Планирование. Определение приоритетов запросов функций — Power Apps
Twitter LinkedIn Facebook Адрес электронной почты
- Статья
Расстановка приоритетов для разных запросов иногда бывает сложной и пугающей.
Следование относительно количественному подходу не только поможет вам расставить приоритеты для правильных функций, но и поможет объяснить ваши решения людям, которые запрашивали эти функции.
Первый шаг в расстановке приоритетов функций — убедиться, что вы записываете каждый запрос, даже те запросы, которые могут показаться вам неважными. Это поможет вам создать запас для улучшения, когда вы начнете работать над новыми версиями своего приложения после того, как закончите свою первую версию.
Совет
Используйте цели своего проекта в качестве руководства для определения того, какие функции должны быть приоритетными.
В следующей таблице приведен пример того, как вы можете записать каждую функцию.
| Запрошенные функции | Абсолютная необходимость? | Сложность реализации | Влияние на бизнес |
|---|---|---|---|
| Просмотр списка запросов на утверждение | Да | ||
| Push-уведомления в реальном времени для пользователей на своем мобильном телефоне при получении запроса на утверждение | Нет | Легко | Высокий |
| Функция сохранения черновика для отчетов о расходах, которые не были отправлены | Нет | Окончательно | Medium |
| Интеграция с системой ERP | Нет | Окончательно | Крайне высоко |
Совет
Избегайте путаницы необходимости и хорошо бы сделать.
Спросите себя (или своих пользователей): «Если для добавления этой функции потребуется четыре недели, стоит ли откладывать запуск на четыре недели?»
Диаграмма квадрантов приоритетов
После того, как вы перечислили все свои запросы функций, вы должны разделить запросы на квадранты, показанные на следующей диаграмме.
Быстрые победы
Запросы в этом квадранте должны быть самыми приоритетными. Быстрые победы — это запросы с большим влиянием на бизнес, но их легко реализовать.
Большие инвестиции
Эти запросы оказывают большое влияние на бизнес, но их трудно реализовать из-за одной или нескольких из следующих причин:
Требуются дополнительные инвестиции (например, новая услуга)
Требуется разработка профессиональными разработчиками или внешним бизнес-партнером
Занимает много времени (более недели), чтобы создать функцию
Вовлекает несколько заинтересованных сторон в разных подразделениях
Маленькие удовольствия
Этот тип запроса может быть легко реализован, но он оказывает ограниченное влияние на бизнес.
Вы должны расставить приоритеты быстрых побед и больших инвестиций, прежде чем начинать работу над маленькими удовольствиями. Будьте осторожны, чтобы не слишком сильно привязаться к этим маленьким удовольствиям, работа над слишком многими из них сразу превратит их в большие инвестиции.
Потребители времени
Потребители времени занимают много времени, но оказывают незначительное влияние. Это могут быть люди из высшего руководства, которые не используют приложение напрямую. Столкнувшись с этими ситуациями, вы можете поделиться таблицей квадрантов приоритетов, чтобы объяснить, как были приняты решения. Вы можете помочь им понять, или вы можете узнать что-то с большим влиянием, нежели думали вы.
Совет
Попросите пользователей, которые запрашивают функции, пересмотреть (или даже создать!) квадранты приоритетов, чтобы помочь взаимопониманию.
Следующий шаг: определение участников проектной группы
Примечание
Каковы ваши предпочтения в отношении языка документации? Пройдите краткий опрос (обратите внимание, что этот опрос представлен на английском языке).
Опрос займет около семи минут. Личные данные не собираются (заявление о конфиденциальности).
Обратная связь
Просмотреть все отзывы по странице
Определение приоритетов по принципу срочности и важности
Определить первоочередные задачи в ежедневной деятельности и в перспективе особенно важно для правильного ведения бизнеса. Оперируя терминами «важные задачи» и «срочные задачи», можно решить, чем необходимо заняться в первую очередь.
Правильное определение приоритетов
Согласно пирамиде потребностей Маслоу, нас не интересует самореализация и общественное признание, пока мы голодны или не находимся в безопасности: сначала нужно удовлетворить потребности низшего уровня, чтобы переходить к верхнему.
По тому же принципу построена пирамида продуктивности, система, которую предлагает автор книги «Пирамида эффективности» – сертифицированный тренер по продуктивности.
Прежде чем заняться тайм-менеджментом, необходимо навести порядок у себя дома и в офисе, в своем компьютере, и только после всего этого можно заниматься целеполаганием и максимально реализовывать свой потенциал.
Приоритеты
Вторая «П» в принципе тайм-менеджмента обозначает приоритеты. В своей книге о навыках высокоэффективных людей Стивен Кови пишет, что «важно не сделать вашим приоритетом расписание, а расписать ваши приоритеты».
Распределение всех задач в порядке их приоритета дает понимание того, какие именно действия помогают вам продвинуться вперед, приближают к вашим целям и к важным делам, так чтобы последние не оказались вдруг неожиданно срочными.
Определение приоритетов по принципу срочности и важности
Одну из наиболее информативных концепций, с которой я познакомилась и на практике, и в теоретических исследованиях, Кови и другие авторы называют «матрицей срочности/важности». Пока я не узнала об этом простом подходе к определению приоритетов, мне было довольно сложно объяснять своим клиентам, как справиться с этой задачей.
С помощью данного метода вы гораздо проще будете выделять приоритетные задачи в повседневной рутине и в долгосрочной перспективе. Он поможет вам ответить на простой вопрос: что для меня самое важное, над чем я должен работать в первую очередь?
Существует множество вариантов и интерпретаций «матрицы срочности/важности». Самый известный бразильский эксперт по тайм-менеджменту Кристиан Барбоса из компании Triad Productivity Solutions усовершенствовал эту концепцию, добавив еще один элемент – «обстоятельства» и создав таким образом, как он сам это назвал, «триаду тайм-менеджмента».
