Почему на работе надо быстро работать: 7 способов работать быстро — и эффективно

7 способов работать быстро — и эффективно

Мой сосед по комнате в колледже умел писать быстрее всех остальных. Если ему нужно было написать работу на 10 страниц к 9 часам утра четверга, он начинал писать ее в 6 часов утра… того же дня. И самое безумное, что он всегда получал «отлично». Я никогда не мог понять, как он мог сделать за несколько часов то, на что у меня уходила целая неделя.

Когда я спросил его, как (и почему) он делал все в последнюю минуту, он сказал, что ему требуется давление наступающего дедлайна, чтобы подстегнуть мотивацию. Он также сказал, что если отложить дела на последнюю минуту, они и займут всего минуту. Мудрые слова.

Откладывание дел на последнюю минуту может быть эффективным, но нервирующим способом работать быстрее, поэтому я решил поискать какие-то другие научно обоснованные альтернативы для повышения эффективности. Вот как можно сделать ускорить процесс и повысить производительность своего труда.

1. Устанавливайте сроки для каждой задачи

Согласно закону Паркинсона, количество времени, которое вы тратите на выполнение определенной задачи, зависит от того, сколько времени вы на это выделяете. Если вы не установите дедлайна, то потратите на задание столько времени, сколько захотите. Но если вы ограничите время, то давление, которое вы испытаете, пытаясь опередить время, заставит вас работать быстрее и завершить дело до истечения срока.

Ограничение времени на выполнение задач также может привести вас в состояние ментального потока. Поток — это когда вы настолько погружены в деятельность, что можете сосредоточиться только на этой упомянутой деятельности, не замечая ничего вокруг, даже свои мысли, эмоции и время. Другими словами, вы просто в ударе.

Поток возникает, когда вы ставите четкие цели, которые сложны, но достижимы. Выполнение их требует полного внимания и контроля над своими навыками.

Ограничение времени на выполнение задачи — это эффективный способ запустить поток. Завершение задачи до истечения времени — достижимая цель, и она создает достаточно давления и стресса, чтобы вы могли полностью сосредоточиться, позволяя вам использовать свои навыки на полную катушку.

2. Разбивайте проекты на более мелкие задачи

Начинать новый проект всегда сложно. Нужно проделать массу работы, а финишная черта едва видна. Поскольку награда за это большое достижение так далеко, кажется, что начинать даже не стоит. Так просто отлынивать от работы, если вы не испытываете чувство удовлетворения каждый день.

Но что, если вы можете ощущать его несколько раз в день? Будете ли вы чувствовать себя энергичными и мотивированными, чтобы работать больше и быстрее?

Harvard Business Review проанализировал более 12 тысяч записей дневников работников умственного труда и обнаружил, что чувство прогресса, независимо от того, большое оно или маленькое, — это самый важный фактор, способствующий развитию эмоций, мотивации и восприятия в течение рабочего дня. И чем чаще работники ощущали прогресс, тем продуктивнее они были.

Если вы разбиваете проекты на небольшие задачи, вы можете достигать небольшой цели или даже нескольких целей за один день вместо того, чтобы достичь одной основной цели за несколько дней, недель или даже месяцев. Постоянное чувство прогресса — это то, что повышает моральный дух и производительность в долгосрочной перспективе. Маленькие победы помогут вам работать быстрее.

3. Работайте рядом с другими людьми

Вы когда-нибудь занимались спортом или играли на инструменте перед аудиторией? Вы ощущали, что выступаете перед зрителями лучше, чем когда вокруг никого нет? Когда я играю на гитаре и пою в одиночестве, мне кажется, что я звучу хорошо, но не отлично. Но когда я играю и пою перед друзьями, я считаю, что звучу, как Джастин Бибер.

Это психологический феномен: если вы делаете что-то в присутствии других, их оценка повышает ваш уровень психологической вовлеченности. Этот дополнительный стресс помогает вам лучше выполнять отрепетированные или простые задачи перед людьми по сравнению с тем, когда вы одни. Психологи находили свидетельства этого феномена у велосипедистов, студентов и даже тараканов (да, они заставляли тараканов выполнять задание перед тараканьей аудиторией).

Если вы чувствуете, что освоили какое-то дело, но хотите увеличить скорость его выполнения, попробуйте работать рядом с другими людьми. Когда существует вероятность, что за вами наблюдают и оценивают то, что вы делаете, ваш уровень стресса достигает оптимального уровня, побуждая вас работать усерднее и быстрее.

4. Работайте с учетом ультрадианных ритмов

Организм человека настроен на 120-минутные биологические интервалы, называемые ультрадианными ритмами. В течение первых 90 минут интервала ваша умственная энергия достигает пика, а после этого падает в течение приблизительно 30 минут.

Чтобы достичь максимальной скорости и производительности, лучше всего работать 90-минутными спринтами, когда ваше тело естественно заряжено энергией, а затем делать 30-минутную паузу для отдыха, когда ваше тело естественно истощено. Это позволяет вам в полной мере использовать колебания уровня энергии вашего тела.

Тем не менее, удерживать внимание 90 минут может быть сложно. Согласно Psychology Today, люди могут оставаться сосредоточенными только 20-25 минут, а затем их разум начинает блуждать.

Чтобы сохранять концентрацию внимания во время 90-минутных спринтов, используйте технику помодоро (25 минут работы, 5 минут отдыха).

Работайте, когда вы полны естественной энергии, отдыхайте, когда наступает естественное истощение, делайте короткие перерывы, чтобы восстановить концентрацию, и в конечном итоге вы сможете достичь максимальной производительности и скорости.

5. Слушайте белый шум

Музыка всегда поднимает настроение, но вряд ли она влияет на скорость. Как пишет Psychology Today, прослушивание музыки со словами заставляет языковые центры мозга уделять больше внимания текстам песен, чем текущей задаче, если нужно читать, писать или говорить.

Прослушивание новой музыки также не способствует производительности. Новая музыка незнакома, и так как мозг любит новизну, во время прослушивания происходит выброс допамина. Это привлекает ваше внимание к музыке и отвлекает от работы. Таким образом, даже если вы слушаете классическую музыку или саундтреки к фильмам, где обычно нет слов, но эта музыка нова для вас, она может нарушить вашу концентрацию.

Но что делать, если на рабочем месте слишком шумно или вы устали слушать эти раздражающие звуки щелкающих клавиш или разговоры коллег?

Белый шум — ваше решение.

По данным Journal of Consumer Research, окружающий шум при умеренной громкости идеально подходит для повышения творческой производительности. Наушники с шумоподавлением и воспроизведение белого шума позволяют повторить этот эффект.

Белый шум поддерживает концентрацию, потому что он постоянен. Он звучит одинаково, и ваш мозг привыкает к нему. Звуковые отвлекающие факторы больше на вас не действуют. Это повышает вашу концентрацию на текущей задаче и позволяет вам работать быстрее.

6. Найдите партнера по ответственности

Гретхен Рубин, известный исследователь человеческой природы и счастья, недавно выпустила книгу «Четыре тенденции» (The Four Tendencies), в которой рассказывается, как люди реагируют на ожидания. Она обнаружила, что человечество делится на четыре категории: «поборники», «вопрошатели», «обязательные» и «бунтари».

Большинство людей относятся к категории обязательных. Они с готовностью оправдывают внешние ожидания, но никак не могут соответствовать ожиданиям внутренним. Например, обязательный человек никогда не нарушает дедлайны, но при этом не может найти время для тренировок.

Чтобы помочь им оправдать и внутренние ожидания, «обязательным» важно обеспечить внешний контроль за этими внутренними целями. И один из самых мощных инструментов — это партнер по ответственности.

Никто не хочет подвести других людей или показаться ленивым и непродуктивным. Такова человеческая природа. Так, например, можно пообещать руководителю или коллеге, что будете писать 1000 слов каждый день, и позволить им регулярно проверять вас — отличная мотивация на то, чтобы делать это и работать более эффективно.

7. Успокойте своего внутреннего перфекциониста

Совершенство — враг производительности. Повторный просмотр работы, тройная проверка на ошибки и выполнение дополнительной работы задерживает прогресс, истощает вашу энергию и может разрушить ваше эмоциональное здоровье.

Проблема перфекционистов в том, что у них менталитет «все или ничего». Если их работа не идеальна, они считают это провалом. В действительности вы можете сколько угодно дорабатывать и совершенствовать свою работу, но после определенного порога ваши усилия принесут лишь незначительные улучшения — а время будет упущено. Важно помнить, что большинство компаний считают, что хорошая работа и соблюдение сроков — уже огромный успех.

Источник

Интересная статья? Подпишитесь на наш канал в Telegram, чтобы получать больше познавательного контента и свежих идей.

Как работать быстрее: топ-7 стратегий для достижения целей

Разве не было бы замечательно, если бы вы могли каждый день заканчивать работу на час раньше? За неделю вы получили бы 5 дополнительных часов, а за год — более 32 рабочих дней. Это еще полтора месяца оплачиваемого отпуска ежегодно. Время, которое вы можете использовать, чтобы делать все, что хотите: начать побочный бизнес, улучшить свои навыки или быть с семьей и друзьями. Американский предприниматель Дэн Сильвестр поделился 7 способами, как работать быстрее без дополнительного стресса и сложностей.

Для того, чтобы быстро финишировать, важна не только скорость. Пропускная способность — это то, что дает результаты быстро или медленно.

Подумайте о своей работе. Когда вы начинаете проект, он, вероятно, разбивается на части. Для выполнения каждой из них требуются разные навыки и разные задачи. Большинство из них взаимозависимы.

Предположим, что вам нужно выполнить три задачи:

1. Поиск информации.
2. Письмо.
3. Редактирование.

Если вы хотите работать быстрее, вам нужно хорошо выполнять все три. Если у вас нет навыков редактирования, не имеет значения, сколько времени вы сэкономили, когда писали. А, может быть, вы быстрый редактор, но очень плохо ищете информацию. В этом случае из-за плохо проведенного поиска у вас уйдет больше времени, чтобы написать достойный рассказ.

В итоге над некоторыми задачами вы работаете быстро, что заставляет вас чувствовать себя продуктивно. Но потом вы теряете время на одной задаче, и это уводит весь проект назад. Это узкое место.

Когда вы заканчиваете работать, вы задаетесь вопросом: как это могло отнять столько времени, если начиналось так хорошо? Вы можете продвигаться настолько быстро, насколько быстро выполняете самую медленную часть работы. А если вы будете игнорировать проблему, производительность снизится по экспоненте.

Быстро работать — это просто. Речь идет не о том, чтобы быстрее делать то, с чем вы справляетесь хорошо, а о том, что быстрее делать то, что вы выполняете медленно. Семь следующих стратегий — самые простые способы повысить вашу эффективность.

Одна из причин, по которой вы хотите работать быстрее, — это заниматься разными проектами. Через некоторое время любой проект приедается. Поэтому мы стараемся каждый день поровну распределять время, чтобы добиться прогресса во всем. И это не очень хорошо работает.

Существует ошибочное мнение, что ваша продуктивность распространяется на все проекты, над которыми вы работаете одновременно. На самом деле переключение стоит 20% всей продуктивности за каждый дополнительный проект. Две задачи — это не 50 на 50, а 40 на 40. Три задачи занимают не по 33% каждая, а по 20%.

Но допустим, у вас есть несколько важных проектов. Как не потерять эти 20%?

• Не приступайте ни к каким будущим задачам, пока не закончите текущий проект. До этого считайте эти задачи необязательными.
• Если начальник поручает вам второй проект, спросите, какой из двух вы должны закончить в первую очередь. Если вы столкнетесь с сопротивлением, объясните, как однозадачность помогает вам работать лучше и быстрее и какую пользу это приносит компании.
• Делайте короткие перерывы при переключении между задачами, чтобы не мыслить многозадачно.

Некоторые проекты занимают много времени. Так что, если вы не хотите слишком долго откладывать другие, вы все равно можете работать над ними каждый день, устанавливая временные блоки.

Работая над одним проектом, вы можете обнаружить, что некоторые задачи сложнее других. Может быть, это связано с вашими навыками или с типом работы.

Заманчиво отложить сложные задачи и начать с более легких. Но к тому времени, когда вы сделаете легкие, у вас будет меньше энергии и мотивации для выполнения сложных задач. В таких условиях вам будет нужно больше времени, чтобы что-то произвести.

Универсальное решение — сначала выполнить самое сложное. Так вы организуете свою повседневную деятельность от наиболее энергозатратных до наименее энергозатратных задач.

Более энергозатратной может быть аналитическая работа, требующая от вас сосредоточенности. Менее энергозатратной — творческая работа и мозговой штурм. Они обе важны, но вы сделаете их быстрее при соответствующем уровне энергии.

Вот простое упражнение:

• В течение следующих 3-5 дней спрашивайте себя, насколько энергичным вы чувствуете себя каждые 1-2 часа (исключая сон).
• Отвечайте от 1 до 10, где 1 — отсутствие энергии / хорошего самочувствия, а 10 — оптимальный уровень энергии / хорошего самочувствия.

Вы можете сделать это упражнение всего за день, если вам не терпится, но данные не будут надежными.

Примечание: если вы выпили кофе, потренировались, плохо провели ночь или что-то в этом роде, запишите это.

Собрав данные, вы можете обнаружить, что у вас одинаковый уровень энергии в одно и то же время каждый день (он меняется в зависимости от ультрадианного ритма каждого человека).

• Выполняйте самые сложные задачи в то время, когда у вас больше всего энергии.
• Если это время недоступно, используйте второй наиболее подходящий период.
• Когда у вас мало энергии, используйте ее для выполнения скучных или креативных задач (если они не требуют глубокой работы).

Принято считать, что «практика ведет к совершенству». Но если вы не бросите вызов себе, вы никогда не станете лучше. Поэтому, если вы хотите работать быстрее, вам нужно целенаправленно обращать внимание на скорость работы.

Вот временные челленджи, которое я использую, чтобы каждый раз становиться быстрее:

• Выберите отрезок времени для работы (например, 20 минут). Как долго вы можете чувствовать себя комфортно, работая на полной скорости, не чувствуя усталости?
• Каждый раз, когда вы начинаете сеанс работы, пытайтесь побить свое лучшее время.

Это упражнение предполагает, что у вас есть метрика для измерения того, сколько работы вы выполняете за раз, например слова, звонки или страницы. Если в вашей работе нет таких цифр, вашим показателем может быть любая двухминутная задача, которая двигает стрелку.

Вначале вы будете бить свой рекорд через день. Но по мере накопления опыта побить его будет все труднее. На этом этапе вы можете отказаться от работы и почувствовать, что застряли. Каждый раз, когда это происходит, сосредоточьтесь на том, чтобы выполнить задачу как можно лучше.

• Если вы чувствуете себя достаточно хорошо, чтобы побить половину своего рекорда, вам следует начать немедленно. Но если ваш уровень концентрации слишком низкий, чтобы делать это, вы будете работать быстрее после перерыва.
• Если ваш рекорд застревает на высоких показателях, пора увеличить продолжительность рабочего сеанса.

