Расставить приоритеты это: Как расставить приоритеты и понять, что для вас важно: восемь советов

Содержание

Как расставить приоритеты и понять, что для вас важно: восемь советов


Антон Бахарев

Вряд ли сегодня найдется хоть один человек, который не сталкивался бы с тем, что у него очень много дел и слишком мало времени, чтобы все их переделать. Выбрать то, что действительно важно — задача не из простых. Собрали из нескольких книг советы о правильной расстановке приоритетов.

Из книги «Меняем привычки»

Главное, что нужно запомнить: если всё является приоритетом — значит, приоритетом не является ничего. Перед началом каждого рабочего дня повторяйте эту фразу. Такая «мантра» позволит прорваться сквозь многоголосый информационный «шум» к тому, что действительно первостепенно.

Лучшее время для активной мыслительной деятельности — это утро, потому что префронтальная кора, исполнительный механизм нашего мозга, к концу дня разряжается, а подзаряжается во время ночного сна. Именно поэтому сложную мыслительную работу лучше выполнять с утра, когда мозг еще свеж, не растрачивая это ценное время на электронную переписку и онлайн-конференции.

Начало дня нужно особенно ценить и беречь для самого важного.

Из книги «Заряжен на 100%»

Приоритет — слово, не имевшее множественного числа. Изначально оно означало единственную важную вещь. Но мы уже привыкли говорить «определить приоритеты», и нам это не кажется странным. Отбрасывая лингвистические нюансы, скажем так: если приоритетов больше трех, можно считать, что их нет вообще. Проблемы возникают из-за нечетких приоритетов, большого количества задач, когда непонятно, за что браться в первую очередь.

Нам с коллегами из МИФа, как и многим читателям МакКеона (автора книги «Эссенциализм») на Западе и в России, очень помогла придуманная им мантра: «Если не очевидно, что это „да“, то значит, это „нет“». Слишком много возможностей, развлечений, отвлечений жаждут наших внимания, энергии и времени. И стоит говорить «да» только тем идеям и целям, которые действительно вас зажигают.

Матрица дел

Простой инструмент для расстановки приоритетов в рутинных делах и задачах (а не стратегических целях) — матрица дел, она же матрица Эйзенхауэра, она же матрица ABCD, ставшая известной во многом благодаря бестселлеру Стивена Кови «7 навыков высокоэффективных людей».

Матрица состоит из четырех квадрантов (A, B, C, D), по которым вы распределяете задачи, исходя из двух характеристик — их важности и срочности:

  1. Важное-срочное
  2. Важное-несрочное
  3. Неважное-срочное
  4. Неважное-несрочное

Этот инструмент известен очень многим. Но, как показывает опыт, далеко не все знающие его используют. В матрице дел проще оценивать существующую загрузку, понимать, от каких задач можно отказаться, если нужно добавить новые, каким снизить важность, и так далее.

Из книги «Ловушки мышления»

Принимая решение, дистанцируйтесь от мгновенных эмоций. Если вы откликаетесь на мгновенные эмоции, то это может напоминает ситуацию, когда после того, как вы скатитесь с американской горки, вам пытаются продать фотографию, где вы визжите во время езды. Вы можете импульсивно купить ее, потому что в вас еще бурлит адреналин. Но нужна ли вам эта фотография на следующий день? На самом деле нет. Никто не выглядит хорошо на американских горках.

Прекратить делать

Джим Коллинз, автор книги «От хорошего к великому», предлагает создать «список того, что нужно прекратить делать». Эта идея родилась в ответ на вопрос, поставленный одним из его наставников: подумать, что он стал бы делать после двух в корне меняющих жизнь звонков. Во время первого его уведомили бы, что он унаследовал 20 миллионов долларов без каких-либо обязательств. А во время второго ему сообщили бы, что в связи с редкой и неизлечимой болезнью ему осталось жить всего 10 лет.

Наставник спросил Коллинза: «Что бы вы начали делать по-другому, в частности, что бы прекратили делать?» С тех пор, говорит Коллинз, он каждый год готовит список «прекратить делать».

Наивно делать вид, будто мы на все можем найти время, установив многозадачный режим работы или начав работать более эффективно. Взглянув повнимательнее, вы обнаружите, что в расписании не так уж много пробелов. Час, проведенный за одним занятием, — это час, не потраченный на другие. Так что если вы приняли решение проводить больше времени с детьми, или пойти учиться в колледж, или больше тренироваться, то параллельно должно появиться решение, что вы собираетесь прекратить делать.

Из книги «Бизнесхак 2.0»

Это квадрат Декарта. Четыре вопроса, позволяющих принять взвешенное решение.

Есть тонкость — в квадрате НЕ-НЕ нельзя допускать ответов, аналогичных первому (а это хочется сделать из-за двойного отрицания). Этот инструмент помогает рассмотреть проблему со всех сторон. Плюсы и минусы можно взвесить, придав им субъективные численные оценки — чтобы количественно сравнить оба варианта.

Правило семи вздохов

Самураи принимали решения на протяжении семи вдохов. Если самураю не удавалось принять решение за это время, он переключался на что-то другое, поскольку это означало, что для решения либо не готов он сам, либо нет подходящих обстоятельств.

Правило 10/10/10

Принимая решение, задайте себе три вопроса:

1. Как я буду относиться к этому через десять минут?

2. Как я буду относиться к этому через десять месяцев?

3. Как я буду относиться к этому через десять лет?

Некоторые решения могут вызывать краткосрочные эмоции, страх, и бывает полезно подумать о том, какие дивиденды они способны принести в долгосрочной перспективе. Будете ли вы жалеть, что на что-то не решились? Или наоборот?

Подготовлено по книгам «Меняем привычки», «Заряжен на 100%», «Ловушки мышления», «Бизнесхак 2.0».

Картинки: pixabay

Умение расставлять приоритеты: инструменты и методы работы

Поразительно, сколько людей понимают, насколько важно уметь расставлять приоритеты, но при этом дальше простого понимания дело не доходит. Самое интересное, что некоторые свои приоритеты может назвать почти каждый, но умение расставлять приоритеты свойственно лишь единицам из сотни, а процент тех, кто регулярно оттачивает это умение в реальной жизни еще меньше.

Хотите простой тест?

Ваши приоритеты, выбранные на текущий момент, запишите в порядке значимости: на первом месте  поставьте самое важное для вас.

Теперь присвойте место в порядке убывания по времени, которое вы затрачиваете на каждое из направлений.

Если в этом тесте обратная зависимость между временем и значимостью, вывод, что вы не умеете работать со своими приоритетами, а значит, рискуете так и не прийти к тем жизненным ожиданиям, о которых мечтаете.

Сомневаетесь, что все так просто, подозреваете, что дело в неправильных приоритетах? Значит, вам стоит вернуться на шаг назад и поработать с приоритетами.

Если приоритеты понятны и не вызывают сомнения, следующий шаг – научиться действовать в соответствии со своими приоритетами.

 Что значит, правильно расставить приоритеты?

Как удерживать внимание на важном, при постоянном искушении переключиться на другие дела?

Среди огромной массы дел, заданий, поручений следует научиться выделять три категории:

 

  • свои приоритеты;
  • дела, которые обеспечивают должное качество жизни;
  • все остальное.

 

Приоритеты. Это основа для постановки жизненных целей и планов. Приоритетам отдается самое главное и продолжительное время работы. Если мыслить категориями «важно» и «неважно», ваши приоритеты – это ВАЖНО!

 Дела, которые обеспечивают должное качество жизни. Это дела, которые составляют большую часть рутин. Подробнее о том, что это такое и как работать с рутинами здесь.

Вот несколько примеров таких дел:

Мытье посуды. Чистая посуда способна сделать нашу жизнь лучше, как в эстетическом, так и в гигиеническом смысле.

Способно ли мытье посуды (процесс) напрямую влиять на ваши приоритеты или к ним относиться? Другими словами, если вы моете посуду, как это работает на вашу внешность, красоту, фигуру, здоровье (речь сейчас не про возможные отравления, а в глобальном смысле)?

Скорее всего, никак.

Работает ли мытье посуды на вашу самореализацию?

Скорее всего, нет. Исключение, если вы, к примеру, работаете в клининговой компании.

Как процесс мытья посуды влияет на вашу финансовую независимость?

Никак. Исключение, если мытьем посуды вы зарабатываете себе на жизнь.

Хотя вечно грязная посуда и способна разрушить брак, или являться поводом для ссор или обид в семье, но по большому счету, мытье посуды, не способно задавать тон в отношениях, потому что не тонны отмытой посуды определяют, какими будут отношения.

В качестве примеров «НЕВАЖНЫХ» дел можно назвать оплату коммунальных счетов, обучения, налогов. Это наши обязательства перед третьими лицами, которые необходимо выполнять, если мы выбрали эту управляющую компанию, эту школу, эту страну, этот вид деятельности. Они тоже напрямую не оказывают влияния на наши приоритеты, но влияют на качество жизни.

Примеров может быть много: уборка в квартире, стирка и химчистка, даже процесс приготовления обедов и ужинов – все это  дела, которые можно отнести к категории «неважно», но это все то, что способно влиять на качество жизни.

Вот пример, который поможет закрепить суть категории «неважно». Мы договорились, что то, что вы едите с точки зрения вашего физического состояния ВАЖНО. Ведь ваше физическое состояние в числе ваших приоритетов.  Поэтому съесть свеклу, листовой салат и перловку предпочтительнее, чем плюшку с маком и газировку.

При этом,  если вы из трех часов своего времени потратите два на дело из категории «самореализация», например, займетесь написанием диссертации, а час потратите на приготовление здоровой еды из свеклы перловки и листового салата, это будет результативнее для вас, чем три часа приготовления шикарного обеда из тех же ингредиентов.

То есть то, что вы едите – важно, но сам процесс приготовления пищи – дело из категории неважных с точки зрения ваших приоритетов. Ведь еду для вас может приготовить повар, в то время пока вы занимаетесь диссертацией, но не повар и никто другой не сделает за вас ваши ВАЖНЫЕ дела: не позанимается вместо вас зарядкой, не посадит на колени и не поболтает доверительно с вашим ребенком.

Итак, дела, которые работают на ваши приоритеты и служат средством достижения целей – это ВАЖНО, дела, которые нужны для поддержания нашего качества жизни в стабильно хорошем состоянии, но не работающие на приоритеты, — НЕВАЖНО.

 Все дела из категорий «ВАЖНО» и «НЕВАЖНО» — это главное в нашей жизни,  а все остальные дела – второстепенное.

Что такое все остальные дела?

Все остальные дела – это фон, который постоянно присутствует в нашей жизни. Включили утром телевизор, заинтересовались сюжетом передачи о здоровье, потратили час времени, который планировали потратить на то, что ВАЖНО. Планировали проверить рабочую почту (ВАЖНО), увидели новое письмо рассылки, перешли по ссылке, затем по другой ссылке. В итоге потеряли два часа продуктивного утреннего времени.

Снизить влияние фона можно только одним способом – сконцентрироваться. Есть состояние, в котором мы не позволяем себе отвлекаться на фон. Это рабочий цейтнот, когда в сжатые сроки нужно завершить какое-то срочное  дело, ко времени представить результаты.  Задумайтесь, что в вашей жизни тоже есть ограниченные сроки для получения тех или иных результатов, и лишний фон будет всегда оттягивать ваши достижения. Дальше дело выбора: или личностнозначимые результаты или очередная телепередача про здоровье. Хотите больше достигать, учитесь концентрироваться на главном и минимизировать фон.

Хотите проработать свои приоритеты? Воспользуйтесь самодиагностикой, которая поможет понять, что для вас важно, а что суета. И тогда следующая часть публикации будет нести для вас личностнозначимый смысл.

 

Как упорядочить свои дела и систематизировать работу?

Подойдет любой блокнот или тетрадь. Я пользуюсь авторским планировщиком. В нем уже есть основа для удобной систематизации, но и в простой тетради можно сделать что-то подобное.

Суть простая. Сначала на первой странице располагаются ваши приоритеты, затем цели на год, затем карта действий с конкретным списком дел для достижения цели. Подробно о том, как спланировать такую систему в материале «Секреты хорошего планирования или как создать план саморазвития».

