Как вести переписку: Сетевой этикет: как вести деловую переписку

Сетевой этикет: как вести деловую переписку

После перехода на дистанционную работу и учебу самым популярным способом общения между преподавателями и студентами стала деловая переписка. Как правильно писать электронные письма, можно ли использовать смайлики и каких фраз лучше избегать — рассказала преподаватель Института медиа и социально-гуманитарных наук Южно-Уральского государственного университета Алена Тезина.

— Алена Владимировна, что такое деловая переписка и где она ведется?

— Деловая переписка — способ осуществления деловой коммуникации с использованием носителей информации. Самый популярный способ ее осуществления сегодня — интернет. Причем использовать для деловой переписки можно как почтовые сервисы, так и мессенджеры. Важно отметить, что деловая переписка требует обязательного соблюдения делового этикета.

— Как правильно написать деловое электронное письмо?

— Деловое электронное письмо по структуре не отличается от обычного бумажного письма. Оно состоит из приветствия, основной части и подписи отправителя. Но есть некоторые тонкости. Электронное деловое письмо обязательно сопровождается темой. Формулируйте её кратко и ясно. Это облегчит работу вашему партнёру по переписке. Если в тексте письма вы ссылаетесь на документ, то обязательно проверьте перед отправкой, прикреплен ли он к письму. Кроме того, обращайте внимание на электронный адрес, с которого вы пишете. Смешной или непонятный e-mail укажет адресату на несерьезность вашего отношения к процессу делового общения.

— Как вежливо поприветствовать адресата?

— По правилам этикета мы должны правильно приветствовать собеседника. Нейтральными формами считаются „здравствуйте“ и „добрый день“. Тенденция последних лет — форма „доброго времени суток“ — некорректная. Все участники делового общения понимают, что письмо может быть прочитано в любое время дня, потому лучше воздержаться от подобной попытки „угодить“.

— Какие обращения корректны в письме

— Наиболее распространенная форма обращения в деловом письме — „уважаемый“. С нее можно начинать письмо, а уже затем использовать приветствие. Важно помнить, что обращение к деловому партнёру только по имени находится вне рамок национального русского этикета. Поэтому нужно либо узнать отчество адресата, либо не использовать имя вообще, а заменить его на нейтральное «коллеги». Продолжаются споры об использовании местоимения «Вы», написанного с большой буквы, при обращении к одному собеседнику. Это допустимо исключительно при обращении к одному лицу в официальных или личных письмах, если вы хотите подчеркнуть важность адресата, уважение к нему. Во всех остальных случаях, как при общении с одним человеком, так и при обращении к группе лиц, требуется написание «вы» со строчной буквы.

Фото: А. В. Тезина, преподаватель кафедры «Русский язык и литература» ИМСГН

— Назовите требования к основной части письма?

— Главное требование — соблюдать структуру. Она двухчастная. В первой части мы описываем ситуацию, во второй вносим предложение или озвучиваем просьбу. Эти части целесообразно выделить в разные абзацы. Нужно использовать традиционные кегль и шрифт. Но допустимо выделение отдельных слов полужирным написанием, чтобы привлечь внимание к важным моментам. А ещё важно отметить, что электронное письмо не должно занимать больше половины страницы А4, а строки не должны быть длинными. Иначе на планшете или телефоне (а ваш деловой партнёр может просматривать письма с любого носителя) письмо может отображаться некорректно или будет выглядеть неудобным для чтения.

— Как правильно завершать письмо?

— В конце письма мы обязательно вновь выражаем уважение к собеседнику, тем самым настраивая партнёра на продолжение общения в конструктивном ключе. Лучшие формулировки: «с уважением», «с наилучшими пожеланиями» и подобные. Важно избегать фамильярности. Далее следует контактная информация, где указывается фамилия, имя и отчество, должность, организация, контактный телефон и e-mail, словом, в  финальной части письма должно быть указано достаточное количество каналов связи. Однако подпись не должна быть перегружена информацией, лучше ограничиться примерно пятью строками.

— Можно ли использовать в деловой переписке смайлики?

— Можно, если ваши отношения с собеседником позволяют это. Например, вы давние деловые партнеры, между вами есть личные отношения, то есть вы встречались в неформальной обстановке, если вы говорите с ним на одном языке и знаете, что ваш эмоциональный посыл будет правильно понят. Даже студент может дополнить письмо преподавателю смайликом, но только одним и только там, где это уместно. Чрезмерное использование смайлов в тексте делового письма говорит о вас как о легкомысленном собеседнике, несерьезно относящемся к процессу.