Таким образом вы улучшите свою скорость и выносливость.

Вы работаете быстрее всего, когда ваши навыки соответствуют уровню сложности задачи. Когда это происходит, вы настолько увлекаетесь работой, что все остальное не имеет значения. Это то, что мы называем «Зоной» или состоянием потока.

Пребывание в состоянии потока требует большой концентрации. А если у вас нет опыта работы в потоке, каждая мысль может ее нарушить.

Вы будете думать о чем угодно во время сеанса работы. От вещей, которые вы вчера забыли забрать в продуктовом магазине, до проблем, которые у вас возникнут на следующем этапе проекта.

И если вы не найдете способ справиться с этими мыслями, вы почувствуете себя подавленным и потеряете концентрацию.

«Ваш разум предназначен для того, чтобы иметь идеи, а не чтобы придерживаться их». Дэвид Аллен

Чтобы максимально увеличить количество часов, в течение которых вы находитесь в потоке, вы должны где-то хранить мысли. Отличный метод для этого — «мозговая свалка».

Вот небольшое упражнение для «мозговой свалки», которое можно выполнить за 10-15 минут:

• Возьмите лист бумаги и 5-10 минут пишите о том, что вас беспокоит в текущем проекте и в вашей жизни.
• Если у вас так много работы, что она кажется бесконечной, составьте список со всеми задачами, которые можете придумать.
• Если задача не важна, удалите или отложите ее.
• Если задачи связаны друг с другом, вы можете сэкономить время, сгруппировав их.
• Составьте список по приоритетам, исходя из того, что наиболее срочно и важно.
• Добавьте эти задачи в список дел или календарь.

Хотя это звучит банально, сила упражнения в том, чтобы перенести мысли на бумагу. Если ваш мозг не будет терять энергию на то, чтобы отслеживать мысли, он сможет выделить больше энергии для сосредоточения. Это позволит вам думать на 20% быстрее.

Как у работника умственного труда, у вас могут быть повторяющиеся задачи, даже если каждый продукт отличается. Например, устранить неполадки, спланировать проект или изучить тему.

Когда мы работаем над чем-то сложным, мы большую часть времени выясняем, что делать и почему. Всякий раз, когда вы начинаете сеанс, вы должны помнить, что вы делали в прошлый раз и что нужно сделать дальше.

Возможно, вы знаете, как сосредоточиться на работе, но вам нужно 40 минут, чтобы понять суть дела и выполнить реальную задачу. Вы можете сократить это время примерно в пять раз, составив контрольный список.

• Определите, для чего нужен ваш чек-лист и каким шагам вы будете следовать.
• Проверьте чек-лист, выполнив эти шаги и ничего больше.
• Если вы не получили нужных результатов, исправьте и дополните чек-лист своими наблюдениями.
• Проверьте еще раз и повторяйте, пока не получите точный результат.

Вы можете сделать много только благодаря тайм-менеджменту. Все сводится к сложности задачи. Если это понять, вы будете работать быстрее.

Я в некоторой степени перфекционист, которому нравится блестяще выполненная работа. Я не терплю посредственного качества. Но если вы попытаетесь построить что-то великолепное из ничего, вы потратите много времени просто на размышление.

Вот что я обнаружил: намного легче сказать, почему что-то не так, чем почему что-то правильно.

Быстрее исправить работу, чем придумывать потрясающие идеи. И вы можете использовать это в своих интересах:

• В следующий раз, когда вы будете работать, поставьте перед собой задачу закончить как можно быстрее, даже если качество работы низкое. Разрешить себе создавать мусор, а редактировать / полировать запретите.
• Установите таймер, чтобы воспрепятствовать перфекционизму. Когда сработает будильник, больше ничего писать нельзя.
• Только когда вы закончите, вы можете исправить то, что вам не понравится.

Может показаться, что вы зря тратите время, работая дважды. Но умственная работа будет намного ниже, поэтому вы сможете закончить задачу на 200% быстрее.

Вопрос в том, хватит ли у вас смирения принимать несовершенство?

Не секрет, что работа выполняется быстрее, если вы сосредоточены. Но попасть в это состояние непросто.

Возможно, вам придется потрудиться в течение получаса, прежде чем вы сможете сосредоточиться, и большинство людей сдаются до того, как это произойдет. Но вы можете использовать некоторые умственные уловки, чтобы это произошло быстрее. Вам просто нужно проявить больше целеустремленности в работе.

Представьте, что до работы вы выполнили все те мелочи, которые делают продуктивные люди: убрали комнату, привели себя в порядок, приняли холодный душ (если вы дома), правильно питались, делали упражнения, медитировали 5 — 10 минут, записали свои цели, подготовили виртуальный рабочий стол.

Делают ли эти вещи вашу работу быстрее? Может быть. Но если вы выполните их все, вы можете обнаружить, что у вас очень сильная мотивация. Потому что, когда вы обустраиваете свое окружение, мозг понимает ваше намерение и адаптируется к нему.

Чем больше вы готовитесь к работе, тем легче вам сосредоточиться вначале.

Если вы этого не сделали, возможно, вы спросите себя: «Зачем мне вообще делать эту работу?». Но если вы правильно настроитесь, вместо этого вы можете подумать: «Как я могу сделать это как можно лучше?»

Нет ничего быстрее подсознания. Оно управляет более 95% нашей жизни. Оно отвечает за наши привычки и выживание. И мы можем использовать эту силу в наших интересах.

Нашему мозгу нравится постоянство. И как только что-то станет предсказуемым, он будет адаптироваться к этому сценарию. Так что, если вы работаете последовательно (в одном месте, в одно время), со временем вы волшебным образом станете работать быстрее.

Если вам нужна скорость, перестаньте все время что-то менять. Если вы найдете новую стратегию, скажите «не сейчас».

Вместо того, чтобы добавлять по одной стратегии каждый день, добавляйте их все сразу в одну неделю или месяц в качестве «обновления системы».

Оригинал публикации
Фото: unsplash.com

Интересно? Поделитесь с друзьями!

8 советов, которые помогут справиться с завалом на работе — Work.ua

Близится конец года, а это означает, что у многих объем работы удваивается или даже утраивается. Мысли обо всем, что нужно сделать, заставляют нервничать. Work.ua подскажет несколько трюков, как со всем справиться.

С авралом на работе приходилось сталкиваться всем. Большинство из нас в такой ситуации начинают злиться, некоторые — паниковать. Work.ua подготовил несколько советов, как сохранить спокойствие под рабочими завалами, не поддаваться общей панике и оставаться работоспособным.

1. Разработайте стратегию

Если у вас гора работы, вам нужна стратегия. Сядьте с листом бумаги и несколькими цветными ручками, запишите все свои задачи и сделайте визуальное расписание.

Человек не может помнить все свои дела и тем более все действия, которые нужно сделать для выполнения этих дел, поэтому план так необходим.

Легче создать электронную таблицу, но она хуже удовлетворяет такое желанное чувство контроля над ситуацией, да и заглядывать в нее вы будете реже, чем в бумажную, висящую над рабочим столом.

2. Планировать слишком много так же плохо, как и не планировать вовсе

Оценивайте свои силы реалистично. Не стоит думать, что чем больше дел вы запишете в ежедневник, тем быстрее вы их сделаете. Если в прошлом году вы подготовили ежеквартальный отчет за неделю, не рассчитывайте, что в этом году вы закончите его за три дня.

3. Избегайте перфекционизма

Хорошо делать хорошо, но если вы уже очень долго работаете над чем-то в гонке за совершенством, остановитесь (если от этой вашей работы не зависит чья-то жизнь, конечно). Помните, чаще всего достаточно сделать просто хорошо и вовремя, чем целиться только на идеальный результат.

4. Будьте честными

Научитесь говорить о своей загруженности. Если вы нервничаете или перегружены, или по каким-либо причинам не можете придерживаться графика, скажите об этом.

Есть высокая вероятность, что кто-то из коллег может вам помочь, или хотя все будут знать, чего ожидать, или лишний раз не отвлекать вас мелкими вопросами.

5. Откажитесь от второстепенного

Когда на работе аврал, лучше разделите на главные и второстепенные не только рабочие дела, но и личные задачи. В случае, если есть возможность отказаться от дополнительных домашних дел или помощи кому-то, лучше откажитесь.

6. Делегируйте

Конечно, лучше вас самих никто вашу работу не выполнит. Но когда вас настигает кризис, лучшим вариантом будет делегировать дела коллегам или родным. Разбейте большие задачи на маленькие и попросите помощи с незначительными вопросами.

7. Наведите порядок

Если вы тратите полчаса, чтобы найти важный документ, неудивительно, что вы ничего не успеваете. Всегда ставьте тему письма, не называйте файлы и документы загадочными «123», это экономит не только ваше время, но и чужое.

Хаос на рабочем месте порождает хаос в голове, последствия которого гораздо хуже. Творческий беспорядок — это лишь красивая метафора, не более.

8. Режим дня полезен не только для детей

Бессонница или вредная пища только отнимет у вас больше сил. Запомните, что именно после ночи без сна существенно снижается концентрация и ваши когнитивные способности. Высыпайтесь, питайтесь правильно, и вы заметите, как это отразится на вашей памяти и работоспособности.

---

Читайте также

---

---

Чтобы оставить комментарий, нужно войти.

Как научиться работать продуктивно — Ведомости

В прошлом году мы провели опрос, чтобы помочь специалистам оценить личную продуктивность по наличию или отсутствию навыков, которые помогают достигать большего каждый день. Мы выделили семь ключевых навыков, нужных для выполнения ежедневных рутинных задач, планирования графика, работы с письмами и сообщениями, достижения поставленных целей, проведения эффективных встреч, коммуникаций и делегирования задач.

В опросе приняли участие 19 957 респондентов – читателей HBR со всего мира. Около половины – из Северной Америки, 21% – из Европы и 19% – из Азии. Оставшиеся 10% приходились на жителей Австралии, Южной Америки и Африки. Конечно, у нашего опроса были свои ограничения. Респонденты самостоятельно оценивали свои навыки, а значит, полученные показатели не могут считаться вполне объективными. Однако мы считаем, что результаты опроса помогают определить, какие навыки профессионалы считают наиболее полезными и с какими проблемами они сталкиваются, когда речь идет о продуктивности.

Самыми явными оказались три закономерности.

1. Работа по многу часов подряд не гарантирует более высокой продуктивности. Эффективная работа – вот что нужно для реализации большего числа задач на ежедневной основе.

2. Возраст и занимаемая должность тесно связаны с личной продуктивностью: специалисты на старших должностях с большим опытом показывали лучшие результаты, чем их более молодые и занимающие более низкие позиции коллеги.

3. Общие показатели продуктивности у мужчин и женщин были практически одинаковыми, однако мы отметили гендерные различия в конкретных навыках, способствующих личной продуктивности.

Мы обнаружили, что профессионалы с самыми высокими показателями продуктивности, как правило, хорошо владеют одними и теми же навыками. Они планируют работу, исходя из основных приоритетов, а затем предпринимают действия для достижения конкретной цели. У них эффективные методы управления большим объемом информации и задач. И они уважают потребности своих коллег – что выражается в краткости встреч, подробной обратной связи и понятных указаниях.

Тем не менее мы обнаружили некоторые примечательные различия. Женщины, как правило, получали более высокие баллы, когда речь шла об эффективности совещаний. Женщины чаще, чем мужчины, заранее знакомили коллег с повесткой дня, следили за тем, чтобы встречи длились не дольше 90 мин, и заканчивали совещания обозначением дальнейших шагов, которые необходимо предпринять. Также женщины чаще проверяли свое расписание накануне вечером и быстро отвечали на важные сообщения и письма.

Мужчины же лучше женщин справлялись с большим потоком сообщений: они не слишком часто проверяли электронную почту и пропускали сообщения с низкой важностью. Также мужчины чаще, чем женщины, сообщали о том, что специально оставляют свободное место в ежедневном расписании; они быстрее добиваются конечного результата и чаще составляют план, прежде чем приступить к написанию отчетов и иных документов.

Судя по территориальному распределению ответов, показатели продуктивности у респондентов из Северной Америки находились примерно посередине шкалы, хотя американцы, как правило, работают дольше остальных. Средний балл по Северной Америке оказался значительно ниже, чем по Европе, Азии и Австралии. В то же время средний уровень продуктивности Северной Америки был значительно выше, чем у жителей Южной Америки и Африки. Правда, именно из Африки и Южной Америки у нас было меньше всего ответов.

Подробно изучив полученные данные, мы обнаружили, что более высокие показатели производительности жителей Европы, Азии и Австралии обусловлены такими устойчивыми навыками, как ежедневное планирование, умение абстрагироваться от поступающих сообщений, сосредоточенность на финальном результате на ранних стадиях работы, а также вдумчивое размышление перед чтением или написанием чего-либо.

Хотя наш опрос выявил существенные различия в показателях продуктивности по континентам, он показал минимальную разницу между средними показателями респондентов мужского и женского пола. Среди наших респондентов было 55% мужчин и 45% женщин.

Возраст и должность

Помимо территориального и гендерного распределения мы проанализировали ответы по возрасту и занимаемой должности респондентов. Мы выделили пять возрастных групп: наибольшее количество респондентов составляло группу до 30 лет, наименьшее – старше 60 лет. Показатели продуктивности респондентов систематически росли с возрастом. Эта тенденция говорит о том, что с годами люди учатся работать более эффективно. Столь высокие показатели продуктивности респонденты из старших возрастных групп получили благодаря таким навыкам, как умение справляться с задачами, имеющими низкий приоритет, управление потоком сообщений, эффективное ведение совещаний и делегирование задач.

Похожим образом обстояло дело и с уровнем занимаемой должности. Мы разделили участников на пять уровней, где пятый уровень был у сотрудников на самых младших позициях, а первый – на самых старших. Наибольшее количество респондентов пришлось на самый младший уровень, а наименьшее – на самый старший. Это может говорить о том, что профессионалы занимают старшие должности отчасти благодаря навыкам, развивающим продуктивность (и наоборот, когда люди занимают старшие должности, они вынуждены повышать свою продуктивность). Однако набор навыков, связанных с большей продуктивностью, разнился для респондентов, занимающих более высокую должность, и для тех, кто достиг старшего возраста. Респонденты на более высокой должности добивались высокой производительности благодаря лучшему планированию, стремлению к результативности и укреплению коммуникативных навыков.

Наконец, мы обратились к крайним показателям эффективности для каждой демографической категории. К таким значениям мы отнесли показатели тех респондентов, чей общий балл выходил за пределы стандартного отклонения от среднего уровня. Если представить себе это в виде шкалы, то слева находились респонденты с минимальными показателями эффективности, а справа – с максимальными. Мы не обнаружили каких-либо устойчивых территориальных или гендерных закономерностей ни с той, ни с другой стороны, хотя на правой стороне шкалы оказалось несколько младших по возрасту и должности специалистов с самыми высокими баллами.