Под «обстоятельствами» в этом контексте понимаются ненужные действия, социальные обязательства, любая активность, которая оборачивается пустой потерей времени. Возможно, вам стоит включить эту категорию, когда вы будете определять приоритет всех ваших задач по принципу «срочности/важности».
Ниже представлена слегка измененная «матрица срочности/важности». Эти изменения я внесла в классический вариант после того, как опробовала его на своих тренингах и в деятельности консультанта и тренера.
Эта же схема лежит в основе всего последующего обсуждения.
Определение приоритетов
- Важно и срочно
- Важно и не срочно
- Не важно и срочно
- Не важно и не срочно
Начнем с определений «важное» и «срочное». Важные задачи – это значимые задачи. Именно от них во многом зависит ваш успех и достижение целей. Срочные задачи требуют немедленных действий или внимания, но чаще всего не имеют отношения к достижению ваших целей.
Оперируя этими двумя терминами, вы сможете решить, чем стоит заняться в первую очередь. Мы с вами уже определили продуктивность: это выполнение самого важного в первую очередь и, в частности, выполнение того, что быстрее всего приведет вас к вашим целям. При планировании деятельности и определении приоритетов сконцентрируйтесь на важных задачах, то есть тех, которые относятся к категориям «Важно и Срочно» и «Важно и не срочно».
Категория 1. Важно и Срочно
Задачи, которые вы отнесли к этой категории, надо выполнить в обязательном порядке:
Срочные непредвиденные задачи.
Как бы тщательно вы ни планировали деятельность, всегда возникают непредвиденные обстоятельства. И тогда вам требуется потратить время на решение этих вопросов, хотя они и не были внесены в ваш календарь заранее. В зависимости от важности и срочности этих обстоятельств, возможно, вам даже придется отложить какие-то из запланированных дел, чтобы справиться с неожиданно возникшими.
Принципиально важные встречи. Это основополагающий фактор продвижения вашей карьеры или проекта. Сроки сдачи проекта. Это не те сроки, которые вы устанавливаете сами для себя, а те, которые были оговорены в качестве ваших обязательств и нарушение которых приведет к неблагоприятным последствиям для вас.
Следует помнить, что гораздо легче включить задачи из категории «Важно и Срочно» в ваш календарь и понять, как с ними справиться, если у вас есть четкое представление обо всех ваших делах на день или на неделю.
Категория 2. Важно и не срочно
Задачи из этой категории обеспечивают ваш успех.
К ним относится следующее:
Подготовка и стратегическое планирование. Сформулируйте, в чем заключаются ваши личные и профессиональные цели, а также цели компании. Долгосрочное планирование поможет свести к минимуму или вовсе исключить появление дел из категории «Важно и Срочно».
Работа над проектами. Планируйте свою работу так, чтобы проекты не начинали зависеть от дедлайнов и не становились источником проблем.
Обучение и профессиональное развитие. Это та деятельность, которая оказывает значительное влияние на ваш профессиональный рост и достижение целей.
Занятия спортом, отдых и забота о себе. Не забудьте включить эти важные и несрочные дела в ваш календарь, чтобы они стали вашими приоритетами.
Категория 3. Не важно и Срочно
Стоит научиться избавляться от всех тех задач, которые относятся к категории «Не важно и Срочно». Они вызывают ненужный стресс. К ним относится следующее:
Возможности с ограничением по времени. Иногда нам выпадает какая-то возможность, но, чтобы ею воспользоваться, необходимо успеть до конкретного срока.
Поскольку ограничение по времени создает у нас ощущение срочности, очень легко потерять голову и переоценить важность. Так что сделайте паузу и решите, действительно ли это хорошая возможность или просто еще одна задача, на которую вы только впустую потратите время.
Просьбы о предоставлении информации или о помощи. Обычно, когда люди просят о помощи или запрашивают информацию, они ожидают немедленной реакции с вашей стороны, и сказать «нет» бывает затруднительно.
Дедлайны, установленные вами. Слишком часто люди без объективной необходимости сами устанавливают себе дедлайны по проектам или результатам.
Категория 4. Не важно и не срочно
Постарайтесь избегать задач, которые попадают в категорию «Не важно и не срочно». Непредвиденные паузы в работе. Стандартные примеры: люди, которые приходят без приглашения, незапланированные телефонные звонки, отвлекающие мысли.
Телефонные звонки. К ним относятся звонки «для поддержания отношений», без определенной цели, не несущие информации, не требующие дальнейших действий.
Деловые встречи. Плохо организованные деловые встречи, на которых не достигаются цели, нет обмена информацией и не происходит никаких действий.
«Похитители времени». Это все те дела, которыми мы занимаемся, чтобы не работать по-настоящему, в том числе перекладывание бумаг, прокрастинация, просмотр сайтов или телепрограмм, присутствие в социальных сетях. Зачастую мы попусту теряем большую часть нашего времени. На просмотр телевизора американцы в среднем тратят около 30 часов в неделю.
Конечно, мне, как и всем, нравятся качественные телевизионные программы, а телевидение занимает достойное место в индустрии развлечений, однако сегодня слишком много людей проводят бесконечные часы перед телевизором. А ведь это время можно было бы использовать, чтобы продвинуться хотя бы на шаг к своей цели.
Это время можно было бы с большей пользой потратить на саморазвитие или завершение проектов и задач, которые «висят» на вас. Избегайте того, что «Не важно и не срочно». Сосредоточьте усилия на действительно важных задачах и проектах, которые оказывают наибольшее влияние на ваш успех, карьеру и ощущение счастья.
