Расстановка приоритетов в работе: Как расставлять приоритеты в работе

Как расставлять приоритеты в работе

Опубликовано27.02.202206.12.2022

Когда речь заходит о расставлении приоритетов в работе, то, наверное, у каждого из опытных руководителей будет, что сказать на эту тему. Жаль, что в большом количестве советов тоже можно потеряться до такой степени, что среди них тоже придётся выделять наиболее важные.

Первое, что нужно понять – планирование и приоритеты задач тесно связаны. Простой пример: вам нужно построить дом. Из задач – закладка фундамента, возведение стен, монтаж кровли. Если нарушить последовательность, то дом вы не построите. Любая произвольная комбинация и неправильное разнесение во времени приведёт к печальным последствиям.

Наиболее популярные подходы к расстановке приоритетов

Больше всего детализировать и разбирать по винтикам любую свою деятельность любят программисты и управленцы.

В теории менеджмента используются следующие методологии:

• Цель-задача-функция. Вечная классика. Перечисляете все стоящие цели, формируете на их основе задачи и функции. Самый важный объект здесь – функции. Именно их нужно разносить по временной шкале и по важности.
• Матрица Эйзенхауэра. Распределение задач по важности и срочности. Этот метод рассмотрим подробно ниже.
• Тайм-менеджмент по АВС-системе. Дела, цели, задачи делятся на три группы по важности: A, B и C (от большего к меньшему).
• Планирование по правилу Парето. Знаменитый принцип 20/80. Соответственно, приоритет нужно отдавать тем задачам, которые будут давать наибольшую отдачу. Например, зачем тратить время на 80% клиентов, которые дают всего 20% прибыли? Лучше уделить внимание тем 20% заказчиков, которых принесут 80% дохода. И т.п.

У программистов методологий больше. Но и применяются они в рамках принятых на вооружение систем управления проектами. Вот только некоторые из них:

• RICE (охват, влияние, достоверность, усилия).
• ICE (своеобразная модификация RICE: влияние, уверенность, простота реализации).
• Матрица Кано. Приоритеты выбираются из соотношений удовлетворённости и функциональности (применяется к планированию новых продуктов).
• 2 списка (в одном все дела/задачи, во втором только те, что нужно решить лично, остальные нужно делегировать).
• Ценность против усилия (легко соотносится с правилом Парето).
• Стоимость задержки (невыполнение какой из задач/функций нанесёт наибольший вред).
• Купи функцию (в приоритете те задачи, которые нужны клиенту/заказчику/владельцу в первую очередь).
• WSJF (на первом месте — короткие и простые задачи).
• Оценка возможностей (приоритеты расставляются в зависимости от важности и удовлетворённости).

Ну и не стоит забывать о «Красной» культуре, которая по-прежнему преобладает в РФ и странах СНГ. Здесь принцип приоритетности формулируется максимально просто:

«Что скажет вышестоящий руководитель делать в первую очередь, то и будет в наивысшем приоритете».

Матрица Эйзенхауэра

Наиболее наглядная, простая и действительно эффективная методика расстановки приоритетов на все времена.

Идея сводится к тому, что все ваши дела, задачи, планы и события нужно распределить на четыре группы (в зависимости от срочности и важности):

• Важно и срочно. Такие дела нужно сделать в первую очередь. Желательно лично. Если лично сделать невозможно, то действия доверенных лиц должны быть под максимальных контролем.
• Важно и не срочно. Внести в план/расписание. Можно делегировать. Но вопрос контроля с вас не снимается. В назначенное время результат будет всё равно спрашиваться с вас. Главное, чтобы задачи из этой категории не переходили в разряд первых (важных и СРОЧНЫХ).
• Срочно и не важно. Лучшее решение для руководителя – делегировать такие задачи ответственным исполнителям, чтобы освободить своё время и не тратить на них свои силы. Если делегировать задачи из этой категории некому, то к их выполнению стоит приступать только после первых двух категорий.
• Не срочно и не важно. Можете смело отложить такие задачи в долгий ящик и вернуться к ним тогда, когда решите все остальные. Практика показывает, что к таким делам не возвращаются никогда и их можно безболезненно вычеркнуть из списка или вообще забыть.

Советы для повышения эффективности

Трезво оценивайте свои силы и категории задач. Не забывайте, что они могут быть разовыми (единичными) или повторяющимися (цикличными). Очень важно помнить о взаимном влиянии одних на других, как в примере с домом.

Самая серьезная проблема – это создать список всех ваших дел, событий и т.п., провести их категоризацию и систематизацию. Даже если вам понравился подход Эйзенхауэра, то на листе бумаги все пункты могут просто не поместиться (иногда не хватает даже офисной доски со стикерами).

Как быть? Нужен качественный софт для работы с планированием.

Projecto идеально подходит на статус корпоративного инструмента. Это облачная платформа. Projecto хорошо адаптируется под любые методологии и просто внедряется на любых проектах.

Не верите? Попробуйте в деле и убедитесь лично. Никакой регистрации и запроса тестирования не требуется.

