Как расставить приоритеты: Как расставить приоритеты в жизни и в работе — ШПИЛЬКИ

Содержание

Как правильно расставлять приоритеты — о схеме трех коробочек

На всякий случай и перед тем как начать…
Слово «приоритет» — не имеет множественного числа,
как минимум в русском языке.
В английском до недавнего времени тоже.
Поэтому фраза «расставить приоритетЫ»
на русском звучит примерно как
«составить список моих единственных жен».

«Как правильно расставлять приоритеты» — один из моих любимых вопросов. Очень часто, те, кто задают этот вопрос уже подсознательно ожидают какой-нибудь рассказ об очередной матрице 2х2 и всякими рассказами про важноенесрочное. Но нет…

В моей картине мира, приоритет – это то, что отвечает на вопрос: «Когда нужно выполнить эту задачу?». При чем здесь под задачей подразумевается конкретное небольшое четкое действие, которое мы способны выполнить максимум за полчаса с наполовину выключенным мозгом. Если что-то не выполняется за полчаса с наполовину выключенным мозгом, то это уже проект и с ними история отдельная.

Вариантов ответа на вопрос: «Когда нужно выполнить эту задачу?» в технике доведения дел до конца всего три (своего рода грубая временная шкала):

Сегодня
На этой неделе
Не на этой неделе

Этот подход я позаимствовал у Майкла Линенбергера и он мне показался наиболее простым среди работоспособных. На самом деле у Линенбергера смысл коробочек слегка иной – они не привязаны ко времени, они отражают срочность. В оригинале эти коробочки назывались:

Critical Now (Пипец как надо сейчас)
Opportunity Now (Было бы не плохо сделать сейчас)
Over the Horizon (Пока не парься об этом)

Главное отличие коробочек друг от друга – это частота их просмотра. Critical Now просматривается раз в час, Opportunity Now – как минимум раз в день и Over the horizon раз в неделю. Еще у Линенбергера есть одно хорошее правило: в Critical Now не более 5 задач.

Таким образом, все ваши задачи раскладываются по трем коробочкам. Один-в-один такую схему коробочек поддерживает MaxDone и довольно близко MS Outlook. Если же вы используете инструмент, заточенный под ортодоксальное Getting Things Done (GTD), то там есть коробочки Next (их можно использовать как «На этой неделе») и Someday (их можно использовать как «Не на этой неделе»). Хотя в оригинале по замыслу Дэвида Аллена коробочка Someday / May be (Когда-нибудь / может быть) задумывалась больше как инкубатор идей, а по факту чаще всего используется как могильник несбывающихся мечт и похмельных фантазий…

На первый взгляд, у метода трех коробочек есть один недостаток: а что если мне нужно сделать задачу в определенный день Х? Почему мне нельзя просто назначить этой задаче нужный срок, чтобы до этого дня о ней вообще не думать?

Если вам так хочется, то, конечно же можно, но:

А если вдруг обстоятельства сложатся так, что у вас появится возможность выполнить задачу РАНЬШЕ этого срока, вы ими не воспользуетесь, ведь так?
А когда придет срок выполнить эту задачу, вы ее узнаете или будете судорожно вспоминать, что же конкретно имелось в виду?

Если вам не нужно выполнять задачу раньше срока и у вас нет проблем с описанием и формулировкой задачи, то можете назначить ее на конкретный день и скрыть с глаз долой. Но

Схема трех коробочек позволяет выполнять нужные задачи максимально быстро, но при условии регулярных периодических обзоров. Кстати, без регулярных периодических обзоров любая система перестанет быть актуальной и довольно быстро превратится в обузу.

Как команде расставить приоритеты, когда всё кажется важным — Личный опыт на vc.ru

Мы в WEEEK часто ошибались с приоритетами — брались не за те задачи, постоянно всё пересматривали, путались и т. д. Отчасти из-за этого хаоса мы работали в реактивном режиме — действовали «по обстановке», а не «по плану». Это довольно обычное дело для стартапа, но наша-то цель — помогать людям и командам приводить свои дела в порядок. Поэтому мы взяли себя в руки и научились правильно приоритизировать задачи. В этой статье я расскажу о логике, которую мы для себя нащупали и которой следуем уже несколько лет.

