Список приоритетов: Список моих личных приоритетов и целей на этот год

Как определить приоритеты, когда постоянно завален делами

13 декабря 2021 Продуктивность

Находим главное в жизни и учимся ставить это на первое место.

Когда тонешь в море задач и обязательств, даже решить, что сделать в первую очередь, бывает нелегко. В такой ситуации важно принять, что выполнить всё просто физически невозможно, и выделить самое главное. Иначе стресс и чувство вины не дадут вам покоя.

Что должно быть в приоритете

Конкретные задачи у каждого будут свои, но есть несколько жизненных сфер, которым всем нам стоит уделять больше внимания. Именно они помогают приближаться к долгосрочным целям и делают жизнь стоящей. Тем не менее многие игнорируют их месяцами, а то и годами. Постарайтесь подвинуть их на первые строчки своего списка дел.

1. Здоровье

Здоровый образ жизни отходит на второй план чаще всего. Мы отказываемся от прогулки по парку и тренировки, чтобы доделать дела, или выбираем фастфуд, чтобы не тратить время на готовку.

Результаты таких решений накапливаются и начинают влиять на все сферы жизни. Фастфуд не даёт достаточно энергии, чтобы хорошо работать. Стресс и раздражительность, возникающие из‑за того, что мы не заботимся о себе, заставляют срываться на близких. В итоге страдает не только физическое самочувствие, но и психическое благополучие, портится эмоциональное состояние. Так что напоминайте себе: здоровье — это основа всего.

2. Сон

Подготовиться к экзаменам, дописать отчёт, засидеться допоздна за просмотром сериала — мы выбираем что угодно, только не сон. Кажется, что, сократив его, мы приобретём несколько дополнительных часов на свои дела. Но цена за это очень высока.

Вы наверняка ощущали на себе эффект недосыпа: усталость, раздражительность, невозможность сосредоточиться и делать что‑то продуктивно. Но, согласно исследованиям, постоянный недостаток отдыха приводит к куда более серьёзным проблемам: от заболеваний сердечно‑сосудистой системы до ухудшения работы мозга. Не пренебрегайте сном.

Научитесь просыпаться легко 😴

• 16 привычек, которые облегчат вам подъёмы по утрам

3. Отношения с близкими

В моменты напряжения мы часто запускаем отношения с близкими, считая, что они никуда не денутся и мы просто вернёмся к общению, когда у нас будет больше времени. И вот мы пропускаем концерт ребёнка из‑за рабочего совещания или забываем поздравить друга с днём рождения из‑за того, что мысли заняты делами. Такие мелочи накапливаются и портят отношения, а восстановить их потом трудно.

Выделяйте время на укрепление семейных и дружеских связей, чтобы не пришлось жалеть о том, что вы упустили. Вот несколько советов, которые помогут в этом:

• Делайте первый шаг. Не ждите, пока другие что‑то предложат. Будьте тем, кто поддерживает связь и приглашает куда‑нибудь родных и друзей.
• Определите для себя, что вы не пропустите ни за что на свете. Когда‑то вам неизбежно придётся сделать выбор в пользу работы или других обязанностей. Но должны быть и ситуации, которыми нельзя пренебречь, например годовщина свадьбы или помощь другу в трудную для него минуту.
• Поддерживайте контакт. Все мы заняты, но это не повод терять контакт. Звоните, пишите, поздравляйте близких с их победами, выражайте сочувствие при неудачах, благодарите и выходите на связь просто так.

Попробуйте другие варианты 👨‍👨‍👧‍👦

• 10 советов, как укрепить отношения

4. Продуктивная работа

Усердная и продуктивная работа — необязательно одно и то же. Можно с утра до ночи трудиться, но получать минимальный результат. Поэтому важно действовать не просто усердно, а с умом: работать углублённо, концентрироваться на задачах, которые помогают расти, в том числе профессионально. Ищите и ставьте на первое место возможности, которые позволят вам учиться новому и заниматься тем, что вас вдохновляет.

Что стоит исключить из приоритетов

Чтобы подвинуть вверх что‑то в списке дел, придётся отказаться от чего‑то другого. Вот несколько вариантов занятий, исключение которых освободит ваше время и силы.

1. Социальные сети и поглощение контента

Проверить, что новенького запостили в Instagram* или Twitter, не должно быть вашим приоритетом. Вот что советует автор книги «Цифровой минимализм» Кэл Ньюпорт: «Сосредоточьтесь на небольшом количестве тщательно отобранных онлайн‑действий, которые поддерживают ваши ценности, а всё остальное спокойно пропускайте».

Чтобы облегчить этот процесс:

• Следите за тем, на что уходит ваше время. Для этого есть специальные сервисы. Когда увидите, сколько вы тратите впустую, проще будет перенаправить это время на что‑то другое.
• Усложните себе доступ. Удалите приложения соцсетей, чтобы не заходить в них от скуки.

Возьмите на заметку 📺

• «Диета внимания»: как правильно потреблять контент, чтобы не портить себе жизнь

2. Задачи с малой ценностью

Всегда находятся дела, которые отнимают много времени, но не двигают нас вперёд:

• проверить почту и ответить на письма;
• прочитать накопившиеся сообщения в рабочих чатах;
• сделать повторяющиеся административные задачи;
• выполнить чью‑то срочную просьбу.