Сравним весь процесс с наполнением стеклянного сосуда. Сначала в сосуд нужно поместить камни и мелкую гальку, затем песок и только потом наливать воду, потому что, если начать с воды, для всего остального просто не останется места. Если вы представите, что ваши самые важные дела и проекты – это камни и галька, и внесете их в свой календарь первыми, то все остальное – песок и вода – появится в вашем календаре там, где для этого найдется свободное время.
В конце концов вы научитесь говорить «нет», отказываться от тех дел, которые становятся для вас пустой тратой времени, и сводить к минимуму неважные задачи. Чем больше вы практикуете навыки тайм-менеджмента, чем эффективнее расставляете задачи в порядке их приоритета, тем лучше будете оценивать реальную важность каждой задачи и понимать, нужно ли вам браться за ее выполнение.
Когда вы узнаете больше о тайм-менеджменте и поймете ценность собственного времени, то станете более тщательно его оберегать и пресекать попытки других людей «воровать» ваше время пустыми разговорами и неважными делами.
Определение приоритета задач по принципу их срочности и важности поможет вам понять, чем следует заниматься в течение рабочего дня, недели, месяца и года. Вы будете работать над теми задачами, которые приведут вас к достижению целей.
Кроме того, это позволит осмыслить, какие цели вы должны перед собой поставить, когда выделяете максимум возможного времени на достижение того, что является самым важным. Уделяя больше внимания тому, на что вы тратите свое время, вы начнете лучше понимать, как направить усилия на более значимые дела.
Основные выводы
- Определяйте приоритеты своих дел и задач. Это станет гарантией того, что вы занимаетесь тем, что наиболее важно.
- Оценивайте каждое дело и задачу с позиции их срочности и важности.
- Следите за тем, сколько времени вы тратите на дела, отвлекающие вас от действительно важных задач.
© BBF.RU
Что такое расстановка приоритетов? | Определение и обзор
Что такое расстановка приоритетов?
Приоритизация — это процесс, посредством которого потенциальные элементы развития ранжируются в порядке важности.
С точки зрения управления продуктом это означает определение того, какие темы, инициативы или функции должны быть включены в дорожную карту продукта и в следующий набор предстоящих выпусков продукта.
Почему важна расстановка приоритетов?
Расстановка приоритетов может быть самой важной задачей управления продуктом. Согласно нашему отчету о состоянии управления продуктами за 2022 год, это самая сложная задача. В отчете 22% респондентов назвали это своим самым большим препятствием.
Из-за относительно бесконечного набора возможных элементов, которые может реализовать команда разработчиков продукта, определение того, над какими элементами в бэклоге продукта действительно работают, играет важную роль в общем успехе, росте, внедрении и универсальности продукта.
Поскольку ресурсы команды разработчиков продукта ограничены, а количество вещей, над которыми можно работать одновременно, ограничено, организация должна определить, какие проекты возглавят список, основываясь на их общем влиянии на достижение стратегических целей и задач.
Это также означает, что некоторые другие элементы исключаются из рассмотрения и вообще не привязываются к будущей работе.
Эти решения сильно влияют на направление развития продукта. Пользовательский опыт, его ценностное предложение и его привлекательность для различных сегментов клиентов влияют на продукт. Каждый элемент, который получает приоритет — или не попадает в список — представляет собой расходящийся путь для продукта и его будущей привлекательности и успеха.
Кто участвует в расстановке приоритетов?
Несмотря на то, что управление продуктом обычно возглавляет процесс определения приоритетов, оно всегда должно быть коллективным. Мнения, точки зрения, идеи и знания различных заинтересованных сторон со всей организации придают огромную ценность дебатам и решениям, касающимся того, какие элементы являются приоритетными для дорожной карты продукта.
Управление продуктом в идеале собирает группу представителей от каждой соответствующей части бизнеса для участия в деятельности по установлению приоритетов.
Поощряется делиться своими индивидуальными взглядами, основанными на их конкретных ролях в компании, каждый предлагает свой взгляд на потенциальное влияние любой новой рассматриваемой инициативы. Они также могут предоставить рекомендации по любым негативным последствиям, если конкретный элемент не будет реализован.
С учетом этого широкого контекста и точки зрения группа по определению приоритетов может взвесить все за и против каждого рассматриваемого элемента. Отказ от возможности услышать мнение разных сторон внутри компании может привести к благим намерениям, ведущим к плохим результатам, если, например, крупному клиенту была обещана новая функциональность или значительное изменение цены из-за модификации себестоимости, отчуждающей более экономный сегмент целевой рынок.
Как вы расставляете приоритеты?
Упражнения по расстановке приоритетов обычно проводятся в группе — лично и/или виртуально — каждый участник получает возможность прокомментировать и внести свой вклад в обсуждение, прежде чем в конечном итоге взвесить свои собственные рейтинги.
Эти сессии обычно проводятся менеджером по продукту, которому принадлежит рассматриваемый продукт, или более старшим руководителем продукта.
Прежде чем приступить к работе, все участники должны ознакомиться со стратегическими целями и задачами, которые организация поставила перед собой и рассматриваемым продуктом. Это должно быть руководящими принципами для любых последующих рейтингов и рейтингов, помогая участникам избегать наиболее распространенных ошибок приоритизации.
Упражнение само по себе обычно строится с помощью одной из многих, многих схем расстановки приоритетов, свободно доступных для продуктовых организаций. Хотя они различаются по многим параметрам, большинство из них основано на общих принципах оценки каждого элемента для рассмотрения по нескольким атрибутам, а затем в таблице результатов для формирования консенсуса. Фасилитаторы должны выбрать структуру приоритизации на основе своего анализа заинтересованных сторон и общей корпоративной культуры организации.
Некоторые из наиболее популярных схем расстановки приоритетов включают:
Матрица расстановки приоритетов 2×2
Матрица расстановки приоритетов 2×2 использует визуальную структуру для определения главных приоритетов. Он использует сетку матрицы приоритетов с четырьмя квадрантами, где вертикальная ось обозначена как «важность», а горизонтальная — «усилия».