(демоверсия Projecto)

Рубрика: Теория

Как грамотно расставить приоритеты и работать эффективнее

У большинства дизайнеров — работающих как на себя, так и в компании — есть список дел, полный всевозможных задач, требующих внимания.

Например, закончить проект для одного клиента, составить смету для другого, ответить на электронные письма, поработать над финансовым отчетом и т.д.

Когда тебя ожидает так много дел, связанных с разными проектами, расстановка приоритетов становится настоящей проблемой. Эта задача может показаться сложной новым фрилансерам, которые только начинают покорять отрасль и опасаются огромной рабочей нагрузки.

Продуктивность важна, однако еще важнее понять, какие задачи требуют особого внимания. Лишь в этом случае вы сможете действительно эффективно использовать свое время.

Фото Envato Elements

Давайте рассмотрим 7 советов о том, как и по каким критериям расставить задачи в приоритетном порядке, если вы столкнулись с трудностями, работая над творческим проектом.

1. Соблюдайте дедлайны

Когда вы работаете с клиентами, наиболее очевидный фактор, определяющий приоритетность и срочность задачи, — дедлайн. Если приближается срок сдачи проекта и вы не успеваете закончить все вовремя, следует сфокусироваться на соответствующей задаче.

Соблюдение сроков — важнейшее условие предоставления клиентам положительного опыта, поэтому большинство дизайнеров понимают, какую значительную роль играют дедлайны при расстановке приоритетов.

Как фрилансер, вы являетесь бизнес-партнером своего клиента и должны нести ответственность за своевременное и качественное выполнение задач. Люди, которые работают много и подходят к организации своего рабочего процесса с умом, считают, что расстановка приоритетов — наиболее эффективный способ получить максимальный результат.

2. Установите промежуточные дедлайны

Если у проекта есть лишь финальный дедлайн, постарайтесь разбить всю работу на несколько этапов или частей. Установите для каждой промежуточной задачи свой срок выполнения. Лишь завершив работу в срок, вы сможете перейти к следующему шагу. Эти дополнительные дедлайны помогут вам грамотно расставить приоритеты.

Таким образом, вместо одного окончательного дедлайна, который кажется далеким, у вас будет четкое представление о том, из каких этапов состоит работа и что необходимо делать прямо сейчас, чтобы завершить ее вовремя.

Вам даже не обязательно сообщать клиенту о тех промежуточных дедлайнах, которые вы для себя определили. Просто используйте их для того, чтобы придерживаться графика и видеть общую картину.

Такой подход скажется и на других проектах, над которыми вы работаете в данный момент. Если в одном из них возникнут непредвиденные обстоятельства, вам может потребоваться дополнительное время, изначально отведенное на выполнение других задач. Придерживаясь графика, вы можете эффективно расставить приоритеты, а не просто бездумно тратить время на то, чтобы наверстать упущенное.

3. Подумайте о последствиях

В жизни каждого дизайнера наступает момент, когда он просто не понимает, как же сделать все вовремя. Если вашего внимания требуют сразу несколько задач, и вы не знаете, как расставить приоритеты, подумайте о последствиях невыполнения работы или несоблюдения сроков. Скорее всего, они будут отличаться от одной задачи к другой.

Например, если вы не успеете закончить проект одного клиента к дедлайну, последствия будут катастрофическими. Может быть, от того, завершите ли вы свою работу к определенной дате, зависят другие важные мероприятия, например, маркетинговая кампания. Однако если вы немного отстанете от графика в другом проекте, никаких серьезных последствий не наступит. 

Еще один фактор, который следует принять во внимание, — отношения с конкретным клиентом. Если вы работаете с клиентом давно и всегда соблюдали сроки, он, скорее всего, войдет в ваше положение (все зависимости от ситуации). Если же вы работаете с новым клиентом и надеетесь продолжить сотрудничество с ним, а также хотите, чтобы он порекомендовал вас своим знакомым, важно наладить отношения и выполнить работу в приоритетном порядке, даже в ущерб другим задачам.

4. Учитывайте порядок расчетов

Важно также учесть, как выполнение задачи скажется на получении оплаты. Может быть, речь о проекте, в котором вознаграждение предусмотрено за выполнение каждого этапа. Если вы всего лишь в нескольких шагах от достижения одной из подобных вех, вам, возможно, стоит уделить больше внимания этой работе, чтобы быстрее получить оплату.

Кроме того, может возникнуть ситуация, когда клиент уже перевел всю сумму, и вам необходимо завершить проект. Такая задача будет приоритетной, ведь клиент уже заплатил за ваше время.

Если вы фрилансер, вы всегда должны помнить о деньгах. Проанализировав свою финансовую ситуацию, а также порядок и сроки перечисления вознаграждения, вы поймете, над чем именно нужно работать, чтобы выстроить по-настоящему эффективный бизнес.

5. Оцените, сколько времени требуется

В некоторых случаях за наше внимание конкурируют две или более одинаково срочных задачи. Однако обычно для их выполнения требуется разное количество времени.