4451 просмотров

Почему нельзя просто взять и сделать все задачи

В самом начале любого проекта есть такое волнующее чувство, когда ты предвкушаешь успех; веришь, что команда добьётся крутых результатов и т.

д. и т. п. А потом (не факт, но так бывает слишком часто) всё это сталкивается с реальностью, и оказывается, что вы что-то не сделали, клиентов расстроили, себя деморализовали и вообще непонятно куда дели весь тот запал.

У нас так частенько бывало. Вместо того чтобы делать задачи, которые помогли бы показать ценность нашего продукта, мы увлекались новыми фичами, крутыми и классными, как нам казалось. Например, мы потратили целых 3 недели, чтобы сделать чат внутри таск-менеджера, который получился очень «сырым» — на нормальный чат, который мог бы заменить командам Telegram или Slack потребуется уйма времени.

Одна из самых распространённых причин, почему так происходит — неправильная расстановка приоритетов. Приоритизация — дело непростое, ведь слишком много всего нужно учесть, да и вообще «у нас все задачи — важные». Возникает соблазн вообще никакие приоритеты не ставить. Из-за этого, следуя склонности нашего мозга лениться, мы делаем в первую очередь самые простые задачи (мозгу хочется халявной дозы дофамина), забивая на действительно важные.

В результате страдает бизнес.

Расстановка приоритетов помогает:

увеличить производительность команды,
оставаться на верном пути,
эффективнее распоряжаться временем и другими ресурсами,
укладываться в сроки.

Так давайте посмотрим, что нужно делать, чтобы эффективно расставлять приоритеты задачам в команде.

С чего начать, если всё кажется важным

В основе почти всех методов приоритизации задач лежат три параметра: важность, срочность и сложность. Важность — это ценность задачи для бизнеса, степень влияния на его успех. Срочность — необходимость немедленно реагировать. Сложность — то, насколько трудозатратно будет реализовать задачу.

Именно в определении этих трёх параметров и выборе, что в каком порядке делать, и состоит приоритизация.

Но начать нужно не с этого.

1. Соберите все задачи в один список

Сначала самое главное — создайте список, куда свалите все задачи, которые должна будет делать команда (в разработке такой список называют бэклогом). Сложные задачи не забудьте декомпозировать, чтобы потом было проще установить зависимости задач друг от друга.

Можно составить список задач, собравшись всей командой в переговорке и налепив стикеры на доску, а можно собрать всё в какой-нибудь системе управления проектами и задачами.

2. Обозначьте сроки

Затем нужно указать сроки задачам, от результата которых зависит не только ваша команда, но и кто-то ещё. Скажем, если вы делаете клиентский проект, от сроков его выполнения будет зависеть много процессов на стороне клиента, а значит отложить такие задачи будет очень-очень сложно.

Дедлайны — вообще очень важная штука. Уже одни только они могут помочь команде расставить приоритеты.

Для других задач тоже хорошо бы указать сроки, но тут всё будет зависеть от их важности для бизнеса. Поэтому…

3. Оцените важность задач

Вы с командой, наверняка, хотите, чтобы работа, которую вы делаете, двигала бизнес вперёд.

Именно поэтому вам нужно внимательно посмотреть на каждую задачу и задаться несколькими вопросами:

Зачем вообще это делать?
Какой результат это даст?
На что в бизнесе повлияет?
Можно ли на этом заработать?
Нужно ли это пользователям/клиентам?

Ответы на эти вопросы помогут распределить задачи в несколько групп, согласно матричному методу приоритизации, который также называют матрицей Эйзенхауэра:

Срочные и важные – это приоритетные задачи, которые нужно двигать в начало списка.

