Какие существуют возможности превратить рутинную работу в интересную и эффективную
Рутинная работа в большинстве случаев удерживает тех, кто заинтересован в получении зарплаты. На первый взгляд, такая работа не сопровождается ничем позитивным. В ней отсутствует перспективная составляющая, творческие возможности и здоровый карьеризм.
Характеристики рутинной работы. Если беспристрастно проанализировать характеристики рутинной работы, действительно, возможностей проявить свое творческое начало значительно меньше, однако это не говорит о полном их отсутствии. В частности, работая с документами, заполняя бланки и обеспечивая их выдачу клиентов, большинство охарактеризуют такую работу, как нудную и неинтересную.
Однако настоящий профессионал может продемонстрировать свой талант и на этом профессиональном поприще, предложив особую систематизацию, сортировку и номенклатуру дел.
Деловод – это сотрудник, характер работы которого плотно связан с рутинной работой.
Ему ежедневно приходится обрабатывать потоки информации. Если ни один документ не будет просрочен, если отчеты будут составлены с профессиональной аналитической выкладкой, начальство непременно заметит это и достойно оценит. На этом примере можно убедиться, что интересная работа не выдается в готовом виде, интересной и перспективной ее может сделать только сам работник.
Еще одним ярким примером рутинной работы является сотрудник службы поддержки. Ежедневно ему приходится отвечать на одни и те же вопросы клиентов. Если подходить к выполнению обязанностей поверхностно, отвечая на вопросы монотонно, то интерес к работе никогда не возникнет.
Другое дело, когда, общаясь с клиентом, сотрудник старается не только помочь справиться с проблемой, но и поднять настроение клиенту, вызвать позитив. Это поспособствует увеличению положительных откликов, соответственно, начальство вновь сможет убедиться в ценности такого сотрудника. К тому же работа сотрудников службы поддержки оценивается и по количеству звонков, и по качеству обслуживания.
Если даже в рутинной работе сотрудник сможет найти пути, как реализовать свой потенциал, работа начнет приносить удовлетворение.
Как появляется интересная работа, замещая успешно рутинную
Интересная работа — это та, которая сопровождает выполнение обязанностей приятными эмоциями и переживаниями, потому что именно так устроена человеческая психика. В этом абсолютно легко убедиться, проанализировав даже отношение человека к долгожданному отпуску. Однообразный отдых на протяжении длительного времени даже на морском побережье просто надоест, станет скучным.
Скуку могут встречать даже женщины, не обремененные никакими проблемами, не испытывающие финансовых проблем, но при этом не имеющие устойчивого интереса. Выручает в этом случае только поиск хобби и полного погружения в него.
Достаточно часто с детства человек слышал мантру, что рутинную работу следует выполнять со смирением. Но ведь такая установка неправильная. Интересная работа легко появляется, если именно на нее настроен сам работник, а рутинная просто растворяется.
Способы превращения скучного однообразия в интересное действо
Первое на что следует обратить внимание и внести изменения, является степень сложности задания. Если работа сложна, лучше ее разбить на простые составляющие, выполнение которых будет сопровождаться позитивом и успешно вдохновлять на очередной этап.
Достаточно часто утомляет как раз наоборот слишком легкие производственные задачи, поэтому сотруднику выгодно их немного усложнить, тем самым, разнообразив их выполнение, и избежав уныния и скуки.
Некоторым сотрудникам вполне достаточно добавить дополнительно в работу динамизма, поскольку сидячий образ утомляет и притупляет бдительность. Выполнив даже легкую физическую разминку, можно улучшить настроение и повысить работоспособность.
Если вызывает утомление общение с вынужденным собеседником, можно в этот момент найти сопутствующее расслабляющее занятие в виде «пения про себя» или выполнения рисунка.
Интересная работа может появиться, если просто разбавить однообразные трудовые будни приятной музыкой для души, которую жаждет слышать мозг.