Каждый квадрант в этой сетке имеет одну из следующих меток:
- Высокая ценность, низкие усилия
- Низкое значение, небольшие усилия
- Высокое значение, большие усилия
- Низкое значение, большие усилия
Затем все помещают каждый невыполненный проект или задачу в соответствующее место в зависимости от предполагаемой ценности элемента и усилий, необходимых для его выполнения.
MoSCoW Приоритизация
MoSCoW представляет четыре категории инициатив: обязательные, должны быть, могли бы быть и не будут, не будут иметься прямо сейчас или являются элементами «списка пожеланий».
- Обязательные предметы — это обязательные, не подлежащие обсуждению проекты. Они всегда будут в верхней части списка дел.
- Необходимые идеи важны для стратегии продукта, но пока продукт может функционировать и без них.
- Предметы, которые можно было бы иметь, также можно считать «хорошо бы иметь». Их отсутствие не влияет на основные функциональные возможности или взаимодействие с пользователем, поэтому их приоритет можно убрать.
- Не будут исключены проекты на ближайшее время. Это объявление удерживает их от проникновения обратно из-за расползания области действия.
Из-за очень субъективного характера процесса сортировки MoSCoW полезно, чтобы заинтересованные стороны использовали процесс объективной оценки до фактического определения приоритетов.
Story Mapping
Story Mapping делает акцент на пользовательских историях, а не на явных функциях и функциях.
Он подчеркивает путь клиента и пользовательский опыт, позволяя команде рассматривать продукт с точки зрения пользователя.
Этот метод часто находит дыры в пути клиента, из-за которых пользователи могут разочароваться. Затем он может предоставить подробный контекст относительно того, как различные типы пользователей взаимодействуют с продуктом. А поскольку это совместное повторяющееся упражнение, в нем участвует вся команда.
Использование нескольких фреймворков
Организациям не обязательно вечно придерживаться одной и той же фреймворка. На самом деле, есть значительные преимущества в использовании нескольких фреймворков приоритизации с течением времени, поскольку каждый из них может давать несколько разные результаты.
Однако использование одних и тех же избранных элементов также способствует знакомству различных заинтересованных сторон. В свою очередь, заинтересованные стороны тратят меньше времени на изучение основных правил и больше времени на обсуждения и дебаты.
Лидеры продукта должны часто опрашивать участников постфактум, чтобы увидеть, какие аспекты схемы работали хорошо или были какие-то элементы, которые не соответствовали вкусам, предпочтениям или ожиданиям других расстановщиков приоритетов.
Что происходит после определения приоритетов?
Упражнения по расстановке приоритетов вносят ясность и способствуют достижению консенсуса по ключевым темам, которым организация уделяет приоритетное внимание в ближайшей перспективе. На этой основе управление продуктом может затем построить дорожную карту продукта.
Благодаря привлечению заинтересованных сторон на раннем этапе определения приоритетов содержание дорожной карты продукта не должно вызывать удивления. Вовлечение заинтересованных сторон облегчает получение одобрения со стороны исполнительной команды. В свою очередь, это создает дополнительную положительную динамику по мере начала реализации.
Хотите узнать больше о расстановке приоритетов? Посмотрите вебинар ниже:
Приоритизация — определение и почему это важно
Что такое приоритизация? Определение приоритетов Согласно словарю Merriam-Webster, определение приоритетов заключается в том, чтобы «организовать (вещи) таким образом, чтобы самое важное делалось или решалось в первую очередь».
Кажется, есть два общих взгляда на расстановку приоритетов:
- В отношении того, что нужно сделать в первую очередь, когда у вас много задач.
- Что касается тайм-менеджмента, расставляйте приоритеты в течение дня, чтобы убедиться, что у вас есть время на все. Это похоже на ученика, который говорит, что у него недостаточно времени, чтобы ходить в школу, делать домашнее задание, есть, спать, заниматься спортом, общаться и т. д., которому говорят расставлять приоритеты, чтобы делать все это эффективно.
Расстановка приоритетов необходима для выполнения всего, что необходимо сделать.
Расстановка приоритетов важна, потому что она позволяет вам уделить внимание важным и срочным задачам, чтобы позже вы могли сосредоточиться на задачах с более низким приоритетом.
Если вы не уделите время расстановке приоритетов, у вас возникнут проблемы с выполнением дел вовремя, стресс из-за того, что вы закончите все в своем списке дел, и вы не будете продуктивны.
Подумай об этом так. У всех есть дела, которые нужно сделать. Часто люди отслеживают все, что им нужно сделать, создавая список. В то же время, список может быть эффективным, чтобы увидеть с высоты птичьего полета, что вам нужно взять эти предметы и выяснить, на чем вам нужно сосредоточиться СЕЙЧАС, чтобы добиться цели, работать эффективно и сэкономить время и энергию.
Чтобы определить, что нужно сделать сейчас, вы должны просмотреть все свои дела и задать себе пару вопросов.
- Является ли это неотложным приоритетом, то есть есть ли у этой задачи крайний срок и последствия, если она не будет завершена вовремя? Например, рабочее обязательство, которое нужно выполнить до завтрашнего вечера.
Эти задачи должны быть выполнены СЕЙЧАС. - Является ли это важнейшим приоритетом, означающим, что это дело должно быть выполнено, но сейчас нет срочных сроков? Например, рабочее обязательство, которое займет примерно один день, которое должно быть выполнено на следующей неделе.
- Это необязательный приоритет? Это значит, что никаких последствий, если оно не будет выполнено и скорее всего не срок. Например, просмотр сегодняшнего футбольного матча.