Я предпочитаю отдавать приоритет работе, которая занимает меньше времени, чтобы быстрее вычеркнуть ее из своего списка дел и иметь возможность более эффективно сфокусироваться на оставшихся задачах.

Фото Vecteezy

6. Ставьте цели на месяц и отталкивайтесь от них

Поставив цели, вы сможете определить, какие именно задачи внести в список дел. Этот процесс станет немного проще, если прежде чем составлять список дел на день, вы посмотрите на ситуацию в целом. Попробуйте начать с определения целей на месяц. Затем подумайте, какие конкретные действия или задачи необходимо выполнить, чтобы достичь результатов.

Запланируйте самые срочные дела — те, у которых есть дедлайны, и те, которые являются основополагающими для выполнения других задач — на первую неделю месяца. После этого вы можете составить более подробное расписание, разделив задачи на несколько шагов и определив, какие из них нужно выполнить в тот или иной день.

Такой способ расстановки приоритетов гораздо эффективнее, чем попытки решить, над чем работать сегодня, не задумываясь об общей картине. Когда у вас есть списки дел на недели и месяцы, в дополнение к спискам на день, вы можете увидеть, как каждая задача влияет на другие, и в результате приоритеты становятся очевидными.

Кроме того, устанавливайте конкретные финансовые цели, которые помогут вам сохранить мотивацию.

7. Выделите время для своих личных проектов

Помимо работы над проектами клиентов, в жизни каждого дизайнера есть и другие важные задачи: просмотр обучающих видео, чтение интересных книг, доработка собственного сайта-портфолио, ведение блога и т.д.

Обычно все эти дела уходят на второй план, поскольку они кажутся не такими уж значимыми, по сравнению с другими пунктами в вашем списке. Но в долгосрочной перспективе подобные личные проекты, развитие и совершенствование очень важны для вашей карьеры.

Лучший способ не забывать об этих задачах — выделить для них время в своем расписании. Примите решение, что будете посвящать им минимум 10% своего времени (или другое количество), и запланируйте на каждую неделю проекты и мероприятия, которые помогут вам достичь новых профессиональных высот.

Если вы этого не сделаете, то, скорее всего, вы никогда не займетесь собственным развитием, поскольку новые более важные задачи будут появляться постоянно.

Дополнительные советы

1. Сведите к минимуму перерывы и помехи

Если вы одновременно работаете над несколькими проектами, вы не сможете постоянно отвлекаться на неожиданные телефонные звонки и при этом эффективно выполнять свою работу. Исследования показывают, что даже короткие перерывы могут катастрофически сказаться на вашей продуктивности.

Вы каждый раз теряете ход мысли, и поэтому тратите на работу больше времени, чем планировали. В крайних случаях слишком частые паузы могут привести к срыву сроков.

Как же свести к минимуму подобные перерывы:

• Планируйте звонки. Сообщите своим клиентам, что отвечаете только на запланированные звонки. Попросите их заранее отправить электронное письмо, когда они захотят поговорить с вами. Также отметьте, что вы отвечаете на короткие вопросы письмом.
• Специальные часы. Некоторые фрилансеры выделяют на созвоны с клиентами час или два в день. Если вы решили сделать так же, сообщите, в какое время вы будете свободны. Вы можете работать над менее важными задачами, пока ожидаете звонка.
• Наймите ассистента, который будет фильтровать звонки. Если ваши клиенты привыкли, что вы всегда на связи, это может быть лучшим решением. Они получат возможность сразу поговорить с живым человеком, а помощник быстро сообщит вам, если возникнет какая-то чрезвычайная ситуация.

Если эти варианты не работают, а клиент требует, чтобы вы постоянно были на связи, потребуйте дополнительной оплаты за эту услугу.

2. Устанавливайте сроки с запасом для выполнения важных задач

На самом деле, несмотря на все усилия, большинство фрилансеров недооценивают время, необходимое для реализации проекта, ведь процесс включает множество переменных. Поэтому здесь легко ошибиться.

Лучший способ не пропустить дедлайн из-за неправильной оценки сроков или непредвиденных обстоятельств — попросить немного больше времени для завершения проекта, чем вы запланировали.

Это даст вам возможность поработать над другими приоритетными задачами, если что-то пойдет не так. Если же все хорошо, вы всегда можете сдать проект раньше срока.

3. Поддерживайте связь с клиентами

Еще один важный совет при работе с несколькими клиентами — регулярно поддерживать связь с каждым из них. Это не значит, что вы должны заваливать их электронными письмами или назначать многочисленные встречи. Но когда речь идет о длительных проектах, обязательно связывайтесь с ними, особенно по завершении конкретного этапа, и быстро отвечайте на их письма.

Также важно сообщать о любых проблемах или вопросах, которые у вас возникли. Как можно скорее поставьте клиента в известность, если не успеваете выполнить работу вовремя. Если клиент всегда будет в курсе того, как продвигается работа над его проектом, он сможет более эффективно строить планы на будущее.

