Составить правила общения: Памятка «Правила общения»

Памятка: «Правила общения и поведения в социальных сетях»

ГБПОУ РС (Я) Якутский Сельскохозяйственный Техникум » Новости » Памятка: «Правила общения и поведения в социальных сетях»

Опубликовано: 21.04.2021

 

Все мы пользуемся социальными сетями. Кто-то больше, кто-то меньше. Но всё же виртуальное общение постепенно проникает в нашу реальную жизнь. И как в реальной жизни, в социальных сетях мы общаемся, знакомимся, делимся впечатлениями и думаем, что знаем как правильно там себя вести. Нас с детства учат как правильно себя вести в обществе, чтобы о нас сложилось хорошее впечатление. Но никто не учит нас как правильно себя вести в социальных сетях. Чтобы в дальнейшем не наделать ошибок и иметь представление о правилах приличия в социальных сетях, предлагаем ознакомиться со списком правил этикета в социальных сетях.

В целом правила общения в социальных сетях подобны обычным правилам общения в общественном месте или на улице. Многие пользователи из-за особенностей общения в интернете забывают об элементарных правилах хорошего тона и личной безопасности.

Нужно помнить, что профиль может просматривать практически кто угодно, и с любыми намерениями, поэтому необходимо придерживаться определенного кодекса пользователя социальных сетей, и тогда общение на социальных сетях пойдет только на пользу и принесет положительные эмоции. Далее рассмотрим правила общения.

Правило общения №1

«Ваше настоящее имя»

Регистрируясь в популярной социальной сети, следуйте правилам, которые установлены для пользователей – регистрируйтесь под своим настоящим именем (об этом просят Facebook, Вконтакте и многие другие сети). Никогда не сообщайте незнакомым или малознакомым людям свой номер телефона и адрес проживания.

Правило общения №2 

«Аватар, личные фото и видео»

Можно выложить качественное и красивое фото или подобрать красивый аватар. Но не стоит использовать неприятные или непристойные картинки, так как этим вы не только оскорбляете других пользователей, но и даете понять, что вы несерьезный и невоспитанный человек.

Перед тем как выложить любые фото и видеоматериалы в сеть, обязательно задумайтесь, что будет, если их увидит ваша мама, папа, друзья, преподаватели, в общем, весь ваш круг общения. Помните — социальные сети место встреч абсолютно разных людей, всех возрастов, различных профессий, с самыми разными интересами и намерениями.

Старайтесь не перебрать с откровенностью. Дело в том, что в социальных сетях много мошенников, поэтому нужно соблюдать правила безопасного поведения в социальных сетях. Не пересылайте фотографии новым знакомым. Это можно делать только после того, как вы познакомитесь лично и лучше узнаете друг друга.

Не отмечайтесь на всех фотографиях. Просмотрите кадры, на которых предлагают вам отметиться. Выбирайте те фотографии, на которых отсутствует компромат, например, кадры с алкоголем или сигаретами. Вежливо попросите удалить такие фотографии, да и сами не размещайте фотографии с другими людьми без их ведома и согласия.

Правило общения №3

«Текстовые сообщения и подобная информация»

У всех нас бывают самые разные настроения и состояния. Помните, что вы не знаете, кто именно просматривает ваш профиль или, кто скрывается за незнакомыми Никами или даже вполне обыденной фотографией и именем Витя Морковкин. Поэтому открывать личные записи стоит только тем, в ком вы действительно уверены.

Обязательно учитывайте то, что любые материалы в сети легко скопировать и продемонстрировать их тому, кто не должен их видеть. Из уважения к своим читателям и друзьям 

старайтесь писать позитивные вещи, это привлечет к вам людей и подымет всем настроение.

Избегайте слов и предложений, написанных заглавными буквами. Слово, предложение, состоящее только из заглавных букв, подсознательно воспринимается человеком, как повышение голоса.

Всегда будьте грамотны.  В реальной жизни человека оценивают по внешнему виду, а в виртуальном мире, первое впечатление складывается по тому, как вы пишите. Во время общение не забывайте ставить знаки препинания, излагайте свои мысли кратко и недвусмысленно, чтобы они были всегда понятны, да и попросту следите за грамматикой.

Во время переписки не спешите написать предложение, так как вы рискуете понаделать кучу ненужных ошибок.

Исключите ненормативную лексику. Как и в случаи с реальным общением, ненормативная лексика будет восприниматься негативно и в общении в интернете.

Всегда благодарите собеседника за уделенное вам время и предоставленную вам информацию.

Правило общения №4

«Предложения о дружбе»

Посылая или принимая предложение о дружбе, соблюдайте вежливость

. Если вы получили предложение от незнакомого человека, просмотрите его профиль, быть может, вы были знакомы давно или пересекались по работе, учебе или бизнесу. Предложение о дружбе довольно часто значит лишь то, что вы и ваши посты или фото просто интересны этому пользователю. Ознакомившись с профилем, пославшего предложение о дружбе вы вправе принять или не принять предложения, но в любом случае делайте это по возможности вежливо.

Не поддавайтесь на предложения и не ходите на личные встречи с малознакомыми людьми.  Сообщайте о таких предложениях родителям.

Правило общения №5

«Страницы и группы»

Не стоит добавлять других пользователей в группы, не согласовав это с ними предварительно. Понравится ли вам подобное отношение к себе? Золотое правило реальности: «Относить к окружающим так, как к самому себе», работает и в интернете.

Правило общения №6

«Спаму – нет!»

Общаясь в социальных сетях, не стоит заниматься рассылкой каких-либо материалов всем участникам. Не забывайте, что сообщения получают абсолютно все, кто в данный момент находится в чате, а это им совсем не нужно, да и вам тоже.

Правило общения №7

«Не полагайтесь на настройки конфиденциальности»

Как бы прилежно вы ни пытались защитить свои личные данные в социальных сетях, лучше всего привыкнуть к мысли о том, что вся опубликованная вами информация может стать известной вашим родителям, руководству школы и незнакомым людям. Полагайтесь на свое благоразумие.

