Условия эффективности профессионального общения: 4 Условие и способы эффективного общения

Бесплатная консультация по вопросам обучения

Согласен на  обработку персональных данных Звонок бесплатный

Нравится материал?

Ваша почта

Я согласен с политикой конфиденциальности

404 Cтраница не найдена

Мы используем файлы cookies для улучшения работы сайта МГТУ и большего удобства его использования. Более подробную информацию об использовании файлов cookies можно найти здесь. Продолжая пользоваться сайтом, вы подтверждаете, что были проинформированы об использовании файлов cookies сайтом ФГБОУ ВО «МГТУ» и согласны с нашими правилами обработки персональных данных.

Размер:

Изображения Вкл. Выкл.

К сожалению запрашиваемая страница не найдена.

Но вы можете воспользоваться поиском или картой сайта ниже

3 условия, необходимые для эффективного общения ~ Джордж Бернард Шоу

Основная причина большинства организационных проблем и проблем в отношениях заключается в неэффективном общении. Когда один человек неправильно понимает или неправильно истолковывает слова или действия другого, возникает путаница и рассогласование. Когда это трение не разрешено, возникает конфликт. Длительное неэффективное общение быстро подрывает организационную культуру и увековечивает токсичную рабочую среду.

Есть три условия, которые необходимы для создания и поддержания прочных, значимых и продуктивных отношений посредством общения. Эти условия создают основу для эффективных коммуникаций на всех уровнях вашей организации.

Первым условием эффективного общения является повышение вашей способности по-настоящему слушать. Все мы регулярно участвуем в том, что я называю слушанием первого уровня. Глядя на говорящего, время от времени кивая головой и произнося «угу», мы показываем говорящему, что участвуем в разговоре. По правде говоря, на первом уровне мы вообще мало слушаем, потому что отвлекаемся на то, что происходит у нас в голове. Наш мозг сравнивает, размышляет и комментирует сказанное. На первом уровне мы слушаем в первую очередь с целью сформулировать наш следующий ответ или возражение, что часто означает, что мы слушаем только в тот момент, когда мы готовы прервать.

Чтобы по-настоящему слушать и, в конечном счете, общаться более эффективно, нам нужно практиковаться в слушании на втором и третьем уровнях. Аудированию второго и третьего уровня научиться несложно, но это требует усилий.

Когда мы слушаем на втором уровне, наше внимание сосредоточено на другом человеке, а не на нас самих. Мы внимательно слушаем, чтобы понять, и делаем все возможное, чтобы заставить замолчать наши собственные внутренние наблюдения по поводу того, что нам говорят. Мы ждем, пока ответы на вопросы будут полностью выражены, прежде чем вдумчиво ответить или сформулировать наш следующий вопрос. Разговор замедляется, а намеренность обмена увеличивается.

Для любого, кто может руководить другими или влиять на них, умение слушать на третьем уровне необходимо. Мы демонстрируем умение слушать на третьем уровне, когда обращаем внимание на тон и энергию разговора. Слушание на третьем уровне позволяет нам увидеть то, что скрыто между строк, и услышать то, что не говорится вслух, но может быть прочувствовано. Разговор еще больше замедляется и становится объемным. Критическая информация может быть получена путем прослушивания на третьем уровне, что потенциально может повлиять на важные решения руководства.

В течение следующих нескольких дней я призываю вас оценить свой уровень слушания, переключиться на более высокий уровень слушания и обратить внимание на то, что происходит в ходе разговора. Вы можете быть удивлены новой информацией и идеями, которые станут доступны вам!

Второе условие для эффективного общения — помнить о своих метанавыках. Мета-навык — это способ существования, позиция или энергетическое поле, которое мы привносим в разговор. Мы все были вовлечены в разговоры, которые кажутся напряженными, враждебными или даже оскорбительными. Это энергетическое поле было создано — сознательно или бессознательно — нами или другими, и разговор быстро становится непродуктивным.

Осознанно выбирая метанавыки, такие как сострадание, любопытство или чувство юмора (когда это уместно), мы создаем условия для более вдумчивого и продуктивного разговора. Чтобы лучше следить за своими метанавыками, обратите внимание на позицию или отношение, которое вы занимаете при встрече и разговоре — вы открыты и вовлечены или сосредоточены на задаче и прямолинейны? Затем начните сознательно выбирать метанавыки, которые создадут эмоциональное поле, которое будет служить вашим отношениям и подготовит почву для эффективного общения. Никогда не недооценивайте влияние своего образа жизни и создаваемого вами эмоционального поля!