Подобная текучка только отвлекает от главного. Напоминайте себе, что вы не добьётесь больших целей, если постоянно будете заниматься только такими мелочами.

3. Негативный настрой

Мы часто зацикливаемся на неприятных событиях и неудачах, сомневаемся в себе или злимся на других. Это не только портит настроение, но и отнимает время, которое можно было бы потратить на перемены в жизни. Используйте следующие стратегии, чтобы не застревать в отрицательных мыслях:

• Собирайте коллекцию комплиментов. Когда вам сказали что‑то хорошее, похвалили, поблагодарили, сделали комплимент, записывайте это в блокнот или сохраняйте скриншот. При плохом настроении перечитывание добрых слов поможет почувствовать себя лучше.
• Следите за своим внутренним диалогом. Когда замечаете негативные мысли о себе, представляйте, что говорите подобное близкому другу или ребёнку. Скорее всего, вы увидите, что слишком критичны к себе.
• Будьте добрее. Помните, что люди могли причинить вам боль, потому что сами переживали трудности. Но не забывайте и о доброте к себе. Если чувствуете, что человек токсичный, защищайте свои границы или прекращайте общение.

Как ставить важное на первое место

1. Объедините все задачи

Наверняка у вас есть список рабочих задач и личных дел, а ещё в голове постоянно крутятся разнообразные идеи. Так очень трудно понять, за что браться сначала. Поэтому первый шаг — это собирать все дела в одном месте и отмечать, к какому сроку они должны быть выполнены. Для этого можно использовать бумагу или сервисы вроде Trello и Todoist.

2. Избавляйтесь от отвлекающих факторов

Заблокируйте доступ к сайтам, которые отнимают много времени. Можно сделать это на целый день или на определённый промежуток, когда вам нужно поработать не отвлекаясь. Если для вас это не вариант, хотя бы отключите лишние уведомления.

Изучите инструкцию 🛑

• Как заблокировать сайт на компьютере с Windows или macOS

3. Не поддавайтесь желанию переключиться на что‑то новое

Всегда будет новая идея или задача, которой хочется заняться. Но, переключаясь с одного на другое, вы не продвинетесь в том, что делаете. Даже если вам стало скучно, дайте начатому шанс. Не бросайте одну привычку через неделю, чтобы пробовать другую. Не беритесь за новый проект, пока не закончили текущий.

4. Различайте важные и срочные дела

Обычно мы в первую очередь уделяем внимание задачам с горящими сроками, даже если сами по себе они менее важны для нас. А вот такие мероприятия, как позвонить бабушке или сходить на прогулку, не попадают в приоритеты, хотя они как раз делают жизнь сбалансированной и дарят ценные воспоминания.

Чтобы распределять дела по важности, используйте матрицу Эйзенхауэра. В ней четыре категории:

• Срочное и важное: ценные для вас задачи — их нужно выполнить как можно скорее.
• Несрочное, но важное: задачи, которые помогают развиваться, — их нужно внести в календарь.
• Срочное, но неважное: задачи, которые можно передать кому‑то другому.
• Несрочное и неважное: задачи, от которых нужно отказаться.

Старайтесь как можно больше заниматься важными делами, а неважные — минимизировать.

5. Управляйте не временем, а своей энергией

Для этого нужно определить, когда вы продуктивнее всего, и распределять задачи исходя из своего уровня энергии. Например:

• Если вы жаворонок, ставьте важные дела на утро, когда у вас больше всего сил.
• Если вы сова, занимайтесь проектами, которые требуют концентрации, по вечерам.
• Если у вас маленькие дети, ваше продуктивное время выпадает на моменты, когда они спят или за ними присматривает кто‑то другой. Используйте эти промежутки для своих приоритетных дел.

Вам может быть интересно ☀️

• Как управлять своей энергией, чтобы быть счастливее

6. Составьте список своих обязательств

Мы часто берём на себя слишком много, несмотря на то что наши силы и время ограниченны. Поэтому периодически полезно проводить ревизию своих обязательств:

• Составьте максимально подробный список того, на что вы тратите время.
• Разделите эти дела по категориям: карьера, семья, увлечения и так далее.
• Решите, сколько времени в процентном соотношении хотели бы тратить на каждую категорию.
• Сократите количество менее значимых обязанностей, чтобы хватало ресурсов на самые важные.
• Каждый день составляйте список дел, учитывая главные для вас категории.

7. Стремитесь как можно скорее «съесть лягушку»

Под лягушкой имеется в виду самое сложное или неприятное дело на день. Например, поработать над проектом, который вы мечтаете сделать, позаниматься спортом, написать тысячу слов для будущей книги. Обычно подобные дела хочется отложить на потом, но лучше выполнить их в первую очередь.

Так вы продвинетесь вперёд, а всё остальное в течение дня будет даваться легче. Если «съедать по лягушке» каждый день, постепенно вы добьётесь больших результатов.