Эти задачи должны быть выполнены СЕЙЧАС. Например, рабочее задание, вероятно, следует сдать в установленный срок, чтобы избежать выговора от вашего начальника (приоритет), и работа над ним, вероятно, важнее, чем просмотр любимого телешоу в 20:00 (не обязательный приоритет).
При расстановке приоритетов также важно учитывать место каждого элемента по сравнению с другими элементами.
Мы, люди, очень многого хотим достичь в личной и профессиональной жизни.
По этой причине мы должны решить, какие цели решать в первую очередь.
Чтобы расставить приоритеты по категориям, вам нужно сначала составить список всех ваших целей. Для каждой цели решите, сколько времени вы хотели бы потратить на нее, и когда вы хотели бы их достичь.
В этой статье есть несколько отличных вопросов, которые нужно задать себе при прохождении каждой цели. Важно ответить на эти вопросы, чтобы вы могли определить, какие цели значат для вас больше всего. Помните, что вы единственный, кто знает свои цели лучше, чем вы сами.
- О какой цели я думаю больше всего?
- Какая цель (цели) дала бы мне больше всего энергии, если бы я мог посвятить себя ей сейчас?
- Какие достижения заставили бы меня гордиться собой больше всего?
- Какие достижения я могу взять с собой навсегда, и/или какие достижения кажутся мне самыми постоянными? Это важно для меня?
- Насколько важной будет для меня цель через десять лет?
- Какие цели соответствуют моим истинным ценностям?
- Какие цели полностью находятся под моим контролем и не слишком зависят от других людей или обстоятельств?
- Является ли эта цель внешним «должен» или внутренним желанием?
- Что мне срочно нужно сделать прямо сейчас?
- Если бы я мог действовать, несмотря на свой страх, чего бы я хотел для себя прямо сейчас?
- Какие цели вызывают у меня ощущение тяжести или вялости, когда я думаю о них, и какие цели вызывают у меня позитивный «прилив» эндорфинов, когда я думаю о них?
- Какие цели и требуемые для них усилия лучше всего вписываются в «поток» или темп моей жизни? Что лучше всего подходит для моего текущего жизненного контекста и/или обстоятельств?
Мы создали рабочий лист определения приоритетов целей.
Кликните сюда!
Имейте в виду, что цели — это не действия, которые вы предпринимаете, а показатели, которых вы можете достичь. Эти показатели показывают, движетесь ли вы в правильном направлении. Теперь, чтобы все ближе и ближе приближаться к своей цели, вы должны решить, какие проекты выполнить, чтобы помочь вам достичь ее.
Итак, как вы расставляете проекты по приоритетам?
Приоритизация проектов – методология
Думайте о проекте как о большой инициативе. Выбор проектов для работы является ключом к тому, чтобы все ближе и ближе приближать вас к достижению ваших целей. К сожалению, в большинстве случаев у нас нет времени для выполнения каждого проекта, который мы хотели бы, потому что вы не можете сделать все, но вы определенно можете выбрать лучшие проекты, чтобы гарантировать, что вы достигнете своей цели.
К счастью, есть несколько методов, которые помогут вам расставить приоритеты и ранжировать эти проективные проекты, если вы не знаете, с чего начать.
Матрица приоритизации проектов
Матрица приоритезации проектов помогает нам решить, какие проекты являются наиболее важными для того, чтобы приблизить вас к конечной цели. Это поможет вам классифицировать потенциальные проекты, рассматривая такие факторы, как преимущества завершения потенциального проекта и важность. Используя этот метод, вы ранжируете каждый аспект проектов, которые хотели бы завершить, а затем сравниваете рейтинги, чтобы определить, какие проекты лучше всего используют ваше время.
Как только вы примете решение, вы будете работать над этими важными проектами, а другие пока отложите в сторону.
Во время этого процесса важно отметить свои цели, чтобы вы могли создать лучший план действий.
Чтобы определить, какие проекты наиболее важны, начните с создания списка всех проектов, которые вы будете выполнять. Затем:
- Вы создадите список контрольных показателей, которые помогут вам присвоить рейтинг каждому проекту. Хорошее количество тестов будет где-то от 5 до 15. Эти контрольные показатели , которые позволят вам оценить, является ли проект обязательным или нет, и рассмотреть, какую ценность (если таковая имеется) он принесет после завершения? Убедитесь, что они конкретны, но при этом конкретны, чтобы сохранить постоянство при оценке. Вы захотите расположить их в порядке от наиболее важных инициатив до наименее важных инициатив, когда вы назначаете вес (№ 3). Некоторые основные примеры могут быть:
Эти контрольные показатели , которые позволят вам оценить, является ли проект обязательным или нет, и рассмотреть, какую ценность (если таковая имеется) он принесет после завершения? Убедитесь, что они конкретны, но при этом конкретны, чтобы сохранить постоянство при оценке. Вы захотите расположить их в порядке от наиболее важных инициатив до наименее важных инициатив, когда вы назначаете вес (№ 3). Некоторые основные примеры могут быть:- Бюджет: Превысит ли этот проект наш бюджет, и если да, то каковы будут последствия?
- Сложность: будет ли этот проект легко завершить или он будет трудоемким и сложным?
- Шанс на успех: есть ли вероятность того, что этот проект потерпит неудачу, и если да, то каковы последствия?
- Для каждого проекта вы пройдете тесты и создадите шкалу ранжирования от 1 до 10. На этом этапе вам нужно выяснить, что означает каждое из этих чисел. Например:
- 1 – нет никаких шансов, что этот проект выльется из бюджета, а 10 – этот проект значительно превысит наш бюджет
- 1 будет означать, что проект чрезвычайно прост и может быть делегирован члену команды более низкого уровня, а 10 будет означать, что проект настолько сложен, что для его завершения потребуется несколько членов команды более высокого уровня.