Никогда не оставляйте на незнакомых сайтах, а также по чьей-то просьбе логин и пароль ваших страничек.

Ограничьте вашу персональную информацию. В социальной сети вовсе не обязательно выкладывать свой адрес и номер телефона. Эту информацию можно сообщить уже в разговоре, если она понадобится. Размещенная в открытом доступе персональная информация о вас грозит неприятностями для вас со стороны других людей.

Правило общения №8

«Споры и конфликты»

Вступая в дискуссию с другим человеком, критикуйте аргументы, а не его самого. Всегда обосновывайте ваше мнение, опирайтесь на реальные факты. Не реагируйте на грубости в твой адрес, не грубите сами.

Это основные правила общения и поведения в социальных сетях. Соблюдайте их, и вы всегда будете себя комфортно чувствовать на просторах интернета. Да и вообще, старайтесь назначать личные встречи взамен общения с людьми в социальных сетях.

Общение в социальных сетях должно быть легким и приятным,

создавать хорошее настроение общающимся.

 

Памятка для родителей

«Помощь детям в безопасном использовании социальных сетей»

Все мы пользуемся социальными сетями. Кто-то больше, кто-то меньше. Но виртуальное общение постепенно проникает в нашу реальную жизнь. И как в реальной жизни, в социальных сетях мы общаемся, знакомимся, делимся впечатлениями и думаем, что знаем как правильно там себя вести. Нас с детства учат как правильно себя вести в обществе, чтобы о нас сложилось хорошее впечатление. Но никто не учит нас и наших детей как правильно себя вести в социальных сетях.

Дети используют социальные сети для общения с лицами, которые могут проживать на другом конце земного шара, или со своими знакомыми, с которыми они каждый день видятся в школе.

Чтобы в дальнейшем не наделать ошибок и иметь представление о правилах поведения в социальных сетях, предлагаем ознакомиться с советами, которые помогут нашим детям безопасно пользоваться сайтами социальных сетей.

1. Беседуйте с детьми по поводу их общения в социальных сетях.Просите детей рассказывать вам, если им встретится в Интернете то, что вызывает у них беспокойство, неудобство или страх. Сохраняйте спокойствие и убедите детей, что вам можно рассказывать о таких вещах. Дайте детям понять, что вы поможете им успешно разрешить сложившуюся ситуацию.
2. Определите правила работы в Интернете.Как только ваши дети станут самостоятельно пользоваться Интернетом, установите правила пользования Интернетом. В этих правилах должно быть определено, могут ли ваши дети использовать сайты социальных сетей и каким образом.
3. Убедитесь в том, что ваши дети соблюдают возрастные ограничения.Рекомендуемый возраст для регистрации на сайтах социальных сетей обычно составляет 13 и более лет. Если ваши дети не достигли этого возраста, не разрешайте им пользоваться данными сайтами. Вы не должны полностью полагаться на сами службы, чтобы не допустить регистрацию ваших детей на этих сайтах.
4. Учитесь. Оцените сайты, которые планирует использовать ваш ребенок, и убедитесь, что вы и ваш ребенок понимают политику конфиденциальности и правила поведения. Узнайте, существует ли на сайте контроль над публикуемым содержимым. Кроме того, периодически просматривайте страницу вашего ребенка.
5. Научите своих детей никогда лично не встречаться с теми, с кем они общались только по сети.Дети подвергаются реальной опасности во время личной встречи с незнакомыми людьми, с которыми они общались только по сети. Иногда бывает недостаточно просто сказать детям, чтобы они не разговаривали с незнакомыми людьми, поскольку дети могут не считать незнакомым человека, с которым они «встречались» в сети.
6. Попросите детей общаться только с теми людьми, которых они уже знают.Вы можете помочь защитить ваших детей, попросив их использовать данные сайты для общения с друзьями и никогда не общаться с теми, с кем они лично не встречались.
7. Убедитесь в том, что ваши дети не указывают свои полные имена. Научите своего ребенка указывать только свое имя или псевдоним и ни в коем случае не использовать псевдонимы, которые могли бы привлечь нежелательное внимание. Кроме того, не разрешайте своим детям публиковать полные имена своих друзей.
8. Будьте осторожны, если ваши дети предоставляют информацию, по которой их можно идентифицировать, например школьное животное-талисман, рабочее место или город проживания. Если указано слишком много информации, ваши дети могут подвергаться киберугрозам, атакам со стороны интернет-преступников, интернет-мошенников или краже личных данных.
9. Постарайтесь выбрать сайт, который позволяет защитить вашу страницус помощью пароля или другим способом, чтобы ограничить круг посетителей, разрешив его только тем лицам, которых знает ваш ребенок.
10. Следите за деталями на фотографиях.Объясните детям, что фотографии могут раскрывать много личной информации. Попросите детей не публиковать фотографии себя или своих друзей, на которых имеются четко идентифицируемые данные, такие как названия улиц, государственные номера автомобилей или название школы на одежде.
11. Предостерегите своего ребенка относительно выражения своих эмоций перед незнакомцами.Вероятно, вы уже предупреждали своих детей не общаться с незнакомыми людьми напрямую по сети. Однако дети используют сайты социальных сетей для написания журналов и стихотворений, в которых часто выражают сильные чувства. Объясните детям, что написанное ими сможет прочесть любой, кто имеет доступ в Интернет, и похитители часто ищут эмоционально уязвимых детей.
12. Расскажите детям об интернет-угрозах. Как только ваши дети станут достаточно взрослыми для использования сайтов социальных сетей, расскажите им о киберугрозах. Расскажите детям, что если у них возникнет ощущение, что им угрожают через Интернет, то им сразу же следует сообщить об этом родителям, учителю или другому взрослому человеку, которому они доверяют. Кроме того, очень важно научить детей общаться по сети точно так же, как они общаются лично. Попросите детей относиться к другим людям так же, как они хотели бы, чтобы относились к ним самим.
13. Удаление страницы вашего ребенка. Если ваши дети отказываются соблюдать установленные вами правила для защиты их безопасности, и вы безуспешно пытались помочь им изменить свое поведение, можно обратиться на веб-сайт социальной сети, которую использует ваш ребенок, с просьбой удалить его страницу. Можно также обратить внимание на средства фильтрации интернет-содержимого в качестве дополнения и ни в коем случае не замены для контроля со стороны родителей.