Самое важное условие – блокнот должен стать вашим ежедневным спутником. Ваш список еженедельных и ежедневных дел должен вырастать из карты действий по достижению целей: в первую очередь дела из категории «ВАЖНО», а во вторую —  дела категории «НЕВАЖНО».

Открыв свой блокнот, вы сразу видите ваши первоочередные задачи из категории «Важно» и задачи второй очереди «НЕВАЖНО». К примеру, оплату счетов вы обязаны сделать, но к целям и приоритетам это никак не относится — «НЕВАЖНО».

Возможно, вы уже понимаете основные преимущества такого подхода. Ваш блокнот помогает отметать лишнее, концентрируясь на главном. Когда «ВАЖНЫЕ» дела регулярно выполняются, вы шаг за шагом продвигаетесь к запланированным результатам. Вы видите, как идет продвижение, на каком этапе вы сейчас находитесь. Вам не приходится делать вид, что дело движется, если в действительности это не так, и искать бессмысленные оправдания. Бумага честнее нашего сознания, часто играющего в игру «делать или отложить».

Возникли новые идеи или вы засомневались в правильности выбранного действия? Обратитесь к своим приоритетам и целям в начале блокнота,  проанализируйте, действительно ли данное конкретное действие способно привести к нужным результатам.

Ваш блокнот – помощник и контролер. В бесконтрольном движении человек чаще сбивается с пути, чем достигает результата. Пустив дела на самотек, мы в итоге жалеем о нереализованных планах. Без системы любое из намерений будет подавлено привычным ритмом жизни, старыми привычками и бесконечным фоном.

Правильно расставленные приоритеты, хороший план, связывающий цели и ежедневные дела в одну систему работы и блокнот – всего три составляющих, чтобы начать восхождение к новым вершинам ваших жизненных результатов.

 

Елена Ветштейн.

 

P.S.   Хотите научится концентрироваться на приоритетах и «отсекать» лишнее? Скачайте (совершенно бесплатно) авторский планировщик. Его идея проста: вы учитесь выделять свои собственные приоритеты и регулярно работать на их достижение.

P.P.S. Хотите быть в курсе новых идей по самореализации и самоменеджменту?  Подписывайтесь на обновления, присоединяйтесь к нам в соцсетях.

 

 

Жизненные приоритеты человека — Определяем свои ценностные приоритеты

Человеческая жизнь многогранна, сложна, непредсказуема и изобилует самыми разнообразными возможностями. Никогда при всем желании два человека не смогут прожить жизни одинаково, даже если кому-то так покажется со стороны. Жизненные приоритеты – это одна из причин, делающих нас и наши жизни столь отличными друг от друга, ведь они разные у каждого.
Жизни двух человек, один из которых намеревается стать старшим помощником главы компании, в которой он работает, а второй – президентом своей страны, не могут быть похожи.
У каждого из нас со словом «приоритет» ассоциируются разные вещи. Студент, услышав это слово, представит себе конец обучения в театре и желанный диплом, спортсмен – новый личный рекорд, карьерист – повышение и т. д. Однако приоритет – это не всегда и не только большая цель: в узком смысле это то, чему мы отдаем предпочтение в настоящее время. Вы читаете эту статью, значит, это занятие и является для вас приоритетным в данный момент времени. Если сейчас в дверь позвонят, приоритет изменится, и вы пойдете открывать. Более детально вопрос приоритетов прорабатывается на тренингах саморазвития.
Правильно расставлять жизненные приоритеты и цели – значит, научиться отдавать предпочтение тем занятиям, которые в долгосрочной перспективе наилучшим образом оправдают затраченное на них время и силы.
Определение жизненных приоритетов и постановка задач часто зависят от насущной необходимости, такой, например, как нужда или болезнь. Студенту, которому нечем кормить семью, придется забыть об учебе в пользу заработка, а травмированному спортсмену – отложить тренировки до лучших времен и сосредоточиться на лечении. Но когда нет острой необходимости, и есть выбор, человек склонен не ценить свое время, распыляя его на малозначимые и бесполезные, хотя и приятные занятия. Кто-то увлекается онлайн-играми, кто-то злоупотребляет алкоголем, кто-то слишком много времени проводит с друзьями и т. д. Это приводит к пробелам в важных сферах жизни, неудовлетворенности и поиску решения проблемы, каковым чаще всего и становится правильная самоорганизация, в частности – определение приоритетных целей и задач.

Какие бывают жизненные приоритеты

Жизненные приоритеты человека всегда направлены на достижение определенных целей, соответственно, классифицировать их, как и цели, можно по сложности и срочности достижения:
  1. Долгосрочные. К концу жизни я должен….
  2. Среднесрочные. К тридцати годам у меня должно быть…
  3. Срочные. До конца квартала нужно успеть…
При этом сохраняется зависимость сложного от простого, то есть глобальная цель достигается планомерным выполнением ряда средних задач, каждая из которых в свою очередь достигается выполнением ряда простых действий.
Квентин Тарантино начал свою работу в киноиндустрии с должности продавца билетов. Если предположить, что его долгосрочной целью было «стать культовым режиссером», среднесрочной – «заключить контракт с киностудией на съемку первого фильма», то срочная задача очевидна – «найти работу в кино».

Как овладеть базовыми
актерскими и ораторскими навыками?

Ответьте на 4 коротких
вопроса и мы подберем
оптимальную учебную
программу

Главное в жизни

Стоит помнить также, что не все сферы жизни важны для нас одинаково и их тоже можно расставить по приоритетности. Кто-то сосредоточился на карьере, кто-то всего себя отдает семье, для кого-то самая большая ценность – это его хобби и т. д. Вот общий список основных сфер жизни, актуальный для большинства людей:
  • Общественная жизнь. Общение с друзьями, выходы в свет, участие в культурных мероприятиях и прочее.
  • Работа. Все, что касается добычи денег и самореализации посредством карьерного роста.
  • Личная жизнь и семья. Общение с родными, воспитание детей, романтические отношения и прочее подобное.
  • Хобби. Любые увлечения, не приносящие существенного дохода и не являющиеся способом заработка.
  • Здоровье. Спорт, физическое развитие, профилактические и оздоровительные процедуры.
  • Учеба и саморазвитие. Образование, повышение квалификации, тренинги личной эффективности и любое другое обучение.
Главные жизненно-важные приоритеты могут кардинально меняться с возрастом. Так, например, для молодого человека здоровье почти наверняка окажется в конце списка, а учеба – в начале. Пожилые люди, напротив, не склонны учиться, т. к. обычно уже имеют и образование, и солидный багаж знаний за плечами, но усиленно следят за здоровьем, т. к. с возрастом обнаруживается множество проблем, не знакомых молодым людям. Тем не менее, что бы ни было главным в жизни, жизненно важным остается все, и внутри каждой категории также есть свои ценностные приоритеты, требующие расстановки. Например, к общественной жизни можно отнести как дискуссию о жанрах театрального искусства со знакомым искусствоведом, так и распитие спиртных напитков в сомнительной компании. Здоровье для одного – это ежедневные занятия спортом, а для другого – ежегодный медосмотр и отпуск в санатории.

Пирамида Маслоу

Абрахам Маслоу (1908-1970) – американский психолог, предложивший иерархию человеческих потребностей от примитивных к высоким. Иерархия потребностей Маслоу наиболее известна и популярна в виде пирамиды, однако ни в одной из публикаций самого Маслоу такая схема не встречается. Теория была описана в книгах «Теория человеческой мотивации» и «Мотивация и личность».
«Чтобы находиться в согласии с собой, человек должен быть тем, чем он может быть.»Абрахам Маслоу
Согласно взглядам Маслоу, человек может испытывать высокие потребности, только когда удовлетворены низменные. Иными словами, мысли о социальном статусе приходят только на сытый желудок. Маслоу отмечал, что иерархия не статична, и в зависимости от личных качеств человека последовательность потребностей может меняться. Различают 5 основных категорий потребностей:
  1. Самые примитивные, физиологические потребности. Сюда относится необходимость принимать пищу и воду, отдыхать, размножаться и т. д.
  2. Потребность в безопасном убежище и его обустройстве. Постоянное место проживания, безопасность, комфортные условия.
  3. Потребность в общении. Социальная активность, взаимодействие, обмен опытом, привязанность и т. д.
  4. Потребность в признании и приобретении статуса. Уважение, карьерный рост и прочее.
  5. Духовные потребности. Самопознание, саморазвитие, самовыражение, самоактуализация.
Теория Маслоу нашла широкое применение в сфере менеджмента и маркетинга, с ее помощью изучаются возможности и разрабатываются средства для мотивации клиента/покупателя. Однако в психологии теория не оправдала себя несмотря на высокую популярность, т. к. ввиду наличия ряда проблем оказалась не проверяемой. Но существует и другое применение пирамиде Маслоу, делающее ее ценной для практического саморазвития. С ее помощью каждый человек может фиксировать свои приоритеты и отслеживать прогресс в достижении целей. Принцип очень прост: на нижней ступени пирамиды самое насущное и простое, на верхней – самое долгосрочное и трудное. Заполнив пирамиду, желательно поместить ее в рамку и поставить на видное место или повесить на стену так, чтобы она всегда была перед глазами, как напоминание и ориентир.

Как расставить приоритеты в жизни для себя

Фраза «расстановка жизненных приоритетов» звучит очень высокопарно, но не пугайтесь ее пафосной значительности, ваша задача – научиться правильно тратить время, не более того. Для этого давайте определим, что есть «правильно» лично для вас и что съедает у вас время.
  1. Заведите ежедневник.
  2. Каждый день записывайте в него 2 вещи: самое значимое событие дня и самое бессмысленное занятие за день.
  3. По прошествии времени суммируйте результат, выделяйте самое значимое событие и самое бессмысленное занятие недели, а затем – месяца.
  4. Определите сферу жизни, к которой относится наибольшее число важнейших событий. Она и является вашим приоритетом.
  5. Проанализируйте бессмысленные занятия. Вы ясно увидите, что именно съедает у вас массу времени. Можете даже подсчитать потерянные часы и повесить расчеты на монитор, как напоминание, и нещадно пресекать попытки заняться бесполезным делом.
Важно правильно понимать, что такое самое значимое событие. Это не обязательно что-то очень важное или исключительное. Таким событием может стать любая мелочь, на которую вы отреагировали наиболее живо в течение дня. Позитивной была реакция или негативной, не имеет значения. Суть в том, что ярче всего будут запоминаться наиболее важные для вас события, то есть события из приоритетной сферы жизни. Стоит учитывать, что жизненные приоритеты женщины и мужчины могут значительно отличаться.

Как себя вести
в стрессовых
ситуациях?

Этому и другим навыкам мы
научим на нашем актерском
курсе

Театральная школа Бенефис не позволит заскучать от разнообразие форм обучения. К примеру, существуют такие эффективные виды тренингов по психологии общения как ролевые игры и моделирование экстремальных, стрессовых ситуаций, которые позволят в реальной жизни применять эффективные практики. Выберете для себя наиболее удобный формат занятий. Мы проводим обучающие курсы двух форматах: “Онлайн” и “Офлайн” в центре Москвы.

«Начни с главного»: Как правильно расставлять приоритеты

Гэри КЕЛЛЕР

Предприниматель

Откажитесь от длинных списков дел

Принцип Парето гласит, что небольшая доля причин, вкладываемых средств или прилагаемых усилий отвечает за большую долю результатов, получаемой продукции или заработанного вознаграждения. Небольшая доля причин вызывает львиную долю последствий. Парето однозначно указывает: максимум того, что вы хотите, будет являться результатом минимума того, что вы делаете. Некоторые вещи важнее остальных, и очень намного. Я хочу, чтобы вы учитывали этот принцип при составлении списка дел — сначала определите 20% самого главного, затем выделите из них ещё 20% и продолжайте в том же ключе до тех пор, пока не получите единственную, самую важную вещь. Начинать можно с перечня любой длины, но с установкой на то, что вы должны расчистить себе путь к одной самой важной вещи.  