8. Распределяйте задачи по блокам

Это поможет строить график исходя из приоритетов и не терять время, переключаясь с одного на другое. Вот как работает метод:

• Составьте список дел на день.
• Распределите однотипные задачи по блокам, например «Работа с почтой», «Написание текста», «Встречи».
• Посчитайте, сколько времени уйдёт на каждый блок.
• Добавьте блоки в календарь один за другим.
• Переходите к следующему, только когда закончили предыдущий.
• При необходимости двигайте блоки в календаре.

Старайтесь, чтобы каждый день хотя бы один из блоков был посвящён вашим приоритетам.

Читайте также 🧐

• 7 эффективных методов планирования, которые помогут не забросить дела
• Как стать продуктивнее: 7 главных правил
• 4 способа организовать список дел, чтобы работать эффективнее

*Деятельность Meta Platforms Inc. и принадлежащих ей социальных сетей Facebook и Instagram запрещена на территории РФ.

Как провести простой анализ приоритетов

Каждый проект имеет свои приоритеты: бюджет, объем работ и т. д. Определите их приоритетность заранее, чтобы сэкономить время позже.

Перейти к инструкциям

Время на подготовку

10 минут

Время проведения

60 минут

Участники

3–5 человек

Расстановка приоритетов проекта

Каждый проект имеет свои приоритеты: бюджет, объем работ и т. д. Определите их приоритетность заранее, чтобы сэкономить время позже.

Перейти к инструкциям

Время на подготовку

10 минут

Время проведения

60 минут

Участники

3–5 человек

Расстановка приоритетов проекта

Каждый проект имеет свои приоритеты: бюджет, объем работ и т. д. Определите их приоритетность заранее, чтобы сэкономить время позже.

Время на подготовку

10 минут

Время проведения

60 минут

Участники

3–5 человек

Перейти к инструкциям

Расстановка приоритетов на практике

Удаленная команда веб-дизайна обсуждает приоритеты предстоящего проекта с помощью Trello.

Команда ИТ-специалистов использовала стикеры для расстановки приоритетов перед запуском проекта.

Студенты бизнес-школы используют Miro, чтобы обсудить приоритеты для группового проекта.

Инструкции по проведению этого сценария

1. Подготовьтесь 10 мин

Если команда проводит игру удаленно, сначала создайте документ для совместной работы, например доску Trello. При желании вы можете воспользоваться приведенными шаблонами или создать свой.

Если команда собирается очно, приготовьте доску или большой лист бумаги и разложите стикеры и маркеры в комнате для собраний.

Создайте в документе столбец «Расстановка приоритетов» и обозначьте ограничения и переменные, которые нужно учесть команде при работе над проектом.

Затем добавьте на доску или лист бумаги пять пронумерованных столбцов: 1 (максимум гибкости), 2, 3, 4 и 5 (минимум гибкости).

СОВЕТ. ТРОЙСТВЕННАЯ ОГРАНИЧЕННОСТЬ

Наиболее распространенная система баланса параметров проекта называется «тройственная ограниченность».

• Время: отведенное время
• Объем работы: что предстоит сделать
• Ресурсы: бюджет проекта

ПРИМЕР. СПИСОК ПРИОРИТЕТОВ

Вот параметры, приоритетность которых определяет для себя команда веб-дизайна.

Смотреть пример

2. Заложите фундамент 5 мин

В начале собрания сообщите команде следующее.

• Цель этого сеанса — вместе определить приоритеты проекта, чтобы мы все ориентировались на одни и те же цели, когда принимаем решение о компромиссах.
• Каждый участник должен использовать опыт, полученный в работе над прошлыми проектами, чтобы высказать рекомендации.

3. Баланс 10 мин

Попросите каждого участника команды оценить каждый приоритет по шкале от 1 до 5 с помощью карточек или стикеров. Приоритеты с наибольшей гибкостью оцениваются карточкой или стикером с цифрой «1», а наименее гибкие приоритеты получают оценку «5».

О гибких параметрах можно договариваться, чтобы сосредоточиться на более высоких приоритетах. Например:

Нет крайнего срока сдачи = Время оценивается на 1

Ограниченный бюджет = Ресурсы оцениваются на 5

Попросите участников указать на карточках с оценками свои имена — это позволит увидеть, как оценивают приоритеты разные члены команды.

СОВЕТ. ВЗАИМОЗАВИСИМОСТИ

Приоритеты находятся в отношениях взаимозависимости: уделяя особое внимание одному параметру, мы неизбежно сократим это время для другого.

4. Обсуждайте 20 МИНУТ

После того как каждый поставит предварительные оценки, посмотрите, где на шкале от 1 до 5 расположился каждый приоритет. Сначала обсудите приоритеты, которые получили от команды наиболее однозначную оценку.

Затем переходите к приоритетам, получившим неоднозначную оценку. Обсудите аргументы каждого участника команды.

СОВЕТ. ЖЕСТКИЕ ОГРАНИЧЕНИЯ

Если все приоритеты оказались в столбце «минимум гибкости», спросите у команды:

• Какой приоритет имеет наибольшее преимущество для клиента?
• Какой приоритет больше всего соответствует ценностям компании?