—Есть ли антиправила деловой переписки?

— К антиправилам относится все те, что не соответствуют требованиям официально-делового стиля. Он максимально нормированный, требует конкретности, логичности, минимума эмоций, а также отсутствия личных историй. Лучше не приводить в пример антиправила, чтобы они случайно не запомнились. А вот о правилах можно прочесть в учебных пособиях по культуре речи: „Русский язык. Культура речи. Деловое общение“ (Л. А. Введенская) или «Культура речи и деловое общение» (В. В. Химик). А всем студентам ЮУрГУ о том, как вести деловую переписку, рассказывают на занятиях по курсу «Русский язык и культура речи».

Дарья Цымбалюк, фото: pexels.com, личный архив А. В. Тезиной

Контактное лицо по новости: 

Евгений Загоскин, отдел интернет-порталов и социальных медиа, 267-92-86

Как грамотно вести переписку с клиентами и коллегами | WEEEK | Блог

С переходом на удалённый формат работы переписок стало больше. Теперь вместо того, чтобы обсудить с коллегой задачу вживую, мы сидим в Телеграм-чатах, а клиенты вместо похода в офлайн-магазин задают вопросы онлайн-консультантам. И для такого общения есть правила — или «цифровой этикет».

Без правил общения в интернете сложнее поддерживать уважительные отношения, не переходя границы. Отправь коллеге в нерабочее время голосовое — и тебя ещё тысячу раз проклянут, пока найдут наушники и послушают. 

Короче, digital-этикет помогает избежать недопониманий и конфликтов в переписке с клиентом или на работе. Я сформулировала 11 основных правил для грамотного общения в интернете. 

Пиши в рабочее время

Никто не любит рабочие сообщения во время отдыха. Бывают, конечно, форс-мажоры — сайт сломался или забыли про отчёт, но если задача несрочная — отложи до рабочего времени. Тогда и коллеге не испортишь настроение, и задача оперативнее выполнится — не забывай, что сообщение скорее проигнорируется, а потом потеряется в потоке чатов. 

Забота о клиентах в нерабочее время

Коллега может и подождать, а вот заставлять ждать клиентов — опасно. Ребята из Carrot quest — платформы для коммуникации с пользователями — поделились со мной советами. 

Согласно их и другим исследованиям чаще клиенты обращаются за помощью через чат на сайте. При этом операторы не могут круглосуточно мониторить сообщения. Чтобы клиенты не нервничали и не уходили, укажи в чате рабочее время операторов. Так пользователи будут понимать, когда им ответят и что их не игнорируют.

Но даже в нерабочее время клиентам можно помочь — ответить хотя бы на простые вопросы: 

• о доставке и оплате;
• о том, как пользоваться продуктом;
• о ценах и тарифах;
• о том, как записаться на демонстрацию сервиса.

Для этого можно настроить на сайте чат-бота. Он сможет круглосуточно обрабатывать базовые вопросы клиентов.

Подробнее об этих и других советах по общению и продажам в чате на сайте читай в статье Carrot quest. 

Текст вместо голосовых

Голосовые раздражают многих — отвлекают от задач и заставляют тратить время на прослушивание. Да и потом, в переписке сообщение потеряется, ведь по ключевым словам его не найти. Поэтому лучше сделай короткую выжимку текстом вместо голосового. 

Но если ты заранее получил разрешение на отправку голосового от коллеги и клиента — то пожалуйста. А вот внезапные голосовые боссу — не лучшая идея. 

Больше текста, меньше сообщений

У меня есть дурацкая привычка — люблю отправлять сообщения по одному слову. Так собеседнику могу прислать порядка 5-7 пушей, хотя это будет одно предложение. 

Если хочешь что-то написать коллеге или клиенту (особенно ему, так как они хотят быстро получить полную информацию, а не читать по сообщению) — старайся уместить всё в 1-2 сообщения. 

Для задач — таск-менеджер

Чаты сейчас закрывают сразу 3 задачи — общение, хранение важной информации и постановка задач. Но для задач чаты не совсем подходят — подробно об этом мы рассказывали в обзоре плюсов и минусов Телеграма. Если коротко, в потоке общения важная информация быстро теряется. Поставишь задачу коллеге — он забудет, потому что она не зафиксирована.

Чтобы сотрудник не забывал о задачах и вовремя выполнял — ставь задачи в таск-менеджер, указывай дедлайн и исполнителя.