Третье условие эффективного общения — открытость для разных точек зрения. Взгляд на проблему с чужой точки зрения и готовность метафорически встать на их место имеет решающее значение для связи с другими, особенно когда необходимо решить проблему или разрешить конфликт. Когда мы готовы это сделать, люди чувствуют, что их услышали и поняли.

Когда вы изучаете различные точки зрения, очень полезным может оказаться это основное правило: «Каждый может быть прав, но только частично». Другими словами, в точке зрения каждого есть доля правды. Часто, когда мы чувствуем, что наша точка зрения не принимается во внимание, мы боремся изо всех сил, чтобы быть услышанными, или выходим из разговора и увековечиваем, даже усиливая проблемы, которые необходимо решить. Мы запрограммированы видеть мир на основе нашего индивидуального опыта и контекста, а это означает, что открытость для разных точек зрения потребует много практики и самоконтроля.

Сила коммуникаций вашей организации начинается с фундамента, созданного этими условиями. Без этих условий разговор обрывается, а инновации замедляются, что порождает конфликты, непонимание и недоверие. Как лидеру важно создать эти условия в себе и моделировать такое поведение для других.

Целеустремленное развитие.

Эмили Роджерс — бизнес-тренер, бизнес-консультант и фасилитатор ретритов. Она стратегически консультирует и поддерживает организации и отдельных лиц в развитии и полной реализации своего потенциала целенаправленным и сбалансированным образом. Вы можете связаться с ней в   www.emilyrogers.com.

Эффективное общение требует заботы, объяснения, слушания и исполнения роли

Октябрь/ноябрь 2015 г. организации, у которой не было возможности улучшить коммуникацию, какой бы хорошей она ни была. О важности эффективной коммуникации свидетельствует на эту тему написано много статей и книг. Например, Inc., Forbes и Entrepreneur занимались этой темой за последние несколько лет. В последнее время (как ученый в душе) я размышлял о возможности сведения эффективного общения к простой формуле или аббревиатуре, чтобы помочь человеку запомнить все, что важно. Результатом является заголовок и содержание этой колонки. С аббревиатурой мы часто можем заранее продумать важные сообщения и убедиться, что мы учитываем все соображения для эффективного общения. Сотовый телефон, вероятно, сегодня является наиболее распространенным средством связи; тем не менее, использование текстов и твитов привело ко многим неудачам в реальном общении из-за отсутствия диалога в реальном времени, а иногда и неуместной краткости.

Когда я думаю об общении, я всегда вспоминаю следующую историю, рассказанную мне на первом курсе по менеджменту. Менеджер только что потерял работу, потому что не смог построить эффективную, высокопроизводительную команду. У него есть возможность встретиться со своей преемницей и поделиться с ней некоторыми трудностями на работе. Он дает ей три конверта и говорит, что надеется, что они ей никогда не понадобятся, но если у нее когда-нибудь возникнут проблемы на работе, их следует использовать по очереди. Опять же, он надеется, что ей никогда не понадобится даже первый конверт.

После двух месяцев работы она просто не находит взаимопонимания со своими непосредственными подчиненными, поэтому с неохотой решает открыть первый конверт. У него простое сообщение: «Вини своего предшественника». Она обвиняет своего предшественника, и это помогает ей разрушить некоторые стены. Но три месяца спустя она не может заставить свою команду достичь целей в области качества и производительности. Она открывает второй конверт. Коммуникация снова ясна: «Поощряйте улучшение ситуации. Похвалите персонал». Это работает почти год, а потом в ее команде происходит полный развал. В отчаянии она обращается к третьему конверту, и сообщение очень четкое: «Приготовьте три конверта».

Как сделать так, чтобы общение было таким же ясным, как эти три сообщения, без использования трех конвертов? Давайте начнем с простого определения, которое я использую для эффективного общения : система, с помощью которой происходит обмен информацией, так что надлежащие действия могут быть предприняты с уверенностью. Эффективная коммуникация не связана с человеком, который доставляет сообщение; речь идет о потребностях тех, кто получает сообщение. Как указано в заголовке этой колонки, я считаю, что эффективное общение состоит из четырех элементов: заботы, объяснения, слушания и исполнения роли.