4. Выполняя задачу, следуйте инструкциям

Одна из основных причин неудовлетворенности клиентов — фрилансеры, которые не следуют инструкциям. Если вы новичок в этом деле, вы, возможно, думаете: “Я бы никогда так не поступил”. Но когда вы торопитесь, неправильно понять указания клиента или перепутать инструкции разных клиентов очень просто.

Чтобы убедиться, что вы все делаете правильно, несколько раз просмотрите все свои переписки с клиентом, прежде чем приступить к работе, а также возвращайтесь к ним на разных этапах реализации проекта. Если вам что-то непонятно, сразу же спросите об этом.

5. Дайте клиентам больше, чем они ожидают

Последний совет, который касается работы с несколькими клиентами одновременно, касается их удержания. В отличие от традиционной работы, где работодатель обычно выплачивает сотрудникам при увольнении выходное пособие, ваши клиенты могут прекратить отношения с вами в любой момент без дополнительных компенсаций. Поэтому, естественно, вы заинтересованы в том, чтобы они были довольны.

Один из способов сделать так, чтобы клиенты возвращались к вам снова и снова — превзойти их ожидания. Это можно сделать следующим образом:

• Досрочно закончить проект
• Привлечь внимание клиента к информации, которая может ему помочь
• Прорекламировать проект клиента через свои социальные сети и т.д.

6. Составьте список основных задач и расставьте приоритеты

Такой список поможет вам не упустить важные задачи, которые необходимо выполнить. Конечно, вам все равно нужно будет расставить их в приоритетном порядке, чтобы знать, что делать в первую очередь.

Сначала запишите все, что требуется сделать в рамках проекта, а затем определите наиболее важные и срочные задачи. Приложив совсем немного усилий, вы составите список приоритетных дел, который поможет вам оставаться на верном пути.

7. Поймите, что расстановка приоритетов — не точная наука

Если составить список дел легко, то правильно расставить приоритеты — намного сложнее. Иногда вам придется опираться на свою субъективную оценку. Однако со временем у вас будет получаться все лучше и лучше, а на управление проектом станет уходить меньше времени и усилий.

Приложения для управления проектами, которые подойдут дизайнерам и фрилансерам

Грамотное управление проектами — важный аспект эффективной работы, который определяет, насколько приятным будет опыт клиентов. Вне зависимости от того, фрилансер ли вы, сотрудник маленького агентства или член большой команды, вам придется часто общаться с клиентами и учитывать множество деталей.

Необходимо иметь надежную систему управления проектами. В этом может помочь специальное программное обеспечение. Вот несколько наших любимых приложений с отличным функционалом:

• Basecamp
• Active Collab
• Mavenlink
• Smartsheet

Заключение

Хотя навык расставлять приоритеты нельзя назвать одним из самых эффектных, для фрилансера или дизайнера — это необходимость. Следуя советам из этой статьи, вы сможете надлежащим образом расставить рабочие задачи в порядке приоритетности. Помните о тех факторах, которые необходимо учитывать, и у вас все получится. Сделайте управление проектами своей сильной стороной!

Приоритизация задач за 4 шага до завершения работы [2023] • Asana

Резюме

Устали от бесконечного списка задач и от того, что ваши приоритеты отодвигаются в сторону? Узнайте, как создать список задач, выбрать стратегию расстановки приоритетов, запланировать свои задачи и общаться с вашей командой, чтобы повысить производительность и добиться цели.

Если вы похожи на большинство людей, вы обычно начинаете свой рабочий день с намерением быть максимально продуктивным. Тем не менее, в течение дня вы обнаружите, что выполняете несколько срочных запросов и наблюдаете, как растет ваш список задач. То, что вы изначально намеревались достичь, кажется, отодвинуто в сторону.

Если это звучит знакомо, вы не одиноки. Без процесса определения приоритетов задач на работе всегда кажется, что мы играем в догонялки. Однако есть четыре шага, которые вы можете предпринять, чтобы повысить свою производительность, уложиться в сроки и лучше управлять своим временем:

1. Создать список задач  

2. Выбрать метод приоритизации задач 

3. задачи в календаре 

4. Сообщите о своем прогрессе своим товарищам по команде

Ознакомьтесь с приведенными ниже советами и выполните эти действия, чтобы расставить приоритеты в своих повседневных задачах на работе.

1. Создайте список задач

Вы не сможете решить, как расставить приоритеты задач, если у вас нет единого представления обо всем, что вам нужно сделать в первую очередь. Это может показаться рудиментарным, но это то, что часто пропускают в спешке, чтобы погрузиться в проекты. Вместо этого найдите время, чтобы составить список того, над чем вам нужно работать во всех ваших проектах. Обязательно разбивайте большие задачи на подзадачи, чтобы не чувствовать себя перегруженным.

После того, как ваши задачи будут объединены и перечислены, добавьте дополнительную информацию, например:

Со всеми вашими задачами в одном месте вы сможете увидеть общее представление о том, что необходимо сделать, получить представление о том, как много работы, с которой вы имеете дело для целей тайм-менеджмента, и что, скорее всего, требует вашего внимания сейчас.