5.

Обновления 5 мин

Обсудив все приоритеты и придя к консенсусу в отношении их гибкости, распределите карточки или стикеры по соответствующим столбцам.

ПРИМЕР. ИТОГИ

Так могут выглядеть итоги сеанса расстановки приоритетов, который проводили на доске Miro.

Смотреть пример

Последующие действия

Документ

Сохраните информацию, полученную в ходе игры в пространстве с совместным доступом, например в Confluence, чтобы команда и заинтересованные стороны могли вернуться к ней при необходимости.

Повторите игру

Возвращайтесь к игре по мере необходимости, например если возникнет новое обстоятельство, которое потребует скорректировать приоритеты. Играйте в игру периодически, чтобы напоминать команде о приоритетах.

Варианты

Руководящая команда

Если окончательное решение о приоритетах для проекта — за руководящей командой, проведите игру с руководителями проекта или заинтересованными лицами со стороны предприятия, а не с командой, которая выполняет работу.

Обзор доски

Вместо того чтобы переходить от одного сотрудника к другому, просмотрите все рабочие задачи на доске. Начните с тех задач, при выполнении которых сотрудники столкнулись с препятствиями, и определите, как их можно устранить. Затем обсудите все оставшиеся задачи и способы их выполнения.

По одному за раз

Не стоит хвататься сразу за все приоритеты. Обсудите один и дайте оценку ему, прежде чем переходить к следующему.

Остались вопросы?

Поговорите с другими пользователями сборника Atlassian Team Playbook, получите поддержку или оставьте отзыв.

Остались вопросы?

Поговорите с другими пользователями сборника Atlassian Team Playbook, получите поддержку или оставьте отзыв.

Изучите другие сценарии

От наших команд — вашим

Подпишитесь на нашу ежемесячную информационную рассылку и будьте в курсе новейших сценариев, советов и рекомендаций.

Адрес электронной почты

Thanks!

Как создать список приоритетов и управлять им

Сиван Каспи, 28 апреля 2021 г. , 13 минут чтения

Список приоритетов поможет вам быть организованным, оставаться сосредоточенным, делегировать задачи и избавляться от лишнего. Это позволяет вам визуально разбить то, что вы должны сделать и когда вы должны это сделать, помогая вам управлять задачами в зависимости от важности.

 

Но давайте посмотрим правде в глаза, вы, вероятно, уже хорошо знакомы с простым списком приоритетов и, вероятно, используете их каждый день в своей работе. Однако списки приоритетов, о которых мы говорим, выходят далеко за рамки набросанных заметок, к которым вы, возможно, привыкли. Spike выводит их на новый уровень, интегрируя в полноценную систему повышения производительности, чтобы выполнять свою работу .  

 

Но прежде чем мы углубимся в то, как вы можете создавать списки приоритетов следующего уровня, давайте посмотрим, почему они должны иметь для вас значение.

 

Вот почему у вас должен быть список приоритетов

Списки приоритетов — это простой и понятный способ управлять своей работой и работой вашей команды . Существует множество преимуществ, которые может принести правильно структурированный рабочий день, но три основные вещи, которые может сделать список приоритетов: 

1. Организуйте свои задачи

   Даже самые элегантные списки могут стать громоздкими, если вы не знаете, с чего начать. Часто бывает так, что нужно сделать так много; проще вообще не начинать.

    

   Списки приоритетов позволяют понять, с чего начать и что можно сократить, используя интуитивно понятные визуализации . Одного взгляда достаточно, чтобы получить общее представление обо всем, что нужно сделать вам и вашей команде, не тратя время на вникание в детали. Но, в то же время, списки приоритетов достаточно сужают задачи, чтобы, если вам нужно сосредоточиться, у вас была только одна задача на день.

2. Сохраняйте концентрацию в течение дня

   Последствия перегруженности работой могут включать забывчивость, спутанность сознания, трудности с концентрацией внимания, нарушение способности решать проблемы и многое другое. Когда мы требуем от своего мозга слишком многого, наступает когнитивная усталость и теряется фокус.

    

   Эту проблему перегруженности, «слишком много требований» можно решить с помощью списков приоритетов почти мгновенно, просто придав больше структурности вашим задачам. Они больше не приходят к вам все сразу, а выстраиваются один за другим, позволяя вам полностью сосредоточиться на текущей работе и сокращение смешивания задач .

3. Помогает вам делегировать полномочия

   Списки приоритетов могут помочь вам установить две важные вещи для делегирования:

    

   1) Насколько важна задача?

   2) Как скоро нужно выполнить эту задачу?

    

   Если ответы «не очень» и «прямо сейчас», делегирование становится простым выбором.

   Это может быть самой полезной вещью в мире для тех, кто не решается доверять, поскольку четкие приоритеты влекут за собой четкие решения. Списки приоритетов также помогают прояснить , что именно делегировать , чтобы ваша команда не осталась с мелкими, неважными или несинхронизированными задачами.

