Расстановка приоритетов это: Расстановка приоритетов и успешное выполнение дел — ШПИЛЬКИ

Содержание

Расстановка приоритетов и успешное выполнение дел

Расстановка приоритетов имеет два аспекта: важность и срочность. Расставляя приоритеты, вы должны отделить срочность от важности. Спросите себя, будет ли выполнение этого задания непосредственно способствовать достижению вашей цели. С любым же делом можно поступить лишь одним из четырех способов: пренебречь им, поручить его другому сотруднику, перенести его на более поздний срок или претворить его в жизнь. Какой вариант когда лучше выбирать?

Автор:

Рудольф Вердербер (Rudolph F. Verderber), профессор коммуникаций университета Синсинати (University of Cincinnati). Материал публикуется в сокращенном переводе с английского.

Расстановка приоритетов имеет два главных аспекта: важность и срочность.

1. Важность. Рассматривайте разные группы задач по очереди и соотносите их с вашей изначальной целью — увеличением прибыли, повышением удовлетворенности клиентов или чем-то еще. Спросите себя, будет ли выполнение этого задания непосредственно способствовать достижению вашей цели. Пометьте каждую группу рабочих заданий буквами А, Б или В, где «А» означает, что дело имеет большое значение для достижения цели, а «В» указывает на то, что оно слабо связано с вашей главной целью.

Если вам трудно определить степень важности какой-либо группы задач, подумайте, что бы случилось, если бы вы просто

не выполнили эти задания. Как это отразилось бы на работе организации? Если это означало бы уменьшение прибыли, рост издержек или, например, ухудшение имиджа фирмы, то присвойте такому делу высший уровень значимости («А»). Если в долгосрочном периоде это вряд ли сильно на что-то повлияет, то пометьте это дело буквой «В».

Вместо того чтобы устанавливать важность сотен задач, вам нужно рассмотреть только с десяток категорий. Все дела, которые относятся к данной категории, имеют одинаковый уровень значимости.

2. Срочность. Срочные вопросы — это те, которые необходимо решить как можно быстрее. Расставляя приоритеты, вы должны

отделить срочность от важности. Некоторые дела заслуживают лишь уровня значимости «В», так как не относятся непосредственно к вашей цели, но при этом вы знаете, что им нужно уделить внимание, и поскорее.

Выделите группы срочных заданий особо. Например, организация переезда в новый офис может быть неотложным делом, хотя и помечена буквой «В». Однако им не следует уделять слишком много времени (если только они не являются одновременно еще и важными делами). С этими заданиями надо просто поскорее разделаться, вот и все.

А что если какой-то вопрос вы не считаете срочным, а кому-то он таковым кажется? Например, один из ваших коллег не может окончательно утрясти все детали предстоящей пресс-конференции, пока вы не определите дату ее проведения. До этого мероприятия еще несколько недель, и вы не спешите, но ваш коллега нервничает.

Если дело недолгое, то, вероятно, лучше пометить его как срочное и удовлетворить просьбы сотрудников. Но это может быть и не минутным вопросом. Что тогда? В таком случае будьте объективны. Обоснованы ли притязания вашего коллеги? Насколько важна пресс-конференция? Большое ли значение имеет конкретное число? Определите, срочное ли это дело как таковое, независимо от того, каким оно представляется лично вам или кому-то еще.

Иногда так и хочется первыми в списке поместить наиболее приятные для вас дела, а те рабочие задания, выполнять которые вам не хочется, отправить в самый конец перечня. Не поддавайтесь этому искушению. Будьте безжалостно объективны в оценке важности тех или иных дел. В противном случае вы, сами того не осознавая, придете к тому, с чего начали: маловажные задачи будут выполнены, а весь стол будет завален грудой срочных и важных дел, с которыми давно пора было бы уже разобраться. Рано или поздно, вам все равно придется этим заниматься.

Расстановка приоритетов

Теперь нужно расставить все группы задач в

порядке приоритетности. Прежде всего необходимо будет взяться за дела по-настоящему

срочные, даже если они и не настолько важны. Затем идут все остальные дела в порядке значимости:

Срочные и важные.
Срочные.
Важные (А).
Важные (Б).
Важные (В).

Даже наименее значимые вопросы в свое время придется решить, потому что, в конечном счете, они станут срочными и поэтому переместятся в верхнюю часть списка — если вы не стали заниматься ими сразу же.

Если в будущем вы хотите предотвратить рабочие перегрузки, можете использовать следующий способ: определяйте приоритетность рабочих заданий

сразу, как только они возникают. Когда речь заходит о новом проекте или новом направлении деятельности, приписывайте этим делам определенный уровень значимости (А, Б или В) в зависимости от того, насколько они отвечают вашей цели.

Каждую неделю

располагайте в порядке значимости все текущие дела на эту неделю. Такая система не только будет напоминать вам о том, какие задачи являются для вас ключевыми и требующими особого внимания, но и гарантированно позволит своевременно обратить ваше внимание на те малозначимые дела, которые больше уже нельзя откладывать на потом.

Когда вы отводите какое-то время на решение срочных, но малозначимых вопросов, постарайтесь не допустить большей траты времени, чем это необходимо. Это не те дела, которыми надо заниматься вдумчиво и сосредоточенно. Главное — как можно быстрее с ними расправиться, чтобы можно было уделить внимание действительно важной работе.

Принимаемся за дело

С любым делом можно поступить лишь одним из четырех способов:

Пренебречь им.
Поручить его другому сотруднику.
Перенести его на более поздний срок.
Претворить его в жизнь.

Какой вариант выбрать?

Пренебречь. Если вы сомневаетесь в необходимости выполнения этого дела, просто не делайте его сейчас Скорее всего, никаких негативных последствий это не вызовет. Учитесь с первого взгляда распознавать дела, электронные послания и служебные записки, которыми можно будет пренебречь.
Поручить другому. Обязательно ли этим вопросом должны заниматься лично вы? Если нет, то это значит, что задачу, независимо от степени срочности, можно делегировать.
Перенести на более поздний срок. Суть в следующем: если работу должны выполнить лично вы, но не обязательно срочно, вы можете ее отложить. Единственное замечание — это опять же соотнесение временных рамок: не имеет смысла, к примеру, переносить десятидневную работу на конец этой недели в свете аврала, предстоящего на следующей неделе.
Претворить в жизнь. Все, что нельзя вычеркнуть, поручить другому или на время отложить, придется делать самому. Однако к тому времени, когда вы дойдете до конца этого сортировочного процесса, стопка заданий, которые вам необходимо претворить в жизнь лично, значительно сократиться.

Последовательность работы

Вот некоторые рекомендации, которые помогут вам составить расписание дальнейшей работы после того, как вы разделите все дела на четыре категории.

Прежде всего займитесь поручением срочных дел своим сотрудникам. Поручайте своим подчиненным работу даже тогда, когда вы не перегружены и можете с ней справиться сами. Всегда есть более важные вещи, для которых стоит освободить время: планирование, выдвижение новых идей и т.д. Чем раньше вы поручите какое-то дело своему сотруднику, тем порядочнее это будет по отношению к нему, поскольку у него будет достаточно времени на выполнение задания. Кроме того, в таком случае выше вероятность качественного выполнения работы.

Выделите те рабочие задания, которые вы можете делегировать позже, когда ваши подчиненные уже справятся с работой.
Затем отведите время на неотложные дела, с которыми должны управиться лично вы.
Посмотрите, сколько всего групп заданий вам необходимо проработать и сколько всего времени в вашем распоряжении. Составьте график в соответствии со средним количеством времени на одну группу. Так, если у вас есть четыре часа и восемь групп, вы можете в среднем уделить каждой группе полчаса.

Теперь вы можете несколько изменить время, первоначально отведенное на каждое из дел. Допустим, на подготовку к выставке, которая должна состояться на следующей неделе, вам необходим больший срок. Тогда увеличьте время на эту работу, а на каждую из двух незначительных групп рабочих заданий выделите по пятнадцать минут.
Каким бы ни получилось ваше конечное расписание, не отклоняйтесь от него. Если вы успеваете что-то сделать даже быстрее, чем было намечено, — замечательно. Но не позволяйте себе отставать от установленного распорядка.

Может показаться, что тратить драгоценное время на составление расписаний неразумно. Однако это единственный способ гарантировать, что ваше время выйдет не раньше, чем подойдет к концу вся навалившаяся на вас работа. Составление подобного расписания может показаться вам трудоемкой работой, но на самом деле это не так. Это займет у вас максимум пять минут. Немного усилий — и у вас есть готовый план действий.

Изучите десятки других приемов самоменеджмента, мотивации, личной и профессиональной эффективности, составив свой учебный план из любых курсов нашего каталога при обучении по индивидуальной программе, в удобном для себя месте, времени и темпе. Вы также можете приступить к обучению уже в день подачи заявки.

Расстановка приоритетов. Как расставить приоритеты?

12.09.2016 16 551 0 Время на чтение: 15 мин.

В этой статье я соберу всю ключевую информацию о том, как расставить приоритеты. Правильная расстановка приоритетов играет очень важную роль в жизни любого человека, она важна во всех сферах человеческой жизнедеятельности и в жизни в целом. Правильно расставленные приоритеты позволяют достичь больших успехов в любом деле, реализовать все свои жизненно важные цели и мечты.

Зачем расставлять приоритеты?

Расстановка приоритетов — это один из важнейших инструментов тайм-менеджмента — искусства управления временем. Очень часто люди ничего не успевают, не выполняют нужные дела, не достигают поставленных целей только потому, что не знают, как правильно расставить приоритеты. Они бросаются выполнять все дела одновременно и в результате не могут выполнить качественно ни одно из них, тем более — самые важные и необходимые дела. Избежать этой ошибки и существенно повысить личную эффективность поможет правильная расстановка приоритетов. Для начала давайте разберемся, что это такое.

Расстановка приоритетов — это сортировка всех стоящих задач по степени важности, для того чтобы выполнять их в порядке очередности, и для того чтобы самые важные, самые приоритетные дела всегда выполнялись в первую очередь и были выполнены.

На первый взгляд, ничего сложного. Но на практике все не так просто… Если вы часто не успеваете сделать что-то важное, если вы постоянно откладываете важные дела на потом, если вы постоянно хватаетесь за несколько дел сразу — вам однозначно стоит задуматься о том, как правильно расставить приоритеты. И далее я предложу вам для этого целый ряд инструментов разной степени эффективности, из которых вы сможете выбрать и использовать те, что понравятся и подойдут конкретно вам.

Методы расстановки приоритетов

Итак, рассмотрим разноплановые методы расстановки приоритетов. Некоторые из них я уже более подробно расписывал в других статьях, поэтому буду давать ссылки — переходите по ним, чтобы ознакомиться детальнее.

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра — очень популярный и эффективный способ правильно расставить приоритеты, который активно обсуждается в различной литературе, на семинарах и тренингах личностного роста. Суть этого метода заключается в том, чтобы распределить все необходимые задачи по двум критериям: по степени важности и срочности. Таким образом, получается своего рода матрица — таблица, в которой приоритетность выполнения дел снижается от левого верхнего угла к правому нижнему.

Применяя матрицу Эйзенхауэра, можно практически полностью исключить вероятность того, что не будет выполнено какое-нибудь важное и срочное дело, а это уже не мало.

Подробнее об этом методе расстановки приоритетов читайте в отдельной статье с иллюстрациями: Матрица Эйзенхауэра.

Составление списков дел

Составление списков дел. Многие люди, думая о том, как расставить приоритеты, пользуются именно этим методом, потому что он очень простой, понятный и доступный. Суть заключается в том, чтобы планировать свое время путем составления списков дел и следования этому списку. При этом самые важные дела должны ставиться в начале списка, и далее, по мере убывания приоритетности.

Чтобы составление списков с целью расстановки приоритетов было максимально эффективным, следует придерживаться ряда правил. Подробнее об этом я писал в статье Как составить список дел?

Правило Парето

Правило Парето. Расставить приоритеты правильно можно и при помощи знаменитого правила (или закона) Парето. Суть его в том, что лишь 20% усилий приносят 80% результата и наоборот: 80% усилий приносят только 20% результата. Расстановка приоритетов в этом случае очень проста: нужно выделить свои 20% самых эффективных дел (на основе анализа уже имеющихся данных) и сконцентрировать свои усилия именно на них. Они будут являться для вас самыми приоритетными, а все остальные 80% — вторичными.

Подробнее о действии этого закона и его применении можно прочесть в статье Принцип Парето (Закон Парето). Правило 20/80.

Квадрат Декарта

Квадрат Декарта — довольно сложный метод расстановки приоритетов, требующий больше временных и умственных затрат, в сравнении с остальными, но зато и более точный, более эффективный. Лучше всего использовать этот способ для расстановки приоритетов в глобальном плане, например, на год, на несколько лет или даже на всю жизнь. Для ежедневного планирования он будет неудобен.

Как применять данный метод для планирования? Нужно каждую свою цель рассмотреть с четырех сторон:

Что будет, если я это сделаю?
Что будет, если я это не сделаю?
Чего не будет, если я это сделаю?
Чего не будет, если я это не сделаю?

Каждому вашему ответу можно придать определенный вес, и по сумме этих весов расставить приоритеты своей деятельности: от большей к меньшей.

Более подробно о такой методике с примером читайте в статье Квадрат Декарта — техника принятия решений.

Метод ABC

Метод АBC — очень упрощенный, а потому доступный способ расстановки приоритетов, который заключается в распределении всех своих дел всего на 3 категории важности:

A — очень важные;
B — не очень важные;
C — совсем не важные.

Соответственно, дела из категории A будут иметь для вас наивысший приоритет, следом будут идти дела из категории B, и в последнюю очередь — дела из категории C. Несмотря на всю свою простоту, метод ABC практически полностью исключает возможность «потерять» и не выполнить важную задачу, поэтому его вполне можно использовать.

Олимпийская система

Олимпийская система. Расстановка приоритетов по этому принципу происходит путем последовательного попарного «соревнования» — сравнения задач с целью определения финалиста-победителя.

Допустим, у вас имеется 16 задач (число может быть любым, какое вам необходимо). Вы проводите между ними попарный «турнир» — 1/8 финала, выбирая из каждой пары более приоритетную задачу. Остается 8 дел — им вы точно так же устраиваете 1/4 финала, в которой определяются 4 полуфиналиста. Затем 1/2 финала для определения 2 финалистов. И, наконец, финал, где определяется цель-победитель. Она будет иметь для вас наивысший приоритет, второй полуфиналист — следующий по степени важности, четверть-финалисты — следующий и т.д.

Метод попарного сравнения

Метод попарного сравнения. Этот вариант расстановки приоритетов похож на предыдущий, но немного сложнее, поскольку сравнивать задачи здесь необходимо по нескольким критериям, наиболее важным для вас. Каждому из таких критериев удобно придать свой вес, допустим, по шкале от 1 до 5.

Например, вы выбираете, куда вложить деньги, что для вас приоритетнее. И сравниваете варианты по 3 критериям: доходность, доступность, риск. Выбираете между 4 вариантами: банковский вклад, ценные бумаги, валюта, золото. Сравниваете все эти варианты попарно между собой по каждому критерию по-отдельности. Таким образом, у вас получается самый доходный вариант, самый доступный и самый наименее рисковый. Если риск для вас имеет наибольший вес, а доступность — наименьший, то главный приоритет получается у наименее рискового способа, затем идет самый доходный, а затем — самый доступный. Если по каким-то критериям результаты совпали — вообще отлично, «победителя» видно сразу.

Приоритет взаимного влияния

Приоритет взаимного влияния. При использовании этого метода расстановки приоритетов расписываются все стоящие перед человеком задачи и оценивается, как их выполнение влияет друг на друга. Например, на цель «купить квартиру» влияют цели «найти новую работу», «повысить квалификацию», «создать источник пассивного дохода». Это удобно делать, нарисовав все цели в кружочках и соединив их между собой стрелочками.

Наивысший приоритет будет иметь та цель, на которую влияет наибольшее количество других, то есть, к которой ведет наибольшее количество стрелочек. И так далее.

Вклад в глобальный цели

Вклад в глобальные цели — Метод расстановки приоритетов, полностью противоположный предыдущему. В этом случае начинать стоит так же, как и метод взаимного влияния, только наивысший приоритет ставится не той цели, к которой ведет наибольшее количество стрелок, а той, от которой отходит наибольшее их количество.

То есть, наивысшим приоритетом будет обладать не глобальная цель, а та задача, выполнение которой будет способствовать достижению большего количества глобальных целей.

Метод многофакторного анализа

Метод многофакторного анализа. Этот способ расставить приоритеты можно отнести к самым сложным, но и наиболее точным. Здесь необходимо выделить ряд факторов, по которому вы будете сравнивать свои задачи и выставить каждому делу оценки по каждому фактору, допустим, по 5-бальной шкале. Удобно все это оформить в виде таблицы, где по вертикали будут стоять ваши задачи, а по горизонтали — факторы оценки.

В итоге расстановка приоритетов будет происходить по убыванию суммарного бала каждой задачи.

Другие методы расстановки приоритетов

Ну и в заключение, говоря о том, как расставить приоритеты, хотелось бы вспомнить и т.н. «народные методы», от некоторых из них произошли всем вам известные крылатые фразы. Обращаю ваше внимание на то, что это неправильные, неэффективные методы расстановки приоритетов, просто решил их упомянуть, чтобы показать, как не надо делать.

Метод мишени — делать то, что первым попадется на глаза: вижу цель — стреляю.
Метод скрипучего колеса — делать то, что больше всего раздражает (например, начальник «капает на мозги» какой-то работой — значит, она в наивысшем приоритете).
Метод жареного петуха — высший приоритет — это когда уже «жареный петух клюнул», то есть, когда уже сильно прижало, и дальше оттягивать нельзя.
Метод лентяя — в первую очередь делать то, что проще всего, что не напрягает, а сложные и серьезные дела откладывать до последнего.

Также хочу напомнить вам про правило 2 минут, которое говорит о том, что если на выполнение любого дела требуется менее 2 минут, то его следует выполнить тут же, моментально. Применение на практике этого правила позволит вам избежать скопления огромной кучи невыполненных мелких задач.

Теперь вы знаете, как правильно расставить приоритеты. Как видите, методов множество (и это еще не все, лишь самые популярные). Выбирайте, что вам больше нравится, и действуйте. Можно идти по принципу «от простого к сложному», то есть, сначала расставлять приоритеты каким-то более простым способом, потом постепенно переходить к более сложным и эффективным. Главное — понимать, что расстановка приоритетов — это очень важно, и ей действительно стоит уделить внимание.

Желаю вам успехов в освоении тайм-менеджмента и повышении личной эффективности! Увидимся на Финансовом гении!

Расстановка приоритетов.

Руководитель во многом определяет характер, набор и критерии действий подчиненных. Не все он решает единолично, но на то он и руководитель – он влияет на подчиненных. Зачастую руководители недовольны тем, как подчиненные принимают решения и как они действуют.