 

Сфокусируйтесь

Чтобы приступить к новой задаче и вернуться к тому, что вы делали до того, как вас прервали, всегда нужно какое-то время, и не факт, что у вас получится продолжить именно с того места, где вы отвлеклись. Исследования показывают, что около 28% рабочего времени составляют потери, связанные с переключениями в режиме многозадачности. Мультитаскеры сильнее подвержены стрессу, совершают больше ошибок и теряют способность правильно оценивать время, необходимое для работы над задачей, — им почти всегда кажется, что времени потребуется больше, чем это есть на самом деле. Каждый раз, пытаясь заняться двумя и более вещами одновременно, мы просто делим своё внимание и снижаем требовательность к результатам каждого из процессов. 

 

Формируйте привычки

Вопреки устоявшемуся мнению, успех не является результатом марафона дисциплинированных действий. На самом деле успех — спринт, в котором дисциплина нужна ровно до того момента, пока образуется привычка. Заставляя себя, вы приучаете себя к определённому образу действий, и с какого-то момента это перерастает в привычку. Смиритесь с тем, что жестокая дисциплина потребуется, только чтобы сделать новый вид поведения привычным, и всё станет намного иначе. В среднем на формирование привычки требуется 66 дней. Формируйте навыки поочерёдно. Успех приходит последовательно, а не одновременно. Никому не удаётся приобретать больше одной сильной привычки в один период времени. 

 

Задайте себе главный вопрос

Чтобы выстроить задачи согласно их значимости, задайте себе Фокусирующий вопрос: «Какую одну вещь я могу сделать, чтобы всё остальное стало проще или вообще не нужно?» Это приводит к конкретике — выбрать можно только один вариант. Слова «могу сделать» содержат встроенную команду, указывающую на то, что следует предпринимать то, что возможно. Люди часто заменяют это на «должен» и «хотел бы», но все эти варианты некорректны. То, что вы можете сделать, всегда важнее благих намерений. Часть «чтобы в результате этого» говорит о критериях, которым должен соответствовать ответ. Это мостик между просто делать и делать целенаправленно. Последняя часть фразы — окончательная проверка силы воздействия. Речь о том, что, когда вы сделаете эту одну вещь, всё остальное на пути к вашей цели станет достижимо ценой меньших усилий или вообще ненужным.  

 

Свяжите сегодняшний день с будущим 

Чем отдалённее по времени будущее вознаграждение, тем меньше мотивация к его получению — это явление называется «гиперболическое дисконтирование». Оно служит объяснением того факта, что большинство предпочитают $100 прямо сейчас сумме вдвое большей в будущем. Их «текущее искажение» перевешивает логику. Есть простой образ мысли, который позволит преодолеть это.

Какую одну вещь я могу сделать, чтобы всё остальное стало проще или вообще не нужно?

 

Вы должны представить, как из одной маленькой вещи постепенно вырастает большая. Это немного похоже на матрёшку: ваша главная вещь «прямо сейчас» находится внутри вашей главной вещи сегодняшнего дня, которая сидит внутри вашей главной вещи на эту неделю, и так далее. Приучайте своё сознание увязывать между собой цели во времени. Свяжите своё сегодня со всеми вашими завтра. Так вы научитесь мыслить масштабно, но целенаправленно. 

 

Планируйте важное 

Успешные люди начинают с того, что планируют своё свободное от работы время. Почему? Они знают, что оно им потребуется. Для правильного функционирования всё нуждается в паузах, и вы не исключение. Спланировав время отдыха, приступайте к выделению временного блока для вашей главной вещи. По возможности он должен быть в самом начале дня. Оставьте себе час на то, чтобы разобраться с неотложными утренними делами, а затем принимайтесь за главное. Я рекомендую один четырёхчасовой временной блок в день. Сможете больше — вперёд. Следующий этап в выделении временных блоков — само планирование. Это время, когда вы размышляете о том, где вы сейчас и куда хотите попасть. Выделите один час еженедельно на обзор своих годовых и месячных задач. Спросите себя, что должно произойти в этом месяце и на этой неделе, чтобы вы оставались в рамках своих годовых целей. 

 

Защищайте своё время

Выделить время несложно — защищать трудно. Лучший способ — установка на то, что эти временные блоки несдвигаемы. Поэтому, если кто-то пытается вас занять в это время, просто извинитесь, скажите, что вы уже заняты, и предложите другой вариант взамен. Если это правда нечто неотложное, вспомните правило «утратил — заменил» и сразу же перепланируйте свой временной блок. Если вы чувствуете, что в момент работы в голове всплывают побочные мысли, просто запишите их и продолжайте заниматься тем, чем занимались. Найдите себе место для работы в стороне от троп, которыми ходят отвлекатели. Держите под рукой все материалы, закуски и напитки, которые вам могут понадобиться, и не покидайте свой «бункер» ни при каких условиях, кроме похода в туалет. Отключите телефон, закройте электронную почту. Сообщите тем, кто может вас искать, чем вы заняты и когда освободитесь.  

 

Учитесь отказывать 

Чтобы защитить то, чему вы сказали «да», и оставаться продуктивным, следует говорить «нет» всем и всему, что может подорвать ваши усилия. Никто не умел говорить «нет» лучше Стива Джобса. Спустя два года после его возвращения в компанию в 1997 году количество товаров в продуктовой линейке Apple сократилось с 350 до 10. Он объяснил это, сказав: «Сфокусироваться — значит сказать «нет»». Каждый раз, говоря «да», вы отщипываете кусочек эффективности ваших усилий во всех областях. Поэтому чем больше вещей вы стараетесь делать, тем менее успешны в каждом из них. Вы не можете угодить всем, не стоит и пытаться. 

 

Жизненные приоритеты: как правильно расставить приоритеты в жизни

Автор Юлия На чтение 15 мин. Просмотров 24 Опубликовано

Значение понятия

Человеческая жизнь имеет много граней, она сложна, непредсказуема и индивидуальна. Каждый человек имеет свой характер, поэтому к одинаковым событиям в жизни люди относятся по-разному.

Взгляды на происходящие события и их восприятие отличает одного человека от другого. Каждый ассоциирует слово «приоритет» с разными вещами. Студент видит перед собой долгожданный диплом, спортсмен – победу в соревновании, молодой специалист – карьерный рост. Понятие, что такое жизненные приоритеты, можно охарактеризовать следующей фразой:

«Приоритеты – это занятия, которые смогут через определенное время оправдать силы и время, которое на них потратили».

Основные ценности в жизни человека

Трудно встретить двух людей, имеющих абсолютно идентичные приоритеты. Однако существуют личностные ценности, характерные для всех разумных женщин и мужчин. Что может быть главным в человеческой жизни? Базовые ценности человека составляют небольшой список.

  1. Любовь к себе. Ее не стоит путать с эгоизмом и самовлюбленностью. Это чувство собственного достоинства, желание развиваться как личность, стремление к достижению счастья и внутренней гармонии. Без здоровой доли любви к себе, человек не сможет жить полноценной жизнью.
  2. Семья. Для подавляющего большинства людей жизненные приоритеты заключаются в достижении семейного счастья. Жена или муж, дети, внуки, уютный домашний очаг – это огромное богатство.
  3. Карьера. Какие бывают жизненные ценности? Многие люди первостепенное значение придают своей профессиональной деятельности. Для активных леди и джентльменов карьерный рост иногда значит больше, чем семья, поэтому они все силы направляют на достижение успехов на рабочем месте.
  4. Общественная жизнь. Альтруисты главным приоритетом считают труд на благо общества. Собственные потребности такие люди обычно ставят на второй план.
  5. Самодисциплина. Жизненные ценности – что это такое? Это умение направлять личную деятельность на достижение каких-либо результатов таким образом, чтобы предпринимаемые поступки не противоречили моральным принципам. Для личности чрезвычайно важна дисциплина – умение выполнять обязанности и обещания, данные себе или окружающим. Самодисциплина требует огромной силы воли и характера, однако она невероятно полезна для личностного роста.

Ценности в жизни человека могут быть и другими, индивидуальными и совершенно неожиданными. Они отражаются на поставленных целях и способах их достижения. Если говорить о не основных ценностях в жизни, какие они бывают:

  • честность;
  • здоровье;
  • оптимизм;
  • терпение;
  • толерантность;
  • духовное развитие;
  • уважение;
  • надежда;
  • творческая реализация;
  • благодарность;
  • вера в людей.

Список можно продолжать достаточно долго. Все эти приоритеты представляют собой сложную структуру. Благодаря им человек может предвидеть негативный исход ситуации и всевозможные неудачи. Ими руководствуются в течение всей жизни, однако допускается, что со временем моральные установки могут кардинально изменяться.

Классификация приоритетов

Ценности в жизни можно сравнить с ориентирами. На них в нужный момент человек может опереться, сверить по ним правильность выбранного направления. Это личностные качества, человеческие убеждения, идеалы и ощущение правильности того, что индивид в жизни делает. Когда приоритеты в жизни расплывчаты, может наступить потеря смысла существования и, как следствие, состояние отчаяния.

Если, к примеру, существуют проблемы с положением финансового плана, или человеку подчас не слишком просто принять решение в каком-то вопросе, это означает, что мир внутри него не соответствует окружающей действительности.

Важно! Приоритеты, которые также можно назвать установками, являются хорошими попутчиками для жизни полной, яркой и продуктивной.

Приоритеты – дело сугубо индивидуальное и разное для каждого человека, мужчины и женщины. Они могут зависеть от воспитания в семье, что говорилось и прививалось ребенку с детства (как его воспитывали и учили в школе). Залог личности гармоничной закладывается с раннего возраста посредством привития нравственных качеств и других неоспоримых достоинств.

Выбор приоритетов

Список приоритетов может быть очень большим. Однако из всего существующего многообразия ценностей выделяют три основных:

  • Все, что касается профессиональной деятельности: бизнес, карьера, работа, ее поиск, составление резюме и все, что связано с выбранной стезей трудового направления;
  • Все, что относится к делам личного характера: личные отношения и личная жизнь;
  • Все, что можно причислить к личностному развитию: рост духовный, познание себя и жизни.

Факторы влияния на приоритеты в жизни человека

Привычки успешных людей — что делать ежедневно для успеха в жизни

Для того чтобы расставить в жизни приоритеты, необходимо учитывать влияние некоторых факторов, которые могут показаться малозначительными и простыми, но это только на первый взгляд. На самом деле они оказывают воздействие на позицию в жизни и конкретные взгляды человека:

  • На первое место среди всех таких факторов можно ставить время. Многие люди в молодости нечасто думают о сохранении здоровья или семейной жизни. Большее предпочтение они отдают карьере или веселью. В возрасте более зрелом они начинают расставлять ценности в порядке, совершенно обратном первому.
  • Следующим фактором являются те события, которые в жизни каждого происходили. Тут немаловажную роль играет то, какими они были: плохими или хорошими, грустными или радостными. От этих событий зависит то, как человек смотрит на ту или иную ситуацию в жизни, имея в своем арсенале опыт подобного в прошлом.
  • Самым главным и даже ключевым считается фактор пережитых жизненных трудностей в какой-либо одной или сразу нескольких сферах. Здесь вариантов, по которым события станут развиваться, может быть два. Если происходят какие-то неудачи в работе или ее поиске, человек может еще больше стремиться к лучшему результату или, боясь прошлых проигрышей, вовсе потерять всякую надежду и поставить данный приоритет на место последнее.

Как определить свои приоритеты

Чтобы суметь правильно располагать приоритеты в жизни, необходимо определиться со своим желаниями, для этого проанализировать собственные мысли, потратив на это некоторую часть времени. Нужно задать себе, к примеру, вопросы такого характера:

  • Чего в действительности мне хочется?
  • Мои цели, какие они?
  • Для того чтобы их достичь, на что я готов пойти?
  • От чего способен отказаться на ближайшее время?

Вопросы такого плана кажутся при первом рассмотрении весьма обычными, но именно они при должном к ним внимании смогут помочь раскрыть всю важность и возможность осуществления желаемого, главное – подтолкнут в определении приоритетов.

Важно! При ответе на эти вопросы человек, сам того не зная, уже может хотя бы частично понять, как приоритеты в своей жизни расставить.

Определение приоритетов

Мужские приоритеты

Жизненные приоритеты – это еще и признак принадлежности к полу. Мужчина по праву является защитником своей семьи и дома, он – опора и руководитель для близких людей. Самореализация для него – не пустой звук, очень важна. Именно в подобном статусе мужчина чувствует себя хорошо и уверенно.