Специалисты, оказавшиеся на правой стороне шкалы с самыми высокими показателями продуктивности, особенно хорошо справлялись с прокрастинацией, наиболее эффективно достигали финальной стадии разработки продукта и фокусировались на ежедневных достижениях. Низкая оценка тех же навыков обычно была присуща профессионалам с самыми низкими показателями продуктивности. Кроме того, специалисты с высокими показателями обладали лучшими навыками в планировании. Они просматривали свое расписание накануне вечером, заблаговременно оповещали участников встречи о повестке дня и четко определяли показатели успеха своих команд. Профессионалы с низкими показателями хуже оценивали себя по всем этим критериям. Они также не оставляли свободного времени в своем расписании и не писали планы перед тем, как приступить к работе с документами.

Как выработать нужные навыки

Опрос показал, что профессионалу, чтобы стать продуктивнее, стоит тренировать конкретные навыки.

1. Планируйте работу, исходя из главных приоритетов, а затем добивайтесь конкретной цели:

Просматривайте расписание на завтра накануне вечером, чтобы окончательно определить приоритеты. Рядом с каждым пунктом расписания пишите, чего вы планируете добиться в результате.

Рассылайте подробную повестку дня всем участникам совещаний.

Приступая к крупным проектам, как можно раньше определите ключевые моменты работы для получения предварительных результатов.

Прежде чем приступить к чтению длинного материала, определите, что именно вы хотите из него узнать.

Прежде чем приступить к написанию длинного текста, составьте краткий план, который поможет не сбиться с пути.

2. Разработайте эффективные методы управления потоком информации и задач.

Включите такие рутинные процессы, как выбор одежды и завтрак, в расписание, чтобы не тратить время на раздумья, что вам надеть и съесть.

Оставляйте в календаре свободное время, которое вы сможете посвятить чрезвычайным ситуациям и незапланированным событиям.

Проверяйте экраны ваших гаджетов раз в час, а не каждые 5 мин.

Быстро просматривайте сообщения, определяя их важность по теме письма и отправителю.

Дробите большие проекты на части и награждайте себя за успешное завершение каждого этапа.

По возможности делегируйте задачи, если они не имеют для вас ключевого значения.

3. Уважайте потребность коллег в коротких совещаниях, детальной обратной связи и четких указаниях.

Старайтесь, чтобы встреча не затягивалась дольше 90 мин (лучше еще короче). Завершайте каждую встречу обозначением последующих действий и назначением ответственных за их выполнение.

Сразу отвечайте на письма от людей, общение с которыми для вас важно.

Чтобы привлечь внимание аудитории, говорите, опираясь на краткие заметки, а не на заранее написанный большой текст.

Установите четкие цели и показатели оценки результатов выполнения этих целей, на которые будет ориентироваться команда в процессе работы.

Чтобы повысить производительность команды, не вините во всем сотрудников, разработайте механизм для предотвращения ошибок в будущем.

Об авторах: Роберт Позен – старший преподаватель Школы бизнеса им. Альфреда Слоуна при Массачусетском технологическом институте; Кевин Дауни – студент Массачусетского технологического института.

7 советов о том, как выполнять за день максимум поставленных задач

Задумайтесь на минутку о том, как проходит ваш типичный день — начиная с момента, когда вы приступаете к работе и до его завершения. Если бы вы могли выбирать, как вам провести свой день, сколько бы времени вы потратили на реальную работу? А сколько бы его ушло на всевозможные отвлечения?

Недавнее исследование показало, что за весь день британские офисные работники продуктивны в среднем только 2 часа 53 минуты. Просто невероятно, правда? Большая часть опрошенных сообщило, что тратят много времени на проверку социальных сетей, чтение новостей, заваривание кофе или чая и личные звонки.

Чтобы выполнять больше за короткий срок, вам нужно признать, что возможно на работе вы что-то делаете не так. Для этого надо изучить свои текущие шаблоны поведения и определить, что работает, а что нужно исправить.

Главное — выбрать правильное время

Хороший первый шаг на пути к увеличению продуктивности — это завести какую-то привычку, которой вы будете следовать во время пика своей эффективности. Помните, что у каждого человека этот пик наступает в свое время — если Бенджамин Франклин был продуктивнее всего утром, то у вас все может быть иначе.

Ваш хронотип (индивидуальный характер суточной активности, то есть «сова» вы или «жаворонок») тесно связан с вашим уровнем энергии в разное время суток. Исследование биолога Кристофера Рэндлера говорит о том, что хронотип человека на 50% обусловлен генетикой. Разумеется, можно переучиться на другой хронотип, но лучше смириться со своей природой.

Фото: Unsplash

Бихевиорист Дэн Ариэли считает, в основном люди чувствуют себя продуктивнее всего по утрам. Обычно пиком продуктивности считаются первые два часа после пробуждения.

Однако вам лучше выбирать то время, которое, как вы чувствуете, подходит именно вам.

Продуктивность зависит от вашей энергии

Вы никогда не задумывались, почему вы часто выполняете больше работы в понедельник, чем в пятницу? Секрет прост — в начале недели вы полны энергии.

Вполне нормально, когда у вас бывают непродуктивные дни и вы чувствуете себя выжатыми после среды.

Но если вы будете хорошо отдыхать, то сможете каждый день приступать к работе со свежими силами. Для этого вам нужно каждый вечер полноценно расслабляться и не думать о работе, а также спать по 8-9 часов.

Не стоит недооценивать важность сна. Для лучшей продуктивности нужно совершенно не думать о работе в выходные — не проверять рабочую почту и так далее. Возможно, для кого-то из окружающих это будет трудно — особенно если обычно вы не расстаетесь с телефоном или ноутбуком. Но если вы приучите себя к этому, то будете приступать к работе с большим запасом энергии.

Не тратьте утро на составление списка дел

Если каждое утро вы будете смотреть на свой список дел на неделю, то не будете понимать, с чего начать и так ничего не добьетесь. Не перегружайте свой день.

После работы, прямо перед тем как уйти из офиса, запишите самые важные задачи, которые вам необходимо завтра выполнить. В списке не должно быть больше пяти пунктов и на его составление уйдет около 20 минут.

Джулия Моргенштерн, автор книги «Никогда не проверяйте почту по утрам», рекомендует составлять такой список прямо перед сном.

«Если вы ждете утра, чтобы заняться планированием своего дня, то вы опоздали — говорит она. — День уже на вас надвигается»

Можно также составить список самых важных дел на неделю и переносить из него самые приоритетные в список задач на день.

Фото: Unsplash

Управляйте энергией, а не временем

Я утренний человек, и после полудня моя энергия начинает иссякать, поэтому после обеда я не могу заниматься делами, которые мне не хочется делать. Утром я стараюсь браться первым делом за самые сложные и важные задачи.

Интенсивная работа в часы продуктивности позволит вам добиться больших результатов, чем если бы вы работали несколько дней, но усталыми и постоянно отвлекаясь.

Если каждый раз в три часа дня вы чувствуете сонливость, то не стоит заставлять себя работать — так вы только себе навредите. Лучше совершите в это время короткую прогулку или поспите 10-20 минут, если можете себе это позволить.

Приучите себя готовиться к работе

Многим людям бывает трудно приступить к работе. Если вы не знаете, за какое дело взяться первым, то, скорее всего, ваше утро пройдет в прокрастинации и будет потрачено впустую.

Выработайте порядок действий, который будет давать сигнал вашему мозгу и телу, что пора взяться за работу. Он может быть простым: вот вы едете на работу, берете чашку кофе, подготавливаете свой рабочий стол, просматриваете список задач на день и приступаете к делу.

Эти действия приучат вас переходить в «режим сосредоточенности». Если у вас есть наушники, пусть они послужат вам знаком, что пора работать. Если вы их надели, то больше не отвлекаетесь и занимаетесь делом. Можно еще составить плейлист, который будет настраивать вас на рабочий лад.

Фото: Unsplash

Разбейте рабочий день на части

Если вы будете непрерывно сидеть за монитором восемь часов, то устанете и не сможете фокусировать внимание на деле.

Одно исследование показало, что регулярные короткие перерывы улучшают концентрацию на 16%. Другое исследование говорит о том, что долгие периоды продуктивной работы чередующиеся с 15-минутными перерывами совпадают с естественными циклами человека.

Так что важно давать своему мозгу отдохнуть после долгой работы. Регулярные перерывы улучшают креативность, а если вы будете их пропускать, то можете столкнуться с такими последствиями, как стресс, переутомление и творческий кризис.

Ставьте себе дедлайны

Когда у вас много времени для выполнения работы, это вовсе не значит, что вы сможете сделать больше. На самом деле исследования показывают, что ограниченное количество времени на задачу повышает скорость работы.

Просто представьте — у вас есть все утро или день, чтобы выполнить какую-то задачу. Скорее всего, вы не станете торопиться и будете то и дело отвлекаться на кофе, проверку почты или чтение соцсетей.

Но если у вас есть всего один час, то вы наверняка соберетесь и будете работать, не отвлекаясь. Поэтому попробуйте ставить себе жесткие дедлайны и использовать таймер.

Источник.

---

Материалы по теме:

7 способов не отвлекаться от важных дел

«Руки убрал быстро!»: как перестать трогать бананы и начать работать

Не переставайте прокрастинировать, просто делайте это правильно

6 плейлистов для продуктивной работы

У времени в плену. Как научиться работать быстро?::Журнал СА 11.2011

Рубрика: БИТ. Бизнес & Информационные технологии /  Вектор роста

Facebook Twitter Мой мир Вконтакте Одноклассники Google+

 КОНСТАНТИН КОНДАКОВ, работает старшим директором по ИТ в сан-францисской фирме Certain Software, обеспечивает бесперебойную работу центров данных и руководит системными администраторами в США, Великобритании и Австралии

У времени в плену
Как научиться работать быстро?

Для себя я выработал свод из десяти правил, которые помогают эффективно работать, успевать делать сразу несколько дел и достигать поставленных целей

Правило первое. Находим свое призвание

Сначала я бы посоветовал познакомиться с уже ставшей легендарной речью перед выпускниками Стэндфордского университета в 2005 году безвременно ушедшего от нас Стива Джобса, основателя и генерального директора Apple [1].

Конечно, пересказывать саму речь нет смысла – ее надо обязательно послушать, но в ней есть несколько очень важных моментов, с которых хотелось бы начать разговор про эффективную работу.

Стив говорит, что труду вы будете отдавать довольно много времени, поэтому постарайтесь найти такую работу, которая вам будет действительно интересна, так как эффективно и быстро можно делать только то, что по-настоящему нравится. И информационные технологии тут не являются исключением.

Нередко можно встретить людей, которые стали системными администраторами или по принципу «все пошли, и я пошел», или поверив в легенды о заоблачных заработках компьютерщиков, или соблазнившись возможностью что-то там делать на ноутбуке последней модели.

Разумеется, как специалисты они, как правило, никудышные – часто просто просиживают штаны с 9.00 до 18.00 и ничего за пределами прямых должностных обязанностей не знают, да и не особенно стремятся узнать. Понятно, что такие «системные администраторы» (в кавычках, чтобы отделить от Настоящих Системных Администраторов) звезд с неба не хватают, работают медленно и часто крайне неэффективно.

Такие горе-специалисты обнаруживаются в организации достаточно быстро, но тормозить работу своего ИТ-отдела они могут долго, при этом возводя громоздкие информационные структуры, которые крайне ненадежны и не выдерживают никакой критики. Бывает, что избавиться от них не так-то просто!

Очень важно вовремя понять, на своем ли месте находится человек, и стараться не трудиться в организации, где в ИТ-отделе работают случайные люди. Подобно тому, как «театр начинается с вешалки», эффективность администратора и его управление временем начинаются с того, насколько эффективен его отдел и фирма в целом и насколько высокая там ресурсоемкость.

Правило второе. Убираем все мешающие факторы

Бывает, что рабочий день пролетает незаметно, но к вечеру выясняется, что почти ничего толком не сделано. Постоянно кто-то отвлекал или что-то отвлекало.

Важно как можно быстрее понять, кто эти конкретные «мешающие»: люди или абстрактные факторы, которые замедляют нашу производительность. Причем для каждого человека это, как правило, сугубо индивидуальные вещи.

Кто-то может более эффективно работать из дома, а кому-то малолетние дети (если они есть) не дадут сосредоточиться. Кто-то действует более продуктивно, работая в наушниках и слушая какую-нибудь медитативную музыку или «Металлику», а кто-то, наоборот, предпочитает полную тишину. Здесь важно разобраться в себе, чтобы найти те оптимальные условия, при которых можно работать с максимальной эффективностью.

Подобно тому, как люди делятся на «жаворонков» и «сов», есть и более тонкие разделители – чем скорее человек очертит для себя периметр своей максимальной эффективности, тем легче ему работать с полной нагрузкой [2].

Правило третье. Составляем план перед началом каждого рабочего дня и проверяем его выполнение

Опытные системные администаторы и руководители отделов информационных систем, как правило, всегда составляют себе рабочие планы на квартал, месяц, неделю и день и тщательно проверяют на соответствие фактическое исполнение и начальный план.

Особенно в начале каждого рабочего дня должно быть ясное понимание того, чем я буду заниматься сегодня, а в конце дня – что я сделал, а что нет и почему. Это необычайно дисциплинирует и дает представление, как в отделе, так и для «высшего руководства», о том, «чем у нас там занимается ИТ-отдел».

Как вариант – план на неделю, а в пятницу, когда после обеда начинает пустеть офис, делать подчистку электронной почты и сверку-корректировку планов. Можно использовать любые планировщики и понравившиеся «органайзеры», лишь бы человек владел всеми проектами, над которыми он работает.

Особенно досадно, если что-то забывается по причине «совсем закрутился», а вдвойне досадно, если руководство начинает понимать, что ИТ-специалист не владеет ситуацией, все время что-то забывает или у него что-то откладывается. Любой топ-менеджер похвалит ИТ-директора, который от «реактивого управления» («пожаротушение») перейдет к «про-активному управлению» («предотвращение огня»), что совершенно невозможно без составления планов действий. Конечно, жизнь и часто меняющиеся приоритеты постоянно вносят корректировки в рабочие планы, но нужно успевать адаптироваться и под них. Как писал основоположник теории эволюции Чарльз Дарвин: «Выживают не самые сильные особи и не самые умные, а те, кто быстрее других приспосабливается к меняющимся условиям».

Правило четвертое. Не занимаемся ерундой на работе

Если выясняется, что постоянно жалующийся на хроническую нехватку времени системный администратор проводит половину рабочего дня, играя в компьютерные игры, то дальше тему можно не продолжать.

Но, оказывается, что, кроме всяких компьютерных игр и писем от «одноклассников», находится масса причин, которые съедают драгоценное и ничем не восполнимое рабочее время. За примерами далеко ходить не надо. Постоянно перегруженный работой директор по ИТ попросил своего помощника посмотреть, куда же уходят его столь драгоценные часы?

После недели в роли «наблюдаемого» он получил очень любопытную для себя картину.