Как создать наиболее эффективный список приоритетов

 

Первый шаг в создании максимально эффективного списка приоритетов — записать все задачи, которые у вас есть — каждую до одной . Если вы организуете работу для компании, это, как правило, должны быть бизнес-задачи, но если вы работаете в одиночку, не стесняйтесь включать все. Нужно заменить холодильник? Добавьте это. Новая кошачья щетка? Добавьте это. Позвонить другу? Добавьте его в список!

 

Это ваша отправная точка. Море задач, в которых вы топтались на месте. Теперь пришло время взять под контроль, используя свое секретное оружие… двойные списки.

 

Секрет в создании двух списков

Ваш список приоритетов будет двумя отдельными, но связанными списками. Одним из них будет список «общий приоритет» , содержащий все задачи; другим будет «список ежедневных приоритетов»

, который поможет вам не сбиться с пути и отметить эти задачи.

Один список, чтобы править всеми

Общий список должен быть постоянным — место, где вы (и, возможно, ваша команда) можете записывать задачи по мере их появления, будь то на собрании или по электронной почте. Тщательно продумайте, где вы хотите разместить этот общий список. Этот блокнот и ручка могут соблазнить вас, но подумайте о практичности на день, неделю или месяцы позже.

 

Онлайн-заметки для совместной работы дают вам возможность добавлять записи в общий список приоритетов, где бы вы ни находились, с любого устройства. Более того, вы можете добавлять, удалять и редактировать элементы в скользящем списке, а не постоянно сопоставлять и выбрасывать кусочки бумаги.

Онлайн-заметки также облегчают совместную работу, поскольку ими можно делиться, добавлять и редактировать их другим членам команды одним нажатием кнопки. Это особенно важно при делегировании задач, но об этом чуть позже.

Ваша ежедневная доза производительности

Ежедневный список — это ваш текущий список. Это будет составлено из пунктов из вашего общего списка, которые нужно сделать сегодня и только сегодня. Будет лаконично и по делу. Откуда вы знаете, что добавить в сегодняшний список, а что оставить в общем пуле на другой раз? Ну, мы вам сейчас объясним!

 

Как расставить приоритеты?

Существуют разные способы расставить приоритеты в работе, и каждый найдет способ, который ему подходит. Некоторые из них гораздо более экстремальны, чем другие, в действительном сокращении лишнего, поэтому мы рекомендуем работать с этими методами в том порядке, в котором они представлены здесь, и переходить к следующему, если вы все еще не достигаете своих целей.

Матрица приоритетов

Первый способ расставить приоритеты задач — использовать матрицу приоритетов. Матрица приоритетов — это мощный визуальный и организационный инструмент, который может помочь определить, что важно, и держать вас и ваши проекты в нужном русле.

 

Есть несколько разных примеров, но матрица Эйзенхауэра относительно проста, ее структура основана на двух факторах: 

• •

  Важность

  Субъективно, конечно, но нужно позвонить по поводу задачи: она важна? Мол, действительно важно. Способствует ли это достижению ваших целей?

• •

  Срочность

  Когда необходимо выполнить эту задачу? Сегодня? На следующей неделе? Далекая точка в будущем? Выясните, как каждая задача вписывается в вашу дорожную карту к успеху.

   

  Вы должны добавить каждую задачу в свой общий список приоритетов и измерить ее по этим двум критериям, которые поместят ее в один из четырех квадрантов:

   

  • Do : Важное и срочное
  • Расписание : Важно, но не срочно
  • Делегат : Срочно, но не важно
  • Удалить : Не важно, не срочно

   

 

«Выполнить» задачи являются самыми важными и должны быть выполнены прямо сейчас вами . Они находятся в самом верху вашего ежедневного списка приоритетов и необходимы для успеха.

 

«Расписание» задач одинаково важны, но у вас есть больше времени, чтобы выполнить их, поэтому добавьте их в свой календарь на другой день.

 

«Делегировать» задач, которые необходимо выполнить немедленно, но они не так важны, как те, которые уже находятся в разделе «Выполнение». Поэтому их вообще не должно быть в вашем списке . Эти задачи следует делегировать другим людям, что позволит вам сосредоточиться на ключевых задачах.

 

«Удалить» задач должны быть удалены из ваших списков дел. Правильно, не в сегодняшнем списке, не в общем, просто пропало. Звучит брутально? Мы только начинаем. Если есть какие-то задачи, о которых, как вам кажется, вы могли бы забыть, самое время добавить их в свой календарь на потом или даже добавить в список и отложить до более поздней даты.

 

 

Относительный приоритет

Сегодняшний список должен содержать лишь несколько действительно срочных задач. Тем не менее, вы все еще можете задаться вопросом, в каком порядке вы должны решать их? Вот здесь-то и вступает в действие относительная расстановка приоритетов — определение того, насколько важны и срочны ваши «выполняемые» задачи по сравнению друг с другом.

Сначала вы можете ранжировать свои задачи в порядке возрастания их важности (№1 — самая важная), а затем приступать к работе. Это сработает для многих людей и является законным способом расставить приоритеты для нескольких задач, которые вы должны иметь в своем списке. Однако некоторые люди могут предпочесть группировать свои задачи по категориям. Например: 

 

• •

  Низкий

• •

  Средний

• •

  Высокий

• •

  Сейчас!