«Человеку важно определить для себя жизненные приоритеты. В жизни должен быть распорядок, согласно которому вы расходуете время и энергию»

Как управлять удаленным выбором? Именно удаленным, потому что руководитель не может постоянно «стоять над сотрудником» – в этом случае он, безусловно, предотвратит неправильные шаги. Как управлять действиями сотрудников, которые работают самостоятельно и научить их расставлять приоритеты?

Основа основ: система координат

Александр Фридман рекомендует начать управление с создания системы координат:

«Как сотрудник делает выбор? На основании каких-то критериев. Человек всегда действует предельно рационально. «Нерациональные» вымерли, не оставив потомства. Человек рационален всегда, но весь вопрос в том, что он берет во внимание, принимая те или иные решения. Да, он может действовать под влиянием эмоций. Но это значит, что эмоции являются частью его системы принятия решения. Принимая решение, он неосознанно учитывает эмоции. Но каким набором критериев он при этом руководствуется и как действует: подсознательно или неосознанно?

Если руководителю кажется, что сотрудник действует неправильно, следует понимать, что у подчиненного просто другая система координат. Руководитель мыслит в одной системе координат, а подчиненный – в другой. Поэтому его действия кажутся руководителю неправильными. Как же научиться управлять выбором подчиненных, находящихся не рядом с руководителем?

Один из способов – создать единую систему координат. В каком случае она будет полезной и эффективной для управления? Какие требования к ней предъявить?

Она должна быть абсолютно прозрачной, каждый ее элемент должен быть виден и понятен, должны отсутствовать скрытые элементы.
Каждый элемент должен быть четко описан. Но «четкость» не всегда значит «краткость». Пытаясь описать ситуацию кратко, может потеряться ее смысл. Поэтому лучше стремиться к ясности, чем к краткости. Экономия места и букв приводит к тому, что фраза получается краткая, литая, но имеет множество истолкований. Не стремитесь сразу к «латинской литой прозе». Сначала вам нужно все описать понятно и четко.
Логичность происхождения: для чего предназначен тот или иной элемент. Причем хорошо, если логичность опирается на интересы дела, а не на «выпад» руководителя. Мы ведь с вами на работе в интересах дела? «Нравится» или «не нравится» – вторичные процессы.
Согласованность элементов. Нет ничего страшнее системы, в которой элементы противоречат друг другу. Например, какие-то красивые лозунги противоречат правилам компании. Они красиво звучат, но они не реализуются в практических действиях сотрудников. Лозунги могут говорить одно, тогда как правила компании гласят совершенно другое.
Достаточность. Конструкция нашей операционной системы решает все задачи, которые возникают в процессе работы.
Актуальность. Наши элементы должны отвечать сегодняшним задачам, они должны быть своевременно обновлены, верифицированы, они должны быть актуальными, не устаревшими и не отвечать на вопросы вчерашнего дня.
Всеохватность. Система действует по всей территории компании: персонал знает о ее пунктах и руководствуется ими. Тогда первое лицо компании будет спокойно за принятие решений своими подчиненными, а все подразделы компании будут синхронно и правильно работать.

Идеально, когда система работает в автоматическом режиме. Но также всегда должна быть возможность «ручного привода» для руководителя. Важно: операционная система будет приносить пользу, если ее критерии будут соблюдать и подчиненные, и руководитель. Тогда она будет мотивирующей и эффективной».

Управляем приоритетами

«Самые важные дела, как суфле – нужно подавать вовремя»

В процессе расстановки приоритетов нужно обязательно использовать многомерную систему координат. Если она будет применяться систематично, это войдет в привычку как у руководителя, так и у подчиненных, и ее использование не будет вызывать никаких сложностей. Возникает вопрос: как правильно расставить приоритеты?
Поможет разделение дел на поддерживающие и развивающие.
Поддерживающие – это такие дела, не сделав которые ситуация уходит вниз. Это сегодняшние клиенты и те задачи, которые выступают, можно сказать, в качестве «хребта» – поддерживают тело.
Развивающие – то, что способствует развитию (методология, квалификация и т. д.), это некие изменения в чем-то.

Приоритетными делами выступают поддерживающие (в сравнении с развивающими), так как «хлеб важнее масла». Развивающие дела более склонны к эластичности: их можно сделать сегодня, а можно и завтра.
Как расставить приоритеты и на каких этапах это нужно делать? Когда перед нами возникает несколько задач, мы начинаем думать, какой из них присвоить приоритетную роль. И это правильно. В управленческом планировании сначала требуется выбрать первостепенную стратегическую цель, а затем расставлять приоритеты. И делать это нужно на следующих этапах:

перед формулированием целей,
перед декомпозицией,
после декомпозиции.

Декомпозиция — это метод разделения целого на части, позволяющий заменить решение одной большой задачи решением серии меньших задач, пусть и взаимосвязанных, но более простых.

Точный и объективный взгляд на ресурсы после анализа привлекательности результата в процессе проведения декомпозиции может привести к изменению приоритетов. Возможно, понадобится корректировка не только задач и параметров, но и критериев, влияющих на их достижение. Придется вернуться к задачам планирования и пересмотреть базовые факторы (сроки, стоимость и действия, которые приводят к качеству). Они тесно взаимосвязаны между собой и не всегда сохраняются под влиянием определенных обстоятельств. Поэтому в процессе планирования мы можем поменять свои приоритетные позиции как на старте, так и после декомпозиции, так как степень их важности под влиянием процесса может кардинально измениться.

Как правильно расставить приоритеты в работе? Нужно думать, думать регулярно, выделяя для этого достаточное количество времени. Не спеша расставлять приоритеты критериев, верно формировать приоритеты самих целей. Такой подход позволит выявить факторы, которые влияют на конкретную ситуацию и подобрать несколько вариантов для ее решения. Попытка расставить приоритеты на ходу в решении сложных вопросов может привести к неправильным выводам, которые негативно скажутся на всей работе. Точно так же опасно бесконтрольное развитие деятельности, когда о целесообразности смены приоритетов и стоимости конечных результатов не задумываются вообще.

(По материалам видео Александра Фридмана «О планировании и приоритетах», «Как управлять выбором подчиненных». Также использованы материалы из книги А. Фридмана «Вы или Хаос. Профессиональное планирование для регулярного менеджмента»).

Более подробно узнать о том, как расставлять приоритеты для эффективного управления, а также как управлять действиями и мыслями сотрудников вы сможете на курсе Александра Фридмана «Управление выбором подчинённых: как заложить основу для правильной корпоративной культуры» (с программой курса можно ознакомиться по ссылке).

Поделиться в социальных сетях:

Зарегистрироваться

Расстановка приоритетов в работе и жизни, или Матрица приоритетов Эйзенхауэра

Каждое дело стоит начинать с расстановки приоритетов. Научившись отделять главное от второстепенного, вы сбережете время и силы. Американский президент Эйзенхауэр разработал матрицу расстановки приоритетов, в которую идеально вписываются все задачи.

Как правильно расставить приоритеты

Слово «приоритет», прочно вошедшее в нашу жизнь, в переводе с латинского означает «первый». Его мы употребляем, когда говорим о важности, первенстве чего-либо.

Умение расставлять приоритеты как в работе, так и в личной жизни очень ценно. В противном случае нам грозит, по меньшей мере, невроз, спровоцированный навалившимися, как снежный ком, нерешенными проблемами и нарушением баланса между работой и отдыхом.

Ведь невозможно, к примеру, одинаково хорошо работать на двух-трех работах, при этом учиться на дневном отделении, вовремя сдавая все зачеты и экзамены, и при этом всегда находиться в прекрасной физической форме и расположении духа. Тот, кто считает, что это ему по силам, раньше или позже все равно будет вынужден выбрать то, что имеет больший приоритет, и отказаться от второстепенного. Иначе стресс или синдром эмоционального выгорания обеспечены.

Или, например, кто-то задумал осуществить давнюю мечту ― побывать в экзотической стране. Поездка потребует значительных финансовых вложений. Тут также важно определить приоритеты, чтобы в дальнейшем впечатления от путешествия не затмил стресс от необходимости экономить в связи с долгами. Что важнее: путешествие или отказ во имя него от мелких повседневных радостей?

Таким образом, умение расставлять приоритеты и выбирать то, что для нас важнее, и в работе, и в личной жизни позволит нам сохранить здоровье и избежать в нашей жизни цейтнотов.

Матрица приоритетов Эйзенхауэра

Не пасть жертвой хронической усталости или стресса поможет тайм-менеджмент ― наука об управлении временем, куда входит и развитие навыков расстановки приоритетов.

Многие, кто знаком с тайм-менеджментом, наверняка слышали о матрице Д. Эйзенхауэра ― 34-го американского президента, который ее разработал. Ее суть ― правильная расстановка приоритетов. Ведь большинство людей обычно в первую очередь выполняет не ту работу, которую следует, а ту, которая им больше нравится.

Тот, кто хочет работать эффективно, должен определить приоритеты, разделив все дела на важные и срочные. Важные дела ― это те, итог выполнения которых в целом влияет на нашу работу. Срочные дела, понятно, определяются тем, насколько быстро их нужно сделать.

Итак, все дела делятся на 4 группы:

Важные и срочные;
Важные, но несрочные;
Срочные, но неважные;
Не срочные и не важные.

1. Дела важные и срочные

К важным и срочным относятся дела, требующие немедленного выполнения. Если к таковым мы относим большинство своих дел, то это говорит не о том, что мы такие деловые, а о том, что мы:

не умеем планировать свой день и откладываем все важные дела на потом;
у нас отсутствует самодисциплина;
элементарная лень ― одна из главных черт нашего характера:
состояние аврала для нас ― обычное дело.

Люди, постоянно занятые срочными важными делами, наиболее подвержены стрессам. Как правило, одни срочные дела у них сменяются другими не менее срочными, и этому нет конца и края. Они ошибаются, думая, что в авральном порядке сбросят груз важных дел и наконец-то начнут новую спокойную жизнь ― из-за неумения расставлять приоритеты они будут снова и снова становиться на те же грабли.

Примером важного и срочного дела может служить срочный визит к зубному врачу из-за острой зубной боли. Его можно было сделать заранее ― в профилактическом порядке, не доводя дело до потребности в неотложной помощи.

Или, например, поджимают сроки сдачи бухгалтерского отчета, подготовки к экзамену и пр. Об этих сроках нам давно известно, но мы спохватываемся, когда дело из разряда «еще успею» переходит в срочное.

По этому поводу есть немало пословиц, из чего можно сделать вывод, что подобная проблема весьма распространена. Например, «Гром не грянет, мужик не перекрестится», «На охоту ехать ― собак кормить» и пр.

2. Дела важные, но не срочные

Итак, чтобы наши дела не попали в предыдущую категорию, нужно перевести их в разряд важных, но не срочных. Это категория самая важная, потому что, определив приоритеты в выполнении задач, можно спокойно и обдуманно, без лишних нервов их выполнять. И тогда не будет авралов со стрессами, бессонных ночей и нервных срывов, а работа принесет удовольствие. И даже если будут допущены ошибки, у нас будет достаточно времени, чтобы их исправить.

В общем-то большинство людей понимают, что они так и должны поступать: проходить профилактические осмотры в поликлинике, не дожидаясь, как говорят в народе, пока «жареный петух клюнет в голову»; вовремя оплачивать коммунальные счета, писать отчеты и т.д. Но поскольку эти дела требуют приложения определенных усилий и зачастую предполагают выход из личной зоны комфорта, они плавно перетекают в первую категорию и становятся важными и срочными.

3. Дела срочные, но не важные

Сюда относятся дела, которые никак не влияют на результаты работы, они не сокращают дорогу к нашей цели, но мы вынуждены их делать.

Например, нас затопили соседи, и мы должны ликвидировать последствия потопа. Либо потеряли документы и массу времени вынуждены потратить на их восстановление. О таких делах мы можем сказать ― «ни уму ни сердцу». Они отвлекают нас от работы и мешают сконцентрироваться на главном.

4. Дела не срочные и не важные

Пожалуй, этой категории дел отдают приоритет люди, которые не добиваются успехов ни в одной сфере деятельности.

Что же это за дела?

многочасовое бесцельное зависание в соцсетях и за компьютерными играми;
долгие телефонные разговоры с целью «просто поговорить»;
просмотр лишенных смысла телепередач;
хождение по магазинам без цели что-либо купить и др.

Эти дела не приносят никакой практической пользы. Тем не менее, многим трудно лишить себя такого удовольствия, поскольку подобные занятия поднимают им настроение. Главное, чтобы они не перешли в разряд приоритетных. Не срочные и не важные дела должны служить лишь передышкой, кратковременным отдыхом между важными. И особенно не стоит начинать с них свой день.

Как правильно расставить приоритеты

Чтобы отделить нужное от бесполезного, нужно рассортировать свои дела по упомянутым 4-м категориям.
Не стоит забывать, что важное дело не означает срочное. Важное приближает нас к цели, но оно может не быть срочным. Срочному же нужно уделить особое внимание.
«Правило преимущества» гласит: сначала важное, а потом срочное. Не стоит подчиняться диктатуре спешки: срочные дела могут быть не важными и не обязательными.
Каждый день нужно начинать с дел из 1-й группы, как бы ни привлекательны были дела из других групп. Если не удалось их закончить в течение одного дня, нужно продолжить работу на следующий день.
Также каждый день стоит некоторое время отводить для дел из группы 2 (важные, но не срочные). Это будет работать на «завтрашний» успех.
Поскольку времени всегда не хватает, чтобы успеть сделать все, что мы запланировали и чего от нас ждут другие, нужно определять действительно важные для нас дела и уметь отказываться от выполнения не обязательных, то есть говорить «нет».
В идеале наши ежедневные усилия прежде всего должны быть направлены на выполнение задач из группы 2 ― важные несрочные.

Приоритеты у каждого человека разные. У кого-то на первом месте карьера, у кого-то семья, а еще у кого-то здоровье и т.д. К тому же в течение жизни они могут не раз меняться. Но чтобы быть успешным и сохранить здоровье и нервы, нужно в первую очередь уметь определять приоритетные задачи на каждый день. И здесь пригодится матрица приоритетов Эйзенхауэра.

Расставлять приоритеты: 6 эффективных методов

Всем привет! Уметь правильно расставлять приоритеты просто обязан каждый человек на планете, потому, что именно от этого большей частью зависит его успех и качество жизни, неважно, в какой сфере деятельности он трудится, и трудится ли вообще. И сегодня мы рассмотрим, какие существуют наиболее эффективные и простые способы, чтобы вы могли выбрать для себя подходящий.

Топ способов

1. ABC – метод

Он заключается в ранжировании по важности и сложности. Вам стоит просто составить список дел и целей, распределив по категориям:

А – самые срочные и ценные
В – могут немного подождать
С – вполне можно отложить на неопределённый срок

2. Олимпийский способ

Он заключается в сравнении, именно так проще определить значимость. Вот, например, пришли вы в магазин за обновками, и увидели 10 красивых футболок. Глаза разбегаются, вы не знаете, какую из них выбрать, а купить несколько не можете себе позволить.

Тогда из 10 вы откладываете 8, которые больше нравятся, 2 оставшиеся совсем убрав. Затем из восьми шесть, и так, пока не останется одна. Точно также поступайте и в работе, планировании своей деятельности, расходов, отпуска и прочее.

3. Парное сравнение

Хоть он и похож по схеме действия на предыдущий, весомые отличия имеются – используя эту технику вы сможете определить наиболее эффективный вариант из предложенных. Допустим, вы получили наследство и не знаете, как распорядиться деньгами, чтобы было выгодно. И «мечетесь» между вкладыванием в бизнес, покупкой недвижимости, либо же депозитом в банке.

В этом случае следует выписать самые важные критерии, характеризующие как процесс, так и ожидаемый результат. В нашем примере идеально подойдут такие, как реальность воплощения, риски и сроки реализации. Соотнесите каждый из своих вариантов к наиболее соответствующему критерию. После чего подумайте, что лично для вас является самым важным? Чего вы хотите достичь?

4. Матрица Эйзенхауэра

Это довольно-таки непростая таблица, но немного уделив ей внимания, вы поймёте, насколько она удобна и эффективна. Она помогает не только выделить наиболее актуальные и первостепенные задачи, но и распланировать свободное время, исключив совершенно бесполезные занятия из своей жизни. Включает в себя четыре типа приоритетности, благодаря которым вы будете всегда знать, что следует делать в данный момент. Подробно ознакомиться с ней можно, перейдя по ссылке.

5. Взаимное влияние

Эта техника незаменима в жизни, потому что с её помощью становится проще не только предугадывать будущее, исключая порой сложности и неудачи, но и нести ответственность за свои поступки. Суть заключается в том, что вам необходимо выписать на листе абсолютно все ваши задачи и цели, только не структурировано по списку, а разбросать по листу, и обвести их в кружочек.

Потом соединить между собой стрелками, если они влияют или зависят друг от друга. Например, если вы мечтаете, наконец, купить машину, то это будет сложно сделать, если, конечно, у вас не лежит в банке необходимая сумма денег. Поэтому это стремление как нельзя, кстати, связано с желанием организовать источник пассивного дохода, а также поиском новой работы, разговором с начальством по поводу повышения и прочее.

6. Квадрат Декарта

Непростая техника, и подходит для случаев, когда необходимо верно расставить приоритеты, только не ежедневных задач, а такого, глобального и масштабного плана. Например, которые по времени выполнения занимают год и больше. Вот, допустим, решили вы открыть бизнес, но сомневаетесь в своих силах или боитесь рискнуть и всё потерять. В таком случае выберите время, когда вас никто не потревожит, и ответьте себе на следующие вопросы:

Что случится, если я решусь и сделаю это?
А что произойдёт, если не сделаю?
Чего не случится, если я сделаю это?
И чего не случится, если не сделаю?

Вроде бы простые вопросы, но они помогут осознать мотивы, просчитать последствия, как активности, так и бездействия. Важно только позволить себе пофантазировать.

Заключение

И напоследок, посмотрите обязательно статью «Как эффективно управлять своим временем занятому человеку с помощью методик тайм-менеджмента», там вы найдёте информацию о том, как правильно ставить цели и планировать. Ведь саморазвитие – процесс непрерывный, какого бы успеха не добился человек. Успехов вам и свершений!

Материал подготовила Журавина Алина.

1.2. Планирование и расстановка приоритетов. – Обучение персонала в Приоритет

Главная / БОСС-МЕНЕДЖМЕНТ: 1.2. Планирование и расстановка приоритетов.

Никто не планирует неудачу, бывает неудачное планирование.

Неизвестный автор

Пока Вы не сможете управлять своим временем, вы не сможете управлять ничем другим.

Питер Друкер

1.2. ПЛАНИРОВАНИЕ И РАССТАНОВКА ПРИОРИТЕТОВ.

Из той главы Вы узнаете, как создать правильный контекст выполнения поставленных задач подчиненными за счет верной расстановки приоритетов, определения важности и срочности формулируемых задач.

Безусловно, важное место в искусстве управления занимает планирование. При этом эта функция управления как ничто другое обнажает способность или неспособность управлять временем, ресурсами, задачами и самим собой у самого руководителя. Дело в том, что методы планирования руководителя во многом являются ориентиром и методологическим маяком планирования для подчиненных.