Независимость в финансах – это важный мужской приоритет. Наиболее распространенными целями мужчин называют:

  • Обеспечение финансами;
  • Карьера, трудовая деятельность;
  • Здоровье;
  • Полноценный отдых.

Мужские приоритеты

Женские приоритеты

Устремления женщин в корне отличаются от ценностей мужчин. Гораздо больше внимания прекрасная половина склонна уделять заботам семейным, отношениям со своей половинкой, детям. Для них важен уют в доме, чтобы все живущие в нем чувствовали себя хорошо и комфортно. Они заботятся о здоровье каждого члена семьи и соблюдают традиции.

С некоторыми исключениями, чаще всего женщины отводят работе более скромное место в списке своих ценностей. Приоритетные ценностные направления для женщин:

  • Дом и семья;
  • Состояние здоровья;
  • Развитие и духовность;
  • Качественный отдых.

Женские приоритеты

Советы по расставлению приоритетов

1. Изучите свою жизнь за последний год, месяц, две недели, чтобы разобраться, чему уделяете максимальное количество усилий и времени.

2. Пропишите ценности в порядке уменьшения значимости – это поможет понять, к чему вы стремитесь в долгосрочной перспективе. Когда приоритеты расставлены, можно формулировать конкретные цели с обязательным указанием сроков их достижения.

3. Обзаведитесь ежедневником и заведите привычку планировать дела на ближайшие дни и недели.

4. Разделите объемные цели на совокупность мелких задач, чтобы определить порядок действий и избавиться от опасений по поводу неудач.

5. Избавьтесь от тех занятий, которые не приносят никакой пользы, заменив их теми, что приводят к поставленной цели.

6. Ни в коем случае не оставляйте недоделанных дел, переходя к новой задаче только по выполнению предыдущей.

7. Анализируйте свои поступки и определяйте их эффективность.

1. Пойми, что список приоритетов не может быть безразмерным

 

Нельзя растрачивать себя на всё, что только придет тебе в голову. Другими словами, список твоих приоритетов не сможет вместить неограниченное число позиций. И тебе остается только смириться с этим.

Попробуем привести пример. Представь, что список твоих приоритетов состоит из пяти пунктов. Если ты уже заполнил их, то внести новый пункт окажется невозможным. Единственное, что ты в силах сделать, — вычеркнуть один из прописанных приоритетов и поместить новый на его место.

Резюмируем: чтобы добавить новый жизненный приоритет, нередко приходится отказываться от какого-то старого. Невозможно же совмещать одновременно такие вещи, как здоровье и курение, комфорт и карьеру, высокий заработок и вечные развлечения где-нибудь на Лазурном берегу.

Отказаться от чего-нибудь подобного поможет прежде всего правильно поставленная цель. Но для того чтобы верно сформулировать ее, задумайся вот над чем: как ты хочешь себя чувствовать? Быть может, ты не готов проводить большую часть жизни в гонке за успехом, а хочешь спокойной и размеренной жизни? Или, наоборот, пребывание в гармонии быстро тебе надоедает? Главное — ответить на эти вопросы максимально честно, ведь от них зависит, насколько ты будешь доволен качеством своей жизни. Формируй цели, которые позволят тебе обрести желаемое состояние.

2. Осознай, как твои приоритеты расставлены сегодня

Даже если ты никогда раньше не задумывался, как расставить приоритеты, они всё равно есть у тебя. Всё, что ты сейчас имеешь, — это их результат их расстановки. И неважно, осознанно ты это сделал или нет.

Неосознанно ты нередко выставляешь приоритеты, основываясь не на том, что будет нужно и полезно, а на том, что важно для тебя в настоящий момент. Когда ты бесцельно лежишь на диване, для тебя важно лежать.

Когда ты поднимаешься рано, для того чтобы совершить утреннюю пробежку, — тебе важно бегать по утрам. В том же случае, когда ты лежишь на диване и думаешь о том, как бы хорошо пойти на пробежку, тебе важно лежать на диване, изображая глубокую озабоченность состоянием своего здоровья.

Научись признавать расставленные тобою же приоритеты — это один из важнейших шагов для того, чтобы построить честный диалог с самим собой. Честно опиши всё, чем владеешь сейчас: семья, друзья, работа, заработок, здоровье, вредные и полезные привычки. Пусть это будет твоей отправной точкой.

3. Проверь, насколько твои приоритеты соответствуют твоим внутренним ценностям

Ценности — это наши желания, которые идут изнутри. Приоритеты же часто оказываются навязанными лишь снаружи. И это действительно важная проблема. Когда твои ценности идут вразрез с приоритетами — как ты думаешь, что происходит? Правильно, ничего хорошего. Ты просто разрываешься между понятиями «это важно для меня» и «это должно быть важно для меня». Как итог — плохое настроение, повышенная тревожность, а в некоторых случаях даже депрессия.

Хочешь узнать свои настоящие ценности — посмотри, на что ты тратишь свое свободное время. Если ты во всеуслышание говоришь о том, как важно читать, подстегиваешь своих знакомых и друзей на занятия спортом, делаешь многочисленные репосты мастер-классов в социальных сетях, но сам предпочитаешь тратить свое время на занятия, не несущие никакой пользы, — вывод очевиден.

Второй вариант проверки ценностей — это твоя энергия. Когда твои приоритеты идут бок о бок с твоими ценностями, происходит то, что многие называют белой полосой в жизни человека. Ты движешься в правильном направлении, поэтому тебе легко добиваться поставленных целей. Если же свою энергию тебе приходится подстегивать различными способами, например при помощи кофеина или обещания развлечений, то стоит проанализировать, действительно ты занимаешься тем, чем хочешь, или ты взялся за дело только потому, что должен этого хотеть.

4. Живи не ради характеристики или резюме

Мы часто рассуждаем о жизни так, будто бы находимся на собеседовании, а напротив нас сидит строгий кадровик. Мы отвыкли говорить простыми словами, совершать простые поступки, помогать окружающим людям. Наша сосредоточенность направлена на достижение качеств, которые можно записать в резюме.

Да, они помогают нам завоевывать хорошую репутацию, получать работу мечты и выделяться среди сотни тысяч таких же специалистов, как и мы, но вот только людьми они нас не делают. А ведь именно то, как ты строишь семью, поддерживаешь отношения с друзьями и в общем-то живешь вне рабочего пространства, куда важнее.

Счастье — это не всегда свершения в карьере. Иногда это обыкновенная жизнь с возможностью включения в нее самых близких людей и поддержанием достатка, необходимого для нашего комфорта. Конечно, такой сценарий жизни подходит не всем, но он приземляет нас, для того чтобы мы еще раз оценили свои приоритеты.

5. Включи в список приоритетов отдых и хобби

Обычно в список своих приоритетов мы вписываем хобби в последнюю строчку. Но ведь именно хобби позволяет нам чувствовать себя счастливыми. Хочешь получать удовольствие от жизни — оставь немного времени для того, чтобы иметь возможность заниматься любимым делом каждый день.

Не стоит относиться к хобби как к тому занятию, которое обязательно выбирается один раз и на всю жизнь. Да, бывает и так, но в большинстве случаев с течением времени наши хобби претерпевают изменения. Также не стоит настраивать себя на то, что на хобби обязательно нужно зарабатывать. Если ты неплохо поешь, играешь на музыкальном инструменте или даже можешь совмещать эти два дела вместе, иногда лучше заниматься этим просто для своего удовольствия.

Методы

У каждого человека свой алгоритм, нужно подобрать способ, входящий в резонанс с жизненными ритмами и тогда результат от усилий увеличится в несколько раз. Можно испытать их на практике или довериться интуиции.

Матрица Эйзенхауера

Для его реализации приоритеты распределяются по двум критериям — срочность и важность. Они выписываются по принципу системы координат, где задачи выстраиваются наискосок с левого верхнего угла к правому нижнему.

Таблица наглядна и позволяет оценить как общий масштаб, так и количество промежуточных этапов. Она подстраховывает от выпадения из поля зрения дел, попадающих в категорию неотложных. Такая система не только удобна в применении, но и дисциплинирует, координирует.

Составление списков

Некоторые не понимают, как важно умение правильно расставить приоритеты в работе и жизни и что это значит для качественного выполнения намеченных целей. Хватаясь сразу за все, они рискуют все и упустить, как песок сквозь пальцы. Основной принцип списка — от важного к более незначительному. Желательно составить 2 перечня, ориентируясь по важности и срочности, а затем сверить их на предмет совпадений.

Правило Парето

Еще один оригинальный и действенный метод заключается в выделении с 20% самых необходимых дел и сосредоточить усилия именно на них, оставив остальные на постепенное выполнение по мере возможности. Получается, что первоочередное решение основных задач высвобождает массу времени и энергии для других занятий, ускоряя продвижение к финишной прямой.

Метод АВС

Исключает потерю значимых дел в суматохе повседневности. Для его реализации достаточно распределить все задачи на 3 колонки:

  • важно;
  • не слишком;
  • можно обойтись.

Несмотря на кажущуюся простоту способ работает великолепно, при планомерном применении дисциплинируя мысли и тренируя память.

Квадрат Декарта

В каком бы веке ни жил человек, но знание о том, что такое правильно расставленные приоритеты, будет экономить ему внутренние ресурсы. Он прост, как все гениальное, требует сосредоточенности, но дает очень точный результат. Применим для удаленных целей на несколько лет или всю жизнь. Каждая рассматривается с 4 сторон, где учитывается:

  • следствия отказа;
  • что исчезнет или не свершится при осуществлении задуманного;
  • чего можно лишиться, если не предпринять ничего.

Трудоемкость процесса компенсируется быстрой расстановкой заданий по мере важности.

Воспитание

Вопрос формирования жизненных целей и приоритетов преимущественно актуален для новоиспеченных родителей и тех, чье воспитание по каким-то причинам находится только в собственных руках. Большинство людей хотят вырастить сына или дочь или быть самим счастливыми и правильно развитыми. Собственное понимание родителями правильности приоритетов – это ключевой фактор при выборе системы ценностей, которую хочется привить детям.

Если жизнь ребенка обойдется без травм и сильных потрясений, выработанные в детском возрасте представления (о любви, семье, материальном обогащении, образовании, саморазвитии и карьерном росте) закрепятся в подсознании на всю жизнь. Как правило, в семье трудоголиков и карьеристов вырастают трудящиеся и амбициозные личности, которые активно стремятся к определенному статусу. Когда в приоритете семьи любовь и близкие люди, то вырастает ребенок, который ценит чувства и взаимоотношения.

Ваши приоритеты во многом зависят от жизненного опыта, того, с чем приходится ежедневно сталкиваться. Бессмысленно убеждать подрастающее поколение в значимости семейных ценностей, если, например, отец не бывает дома из-за работы, а мать все внимание уделяет подругам. Родители должны показывать то, что считают правильным и уместным, на собственном примере.

Дополнительные советы

Составьте список важных дел.

Это очень полезная практика. Нужно составить два списка.

Первый: дела, представляющие общую картину. Например, изучение английского языка, прочтение трех книг по общению с людьми и введение советов в жизнь, создание стартапа.

Второй: то, что нужно делать каждый день. Это могут быть повторяющиеся занятия: зарядка, чтение, медитация.

Важно разбить дела из первого списка на составляющие и начинать их выполнять. Параллельно следите за тем, чтобы задачи из второго списка также были выполнены. Баланс — это то, что позволит вам жить полноценной жизнью.

Заключение

Людям, не владеющим способностью расстановки приоритетов, трудно сразу сориентироваться в обилии информации, перевести теоретические выкладки в практические действия. Часто нужно показать направление и помочь сделать первые шаги, поддерживая и ободряя.

Я давно работаю с проблемой нехватки времени и помогаю тем, кто не в состоянии вырваться из повседневной трясины мелких дел. Силы на достижение мечты есть у каждого человека, для этого требуется раскрыть его внутренний потенциал.