 

Из Интернета

 

что это, 35 правил, принципы, примеры

Недавно мы писали в блоге, что такое деловой этикет. Теперь поговорим о его подвиде — этикете сетевом.

Что такое сетевой этикет

Сетевой этикет — это правила, которые регулируют общение и поведение пользователей в интернете. Если в общем этикете важен внешний вид, мимика и жесты, нюансы поведения на личных встречах — в сети все сужается до культуры сообщений, звонков, видеовстреч. Но не надо думать, что это проще! Здесь так же работают определенные правила, несоблюдение которых грозит не виртуальными, а вполне реальными последствиями.

Общие правила сетевого этикета

Сначала базовые правила — те, что нужно знать каждому, и детям в том числе.

1. Если пишете незнакомому человеку — по работе или нет — пробейте его в интернете, изучите поисковую выдачу. Поищите личные страницы, профили, отзывы, почитайте, о чем он пишет и что его волнует. Благо соцсети дают эту возможность.
2. Когда идете на первый виртуальный контакт с человеком, обязательно представьтесь и напишите, что вам, собственно, нужно.
3. Берегите время собеседника. Многие любят написать «привет» и замолчать. Это дурной тон, повторять не советую. Есть и та категория людей, которые начинают пространные объяснения, вместо того чтобы сразу перейти к делу. Пожалейте незнакомого человека, не вываливайте на него поток сознания.
Мне нужно было договориться об интервью. Суть сообщения я уместила в четырех строчках — этого достаточно

Читайте также:

Интервью с Михаилом Шакиным: «Наступили уникальные времена, SEO будет востребовано все больше»

4. Обязательно спросите, какой формат общения предпочитает ваш собеседник, как ему удобно общаться: текстом, голосом, видеоосообщениями. Также спросите про способ связи: Telegram, Вотсап, а может, и электронная почта. 
5. Обращайтесь к собеседнику на вы. Даже если он вдвое младше вас. Это потом по обоюдному согласию можете перейти на ты, а сразу не надо. И да, не допускайте распространенную ошибку: «вы» пишется с маленькой буквы. 
6. Пишите в рабочее время: допустимо с 9.00 до 19.00. Раньше или позже — только по договоренности, когда нужно что-то срочно решить и счет идет на минуты.
7. Не пересылайте всем подряд сообщения. Это личная информация, мало кому понравится, если вы будете ей делиться. Помните, точно так же могут переслать любое ваше сообщение и обсудить.
8. Не разглашайте коммерческую информацию За это полагается наказание — от внутреннего штрафа и до уголовной ответственности.
9. Не злоупотребляйте особыми возможностями. Например, вы админ паблика или создатель чата, можете казнить и миловать. Но зачем? Лучше создать четкие правила общения, следовать им самому и призывать следовать других.
10. Не вступайте в сетевые перепалки, споры. Если вам оставили негативный отзыв в сети — почитайте нашу инструкцию и старайтесь вывести все на конструктив. И уж тем более бессмысленно вступать в дискуссии с незнакомыми людьми из интернета, просто чтобы доказать им свою правоту. В интернете каждый день кто-то неправ, расслабьтесь.
Придраться можно даже к возрасту. Пример бесчисленных бессмысленных комментариев в городских пабликах
11. Следите за языком. Очень важный пункт, который может повлечь те самые невиртуальные последствия. Назвали оппонента идиотом? Можете получить повестку в суд. Хотя подобные дела очень трудно рассмотреть и доказать, все равно вероятность есть. Что уж говорить о разжигании розни, оскорблении чувств верующих и тем более — дискредитацию нашей армии! Поверьте, если вас захотят вычислить — вас вычислят даже с фейковой страницы.
12. Очищайте сетевое пространство, жалуйтесь на оскорбительные комментарии, недопустимые паблики, спам — все то, что мы не хотим видеть в интернете и что нарушает законы российские и человеческие. И хоть менталитет тихонько шепчет «не надо, не жалуйся, доносчику первый кнут», я считаю — нужно делать то, что зависит от нас, чтобы сделать мир лучше. 
13. Не рассказывайте слишком много. Недопустимо сообщать данные документов, карт, пароли в интернете, домашний адрес. Телефон тоже не рекомендуется, но многим это необходимо по работе. 

У меня был случай: выложила билеты на концерт, не обрезав штрихкод. Хорошо, добрые люди быстро написали и открыли глаза: оказывается, мошенники могли скопировать штрихкод и пройти по моему билету. Так же следите, чтобы в зону видимости не попали данные вашего паспорта.

14. А вообще главное общее правило — ведите себя в интернете так же, как принято в реальной жизни. Никто не любит дураков, хамов, хвастунов, негативщиков — вот и не будьте таким.

Читайте также:

Как вести деловые переговоры с клиентами, партнерами, инвесторами

Сетевой этикет в деловой переписке

Имеется в виду не обязательно письма клиентам, инвесторам и прочее-солидное. Сообщения начальнику, педагогу или управляющей компании, которая снова не почистила снег на крыше, тоже относятся к деловой переписке. И неважно, где она ведется: в почте, мессенджерах, да хоть SMS!