Иногда на тренингах по тайм-менеджменту для того, чтобы оказать эффективное тренинговое воздействие и стимулировать качественно новые отношения больших начальников ко времени и принятым на себя обязательства, тренерам корпорации NEZHDANOV-GROUP.RU приходится прибегать к достаточно жестким методам.

Вспоминается случай, когда управляющий крупным металлургическим заводом задержался на начало тренинга на 20 минут. Обычно в начале тренинга вводится установка на то, что тренинговая группа это живой организм и каждый член группы – это неотъемлемый элемент необходимый для достижения результата всей команды. Часто приходиться употреблять эту методику, в завершении которой приводится проблематизирующий вопрос: «Представьте, что у организма периодически не будет хватать руки, ноги или головы…?»

Разумеется, вводятся санкции за несвоевременное появление на тренинге предъявляемые участникам. Наш опоздавший на курс «Тайм-менеджмента» руководитель, как ни в чем не бывало, попытался занять свободное место в зале, но не тут-то было. Пришлось вызвать его на горячее место («горячий» стул) и провести подробный разбор полетов по вопросу нарушения обязательств, игнорирования интересов команды в целом и планов каждого руководителя, задерживающегося после планового завершения тренинга из-за позднего начала. Благо это был не корпоративный тренинг, а сборный, когда статус каждого отдельного участника не может быть для тренера ниже, чем статус любого другого отдельного участника, а тем более тренинговой группы в целом.

Управляющий директор, не приняв ответственности за опоздание, попытался скомпрометировать тренера, начал демонстрировать свое особенное положение, масштабы своей личности, стал давить на тренера, в результате чего он был в резкой форме отправлен с тренинга с указанием места, где он может забрать свои деньги.

Такие резкие случаи происходят отнюдь не ежедневно, но об эффективности тренерской позиции может свидетельствовать тот факт, что уже на следующем тренинге от завода, который возглавлял, удаленный руководитель, присутствовало 4 начальника рангом пониже. Очевидно терапевтический эффект навыка принятия обязательств и планирования их соблюдения, а также управления временем в целом был достигнут. У тренируемых возникло осознание ответственности за время других людей и это стало важнейшим результатом 25 минутного тренинга, на котором посчастливилось побывать опоздавшему директору и остальным участникам.

Разумеется, нести ответственность за свои слова, за свое время и за время коллег, партнеров и подчиненных – это не единственный ресурс планирования. Более того, вышеуказанная ответственность собственно к навыкам планирования относиться весьма опосредованно, хотя позволяет не провалить все результаты планирования подотчетные руководителю и членам его команды.

В чем же заключается планирование? Каковы основные компетенции, которыми должен обладать руководитель для того, чтобы по методу Fi.S.E.Q. Дениса Нежданова получить наивысший рейтинговый балл в планировании действий и результатов, возложенных на подчиненных?

В ответ на этот вопрос прибегнем к уже известному пятишаговому алгоритму планирования. Точно также как при постановке задач подчиненным и донесении требуемых от них результатов необходимо придерживаться 5-ти ключевых пунктов, при осуществлении планирования необходимо уметь адекватно применять 5 ключевых шагов.

Первый шаг планирования тесно связан с умением определять перечень действий необходимых для достижения результата. Какой бы амбициозной и масштабной не была поставленная задача и необходимый результат необходимо получить, утверждение восточного мудреца Конфуция о том, что «путь в 1000 ли начинается с одного шага».

Требуется ли вам увеличить занимаемую долю рынка на …цать процентов, повысить качество продукции, снизить издержки или поднять производительность труда в 1,5 раза. В цепочке действий по решению всех этих задач всегда будет множество шагов, действий и промежуточных достижений верный учет и распределение последовательности которых приведут вас и ваших подчиненных к желаемому результату.

Для того чтобы ваш план был эффективен, вторым шагом планирования необходимо оценить время необходимое для решения каждой подзадачи, каждого действия необходимого для воплощения задачи ключевой.

Во избежание неверного планирования подчиненными порядка и алгоритма достижения результата, определенного делегированной задачей руководителю важно самому иметь представление о наиболее эффективном порядке выполнения сформулированного подчиненному задания.

При этом чтобы картина выполнения задачи у руководителя и подчиненного совпадали, помимо требований к результату бывает важно определить не только перечень действий, но и время, которое, по мнению руководителя каждого из которых у подчиненного должно занять.

Это особенно важно, когда руководитель адаптирует под свой рабочий темп производительности новых сотрудников или даже целую команду. Это особенно актуально, если эта команда, привыкшая работать с меньшей скоростью и производительностью, чем этого требует логика управления соответствующим структурным подразделением или бизнес-единицей. Когда подчиненные войдут в необходимый для эффективного управления режим личной профессиональной производительности, четко обозначать периоды достижения промежуточных результатов со стороны руководителя, необходимость исчезает вплоть до появления задач других категорий сложности или ранее не характерных для подчиненных.

Именно поэтому руководитель должен не только уметь сформулировать перечень действий, например, так: «Наталья Геннадьевна ваша задача к 31 августа подготовить инвестиционный меморандум по нашему акционерному обществу на следующий деловой год. Для этого возьмите образец прошлого года, включите туда цифры и задачи из «Календарного плана реализации стратегии предприятия до 2015 года», произведите перерасчет инфляционной составляющей и предложите оптимальный для предприятия и инвесторов уровень рентабельности инвестиций на вложенный капитал и проект представьте для согласования и корректировки мне лично в электронном виде». Помимо указания перечня необходимых действий, необходимо бывает необходимо вторым шагом планирования определить и период реализации каждого пункта в отдельности. Например «Корректировка основного текста у вас должна быть закончена к среде, инфляционная составляющая должна быть учтена к четвергу, а проект оценки приемлемого уровня рентабельности для инвесторов должен быть предоставлен не позднее следующего понедельника».

Очевидно, что видение руководителя может в полной мере не учитывать серию задач и плановую деятельность подчиненного в полном объеме. Кроме того, вероятно, что задача, которую вы поставите ведущему специалисту, начальнику отдела или даже управляющему директору предприятия в системе группы компаний под вашим руководством будет не единственной. Именно поэтому необходимо в планировании учитывать и третий этап планирования – учет резерва времени на выполнение поставленной задачи. Рекомендуемый период резервирования времени составляет собой пропорцию 100% к 40%. Это значит, что если задача должна занять по предварительным расчетам около 10 дней, необходимо заложить 4 дополнительных дня для ее выполнения. И это не значит, что нужно откладывать срок ее выполнения для подчиненного. Скорее нужно ставить задачу заблаговременно.

Так если вы ставите задачу менеджеру по маркетингу подготовить буклеты компании к очередной выставке, например INNOPROM 2012 за 10 дней минимального срока готовности печатной продукции, то смещение срока еще на 4 дня лишит всякого смысла выполнение задачи. Что это означает для руководителя? Это означает, что задача должна быть поставлена ранее, чем за 10 дней. А точнее не позднее, чем за 15 дней, ведь 14 дней необходимо на исполнение с учетом резерва времени.

Очевидно, что это не всегда возможно именно поэтому четвертой ключевой компетенцией планирования выступает умение отделять важное от срочного. Руководитель должен уметь сам и должен научить подчиненных искусству дифференциации важного и срочного, равно как и наоборот, неважного и несрочного друг от друга, эффективно используя рабочее время и достигая наибольшего результата из возможного на каждом временном отрезке.

Науке установления важности поставленных задач нас учит популярный и, казалось бы, хорошо знакомый инструмент – матрица Эйзенхауэра.

Но так ли хорошо мы представляем, как этот инструмент применять в ежедневном планировании управленческих задач и задач наших подчиненных?

Перед тем как мы с вами ознакомимся с таким инструментом планирования как Матрица Эйзенхауэра предлагаю вам пройти тест «Ловушки времени».

Тест «Ловушки времени».

Инструкция: выполняя тест, оцените в баллах от «1 до 10» актуальность нижеуказанных ловушек времени лично для себя:

	*Предрасположены ли Вы к тому, чтобы…*	баллы
	Откладывать выполнение трудной или объемной работы?
	Отодвигать во времени принятие неприятных решений ?
	Перестраховываться, заручаясь мнением других при принятии решений?
	Все делать самому?
	Браться за несколько дел сразу?
	Работать в спешке и суете?
	Приниматься за работу без предварительного поиска лучших подходов к делу?
	Прерывать начатую работу, чтобы заняться другими делами? Часто не доводить дело до конца?
	Откладывать выполнение трудных задач после первоначальной их обработки?
	Работать нетерпеливо, несобранно?
	Работать более 2 часов без перерыва?
	Делать по чуть – чуть незавершенную работу («размазывать» ее на несколько дней или недель).
	Расходовать время на второстепенные дела?
	Заниматься чужими делами, если они вас заинтересовали?
	Стремиться к безупречному выполнению задач даже в тех областях, где этого не требуется?
	Стараться получить абсолютно всю информацию.
	Стремиться всегда помочь другим в решении их проблем.
	Проявлять излишнюю общительность?
	Иметь беспорядок на рабочем месте?

Выберете среди отмеченных пунктов пять, наиболее существенных для Вас. Реализуя очередной план дня, постарайтесь сознательно избавиться от данных «ловушек».

Мои «ловушки времени»

1._____________________________

2._____________________________

3._____________________________

4.______________________________

После Теста «Ловушки времени» предлагаю нам с вами свежий взгляд на инструмент планирования американского генерала и Президента США. Но прежде чем мы начнем, давайте определимся с заданием!

Итак, ваша задача заключается в том, чтобы вспомнить ваш прошедший рабочий день руководителя и записать в нем все задачи. Выполнение, которых заняло у вас от 15 и более минут. Это очень важно для диагностики вашего умения «отделять зерна от плевел», «важное» от «срочного», и «неважное» от «несрочного». Поверьте, в результате заполнения этого теста вы получите важный практический результат, который откроет вам новые границы управленческой эффективности.

Итак, ЗАДАНИЕ: опищите ваш прошлый рабочий день:

с утра до вечера,

с учетом того времени, которое у вас заняло решение деловых вопросов.

И здесь я не имею в виду плановый техосмотр вашего внедорожника, доставку детей до школы или теннисного корта на вечер.

Я имею в виду деловой день от «А» до «Я».

Задание. ОПИШИТЕ ПОДРОБНО ВАШ ПРОШЛЫЙ РАБОЧИЙ ДЕНЬ

Время		Дела, которые вы выполнили самостоятельно, включая консультации, совещания, решение проблем и т.д.
9-00	9-15
9-15	9-30
9-30	10-00
10-00	10-15
10-15	10-30
10-30	10-45
10-45	11-00
11-15	11-30
11-30	11-45
11-45	12-00
12-00	12-15
12-15	12-30
12-30	12-45
12-45	13-00
13-00	13-15
13-15	13-30
13-30	13-45
13-45	14-00
14-00	14-15
14-15	14-30
14-30	14-45
15-00	15-15
15-15	15-30
15-30	15-45
15-45	16-00
16-15	16-30
16-30	16-45
16-45	17-00
17-00	17-15
17-15	17-30
17-30	17-45
17-45	18-00

Теперь, когда вы восстановили картину рабочего дня, кстати, в тайм-менеджменте это называется «фотография времени» мы перейдем к такому инструменту принятия управленческих решений в планировании как матрица Эйзенхауэра. Это матрица американского генерала, ставшего президентом США, состоит из 4 частей, каждый из которых расположен на системе координат, сверху вниз мы обозначаем задачи от «важных» к «неважным», а справа налево, задачи, отличающиеся по фактору срочности от «срочных» и «не срочных». Для удобства применения разобьем схему на 4 квадранта.

Матрица Эйзенхауэра.

	I квадрант	II квадрант
В А Ж Н Ы Е	Разрешение кризисов Неотложные задачи Проекты, у которых подходят сроки сдачи «ТУШЕНИЕ ПОЖАРОВ	Планирование новых проектов Оценка полученных результатов Превентивные мероприятия Налаживание отношений Определение новых перспектив, альтернативных проектов «ПРЕДОТВРАЩЕНИЕ ПОЖАРОВ»
	III квадрант	IV квадрант
Н Е В А Ж Н Ы Е	Прерывания, перерывы Некоторые телеф. звонки Некоторые совещания Рассмотрение неотложных материалов Общественная деятельность «ТУШЕНИЕ МУСОРА»	Рутинная работа Некоторые письма Некоторые телефонные звонки «Пожиратели» времени Развлечения «ПРОЖИГАНИЕ ВРЕМЕНИ»

СРОЧНЫЕ НЕСРОЧНЫЕ

Каждому из квадрантов мы дадим свое обозначение в цифровом эквиваленте. Задачи 1 квадрата характеризуются для нас и наших подчиненных 2-мя ключевыми параметрами: они одновременно «срочные» и «важные». Этим задачам мы дадим такое метафорическое обозначение как «тушение пожаров».

Почему так? Полагаю, что в управлении именно эта метафора наилучшим образом отражает дела, не решение которых может привести к самым катастрофическим последствиям. Это, например, закрытие налоговой банковского счета, арест товара, срыв контракта, неявка на совет акционеров с докладом о прибылях и убытках и многое другое.

Мы не можем отложить решение этих дел более чем на несколько минут (в худшем случае, и несколько часов в худшем). Эти дела необходимо решить сразу по мере возникновения проблемной ситуации, если уж не удалось их предотвратить. Мы не можем на полчаса отложить тушение пожара. В противном случае уже нечего будет тушить, и нечего будет спасать.

Что же относится у нас к тушению пожаров – квадрант 1. Если воспользоваться 5-ти ступенчатой системой оценки роста компании, которую тренеры Корпорации NEZHDANOV-GROUP, применяют в стратегическом планировании, то все управленческие задачи мы можем объединить в 5 ключевых разделов: финансы, маркетинг, производство, персонал, инновации.

Таким образом, разрешение кризисов – «тушение пожаров» в финансах – это срочный поиск денег, оперативное кредитование. В маркетинге – это нейтрализация негативных слухов и реагирование на маркетинговые ходы конкурентов, в управлении персоналом – это срочная замена не вышедшего, заболевшего или уволившегося сотрудника или разрешение конфликта в производстве – это срочный ремонт, подвоз сырья или восстановление производительности оборудования и т. д.

Очевидно, что откладывание или «прокрастинация» этих дел могут стоить нам не только работы, но и привести к катастрофическим последствиям для предприятия. Именно поэтому мы не имеем право откладывать эти задачи и именно поэтому нам необходимо закладывать резерв времени на все задачи для выполнения подчиненными, учитывая вероятность форс-мажора, который не должен ломать управленческие планы.

Совершенно очевидно, что работать в ситуации форс-мажора невозможно без ущерба для результатов перспективного плана.

Именно поэтому квадрант 2 – важных и несрочных дел я предлагаю озаглавить как квадрат «Профилактики пожаров». Именно работа по предотвращению форс-мажоров должна быть приоритетом управленческой деятельности руководителя.

В области финансов «профилактикой пожаров» выступает финансовое планирование и бюджетирование. В области маркетинга эта работа по разработке и внедрению позиционирования и проведения маркетинговых исследований, в области персонала – это подготовка кадрового резерва, обучение и развитие персонала, а также формирование и развитие корпоративной культуры. Сюда также относятся налаживание отношений в коллективе, с контролирующими органами, клиентами и партнерами. Стратегическое и оперативное планирование и многое, многое другое, что имеет своей целью сделать достижение результата процессом, прогнозируемым и управляемым на 90, 100 и более процентов, если иметь ввиду перевыполнение планов.

Вообще, когда меня спрашивают, что является бизнес-результатом управленческих тренингов, я часто говорю – это повышение управляемости предприятием. Выполнение 80% поставленных задач на предприятии – была 80% управляемость. Стали выполнять 95% — стала 95% управляемость. Стоит ли говорить, что некоторым клиентам удается перевыполнить и без того амбициозные планы, усовершенствовав и структуру управления, и управленческие навыки руководителей.

И все же вернемся к 3-му квадранту управления – он как мы видим на схеме — объединяет задачи срочные, но относительно неважные.

Первое, что необходимо отметить это то, что эта категория дел самый главный кандидат на безоговорочное делегирование. Как правило, в области финансов это составление технической аналитической отчетности, рутинного характера в работе с персоналом – это составление графика отпусков и организация корпоративных мероприятий, в производстве – это организация замены комплектующих и многое другое. Все эти задачи требуют большой усидчивости, пунктуальности и ответственности и должны быть делегированы компетентным подчиненным, для которых эти задачи должны быть приоритетными – важными и не срочными до момента возникновения того или иного кризиса наступающего при неэффективном управлении, в условиях которого делегирование и распределении ответственности стремиться к нулю.

Что касается 4-го квадранта – это неважные и несрочные дела. Это личные телефонные звонки, кофе, чтение непрофессиональной литературы, компьютерные развлечения, в ходе которых вы ничего не обдумываете и не планируете никаких решений или действий.

Стоит ли говорить, что это часто непродуктивное время, которое служит небольшому восстановлению душевных и физических сил для производительной работы.

А сейчас давайте подведем итог вашему прошлому рабочему дню. Посчитайте сколько % из 100% вашего рабочего дня (с 6-ти, 8-ми, 12-ти часового) у вас пришлось на решение задач, каждого из 4х квадратов матрицы Эйзенхауэра. Готовы? Итак, у вас должно получиться сначала:

1. продолжительность рабочего дня, например 10 часов (600 минут), включая обед и все остальное;

2. из них квадрат 1≈ сколько минут ? ≈ ___________________________%

квадрат 2≈ сколько минут ? ≈ ____________________________%

квадрат 3≈ сколько минут ? ≈ ____________________________%

квадрат 4≈ сколько минут ? ≈ _________________ __________%.

Когда будут готовы ваши результаты, мы подведем итог вашей эффективности планирования. Промежуточные результаты мы получили сразу, а окончательные рекомендации вы получите чуть позже.

ИТАК, ЧТО МЫ ПОЛУЧИЛИ?

КВАДРАНТ I

Это те дела, которые требуют немедленного решения. Они и срочные, и важные и так и кричат о себе: «Сделай! Прими решение! Ответь на письмо! Совещание! Приготовь доклад!».

Что Вы получили?

Если квадрант I непропорционально разросся, это значит, что сроки и даты управляют Вами, а не Вы своей жизнью. У Вас отсутствует стратегический подход к проблеме. Менеджер, да и просто человек, попавший в такую ситуацию, находится под ежедневным Дамокловым мечом стресса, вызванного непреходящей кризисной ситуацией. У Вас нет ни времени, ни сил обдумать перспективные планы, подготовить предложения о новом продукте, Ваши коллеги, отношениями с которыми Вы так дорожите, забыли, как Вы выглядите. Вы догоняете уходящий поезд и в один прекрасный момент окажетесь на пустом перроне с разрывом сердца.

Почему?

— Вы неправильно расставили приоритеты,

— не умеете делегировать обязанности, не доверяете своим сотрудникам, тянете все нагрузки на себе.

При таком положении вещей Вам трудно рассчитывать на повышение, т.к. у Вас нет мнения, видения будущего компании, Вы целиком заняты важными проблемами сегодняшнего дня.