 

Эти метки могут быть применены ко всем задачам, которые есть в вашем списке. Этот метод может быть полезен для визуальных органайзеров, поскольку категориям можно назначать цвета, а затем эти цвета можно применять к задачам. Например: 

 

Метод наиболее важных задач (MIT)

Если у вас все еще остались длинные списки или вы перегружены количеством задач, которые нужно выполнить за день, пришло время ввести более радикальную тактику. Метод наиболее важных задач (MIT) включает в себя выбор двух или трех самых важных задач в вашем списке. Они станут вашими MIT, и все ваше внимание в течение дня будет сосредоточено на них.

 

Имея их, вы сможете легко игнорировать другие отвлекающие факторы, поскольку у вас есть важные задачи. Если вы сделаете их и сможете отметить некоторые другие вещи из своего списка? Ну это просто бонус!

 

Если вы объедините метод Массачусетского технологического института с установленными вами сроками, вы можете обнаружить, что выполняете задачи еще до того, как день начался.

 

 

Метод одного фокуса

Если ваши MIT все еще слишком велики, пришло время отсечь все, кроме основного — вашей единственной задачи. Ваш самый приоритетный пункт.

 

Возьмите те два или три MIT, которые вы считали совершенно необходимыми, и выбросьте все, кроме одного, на обочину. Это все, на чем вы будете сосредоточены. Ничто другое не будет занимать ваш разум или ваше время, пока эта задача не станет 9.0013 сделано.

 

Это может показаться чрезмерным, но иногда сокращение вещей может сделать их более ясными, и вместо того, чтобы откладывать выполнение трех главных задач на целый день, вы закончите одну задачу к 10 утра и будете думать, что делать дальше!

 

Создайте список приоритетов с помощью Spike

 

 

В крайнем случае вы могли бы составить элементарный список приоритетов с помощью бумаги и ручки, но это отнимет у вас время и сделает вашу жизнь намного сложнее. В Spike есть все инструменты для повышения производительности, необходимые для создания списка приоритетов, соответствующего требованиям 21 века, поэтому давайте посмотрим, как должен выглядеть ваш рабочий процесс.

• •

  Шаг первый: Создайте общий список

  Spike Notes — идеальное место для составления вашего «Общего списка приоритетов». Это позволяет пользователям добавлять текст, изображения, видео и многое другое в одном месте, поэтому ваши задачи отображаются в списке независимо от того, откуда они взялись. Поскольку Spike встроен прямо в ваш почтовый ящик, вы можете легко принимать входящие запросы и помещать их прямо в свой список, а с помощью Spike, доступного для Windows, macOS, iOS, Android и в Интернете, вы можете добавлять в свой список, где бы вы ни находились.

• •

  Шаг 2. Сортируйте задачи 

  Используйте матрицу приоритетов, чтобы перемещать задачи в свой «Ежедневный приоритетный список», ежедневные списки других членов команды, календарь, в котором они запланированы, или добавлять их в список «Позднее», который вы можете вздремнуть. Те, что попадают в четвертый квадрант, отправляются в корзину.

   

  Инструменты для совместной работы

  Spike упрощают сортировку задач в команде и делегирование обязанностей. Любые вопросы можно решать мгновенно через чат в реальном времени, а совместные заметки означают, что несколько человек могут внести свой вклад в расстановку приоритетов.

• •

  Шаг третий: относительная расстановка приоритетов

  Расставьте приоритеты в своем ежедневном списке (и попросите членов команды расставить приоритеты в своих). Помните, что вы всегда можете быстро пообщаться со своей командой, чтобы выяснить, насколько важна задача или когда ее нужно выполнить.

   

  Spike предлагает ряд параметров форматирования, позволяющих использовать цвет и стиль для группировки задач в соответствии с приоритетом.

• •

  Шаг четвертый: вперед

  Пришло время приступить к выполнению этих задач! Spike помогает вам оставаться сосредоточенным, храня все необходимые инструменты для повышения производительности в одном месте, включая электронную почту, чат, заметки, задачи, группы и многое другое. Освобождение вас, чтобы заботиться только о приоритетах.

 

Если вы используете метод MIT или Single Focus, попробуйте создать Spike Task для каждого элемента и закрепить его в верхней части папки «Входящие». Это будет держать его в центре вашего дня, выделяя MIT среди остальной части вашей работы.

 

Нет ничего плохого в том, чтобы иметь в Spike простой контрольный список с расставленными приоритетами и прорабатывать пункты. Однако для потенциально более длинных проектов создание Задачи для каждого из них также позволит вам отслеживать его ход (Открыто, В процессе, Зависание, Готово), а также откладывать, планировать, делиться и многое другое. Кроме того, вы можете создавать списки дел в задачах, поэтому, если вы знаете, что каждый элемент в вашем списке приоритетов необходимо разбить на более управляемые фрагменты, это путь.

 

 

Списки приоритетов – итоги

Пытаясь решить любую серьезную проблему или масштабный проект, вы начинаете с большого и сосредотачиваетесь на нем. Список приоритетов позволяет организовать ваши идеи и задачи от общего к частному, а затем к необходимому. Использование описанных выше методов поможет вам сосредоточиться, улучшит делегирование и поможет с общей организацией, а Spike предоставляет все инструменты, которые могут вам понадобиться, чтобы начать расставлять приоритеты уже сегодня.