Уважение

Старайся с уважением и понимаем реагировать даже на вспышки гнева — грамотно отражай негатив, а не поддавайся на провокацию. Это только усугубит конфликт. 

Сообщения вместо звонков

Больше голосовых я не люблю звонки — они внезапны и нужно быстро реагировать, откладывая все дела. Скорее всего и у твоих клиентов, и коллег это вызовет стресс. Поэтому лучше, если очень хочется созвониться, а не решить вопрос по переписке — сначала получи разрешение на звонок.

Отсутствие игнора

Никто не любит, когда их игнорируют. Особенно, если коллега или клиент, которым срочно нужно что-то узнать. Но так случается — у меня в Телеграме куча чатов и иногда что-то теряется в потоке сообщений. 

Вот какие 2 пути решения проблемы я нашла:

1. 1.
   Создала папки для разных собеседников — «Работа», «Учёба», «Важное» и т. д.
2. 2. Разделила общение по мессенджерам. В Телеграм стараюсь чаще общаться с коллегами, а в WhatsApp — с клиентами.

Письма на почту

Ещё один способ разгрузить твой мессенджер — почта. Сообщений не так много и с ними проще работать — можно пометить тегами или убрать в непрочитанные, положить в избранное и т. д. 

Но у общения на почте свои правила:

• Точно указывай тему письма — чтобы привлечь внимание.
• Здоровайся, указывай контактные данные, ФИО и должность, а также цель письма.
• В одном письме излагай суть, но при этом делай его небольшим. 

Грамотность

Даже крутому специалисту сложнее себя зарекомендовать, если он пишет неграмотно. Конечно, если у тебя достойное портфолио, проще, но банальные грамматические ошибки всё равно насторожат клиента. Поэтому старайся их избегать и проверяй себя.

Наличие фото и подписи

Если коллеги уже знают тебя, то клиенты общаются впервые. Не ставь на аватарку чужие фото — клиент подумает, что общается с роботом. Поставь настоящее фото на аватарку и укажи ФИО и должность. Так сразу расположишь клиента к себе.

Быстрый ответ

Я попросила дать совет нашего партнёра, платформы по работе с клиентами Jivo. Они поделились, что очень важно — оперативно отвечать. 

72% клиентов рассматривают более двух альтернатив, при выборе товара или услуги. А ответа от всех дождутся лишь 12%. Быстрый ответ гарантирует, что клиент не уйдет к конкуренту. Согласно исследованию Jivo, 30% посетителей онлайн-магазинов не готовы ждать ответ на свой запрос дольше 10 секунд.

Даже у общения по переписке есть свои правила — особенно, если общение деловое, будь то с коллегами или клиентами. Чтобы вести грамотную коммуникацию, старайся отвечать быстро, не отправлять голосовые и не писать в нерабочее время.

Как общаться в Valorant, Team, All и Private Chat (2023)

Обновлено 10 января 2023 г. Си Ян

Как вы можете общаться в Valorant

1. Командный/тусовочный чат

2. Весь чат

3. Отправка приватного чата

Последние мысли

Чат — отличный способ общения в Valorant, особенно если у вашего микрофона не самое лучшее качество звука. Хотя набор текста немного медленный и не является оптимальным выбором для связи в матче, он хорошо работает при передаче важной информации и выносок.

Кроме того, рекомендуется набирать выноски в стрессовых ситуациях, чтобы ваши товарищи по команде не беспокоились и могли четко слышать шаги врага. Так что, если вы предпочитаете передавать информацию через чат, прочитайте наше руководство, чтобы узнать, как это сделать в Valorant.

Теперь прочитайте: Как стать лучше в Valorant с помощью наших 18 советов

Как вы можете общаться в чате в Valorant

Вы можете общаться во время матча в Valorant, просто нажав клавишу Enter на клавиатуре. Если вы хотите поговорить с противником, одновременно нажмите клавиши Shift и Enter и введите свое сообщение, чтобы ваши оппоненты тоже его увидели.

Используя функцию чата Valorant, вы также можете отправить сообщение кому-то из вашего списка друзей в любой момент игры. Кроме того, игра даже позволяет вам общаться с другими людьми на экране лобби, чего нет во многих шутерах от первого лица.

Итак, без лишних слов, давайте рассмотрим все способы, которыми вы можете общаться внутри Valorant:

1. Командный/групповой чат

Если вы находитесь в группе с кучей людей, вы можете отправлять им сообщения, нажав Enter а потом вписываешь что хочешь. Кроме того, вы также можете навести указатель мыши на текстовое поле, а затем щелкнуть правой кнопкой мыши, чтобы пообщаться с членами вашей команды.