Источники

  • https://cosmeton.ru/karera/zhiznennye-prioritety.html
  • https://srazu.pro/vospriyatie/prioritety-v-zhizni.html
  • https://BroDude.ru/5-shagov-kotorye-pozvolyat-pravilno-rasstavit-prioritety-v-tvoej-zhizni/
  • https://damienmilay.com/basis/kak-pravilno-rasstavit-glavnyie-zhiznennyie-prioritetyi/

(Visited 896 times, 2 visits today)

Как расставлять приоритеты: 8 НЕТ в планировании

Неизменная часть системы управления собственным временем — умение расставлять приоритеты. Как выбрать, какие задачи решать в первую очередь, а что отложить «на потом», рассказали эксперты.

1. «Нет» длинным спискам

Составление списков дел или To-Do List помогает визуализировать необходимые задачи — касается ли то работы, домашних дел или личной жизни. Однако если список «надо сделать сегодня» растягивается на полметра, пора пересматривать свои желания.

Принцип Парето говорит, что 20% усилий отвечают за 80% результата. Соответственно, львиная доля последствий зависит от малого (в общем масштабе) количества причин.
Гэри Келлер, предприниматель, автор книг по тайм-менеджменту, советует руководствоваться этим принципом при составлении традиционного списка дел: «Запишите все, что вы хотите успеть и выделите 20% самых важных дел. Теперь из выделенного нужно выбрать еще 20%, и так до тех пор, пока в вашем списке не останется один пункт. Это и будет ваше самая важная, приоритетная вещь». Отказ от длинных списков и приведение всего To-Do листа «к единому знаменателю» — едва ли не основополагающая часть расставления приоритетов по Келлеру.

Ольга Артюшкина, директор офиса внедрения и сопровождения компании «1С-Рарус»: «Умение расставлять приоритеты основано на базовых принципах тайм-менеджмента. Наличие конкретного плана задач на день — так называемого ToDo-листа — не является жесткой необходимостью. Cовет тем, кто только собирается заняться планированием: главное, чтобы оно не занимало слишком много времени. Иногда лучше сделать примерный план и приступить непосредственно к работе, чем часами распределять задачи в календаре, не успевая потом сделать и самого важного. Само по себе планирование приоритетом не является».

2. «НЕТ» мультизадачности

Гай Юлий Цезарь мог делать шесть дел одновременно: читать, диктовать письма, обсуждать законопроект и так далее. Однако в современном мире мультизадачность становится непреодолимым препятствием к успешному выполнению работы.

Как показывают исследования, до 30% потерь рабочего времени приходится на переключения с одной задачи на другую. Большая подверженность стрессу, большее количество допускаемых ошибок, пробелы в «чувстве времени» и увеличение временного отрезка, требуемого на выполнение задачи — вот самые распространенные недостатки режима мультизадачности. Пытаясь делать несколько дел одновременно, мы распыляем внимание и снижаем работоспособность.

Сергей Варт, head of B2B marketing, Masterzen: «Приоритеты каждый расставляет для себя сам на основе своих ценностей и представлений о жизни. Я при расстановке приоритетов стараюсь пользоваться рациональным подходом, составляю таблицу, в которой отвечаю сам себе на следующие вопросы:

1) Какие возможности несет это решение краткосрочно?

2) Какие угрозы несет это решение краткосрочно?

3) Какие возможности несет это решение долгосрочно?

4) Какие риски несет это решение долгосрочно?

Оцениваю плюсы и минусы и принимаю решение о приоритетности. Это работает как в бизнесе, так и в жизни. Приоритеты помогают осознанно подходить к делам и другим сферам жизни и не „распыляться“».

3. «НЕТ» отсутствию дисциплины

Достижение успеха во зависит от самодисциплины — этот постулат принят за аксиому многими апологетами тайм-менеджмента. На самом деле жесткая дисциплина нужна только до того момента, пока ваши осознанные действия не перерастут в привычку.

Как показывают исследования американского Института развития человека, на формирование привычки, в зависимости от сложности действий, требуется от 32 до 66 дней. То есть вам надо будет заставлять себя, допустим, рано вставать, чтобы успеть сделать все запланированное, только месяц-два, а дальше ранние подъемы перерастут в привычку и не будут причинять ни малейшего дискомфорта ни в психологическом, ни в физическом плане.

Юлия Бойко, бизнес-тренер компании BogushTime: «Поставив цели, человек всегда должен держать на них фокус. Другими словами нужно научиться планировать и связывать цели с ежедневными действиями. Так проще не просто определять приоритеты, но и придерживаться их».

4. «НЕТ» лишним действиям

В вопросе расставления приоритетов вопрос последовательности играет большую роль. Но еще важнее, считает Гэри Келлер, внести конкретику: «Задайте себе Фокусирующий Вопрос: «Какую единственную вещь я могу сделать, чтобы остальные вещи стали простыми или вовсе ненужными?»

Таким образом вы определяете направленность цели. Сумев выделить важное, все остальные дела из вашего списка вы сделаете простыми или вовсе не требующими исполнения.
Дмитрий Гусенко, бизнес-тренер, управляющий партнера BogushTime Россия: «Расставлять приоритеты — это важное качество или способность человека, но она не врожденная, эта способность приобретенная — этому надо просто научиться. Для расстановки приоритетов необходимо посмотреть на области жизни и выбрать то, что оказывает максимальную пользу на максимальное количество жизненных областей. Самый главный секрет в расстановке приоритетов — это то, что достижение одной цели с наибольшим приоритетом, оказывает влияние на другие цели, и они тоже достигаются с наименьшими усилиями. Это происходит автоматически. Только цели должны быть созидательными, а не разрушительными».

5. «НЕТ» отсутствию планов

Успех начинается с его планирования. Люди, сумевшие достигнуть успеха, планируют не только рабочее время, но и время отдыха. Первую часть дня лучше посвятить главной цели, выделенной из списка дел. Для нее рекомендуется выделять единый неделимый временной блок — до четырех часов, затем обязательно сделать паузу. Далее — время на рассмотрение обдумывание следующих этапов и пунктов To-Do списка. Согласно Келлеру, планировать время на планирование — признак умения распоряжаться временем.

Инна Иголкина, генеральный директор, тренинговая компания Timesaver: «Расстановка приоритетов помогает в случае возникновения цейтнота не принимать скоропалительных решений, а заранее точно знать, что именно надо делать и почему. Вряд ли вам удастся делать именно то, что вы заранее запланировали, ведь жизнь любит преподносить сюрпризы, но их станет значительно меньше, и количество стресса тоже сократится, если вы начнете пользоваться системой планирования».

6. «НЕТ» отсутствую вознаграждения

Связь между желанием работать и конечным результатом пытались вывести неоднократно. Результат эксперимента, проведенного Институтом развития человека, можно назвать парадоксальным: 75% людей предпочитают получить $100 вознаграждения за проделанную работу немедленно, чем $200 — через неделю. Ученые сделали выводы: чем дальше во времени отодвигается вознаграждение, тем ниже мотивация к работе. Говоря проще, никому не хочется работать за обещания оплаты в отдаленном будущем, большинство предпочитают «здесь и сейчас».

Этот психологически момент стал «краеугольным камнем» принципа расставления приоритетов: каждое важное действие из списка дел должно быть вознаграждено. Не обязательно в финансовом плане, но связь «сделал нечто важное — получил награду» должна четко отпечататься в подсознании.

7. «НЕТ» неумению мыслить масштабно

«Любой ваш список должен быть наполнен связью между сегодняшними делами и будущим, — говорит Келлер. — Принцип расставления приоритетов похож на матрешку: главное дело сегодняшнего дня сидит в главном деле дня завтрашнего, которое находится в главном деле всей недели и так далее». Так вы приучите себя к долговременному планированию приоритетных целей, а не бездумному составлению списков «на будущее». Мыслить масштабно, но при этом целенаправленно — вот главный вывод из слов Келлера.

Ольга Артюшкина: «Нужно разработать стратегию в разрезе двух-трех лет: как будет развиваться за это время компания, какие задачи ставит перед собой. Нужно помнить, что для гармоничного развития необходим и личный рост, поэтому верный путь — разработка, а том числе стратегии собственного развития, не только в контексте профессионального успеха. На основе стратегии я разрабатываю тактический план, а потом декомпозирую его: на квартал, на год, на месяц. Такой подход помогает определить фокус деятельности в каждую конкретную неделю — и вплоть до приоритетных задач на день».

8. «НЕТ» всему лишнему

Говорить «НЕТ» можно поучиться у Стива Джобса. С период с 1997 по 1999 год, за два года с его возвращения в Apple, Джобс сказал «нет» 340 товарам компании из 350. Да, у Apple осталось всего 10 позиций в линейке выпускаемой продукции, однако эти единицы и принесли компании всемирную славу и прибыль. «Умение фокусироваться, — считал Джобс, — это умение говорить „нет“ всеми лишнему».

Этот принцип распространяется на все, что может отвлекать вас от приоритетной цели, вплоть до мелких дел из To-Do списка. Чем больше дел вы пытаетесь сделать, тем менее успешным будет каждое из них.

Юлия Бойко: «Есть еще один уровень приоритезации задач — ежедневное планирование. Планируя день, очень важно понимать, что он не резиновый, и человек не сможет сделать больше, чем позволяет время. Ведь задач, даже направленных на достижение цели, может быть слишком много. Поэтому изначально нужно быть готовым к тому, чтобы осознанно от чего-то отказаться. В таком случае самым простым решением станет техника АВС. Где, А — задачи, которые обязательно нужно выполнить именно сегодня и это можете сделать только вы. В — задачи, которые важно выполнить сегодня, но это может сделать кто-то другой, это задачи, которые нужно делегировать. С — задачи, которые могут подождать или не нужны. И самое главное правило определения приоритетов — что бы вы ни выбрали, это должно давать результат, а выполнение приоритетной задачи должно заставлять вас гордиться своими успехами, даже если это единственное из длинного списка, с чем вы справились».

Читать на dailymoneyexpert

Расстановка приоритетов

В жизни каждого из нас постоянно возникает масса дел различных по степени важности. Что сделать в первую очередь, что оставить на потом и как сэкономить при этом драгоценное время – задача, которая сродни искусству. И для ее решения не обязательно штудировать многотомные пособия по тайм-менеджменту. Достаточно грамотно расставить свои приоритеты.

Как это делается и что значит «расставить приоритеты»? Дословный перевод слова приоритет означает «первый». Иными словами это первоочередная задача или действие. Зачастую таких задач за весь оказывается несколько, и многие теряются в том, как выполнить все важные дела и ничего не упустить из виду. Кроме того, есть и более глобальные цели из ряда жизненных. Поэтому второй важный для многих вопрос – как расставить жизненные приоритеты? Помочь в обоих этих случаях может только отработанная схема или методика. И таковые, к счастью, имеются.

Методы расстановки приоритетов

Прежде всего, умение расставлять приоритеты заключается в грамотном распределении задач по степени важности. И на этом этапе у многих начинаются проблемы. На первый взгляд многие задачи не кажутся настолько важными, коими являются на самом деле. Определить эту степень и призваны многочисленные способы расставления приоритетов. Рассмотрим наиболее эффективные из них.

1. Принцип Эйзенхауэра. Один из наиболее часто применяемых в определении первостепенных и второстепенных задач. Чтобы понять, как поставить приоритет, создайте себе анкету, чтобы научиться отделять понятия важности и срочности. Например:

  • вы хотите возобновить работу над целью, которую вы поставили на год. Однако никак не можете заняться этим делом. Это важно или срочно?
  • на почтовый ящик пришло несколько писем. Прочитать их прямо сейчас это важно или срочно?
  • вы решили, что раз в полгода будете посещать врача. Прошло ровно полгода, но вы так и не сходили к нему. На сегодняшний момент это важно или срочно?

Верные ответы:

  1. Важно
  2. Срочно
  3. Важно

Этот принцип основан на комбинации лишь двух возможных вариантов, что позволяет сделать анализ и классифицировать все предстоящие задачи. Таким образом, вы получится иерархия дел, которая позволит понять, что и когда нужно сделать.

2. Квадранты С. Кови. Метод, позволяющий понять, как расставить приоритеты в работе. Согласно автору книги «Семь навыков высокоэффективных людей» все задачи людей условно можно разделить на 4 части:

  1. Важное и срочное
  2. Важное, но не срочное
  3. Не важное, но срочное
  4. Не важное и не срочное

По словам С. Кови, успешные люди в первую очередь уделяют свое внимание квадранту 2, и это позволяет сэкономить время при выполнении остальных задач. Однако каждый сам принимает решение, какие задачи важнее – из квадранта 1 или 2.