Не срочные, но важные – это основной пул задач, которые нужно сделать.
Не важные, но срочные – это задачи, которыми можно будет заниматься на фоне кому-то, кто не занят на важных задачах.
Не срочные и не важные – это задачи, от которых можно вообще отказаться, чтобы не тратить время команды.

Круто, теперь у нас задачи разбиты на 4 группы, и даже вроде бы уже понятно, в каком направлении двигаться. Но вот вопрос: в каком порядке делать задачи внутри каждой из групп? Если у задач есть дедлайны, всё упрощается в разы — просто делаем в первую очередь те задачи, у которых дедлайн ближе. Но что делать, если несколько задач кажутся одинаково срочными и одинаково важными? Потребуется оценить их сложность.

4. Упорядочьте задачи с учётом сложности

Сложность оценить сложнее всего, потому что здесь всё слишком субъективно. Есть три варианта, как её оценить:

Получить оценку сверху — руководитель или какой-то эксперт говорит, насколько задача сложная, и вы с этим соглашаетесь.
Посчитать наиболее вероятную оценку — прикинуть оптимистичную, реалистичную и пессимистичную оценки и посчитать вероятную оценку по формуле:

Использовать Planning Poker — технику оценки, которая обычно используется в гибких методологиях разработки.

Для приоритизация не обязательно оценивать сложность в часах — достаточно дать какую-то абстрактную оценку, скажем, от 1 до 10.

С учётом сложности будет куда проще отсортировать задачи внутри каждой из групп (получается что-то вроде ICE-оценки).

Когда будут появляться новые задачи, потребуется прогнать их по тем же шагам — оценить сроки, важность и сложность, — а затем решить, в какой момент что делать.

Работать по приоритетам = работать продуктивно

Правильно и чётко расставленные приоритеты помогают качественнее управлять временем, укладываться в дедлайны и повышать продуктивность команды. Чаще обсуждайте с командой планы, своевременно управляйте приоритетами и используйте инструменты для командного управления задачами, например WEEEK, чтобы всё было в одном месте.

Как расставлять приоритеты для задач (и перестать быть подавленным рабочей нагрузкой)

Если вы перегружены на работе, скорее всего, это потому, что вы с трудом расставляете задачи по приоритетам.

Ну и ладно!

Расстановка приоритетов — совершенно недооцененный навык, которому нас редко учат напрямую.

Тем не менее, наличие плана атаки для вашей рабочей нагрузки может разорвать порочный круг сорванных сроков и постоянного стресса от отставания.

Это особенно актуально, если вы одновременно управляете несколькими проектами и членами команды.

Хорошие новости? Взяв под контроль свои задачи, вам просто нужно переосмыслить свой подход к работе.

Независимо от того, разочаровывают ли вас ваши текущие проекты или вы всегда играете в догонялки, мы обеспечим вас. Ниже приведены восемь шагов, которые помогут вам понять, как расставить приоритеты задач.

Попрощайтесь с выгоранием

Максимизируйте свои ресурсы, обнаруживая, когда члены команды превышают свои возможности, чтобы вы могли переключать рабочие нагрузки, предотвращать узкие места и избегать выгорания.

Попробуйте Teamwork бесплатно

Как расставлять приоритеты в задачах

Запишите все свои задачи (крупные, мелкие, срочные, долгосрочные)
Определите, какие задачи действительно важны (а какие могут подождать)
Придерживайтесь графика, отражающего ваш приоритет задачи
Решайте свои самые интенсивные и трудоемкие задачи в первую очередь
Сосредоточьтесь на одной задаче за раз (подсказка: старайтесь не работать в режиме многозадачности)
Убедитесь, что вы уделяете себе достаточно времени для каждой конкретной задачи
Признайте, что вы действительно можете t) выполнить
Если возможно, расставьте приоритеты задач всей командой

1. Запишите

все ваших задач (больших, малых, срочных, долгосрочных)

Прежде всего: вам нужно выбросить все свои дела из головы и перенести на страницу.

Или, в большинстве случаев, экран.

Начните с составления буквального списка действий, о которых вам нужно позаботиться, отсортировав их по: отвечая на общение.