Кстати, характер музыки может подбираться индивидуально под конкретные трудовые задачи. Правильно подобранная музыка способствует увеличению работоспособности, поднятию настроения и эффективному выполнению всех задач. Сложные задания проще выполнять под медленную музыку, ориентирующую на повышение концентрации внимания. Рутинная работа лучше сопровождается бодрой музыкой, не позволяя погружаться в «мир уныния».
Рутинная работа, перейди на HR-бота! — Nord Clan на vc.ru
Если вы HR-специалист, который в течение дня чувствует себя как «и швец, и жнец, и на дуде игрец», то у вас наверняка есть огромное желание автоматизировать по максимуму все рутинные рабочие процессы.
540 просмотров
Такие задачи, как массовая рассылка полезной информации, проведение опросов, либо получение обратной связи. Ведь оперативная коммуникация с каждым сотрудником, особенно, если часть из них находится на удаленке, это важная составляющая успеха. А ещё нужно поддерживать тёплую атмосферу общения в коллективе, проводить аналитическую работу.
Мы в компании Nord Clan ненавидим рутину и создали новый HR сервис, который помог нам решить эту проблему.
Татьяна Бабич
Руководитель R&D направления компании Nord Clan
Всё началось задолго до пандемии, но обострилось в то время, когда наступил массовый lockdown. График и порядок работы резко «поплыли». Кто-то стал работать чуть ли не 24/7, кто-то решил, что это отличный способ делать видимость работы.
Разумеется, пинговать сотрудников и создавать иллюзию контроля — не выход. С коммуникацией тоже были проблемы: живого общения нет, большинство групповых чатов замьючены, а оперативно читать почту современное поколение совсем не любит.
При этом менеджменту нужно было максимально быстро и точно доставлять информацию коллегам и также оперативно получать сводку о состоянии задач на проектах, об отработанном времени сотрудниками, обратную связь от них. Самостоятельно и без множества действий, желательно с телефона.
Поскольку мы используем Telegram как корпоративный мессенджер, то решили развивать тему ботов.
Возможности Nord Clan
Нам хотелось создать гибкую и автоматизированную систему, чтобы администрировать её было легко и удобно, плюс быстро подключать к ней другие сервисы компании.
В первую очередь мы подключились к системе с учётными данными сотрудников (в нашей компании для этих целей используется Ldap, но в дальнейшем мы добавили и поддержку Active Directory) и системе постановки задач (Jira).
И сразу получили первый профит:
- используя данные орг. структуры, мы могли формировать рассылки на группы или персонально
- автоматически по расписанию напоминать о встречах
- получали агрегированную статистику с таск-трекера
Дальше больше.
Нам захотелось автоматизировать опросы.
Раньше HR всегда запускали опросы персонала либо в Google опросах, либо на листочках (да-да). Думаю, многие знают, сколько это отнимает времени и сил. Ведь, кроме составления опроса, его вручную приходится анализировать, добавлять всех получателей (при этом никого не забыть и не добавить лишнего), а главное, никакой историчности.
Конструктор опросов Nord Clan
Мы повторили возможности Google опросов, добавив к ним вариативность сценариев, в зависимости от ответов пользователей. Плюс к этому, сделали отправку итоговой статистики с результатами напрямую руководителю.
Очень удобно, когда ты не ходишь за информацией, а тебе её «приносят»
Быстро составили пульс-опрос, запланировали отправку на нужную группу персонала, получили итоги персонально в личку. Удобно.
А в отличии от опросов в чатах нет бесконечного холивара и обсуждения, все коммуникации персональные.
Забегая вперёд, скажу, что Руководители направлений очень быстро заинтересовались этой темой и стали использовать сервис для своих рассылок и опросов.
Благо гибкая система прав это позволяет.
Так сервис перестал быть сервисом только для HR службы.
OnBoarding и Адаптация
Жизнь не стоит на месте. Несмотря на вирусы, мы росли численно. Встал вопрос об удалённой адаптации.
Мы добавили сценарии адаптации: теперь бот ведёт новичков в первые недели работы, а также помогает бизнесу контролировать процесс в режиме «здесь и сейчас».