 

Для получения дополнительной информации о том, как упорядочить задачи и расставить приоритеты, загляните в блог Spike сегодня или напишите нам в Твиттере @SpikeNowHQ и сообщите нам, как вы не отвлекаетесь от того, что важно.

 

Обновлено 13.09.2021

Часто задаваемые вопросы по списку приоритетов

Как создать список приоритетов?

Создать список приоритетов можно так же просто, как использовать лист бумаги или цифровой инструмент для выполнения задач. Это так же просто, как записать свои задачи и упорядочить их по приоритету, который необходимо выполнить, или по их важности. Эти предметы помогут вам приблизиться к достижению ваших личных и профессиональных целей.

Что такое список приоритетов элементов?

В списке приоритетов элементов вы перечисляете каждый шаг задачи по отдельности и разбиваете все на микросписок. Эти элементы с микроприоритетом позволяют быстро выполнять задачи, превращая их в миниатюрные проекты.

Каковы уровни приоритета?

Уровни приоритета — это то, как вы можете определить, в каком порядке выполнять задачи. Если у вас есть задача, которая отнимет у вас много времени, но не так важна, как другие задачи, она должна иметь более низкий приоритет. ваш список.

 

Многие люди используют эту формулу при определении приоритетности задач:

 

• Низкий
• Средний
• Высокий
• Сейчас!

Каков ваш приоритет?

Приоритет задач поможет вам повысить эффективность планирования работы. Если у вас есть несколько критически важных задач, было бы глупо тратить время на второстепенные задачи. Настройка списка приоритетов поможет вам сфокусироваться на списке задач и позволит вам выполнять работу более эффективно.

Сиван Каспи Сиван — директор по маркетингу Spike. Твердо веря в то, что правильные технологии на самом деле помогают нам меньше их использовать, она увлечена инструментами, которые улучшают нашу жизнь. Каждое утро она начинает с просмотра своей ленты Spike за чашечкой хорошего кофе.

#Сотрудничество #Производительность #Управление проектом #Задания #Советы

Как составить список приоритетов

У каждого есть определенное количество часов в день, но что заставляет некоторых из нас достигать большего, чем другие? Это просто чистый интеллект или в игру вступает элемент расстановки приоритетов и организации?

Сегодня мы обсудим все, что вам нужно знать, чтобы начать создавать наилучшие возможные списки приоритетов.

Содержание

1

Что такое приоритетный список?

Простым способом описания списка приоритетов является список задач, содержащий все задачи, которым необходимо приоритизировать.

Наличие списка задач — правильный шаг в правильном направлении к повышению производительности и достижению целей. Но превращение вашего списка задач в список приоритетов приближает вас к тому, чтобы стать машиной для повышения производительности.

Создавать задачи легко. Чтобы научиться эффективно расставлять приоритеты, нужны настоящие навыки — возможно, именно это и отличает ультрауспешных людей от буржуазии.

Создать список приоритетов можно просто в приложении для управления задачами, таком как Taskade. Конечно, ручка и бумага тоже работают. Но Taskade доступен как в браузерах, так и в мобильных приложениях, поэтому вы можете обновлять свой список приоритетов в режиме реального времени.

Зачем создавать список приоритетов?

Помогает упорядочить самые важные задачи

Список приоритетов поможет вам расставить приоритеты задач, чтобы вы могли работать эффективно и получать максимум от дня. Конечно, иметь ежедневные задачи и список дел — хорошая практика. Но превращение его в список приоритетов со сроками выполнения и действиями делает его немного лучше.

Кроме того, научиться управлять задачами и расставлять приоритеты — это хорошая практика.

Нагромождение элементов, требующих действия, и создание огромного списка дел может привести к обратным результатам; с таким огромным списком, как вы знаете, с чего начать? Изучение того, как расставлять приоритеты задач, должно стать следующей привычкой, которую вы выработаете после того, как научитесь составлять списки задач.

Позволяет вам оставаться сосредоточенным

Список приоритетов поможет вам сосредоточиться на самой важной и срочной задаче. Это означает, что все ваши усилия направлены на то, чтобы указанная задача была выполнена в меру ваших возможностей.

Это снижает риск того, что вы будете отвлекаться, и позволяет сосредоточиться на том, что вам нужно сделать в течение дня.

В дополнение к этому Вильфредо Парето придумал правило 80-20, более известное как принцип Парето. Парето утверждает, что отношения между входом и выходом не сбалансированы. Другими словами, 20% ваших усилий обычно дают 80% результата.

С точки зрения достижения цели это просто означает, что расстановка приоритетов для самых важных задач может компенсировать вашу общую производительность. В конце концов, выполнить 10 небольших задач — это не то же самое, что выполнить одну сверхважную задачу.

Помогает вам попрактиковаться Делегирование задач

Делать все самостоятельно — нецелесообразная стратегия. По мере того, как вы масштабируетесь и берете на себя больше задач и обязанностей, вскоре вам неизбежно придется делегировать задачи.