Во-первых, выяснилось, что довольно большой процент времени терялся на разговоры по телефону с различными компьютерными продавцами и «интеграторами», которые всеми правдами и неправдами хотели заполучить еще одного клиента. Они просили доходчиво рассказать, «какие технологии мы используем?», «не хотим ли познакомиться с новой линейкой серверов?», «есть ли проблемы с виртуализацией?» и тому подобное.

Все это плохо скрываемое желание что-то продать или навязать какую-то технологию или услугу, в которой фирма не очень-то и нуждается. Самое простое решение – прямо спрашивать: «Вы что хотите нам продать?» Обычно такой вопрос ставит коммивояжера в неловкое положение, и на том конце провода достаточно быстро понимают, что лучше сегодня позвонить кому-то еще.

Хотя и тут попадаются дотошные экземпляры, которые нахально пытаются узнать, какие у нас серверы и что мы используем для связи с офисами. Подобная информация как минимум носит конфиденциальный характер. Есть и другой способ сократить назойливые звонки – никому из посторонних не давать свой прямой, а тем более мобильный телефон, а секретаря организации попросить все подобные звонки отправлять сразу на голосовую почту или посылать «предложения о сотрудничестве» на какой-нибудь абстрактный [email protected], который проверяется дежурным администратором раз в неделю.

Идем дальше. Часто по почте приходят всякие на первый взгляд интересные рабочие обзоры, тесты, аналитика. На их изучение и заполнение можно также потратить немало драгоценного времени, которого никогда не хватает на более производительные проекты.

Вот, например, известная компания посылает мне вопросник, который предлагает заполнить, так как «эта информация лучше сможет понять проблемы компьютерной безопасности, стоящие перед организациями». Тыкнувшись в письмо, открываю веб-страничку и, заполнив страницу со своей контактной информацией, понимаю, что впереди еще не меньше 10 веб-страниц. Разумеется, на это легко потратить полчаса, а то и час рабочего времени.

Неужели такие фирмы в самом деле думают, что человек, который руководит информационным отделом растущей компании, сидит целый день без дела и тоскливо смотрит на почтовый ящик электронной почты?!

Есть еще один способ гарантированно потратить впустую время – вступить в «многоуровневую переписку» с коллегами по работе. Что это такое? Я написал – он ответил, я написал опять – он ответил опять, потом кто-то еще ответил, потом мне пришлось что-то уточнить, потом уточнили мой ответ – и пошло-поехало.

Поэтому на многих фирмах есть строгое правило – не допускать того, чтобы электронное письмо перебрасывалось между сотрудниками более двух-трех раз. В этом случае надо просто подойти к адресату и на месте разобраться в ситуации или позвонить по телефону, если абонент работает в филиале фирмы, который находится в другом городе.

Ну, и рабочие совещания пока еще никто не отменял. Кстати, непродуктивные совещания – это практически самый гарантированный способ потратить время впустую. В уже анонсированной «Системным администратором» книге Томаса Лимочелли «Управление временем для системных администраторов» [3], которая в прошлом году вышла в русском переводе, на эту тему прямо сказано: все собрания должны делиться на две не пересекающиеся группы.

Первая группа – совещания типа СТАТУС, на которых просто обсуждают текущие проекты.

Вторая группа – совещания типа МОЗГОВОЙ ШТУРМ, на которых обсуждается какая-то проблема и ее возможные решения.           

Кстати, эту книгу надо прочитать всем в обязательном порядке!

Правило пятое. Ставим приоритеты

Про приоритеты мы уже рассказывали на страницах «Системного администратора» [4].

Если нет никакого аврала или ЧП, нередко возникает ситуация, когда требуется принять решение о том, за какой проект браться. Наивысшим приоритетом в этой ситуации считается задача, которая «блокирует» работу фирмы или каких-то ее сотрудников.

Выход из строя сервера как раз прямо попадает под определение «блокиратора», но часто возникают системные ошибки или какие-то задания, из-за которых простаивает один или более сотрудников фирмы – разумеется, такие задачи надо выполнять в первую очередь.

Далее идут задачи, выполнение которых принесет ощутимый и прямой доход фирме или решит проблему, долгое время бывшую «головной болью». Потом уже идет все остальное.

Правило шестое. Стараемся работать под началом хорошего руководителя

Несмотря на то что уже написано множество книг и статей [5, 6] по поводу того, как важно заручиться поддержкой руководства и по возможности с первого трудового дня получить все нужные ресурсы для работы, многие системные администраторы, увы, не понимают такой простой истины.

Когда руководство идет навстречу, подписываются все необходимые финансовые распоряжения, а в случае неудачи начальник стоит горой за своих подчиненных, а если критикует, то конструктивно, просто хочется горы свернуть на работе.

И наоборот. Нет никакого желания что-то делать, ждешь, чтобы поскорее закончился рабочий день, наступила пятница, если любая встреча с руководством (даже в столовой или лифте!) означает внезапное задание, несправедливую критику, упреки, мелочные придирки, а то и зависть. Встречается и такое. Поэтому всегда надо задумываться, почему у всех все получается на их работе, а у меня никак?

Понятно, что ни о каком управлении своим временем речь не идет, если начальник списан с героини Мэрил Стрип из фильма «Дьявол носит Прада».

Постоянные звонки руководства в неурочное время, непрекращающиеся и непланируемые поручения и, что совершенно недопустимо, беспардонное вторжение в личную жизнь. С такой работы надо увольняться в пожарном порядке.

Правило седьмое. Помогаем своему начальнику

Часто такие понятия, как субординация, теория управления и корпоративное строительство, ускользают от специалистов, работающих в сфере информационных технологий. Действительно талантливые специалисты могут годами «застревать» на технических должностях, удивляясь, почему их добросовестную работу не ценят и постоянно затирают.

Золотое правило теории управления гласит: хорошисты нанимают троечников, а отличники – отличников. Хороший менеджер всегда стремится взять на работу человека умнее себя, по крайней мене не глупее, и хороший менеджер всегда знает, чем занимаются его подчиненные, даже если последним кажется, что он совсем не понимает тонкостей и технических нюансов их работы. Отнюдь. Поэтому очень важно с первого дня понять, как оценивается эффективность труда вашего непосредственного руководителя и что надо сделать, чтобы ему помочь быть более продуктивным.

А вместо этого часто системные администраторы впадают в другую крайность. Видя, что они лучше, чем их прямой начальник, разбираются в каких-то технических вопросах, «всезнайки» начинают всячески показывать, что им начальник не нужен, что «сами с усами», демонстративно дистанцируются от него и, что совсем недопустимо, вступают в открытые конфликты и споры во время рабочих совещаний.

Вот это прямой путь к разрушению собственной карьеры. Дело даже не в том, что начальник, поняв, что пригрел на груди змея, встанет в оборонительную позицию. Проблема в том, что руководство компании, как и руководители других отделов, начнет настороженно относиться к такому «всезнайке», так как выскочек нигде не любят. Недавний опрос в портале LinkEdin показал, что руководители всегда предпочтут позитивное отношение сотрудника (attitude) его опыту и знаниям (knowledge).

Что тут может сделать системный администратор?

Во-первых, надо остерегаться заполучить репутацию выскочки, а просто молча, но эффективно делать работу. Те, кому надо, ее заметят.

Во-вторых, если все-таки есть устойчивое ощущение, что сработаться на новом месте не получится, то следует быстро, с максимальной эффективностью начать поиск нового места работы или в самом крайнем случае уволиться по собственнному желанию. Все равно эффективно работать не получится, а потерянные в «политической борьбе» месяцы или (что хуже) годы ценности специалисту не прибавят.

Правило восьмое. Автоматизируем все, что можно

Системные администраторы часто не подозревают о том, сколько драгоценного времени они тратят на рутинные операции, где простые и отработанные процедуры, которые занимают не более получаса, «незаметно» превращаются в один-два часа.

Ну, казалось бы, залез на сервер, что-то там поменял – всего на пять минут работы! Выясняется, что ту же самую процедуру надо проделать еще на трех серверах. Или казалось, что процесс установки нового сервера уже отлажен до предела, но почему-то он «растягивается» на несколько часов, плюс еще какая-то непонятная царапина на установочном диске «удлинила» рутинный процесс копирования на часок-другой. Как быть?

Ответ простой – автоматизируем все, что можно. Не забываем, что человеку свойственно ошибаться, что системным администраторам надо спать, обедать, отдыхать, иметь, наконец, личную жизнь. А вот если доверить все эту работу умной машине, то появляется масса свободного времени.

Какие можно дать практические советы? Если приходится устанавливать один сервер в неделю, то этот процесс надо обязательно автоматизировать, используя FAI (Fully Automated Install) – FAI – Debian/Ubuntu Linux , Kick Start – RedHat/CentOS Linux, JumpStart – Solaris или аналогичные программы в Microsoft Windows 2003/2008.

Второй вариант – массово использовать виртуальные машины, благо выбор предлагается неплохой – Xen, VmWare, KVM.

Если необходимо администрировать больше десяти серверов, то это надо делать средствами управления конфигурацией типа Puppet, Cfengine [7], Chef .

Всякие «случайные» остановки серверов и сервисов должны быть автоматически перестартованы через средства типа daemontools, Nagios event-handler и аналогичные.

Чтобы не ковыряться в десятках тысяч строк системных логов, автоматизируем их обработку через регулярные выражения через SEC [8] или через систему кореляции событий типа Splunk [9].

В компании LookSmart, где я работал директором по информационным технологиям в 2010-2011 годах, высоконагруженный массив в 1000 серверов, пропускающий через себя около трех миллиардов запросов в день, обслуживали только три (!) системных администратора. Как нам удавалось это делать? Очень просто – запуск и подготовка нового сервера «из коробки» были полностью автоматизированы. Младший техник, соединив все сетевые провода, просто звонил нам из Центра данных с MAC-адресом сетевой карты и типом процессора, все остальное связка FAI+cfengine брала на себя. Новый сервер был готов через 10-15 минут без единой конфигурационной ошибки. Интересно то, что можно было запускать несколько таких процессов параллельно – только успевай заносить инвентарные номера вновь запущенных серверов в базу данных.

Суммируем сказанное. Чем больше времени системные администраторы и ИТ-персонал тратят на проблемы инфраструктуры, а не на работу с инженерами над ключевыми продуктами компании, тем менее они эффективны. И наоборот. Автоматизированная и устойчивая инфраструктура, которая не отнимает «рабочие циклы процессора» у администратора, резко повышает эффективность его работы.

Очистка временных файлов, рестарт веб-сервиса, подправление прав доступа к файлам – это замечательные и нужные работы, но, к огромному сожалению, они не развивают фирму. А в условиях глобального экономическогого кризиса и тотальной конкуренции любая потерянная неделя, в течение которой фирма не двигалась вперед семимильными шагами, может оказаться если не последней, то предкризисной.

Прошло то время, когда можно было неспешно работать, попивая чай и ловя восторженные взгляды менее подкованных в компьютерном отношении сотрудников. Надежные и отказоустойчивые системы вместе с полной автоматизацией рутинных работ – вот залог высокой эффективности отдела системных администраторов.

Правило девятое. Иметь нужную информацию всегда под рукой

Системные администраторы не подозревают, какое количество драгоценного времени теряется на поиск нужной информации, которую «забыли» задокументировать несколько месяцев назад после окончания проекта, или нетривиальных параметров в командной строке, которые приходится запускать время от времени.

Например, список активных http-соединений:

«netstat -plan|grep :80|awk {‘print \$5’} | cut -d: -f 1 | sort | uniq -c | sort -nk 1»

Можно ли сходу вспомнить что-то подобное? И не проще ли использовать уже составленную и проверенную команду?

Для того чтобы эта информация всегда была под рукой, надо обязательно создать внутренний репозитарий типа CVS, SVN, git или иерархическую структуру в Wiki, Confluence, которую обязательно следует «кормить» всей информацией, которая может потребоваться.

Особо ценные и критические материалы надо содержать в распечатанном виде, чтобы при потере соединения с основным провайдером суметь соединиться с серверами через «запасные каналы связи».

Мне однажды довелось видеть, как все пароли для аварийного восстановления данных хранились на сервере… который «умер» и никак не хотел перестартовываться. Это как хранить телефон вызова пожарных на бензиновой бочке!

Правило десятое. Учимся быстро печатать

Как бы иронично и наивно это бы ни звучало – «слепой десятипальцевый» метод работы с клавиатурой оказывает неоценимую услугу, когда надо написать серьезное сообщение, или статью, или просто напечатать много текста. Есть профессионалы, не поленившиеся освоить «слепой десятипальцевый» метод, а особенно эргономические клавиатуры типа Microsoft Natural Keyboard, или более экзотические устройства, научившись работать на которых, можно печатать быстрее и лучше любой выпускницы школы машинописи. Я очень жалею, что системно не научился этому методу, и как-то стараюсь печатать по «собственной школе». Как ни странно, на всякие вариации эпистолярного жанра может уходить много времени и сил, и выигрывают те, у кого с этим нет проблем.

***

Я постарался привести краткий перечень простых правил, следуя которым любой системный администратор, на мой взгляд, может научиться работать эффективно, делать сразу несколько дел и повысить свою значимость в организации.

1. Стив Джобс. Речь перед выпускниками Стэндфордского университета. 2005 год – http://www.youtube.com/watch?v=SLBsGIP6NTg.
2. Кондаков К. Как я стал ИТ-менеджером. //«Системный администратор», №4, 2010 г. – http://samag.ru/archive/article/962.
3. Thomas A. Limoncelli. Time Management for System Administrators. – O’Reilly Press, 2005.
4. Кондаков К. Успех на работе. Как его достичь? //«Системный администратор», №7-8, 2011 г. – http://samag.ru/archive/article/1383.
5. Кондаков К. Новая работа. Как к ней присмотреться? //«Системный администратор», №5, 2011 г. – http://samag.ru/archive/article/1277.
6. Кондаков К. Ловушки для ИТ-менеджеров. //«Системный администратор», №7-8, 2010 г. – http://samag.ru/archive/article/993.
7. Кондаков К. Cfengine – как применять? //«Системный администратор», №7-8, 2010 г. – С. 69-75.
8. SEC- simple event correlator – http://www.simple-evcorr.sourceforge.net.
9. Splunk – www.splunk.com.

Facebook

Twitter

Мой мир

Вконтакте

Одноклассники

Google+

Как повысить продуктивность на рабочем месте | The Workstream

На работе все постоянно заняты. С этим не поспоришь. Чего только стоит переполненный почтовый ящик. А намеченные собрания в календаре? Не говоря уже о напряженных коллегах, снующих по офису.

Но каков сухой остаток этой кипучей деятельности? Приближаетесь ли вы к важной цели или просто проводите время на работе, заполнив его различными делами?

Пытаться сделать как можно больше, до отказа уплотняя график, не значит работать продуктивнее. Зато так можно быстро выгореть. Настоящая продуктивность означает, что каждый может действовать творчески, в своем уникальном стиле и с полной интеллектуальной отдачей, при этом выполняя действительно нужную работу.