В компанию приходит новичок и сразу подключается к боту. Бот сопровождает его на всех этапах стажировки и обучения: сначала новички узнают самую необходимую информацию для работы в компании, знакомятся с коллегами, правилами и обязанностями.
Что важно — информация выдаётся постепенно, чтобы сотрудник мог её усвоить, а бот проверяет усвоение информации через тестирование стандартов/истории компании/ и т.д.
Все скучные дневники стажировки, инструкции, методические пособия переводятся в видео, инфографику, картинки, гиф-анимации и викторины. Такой контент привлекает внимание и легче усваивается.
Сценарий адаптации Nord Clan
Разумеется, чат-бот не отменяет привлечение менторов или наставников, но существенно облегчает их работу, сокращает временные и финансовые расходы. Контент для адаптации продумывается один раз и используется для всех, а при необходимости легко меняется через интерфейс.
Основная прелесть в том, что эта система — единая точка коммуникации, полная прозрачность процессов и возможность их контролировать. На персональной карточке сотрудника видна его статистика по коммуникациям, адаптации, опросам. Все ответы сотрудников отображаются в виде статистики, поэтому руководитель в любой момент может проверить, как идёт обучение, какой материал усваивается, а какой нет.
База знаний
Даже успешно пройденная адаптация сотрудника не избавляет вас от регулярных вопросов от сотрудников.
Около 80% времени команды HR-поддержки уходит на обработку типовых запросов.
Около 80% времени команды HR-поддержки уходит на обработку типовых запросов:
«Как пойти в отпуск?»
«Где взять заявление?»
«Когда зарплата?»
Мы добавили в системе управление кнопками и подключили базу знаний.
Управление справочной информацией Nord Clan
Теперь бот может консультировать персонал в автоматическом режиме, а HR-команда может анализировать вопросы, поступающие от сотрудников для оптимизации своей деятельности.
А другие плюшки?
Забыть о дне рождения сотрудника — ужасно.
То чувство, когда спустя пару дней после дня рождения начинаешь судорожно придумывать такой текст поздравления, чтоб сгладить неудобство. Особенно, если команда сильно распределённая или она на удаленке, а внимание и забота всегда важно.
С учетом множества других важных задач и человеческого фактора без автоматических напоминаний не обойтись. Когда мы добавили это в бота, HR вздохнули свободнее и больше сфокусировались на персонализации поздравления.
Если в вашей компании HR следят за днями рождения вручную, поверьте, они могут потратить это время на более важные вещи.
Статистика ответов NordClan
От продукта “для себя” до идеи продвижения его в массы
Спустя некоторое время к нам постучался первый клиент.
Оказалось, что с подобными HR проблемами столкнулись не только мы.
Многие знакомые компании и наши клиенты сейчас озадачены повышением эффективности рабочих процессов, никто не хочет заниматься рутиной. Они активно внедряют автоматизацию различных блоков HR, в том числе через ботов, и большинство довольны результатами.
Наблюдая за особенностями работы каждой компаний клиента, мы расширяем и обогащаем систему.
После полного перехода TuTu.ru на удалёнку, потребовалась автоматизация отдельных HR-процессов, ведь мы уже не могли пересечься на кухне у кофемашины или в коридоре, чтобы быстро перекинуться парой фраз или задать вопрос. Нам был нужен инструмент, с помощью которого каждый сотрудник сможет быстро получить информацию, не упустив что-то важное.
Татьяна Ипатова, Менеджер по внутренним коммуникациям tutu.ru
К примеру, процесс Cross review теперь тоже можно делать через бота. Сотрудник может запросить обратную связь у коллег, а также поделиться своим мнением о взаимодействии. Наконец-то сотрудник может опросить руководителя, а не как все привыкли, наоборот:)
Рекрутмент тоже заинтересовался, ведь им часто приходится отвечать на вопросы потенциальных соискателей относительно вакансии или опрашивать кандидата на соответствие должности.