- 1 заключается в том, что проект не может провалиться; 3 есть шанс, что он выйдет из строя, но это маловероятно; 5, то, что он может выйти из строя, но не будет иметь серьезных последствий; 10 в том, что он может выйти из строя и иметь много последствий
- Оцените свои бенчмарки по шкале
- Для потенциального Проекта 1 я бы оценил бюджет на 3
- Для потенциального Проекта 1 я бы оценил сложность в 7
- Для потенциального Проекта 1 я бы оценил шанс на успех в 4
- Определите вес эталона, где 10 означает, что он чрезвычайно важен, а 1 означает, что он не так важен, если он не выполняется. Это приведет к реализации того факта, что некоторые из этих контрольных показателей более важны, чем другие.
- Я бы присвоил бюджету вес 8
- Я бы присвоил сложности вес 3
- Я бы присвоил шансу на успех вес 10
- Умножить рейтинг по критериям:
- Бюджет: 3 X 8 = 24
- Сложность: 7 X 3 = 21
- Шанс на успех: 4 х 10 = 40
- Сложите это: общее количество проекта 1 равно 85.
- Повторите этот процесс для каждого проекта, а затем просмотрите все взвешенные ранги. На этом этапе у вас будет представление о том, на каких проектах следует сосредоточиться для достижения наилучшего результата.
Щелкните здесь, чтобы получить шаблон матрицы приоритетов проекта, прежде чем приступить к работе.
Большая ставка, хоум-ран, маленькая победа
Даниэль Шаперо придумал способ решать, на каких проектах вам следует сосредоточиться, а какие следует отбросить, чтобы помочь вам расставить приоритеты в своих проектах.
Тот факт, что проект важен, не означает, что он добавит какую-либо ценность тому, чего вы пытаетесь достичь.
Просматривая потенциальные проекты, он задает себе два вопроса:
- Какова ЦЕННОСТЬ проекта в случае его успеха?
- Какова ВЕРОЯТНОСТЬ успеха?
Оттуда он поместил проекты в Матрицу приоритетов.
Так что же означает каждый квадрант?
Большая ставка – Эти проекты должны использовать навыки и знания лучших собак.
Таким образом, ответственный руководитель должен выделить время для наблюдения за проектом, по крайней мере, в начале. По мере того, как лидер «удваивается» и принимает личное участие, проект, скорее всего, будет завершен. Проект может быть делегирован после того, как лидер убедится, что проект будет успешным, и, таким образом, станет успешным.
Хоум-ран . Как было сказано выше, вы хотите проводить большую часть своего времени, сосредотачиваясь на крупных ставках. Если проект имеет высокую вероятность успеха, это когда лидер делегирует задачу высшему члену команды. Этот член команды должен иметь потенциал для ее выполнения. Как всегда, при делегировании любого типа задач вы должны четко указывать свои направления и быть готовыми отвечать на вопросы. Проверяйте хотя бы раз в неделю, чтобы убедиться, что они на правильном пути.
Маленькая Win — Маленькие победы делегируются членам команды, но не членам звездной команды, как в хоум-ранах. Лидеру не нужно следить за небольшим выигрышем так, как за хоумраном, потому что это менее важно.
Мусор — Пришло время лидеру уничтожить все мусорные проекты, которые сдерживают компанию. Как только вы избавитесь от мусора, который сдерживает вас, вы сможете сосредоточиться на новых проектах.
Проекты состоят из множества различных задач или элементов действий, которые помогают вам выполнять проект. Проще говоря, задачи — это элементы, которые можно вычеркнуть из контрольного списка.
Таким образом, приоритизация задач необходима для выполнения ваших проектов, чтобы вы могли достичь своих целей.
Если вам трудно понять разницу между целями, проектами и задачами, вот пример, который поможет вам визуализировать их.
Эллисон — директор по маркетингу новой технологической компании, которая только что открылась.
- Цель ее компании — привлечь на 15% больше клиентов в следующем месяце.
- Для этого в одном из ее проектов проводится прямая почтовая рассылка.
- Проведение кампании прямой почтовой рассылки состоит из множества задач, таких как выбор компании, подготовка цен от различных рекламных агентств и разработка рекламы.
Метод расстановки приоритетов Эйзенхауэра, разработанный президентом Дуайтом Д. Эйзенхауэром, поможет вам максимально эффективно использовать свое время, оптимизируя его использование.
Метод Эйзенхауэра делит задачи на четыре категории, показанные в квадрантах ниже.
- Критические и срочные
- Критический, но не срочный
- Не критично, но срочно
- Ни критично, ни срочно
Помните, что критическое означает, что задача имеет большое значение, а срочное означает, что ее выполнение зависит от времени.
Первый квадрант: Критические и срочные задачи Эти задачи необходимо выполнить прямо сейчас или как можно скорее.
Примеры: Чрезвычайная ситуация, крайний срок или остановка наводнения
В конце концов их нужно выполнить, но не раньше, чем вы решите задачи в первом квадранте.
Примеры: проект, который необходимо выполнить через два месяца, подготовка к семинару, который должен состояться через три месяца, или долгосрочное планирование
Эти действия необходимо выполнить прямо сейчас, но они не должны быть сделаны вами.
Примеры: у вас есть документы, которые нужно заполнить к завтрашнему дню, но их можно делегировать кому-то другому, чтобы вы могли сосредоточиться на том, что важно, ответить на электронное письмо или сделать заказ
Эти задачи не дадут вам крышу над головой, если вы не выполните задачи в квадрантах 1, 2 и 3.
Примеры: просмотр социальных сетей, просмотр телевизора
Использование метода Эйзенхауэра поможет вам решить, что вам нужно сделать прямо сейчас, чтобы определить, на что вы должны потратить свое время.
Приоритизация ABC использует первые три буквы алфавита, чтобы четко расставить приоритеты и улучшить вашу организацию.
Во-первых, вам нужно написать список всех ваших приоритетов на определенный период времени, например, на сегодня или на эту неделю.