Пока не беспокойтесь об организации своих задач; просто поставьте их всех в одном месте, чтобы начать. Создание основного списка задач — важный первый шаг, потому что если вы сможете организовать себя в начале проекта или квартала, вам будет намного легче оставаться организованным в течение более длительного периода времени.

Совет Asana: Мои задачи — это функция Asana, которая автоматически объединяет все назначенные вам задачи в одном представлении. Он служит основным контрольным списком, который позволяет вам сосредоточиться на нужных частях работы и позволяет вам организовывать и расставлять приоритеты задач на основе сроков выполнения.

Создайте шаблон матрицы приоритизации

2. Примите метод приоритизации задач

То, как вы в конечном итоге расставите задачи по приоритетам, будет зависеть от характера вашей работы и вашего личного стиля работы, но есть общие методы приоритизации задач, которые могут вам подойти . Давайте рассмотрим несколько эффективных методов приоритизации задач.

Съешьте лягушку

Метод «Съешь лягушку» — это не буквальное предложение, а скорее система, основанная на цитате из вечно мудрого Марка Твена. Он сказал: «Если твоя работа — съесть лягушку, лучше сделать это первым делом с утра». В мире управления проектами это означает сначала решать большие или сложные задачи, прежде чем переходить к менее важным или срочным задачам.

Важные задачи, которые служат высшей цели и связаны с целями высшего уровня или OKR, должны быть первыми в списке приоритетов, когда вы начинаете свой день. После того, как вы съели свою лягушку за день, вы можете распределить другие задачи в зависимости от таких факторов, как сроки, и чувствовать меньше стресса, поскольку ваша самая важная работа уже сделана.

Прочтите: Как установить OKR

Съешьте лягушку в действии: Завершите большую презентацию, которую вы сделаете для руководства в конце недели, прежде чем отвечать на электронные письма, работать над формой отзыва, звонить клиентам , или сгладить изменения контракта. Погружаясь в большой проект, прежде чем делать что-либо еще, вы не потеряете концентрацию и не будете отвлекаться на случайные задачи или вопросы, а также сможете легче справиться с большой частью работы.

Матрица решений Эйзенхауэра

Другой метод приоритизации, матрица решений Эйзенхауэра или матрица срочно-важности, начинается с организации задач в четыре квадранта в зависимости от того, являются ли они:

Как пятизвездный генерал во время Второй мировой войны, а затем президент Соединенных Штатов, Дуайт Д. Эйзенхауэр умел быстро принимать важные решения и придумал этот метод себе в помощь.

Этот подход поможет вам решить:

• Что делать сейчас (важно и срочно)

• Что вам нужно запланировать (важно, но не срочно)

• Что вы можете делегировать (неважно, но срочно)

• Что вы можете удалить (неважно и несрочно) 

Это отличный инструмент для определения приоритетов задач, быстрого принятия решений и поддержания порядка.

Матрица решений Эйзенхауэра в действии: Коллега только что отправил вам электронное письмо с просьбой помочь с презентацией продаж. Этот запрос срочный, потому что он должен быть выполнен сегодня, но достаточно ли он важен (для вас), чтобы отложить другую работу?

Измеряйте важность и срочность каждой задачи в своем ежедневном списке, чтобы решить, можете ли вы переложить задачи, чтобы помочь коллеге, или их нужно отложить на потом. Знание своих обязательств также помогает вам говорить «нет», когда это необходимо.

Создайте шаблон матрицы приоритетов

Метод ABCDE

Метод ABCDE сравним с выставлением оценок вашим задачам от A (очень важно) до E (исключайте, когда это возможно).

Чтобы использовать метод ABCDE: 

• Возьмите этот список задач, который вы создали

• Назначьте каждой задаче буквенное значение в соответствии с ее уровнем важности, где задачи A имеют наивысший приоритет, а задачи E — низкий приоритет  

• Решайте задачи соответственно 

  90 014

Этот метод предлагает способ быстро взвесить важность задачи, чтобы помочь вам определить задачи с наивысшим приоритетом. Убедитесь, что вы всегда сначала работаете над задачами A и B, потому что именно они будут способствовать или разрушать ваш успех на работе.

Метод ABCDE также хорошо работает в сочетании с методом «съесть лягушку». Если вы начинаете свой день с задач A и B, то остаток дня можете потратить на менее важные задачи, такие как C, D и E.

ABCDE в действии: У вас есть восемь доступных рабочих часов. сегодня, но задачи в вашем списке на пятнадцать часов. Когда вы даете каждой задаче букву, только две из них относятся к задачам A, а большинство из них относятся к задачам D, которые вы можете делегировать или перенести. Теперь вы знаете, что нужно сосредоточиться только на задачах А, а задачи D оставить на потом или передать другому члену команды. Вы только что перешли от перегруженности к списку приоритетных задач, в котором основное внимание уделяется повседневным задачам.

Фрагментация

Для метода фрагментации чанк определяется как сфокусированная рабочая деятельность. Это может быть автономный процесс (очистка почтового ящика), часть более крупного проекта (завершение первого черновика документа) или набор небольших, не связанных друг с другом задач. Ваш ключ здесь в том, чтобы сделать эти куски сфокусированными, непрерывными блоками времени.