Индивидуальные привычки сотрудников влияют на продуктивность работы, однако это лишь одна переменная в уравнении. Не менее важно создать командную культуру, благоприятную для роста продуктивности.

Не имеет значения, менеджер вы или рядовой сотрудник, — вы можете внести свой вклад в формирование такой культуры. Вам поможет это руководство.

Чем выше моральный дух, тем выше продуктивность. И наоборот.

Что такое продуктивность на рабочем месте?

Прежде чем углубиться в детали, определим, что такое продуктивность на рабочем месте и что ей не является.

Как определить, что команда продуктивна? Достаточно того, что она делает свою работу. И не просто делает работу, а добивается важнейших поставленных целей.

Другим аспектом продуктивности является эффективность, с которой вы выполняете поставленные задачи. Вы избавились от вредных привычек, связанных с организацией работы и тормозящих вас.

Такое определение продуктивности на рабочем месте теперь кажется очевидным, однако подумайте, насколько часто вы сталкивались с противоположным сценарием. Некоторым командам трудно достичь крупных целей, потому что они увязают в мелких делах. Например, электронная переписка или собрания, о которых мы говорили ранее. Да, сотрудники заняты делом. Но их продуктивность остается низкой.

Значение продуктивности на рабочем месте

Культура продуктивности на рабочем месте не только позволяет прийти к намеченным бизнес-целям. Она также является благоприятной средой для сотрудников, в которой каждый заинтересован в том, что делает. Это дает компании хорошие перспективы.

Многие из нас понимают, что чем выше моральный дух, тем выше продуктивность. И наоборот. Вспомните, что мы определили продуктивность на рабочем месте как способность делать значимую работу. Оказалось, это один из ключевых факторов благополучия. Исследователи сообщают, что если мы занимаемся деятельностью, которая совпадает с нашими ценностями и позволяет нам проявить себя с лучшей стороны, мы больше довольны своей жизнью. Девять из десяти опрошенных заявляют, что согласны работать за меньшие деньги, если смогут заниматься более значимой деятельностью.

Мы хотим делать что-то, в чем есть смысл. Повысив продуктивность, вы дадите сотрудникам возможность заняться более значимой работой. А это, в свою очередь, мотивирует сотрудников оставаться с вами. Когда они ощущают свою причастность к делу и могут развиваться, то чаще надолго остаются в компании.

Команда делает свою работу. И не просто делает работу, а добивается важнейших поставленных целей.

Справедлив и обратный сценарий. Очень много сотрудников сильно устают и испытывают недовольство от маловажных заданий, которые составляют рабочую рутину.

Проблема не в том, что приходится много трудиться. Проблема в том, что этот труд, кажется, не приносит никакой пользы. Зачем же он нужен? Такой вопрос возникает у сотрудников.

С этим ощущением трудно бороться. Скептицизм — один из симптомов выгорания на работе. Выгорание сводит на нет усилия по сохранению кадров, а его жертвы распространяют негативные настроения в коллективе, чем вредят всей компании.

Отвлечение внимания

Нас постоянно прерывают. По некоторым оценкам половину рабочего времени мы тратим непродуктивно, отвлекаясь на что-либо.

Как вы можете ожидать, многие отвлекающие факторы кроются в технологиях на рабочем месте. Согласно одному исследованию, работники умственного труда в среднем проверяют средства коммуникации (например, электронную почту) каждые шесть минут.

Но не во всем можно винить технологии. Сегодня большинство из нас работают в офисах открытого типа. 99 % сотрудников таких офисов считают этот стиль работы отвлекающим. 40 % из них сообщают, что отвлекаются постоянно или очень часто.

Каковы бы ни были источники, даже незначительное отвлечение внимания всегда наносит больший урон, чем может показаться. Ведь обычно нужно более 23 минут, чтобы снова сосредоточиться на своем занятии.

Неэффективная коммуникация

Задумайтесь над двумя моментами, на которые чаще всего жалуются работники умственного труда: электронная переписка и собрания. Во многих организациях на электронную почту возлагают слишком много функций, даже если эффективнее было бы использовать другие каналы связи. Согласно одному исследованию, такие работники проводят целых пять часов в день в папке входящих!

Удивительно, как им удается выкроить столько времени с учетом нескончаемой череды собраний. Работники интеллектуальной сферы теряют один день в неделю, посещая собрания и готовясь к ним. Менеджеры теряют еще больше времени. Вдобавок ко всему, исследование, проводившееся среди руководителей высшего звена, продемонстрировало распространенность жалобы на то, что чаще всего собрания непродуктивны и отнимают время, которое можно потратить с пользой.

Формирование культуры продуктивной работы с полным погружением в процесс

Удалось ли вам посмотреть на проблему непродуктивности другими глазами? Ведь вы понимаете, что нужно что-то менять. С чего начать?

Чтобы ответить на этот вопрос, вернемся к определению продуктивности, приведенному ранее: достижение самых важных целей эффективным путем.

Самая важная работа зачастую требует самого большого напряжения, но в то же время приносит наибольшее удовлетворение. Она требует больше мышления, сосредоточения и анализа.

Такой подход называется работой с погружением. Автор концепции — профессор Джорджтауна Кэл Ньюпорт. Он дает следующее определение своему термину: «Способность не отвлекаясь сосредотачиваться на задаче, требующей значительных умственных усилий. Этот навык позволяет быстро усваивать сложную информацию и добиваться лучших результатов в сжатые сроки».

Работая с погружением, вы достигнете больше важных целей быстрее.

Улучшайте привычки, связанные с электронной почтой

Томас советует разработать рекомендации относительно того, когда следует (и когда не следует) использовать функции «ответить всем», «копия» и «скрытая копия». Так вы сократите количество сообщений в ящике входящих каждого сотрудника.

Кроме того, можно использовать инструмент, предоставляющий пространство для совместной работы, такой как Confluence, чтобы снизить объем электронной почты. В Confluence вы можете централизованно хранить любую информацию в организованном виде, и коллегам больше не придется пересылать друг другу документы. Более того, участники команды могут совместно редактировать страницы, а не обмениваться правками и комментариями по электронной почте.

Глубокое погружение

Когда команда проводит больше времени в режиме погружения в работу, это повышает продуктивность здесь и сейчас, а также закладывает основу для ее роста в перспективе.

Работая с погружением, вы достигнете больше важных целей быстрее. Вы можете усомниться в этом, если привыкли работать там, где многозадачность и постоянная загруженность служат поводом для гордости. Но поверьте нам. Тот, кто может сосредоточиться на одном деле, отложив в сторону все другие, работает эффективнее.

Акцент на работе с погружением дает и другие преимущества. Этот подход позволяет эффективно задействовать способности участников команды, чего трудно добиться ежедневными собраниями и электронной перепиской. Сотрудники будут совершенствовать свои навыки и знания. Они будут чувствовать удовлетворение от работы, ведь они достигают значимых результатов, учатся новому и развиваются. Это поднимет моральный дух коллектива, снизит риск выгорания и текучки кадров.

Описанные нововведения могут стать серьезной переменой для команды и поначалу показаться немного неудобными. Однако они стоят той выгоды, которую вы получите от прироста продуктивности в результате работы с погружением.

7 советов для более быстрого выполнения работы

Иногда у вас много работы, но вы понимаете, что время серьезно против вас. Может быть, вы даже так забеспокоились, что больше не знаете, с чего начать. Возможно, вы изо всех сил старались, но не успели выполнить каждую задачу вовремя, и каждая из них теперь накапливается перед вами. Не беспокойтесь больше. Мы здесь, чтобы дать вам советы о том, как выполнить больше работы в кратчайшие сроки.

Иногда вы думаете, что все будет хорошо, когда вы усердно работаете.Что ж, вы не совсем неправы. Но если вы хотите сделать больше за короткое время, вам следует научиться работать умнее, а не усерднее. Хватит разговоров, перейдем сразу к советам.

1. Просыпаться очень рано

Сделайте свою жизнь более продуктивной, вставая очень рано утром, чтобы приступить к повседневной деятельности. Если вы начнете свой день с некоторых дел, у вас останется меньше работы в этот же день. Установите будильник, чтобы каждый день очень рано просыпаться. Помимо увеличения продуктивного времени в вашей жизни, ваш мозг будет свежим, а ваша концентрация будет чрезвычайно высокой, так что вы сможете выявить в себе лучшее.

2. Составьте список дел

Составьте план, которому нужно следовать, записывая задачи, которые вы хотите выполнять каждый день. Список поможет вам в двух основных отношениях. Ни одна задача не ускользнет от вас, и она также отразит некоторую срочность в вашем уме, заставив вас осознать, что у вас еще много дел. Убедитесь, что ваш список дел очень практичен. Не перегружайте список задачами, которые, как вы знаете, у вас нет.

3. Начните с сложных задач

Начните с самых сложных задач.Вы должны взять за правило располагать свои задачи в том порядке, в котором вы хотите их выполнять. Многие люди ошибаются, начиная с простого задания. Когда вы начнете с трудных, вы почувствуете такое облегчение после их завершения, и, следовательно, это сделает вас еще более продуктивным. В следующий раз, когда у вас будет несколько дел, начните с употребления лягушек, которые есть в вашем списке.

4. Уберите все отвлекающие предметы

Некоторые объекты только замедляют вас, отвлекая вас.К таким объектам относятся: мобильные телефоны, развлекательные журналы и многое другое. Вы не ожидаете, что будете работать быстро, если будете постоянно отвлекаться, используя предметы, которые не помогают вам в работе, которую вы делаете в данный момент. Когда у вас есть телефон, когда вы заняты серьезной работой, у вас может возникнуть соблазн проверить свою почту, просмотреть сообщения в социальных сетях или ответить на сообщение друга. Все это замедлит вас.

5. Отклоняйте ненужные предложения, которые могут отвлечь вас от работы

Может быть, у вас есть друг, который всегда приглашает вас пообщаться, поиграть или что-нибудь еще по пустякам.Вам следует научиться отказываться от неважных приглашений и прогулок. Допустим, вам есть о чем написать, и друг приглашает вас поиграть, нет ничего плохого в том, чтобы сказать; «Мне жаль, что я не могу пойти с тобой сейчас, мне нужно написать сочинение, и никто не напишет мое сочинение за меня, если я последую за тобой».

6. Сосредоточьте свою энергию на одной задаче

Не переключайтесь с задачи на задачу. Многозадачность замедлит вас, создавая впечатление, что вы двигаетесь быстро, только если вы внимательно это проанализируете.Каждый раз, когда вы выполняете одновременно несколько задач и ваш мозг переключается на новую задачу, вам придется восстанавливать некоторые вещи в тот момент, когда вы возвращаетесь к своей предыдущей работе. Вы даже можете заблудиться и начать задание заново. Вместо того, чтобы выполнять каждую работу наполовину, почему бы не посвятить время одной задаче и сделать ее хорошо.

7. Всегда устанавливайте сроки выполнения ваших задач

Создайте в уме ощущение срочности. Помните, что у вас нет целого дня, поэтому вы должны установить крайний срок для каждой задачи. Например, служба по написанию эссе должна применять этот принцип, чтобы преуспеть в своей отрасли.Однако вы должны это знать; недостаточно просто установить сроки. Вы должны выработать привычку строго работать в соответствии с установленным сроком. Убедитесь, что вы выполнили свои задачи до установленного вами времени.

Заключение

Чтобы сделать работу быстрее, вам не нужно использовать все 24 часа, которые у вас есть каждый день. Что вам нужно, так это применить советы, которые помогут вам сделать больше за короткое время. У всех нас есть так много дел в ограниченное время. Секрет хорошего решения заключается в том, чтобы опережать время, а не сокращать объем работы.

5 лучших секретов людей, которые работают быстрее вас

Были ли у вас когда-нибудь сослуживцы, которым казалось, что они могут делать все, что вы делаете, только быстрее? Они пишут электронные письма в рекордно короткие сроки, они заканчивают свою работу над проектами раньше вас, и они всегда кажутся на высоте своих задач и обязанностей.

Как получается, что эти люди могут работать так быстро, оставляя всех нас в пыли? Были ли они просто рождены, чтобы быть машинами для проверки работы? Или в этой истории есть что-то еще?

---

---

Лучшие секреты быстрых сотрудников

Существует множество факторов, которые позволяют людям работать быстро, но большинство факторов являются продуктом условий, окружающей среды и практики — все они полностью под вашим контролем.

Вот самые сокровенные секреты быстрых сотрудников:

1. Они вовлечены в свою работу, что повышает их мотивацию

Это может быть, а может и не быть очевидным, но быстрые сотрудники, как правило, более вовлечены и мотивированы, чем их более медленные собратья. Одно исследование показало, что вовлеченные сотрудники на 38% чаще сообщают о производительности выше среднего.

Основная переменная, которую следует учитывать, — это то, как они мотивированы. Например, некоторые люди гордятся тем, что они самые быстрые или эффективные работники в команде, поэтому они внутренне мотивированы и движимы духом соревнования.Другие могут получать пособия в зависимости от своей работы и имеют внешнюю мотивацию; например, они могут получить бонус, если завершат работу к определенному времени.

Как бы то ни было, у наиболее продуктивных работников есть источник значительной мотивации. Если вы хотите сократить разрыв, вам нужно будет найти новый способ мотивировать себя. Что тебя движет?

2. Они получают кое-что на бумаге (и редактируют позже)

Хотя авторство в некоторой степени оспаривается, Эрнест Хемингуэй однажды заявил, что «первый набросок чего-либо — дерьмо.«На первый взгляд это звучит обескураживающе, но при правильной системе координат это на самом деле мотивирует — и быстрые сотрудники понимают, почему.

Многие из нас работают медленно из-за перфекционизма или страха не сделать все возможное. Мы садимся за составление электронного письма или отчета и застываем на месте, боясь двигаться дальше. Что ж, у меня для вас есть еще одна цитата из Уинстона Черчилля: «Совершенство — враг прогресса».

Ваша первая работа, вероятно, будет несовершенной, как бы долго вы ни мучились над ней.Разница в том, что работники быстро осознают это и преодолевают свои первоначальные опасения. Они получают что-то на бумаге, не боясь и принимая недостатки, и редактируют это позже (или принимают как есть). Несмотря ни на что, они выполняют свою работу быстрее.

3. Они получают контроль над своими отвлечениями

Отвлекающие факторы — один из самых серьезных убийц производительности в современном мире, отчасти потому, что мы склонны недооценивать их силу. Некоторые исследования показывают, что для полного восстановления после отвлечения на работе требуется до 23 минут, а это означает, что даже одно уведомление может помешать вам почти на полчаса.

Быстрые работники находят способы избавиться от отвлекающих факторов или получить над ними контроль. Существует множество возможных решений, включая блокировку отвлекающих веб-сайтов, отключение уведомлений, изоляцию и закрытие всех ваших коммуникационных приложений. Но не все готовы активно работать над использованием этих решений.