Что делать?

Научиться расстановке приоритетов в работе, делегировать обязанности, воспитывать себе заместителя, дублера, если хотите, который заменит Вас при необходимости. Подготовить лист обязанностей, которые Ваши сотрудники могут выполнять вместо Вас. Пересмотреть лист приоритетов. Перенести центр тяжести Вашей деятельности в квадрант II.

КВАДРАНТ II

Важно, однако. «не срочно», прекрасная философия! Если Вам удалось так распределить время, что квадрант II оказался наиболее заполненным делами, Вас можно искренне поздравить!

Что Вы получили?

Вы прекрасно умеете «отделять зерно от плевел», концентрируетесь на главном, имеете свой взгляд на все, поскольку у Вас достаточно времени спокойно поразмыслить о текущих и будущих проектах. У Вас хорошие деловые отношения с Вашими коллегами, Вам есть к кому обратиться с вопросом и за консультацией, если это требуется.

Почему?

Ваша система установления приоритетов хорошо подходит для Вашей конкретной деятельности. Вы умеете делегировать обязанности и не тратите время на решение чужих проблем.

КВАДРАНТ III

Неважно, однако, срочно? Несущественные мелочи, краткосрочные цели, сиюминутные интересы и проблемы.

Что Вы получили?

Вам не кажется, что Вами затыкают все дыры? Или Вы это так сами устроили? Почему Вы выполняете самую неважную часть работы? Кто за Вас делает остальное? Если к тому же второе место по затраченному времени в Вашей матрице занимает квадрант IV, то Вы первый кандидат на увольнение.

Почему?

В силу каких-то причин Вы изо всех своих должностных обязанностей выбрали только неважные. Причем Вы сами определили, что для Вас является основным делом, и что – суета сует. Если Вы сами признаете, что тратите время на выполнение неважных задач, то почему Вы так поступаете? У Вас нет ни четких целей, ни планов как на ближайшее время, так и на долгосрочную перспективу. Это похоже на саботаж, причем пострадаете от него прежде всего Вы сами.

Что делать?

Если Вы собираетесь поискать себе другое место работы, подумайте вначале, на какую рекомендацию от Вашего теперешнего руководства Вы можете рассчитывать при таком трудовом энтузиазме? Наверное, целесообразнее привести в порядок дела на настоящем месте работы, чтобы Ваш начальник отпускал Вас со слезами на глазах и обещанием принять, как только Вы захотите вернуться назад. Для этого необходимо «просто» перенести центр тяжести Ваших дел в квадрант II, стать незаменимым и действительно нужным сотрудником. Для этого надо немедленно пересмотреть лист приоритетов, графики выполнения задач, освоить все техники экономии времени. Вам отступать некуда, Вы в кризисе, который может закончиться плачевно!

КВАДРАНТ IV

Неважные и несрочные дела. За что Вам платят зарплату? Вам не жаль тратить свою жизнь на выполнение никчемных дел? Комментарии излишни.

Это общая методология. Более надежные ориентиры планирования здесь:

До 30% — квадрат 1;

До 65% — квадрат 2;

До 5% — квадрат 3;

0% — квадрат 4 (рекомендую сочетать приятное с полезным) на работе.

Естественно важные и срочные дела вами и вашими подчиненными должны выполняться в первую очередь, в 1-й половине дня и т. д. При этом важные и несрочные дела должны иметь безоговорочное первенство в течение дня.

Что касается 3-го квадранта – эти дела естественно также должны занимать большую часть времени ваших подчиненных, если они еще не стали руководителями.

По 4-му квадрату отмечу, что все перекусы и отлучки должны быть четко регламентированы, чтобы исключить творческие интерпретации персонала. Научившись, отделять важное и срочное друг от друга необходимо научиться пятому навыку планирования РАССТАНОВКЕ ПРИОРИТЕТОВ,

Для этого воспользуемся формулой известного итальянского ученого У. Парето, именем которого названо актуальное для управления математическое правило. Итак, в чем заключается правило Парето. Ученый методом математического анализа установил, что 20% людей в мире обладают 80% всех имеющихся в нем денег, а 80% людей обладают оставшимися 20% финансов. Какое отношение это имеет к планированию? Достаточно прямое. Дело в том, что все дела, которые руководители и специалисты выполняют в течение дня можно сгруппировать по категориям.

Категория А – самые эффективные дела, занимая 15% времени в течение дня они дают до 65% результативности, дела категории В – занимают около 20% времени и дают 20% в обеспечении результатов, дела категории С занимают до 65% времени и в лучшем случае дают 15% вклад в достижение результата.

Внимание вопрос, к какому квадрату матрицы Эйзенхауэра относятся дела категории А? К первому? Вовсе нет! Ко второму, дела категории В — к первому и дела категории С — к третьему как показано на рисунке.

Рис. Соответствие квадрантов матрицы Эйзенхауэра и дел различных категорий эффективности и приоритетности в системе А, В, С- оптимизации.

…

Какие выводы мы можем сделать благодаря этой схеме? Это несложно, если посмотреть на успешных людей – 100% времени они уделяют решению задач категории «А». Все остальное за них делается подчиненными. В этом их успех – в обеспечении высокой рентабельности собственных временных затрат! Минута таких людей стоит дороже, потому что она дает наибольший результат.

Такие люди сами не продают, они находят «гениев продаж» или создают эффективную систему сбыта, такие люди сами не ведут финансовый анализ они берут на работу личных аналитиков и наконец такие люди не концентрируют ответственность за результат на себе они ее вкладывают в сознание, умы, сердца и руки каждого члена команды – индивидуально и коллегиально.

Именно умение расставить приоритеты дел, оценивать, какая задача дает наибольший эффект в дальнейшем отличает успешного руководителя, от руководителя реактивного, сначала действующего, а затем взвешивающего целесообразность и эффективность одних действий по сравнению с другими, которые он мог реализовать в указанный период времени для достижения наилучшего результата.

Именно поэтому планирование по 5-ти шаговой модели наиболее эффективно при применении каждого из этапов без исключения. А примеры такого планирования мы можем увидеть в следующей таблице алгоритма эффективного управления и делегирования по методу Fi.S.E.Q Дениса Нежданова.

Лаконично и просто, но как много знаний, усилий и навыков за этим стоит, впрочем, как и за каждым навыком управления, следующим из которых является ОРГАНИЗАЦИЯ. Но прежде я предлагаю ознакомиться с дополнительными материалами по теме планирование.

АЛГОРИТМ ОПЕРАТИВНОГО УПРАВЛЕНИЯ И ДЕЛЕГИРОВАНИЯ

По методу Fi.S.E.Q. – Дениса НЕЖДАНОВА

Как расставлять приоритеты: 8 НЕТ в планировании

Неизменная часть системы управления собственным временем — умение расставлять приоритеты. Как выбрать, какие задачи решать в первую очередь, а что отложить «на потом», рассказали эксперты.

1. «Нет» длинным спискам

Составление списков дел или To-Do List помогает визуализировать необходимые задачи — касается ли то работы, домашних дел или личной жизни. Однако если список «надо сделать сегодня» растягивается на полметра, пора пересматривать свои желания.

Принцип Парето говорит, что 20% усилий отвечают за 80% результата. Соответственно, львиная доля последствий зависит от малого (в общем масштабе) количества причин.
Гэри Келлер, предприниматель, автор книг по тайм-менеджменту, советует руководствоваться этим принципом при составлении традиционного списка дел: «Запишите все, что вы хотите успеть и выделите 20% самых важных дел. Теперь из выделенного нужно выбрать еще 20%, и так до тех пор, пока в вашем списке не останется один пункт. Это и будет ваше самая важная, приоритетная вещь». Отказ от длинных списков и приведение всего To-Do листа «к единому знаменателю» — едва ли не основополагающая часть расставления приоритетов по Келлеру.

Ольга Артюшкина, директор офиса внедрения и сопровождения компании «1С-Рарус»: «Умение расставлять приоритеты основано на базовых принципах тайм-менеджмента. Наличие конкретного плана задач на день — так называемого ToDo-листа — не является жесткой необходимостью. Cовет тем, кто только собирается заняться планированием: главное, чтобы оно не занимало слишком много времени. Иногда лучше сделать примерный план и приступить непосредственно к работе, чем часами распределять задачи в календаре, не успевая потом сделать и самого важного. Само по себе планирование приоритетом не является».

2. «НЕТ» мультизадачности

Гай Юлий Цезарь мог делать шесть дел одновременно: читать, диктовать письма, обсуждать законопроект и так далее. Однако в современном мире мультизадачность становится непреодолимым препятствием к успешному выполнению работы.

Как показывают исследования, до 30% потерь рабочего времени приходится на переключения с одной задачи на другую. Большая подверженность стрессу, большее количество допускаемых ошибок, пробелы в «чувстве времени» и увеличение временного отрезка, требуемого на выполнение задачи — вот самые распространенные недостатки режима мультизадачности. Пытаясь делать несколько дел одновременно, мы распыляем внимание и снижаем работоспособность.

Сергей Варт, head of B2B marketing, Masterzen: «Приоритеты каждый расставляет для себя сам на основе своих ценностей и представлений о жизни. Я при расстановке приоритетов стараюсь пользоваться рациональным подходом, составляю таблицу, в которой отвечаю сам себе на следующие вопросы:

1) Какие возможности несет это решение краткосрочно?

2) Какие угрозы несет это решение краткосрочно?

3) Какие возможности несет это решение долгосрочно?

4) Какие риски несет это решение долгосрочно?

Оцениваю плюсы и минусы и принимаю решение о приоритетности. Это работает как в бизнесе, так и в жизни. Приоритеты помогают осознанно подходить к делам и другим сферам жизни и не „распыляться“».

3. «НЕТ» отсутствию дисциплины

Достижение успеха во зависит от самодисциплины — этот постулат принят за аксиому многими апологетами тайм-менеджмента. На самом деле жесткая дисциплина нужна только до того момента, пока ваши осознанные действия не перерастут в привычку.

Как показывают исследования американского Института развития человека, на формирование привычки, в зависимости от сложности действий, требуется от 32 до 66 дней. То есть вам надо будет заставлять себя, допустим, рано вставать, чтобы успеть сделать все запланированное, только месяц-два, а дальше ранние подъемы перерастут в привычку и не будут причинять ни малейшего дискомфорта ни в психологическом, ни в физическом плане.

Юлия Бойко, бизнес-тренер компании BogushTime: «Поставив цели, человек всегда должен держать на них фокус. Другими словами нужно научиться планировать и связывать цели с ежедневными действиями. Так проще не просто определять приоритеты, но и придерживаться их».

4. «НЕТ» лишним действиям

В вопросе расставления приоритетов вопрос последовательности играет большую роль. Но еще важнее, считает Гэри Келлер, внести конкретику: «Задайте себе Фокусирующий Вопрос: «Какую единственную вещь я могу сделать, чтобы остальные вещи стали простыми или вовсе ненужными?»

Таким образом вы определяете направленность цели. Сумев выделить важное, все остальные дела из вашего списка вы сделаете простыми или вовсе не требующими исполнения.
Дмитрий Гусенко, бизнес-тренер, управляющий партнера BogushTime Россия: «Расставлять приоритеты — это важное качество или способность человека, но она не врожденная, эта способность приобретенная — этому надо просто научиться. Для расстановки приоритетов необходимо посмотреть на области жизни и выбрать то, что оказывает максимальную пользу на максимальное количество жизненных областей. Самый главный секрет в расстановке приоритетов — это то, что достижение одной цели с наибольшим приоритетом, оказывает влияние на другие цели, и они тоже достигаются с наименьшими усилиями. Это происходит автоматически. Только цели должны быть созидательными, а не разрушительными».

5. «НЕТ» отсутствию планов

Успех начинается с его планирования. Люди, сумевшие достигнуть успеха, планируют не только рабочее время, но и время отдыха. Первую часть дня лучше посвятить главной цели, выделенной из списка дел. Для нее рекомендуется выделять единый неделимый временной блок — до четырех часов, затем обязательно сделать паузу. Далее — время на рассмотрение обдумывание следующих этапов и пунктов To-Do списка. Согласно Келлеру, планировать время на планирование — признак умения распоряжаться временем.

Инна Иголкина, генеральный директор, тренинговая компания Timesaver: «Расстановка приоритетов помогает в случае возникновения цейтнота не принимать скоропалительных решений, а заранее точно знать, что именно надо делать и почему. Вряд ли вам удастся делать именно то, что вы заранее запланировали, ведь жизнь любит преподносить сюрпризы, но их станет значительно меньше, и количество стресса тоже сократится, если вы начнете пользоваться системой планирования».

6. «НЕТ» отсутствую вознаграждения

Связь между желанием работать и конечным результатом пытались вывести неоднократно. Результат эксперимента, проведенного Институтом развития человека, можно назвать парадоксальным: 75% людей предпочитают получить $100 вознаграждения за проделанную работу немедленно, чем $200 — через неделю. Ученые сделали выводы: чем дальше во времени отодвигается вознаграждение, тем ниже мотивация к работе. Говоря проще, никому не хочется работать за обещания оплаты в отдаленном будущем, большинство предпочитают «здесь и сейчас».

Этот психологически момент стал «краеугольным камнем» принципа расставления приоритетов: каждое важное действие из списка дел должно быть вознаграждено. Не обязательно в финансовом плане, но связь «сделал нечто важное — получил награду» должна четко отпечататься в подсознании.

7. «НЕТ» неумению мыслить масштабно

«Любой ваш список должен быть наполнен связью между сегодняшними делами и будущим, — говорит Келлер. — Принцип расставления приоритетов похож на матрешку: главное дело сегодняшнего дня сидит в главном деле дня завтрашнего, которое находится в главном деле всей недели и так далее». Так вы приучите себя к долговременному планированию приоритетных целей, а не бездумному составлению списков «на будущее». Мыслить масштабно, но при этом целенаправленно — вот главный вывод из слов Келлера.

Ольга Артюшкина: «Нужно разработать стратегию в разрезе двух-трех лет: как будет развиваться за это время компания, какие задачи ставит перед собой. Нужно помнить, что для гармоничного развития необходим и личный рост, поэтому верный путь — разработка, а том числе стратегии собственного развития, не только в контексте профессионального успеха. На основе стратегии я разрабатываю тактический план, а потом декомпозирую его: на квартал, на год, на месяц. Такой подход помогает определить фокус деятельности в каждую конкретную неделю — и вплоть до приоритетных задач на день».

8. «НЕТ» всему лишнему

Говорить «НЕТ» можно поучиться у Стива Джобса. С период с 1997 по 1999 год, за два года с его возвращения в Apple, Джобс сказал «нет» 340 товарам компании из 350. Да, у Apple осталось всего 10 позиций в линейке выпускаемой продукции, однако эти единицы и принесли компании всемирную славу и прибыль. «Умение фокусироваться, — считал Джобс, — это умение говорить „нет“ всеми лишнему».

Этот принцип распространяется на все, что может отвлекать вас от приоритетной цели, вплоть до мелких дел из To-Do списка. Чем больше дел вы пытаетесь сделать, тем менее успешным будет каждое из них.

Юлия Бойко: «Есть еще один уровень приоритезации задач — ежедневное планирование. Планируя день, очень важно понимать, что он не резиновый, и человек не сможет сделать больше, чем позволяет время. Ведь задач, даже направленных на достижение цели, может быть слишком много. Поэтому изначально нужно быть готовым к тому, чтобы осознанно от чего-то отказаться. В таком случае самым простым решением станет техника АВС. Где, А — задачи, которые обязательно нужно выполнить именно сегодня и это можете сделать только вы. В — задачи, которые важно выполнить сегодня, но это может сделать кто-то другой, это задачи, которые нужно делегировать. С — задачи, которые могут подождать или не нужны. И самое главное правило определения приоритетов — что бы вы ни выбрали, это должно давать результат, а выполнение приоритетной задачи должно заставлять вас гордиться своими успехами, даже если это единственное из длинного списка, с чем вы справились».

Читать на dailymoneyexpert

Почему расстановка приоритетов важна для производительности и 4 способа расставить приоритеты лучше

Каждый хочет быть более продуктивным, потому что он знает, что это означает успех в карьере, работать умнее, а не усерднее, и иметь лучший баланс между работой и личной жизнью. Да, если вы достаточно продуктивны, у вас действительно есть все! Однако многие люди не осознают важность расстановки приоритетов и ту роль, которую они играют в повышении или снижении вашей продуктивности.

Когда дело доходит до производительности, важны два элемента: энергия и расстановка приоритетов.Повышение уровня энергии повысит вашу продуктивность, потому что вы сможете дольше работать, дольше работать, оставаться сосредоточенным и т. Д. Но расстановка приоритетов? По сути, это игра с мячом для продуктивности. Если вы не расставляете приоритеты эффективно, вы потратите так много своего драгоценного времени, энергии и внимания на задачи, которые не являются особо важными, или которые вас слишком истощают, или которые не являются такими срочными, как другие. По сути, если вы не расставляете приоритеты эффективно, вы никогда не будете столь продуктивны, как хотите.

Теперь, когда вы понимаете роль приоритезации в производительности, вы можете использовать эти 4 метода для лучшего определения приоритетов в работе.

1. Оцените срочность и важность: Есть задачи, которые нужно выполнить сегодня, потому что их крайний срок сегодня. Есть задачи, которые нужно выполнить сегодня, потому что они невероятно важны для проектов, над которыми вы работаете, или для вашего успеха в компании. Итак, что первично: срочное или важное? На самом деле, эти два понятия частично совпадают. Лучшее, что вы можете сделать, — это составить список всего, что вам нужно сделать. Затем по шкале от 0 до 10 оцените срочность каждой задачи.После этого по шкале от 0 до 10 оцените важность каждой задачи. Сложите баллы и так оцените свои задачи! Затем приступайте к работе с наивысшим баллом и продолжайте двигаться вниз по списку.

2. Упорядочить задачи по оценке усилий: Если у вас есть несколько срочных и важных задач, требующих вашего внимания, возможно, лучше всего расположить их в порядке, требующем наибольших усилий, и требующих наименьших усилий. Этот метод — иногда называемый поеданием лягушки благодаря Марку Твену — первым делом утром избавит вас от самой сложной и самой важной задачи и позволит вашему рабочему дню превратиться в своего рода нисходящую нагрузку.Однако, если вы обнаружите, что вы не жаворонок и более продуктивны, если рано или поздно добиваетесь чего-то, сделайте обратное. Упорядочивайте свои срочные и важные задачи, прикладывая минимум усилий к требуемым усилиям, а затем выполняйте их.

3. Будьте реалистичны: Установление для себя настолько высоких ожиданий, что они практически невозможны, — значит настраивать себя на неудачу. Так почему же вы делаете то же самое, когда расставляете приоритеты в том, что вам нужно сделать за день? Вы должны реалистично оценивать, сколько работы вы действительно можете делать каждый день.В противном случае вы справитесь с перерывами и дойдете до критической точки, потому что не сможете завершить все, что вы намеревались сделать и сказали своему боссу или коллегам, что собираетесь сделать. Часть расстановки приоритетов заключается в осознании того, что не может достичь за день, а также того, чего может достичь за день.