3. Похожий принцип того, как правильно расставить приоритеты есть в методике «АБВ». Но задачи в ней делятся на 3 категории.

  • А — жизненно важное;
  • Б – важное;
  • В – приятное.

Далее иерархия задач делится на подкатегории А1, А2,.. Б1, Б2.. В1 и так далее.

4. Не самая эффективная, но популярная у многих людей расстановка приоритетов осуществляется также по «принципу мишени». То есть человек выполняет те задачи, которые первыми попали в поле зрения. Возможно, кому-то этот метод и помогает, однако разделить задачи на важные и неважные он не может.

Умение расставлять приоритеты не только прекрасно экономит время и позволяет выполнить все запланированные задачи. Методы выделения первостепенных задач помогут вам понять смысл своей деятельности, привести дела в порядок и обрести успех во многих делах. Главное при этом научиться анализировать насколько важно для вас то, чем вы занимаетесь, и кому кроме вас это приносит пользу и радость.

 

6 проверенных стратегий для оценки и определения приоритетов ИТ-проектов

Независимо от размера бизнеса, отрасли или структуры, многие проекты сегодня, к сожалению, по-прежнему отбираются и инициируются отдельными отделами, без учета общего стратегического воздействия. Каковы риски инициирования проектов таким образом? Компании рискуют столкнуться с риском конкуренции в нескольких областях за одни и те же ресурсы проекта, включая людей и технологии, а также за противоречивые сроки и цели.Они могут даже рискнуть, что результаты некоторых проектов негативно скажутся на других сферах бизнеса.

Слишком часто каждый отдел или подразделение считает свои проекты высшим приоритетом. Плохая новость заключается в том, что если у бизнеса нет неограниченных ресурсов, времени и реального четкого направления, невозможно оценить все проекты как высшие приоритеты. Хорошая новость в том, что есть несколько проверенных стратегий для оценки проектов и определения их приоритетов.

1. Примите участие в планировании стратегического уровня

Первым шагом для менеджера программы, портфеля или проекта является участие в планировании стратегического уровня.Сесть вместе с командой руководителей, чтобы получить полное представление о направлении бизнеса, сроках и их общем видении; здесь нет такого понятия, как слишком много деталей.

Это может потребовать более одного сеанса стратегического планирования и даст ценную информацию, которая поможет в принятии решений по программам, портфелям и проектам. Считайте, что это похоже на дорожную карту или план, который не только отметит желаемый пункт назначения, но и предоставит дополнительные маркеры на пути следования, чтобы помочь подтвердить, что вы движетесь в правильном направлении.

2. Определите движущие силы проекта

Проекты могут быть обусловлены различными факторами, такими как некоторые из перечисленных ниже. Некоторые из этих факторов могут мотивировать бизнес инициировать проект с целью создания или улучшения чего-либо, удовлетворения требований или препятствий, снижения риска, устранения существующей или потенциальной проблемы, увеличения доходов, предложения ранее недоступных возможностей или просто оптимизации. процесс. Поговорите с руководством, чтобы определить, какие из следующих факторов мотивируют каждый предлагаемый проект.

  • Конкурентное преимущество
  • Экономия затрат / финансовая выгода
  • Операционная эффективность / улучшение процессов
  • Законодательные / правовые / налоговые последствия
  • Повышение качества
  • Снижение риска
  • Рост / возможности для бизнеса

3. Количественная оценка стратегической ценности

Попросите руководство обсудить различные проекты, которые они рассматривают, чтобы определить влияние и желаемые результаты проекта. Это поможет лучше понять и количественно оценить стратегическую ценность, немедленное и / или долгосрочное воздействие, а также ожидаемые выгоды от каждого рассматриваемого проекта.Также необходимо тщательно взвесить риски несвоевременного запуска определенных проектов. Например, некоторые проекты могут иметь большую стратегическую ценность и приносить многочисленные выгоды, но при этом не могут быть высшим приоритетом по сравнению с другим проектом, обусловленным юридическими, налоговыми или законодательными требованиями.

4. Определите факторы, которые могут повлиять на успех проекта

Дополнительные факторы, которые следует тщательно учитывать, — это рентабельность инвестиций (ROI), бюджетные средства, доступные ресурсы и сроки, а также наличие каких-либо зависимостей или ограничений (среди другие факторы).Бюджеты и сроки компании почти всегда ограничены, что делает невозможным реализацию всех задуманных проектных идей. Некоторые проекты, возможно, придется отложить, если они зависят от успешных результатов других проектов, или могут существовать факторы, не зависящие от бизнеса, которые могут задержать или помешать успеху одного или нескольких проектов.

5. Создайте матрицу оценки и приоритизации

После того, как вы соберете всю необходимую информацию от руководства и других источников, создайте матрицу оценки и приоритезации проекта, чтобы идентифицировать и оценивать каждый проект с точки зрения критериев.Используйте взвешенную шкалу (например, от 1 до 5, где 1 = очень низкий, 2 = низкий, 3 = средний, 4 = высокий, 5 = критический), чтобы поставить оценку по каждому из критериев, чтобы точно оценить приоритет каждый проект.

6. Завершите цикл

После того, как проекты были тщательно взвешены и расставлены по приоритетам, перед запуском любого из проектов сядьте снова с руководством и изучите матрицу оценки и приоритезации проекта, а также любые другие выводы, чтобы убедиться в ясности ожиданий. со всеми вовлеченными сторонами.Это дает руководству дополнительную возможность внести дополнительные данные и подтвердить, согласны ли они с вашими выводами.

Copyright © 2015 IDG Communications, Inc.

Применение матрицы на основе критериев для определения приоритетов ИТ-проектов

Одна из распространенных проблем, стоящих перед отделом информационных технологий (ИТ) компании, заключается в том, как определить приоритеты ИТ-проектов, которые могут принести наибольшую пользу бизнесу.Матрица, основанная на критериях, может быть эффективным инструментом для определения приоритетов ИТ-проектов с такими результатами. Матрица является значительным улучшением по сравнению с возможностью устанавливать приоритеты с учетом предубеждений определенных заинтересованных сторон, которые настаивают на том, что одни проекты более важны, чем другие, без каких-либо доказательств, подтверждающих их заявления.

Восьмиэтапный подход к построению матрицы на основе критериев обеспечивает работоспособную систему приоритезации.

Шаг 1: Определите всех ключевых заинтересованных сторон ИТ-проекта, e.г., бизнес-менеджеры, менеджеры ИТ-проектов, бизнес-спонсоры и др.

Шаг 2: Организуйте семинар, чтобы построить матрицу на основе критериев и использовать ее для определения приоритетов. Участниками будут все заинтересованные стороны, указанные на этапе 1.

Шаг 3: Обозначьте проекты, которые необходимо оценить для определения приоритетов, используя знания и опыт участников семинара.

Шаг 4: С участием всех участников определите критерии, которые можно использовать для оценки проектов.Подход к определению критериев может включать:

  • Определение практических ограничений (например, насколько легко это сделать?).
  • Принимая во внимание выгоды, затраты и риски.

Стремитесь к критериям, которые можно измерить объективно и легко, а не субъективно или с трудом. Критерии, приведенные в таблице ниже, являются примерами. Организации или проектные группы должны определить свои собственные критерии.

Матрица на основе критериев для приоритезации ИТ-проектов

Критерии

Подсчет очков

пр.1

пр.2

пр.3

пр.4

Конкурентное преимущество Рейтинг

Вес


Оценка

4


5


20

5


5


25

4


5


20

3


5


15

Удовлетворенность клиентов Рейтинг

Вес


Оценка

2


5


10

2


5


10

3


5


15

5


5


25

Сметная стоимость проекта Рейтинг

Вес


Оценка

3


3


9

4


3


12

3


3


9

5


3


15

Потенциальная выручка Рейтинг

Вес


Оценка

3


3


9

3


3


9

4


3


12

3


3


9

Простота внедрения Рейтинг

Вес


Оценка

3


4


12

4


4


16

4


4


10

2


4


8

Общий балл

60

65

73

72

Шаг 5: Присвойте весовое число каждому критерию по шкале от 1 до 5, где 1 — наименее важный, а 5 — самый важный для работы бизнеса.

Шаг 6: По аналогичной шкале от 1 до 5 оцените каждый проект по его влиянию на каждый критерий, указанный в Шаге 5, где 1 — наименьшее положительное влияние, а 5 — наиболее положительное влияние на этот конкретный критерий.

Шаг 7: Умножьте каждую оценку из шага 6 на весовое число, присвоенное каждому критерию на шаге 5, чтобы получить оценку для каждого проекта по каждому критерию.

Шаг 8: Матрица завершена, когда все взвешенные оценки из Шага 7 суммируются для каждого проекта.Матрица четко показывает, какие проекты имеют наивысшие оценки и, следовательно, какие из них должны быть приоритетными.

Заключение: Из выборки матрицы, основанной на критериях, ясно, что проекты 3 и 4 необходимо выполнить раньше, чем проекты 1 и 2. Матрица улучшила управление ИТ-проектами, установив для них приоритетность по установленным критериям. ИТ-отдел компании может использовать этот инструмент для определения приоритетности проектов, оказывающих наибольшее влияние на клиентов и бизнес, а затем может назначить соответствующие ресурсы для завершения этих проектов в приемлемые сроки.

Вам также может понравиться

Как получать обратную связь от полевых пользователей и расставлять приоритеты

Отзывы пользователей лежат в основе любого успешного приложения. Это помогает обосновать решения об итерациях, чтобы гарантировать, что продукт постоянно удовлетворяет потребности ваших клиентов и обеспечивает удобство, которое им нравится. Но чтобы получить пользу от отзывов пользователей, вы должны создать процесс для их сбора и определения приоритетов. Вот процесс, который вы можете настроить в соответствии со своими потребностями.

Запрос обратной связи с пользователем

Возможно, вам повезет, если у вас есть несколько очень заинтересованных пользователей, которые предлагают нежелательные отзывы.Чаще всего, если вы этого хотите, вам нужно будет попросить об этом. Прежде чем вы это сделаете, неплохо составить план его сбора.

Создание плана

Начните с того, что объясните всем, для чего вы собираете отзывы. Вы ищете отзывы о конкретном наборе функций или все честно? Затем определите лучшие каналы для сбора отзывов. Получение личной обратной связи полезно для обеспечения надежного представления о пользовательском опыте, но это может быть дорогостоящим и трудно масштабируемым.Альтернативы могут включать в себя онлайн-опросы, электронные письма или даже добавление кнопки или формы обратной связи в приложение, что делает его легкодоступным, не мешая потоку пользователей.

Сбор отзывов пользователей

Организовывать отзывы по мере их сбора — это разумно. Использование репозитория, такого как Jira или Rally, может быть полезным, поскольку эти инструменты также позволяют создавать отчеты для анализа. Такие инструменты, как Confluence, помогают организовать соответствующую информацию, такую ​​как запросы функций, интервью и отзывы клиентов, а также описание проблемы или возможности.Или вы можете просто перенести отзывы в электронную таблицу, где вы можете легко связать их с другими источниками информации, такими как интервью с клиентами.

Приоритет обратной связи с пользователями

Следующим шагом после сбора отзывов пользователей является определение их приоритетов. Есть много разных методов приоритизации. Здесь мы рассмотрим три самых популярных.

Матрица приоритезации

Диаграмма приоритетов состоит из двух осей, каждая из которых представляет аспекты решения, которое будет оценивать команда, например ценность и усилия для пользователя.Затем команда голосует по каждому запросу пользователя в соответствии с каждым критерием, соответственно нанося запросы на матрицу. После того, как вы нанесете на график каждый запрос, вы обсудите размещение и приоритезацию каждого пользовательского запроса относительно друг друга. Вообще говоря, вы будете отдавать предпочтение запросам отзывов пользователей, которые имеют высокую ценность и не требуют больших усилий, и откладывать в долгий ящик запросы с низкой ценностью и большими усилиями.

MoSCoW

Метод расстановки приоритетов MoSCoW предполагает пометку каждой пользовательской истории или требования в соответствии с четырьмя категориями инициатив.