Еженедельные задачи: Включая действия, связанные с дедлайнами клиентов, презентациями или этапами проекта.

Задания на месяц и больше: F Сосредоточьтесь на задачах, связанных с долгосрочными проектами и целями.

Если вы перечислите свои задачи в виде отдельных элементов, ваша рабочая нагрузка сразу же станет менее обременительной. Очень многое в том, как расставлять приоритеты задач, основано на знании того, что на самом деле у вас на тарелке.

Вот где действительно пригодится такой инструмент, как Teamwork.

Например, наша платформа позволяет легко записывать ваши личные ежедневные задачи. Не ломайте голову, просто отметьте свой контрольный список по мере необходимости или отметьте задачи с разным уровнем приоритета.

Что делает личные задачи удобными, так это тот факт, что у вас есть свои проектные задачи, видимые всей команде, прямо под вашими полностью личными личными задачами. В идеале задачи вашей команды должны быть общедоступными не только для организации, но и для подотчетности.

Используя вид доски (Канбан-доска) для своих задач, вы можете документировать свое расписание и иметь четкое представление о сроках.

2. Определите, какие задачи действительно важны (а какие могут подождать)

Допустим, вы смотрите на длинный список дел. Что теперь?

Послушайте: не все задачи одинаково важны.

К сожалению, мы склонны тяготеть к менее срочным делам с низким вознаграждением, когда не знаем, как расставить приоритеты задач.

Рассмотрим явление, известное как « простой эффект срочности ». Короче говоря, исследования показывают, что люди часто работают в срок, не задумываясь о результатах или почему они работают над той или иной задачей.

Это приводит к бешеной работе без особого смысла и смысла. Вы, вероятно, смотрите на кучу сроков, пока мы говорим, верно?

Но, скорее всего, ваш список «обязательных» дел в любой день на самом деле довольно короткий.

Сделать шаг назад, чтобы определить, что действительно важно, очень важно, если вы хотите сократить свой график и оставаться продуктивным. Чем важнее что-то, тем более срочно.

Ключевые факторы, влияющие на важность задачи, включают:

«На кого это влияет?» Например, задание повлияет только на вас? Ваши клиенты? Ваш отдел или компания?
«Какова награда или результат выполнения этой задачи?» Новый клиентский контракт? Больше доходов? Проект выполняется раньше срока?
«Каков риск не выполнения задачи?» Потерянные клиенты или выручка? Потеряли прогресс в проекте?

Помимо вашего личного суждения, эти факторы служат более объективным способом определения приоритетов задач. Например, завершение презентации для всей команды или подготовка к встрече с новым клиентом должны иметь приоритет над электронной почтой регистрации или исследованием, не зависящим от времени.

3. Придерживайтесь графика, отражающего ваши приоритетные задачи.

Никаких сюрпризов.

Может быть, вы сейчас сходите с ума от своей рабочей нагрузки и хотите избежать эмоционального выгорания в будущем. Ради повышая свою производительность в долгосрочной перспективе, очень важно составить реальный график.

Если вы расставили задачи и расставили приоритеты, вы уже сделали большую часть работы.

Составление расписания может помочь вам предвидеть потенциально беспокойные недели и получить преимущество перед приоритетными задачами до того, как они успеют разрастись как снежный ком. Если вы объедините внутренние сроки с внешними сроками выполнения ваших клиентов или команды, это поможет расставить приоритеты задач по уровням. Тогда вы можете лучше ответить «Над чем я должен работать теперь ?»

Это еще раз то, где Teamwork действительно сияет. Наш инструмент позволяет настроить напоминания и уведомления о приближающихся дедлайнах. В качестве дополнительного бонуса, как и для ваших личных задач, Teamwork позволяет вам расставлять приоритеты для всех задач на основе уровня приоритета (например, низкий, средний или высокий).

Представления доски и календаря также с первого взгляда показывают, над чем вы работаете в любой момент. Между тем, выбор приоритетов отражается на каждой карточке проекта.