4. Не становитесь жертвой невозвратных затрат Заблуждение: Существует психологический эффект, когда мы, люди, чувствуем себя вынужденными продолжать что-то делать только потому, что уже потратили на это время и усилия.Это заблуждение может остановить ваши приоритеты и продуктивность. Независимо от того, чем вы занимаетесь сейчас, вы никогда не вернете время, потраченное на несущественную задачу. Лучшее, что вы можете сделать, — это двигаться дальше и перестать работать в направлении неправильного приоритета, переориентируя и переориентируя приоритеты, чтобы оставаться продуктивным и выполнять важные задачи.

Если продуктивность — ключ к успеху в карьере, то расстановка приоритетов — его ключевой клинок. Без него замок не открыть! Раскройте свой карьерный потенциал и используйте эти 4 метода для более эффективной расстановки приоритетов, чтобы повысить свою продуктивность и производительность на работе.

Онлайн-тренинг по управлению временем от MindTools.com

Оптимальное использование времени и ресурсов

Расстановка приоритетов — это важный навык, который вам нужен, чтобы наилучшим образом использовать свои собственные усилия и усилия вашей команды. Это также навык, необходимый для создания спокойствия и пространства в своей жизни, чтобы вы могли сосредоточить свою энергию и внимание на действительно важных вещах.

Это особенно важно, когда время ограничено, а требования кажутся неограниченными.Это помогает вам распределять свое время там, где оно наиболее необходимо и наиболее разумно потрачено, освобождая вас и вашу команду от менее важных задач, которые можно выполнить позже … или спокойно бросить.

При правильной расстановке приоритетов (и тщательном управлении переориентированными задачами) вы можете навести порядок в хаосе, значительно снизить стресс и двигаться к успешному завершению. Без него вы будете барахтаться, утопая в конкурирующих требованиях.