1. Проверяйте грамотность. Человека встречают не только по одежке, но и по первым строчкам сообщения. Хвала богам, современные текстовые редакторы исправят досадные ошибки. А если все же ошиблись, даже в электронной почте можно отменить отправку сообщения и написать заново или отредактировать уже написанный текст.
2. Проверяйте, кому отправляете письмо. Сколько личных SMS уходило не тем людям, сколько людей путали рабочие и личные чаты, сколько админов каналов отправляли внутренние сообщения на всеобщее обозрение!
В Telegram есть канал «НеТуда», где собраны сообщения, которые по ошибке отправили админы каналов c остроумными комментариями
3. Не злоупотребляйте голосовыми сообщениями — не все это любят. Лучше, как мы уже сказали, в разделе общих правил, предварительно уточнить, в каком формате привык общаться собеседник. Если все же отправляете войс: не растекайтесь мыслью, говорите четко и кратко.
4. Не ставьте смайлики где ни попадя. В «Нельзяграме» было популярно лепить эмодзи после каждого слова или вовсе заменять на них слова. Это выглядит, честно говоря, как сообщение младшего школьника или человека с ограниченным словарным запасом. И уж тем более им не место в деловой переписке. 
5. Не дробите весь текст на отдельные слова. Представьте себя на месте собеседника, которому постоянно прилетают оповещения. Он-то думает, что там много информации, а там одно предложение, разбитое на части. Ну и зачем? 
Да, после такого точно лучше забыть друг друга
6. Не пишите капслоком — это считывается как крик или агрессия. Можно в исключительных случаях выделить капсом слово, на которое хотите сделать акцент.
7. Не фамильярничайте. Незыблемое правило — обращаться к человеку так, как он сам записал себя в профиле. Написано имя и отчество — обращайтесь именно так. А если написано уменьшительное имя — например, Оля, Вася — лучше называть имя полное.
8. Не ждите, что вам ответят вот прямо сейчас. Деловая переписка на то и деловая, что люди заняты работой и могут решать свои задачи, даже если они в данный момент онлайн. Нормальным считается ответить через сутки с момента получения письма.
9. Если вы не можете ответить в данный момент — не оставляйте сообщение висеть в непрочитанных, ответьте кратко — не могу говорить, сейчас занят, отвечу вам тогда-то и тогда-то.

Читайте также:

Что такое деловое письмо: образцы, виды, структура и правила

В личной переписке

В принципе правила те же, что и при деловой переписке. Но многие почему-то считают, что друзьям и близким соблюдать их необязательно — свои же люди. Это неправильно. Поэтому смотрите предыдущий раздел плюс еще пару правил.

1. Не публикуйте групповые фото без согласия всех действующих лиц. Как это бывает обычно: отдыхаете вы в кафе или на вечеринке, выкладываете сторис и фото, а на следующий день друзья пишут: ты что, я тут не в форме, убери это немедленно! Да и вообще — не все любят размещать свои фотографии. Поэтому лучше сразу спросить, не против ли люди, чтобы вы выложили фото с ними.
2. Не спамьте. Ударьте себя по рукам, если захочется попросить «разослать это сообщение 10 друзьям, иначе счастья не будет» или «проголосовать за моего чудесного сыночка». Можно попросить нескольких близких людей, но не всех же подряд!
Иногда под это дело создают специальные чаты
3. Не обижайтесь без повода. Часто даже в интернет-общении с близкими людьми может возникнуть недопонимание: текст съедает наши эмоции, интонации, мы не можем выразить словами то, что сказали бы лично с глазу на глаз. Поэтому не обижайтесь зря: сначала уточните, что именно хотел сказать собеседник, а в идеале созвонитесь.

Сетевой этикет в сообществах

1. Соблюдайте правила паблика, группы, любого сообщества. Обычно они стандартны: не оскорблять других участников, не разжигать, не размещать рекламу без согласования, не флудить. 

Не стоит воспринимать правила попыткой цензуры: обычно они написаны кровью и горьким опытом. Я сама была админом городской группы и знаю: без правил в сообществе воцарится анархия.

Пример правил городского сообщества
2. Не кормите троллей, не поддавайтесь на провокации. Особенно в наше время, когда масштаб пропаганды приобрел космические размеры. 
3. Не перетягивайте все внимание на себя. Часто в сообществах есть звезды: те, кто любит находиться в центре внимания и любую тему сворачивает на себя любимого. Если человек умный, образованный, начитанный — он действительно может стать звездой сообщества. Если нет — от таких быстро устают, а иногда даже банят.

Читайте также:

Соцсети брендов: как бизнес ведет аккаунты в TenChat

Сетевой этикет на видеоконференции

1. Перед созвоном проверьте настройки камеры и микрофона. Хуже нет, чем когда беседа началась, а один из участников судорожно тыкает в кнопки и всех задерживает.
2. Если созвон ведется в новом приложении, заранее установите его. Опять же — чтобы не тратить время других участников.
3. Позаботьтесь о приличном внешнем виде, одежде, фоне за собой. Даже если вы фрилансер или работаете на удаленке — пижама, нечесаная голова и неряшливый внешний вид недопустимы.
Классика удаленки 🙂
4. Позаботьтесь о качестве связи. Предупредите домашних, коллег, соседей, чтобы не шумели. На всякий случай, когда говорят другие участники — выключите свой микрофон, чтобы внезапный звук не помешал спикеру. 
5. Поставьте рядом стакан воды — скорее всего, пригодится.
6. Если участников много, перед тем как сказать, поднимите руку. Да, как в школе, зато не будет путаницы и перебиваний друг друга.

Читайте также:

Чем заменить Zoom: подборка 12 российских сервисов

Коротко о главном

1. Сетевой этикет нужен всем, кто общается в интернете. Неважно, по работе или нет.
2. Базовые правила те же, что и в оффлайн-общении: быть вежливым, не оскорблять собеседника, разговаривать конструктивно. 
3. Не путайте рабочую переписку с личной. Даже если она проходит в уютных чатиках.
4. В личной переписке не напрягайте собеседника, даже если вы близко общаетесь.
5. В сообществах соблюдайте установленные админами правила, не ввязывайтесь в споры.
6. При видеосозвонах уделяйте особое внимание качеству связи, следите за микрофоном и камерой.

Присоединяйтесь к нашему Telegram-каналу!