Отключите внешние отвлекающие факторы и сообщите другим, что вы недоступны:

• Воспользуйтесь преимуществами инструментов для совместной работы, таких как «Не беспокоить»

• Выделение времени в календаре для более глубокой концентрации

• Внедрение политики запрета совещаний для себя и своей команды, если вы в состоянии

Не забывайте делать перерывы расслабиться и освежиться.

Фрагментация в действии: Вы можете начать свой день с одного часа работы над дизайном, после чего следует кофе-брейк. Затем два часа запланированных встреч, обед и 30 минут ответа по электронной почте. Затем вы переходите к одному часу исследования нового проекта.

Вы отмечаете все свои действия в своем календаре, чтобы контролировать себя и гарантировать, что никто не нарушит ваш план. Вы заканчиваете свой день коротким перерывом в социальных сетях, направляетесь на собрание по обновлению команды, а затем завершаете последний час работы над дизайном.

Совет Asana: Если вы используете Asana для управления своими задачами, вы можете создавать настраиваемые поля для добавления дополнительной информации, такой как буквенная оценка (если вы используете метод ABCDE), срочность и важность (если вы вы используете матрицу решений Эйзенхауэра), уровень приоритета (если вы собираетесь съесть лягушку) или оценки того, сколько времени потребуется для завершения.

3. Используйте календарь для планирования задач

Независимо от того, занимает ли задача несколько минут или недель, у нее всегда есть начало и конец. Итак, когда у вас есть список, добавьте дату начала и окончания для каждой задачи. Это позволит убедиться, что ничего не упущено из виду по мере появления новых вещей и необходимости смены приоритетов.

Если вам назначена задача без четких дат начала и окончания, обязательно запросите эту информацию, чтобы вы могли запланировать время для работы над ней и установить ожидания. Как только вы узнаете эти даты, вы можете установить свою личную дату окончания еще раньше, чтобы учесть непредвиденные проблемы или раньше сдать работу. Думайте о своей работе как о головоломке: вам нужно знать, что части будут сочетаться друг с другом, а даты начала и окончания — это края этих частей головоломки.

Продолжая метафору, если задачи — это кусочки головоломки, где даты начала и окончания отмечены на краях, то ваш календарь — это доска-головоломка, на которой вы собираете большую картину.

Используйте календарь, чтобы:

• Балансировать трудоемкие и высокоприоритетные задачи

• Убедитесь, что вы соблюдаете сроки

• Предотвратите конфликты в расписании 9000 5

• Управляйте своей рабочей нагрузкой

• Сохраняйте работу -жизненный баланс

Если вы используете один из вышеперечисленных методов расстановки приоритетов или комбинацию ваших любимых, используйте эту структуру, чтобы заполнить свой график и управлять временем.

Совет Asana: Используя представление календаря в Asana, вы сможете определять дни, когда вы можете быть перегружены, а также видеть открытые блоки времени. Воспользуйтесь преимуществом этого представления, чтобы сместить задачи и распределить работу более равномерно. Когда вы активно управляете своим календарем, вы можете оставаться организованным и начинать каждый день, точно зная, какие важные задачи необходимо выполнить.

4. Сообщайте товарищам по команде о ходе выполнения задания

Наконец, не забудьте зациклить товарищей по команде, которые могут ждать, пока вы выполните задание, или соперничать за часть вашего времени.

Сократите количество запросов, которые вы получаете, заблаговременно предоставляя коллегам обновления статуса по:  

Вместо того, чтобы постоянно отвечать на запросы, вы можете продолжать выполнять свою работу продуктивно и эффективно.

Совет Asana: Функция комментариев к задачам Asana позволяет делиться обновлениями и задавать уточняющие вопросы непосредственно по задаче, чтобы поддерживать связь с реальной работой, которую вы выполняете. Или вы можете использовать обновления статуса в рамках проекта, чтобы уведомлять всех заинтересованных лиц о вашем прогрессе в конкретном проекте, а не только в задаче.

Работа с приоритетами — это продуктивная работа

Когда вы четко расставляете приоритеты в своей работе, вы можете повысить производительность, лучше управлять своим временем и быть уверенными, что уложитесь в сроки — каждый раз.

Создание шаблона матрицы приоритизации

Как эффективно приоритизировать задачи: пошаговое руководство

• Товарищ
• Блог
• Производительность
• Как расставить приоритеты задач…

• Кейт Дагер
• 24.06.2020
• 5 минут чтения

Воспользуйтесь этими 11 рекомендациями, чтобы эффективно расставлять приоритеты для задач, успевать больше и добиваться поставленных целей.

Понимание того, как расставить приоритеты в своей работе, может показаться довольно сложным, когда все кажется одинаково важным. Чтобы управлять своей рабочей нагрузкой и следить за соблюдением сроков, важно найти метод расстановки приоритетов, который подходит именно вам. Чтобы помочь вам, Fellow создал пошаговое руководство о том, как расставлять приоритеты в задачах и контролировать свою рабочую нагрузку.