Нажмите здесь чтобы просмотреть стенограмму этого видео.
Простая приоритезация
На простом уровне вы можете расставить приоритеты на основе временных ограничений, потенциальной прибыльности или выгоды от задачи, с которой вы сталкиваетесь, или от давления, которое вы испытываете, чтобы выполнить работу:
Приоритезация на основе стоимости или прибыльности проекта, вероятно, является наиболее часто используемой и рациональной основой для приоритезации. Независимо от того, основано ли это на субъективном предположении о стоимости или на сложной финансовой оценке, это часто дает наиболее эффективные результаты.
Ограничения по времени важны там, где другие люди зависят от вас в выполнении задачи, и особенно там, где эта задача находится на критическом пути важного проекта. Здесь небольшое количество ваших собственных усилий может иметь очень большое значение.
И это храбрый (и, возможно, глупый) человек, который сопротивляется давлению своего босса выполнить задачу, когда это давление разумно и законно.
Инструменты приоритезации
Хотя эти простые подходы к расстановке приоритетов подходят для многих ситуаций, существует множество особых случаев, когда вам понадобятся другие инструменты приоритизации и управления временем, если вы собираетесь быть действительно эффективными.Мы рассмотрим некоторые из этих инструментов приоритизации ниже:
Парный сравнительный анализ
Парный сравнительный анализ наиболее полезен, когда критерии принятия решения расплывчаты, субъективны или противоречивы. Он помогает вам расставить приоритеты, предлагая сравнить каждый элемент в списке со всеми другими элементами в списке по отдельности.
Решая в каждом случае, какой из двух является наиболее важным, вы можете объединить результаты, чтобы получить список с приоритетами.
Матричный анализ решений
Матричный анализ решений помогает расставить приоритеты в списке задач, в которых необходимо учитывать множество различных факторов.
Матрица приоритетов действий
Этот быстрый и простой метод построения диаграмм предлагает вам отобразить ценность задачи в зависимости от усилий, которые она потребует.
Получите бесплатную рассылку новостей
Изучайте новые карьерные навыки каждую неделю, а также получайте бонус Рабочая тетрадь по управлению временем , бесплатно !
Прочтите нашу Политику конфиденциальности
Делая это, вы можете быстро определить «быстрые победы», которые принесут вам самые большие награды в кратчайшие сроки, и избежать «тяжелых утомительных работ», которые отнимают время ради небольшого возможного вознаграждения.Это гениальный подход к принятию высокоэффективных решений по расстановке приоритетов.
См. Нашу статью о матрице приоритетов действий узнать больше.
Принцип срочности / важности Эйзенхауэра
Подобно матрице приоритетов действий, этот метод предлагает вам подумать о том, являются ли задачи срочными или важными.
Часто, казалось бы, срочные задачи на самом деле не так уж и важны. И часто действительно важные дела (например, работа для достижения ваших жизненных целей) просто не так важны.Такой подход поможет вам преодолеть это.
См. Нашу статью о Принципе срочности / важности Эйзенхауэра узнать больше.
Матрица Ансоффа и Бостонская матрица
Это дает вам быстрые «практические правила» для определения приоритетов открывающихся перед вами возможностей.
Матрица Ансоффа помогает оценивать возможности и расставлять приоритеты по рискам. Бостонская матрица выполняет аналогичную работу, помогая вам расставить приоритеты по возможностям, исходя из привлекательности рынка и вашей способности использовать его в своих интересах.
Анализ Парето
Там, где вы сталкиваетесь с целым рядом проблем, которые необходимо решить, Анализ Парето помогает определить наиболее важные изменения, которые необходимо внести.
Сначала вам предлагается сгруппировать различные типы проблем, с которыми вы сталкиваетесь, а затем просят вас подсчитать количество случаев каждого типа проблем. Установив приоритетность наиболее распространенного типа проблемы, вы можете сосредоточить свои усилия на ее решении. Это освобождает время, чтобы сосредоточиться на следующем наборе проблем и т. Д.
Модифицированный счетчик Борда
Модифицированный счетчик Борда — полезный метод определения приоритетов проблем и проектов в группе, позволяющий каждому внести справедливый вклад в процесс определения приоритетов. Это особенно полезно там, где важен консенсус и где необходимо принять взвешенное групповое решение.
Используя этот инструмент, каждый участник группы «назначает» свои приоритетные проблемы, а затем ранжирует их по шкале, скажем, от 1 до 10. Баллы для каждой проблемы затем суммируются, а затем задаются приоритеты на основе баллов.Очевидная справедливость этого подхода делает его особенно полезным там, где расстановка приоритетов основана на субъективных критериях и когда люди «принимают» решение о расстановке приоритетов.
Как расставить приоритеты в работе, когда все в порядке # 1
Знание того, как расставить приоритеты в работе, влияет на успех вашего проекта, вовлеченность вашей команды и вашу роль лидера. Всем проектам, особенно крупным и сложным, нужны четкие приоритеты. Проще сказать, чем сделать. Особенно, когда кажется, что каждая задача имеет приоритет номер 1 и требует вашего внимания.Вы можете рассчитывать на технические проекты, независимо от того, насколько хорошо они спланированы, включая заказы на изменение, изменение приоритетов и регулярное появление сюрпризов. Это естественный порядок вещей.
Приоритизация — это процесс определения уровня важности и срочности задачи, вещи или события. Это ключевой навык для любого работающего профессионала, и он абсолютно необходим руководителям проектов. Интеллектуальная расстановка приоритетов является важной частью философии Planning Intelligence LiquidPlanner для согласования людей, приоритетов и проектов.
Одна из самых больших проблем для менеджеров проектов и руководителей групп — это точное определение приоритетов работы, которая имеет значение на повседневной основе. Даже если у вас самое лучшее программное обеспечение для управления проектами, вы тот, кто вводит информацию в инструмент. И вы не хотите попадать в роль крика «высший приоритет» для любого другого проекта, который упадет.
Так же, как вы должны быть усердными и правильно разбираться в проекте, чтобы убедиться, что никто не работает над вчерашними приоритетами.Чтобы понять это правильно, нужно много практики и времени.
Чтобы помочь вам управлять рабочей нагрузкой вашей команды и вовремя уложиться в сроки, вот 6 шагов, которые помогут определить приоритеты для проектов, в которых много подвижных частей.
1. Соберите список всех ваших задач.
Соберите все, что вы могли бы подумать о том, чтобы сделать за день. Не беспокойтесь о порядке или количестве товаров. Это поможет вам понять, как и когда разумно распределять свое время.
Возникли проблемы с организацией ваших задач в одном центре? Ознакомьтесь с программным обеспечением для управления проектами LiquidPlanner, которое использует интеллектуальную приоритизацию в качестве одного из 6 решений для аналитики планирования. Это помогает командам прийти к более реалистичным оценкам ваших задач, отвечая на вопрос, когда?
2. Определите срочное и важное.
Следующий шаг — проверить, есть ли у вас какие-либо задачи, требующие немедленного внимания. Мы говорим о работе, которая, если не будет завершена к концу дня или в течение следующих нескольких часов, будет иметь серьезные негативные последствия (пропущенный срок для клиента, пропущенные сроки публикации или выпуска и т. Д.).
Выделяйте время, чтобы расставить приоритеты для самых срочных задач в начале дня. Если вы перенесете их на более позднее время, вы рискуете оказаться слишком занятым в течение дня. Расстановка приоритетов на основе срочности также снимает стресс при приближении к сжатым срокам или нагрузкам с высокой нагрузкой.
Проверьте, есть ли какие-либо высокоприоритетные зависимости, которые полагаются на то, что вы завершаете работу сейчас. . Обязательно свяжитесь с любым членом вашей команды, который может помочь завершить работу над зависимостями раньше в тот же день.
3. Оцените ценность своих задач.
Взгляните на свою важную работу и определите, что имеет наибольшую ценность для вашего бизнеса и организации. Как правило, вы хотите точно распознавать, какие типы задач являются критическими и имеют наивысший приоритет над другими.
Например, сосредоточьтесь на проектах клиентов перед внутренней работой; настройка компьютера нового генерального директора перед изменением конфигурации базы данных; отвечать на заявки в службу поддержки до написания учебных материалов и т. д.Еще один способ оценить ценность — это посмотреть, на скольких людей влияет ваша работа. В целом, чем больше людей вовлечено или затронуто, тем выше ставки.
Ниже приведены некоторые полезные ссылки для оценки ценности и важности ваших задач.
Критические приоритеты чувствительны ко времени и имеют большое значение. К ним относятся задачи, связанные с кризисами или строгими сроками для клиентов.
Высокие задачи, не зависящие от времени, следует считать высокоприоритетными .Это задачи, которые предполагают размышление, планирование и сотрудничество.
Средние приоритеты могут зависеть от времени, но не иметь большого значения. Встречи, переписка по электронной почте и организация проектов могут попасть в эту категорию.
Низкоприоритетные проекты и задачи не зависят от времени и не имеют высокой ценности. Вы можете изменить эти приоритеты позже на неделе или полностью отказаться от них.
4. Упорядочить задачи с учетом предполагаемых трудозатрат.
Если вам кажется, что у вас есть задачи, которые связаны с точки зрения приоритета, проверьте их оценки и начните с того, для выполнения которого, по вашему мнению, потребуется больше всего усилий. Эксперты по продуктивности предлагают тактику: сначала приступайте к более длительной задаче. Но если вы чувствуете, что не можете сосредоточиться на своих более содержательных проектах, пока не закончите более короткое задание, тогда действуйте интуитивно и сделайте это. Это может быть мотивацией вычеркнуть небольшую задачу из списка перед тем, как погрузиться в более глубокие воды.
Управлять неопределенностью — тяжелая работа.Если вам нужна дополнительная информация о создании точных оценок проекта, узнайте, как LiquidPlanner использует интеллектуальную оценку с помощью нашего решения для управления проектами Planning Intelligence.
5. Будьте гибкими и адаптируемыми.
Неопределенность и изменение даны. Знайте, что ваши приоритеты будут меняться, и часто тогда, когда вы меньше всего этого ожидаете. Так что планируйте неожиданное. Но — и вот в чем хитрость — вам также нужно сосредоточиться на задачах, которые вы обязуетесь выполнить.Работая над такими задачами, постарайтесь спрогнозировать другие требования к проекту, которые будут соответствовать вашим приоритетам, чтобы вы могли лучше подготовиться к тому, что ждет впереди.
6. Знайте, когда резать.
Будьте реалистичны. Вы, вероятно, не сможете добраться до всего в своем списке. После того, как вы расставите задачи по приоритетам и посмотрите свои оценки, вырежьте оставшиеся задачи из своего списка и сосредоточьтесь на приоритетах, которые, как вы знаете, должны и можете выполнить в течение дня. Сокращая список приоритетов, сосредоточьтесь на главных вещах, которые принесут вам чувство выполненного долга в течение дня.Затем сделайте глубокий вдох, погрузитесь и будьте готовы ко всему.
Интеллектуальная приоритезация с LiquidPlanner
Когда все кажется номером один в вашем списке дел, это может быть ошеломляющим. Но помните, что не все в вашем списке является или должно быть приоритетным. Вот почему так важно знать, как определять свои приоритеты и различать важные и низкие приоритеты.
С программным обеспечением Planning Intelligence LiquidPlanner приоритеты управления проектами вашей организации учитываются в расписании с самого начала.Узнайте о нашем влиянии на ваш портфель проектов при смене приоритетов, получив бесплатную учетную запись сегодня.
9 практических методов, когда «все важно»
Одна из старейших проблем на рабочем месте — это , зная, как расставить приоритеты в своей работе .
Из-за большего количества задач, непрерывных писем и более высоких ожиданий решение о том, что заслуживает вашего внимания, может быстро стать непосильным.
Однако умение расставлять приоритеты может изменить вашу жизнь.Знание своих приоритетов снижает стресс, помогает сосредоточиться и игнорировать FOMO, может улучшить продуктивность и управление временем и даже помочь сбалансировать работу и личную жизнь, поскольку вы устанавливаете более четкие границы для своего рабочего дня.
Как только вы научитесь расставлять приоритеты для своих задач и своего времени, вы поймете, что большая часть работы, которую считал срочной, на самом деле не требует вашего внимания. По крайней мере, не сразу.
Но хотя элементы расстановки приоритетов в вашей работе просты (т. Е. Знайте, какие задачи необходимо выполнить, и ранжируйте их по важности), это далеко не простое упражнение.
Когда приоритеты накапливаются, вам нужна четкая система, которая поможет вам перейти от подавленности к контролю. В этом руководстве мы собрали лучшие стратегии по , как расставить приоритеты для ежедневных задач , оптимизировать свое время и сосредоточиться на работе, которая имеет наибольшее значение.
Как расставить приоритеты для ваших задач (и вашего времени)
Захватите все в главный список, а затем разбейте его по ежемесячным, еженедельным и ежедневным целям
Отделите срочные задачи от важных с помощью матрицы Эйзенхауэра
Оцените свои ежедневные задачи по их истинному приоритету с помощью метода Айви Ли
Разделите задачи со схожими приоритетами с помощью метода ABCDE.
Задайте продуктивный тон дня, «съев лягушку».
Вырезайте «достаточно хорошие» цели с помощью стратегии Уоррена Баффета из двух списков.
Помните об ошибке невозвратных затрат при выборе того, что заслуживает вашего времени (т.е. быть достаточно гибким, чтобы изменить свое мнение и отказаться от приоритетов)
Используйте множители времени, чтобы максимально использовать свои ежедневные часы
Расставьте приоритеты для вашей самой важной работы в наиболее продуктивные часы
1. Запишите все в основной список, а затем разбейте его по целям на месяц, неделю и день.
Невозможно расставить приоритеты задач, если они все крутятся у вас в голове.
Вместо этого начните с того, что запишите все и систематизируйте в основной список .
Считайте это свалкой мозгов. Вы хотите получить все возможные вещи , которые привлекают ваше внимание из вашей головы и превращаются в документ.
Отличный способ сделать это — методика Дэвида Аллена Get Things Done (GTD) — пятиэтапный процесс, для которого мы написали подробное руководство.
Инструмент, который вы используете для хранения этих задач, не имеет значения (он может быть таким же простым, как лист бумаги, или сложным, как инструмент управления проектами), если он легко доступен и легко обновляется при появлении новых приоритетов.
Как только вы создадите свой Главный список, вы быстро заметите, что разные задачи заслуживают разного уровня внимания. У вас есть задачи, которые нужно выполнить сегодня. Проекты, над которыми нужно работать на этой неделе или в месяце. И долгосрочные цели, которые заставят вас почувствовать себя выполненным и уполномоченным.
Работая со своим основным списком, начните расставлять приоритеты задач по ежемесячным, еженедельным и ежедневным целям.
Как объясняет консультант по продуктивности Брайан Трейси, ваш ежемесячный список берется из вашего основного списка.Ваш еженедельный список берется из вашего ежемесячного списка. И так далее. Таким образом, ваши ежедневные приоритеты всегда совпадают с вашими более крупными целями.
Этот метод расстановки приоритетов также помогает бороться с предвзятым отношением к завершению — нашей склонностью сосредотачиваться на завершении небольших задач, а не на работе над более крупными и сложными.
Когда ваши ежедневные задачи выбираются из большего списка, вы можете быть уверены, что всегда работаете над значимыми вещами. Не только срочные.
2.Отделите срочное от важного с помощью матрицы Эйзенхауэра
Ваш основной список поможет вам понять, как расставить приоритеты для всех ваших задач. Но все еще может быть сложно решить, что нужно сделать сейчас, а что позже. Есть несколько методов приоритизации, которые вы можете использовать, чтобы отделить срочные задачи от важных.
Во-первых, существует так называемый принцип Парето или правило 80/20, согласно которому 20% ваших усилий, как правило, дают 80% ваших результатов.Ищите те задачи, которые не просто проверяются, но которые приносят вам реальные результаты.
Принцип Парето основан на опыте. Но что, если вы работаете на новой работе или просто не знаете, какие задачи должны быть приоритетными? В этом случае вы можете использовать матрицу Эйзенхауэра .
Матрица, разработанная бывшим президентом США Дуайтом Эйзенхауэром, представляет собой простую четырехквадрантную рамку с ответами, которая помогает отделить «срочные» задачи от «важных».
В общих чертах, срочные задачи — это вещи, на которые вы чувствуете, что вам нужно немедленно реагировать, например, электронные письма, телефонные звонки, текстовые сообщения или новости.Хотя важные задачи — это те, которые способствуют вашей долгосрочной миссии, ценностям и целям.
Выбирая, как лучше всего расставить приоритеты для задач, спросите, в какой из квадрантов они лучше всего подходят:
Срочно и важно: Выполняйте эти задачи как можно скорее
Важно, но не срочно: Решите, когда вы это сделаете, и запланируйте его
Срочно, но не важно: Передайте эти задачи кому-нибудь else
Ни срочно, ни важно: Удалите их из своего расписания как можно скорее
Одна из самых сложных задач здесь — исключить срочные, но не важные задачи из вашего списка приоритетов.Вот тут-то и вступает в игру умное делегирование .
Делегирование начинается с поиска нужного человека и правильного объяснения задачи. Но это также включает в себя предоставление этому человеку достаточно времени и указаний, чтобы полностью снять задачу с вашей тарелки (и вашего ума).
В этом случае следуйте правилу 30X — бюджет в 30 раз больше, чем обычно требуется для выполнения задачи для обучения.
Например, если у вас есть задача, выполнение которой занимает 5 минут, вы должны выделить 150 минут на делегирование и обучение кого-то нового.Может показаться, что это много времени, но за год вы сэкономите 1100 минут в год. (5 минут в день X 250 рабочих дней в году = 1250 минут, потраченных на выполнение этой задачи.)
3. Распределите ежедневные задачи по их истинному приоритету с помощью метода Айви Ли
.
Иногда, несмотря на все наши усилия, мы получаем огромный список срочных и важных задач, которые нам нужно выполнить. В этом случае нам нужно найти способ копнуть глубже и понять их истинную важность.
Один из лучших способов сделать это был разработан более 100 лет назад консультантом по производительности по имени Айви Ли.Так называемый метод Айви Ли заставляет вас расставлять приоритеты в течение дня, следуя простому набору правил:
В конце каждого рабочего дня записывайте шесть самых важных дел, которые вам нужно сделать завтра. Не записывайте более шести задач.
Расставьте приоритеты для этих шести пунктов в порядке их истинной важности.
Когда вы приедете завтра, сконцентрируйтесь только на первой задаче. Работайте, пока не будет выполнено первое задание, прежде чем переходить к следующему.
Подойдите к остальной части вашего списка таким же образом.В конце дня переместите незавершенные дела в новый список из шести задач на следующий день.
Повторяйте этот процесс каждый рабочий день.
Ограничение шести задач (или меньше) каждый день создает ограничение, которое заставляет вас правильно расставить приоритеты, а затем сосредоточиться, выполняя одну задачу по своему списку.
4. Разделите задачи со схожими приоритетами, используя метод ABCDE.
Хотя метод Айви Ли отлично подходит для определения приоритетов ежедневных задач, есть еще одна неясная часть: Как узнать «истинную важность» задачи?
Самое большое неизвестное, когда дело доходит до расстановки приоритетов, — это различать задачи, которые кажутся находящимися на одном уровне важности.Когда вы работаете над сложными задачами или совмещаете несколько ролей, принцип Парето и матрица Эйзенхауэра не решают полностью.
Вот где творит чудеса метод ABCDE Брайана Трейси. Вместо того, чтобы держать все задачи на одном уровне приоритета, этот метод предлагает два или более уровней для каждой задачи.
Вот как это работает:
Просмотрите свой список и дайте каждой задаче буквы от A до E (A — высший приоритет)
Для каждой задачи, имеющей A, дайте ей номер, который определяет порядок, в котором вы ее будете выполнять в
Повторить пока все задачи не будут содержать буквы и цифры
Опять же, это обманчиво простая стратегия приоритизации.Хотя в большинстве случаев почти невозможно отличить задачу B1 от задачи A3, если дать каждой задаче несколько уровней приоритетов, их истинная важность внезапно становится намного яснее.
5. Задайте продуктивный тон в течение дня, «Съешьте лягушку» (т.е. сделайте в первую очередь свою самую важную работу).
После того, как вы расставили приоритеты для своей самой важной работы (каким бы методом вы ни выбрали), самое время выбрать, как атаковать день.
То, как вы начинаете день, задает тон всему остальному.И зачастую устранение большой, непростой, но важной задачи первым делом дает вам импульс, вдохновение и энергию для продолжения движения.
Вот почему огромное количество экспертов по продуктивности предлагают ежедневно уделять время самой важной задаче (MIT). Или, как написал знаменитый Марк Твен:
«Если вам нужно съесть живую лягушку, не стоит сидеть и смотреть на нее очень долго!»
Когда вы думаете о том, как расставить приоритеты в своей повседневной работе, попробуйте включить одну из этих «лягушек» в начало вашего списка.
Когда вы думаете о том, как расставить приоритеты в своей повседневной работе, попробуйте включить одну из этих «лягушек» в начало вашего списка. Это не только избавит вас от этой задачи, но также может побудить вас продолжить работу над остальной частью вашего списка.
Фактически, когда профессор Гарвардского университета Тереза Амабиле изучила дневники сотен работников умственного труда, она обнаружила, что:
«Из всего, что может повысить эмоции, мотивацию и восприятие в течение рабочего дня, наиболее важным является достижение прогресса в осмысленной работе.”
Сделайте небольшой выигрыш приоритетом в начале дня, и вы будете мотивированы до конца дня.
6. Избегайте «достаточно хороших» целей с помощью стратегии Уоррена Баффета из двух списков.
Неважно, насколько вы эффективны и результативны каждый день, если вы работаете над неправильной целью. Вот почему рекомендуется периодически пересматривать свои долгосрочные цели и приоритеты, чтобы убедиться, что вы все еще на правильном пути.
Вот отличный способ сделать это от инвестора-миллиардера Уоррена Баффета.
(Как гласит история, Баффет провел своего личного пилота через этот процесс, чтобы помочь ему расставить приоритеты в своих карьерных целях.)
Первый шаг — записать 25 ваших главных целей. Это могут быть жизненные, карьерные, образовательные цели или что-то еще, на что вы хотите потратить свое время.
Теперь обведите пять своих главных целей в этом списке (если вы делаете это прямо сейчас, закончите обводить, прежде чем двигаться дальше).
Наконец, любая цель, которую вы не обвели, попадает в список «Избегать любой ценой».
Вместо того, чтобы чередовать работу над этими целями, когда у вас есть время, вам следует активно избегать их. Это задачи, которые кажутся достаточно важными, чтобы заслужить вашего внимания, но на самом деле они не продвигают вас к вашим долгосрочным приоритетам.
7. Помните об ошибке невозвратных затрат (т.е. будьте достаточно гибкими, чтобы изменить свое мнение и отказаться от приоритетов).
Выполняя эти упражнения по расстановке приоритетов, важно помнить о гибкости.Никто не знает, что нас ждет в будущем. И, в конечном итоге, расстановка приоритетов и планирование — это всего лишь предположение.
Иногда вы можете расставить приоритеты задачи только для того, чтобы ваши ожидания или результаты изменились. На этом этапе трудно не разочароваться. Но вы не можете допустить, чтобы это исказило ваше суждение.
Люди особенно восприимчивы к «ошибке невозвратных затрат» — психологическому эффекту, когда мы чувствуем себя вынужденными продолжать что-то делать только потому, что мы уже потратили на это время и усилия .
Но реальность такова, что , чем бы вы ни занимались, вы никогда не сможете вернуть это время назад . И любое время, потраченное на то, чтобы работать над неправильным приоритетом, — это просто потраченное время.
Иногда наши усилия лучше использовать для смены лодки, чем пытаться устранить утечку.
8. Используйте множители времени, чтобы максимально использовать свои дневные часы.
Приоритезация — это не только задачи. Пора тоже.
Работа над правильными задачами может дать вам больше времени в будущем или отнять его у вас.Когда вы научитесь расставлять приоритеты, четко осознавайте, какое влияние ваш выбор окажет на ваши будущие обязательства.
Лучшее, что вы можете здесь сделать, — это сосредоточиться на множителях времени .
Как мы писали в другом посте, множители времени — это стратегии или инструменты, которые создают для вас больше времени в будущем. Как объясняет консультант по лидерству Рори Ваден в блоге TED:
«Вместо того, чтобы спрашивать:« Что самое важное я могу сделать сегодня? », Множители времени спрашивают:« Что самое важное, что я могу сделать сегодня, чтобы сделать завтра лучше? »
«Другими словами, , думая о том, как мы используем наше время сегодня, мы можем освободить наши часы в будущем». .”
Стратегии расстановки приоритетов, описанные выше, являются частью этого. Но то же самое с вашей рабочей средой и привычками. Установив приоритет правильных привычек и создав рабочую среду, не отвлекающую вас, вы дадите себе дополнительное время в будущем.
9. Расставьте приоритеты для вашей самой важной работы в наиболее продуктивные часы
Наконец, вы можете повысить свою продуктивность, объединив приоритеты задач и времени.
Мы все проходим через естественные взлеты и падения энергии и сосредоточенности в течение дня (мы называем это кривой продуктивности , и вы можете узнать, как ее найти здесь).
Другими словами, в течение дня есть определенные периоды времени, когда вы, естественно, на более продуктивны.
Если вы можете найти время максимальной продуктивности, а затем запланировать на него свои самые высокие приоритеты, вы настроите себя на самый лучший день из возможных.
Вот где может помочь такой инструмент, как RescueTime.
RescueTime автоматически наблюдает за вашей работой в течение дня и предоставляет подробные отчеты о вашей производительности. По прошествии нескольких дней вы можете начать определять тенденции, когда вы наиболее продуктивны.
В приведенном выше примере вы можете увидеть четкую суточную тенденцию продуктивности с часами пик с 10 утра до полудня.
С этими данными вы можете начать создавать ежедневное расписание с блокировкой по времени, которое соответствует вашей работе с наивысшим приоритетом и вашим часам максимальной продуктивности.
Вот как это может выглядеть:
Приоритеты большие. Но не забывайте реалистично оценивать, сколько работы вы на самом деле можете делать каждый день
Если вы правильно расставите приоритеты в работе, у вас гарантированно будет хороший день.
В конце дня увидеть, что вы выполнили какую-то важную работу, — это потрясающее чувство. Но это не всегда возможно.
Задачи занимают больше времени, чем ожидалось. Возникают прерывания. А наши дни наполняются встречами и беседами. Поэтому, хотя знать, как расставить приоритеты для самой ценной работы, полезно, вы также должны реалистично оценивать, сколько на самом деле можно сделать.
Таким образом, вы закончите день с чувством удовлетворения от достигнутого вами прогресса в и , как будто вы можете отойти и сделать заслуженный перерыв.
Что вам больше всего подходит? Сообщите нам, как вы расставляете приоритеты в своей работе, в комментариях ниже или в Twitter.
Приоритезация и выбор проектов
— полное руководство
Приоритезация проектов — основа успешной реализации проектов. Здесь вы согласовываете свои проекты со стратегией. Здесь вы получаете спонсорство и поддержку руководителей. Здесь вы определяете и устраняете отходы.
Плохая расстановка приоритетов приводит к провалу проекта и, в конечном итоге, к упущенным бизнес-целям.При правильном выполнении хороший процесс приоритезации проектов позволит вам стратегически согласовать решения о распределении ресурсов при реализации более успешных проектов.
TransparentChoice — ведущий мировой поставщик программного обеспечения для приоритезации проектов. За эти годы мы кое-чему научились, и на этой странице мы делимся с вами этим уроком. Наша цель — просто помочь вам улучшить бизнес-результаты, улучшив основы приоритизации проектов.
Мы собираемся углубиться в приоритизацию проектов , но не стесняйтесь переходить к любому интересующему вас разделу:
Обзор
Приоритизация проектов — одна из самых важных возможностей для любой организации, которая запускает проекты.Здесь начинается весь успех вашего портфолио.
Приоритет проекта — там, где вы:
Согласуйте свои проекты с вашей стратегией
определяет, какие проекты приносят пользу, а какие нет.
уравновешивает объем проектов, которые вы выполняете, с вашей способностью реализовывать эти проекты
сфокусируйте всю команду по реализации проекта на преимуществах для бизнеса
Говоря простым языком, расстановка приоритетов — это процесс, в ходе которого вы определяете, какие проекты являются наиболее важными, чтобы вы могли сосредоточить свои ресурсы на успешной реализации этих проектов с добавленной стоимостью.
Это первый решающий шаг в построении сильного и сбалансированного портфеля проектов и в принятии эффективных решений о распределении ресурсов при выполнении этих проектов.
Есть хорошие и плохие способы расставить приоритеты для проектов. Есть ловушки, в которые можно попасть.
Зачем уделять приоритетное внимание проектам?
Многие организации думают о приоритезации проектов как о процессе составления бюджета, но приоритезация проектов — это гораздо больше.
Организации, инвестирующие в стратегическую приоритизацию, приносят на 40% больше прибыли.
Это кажется достаточной причиной, чтобы инвестировать в улучшение процесса приоритезации проектов, но многие организации даже не осознают, что их текущий процесс нарушен; он развивался с течением времени, он работал в прошлом году, так что он будет работать в следующем году.
Окружающая среда вокруг нас постоянно меняется, и если у нас не будет хорошо структурированного процесса распознавания изменений и реагирования на них, и если мы будем делать это таким образом, чтобы пользоваться широкой поддержкой руководства, то ваша организация потерпит неудачу в своем бизнес-цели.
Это очевидно, но если вы улучшите процесс приоритизации проекта и выберете портфель, который лучше отражает ваши цели и приоритеты, вы получите преимущества в следующих областях:
Повышение уровня успешности проекта. Проекты, которые хорошо согласуются со стратегией, имеют на 57% больше шансов на успех (данные PMI). Хорошая расстановка приоритетов гарантирует, что ваши проекты будут согласованы и что меньше неудач будет. Отчасти это связано с улучшением спонсорской поддержки руководителей, отчасти с более активным участием «бизнеса» в стратегически согласованном проекте и отчасти с более стратегическим развертыванием ресурсов — мы рассмотрим это более подробно позже.
Более высокая рентабельность инвестиций. Проекты, которые лучше соответствуют корпоративным целям, естественно, принесут больше пользы организации. Совместите весь портфель, и вы увидите значительный скачок в окупаемости инвестиций. Конечно, ценность означает не только деньги. Ценность может проявляться в самых разных формах и означать разные вещи для разных людей. Измерение «рентабельности инвестиций» не обязательно так просто, как кажется на первый взгляд — это одна из вещей, которая затрудняет правильную расстановку приоритетов.В нашем руководстве по рентабельности инвестиций более подробно рассматриваются проблемы измерения рентабельности инвестиций.
Лучшее качество запросов по проектам. Когда ваши менеджеры понимают стратегические цели вашей организации, они согласовывают свои инициативы с этими целями. Они могут обдумывать способы повышения эффективности с учетом этих стратегических факторов, а не реагировать на «местные проблемы» — в конечном итоге это приводит к запросам проектов более высокого качества.
Исключить устаревшие проекты. Структурированный процесс приоритизации проектов гарантирует, что будут утверждены только хорошо согласованные проекты и что любые проекты, которые устареют, будут обнаружены раньше. Обычно мы обнаруживаем, что от 10% до 40% портфеля плохо согласованы со стратегией и, следовательно, являются пустой тратой … только представьте, чего бы вы могли достичь, если бы просто прекратили заниматься этими проектами!
Приверженность проектной команде. Прозрачная приоритезация на основе ценностей означает, что проектные группы понимают, почему их проекты важны.Это укрепляет доверие к портфолио, и люди более полно привержены завершению проектов, как показывают исследования Стэнфордского университета.
Исполнительное спонсорство. Когда каждый проект тесно увязан с конкретными стратегическими целями или операционными задачами, это помогает поддерживать спонсорскую поддержку со стороны руководства, которая может изменить проект к лучшему.
Распределение ресурсов. Когда организация берет на себя обязательства по слишком большому количеству проектов, это приводит к провалу проекта.Когда ресурсы ограничены или когда они «проецируют прыжок», они становятся менее эффективными и совершают ошибки. Хороший процесс приоритизации проектов позволит вам «правильно определить размер» вашего портфеля, в то время как наличие четко расставленного по приоритетам списка проектов означает, что ресурсы могут быть более эффективно распределены во время реализации. Это поможет увеличить скорость проекта и снизить риски проекта — этот веб-семинар более подробно описывает.
Внутрипроектные решения. Каждый член проектной команды принимает решения.Это может быть что-то столь же тривиальное, как дизайн страницы, или что-то столь же фундаментальное, как выбор поставщика, но все эти решения способствуют успеху (или провалу) проекта. Команды проекта могут принимать более обоснованные решения, когда они понимают цели и движущие силы проекта, и хороший процесс определения приоритетов проекта обеспечит эту ясность.
Как приоритезация проектов улучшает показатели успешности проекта
В отчете PMI Pulse of the Profession за 2017 год было ясно, что самые лучшие организации имеют гораздо более высокие показатели успешности проектов, чем все остальные.Например, лучшие исполнители вовремя выполняют в 7,5 раз больше проектов, чем слабые — это просто огромная разница. Ключевым отличием этих организаций от «остальных» является то, что они действительно сосредоточены на стратегическом управлении своим портфелем — они обеспечивают соответствие проектов стратегии и развертывание их ресурсов для поддержки наиболее важных проектов.
Итак, если вы отвечаете за реализацию проектов, приоритетность проектов должна быть вашим главным приоритетом.
Мы можем понять, почему это работает, если взглянуть на статистику. Стратегически согласованные проекты:
Вероятность достижения бизнес-цели на 57% выше
На 50% больше шансов финишировать вовремя
На 45% больше шансов закончить в рамках бюджета
Организации, которым не удается правильно расставить приоритеты, обычно заканчивают тем, что слишком много проектов. Это снижает эффективность вашей команды и увеличивает количество неудачных проектов.
Напротив, приоритезация проектов позволяет вам согласовывать ресурсы для поддержки тех проектов, которые действительно важны для обеспечения их успеха.
Эта бесплатная электронная книга показывает, как можно повысить показатели успешности проектов, просто более эффективно расставляя приоритеты.
Процесс приоритезации проекта
Шаг 1. Определение значения
Ваш портфель существует для предоставления организации стратегической ценности, но что означает «стратегическая ценность»? Чье определение мы должны использовать?
Процесс определения приоритетности проектов начинается с объединения ваших ключевых заинтересованных сторон для мозгового штурма (довольно короткого) списка стратегических целей вашей организации.Эти цели становятся критериями для оценки и определения приоритетов ваших проектов.
Эта электронная книга поможет вам начать работу с более чем 80 различными примерами критериев, чтобы ваши творческие соки текли по течению. Он также включает в себя несколько советов для лучшего мозгового штурма: Пример критериев приоритизации проекта
Еще лучше, в этом вебинаре по запросу отмеченный наградами исследователь (и практик) Роберто Каманью делится своими советами и методами определения лучших критериев приоритизации проектов для вашей организации.Это веб-семинар, который обязательно нужно посмотреть всем, кто хочет улучшить процесс приоритизации своих проектов.
Чтобы узнать больше о том, как построить определение ценности, прочтите этот блог: Как расставить приоритеты для проектов: 4 шага.
Шаг 2. Оцените критерии
Не все ваши критерии одинаково важны, поэтому их необходимо взвесить.