Затем вы поставите A, B или C и номер рядом с каждым приоритетом в вашем списке.
Эти задачи входят в раздел Критические и срочные матрицы Эйзенхауэра.
Эти задачи должны быть выполнены, и если они не будут выполнены, будут последствия, например, если вы не закончите статью, которая нужна вашему боссу, к завтрашнему дню.
Затем вы должны добавить к нему номер, 1 — самая важная задача, а 10 — все еще важная, но наименее важная задача в категории А. Номер 1 будет разжигать самый сильный пожар.
Они похожи на ящик Эйзенхауэра «Критическое, но не срочное». Эти задачи важны, но они не требуют вашего максимального внимания прямо сейчас, так как невыполнение их в данный момент не грозит серьезными последствиями.
Вы никогда не должны выполнять приоритет B до приоритета A; вы делаете приоритет B только в том случае, если вы установили все свои пожары в A.
Итак, я собираюсь закончить эту статью, прежде чем возвращать неважное голосовое сообщение.
Это то же самое, что и поле Не критично и не срочно матрицы Эйзенхауэра. Если я не выполню эту задачу, не будет никаких последствий; например, не будет последствий, если я посмотрю весь сезон телешоу или нет.
Начните с задачи А1 и не двигайтесь дальше, пока она не будет полностью выполнена. Затем продолжайте выполнять задачи А, а затем переходите к задачам Б и С.
MoSCoW — это аббревиатура, часто используемая во многих областях управления, таких как управление проектами и разработка программного обеспечения, хотя ее также можно использовать для повседневных задач. По этой причине я описываю московский метод в контексте проекта.
В случае, если вам интересно, буквы О нужны только для слухового эффекта, потому что как кто-то мог запомнить MSCW?
M Необходимо иметь это:
Они имеют чрезвычайно высокий приоритет и способствуют общему успеху проекта.
Эти части проекта должны быть выполнены, иначе проект потерпит неудачу.
S должен иметь это, если возможно:
Если у вас еще есть время, чтобы вы закончили M , тогда вы можете перейти к этим. Они по-прежнему имеют высокий приоритет, но их можно отложить на потом; они не повлияют на общий успех проекта, если они не будут завершены прямо сейчас.
C может иметь это, если это не повлияет ни на что другое:
Если мы не завершим их, проект все равно будет успешным. Их желательно и приятно иметь, если мы можем добраться до них, но ничего страшного, если мы этого не сделаем. Это эквивалентно сдаче отчета со всеми требованиями, но если у нас есть время, мы можем добавить к нему дизайн, чтобы он выглядел более профессионально.
W хотелось бы в будущем, но сейчас нет времени:
Это наименее важные. Они не будут частью этого проекта, но они все еще важны и могут быть каким-то образом включены в будущем.
Как следует из названия, вы точно определяете возможные риски и расставляете их по приоритетам в соответствии с тем, какие из них могут нанести наибольший ущерб.
Это позволяет определить, какие риски могут привести к наихудшим последствиям, чтобы скорректировать эти риски.
Прежде всего, составьте список своих рисков и включите наихудшие возможные сценарии, которые могут произойти, если эти рискованные события произойдут. Повлияет ли это на конечный результат положительно или отрицательно? Если отрицательный, то насколько отрицательный, и каковы могут быть последствия? Если у вас возникли проблемы, подумайте о подобных проектах, которые вы делали в прошлом, и о связанных с ними рисках.
После того, как вы составили свой список, вам нужно определить, какие из них могут иметь самые пагубные последствия. Те, у кого больше всего, получат 5, а те, у кого меньше всего шансов на хаос, получат 1.
На этом этапе вы хотите подумать о способах предотвращения этих событий с высоким риском последствий. Это ваши приоритеты номер один. С другой стороны, если это событие с низким риском, вы хотите наблюдать за ним с осторожностью, но вы не будете тратить столько времени на его предотвращение, потому что оно может нанести меньший ущерб.
Вот картинка от MITRE с отличным пояснением числовых категорий риска.
Также известный как правило 80/20, принцип Парето, который гласит, что «80% результатов происходят из 20% действий».
В результате, решая, на чем сосредоточить свои усилия, вы хотите выбрать 20 % задач, которые дадут вам наибольшую отдачу от инвестиций вашего времени.
Вы также можете использовать приведенную ниже диаграмму Усилия и Воздействия, чтобы решить, что представляют собой эти 20% задач.
Еще один метод расстановки приоритетов на основе квадрантов — он помогает нам решить, на чем следует сосредоточить не только наше время, но и наши усилия.
При рассмотрении того, что такое приоритеты, важно учитывать, сколько работы вы вкладываете и что получаете по каждому приоритету. Или, другими словами, сколько что-то стоило по сравнению с тем, сколько вы были вознаграждены.
Эти приоритеты требуют небольших усилий, но приносят большую отдачу.
Если возможно, именно здесь вы хотите проводить большую часть своего времени.
Начните с этого!
Эти приоритеты требуют от вас много работы, и в результате вы получите большую отдачу. Они, как правило, отнимают много времени и иногда стоят потраченного времени.
Во-вторых, сосредоточьтесь на этих усилиях.
Вы не так много вложили в задачу, и впоследствии вы не получите от нее многого. Как и высокая отдача, большие усилия, эти задачи не всегда могут стоить того, хотя они могут складываться, если вы выполняете их достаточно.
Сосредоточьтесь на этих третьих.
Низкая отдача, большие усилия
Вы вложили в это кровь, пот и слезы, и ваша тяжелая работа не окупилась.
Вы хотите избегать этих задач, так как они пустая трата времени.
Загрузите этот шаблон здесь.
Матрица приоритетов действий — это просто другое название метода «усилие против воздействия».