4. Беритесь за самые напряженные и трудоемкие задачи

в первую очередь
Некоторые люди называют это «поеданием лягушки».
Принцип прост: вы должны ставить на первое место самые сложные и утомительные задачи.
Это позволит вам поддерживать продуктивность после того, как вы уничтожите их. Разобравшись со своими «некрасивыми» задачами, вы можете начать работать над более короткими и менее надоедливыми. Прилив дофамина от выполнения задачи за задачей поддерживает ваш импульс.
Именно из-за этого образа мыслей так много людей откладывают выполнение черных или бессмысленных задач на конец дня. Однако возможность сделать это зависит от вашей способности составлять расписание и расставлять приоритеты задач в зависимости от их важности.
Вы даже можете управлять этим как руководитель группы с функциями распределения ресурсов. Это дает вам представление о задачах вашей команды с высоты птичьего полета. Теперь вы можете удалять или добавлять предыдущие задачи новым членам команды, которым нужна помощь или у которых есть возможности.
5. Сосредоточьтесь на одной задаче за раз (подсказка: старайтесь не работать одновременно)
Многозадачность может показаться разумным решением, верно?
Но попытка отметить слишком много задач в своем расписании сразу — это прямой путь к выгоранию.
Как отмечает Кливлендская клиника, только около 2,5% людей могут эффективно работать в режиме многозадачности. Для остальных из нас ежедневное манипулирование кучей различных обязанностей и задач приводит к плохим результатам.
И это прекрасно подходит для рабочего места. Если вы постоянно переключаетесь между приложениями, документами и электронной почтой, скорее всего, вы выполняете очень мало реальной работы.
Мы признаем, что производительность у всех разная. Однако, чтобы не отвлекался от работы , мы рекомендуем решать одну задачу за раз.
В качестве альтернативы вы можете использовать такие стратегии, как разбивка по времени или техника Помидора , чтобы «разбить» утомительные задачи, которые действительно нагружают ваш мозг.
6. Удостоверьтесь, что вы уделяете себе достаточно времени для любой задачи
Приоритизация задач и управление временем идут рука об руку.
Если вы постоянно сталкиваетесь со сжатыми сроками, вы вполне можете быть виновником. С другой стороны, ваш график вполне может быть неуправляемым, потому что ваши менеджеры не понимают объема вашей работы.
Спросите себя: задокументировали ли вы, сколько времени занимают ваши повседневные задачи? Вы предполагаете или ваши оценки основаны на реальных данных?
Спешка к срокам и выполнению произвольных вех — это не просто плохо для вас: это часто приводит к небрежной работе.
Количество времени, необходимое, скажем, для написания сообщения в блоге или подготовки презентации, зависит от человека. Есть также множество факторов, таких как глубина и продолжительность, которые влияют на те же самые сроки.
До тех пор, пока вы не изучите сроки выполнения задач под микроскопом, вам будет сложно расставлять приоритеты, придерживаться расписания и укладываться в сроки. Такие функции Teamwork, как отслеживание времени, позволяют отслеживать, сколько времени занимает тот или иной проект или отдельная задача.
Со временем вы сможете скомпилировать данные, чтобы получить средние значения и оценки, отражающие вашу реальную работу.
7. Признайте, что вы реально можете (и не можете) сделать
Это простой совет, но его определенно стоит упомянуть.
В сутках всего несколько часов. Если вы обнаружите, что испытываете стресс из-за черной работы или что-то создает огромный умственный блок, будьте готовы либо бросить это, либо отложить на завтра, когда вы будете свежи.
Мы не призываем пренебрегать своей работой, а скорее быть реалистами. Компании и команды сегодня все более чувствительны к выгоранию и это правильно.
Конечно, вы не влияете на остальную работу вашей команды, не теряете клиентов или прямой доход, дайте себе некоторую гибкость.
8. Если возможно, сделайте расстановку приоритетов задач коллективной работой
Помните: ваша рабочая нагрузка не возникает в вакууме.