  • Must-Haves — Не подлежит обсуждению и является обязательным, когда приложение либо не работает, либо выпуск не соответствует потребностям пользователей.
  • Что необходимо — важно, но не жизненно важно. Если они не указаны, приложение по-прежнему будет работать, но добавление этих элементов увеличит ценность.
  • Could-Haves — Полезно и не обязательно для основных функций приложения. Если их не учитывать, они оказывают меньшее влияние.
  • Не будет — Не в приоритете.Некоторым может быть присвоен приоритет позже, а некоторые могут быть удалены.

Чтобы метод MoSCoW был эффективным, заинтересованные стороны должны быть согласованы по целям и договориться о том, какие пользовательские истории будут приоритетными. Полезно заранее определить, как вы будете разрешать разногласия, прежде чем начинать обсуждение, чтобы гарантировать, что прогресс будет продолжаться в течение всего процесса.

Метрики

Использование показателей для определения того, как лучше всего ранжировать запросы пользователей, — это еще один способ расставить приоритеты.Некоторые примеры общих показателей включают рентабельность инвестиций (ROI), чистую оценку промоутера (NPS), удовлетворенность, рост пользователей и другие. Чтобы использовать этот метод, вернитесь к целям, которые вы создали при первом запуске приложения, и посмотрите, как вы можете определить ценность метрик для достижения этих целей.

Например, если вы запустили приложение с целью привлечь определенное количество пользователей в течение определенного периода времени, рост числа пользователей может быть важным показателем, который следует учитывать при расстановке приоритетов для обратной связи.Если ваша цель была связана с доходом или прибылью, вы можете оценить обратную связь, основанную на увеличении ценности для клиента и потенциальной окупаемости инвестиций. Потратьте время на оценку своих целей при первом выпуске приложения, чтобы определить, изменились ли они, прежде чем рассматривать этот метод, поскольку вы хотите отслеживать текущие цели.

Сбор и реализация отзывов пользователей — краеугольный камень создания любого продукта, который будет успешно удовлетворять потребности ваших пользователей в долгосрочной перспективе.Создание процесса для оценки и определения приоритетов обратной связи с пользователями поможет вам принимать более стратегические решения в области развития.

Хотите узнать больше о том, как мы помогаем клиентам создавать успешные MVP? Связаться с нами .

Как безжалостно расставлять приоритеты для выполнения большего количества задач

Вычеркивать элементы из списка дел — прекрасная вещь, но это также легче сказать, чем сделать. Я нашел лучший способ убедиться, что вы выполняете свои задачи, — это безжалостная расстановка приоритетов.Это означает решение не делать того, что вам действительно хотелось бы делать. Это также означает решение самой важной задачи, даже если все в вашем списке кажется важным.

Но если вы можете расставить приоритеты до тех пор, пока у вас не останется только одна вещь, на которой нужно сосредоточиться прямо сейчас, вы не сможете не приступить к работе. Используйте приведенные ниже советы и приемы, чтобы расставить приоритеты для ваших задач.

Во-первых, объедините все свои задачи в одном источнике

Задачи поступают из различных источников. Ваш босс отправляет вам электронное письмо, вы получаете сообщение Slack от ИТ-отдела, счет приходит по почте или коллега просит об одолжении в коридоре.Чтобы эффективно расставить приоритеты в вашем списке задач, вам нужен главный список дел, который содержит всех задач, которые вам нужно расставить по приоритетам и выполнить из всех этих источников.

Прежде чем вы начнете расставлять приоритеты, выберите место для вашего главного списка дел. Этим местом может быть приложение со списком дел, ваш почтовый ящик, Slack, бумажный блокнот или даже приложение для заметок на вашем телефоне. Неважно, где вы храните свой список, если он содержит все задачи, которые вам нужно выполнить.

Если вы все же решите использовать свой почтовый ящик, Slack или другое приложение в качестве главного списка задач, вы можете использовать Zapier для автоматического перемещения входящих задач из других источников в ваш главный список.Вот несколько примеров рабочих процессов, которые вы можете использовать, или вы можете создать свой собственный автоматизированный Zap для выполнения работы.

Когда все ваши задачи внесены в единый список, вы можете начать анализировать и готовиться к их расстановке приоритетов.

Во-вторых, проанализируйте свой список задач

Теперь пришло время просмотреть свой список, просмотреть каждую задачу и решить, что вы хотите с ней делать. У вас есть четыре варианта:

  • Выполнить: завершить задачу сейчас

  • Отложить: завершить позже

  • Делегат: назначить кому-то еще

  • Удалить: удалить это из вашего списка

Продолжайте и выполните любую задачу, выполнение которой займет менее двух минут.Это быстрый способ сузить список до тех задач, которые труднее выполнить и которые имеют более высокий приоритет.

Делегирование — еще один отличный способ быстро сократить список задач. Назначайте делегируемые задачи другим, и если есть что-то, чего вы ждете от других, вычеркните это из своего списка. Создайте напоминание в календаре, чтобы следить за ним позже, или добавьте его в общий проект: удаление его из списка задач облегчит необходимость постоянно видеть его там.

Затем удалите все, что вам действительно не нужно делать.Вещи, которые стоит удалить, включают задачи, которые были в вашем списке навсегда, к которым вы никогда не дойдете, или вещи, которые не представляют большой ценности по сравнению с усилиями, затраченными на их выполнение.

Например, предположим, что у вас есть задача в вашем списке дел: пройтись по картотеке, отсканировать все ваши документы и сохранить их в облаке. Вы изучали задачу годами и никогда не находили для нее времени. Вы, вероятно, никогда не сделаете этого. Поэтому вместо того, чтобы продолжать смотреть на эту задачу и чувствовать себя виноватым из-за того, что не справились с ней, удалите ее.

Если вы не хотите забывать задачу, которую удаляете, переместите ее в отдельный «когда-нибудь» список вещей, которые вы хотите сделать, если когда-нибудь обнаружите, что у вас есть время, но нечем его заполнить.

Когда вы закончите выполнение, делегирование и удаление задач, то, что у вас осталось, — это отложенные задачи. Это все, что вам нужно сделать, на выполнение которых уйдет больше двух минут. Имея в руках основной список отложенных задач, вы готовы приступить к расстановке приоритетов.

Шесть методов определения приоритетов задач

Существует множество способов определения приоритетов задач, и некоторые из них могут работать для вас лучше, чем другие.Просмотрите приведенную ниже тактику, выберите ту, которая кажется вам правильной, и затем приступайте к расстановке приоритетов.

1. Используйте матрицу приоритетов

Возьмите все свои задачи и назначьте каждой приоритет на основе этой матрицы приоритетов от Стивена Кови:

Все, что должно быть выполнено в ближайшее время (или просрочено), считается срочным. Что касается того, что действительно важно, а что еще более «приятно сделать» — решать вам, но постарайтесь быть максимально честным.

Этот инструмент особенно полезен в тех случаях, когда вы тонете из-за миллиона дел, поскольку он помогает вам визуализировать, что действительно важно, а что может подождать.

После того, как вы наметили свои задачи, постарайтесь сначала выполнить срочных и важных задач, чтобы не сбиваться с сроков. Тогда вы можете сосредоточиться на наиболее продуктивном квадранте: несрочные и важные . Это задачи, которые легко отложить, но они имеют большую ценность, когда они все же выполнены.

И что бы вы ни делали, по возможности избегайте занятой работы и расточителей времени, которые попадают в несрочный и не важный квадрант .

2. Используйте относительную приоритизацию

Категоризация ваших задач с помощью матрицы приоритетов помогает, но что, если у вас все еще есть десятки задач в вашей очереди срочных и важных ? Как узнать, с чего начать?

Следующий полезный шаг — присвоить каждой задаче номер приоритета. Если у вас десять задач, каждая задача получает номер от 1 до 10. Не может быть двух номер один. Упражнение здесь состоит в том, чтобы сопоставить каждую задачу с другими, чтобы определить, с чего начать в первую очередь. Например, предположим, что ваш список состоит из трех пунктов:

Если посмотреть на все три задачи, очевидно, что подача налоговой декларации должна быть вашим приоритетом номер один: это самая срочная и важная задача в вашем списке.

Для двух других задач это зависит от контекста, и сравнение ваших дел друг с другом часто помогает определить этот контекст. Возможно, презентация состоится не раньше, чем на следующей неделе, но вам нужно получить некоторую информацию от своего начальника, прежде чем вы сможете приступить к составлению презентации. Это может сделать его более приоритетным, чем выполнение задания, которое должно быть завтра.

В этих случаях также полезно разбить задачи на более мелкие, чтобы лучше назначить относительные приоритеты.Таким образом, вместо:

  1. Файловые налоги

  2. Завершить задание

  3. Составить презентацию

У вас есть:

  1. Файловые налоги

  2. Запросить метрики для презентации

  3. Выполнить задание

  4. Составить презентацию

Приложения со списком дел и приложения Канбан, которые позволяют устанавливать приоритеты перетаскиванием, могут быть действительно полезны при использовании метода относительной приоритезации.Вместо того, чтобы нумеровать список, вы можете перетаскивать задачи в порядке приоритета.

3. Составьте список приоритетных задач на сегодня

Назначение относительных приоритетов хорошо работает, если ваш список задач довольно статичен, но если вы добавляете несколько дел в свой список каждый день, изменение приоритетов в вашем списке становится еще одной задачей. самого себя. Если вам нужно управлять большим количеством входящих дел, полезно каждое утро составлять список приоритетных задач для того, что вы планируете сделать в этот день.

Посмотрите в свой календарь и посмотрите, сколько времени, по вашему мнению, вам придется посвятить элементам из вашего списка задач сегодня.Затем выберите из своего списка столько задач с наивысшим приоритетом, которые, по вашему мнению, вы можете выполнить сегодня. Не обращайте внимания на все остальное, чем вы могли бы заниматься (пока вы не будете готовы составить список на завтра).

Мне нравится включать любые события календаря в свой список «Сегодня», чтобы я мог видеть обзор всего своего дня и соответственно устанавливать свои ожидания. Это также мешает мне планировать слишком много задач в те дни, когда я часами нахожусь на собраниях.

Приложения с ограничением времени, такие как Plan (бесплатно для 1-4 участников), отлично подходят для этого упражнения, потому что они позволяют вам создать основной список дел, а затем перетащить их в свой календарь, чтобы запланировать их на свой день.

Хорошее практическое правило при планировании дня — недооценивать, сколько вы можете сделать, и переоценивать, сколько времени займет выполнение каждой задачи. Несомненно, у вас есть много вещей, которые вы можете сделать, если случайно отметите все из своего списка на сегодня, что намного лучше, чем всегда переносить незавершенные дела на завтра.

Не можете оценить, сколько времени у вас уйдет на выполнение задач? Используйте эти методы оценки, чтобы получить более реалистичные оценки для ваших задач.

4. Сосредоточьтесь на своих самых важных задачах (MIT)

Это очень просто: ваш MIT — это задача, которую вы больше всего хотите или должны выполнить сегодня. — Лео Бабаута, Zen Habits

Если вы каждый день расставляете приоритеты для своих задач и все еще не можете их выполнить, попробуйте использовать метод наиболее важных задач (или MIT). Выберите несколько (обычно три) задачи, которые нужно выполнять каждый день; они становятся вашими MIT.

При использовании MIT в вашем списке дел будет 1-3 из них, а все остальное в списке станет бонусными задачами, которые «приятно сделать, если у вас есть время».Вы работаете над бонусными задачами только в том случае, если все ваши MIT выполнены — и если все, что вы прошли, — это ваши MIT, у вас все еще был успешный день.

5. Выберите одну вещь, чтобы сосредоточиться на ней.

Мы входим в безжалостную территорию. Когда вы действительно пытаетесь что-то сделать, вам следует попробовать этот метод, пусть даже временно.

Когда вы посмотрите на свой список задач, выберите одну вещь , чтобы сосредоточиться на этом дне. Это может быть одна большая задача, которую вы действительно хотите выполнить, или тема, которая связана с несколькими вашими задачами, например «увеличение продаж».»Выбор одной задачи или идеи, на которой нужно сосредоточиться, может быть хорошим способом напомнить себе, что нужно не сбиваться с пути, когда вы обнаружите, что отвлекаетесь.

