6 качеств успешного личного помощника в 2023 году
В мире бизнеса менеджеры зависят от личных помощников, которые помогают им в большинстве областей бизнеса. Личные помощники обладают чрезвычайно ценными наборами навыков, которые включают в себя работу в качестве офис-менеджера и административного помощника, а также берут на себя аспекты делового администрирования.
Итак, какие навыки необходимы для роли личного помощника? Каковы качества хорошего личного помощника?
6 Навыки и качества, которые делают личного помощника успешным
В зависимости от отрасли разные компании будут искать персональные помощники с разными навыками. Тем не менее, есть некоторые стандартные навыки, которые будут включены в большинство должностных инструкций личного помощника. Ниже приведены шесть наиболее распространенных навыков, которые вы найдете в резюме любого личного помощника:
.1. Коммуникативные навыки
Должности личного помощника требуют коммуникативных навыков для создания партнерских отношений, адаптации к любой ситуации и обеспечения своевременного информирования руководителей важной информации.
Личные помощники поддерживают связь со многими заинтересованными сторонами, и способность распространять и усваивать сообщения и информацию является необходимостью.
2. Навыки межличностного общения
От секретарских обязанностей до изучения личной жизни своего менеджера, личные помощники должны иметь возможность легко взаимодействовать с большим кругом людей, чтобы поддерживать своего менеджера в различных ситуациях.
3. Навыки тайм-менеджмента
Способность организовывать и планировать, как разумно распределять время между конкретными действиями, является ключевым навыком личного помощника. Личные помощники несут ответственность не только за свое время, но и за управление временем своих старших менеджеров, чтобы они могли выполнять свои деловые обязанности.
4. Сильные организаторские способности
Конечно, организаторские способности являются главным приоритетом для личных помощников. Организация для них — вторая натура, и они обладают высоким уровнем приспособляемости, чтобы иметь возможность корректировать графики в соответствии с меняющимися бизнес-приоритетами.
Они также будут знать, как организовать идеальные системы хранения документов, базы данных и всегда иметь под рукой нужный шаблон электронной почты.
5. Способность к многозадачности
Список обязанностей личного помощника может быть бесконечным. Они не только обеспечивают административную поддержку, но также ведут дневник и запоминают, должны отвечать на телефонные звонки по мере их поступления и заниматься планированием встреч — часто все в одно и то же время.
Многозадачность — это навык, которым должны овладеть все личные помощники, чтобы справляться с конкурирующими приоритетами и административными задачами.
6. Внимание к деталям
Персональные ассистенты могут все тщательно изучить и спланировать в мельчайших деталях. Например, при организации поездок личный помощник может спланировать деловое размещение и транспорт, принимая во внимание политику командировочных расходов (см. пример политики компании в отношении командировок для сотрудников), альтернативные маршруты — вплоть до соблюдения диетических требований при оформлении ресторана.
Как стать отличным личным помощником
Личные ассистенты часто являются основной опорой менеджера в бизнес-поддержке. Они крутят много тарелок и крутят их хорошо.
Если вы спрашиваете себя: «Как мне стать хорошим личным помощником?», следующие советы помогут вам стать не просто хорошим личным помощником, но и покажут, как стать отличным личным помощником.
1. Правильно расставляйте приоритеты
Как личный помощник, приоритеты вашего менеджера — это ваши приоритеты. Организовать их, информировать и соблюдать график — ваш главный приоритет. Разработайте систему, которая работает для вас обоих, чтобы помочь вам расставлять приоритеты на ежедневной, еженедельной и ежемесячной основе. Например, вы можете выделять время каждый день и неделю, чтобы просмотреть их рабочую нагрузку и расписание, и точно узнать, что нужно поднять в списке дел, а что убрать из приоритета.
2. Узнайте своего руководителя и бизнес изнутри
Знакомство с личностью и стилем работы вашего менеджера принесет вам большую пользу.
Если запоминание деталей не является их сильной стороной, убедитесь, что они полностью проинформированы перед встречами и мероприятиями. Если они не умеют работать в режиме многозадачности, отложите звонки на время, отведенное для того, чтобы сосредоточиться на основных задачах.
Изучение целей и задач бизнеса также поможет вам составить более полное представление о важности определенных задач, встреч и обязанностей в вашем контрольном списке.
3. Будьте активны
Как первое контактное лицо для вашего менеджера, вы не можете полагаться на то, что они предоставят вам информацию, когда люди звонят или пишут вам по электронной почте с вопросами. Старайтесь быть максимально активным. Если ваша компания только что приняла нового клиента, узнайте о нем как можно больше. Если вы ожидаете наплыв телефонных звонков, подготовьте ответы заранее.