Самые успешные лидеры — это те, кто учится выявлять лучшее в других. Хотя у вас может возникнуть желание делать все самостоятельно, когда дело доходит до времени, существуют альтернативные издержки; вам лучше работать над задачами, которые на самом деле требуют вашего внимания.

Делегируйте низкоприоритетные задачи другим членам команды и сосредоточьтесь на самых приоритетных. В качестве дополнительного бонуса это также показывает членам вашей команды и сотрудникам, что вы доверяете им в выполнении работы.

Как создать список приоритетов

Список приоритетов — это список дел, составленный на основе приоритета. Вот как составить эффективный список приоритетов, который поможет вам приблизиться к вашим целям.

#1 Создание главного списка задач

Первый шаг, который вам нужно сделать, это составить список всех ваших задач в один список дел. Задачи могут поступать из разных источников. Объединение их в основной список упрощает их упорядочение в зависимости от уровня приоритета.

Это можно упростить, используя приложение для управления задачами и проектами, такое как Taskade.

Taskade позволяет составить иерархический список всех ваших задач. Это означает, что вы можете разбивать большие задачи на более мелкие и более действенные шаги. Создайте свой список приоритетов с помощью Taskade и превратите себя в продуктивную машину уже сегодня!

#2 Организация ваших задач

После того, как вы перечислите все свои задачи, вам нужно будет упорядочить их в порядке приоритета. Для этого мы предпочитаем использовать либо метод «Съешь лягушку», либо матрицу Эйзенхауэра. Вот краткий обзор каждого из этих методов повышения производительности. Ваша «лягушка» относится к самой сложной задаче, которая у вас есть на день.

Если вы начнете свой день с поедания лягушек, ничто другое не сможет вас беспокоить до конца дня. Разберитесь со своими задачами, найдите своих лягушек и займитесь ими первыми!

Матрица Эйзенхауэра

Дуайт Д. Эйзенхауэр оптимизировал свой день, организовав свои задачи в зависимости от срочности. Его метод помогает в управлении задачами, потому что он организует их в порядке важности и срочности.

Вот что означает каждый квадрант:

Срочно + Важно = Выполнить в первую очередь . Выполните эти задачи немедленно

Срочно + Неважно = Делегировать . Делегируйте эти задачи другому человеку

Несрочно + Важно = Расписание . Запланируйте выполнение этих задач на потом

Несрочно + Неважно = Удалить . Удалите эти задачи

Используя Eat the Frog и метод Эйзенхауэра, вы сможете лучше различать свои задачи.

#3 Решение ваших задач

После того, как вы организовали свои задачи, следующее, что нужно сделать, это активно работать над ними. Другими словами, вы в идеале будете решать свои задачи, начиная с самого высокого приоритета и продвигаясь вниз по списку.

Имейте в виду, что задачи с более низким приоритетом могут и должны быть делегированы другому лицу. Это гарантирует, что вы работаете только над задачами, которые действительно требуют вашего внимания. По возможности следует делегировать более простые задачи, чтобы помочь вам сосредоточиться.

Используя эту систему для определения приоритетов задач, вы оптимизируете свой день и в конечном итоге настроите себя на успех. Создание списка приоритетов поможет вам сосредоточиться на задачах, требующих вашего внимания, и в то же время уменьшит вероятность того, что вы будете отвлекаться на другие более мелкие задачи.

Использование Taskade для создания списка приоритетов

Создание списка приоритетов можно упростить с помощью приложения для управления задачами, такого как Taskade. Вот как Taskade может помочь вам в этом:

1. Используйте «#хэштеги». Используйте хэштеги в задачах, чтобы расставлять приоритеты и классифицировать задачи и заметки 

2. Используйте «Теги». Добавление тегов к рабочему пространству и названиям проектов помогает расставлять приоритеты и классифицировать проекты 

А как насчет отслеживания задач? Что ж, есть несколько способов отслеживать задачи в Taskade. Вот некоторые из наиболее популярных методов, которые другие пользователи используют для отслеживания своих задач:

1. За проект. Это включает в себя открытие нескольких проектов для отслеживания задач.
2. Мои задачи. Функция «Мои задачи» в Taskade — это панель инструментов для всей учетной записи, которая собирает все ваши задачи в вашей учетной записи на одном экране. Это позволяет отслеживать и отмечать выполненные задачи.
3. Календарь. В Taskade календарь — это встроенная функция, которая отображает все ваши задачи и проекты со сроками выполнения. Это представление дает вам представление о предстоящих задачах с высоты птичьего полета.

После того, как вы привыкнете расставлять приоритеты задач, вы можете использовать Taskade несколькими способами, чтобы контролировать свой список дел.

В конце концов, Taskade был разработан, чтобы помочь удаленным командам выполнять больше работы эффективно.

Напутствие

Теперь, когда вы узнали, как создать список приоритетов, почему бы не получить преимущество, используя наш бесплатный шаблон списка приоритетов задач? Возьмите за привычку составлять списки приоритетов и повысьте свою продуктивность уже сегодня.