• Теперь Вы можете читать последние новости из мира интернет-маркетинга в мессенджере Telegram на своём мобильном телефоне.
• Для этого вам необходимо подписаться на наш канал.

Как написать план эффективного общения [2023] • Асана

Чаще всего четкое общение может создать или разрушить успешные проекты. Четкое общение в управлении проектами — это не только то, где вы должны общаться, но и то, какие члены команды должны получать какие типы сообщений.

Хорошая новость заключается в том, что создать эффективный план коммуникации несложно. Все, что вам нужно сделать, это определить каналы связи и согласовать, когда члены команды должны использовать каждый из них. В этой статье мы расскажем, как настроить план коммуникации, и покажем вам шаблон, чтобы вы могли создать свой собственный.

Что такое план связи?

В управлении проектами план коммуникации представляет собой набросок того, как вы собираетесь сообщать важную текущую информацию о проекте ключевым заинтересованным сторонам. Ваш план коммуникации поможет вашей команде понять, кто и какие уведомления должен получать и когда зацикливать участников проекта. В рамках вашего плана коммуникации вы уточните, какой канал заинтересованные стороны должны использовать и когда, как часто следует сообщать различные детали и кто отвечает за каждый из различных каналов.

Читайте: Каковы преимущества управления проектами?

Совместное использование плана коммуникации может дать вашей команде ясность в отношении того, какие инструменты использовать, когда и к кому обращаться с каждым из этих инструментов. Без плана коммуникации у вас может быть один член команды, пытающийся задавать вопросы о работе в инструменте, который редко проверяет другой член команды. Вместо того, чтобы иметь возможность четко общаться и двигаться вперед в работе, каждый член команды в конечном итоге будет разочарован, сбит с толку и отстранен от работы, которая имеет значение. Затем, если у них нет четкого представления о том, кто отвечает за каждый канал, они могут в конечном итоге обратиться к заинтересованному лицу с вопросами, на которые тот не может ответить. То, что началось как простое недопонимание, превратилось в трех разочарованных членов команды, и все это время работа не продвигалась вперед.

Что должен включать план коммуникации?

Ваш коммуникационный план — это универсальное средство для реализации коммуникационной стратегии вашего проекта. Члены команды должны иметь возможность использовать план коммуникации, чтобы ответить на такие вопросы проекта, как:

• Какие каналы связи мы используем? Для чего используется каждый канал?

• Когда мы должны общаться лично или асинхронно?

• Каковы роли в проекте? Кто является менеджером проекта? Кто входит в команду проекта? Кто является заинтересованными сторонами проекта?

• Как будут сообщаться важные детали проекта, такие как обновления статуса проекта? Как часто они будут делиться?

Посмотреть Асану в действии

Что не должно быть включено в план коммуникации?

План коммуникации поможет вам уточнить, как вы собираетесь общаться с проектной командой и заинтересованными сторонами проекта, будь то члены внутренней команды, работающие в вашей компании, или внешние заинтересованные стороны, такие как клиенты или подрядчики.

План коммуникаций в управлении проектами не является планом PR. Этот план не поможет вам согласовать вашу стратегию в социальных сетях, определить целевую аудиторию или установить ключевые сообщения для разных демографических групп. Если вам нужно разработать эти планы, рассмотрите возможность создания календаря контента в социальных сетях или плана бизнес-стратегии.

Преимущества плана коммуникации

Очевидно, четкая коммуникация на рабочем месте – это хорошо. Но нужен ли вам для этого письменный план коммуникации?

Одним словом: да. Хороший план коммуникации может помочь вам передать правильную информацию нужным заинтересованным сторонам проекта. Руководящих заинтересованных сторон не нужно уведомлять о каждой детали проекта — точно так же каждому члену проектной команды может не понадобиться участвовать в телефонной конференции с вашими внешними партнерами. Уточняя, где и как вы будете общаться, вы можете сократить игру в догадки и разблокировать свою команду.

Прочтите: 12 советов по эффективному общению на рабочем месте

Меньше переключений между приложениями

Недавно мы опросили более 13 000 работников умственного труда и обнаружили, что в среднем работник умственного труда переключается между 10 приложениями до 25 раз в день. Вместо того, чтобы сосредоточиться на важной работе или даже эффективно сотрудничать с членами своей команды, работники умственного труда тратят часы на то, чтобы просто выяснить, где им следует общаться.

План связи может устранить эту игру в угадайку. Например, если ваша команда знает, что вы сообщаете о работе только в инструменте управления работой, они могут искать ключевую информацию там, вместо того, чтобы копаться в папках документов, сообщениях Slack и нескольких цепочках электронной почты. Точно так же, когда вы знаете, что член команды только косвенно работает над проектом — и только во время отчетов о состоянии высокого уровня — вы не будете беспокоить его вопросом о том, когда должен быть выполнен следующий результат проекта.

Мы разработали рекомендации по обмену информацией о том, какое программное обеспечение или какие инструменты для чего лучше всего подходят. Asana для действий, Slack для быстрых ответов или ответов на вещи, которые плавают вокруг. Электронная почта более официальна и в основном направлена ​​​​вовне. Делая это и создавая надлежащее руководство по коммуникациям, это действительно помогает уменьшить шум».

— Кейси Джеймс, руководитель отдела креативных операций, JKR Global

Прочтите: Джонс Ноулз Ричи разрабатывает бренды для масштабирования, прорыва и добра с помощью Asana

Расширение сотрудничества

Совместная работа в команде — это не легкий процесс, который происходит сам по себе, это навык, который вы и ваша команда должны развивать. Одной из составляющих эффективного командного сотрудничества является прояснение правил общения вашей команды. Это связано с тем, что большим препятствием для эффективного сотрудничества является комфортное общение, особенно если вы работаете в удаленной или распределенной команде. Если ваша команда чувствует себя неуверенно, потому что они все еще пытаются понять, как и где общаться, им будет неудобно разговаривать друг с другом.