4. Продолжайте совершенствовать свои знания и навыки
Всегда будьте активны в изучении новых навыков или совершенствовании тех, которые вы уже приобрели.Например, если у вас нет большого опыта работы по планированию мероприятий, но вы работали с другими отделами над организацией мероприятий, предложите взять на себя более активную роль. Или, если ваши навыки работы с Microsoft Office (Powerpoint, Excel и т. д.) устарели, пройдите курс повышения квалификации, чтобы убедиться, что вы в курсе новейших функций и функций.
Личные и профессиональные лидерские качества
Содержание страницы
ToggleЧерты/качества хорошего лидера
На наш взгляд, лидерство — это способность вдохновлять других и влиять на их поведение. Это способность мотивировать других на достижение заранее определенных целей. Для этого хороший лидер должен обладать рядом лидерских качеств, черт и навыков.
Лидер делает и показывает, как делать работу членам своей команды. Но больше всего мне нравится, как Джон Куинси Адамс заявляет: «Если ваши действия вдохновляют других мечтать больше, учиться больше и становиться лучше, вы лидер».
Эффективность организации полностью зависит от способностей менеджера. Менеджер является лидером своих менеджеров среднего и низшего звена. Менеджер должен обладать лидерскими качествами, чтобы оказывать огромное влияние на производительность и поведение подчиненных.
Здесь мы рассмотрим 16 лидерских качеств, которые делают хороших лидеров и необходимы для успеха как в личной, так и в профессиональной жизни. Чтобы стать великим лидером, вы должны обладать хорошими личными качествами и управленческими качествами.
16 главных лидерских качеств, определяющих хорошего лидера
- Физическая подготовка
- Уверенность в себе
- Интеллект
- Видение и предвидение
- Чувство ответственности
- Человеческий персонаж
- Оптимистичный прогноз
- Гибкое отношение
- Технические знания
- Умеренное состояние ума (терпение)
- Организационные способности
- Мотивация и коммуникативные навыки
- Эксперт по человеческим отношениям
- Широкая перспектива
- Способность к суждению
- Знание психологии (эмпатия)
Здесь мы рассматриваем эти лидерские качества с двух точек зрения: во-первых, это личные качества хорошего лидера, а во-вторых, управленческие качества хорошего лидера.
Давайте разбираться,
8 Личные лидерские качества хорошего лидера
8 Личные лидерские качества или навыки хорошего лидера следующие:
Физическая подготовка
Физическое состояние лидера определяется его или ее физической подготовкой. Лидер должен быть в хорошей физической форме. С точки зрения внешнего вида он должен быть впечатляющим. Только здоровый и физически развитый человек может посвятить всю свою энергию и усилия своей профессии. Физически здоровый лидер может повысить свою умственную выносливость, что необходимо для успешного лидерства.
Читайте также: Кадровое обеспечение Функция управления: определение, цели, процесс и важность
Уверенность в себе
Уверенность в себе — это уверенность в собственных суждениях и поведении. Лидер должен верить в задачу, которую он выполняет. Он должен осознавать результаты своих решений и действий.
Он должен направлять и вести своих подчиненных вместе с самыми страстными курсами деятельности в качестве лидера.
В результате он должен сам выносить суждения, демонстрируя подчиненным, что он способен делать дела лучше.
Интеллект
Умственная черта лидера — интеллект. Лидер должен быть способен смело решать сложные и сложные проблемы и ситуации. Лидер должен уметь изучать, оценивать и принимать уверенные решения.
Когда в организации возникают новые или сложные задачи, он никогда не должен смущаться. Он должен использовать логический анализ и исследования для решения различных задач.
Видение и предвидение
Лидер должен уметь воплотить свое видение в жизнь перед своими подчиненными. Чтобы идти к цели, т. е. к достижению целей, требуется лидерское мастерство. Лидер должен обладать видением и дальновидностью, чтобы знать, как начать работу и достичь поставленных целей.
Он должен делать это путем систематической подготовки стратегий, политик и процессов. Он должен вести своих последователей, предлагая четкие указания и инструкции, чтобы цели могли быть достигнуты в будущей жизни.
Ответственный
Это лидерское качество подчеркивает необходимость ответственности лидера. Он должен верить, что несет моральную ответственность за все действия, происходящие под его руководством. Он не должен считать своих подчиненных ответственными за свои ошибки как коллектив.
Как правило, руководитель выполняет множество задач с помощью своих подчиненных, и при этом могут возникать ошибки. И моральная ответственность лидера — признавать такие ошибки.
Читайте также : 3 уровня управления – высший, средний и нижний
Человеческий характер
Прежде всего, лидер должен быть честным человеком. Честность, лояльность, самодисциплина и преданность компании — все это качества, которыми должен обладать лидер.