Точно так же, когда игра создает лобби, в котором вы общаетесь с совершенно незнакомыми людьми, вы все равно можете использовать клавишу Enter, чтобы общаться с ними. На этот раз все четыре члена команды смогут видеть ваши сообщения.

2. Весь чат

Если вы хотите поговорить со своими противниками во время матча, будь то треп или общение (мы не осуждаем), этот метод относительно прост. Нажмите клавиши Shift и Enter одновременно, а затем введите свои сообщения. Эти сообщения увидят не только ваши оппоненты, но и ваша команда.

3. Отправка приватного чата

Игра также позволяет вам отправлять личные сообщения кому-то из вашего списка друзей. Однако метод для этого немного отличается, и никто не будет иметь доступа к этому чату, кроме вас и человека, которому вы отправили сообщение.

Как отправить приватный чат в Valorant

Если вы хотите спросить своего друга, который уже находится в игре, не хочет ли он встать в очередь рядом с вами, вот как вы можете это сделать.

1. Чтобы отправить кому-то приватный чат, нажмите Enter, а затем нажмите Tab 9.0054

2. Введите имя человека, которого вы ищете, а затем щелкните его имя правой кнопкой мыши, чтобы выбрать его. коробка. Оттуда вы сможете отправлять сообщения только им.

Заключительные мысли

Хотя чат не всегда является рекомендуемым способом общения с вашими союзниками в игре, он все же лучше, чем полное отсутствие связи. Valorant — это игра, которая предоставляет своим игрокам различные функции чата, чего не удалось сделать многим FPS. Итак, отправляйтесь в свои пабы и начните пользоваться ими прямо сейчас!

Как общаться в Zoom

Когда вы покупаете по ссылкам на нашем сайте, мы можем получать партнерскую комиссию. Вот как это работает.

(Изображение предоставлено: Zoom)

Обучение общению в Zoom, одном из лучших приложений для видеочата, является важной частью современного опыта проведения телеконференций.

Хотя вы можете подумать, что весь смысл встречи в Zoom заключается в том, чтобы избавить ваши пальцы от усилий по вводу бессвязного сообщения в Slack, Discord или Teams, бывают случаи, когда одного голоса недостаточно. В Zoom есть встроенная функция чата, которая является не только хорошим способом привлечь внимание, если у вас отключился микрофон, — это также намного проще, чем чтение длинного громоздкого URL-адреса, который вам нужно посетить вашим товарищам по команде.

• 7 советов и приемов Slack, чтобы освоить приложение для делового чата
• Zoom или Google Hangouts: какой сервис видеочата вам подходит?
• Лучшие бесплатные фоны Zoom

Zoom предлагает две формы письменного сообщения. Вы можете транслировать на всю комнату или направлять сообщения отдельным участникам — удобно, если вам нужно сказать что-то личное, что не должно быть услышано другими участниками разговора. Чат работает как в настольной, так и в мобильной версиях Zoom, поэтому вы сможете свободно печатать с кем угодно, независимо от того, как они подключаются.

Чат Zoom включен по умолчанию, но организатор может настроить его так, чтобы только избранные люди могли разговаривать, или полностью отключить его. Предполагая, что хост оставил его включенным, вот как общаться в Zoom.

Дополнительные практические руководства по Zoom

Как общаться в чате в Zoom (настольный клиент)

1. Загрузите настольный клиент Zoom (откроется в новой вкладке) для Mac или Windows.
2. Откройте клиент и начните совещание или присоединитесь к нему.
3. Нажмите Чат на панели управления совещанием в нижней части клиента. Окно чата откроется справа.
4. Введите сообщение в окно чата или нажмите на раскрывающийся список рядом с «Кому:», если вы хотите отправить сообщение конкретному человеку.
5. При отправке новых сообщений чата появляется предварительный просмотр сообщения, а кнопка чата мигает оранжевым цветом. Нажмите кнопку, чтобы просмотреть окно чата.

(Изображение предоставлено Zoom)

Как общаться в Zoom (мобильное приложение)

1. Загрузите приложение Zoom для iOS (открывается в новой вкладке) или Android (открывается в новой вкладке) .
2. Откройте приложение и начните собрание или присоединитесь к нему.
3. Коснитесь экрана, чтобы появилась панель управления.
4. Нажмите «Участники».
5. Внизу списка нажмите Чат.
6. Введите сообщение и нажмите «Отправить». Если вы хотите отправить сообщение конкретному человеку, нажмите стрелку рядом с «Отправить:» и выберите из списка.
7. При отправке новых сообщений чата они будут отображаться внизу экрана. Нажмите «Участники», затем «Чат», чтобы просмотреть их.