Проблема в том, что у каждой заинтересованной стороны будет свое мнение об относительной важности каждого критерия. Если вы не потратите время на то, чтобы действительно прийти к соглашению о взвешивании критериев — о том, как будет измеряться ценность каждого проекта, — тогда решения, принятые на основе этих критериев, будут неправильными.
Другими словами, этот шаг является основой всех приоритетов, выбора проекта и его реализации. Сделайте это неправильно, и все остальное потерпит неудачу.
Чтобы узнать больше о взвешивании критериев, прочтите этот блог: Как установить приоритеты для проектов: 4 шага.
Вот еще несколько ресурсов о критериях:
Краткая инфографика, в которой выделяются 4 основных признака, по которым критерии приоритизации вашего проекта просто не работают.
Вебинар по запросу Роберто Каманью по критериям приоритизации проектов.
Шаг 3. Оцените свои проекты
Как только вы узнаете свои критерии оценки, вы можете начать оценивать проекты по вашим критериям и в соответствии с вашим существующим портфелем.
Для этого вам необходимо:
Получите основную информацию о вашем проекте,
Оцените каждый проект по критериям,
Оценка стоимости / ресурсов, необходимых для реализации проекта,
Оценить риск каждого проекта,
Сохраняйте любую другую информацию, которая может вам понадобиться для сбалансирования вашего портфеля (например,грамм. организационная единица, влияние изменений и т. д.)
По сути, это документирование и изложение экономического обоснования для каждого проекта (даже если он простой), но при этом делается это таким образом, чтобы позволять количественную, неэмоциональную оценку.
Подробнее: Как расставить приоритеты для проектов: 4 шага.
Шаг 4. Рассчитайте список приоритетных проектов
Теперь вы готовы объединить взвешенные критерии и оценку для каждого проекта. Это простая математика.Вы подсчитываете общий балл, используя модель взвешенной суммы (умножьте балл по каждому критерию на вес этого критерия и сложите их все).
Это даст вам оценку — меру общей ценности для организации — для каждого проекта. Если вы правильно вовлекли заинтересованные стороны (см. Шаг 2), теперь вы готовы использовать эту оценку, чтобы начать выбирать проекты, выясняя, как распределить ресурсы на текущие проекты, и многое другое.
Но выбрать проекты не так просто, как взять проект с наивысшей оценкой и выполнить его первым.
Подробнее: Как расставить приоритеты для проектов: 4 шага.
Выбор сбалансированного портфеля проектов
Соотношение цена / качество имеет значение
Приоритизация проектов дает вам оценку для каждого проекта. Этот балл показывает, какую стратегическую ценность этот проект принесет вашей организации, но выбор проектов — это максимизация воздействия в мире, где у вас ограниченный бюджет и ресурсы.
В этом мире соотношение цены и качества имеет значение.
Вы можете нанести свои проекты на диаграмму, указав рейтинг приоритета (полученный в процессе определения приоритетов) на вертикальной оси, а стоимость — на горизонтальной оси.Проекты в верхнем левом углу имеют лучшее соотношение цены и качества, чем проекты в правом нижнем углу. Чтобы рассчитать соотношение цены и качества, просто разделите свой приоритетный балл на стоимость вашего проекта.
Ранжирование проектов на основе соотношения цены и качества — это быстрый способ оценить, какой «портфель максимальной стоимости» будет иметь ваши бюджетные ограничения. Однако такой подход дает вам лишь отправную точку для обсуждения с заинтересованными сторонами.
Существуют и другие, более продвинутые алгоритмы оптимизации, которые позволят вам учитывать не только бюджет, но и множество других ограничений… но и это еще не все.
Баланс вашего портфеля
Если вы не можете сбалансировать свой портфель, вы быстро заметите рост количества неудач проектов (и разочарования командой, выполняющей проекты). Когда вами движет только общая стоимость, легко получить несбалансированный портфель. Например, если вами движет только ценность, вы можете (хотя это маловероятно) остаться без поддержки одно подразделение — вряд ли это хорошо!
Балансировка позволяет:
Сопоставьте выполняемую работу с ресурсами, которые у вас есть
Обеспечьте адекватную поддержку всех отделов
Обеспечьте достижение различных стратегических целей
Убедитесь, что вы не закончили проект, который включает только очень рискованные проекты.
Ключом к выбору сильного, хорошо сбалансированного портфеля является обеспечение того, чтобы ваши заинтересованные стороны чувствовали свою причастность к модели оценки.Лучший способ добиться этого — использовать AHP для определения приоритетов ваших проектов.
Также важно иметь возможность видеть «баланс» спроса на проект и ресурсов, а также между подразделениями организации, ключевыми темами или ключевыми показателями эффективности и т. Д. Это не только помогает принять лучшее решение, но и стимулирует поддержку и поддержку. ваше портфолио.
Приоритезация проекта, реализация проекта и успех проекта
Пришло время передать ваше портфолио проектным командам для выполнения.Это отличная возможность поделиться с командой своим списком целей / критериев. Это действительно может помочь командам по реализации проектов принимать более обоснованные решения в рамках проекта просто потому, что они знают, чего вы пытаетесь достичь.
Наличие четкого представления о том, какие проекты являются наиболее важными, означает, что менеджеры ресурсов могут принимать быстрые и эффективные решения о распределении ресурсов. Эти решения основаны на данных, а не на том, кто кричит громче всех.
Наличие четкого процесса приоритизации проектов означает, что каждый проект передается команде реализации с четким заявлением о том, для чего предназначен проект, какую ценность от проекта ожидают.Это может быть действительно мощным инструментом, помогающим руководителю проекта управлять масштабом проекта, сокращая расползание объема.
Собирая все вместе, вы теперь, насколько важны проекты, которые хорошо обеспечены ресурсами, имеют четкие цели и сильную поддержку со стороны руководства. Вот почему у хорошо согласованных проектов на 57% больше шансов принести желаемую пользу для бизнеса.
Но это еще не все. Теперь вы можете превратить собрания по корпоративному управлению в обзоры портфолио. Просто обновляйте данные о текущих проектах, добавляйте новые проектные запросы, и вы можете поддерживать свой портфель как стратегически согласованным, так и сбалансированным в среде, где приоритеты и ресурсы могут измениться в одночасье.
Приоритизация проектов — лучшие методы и методы
Прежде чем вы поспешите открыть электронную таблицу, у нас есть предупреждение — ваша модель электронной таблицы не «подходит» для определения приоритетов проектов.
Ученые подробно изучили приоритизацию проектов за последние несколько десятилетий и пришли к выводу, что существует только два «правильных метода» для определения приоритетов.
Их называют:
Процесс аналитической иерархии (AHP)
Анализ охвата данных (DEA)
Приоритезация проекта — сложная проблема.У вас есть несколько критериев и несколько заинтересованных сторон, у каждой заинтересованной стороны свой взгляд на то, что является ценным, и неспособность согласовать эти интересы подорвет весь процесс выбора проекта. По мнению исследователей, AHP и DEA — ЕДИНСТВЕННЫЕ методы, которые «подходят» для определения приоритетов проектов.
Так что же произойдет, если вы не воспользуетесь одним из этих методов?
Проще говоря, вы получаете модель расстановки приоритетов, которой на самом деле не доверяют ваши заинтересованные стороны. Если они не чувствуют себя ответственными за вашу модель, если они не доверяют ей, они начнут пытаться «добавить еще одну» или продвигать любимые проекты.Вот почему организации с довольно зрелыми процессами по-прежнему имеют слишком много проектов в портфеле, с неудачными проектами и даже с устаревшими проектами.
Как ни странно, мы видим «расточительство», как правило, в диапазоне от 10% до 40% портфеля.
Итак, это не просто кучка ученых, которые тратят время на придумывание новых идей. Речь идет о более надежном увеличении ценности бизнеса и начинается с четкого процесса расстановки приоритетов.
Есть несколько хороших инструментов, которые могут помочь. Программное обеспечение для приоритезации проектов на основе AHP может сделать этот процесс намного более быстрым и простым, чем попытки расставить приоритеты в электронных таблицах.
Другими словами, электронные таблицы взвешивания критериев, матрицы приоритезации и инструменты поставщиков PPM просто не являются хорошей практикой. Следует использовать только AHP и DEA.
Должен ли я инвестировать в расстановку приоритетов проекта или в реализацию проекта?
Смысл выполнения проектов — принести стратегическую ценность вашей организации.Конечно, определение ценности будет варьироваться от организации к организации, но цель выполнения проектов всегда заключается в предоставлении этой ценности.
Есть только два рычага, чтобы увеличить ценность, которую вы предоставляете. Во-первых, вы можете убедиться, что выполняете правильные проекты.
Другой рычаг — улучшить процесс реализации проектов. Кажется очевидным, что для повышения показателей успешности проекта вы должны улучшить свою методологию реализации.
Однако для улучшения реализации проекта необходимо изменить способ работы ваших групп по реализации проекта, а это много людей в вашей организации.Это может включать внедрение новых инструментов PPM, развертывание новых методологий, переподготовку всех ваших команд по реализации проекта.
Короче говоря, это большие вложения. И это медленно.
Напротив, приоритезация проектов — это очень быстрая и легкая победа. Он затрагивает всего несколько человек за пару встреч и может быть реализован всего за несколько недель. Приоритезация также имеет огромное влияние; мы уже убедились, что приведение проектов в соответствие с вашей стратегией значительно увеличивает показатели успешности проектов.
Конечно, вам также необходимо сосредоточиться на методологии проекта, но расстановка приоритетов — это быстрый выигрыш для любой организации, которая реализует проекты.
7 признаков, что необходимо улучшить приоритизацию проектов
Мы уже рассмотрели экономическое обоснование для приоритезации проектов, лучшие методы для достижения хорошего стратегического согласования и влияние на показатели успешности проектов улучшенного процесса приоритезации проектов … но как вы узнаете, что у вашей организации есть проблема?
Вот некоторые признаки того, что у вас возникла проблема (вы можете скачать этот список как инфографику — отлично подходит для обмена с вашей командой), представленные в виде обратного отсчета всплывающей диаграммы.
номер 7: 75% ваших проектов являются приоритетными 1
В под номером 7 стоит «Проблема приоритета 1».
У одного из наших клиентов было портфолио из 80 проектов — вот что он сказал; «Когда 60 проектов имеют высший приоритет, можно сказать, что приоритета нет». Это колоссальные 75% его проектов, отмеченных как Приоритет 1. Неудивительно, что его команда не знала, как распределять ресурсы.
Это может быть крайний случай, но я призываю вас взглянуть на свое портфолио.В частности, посмотрите на самые приоритетные проекты и посмотрите, действительно ли они являются высшим приоритетом . Если некоторые из них не … что ж, пора вам взглянуть на свой процесс расстановки приоритетов.
номер 6: ваши проекты устаревают еще до завершения
Под номером 6 идет «Слон в комнате». Он большой, но часто невидимый… просто потому, что его никто не ищет. Но это то, что мы хотим, чтобы вы делали; Взгляните на проекты за последние год или два и посмотрите, сколько из них все еще «действительны».Вы можете быть шокированы тем, сколько из них на самом деле устарело.
Один клиент, с которым я недавно разговаривал, заявил, что около трети их проектов устарели еще до середины года!
Что здесь происходит? Что ж, все сводится к расстановке приоритетов и согласованию. Если вы не расставляете приоритеты для своих проектов, если вы не принимаете решения, которые соответствуют вашим бизнес-драйверам, вы принимаете решения на основе того, что произошло вчера, или на основе любимого проекта директора.Если это вы, то правда в том, что ваши проекты не становятся устаревшими … вы в первую очередь выбираете устаревших проектов.
Вы не одиноки. Оказывается, 78% респондентов в опросе признали, что «бизнес обычно или всегда не соответствует требованиям проекта». Неудивительно, что существует такой высокий уровень морального износа.
Каждый устаревший проект — бесполезный. И многих из них можно избежать, так что давайте поохотимся на слонов!
Номер 5: Приоритетность проекта носит исключительно политический характер
Под номером 5 стоит тот, который мы называем «кровь на стене!» Возможно, это красочная метафора, но это фраза, которую клиенты используют чаще всего, когда говорят о встречах по определению приоритетов.
Часто исполнительная команда сидит в комнате, и в нее входят несколько спонсоров проекта. Спонсоров проекта забивают до смерти… и большая часть разговоров носит политический, а не тематический характер. Руководители действительно спорят о своем положении в иерархии, своей власти, своем бюджете, своем влиянии.
Это верный признак того, что ваш процесс расстановки приоритетов нарушен. Вы можете это исправить. Один менеджер, который недавно развернул процесс приоритизации проектов на основе AHP, сказал мне, что они ушли от политических баталий и теперь наслаждаются «конкретным обсуждением определенного мнения или факта, а не политической дискуссией.» Прохладный!
Номер 4: Вы не можете записать список критериев приоритизации
Ладно, держу пари. Но разве это тот же список, который записал бы Фред в бухгалтерском учете? Или Джоан в продажах? Не думал.
Если вы не можете сказать, как вы собираетесь расставить приоритеты для своих проектов, если вы не согласны с тем, как измерять стратегическую согласованность … ну, вы не можете расставить приоритеты.
На самом деле, наши клиенты говорят нам, что процесс создания приоритетного списка критериев является наиболее ценной частью всей их программ PMO.Действительно!
Один клиент, с которым я недавно разговаривал, сказал об этом так; «У нас были очень важные обсуждения с исполнительным советом о приоритетах, которых у нас не было бы год назад. Мы вовлекаем бизнес и заставляем менеджеров смотреть на всю компанию, а не только на свой отдел. Все остальное вытекает отсюда ».
Номер 3: Ваши департаменты устанавливают собственные приоритеты
Под номером 3 звучит старый фаворит: «Давайте передадим владение отдельным отделам».Позволяя им расставлять приоритеты в своих проектах, конечно, их выбор будет отражать потребности ребят на местах…?
Проблема в том, что вы получаете разрозненный портфель, который отражает локальные движущие силы, а не общие стратегические цели… если вам повезет. К сожалению, менеджеры отделов обычно не являются экспертами в определении приоритетов ИТ-проектов, поэтому проекты, которые они выбирают, не имеют должного приоритета, и мы снова вернулись к исходной точке!
Когда вы позволяете отделам выбирать свои собственные проекты, вам также приходится решать вопрос «как распределить бюджет между отделами?» Тот факт, что в одном отделе больше сотрудников, не означает, что у него всегда должен быть больший бюджет на проекты.
Тот факт, что объем продаж продукта A вдвое превышает объем продаж продукта B, не означает, что их бюджет должен быть вдвое больше. В этом нет смысла — и я предполагаю, что невозможно, создать систему распределения бюджета между отделами без предварительного процесса определения приоритетов на корпоративном уровне.
У одного клиента, с которым я разговаривал несколько недель назад, были списки проектов от каждого отдела, но у него «… не было общего списка, поэтому я использовал свою голову и свой желудок и сделал свое собственное предположение о том, каким должно быть портфолио.Но для меня было совершенно ясно, что нам нужно разработать более сложную модель, чтобы мы могли выбрать хороший портфель для всей компании, а не по одному для каждого из директоров ».
Номер 2: слишком много проектов для управления
Некоторые люди говорят о том, что у них слишком много проектов, другие беспокоятся о том, что у них слишком мало ресурсов. Это, конечно, одно и то же — дисбаланс между объемом работы и ресурсами, доступными для ее выполнения.
Это действительно токсично и приводит к провалу проекта.Легко понять почему; слишком много проектов означает, что люди меняют работу (неэффективно) и, поскольку они торопятся, они совершают ошибки. Прежде чем вы это узнаете, у вас на руках перерасход средств, просроченные проекты и откровенно провальные проекты.
Если у вас слишком много проектов или слишком мало ресурсов, это связано с нарушением процесса приоритизации. Другой причины нет. . Показатели успешности ваших проектов ниже, чем они должны быть, ваши сотрудники находятся в стрессе, но исправить это довольно быстро и легко: новый процесс приоритезации проекта.
Подробнее: слишком много проектов — полное руководство
Номер 1: Провал проекта выше идеала
Это номер 1 просто потому, что это конечный результат всех остальных.
Академические исследования причин неудач проекта показывают, что около трети неудач проекта случаются еще до его начала.
У проектов, которые соответствуют стратегии, на 57% больше шансов достичь своих бизнес-целей. Слишком много проектов приводит к провалу проекта.Неприсоединившиеся проекты не получают постоянной спонсорской поддержки со стороны руководителей и терпят неудачу …
По оценкам Gartner, успешность проектов составляет около 60%. Они говорят, что если вы хотите выйти за рамки этого, вам нужно сосредоточиться не на деятельности на уровне проекта (шаблоны, методологии и т. Д.), А на деятельности на уровне портфеля, такой как приоритезация.
Лучшие организации достигают показателей успешности проектов, которые намного выше, чем у «остальных» именно потому, что они сосредоточены на активном управлении портфелем, а приоритезация является абсолютно центральной.
Итак, если процент неудач вашего проекта выше, чем вы хотите, пора пересмотреть процесс определения приоритетов вашего проекта.
Начало работы
Эффективная приоритезация проектов — это быстрая победа для любой организации, занимающейся реализацией проектов, но этого никогда не произойдет, если вы не сделаете первый шаг.
Экономическое обоснование для приоритезации высококачественных проектов предельно ясно. Разумеется, выполняйте больше проектов вовремя и в рамках бюджета. Но что еще более важно, приносите бизнесу выгоду чаще и с меньшими рисками.
Лучший способ начать — это проверить работоспособность вашего текущего портфеля. Это поможет установить базовый уровень того, насколько хорошо ваши проекты и ресурсы поддерживают ваши стратегические цели. Аудит — это очень рентабельный способ сделать «потребность в изменениях» видимой, подтвержденной реальными данными. Это также отличный способ обосновать любые необходимые изменения.
Подробнее о начале работы здесь
Бесплатные вебинары
Узнайте больше о приоритезации проектов на этих бесплатных вебинарах.
Как расставить приоритеты в работе, когда все важно
ПРЕДЛОЖЕНИЕ ДЛЯ НОВОГО УЧАСТНИКА
Попробуйте WeWork All Access по специальной цене в течение первых 3 месяцев
Узнать больше
В течение рабочего дня задачи часто распределяются по приоритетам (или нет) в соответствии с потребностями других или срочность сроков. Это может произойти и в нашей личной жизни, когда ограниченное время тратится на действительно важные дела, а больше энергии тратится на «занятость». Эффективная расстановка приоритетов задач — с намерением и в соответствии с будущими целями — может изменить это, гарантируя, что каждая задача, которую вы решаете, повышает ценность, и не позволяя неважным задачам загромождать ваш список дел.
Реализуя стратегии приоритезации, вы можете кардинально изменить характер своего рабочего дня, чтобы максимально использовать время в офисе — и дома. Независимо от того, являетесь ли вы индивидуальным предпринимателем или руководителем компании из списка Fortune 500, эти стратегии помогут вам оценить и установить свои главные приоритеты.
Семь стратегий приоритизации задач на работе
Продуманная расстановка приоритетов обычно включает в себя создание повестки дня, оценку задач и распределение времени и работы для получения максимальной отдачи за короткий промежуток времени.Приоритезация должна быть гибкой, так как вам может потребоваться прервать выполнение низкоприоритетных задач для срочных дел.
1. Составьте список, содержащий все задачи в одном.
Эффективная приоритезация зависит от понимания всего объема того, что вам нужно сделать — даже самые обычные задачи должны быть записаны и рассмотрены. Чтобы представить себе полную картину, рекомендуется включить как личные, так и повседневные задачи в один список.
Все, от приема химчистки до встречи с начальником один на один, должно быть запечатлено в одном месте.После того, как все записано, обычно происходит расстановка приоритетов в зависимости от важности, срочности, продолжительности и вознаграждения каждой задачи.
Примечание: для этого содержимого требуется JavaScript.
2. Определите, что важно: понимание ваших истинных целей
Хотя это может показаться стратегией немедленного управления временем, расстановка приоритетов является ключом к достижению долгосрочных целей. Понимание того, над чем вы работаете на самом деле, будь то продвижение по службе, завершенный проект или смена карьеры, поможет вам определить задачи, наиболее подходящие для этих будущих результатов.Может быть хорошей идеей разбить эти более крупные цели на более мелкие, связанные со временем. Например, годовая цель может быть разбита на ежемесячные списки дел, которые затем приводят к еженедельным задачам, ежедневным приоритетам и т. Д.
Для Алехандро Сереседо, старшего руководителя отдела моды в PR-фирме Another Company и члена WeWork Reforma Ему 26 лет в Мехико, ставя долгосрочные цели, он настраивает и мотивирует свою команду в начале каждого года. «Мы говорим об их личных и профессиональных целях и устанавливаем график того, как мы собираемся их достичь», — говорит Сереседо.
Такое видение общей картины жизненно важно для эффективной расстановки приоритетов: распространено заблуждение, что занятость приравнивается к прогрессу. Однако наполнять свой день задачами, не влияющими на конечную цель, — потеря времени. Будьте честны с собой в отношении непреходящей ценности каждой задачи и всегда помните о конечной цели.
3. Выделите то, что срочно.
Ваш список дел должен обеспечивать полную видимость сроков, помогая вам определить, какие задачи должны быть выполнены в кратчайшие сроки, и спланировать заранее в соответствии с будущими сроками.
Создание крайних сроков, даже если они формально не требуются, также важно; в противном случае вы продолжите откладывать важные задачи просто потому, что они не зависят от времени. (Эта стратегия также может быть полезна для повышения продуктивности и сокращения откладывания на потом.)
4. Расставьте приоритеты на основе важности и срочности
В своей книге 1989 года 7 навыков высокоэффективных людей бизнесмен и основной докладчик Стивен Кови предлагает задачи, которые должны быть выполнены. быть категоризированы (а затем распределены по приоритетам) в соответствии с важностью и срочностью.
Срочно и важно: сначала нужно выполнить эти задачи.
Важно, но не срочно: отметьте время в своем календаре, чтобы сделать это без перерыва.
Срочно, но неважно: делегируйте. Делегат. Делегат.
Ни срочно, ни важно: удалите из списка дел
Другая стратегия обеспечения приоритета важных задач — даже вышеупомянутые запросы от настойчивых заинтересованных сторон или «срочные» специальные запросы — это методология наиболее важных задач (MIT). .Эта стратегия включает в себя создание отдельного списка всего из трех задач, которые должны выполнить в этот день. Эти задачи следует выбирать скорее из-за их важности, чем их срочности. Чтобы принять решение, задайте себе целевые вопросы: какие задачи окажут наибольшее влияние на конечный результат? Что я могу сделать сегодня, чтобы продвинуться к этой цели?
5. Избегайте конкурирующих приоритетов
Когда задачи, над которыми вы работаете, не особенно сложны, ими относительно легко управлять в тандеме.Однако по мере увеличения сложности исследования показывают, что люди, занимающие руководящие должности, с большей вероятностью будут уделять приоритетное внимание одной цели, тогда как люди, занимающие должности с низким уровнем власти, будут продолжать пытаться управлять несколькими приоритетами. Эта двухзадачная стратегия связана со снижением производительности, что означает, что самые важные задачи не выполняются на высшем уровне.
Тактика, позволяющая сосредоточиться на одной важной задаче за раз, заключается в выявлении вероятных отвлекающих факторов — одновременных задачах или специальных запросах — и их активном избегании в течение дня.Это означает, что если вам поручено извлекать данные для проекта одновременно с созданием слайдов для презентации, вам следует расставить приоритеты для одной задачи и избегать любой работы, электронных писем, сообщений или подготовки, связанных с другой.
6. Подумайте об усилиях
Глядя на длинный список дел, легко увлечься работой, которую необходимо выполнить — это чувство снижает продуктивность и приводит к откладыванию на потом. Стратегия преодоления этого заключается в оценке задач в соответствии с усилиями, необходимыми для их выполнения.
Если ваш список дел становится слишком обременительным, расставьте приоритеты в тех задачах, которые требуют минимума времени и усилий, и быстро выполняйте их. Это освобождение от задач даст вам немного передышки и вызовет чувство выполненного долга, которое будет двигать вас в течение дня.
7. Постоянно пересматривайте и будьте реалистичны.
Один из шагов пятиступенчатой методологии «Get Things Done» (GTD), предложенной консультантом по производительности Дэвидом Алленом, включает критическое размышление. Аллен утверждает, что частый пересмотр списка задач и приоритетов — ключ к «восстановлению контроля и сосредоточения».
WeWork Coda в Атланте.
Быстрые советы по эффективной расстановке приоритетов
По мере того, как вы осознаете необходимость правильной расстановки приоритетов, это может внезапно показаться более сложным — и более стрессовым — чем создание простого списка задач. Ключевые стратегии, упомянутые выше, кратко изложены ниже, чтобы помочь вам целенаправленно расставить приоритеты.
Запишите все: Личные и рабочие задачи должны быть собраны в одном месте.
Оцените долгосрочные цели: Обдумайте свои более масштабные долгосрочные цели и работу, которую вам необходимо выполнить для их достижения.
Разбейте большие цели: Чтобы понять, как достичь ваших долгосрочных целей, разбейте их на годовые, ежемесячные и еженедельные достижения.
Установите четкие дедлайны: Дайте себе полную видимость сроков и установите для себя крайние сроки, когда они формально не требуются.
Используйте метод «срочное или важное»: Расставляйте приоритеты срочными и важными задачами; установить конкретное время для работы над важными несрочными задачами; и делегировать или удалить все другие задачи.
Создайте ежедневный список MIT: Запишите три важных задач, которые необходимо выполнить в этот день. Эти задачи всегда должны быть связаны с вашими более крупными будущими целями. ТЕСТ
Избегайте отвлекающих факторов: Намеренно избегайте соперничающих задач, особенно по мере увеличения сложности задачи.
Подумайте об усилиях: Когда ваш список задач становится слишком большим, расставьте приоритеты в соответствии с усилиями и быстрее выполняйте эти более простые задачи.
Расставьте приоритеты для своего времени и будьте реалистами
Неважно, насколько хорошо вы расставляете приоритеты, за один день вы можете достичь лишь определенного количества вещей, и некоторых отвлекающих факторов избежать невозможно. Важно реалистично подходить к постановке целей и расстановке приоритетов. В противном случае вы создадите ложные ожидания у окружающих и будете постоянно чувствовать, что отстаете.
Помните, цель расстановки приоритетов — потратить время на работу над важными задачами, теми вещами, которые будут иметь значение в долгосрочной перспективе и двигаться в правильном направлении.Когда вы правильно расставляете приоритеты, вы будете чувствовать себя менее реактивным и более целенаправленным и целенаправленным. Цель состоит в том, чтобы завершить работу, которая означает истинный прогресс, и позволить всему остальному — всей «занятости» — отойти на второй план.
Кейтлин Бишоп — автор статьи WeWork Ideas от We из Нью-Йорка. Ранее она была журналистом и редактором в Mamamia в Сиднее, Австралия, и корреспондентом в Gotham Gazette .
Почему важна расстановка приоритетов — ранчо Big Nerd
Когда дело доходит до определения приоритетов в работе, может быть сложно.Даже при самых лучших намерениях незавершенные дела переполняются будущими эпосами, функциями и техническим долгом, которые борются за место в начале очереди. Итак, почему так важна расстановка приоритетов и какие методы можно использовать для определения приоритетности невыполненной работы? И как вы планируете, что будет дальше?
Как сказал Бенджамин Франклин: «Не подготовившись, вы готовитесь к провалу». Без плана того, как ваша команда будет принимать новую работу и расставлять приоритеты, невыполненные бэклоги будут переполняться, спринтам будет не хватать внимания, и будет много незавершенной работы без цели по завершению функций и их выпуску для клиентов.Ключевым моментом является размышление о том, что будет дальше, и признание того, что ваша команда не может работать над всем сразу и по-прежнему приносить пользу своим клиентам.
Хотя нередки случаи, когда многие вещи борются за внимание, важно расставить приоритеты, чтобы группы доставки могли сосредоточиться на них. Часто на церемониях спринта мы слышим, что есть пять или более приоритетов, которым не хватает внимания и сроков. Обеспечивая ясность, вы сглаживаете доставку.
Подобно тому, как слишком много незавершенной работы может повлиять на выполнение, постоянная смена приоритетов приводит к недостаточной концентрации внимания и замедлению выполнения.Один из способов избежать этого — установить цели и сообщить о них заинтересованным сторонам, команде и, возможно, даже вашим клиентам, а значит, расставить приоритеты. Установление ключевых приоритетов помогает гарантировать, что нужные дела будут выполнены в нужное время, и что другие результаты не останутся незамеченными. Это также помогает всем не сбиться с пути, сохраняя приоритетность невыполненной работы.
Сосредоточение внимания при доставке на самом важном и на том, что принесет наибольшую пользу клиентам
Когда вы думаете о том, чего можно достичь за спринт, выпуск или квартал, эти цели должны быть ориентированы на клиента.Что принесет наибольшую пользу вашим клиентам? Чего они ждут? Какие сюрпризы вас ждут впереди и есть ли какие-либо ключевые результаты, срок выполнения которых истекает (контракты, события и т. Д.)?
По мере того, как мы рассматриваем различные методы приоритизации, представленные ниже, вы должны думать именно об этих вещах. Помните, что нельзя делать предположений относительно того, чего ожидают и ценят ваши клиенты. Когда доходит до дела, единственный способ понять ваших клиентов — это выйти и поговорить с ними.Понимание вашего продукта — это знание ваших клиентов и того, какую проблему ваш продукт решает для них.
Итак, как вы управляете приоритизацией и какие методы лучше всего определить, что будет дальше? Ниже приведены два эффективных метода. В конце концов, что лучше всего сработает для вас, зависит от того, как вы и ваша команда работаете. Это как итерация продукта для поиска лучших функций, итерация и поиск лучшего процесса.
Рейтинг стека
Stack Ranking — это самый простой метод определения приоритетов.Он заключается в том, чтобы просто начать с начала невыполненной работы и назначить приоритет каждому элементу по одному.
В стек Оцените свой бэклог, начните с просмотра первого элемента невыполненной работы, просто чтобы почувствовать «спросить». Затем взгляните на второй элемент невыполненной работы. Второй пункт важнее первого? Если да, переместите его выше. Если нет, оставьте его на месте и переходите к следующему пункту. Продолжайте так, пока не дойдете до конца невыполненной работы.
При взвешивании предметов следует учитывать следующие вещи:
стоимость Заказчику
требования законодательства
сроки
и зависимости.
Предметы, которые имеют большую ценность для ваших клиентов, должны быть приоритетом. Договорные, юридические вопросы и вопросы безопасности также имеют приоритет. При выборе приоритета не забывайте о сроках. Если есть какие-либо сроки контракта или события, которые могут быть запланированы, эти обязательные пункты имеют приоритет. Последнее соображение: если один элемент требует для завершения другого, элемент, от которого он зависит, имеет более высокий приоритет.
Несмотря на то, что Stack Ranking может выполняться в одиночку, привлечение команды и заинтересованных сторон обеспечит перспективу и гарантирует, что при расстановке приоритетов рассматривается продукт в целом, а не только одна перспектива.Конечно, чем больше участников, тем выше стоимость. Перед встречей с командой и заинтересованными сторонами сделайте несколько начальных шагов, расставьте приоритеты и сгруппируйте похожие рабочие элементы в очереди. Группировка позволит повысить эффективность процесса ранжирования стека. Если похожие элементы находятся вместе, их также можно перемещать вместе, пока вы работаете с невыполненной работой.
Хотя это может показаться утомительным, в этом методе замечательно то, что когда вы достигнете нижней части невыполненной работы, все будет готово (по крайней мере, на данный момент).Теперь отставание в порядке, и, прилагая сознательные усилия для его сохранения, вы настраиваете продукт на успех.
Метод MoSCoW
Метод MoSCoW происходит от Rapid Application Development. С помощью этого метода элементы группируются в одну из четырех категорий: должны иметь, должны иметь, могут иметь и не будут.
Должен иметь — элементы, которые должны быть включены в продукт. Это элементы, необходимые для минимально жизнеспособного продукта (MVP).Без них доставка считалась бы неудачной.
Должно быть — Предметы, которые не требуются, но ожидаются. Эти предметы не так важны, как Must Haves, но и не отстают от них.
Может быть — Если есть время и бюджет, эти предметы могут быть включены. Они не так важны, как предметы, которые должны быть, но принесут пользу вашим клиентам.
Не будет — элементы, которые не будут включены. Это не обязательно означает, что задание никогда не будет завершено.Но на данный момент эти элементы не являются приоритетными и не будут включены в следующие выпуски.
Для начала, метод MoSCoW определяет, как вы будете отмечать, к какой группе принадлежит каждый элемент. Как вы это сделаете, будет зависеть от вашего инструмента для работы с невыполненными работами. Вам понадобится способ фильтрации и поиска по каждой категории. Если ярлыки доступны и доступны для поиска, это лучший метод. Другой способ — использовать поле приоритета или ранга стека, назначив приоритет / ранг стека каждой из четырех групп.
После того, как вы определились, как сгруппировать элементы в рамках ограничений вашего инструмента невыполненной работы, затем поработайте над невыполненной работой, пометив каждый элемент метками «Должен иметь», «Должен быть», «Мог бы иметь» или «Не будет». После того, как все элементы невыполненной работы распределены по категориям, сгруппируйте их по категориям и переместите в соответствующий порядок: сначала должно быть, потом должно быть, а потом и так далее.
Теперь наступает часть, которая требует дисциплины: для каждой категории используйте стековое ранжирование для определения приоритетности элементов.Взгляните только на элементы в каждой группе и решите, что является наиболее важным. Тогда что будет дальше.
Вы можете подумать: «Если это все must Haves, какое это имеет значение?» Да, это важно. Порядок невыполненных работ — это порядок, в котором элементы подбираются и реализуются. В частности, для Must Haves следует учитывать зависимости и сложность, а также самое важное. В первую очередь всегда следует решать самые важные вопросы. Если по какой-то причине у вас не хватило времени для следующей доставки, вы бы захотели выпускать безупречный «Должен был» вместо «Должен иметь», который порадует ваших клиентов.
Это решения, которые необходимо принять. Подобно Stack Ranking, это упражнение можно выполнить в одиночку, но оно становится более перспективным, когда в него входят заинтересованные стороны и команда. Так что эти встречи не являются долгими и трудными, начните с группового упражнения. Затем в отдельном стеке собраний распределите по группам. Это может занять время, но после завершения у вас будет организованный бэклог, который будет готов не только для текущего выпуска, но и для планирования будущих выпусков.
Продолжайте настраивать себя на успех
Когда вы знаете, что будет дальше, вам будет легче обсудить новую работу и сроки.После завершения процесса расстановки приоритетов не позволяйте этой тяжелой работе просто так упасть. Настройте себя на успех, расставляя приоритеты по мере поступления новых элементов. В конце каждого спринта проверяйте, чтобы работа, запланированная на следующий спринт, по-прежнему соответствовала текущим приоритетам.
После выпуска или квартала свяжитесь с заинтересованными сторонами и командой, чтобы убедиться, что приоритеты невыполненной работы по-прежнему соответствуют графику.