Забота

Эффективное общение начинается с заботы о том, как вы доносите сообщение, и заботы о людях, с которыми вы вовлекаете в диалог. Ниже приведены некоторые ключевые атрибуты, связанные с демонстрацией заботы и, таким образом, созданием восприимчивой аудитории для вашего сообщения.

1. Сообщение должно быть ясным и простым. Если вы добавляете много слов, спросите себя, добавляете ли вы эти слова, чтобы прояснить или смягчить или размыть истинное сообщение.

2. Расскажите истории и поделитесь личным опытом. Истории — мощные средства передачи сообщений, и их легче запомнить, чем прямолинейные сообщения. Говорите от сердца и разума и делитесь информацией о себе в рамках сообщения. Это делает вас человеком и добавляет тепла.

3. Сделайте общение частью своей повседневной жизни. Не общайтесь только тогда, когда нужно доставить большое сообщение. Знакомство порождает вовлеченность, приверженность и признательность.

4. Не будь всезнайкой. Во-первых, ты всего этого не знаешь. Во-вторых, отношение всезнайки не вызывает вопросов, когда есть необходимость в разъяснениях. И отношение всезнайки, конечно же, не приводит к вкладу ваших коллег, который мог бы улучшить идеи и подходы.
 
5. Делитесь заслугами, хвалите и поощряйте вклад. Простое спасибо имеет большое значение. Когда что-то сделано хорошо, отметьте людей, которые внесли свой вклад.

6. Используйте юмор и добавляйте веселья во взаимодействие — в зависимости от доставляемого сообщения. Когда уместно быть беззаботным, это повысит уровень комфорта и повысит заинтересованность и приверженность.
 
7. Полностью присутствуйте при общении. Используйте язык тела, чтобы показать, что вы полностью вовлечены. Не смотрите и не отвечайте на звонки по мобильному телефону во время разговора с коллегами. Это явный сигнал о том, что другие важнее людей, с которыми вы работаете.

Объяснение

Эффективное общение требует объяснения вашего сообщения на языке, который подходит для аудитории и содержит все необходимые детали.

1. Используйте несколько способов связи для важных сообщений и повторяйте сообщение. Некоторые люди лучше всего воспринимают информацию, когда слышат ее; другие, когда они читают это. Некоторые люди хотят и того, и другого, или получают выгоду от повторения сообщения другими словами. Регулярное повторение сообщения и диалога о реализации может подчеркнуть ключевые принципы поведения или оперативную важность.

Два примера регулярного повторения взяты у Роберта Галвина и Пола О’Нила. Роберт Галвин представил миру качество «Шесть сигм» в качестве генерального директора Motorola. Мне рассказывали, что каждое совещание высшего руководства, которое он вел, начиналось с обсуждения качества, которое часто было для него единственной целью собрания. Он знал, что все важные бизнес-показатели будут следовать из этого фокуса. Пол О’Нил, как генеральный директор Alcoa, постоянно уделял внимание безопасности рабочих. На своей первой встрече с инвесторами, несмотря на слабые финансовые показатели, он говорил о безопасности на работе. Его внимание к безопасности при взаимодействии с рабочей силой изменило культуру Alcoa и привело к пятикратному увеличению дохода Alcoa за время его пребывания в должности.

2. Поделитесь видением и целями. Никто не сомневался в том, что было важно для Гэлвина и О’Нила (особенно когда цели количественные, как в «Шести сигмах»). Их непоколебимая сосредоточенность была мощным коммуникационным механизмом для установления контекста и получения общей картины.

3. Знать стили общения. В программе Baldrige мы использовали инструмент оценки DiSC, чтобы помочь нам понять, как каждый человек предпочитает общаться и предпочитает получать сообщения. Приспособление к индивидуальному стилю создает взаимопонимание, улучшает командную работу и облегчает межличностное взаимопонимание.

4. Убедитесь, что все получают ключевые сообщения. В отеле Ritz-Carlton, дважды получавшем премию Болдриджа, каждая смена в любом месте по всему миру начинается с ежедневной очереди. Такая очередь происходит в каждом отеле и в корпоративных офисах. Это короткая встреча с сообщением по сценарию корпоративных коммуникаций, в котором подчеркивается один из аспектов Золотого стандарта компании, за которым следует обмен «вау» историями и важными новостями о конкретном месте. Это занимает менее 15 минут, и в результате все получают информацию и чувствуют себя важными («в курсе»). В больнице Advocate Good Samaritan Hospital в Даунерс-Гроув, штат Иллинойс, получившей премию Болдриджа, каждый день (семь дней в неделю) начинается с обсуждения безопасности пациентов, проводимого президентом организации здравоохранения. Совещание по вопросам безопасности повышает осведомленность о том, что происходит на передовой, и инициирует ежедневную каскадную рассылку во все отделы сообщений о текущих важных соображениях безопасности. Опять же, это занимает менее двадцати минут и посылает мощное сообщение.