Ваш план общения — это возможность уточнить, где члены команды должны общаться. В зависимости от уровня детализации вы также можете указать, когда члены команды должны общаться, и прояснить соглашения команды относительно установки режима «Не беспокоить» или откладывания уведомлений.

Предоставляя эти рекомендации, вы эффективно устраняете одно из самых больших препятствий на пути к легкому общению и сотрудничеству между членами команды. Когда члены команды знают, где общаться — и, что не менее важно, где не общаться, — они могут быть уверены, что посылают нужное сообщение в нужное время.

Прочтите: 10 простых шагов для улучшения совместной работы

Меньше дублирования работы

В настоящее время работники умственного труда тратят 60 % своего рабочего времени на работу, связанную с работой, например, на поиск документов, получение разрешений, переключение между приложениями, отслеживание статуса работы, и вообще делать то, что отнимает время от эффективной работы. Частью этой работы о работе является незнание того, где что-то должно быть сообщено.

Если члены команды не имеют четкого представления о том, где передается информация, например план проекта или график проекта, им придется копаться в нескольких инструментах или спрашивать нескольких членов команды, чтобы найти нужную информацию. В результате членам команды, которые не понимают, где они должны сообщать о работе, также сложнее найти существующую работу.

Работа ради работы приводит к большему количеству ручной, дублирующей работы и в целом к ​​меньшей ясности. На самом деле, согласно индексу анатомии труда, мы тратим 13 % нашего времени — 236 часов в год — на уже выполненную работу. Поделившись своим планом коммуникации, вы можете дать своей команде ясное представление о том, где именно живет работа, поэтому им не придется тратить все это время на поиски самостоятельно.

Как написать план коммуникации

План коммуникации — мощный инструмент, но его относительно легко создать. Вы можете создать план коммуникации в четыре шага.

1.

Определите методы коммуникации

Первый шаг к созданию плана коммуникации — решить, где ваша команда будет общаться и о чем. Это включает в себя, когда использовать какие инструменты и когда общаться в режиме реального времени или асинхронно. Живое синхронное общение — это общение, происходящее в режиме реального времени. И наоборот, асинхронное общение — это когда вы отправляете сообщение, не ожидая, что кто-то сразу ответит. Мы все используем асинхронную связь каждый день, даже не осознавая этого, особенно каждый раз, когда отправляем электронное письмо.

При определении плана коммуникации определите, для чего использовать каждый инструмент. Например, вы можете решить использовать:

• Email для связи с любыми внешними заинтересованными сторонами.

• Slack для синхронного общения о ежедневных обновлениях и быстрых вопросов.

• Asana для асинхронного обмена информацией о работе, такой как сведения о задачах, обновления статуса проекта или ключевые документы проекта.

• Zoom или Google Meet для любых собраний команды, таких как мозговые штурмы или вскрытие вашего проекта.

Прочтите: Как составить эффективный отчет о состоянии проекта

2. Согласуйте ритм общения

Теперь, когда вы знаете, где вы будете общаться, вам также необходимо определить, как часто вы будете общаться. Ваш ритм общения — это ваш план действий по информированию различных заинтересованных сторон о различных деталях проекта.

Например, вы можете запланировать:

• Еженедельные обновления статуса проекта, публикуемые в Asana для всех участников проекта и спонсоров.

• Ежемесячные собрания команды проекта, чтобы разблокировать любую работу или обсудить следующие шаги.

• Асинхронные вехи проекта обновляются в Asana по мере необходимости.

3. Добавьте план управления заинтересованными сторонами

Успешное выполнение проекта часто зависит от поддержки и участия заинтересованных сторон. В начале проекта вы сделаете это во время стартового собрания проекта, но также важно поддерживать поддержку заинтересованных сторон на протяжении всего проекта.

Прочтите: Усильте стартовую встречу проекта за 10 шагов

Потратьте немного времени на составление плана коммуникации, чтобы подробно описать, когда и о чем общаться с каждой заинтересованной стороной проекта. Некоторые люди, например ключевые члены проектной команды, будут регулярно обсуждать этот проект, может быть, даже ежедневно. Другим заинтересованным сторонам проекта может понадобиться подключиться только во время обновления статуса проекта или, может быть, только при окончательном считывании.

Указав, как вы будете управлять общением с заинтересованными сторонами, вы можете быть уверены, что с ними связываются в нужное время по нужным вопросам. Сообщение, которое они получают, должно отвечать на вопросы на их уровне детализации и с акцентом на бизнес-результаты и общее влияние на высоком уровне.

4.

Поделитесь своим планом коммуникаций и обновите его по мере необходимости

После того, как вы создали свой план коммуникаций, пришло время поделиться им с вашей командой проекта. Убедитесь, что ваш план коммуникации доступен в вашем центральном источнике достоверной информации для всей информации о проекте. Мы рекомендуем использовать Asana для отслеживания всех коммуникаций и работы по проекту, чтобы вы могли обсуждать работу там, где работаете.

Если какие-либо изменения влияют на ваш план коммуникаций по проекту, обязательно обновите его и сообщите об этих изменениях. Таким образом, члены команды всегда имеют доступ к самой актуальной информации.

Посмотреть Asana в действии

Пример плана общения

Шаблон плана общения

Описание общения

Какой это тип общения?

Частота

Как часто вы будете общаться?

Канал

Какой инструмент вы будете использовать? Это синхронная или асинхронная связь?

Аудитория

Кто получает это сообщение?

Владелец

Кто отвечает за рассылку этого сообщения?

Хорошая коммуникация начинается с плана коммуникации

Четкая коммуникация поможет вам отправить нужное сообщение в нужное время. Обеспечьте легкое сотрудничество, а также убедитесь, что каждый член команды подключается к работе в нужное время. Таким образом, ваша команда может тратить меньше времени на обсуждение работы и больше времени на работу с высокой отдачей.