Расстановка приоритетов и успешное выполнение дел

Расстановка приоритетов. Как расставить приоритеты?

Зачем расставлять приоритеты?

Методы расстановки приоритетов

Матрица Эйзенхауэра

Составление списков дел

Правило Парето

Квадрат Декарта

Метод ABC

Олимпийская система

Метод попарного сравнения

Приоритет взаимного влияния

Вклад в глобальный цели

Метод многофакторного анализа

Другие методы расстановки приоритетов

Расстановка приоритетов.

Основа основ: система координат

Управляем приоритетами

Зарегистрироваться

Расстановка приоритетов в работе и жизни, или Матрица приоритетов Эйзенхауэра

Матрица приоритетов Эйзенхауэра

1. Дела важные и срочные

2. Дела важные, но не срочные

3. Дела срочные, но не важные

4. Дела не срочные и не важные

Как правильно расставить приоритеты

Расставлять приоритеты: 6 эффективных методов

Топ способов

1. ABC – метод

2. Олимпийский способ

3. Парное сравнение

4. Матрица Эйзенхауэра

5. Взаимное влияние

6. Квадрат Декарта

Рекомендации

1. Установки

2. Закон Парето

3. Советы

Заключение

1.2. Планирование и расстановка приоритетов. – Обучение персонала в Приоритет

Как расставлять приоритеты: 8 НЕТ в планировании

Почему расстановка приоритетов важна для производительности и 4 способа расставить приоритеты лучше

Онлайн-тренинг по управлению временем от MindTools.com

Оптимальное использование времени и ресурсов

Простая приоритезация

Инструменты приоритезации

Парный сравнительный анализ

Матричный анализ решений

Матрица приоритетов действий

Получите бесплатную рассылку новостей

Принцип срочности / важности Эйзенхауэра

Матрица Ансоффа и Бостонская матрица

Анализ Парето

Модифицированный счетчик Борда

Как расставить приоритеты в работе, когда все в порядке # 1

9 практических методов, когда «все важно»

Как расставить приоритеты для ваших задач (и вашего времени)

1. Запишите все в основной список, а затем разбейте его по целям на месяц, неделю и день.

2.Отделите срочное от важного с помощью матрицы Эйзенхауэра

3. Распределите ежедневные задачи по их истинному приоритету с помощью метода Айви Ли

4. Разделите задачи со схожими приоритетами, используя метод ABCDE.

5. Задайте продуктивный тон в течение дня, «Съешьте лягушку» (т.е. сделайте в первую очередь свою самую важную работу).

6. Избегайте «достаточно хороших» целей с помощью стратегии Уоррена Баффета из двух списков.

7. Помните об ошибке невозвратных затрат (т.е. будьте достаточно гибкими, чтобы изменить свое мнение и отказаться от приоритетов).

8. Используйте множители времени, чтобы максимально использовать свои дневные часы.

9. Расставьте приоритеты для вашей самой важной работы в наиболее продуктивные часы

Приоритеты большие. Но не забывайте реалистично оценивать, сколько работы вы на самом деле можете делать каждый день

— полное руководство

Обзор

Зачем уделять приоритетное внимание проектам?

Как приоритезация проектов улучшает показатели успешности проекта

Процесс приоритезации проекта

Шаг 1. Определение значения

Шаг 2. Оцените критерии

Шаг 3. Оцените свои проекты

Шаг 4. Рассчитайте список приоритетных проектов

Выбор сбалансированного портфеля проектов

Соотношение цена / качество имеет значение

Баланс вашего портфеля

Приоритезация проекта, реализация проекта и успех проекта