Бот адаптируется именно для кандидатов, выдавая только доступную им информацию о компании, а рассылки по базе соискателей позволяют поддерживать интерес к компании. Кандидат получает информацию хоть ночью, проходит тест или заполняет анкету. А рекрутер, в свою очередь, собирает всю информацию о кандидате и при необходимости связывается с ним. Экономим ценное время!
И как же без онлайн-праздников! Добавили в бота возможность отправки Валентинок на 14 февраля! Ведь это ещё одна возможность для коммуникации внутри компании, а для HR — данные для аналитики 😉
Планы
Несмотря на то, что время абсолютной изоляции проходит, мы продолжаем использовать и расширять продукт.
Без него уже как-то никак:) Да и гибридный формат работы теперь норма.
Во-первых, мы каждый месяц выпускаем обновление.
Сейчас идут работы над интеллектуальной аналитикой и статистикой действий, запросов и ответов пользователей.
Сотрудники сами предлагают идеи, мы активно их изучаем, затем берём в работу и реализуем. Бывает и так, что клиенты подкидывают свежие идеи по улучшению бота.
Мысли напоследок.
Разумеется, внедрение бота это не исключает работы с персоналом в живую. Все мы люди и хотим общаться с людьми. Но множество рутинных задач уж точно можно автоматизировать, освободив время для важного.
А какие новые инструменты для работы с персоналом появились у вас? И прижились ли у вас в компании?
ОБЫЧНАЯ РАБОТА: НЕ ОЗНАЧАЕТ ОТСУТСТВИЯ РИСКА
При изучении аварий, происходящих в машинных отделениях, наиболее распространенной основной причиной является неспособность экипажа выявить и смягчить все риски, связанные с конкретной задачей
Что касается причин этого не сделано должным образом, ответ очень часто один и тот же – это расценивалось как рутинная работа.
Поиск слова подпрограмма дает разные определения, но чаще всего описывается как задачи, выполняемые часто с регулярными интервалами и часто с небольшими временными затратами. Включенная ограниченная работа привела к очень спокойному отношению к любым опасностям, которые могут быть связаны с этим, и часто считались даже полностью свободными от риска — распространенное заблуждение, которое имело серьезные последствия.
Недавняя авария произошла с инженером 1 st , который должен был смазывать вентилятор кондиционера. Работа выполняется еженедельно и занимает всего 5 минут – типичная рутинная работа. Выполненный много раз ранее инженером 1 st , он стал высокомерным в отношении очевидных рисков, связанных с тем, что точка смазки расположена всего в 4 см от приводного ремня вентилятора, следовательно:
- Процедура члена не соблюдена
- Вентилятор не был остановлен
- Несоответствующие большие кожаные рабочие перчатки изношены
Во время работы правая перчатка инженера 1 ст зацепилась за вращающийся ремень, в результате чего ему ампутировали правый мизинец вместе с частью кисти.
Позже его пришлось доставить по воздуху в ближайшую больницу, а затем репатриировать. Быстрая рутинная работа, которая из-за полного игнорирования ее опасностей закончилась стойкой инвалидностью.
МКУБ 1.2.2.2 требует от членов:
«ОЦЕНИТЬ ВСЕ ВЫЯВЛЕННЫЕ РИСКИ ДЛЯ СВОИХ СУДОВ, ПЕРСОНАЛА И ОКРУЖАЮЩЕЙ СРЕДЫ И УСТАНОВИТЬ СООТВЕТСТВУЮЩИЕ МЕРЫ ПРЕДОСТОРОЖНОСТИ»
Это означает, что Члены должны иметь процедуры, касающиеся оценки рисков для всех видов работ на борту, включая обычные процедуры. Это, однако, не означает, что для каждой работы необходимо производить много бумаги. Он может и должен быть простым, снижая нагрузку на экипаж и обеспечивая оценку качества, а не количества.
Члены должны убедиться, что их процедуры ясны и точны в отношении того, как член определяет рутинную работу, а также должны быть приняты соответствующие меры предосторожности в отношении рисков. Определением могут быть все работы, выполняемые с интервалом в 7 дней или меньше и при нормальных обстоятельствах требующие не более одного человеко-часа.