4. Они разработали и усовершенствовали систему

Быстрая работа обычно является конечным результатом длительного процесса планирования и оптимизации. Самые эффективные работники — это те, кто тысячи раз выполнил задачу и путем проб и ошибок нашел идеальный систематический способ ее решения.

Например, они могут выполнять шаги в определенном порядке или иметь ритуал, которому они следуют, начиная проект. Они также могут использовать определенные инструменты или ресурсы для работы или работать в разное время, чтобы извлечь выгоду из естественных пиков своей энергии.

Вы можете подумать, что лучшим подходом было бы скопировать одну из этих систем, но это не так, потому что все работники разные. Вместо этого правильный подход — экспериментировать, измерять и оценивать свои результаты.

Только экспериментируя самостоятельно, вы сможете определить, какие тактики, процедуры и инструменты позволят вам работать лучше всего.

5. Они заботятся о себе

Наконец, быстрые работники заботятся о своем здоровье. Например, даже кратковременная потеря сна может оказать разрушительное влияние на вашу способность думать и работать. Нездоровая пища может привести к падению уровня сахара в крови, что приведет к утомлению. И даже небольшое снижение гидратации может привести к значительному падению производительности.

Стремятся ли они к этому или делают это естественно, быстрые сотрудники обычно обращают внимание на эти ключевые области. Они много спят, пьют много воды, едят здоровую пищу, ежедневно занимаются спортом, а при необходимости делают перерывы и отдых.

Не тратьте все свое время на оптимизацию для повышения скорости и производительности. Делать больше — лучший способ действий практически в любом сценарии. Но это считается балансом с другими факторами. Не пренебрегайте качеством своей работы и личным удовлетворением.

Тем не менее, есть способы сохранить равными все другие переменные, связанные с вашей работой, и при этом улучшить вашу способность к быстрой и продуктивной работе. Учитесь у окружающих и экспериментируйте с новыми подходами, пока не найдете работающую систему.

Изображение: Depositphotos.com

---

Как работать быстрее и эффективнее

Мы привыкли думать, что усердный труд означает просто работать сверхурочно. Но имеет ли значение, сколько вы работаете, если не добиваетесь хороших результатов? Большинство из нас слышали клише «работайте умнее, а не усерднее», но мы часто не прислушиваемся к его мудрости.

Работать умнее — значит получать наилучшие результаты с наименьшими потерями времени и энергии.Требуется отступить назад, чтобы подумать о том, как мы работаем, а не только о том, сколько работы мы делаем или сколько часов мы ее делаем. Если вы работаете эффективно в течение того же количества часов, что и сейчас, сколько еще вы могли бы сделать? Попробуйте применить эти пять техник и убедитесь.

Расставить приоритеты задач

Расставьте приоритеты над рабочими проектами в зависимости от объема работы и запланированных сроков выполнения. Выделите достаточно времени для каждого проекта, но установите таймер для себя, чтобы сделать работу быстрее.Не прыгайте между задачами. Сосредоточьтесь на одном за раз, используя технику продуктивности, известную как «разбиение на части», и позвольте себе полностью погрузиться в выполнение хорошей работы. Когда таймер сработает, сделайте перерыв и переключитесь на другое задание, чтобы не терять самообладания.

Держите рабочее место в чистоте

Если вы хотите работать быстрее, полезно, чтобы все было доступно и организовано. Чем больше вы просматриваете файлы или, что еще хуже, груды на столе, тем больше вы отвлекаетесь.Чистое рабочее место также помогает очистить ваш разум. Следите за порядком на своем столе и свободным от беспорядка на рабочем столе, чтобы вы могли сразу приступить к выполнению поставленной задачи. Ежедневно проводите немного времени, откладывая свою работу и убирая ее, чтобы ваше рабочее место было готово для вашей наилучшей работы, когда вы вернетесь.

Минимизируйте отвлекающие факторы

Работая над проектами, постарайтесь свести к минимуму отвлекающие факторы. Опустите звонок на мобильном телефоне и храните его вдали от поля зрения. Отключите любой другой шум, например телевизионные программы, или любую музыку, которая не помогает вам сосредоточиться на работе.Обсудите ожидания с коллегами и закройте дверь, чтобы не беспокоить. Не избегайте общения с коллегами, но придерживайтесь перерывов, чтобы не переключаться в рабочий режим и не выходить из него.

Избегайте занятости

Легко тяготеть к задачам, которые можно быстро вычеркнуть из списка. Особенно, когда вы проводите весь день, чувствуя себя отвлеченным и непродуктивным, выполнение бессмысленных дел звучит неплохо. Но часто эти задачи не помогают добиться хороших результатов.Установите ограниченное время каждый день, чтобы отмечать любую необходимую занятую работу, но экономьте свое лучшее время для самых важных задач.

Разбить большие проекты

Крупный проект может показаться слишком сложным, чтобы за него взяться. Вы продолжаете опускать его в конец стопки, даже если знаете, что это важно. Вместо того, чтобы избегать этого, попробуйте разбить этот большой проект на серию небольших задач. Выберите несколько, которые нужно выполнить в течение недели, и спланируйте их в своей работе. Ощущение, что вы продвигаетесь к большой цели, вдохновит вас на выполнение других задач.

Умная работа

Когда дело доходит до продуктивной работы, степень усилий, которые вы вкладываете в проект, не всегда означает, что в результате вы получите качественный продукт. Если задачи отнимают слишком много времени из-за усталости, отвлечения внимания или дезорганизации, это явный признак того, что вы слишком много работаете.

Быть эффективным и продуктивным работником означает расставлять приоритеты в своей работе и выделять достаточно времени, чтобы делать ее правильно. Практика хороших рабочих привычек обеспечит стабильные положительные результаты.Самый важный шаг, который вы можете сделать для повышения эффективности работы, — это составить план, которому вы можете следовать каждый день.

Как работать быстрее и эффективнее

Жизнь в бесконечных путешествиях довольно увлекательна — новые направления, новые культуры и новые невероятные люди, с которыми можно встретиться и пообщаться! Однако работа в дороге временами может быть довольно беспокойной. Как цифровой кочевник я часто попадал в довольно неловкие ситуации — от пропущенных сроков из-за неправильного преобразования часового пояса до почти пропущенного самолета, когда я забыл распечатать свое бронирование и запутал время (хотя я все же поймал этот самолет!) .

Быть самому себе боссом одинаково круто и адски. Для одновременного выполнения множества задач и сверхбыстрого выполнения задач с ужасным Wi-Fi-соединением требуются потрясающие организаторские способности и дзен-подобная концентрация. Попробуйте использовать следующие 20 веб-сайтов и приложений, чтобы сделать вашу жизнь цифрового кочевника проще, менее напряженной и даже более увлекательной!

1. Trello

Trello — это ваш популярный веб-сайт, который поможет вам оставаться организованным и эффективно работать в дороге. Это бесплатный сервис, который позволяет вам создавать многочисленные доски для ваших текущих проектов и планов.Устали от множества заметок, разбросанных по разным приложениям, и длинных переписок по электронной почте с вашими клиентами или командой? Просто перетащите их все в Trello, где вы можете легко сотрудничать, быстро обмениваться идеями и заметками в виде карточек, оставлять комментарии и отслеживать общий прогресс проекта. Вы можете создавать многочисленные доски и организовывать их так, как вам нравится, загружать файлы на каждую, устанавливать сроки и уведомления, а также легко делиться всем одним щелчком мыши.

My Trello содержит два набора досок — личную и рабочую.Я использую первый, чтобы сохранить все свои планы поездок и убедиться, что я не запутаю время полета или не задержусь с визой; второй — для визуального отслеживания моих личных целей и различных мероприятий. На бизнес-доске у меня есть список текущих проектов, состоящий из простых задач с их текущими статусами — вместе со всеми комментариями моих клиентов и отдельной колонкой для последующих действий.

Trello — невероятная бесплатная альтернатива аналогичному программному обеспечению для управления проектами, которое я использовал раньше, и его можно использовать для решения любой задачи — от ремонта дома до многоэтапной маркетинговой кампании! Также доступно как приложение для устройств iOS и Android, позволяющее получать обновления на ходу.

2. f.lux

Как цифровой кочевник, вы часто работаете поздно ночью или рано утром, чтобы не отставать от часовых поясов ваших клиентов. Любите проверять электронную почту или читать несколько статей с iPad перед сном? (Я делаю!). Даже если вы еще этого не чувствуете, ваши глаза серьезно страдают от этих привычек, и у вас могут возникнуть проблемы со сном, поскольку синий свет ваших устройств негативно влияет на ваш режим сна. Используйте f.lux — удобное программное обеспечение, которое автоматически подстраивает цвета дисплея вашего компьютера в зависимости от времени дня — теплого ночью и солнечного днем.F.lux позволил мне быть более продуктивным по утрам и облегчить снижение активности по вечерам. Цифровому кочевнику важно оставаться свежим, поскольку ваш доход зависит исключительно от вашей производительности. Кроме того, разве мы не сбежали из кабинки, чтобы иметь лучший баланс между работой и личной жизнью и в первую очередь больше отдыхать?

3. Focus @ Will

Поскольку мы часто работаем в разных местах по всему миру — от переполненного автобусного вокзала до забитого бара (единственное место, где есть приличный Wi-Fi в этом районе) — концентрируясь на своем работа становится чрезвычайно сложной.Вот где на помощь приходит Focus @ Will. Сервис предлагает широкий выбор белого шума и простых мелодий, подобранных в соответствии с нейробиологическим подходом. Кажется, это работает довольно здорово, поскольку я оставался более сконцентрированным на своей работе по сравнению с тем временем, когда я просто играл свои любимые мелодии и бормотал. 30-дневная бесплатная пробная версия имеет ограниченный выбор треков и перестанет воспроизводить их через час (хотя его можно перезапустить немедленно). Платная услуга обойдется вам примерно в 10 долларов на три месяца.Также доступно как бесплатное приложение для устройств iOS и Android.

4. Shopify

Согласитесь, быть цифровым кочевником и работать в одиночку иногда бывает сложно. Бывают дни, когда вы чувствуете себя человеком эпохи Возрождения, пытающимся взяться за все сразу и приобретая опыт во многих областях. Это особенно актуально, когда вы только собираетесь запустить свой бизнес-сайт, блог или интернет-магазин. Если вы творческий человек, у вас есть только базовые знания (если таковые имеются) в CSS, HTML или интегрированных платежных системах, поэтому вы проводите бесконечные часы, выясняя, как все работает, вместо того, чтобы делать то, что у вас действительно хорошо получается, и зарабатывать деньги.

Попробуйте Shopify — сервис, предлагающий удобные индивидуальные решения для электронной коммерции. Они предлагают все: от безопасного хостинга и веб-сайтов, оптимизированных для мобильных устройств, до безопасных расчетов с оплатой около 70 способов оплаты на выбор и помощи в проведении вашей маркетинговой кампании в Интернете. Цены невероятно доступные и начинаются всего от 29 долларов в месяц за неограниченный доступ ко всем их услугам и функциям, или выберите 14-дневную бесплатную пробную версию, чтобы сначала протестировать их!

5. Время спасения

Правильное управление временем — еще одна серьезная проблема, с которой сталкиваются все работники цифровых технологий.Сколько раз вы обнаруживали, что проводите более 12 часов в день перед экраном и ничего не делаете? Да, со мной такое случается довольно давно, поэтому я начал использовать Rescue Time — чтобы оставаться на вершине своей продуктивности, сохраняя при этом нормальный баланс работы и личной жизни. Установите его на свой компьютер и все устройства, чтобы иметь точную картину того, сколько времени вы тратите на определенные действия или просмотр определенных сайтов (khm..cat видео на YouTube). В конце каждой недели вы будете получать электронное письмо с достоверным заявлением о вашей (не) продуктивности.

Rescue Time позволяет вам сообщать вашим клиентам более точные сроки; Создавайте точные почасовые счета-фактуры, поскольку вы точно знаете, сколько времени вы потратили на выполнение определенной задачи, и соответствующим образом корректируете ставки, а также исключаете случайную активность в рабочее время. Вы можете использовать версию Light Rescue Time бесплатно или выбрать премиум-план за 6 долларов в месяц.

6. Каждый часовой пояс

Поскольку вы, вероятно, работаете с людьми, базирующимися где угодно от Новой Зеландии до Западного побережья, следить за сроками или обновлять их о своем прогрессе каждый день в 9 утра может оказаться непросто.Так же, как отправка последующих действий, проектных предложений и счетов-фактур в нужное время суток. Каждый часовой пояс — еще одно отличное решение для правильного учета времени — времени вашего клиента. Добавьте все часовые пояса, которые вам нужны, добавьте свое время в маркер вверху и посмотрите, где это происходит в день остальных. Больше никаких сумасшедших математических выкладок с выяснением, когда вам нужно позвонить Джо в Skype, если он попросит сделать это в 11 часов утра по восточному стандартному времени.

7. Валюта XE

Сколько валют у вас в кошельке? Думаю, больше двух.Как цифровой кочевник и вечный путешественник, вы должны постоянно отслеживать коэффициенты конверсии и разные валюты. Чтобы убедиться, что вы устанавливаете одинаково справедливую цену в долларах США / ЕС / фунтах стерлингов или любой другой валюте, используйте валюту XE. Мгновенно узнавайте коэффициенты конверсии в реальном времени или составляйте список по своему усмотрению и синхронизируйте заранее, чтобы иметь мгновенный автономный доступ с любого устройства. XE Currency доступен в виде веб-службы, приложений для iOS, Android, Windows Phone и др.

8. Trail Wallet

Моим вторым основным денежным приложением для цифровых кочевников является Trail Wallet (в настоящее время только для iOS).Это красиво оформленное и простое в использовании приложение для отслеживания ваших расходов в разных странах и в разных валютах. Вы можете организовать свои расходы по странам или месяцам, установить максимальные дневные бюджеты и добавить каждый доллар, потраченный в пути. В конце месяца приложение сообщит вам, превысили ли вы свой бюджет или где именно произошел денежный поток. Он идеально подходит для анализа стоимости жизни и работы в разных городах и странах, чтобы найти оптимальное место для проживания, когда вы устали от дороги и вам нужно на время остепениться.

9. Xero

А чтобы лучше отслеживать свои бизнес-расходы, попробуйте Xero. Пожалуй, лучший онлайн-сервис по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерского учета для всех, кто не занимается бухгалтерским учетом. Он идеально подходит для отправки счетов, отслеживания движения денежных средств и настройки уведомлений о платежах по кредитным картам и приема платежей. Он аккуратно классифицирует все ваши банковские транзакции и сверяет их с транзакциями, которые вы совершили в Xero, чтобы все было еще проще. Доступно для множества устройств iOS и Android, поэтому вы всегда можете получить доступ к своим данным в любое время.