(Изображение предоставлено Zoom)

Как общаться в Zoom в качестве организатора

Как организатор собрания Zoom, вы можете контролировать функцию чата. Вы можете отключить чат для всех участников или отключить приватный чат (чтобы люди не могли отправлять личные сообщения). Вы также можете установить ограничения, чтобы участники могли отправлять сообщения только организатору или группе участников веб-семинара.

Вот как настроить параметры чата Zoom на компьютере или мобильном телефоне в качестве организатора:

1. Настройте и начните собрание или вебинар Zoom.
2. Нажмите кнопку Чат (на компьютере) или перейдите к Участникам, затем Чат (на мобильном устройстве).
3. Нажмите Еще .
4. В раскрывающемся меню выберите вариант «Разрешить участникам общаться в чате».
5. Для совещаний организатор может разрешить посетителям общаться в чате ни с кем, только с организатором, со всеми публично или со всеми публично и конфиденциально.
6. Для веб-семинаров организатор может разрешить посетителям общаться ни с кем, со всеми участниками дискуссии (включая организатора) или со всеми участниками дискуссии и посетителями.

• Вопросы конфиденциальности и безопасности Zoom: вот все, что не так (пока что) проверяется каждые 30 минут:

  (открывается в новой вкладке)

  (открывается в новой вкладке)

  6,22 $

  (открывается в новой вкладке)

  Вид (открывается в новой вкладке)

  Средство дистанционного обучения IPEVO Mirror-Cam… Средство дистанционного обучения IPEVO Mirror-Cam для всех возрастов (6 шт.) — Приложение для ноутбука и веб-камеры Chromebook для захвата документов, записи уроков и потоковой передачи демонстраций в прямом эфире, зеленый цвет

  (открывается в новой вкладке)

  (открывается в новой вкладке)

  (открывается в новой вкладке)

  14,99 долларов США

  (откроется в новой вкладке)

  $9. 99

  (открывается в новой вкладке)

  Вид (открывается в новой вкладке)

  5-мегапиксельная камера Arducam для Raspberry Pi,… 5-мегапиксельная камера Arducam для Raspberry Pi, 1080P HD OV5647 Модуль камеры V1 для Pi 4, Raspberry Pi 3, 3B+ и другие серии A/B

  (открывается в новой вкладке)

  (открывается в новой вкладке)

  (открывается в новой вкладке)

  12,84 $

  (открывается в новой вкладке)

  Просмотр (открывается в новой вкладке)

  5-мегапиксельная камера Arducam для Raspberry Pi,… 5-мегапиксельная камера Arducam для Raspberry Pi, модуль камеры 1080P HD OV5647 V1 для Pi 4, Raspberry Pi 3, 3B+ и другие серии A/B

  (откроется в новой вкладке)

  (откроется в новой вкладке)

  (откроется в новой вкладке)

  16,99 $

  (откроется в новой вкладке)

  Просмотр (откроется в новой вкладке)

  Raspberry 4 B 3 B+ Camera. ..Dorhea для Raspberry Pi 4 B 3 B+ Модуль камеры Автоматическое переключение ИК-подсветки Видеомодуль дневного/ночного видения Регулируемый фокус 5MP Сенсор OV5647 Веб-камера HD 1080p 1080p для Raspberry Pi 2/3 Модель B Модель A A+

  (открывается в новой вкладке)

  (открывается в новой вкладке)

  (открывается в новой вкладке)

  19,99 $

  (открывается в новой вкладке)

  Вид (открывается в новой вкладке)

  Веб-камера AUKEY с автофокусом и микрофоном,… Веб-камера AUKEY с автофокусом и микрофоном, автоматическая настройка экспозиции, для Чат, видео и запись, совместимость с Windows, Mac и Android Посмотреть (откроется в новой вкладке)

  Microsoft LifeCam HD-3000 — веб-камера…Microsoft LifeCam HD-3000 — веб-камера — цветная — 1280 x 720 — аудио — USB 2.0

  (открывается в новой вкладке)

  (открывается в новой вкладке)

  (открывается в новой вкладке)

  39,99 $

  (открывается в новой вкладке)

  29,99 $

  (открывается в новой вкладке)

  Вид (открывается в новой вкладке)

  Microsoft LifeCam HD-3000 Webcam — 3000.