Почему важно расставлять приоритеты?

Расстановка приоритетов важна, потому что она влияет на то, насколько эффективно вы выполняете свою работу и соблюдаете сроки. По мере того, как вы и ваша команда работаете вместе для достижения командных целей, определение приоритетных задач даст вам больше времени и снимет стресс, если вы чувствуете себя перегруженным длинным списком дел, которые нужно сделать. Больше времени позволит вам быть более продуктивным и, следовательно, более эффективным в своей роли.

Как расставить приоритеты задач 

Умение расставлять приоритеты задач может быть сложной задачей, но не волнуйтесь! выполните следующие действия, чтобы расставить приоритеты задач.

• Соберите список всех ваших задач
• Определите срочные и важные задачи
• Оцените ценность для вашей команды и компании
• Реорганизуйте свои задачи в соответствии со сроками
• Быстро адаптируйтесь
• Знайте, когда нужно сократить
• Избегайте отвлекающих факторов
• Используйте календарь
• Получите помощь и делегируйте полномочия

1 Соберите список всех ваших задач

Этот первый шаг кажется простым, но абсолютно необходимым. Создайте основной список всего, что, по вашему мнению, необходимо сделать в обозримом будущем. Как вы создаете свой список задач, зависит от вас, если он легко обновляется и доступен для вас в любое время. Это может быть так же просто, как записать все свои задачи в качестве действий в Fellow:

Теперь, когда у вас есть список приоритетов, вы можете разделить их по времени. Это означает разделение элементов на ежемесячные, еженедельные и ежедневные сроки.

2 Определите срочные и важные задачи

После того, как вы создали список всех ваших приоритетных задач, пришло время определить, какие задачи являются срочными, а какие важными. Пункты, требующие немедленного внимания, являются срочными. То, что осталось, может быть важным или, может быть, чем-то, что вы берете на себя без необходимости.

Будьте осторожны, уделяйте время только срочным делам, а затем важным задачам. В недавнем сообщении в блоге Rescue Time они определяют эффективный способ организовать то, на что нужно обратить внимание в первую очередь: 85 Важно, но не срочно: Решите, когда вы это сделаете, и запланируйте

Срочно, но не важно: Делегируйте эти задачи кому-то другому

Ни срочные, ни важные: Удалите их из своего графика как можно скорее» 

скорее чем просто вычеркивание элементов из списка.

3 Оцените ценность для вашей команды и компании

Теперь, когда вы отдали приоритет своим срочным задачам, пришло время переключиться на более важные задачи. Какой пункт приносит наибольшую пользу вашей команде и компании в целом? Ответив на этот вопрос, вы сможете определить, на какой задаче следует сосредоточиться больше всего.

Еще одна вещь, которую вы можете использовать для определения уровня важности пунктов в вашем списке дел, — это рассмотрение того, скольких людей этот пункт затронет. Чем больше людей пострадает, тем быстрее вы должны это сделать. Оценка стоимости также может быть определена с помощью методов тайм-менеджмента, таких как метод ABCDE.

4 Реорганизуйте свои задачи в зависимости от сроков 

Как мы уже упоминали ранее, очень важно разделить основной список задач на ежемесячные, еженедельные и ежедневные обязанности. Рассмотрение сроков, которые вы согласились соблюдать, — это следующая часть головоломки, которая помогает определить уровни приоритета. После того, как вы отделите срочное от важного, назначьте сроки выполнения, чтобы вы могли реорганизоваться, чтобы уложиться в эти сроки.

Расставьте приоритеты в выполнении задач!

Назначайте сроки в Fellow, чтобы быть подотчетными и организованными.

Попробуйте Fellow бесплатно

Убедитесь, что вы связываетесь со своим менеджером, если у вас есть задачи, которые назначены без крайних сроков, чтобы вы могли выполнять свои обязанности. Отличный способ уложиться в сроки — запланировать их в своем календаре с напоминаниями.

5 Упорядочивание ежедневных задач по расчетным трудозатратам

Разные задачи требуют разных усилий. Если некоторые задачи кажутся равнозначными по важности, подумайте, какая из них требует наибольших усилий, и приступайте к ней в первую очередь. Как утверждает Джеймс Клир, автор Atomic Habits, в статье для Buffer:

: «Ученые-бихевиористы обнаружили, что один из самых эффективных способов создать приятный опыт — сложить болезненные части опыта в самом начале процесса. Психологически мы предпочитаем опыт, который со временем улучшается».

Если вы сначала выполните более продолжительное задание, это побудит вас перейти к более мелким задачам, поскольку вы уже сразились со зверем.

6 Учитывайте конечный результат

Еще одна вещь, которую вы можете учитывать при определении приоритетности своих ежедневных, еженедельных и ежемесячных задач, — это конечный результат этих действий. Если вы знаете, что выполнение какого-либо действия окажет большое влияние на результаты вашей команды (даже в долгосрочной перспективе), подумайте о том, чтобы переместить этот пункт в начало списка дел. ⬆️

В конце концов, расстановка приоритетов заключается в сосредоточении внимания на вещах, которые принесут вам и вашей команде наибольшую отдачу от инвестиций (ROI). Если вы будете учитывать конечный результат своей деятельности, вы всегда будете стремиться к максимальному раскрытию потенциала вашей команды.