Расширение Chrome, такое как Momentum (бесплатно), отлично подходит для этого метода, потому что оно показывает вам, что вы каждый раз, когда вы открываете новую вкладку браузера, основное внимание уделяется дню. Или, если вы действительно хотите не сбиться с пути, используйте StayFocusd (бесплатно), чтобы ограничить количество времени, которое вы можете проводить на сайтах, которые тратят зря время, или полностью заблокировать их.

Вам трудно сосредоточиться на работе? Вернитесь к нужному ритму с одним из этих 10 приложений, которые помогут вам сосредоточиться и не отвлекаться.

6. Найдите свою задачу на 20%

Принцип Парето гласит: вы, как правило, получаете 80% результатов от 20% своей работы.

Что действительно сложно, так это выяснить, какие 20% приносят результаты. Но как только вы это сделаете, вы сможете безжалостно расставить приоритеты в своем рабочем дне: сделайте эти 20% работы своим приоритетом — и эталоном продуктивного дня.

Лучший способ определить мои 20% работы — это простое упражнение: во-первых, спросите себя, над чем бы вы работали, если бы вы могли сделать сегодня только три дела.Будьте безжалостны; выберите только три. Затем сократите это число до двух. И наконец, всего один. Если бы вам абсолютно пришлось прекратить работу после выполнения только одной задачи, что бы вы сделали?

Это действительно сложный вопрос, поскольку всем нам приходится преодолевать очень много дел каждый день, но я обнаружил, что это хороший способ понять, какая из ваших задач приносит наибольшую пользу, когда она завершена.

Для меня написание нового сообщения в блоге почти всегда составляло 20% моей работы, так как я получаю отдачу от написания разными способами — будущего SEO-трафика, репостов в социальных сетях, входящего трафика, большей видимости моего личного бренда и сайта, на котором я писать для и так далее.


По мере того, как вы практикуете безжалостность со своими задачами, вы обнаружите, что это станет проще, и вы сможете выбрать правильный метод в нужное время. И, надеюсь, вы обнаружите, что безжалостная расстановка приоритетов на самом деле может быть довольно освобождающей.

Первоначально опубликованный в июне 2017 года, этот пост был обновлен Джессикой Грин с добавлением некоторых дополнительных методов определения приоритетов, а также нескольких новых инструментов, которые помогают с различными методами.

Как расставить приоритеты для проектов ИТ-безопасности

Если вы профессионал в области ИТ-безопасности, вы почти наверняка знакомы с тем упадком, который испытываете, когда сталкиваетесь с огромным количеством проблем безопасности, которые необходимо исправить.Этого достаточно, чтобы заставить вас вскинуть руки и задуматься, с чего вообще начать.

Это суть проблемы, которая возникает при отсутствии эффективной приоритизации безопасности. Если вы не расставляете приоритеты рисков кибербезопасности эффективно, вы не только создаете много дополнительной работы для своей команды и себя — вы также без нужды подвергаете свою организацию атакам на ИТ-безопасность.

Для лучшей, быстрой и надежной защиты абсолютно необходима интеллектуальная приоритезация.К сожалению, сложившиеся в ИТ-сфере условия долгое время не способствовали достижению этой цели.

Почему отсутствуют показатели приоритизации

В течение многих лет атаки на ИТ-безопасность стали возможными благодаря бессистемному подходу к расстановке приоритетов. Вот что мы имеем в виду: ИТ-безопасность очень сложна и постоянно меняется; учитывая необычайное количество переменных и динамичный характер ландшафта, сотрудникам службы безопасности трудно принимать оптимальные решения — или даже понимать оптимальные процессы для принятия этих решений.

Эту проблему усугубляет тот факт, что метрикам приоритезации исторически не уделялось должного внимания. Руководители службы безопасности организации забрасываются маркетинговыми сообщениями, рекламирующими преимущества одного продукта над другим, но при этом они получают гораздо меньше помощи с задачей определения приоритетов. Кроме того, показатели приоритезации неодинаковы в отрасли, поэтому ИТ-персонал часто слышит противоречивую информацию.

Еще больше усугубляют эту проблему обычные задачи, которые сопровождают любую команду ИТ-безопасности.Ресурсы ограничены, необходимо принимать решения о том, где использовать эти ресурсы, а члены команды обычно перегружены работой и движутся в десятке направлений.

Как ИТ-командам следует расставлять приоритеты в отношении рисков?

Самый простой способ реализовать эффективную стратегию приоритезации — разработать базовую структуру, которой можно следовать и при необходимости корректировать. Ниже приводится один из таких примеров:

  • Идентификация рисков.
  • Невозможно эффективно расставить приоритеты, если вы не понимаете, что делает вас уязвимым.Риски контроля, системные риски, риски интеграции — все эти категории (и многие другие) необходимо учитывать.

  • Оценка рисков.
  • После того, как вы определили все потенциальные риски, пришло время оценить вероятность и возможное влияние этих рисков. Очевидно, что риски, относящиеся к группе с высокой вероятностью и высокой вероятностью воздействия, должны быть перемещены в начало списка исправлений. Эти риски можно определить как в качественном, так и в количественном отношении, и организации часто предпочитают создавать матрицу ранжирования на основе модели числовой оценки.

  • Управление рисками.
  • После выявления и оценки рисков следующим шагом является разработка процессов для устранения существующих уязвимостей и защиты от будущих рисков. Это может включать более частое обучение и улучшение ИТ-гигиены, сканирование уязвимостей, тестирование на проникновение и т. Д.

Использование возможностей автоматизации для приоритезации

Состояние ИТ-безопасности никогда не было более опасным. Расширенные постоянные угрозы (APT), часто спонсируемые государством, могут встраиваться в среду безопасности, перемещаться по сторонам и красть критически важные активы организации, не будучи обнаруженными в течение нескольких месяцев.Миграция в облако — и проблемы интегрированного управления рисками, связанными с локальной / облачной инфраструктурой, — создали новые пути атак, в то же время значительно повысив требования, предъявляемые к современным группам безопасности в организации.

Эти разработки усугубляют и без того жесткий мандат специалистов по ИТ-безопасности: они должны быть правы каждый раз, а злоумышленникам нужно добиться успеха только один раз. Это не означает, что хакеры могут действовать совершенно бесплатно; они тоже должны выбирать и расставлять приоритеты. Если ваша безопасность достаточно надежна по сравнению с другими целями, злоумышленники могут посчитать, что это больше проблем, чем стоит, особенно когда существует так много других слабо охраняемых сетей, устройств и т. Д.

Автоматизация — важнейшее оружие в этой игре атаки и защиты, поскольку она позволяет злоумышленникам максимально использовать свои ресурсы и исследовать наиболее уязвимые цели в любом масштабе. Для защитников автоматизация играет не менее важную роль. Тестирование на проникновение в ИТ-систему отлично помогает выявить слабые места, но при этом оно проводится вручную и периодически. Когда вы не занимаетесь активной работой по обеспечению ИТ-безопасности, ваши среды становятся уязвимыми. Автоматизированное решение, такое как современная платформа моделирования взломов и атак (BAS), может помочь обеспечить безопасность 24/7, 365 дней в году.

Эти автоматизированные решения также имеют еще одно дополнительное преимущество: они упрощают эффективную приоритизацию в отрасли, которая борется с практикой. Полностью автоматизированное решение BAS может определить все векторы атак, которые могут использовать и защитить критически важные активы, как локально, так и в облаке. Эти решения работают за счет запуска контролируемых имитаций, которые имитируют наиболее вероятные пути атаки, которые выберут хакеры, что делает их бесценным инструментом в области ИТ-безопасности APT. Моделирование взломов и атак выполняется непрерывно с использованием автоматизации для обеспечения непрерывной защиты.По сути, это все равно, что иметь высококвалифицированную команду красных, которая никогда не снимает ни минуты.

Не менее важно, что передовые решения BAS предлагают приоритетное устранение пробелов в безопасности. Как мы видели выше, это критически важная функция для сегодняшних групп безопасности, которые сталкиваются с чрезвычайными проблемами и нуждаются во всей возможной помощи.

На вынос

Учитывая огромные масштабы угрозы, исходящей от APT, приоритезация ИТ должна быть ключевым мандатом организации. Выполнив шаги, описанные выше, вы можете поставить свою команду безопасности в наилучшее положение для победы.

Приоритет ИТ-работы после COVID-19

ИТ-руководители справляются с серьезными перебоями в заработке; однако пандемия COVID-19 представляет собой совершенно новый уровень проблем, когда дело доходит до обеспечения того, чтобы они извлекали выгоду из своего портфеля, выполняя правильную работу в нужное время и с нужными ресурсами. Спрос на ИТ-поддержку внезапно и резко возрос, в то время как в то же время объем ресурсов был увеличен за счет заказов на «приют на месте».Изменились бизнес-стратегии, и, следовательно, необходимо изменить критерии приоритизации портфеля. Дискреционные расходы на технологии оказались под угрозой.

Только продуманная интегрированная бизнес-стратегия может достаточно быстро адаптироваться к меняющимся рыночным условиям и требованиям клиентов, чтобы оставаться актуальной. Для оценки, определения приоритетов и решения сложных проблем необходимо использовать ту же тактику и рамки, только с особой срочностью. По нашему опыту, лидеры, которые на этот раз успешно руководят своей организацией, будут постепенно проходить фазы перезагрузки, восстановления и выхода в новую реальность.Наши недавние обсуждения с клиентами подтвердили, что эти ворота важны для определения приоритетов работы в периоды неопределенности:

  1. Критичность — Сосредоточьтесь на действительно неотложных и важных сферах бизнеса: «Я пытаюсь справиться с резким увеличением нагрузки в сети, удаленной работой людей и новыми киберугрозами. Каждый день появляется что-то новое, и мне нужно расставить приоритеты »
  2. Impact —Получите целостное представление о работе, основанное на результатах или бизнес-возможностях в затронутой ИТ-среде: «Многие из наших с трудом завоеванных инициатив по цифровой трансформации бизнеса должны появиться в результате этого мероприятия в более конкурентной и адаптивной позиции.”
  3. Последовательность — Определите приоритеты того, что действительно срочно на сегодняшний день, какие усилия следует приостановить и где следует ускорить инвестиции: «Нам нужно упорядочить нашу работу, чтобы немедленно перезагрузить основные операции, а затем попытаться начать работу, которая поможет бизнесу выздороветь. и приступить к более длительной работе, чтобы добиться результатов в новой реальности ».
  4. Ресурсы —Мобилизуйте и активируйте свои ресурсы для поддержки приоритетов: «Нам нужно постоянно реинвестировать в наши ресурсы и капитал для успешных идей, чтобы у нас была масштабируемая, гибкая и гибкая модель.”

В этом документе предлагаются уточняющие вопросы, которые помогут вам оценить, где вы находитесь, а также ключевые действия для сброса, восстановления и новых этапов реальности воздействия COVID-19 на бизнес.

Расставить приоритеты против расстановки приоритетов — Правильное написание — Грамматика

Расставить приоритеты означает расположить элементы в порядке их важности, обозначить что-то более важное, чем другие вещи. Приоритет может быть переходным или непереходным глаголом. Приоритет — это североамериканское написание, родственные слова — приоритеты, приоритеты, приоритеты, приоритеты и приоритеты .

Prioritize — это принятое британское написание. Связанные слова: приоритетов, приоритеты, приоритеты, приоритеты и приоритеты . Американское написание с приоритетом также считается правильным и получает признание во всем мире.

Приоритет и Приоритет — это примеры группы слов, которые пишутся с буквой «z» в американском английском и буквой «s» в британском английском. Приоритет происходит от слова priority, происходит от латинского , предшествующего , что означает места или времени, более важное значение.

Примеры

Школы часто отдают приоритет проектам освещения, потому что они хорошо работают с формулой Комиссии по энергетике, которая требует от школ экономии не менее 1,05 доллара на расходах на электроэнергию на каждый потраченный доллар. (The Albuquerque Journal)

Комитет рекомендует штату «пересмотреть стандарты или написать новые стандарты», в которых ставятся приоритетные цели, которые могут быть достигнуты за 180 дней, соответствующие с точки зрения развития, более четкие и подробные. (The Winston-Salem Journal)

Группа Вайнхаймера предназначена для разработки показателей, которые можно периодически оценивать для измерения улучшений в США.

Добавить комментарий