5. Объясните почему. Это, наверное, самый важный компонент объяснения. Если я понимаю, почему что-то делается, изменяется или требует моего участия, я гораздо лучше способен и готов усваивать информацию и действовать соответственно, чтобы внести положительный вклад.

Умение слушать

Эффективное общение требует хороших навыков слушания . Я считаю, что хорошо слушать так же важно, как и хорошо объяснять. Поскольку ни у кого нет монополии на хорошие идеи, мы все можем учиться, слушая вопросы и дополняя идеи. Однажды мне сказали, что знание достигается не хлопанием губами, а удалением ушной серы.

1. Управляйте, гуляя — отличный процесс для активного слушания. Участие в разговоре на рабочем месте делает общение менее формальным и более комфортным. Это также позволяет наблюдать за возможными проблемами на рабочем месте и описывать их в визуальном контексте.

2. Дайте и получите обратную связь в неформальной обстановке. Обратная связь — это подарок, но только в том случае, если она предоставляется и принимается в духе сотрудничества и постоянного совершенствования. Получение обратной связи в удобном «месте» (ваша личная рабочая среда) способствует этому духу.

3. Прислушайтесь к тому, что не было сказано. Этот аспект слушания часто упускают из виду. Обращение внимания на пробелы в содержании вполне может быть ключом к тому, что на самом деле у кого-то на уме, но трудно или неудобно сказать. Предложение обратной связи о невысказанном может быть столь же проницательным, как и прослушивание добровольно предоставленной информации.

Жить ролью

Эффективное общение требует жизни ценностей и идей, которые вы поддерживаете.

1. Говорите по делу. Однажды пойманный на оплошности, восстановление уверенности в себе и своих коммуникациях — это долгий подъем в гору.

2. Делитесь хорошими и плохими новостями. Люди хотят услышать хорошие новости. Доверие строится, когда вы также делитесь плохими новостями и не скрываете информацию, которая нужна или должна быть у коллег. Лояльность строится на общих невзгодах, а не только на радостях.

3. Не выходи из себя на публике. Хотя показывать свои эмоции — это нормально, выплескивать их на других вредит отношениям. Говорят, что у Авраама Линкольна была интересная привычка. Когда кто-то злил его, вместо того, чтобы набрасываться, он садился и писал им письмо. Затем он разорвал письмо и выработал более логичный и менее эмоциональный или интуитивный ответ. Сегодня мы говорим о «счете до десяти»; это перефразирование этого принципа эффективного общения.

4. Признавайте свои ошибки. Как сказал великий философ Большая Птица: «Все делают ошибки, так почему же ты не можешь?» Признание своих ошибок делает вас более человечным и, следовательно, повышает эффективность других коммуникаций.

Прощальное размышление

Заманчиво думать, что эффективное общение — это работа лидеров, менеджеров и руководителей. Хотя это их работа, но не только их. Эффективное общение — дело каждого. Это создает доверие, командную работу и высокоэффективные организации. Если культура управляет организацией, эффективная коммуникация является топливом.

Ресурсы

Baldrige Excellence Framework
Baldrige Excellence Builder
Blogrige
Новости
Если вы хотите завоевать доверие, соберите мусор (февраль/март 2015 г.)
Люди, процессы и много энтузиазма (апрель/май 201 5)
2015 год ■ Думает ли ваш генеральный директор о текущих проблемах? (июнь/июль 2015 г.)
Поведение лидеров, которое имеет значение (и может принести пользу всем организациям) (август/сентябрь)
Заархивированные столбцы

Для просмотра файла PDF на вашем компьютере должна быть установлена ​​программа Acrobat Reader. Если на вашем компьютере не установлена ​​программа Acrobat Reader, загрузите ее по адресу http://get.adobe.com/reader. Люди с нарушениями зрения могут загрузить инструменты и информацию по адресу http://www.