Выяснение того, как расставить приоритеты задач, не обязательно должно быть самостоятельным действием. Например, современные команды должны позволять работникам:
Сообщать о проблемах или вопросах, касающихся сроков и назначенных задач
Сотрудничать и согласовывать сроки, объем работы и роли
Выполнять свою «глубокую работу» и сосредоточиться на задачах без перерыва 9000 3
Это говорит о ценности общения вашей компании с помощью такого инструмента, как Teamwork. Между нашим чат-приложением и обзором доски члены команды могут управлять своим расписанием и оставаться на связи по поводу приоритетных задач.
Кроме того, члены команды могут задавать вопросы и сотрудничать по мере необходимости.
И, с другой стороны, рабочие должны иметь возможность отключиться и сосредоточиться на том, на чем им нужно сосредоточиться. В режиме «не беспокоить» пользователи могут делать именно это или устанавливать свои часы, что отлично подходит для удаленных команд в разных часовых поясах.
Прямо сейчас ваше расписание может выглядеть как свободное для всех, но это не обязательно так.
Опять же, способность расставлять приоритеты задач имеет неоценимое значение для сотрудников на современных рабочих местах.
Делать больше и концентрироваться на работе становится намного проще, когда вы понимаете, каковы ваши настоящие приоритеты. Используя описанную выше структуру и такие инструменты, как Teamwork , вы можете сделать именно это как можно скорее.
Как расставлять приоритеты для задач (и перестать быть подавленным рабочей нагрузкой)
Если вы перегружены на работе, скорее всего, это потому, что вы с трудом расставляете задачи по приоритетам.
Ну и ладно!
Расстановка приоритетов — совершенно недооцененный навык, которому нас редко учат напрямую.
Тем не менее, наличие плана атаки для вашей рабочей нагрузки может разорвать порочный круг сорванных сроков и постоянного стресса от отставания.
Это особенно актуально, если вы одновременно управляете несколькими проектами и членами команды.
Хорошие новости? Взяв под контроль свои задачи, вам просто нужно переосмыслить свой подход к работе.
Независимо от того, разочаровывают ли вас ваши текущие проекты или вы всегда играете в догонялки, мы обеспечим вас. Ниже приведены восемь шагов, которые помогут вам понять, как расставить приоритеты задач.
Попрощайтесь с выгоранием
Максимизируйте свои ресурсы, обнаруживая, когда члены команды превышают свои возможности, чтобы вы могли переключать рабочие нагрузки, предотвращать узкие места и избегать выгорания.
Попробуйте Teamwork бесплатно
Как расставлять приоритеты в задачах
Запишите все свои задачи (крупные, мелкие, срочные, долгосрочные)
Определите, какие задачи действительно важны (а какие могут подождать)
Придерживайтесь расписания, отражающего ваш приоритет задачи
Решайте самые интенсивные задачи в первую очередь
Сосредоточьтесь на одной задаче за раз (подсказка: старайтесь не работать в многозадачном режиме)
Убедитесь, что вы уделять себе достаточно времени для любая заданная задача
Признайте, что вы реально можете (и не можете) сделать
Если возможно, сделайте расстановку приоритетов задач коллективной работой
1. Запишите
все ваших задач (больших, малых, срочных, долгосрочных)
Прежде всего: вам нужно выбросить все свои дела из головы и перенести на страницу.
Или в большинстве случаев экран.
Начните с составления буквального списка действий, о которых вам нужно позаботиться, отсортировав их по:
Ежедневные задачи: Включая повседневные обязанности, такие как встречи, проверки и ответы на сообщения.
Еженедельные задачи: Включая действия, связанные с дедлайнами клиентов, презентациями или этапами проекта.
Задачи на месяц и больше: F сосредоточен на задачах, связанных с долгосрочными проектами и целями.
Если вы перечислите свои задачи в виде отдельных элементов, ваша рабочая нагрузка сразу же станет менее обременительной. Очень многое в том, как расставить приоритеты задач, зависит от знания того, что на самом деле у тебя на тарелке.
Вот где действительно пригодится такой инструмент, как Teamwork.