10. Tripit

Tripit — один из лучших организаторов путешествий! Это бесплатно, быстро, а главное — работает в автономном режиме. Просто не говори больше бумаг и потерянных писем. Отправьте все подтверждения бронирования — отели, авиабилеты, прокат автомобилей и т. Д., И пусть приложение сделает за вас все волшебство, превратив его в простой для понимания маршрут. Вы можете настроить уведомления и получить доступ к своим данным с любого устройства без подключения к Интернету. Tripit уменьшил мое разочарование от того, что я приехал не в тот терминал или бродил по новому городу с багажом, поскольку я неправильно записал адрес отеля.Это отличное приложение, которое я настоятельно рекомендую использовать практически всем, кто путешествует.

11. 1Password

Обмен конфиденциальными данными, особенно паролями, с вашими клиентами или командой и их отслеживание может стать сложной задачей. Вот почему я начал использовать 1Password — супербезопасную службу обмена паролями, которая позволяет создавать специальные хранилища с набором паролей к инструментам и службам, доступным только тем людям, с которыми вы ими поделились. Эта услуга доступна для множества устройств и дает вам уверенность при обмене конфиденциальными данными через незащищенные сети.Кстати…

12. Частный доступ в Интернет

Защитите все свои данные и компьютер, выбрав частный доступ в Интернет. Часто нам необходимо произвести эти платежи в последнюю минуту или совершить покупки по кредитной карте, и единственный доступный Интернет — это подозрительная незащищенная сеть, которую каким-то образом обнаружило ваше устройство. Используя анонимный зашифрованный VPN и частный IP-адрес, вы можете быть на 100% уверены, что никакие ваши платежные данные или пароли не будут украдены.

13. Workfrom

Найдите лучшие кофейни и кафе в вашем районе с помощью этой услуги.Workfrom имеет большое количество заведений в крупных городах США — Нью-Йорке, Портленде, Сан-Франциско, Сиэтле — и других направлениях по всему миру, которые будут добавлены в ближайшее время! Присоединиться к сервису можно бесплатно, и вы получите доступ к многочисленным интересным местам с непредвзятым мнением о Wi-Fi-соединении и качестве капучино от цифровых кочевников, как и вы. Обзоры также включают ценовой диапазон, доступное питание, общую атмосферу и диапазон шума, а также некоторые профессиональные советы о том, где найти розетки и какой стол самый уединенный.Таким образом я открыл для себя некоторых из моих фаворитов, таких как мистер Бин в Амстердаме.

14. Обнаружено местными жителями

Еще одна замечательная услуга, позволяющая открыть для себя вкусную еду и захватывающие события на вашей нынешней базе. «Spotted by Locals» — это не типичный путеводитель по городу со скучными туристическими маршрутами, а удивительный ресурс с потрясающими рекомендациями местных жителей о том, чем заняться и где стоит посмотреть. В конце концов, вы выбрали образ жизни, не зависящий от местоположения, чтобы больше исследовать мир, а не просто часами нажимать на ключевые слова в другой среде.

В настоящее время на веб-сайте есть множество рекомендаций для всех крупных европейских городов — Парижа, Мадрида, Вены, Варшавы и многих других, плюс он постепенно расширяется на Северную Америку с недавно добавленными путеводителями по Бостону, Лос-Анджелесу, Торонто и Монреалю. Вы можете просмотреть бесплатную подборку мероприятий по категориям на веб-сайте или заплатить 2,99 доллара за руководство в формате PDF со всеми советами и местами, аккуратно указанными на карте. Или выберите приложение для iOS или Android (по 3,99 доллара США), чтобы получить офлайн-доступ к одному из путеводителей по городу вместе с подробной картой.

15. Jawbone UP

Теперь, когда вы знаете, куда идти и что посмотреть, вот удобное приложение, которое поможет вам отвязаться от ноутбука. Jawbone UP будет нежно пилить вас, когда придет время встать и немного расслабиться. Установите приложение и подключите его ко всему своему оборудованию, а затем пусть Up Activity Tracker (прекрасный браслет) проанализирует ваш сон и режимы активности, чтобы помочь вам улучшить свой образ жизни. Приложение будет отслеживать и анализировать все ваши действия и предлагать вам более здоровый график, помогать вам лучше спать и не отставать от режима упражнений (который становится неустойчивым, когда вы в пути).Зачем нам нужно больше времени, если мы не тратим его с умом, верно? Приложение бесплатное для iOS и Android, однако вам придется заплатить 129 долларов за трекер браслета или 49,99 доллара за зажим.

16. SugarSync

Некоторым нравится DropBox, другим нравится Google Drive, но я предпочитаю облачное хранилище SugarSync. Он проще, мощнее и имеет действительно красивый дизайн. После установки вам просто нужно щелкнуть правой кнопкой мыши файл / папку, чтобы мгновенно создать резервную копию в облаке. Кроме того, любые дальнейшие изменения, которые вы вносите в эти данные, будут автоматически синхронизироваться.Большие файлы загружаются очень быстро, и вы можете получить 250 ГБ дискового пространства всего за 99,99 долларов в год. Также вы можете открывать, делиться и редактировать все свои файлы с помощью бесплатного приложения для iOS или Android, поддерживаемого на многих устройствах. Теперь я, наконец, перестал беспокоиться, что мне делать, если мой ноутбук сломается / украдут.

17. Контактно

Если вы не хотите разориться и возвращаться домой, вы должны потратить справедливую долю своего времени на построение постоянных отношений со своими клиентами, поставщиками или покупателями, в зависимости от того, чем вы зарабатываете себе на жизнь. .Чтобы все это не превратилось в огромную боль, попробуйте использовать Contactually — простой, но мощный сервис, который расскажет вам, когда и с кем вам следует поддерживать связь, и как вы можете максимизировать рентабельность инвестиций, связавшись с нужными людьми в нужное время. Он будет отправлять вам уведомления, когда вы потеряли связь с определенными контактами (что может означать упущенные возможности в перспективе), и подсказывает, когда вам следует повторно подключиться к наиболее важным контактам из вашей сети, предоставляя полезные контекстные подсказки, такие как социальные обновления и недавние разговоры, чтобы все выглядело более искренним.Сервис может похвастаться тем, что их пользователи получают до 40% больше рефералов после использования их сервиса (подтвержденного тематическими исследованиями), что очень важно для вас, если вы хотите жить кочевой жизнью и работать на себя!

18. Запланировать один раз

Если вы работаете над несколькими проектами с несколькими клиентами одновременно — Расписание один раз — это ваш отличный сервис для планирования онлайн-встреч и конференций. Создавайте элегантный предустановленный календарь, когда вы доступны, и отправляйте людям уникальную ссылку, которая позволяет им выбрать подходящее время для вас обоих.Эта услуга является фантастической для тех, кто предлагает консультационные услуги или тренинги, и стоит всего 5 долларов в месяц!

19. Spaxtel

Иногда Интернет становится настолько хреновым, что звонить по Skype невозможно. Или у вас запланирован очень-очень важный разговор, и вы не хотите, чтобы возможные сбои отвлекали вас. Вот когда стоит использовать Spaxtel — отличную услугу, которая позволяет вам совершать звонки на стационарные телефоны с помощью обратного вызова. Вам не нужно устанавливать какое-либо программное обеспечение или иметь доступ в Интернет.Тарифы зависят от качества звонка, которое вы выбираете (самая низкая скидка довольно велика), и от страны, из которой / в вы звоните. Пока что цена оказалась почти доступной для Skype для лучшего общего качества связи.

20. Почта земного класса

Улитка в наши дни не так популярна, но вы все равно получаете через нее важные вещи. Скажем, счета и зарплаты. Если вы не хотите, чтобы ваши родители или друзья работали с вашей почтой, пока вас нет дома, попробуйте использовать Earth Mail Class — доступную службу пересылки почты, которая сканирует и пересылает вашу почту на адрес электронной почты по вашему выбору, депонирует ваши чеки (за плату), сохраняет PDF-файлы вашей почтовой корреспонденции в Интернете и предлагает личный вывоз и подписание посылки.

Автор фотографии: Ави Ричардс через unsplash.com

Как заставить сотрудника работать быстрее

Нет сомнений, что темп работы везде увеличился. Ожидается, что все мы сделаем больше за меньшее время. Так что же делать, если в вашей команде есть черепаха? Как вы диагностируете, почему он так долго выполняет свою работу? И как тогда помочь ему понять важность ускорения и поддержать его в этом?

Что говорят эксперты
Более медленный работник не только снижает производительность команды — он также может подорвать моральный дух своих коллег, — говорит Линдси МакГрегор, соавтор Primed to Perform и соучредитель Vega Factor.«Когда все находятся под давлением, все, что сдерживает команду, может стать действительно демотивирующим». Однако, по словам Элизабет Грейс Сондерс, тренера по времени и основателя Real Life E Time Coaching & Training, запугивание людей до ускорения приведет только к обратным результатам. «Вы хотите быть партнером в процессе улучшения», — говорит она, и показать сотруднику, что более быстрая работа также помогает сделать его самым успешным сотрудником, которым он может быть, что хорошо не только для его рабочего продукта, но и для его продвижения по службе. .

Найдите источник медлительности
Может быть так много разных причин, почему кто-то работает медленнее, чем вам хотелось бы. Но даже если у вас есть представление о корне проблемы, лучший путь вперед — просто спросить. Не вступайте в разговор с предвзятыми мнениями. Ваш сотрудник может бороться с новой задачей или быть настолько перфекционистом, что уделяет слишком много времени определенным проектам. Она может быть медлительной, потому что ждет опозданий от других членов команды, или может даже не осознавать, что не оправдывает ожиданий.«Начните с позитивных намерений», — говорит МакГрегор. «Предположим, этот человек хочет хорошо выполнять свою работу, и если бы он знал, как это сделать, он бы это сделал». Если вы подойдете к разговору с любопытством, у вас будет больше возможностей для мозгового штурма, чтобы найти работоспособные и эффективные решения.

Установите четкие, конкретные ожидания
Возможно, ваш отстающий работник даже не осознает, что он медлителен, отчасти потому, что он не понимает, чего от него ждут. «Одна из самых сложных вещей, которую нужно освоить в новой роли — это понять, как выглядит« хорошо », — говорит МакГрегор.«От менеджера требуется много усилий, чтобы показать кому-то, что это такое». Вместо того, чтобы упрекать работника за опоздание с финансовым отчетом, сядьте и составьте конкретный график для результатов. Посоветуйте ей, где вы хотите, чтобы она уделяла больше внимания своему времени, а также, сколько времени это займет. Тот, кто является перфекционистом, также выиграет от четких сроков. «Людям, которые являются перфекционистами, действительно трудно различать, где совершенство имеет значение, а где нет», — говорит Сондерс.Это означает, что вы должны выделять цели, даже если поначалу это кажется микроменеджментом.

Устранение препятствий и препятствий
В рабочем процессе сотрудника могут быть препятствия, о которых вы даже не подозреваете. Своевременное выполнение работы может оказаться невозможным, например, если к сотруднику постоянно приходят люди, которые обращаются за помощью или советом. Или вы можете узнать, что у вашего отставшего сотрудника нет всего программного обеспечения или оборудования, необходимого для эффективного выполнения своей работы.«Иногда системы устарели или сотрудники просто не знают, как использовать имеющиеся у них инструменты, и им требуется обучение», — говорит Сондерс. Ваш работник может выполнять некоторые задачи вручную, например, это было бы быстрее сделать с помощью цифровых инструментов. Или ей может потребоваться регулярный доступ к принтеру, который находится в офисе. Задавайте подробные вопросы о ее процессе и вместе ищите решения, которые помогут ей ускорить рабочий процесс. Как только вы узнаете, где находятся препятствия, придумайте способы их устранения, а затем четко продемонстрируйте, что вы поддерживаете эти усилия.

Избегайте использования данных в качестве оружия
У вас может быть наготове много данных, которые показывают, как конкретный работник работает с черепашьей скоростью по сравнению с его коллегами. Но такая информация может быть использована как во благо, так и во вред, говорит МакГрегор. Если вы правильно используете такие данные — скажем, как толчок, который ориентирует сотрудника на результаты клиента, — это может помочь ей со временем улучшить свои рабочие привычки. «Но если вы ставите людей в неловкое положение или используете это для явного вознаграждения, люди будут сокращать путь к достижению целей по названию, но не по духу», — говорит она.Поскольку вы в любом случае пытаетесь избежать конфронтационной позиции, вам также следует избегать использования данных в качестве дубинки для получения желаемых результатов.

Разделите большие задания на более мелкие
Разбивайте проекты на более мелкие результаты и проверяйте их в заранее установленные сроки, чтобы убедиться, что все идет гладко. По словам Сондерса, эта стратегия может особенно помочь с прокрастинаторами. «Разделение его на более мелкие части может помочь людям, которые борются с прокрастинацией, почувствовать большее чувство безотлагательности и выполнить их более своевременно.«Исследования показали, что чувство прогресса, порождаемое небольшими победами, также помогает сотрудникам сохранять мотивацию.

Найдите проекты, которые им нравятся
Когда вы потратите время на то, чтобы узнать, что людям нравится делать, вы часто найдете то, что у них получается лучше всего. Поручение сотрудникам большего количества проектов, которые им нравятся, естественным образом улучшит их производительность. «Люди абсолютно могут замедлиться из-за выгорания», — говорит Сондерс. «Они могут замедлиться, потому что им скучно или им не нравится то, что они делают.«Если у вас есть возможность предлагать задания, которые, как вы знаете, им нравится, вы, скорее всего, в конечном итоге получите более быстрых и продуктивных сотрудников.

Не забудьте поделиться своим мнением
Даже если вы проделали эффективную работу, пытаясь разобраться в корне проблемы и помогая более медлительному сотруднику искать умные ярлыки, ваша самая важная задача как менеджера — следить и предлагать Обратная связь. Если они улучшились, обязательно говорите им об этом — и часто, — говорит МакГрегор. «И не забудьте связать улучшения с их личным развитием и их способностью продвигаться и расти на работе», — говорит она.Точно так же, если вы можете найти способы признать этого человека или его команду в награду за улучшенное поведение, сделайте это, — говорит Сондерс. «Один из способов, которым люди наиболее мотивированы, — это их подотчетность своим коллегам», — говорит она. «Если есть какое-то групповое вознаграждение для команды, которая делает что-то вовремя или с опережением, это на самом деле может быть невероятно мотивирующим».

Принципы, которые следует запомнить

Do:

• Подойдите к столу с любопытством, почему сотрудник работает медленнее, чем другие.Вы можете быть удивлены настоящей причиной.
• Четко сформулируйте конкретные цели и сроки, чтобы помочь им понять, чего вы от них ожидаете.
• Предлагайте им проекты и задачи, которые им нравится делать. Счастливые работники от природы работают быстрее.

Не звоните:

• Напишите им данные о том, насколько они медлительны по сравнению с другими. Эта стратегия, скорее всего, убьет их мотивацию и моральный дух или приведет к сокращению пути с непредвиденными последствиями.
• Предоставьте им все право вносить изменения в свою среду или рабочий процесс. Помогите им найти решения и получить обновленные инструменты, если они им понадобятся.
• Забудьте следить за их улучшением работы или спрашивать, что еще можно сделать, чтобы помочь им.