- Быстрые победы эквивалентны высокой результативности и минимальным усилиям
- Крупные проекты эквивалентны высокой отдаче, большим усилиям
- Заполнители эквивалентны низкому удару, малым усилиям
- Неблагодарные задачи эквивалентны низкой отдаче и большим усилиям
Источник: Mindtools
Примеры расстановки приоритетов Теперь, когда мы рассмотрели несколько различных методов расстановки приоритетов, давайте продолжим на примере Эллисон, директора по маркетингу новой компании.
Как мы уже говорили, Эллисон пытается определить свой маркетинговый план, чтобы увеличить продажи и расширить клиентскую базу компании.
Чтобы определить, какие маркетинговые стратегии использовать, она может использовать Усилие против. Метод воздействия, чтобы определить, с каких приоритетов ей следует начать. Возможно, она находится между двумя проектами: контент-маркетингом и прямой почтовой кампанией. Оттуда она решит, какой из них приведет к наибольшей отдаче от инвестиций, проанализировав ресурсы, которые будут вложены в него (время, усилия, деньги), и что она получит от этого (увеличение продаж, больше клиентов).
Допустим, она участвует в кампании прямой почтовой рассылки. Она может решить организовать свои задачи на основе метода расстановки приоритетов Эйзенхауэра. Помните, ее задачи:
- Организация встреч с рекламными агентствами
- Принятие решения о том, какое рекламное агентство использовать, путем сравнения цен и планов
- Разработка рекламы и принятие решения о том, какие специальные предложения и продукты рекламировать
Организация встреч с рекламными агентствами, а также принятие решения о том, с каким из них пойти, может быть отнесено к категории Критическое и срочное , так как она хочет как можно скорее рассказать о своей компании. Разработка рекламы в то время Критично, но не срочно , так как она еще не решила, с каким агентством работать.
Теперь предположим, что она, наконец, выбрала компанию, с которой будет работать, но крайний срок, в течение которого компания должна быть представлена в рекламном пакете этого месяца, истекает через неделю.
Это означает, что она должна работать быстро и решить, на чем она хочет сосредоточить свои усилия.
Чтобы понять это, возможно, она воспользуется методом MoSCoW, чтобы решить, что она должна иметь, должна иметь, может иметь и не будет иметь.
Она решает, что ей нужны графики с пояснениями и ценами, чтобы показать, что предлагает технологическая компания.
Она должна решить, какие предложения и купоны включить в рекламу, чтобы привлечь больше людей в магазин; однако ее приоритетом является получение всех рисунков и объяснений. Если она их закончит, то сможет подумать, какие поощрения использовать.
Она хочет создать новый фон для объявления, а затем сделать его чисто зеленым, но если у нее тоже нет времени, ничего страшного.
Она хотела бы посмотреть другие объявления от конкурентов, но, поскольку у нее нехватка времени, она полагает, что можно подождать до следующего месяца, когда они снова покажут рекламу.
Использование этих методов определения приоритетов помогает ей решить, что должно быть в центре внимания, чтобы провести наилучшую маркетинговую кампанию.
Матрица приоритетов — это инструмент расстановки приоритетов, который поможет вам расставить приоритеты, сосредоточиться и работать эффективнее. Это отлично подходит, когда у вас есть много проектов, заполненных еще большим количеством задач, чтобы помочь вам следить за тем, что будет дальше. 9Матрица приоритетов 0087 с четырьмя квадрантами обеспечивает лучшее в своем классе отслеживание приоритетов по каждому проекту и по всем обязанностям, независимо от того, работаете ли вы индивидуально, с небольшой группой или с большой командой. Матрица приоритетов включает в себя функции для установки сроков выполнения задач и синхронизации с календарем, загрузки файлов и обмена ими, общения через чат в приложении и многое другое.
Priority Matrix уже имеет шаблон Эйзенхауэра и многое другое, загруженное в систему; однако, если вы не являетесь поклонником того, что у них есть, вы можете настроить свои собственные шаблоны.
Метод «Доведение дел до конца» (GTD) — это стратегия, которая научит вас управлять своим временем, фокусируясь на аспектах тайм-менеджмента, управления задачами и производительность. Автор Дэвид Аллен учит вас, как эффективно использовать время, чтобы вы успевали сделать то, что вам нужно, чтобы вы могли сосредоточиться на том, что вам нравится делать. Он сосредотачивается на том, как стресс влияет на производительность, и если мы не сможем расслабиться, мы не сможем выполнить все, что у нас есть потенциал.
Вот сводка от Goodreads:
«В современном мире вчерашние методы просто не работают. В книге «Getting Things Done» ветеран-тренер и консультант по менеджменту Дэвид Аллен рассказывает о передовых методах работы без стресса, которые он представил десяткам тысяч людей по всей стране. Предпосылка Аллена проста: наша продуктивность прямо пропорциональна нашей способности расслабляться.
Только когда наш разум чист, а мысли организованы, мы можем добиться эффективной продуктивности и раскрыть свой творческий потенциал. В книге «Как привести дела в порядок» Аллен показывает, как:
- Примените правило «сделай, делегируй, отложи, отбрось», чтобы опустошить почтовый ящик
- Переоценивайте цели и сохраняйте концентрацию в изменяющихся ситуациях
- Планируйте проекты и избавляйтесь от них
- Преодолеть чувство замешательства, беспокойства и подавленности
- Чувствуй себя хорошо из-за того, что ты не делаешь
Книга «Getting Things Done» — от основных принципов до проверенных приемов — может изменить вашу работу, показывая, как ускорить темп, не утомляя себя».
2. Как взять под контроль свое время и жизнь Алан Лекин Что общего между Глорией Стайнем и IBM?
Оба обратились за советом к Алану Лейкин, известному эксперту по тайм-менеджменту, чтобы свести к минимуму потери времени и максимизировать свои продуктивные возможности.