Например, наша платформа позволяет легко записывать ваши личные ежедневные задачи. Не ломайте голову, просто отметьте свой контрольный список по мере необходимости или отметьте задачи с разным уровнем приоритета.
Что делает личные задачи удобными, так это тот факт, что у вас есть свои проектные задачи, видимые всей команде, прямо под вашими полностью личными личными задачами. В идеале задачи вашей команды должны быть общедоступными не только для организации, но и для подотчетности.
Используя доску (канбан-доску) для своих задач, вы можете документировать свое расписание и иметь четкое представление о сроках.
2. Определите, какие задачи действительно важны (а какие могут подождать)
Допустим, вы смотрите на длинный список дел, которые нужно сделать. Что теперь?
Послушайте: не все задачи одинаково важны.
К сожалению, мы склонны тяготеть к менее срочным делам с низким вознаграждением, когда не знаем, как расставить приоритеты задач.
Рассмотрим явление, известное как « простой эффект срочности ». Короче говоря, исследования показывают, что люди часто работают в срок, не задумываясь о результатах или почему они работают над той или иной задачей.
Это приводит к бешеной работе без особой рифмы или причины. Вы, вероятно, смотрите на кучу сроков, пока мы говорим, верно?
Но, скорее всего, ваш список «обязательных» дел в любой день на самом деле довольно короткий.
Сделать шаг назад, чтобы определить, что действительно важно, очень важно, если вы хотите сократить свой график и оставаться продуктивным. Чем важнее что-то, тем более срочно.
Ключевые факторы, влияющие на важность задачи, включают:
«На кого это влияет?» Например, задание повлияет только на вас? Ваши клиенты? Ваш отдел или компания?
«Какова награда или результат выполнения этой задачи?» Новый клиентский контракт? Больше доходов? Проект выполняется раньше срока?
«Каков риск не выполнил задание?» Потерянные клиенты или выручка? Потеряли прогресс в проекте?
Помимо вашего личного суждения, эти факторы служат более объективным способом определения приоритетов задач. Например, завершение презентации для всей команды или подготовка к встрече с новым клиентом должны иметь приоритет над электронной почтой регистрации или исследованием, не зависящим от времени.
3. Придерживайтесь графика, отражающего ваши приоритетные задачи.
Никаких сюрпризов.
Может быть, вы сейчас сходите с ума от своей рабочей нагрузки и хотите избежать эмоционального выгорания в будущем. Ради повышая свою производительность в долгосрочной перспективе, очень важно составить реальный график.
Если вы расставили задачи и расставили приоритеты, вы уже сделали большую часть работы.
Составление расписания может помочь вам предвидеть потенциально беспокойные недели и получить преимущество перед приоритетными задачами до того, как они успеют разрастись как снежный ком. Если вы объедините внутренние сроки с внешними сроками выполнения ваших клиентов или команды, это поможет расставить приоритеты задач по уровням. Тогда вы можете лучше ответить «Над чем я должен работать теперь ?»
Это еще раз то, где Teamwork действительно сияет. Наш инструмент позволяет настроить напоминания и уведомления о приближающихся дедлайнах. В качестве дополнительного бонуса, как и для ваших личных задач, Teamwork позволяет вам расставлять приоритеты для всех задач на основе уровня приоритета (например, низкий, средний или высокий).
Представления доски и календаря также с первого взгляда показывают, над чем вы работаете в любой момент. Между тем, выбор приоритетов отражается на каждой карточке проекта.
4. Беритесь за самые напряженные и трудоемкие задачи
в первую очередь
Некоторые люди называют это «поеданием лягушки».
Принцип прост: вы должны ставить на первое место самые сложные и утомительные задачи.
Это позволит вам поддерживать продуктивность после того, как вы уничтожите их. Разобравшись со своими «некрасивыми» задачами, вы можете начать работать над более короткими и менее надоедливыми. Прилив дофамина от выполнения задачи за задачей поддерживает ваш импульс.