Пример №1: Поддержите своих перфекционистов и ищите инструменты для экономии времени
У Майка Катании, соучредителя сберегательного сайта PromotionCode.org, был сотрудник, который был как лучшим, так и худшим.Она занималась вводом данных, подтверждающих промокоды, которые затем предлагались клиентам сайта, и она доминировала в рейтингах точности для сотрудников, регулярно публикуя почти 100-процентную точность своих записей по сравнению со средним показателем 80 процентов для ее коллег. Но она представила только половину ожидаемых цифр, потому что была перфекционисткой. Даты и описания проверялись трижды, и она звонила в магазины, чтобы подтвердить рекламные акции, что ее более быстрые коллеги редко делали.

«Наша« черепаха »не была ленивой и не испытывала недостатка в понимании ожиданий», — говорит Катания. «Она, несомненно, была самой умелой в нашей команде, поэтому так важно было заставить ее просто работать быстрее».

Катания несколько раз садилась с сотрудницей, чтобы заставить ее работать быстрее, но это всегда был трудный разговор, потому что качество ее работы было безупречным. «В какой-то степени я помог ей», — говорит он. «Она была настолько хороша, что я подумал, почему я должен ставить под угрозу ее работу или контролировать ее на микроуровне? Так что мы терпели это.”

Прорыв произошел, когда компания инвестировала во внутреннюю систему, которая могла автоматически проверять большую часть работы по вводу данных. Через несколько месяцев сотрудница стала достаточно уверенной в новой системе, чтобы отказаться от проверенных процедур. «Даже сейчас она все еще одна из тех, кто медленнее вводит данные, — говорит Катания, — но наличие системы, поддерживающей ее работу, повысило ее скорость примерно на 30 процентов, что достаточно, чтобы увеличить ее скорость до приемлемого диапазона».

Итог, Катания говорит: «Создавайте системы, которые поддерживают ваших лучших людей, как только вы узнаете, что они ваши лучшие люди.”

Пример # 2: Установите четкие ожидания и регулярно проходите регистрацию
После того, как Лариса Нонни, менеджер по работе с клиентами иммиграционной фирмы Флориды, взяла короткий отпуск по болезни, она вернулась к работе, и многие жалобы на то, что ей пришел новый помощник. слишком медленно для офисного темпа. «Переводы задерживались, звонки клиентам не возвращались, а заполнение иммиграционных заявлений требовалось бесконечно», — говорит она. Ларисе, как руководителю группы, пришлось разобраться с ситуацией.

Вместо того, чтобы критиковать отставание ассистента, Лариса ввела новую политику под предлогом повышения организованности. Он включал короткую индивидуальную встречу в понедельник утром, чтобы обсудить загруженность дел и задачи на этой неделе. «Я вместе с ней просматривала список того, что ждало от каждого клиента, и давала ей срок для каждого», — говорит Лариса. К концу первой недели производительность помощника уже заметно улучшилась. Она по-прежнему не была так хорошо знакома с деталями дел, как некоторые другие сотрудники, которые работали в офисе дольше, но она работала быстрее и соблюдала сроки.Лариса похвалила свое выступление и сказала, что она ценный член команды.

«Я поняла, что она, наверное, сначала даже не осознавала, что отстает», — говорит Лариса. Без четких ожиданий, «откуда она могла знать?»

Нужно быстро выполнить работу? Пришло время для режима зверя

Конечно, мы все хотим постоянно выполнять свою работу эффективно. И есть множество способов работать более продуктивно в повседневной работе.

Но бывают случаи, когда вам абсолютно необходимо выполнить много работы — и быстро. Возможно, у вас приближается крайний срок или вы пытаетесь продвинуться вперед перед отъездом в отпуск. Или, может быть, в последнее время вы просто чувствуете себя немного позади и хотите попасть в место, где вы чувствуете себя более солидно.

Какова бы ни была причина, пора перейти в режим зверя. Вы спросите, что такое режим зверя? Это когда вы находитесь в зоне, нос к точильному камню, и не сомневаетесь, что вы пойдете на Facebook хотя бы на секунду (ответ отрицательный).Это когда никто не осмеливается подойти и побеспокоить вас, потому что чувствует вашу чрезмерную сосредоточенность и решимость.

Чаще всего режим зверя случается случайно — вы просто подходите к концу периода напряженной работы и понимаете, как много вы сделали. Но как заставить себя погрузиться в это состояние напряженной работы, когда она вам действительно нужна?

К счастью для вас, я нашел несколько способов перевести свой мозг в режим зверя, когда я в затруднительном положении. Попробуйте в следующий раз воспользоваться некоторыми из приведенных ниже советов, когда действительно захотите поработать.

Подготовьте свой плейлист (или жанр) для режима зверя

Я всегда считал, что музыка — один из самых быстрых и эффективных способов заставить себя войти в нужную зону. Ключевым моментом здесь является не просто выбор музыки, над которой вам нравится работать, а наличие плейлиста или жанра, которые вы слушаете только тогда, когда вам действительно нужно выполнить некоторую работу. Таким образом, когда ваш мозг слышит сказанную музыку, он знает, к чему готовиться.

Эта привычка появилась у меня в колледже, когда я слушал эпические инструментальные саундтреки к фильмам, но только тогда, когда я работал допоздна в библиотеке или во время выпускных экзаменов.Вскоре я начал обнаруживать, что, даже не идя в библиотеку поработать, я могу привести себя в сфокусированное и трудолюбивое состояние ума, подключившись к этой музыке. Теперь я начал добавлять плейлисты хаус или дабстеп каждый раз, когда пишу. Обычно я слушаю не музыку, но когда я печатаю вам эти слова прямо сейчас, это заставляет мой мозг сосредоточиться, а пальцы — продолжать двигаться.

Вашему мозгу нужно время, чтобы связать музыку с тяжелой работой, которую вы собираетесь делать, но это привычка, которую определенно стоит сформировать.Это классическая тренировка в лучшем виде, и вы определенно начнете замечать разницу.

Установите принудительный крайний срок

Это похоже на простую математику — больше времени означает, что мы можем сделать больше, верно? Оказывается, не обязательно. Фактически, исследования показали, что ограниченное количество времени действительно увеличивает скорость вашей работы.

Подумайте об этом: когда у вас есть весь день, чтобы закончить задание, вы можете поработать над ним много, но вы также, вероятно, встанете, чтобы перекусить или перекусить, проверить электронную почту или социальные сети здесь и там и заняться другими делами. вещи, которые тратят ваше время (и отвлекают от текущей задачи).

Но если у вас есть только час, чтобы это сделать? Вы окунетесь и пройдете через это. И хотя эта повышенная скорость может происходить за счет некоторого качества, иногда вам просто нужно отключить свои перфекционистские тенденции и выполнить работу.

Если вы работаете в сжатые сроки, отлично — у вас, вероятно, есть преимущество, когда дело касается попадания в зону. Но если это не так, подумайте, как установить его для себя. Отправьте своему руководителю электронное письмо с сообщением, что отчет будет готов в течение следующих двух часов, а затем выполните его.Выберите задачу, которую нужно выполнить в последний час дня, и не позволяйте себе идти домой, пока она не будет выполнена. Установка таймера может иметь аналогичный эффект, особенно если вы видите (или слышите!) Обратный отсчет. Возьмите большой старомодный светодиодный или заводной светодиод на свой стол, и вы будете постоянно напоминать, что приближается ваш «дедлайн».

Получите приятеля-зверя

Я знаю, ставить себя среди людей, когда вам действительно нужно немного поработать, звучит нелогично, но если вы тщательно выбираете своих товарищей по работе, вы можете обнаружить, что это помогает вам выполнять свою работу лучше .Я всегда обнаруживал, что окружение других людей, которые интенсивно работают, помогает мне оставаться сосредоточенным. Как вы думаете, почему так много студентов все еще учатся в библиотеках даже в современном цифровом мире? Потому что они окружены множеством других учащихся.

Это явление называется социальным содействием, и оно задействует наши конкурентные преимущества. Я всегда думаю об этом как о том, как наличие напарника по бегу помогает подтолкнуть себя, когда вы тренируетесь. Вам нужен кто-то поблизости, который будет помогать вам идти в ногу, ожидать, что вы продолжите идти, и праздновать с вами, когда вы дойдете до конца.Хотя социальная поддержка не всегда помогает — например, она может снизить производительность, когда вы работаете над задачей, с которой вам не комфортно, — она ​​должна быть хороша для выполнения некоторой работы.

Итак, найдите коллегу, у которого тоже много дел, и спросите, не хочет ли он как-нибудь вместе посидеть в конференц-зале и немного поработать. Вам нужно сосредоточиться, чтобы помочь своему собеседнику сосредоточиться, а когда вам понадобится пятиминутный перерыв, чтобы освежиться, у вас будет идеальный собеседник для разговора.

Важно отметить, что эти стратегии нельзя использовать постоянно для повышения производительности. Конечно, есть время для тишины, время для более свободной работы без дедлайна и время для сольной работы. Но когда пришло время быстро выполнить некоторую работу? Они действительно могут вам помочь.

Фотография любезно предоставлена ​​компанией Wavebreak Media / Thinkstock.

Как узнать, слишком ли быстро вы работаете на работе

Способность работать со скоростью зайца-зайца обычно признается и поощряется в бизнесе.Проще говоря, такие компании, как сотрудники, могут перемещаться по своим спискам дел в Mach4 с горящими волосами. Ведь в конце концов, время — деньги.

Но время — не деньги, если эффективность не сочетается с эффективностью. Гонка по заданиям только для получения неаккуратных результатов не только стоит компаниям много бабла каждый год, но и может стоить вам звездной репутации, здоровья или (задыхаться) работы, если ваш быстрый темп приведет к глупой ошибке, или ставит под угрозу ваше благополучие.

Мы этого не хотим.

Итак, как узнать, что вы двигаетесь слишком быстро? И, что немаловажно, как можно замедлить работу, не повлияв на качество работы или рейтинг одобрения в офисе? Вот несколько способов обнаружить и исправить ситуацию:

1. Ваши опечатки отмечаются

На днях я отправил электронное письмо клиенту — предложенную мной стратегию для его проекта резюме. В записке я предложил, среди прочего, продемонстрировать его конкретные знания в индустрии обуви.

Привет, я профессиональный составитель резюме. Да, заметил. Конечно заметил. Этот человек платит мне за то, чтобы я правильно написала, за то, что я громко плачу. К счастью, он был более чем в хорошем настроении. И я пообещал, что опечатал все свои опечатки в этом письме, поэтому его резюме будет в первозданном виде.

Но не всегда все заканчивается хорошо. Когда вы небрежно ведете переписку, или делаете презентации, или предложения, или действительно любое письменное сообщение, которое вы используете как средство для выполнения своей работы, это может (как минимум) заставить людей думать, что вы ленивы или беспечны.

Однако, если эта опечатка появится там, где ставки высоки — подумайте: реклама, широко распространенная презентация — это может вообще не закончиться «просто смешком». Если вы слышите неоднократные отзывы об одной конкретной проблеме «крошечной небрежности», вероятно, пора сосредоточиться на поиске способа ее избежать.

Как исправить

Независимо от того, насколько вы чувствуете себя вынужденным перейти к следующему заданию, закрыть свой ноутбук на ночь или произвести впечатление на человека на принимающей стороне своим молниеносным временем обработки, дважды и трижды проверяйте все, что вы раздаете .Шутки в сторону. Если это не 152-страничная презентационная колода, это, вероятно, займет у вас всего несколько дополнительных минут — минут, которые вы можете легко окупить, не выходя на Facebook после обеда или избегая коллег, которые всегда хотят болтать бесконечно.

2. Вы пропустите важную встречу или крайний срок

Еще один знак того, что вы двигаетесь слишком быстро, — это когда вы напрочь пропускаете важную встречу или крайний срок, потому что вы так быстро двигались вперед, что либо не смогли занесите его в свой календарь или просто проглядел.

В таких ситуациях вы действительно получаете только определенное количество пересдач, особенно если эта встреча или крайний срок имеют решающее значение. Не говоря уже о том, что вы в конечном итоге чувствуете себя гигантским олухом, а это просто не способствует вашей самооценке.

Бывали ли вы в последнее время когда-нибудь?

Как исправить

Выясните, что конкретно здесь не в порядке. У вас нет жизнеспособной системы планирования? У вас есть неподключенные календари, то есть если вы записываете встречу в одном месте, вы не можете ее увидеть в другом?

Или вы просто так пережиты от перегрузки по доставке, что начинаете поскользнуться на них? Сначала определите, а затем постарайтесь найти осязаемые решения или меры предосторожности, чтобы, независимо от того, насколько быстрым ваш темп, вы не пропустили то, что действительно имеет значение.

3. Вы совершаете ошибку, которая стоит денег компании

Да, это часто бывает непросто. Врать не собираюсь. И еще хуже, если «затраты компании» равняются большим деньгам. Предположим, мы говорим здесь о деньгах (или о меньших) деньгах. Но даже если он номинальный, знаете что? Компаниям не нравится, когда их сотрудники совершают дорогостоящие ошибки, особенно если их можно избежать (и особенно если до этого велись разговоры о «большей осторожности»).

Если и когда это произойдет, вам нужно будет быстро отреагировать на это и мобилизоваться.

Как исправить

Во-первых, исправление, вероятно, зависит от того, сколько денег ваша скорость только что обошлась компании. Это огромная сумма, вас могут попросить покинуть этап слева. Но, если предположить, что это не так уж и плохо, решение предполагает принятие ответственности (немедленно) за ошибку, а затем, когда это возможно, предложение того, как вы исправите (или уменьшите влияние) ошибки. Далее вы выполняете. Также очень важно, чтобы вы тщательно переваривали, как это произошло, и создавали гарантии по мере продвижения вперед, чтобы это никогда не повторилось.

4. Вы попадаете в кабинет врача

В большинстве случаев слишком быстрое движение — будь то добровольное или ведомое начальником — может стоить вам здоровья. У моей дорогой подруги была работа мечты, по крайней мере, она так думала. Проблема была в том, что ее руководителем был этот невероятно напряженный, крепкий, как гвоздь, печенье, которое заставляло своих подчиненных делать все больше, больше, больше, больше каждую неделю. Частично проблема заключалась в том, что женщина (так кажется) была подключена как робот и ожидала, что все члены ее команды будут действовать в том же потустороннем темпе.

Моя подруга прожила чуть больше года, а затем пошла к врачу, когда тревога и стресс стали невыносимыми и начали мешать ее рассудку и семейной жизни.

Ее кровяное давление было на таком угрожающем уровне, что врач, рассказывая о происходящем на работе, сказал ей, что ей нужно немедленно найти новую работу.

Как исправить

Если ваш необходимый темп вызывает у вас приступы паники, высокое кровяное давление, побуждает вас злоупотреблять алкоголем или наркотиками или мешает повседневному благополучию, пора сесть с вашим менеджером и предложите новый темп.