Поскольку количество рутинных работ, которые можно ежедневно выполнять в машинном отделении, является значительным, важно, чтобы оценка риска для такого рода работ была простой и, по возможности, общей. Требование Оценки риска — это не то же самое, что каждый раз необходимо создавать новую оценку, совершенно нормально повторно использовать старые. Важно то, что он проверяется, чтобы все участники полностью осознавали потенциальные риски. Любой новый выявленный риск должен быть изменен и в достаточной степени смягчен. Некоторые из способов, которыми можно легко провести оценку:
- Инструментарий рассказывает о повседневной работе и связанных с ней рисках
- Включите связанные риски в должностную инструкцию PMS
- Общий контрольный список рутинных заданий
Равное отношение ко всем работам, будь то большие или малые, рутинные или нестандартные, когда речь идет о рисках, является краеугольным камнем здоровой культуры безопасности на борту.
рутина же.
Лучший способ справиться с рутинной работой
Любая работа, за очень немногими исключениями, включает в себя повторяющиеся рутинные операции — оформление документов, встречи, ответы на электронные письма и т. д. — которые в лучшем случае утомительны и скучны. В худшем случае они истощают ваше внимание и энергию. С другой стороны, для многих людей следование своему распорядку дня приносит комфорт и безопасность. Удобно это или нет, но повторяющиеся рутины пронизывают нашу работу и занимают часы дня. Они подрывают любого, кто хочет быть бдительным, творческим и полностью присутствующим. На это есть несколько причин:
- Рутинная деятельность заставляет мозг следовать старым, знакомым нервным цепям. Со временем новые входные данные все труднее и труднее фиксировать, потому что курс наименьшего сопротивления заключается в следовании одним и тем же укоренившимся шаблонам.
- Рутина притупляет разум, заставляя вас двигаться на автопилоте. Часы могут быть заполнены, занимаясь чем-то, на самом деле не думая.
- Рутина делает вас менее активным и более реактивным. Недавно я наткнулся на красивую фразу: «реактивная колея». Вы оказываетесь в такой колее, когда ваш день организован вокруг электронной почты, встреч и календаря запланированных действий.
Обратите внимание, что рутина сама по себе не является проблемой — соблюдение режима дня, отход ко сну в одно и то же время каждую ночь и поддержание регулярной здоровой диеты — все это полезно для организма. Настоящая проблема находится в уме, вместилище сознания. Каждый день ваш разум управляет петлей обратной связи, где вы можете выбрать тип ввода, который будет обработан. Как бы механически это ни звучало, вы не сможете осуществить свои мечты и реализовать себя на глубоком уровне, если не будете участвовать в богатой, развивающейся, полностью живой петле обратной связи.
Прямо сейчас внимательно посмотрите на свой распорядок дня. Вклад, который соответствует сознательному образу жизни, будет иметь следующие характеристики: свежий, неожиданный, удивительный, восхитительный, бросающий вызов, вдохновляющий, искренний, спонтанный, любопытный, творческий, жизненно важный, бескорыстный и обширный.
Если ваша повседневная рутина ведет в противоположном направлении, к бессознательному, вместо этого применяются следующие слова: повторяющийся, предсказуемый, конформистский, непредприимчивый, автоматический, реактивный, унылый, скучный, утомительный, безразличный, тупой, невдохновленный, эгоистичный и механический.
Используя эти ярлыки, честно оцените, как вы проводите свой день, исследуя, где появились скука, тупость и механическое повторение. В то же время исследуйте лучшие аспекты нашей рутины, которые свежи, бросают вызов и спонтанны. Ваша цель проста, но глубока. Научитесь сводить к минимуму недостатки рутины и максимизировать преимущества. Не идите на ложный путь отвлечения внимания. Большинство людей, попавших в ловушку реактивной колеи, делят свою жизнь пополам, умудряясь справиться со скучной частью своей рутины, потому что у них есть что-то совершенно отдельное, что им действительно нравится, будь то хобби, фэнтези-футбол, видеоигры или потраченные часы. перед телевизором.