Именно из-за этого образа мыслей так много людей откладывают выполнение черных или бессмысленных задач на конец дня. Однако возможность сделать это зависит от вашей способности составлять расписание и расставлять приоритеты задач в зависимости от их важности.
Вы даже можете управлять этим как руководитель группы с функциями распределения ресурсов. Это дает вам представление о задачах вашей команды с высоты птичьего полета. Теперь вы можете удалять или добавлять предыдущие задачи новым членам команды, которым нужна помощь или у которых есть возможности.
5. Сосредоточьтесь на одной задаче за раз (подсказка: старайтесь не работать одновременно)
Многозадачность может показаться разумным решением, верно?
Но попытка отметить слишком много задач в своем расписании сразу — это прямой путь к выгоранию.
Как отмечает Кливлендская клиника, только около 2,5% людей могут эффективно работать в режиме многозадачности. Для остальных из нас ежедневное манипулирование кучей различных обязанностей и задач приводит к плохим результатам.
И это прекрасно подходит для рабочего места. Если вы постоянно переключаетесь между приложениями, документами и электронной почтой, скорее всего, вы выполняете очень мало реальной работы.
Мы признаем, что производительность у всех разная. Однако, чтобы не отвлекался от работы , мы рекомендуем решать одну задачу за раз.
В качестве альтернативы вы можете использовать такие стратегии, как разбивка по времени или техника Помидора , чтобы «разбить» утомительные задачи, которые действительно нагружают ваш мозг.
6. Удостоверьтесь, что вы уделяете себе достаточно времени для любой задачи
Приоритизация задач и управление временем идут рука об руку.
Если вы постоянно сталкиваетесь со сжатыми сроками, вы вполне можете быть виновником. С другой стороны, ваш график вполне может быть неуправляемым, потому что ваши менеджеры не понимают объема вашей работы.
Спросите себя: задокументировали ли вы, сколько времени занимают ваши повседневные задачи? Вы предполагаете или ваши оценки основаны на реальных данных?
Спешка к срокам и выполнению произвольных вех — это не просто плохо для вас: это часто приводит к небрежной работе.
Количество времени, необходимое, скажем, для написания сообщения в блоге или подготовки презентации, зависит от человека. Есть также множество факторов, таких как глубина и продолжительность, которые влияют на те же самые сроки.
До тех пор, пока вы не изучите сроки выполнения задач под микроскопом, вам будет сложно расставлять приоритеты, придерживаться расписания и укладываться в сроки. Такие функции Teamwork, как отслеживание времени, позволяют отслеживать, сколько времени занимает тот или иной проект или отдельная задача.
Со временем вы сможете скомпилировать данные, чтобы получить средние значения и оценки, отражающие вашу реальную работу.
7. Признайте, что вы реально можете (и не можете) сделать
Это простой совет, но его определенно стоит упомянуть.
В сутках всего несколько часов. Если вы обнаружите, что испытываете стресс из-за черной работы или что-то создает огромный умственный блок, будьте готовы либо бросить это, либо отложить на завтра, когда вы будете свежи.
Мы не призываем пренебрегать своей работой, а скорее быть реалистами. Компании и команды сегодня все более чувствительны к выгоранию и это правильно.
Конечно, вы не влияете на остальную работу вашей команды, не теряете клиентов или прямой доход, дайте себе некоторую гибкость.
8. Если возможно, сделайте расстановку приоритетов задач коллективной работой
Помните: ваша рабочая нагрузка не возникает в вакууме.
Выяснение того, как расставить приоритеты задач, не обязательно должно быть самостоятельным действием. Например, современные команды должны позволять работникам:
Сообщать о проблемах или вопросах, касающихся сроков и назначенных задач
Сотрудничать и согласовывать сроки, объем работы и роли
Выполнять свою «глубокую работу» и сосредоточиться на задачах без перерыва 9000 3
Это говорит о ценности общения вашей компании с помощью такого инструмента, как Teamwork.