Эти атрибуты лидера служат примером для подчиненных, которые могут использовать своих лидеров в качестве символических фигур для создания собственного персонажа. Лидер с такими характеристиками может легко побуждать и вдохновлять своих сотрудников следовать его указаниям и указаниям.
Оптимистичный прогноз
Лидер должен быть оптимистом, а не пессимистом. В сложных ситуациях он должен уметь уверенно принимать посвящение. Он должен быть в состоянии противостоять самым трудным ситуациям с мужеством и решимостью.
Оптимистичный лидер может уверенно управлять своими подчиненными и быстро и эффективно достигать корпоративных целей. В результате оптимистичный настрой лидера мотивирует его или ее последователей на достижение общих целей.
Гибкое отношение
Как сказал Лао-Цзы, несгибаемое дерево легко сломать.
Требуется динамичный или гибкий лидер. Общеизвестно, что социальная среда меняется с течением времени. Эффективный лидер должен уметь приспосабливаться к меняющимся обстоятельствам.
Он должен меняться в зависимости от времени и ситуации, чтобы адаптироваться. В некоторых случаях он должен изменить свои решения и принять факты и предложения подчиненных, чтобы принять наилучшее возможное решение.
8 Управленческие лидерские качества хорошего лидера
Помимо личных качеств, лидер должен обладать лидерскими качествами или навыками, связанными с различными функциями организации.
И это необходимо для успеха на рабочем месте.
Технические знания
Менеджер должен иметь фундаментальное понимание всех видов деятельности организации. Только опытный руководитель может технически направить подчиненных на наиболее эффективное выполнение поставленных задач.
Он также должен уметь убеждать подчиненных в своем понимании и давать им соответствующие указания. В результате требуется технический опыт, чтобы сделать наилучший вариант в нужное время.
Умеренное состояние души (терпение)
Этот лидерский талант подчеркивает способность лидера сохранять терпение при принятии решений. Лидер – это человек, принимающий решения, который должен иметь хладнокровие.
Очень важно сделать разумное суждение, свободное от предубеждений и эмоций. Принимая решения, руководитель должен быть терпелив. Он должен уметь оценивать последствия своих действий.
Организационные способности
Это лидерское качество фокусируется на способности лидера к организации.
Он должен быть в состоянии настроить физическую инфраструктуру и современные технологии в соответствии с потребностями. Он должен развивать четкие, продуктивные отношения со всеми своими подчиненными.
Связанный : Что такое организация? Определение, особенности, принципы, процесс и важность
Он должен приложить все усилия для синхронизации персонала. Это необходимо для повышения производительности при минимальных затратах и усилиях.
Навыки мотивации и коммуникации
Эти лидерские навыки необходимы для инициирования и поддержания беспрепятственного потока информации подчиненным. Эффективный лидер должен уметь мотивировать других. Он должен быть в состоянии убедить своих подчиненных приложить все усилия. Для этого он должен понимать желания и потребности своих подчиненных, а также своевременно использовать соответствующие методы мотивации.
Лидер также должен обладать способностями к общению, чтобы поддерживать связь с подчиненными и другими властями.
Он отвечает за то, чтобы система связи организации была открытой и двусторонней.
Эксперт по человеческим отношениям
Эффективный лидер — это эксперт по человеческим отношениям. Клиенты, посетители, подчиненные, поставщики, акционеры и другие члены организации должны иметь дело с ним. В результате он должен развивать хорошие навыки человеческих отношений, используя все доступные ресурсы.
Он должен общаться со своими подчиненными в доброжелательной и сердечной манере. Даже если есть неожиданное поведение со стороны других, он никогда не должен поддаваться эмоциям.
Широкая перспектива
Лидер должен уметь видеть общую картину. Он должен уметь осуществлять организационную деятельность в соответствии с планом и системой. Он должен оценить, соответствует ли деятельность группы целям организации.
В результате следует избегать чрезмерного внимания к производительности одной рабочей группы. Он должен следить за работой организации, не забывая при этом об общей картине.
Способность к суждениям
Эффективный лидер должен быть в состоянии сохранять свою объективность и суждение. В различных сценариях он должен принимать различные решения. В результате он должен быть в состоянии сделать правильное суждение в соответствующее время. Он должен сопротивляться чувствам близости, дружбы, фаворитизма и т. д. при принятии любого решения. Он может принимать решения только на основе целей организации.
Знание психологии (эмпатия)
В качестве лидера организации требуется психологическая экспертиза менеджера. Эмпатия, дружелюбие, самосознание и подчиненное понимание — все это необходимые лидерские качества.
Эмпатия означает способность ставить себя на место других. Лидер должен поставить себя на место своих подчиненных и принимать решения на основе их мнения. Он должен уметь общаться со своими подчиненными и относиться к себе так, как если бы он был одним из них. В результате эффективный лидер должен разбираться в психологии.