7 Быстрая адаптация

Изменения — это константа, которую мы должны признать и принять. После того, как вы создали свои приоритетные задачи, вы должны знать, что они неизбежно и обязательно изменятся по мере того, как все будет развиваться в этом конкретном проекте. Небольшая перестановка еще никому не повредила!

При изменении уровня приоритета срочные и важные дела в вашем списке приоритетов должны оставаться прежними. Оставайтесь адаптируемыми к изменениям, которые обязательно произойдут, но сосредоточьтесь на своих главных приоритетах, даже если их порядок немного изменится.

8 Знайте, когда сокращать

Большинству из нас знакомо чувство написания списка дел только для того, чтобы перенести более 90% пунктов на следующий день, а затем на следующий день, пока все не закончатся. внезапно мы смотрели на один и тот же предмет в течение нескольких недель. Это нормально, если вы не можете отметить все в своем списке приоритетов, так что не волнуйтесь. Как только вы хорошенько взглянете (и глубоко вздохнете) на свои важные задачи, вычеркните все, что не может быть выполнено в этот день. Переместите его из своих ежедневных дел в свой еженедельный или ежемесячный список приоритетов.

Самое важное, что вы можете сделать, — это сосредоточиться на «одной вещи», которая принесет вам и вашей команде наибольшее влияние. Даже если это означает, что вам придется вычеркнуть некоторые дела и пункты из своего списка дел. ✂️

9 Избегайте отвлекающих факторов

Избегайте отвлекающих факторов, чтобы оставаться сосредоточенным на том, что действительно важно, и не отвлекаться. Постарайтесь найти тихое место для работы, где ничто не будет вас отвлекать. По возможности уберите с рабочего места все предметы, которые могут мешать вашей концентрации, например, телевизоры или личные вещи. Отключите уведомления на телефоне, компьютере или других устройствах, которые могут вас отвлекать. Сюда входят уведомления по электронной почте, уведомления в социальных сетях и всплывающая реклама. Если вам трудно сосредоточиться в шумной обстановке, рассмотрите возможность использования наушников с шумоподавлением, чтобы блокировать отвлекающие звуки.

10 Использование календаря

Использование календаря поможет вам эффективно управлять своим временем и оставаться организованным. Планируя свои задачи и сроки в календаре, вы можете сразу увидеть, на чем вам нужно сосредоточиться, расставить приоритеты в своей работе в зависимости от срочности и важности и избежать чрезмерных обязательств. Мы рекомендуем регулярно просматривать свой календарь, а затем корректировать и переносить задачи по мере необходимости, а также выделять время для целенаправленной работы и перерывов. Используя календарь для определения приоритетности задач, вы можете повысить свою производительность, снизить уровень стресса и более эффективно достигать своих целей.

11 Получение помощи и делегирование полномочий

Иногда важно делегировать полномочия и обращаться за помощью, чтобы своевременно выполнить список задач. Такой подход не только максимизирует производительность, но также помогает укрепить доверие и способствовать позитивной динамике команды. Сначала расставьте приоритеты задач в зависимости от степени их срочности и важности. Затем четко сообщите цели и ожидания членам команды и делегируйте задачи, которые соответствуют их навыкам и способностям. При делегировании важно поощрять открытое общение и регулярно предоставлять обратную связь, чтобы делегирование было успешным и чтобы все были на одной волне.

В какой-то момент вы получите то, чего никогда раньше не делали, потому что, надеюсь, я буду передавать вам свои лего по мере нашего роста. И в ту минуту, когда высокоэффективному сотруднику дается задача, которую он не может выполнить должным образом и которую не поддерживают должным образом, он начинает чувствовать, что его уверенность падает, что-то происходит в его рабочем процессе. И именно поэтому так важно просто не предполагать, что люди могут справиться со всем и справиться со всем на том же уровне, на котором они выполняют свои задачи.

– Кристина Георгулакис, основатель Outcomes Partner, тел. 776

Как эффективно расставлять приоритеты для выполнения задач 

Научившись эффективно расставлять приоритеты, вы почувствуете, что лучше контролируете свой рабочий день. Чем больше времени, тем выше производительность и эффективность. Поиск подходящего метода расстановки приоритетов поможет вам отделить срочные задачи от важных, оценить их ценность, уложиться в сроки и определить уровень требуемых усилий. Это также научит вас быть более гибкими и понимать, где можно сократить задачи, не требующие немедленного внимания. Сохраните и возвращайтесь к этому руководству всякий раз, когда вы чувствуете себя немного подавленным и вам нужно какое-то руководство.

Наконец, не забудьте воспользоваться полной функцией Fellow Action Items , чтобы упорядочить свои ежедневные и еженедельные списки дел!»

Советы для высокоэффективных руководителей

• Электронная почта*

---

Кейт Дагер (аспирант H.