Посмотреть асану в действии

Сообщение о новых политиках и процедурах Образец: 7 советов и образец электронного письма

Изменения в бизнесе неизбежны. Независимо от того, есть ли у компании новое стратегическое направление, внедряются новые системы или новое законодательство влияет на вашу отрасль, политики и процедуры компании неизбежно будут обновлены и изменены.

Когда ваша бизнес-политика и процедуры меняются, важно сообщить об этом сотрудникам, чтобы избежать дорогостоящих ошибок и ошибок. В зависимости от характера изменяемой политики или процедуры возможны юридические и финансовые последствия, если ваша организация не соблюдает требования. Примеры изменения политики на рабочем месте могут включать требования по охране труда и технике безопасности, политику управления и раскрытия информации или политику поведения и поведения.

Определите, на кого будут распространяться новые правила работы. Это могут быть не только ваши сотрудники, но и заинтересованные стороны, такие как клиенты, партнеры и более широкое сообщество. Это поможет вам определить, как и когда сообщать об изменениях политики и процедур вашей компании.

---

Содержание

Как сообщить об изменениях политики сотрудникам

Сообщить сотрудникам о новой политике по электронной почте

Другие способы сообщить сотрудникам об изменениях политики

---

Как сообщать сотрудникам об изменениях политики

После того, как вы установили, что изменения необходимы, вам нужно подумать о том, как вы будете информировать сотрудников об изменениях в ваших политиках и процедурах. Это основные шаги, которые вы должны предпринять, чтобы люди были проинформированы и поняли изменения, а также последствия несоблюдения новых протоколов.

---

Загрузите бесплатный образец сообщения об обновлении политики использования масок для лица на рабочем месте

---

1. Четко сообщайте об этих изменениях

Информация о правилах и процедурах на рабочем месте должна быть ясной, краткой и понятной.

Четко объясните, почему изменение необходимо, что именно меняется, что остается прежним и какие шаги необходимо предпринять всем сотрудникам, чтобы убедиться, что они соответствуют новым требованиям.

Также четко объясните, каковы последствия для компании в случае несоблюдения корпоративной политики.

2. Рассмотрите возможность личного общения

 Если это возможно и если этого требует изменение бизнес-политики и процедур, проведите совещание или вебинар с участием высшего руководства, чтобы объяснить необходимость изменения политики и любые последствия.

Личное общение по важным вопросам часто кажется более искренним и помогает установить доверительные отношения с сотрудниками.

Даже если об изменениях сообщается по электронной почте или в письменной форме по другим официальным каналам, руководителям все равно рекомендуется обсудить их непосредственно со своими сотрудниками на собраниях команды или даже индивидуально, чтобы обеспечить соблюдение.

3. Убедитесь, что новые рабочие политики легко найти

Чем проще вы сделаете для сотрудников поиск измененных рабочих политик, тем легче им будет внедрить их и соблюдать.

Худшее, что вы можете сделать, это поместить любые новые правила для сотрудников в такое место, где они не смогут их легко найти. Это означает, что если он живет, например, в вашей интрасети, им придется просматривать множество страниц, чтобы найти информацию… и это если они вообще знают, что нужно искать ее.

У вас должен быть четко обозначенный и легко находящийся раздел правил для сотрудников на вашем внутреннем сайте, в котором изложены все политики и процедуры компании. По сути, это электронная копия «руководства компании».

Всякий раз, когда вы вносите изменения или обновления в данное руководство компании, вы должны отправлять сообщения сотрудникам с изложением изменений и указанием того, где они могут найти информацию.

4. Используйте сотрудников как сторонников

Некоторые изменения политики и процедур имеют серьезные последствия для всей компании… или только для отдельных ее частей. Хороший способ донести новую политику до сотрудников — использовать лидерские ресурсы в вашей команде и назначать увлеченных сотрудников, хорошо понимающих изменения, чтобы они были «чемпионами» среди своих коллег, которые могут отстаивать важность изменений, а также помогать другим в их реализации.

Сотрудники с большей вероятностью успешно «покупаются» на перемены, когда их отстаивает коллега, которого они уважают и которому доверяют.

5. Обеспечить надлежащее обучение

Иногда изменения политик и процедур могут быть сложными и требовать совершенно нового подхода к методам работы. Когда концепции трудно понять, просто записать их и надеяться на лучшее не получится. Вы должны убедиться, что сотрудники прошли соответствующее обучение новым процедурам, чтобы они могли выполнять задачи так, как от них ожидают.

В зависимости от изменений вам может потребоваться развернуть обучение в масштабах всей компании в начале новой инициативы или по мере необходимости. При необходимости следует также учитывать переподготовку и последующую подготовку.

6. Спрашивайте мнение сотрудников при написании политик компании

Когда вы обновляете руководство по политике для сотрудников, может быть полезно получить отзывы и помощь от сотрудников, чтобы убедиться, что вы набрали правильную отметку. Вы можете сделать это, сообщив о предлагаемых новых политиках и процедурах и предоставив им образец того, как они будут выглядеть.

Вовлечение сотрудников в процесс дает им возможность задавать вопросы и давать честные отзывы о том, насколько легко понять и соблюдать руководство по политике сотрудников с их точки зрения.

Вы также можете использовать их опыт работы на угольных забоях при написании политики компании, чтобы гарантировать, что любые предлагаемые вами изменения будут практичными и реалистичными.

7. Будьте открыты для двустороннего общения

Люди часто сопротивляются изменениям, особенно когда они делали что-то определенным образом в течение длительного периода времени. У них может быть эмоциональная реакция на изменения, и они также могут чувствовать, что изменения нецелесообразны.

Точно так же, как вам необходимо четко сообщать о необходимости изменений, предоставление сотрудникам возможности предоставить содержательную обратную связь может помочь поддерживать их вовлеченность на протяжении всего процесса.

Сообщение сотрудникам о новой политике по электронной почте

Одной из первых вещей, о которой вы можете подумать, когда спрашиваете, как сообщить сотрудникам о новых политиках, является электронная почта. Отправка сотрудникам электронного письма об изменении политики поможет вам получить запись о том, что сотрудники были проинформированы в письменной форме об изменении политики. Таким образом, вы можете поддерживать некоторую дисциплину в отношении новой политики.

