаясь к своим целям с беспрецедентной эффективностью и результативностью.

Это очень здорово, когда это происходит, поэтому дайте ему возможность сделать это.

Этап действия: Просматривая свое расписание, отметьте места, в которых вы можете запланировать более длительные рабочие сессии продолжительностью 30 или более минут, а также места, где вы можете запланировать их так, чтобы свести к минимуму пропуски. В идеале у вас будет (или может быть) несколько сеансов продолжительностью 90 минут или дольше.

Пытаясь вспомнить, где вы остановились, ища бумаги в куче на вашем столе или файл где-то на вашем компьютере, все эти пустые ресурсы. Если мы тратим всего 10 минут в день на перетасовку одних и тех же бумаг, чтобы очистить свой стол, это составляет 3650 минут в год, или около 60 часов, или около 1,5 рабочих недель. Не тратьте свои ресурсы. Будьте организованы. Это сложно в мире, где спам переполняет наши почтовые ящики, а вещи накапливаются, как пыль на чердаке. Некоторым людям — в том числе и мне — организация не дается естественным образом, но продуманная организационная система действительно помогает.

И если я могу это сделать, то сможете и вы. Поверьте мне.

Вам не обязательно достигать организационного апогея, но небольшие изменения принесут непропорционально большую пользу. Например, потратив всего несколько минут на то, чтобы записать, где вы остановились («хлебные крошки»), вы сэкономите значительное количество ресурсов в долгосрочной перспективе и избавитесь от стресса в краткосрочной перспективе.

Имейте в виду, что организация — это больше, чем ваше рабочее пространство, входящая электронная почта и беспорядок в шкафу. Речь идет об управлении задачами; речь идет о том, чтобы оставаться на вершине своих вещей в целом.

Действие Этап: Оцените текущую организационную структуру. Это беспорядок? Вы понятия не имеете, что такое «управление задачами»? Используете ли вы серьезное приложение, такое как OmniFocus, для отслеживания своих задач или, может быть, серию напоминаний и контрольных списков? Может быть, просто ваша память или случайный клочок бумаги? Запишите свою текущую систему, очевидные способы ее улучшения и отметьте время, которое регулярно используется (например, если вы иногда пишете список дел по утрам).

Десять или пятнадцать минут здесь, десять или пятнадцать минут там. Это происходит в течение дня. В поезде, когда коллега опаздывает на встречу, когда вы ждете начала занятий. Вы можете проверить Facebook или Twitter на своем телефоне или заняться чем-нибудь продуктивным. Суммируя со временем (см. математику выше), это хороший кусок. Если мы не готовы что-то сделать в эти промежуточные моменты, то мы потратим 4 из 5 минут, решая, что делать.

Если мы проворны, то готовы воспользоваться этими возможностями.

Препятствие к действию продвигает действие. То, что стоит на пути, становится путем.

— Марк Аврелий

Может быть, вам нужно обдумать какое-то решение, и несколько минут молчания дадут вам шанс сдвинуться с мертвой точки. (Я вернусь к этой идее в одной из следующих глав; это может быть очень простой способ что-то сделать и сэкономить ресурсы.) Может быть, есть список электронных писем, на которые вы можете быстро ответить. Сумка, которую вы можете организовать. Несколько мыслей, которые вы должны записать. Может быть, вы можете отредактировать одну страницу того, что вы пишете. Просто будьте готовы, когда представится возможность.

Ловкость заключается не только в использовании возможностей; речь идет о том, чтобы извлечь максимальную пользу из ситуаций по мере их развития. Даже если вы ушли, а ваш телефон выключен, прерывания будут происходить. Вы не можете предсказать, когда они произойдут, но вы можете предсказать, что они произойдут. Они предсказуемо непредсказуемы, поэтому будьте готовы завершить свои задачи резко, но эффективно. Держите рядом блокнот, чтобы вы могли быстро записать, где вы остановились в данной задаче. Затем ловко продолжайте быть продуктивным.

Если в начале каждого дня у вас есть план, как использовать любое «свободное» время, и если в начале каждой рабочей сессии у вас есть план того, что вы будете делать, если вас прервут, вы будете накапливать часы за часами производительности. Все ради того, чтобы не знать, что говорит новый статус бывшей девушки вашего двоюродного брата в Facebook. Какая польза от проверки Facebook пять раз в день, а не один раз в день?

Этап действия: Подумайте, где в вашей жизни вы можете проявить проворство и что вы можете сделать, используя эти небольшие возможности.

Никогда не отращивай косточку, доченька, там, где должен быть твой позвоночник.

– Клементина Пэддлфорд

Другие ресурсы существуют в той или иной форме до того, как они будут востребованы. Песок производится в момент, прежде чем он будет использован. Когда мы садимся, чтобы выполнить задачу, мы чувствуем различную степень мотивации и сопротивления, обычно обратно пропорциональных друг другу. Мотивация – это желание и готовность что-то сделать. Сопротивление имеет много форм — промедление, нерешительность, беспокойство, страх и другие. Эти двое ведут войну в наших умах — пресловутый ангел и дьявол на наших плечах.

Ни мотивация, ни сопротивление не принуждают нас. Мы выбираем действия, которые мы предпринимаем, и таким образом мы определяем, победит ли Сопротивление или же мы проявим «выносливость», необходимую для победы. Чем больше мы призываем нашу выдержку, тем легче становится призывать в будущем. Если мы снова и снова выбираем двигаться вперед, несмотря на дьявола на нашем плече, мы ослабляем его.

Этап действия: Подумайте о ситуациях, в которых вы чувствуете высокую мотивацию и низкое сопротивление, и наоборот. Может быть, это когда ваша энергия наибольшая («Я могу сделать это и делаю это хорошо») или, может быть, когда она самая низкая («О, какая разница, я просто сделаю это и покончу с этим»). вы действительно можете сосредоточиться на чем-то. Существует бесчисленное множество возможностей.

Также подумайте, как вы справляетесь с этими состояниями мотивации и сопротивления по умолчанию:

• Вы видите какие-либо общие черты?
• Дает ли это какое-то представление о вашей общей производительности?
• У вас больше упорства в начале недели, но когда оно ослабевает?
• Может быть, вы проявляете стойкость перед лицом одних проблем, но не перед другими?
• Может быть, после просмотра сильного фильма или прочтения вдохновляющей книги у вас появилось больше мужества?

Посмотрите, какие предварительные выводы вы можете сделать и как они вписываются в вашу более широкую долгосрочную картину.