Старайтесь говорить нейтральным тоном и всегда заранее благодарите сотрудников за сотрудничество. Ознакомьтесь с нашим образцом электронного письма для сотрудников о новых политиках, которые мы создали, которые вы можете использовать и адаптировать в соответствии с требованиями вашей организации.

---

Образец новой политики электронной почты:

Обновление политики физической безопасности

Уважаемый персонал,

[Название компании] стремится защищать своих сотрудников, информацию, объекты и другое активы. Мы достигаем этого, следуя определенным мерам физической безопасности. Наша политика безопасности была обновлена, чтобы отразить новые установленные системы и новые протоколы, соблюдение которых мы теперь требуем от сотрудников.

Новые системы включают:

• Введение новых зон безопасности для ограничения доступа общественности к некоторым частям наших объектов
• Новые системы охранной сигнализации, включая видеонаблюдение
• Системы контроля доступа, включающие смарт-карты и карты доступа в здания.

Эти системы будут установлены [дата].

Политика была обновлена ​​после проверки, в ходе которой были рекомендованы передовые практические меры для обеспечения безопасности наших данных и повышения физической безопасности наших сотрудников.

С введением этих систем сотрудникам будут выдаваться удостоверения личности, которые необходимо носить постоянно в офисе или на других объектах компании. В ближайшие недели с вами свяжется представитель службы безопасности, чтобы организовать вашу фотографию и выдачу карты.

В будущем мы также введем процесс управления посетителями, который потребует, чтобы все официальные посетители нашего офиса входили в систему и отчитывались в любое время, находясь в помещении.

Полностью ознакомиться с политикой можно здесь [вставить ссылку]. Любые вопросы можно направлять по адресу [имя контакта]

---

Другие способы информирования сотрудников об изменениях политики

Конечно, электронная почта — не единственный способ уведомить сотрудников об изменениях политики. Другие методы информирования о политиках и процедурах на рабочем месте могут включать:

• Отправка электронных писем сотрудникам
• Размещение информации на внутреннем сайте вашей компании
• Обмен политиками на ваших внутренних платформах социальных сетей
• Написание писем непосредственно сотрудникам
• Обсуждение менеджерами изменений на собраниях команды
• Включение информации о политике во внутренние информационные бюллетени
• Размещение обновленных политик на досках объявлений компании
• Включение политик в любые справочники для персонала

Однако у этих методов связи есть некоторые ограничения, когда вы решаете, как информировать сотрудников об изменениях в политиках и процедурах. Они полагаются на то, что сотрудники обращают внимание на электронные письма, активно просматривают интранет и другие внутренние каналы или присутствуют на собрании, если оно обсуждалось.

Даже если вы сообщаете сотрудникам о новой политике с помощью шаблона, электронная почта как канал связи становится все более ненадежной — многие люди не открывают электронные письма, потому что получают слишком много писем каждый день, а это означает, что важная информация упускается.

Другим вариантом решения этих проблем является DeskAlerts

DeskAlerts — это программная система внутренней связи, которая отправляет всплывающие уведомления на настольные компьютеры и push-уведомления на мобильные устройства. Сообщения отображаются таким образом, что их нельзя пропустить или игнорировать, что делает их идеальным способом сообщить о важных изменениях политики и процедур.

Другие полезные функции включают в себя:

• Возможность отправки видеоконтента для объяснения изменений
• HTML-ссылки на документы политики
• Модуль викторины, который позволит вам проверить знания сотрудников об изменениях, чтобы определить, нужно ли вам улучшить свою образовательную деятельность.
•  Возможность отправлять подсказки, подсказки и напоминания с помощью менее навязчивой бегущей строки с прокруткой.
• Отправьте специально разработанную корпоративную заставку или корпоративные обои с пояснением ключевых моментов изменений.
•  Отправлять оповещения о соответствии. Ваши сотрудники должны подтвердить, что они ознакомились с политикой, прежде чем закрыть окно оповещения. Это может помочь вам в будущем, если сотрудники заявят, что не знали о политике и действуют в нарушение ее.

Хотя электронная почта сама по себе может быть ненадежным каналом доставки важных обновлений, ее можно эффективно использовать в сочетании с DeskAlerts для подкрепления других сообщений, отправляемых по другим каналам. Просто выберите параметр отправки по электронной почте на панели управления, чтобы включить доставку по электронной почте при отправке предупреждений.

***

Как и в случае любого хорошего подхода к внутренним коммуникациям, лучший способ развертывания новых политик и процедур включает:

Отправляйте напоминания или подсказки и подсказки об обновлении политики в рамках кампании по внутренней коммуникации, чтобы убедиться, что сообщение действительно доставлено.

Опросите своих сотрудников, понимают ли они новую политику

Следите за соблюдением изменений политики и адаптируйте любые дальнейшие сообщения для решения любых проблем.

Хотите узнать больше? Запросите бесплатную онлайн-демонстрацию.

Часто задаваемые вопросы

Как сообщить сотруднику об изменении политики по электронной почте?

Когда происходит важное изменение политики, о котором все должны знать, вы должны четко сообщить об этом по электронной почте, указав, почему вводится политика и что требуется от сотрудников для ее соблюдения.

Попробуйте использовать для этой цели DeskAlerts.

Как ввести новую политику в электронное письмо?

Когда вы представляете новую политику, одобренную руководством, вы должны:

• Объяснить, почему руководство внесло изменения в предыдущую политику или внедрило новую
• Информировать персонал о дате введения новой политики
• Предоставьте ряд вопросов и ответов, если применимо.

Как вы объявляете новые правила для сотрудников?

Новые политики для сотрудников должны быть объявлены таким образом, чтобы их можно было гарантированно увидеть, чтобы они были понятны и их можно было легко найти снова, если людям понадобится вернуться к ним.